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I

Presentación…………………………………………………………………………

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Antecedentes…………………………………………………………………………

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Marco Jurídico Administrativo……………………………………………………..

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IV

Glosario……………………………………………………………………………….

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V

Objetivo…………………………………………………………………………….....

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VI

Integración……………………………………………………………………………

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VII

Atribuciones…………………………………………………………………………..

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VIII Protección frente a pérdidas causadas por agua e incendios, agentes biológico, hurto y vandalismos ……………………………………………………. IX Almacenamiento y manipulación………………………………………………….

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X

Procedimientos de conservación………………………………………………….

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XI

Recomendaciones…………………………………………………………………..

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I.

PRESENTACIÓN

Los problemas de deterioro y pérdida de colecciones provocados por inestabilidad química inherente a los componentes de los materiales de los archivos, condiciones ambientales inapropiadas en las áreas donde se almacenan las colecciones, prácticas de almacenamiento y manipulación inadecuadas, desastres naturales, hurto y vandalismo es una amenaza común en los archivos. Sin embargo, el cuidado preventivo adecuado de las colecciones, incluidos el almacenamiento, la manipulación y la seguridad apropiados, no representa una meta inalcanzable. La finalidad de los presentes controles es establecer con información práctica las políticas y procedimientos que permitan a los miembros encargados de los archivos de las diferentes Unidades Administrativas del Instituto de Ciencia y Tecnología del Distrito Federal, crear e implantar programas para el cuidado de colecciones y principios de preservación a las colecciones existentes, así como el proponer el retardo en el deterioro de materiales de archivos en sus diferentes soportes. Además tienen el propósito de adecuar las instalaciones e infraestructura para garantizar la protección de los depósitos documentales, y así poder responder eficazmente a las normativas relativas a archivos en caso de siniestro. A su vez está dirigido a aquellos que no pueden evitar tomar decisiones que afectan la preservación de las colecciones, tales como la selección de protectores para almacenamiento o la especificación de los sitios y métodos de almacenamiento.

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II.

ANTECEDENTES

La conservación y la preservación documental constituyen un proceso de singular relevancia para la Administración de Documentos. Teniendo en cuenta que los archivos se encuentren clasificados, descritos y valorados, y que su uso bajo esas condiciones puede potenciarse tanto a nivel institucional como social, su protección como recurso para la administración y como patrimonio histórico resulta fundamentalmente. De ahí la necesidad primaria de conservar y preservar la información archivística en las mejores condiciones de uso al paso del tiempo, y la necesidad complementaria de difundir la valiosa información contenida en los archivos de las administraciones públicas, en nuestro caso, particularmente la del Distrito Federal, para de esta forma cumplir con la obligación de los servidores púbicos de garantizar la integridad y conservación de expedientes y documentos, así como facilitar su consulta y uso con el propósito de contar con instalaciones, mobiliario adecuado, los dispositivos y el personal de vigilancia necesarios para conservar y resguardar los archivos.

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III.

MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, vigente al 1° de abril del 2010 Estatuto del Gobierno del Distrito Federal Estatuto Orgánico del Instituto de Ciencia y Tecnología del Distrito Federal Ley del Instituto de Ciencia y Tecnología del Distrito Federal Ley de Archivos del Distrito Federal Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Gubernamental Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos artículo Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Circular Uno 2007, Normatividad en Materia de Administración de Recursos (numeral 7) Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal

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IV.

GLOSARIO

Archivo: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor. Conservación Preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres. Patrimonio documental: Forma parte del Patrimonio Histórico del Distrito Federal y está constituido por todos los documentos,- producidos, recibidos o reunidos por los entes públicos, en cualquier época en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Para los efectos de la presente Ley se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica. Registro del patrimonio documental: Inventario en donde se recopila e incorpora la información relativa a la documentación perteneciente al patrimonio documental del Distrito Federal, su productor, custodio o poseedor, volumen, periodo, soporte, condiciones de acceso y características especiales. Principio de Preservación: Consiste en la responsabilidad de cada ente público, a mantener en perfecto estado de conservación los documentos que por disposición de esta ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destrucción, deterioro o alteración.

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V.

OBJETIVO

Garantizar el mantenimiento, preservación y conservación física material de los documentos y archivos del Instituto de Ciencia y Tecnología del Distrito Federal, mediante la implementación de técnicas de conservación documental preventiva. Desarrollar un programa de difusión y capacitación en conservación preventiva para el Instituto de Ciencia y Tecnología del Distrito Federal, con el fin de asegurar el uso y el acceso de la información contenida en las colecciones.

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VI.

INTEGRACIÓN

Los responsables de las unidades operativas del Sistema Institucional de Archivos serán designados por los funcionarios con facultades legales para ello, y deberán contar con el perfil, conocimientos y experiencia en archivística, así como capacitarse y actualizarse continuamente en la materia, de conformidad con el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico que se establezca por cada ente público.

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VII.

ATRIBUCIONES

CIRCULAR UNO 2007 7.2.6 Todo servidor público está obligado a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, así como facilitar la consulta y uso. 7.2.8 Las DGA son las responsables de garantizar la óptima operación y mantenimiento de los archivos y sus instalaciones, así como de la conservación en buen estado de sus acervos, asegurándoles condiciones de seguridad e higiene y las dimensiones que permitan resguardar, conservar y localizar con prontitud todos los documentos que los integren, previendo la disposición de sistemas de información debidamente clasificados ya sea en documentos impresos, digitalizados, microfichas, fonograbaciones, películas, fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier objeto que contenga imágenes y sonidos. 7.12 MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EL CUIDADO DE LOS ARCHIVOS. 7.12.1 Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, deberán contar con instalaciones, mobiliario adecuado, los dispositivos y el personal de vigilancia necesarios para conservar y resguardar los archivos. 7.12.2 Las medidas preventivas y de seguridad mínimas para la protección de los acervos, serán: a) El acceso controlado b) Vigilancia permanente c) Extintores d) Ventilación y humedad controladas e) Operativos periódicos de desinfección y desinsectación f) Plan de Emergencias Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades deberán contemplar en los proyectos de presupuesto, recursos para la instalación, por lo menos en los Archivos de Concentración, de Sistemas de Detección de Humo.

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VIII. PROTECCIÓN FRENTE A PÉRDIDAS CAUSADAS POR AGUA E INCENDIOS, AGENTES BIOLÓGICOS, HURTOS Y VANDALISMO DAÑO POR AGUA E INCENDIO La mejor manera de enfrentar los efectos dañinos causados por el agua o el fuego, es estando preparado. La preparación para emergencias constituye un componente importante de un plan de conservación general. Un plan de emergencia debe considerar todos los peligros, incluyendo el agua y el fuego, que implican un riesgo para las colecciones. Un plan sistemáticamente organizado y formalmente escrito le permitirá una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando así el peligro para su personal y el daño a las colecciones y a la edificación. Dicho plan debería cubrir tanto medidas preventivas como procedimientos de rescate y recuperación. También debería incluir un componente de entrenamiento: todo el personal debería conocer, por ejemplo, la ubicación y la operación de las válvulas de cierre de las tuberías de agua en los edificios en los que se albergan las colecciones. El plan debería ser revisado regularmente junto con el personal, por lo menos cada año. Asimismo, el plan debería incluir listas de pasos a seguir si ocurre un desastre, las fuentes de suministros y asistencia que puedan requerirse. La importancia de tener un plan escrito no puede ser sobreestimada. En medio de la excitación y confusión de una emergencia, los procedimientos y las fuentes de ayuda fácilmente se olvidan. Es mucho menos probable que la información conservada por escrito se pase por alto. Puede perderse un tiempo valioso durante las emergencias si el personal no está familiarizado con los métodos de recuperación. Deberían distribuirse copias del plan a todo el personal responsable de la prevención de desastres y de las labores de recuperación en caso de ocurrir estos acontecimientos. Debería además disponerse de varias copias del plan tanto fuera como dentro de los edificios donde se depositan las colecciones. La protección contra el daño causado por el agua es esencial para la preservación de los fondos de los archivos. Incluso accidentes menores, tales como el goteo de una tubería, pueden causar un daño extenso e irreparable a las colecciones. Al respecto, pueden tomarse varias precauciones. El cubrimiento de techos y los desagües deberían inspeccionarse con regularidad y repararse o reemplazarse cuando fuese necesario. Los canales de agua en los tejados y los drenajes deberían limpiarse con frecuencia. Las colecciones nunca deberían ubicarse bajo tuberías de agua o de vapor, lavamanos, equipos de aire acondicionado mecánico o cualquier otra fuente potencial de daño por mojadura. Es conveniente colocar los materiales que conforman las colecciones, como mínimo, a 10 centímetros del suelo; nunca directamente sobre el piso. Es además necesario evitar el almacenamiento en sótanos o en otras áreas donde el peligro de inundaciones sea de alta probabilidad. Si fuese inevitable el almacenamiento de las colecciones en áreas con riesgos de inundación, sería recomendable instalar las alarmas pertinentes para asegurar la detección rápida de la presencia de agua. El daño causado por el fuego puede ser aún más serio que el causado por el agua. Si las colecciones sobreviven, probablemente se chamusquen, se cubran con hollín, se

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hagan friables por la exposición al fuerte calor, se humedezcan o se mojen a causa del agua utilizada para extinguir el incendio, se tornen mohosas o se impregnen de un olor a humo. Existen varios métodos de extinción de fuego. Cada institución debería tener por lo menos un método en operación. Todos los depósitos que albergan materiales de bibliotecas y archivos deben estar bien equipados con sensores para detección de incendios y sistemas de alarma conectados en forma directa al departamento de bomberos o a otro monitor que funcione las 24 horas del día. Los miembros del personal deberían trabajar con la estación local de bomberos para crear un programa de seguridad contra incendios. Es necesario que todos los elementos posibles de riesgo de incendio sean eliminados. En tal sentido, debería mantenerse los entrenamientos e inspecciones de seguridad en forma regular, y capacitarse al personal en procedimientos de evacuación. AGENTES BIOLÓGICOS Los agentes biológicos primarios que causan daño a las colecciones de bibliotecas y archivos son los hongos, los roedores y los insectos, aunque los perros, gatos, pájaros, e incluso los humanos pueden también perjudicar los materiales. El daño causado por hongos puede constituir una seria amenaza, especialmente para aquellas instituciones ubicadas en una zona de clima cálido y húmedo o cerca de un gran cuerpo de agua donde la humedad es alta. Las esporas de hongos son omnipresentes en el ambiente. El perjuicio infligido por los hongos puede ser devastador y deberían tomarse medidas para evitarlo. Las medidas más importantes son mantener los niveles adecuados de temperatura y humedad relativa, una buena circulación de aire y depósitos limpios y ordenados. La temperatura y humedad relativa ideales nunca deberían exceder los 21°C y el 50%, respectivamente. Mientras más altas sean la temperatura y la humedad relativa, mayor será el riesgo de aparición de hongos. Si se presenta una emergencia relacionada con el agua, tales como inundaciones o extinción de incendios, los materiales mojados deberían atenderse inmediatamente antes de que se desarrollen los hongos. HURTO Y VANDALISMO Debido al alto valor de los materiales de bibliotecas y archivos, debe proporcionarse una adecuada protección contra el hurto y vandalismo. Esta protección puede variar en complejidad, desde el uso de simples cerraduras hasta la aplicación de elaborados sistemas de seguridad. En general los y archivos que albergan colecciones de alto valor deberían estar bien protegidas durante las horas en que el edificio está cerrado al público. La mejor protección la proporcionan las alarmas contra intrusión perimetral y detectores internos de movimiento, conectados directamente a la estación de policía local o a otra agencia de control que se encuentre activa las 24 horas del día. Durante las horas laborables, es mejor mantener abierta sólo una puerta de entrada/salida para

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ser usada por igual tanto por los usuarios como por el personal. Todas las demás puertas deberían estar dotadas de alarmas, de manera que su traspaso no autorizado pueda ser detectado. Del mismo modo, las ventanas deberían mantenerse bajo cerrojo. Las llaves del edificio y las llaves de entrada a las áreas donde se guardan materiales especialmente valiosos deberían ser controladas. Sería conveniente mantener una lista de las personas que poseen llaves de estos espacios, y el personal debería regresar las llaves cuando deje su empleo en la institución. El acceso a los depósitos debería estar estrictamente limitado, y los usuarios tendrían que estar acompañados por un miembro del personal si han de entrar a ellas.

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IX.

ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN

Los métodos de almacenamiento inadecuados tienen un efecto directo en la vida útil de los materiales. Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento rápidamente producen daños a las colecciones que podrían ser evitados. Del mismo modo, los estuches para almacenamiento de mala calidad aceleran el deterioro de los materiales que deben proteger. La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables, pero una manipulación tosca conduce rápidamente a daños serios e irreparables. En tal sentido, la observación de los siguientes lineamientos básicos prolongará significativamente la longevidad de las colecciones. La selección del mobiliario para el almacenamiento de materiales de bibliotecas y archivos requiere una cuidadosa investigación. Muchas de las actuales opciones de muebles contienen materiales que producen derivados que a su vez contribuyen al deterioro de las colecciones que albergan. Además, algunas características de su construcción contribuyen al deterioro de las colecciones. La selección de muebles para almacenamiento adecuados y la especificación o la modificación de muebles para almacenamiento en madera son tareas complicadas. Un almacenamiento de mala calidad acelera bastante el deterioro de las colecciones. Las opiniones sobre lo que constituye un mueble para almacenamiento aceptable cambian con rapidez.

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X.

PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN

En el método más aceptado para reparar papel rasgado o reforzar áreas débiles en una hoja se utilizan tiras de papel fuerte, casi transparente y sin acidez, adheridas con un adhesivo fuerte, incoloro y hecho a base de agua, libre de ácido y que se pueda quitar fácilmente. Se recomiendan los siguientes materiales para reparar documentos, hojas de libros y otros objetos de papel. PAPELES Los papeles preferidos para hacer reparaciones son de fabricación japonesa, de fibras de kozo. Estos papeles (que a menudo erróneamente se les denomina papel de arroz) vienen en diferentes pesos y tienen nombres como Sekishu, Tengujo, Kizukishi y Usumino. El contenido de fibra de los papeles japoneses difiere de un tipo a otro, por lo cual algunos de ellos contienen fibras que no son adecuadas para propósitos de conservación. Para estar seguro, sólo deben usarse papeles que contengan 100% de fibras kozo, mitsumata o gampi o una combinación de ellas. Estos papeles japoneses son ideales para hacer reparaciones porque no se decoloran ni se vuelven quebradizos con el tiempo, además de tener fibras largas, fuertes y flexibles que producen una reparación duradera. Los papeles de peso más liviano son especialmente indicados para reparar documentos, ya que son traslúcidos y discretos, por lo cual no oscurecen el texto de un documento. La mayoría de los conservadores utilizan tiras de papel con bordes rasgados, en vez de cortados, porque la reparación resulta menos visible, más suave. ADHESIVOS Utilizar un adhesivo adecuado es esencial. Cualquier adhesivo utilizado para reparar objetos de papel debe tener las siguientes características: Resistencia: Debe sujetar el objeto por un tiempo indefinido. Color permanente: No se debe poner amarillo ni oscurecerse, ni manchar. Reversibilidad: Debe permitir que se quite fácilmente el papel utilizado en la reparación con un esfuerzo mínimo y sin dañar el objeto, incluso después de varios años. PROCEDIMIENTOS DE REPARACIÓN Cómo rasgar las tiras para reparaciones Es recomendable que las reparaciones tengan un borde suave, tanto para aumentar la fuerza de la unión como para evitar que el papel se rompa en el sitio donde se dobla contra el borde de la reparación. Para rasgar las tiras para reparaciones, dibuje líneas paralelas de agua limpia sobre el papel japonés utilizando un pequeño cepillo de artista de cerdas suaves, una pluma fuente llena de agua en vez de tinta o un pequeño hisopo de algodón. Rasgue el papel para reparaciones a lo largo de las líneas mojadas. Haga tiras de diferentes anchos para cubrir las diferentes desgarraduras; 6 mm, 12 mm y 19 mm serán los anchos más útiles. Si va a hacer muchas reparaciones, es recomendable rasgar varias tiras con antelación.

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Cómo aplicar las tiras de reparación Usando un vidrio o plástico como superficie para aplicar el engrudo, aplique el engrudo de almidón de trigo o de metilcelulosa a la tira de papel japonés con un pincel plano (de casi 6 mm de ancho), incluyendo las fibras de los bordes de la tira. Luego levante la tira con un par de pinzas y colóquela sobre la parte rasgada del papel. Si el documento sólo tiene una cara, haga la reparación por la parte posterior, poniendo el lado con engrudo contra el documento. Los papeles más livianos tienden a separarse con la humedad del engrudo. Por esta razón es más fácil utilizar tiras que no tengan más de 5 cm de largo. Para las desgarraduras más extensas, se pueden utilizar varias tiras cortas, uniendo cada uno de sus extremos. Se requiere de práctica para aprender a manipular las delgadas y húmedas tiras de reparación. Cuando haya colocado la tira de reparación en su sitio, póngale encima una lámina de papel separador de silicona o de poliéster no tejido (Reemay®, Hollytex®) y golpéela con suavidad. Cómo secar la hoja reparada Si es posible, coloque un peso encima de la hoja reparada mientras se seca. La colocación de pesos garantiza una buena adhesión y evita que el papel se enrosque en las esquinas. Los pesos se pueden colocar de la siguiente manera: primero ponga varias láminas de papel separador o de poliéster no tejido encima y debajo del área que se va a secar. Cubra este conjunto por arriba y abajo con papel secante. Coloque un vidrio en la parte superior y ponga una peso (de casi una libra) encima del vidrio. Los pesos pueden ser pequeñas bolsas con perdigones o plomadas cubiertas con un trozo de tela. Una libra de plomadas de pesca comprada en cualquier tienda de artículos deportivos

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XI.

RECOMENDACIONES

La sana conservación de la información archivística permitirá establecer medidas que fomenten la difusión de los archivos. En ellos se resguarda documentación muy valiosa sobre el curso cotidiano de los acontecimientos públicos, información gubernamental que incide y afecta en forma directa a los ciudadanos. La difusión de contenido de los archivos y el conocimiento social de los mismos debe concentrarse en el diseño de políticas y acciones de difusión, con carácter equitativo e incluyente. Deben destacar además la importancia que los archivos tienen como memoria institucional, como instrumento de gestión y como información a la que se puede acceder socialmente para fomentar el derecho a la información, el conocimiento de los actos públicos, la rendición de cuentas y la transparencia de la acción gubernamental. Todo ello influirá en el mejoramiento de la vida democrática de México y, especialmente, del Distrito Federal. La difusión de los archivos debe realizarse no sólo como un acto de carácter cultural para dar a conocer socialmente los acontecimientos históricos, sino para fomentar una acción ciudadana participativa e informada de las decisiones gubernamentales. La difusión del contenido de los archivos debe considerarse así una obligación jurídica, una obligación de gobierno. Adoptar medidas en el marco de un Sistema Institucional de Archivos para la difusión de los archivos puede contribuir a su desarrollo como sistema de información y como elemento de gobernabilidad democrática.

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