Descripción de cargo Coordinador de Finanzas y Administración Cargo:

Nuevo

Revisado

Sin cambios

Vigencia: 1 Noviembre 2016

Nombre del titular: País: Ecuador

Detalles del cargo El/la coordinador de finanzas y administración tiene como responsabilidad principal garantizar el funcionamiento operativo de la oficina de país. Para ello su rol básico es la supervisión general de las operaciones de la oficina para el cumplimiento y/o adopción de políticas, normas y procedimientos relacionados con la gestión integral de sistemas financieros, de sistemas administrativos y tecnológicos, y de recursos y talentos humanos. Desde su rol garantizará la adopción de buenas prácticas que posibiliten altos niveles de cumplimiento en las políticas administrativas, financieras y laborales de acuerdo a los estándares y regulaciones del país, de CARE y de los donantes específicos. En los temas financieros, será el punto de referencia de la oficina de país con el Centro de Servicios y con el/la directora/a adjunto/a de soporte a programas de la Unidad Regional; mientras que las otras áreas coordinará con los responsables en CARE USA o de otras oficinas regionales de CARE. Reportará al director de la oficina de país. Coordinará con el/la coordinador de movilización de recursos y calidad programática. Formará parte del equipo gerencial de CARE Ecuador y de otros espacios de reflexión, innovación y aprendizaje. Supervisará a los equipos financieros, administrativos y tecnológicos y de gestión de talentos. Objetivos del puesto El/la coordinador de de finanzas y administración tendrá entre sus principales funciones las siguientes: i) control interno para el cumplimiento de políticas y procedimientos administrativos, financieros y laborales; ii) liderar el diseño de procedimientos de trabajo que posibiliten la implementación de normas y políticas; iii) asegurar que la oficina de país cuente con insumos para la toma de decisiones administrativas, financieras y laborales que permitan alcanzar los objetivos del plan de negocios bajo criterios de eficiencia, eficacia y rendición de cuentas; y, iv) fortalecimiento continuo de las capacidades de los equipos garantizando su motivación y desarrollo de competencias para el desempeño de sus funciones. Sus acciones estarán dirigidas a apoyar el cumplimiento de las metas financieras, de movilización de recursos y programáticas contempladas en el Plan de Negocios de la oficina de país.

Director de País

Gerente de Calidad Programática y Movilización de Recursos

Coordinador de Finanzas y Administración

Responsabilidades y tareas Responsabilidad laboral # 1 GESTIÓN FINANCIERA EFICIENTE Y EFICAZ (40%) Coordinar la gestión financiera de CARE en el país con el apoyo de los equipos de iniciativas programáticas y de las áreas administrativas y financieras, con énfasis en la gestión Contable en base a los siguientes lineamientos clave. 

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Asegura una gestión financiera eficiente y libre de riesgos frente a donantes, gobierno y CARE a través de: i) implementación de controles internos; ii) aplicación de recomendaciones de auditoría y vigilancia para el cumplimiento de políticas y procedimiento; iii) aprobación de presupuestos de nuevas iniciativas programáticas y de los reportes de las iniciativas en marcha garantizando que las mismas contengan costos justos y no generan brechas; y, iv) generación de reporte de “trial balance”, SFA y Pipeline. Maneja, dirige, coordina la Contabilidad de CARE, a través del sistema Financiero People Soft, participando en el desarrollo, coordinación y administración de los planes de la Oficina de País para el registro oportuno de las transacciones financieras contables; control y archivo de documentación soporte; control, monitoreo y reporte de las operaciones financieras así como del cumplimiento de políticas, normas y procedimientos contables, así como las regulaciones de donantes y aplicación de leyes locales. El/Ella es responsable de las operaciones financieras diarias. Planifica, organiza, dirige y se responsabiliza de proveer servicios financieros de calidad a todos los proyectos, a las unidades administrativas financieras y a todo el personal en general. Promueve el cumplimiento de cronogramas de cierre mensuales y de año fiscal en coordinación con el Centro de Servicios y CARE USA. Realiza, en coordinación con el equipo de finanzas, el análisis de indicadores de la ejecución financiera restringida e irrestricta posibilitando la toma de decisiones oportunas en cuanto a la ejecución presupuestaria, cumplimiento de indicadores financiero, presencia de brecha y toma de acciones oportunas relacionadas con manejo de contraparte y de SPC. Evalúa y planifica la ejecución de la cartera y las necesidades de presupuesto a corto, mediano y largo plazo. Asegura el cabal funcionamiento del sistema contable de la misión disponiendo de un balance general y reportes de ingresos y gastos consistentes con los diversos módulos que contempla el sistema financiero. Aprueba transacciones en el sistema financiero en particular aquellas generadas con fondos irrestrictos y fondos propios, así como registros contables de impuestos. Asegura la disponibilidad de efectivo para la misión a través de la elaboración y envió para aprobación del flujo de caja. En base al análisis de reportes financieros (viabilidad Financiera): MFS, PIPELINE, Confort tool y análisis de cuentas de balance, presentar riesgos, problemas, resultados identificados y sugiere e implementa las acciones necesarias para mejorar o corregir los hallazgos encontrados. Apoya al equipo de programas en el seguimiento de ejecución programática vs ejecución presupuestaria de todos los fondos restringidos, irrestrictos restringidos temporales y fondos propios. Es responsable de determinar los centros de costos y asignación de factores, así como de comunicar estos factores al Centro de Servicios para el procesamiento de los mismos.

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Supervisa las funciones de Presupuesto que se basan en el desarrollo y monitoreo de presupuestos multianuales, anuales de proyectos y de gestión administrativa financiera, asi como el apoyo en el desarrollo de presupuestos y narrativos de presupuesto para nuevas propuestas. Asegura el apoyo al equipo de programas en el seguimiento de ejecución programática vs ejecución presupuestaria de todos los fondos restringídos, irrestrictos restringidos temporales y fondos propios.

Responsabilidad laboral # 2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TECNOLÓGICA (30%) Asegurar el cumplimiento de políticas en los procesos administrativos y tecnológicos de la oficina de país manteniendo un adecuado control interno, segregación de funciones y apoyo eficiente para la implementación de programas e iniciativas programáticas.  Supervisa que los bienes y servicios que permiten el funcionamiento de la organización estén disponibles y sean de calidad.  Controla la reconciliación de inventarios asegurando que todos bienes adquiridos con fondos de cualesquier procedencia se encuentren en los mismos.  Supervisa la gestión de la flota vehicular y coordina con el administrador de la flota el uso eficiente de la misma en base a las necesidades y requerimientos de los programas e iniciativas programáticas.  Aprueba el ingreso de proveedores, coordina la revisión anual de la base de datos en función de necesidades y requerimientos específicos del área programática y reporta trimestralmente dicha base asegurando pasar el filtro antiterrorista.  Aprueba pago a proveedores en el sistema bancario.  Revisa de manera trimestral el listado de usuarios en People Soft asegurando la segregación de funciones y envía formularios de creación, actualización y eliminación de usuarios.  Supervisa el cumplimiento de las políticas en tecnología de acuerdo a las políticas, normativas y requerimientos institucionales.

Responsabilidad laboral # 3 GESTIÓN DE RECURSOS Y TALENTOS HUMANOS (30%) Asegurar el desarrollo personal y profesional y el bienestar de los funcionarios de la organización y de los equipos de trabajo, supervisando el cumplimiento de roles y funciones y la aplicación de la política laboral del país y de CARE y generando un cultura organizacional libre de discriminación y violencia desde el ejercicio de los derechos humanos.    

Coordina la relación con proveedores que prestan servicios destinados al bienestar de los empleados de CARE asegurando condiciones favorables y servicios de calidad. Coordina el cumplimiento de las normativas de país y de CARE referentes a salud ocupacional, da seguimiento a solicitudes de permisos médicos y a reclamos de asistencia médica vinculados con discapacidades temporales o permanentes. Responsable de la actualización y seguimiento de un sistema de remuneración laboral en base a las descripciones de roles y funciones, al análisis de mercado y de políticas internas y a procesos de evaluación. Impulsa políticas de gestión de talentos humanos basadas en la valoración e incorporación de diversidad por género, pertenencia étnica, capacidades diferentes y por grupo generacional; además promueve una cultura institucional que respeta y valora la diversidad.

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Supervisa y asegura el cumplimiento de políticas y procesos de administración de la nómina de acuerdo a la normativa de país y de CARE. Lidera procesos de fortalecimiento de capacidades de funcionarios y equipos en base a necesidades institucionales y a la gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional y social referido tanto a áreas técnicas como administrativas y financieras. Gestiona la administración de los procesos de reclutamiento e inducción de nuevo personal. Asegura el diseño e implementación del plan de seguridad institucional y de los planes específicos de seguridad por área geográfica e iniciativa programática.

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Resolución de problemas Nivel 2.- Toma decisiones sobre aspectos programáticos y estratégicos vinculados con la Visión y Misión de CARE y con su Plan de Negocios. Busca el apoyo del Director de País en decisiones clave relacionadas con la viabilidad de la organización y su posicionamiento al interior de CARE y en relación al gobierno nacional o a organizaciones no gubernamentales y de la sociedad civil. ……………………………………………………………………………………………………

I.

REQUISITOS

A) COMPETENCIAS: COMPETENCIAS COMPETENCIAS EN VALORES Diversidad Excelencia Integridad Respeto Compromiso con el servicio DIRIGIENDO EL CAMBIO Liderando el Cambio Toma de Decisiones Estratégica GESTION DEL PERSONAL Adaptabilidad Tolerancia a la Presión Innovación CREANDO Y CULTIVANDO RELACIONES Comunicándose con Impacto Negociación TRABAJANDO CON LOS DEMAS PARA ALCANZAR RESULTADOS Planeación y Organización Gestión del Desempeño Desarrollo de Equipos

B) EDUCACION/CAPACITACION:

CALIFICACIÓN X X X X X I C C I C C C

C I C

Indispensable: Contador Público registrado CPA. Título profesional universitario en áreas Contable, Financiera, Económicas – Administrativas. Manejo fluido del idioma inglés (hablado y escrito). Deseable: Maestría/ postgrados en Finanzas, Administración de Empresas, gerencia y gestión de proyectos, entre otras. Tener tipo B de manejo actualizada. C) EXPERIENCIA:

Indispensable: Haber liderado un departamento de Finanzas; Administración; IT; Recursos Humanos, Dado que la posición tiene un fuerte énfasis contable preferente 5 años en funciones de contabilidad y/o mínimo siete años de experiencia en la coordinación y/o gerencia de Finanzas y Administración. Manejo de contratos con donantes institucionales (USAID, UE, BMZ, otros)

Deseable: De preferencia haber trabajado en organizaciones de desarrollo (ONG).

I.

CONTACTOS/RELACIONES CLAVES/ COMUNICACIÓN : Las principales relaciones internas y externas, las cuales se tiene expectativa en el/la empleado/a mantenga. Internas:  Director  Gerente de Programas  Coordinadores de Proyectos  Coordinadores Técnicos  Equipos Gerenciales  Equipos administrativo financiero Externas:  Organizaciones socias  Donantes  SRI, Ministerio del Trabajo, SETECI  Proveedores  Contrapartes  CARE Internacional  Auditores Externos

II.

CONDICIONES DE TRABAJO: El trabajo se desarrollará en la ciudad de Quito y con viajes ocasionales a zonas donde se desarrollan los proyectos (10%) .