COMITE DE CONTROL

2.00

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AGENCIA DE ADUANAS DHL COLOMBAI S.A

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14/Junio/2010

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1

NIVEL 1 DEPARTMENT

ADUANAS COLOMBIA CDZ

1. Área: Aduanas - Colombia

2. Cargos Relacionados en este comité: Código DGF/CO/JD- CDZ/01 DGF/CO/JD- CDZ/02 DGF/CO/JD- CDZ/03 DGF/CO/JD- CDZ/04 DGF/CO/JD- CDZ/05 DGF/CO/JD- CDZ/06 DGF/CO/JD- CDZ/06 DGF/CO/JD- CDZ/07 DGF/CO/JD- CDZ/08

Nombre del Cargo CDZ Gerente Nacional de Aduanas Colombia CDZ Jefe Nacional de Aduanas Exportaciones CDZ Jefe Nacional de Aduanas Importación CDZ Ejecutivo de Cuenta Exportaciones CDZ Ejecutivo de Cuenta Importaciones CDZ Analista de Arancel CDZ Auxiliar de Aduanas CDZ Gerente de Sucursal CDZ Coordinador de Proyecto

3. Historial de Cambios de Documentos Versión 2.00

Fecha 16-Mar-2007 20-Diciembre-2008

Cambio realizado Cambió la plantilla de Job Descripción Cambio de Funciones ajustadas a la nueva legislación

Objetivo Describir por medio de este procedimiento el proceso de aduanas a seguir para la exportación de mercancías (carga general o carga perecedera). Alcance Aplicable al personal que efectúe proceso de aduanas de carga de exportación tanto aérea como marítima. Referencias Procedimientos:

Aplican los de Calidad y legislación aduanera vigente

Instrucciones de Trabajo:

Referirse a la matriz de Instrucciones de Trabajo aplicables del país

Documentos:

Decreto 2685 de 1999 Decreto 1232 de 2002 Resolución 4240 de 2000 Resolución 7002 de 2002 Resolución 1963 y 1964 del Mincomex Conceptos, resoluciones y circulares de la DIAN Documentos de Transporte (BL y HAWB)

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Registros/ Datos:
Documentos soportes de las operaciones de importación y exportación
Actas de reuniones, las cuales se deben realizar una vez cada dos meses, la fecha y hora se fijará de acuerdo a la disponibilidad del comité.
Informes trimestrales presentados a la Gerencia Nacional de Aduanas

Palabras o frases prohibidas:

• • • • • • • •

Una Coima un regalito una comisión un bono una prima una multa atender a alguien garantía protección

• • • • • • • •

una multa una mordida un soborno una vacuna una propina una bola un soborno una gaseosa baksheesh

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CDZ TEAM LEADER

1. PROPOSITO DEL COMITE: Vigilar el desarrollo de las operaciones diarias de aduana encomendadas por nuestros clientes y la Gerencia así como implementar y efectuar procesos de revisión que permitan tomar acciones de tipo preventivo cumpliendo satisfactoriamente los lineamientos y la normatividad vigente de las entidades como Dian, Ministerios de Comercio Exterior, ICA, INVIMA, Sociedades Portuarias, Policía Antinarcóticos, Fondo Nacional de Estupefacientes y todas aquellas entidades que regulan el comercio exterior en Colombia, tomando como base lo establecido en el Decreto 2883 de Agosto 6 de 2008. El comité también tendrá la obligación de gestionar ante la gerencia de Aduanas cualquier irregularidad que se presente en los procesos diarios de Importación, Exportación o Transito Aduanero a nivel nacional a fin de reportar al área de seguridad eventualidades que se puedan presentar en ejercicio de nuestras actividades de logística. 2. RESPONSABILIDADES BASICAS. Técnicas:              

Verificar que el personal de la Agencia de Aduanas cumpla con las normas internas y externas buscando que el 100% de los compromisos adquiridos con los clientes se cumplan de acuerdo a los lineamientos dados en el Decreto 2883 de Agosto de 2008. Asegurar que los procesos de importación y exportación se ciñan a la legislación aduanera vigente Brindar soporte al personal del área en la solución de inconvenientes técnicos y operativos Mantener el Recurso humano idóneo y velar por su adecuada capacitación. Presentar informe mensual de gerencia del producto CDZ Contribuir con el cumplimiento de los lineamientos de calidad de la compañía Identificar niveles de riesgo y establecer indicadores que permitan controlar y prevenir sanciones, multas o extra-costos Controlar y vigilar las operaciones de Importación, Exportación y DTA Revisar directamente las operaciones que por sus características estén por fuera de los parámetros normales de manejo operativo Efectuar reuniones periódicamente con los integrantes del Comité a fin de revisar riesgos, problemas, desviaciones de riegos en el proceso y generar los planes de acción respectivos Coordinar y velar por que el personal de la Agencia de Aduanas éste permanentemente actualizado mediante capacitaciones especificas. Velar por el cumplimiento de los principios éticos de la compañía en cada una de las actuaciones que se surtan en la Agencia de Aduanas a nivel nacional Cumplir con las políticas y Directrices de la compañía enfocadas a los buenos principios éticos, morales y de buen proceder que se tienen para todos los empleados Hacer los cursos sobre LPFE (ley sobre prácticas fraudulentas en el exterior) que exige la compañía a través de Mylearningworld, por cuanto es de máxima prioridad para la empresa. El no hacerlo podría significar un riesgo enorme e inaceptable… en este tema no habrá absolutamente ninguna tolerancia, pues las investigaciones en virtud de la LPFE también pueden conducir a otras incriminaciones, como la de lavado de dinero, y al empleo de técnicas de investigación penal, como la de intervención electrónica, vigilancia, detención de ejecutivos extranjeros, las cuales prohíben ofrecer, directa o indirectamente, “cosas de valor” a “funcionarios nacionales o extranjeros” con el propósito de influir en su decisión para hacer algo que ayude a conseguir o conservar un negocio, u obtener una ventaja indebida.

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CDZ TEAM LEADER

La interpretación del estatuto es sumamente amplia y puede incluir no sólo lo que es obvio, sino también pagos, donaciones a organizaciones de beneficencia, artículos o incluso gestos que puedan parecer pequeños, sin relación o consecuencia alguna. Calidad y Procesos  Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de Calidad/ Medio Ambiente y Seguridad establecidas por la empresa dentro del marco de la Norma ISO 9000, BASC y otras que incorporen al sistema de gestión.  Apoyar en el proceso de identificación / revisión de AAS (Aspectos Ambientales Significativos) en coordinación con el Q&E.  Cumplir con los controles ambientales establecidos, aplicables a los aspectos ambientales significativos identificados por la organización.

3. NATURALEZA Y ALCANCE  Contexto: A nivel nacional  Línea de Reporte: Responsable del Comité de Control y Gerencia Nacional de Aduanas  Contactos: Internos: Con todas las sucursales de la compañía. Externo: Entidades externas que regulan la aduana en Colombia, Clientes, oficinas de DGF a nivel regional 4. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y EXPERIENCIAS.  Nivel Académico: Profesional en Derecho, Administración de Empresas, o carreras afines con mínimo 5 años en áreas similares o en la compañía.  Experiencia: Experiencia de más de 2 años en manejo de la norma aduanera, conocimiento del Decreto 2883 de Agosto de 2008.  Capacidad de Control y Vigilancia 5. NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO (Aplicable a partir de la implementación de este documento)    

Sistema de Gestión de Calidad y Medio Ambiente Sistema de Gestión de Seguridad BASC Sistema para Manejo de Irregularidades Sistema Operativo aplicable a su área

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CDZ TEAM LEADER

He leído y discutido esta descripción de cargo como integrante de este comité de control junto con mi supervisor inmediato. Entiendo los deberes y responsabilidades dentro del comité y estoy de acuerdo en mantener mi desempeño a la altura de los estándares requeridos por la Empresa y la DIAN Integrantes del Comité de Control: NOMBRES Y APELLIDOS Maria Cristina Cuestas Julio Cesar Acosta Niño Vilma Ines Serrano de la Rocha Diego Lopez Sosa Blanca Nohora Herrera Mateas Piedad Canchón Lopez Solange Ovalle Lasso Gloria Villarraga Caucali Fransua Castellanos William Perez Rodríguez Fabio Enrique Pulido Melo Miryam Lievano Ruiz Yalexy Solano Lopez Alexander Lara Rodriguez

CARGO Jefe Nacional de Aduanas de Exportación Responsable del Comité de Control Gerente Nacional de Aduanas Colombia Gerente Sucursal Cali y Buenaventura Gerente Sucursal Medellín Jefe Aduanas Pereira Jefe Nacional de Aduanas de Importación Coordinadora Operaciones Zona Franca Bogotá Ejecutiva de Cuenta Exportaciones Cartagena Auxiliar de Aduanas Bogotá Coordinador Arancel de Aduanas Bogotá Ejecutivo de Cuenta Exportaciones Bogotá Ejecutiva de Cuenta Importaciones Bogotá Ejecutiva de Cuenta Exportaciones Cúcuta Ejecutivo de Cuenta Importaciones y Exportaciones

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