Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera ENTREGA DE PEDIDOS DE INSUMOS DE ASEO, CAFETERÍA, ÚTILES DE OFICINA Y PAPELERÍA COP-PR-004-UDES

Fecha: 17/08/2016 Versión: 04

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PROCESO y/o SUBPROCESO:

COMPRAS

PROCEDIMIENTO:

ENTREGA DE PEDIDOS DE INSUMOS DE ASEO, CAFETERIA, UTILES DE OFICINA Y PAPELERIA.

CONDICIONES GENERALES



Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES.



Para las dependencias los pedidos de insumos de almacén, se reciben durante los cinco primeros días de cada mes, considerando las excepciones que se puedan presentar de acuerdo a la prioridad institucional.



Se debe realizar semestral un conteo físico de los insumos existentes en el almacén para garantizar la disponibilidad de los mismos.



Los tiempos en el procedimiento se consideran hábiles /laborales



Este procedimiento no aplica para hechos cumplidos



Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

TIEMPO

DOCUMENTOS Y REGISTROS

INICIO Recepción del pedido

Se reciben las solicitudes de insumos de aseo, cafetería, artículos de oficina y papelería.

Auxiliar de Almacén

5 días

Pedido de Insumos de Almacén COP-FT-006UDES

Verificación de existencias y descargue en el SIF

Se confrontan las unidades solicitadas con las existencias en el Sistema de Información y física.

Auxiliar de Almacén

4 días

Inventario Sistema de Información (kardex)

Si las existencias son suficientes, se descarga el pedido solicitado en el ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

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Sistema de Información y se imprime el registro para la entrega.

Descargue de Almacén.

Si la cantidad es insuficiente o no hay stock del producto solicitado, se procede con la gestión de compra de los productos faltantes. Se realiza el despacho de los productos solicitados y con el recibido del pedido queda evidenciado la entrega total o parcial de los productos, los cuales se deben completar posteriormente, una vez recibidos los artículos del proveedor. Entrega de productos

El auxiliar de almacén organiza los despachos y contacta al solicitante para la entrega del pedido, con el Formato de Descargue de Almacén, el cual debe ser firmado por parte del solicitante.

Auxiliar de Almacén

10 días

Descargue de Almacén con firma de recibido

En las sede Bucaramanga, el auxiliar de almacén es responsable de la entrega de pedidos a las dependencias fuera del campus. Integración movimiento inventarios contabilidad

del de a

Al finalizar el mes, se revisa que todos los movimientos de inventario estén debidamente registrados en el Sistema de Información. Posteriormente se realiza una integración previa, para verificar el movimiento de las cuentas contables asociadas y sumas iguales de las cuentas.

Líder de compras

3 días

Informe preliminar de integración de inventario Correo electrónico

Verificada la información se realiza la integración definitiva a Contabilidad en el Sistema de Información. Una vez efectuada la integración se notifica a Contabilidad mediante correo electrónico. ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

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FIN

DEFINICIONES

Inventario: se define al registro documental ordenado de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o empresa. Insumos: el insumo es todo aquello disponible para el uso y el desarrollo de la vida humana, desde lo que encontramos en la naturaleza, hasta lo que creamos nosotros mismos, es decir la materia prima de una cosa. Requisito: es una circunstancia o condición necesaria para algo.

ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

FECHA DE APROBACIÓN

00

Versión de Prueba

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

18/11/2014

01

Se actualiza los tiempos en las actividades del procedimiento

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

22/04/2015

02

Se ajustan las Condiciones Generales Se cambia el formato de solicitud de insumos VAF-FT-011-UDES a COPFT-006-UDES

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

13/07/2015

03

Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC

ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

01/03/2016

APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

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VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

FECHA DE APROBACIÓN

Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

17/08/2016

En Condiciones Generales: Se incluye los tiempos de solicitud de pedidos de insumos de almacén. Que los tiempos se consideran hábiles /laborales y su no aplicación para hechos cumplidos. 04

En la actividad Verificación de existencias y descargue en el SIF, se ajusta la descripción de y sus tiempos.

ELABORÓ Admr. Gloria Stella Cajicá Arias Jefe de Compras

REVISÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo

APROBÓ Ing. Fredy Bayona Arenas Director Administrativo