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COMPRAS EN ACCIÓN Caso de Éxito: Amanco

Agenda


Antecedentes
Oportunidad única
Pautas de diseño MUO
Simplicidad
Estratégica
Funcional
Organizacional
Tecnológica
Logros
Barreras que hubo que vencer

19/11/2008

Global Business Services

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Antecedentes Amanco año 2004 • •

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Producción tubos y conexiones plásticas Diversidad Cultural – 12 países + oficina central – Crecimiento por adquisiciones

Caso Colombia (país piloto) 120000

• • •

+20 empresas 5700 empleados Facturación USD 540 millones

• •

1/3 de las transacciones no pasan por ERP 60 % de las transacciones corresponden a materiales no productivos Más de 250.000 OC anuales con un costo unitario de USD 18 Necesidad de más de 1500 Licencias de ERP con un costo unitario de USD 2400

108263

100000

•

87103

80000

•

60000 40000 21160 20000

9842

6002 0

19/11/2008 Total OC

Basado Contrato

Normales

Global Business Services Promedio

Urgentes

Mes

Otros antecedentes… generales

• • •

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Compra por menor precio sin tener en cuenta el TCO. Corro todo el día, no salgo antes de las 22hs y aun así.… No encuentro tiempo para buscar, desarrollar nuevos proveedores, ni para evaluar o mejorar los que tengo. • El nivel de servicio que le presto a mis clientes internos y externos no es el adecuado o deseado. • Demoras en el cierre de costos mensuales por cajoneo de remitos y facturas • Mi estructura está desmotivada y se sienten vistos con desconfianza. • Desconocimiento e incomprensión de la complejidad de mi trabajo. • Las otras áreas no contribuyen en el desarrollo de la relación con mis proveedores. – Cuentas por pagar demora el pago (Complica la relación) – Áreas requirentes no especifican el objeto de la compra adecuadamente • Productos y Servicios • Niveles de servicios necesarios • Plazos de entrega • Etc. • Falta de apoyo a nivel dirección en la aplicación de los procesos, herramienta, políticas y normativas de compras Global Services •19/11/2008 Proveedores quejándose porque no se losBusiness invita a cotizar

Oportunidad única …o necesidad imperiosa

• •

Cambio y unificación de ERP Diseño MUO (Modelo Unico Operacional) inicialmente en tres dimensiones – Funcional (procesos) – Organizacional (organigrama, centralización de compras, empowerment) – Estructural (herramientas)

•

Finalmente incluimos una 4°dimensión que le dio sentido al resto – Estratégica (Full Value procurement)

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Simplicidad, un objetivo

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Los sistemas que intentan cubrir todas las excepciones dificultan tremendamente las cosas a todas las personas que no lo son. No se trata de diseñar para las masas y olvidar las excepciones. Se trata de diseñar dos canales específicos: uno para la mayoría y otro para la minoría. Ambos han de estar bien diseñados. La complejidad perjudica a todos. Por consiguiente, la simplicidad nos concierne a todos.

19/11/2008

Global Business Services

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Pautas de diseño MUO Estratégica

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Global Business Services

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Full Value Procurement

Centralización de negociación Descentralización de abastecimiento

Alto

Apalancamiento

Impacto

Bajo

Objetivo: minimizar TCO (Costo Total de Adquisición) Criterio de Compra: Criterio de costo y gerenciamiento del flujo de materiales

Estratégicos Objetivo: establecer relación de socio de negocio con el proveedor Criterio de Compra: Disponibilidad a largo plazo

No Críticos

Críticos

Objetivos: minimizar costo del procesoProceso brindar simplificado flexibilidad a la Compra descentralizada operación local Criterio de Compra: Eficiencia funcional

Objetivo: asegurar abastecimiento Criterio de Compra: Proveedores confiables Proceso simplificado

Proceso simplificado Compra descentralizada

Baja

Riesgo de abastecimiento

Alta

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Pautas de diseño MUO Funcional

19/11/2008

Global Business Services

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Proceso y subprocesos RTP •

El proceso punta a punta RTP cubre todo lo relacionado con los proveedores desde el registro de los mismos hasta el pago. Por eso pensamos en una solución SRM (supplier relationship management)

Gerenciar proveedores

•

Gerenciar compras

Gerenciar recibimientos

Gerenciar pagos

Organizar el trabajo por procesos utilizando mejores prácticas nos permitió – – – – – – – –

Descubrir ineficiencias Mejorar el flujo de actividades Administrar los resultados relevantes Disminuir el tiempo de respuesta Disminuir costos sin afectar performance Alinear los recursos eficientemente Asegurar la satisfacción de nuestros clientes internos y también de proveedores Mejorar el TCO

19/11/2008

Global Business Services

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Procesos y sus símbolos • • • • • • • •

Compra puntual o acuerdo marco Pedido de MRP con un acuerdo marco Pedido de MRP con más de un acuerdo marco Pedido de MRP sin acuerdo marco Compra por catálogo con código ERP Compra por catálogo sin código ERP Compra puntual con código ERP etc

e-Procurement EbuyPlace

Process in e-Procurement involving user input

Decision Point

ERP SAP

Process in ERP System NOT involving user input Automatic

Decision Point Automatic SAP

Manual

19/11/2008

Manual process outside of Systems

B

Global Business Services

Process Connector Process Stop

Compra por catálogo sin código ERP

19/11/2008

Global Business Services

IBMR

Compra por catálogo sin código ERP

19/11/2008

Global Business Services

IBMR

Compra Puntual con código ERP

19/11/2008

Global Business Services

IBMR

Compra Puntual con código ERP

19/11/2008

Global Business Services

IBMR

IBMR

Pautas de diseño MUO Organizacional

19/11/2008

Global Business Services

IBMR

Organización general

Servicios

Organización de Compras (expertise operativo)

19/11/2008

CSC (transaccional) ras p m e co d n tió s G es icio v r e S

Servicios

Información estratégica

Políticas

Corporativo Amanco

Gestión de compras Ges t com ión de pras

Clientes externos Global Business Services

Operaciones

Gestión de compras

IBMR

Organización general

Compras

Responsable materiales productivos Y mantenimiento

Responsable materiales no productivos

Analista

Compras País 1

Compras País 2

Compras País n

Clientes terceros

19/11/2008

Global Business Services

Responsable organizaciones locales

IBMR

Alternativas de compras

Ambiente Físico

Ambiente Virtual

Ambiente Físico Regionales País 1 País 2

Zona Geográfica 1 México + RCA

Centralizadas

País 3 País 4 País 5

Locales

País 6 Centralizado País 7

Zona Geográfica 2 Andinos

País 9 País 10

Regionales

19/11/2008

País 8

Zona Geográfica 3 Mercosur

Global Business Services

País 11 País 12

Especialidad

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Pautas de diseño MUO Estructural

19/11/2008

Global Business Services

Objetivos iniciales

•

• • • • •

IBMR

Reducir transacciones para: – evitar cuello de botella en go live ERP (aprox. 1/3 de las transacciones no pasan por compras) – dar tiempo a compras para actividades de valor agregado. En Amanco Colombia 60 % de las transacciones corresponde a no productivas. – Reducir costo transaccional. Optimizar inversión inicial. Masificar el uso interno (usuarios) y externo (proveedores) con baja capacitación, en lo posible herramienta intuitiva (web) Automatizar proceso compras Facilitar colaboración con proveedores Validación decisión previa de Colombia sobre e-buyplace.com – Utilizamos a Brasil por ser la operación más grande, tener gente que conocía complejidad por tamaño, haber un proveedor Brasileño y también por temas políticos

19/11/2008

Global Business Services

Alternativas

•

IBMR

Alternativa 1 – Por ser la principal herramienta MUO y tener una aplicación para el fin buscado (con algunas limitantes)

•

Alternativa 2 – Por tener como herramienta base a Ariba con su cobertura internacional (similar a Comerce One)

•

e-buyplace.com – Por ser la herramienta que ya Colombia había seleccionado luego de un proceso de selección – Por estar funcionando como local en Colombia

19/11/2008

Global Business Services

Comparativa funcional, técnica y económica

IBMR

Nota: Para realizar esta comparativa se envió a los proveedores 2 RFI, uno con los requerimientos funcionales (100 puntos) y otro con los requerimientos técnicos (24 puntos) que el Grupo Amanco estima fundamentales en una herramienta de Procurement. Por otro lado se realizó una ponderación de importancia de cada uno de los requerimientos funcionales entre AMANCO Brasil y el Corporativo de Compras para poder llegar a los valores expresados en esta comparativa. La alternativa 1 no incluye hardware y contempla la instalación de solo el 10 % de los proveedores

Conclusiones • •

Debemos instalar la herramienta e-buyplace.com Al ser medidos por EVA la decisión de poner e-buyplace.com fue unánime dentro de la alta gerencia • PARA SER BUENO NO HACE FALTA SER CARO ES SUFICIENTE CON CUBRIR LAS 19/11/2008 NECESIDADES DEL NEGOCIO Global Business Services

Anexo 7 Business Case e-buyplace.com

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Los detalles de esta oferta se encuentran detallados en el Archivo: Análisis de comparativa de func e-proc.TXT

19/11/2008

Global Business Services

Logros por e-buyplace.com

IBMR

•

Democratización del proceso de compras

•

Todas las compras dentro del proceso : legajo electrónico, se acabó la autorización de gastos “post Morten”, etc.

•

Comunicación web entre compradores y proveedores: Transparencia, ambiente colaborativo, etc

•

Work flow de aprobaciones web: más flexible y actualizable que en ERP, fácil de ajustar en casos de licencias, traslados, dowsizing…….

•

Ahorro licencias ERP: 80 licencias por USD/año 32.000 e inversión inicial USD 192.000

•

Transparencia

•

Disminución trabajo transaccional y el consiguiente ahorro concreto: 9000 transacciones por USD/año 165.000

19/11/2008

Global Business Services

IBMR

Logros por e-buyplace.com (Modelo funcional) Todo lo azul gracias a e-buyplace.com Las funcionalidades en verde no se instalaron inicialmente, tampoco Joint cube Proveedor 2

Proveedor 1

Solicitud de Pedido

Solicitud de oferta

Cotizaciones

Proveedor 3

O/C

Nota de entrega

Proveedor 4

Entregas aceptadas

Factura

Estado de cuenta

Ciclo de aprobación

ERP

19/11/2008 Usuario 1

Global Business Services Bodega Compras

Contabilidad

Pagos

IBMR

Logros por comprar mejor

Compras por especialidad Familia Cargas y rellenos (2 países) Pigmentos (TiO2) Barriles y Tornillos

Compras Locales Pais

familias

Brasil Colombia Argentina Ecuador Perú Venezuela

15 11 1 3 6 5

$ $ $ $ $ $

ahorros anualizados a 6 meses de start up USD % 1,025,590 0.68% 221,936 0.24% 70,000 0.33% 9,065 0.02% 59,213 0.28% 29,750 0.09%

Ahorros anualizados a 6 meses de start up USD % $ 76,000 14% $ 141,000 6% $ 235,000 13%

Compras Centralizadas MP País (Todas)

6000000

Sum of Monto

5000000

Concepto

4000000

Descuentos para marketing

3000000

Descuentos para exportaciones Garantía Error facturación

2000000

Devolución de bolsones Descuento por volumen Descuento por fidelidad Descuento para proyectos Comisión Ajustes ya incluidos en precio

1000000

Ajuste de precio

0

19/11/2008

2004

Global Business Services

2005

-1000000 Año

2006

Barreras que hubo que vencer

• • • • • • •

IBMR

“la inversión no está presupuestada” “¿para qué queremos un ambiente web de aprobación?, yo quiero el legajito armado…” “todos los e-procurement fallaron…” “concentremos los esfuerzos en las ventas, ¿qué podemos mejorar en compras?” “no nos dispersemos…” “Si ya invertimos una millonada en ERP ¿para qué poner una herramienta satélite?” “de esta forma tendremos problemas de integración de la información, trabajemos todo en el ERP”

19/11/2008

Global Business Services