Cédulas para Autoevaluación Institucional En relación a la Agenda de Buen Gobierno1 y la Gestión de la Calidad Modelo de referencia Por Alberto Haaz Díaz

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ABG, en base a los Principios de Buen Gobierno de la Organización de Cooperación para el Desarrollo Económico, OCDE

Introducción

Son dos cuestionarios que contienen los atributos referidos: ocho relativos a la Agenda de Buen Gobierno (ABG) y cuatro que corresponden a elementos fundamentales de la Gestión de la Calidad (GC). Se aplican por cada proceso seleccionado. Cada uno de los atributos se presenta desagregado en sus componentes principales y por cada uno de ellos se ha establecido un Valor considerando su importancia relativa dentro del total. Por ejemplo: en los atributos de la ABG, cada uno vale 100 puntos (suman 800) y dentro de los mismos, sus componentes tienen valores que suman 100 (por cada Atributo en el que se ubican). En el caso del cuestionario relativo a la Gestión de la Calidad, son cinco atributos que también tienen componentes específicos y la asignación de valores es similar a lo mencionado. Para asignar una ponderación (calificación) del grado (%) de Cumplimiento que se tiene hoy en día por cada componente de los atributos, es necesario lo siguiente.
Integrar un Equipo de Evaluación con personal directivo, operativo y de apoyo de la Unidad Administrativa responsable del proceso seleccionado y, en su caso, también con personal de otras unidades que participen de alguna manera en el proceso.
Analizar a detalle los cuestionarios, a efecto de comprender e interpretar de manera homogénea los significados de los atributos y sus componentes respectivos.
Proceder a hacer la evaluación con la máxima objetividad posible, teniéndose en consideración que las ponderaciones del Cumplimiento (%) permitirán identificar las áreas sólidas y las áreas de oportunidad existentes con relación a cada componente de los atributos referidos.
El Titular del OCDA (en entidades paraestatales de Sonora) o el funcionario que se designe en la Dependencia respectiva, será el coordinador de este trabajo y su opinión también será parte de la evaluación. Esto es asignando una ponderación global con valor de 200 puntos en el cuestionario relativo a la Agenda de Buen Gobierno, lo cual se sustentará en su conocimiento y observaciones acerca del desempeño del proceso que se trate.

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Una vez efectuada la Evaluación con el uso de los citados cuestionarios, el mismo equipo habrá de formular un informe de Diagnóstico del Proceso, destacando los aspectos más relevantes de las áreas sólidas y las áreas de oportunidad. Consecuentemente, en base a lo anterior, se formularán las recomendaciones de programa de trabajo con el fin de que se lleguen a cumplir al 100 % todos los atributos de la Agenda de Buen Gobierno y a desarrollar e implantar el Sistema de Gestión de la Calidad, con relación al proceso considerado de la Entidad correspondiente.

A continuación se presentan los cuestionarios referidos, cuya versión electrónica será proporcionada también a los titulares de los OCDA o funcionarios designados en Dependencias. (Puede utilizarse en otros Organismos).

Primero, es el relativo a la Agenda de Buen Gobierno (en base a Principios de Buen Gobierno de la OCDE)

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Proceso: ATRIBUTOS / Buen Gobierno

1. Gobierno ético y profesional

Valor

% Cumplimiento

Puntos

100

0

20 20 20 15 15 10

0 0 0 0 0 0

100

0

25 25 33 34

0 0 0 0

100

0

Tiene actualizada la documentación de los procedimientos del proceso (manual) Las actividades que se realizan son conforme a los establecido en el manual Se cuenta con estudios de opinión de necesidades y expectativas de los clientes Se tienen estándares establecidos para el producto/servicio Esos estándares son congruentes con las expectativas de los clientes / usuarios

15 15 15 15 15

0 0 0 0 0

Se otorga reconocimiento a la UA o áreas por superar dichos estándares Los proveedores del proceso conocen los estándares que deben cumplir

10 15

0 0

100

0

Fomenta el comportamiento ético del personal que labora en el proceso Tiene el personal idóneo, en cantidad y capacidades Se proporciona capacitación enfocada al objetivo u objetivos del proceso Cuenta con Código de Conducta formalmente establecido Cuenta el personal con el equipo y herramientas adecuadas para su desempeño Se otorga reconocimiento al personal por buen desempeño en el proceso

2. Gobierno innovador y eficiente Ha realizado acciones de innovación y/o mejora en el desarrollo de la práctica Se cuenta con políticas internas para el uso eficiente de recursos El personal ha aportado ideas o propuestas para innovar el proceso en 2009-2011 Existe evidencia de buena relación costo-beneficio del proceso

3. Gobierno estandarizado

4. Gobierno con medición del desempeño Alberto Haaz | Modelo para Autoevaluación Institucional

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Tiene indicadores relativos al proceso y sus productos Es evidente que utiliza los indicadores para evaluar el proceso Existen datos que permiten afirmar que el desempeño ha mejorado/2009 a 2011 Se capta la percepción de los usuarios, relativa a la satisfacción correspondiente

20 30 25 25

0 0 0 0

100

0

En el marco normativo del proceso, se preve la participación ciudadana en su diseño, operación y/o evaluación

25

0

Participan Contralores Sociales y/o Comisario Ciudadano en relación al desarrollo del proceso Tiene Carta Compromiso al Ciudadano, relativa al proceso Se utiliza el sistema de quejas, denuncias y sugerencias

25 25 25

0 0 0

La información relativa al proceso está publicada conforme a la Ley

100 25

0 0

Las acciones para dar transparencia han reducido riesgos de corrupción

25

0

Se cuenta con Cartas Compromiso suscritas por Proveedores del proceso

25

0

Ha disminuído el No. de Observaciones en auditorias de la Cuenta Pública

25 100

0 0

30 35 35

0 0 0

100

0

40 40 20

0 0 0

5. Gobierno abierto y participativo

6. Gobierno transparente y de rendición de cuentas

7. Gobierno con mejora regulatoria Se revisa periódicamente la normatividad del proceso para su mejora Han sido simplificado trámites en 2009 a 2011 relativos al proceso Presenta datos sobre satisfacción de los usuarios por la referida simplificación

8. Gobierno electrónico Utiliza tecnologías de informática y/o comunicaciones en el proceso Tiene información en línea disponible para los clientes (internos y externos) Los clientes/usuarios pueden realizar transacciones en línea

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SUB-TOTAL (por Equipo de Evaluación) 9. Opinión de Titular del OCDA o funcionario/a designado/a TOTAL

800 200 1000

0 0 0

Nota: En el caso de Procesos que sean relativos a la administración interna, es decir, que no estén destinados para el público (ciudadanos y/o grupos sociales), se omitirá el atributo 5. Gobierno abierto y participativo, en la evaluación respectiva (descontándose los 100 puntos que le corresponden en la tabla expuesta).

El siguiente cuestionario es con relación a la Gestión de la Calidad Nota: Este cuestionario no se aplicará en relación a Procesos que ya tengan implantado el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008. Puede aplicarse en los que no tengan este sistema, pero sólo será para identificar lo que faltaría por hacer para establecerlo.



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Proceso:

Atributos / Gestión de la Calidad 1. REQUISITOS GENERALES Está definida la Red de Procesos del Ente Público en la que se ubica el proceso considerado Se tiene establecida la Política de Calidad y todo el personal la conoce, de este proceso Están definidos los indicadores de calidad del proceso considerado Se llevan registros de las acciones preventivas y correctivas realizadas Está asignada la responsabilidad a una persona o área para el control o gestión de la calidad El titular de la Unidad Administrativa en reuniones periódicas revisa la calidad del proceso

3. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

%

Valor Cumplimiento 100 10 15 20 20 15 20

100

Puntos 0 0 0 0 0 0 0

15 15

0 0 0

20 30 20

0 0 0

100

0

En la planeación del producto/servicio se determinaron objetivos de calidad Están especificados los requisitos de los clientes Se revisan los requisitos del producto/servicio con relación a los del cliente Existen disposiciones eficaces para la comunicación con el cliente

15 30 20 20

0 0 0 0

Se identifica al producto/servicio a través de toda su realización (en qué fase va desde su inicio hasta el final)

15

0

La Alta Dirección determina y provee recursos para la gestión de la calidad El personal cuyos trabajos afectan a la calidad del producto tiene las competencias necesarias A este personal se le proporciona capacitación para el desarrollo de las competencias necesarias Instalaciones, mobiliario y equipo corresponden a las necesidades de la calidad del producto El ambiente de trabajo es adecuado para lograr la conformidad con los requisitos del producto

4. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

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5. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

100 15

0

Tiene método para captar la satisfacción del cliente

15

0

Realiza seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente Realiza revisiones o auditorias internas a su gestión de calidad, periódicamente Mantiene evidencia de la conformidad del producto/servicio con los requisitos del mismo Identifica y controla el uso del producto/servicio no conforme Tiene procedimiento para acciones preventivas Tiene procedimiento para acciones correctivas

15 10 10 15 10 10

0 0 0 0 0 0

400

0

Planifica e implementa procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora

TOTAL

Fecha de llenado de la Cédula:

0

Nombre y firma de Titular del OCDA o funcionario/a designado/a en la Dependencia:

Participantes por parte del Ente Público:

Si desea los formatos xls, para aplicar la auto-evaluación referida, solicítelos a Alberto Haaz D. [email protected]

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