CORREOS DE COSTA RICA

MANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

SETIEMBRE, 2006

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO 1.

ELABORACIÓN Y RECEPCIÓN DE PEDIMENTOS ESPECÍFICOS……………………………..1

2.

FACTORES DE VALORACIÓN ………………………………………………………………….……2

3.

TIPOS DE CONTRATACIÓN ……………………………………………………………………….…5 3.1 CONTRATACIÓN GENERAL ……………………………………………………………………….…. 5 3.2 CONTRATACIÓN ESPECIAL ………………………………………………………………. 14 3.3 CONTRATACIONE SIN SUJECIÓN S CONCURSO ……………………………………

22

3.4 ACTIVIDADES NO SUJETAS A CONCURSO ………………………………………...……26 3.5 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES, Y ARRENDAM ………………………………………………………………. 27 3.6 VENTA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES …………………………………………

27

3.7 CORREDURÍAS DE BIENES RAÍCES ……………………………………………………

27

3.8 ARRENDAMIENTO …………………………………………………………………………

28

3.9 REMATE ………………………………………………………………………………………

28

4.

ACLARACIONES AL REQUERIMIENTO.................................. …………………………………37

5.

MODIFICACIONES AL REQUERIMIENTO………………………………………………………

6.

GARANTÍAS . ………………………………………………………………………………………… 39 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

38

GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO PARA CONTRATACIONES ESPECIALES …………………………… 40 GARANTÍAS DE PARTICIPACIÓN PARA CONTRATACIONES GENERALES . …………………………… 41 GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO PARA CONTRATACIONES GENERALES …………………………… 43 DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS .. ……………………………………………………………………… 44 EJECUCIÓN DE GARANTÍAS.. ………………………………………………………………………… 45 SANCIONES A PROVEEDORES . …………………………………………………………………………46

7.

ELABORACIÓN DE CONTRATOS .. ……………………………………………………………… 46

8.

REFRENDO DE LAS CONTRATACIONES .. ………………………………………………………47 8.1 8.2

REFRENDO INTERNO ………………………………………………………………………………… 47 REFRENDO CONTRALOR ..................................................................................................... ………… 48

9.

PRÓRROGAS PARA ENTREGAS .……………………………………………………… 49

10.

TRÁMITES DE PAGO... ……………………………………………………………………………… 50

10.1 INCUMPLIMIENTOS EN LOS PLAZOS DE ENTREGA …………………………………………………… 52 11.

FINIQUITO DE CONTRATACIONES ……………………………………………………………… 53

12.

RECURSOS……………………………………………………………………………………………..53

12.1 RECURSO DE OBJECIÓN ……………………………………………………………………………….53 12.2 RECURSO DE REVOCATORIA …………………………………………………………………………..54 12.3 RECURSO DE APELACIÓN ……………………………………………………………………………...55 13.

REGISTRO DE PROVEEDORES…………………………………………………………………….56

14.

CUSTODIA DE EXPEDIENTES………………………………………………………………………57

15.

EMISIÓN DE INFORMES .. …………………………………………………………………………...57

ANEXOS ANEXO Nº 1 PEDIMENTOS DE MATERIALES ESPECIFICOS …………………………………………………… 58 ANEXO Nº 2 DEVOLUCION DE PEDIMENTOS .. …………………………………………………………………… 59 ANEXO Nº 3 TABLA DE CONTROL PARA LA VENTA DEL REQUERIMIENTO ....…………………………… 60 ANEXO Nº 4 RECIBO POR DINERO ... ………………………………………………………………………………… 61 ANEXO Nº 5 HOJA DE RECEPCÍON DE OFERTAS... ……………………………………………………………… 62 ANEXO Nº 6 BOLETA PARA INVITACIÓN . ………………………………………………………………………… 63 ANEXO Nº 7 FÓRMULA DE LA ORDEN DE COMPRA .. …………………………………………………………… 64 ANEXO Nº 8 BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES . …………………………………………………… 65 ANEXO Nº 9 BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES …………………………………………………… 66 ANEXO Nº 10 BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES …………………………………………………… 67 ANEXO Nº 11 ACTA DE ENTREGA . …………………………………………………………………………………… 68 ANEXO Nº 12 OFICIO DE INCUMPLIMIENTO DE LA GARANTIA .. ……………………………………………… 69 ANEXO Nº 13 TRAMITE DE PAGO.. …………………………………………………………………………………… 70

ANEXO Nº 14 NOTA DE DEBITO ..……………………………………………………………………………………… 71 ANEXO Nº 15 REGISTRO DE PROVEEDORES ... ………………………………………………………………………72 ANEXO Nº 16 INFORME SEMANAL DE PROCESOS DE CONTRATACIONES ESP . …………………………… 73 ANEXO Nº 17 INFORME MENSUAL DE CONTRATACIONES GENERALES ... …………………………………...74 ANEXO Nº 18 INFORME TRIMESTRAL DE CONSECUTIVO DE ORDENES DE COMPRA …………………… 75 ANEXO Nº 19 INFORME ANUAL DE CONSECUTIVO DE ORDENES DE COMPRA . …………………………… 76

ANEXO Nº 20 INFORME MENSUAL DE ORDENES DE COMPRA ANULADAS . ………………………………… 77 ANEXO Nº 21 INFORME MENSUAL DE ORDENES DE COMPRA CANCELADAS POR MENOS ... …………… 78 ANEXO Nº 22 INFORME MENSUAL DE GARANTIAS DE PARTICIPACION Y CUMPLIMIENTO.... ………… 79 ANEXO Nº 23 INFORME MENSUAL DE ORDENES DE COMPRA .………………………………………………… 80

INTRODUCCIÓN

El manual de procedimientos en una empresa u organización pretende formalizar el esquema documentado de los procedimientos que lo constituyen en aras de coadyuvar a una administración más ágil, eficaz, eficiente de la documentación disponible y futura. El presente documento contiene el Manual de Procedimientos de Compras y Contrataciones de la empresa de Correos de Costa Rica S.A., para lo cual se conformó una Comisión que de manera conjunta con la Dirección de Planificación trabajaron para la realización del presente manual. El cual está amparado a leyes y reglamentos tales como el Reglamento de Contratación de Correos de Costa Rica S.A., y éste a su vez de conformidad con lo establecido por la Ley No. 7768 de Correos de Costa Rica y su Reglamento, asimismo, por los principios generales señalados en la Constitución Política en materia de contratación a administrativa, el Código Civil y el Código de Comercio. El propósito de este manual consiste en reflejar la realidad de la gestión del Departamento de Compras y Contrataciones, en su interacción con otras áreas de la Empresa.

OBJETIVO 

Dotar a Correos de Costa Rica S.A., de un compendio actualizado, que describe al detalle los procedimientos que rigen los procesos de Compras y Contrataciones de la empresa.

1.

Elaboración y recepción de pedimentos específicos

La unidad solicitante previo a la elaboración de un pedimento específico, determina el bien o servicio a contratar y estima el costo de la contratación para consultar con el Departamento de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestaria para realizar la solicitud respectiva, verificando la existencia de contenido presupuestario, indicando la subpartida (s) en el pedimento específico, así como el centro de costos. En caso de que la unidad solicitante reciba de manera periódica el reporte de Saldos Presupuestarios Disponibles será en este reporte donde verifique la disponibilidad presupuestaria para la contratación correspondiente. El formato del Pedimento de Materiales Específicos (Anexo Nº 1) que se debe utilizar es el dispuesto en la Intranet de la empresa y deberá ser lo más amplio posible respecto a la descripción del bien o servicio a contratar, unidad de medida y las razones que justifiquen la compra. El pedimento deberá ser confeccionado en original y copia, y manteniendo una numeración consecutiva por oficina la cual inicia con el número 01 cada año, sin repetir numeración. La copia se archiva en la oficina correspondiente y el original debe ser firmado por el jefe de la unidad solicitante, remitirlo a la dirección y por último a la gerencia de área según corresponda. La Gerencia de Área al recibir los pedimentos de las diferentes unidades debe revisarlos y discriminar aquellos que autorice estampando la firma del Gerente los cuales serán remitidos al Departamento de Compras y Contrataciones. Los pedimentos que no sean autorizados deberán ser devueltos a las unidades solicitantes con las observaciones pertinentes mediante oficio suscrito por el Gerente de Área. La Recepcionista de la Dirección de Administración recibe los pedimentos específicos, los cuales deben ser en original y autorizados por la Gerencia de Área, asigna un número consecutivo mediante una foliadora y anota los siguientes datos en el Control de Ingreso de la correspondencia: numeración interna, fecha de ingreso y unidad solicitante. El mismo día de la recepción de los pedimentos la Recepcionista le traslada los originales al Tramitador de Pedimentos junto con el cuaderno de Control de Ingreso de la Correspondencia. El Tramitador de Pedimentos chequea que la información anotada en el cuaderno coincida con los documentos que está recibiendo. Si está correcta la información, firma y anota la fecha y hora de recepción en el cuaderno de control. Si la información está incorrecta solicita a la Recepcionista hacer las correcciones respectivas antes de firmar.

El Tramitador de Pedimentos registra en el cuaderno de Control de Pedimentos y de manera paralela en un archivo de Excel anual, los siguientes datos:       

Numeración interna Fecha de ingreso Número de pedimento de la unidad solicitante Unidad solicitante Centro de costo Bien o servicio solicitado Subpartida(s) presupuestaria(s)

El Tramitador de Pedimentos debe verificar los siguientes aspectos:   



Visto bueno del Gerente de Área (director de subprograma presupuestario) Sello o indicación con el centro de costos Disponibilidad presupuestaria según el reporte de Saldos Disponibles que remite el Departamento de Presupuesto de manera periódica, o bien, que el pedimento esté acompañado de una reserva administrativa debidamente aprobada por el Departamento de Presupuesto. Si corresponde a una consultoría cuyo monto supere los cuatro millones de colones el pedimento específico deberá estar acompañado de un acuerdo de Junta Directiva.

Si algún pedimento no cumple con los requisitos indicados llena el formulario de Devolución de Pedimentos (Anexo Nº 2) marcando la razón de la devolución a la unidad solicitante, el cual debe ser firmado por el Jefe de Compras, y hacer la indicación en el cuaderno de Control de Pedimentos y en el archivo de Excel de la fecha y razón de la devolución. El Tramitador de Pedimentos archiva una copia de todos los pedimentos recibidos en orden numérico según la numeración interna del Departamento de Compras y Contrataciones, en un archivador destinado para tal fin y traslada los originales al Jefe de Compras para su posterior tratamiento. El Jefe de Compras recibe y revisa detalladamente el contenido y las características del Pedimento, clasifica cuáles pedimentos corresponden a Contrataciones Generales y los traslada al Oficial de Contrataciones Generales. Los demás pedimentos serán tratados según el tipo de contratación a la que corresponda. 2.

Factores de valoración

Para las contrataciones por montos mayores a cuatro millones seiscientos mil colones se deben definir por parte de la unidad solicitante los factores de valoración que se utilizarán para elegir la oferta a adjudicar. El 100% debe distribuirse entre los factores que se definan.

Los factores de valoración se aplican únicamente a aquellas ofertas que cumplan con los requisitos del requerimiento o invitación a participar (contrataciones especiales). Los factores de valoración son los elementos que permiten seleccionar la mejor oferta. Entre los factores más usuales se encuentran los siguientes: 

Factor Precio

El oferente debe indicar el precio total ofertado. A la oferta que presente el precio total más bajo, entre las susceptibles de adjudicación, se le asignarán los puntos definidos. Para el resto de las ofertas, el puntaje por factor precio se determina por medio de la siguiente fórmula: FP = {1 - ( Px - Pmin ) } x % Pmin Donde: FP = Factor puntaje obtenido por la empresa para el factor precio Px = Precio total de la oferta en evaluación Pmin = Precio total de la oferta con el monto total más bajo En caso de recibir ofertas con el monto cotizado en dólares estadounidenses, para efectos de comparación de las mismas, se realizará la conversión a colones costarricenses al tipo de cambio de venta del dólar del Banco Central de Costa Rica, vigente al día de la apertura de las ofertas. De recibirse ofertas en otra moneda extranjera se realizará el cálculo con base en el tipo de cambio de venta del Banco Central de Costa Rica vigente al día de la apertura de las ofertas. 

Factor Plazo de Entrega

El oferente deberá indicar expresamente en su oferta el plazo de entrega para el trabajo a realizar. Para estos efectos el plazo de entrega deberá estipularse en días hábiles, considerándose éstos de lunes a viernes. A la oferta que presente el menor plazo de entrega, entre las susceptibles de adjudicación, se le asigna el puntaje definido.

Para el resto de las ofertas, el puntaje por factor plazo de entrega se determinará por medio de la siguiente fórmula:

Porcentaje obtenido = Oferta con menor plazo de entrega

x%

Plazo de entrega de la oferta a calificar

En lo que respecta a las contrataciones generales se debe considerar lo dispuesto por la Junta Directiva de Correos de Costa Rica, S.A. en su acuerdo No. 3411 del 16 de diciembre del 2005 el cual indica:

Por regla general no se deberá incluir en los requerimientos de contrataciones de la empresa el plazo de entrega como factor a valorar, no obstante, excepcionalmente, en caso de que a criterio debidamente justificado por la Comisión de Contrataciones, deba incluirse, se podrá considerar dicho factor dentro de los requerimientos, para lo cual se establecerá una multa razonable en caso de incumplimiento del plazo, a fin de evitar que un posible oferente, utilice el factor plazo como una ventaja para obtener una adjudicación, y luego no lo cumpla. La justificación de la necesidad de incluir el factor plazo de entrega para las contrataciones especiales y generales, debe ser realizada por la unidad solicitante. 

Factor Plazo de Garantía

El oferente deberá indicar expresamente en su oferta el plazo de garantía para el objeto de la contratación. A la oferta que presente el mayor plazo de garantía, entre las susceptibles de adjudicación, se le asigna el puntaje definido. Para el resto de las ofertas, el puntaje por factor plazo de garantía se determinará por medio de la siguiente fórmula:

Porcentaje obtenido = Oferta con mayor plazo de garantía

x%

Plazo de garantía de la oferta a calificar

Se pueden incorporar otros factores de valoración a criterio de la unidad solicitante según del objeto de la contratación y los intereses de la empresa, para lo cual la unidad solicitante puede asesorarse con el Departamento de Compras y Contrataciones.

3.

Tipos de contratación 3.1

Contratación General

El procedimiento de Contratación General aplica para aquellas contrataciones cuya estimación supera los cien millones de colones. La aprobación del requerimiento, las objeciones, la adjudicación y los recursos, son de conocimiento y aprobación exclusiva de la Junta Directiva de la empresa. El Oficial de Contrataciones Generales conforma un expediente para cada contratación de manera cronológica y debidamente numerado con un foliador diseñado específicamente para este fin. En caso de que el pedimento no esté acompañado de una reserva administrativa, deberá pedir a la unidad solicitante la reserva administrativa respectiva por el monto estimado de la contratación, debidamente aprobada por el Departamento de Presupuesto. Esta solicitud debe ser remitida por el Oficial de Contrataciones Generales, vía correo electrónico al jefe de la unidad solicitante con copia al Jefe de Compras. El procedimiento de contratación queda suspendido hasta que se reciba la reserva administrativa aprobada por el Departamento de Presupuesto. De ser necesario la unidad solicitante puede pedir que se inicie el procedimiento de contratación sujeto a contenido presupuestario con la aprobación previa de la Gerencia General, de manera formal mediante oficio. El Oficial de Contrataciones Generales elabora un borrador del requerimiento de contratación, el cual deberá contener al menos los siguientes datos: 

  

Un encabezado que contenga la leyenda Correos de Costa Rica S.A, indicación del tipo y número de la contratación y una breve descripción del objeto a contratar. El costo y forma de pago para adquirir las bases del requerimiento, así como la indicación de la moneda en que podrán efectuarse las ofertas, de conformidad con las regulaciones monetarias vigentes. Indicación del Departamento que tramita el procedimiento y que proporcionará la información respecto de las especificaciones y documentación relacionada. El día, hora límite y lugar para la presentación de las ofertas. El porcentaje o monto de las garantías que se deben rendir. El número de copias que deberán adjuntarse. Descripción de la naturaleza del objeto a contratar. Solicitud de muestras cuando se consideren indispensables. Indicación precisa de los documentos que se deberán aportar para evaluación de la idoneidad del oferente en aspectos económicos, técnicos, legales u otros. Forma de pago de la contratación. Plazo mínimo de vigencia de la oferta. Lugar de entrega de los bienes y/o servicios.

 

Los factores de valoración a aplicar. Cualquier otro, a juicio de Correos.

       

La propuesta del monto o porcentaje de las garantías de participación y cumplimiento será realizada por el Jefe de Compras, en coordinación con la unidad solicitante. Si la unidad solicitante discrepa de la propuesta del Jefe de Compras deberá justificar la variación mediante oficio. El Oficial de Contrataciones Generales traslada al Jefe de Compras el Requerimiento para su revisión. Una vez que el requerimiento esté revisado por el Jefe de Compras, el Oficial de Contrataciones Generales realiza las modificaciones que indique la jefatura y posteriormente lo remite vía formal a las jefaturas de las unidades involucradas en la contratación; tales como, unidad solicitante y técnica, así como cualquier otra que se considere necesaria. El Oficial de Contrataciones Generales debe indicar en el comunicado de remisión del borrador del Requerimiento el plazo máximo de cinco días hábiles en que deben recibirse las observaciones al documento. Estas observaciones deben ser remitidas por parte de las jefaturas de las unidades involucradas de manera formal mediante oficio dirigido al Jefe de Compras, quien a su vez las trasladará al Oficial de Contrataciones Generales para su incorporación en el Requerimiento. Si las observaciones no se reciben en el plazo indicado se deberá remitir un correo electrónico al superior inmediato de la unidad correspondiente informando sobre el incumplimiento del plazo quedando suspendido el trámite de contratación. Una vez que se incorporen al requerimiento, las observaciones de las unidades involucradas, se debe remitir el documento completo al Departamento Legal, para su revisión jurídica. Las indicaciones del Departamento Legal son de carácter vinculante y deben ser incorporadas al requerimiento. En caso de que exista discrepancia de criterio en los términos del Requerimiento, el Jefe de Compras deberá convocar a las unidades involucradas para tratar el tema, de la cual debe surgir una posición conjunta definitiva y documentada. El Oficial de Contrataciones Generales elabora la nota para remitir a la Gerencia General la propuesta del Requerimiento depurado con las informaciones generales del objeto de contratación, unidades que lo avalaron y cualquier otro dato relevante, la cual deberá estar suscrita por el jefe de Compras. De la nota de traslado y de la propuesta del Requerimiento se deberá remitir copia al Director de Administración, unidad solicitante y Gerente de Administración y Finanzas. El Gerente General o Subgerente General recibe, revisa y analiza el Requerimiento propuesto por el Departamento de Compras y Contrataciones. En caso de aprobar los términos del mismo lo traslada a la Junta Directiva para su análisis informando al Departamento de Compras que debe trasladar las copias necesarias de ese documento. En caso de no aprobar los términos del

Requerimiento la Gerencia General o Subgerencia General deberá devolverlo al Departamento de Compras con las observaciones pertinentes mediante oficio.

Los miembros de la Junta Directiva analizan y aprueban o rechazan el requerimiento señalando las observaciones que se consideren oportunas. El Secretario de Actas de Junta Directiva traslada a la Gerencia General el acuerdo en firme, para que a su vez la Gerencia General remita copia al Jefe de Compras, Gerencia de Administración y Finanzas, Dirección de Administración y unidad solicitante. El Oficial de Contrataciones Generales recibe del Jefe de Compras, el acuerdo en firme tomado por la Junta Directiva con la aprobación del requerimiento y realiza las modificaciones indicadas en el mismo, en caso que existieran. Si el requerimiento fue rechazado de pleno por parte de la Junta Directiva se hará el comunicado respectivo a la unidad solicitante y se archiva en el expediente creado para esa contratación. El Oficial de Contrataciones Generales remite al Secretario de Actas de la Junta Directiva un original del Requerimiento aprobado, con la firma del Jefe de Compras, para que sea verificado según los términos acordados por los miembros de la Junta Directiva y de estar correcto sella y firma en original cada una de las páginas del Requerimiento para su posterior devolución al Departamento de Compras. En caso de no estar correcto el Requerimiento, el Secretario de Actas omite el sellado del mismo y lo devuelve al Departamento de Compras con las observaciones respectivas, en donde el Oficial de Contrataciones Generales deberá ajustar el Requerimiento y remitirlo de nuevo para el sellado y firmado correspondiente. El Jefe de Compras establece e informa al Oficial de Contrataciones Generales el monto por el cual se venderá el pliego del Requerimiento, tomando en consideración la cantidad de páginas, planos, medios magnéticos y cualquier otro elemento que se considere indispensable por parte de Correos. El Oficial de Contrataciones Generales una vez recibido el Requerimiento sellado, deberá valorar en conjunto con la jefatura los detalles de la publicación de la invitación a los oferentes, la cual debe darse en al menos un diario de circulación nacional y en caso de proceder en un diario extranjero o cualquier otro medio de comunicación. Una vez determinado el medio y el costo de la publicación de la Invitación, se valorará si procede como un gasto menor y si se ajusta al Reglamento de Caja Chica, se tramitará de conformidad con éste. Caso contrario, se elaborará un Pedimento Específico y se tramitará de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Reglamento de Contratación.

El anuncio debe contener la siguiente información:       

Nombre de la Empresa Departamento de Compras y Contrataciones Número de la contratación Breve descripción del objeto a contratar Día, hora y lugar de recepción de ofertas Número de teléfono para información Nombre del Jefe de Compras

De manera previa a la fecha de la venta del Requerimiento, el Oficial de Contrataciones Generales debe remitir al Departamento de Tesorería (jefe y cajeros) un correo electrónico indicando cual Requerimiento estará en venta, su precio y el período de venta (el cual inicia el día de la publicación del anuncio y finaliza el día y la hora de la recepción de ofertas). El Oficial de Contrataciones Generales prepara como mínimo cinco juegos completos del Requerimiento y sus anexos. Antes de vender el último juego el Jefe de Compras deberá disponer cuantas copias adicionales deben reproducirse, considerando el plazo restante para la venta, el comportamiento de los interesados, entre otros. El Oficial de Contrataciones Generales prepara una tabla de control (Anexo Nº 3) para la venta del Requerimiento, con los siguientes datos:         

Número de la contratación Nombre de la contratación Fecha y hora de apertura Número del requerimiento entregado Número del recibo por dinero emitido por Tesorería Fecha de la entrega del Requerimiento Nombre de la persona física o jurídica que retira Número de teléfono, fax y correo electrónico en caso de indicarlo. Nombre de la persona que lo retira

Los interesados en adquirir el Requerimiento deberán cancelar en la Caja de Tesorería el monto respectivo en efectivo. La Cajera confeccionará un recibo por dinero (Anexo Nº 4) en original y dos copias indicando los siguientes datos:     

Fecha Nombre de la persona física o jurídica que realiza el depósito Monto en letras y números Concepto: Compra del requerimiento, nombre y número de la contratación Firma y sello del cajero

El recibo original se le entrega al interesado, la copia rosada se le traslada a Compras y Contrataciones y la copia verde se mantiene en el consecutivo del Departamento de Tesorería. La recepcionista de la Dirección de Administración solicitará a cada interesado, que le muestre el recibo por dinero original para completar la tabla de control para la venta del requerimiento, y solicita de manera verbal los datos adicionales requeridos en la tabla. Una vez completada esta tabla le entrega un juego completo del requerimiento y sus anexos. En caso de que algún interesado desee plantear una consulta sobre la contratación deberá referirlo al Oficial de Contrataciones Generales y en su ausencia al Jefe de Compras. Estas consultas solo podrán ser de tipo general, y las consultas específicas deberá indicársele al interesado que las plantee por escrito dirigidas al Jefe de Compras. Al finalizar el período de venta la Recepcionista traslada al Oficial de Contrataciones Generales la tabla de control y las copias sobrantes del requerimiento. El Oficial de Contrataciones Generales archivará en el expediente respectivo la tabla de control. La Recepcionista recibe antes de la fecha y hora indicada como límite máximo para la recepción de ofertas, de parte de las empresas participantes, los sobres cerrados que contienen las ofertas, con la indicación del requerimiento correspondiente. La Recepcionista debe anotar en el sobre de cada oferta la fecha y hora de recepción, y numerar los sobres según el orden en que se reciban iniciando con el número uno (1). Deposita en el buzón los sobres recibidos hasta el acto de apertura. En caso de que se reciban ofertas después de la hora fijada para la recepción se procederá de la misma manera anotando la hora y fecha de recepción. El Oficial de Contrataciones Generales completa una Hoja de recepción de ofertas (Anexo Nº 5) en original y copia, para cada oferta recibida con los siguientes datos:        

Número de oferta Nombre del oferente Número y nombre de la contratación Nombre de la persona que entrega el sobre (s) Fecha y hora señalada para la recepción de la oferta Número de recibo de garantía de participación Fecha y hora de recepción de la oferta por parte del interesado Nombre de la persona de Correos que recibió la oferta (Recepcionista u otro)

El original de la hoja de recepción de ofertas se le entrega al interesado y la copia se archiva en el expediente de la contratación.

Una vez cerrado el plazo de recepción de ofertas indicado en el requerimiento, se procede a iniciar el acto de apertura, en presencia de un Asesor Legal del Departamento Legal de Correos, el Oficial de Contrataciones Generales, el Jefe de Compras y los asistentes por parte de los oferentes. En casos calificados en que el Jefe de Compras no pueda dirigir un acto de apertura deberá ser sustituido por quien él delegue.

El Jefe de Compras da la bienvenida a los presentes e inicia el acto de apertura. El Jefe de Compras debe indicar que en caso que uno de los representantes de las empresas participantes deba retirarse antes de concluir el acto de apertura, se deberá consignar en el acta la hora y datos de la persona que se retira, así mismo debe indicar que no está permitida la recepción y realización de llamadas telefónicas durante el acto de apertura.

El Oficial de Contrataciones Generales procede a iniciar el acta con los siguientes datos:      

Número consecutivo de las actas de apertura de procesos de Compras y Contrataciones Hora Fecha Nombre y cargo de los representantes de Correos de Costa Rica S.A. Nombre y número de cédula de los representantes de las empresas participantes presentes en el acto de apertura. Nombre y número de contratación respectiva

El Jefe de Compras procede a realizar la apertura de los sobres según el orden en que fueron recibidas, iniciando con el número uno, y procede de la siguiente manera para cada una de las ofertas recibidas verificando los siguientes datos:    

Número de oferta Nombre de la empresa participante Número de recibo de la garantía de participación Original y cantidad de copias de la oferta

Durante el acto de apertura si los oferentes están interesados en conocer las ofertas de los otros participantes, el Jefe de Compras les facilitará las copias de las ofertas para su revisión. Estos documentos son propiedad de Correos y los participantes no pueden alterarlos ni llevárselos. El Jefe de Compras folea el original de cada oferta e indica al Oficial de Contrataciones Generales la cantidad de folios correspondientes a cada oferta. En el acta se debe indicar si el oferente aportó muestras, planos, equipos, suministros u otros. A su vez, el Oficial de Contrataciones Generales traslada la oferta original al Asesor Legal con la finalidad de verificar los datos indicados en el acta. Se procede de esta manera para cada una de las ofertas recibidas.

El Jefe de Compras antes de finalizar el acto de apertura verifica que todas las copias de las ofertas recibidas se encuentren completas, con el fin de evitar que alguno de los presentes extraiga documentación. El Oficial de Contrataciones Generales da lectura integral al acta redactada en la apertura. El Jefe de Compras consulta a los presentes si desean dejar manifiesto alguna observación o consulta en el acta, y en ésta se consigna solo lo indicado por los

interesados sin dársele respuesta u opinión por parte de Correos. Cualquier consulta por parte de los oferentes deberá ser presentada de manera formal y dirigida al Jefe de Compras. De manera posterior el Jefe de Compras da por concluido el acto de apertura indicando la hora en que ésta se finaliza. El Oficial de Contrataciones Generales solicita a todos los presentes firmar el acta de apertura en el mismo orden en que sus nombres fueron registrados en ésta, y procede a trasladar todos los documentos recibidos a su oficina para los trámites siguientes. El Oficial de Contrataciones Generales fotocopia el acta de apertura con el fin de trasladar mediante oficio, suscrito por el Jefe de Compras, los documentos a las siguientes unidades para que emitan el criterio correspondiente:  

Departamento Legal: original de la oferta y copia del acta de apertura. Unidad técnica y/o Unidad solicitante, y así como cualquier otra que corresponda: copia de la oferta.

En caso de que alguna unidad tenga una duda sobre algún folio de la oferta original podrá consultarlo en el Departamento Legal. Los departamentos que deben emitir criterio sobre las ofertas contarán con un plazo máximo de ocho días hábiles para remitirlo al Departamento de Compras y Contrataciones. En caso de que algún departamento incumpla el plazo definido para el análisis de ofertas, el Jefe de Compras deberá remitir un correo electrónico al Superior inmediato de ese departamento reportando la situación. El Oficial de Contrataciones Generales recibe de parte de las unidades involucradas en la contratación, los análisis de las ofertas respectivas, y coordina con el Jefe de Compras el momento en el cual revisarán los criterios recibidos. El Jefe de Compras de manera conjunta con el Oficial de Contrataciones Generales revisará los criterios recibidos, y en caso de ser necesario, el Oficial de Contrataciones Generales elaborará los oficios para solicitar a los oferentes la subsanación de sus ofertas. En el oficio respectivo se deberá indicar el plazo

máximo con que cuenta el oferente para presentar la subsanación, el cual va de tres a ocho días hábiles. Todos los oficios deberán estar suscritos por el Jefe de Compras. El Oficial de Contrataciones Generales archivará en el expediente correspondiente toda la documentación recibida, hasta que venza el plazo para las subsanaciones. Si se recibe alguna consulta al pliego del requerimiento, se procederá de conformidad con el procedimiento establecido para este fin. Una vez vencido el plazo para recibir las subsanaciones por parte de los oferentes, el Oficial de Contrataciones Generales procede a aplicar los factores de valoración a las

ofertas que son objeto de adjudicación, elabora el cuadro comparativo y lo traslada a la jefatura. El Jefe de Compras deberá verificar que los datos del cuadro comparativo son los correctos y con base en éstos emitir la recomendación de adjudicación, la cual corresponde a la oferta que obtenga el mayor puntaje. El Oficial de Contrataciones Generales procederá a elaborar y trasladar un oficio dirigido a la Gerencia General con el resumen del trámite del concurso y la recomendación de adjudicación, mismo que debe estar suscrito por el Jefe de Compras, con las copias requeridas para ser visto en Junta Directiva. Del oficio con la recomendación de adjudicación se debe remitir copia a las unidades que participaron en el proceso de la contratación, a la Dirección de Administración y Gerencia de Administración y Finanzas. La adjudicación de una Contratación General debe elaborarse como máximo dentro de los 30 días hábiles siguientes a la apertura de las ofertas. Este plazo podrá ser prorrogado por igual período por la Junta Directiva de Correos de Costa Rica S.A. a solicitud de la Gerencia General. El Gerente General o Subgerente General recibe la recomendación de adjudicación y la traslada a la Junta Directiva para su análisis. No obstante, en caso de tener alguna duda sobre la contratación deberá solicitar al Jefe de Compras información adicional o aclaratoria. Si por alguna razón fuera del proceso de contratación, la Gerencia General considera que no es conveniente a los intereses de la empresa la adjudicación, deberá remitir adjunto a la recomendación de adjudicación sus consideraciones mediante oficio a la Junta Directiva. Los miembros de la Junta Directiva analizan, aprueban o rechazan la recomendación de adjudicación. Deberán tomar un acuerdo de adjudicación o declaratoria de desierto (incluyendo procesos infructuosos) del procedimiento de contratación, este último se da en aquellos casos de que existan razones que justifiquen tal medida, mismas que deben quedar expresas en el acuerdo respectivo.

El Secretario de Actas de Junta Directiva traslada a la Gerencia General el acuerdo en firme, para que a su vez la Gerencia General remita copia al Jefe de Compras, Gerencia de Administración y Finanzas, Dirección de Administración y unidad solicitante. El Oficial de Contrataciones Generales comunicará mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, a todos los oferentes el resultado del concurso. Al adjudicatario (s) se le deberá indicar que debe depositar la garantía de cumplimiento, señalando el monto y el plazo límite para la misma. Todos los comunicados deben estar suscritos por el Jefe de Compras. Si se recibiera un Recurso de Revocatoria se deberá aplicar el procedimiento establecido para estos efectos.

Una vez que se cuente con la adjudicación en firme, el Oficial de Contrataciones Generales coordinará con la Jefatura del Departamento, el instrumento mediante el cual se formalizará la contratación, lo cual puede ser con una orden de compra o contrato. Si la contratación se va a formalizar mediante una orden de compra se procede conforme al procedimiento de Contrataciones Especiales en lo que interesa, y si corresponde a un contrato, el Oficial de Contrataciones Generales traslada al Departamento Legal el expediente completo de la contratación para que se elabore el documento correspondiente, junto con la reserva presupuestaria respectiva aprobada por el Departamento de Presupuesto y unidad solicitante. En el Departamento Legal se procede a elaborar el borrador del contrato debido a la gran variabilidad y complejidad que existe en cada caso, no se establece un plazo, sino que dependiendo de la materia en referencia al objeto a contratar y cuando sea necesario, se indique dicho plazo en el requerimiento de la contratación, de conformidad con los términos de éste, y una vez revisado por la jefatura, se le traslada a las instancias involucradas para su revisión y posterior aprobación por parte de la Junta Directiva. Una vez aprobado el contrato por la Junta Directiva el Departamento Legal gestiona la firma del mismo por parte de Correos de Costa Rica S.A. y del adjudicatario. En caso de que el contrato por el monto o su naturaleza esté sujeto a refrendo se deberá aplicar el procedimiento correspondiente. De todos los traslados que se le dé al borrador y contrato definitivo por parte del Departamento Legal se deberá remitir copia del oficio al Departamento de Compras y Contrataciones para su debida información. Una vez firmado el contrato, el Departamento Legal deberá remitir al Departamento de Compras y Contrataciones el expediente y una copia del contrato.

El Oficial de Contrataciones Generales deberá pedir a la unidad solicitante o técnica el visto bueno para remitir la orden de inicio de la contratación al proveedor, en aquellos casos en que se hace necesario que por parte de Correos de Costa Rica, S.A. se apruebe de manera previa al inicio de la contratación, diseños, artes, colores, y cualquier otro aspecto imprescindible para que el proveedor inicie la producción del bien o la prestación del servicio, conforme lo requerido por la empresa. En los casos de obra civil el Departamento de Ingeniería comunicará al adjudicatario la fecha de la orden de inicio mediante oficio con copia al Departamento de Compras y Contrataciones. 3.2

Contratación Especial

Para el trámite de las contrataciones especiales se aplica todo el procedimiento No. 01 Elaboración y Recepción de Pedimentos Específicos. Las contrataciones especiales aplican para compras de hasta cien millones de colones. El Jefe de Compras recibe los pedimentos específicos para las contrataciones especiales y asigna los proveedores a los cuales se les debe cursar invitación para participar en el concurso. La asignación se realiza mediante boleta (Anexo Nº 6) y como mínimo a tres proveedores, con base en el Registro de Proveedores. En caso de que no exista proveedor para el bien o servicio a contratar en el Registro de Proveedores, podrá buscarlo por otros medios. Si excepcionalmente ocurre que en el país no existan tres o más proveedores para un bien o servicio específico, se invitará únicamente a los proveedores existentes y que sea posible ubicar, para lo cual se debe hacer la indicación de lo acontecido y el proceso de búsqueda que se realizó, mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras el cual formará parte del expediente. Para las contrataciones cuya adjudicación corresponde al Gerente de Área y Gerencia General el Jefe de Compras deberá convocar a las unidades involucradas para definir los términos del requerimiento o invitación, y cualquier otro aspecto que sea necesario, hasta la recomendación de adjudicación. De las reuniones debe surgir una posición conjunta definitiva y documentada. La responsabilidad de las personas que participen en estos procesos es compartida, excepto que alguno haya dejado manifiesto en la minuta su oposición sobre algún aspecto o decisión. El Jefe de Compras traslada al Tramitador de Pedimentos, los pedimentos específicos con la boleta de proveedores para que registre la información pertinente en el Control de Pedimentos. El Tramitador de Pedimentos registra los datos del Cotizador asignado para cada pedimento y la fecha en que se le traslada la documentación.

El Cotizador recibe los pedimentos y en caso de requerir información adicional debe solicitarlo a la unidad solicitante, por escrito o vía correo electrónico, indicando el plazo

para responder. Todos los comunicados deben realizarse previa coordinación de la jefatura y con el visto bueno respectivo. El Cotizador elabora las invitaciones a participar en la contratación especial solicitando las ofertas respectivas. Las invitaciones deberán contener como mínimo la siguiente información:     

     

 

Descripción del objeto a contratar. Plazo de recepción de la oferta, de uno a ocho días hábiles. Vigencia de la oferta (Se debe indicar en la invitación por parte del oferente el plazo de vigencia de la oferta en días hábiles o naturales, en caso de omitirse se entenderán como días hábiles a favor de Correos de Costa Rica S.A.) Garantía del objeto ofrecido. Plazo de entrega (Se debe indicar en la invitación por parte del oferente el plazo de entrega del bien o servicio a contratar en días hábiles o naturales, no se admitirán ofertas que indiquen plazo usual, y en caso de omitirse se entenderán como naturales a favor de Correos de Costa Rica S.A.). Advertencia de la retención del impuesto sobre la renta. Lugar para enviar las ofertas. Si la oferta supera cuatro millones seiscientos mil colones debe presentarse en sobre cerrado. Posibles factores de valoración aplicables al concurso. Las ofertas que se entreguen en un sobre cerrado en el Departamento de Compras y Contrataciones éste deberá estar debidamente rotulado con la indicación a cual contratación se refiere. Monto: los proveedores de aquellas órdenes de compra a partir de los dos millones de colones deben rendir una garantía de cumplimiento de un 5% sobre el monto total. Si la unidad solicitante considera que el porcentaje debe ser mayor lo deberá indicar y justificar en el pedimento específico. La rendición de la garantía de cumplimiento solo podrá ser exonerada con la aprobación del gerente de área respectivo. Plazo de garantías. Indicar en la invitación de la oferta que cualquier trámite relacionado con dicha contratación, se debe realizar ante el Departamento de Compras y Contrataciones en el Centro Postal Zapote.



Todas las ofertas deberán estar firmadas con la indicación del nombre y cargo de quien firma. Aquellas ofertas superiores a los cuatro millones seiscientos mil colones deberán estar suscritas por el representante legal y en caso de que la personería jurídica no esté en el Registro de Proveedores de Correos de Costa Rica, S.A. se deberá aportar la respectiva certificación.



En caso de ofertar alternativas, deberá aclararse cuál es la oferta principal y cuál la alternativa. Las alternativas solamente serán consideradas si la oferta principal resulta la más idónea para Correos de Costa Rica S.A.

El Cotizador solicita mediante fax, las ofertas respectivas a los oferentes, según la boleta de Asignación de Proveedores, asegurándose recibir la confirmación electrónica, misma que debe incluirse en el expediente de la contratación. En caso de que no sea posible cursar la invitación a un proveedor, el Cotizador deberá informarlo inmediatamente al Jefe de Compras para la verificación de datos o reasignación de proveedores. El Cotizador recibe las ofertas vía fax u originales de parte del oferente si las mismas son por un monto menor a cuatro millones seiscientos mil colones. Si las ofertas las recibe en sobre cerrado la Recepcionista de la Dirección de Administración, debe indicar en el sobre su nombre, fecha y hora de la recepción. Todas las ofertas recibidas en sobre deben ser depositadas en el buzón respectivo e informar al Asistente del Departamento de Compras mediante correo electrónico. En caso de recibirse vía fax una oferta por un monto superior a cuatro millones seiscientos mil colones se deberá depositar de manera inmediata en el buzón respectivo. El procedimiento para el acto de apertura de las ofertas en sobre cerrado se realizará de conformidad con lo indicado para las Contrataciones Generales, con excepción de los participantes por parte de Correos quienes serán el Asistente del Jefe de Compras u Oficial de Contrataciones Especiales y un Cotizador. Copia de esta acta se debe adjuntar al expediente. El Cotizador revisa que las ofertas se ajusten a lo indicado en la invitación (requerimiento) y si considera que les falta algún elemento de los solicitados en la invitación deberá solicitarlo al oferente de manera escrita con el visto bueno de la jefatura. Siempre y cuando no sean elementos que alteren el contenido esencial de la oferta. La oferta no podrá ser subsanada si no viene firmada por el oferente o cualquier otro factor que indique una modificación al precio, plazo de entrega, vigencia de la oferta, así como los factores de valoración, entre otros. Al oferente se le debe indicar el plazo en que debe atender la solicitud anterior, el cual es de dos días hábiles como norma. En caso de considerarse que es insuficiente se podrá ampliar el plazo con el visto bueno del Jefe de Compras. En caso que se presenten ofertas con alternativas se consignarán de manera separada en el cuadro comparativo. Si se recibe una única oferta para el proceso de contratación el Cotizador solicita a la unidad solicitante que valore la oferta y justifique la conveniencia y recomendación sobre la oferta recibida. Si la unidad solicitante recomienda la adjudicación a este oferente se continúa con el proceso, en caso contrario se

remite al director de área, gerente de área o gerencia general, según el monto respectivo, para solicitar la anulación del proceso e iniciar uno nuevo. Si se continúa con el proceso el Cotizador confecciona un cuadro comparativo de las ofertas o el cuadro de factores de valoración, cuando corresponda, con los datos de las ofertas sujetas a adjudicación (cumplen con los requisitos de admisibilidad) en el cual

anota su nombre y firma como responsable de su elaboración y lo traslada al Asistente del Jefe de Compras para su revisión. Si el monto de la contratación es inferior a cuatro millones seiscientos mil colones se elaborará el cuadro comparativo de las ofertas, o cuadro de factores de valoración si la contratación es superior a los cuatro millones seiscientos mil colones. El Asistente del Jefe de Compras recibe y revisa que el cuadro comparativo o de factores de valoración estén correctos y que todo el proceso de contratación esté apegado a la normativa y disposiciones de la empresa. Si el cuadro y el proceso se encuentran correctos, el Asistente del Jefe de Compras estampa su nombre y firma como visto bueno y devuelve al Cotizador todo el expediente de la contratación, caso contrario, lo devuelve al Cotizador para su corrección, sin firmarlo, y vuelve a iniciar el proceso indicado en el párrafo anterior. Las ofertas recibidas para aquellas contrataciones cuyo requerimiento haya sido definido por la Comisión de Análisis, deberán ser valoradas por esta misma Comisión y a su vez emitir la recomendación de adjudicación. El Cotizador traslada a la unidad solicitante el expediente de la contratación, indicando que cuenta con dos días hábiles como máximo para contestar su escogencia o declinación, con el visto bueno del Jefe de Compras. En casos muy calificados el Jefe de Compras podrá ampliar el plazo para análisis de ofertas por parte de las unidades solicitantes o técnicas. La unidad solicitante recibe de parte del Departamento de Compras el expediente de la contratación y revisa que las ofertas recibidas cumplan con el objeto solicitado. En caso de que alguna oferta no cumpla con el objeto solicitado, la unidad solicitante debe justificar la razón por la cual no cumple. La unidad solicitante emite mediante oficio la recomendación de adjudicación. Si la recomendación es para adjudicar a una oferta diferente a la de menor precio, la unidad solicitante justificará su elección siempre y cuando el monto no supere los cuatro millones seiscientos mil colones, caso contrario, si las ofertas son mayores a ese monto, su elección es por factores de valoración, salvo que la unidad solicitante indique que la misma no cumple con lo solicitado, y por lo tanto queda excluida del concurso.

Una vez que se cuenta con la recomendación de adjudicación, la unidad solicitante, devuelve mediante oficio con visto bueno del director de área, al Departamento de Compras, el expediente de la contratación junto con la recomendación de adjudicación. En el caso de las unidades de la Gerencia de Operaciones, el Director de Operaciones será quien apruebe la adjudicación. Si la recomendación de adjudicación la emite la Comisión de Análisis con base en el acuerdo respectivo se procede a la elaboración de la orden de compra

El expediente es recibido por la recepcionista de la Dirección de Administración quien lo traslada al Tramitador de Pedimentos. El Tramitador de Pedimentos procede con la asignación del código de cada bien o servicio a contratar y elabora la orden de compra. En el caso de que un bien o servicio no esté codificado se le solicita a la jefatura del Departamento de Compras que abra el código en el sistema NAF. El Tramitador de pedimentos procede a la confección compra, con la siguiente información (Anexo Nº 7)         

  

de la fórmula de la orden de

Nombre o Razón Social Cédula jurídica o de Identidad Lugar de entrega de mercadería Apartado postal, teléfono y fax Domicilio del Proveedor Dirección electrónica Fecha de emisión Fecha para la entrega Por cada ítem: Descripción Código Cantidad Unidad de medida Precio unitario Precio total Valor en letras Valor total Cualquier otra información necesaria

El Tramitador de Pedimentos debe estampar el sello de “Garantía” en la fórmula de la orden de compra y todas sus copias, si el proveedor debe rendir una garantía de cumplimiento previo al retiro de ésta. El Tramitador de pedimentos traslada al Jefe de Compras la fórmula de la orden de compra junto con el expediente de la contratación para su revisión y verificación de todo el proceso de contratación.

El Jefe de Compras recibe y verifica que la fórmula de orden de compra y todo el proceso de contratación se haya realizado de manera correcta en apego al Reglamento de Contrataciones, al pedimento, codificación presupuestaria, etc. Si la fórmula de la orden de compra no está correcta el Jefe de Compras la devuelve al Tramitador de Pedimentos para que la anule y la vuelva a confeccionar. Si la orden de compra se encuentra correcta el Jefe de Compras la firma y la entrega al Tramitador de Pedimentos para su traslado al Departamento de Presupuesto garantizando el recibido correspondiente.

Si en la revisión de la fórmula de la orden de compra el Jefe de Compras determina que hubo un error en el proceso, debe valorar si es posible subsanarlo o si se procede con su anulación previa autorización del Director de Área, Gerente de Área o Gerencia General y se inicia otro proceso. Las fórmulas de órdenes de compra que son anuladas deben estar con el sello de anulada el Original y todas sus copias, por parte del Tramitador de Pedimentos y se colocan en el archivo determinado para tal fin. El expediente de cada contratación especial debe estar debidamente foliado según el orden cronológico de los documentos. Esta responsabilidad le compete al Cotizador hasta el momento de confección de cuadros comparativos o cuadros de factores de valoración. De manera posterior le corresponde al Tramitador de Pedimentos continuar con la numeración consecutiva. El Jefe de Presupuesto recibe bajo firma las órdenes de compra con sus respectivos expedientes y tramita el debido contenido presupuestario de conformidad con los procedimientos definidos para tal fin en el área financiera. En caso de que una fórmula de orden de compra se encuentre incorrecta o no exista contenido presupuestario deberá ser devuelta al Departamento de Compras con las indicaciones correspondientes, mediante documento realizado por el Oficial Presupuestario con el visto bueno del Jefe de Presupuesto. El Jefe de Presupuesto separa las fórmulas de órdenes de compra que superen los cuatro millones seiscientos mil colones y las traslada al Departamento Legal para el refrendo respectivo. El Jefe de Presupuesto o quien él designe entrega las fórmulas de órdenes de compra menores a cuatro millones seiscientos mil colones en la Dirección Administrativa, junto con los expedientes que respaldan la contratación, solicitando la firma y sello de quien recibe. El Director Administrativo recibe y revisa las fórmulas de las órdenes de compra junto con los expedientes respectivos. En caso de aprobar la contratación estampa la firma en el espacio correspondiente en el original de la orden de compra y la traslada a su secretaria para el sellado respectivo y posterior traslado al Departamento de Compras.

Si el Director Administrativo considera que hubo alguna inconsistencia en el proceso de la contratación o considera necesario anular un proceso de contratación especial, deberá mediante un oficio dirigido al Departamento de Compras con copia a la unidad solicitante, indicar las razones y justificación de esta decisión. El Departamento Legal una vez que recibe las órdenes de compra con contenido presupuestario, procede a otorgarles el refrendo interno respectivo según el procedimiento establecido en este Manual, y remitirlas según unidad solicitante y monto de la contratación al: 

Director Administrativo hasta veinte millones de colones.

 

Gerente de Área hasta cincuenta millones de colones. Gerente General o Subgerente General hasta cien millones de colones.

En caso de que el Departamento Legal no otorgue el refrendo interno, remitirá las órdenes de compra al Departamento de Compras y Contrataciones con las indicaciones respectivas. El Director Administrativo, Gerente de Área, Gerente General o Subgerente General recibe y revisa las fórmulas de las órdenes de compra junto con los expedientes respectivos. En caso de aprobar la contratación estampa la firma en el espacio correspondiente en el original de la orden de compra y la traslada a su secretaria para el sellado respectivo y posterior traslado al Departamento de Compras. Si el Director Administrativo, Gerente de Área, Gerente General o Subgerente General considera que hubo alguna inconsistencia en el proceso de la contratación o considera necesario anular un proceso de contratación especial, deberá mediante un oficio dirigido al Departamento de Compras con copia a la unidad solicitante, indicar las razones y justificación de esta decisión. La secretaria de la Dirección de Administración recibe las órdenes de compra y las traslada bajo firma al Jefe de Compras. El Jefe de Compras recibe todas las órdenes de compra y procede de la siguiente manera: 

Las órdenes de compra que no fueron aprobadas por falta de documentos o justificación, entre otros, coordina con el Asistente del Departamento de Compras para adjuntar lo faltante y se envían nuevamente las fórmulas de órdenes de compra junto con los expedientes al Director de Área, Gerente de Área o Gerencia General según corresponda.



Las órdenes de compra anuladas y adjudicadas las traslada al Oficial de Contrataciones Especiales para sus respectivos comunicados a los oferentes.

El Oficial de Contrataciones Especiales comunica de manera escrita a los oferentes el resultado de la contratación. Los comunicados se deben transmitir por fax o cualquier otro medio idóneo, y adjuntarles las colillas a los documentos de las órdenes de compra, previamente confirmados, o por el sistema de “faxination”. Se deberá dejar constancia de los comunicados, en el expediente de cada contratación. Si el monto de la contratación es superior a dos millones de colones, se le solicita mediante nota al adjudicado rendir la garantía de cumplimiento indicada en la invitación al concurso, previo a la entrega de la orden de compra. El Oficial de Contrataciones Especiales custodia, según numeración interna consecutiva de los pedimentos específicos, los expedientes respectivos durante el plazo definido para apelaciones a la adjudicación el cual es de dos días hábiles. Una vez transcurrido el plazo para apelaciones a la adjudicación o bien porque una orden de compra solo tiene una oferta, el Oficial de Contrataciones Especiales entrega el

original de las órdenes de compras al Proveedor, y le solicita su nombre, firma, número de cédula y fecha en la copia de Compras. La orden de compra original deberá ser entregada a aquella persona que presente una autorización por parte del proveedor (empresa) o bien la indicación respectiva en el comunicado de adjudicación, de manera previa el Oficial de Contrataciones Especiales debe verificar el depósito de la garantía de cumplimiento en los casos que así se requiera. Para aquellos casos en que se dificulte la entrega de manera personalizada de una orden de compra, previa valoración del Jefe de Compras, se podrá remitir al oferente adjudicado vía fax, por parte del Oficial de Contrataciones Especiales, quien deberá solicitar el recibido conforme de manera inmediata por esa misma vía. El Oficial de Contrataciones Especiales archiva las copias de la orden de compra en orden numérico, y mantiene la custodia de los expedientes hasta el trámite de pago. El Oficial de Contrataciones Especiales entrega bajo firma la copia respectiva de la orden de compra a la Dirección de Finanzas. Si la compra corresponde a un bien tangible se trasladan dos copias al Almacén. Si la contratación es para un servicio o reparación ésta copia la custodia el Oficial de Contrataciones Especiales. El primer día hábil de cada mes el Oficial de Contrataciones Especiales remite a la jefatura del Departamento de Presupuesto con copia al Almacén, Dirección de Finanzas y Dirección de Administración, un Informe de las órdenes de compra anuladas, con la indicación de la causa y el oficio que autorizó la anulación. Este informe debe contar con el VB del Jefe de Compras. El Oficial de Contrataciones Especiales deberá pedir a la unidad solicitante o técnica el visto bueno para remitir la orden de inicio de la contratación al Proveedor, en aquellos casos en que se hace necesario que por parte de Correos

de Costa Rica, S.A. se apruebe de manera previa al inicio de la contratación, diseños, artes, colores, y cualquier otro aspecto imprescindible para que el Proveedor inicie la producción del bien o la prestación del servicio, conforme lo requerido por la empresa. En los casos de obra civil el Departamento de Ingeniería comunicará al contratista la orden de inicio mediante oficio, con copia al Departamento de Compras y Contrataciones para que conste en el expediente respectivo, la fecha a partir de la cual inicia el plazo de entrega. 3.3

Contrataciones sin sujeción a concurso

Las contrataciones que no están sujetas a concurso son: Contrataciones calificadas:    

Con entes de derecho público Con sujetos de derecho público internacional Construcción, instalación o provisión de oficinas o servicios en el exterior Alianzas estratégicas



Con Administraciones Postales

Contrataciones por excepción:    

Proveedor único Proveedor exclusivo Extrema urgencia Caso fortuito o fuerza mayor

Contrataciones directas:      

Publicidad Capacitación a trabajadores y funcionarios Alimentación Reparación de bienes muebles Canje y venta directa de materiales, repuestos y suministros Transporte de correspondencia

Se incluye para la aplicación del procedimiento de contratación directa el reemplazo de bienes muebles inscribibles producto del robo de éstos, para lo cual será necesario cumplir con los siguientes requisitos, debidamente acreditados en el expediente: Denuncia del robo ante las autoridades judiciales correspondientes y Justificación escrita por parte de la unidad solicitante de la necesidad de realizar el reemplazo.

La determinación de la aplicación de la contratación calificada y por excepción son competencia de la Gerencia General cuando el monto sea inferior a cien millones de colones y a la Junta Directiva cuando el monto sea superior a cien millones de colones. Y en todos los casos debe adjuntarse una justificación técnica debidamente razonada y documentada por parte de la unidad solicitante bajo su responsabilidad, con la indicación expresa del supuesto invocado. La autorización y adjudicación del procedimiento de Contratación Directa será por el monto máximo de veinte millones de colones y corresponde al Director de Área hasta cuatro millones seiscientos mil colones, el Gerente de Área hasta diez millones y a la Gerencia General hasta veinte millones de colones. Para las contrataciones directas debe adjuntarse una justificación técnica debidamente razonada y documentada por parte de la unidad solicitante bajo su responsabilidad. Para el trámite de las contrataciones sin sujeción a concurso se aplica todo el procedimiento No. 01 Elaboración y Recepción de Pedimentos Específicos, anexando al pedimento específico una justificación de las razones y los elementos que argumenten utilizar este procedimiento y no el procedimiento de contratación especial o general, según corresponda. En todo caso, el precio de la contratación debe ser razonable y guardar relación con el de prestaciones similares.

Una vez que el Jefe de Compras recibe la documentación correspondiente a las contrataciones calificadas, por excepción y directas, debe verificar si la unidad solicitante indicó de manera expresa el proveedor al cual se le debe solicitar la oferta, en cuyo caso completa la boleta de Asignación de Proveedores (Anexo Nº 8 ), con el nombre, teléfono y fax del Proveedor respectivo, y el Cotizador al que le corresponde invitar. En caso de que la unidad solicitante aporte la cotización del Proveedor respectivo, el Jefe de Compras debe verificar que se encuentre completa y correcta, en caso contrario le indicará al Cotizador asignado que solicite la información faltante o que se corrija la cotización. Si por el contrario la unidad solicitante no indica el proveedor al cual se le debe solicitar la oferta, el Jefe de Compras lo asignará tomando la información del Registro de Proveedores u otros medios, y completa la boleta de Asignación de Proveedores (Anexo Nº 9), con el nombre, teléfono y fax del proveedor respectivo, y el Cotizador al que le corresponde invitar. El Jefe de Compras traslada al Tramitador de Pedimentos, los pedimentos específicos con la boleta de proveedores para que registre la información pertinente en el Control de Pedimentos. El Tramitador de Pedimentos registra los datos del Cotizador asignado para cada pedimento y la fecha en que se le traslada la documentación.

El Cotizador recibe el expediente y en caso de requerir información adicional debe solicitarlo a la unidad solicitante, por escrito o vía correo electrónico, indicando el plazo para responder. Todos los comunicados deben realizarse previa coordinación con la jefatura y con el visto bueno respectivo. El Cotizador elabora la solicitud de oferta para la contratación dirigida al proveedor indicado en la boleta de Asignación de Proveedores (Anexo Nº 10). La solicitud de oferta debe contener como mínimo la siguiente información:     

  

Descripción del objeto a contratar. Plazo de recepción de la oferta, de uno a ocho días hábiles. Vigencia de la oferta (Se debe indicar en la invitación por parte del oferente el plazo de vigencia de la oferta en días hábiles o naturales, en caso de omitirse se entenderán como días hábiles a favor de Correos de Costa Rica S.A.) Garantía del objeto ofrecido. Plazo de entrega (Se debe indicar en la invitación por parte del oferente el plazo de entrega del bien o servicio a contratar en días hábiles o naturales, no se admitirán ofertas que indiquen plazo usual, y en caso de omitirse se entenderán como naturales a favor de Correos de Costa Rica S.A.). Advertencia de la retención del impuesto sobre la renta. Lugar para enviar las ofertas. Monto: los proveedores de aquellas órdenes de compra a partir de los dos millones de colones deben rendir una garantía de cumplimiento de un 5% sobre el monto total. Si la unidad solicitante considera que el porcentaje debe ser mayor lo

  



deberá indicar y justificar en el pedimento específico. La rendición de la garantía de cumplimiento solo podrá ser exonerada con la aprobación del gerente de área respectivo. Plazo de garantías. Indicar en la invitación de la oferta que cualquier trámite relacionado con dicha contratación, se debe realizar ante el Departamento de Compras y Contrataciones en el Centro Postal Zapote. Todas las ofertas deberán estar firmadas con la indicación del nombre y cargo de quien firma. Aquellas ofertas superiores a los cuatro millones seiscientos mil colones deberán estar suscritas por el representante legal y en caso de que la personería jurídica no esté en el Registro de Proveedores de Correos de Costa Rica, S.A. se deberá aportar la respectiva certificación. En caso de ofertar alternativas, deberá aclararse cuál es la oferta principal y cuál la alternativa. Las alternativas solamente serán consideradas si la oferta principal resulta la más idónea para Correos de Costa Rica S.A.

El Cotizador solicita mediante fax, la oferta al proveedor respectivo, según la boleta de Asignación de Proveedores, asegurándose recibir la confirmación electrónica, misma que debe incluirse en el expediente de la contratación. En caso de que no sea posible cursar la solicitud, el Cotizador deberá informarlo inmediatamente al Jefe de Compras para la verificación de datos. El Cotizador recibe la oferta vía fax y; original de parte del oferente si la misma es por un monto mayor a cuatro millones seiscientos mil colones. Al tratarse de contrataciones no sujetas a concurso las ofertas de contrataciones calificadas, por excepción y directas, no están sujetas a recibirse en sobre cerrado y a la realización de un acto de apertura. El Cotizador revisa que la oferta se ajuste a lo indicado en la solicitud y si considera que le falta algún elemento deberá solicitarlo al oferente de manera inmediata y escrita con el visto bueno de la jefatura. Al oferente se le debe indicar el plazo en que debe atender la solicitud anterior, el cual es de dos días hábiles como norma. En caso de considerarse que es insuficiente o excesivo, se podrá ampliar o disminuir respectivamente, con el visto bueno del Jefe de Compras, según el objeto a contratar y la urgencia del mismo. El Cotizador traslada a la unidad solicitante el expediente de la contratación, indicando que cuenta con dos días hábiles como máximo para contestar si la oferta cumple con lo solicitado o no, con el visto bueno del Jefe de Compras. En casos muy calificados el Jefe de Compras podrá ampliar o disminuir el plazo para análisis de ofertas por parte de las unidades solicitantes o técnicas, según el objeto a contratar y la urgencia del mismo.

La unidad solicitante recibe de parte del Departamento de Compras el expediente de la contratación y revisa los términos de la oferta recibida. En caso de que el jefe de la unidad solicitante considere que la oferta conviene a los intereses de Correos, deberá emitir mediante oficio dirigido al Departamento de Compras la recomendación de adjudicación. Caso contrario, deberá indicar las razones por las cuales no se recomienda la adjudicación y sí se debe nuevamente solicitar una oferta a ese mismo proveedor u otro, o bien; que el proceso se anule. La unidad solicitante traslada al Departamento de Compras y Contrataciones el oficio del párrafo anterior junto con el expediente de la contratación. El expediente es recibido por la recepcionista de la Dirección de Administración quien lo traslada al Tramitador de Pedimentos.

Para la elaboración y tramitación de la orden de compra o contrato mediante el cual se formalice la contratación directa, se aplicarán los procedimientos ya establecidos para las contrataciones especiales y generales, considerando los límites de los montos autorizados a los Directores de Área, Gerentes de Área y Gerencia General. El Oficial de Contrataciones Especiales deberá pedir a la unidad solicitante o técnica el visto bueno para remitir la orden de inicio de la contratación al proveedor, en aquellos casos en que se hace necesario que por parte de Correos de Costa Rica, S.A. se apruebe de manera previa al inicio de la contratación, diseños, artes, colores, y cualquier otro aspecto imprescindible para que el proveedor inicie la producción del bien o la prestación del servicio, conforme lo requerido por la empresa. En los casos de obra civil el Departamento de Ingeniería comunicará al contratista la orden de inicio mediante oficio, con copia al Departamento de Compras y Contrataciones para que conste en el expediente respectivo, la fecha a partir de la cual inicia el plazo de entrega.

3.4

Otras actividades no sujetas a concurso

Aplica el procedimiento de contratación directa en los siguientes casos:   

3.5

Los contratos que tengan por objeto prestaciones de bienes y servicios de carácter artístico o literario. Cuando la prestación objeto del contrato se relacione con materias que requieran seguridades calificadas, por lo que no convenga interesar sino a determinadas personas. Contratos con personas físicas, organizaciones no gubernamentales o entidades privadas que evidencien su afán de ayuda desinteresada a Correos y su ausencia de ánimo de lucrar en la respectiva operación.

Contratación de servicios técnicos o profesionales, y arrendamientos.

Para la contratación de servicios técnicos o profesionales y para el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, se seguirán los procedimientos establecidos para la contratación especial o general según corresponda de acuerdo al monto estimado. Además, deberán considerarse los siguientes aspectos indicados en el Reglamento de Contrataciones: 

Para la selección del contratista de servicios técnicos o profesionales el precio no constituye el factor primordial, debiéndose valorar además las condiciones personales, profesionales o empresariales de los oferentes,

entre otros, por parte de la unidad solicitante y/o técnica. En todos los casos el contratista debe contar con la póliza de riesgos del trabajo.

 

La remuneración de servicios técnicos o profesionales será de conformidad con las respectivas tarifas u honorarios, cuando los servicios a contratar se encuentren regulados por aranceles obligatorios. En el caso de arrendamiento de bienes inmuebles siempre se requiere de manera previa, de un avalúo por parte del Departamento de Ingeniería de Correos o un tercero contratado por el mismo.

Si el monto de la contratación supera los cuatro millones de colones el pedimento específico deberá estar acompañado de un acuerdo de Junta Directiva. 3.6 Venta de bienes muebles e inmuebles Aquellas unidades de la empresa que consideren que tienen bienes muebles susceptibles a venta, deberán enviar un oficio a la Dirección de Administración en el que planteen la solicitud y justificación de venta. En caso de los bienes inmuebles la solicitud y justificación de venta puede ser originada en alguna de las Gerencias o Gerencia General de la empresa. El Director de Administración analiza la solicitud de venta y valora si se cuenta con toda la información necesaria para iniciar el procedimiento respectivo. Si requiere mayor información la solicita de manera formal a la unidad correspondiente. Una vez que cuente con toda la información correspondiente, el Director de Administración procede a clasificar los bienes a vender en activos fijos y otros bienes. Para la venta de activos fijos se debe contar con el avalúo correspondiente y el procedimiento a seguir es el de una contratación general. Para el caso de los bienes inmuebles, sí el proceso de venta resulta infructuoso el Jefe de Compras comunicará su resultado al Director de Administración. Para la venta de otros bienes diferentes a los activos fijos, el procedimiento a seguir será el de contratación especial.

3.7

Corredurías de bienes raíces

Cuando el proceso de venta de un bien inmueble resulte infructuoso (que no se recibió ninguna oferta o que las ofertas recibidas no se ajustan al requerimiento) el Director de Administración podrá solicitar la contratación de una correduría de bienes raíces. El procedimiento a utilizar será el de una contratación general o especial según el monto del avalúo del bien a vender. En todo caso, quien resulte adjudicado deberá ajustarse a lo establecido para la contratación de servicios técnicos o profesionales.

3.8

Arrendamiento

La empresa puede dar o tomar en arrendamiento bienes muebles e inmuebles, cuyo procedimiento será el de contratación general o especial, según el monto total estimado del arrendamiento por el plazo previsto.

En el caso de bienes inmuebles siempre se deberá contar de previo con el avalúo respectivo. En caso de que el arrendamiento del bien inmueble se configure como de extrema urgencia, será necesario que la unidad solicitante realice una justificación de la necesidad existente, la cual deberá contar con el visto bueno del gerente de área. Si el proceso de arrendamiento resulta infructuoso (que no se recibió ninguna oferta o que las ofertas recibidas no se ajustan al requerimiento), se podrá contratar los servicios de corredurías de bienes raíces, por contratación especial o general según el monto total del arrendamiento por el plazo previsto. 3.9

Remate

Aquellas unidades de la empresa que consideren que tiene bienes muebles susceptibles a remate, deberán enviar un oficio a la Dirección de Administración en el que planteen la solicitud de remate. En caso de los bienes inmuebles la propuesta de remate puede ser originada en alguna de las Gerencias o Gerencia General de la Empresa. El Director de Administración analiza la solicitud de remate y valora si se cuenta con toda la información necesaria para iniciar el procedimiento respectivo. Si requiere mayor información la solicita de manera formal a la unidad solicitante. Una vez que cuente con toda la información correspondiente, el Director de Administración procede a remitir a la Gerencia General un oficio, para que lo eleve a la Junta Directiva solicitando la aprobación para iniciar con el procedimiento de remate y proceder a tramitar el avalúo correspondiente. La Junta Directiva analiza la solicitud de remate de la Dirección de Administración y la conveniencia para la empresa de aplicar este procedimiento para los activos solicitados. En caso de que la decisión de la Junta Directiva sea rechazar la solicitud de remate, deberá adoptar un acuerdo con las razones que respaldan la negativa de la decisión. En caso de que la Junta Directiva apruebe iniciar el proceso de remate, deberá adoptar un acuerdo en los términos correspondientes.

El Secretario de Actas de Junta Directiva traslada a la Gerencia General el acuerdo en firme, para que a su vez la Gerencia General remita al Director de Administración con copia a la Gerencia de Administración y Finanzas para el seguimiento correspondiente. El Director de Administración recibirá el acuerdo de Junta Directiva. Si el acuerdo es en términos negativos, deberá comunicar a la unidad solicitante la resolución de la Junta Directiva, y archivar la documentación originada con este trámite.

Si la Junta Directiva autorizó iniciar con el trámite de remate, el Director de Administración debe gestionar los avalúos necesarios, para lo cual puede proceder de alguna de las siguientes maneras:   

Si en la empresa se cuenta con personal especializado que pueda realizar el avalúo requerido, el Director de Administración lo solicitará de manera formal. Solicitar el avalúo a la Dirección General de Tributación. Realizar un pedimento específico para la contratación de un perito valuador, el cual seguirá los procedimientos correspondientes a las contrataciones.

Una vez que se reciba el avalúo o avalúos respectivos, el Director de Administración gira la instrucción al Departamento de Compras y Contrataciones para proceder con el remate de los bienes. Al oficio deberá adjuntar todos los documentos que se consideren necesarios para la elaboración del Requerimiento de Remate, tales como: los avalúos, la descripción completa de los bienes, ubicación, cantidad, estado, etc. En el caso de bienes inscribibles en el Registro Público de la Propiedad (vehículos, propiedades, etc.), el Director de Administración debe asesorarse con el Departamento Legal, respecto a los requisitos que se deben cumplir previo al remate de los mismos: libres de gravámenes y anotaciones, derechos de circulación, exoneración de impuestos, infracciones de tránsito, etc. Hasta que se completen todos los requisitos se enviará la instrucción al Departamento de Compras y Contrataciones. El Jefe de Compras recibe la solicitud de remate por parte de la Dirección de Administración y la traslada al Oficial de Contrataciones Generales para que inicie la elaboración del Requerimiento de Remate. El Oficial de Contrataciones Generales elabora el borrador del Requerimiento de Remate, el cual deberá contener como mínimo la siguiente información:  

Un encabezado que contenga la leyenda Correos de Costa Rica S.A, indicación del tipo y número del remate. Lugar, fecha y hora prevista para realizar el remate.

     

Lugar y fecha en los que se pueden examinar los bienes a rematar. Breve descripción del objeto a rematar con el monto del precio base. El porcentaje o monto de las garantías que se deben rendir. Forma de pago del monto adjudicado. Lugar de entrega de los bienes que se adjudiquen. Cualquier otro, a juicio de Correos.

El Oficial de Contrataciones Generales traslada al Jefe de Compras el Requerimiento para su revisión, realiza las modificaciones que indique la jefatura y posteriormente lo remite vía formal al Director de Administración, en calidad de unidad solicitante. El Oficial de Contrataciones Generales debe indicar en el comunicado de remisión del borrador del Requerimiento, el plazo máximo de cinco días hábiles en que debe recibirse las observaciones al documento. Estas observaciones deben ser remitidas por parte del Director de Administración de manera formal mediante oficio dirigido al Jefe de Compras, quien a su vez las trasladará al Oficial de Contrataciones Generales para su incorporación en el Requerimiento. Si las observaciones no se reciben en el plazo indicado se deberá remitir un correo electrónico al superior inmediato de la unidad correspondiente informando sobre el incumplimiento del plazo quedando suspendido el trámite de contratación. En caso de que exista discrepancia de criterio en los términos del Requerimiento, el Jefe de Compras deberá convocar a las unidades involucradas para tratar el tema, de la cual debe surgir una posición conjunta, definitiva y documentada. Una vez que se incorporen al requerimiento, las observaciones acordadas, se debe remitir el documento completo al Departamento Legal, para su revisión jurídica. Las indicaciones del Departamento Legal son de carácter vinculante y deben ser incorporadas al requerimiento. El Oficial de Contrataciones Generales elabora la nota para remitir a la Gerencia General la propuesta del Requerimiento depurado, con las informaciones generales del objeto a rematar, unidades que lo avalaron y cualquier otro dato relevante, la cual deberá estar suscrita por el Jefe de Compras. De la nota de traslado y de la propuesta del Requerimiento se deberá remitir copia al Director de Administración y Gerente de Administración y Finanzas. El Gerente General o Subgerente General recibe, revisa y analiza el Requerimiento propuesto por el Departamento de Compras y Contrataciones. En caso de aprobar los términos del mismo, lo traslada a la Junta Directiva para su análisis informando al Departamento de Compras que debe trasladar las copias necesarias de ese documento. En caso de no aprobar los términos del Requerimiento, la Gerencia General o Subgerencia General deberá devolverlo al Departamento de Compras con las observaciones formales pertinentes.

Los miembros de la Junta Directiva analizan, y, aprueban o rechazan el requerimiento señalando las observaciones que se consideren oportunas. El Secretario de Actas de Junta Directiva traslada a la Gerencia General el acuerdo en firme, para que a su vez la Gerencia General lo remita al Jefe de Compras con copia a la Gerencia de Administración y Finanzas para el seguimiento correspondiente. El Oficial de Contrataciones Generales recibe del Jefe de Compras, el acuerdo tomado por la Junta Directiva con la aprobación del requerimiento y realiza las modificaciones indicadas en el mismo, en caso que existieran. Si el requerimiento fue rechazado de pleno por parte de la Junta Directiva se hará el comunicado respectivo a la Dirección de Administración y se archiva en el expediente creado para este remate. El Oficial de Contrataciones Generales remite al Secretario de Actas de la Junta Directiva un original del Requerimiento aprobado, con la firma del Jefe de Compras, para que sea verificado según los términos acordados por los miembros de la Junta Directiva y de estar correcto sella y firma en original cada una de las páginas del Requerimiento para su posterior devolución al Departamento de Compras. En caso de no estar correcto el Requerimiento omite el sellado del mismo y lo devuelve al Departamento de Compras con las observaciones respectivas, en donde el Oficial de Contrataciones Generales deberá ajustar el Requerimiento y remitirlo de nuevo para el sellado y firmado correspondiente. El Jefe de Compras establece e informa al Oficial de Contrataciones Generales el monto por el cual se venderá el pliego del Requerimiento, tomando en consideración la cantidad de páginas, fotografías y cualquier otro elemento que se considere indispensable por parte de Correos. El Oficial de Contrataciones Generales una vez recibido el Requerimiento sellado, deberá valorar en conjunto con la jefatura los detalles de la publicación de la invitación a los oferentes, la cual debe darse en al menos un diario de circulación nacional. Debe considerarse que entre la invitación y la fecha del remate debe mediar un plazo no inferior a cinco días hábiles. Una vez determinado el medio y el costo de la publicación de la invitación, se valorará si procede como un gasto menor y si se ajusta al Reglamento de Caja Chica, se tramitará de conformidad con éste. Caso contrario, se elaborará un Pedimento Específico y se tramitará de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Reglamento de Contratación. El anuncio con la invitación a participar en el remate, debe contener la siguiente información:    

Nombre de la empresa Departamento de Compras y Contrataciones Número de remate Nombre del remate

  

Día, hora y lugar en que se realizará el remate Lugar y horario para retirar el requerimiento Valor del requerimiento

 

Número de teléfono para información Nombre del Jefe de Compras

De manera previa a la fecha de la venta del Requerimiento, el Oficial de Contrataciones Generales debe remitir al Departamento de Tesorería (jefe y cajeros) un correo electrónico indicando cual Requerimiento estará en venta, su precio y el período de venta el cual finaliza el día y la hora del acto de remate. El Oficial de Contrataciones Generales prepara como mínimo cinco juegos completos del requerimiento y sus anexos. Antes de vender el último juego el Jefe de Compras deberá disponer cuantas copias adicionales deben reproducirse, considerando el plazo restante para la venta, el comportamiento de los interesados, entre otros. El Oficial de Contrataciones Generales prepara una tabla de control para la venta del requerimiento, con los siguientes datos:          

Número de remate Nombre de remate Valor del requerimiento Fecha y hora del remate Número del requerimiento entregado Fecha de la entrega del requerimiento Nombre de la persona física o jurídica que retira Número del recibo por dinero emitido por Tesorería Número de teléfono, fax y correo electrónico en caso de indicarlo. Nombre de la persona que lo retira

Los interesados en adquirir el requerimiento deberán cancelar en la Caja de Tesorería el monto respectivo en efectivo. La Cajera confeccionará un recibo por dinero en original y dos copias indicando los siguientes datos:     

Fecha Nombre de la persona física o jurídica que realiza el depósito Monto en letras y números Concepto: Compra del requerimiento, nombre y número del remate Firma y sello del cajero

El recibo original se le entrega al interesado, la copia rosada se le traslada al Encargado de Depósitos y la copia verde se mantiene en el consecutivo del Departamento de Tesorería.

La recepcionista de la Dirección de Administración solicitará a cada interesado que le muestre el recibo por dinero original para completar la tabla de control para la venta del requerimiento, y solicita de manera verbal los datos adicionales requeridos en la tabla. Una vez completada esta tabla le entrega un juego completo del requerimiento y sus anexos.

En caso de que algún interesado desee plantear una consulta sobre el remate deberá referirlo al Oficial de Contrataciones Generales y en su ausencia al Jefe de Compras. Estas consultas solo podrán ser de tipo general, y las consultas específicas deberá indicársele al interesado que las plantee por escrito dirigidas al Jefe de Compras. Al finalizar el período de venta del requerimiento, la Recepcionista traslada al Oficial de Contrataciones Generales la tabla de control y las copias sobrantes del requerimiento. El Oficial de Contrataciones Generales archivará en el expediente respectivo la tabla de control. El Acto de Remate estará dirigido por el Jefe de Compras, un representante del Departamento Legal y un pregonero. En la fecha, hora y lugar señalados para el acto de remate, el Oficial de Contrataciones Generales procede a iniciar el acta con los siguientes datos:       

Número consecutivo del Acta de apertura de procesos de Compras y Contrataciones Hora Fecha Nombre y cargo de los representantes de Correos de Costa Rica S.A. Nombre y número de cédula del pregonero. Nombre y número de cédula de los interesados en el remate. Nombre y número del remate al que se refiere el Acta.

El Jefe de Compras da la bienvenida a los presentes al remate, y seguidamente el pregonero indica las pautas a seguir y asume la dirección del remate. Las propuestas verbales que se formulen comprometen al oferente, se pregonarán conforme se vayan presentando así como las mejoras o pujas que se formulen hasta que no haya quien mejore la última oferta con lo cual se declarará adjudicatario a quien formuló esta última. En el Acta se dejará constancia del adjudicatario, ítem y monto adjudicado, así como; del segundo mejor postor y lugar para notificaciones para el caso que el adjudicatario incumpla sus obligaciones. Se procede de esta manera para cada uno de los ítems rematados. Para aquellos ítems que no se reciban ofertas se indicarán en el Acta.

En caso de que el acto de remate resulte infructuoso, en el mismo acto se podrá disminuir la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un cincuenta por ciento (50%), salvo los bienes inscribibles en el Registro Público, los cuales deberán de contar con la aprobación de previo de la Junta Directiva. Una vez que se concluya con la adjudicación de los ítems, el Oficial de Contrataciones Generales da lectura integral al Acta redactada en el remate. El Jefe de Compras consulta a los presentes si desean dejar manifiesto alguna observación o consulta en el acta, y en ésta se consigna solo lo indicado por los interesados sin dársele respuesta u opinión por parte de Correos. Cualquier consulta por parte de los oferentes deberá ser presentada de manera formal y dirigida al Jefe de Compras. De manera posterior el Jefe de Compras da por concluido el acto de remate indicando la hora en que éste se finaliza. El Oficial de Contrataciones Generales solicita a todos los presentes firmar el Acta de apertura en el mismo orden en que sus nombres fueron registrados en ésta, y procede a trasladar todos los documentos recibidos a su oficina para los trámites siguientes. En caso de que el adjudicatario no efectúe la cancelación total de lo adjudicado en el plazo indicado en el requerimiento respectivo, Correos procederá a ejecutar la garantía de cumplimiento. Una vez ejecutada dicha garantía se adjudicará el bien al segundo postor, si este manifiesta su anuencia, este deberá cancelar la totalidad del bien dentro del plazo indicado en el requerimiento. De manera previa a la entrega de los bienes rematados, el adjudicatario deberá ingresar a las arcas de Correos de Costa Rica, S.A. el monto total por el cual se le adjudicó el bien o bienes, de conformidad con los términos del Requerimiento. Si la cancelación del monto adjudicado se realizó en efectivo en la Caja de Tesorería se le confeccionará un Recibo por Dinero. Así mismo, si el adjudicatario utilizó otro medio de pago, deberá presentarse en la Caja de Tesorería con el documento fehaciente de la cancelación del monto adjudicado, con la finalidad de que se le confeccione el Recibo por Dinero. El Recibo por Dinero será confeccionado por la Cajera en original y tres copias indicando los siguientes datos:     

Fecha Nombre de la persona física o jurídica que realiza el depósito Monto en letras y números Concepto: nombre y número del remate, descripción general de bienes adjudicados o número de ítem según el Requerimiento. Firma y sello del cajero

El recibo original se le entrega al interesado y una copia al Encargado de Depósitos, otra al Oficial de Contrataciones Generales y la última se mantiene en el consecutivo del Departamento de Tesorería. Para hacer entrega de los bienes, el interesado deberá presentar el original del Recibo por Dinero, y original y copia del documento de identidad (cédula de identidad o pasaporte), en el lugar y fecha previamente acordado por el Jefe de Compras. En el acto de entrega de los bienes rematados deberá estar presente un trabajador del Almacén de Suministros, quien será el responsable de desprender las placas de control de activos, cuya numeración deberá constar en el Acta de Entrega. Las placas físicas deberán ser custodiadas en el Almacén de Suministros por un plazo mínimo de seis meses, para ser debidamente destruidas por el personal del Almacén en presencia de un Inspector dejando constancia formal de este proceso. En el momento de la entrega de los bienes, el Jefe de Compras o un trabajador designado por él elaborará un Acta de Entrega (Anexo Nº 11 ) en original y copia con los siguientes datos:     

Hora y día de entrega Nombre y Número de remate Nombre y número de cédula del adjudicatario Descripción del bien a entregar, cantidad y número de placa de control de activos Firma de los presentes

El trabajador de Correos deberá solicitar al adjudicado su documento de identidad y cotejar la información del adjudicado y del bien o bienes adjudicados según el Acta de Remate, así como, el monto adjudicado con el monto del Recibo por Dinero. Si toda la información coincide procede a solicitar la firma del adjudicado en el original y copia del Acta de Entrega, la cual debe verificar contra el documento de identidad. El trabajador de Correos firmará el original y copia del Acta de Entrega, y procede a darle la copia del acta al adjudicado junto con los bienes correspondientes. Si el adjudicatario envía a un tercero para el retiro de los bienes, deberá remitir una autorización en original con la firma autenticada por un abogado. En caso de que la entrega de los bienes se realice en el Centro Postal Zapote, se debe coordinar con el Director de Administración o el superior de éste, para que en ese acto se le entregue la autorización de salida de las instalaciones de Correos a los activos objeto en cada uno de los remate.

Si el remate corresponde a bienes muebles inscribibles, previo a su entrega, el Jefe de Compras debe coordinar con el Departamento Legal lo relacionado con el traspaso registral y de conformidad con los términos del Requerimiento. Para la entrega de estos bienes también se debe confeccionar el Acta de Entrega. Si el remate corresponde a una propiedad, la escritura del traspaso del inmueble sustituye el Acta de Entrega. En el expediente del remate deberá constar toda la documentación (original o copia) relacionada con la entrega de los bienes rematados, lo cual debe ser verificado por el Oficial de Contrataciones Generales. Después de la entrega de los bienes rematados, el Oficial de Contrataciones Generales procede a solicitar mediante un oficio al Departamento de Tesorería la información de los depósitos bancarios con sus respectivas fechas, correspondientes a los Recibos de Dinero por los ingresos del remate. Con esta información el Oficial de Contrataciones Generales procede a elaborar un informe al Departamento de Contabilidad sobre los activos rematados para los registros contables respectivos, el cual deberá contar como mínimo con la siguiente información:       

Número y nombre del remate Fecha del remate Número de placa del activo Número y fecha de Recibo de Dinero Número y fecha del depósito bancario Descripción del bien o bienes rematados Copias de las Actas de Entrega

Este informe debe estar suscrito por el Jefe de Compras con copia a la Dirección de Administración, Dirección de Finanzas y Gerencia de Administración y Finanzas. El informe debe ser remitido en un plazo máximo de 10 días hábiles después de la fecha del último bien entregado. Después de la elaboración del informe para el Departamento de Contabilidad, el Oficial de Contrataciones Generales procederá a elaborar un informe con los detalles del proceso de remate dirigido a la Gerencia General. El Jefe de Compras deberá revisar y suscribir el informe respectivo. El Gerente General o Subgerente General recibe y revisa el Informe del Remate. En caso de aprobar los términos del mismo lo traslada a la Junta Directiva para su conocimiento informando al Departamento de Compras que debe trasladar las copias necesarias de ese documento. En caso de no aprobar los términos del Informe de Remate la Gerencia General o Subgerencia General deberá devolverlo al Departamento de Compras con las observaciones pertinentes.

Los miembros de la Junta Directiva conocen el Informe del Remate y toman el acuerdo respectivo. El Secretario de Actas de Junta Directiva traslada a la Gerencia General el acuerdo en firme, para que a su vez la Gerencia General lo remita al Jefe de Compras con copia a la Gerencia de Administración y Finanzas para el seguimiento correspondiente. El Oficial de Contrataciones Generales recibe del Jefe de Compras, el acuerdo en firme tomado por la Junta Directiva relacionado con el Informe del Remate, y procede a archivarlo en el expediente del remate y a dar por finalizado este proceso.

4.

Aclaraciones al requerimiento

Para las contrataciones que promueva Correos, cualquier interesado puede solicitar una aclaración a la contratación, mediante oficio dirigido al Jefe de Compras en el plazo indicado en el requerimiento. Una vez que el Jefe de Compras recibe la solicitud de aclaración deberá analizar los términos de ésta, si son de su competencia debe coordinar con el Oficial de Contrataciones Generales para elaborar la respuesta respectiva. Si la consulta planteada no es de la competencia del Departamento de Compras y Contrataciones, el Jefe de Compras en coordinación con el Oficial de Contrataciones Generales o Especiales, según sea el caso, deberá trasladar la consulta a la unidad correspondiente, mediante oficio estableciéndole el plazo para brindar la respuesta, el cual debe ser de uno a tres días hábiles según el tipo de contratación; en caso de requerir un plazo mayor se deberá definir en coordinación con el Jefe de Compras. Una vez que se cuente con la respuesta a la solicitud de aclaración, el Oficial de Contrataciones Generales o Especiales, según sea el caso, en coordinación con el Jefe de Compras, se debe tramitar de la siguiente manera: 



Si hubo publicación para participar en la contratación, se debe publicar en el mismo medio en que se invitó a participar en el concurso, con la indicación a todos los interesados, que se cuenta con aclaraciones al Requerimiento y que pueden pasar a retirarlas al Departamento de Compras y Contrataciones en el plazo correspondiente. Si se invitó a participar de manera directa a los proveedores, se les deberá cursar un oficio con las aclaraciones al requerimiento.

De manera adicional al interesado (s) que planteo la solicitud de aclaración se le deberá dar respuesta mediante fax o cualquier otro medio idóneo, en la misma fecha de la publicación.

El Jefe de Compras debe valorar si es necesario modificar la fecha de recepción de ofertas, en cuyo caso deberá incluir esta información en la publicación de las aclaraciones.

Todas las comunicaciones a los interesados en una contratación, deberán canalizarse a través del Departamento de Compras y Contrataciones. De todos los trámites, comunicados y publicaciones que se realicen se dejará constancia en el expediente de la contratación respectiva.

5.

Modificaciones al requerimiento

Para las contrataciones que promueva Correos, cualquier interesado puede solicitar modificaciones a los términos de la contratación, en el plazo indicado en el requerimiento o invitación, mediante oficio dirigido al Jefe de Compras y debidamente justificadas sus razones. El Jefe de Compras recibirá la solicitud de modificación y deberá analizar los términos de ésta para valorar cuál es la unidad que debe definir si se acepta o no, realizar la modificación solicitada. El Jefe de Compras deberá remitir mediante oficio, a la unidad correspondiente, la solicitud de modificación para su análisis definiéndole el plazo en que deberá brindar la respuesta, el cual irá de uno a tres días hábiles según sea el caso. Si se requiere mayor plazo para atender la solicitud de modificación, se debe coordinar con el Jefe de Compras. Una vez que se reciba el criterio de la unidad competente, el Jefe de Compras traslada al Oficial de Contrataciones Generales o Especiales, la respuesta de la unidad competente, con el fin de que elabore un oficio dirigido al Director de Área, Gerente de Área o Gerencia General, según el monto de la contratación, con el detalle de la solicitud de modificación y la respuesta correspondiente. El oficio debe ser revisado y firmado por el Jefe de Compras. La aprobación o rechazo de la solicitud de modificación (parcial o total) debe realizarla el Director de Área, Gerente de Área, Gerencia General o la Junta Directiva según el monto de la contratación a la que corresponda. El Oficial de Contrataciones Generales o Especiales recibe del Jefe de Compras, el acuerdo en firme tomado por la Junta Directiva u oficio de la Gerencia General, con la aprobación o rechazo de la modificación al requerimiento. Si la modificación fue rechazada se hará el comunicado respectivo al interesado y se archiva en el expediente creado para esa contratación. Si se aprobó la modificación al requerimiento o invitación, el Oficial de Contrataciones Generales o Especiales en coordinación con el Jefe de Compras, debe tramitar una publicación en el mismo medio en que se invito a participar en el concurso, con la indicación a todos los interesados, que se cuenta con modificaciones al requerimiento y que pueden pasar a retirarlas al Departamento

de Compras y Contrataciones en el plazo definido. En los casos de contrataciones especiales, calificadas, por excepción o directas, se les comunica directamente a los interesados por el mismo medio en que se les invitó a participar en el concurso o a través de otro medio de comunicación que le dé publicidad a la modificación.

De manera adicional al interesado (s) que planteó la solicitud de modificación se le deberá dar respuesta mediante fax o cualquier otro medio idóneo, en la misma fecha de la publicación. El Jefe de Compras debe valorar si es necesario modificar la fecha de recepción de ofertas, en cuyo caso deberá incluir esta información en la publicación de las modificaciones. Todas las comunicaciones a los interesados en una contratación, deberán canalizarse a través del Departamento de Compras y Contrataciones. De todos los trámites, comunicados y publicaciones que se realicen se dejará constancia en el expediente de la contratación respectiva. 6.

Garantías

Correos de Costa Rica S.A. exigirá garantías en los siguientes casos:

Contrataciones especiales   

Garantía de participación según el objeto y el monto a contratar. Garantía de cumplimiento de un 5% a partir de dos millones de colones y hasta cien millones de colones. Si la unidad solicitante considera que el porcentaje debe ser mayor lo deberá indicar y justificar en el pedimento específico.

Contrataciones calificadas, por excepción y directas  

Garantía de cumplimiento de un 5% a partir de dos millones de colones y hasta cien millones de colones. Si la unidad solicitante considera que el porcentaje debe ser mayor lo deberá indicar y justificar en el pedimento específico.

Contrataciones generales 

Garantías de participación y de cumplimiento cuyo monto o porcentaje se definen en el requerimiento.

Para los casos anteriores, con excepción de las contrataciones generales, los porcentajes de las garantías podrán ser modificados o exonerados con la aprobación del Director de Área, Gerente de Área o Gerencia General.

En el caso de las garantías de participación en las contrataciones especiales, las definirá la unidad solicitante con el asesoramiento del Jefe de Compras. El monto o porcentaje de las garantías y el plazo de vigencia de la misma, se debe indicar en la invitación para el caso de las contrataciones especiales y en el requerimiento para las contrataciones generales. La rendición de una garantía puede ser en colones o dólares estadounidenses, mediante cualquiera de los siguientes instrumentos financieros:      

Depósito de bonos de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país. Depósito de bonos de garantía de uno de los bancos del sistema bancario nacional. Certificados de depósitos a plazo. Bonos del Estado o de sus instituciones. Cheques certificados o de gerencia de un banco del sistema bancario nacional. Dinero en efectivo mediante depósito a la orden de Correos de Costa Rica S.A. o depósito en efectivo en el Departamento de Tesorería de Correos de Costa Rica S.A.

De todos los documentos relacionados con la rendición de garantías deberá constar copia u original en los expedientes respectivos.

6.1

Garantías de participación

Las copias de los recibos de las garantías de participación para las contrataciones especiales y generales se reciben de manera previa al acto de apertura de ofertas, las cuales deben constar en el expediente de la contratación. Para las contrataciones generales, el Oficial de Contrataciones Generales debe trasladar copia de los Recibos de Garantía y de los títulos en los casos que proceda, al Departamento Legal adjunto a las ofertas recibidas. El Departamento Legal es el responsable de verificar que la garantía de participación se encuentra correcta de conformidad con lo establecido en el requerimiento. Para las demás contrataciones, el Oficial de Contrataciones Especiales debe trasladar copia de los Recibos de Garantía y de los títulos en los casos que proceda, al Jefe de Compras para su verificación. Aquellas contrataciones que hayan sido definidas por la Comisión de Análisis esta verificación le corresponde a la misma.

Aquellos oferentes que no hayan rendido de manera correcta la garantía de participación, puede solicitar la devolución de ésta sin esperar el proceso de adjudicación, una vez que se reciba el respectivo estudio por parte del Departamento Legal para las contrataciones generales, o el Jefe de Compras en las demás contrataciones.

De manera mensual el Oficial de Contrataciones Generales y el Oficial de Contrataciones Especiales deben remitir vía correo electrónico un informe al Jefe de Compras, respecto a las contrataciones para las cuales se debe rendir garantía de participación con la siguiente información:         

Número de contratación Nombre de la contratación Oferente Instrumento de garantía (depósito, efectivo, certificado, u otro) Número de recibo de garantía Monto de la garantía Plazo según requerimiento Plazo de inicio de la garantía Plazo de vencimiento de la garantía

El Oficial de Contrataciones Generales y el Oficial de Contrataciones Especiales, ocho días hábiles antes del vencimiento de la garantía de participación y siempre que no exista otro incumplimiento que determine la exclusión de la oferta según el estudio de ofertas por parte del Departamento Legal o del Jefe de Compras, deben prevenir mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, al oferente para que dentro del término de cinco días hábiles proceda al restablecimiento de la garantía. En caso de que el oferente prevenido no cumpla con lo solicitado, el Oficial de Contrataciones Generales o de Contrataciones Especiales deberá reportar la situación de manera inmediata al Jefe de Compras mediante correo electrónico o vía escrita, con la finalidad de excluir del concurso la oferta en cuestión una vez vencido el plazo de las garantías no reestablecidas.

6.2

Garantías de cumplimiento para contrataciones especiales, calificadas, por excepción y directas

El Oficial de Contrataciones Especiales debe incluir en el comunicado de adjudicación la indicación del porcentaje o monto de la garantía de cumplimiento, así como el plazo que dispone el adjudicado para presentar esta garantía. El adjudicatario debe utilizar cualquiera de los instrumentos financieros indicados en el punto anterior y presentarse junto con el comunicado de adjudicación en el Departamento de Tesorería de Correos de Costa Rica S.A., para que se le

confeccione un Recibo de Garantía en original y cuatro copias, incluyendo la siguiente información:     

Fecha de recepción Nombre del interesado, el cual debe coincidir si entrega título, certificado o bono. Monto en números y letras Tipo de garantía Fecha de vencimiento de la garantía

Una vez que el adjudicatario haya rendido la garantía de cumplimiento se debe presentar en el Departamento de Compras y Contrataciones para que el Oficial de Contrataciones Especiales le entregue su orden de compra. El Oficial de Contrataciones Especiales, previamente a la entrega de la orden de compra, debe verificar que el monto y plazo de la garantía de cumplimiento este correcto. En caso contrario no podrá entregar la orden de compra y debe indicarle al interesado las razones, e informarle al Jefe de Compras de manera inmediata la situación. Si la garantía de cumplimiento se encuentra correcta el Oficial de Contrataciones Especiales procederá a entregar el original de la orden de compra según lo indicado en el procedimiento de Contrataciones Especiales. El Oficial de Contrataciones Especiales debe llevar el control de las garantías de cumplimiento recibidas, con la siguiente información:         

Fecha del contrato u orden de compra Número de orden de compra Nombre del adjudicatario Fecha límite de entrega del bien o servicio Monto de la contratación Número de recibo de garantía (Tesorería) Monto de la garantía Instrumento de garantía (depósito, efectivo, certificado, u otro) Plazo de vigencia de la garantía

El Oficial de Contrataciones Especiales ocho días hábiles antes del vencimiento de la garantía de cumplimiento y si se encuentra en ejecución el contrato u orden de compra, debe prevenir al contratista mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, para que dentro del término de tres días hábiles proceda al restablecimiento de la garantía. En caso de que el contratista prevenido no cumpla con lo solicitado, el Oficial de Contrataciones Especiales deberá reportar la situación de manera inmediata al Jefe de Compras mediante correo electrónico o vía escrita.

De manera semanal el Oficial de Contrataciones Especiales debe remitir vía correo electrónico un informe al Jefe de Compras, respecto a las contrataciones para las cuales se debe rendir garantía de cumplimiento, con la siguiente información:       

Fecha del contrato u orden de compra Número de orden de compra Nombre del adjudicatario Bien o servicio contratado Unidad solicitante Fecha de entrega de la orden de compra Fecha límite de entrega del bien o servicio

     

Monto de la contratación Número de recibo de garantía (Tesorería) Monto de la garantía Instrumento de garantía (depósito, efectivo, certificado, u otro) Plazo de vigencia de la garantía o fecha en que vence la garantía Fecha real de entrega del bien o servicio (para los bienes y servicios recibidos conforme)

Es responsabilidad del Oficial de Contrataciones Especiales advertir con suficiente antelación al Jefe de Compras vía correo electrónico las garantías de cumplimiento que pronto vencerán.

6.3

Garantías de cumplimiento para contrataciones generales

El Oficial de Contrataciones Generales una vez que transcurre el plazo para recibir recursos de revocatoria o apelación a la adjudicación de una contratación, debe trasladar el expediente al Departamento Legal para que se confeccione el contrato respectivo y coordinar la fecha en la cual se le solicitará la rendición de la garantía de cumplimiento al adjudicatario con la indicación del plazo definido para esto, previa verificación de que se encuentre vigente la garantía de participación del adjudicatario. El adjudicatario debe utilizar cualquiera de los instrumentos financieros indicados en el punto 6, para rendir la garantía de cumplimiento y presentarse junto con el comunicado de adjudicación en el Departamento de Tesorería de Correos de Costa Rica S.A., para que se le confeccione un Recibo de Garantía en original y cuatro copias, incluyendo la siguiente información:   

Fecha de recepción Nombre del interesado, el cual debe coincidir si entrega título, certificado o bono. Monto en números y letras

  

Nombre del interesado Tipo de garantía Fecha de vencimiento de la garantía

El adjudicatario puede considerar como parte de su garantía de cumplimiento la garantía de participación que rindió para el concurso. Una vez que el Oficial de Contrataciones Generales reciba por parte del adjudicatario el Recibo de Garantía de cumplimiento, debe trasladar al Departamento Legal copia del Recibo de Garantía y del título en los casos que proceda, con el fin de que se incluyan los datos en el contrato. Para el caso de los remates, el adjudicatario podrá en el mismo remate cancelar la totalidad de lo adjudicado, o en su lugar depositar una garantía de cumplimiento según lo indique el requerimiento. Si el adjudicatario no efectúa la cancelación total de lo adjudicado en el plazo indicado en el requerimiento, se deberá proceder a ejecutar la garantía de cumplimiento.

6.4

Devolución de garantías

Una vez que el proveedor adjudicado hizo entrega del bien o servicio que se le contrato y se cuenta con el debido recibido conforme por parte de la unidad solicitante, el Oficial de Contrataciones Generales y el Oficial de Contrataciones Especiales según corresponda, elaborará un oficio dirigido a la jefatura de Tesorería indicando que se proceda a la devolución de las garantías de cumplimiento. Este oficio debe estar firmado por el Jefe de Compras. En el caso de obras civiles, el Departamento Legal y el Departamento de Ingeniería elaboran un acta de recepción, la cual corresponde al recibo conforme, para lo cual el Departamento Legal deberá remitir copia del acta de recepción a la Dirección de Administración y a la unidad solicitante. En aquellos casos en que en el acta de recepción se indique que aún hay trabajos pendientes, la garantía de cumplimiento no podrá ser devuelta, hasta que se reciba el acta de recepción definitiva. La garantía de participación del adjudicado será devuelta hasta que rinda la garantía de cumplimiento, y las garantías de participación de los demás oferentes se devolverán a partir del momento en que quede firme la adjudicación. También se pueden devolver aquellas garantías de participación incorrectas (plazo o monto inferior al requerido) a los oferentes cuyas ofertas fueron descalificadas. En caso de que se reciba la solicitud de devolución de una garantía, se le trasladará la misma al oficial de contrataciones que corresponda, con el objetivo de que verifique si procede o no dicha devolución.

Para los procesos de remate las garantías de participación se tramita la devolución por parte del Oficial de Contrataciones Generales, de manera inmediata para quienes no resultaron adjudicados, y la garantía de cumplimiento hasta el momento en que cancele el monto total adjudicado.

6.5

Ejecución de garantías

Cuando se compruebe incumplimiento por parte de los adjudicatarios, el Oficial de Contrataciones Especiales u Oficial de Contrataciones Generales, según sea el caso, debe verificar que la garantía del proveedor se encuentre vigente, en cuyo caso debe preparar un oficio dirigido a la unidad solicitante, consultando si el incumplimiento del proveedor provocó algún daño o perjuicio a la empresa o al servicio que presta, y la cuantificación correspondiente. El oficio debe estar suscrito por el Jefe de Compras e indicar el plazo con que cuenta la unidad solicitante para dar respuesta. Después de recibir la respuesta de la unidad solicitante, el Oficial de Contrataciones Especiales u Oficial de Contrataciones Generales según sea el caso, archivará en el expediente respectivo el oficio para los casos en que no hubo ningún daño o perjuicio a la empresa o al servicio que presta. De no ser claro el oficio, se debe solicitar a la unidad solicitante ampliar los términos de éste, mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras. Si la unidad solicitante cuantificó el daño o perjuicio que provocó el incumplimiento por parte del proveedor, el Oficial de Contrataciones Especiales u Oficial de Contrataciones Generales según sea el caso, procederá a elaborar un oficio dirigido al proveedor para que en un plazo no mayor a tres días hábiles presente sus alegatos con respecto al incumplimiento. (Anexo Nº 12). Una vez que reciba los alegatos del proveedor o que no conteste en el plazo indicado, el Oficial de Contrataciones Especiales u Oficial de Contrataciones Generales según sea el caso, remitirá mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, el expediente original completo al Departamento Legal para su resolución. Si el expediente original de la contratación se encuentra en el Archivo Contable, el Departamento Legal solicitará su traslado temporal para emitir la resolución respectiva. El Departamento Legal una vez que notifique la resolución adoptada por la empresa debidamente aprobada por la Gerencia General, trasladará copia al Departamento de Compras y Contrataciones y Departamento de Tesorería. En caso de que la resolución se ordene el inicio de un proceso de sanción el Departamento de Compras y Contrataciones deberá seguir lo dispuesto en el punto 6.6 de este manual.

De las resoluciones para la ejecución de garantías se deberá incluir copia en el expediente del Registro de Proveedores, para lo cual el Jefe de Compras deberá trasladarle copia de la resolución al Encargado del Registro de Proveedores.

6.6

Sanciones a proveedores

Cuando la resolución que ordene la ejecución de una garantía de cumplimiento se encuentre en firme y ésta contemple el inicio de un proceso de sanción, el Departamento Legal de oficio iniciará el mismo. Una vez concluido lo comunicará al Departamento de Compras y Contrataciones para su incorporación en el registro específico de sanciones, además, se deberá incluir una copia en el expediente del Registro de Proveedores. En caso de que el incumplimiento por parte del proveedor haya causado perjuicio cuantificable a Correos de Costa Rica, S.A. y éste no haya rendido una garantía de cumplimiento de conformidad con los términos de la contratación, el Oficial de Contrataciones Generales o Especiales según corresponda, deberá mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, pedir a la unidad solicitante o técnica los perjuicios causados por el proveedor así como su cuantificación económica. Una vez que se reciba la información de la unidad solicitante o técnica, el Oficial de Contrataciones Generales o Especiales según sea el caso deberá trasladar el expediente original al Departamento Legal, para que cumpla con lo indicado en el primer párrafo de este procedimiento.

7.

Elaboración de contratos

La formalización de una contratación se realiza de manera general mediante una orden de compra, con excepción de los siguientes casos:    

Cuando por la cuantía de la contratación deba estar sujeta a refrendo por parte de la Contraloría General de la República. Servicios continuos por más de un año. Alquiler de bienes inmuebles Aquellos que por su naturaleza lo requieran.

Cuando deba elaborarse un contrato se debe remitir por parte del Jefe de Compras un oficio de traslado junto con el expediente original completo de la contratación al Departamento Legal, con copia del oficio a la unidad solicitante. El expediente debe contemplar entre otros documentos, la reserva presupuestaria.

8.

Refrendo de las contrataciones

De conformidad con el Reglamento Sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, emitido por la Contraloría General de la República del 28 de enero del año 2000, y la Resolución 33 del entre contralor publicada en La Gaceta No. 53 del 15 de marzo del 2006, las contrataciones de Correos de Costa Rica S.A. están sujetas al refrendo interno y contralor.

8.1

Refrendo interno

El Departamento de Presupuesto debe trasladar al Departamento Legal aquellas órdenes de compra que cuentan con el debido contenido presupuestario, cuyo monto sea superior a los cuatro millones seiscientos mil colones. El asesor legal designado por la jefatura del Departamento Legal deberá constatar que la contratación se encuentra de conformidad con la normativa que rige a Correos, para lo cual debe contar con el expediente completo de la contratación, con el fin de otorgar la aprobación interna mediante el sello correspondiente en el original y copias de la orden de compra. En caso de que no sea factible otorgar la aprobación interna, el expediente completo deberá ser devuelto al Departamento de Compras y Contrataciones mediante oficio con las razones por las cuales no se otorga el refrendo. Después de otorgar la aprobación (refrendo) interno el Departamento Legal debe trasladar la orden de compra junto con el expediente completo de la contratación para su autorización definitiva, mediante oficio suscrito por el asesor legal designado con el visto bueno de la jefatura del Departamento Legal. Del oficio de traslado se deberá remitir copia a la jefatura de la unidad solicitante. Todas las contrataciones a partir de cuarenta y siete millones de colones están sujetas a refrendo por parte de la Contraloría General de la República, por lo tanto se aplica el procedimiento No. 8.2 Para el traslado de las órdenes de compra inferiores a cuarenta y siete millones de colones que cuentan con el refrendo legal se deben trasladar según el siguiente detalle: Contrataciones especiales Director Administrativo hasta veinte millones de colones Gerente de Área hasta cuarenta y siete millones de colones Contrataciones calificadas y por excepción Gerencia General

Contrataciones directas Director Administrativo hasta cuatro millones seiscientos mil colones Gerente de Área hasta diez millones de colones Gerencia General hasta veinte millones de colones Cuando la contratación se formalice mediante contrato y no orden de compra, una vez que se encuentre en firme la adjudicación, el Oficial de Contrataciones Especiales o Generales, según corresponda el tipo de contratación, debe tramitar ante el Departamento de Presupuesto y la unidad solicitante la reserva presupuestaria respectiva. De manera posterior, el Oficial de Contrataciones Especiales o Generales traslada mediante oficio con el visto bueno del Jefe de Compras, el expediente completo de la contratación incluyendo la reserva presupuestaria, al Departamento Legal para la elaboración del contrato y su posterior refrendo interno.

8.2

Refrendo contralor

Las contrataciones por montos superiores a los cuarenta y siete millones de colones requieren además del refrendo interno por parte del Departamento Legal, contar con el refrendo de la Contraloría General de la República, previo a la ejecución del contrato. El Oficial de Contrataciones Generales cuando reciba el contrato suscrito por Correos de Costa Rica, S.A. y debidamente refrendado por el Departamento Legal, debe solicitar a la unidad de Autorizaciones y Refrendo de la Contraloría General de la República, el refrendo contralor, para lo cual se deben remitir los siguientes documentos: 

  

Nota de remisión suscrita por el Jefe de Compras, donde se detallan todas las particularidades de la contratación: o Partes contratantes o Objeto de la contratación o Procedimiento de contratación empleado o Fecha del acto de adjudicación o En caso de addenda, adjuntar contrato original y oficios relacionados con la addenda Original y copia del contrato Certificación de contenido presupuestario Copia del expediente administrativo

La Contraloría General de la República cuenta con un plazo de 30 días hábiles para otorgar el refrendo. Una vez que se reciba el contrato debidamente refrendado por parte de la Contraloría General de la República, el Oficial de Contrataciones Generales deberá trasladar el original al Departamento Legal con copia a la unidad solicitante, unidad ejecutora (en caso de ser distinta a la unidad solicitante), Departamento Presupuesto, Gerencia General y expediente de la contratación.

9.

Prórrogas para entregas

En caso de que un proveedor requiera una prórroga para la entrega del bien o servicio contratado, deberá solicitarla vía escrita al Jefe de Compras con la indicación del plazo adicional requerido y las razones que justifiquen tal solicitud. Una vez recibida la solicitud del proveedor, el Oficial de Contrataciones Especiales u Oficial de Contrataciones Generales según sea el caso, remite vía correo electrónico con copia al Jefe de Compras, un comunicado al Jefe de la unidad solicitante para que indique si da el visto bueno para aceptar la solicitud de prórroga, en un plazo máximo de un día hábil. De recibirse una respuesta negativa por parte de la jefatura unidad solicitante, el Oficial de Contrataciones Especiales u Oficial de Contrataciones Generales, prepara un oficio dirigido al proveedor con la indicación de que no se le aprueba la solicitud planteada y que se mantiene el plazo indicado en su oferta original. Este oficio debe estar suscrito por el Jefe de Compras y remitido vía fax o cualquier otro medio. De recibirse una respuesta positiva por parte de la jefatura de la unidad solicitante, el Jefe de Compras eleva para su aprobación al Director de Área o Gerente de Área, según el monto de la contratación, la solicitud de prórroga con una breve descripción del proceso de contratación, vía correo electrónico. Si se recibe la aprobación del Director de Área o Gerente de Área, el Oficial de Contrataciones Especiales mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, comunica al proveedor el nuevo plazo otorgado. Si el Director de Área o Gerente de Área rechaza la aprobación, el Oficial de Contrataciones Especiales, prepara un oficio dirigido al proveedor con la indicación de que no se le aprueba la solicitud planteada y que se mantiene el plazo indicado en su oferta original. Este oficio debe estar suscrito por el Jefe de Compras y remitido vía fax o cualquier otro medio. Si la solicitud de prórroga corresponde a una contratación general y se recibe el visto bueno de la unidad solicitante para otorgarla, el Oficial de Contrataciones Generales elabora un oficio dirigido a la Gerencia General para valoración y resolución por parte de la Junta Directiva. Para aquellos contratos que recibieron refrendo por parte de la Contraloría General de la República, una vez aprobada la solicitud de prórroga por parte de la Junta Directiva, se deberá solicitar autorización al ente contralor de manera previa a otorgarle el plazo al proveedor. En los casos en que Correos de Costa Rica, S.A. autorice la solicitud de prórroga para la entrega del bien o servicio contratado, para efectos de incumplimiento se considerará el nuevo plazo otorgado.

10.

Trámites de pago

El Departamento de Compras y Contrataciones es el responsable de iniciar el trámite de pago. Para dar inicio al trámite de pago el Tramitador de Pagos debe recibir la factura o comprobante de pago debidamente autorizado por la Administración Tributaria, recibido conforme o Informe de Entradas de Compras (materiales y suministros) y orden de compra original, según las siguientes particularidades: 

Si el bien ingresa al Almacén, el proveedor deberá presentar el original de la orden de compra y la factura, con los cuales se elabora el Informe de Entradas de Compras. De manera diaria el Almacén debe trasladar al Tramitador de Pagos todos los documentos relacionados con el ingreso de los bienes.



Si corresponde al pago de un servicio, la factura o comprobante de pago debidamente autorizado por la Administración Tributaria, y el original de la orden de compra, puede ser recibida por la unidad solicitante o el Departamento de Compras y Contrataciones, para lo cual el Tramitador de Pagos debe pedir a la unidad solicitante el respectivo recibido conforme.

En caso de obras civiles, debe adjuntarse además copia del acta de recepción de la obra. El Tramitador de Pagos debe solicitar al Oficial de Contrataciones Especiales el expediente original y en caso de las contrataciones generales solicitará copia de los documentos requeridos. En caso de pagos parciales, el expediente original debe remitirse con el primer pago que se tramite, y en los sucesivos se debe adjuntar factura original; recibido conforme original o Informe de Entradas de Compras original; y fotocopia de la orden de compra. Para el caso de contratos se debe hacer la referencia en el documento de Trámite de Pago (Anexo Nº 13) sin necesidad de anexar copia del contrato. Para las contrataciones de material y valores filatélicos, los bocetos adjuntos al expediente serán remitidos por el Tramitador de Pagos a la Gerencia Comercial para su custodia, mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, el mismo debe indicara qué contratación corresponde, y a cuales folios del expediente, luego se coloca copia del oficio en el expediente original, con lo cual el Departamento de Tesorería podrá verificar que los folios faltantes corresponden a ese traslado, dicho trámite se realiza cuando se va a realizar el primer pago por estos servicios. En caso de las contrataciones con pagos parciales, el Tramitador de Pagos es el responsable del control de los saldos de éstas, con la finalidad de evitar pagos superiores a los montos contratados.

El tramitador de Pagos debe verificar que la información de la orden de compra o contrato; recibido conforme o Informe de Entradas de Compras; y factura sea coincidente. Caso contrario debe solicitar a quien corresponda notas aclaratorias de las diferencias presentadas.

Si la tramitación de la totalidad de los pagos se realiza por montos inferiores a la orden de compra o contrato, el Tramitador de Pagos debe indicar en el último Trámite de Pago las razones de la disminución (aplicación de un descuento, ítems no entregados, disminución en las cantidades, entre otros.) y remitir copia al Departamento de Presupuesto. El Tramitador de Pagos debe verificar que la factura o comprobante contenga la siguiente información:      

A nombre de Correos de Costa Rica, S.A. Timbrada o dispensada Número de cédula jurídica Monto total (igual o inferior a la orden de compra) Que el nombre en la factura sea igual al indicado en la orden de compra Descripción y cantidad de artículos (deben coincidir con la información de la orden de compra)

El Tramitador de Pagos debe elaborar en consecutivo anual un formulario de Trámite de Pago para cada pago, con la siguiente información:               

Fecha del trámite Proveedor Indicación de original del expediente con el número de folios Indicación de copias adjuntas y ubicación del expediente original Número de factura Monto en números y letras Número de la orden de compra Número interno del pedimento Número consecutivo del pedimento según unidad solicitante Descripción breve del objeto contratado Indicación del recibido conforme Subpartida presupuestaria Unidad solicitante Número de oficio del recibido conforme Observaciones

Este formulario debe ser firmado por el Tramitador de Pagos y con el visto bueno del Jefe de Compras. Después de contar con la firma del Jefe de Compras, el Tramitador de Pagos procede a trasladar mediante recibido conforme, los trámites de pago con los anexos respectivos al Departamento de Contabilidad si corresponde a una orden de compra, o al Departamento de Presupuesto si corresponde a un contrato.

En las Contrataciones Generales, para los trámites de pago se adjuntarán los siguientes documentos, además de aquellos que se consideren necesarios a criterio del área financiera:   

Copia del acuerdo de Junta Directiva de la adjudicación Copia de la oferta del adjudicado Original de la orden de compra o copia del contrato

 

Original de la factura o documento idóneo de pago Original del Informe de Ingreso al Almacén o Recibido Conforme de la contratación.

10.1

Incumplimientos en los plazos de entrega

En las invitaciones para participar en una contratación especial y en los requerimientos para las contrataciones generales, se debe indicar que en caso de incumplimiento por parte del adjudicado en el plazo de entrega ofertado, Correos de Costa Rica, S.A. aplicará multas sobre el monto total de la orden de compra o contrato según sea el caso, hasta el momento en que el proveedor haga entrega formal del bien o servicio contratado. Las notas de débito se cuantificarán según el siguiente cuadro de multas: Días hábiles de atraso 01-02 03-04 05-06 07 y más días

% de multa 2% 4% 6% 8%

La multa será deducida del saldo bruto de la facturación a cancelar por Correos de Costa Rica, S.A. al proveedor, mediante nota de débito. La nota de débito (Anexo Nº14) debe elaborarla el Tramitador de Pagos, una vez verificado el incumplimiento en el plazo de entrega, para lo cual el Oficial de Contrataciones Especiales o Generales según sea el caso, debe adjuntar al expediente copia de la nota de apercibimiento al proveedor. En la nota de débito se deberá desglosar los cálculos aritméticos con los que se obtuvieron el monto a rebajar e indicar la orden de compra a la que corresponde. En caso de aquellas contrataciones por ítem, los débitos por incumplimiento en el plazo de entrega se aplicarán de manera individual y sobre el monto facturado de cada línea. Una vez que el Tramitador de Pagos elabora la nota de débito, solicitará al Jefe de Compras su aprobación mediante firma en el documento respectivo, y una vez aprobada debe remitir copia al Departamento de Presupuesto.

11.

Finiquito de contrataciones

El finiquito de las contrataciones es un acuerdo entre Correos de Costa Rica, S.A. y el contratista por el cual se pone fin a todas las obligaciones derivadas de dicha relación contractual dando por concluida la misma. Una vez que el objeto contratado se haya recibido de conformidad y se haya cancelado en su totalidad según lo pactado, el Oficial de Contrataciones Generales o Especiales según corresponda, remitirá mediante oficio al Departamento Legal el expediente original de la contratación para que se proceda con su finiquito. Si el expediente original se encuentra en el Archivo Contable, el Oficial de Contrataciones lo solicitará a esa oficina.

El Departamento Legal tramitará el finiquito respectivo debidamente suscrito por los representantes legales de Correos de Costa Rica, S.A. y el contratista, firmado el mismo se devolverá el expediente original con una copia del finiquito al Departamento de Compras y Contrataciones, quien lo conservará para las contrataciones generales o trasladará al Archivo Contable para las demás contrataciones. Los finiquitos aplican únicamente para los contratos en los cuales corresponda el reajuste de precios.

12.

Recursos 12.1 Recurso de objeción

Se podrá recibir contra el requerimiento en una contratación general y contra una invitación en una contratación especial, el recurso de objeción. Los plazos para admitir los recursos de objeción son: en una contratación general dentro del primer tercio del plazo para la recepción de ofertas y en una contratación especial en un día hábil después de recibida la invitación. Estos plazos corren a partir del día hábil siguiente a la publicación en un diario de circulación nacional para las contrataciones generales y en el caso de la contratación especial a partir del envío de la invitación a los oferentes. El recurso de objeción para una contratación general deberá presentarse ante la Contraloría General de la República, y para una contratación especial ante Correos de Costa Rica S.A., Departamento de Compras y Contrataciones. Si se recibe en Compras y Contrataciones un recurso de objeción, el Jefe de Compras lo trasladará de manera inmediata a la unidad competente según el asunto que se esté objetando, con la indicación del plazo con que cuenta para responder. }

Una vez que se recibe la respuesta de la unidad competente, se debe trasladar el expediente completo al Departamento Legal para que procedan con su resolución, y de manera paralela se le informará a los interesados con el mismo medio utilizado para la invitación, el nuevo plazo para recibir ofertas. Si el recurso de objeción fue presentado ante la Contraloría General de la República, una vez que se le notifica la audiencia al Departamento de Compras, el Oficial de Contrataciones Generales solicitará de manera inmediata a la unidad competente según el asunto que se esté objetando, remitir su respuesta al Departamento Legal en el plazo perentorio de un día hábil. A su vez, incluirá copia del oficio dirigido a la unidad competente en el expediente de la contratación, y lo traslada de manera inmediata al Departamento Legal. Ambos oficios deben estar suscritos por el Jefe de Compras.

Una vez que se reciba la resolución de la Contraloría General de la República con respecto al recurso, se debe proceder de la siguiente manera: 

Si se mantienen los términos del requerimiento: El Departamento Legal remitirá copia de la resolución al Departamento de Compras y Contrataciones para su archivo en el expediente de la contratación.



Si se deben variar los términos del requerimiento: El Departamento Legal remitirá copia de la resolución al Departamento de Compras y Contrataciones para que se le solicite a la unidad competente que se refiera a las modificaciones.

Con la información de la unidad competente el Oficial de Contrataciones Generales modificará el requerimiento de la contratación y lo trasladará mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras al Departamento Legal para su valoración y devolución al Departamento de Compras y Contrataciones, quien deberá incluir las observaciones de Legal al requerimiento (lo indicado por el Departamento Legal son vinculantes) y tramitar la aprobación ante la Junta Directiva.

12.2

Recurso de revocatoria

Los recursos de revocatoria se pueden plantear contra los actos de adjudicación ante la Junta Directiva para las contrataciones generales y ante la Gerencia General para las contrataciones especiales. El oferente interesado en interponer un recurso de revocatoria ante Correos de Costa Rica S.A. debe depositar de manera previa un 25% del monto total de su oferta ante el Departamento de Tesorería dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a la notificación de la adjudicación.

Una vez que en Compras y Contrataciones se reciba un recurso de revocatoria y el interesado realizó el depósito previo, se debe informar al adjudicado que en el plazo de dos días hábiles se puede referir al fondo del recurso y a la unidad competente para que en ese mismo plazo se refiera al fondo del recurso. Después de recibir la información por parte del adjudicado y de la unidad competente, o transcurrido el plazo otorgado, el Jefe de Compras debe trasladar de manera inmediata todo el expediente al Departamento Legal para que procedan con su resolución. A su vez se le comunicará al adjudicatario que se suspende el proceso hasta que se cuente con la resolución definitiva.

12.3 Recurso de apelación Los recursos de apelación son presentados ante la Contraloría General de República. El ente contralor solicita al Departamento de Compras y Contrataciones la remisión del

expediente de la contratación, para lo cual el Oficial de Contrataciones Generales, dentro del plazo establecido por dicho ente, tramitará ante el Departamento Legal la certificación de una copia completa del expediente con el objetivo de remitirlo a la Contraloría General de la República mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras. En caso de proceder la apelación, la Contraloría General de la República solicitará al Departamento de Compras y Contrataciones que Correos de Costa Rica, S.A. se apersone sobre la apelación, para lo cual el Oficial de Contrataciones Generales trasladará mediante oficio suscrito por el Jefe de Compras, al Departamento Legal y a la unidad solicitante o técnica una copia de la apelación. La unidad solicitante o técnica contará con un día hábil para referirse a la apelación, mediante informe razonado dirigido al Departamento Legal. El Departamento Legal elaborará la respuesta a la apelación, tramitará la firma de la misma ante el representante legal de Correos de Costa Rica, S.A. y su entrega ante la Contraloría General de la República. De la respuesta, el Departamento Legal remitirá una copia al Departamento de Compras y Contrataciones. Una vez que se reciba la resolución de la Contraloría General de la República con respecto al recurso de objeción, se debe proceder de la siguiente manera: 

Si se mantienen los términos de la adjudicación: El Departamento Legal remitirá copia de la resolución al Departamento de Compras y Contrataciones para su comunicado al adjudicatario y trámite sucesivo.



Si se deben variar los términos de la adjudicación:

El Departamento Legal remitirá copia de la resolución al Departamento de Compras y Contrataciones para que se elabore un informe en atención a las indicaciones emitidas por la Contraloría General de la República. Este informe debe dirigirse a la Gerencia General para decisión de la Junta Directiva. Lo indicado por el ente contralor es vinculante para la Administración. 13.

Registro de proveedores

Durante el primer trimestre de cada año el Jefe de Compras tramitará una publicación en un diario de circulación nacional con la invitación a todos los interesados a formar parte del Registro de Proveedores de Correos de Costa Rica, S.A. Los interesados deben comunicarse con el Encargado del Registro de Proveedores quien les informará que deben aportar para inscribirse los siguientes documentos vigentes: Personas jurídicas

  

Certificación notarial indicando la cantidad y naturaleza de las cuotas o acciones que la conforman y la propiedad de las mismas. Copia certificada de la cédula jurídica y personería jurídica. Declaración jurada suscrita por el representante legal, de que no se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad legal para contratar con Correos de Costa Rica, S.A.

Personas físicas 

Fotocopia de la misma.



Declaración jurada de que no se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad legal para contratar con Correos de Costa Rica, S.A.

Además de los requisitos, el interesado debe completar el formulario de Incorporación o actualización al Registro de Proveedores (Anexo Nº 15). El Encargado del Registro de Proveedores conformará un expediente por cada proveedor asignándole la clase y código al que corresponde. Los expedientes serán archivados según el orden numérico del código asignado. El Encargado del Registro de Proveedores es el responsable de mantener debidamente ordenados los expedientes y conformar en un plazo no mayor de dos días hábiles los expedientes de los nuevos proveedores, previa verificación de que el interesado aportó todos los documentos requeridos, caso contrario se comunicará vía telefónica con el interesado y dejará constancia en el expediente.

Aquellos proveedores que ya cuentan con expedientes abiertos en el Registro de Proveedores no están obligados a aportar nuevamente sus documentos de carácter permanente, salvo en los casos de sustitución de personeros o de información adicional.

14.

Custodia de expedientes

Los expedientes originales de las contrataciones generales deberán mantenerse en custodia en el Departamento de Compras y Contrataciones durante todo el proceso de contratación. Una vez que se haya concluido el proceso de contratación y/o se finiquite, el expediente completo deberá ser trasladado al Archivo Central según la tabla de plazos de conservación de documentos vigente en la empresa. Los expedientes originales de las demás contrataciones se mantendrán en custodia en el Departamento de Compras y Contrataciones hasta que se realice el trámite de pago correspondiente, ya que los mismos serán el respaldo del trámite de pago y por lo tanto se mantendrán en el Archivo Contable.

15.

Emisión de informes

El Departamento de Compras y Contrataciones debe emitir los siguientes informes en relación con las contrataciones tramitadas por este departamento:        

Informe semanal de seguimiento a procesos de contrataciones especiales (Anexo Nº 16 ) Informe mensual de contrataciones generales (Anexo Nº 17) Informe trimestral de consecutivo de órdenes de compra (Anexo Nº 18) Informe anual de consecutivo de órdenes de compra (Anexo Nº19) Informe mensual de órdenes de compra anuladas (Anexo Nº 20) Informe mensual de órdenes de compra canceladas por menos (Anexo Nº 21) Informe mensual de garantías de participación y cumplimiento (Anexo Nº 22) Informe mensual de garantías de órdenes de compra (Anexo Nº 23)

ANEXOS

ANEXO NO. 1 PEDIMENTO DE MATERIALES ESPECÍFICOS

-

CONSECUTIVO COMPRAS

UNIDAD SOLICITANTE

Nº______________

DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL

ITEM

FECHA DE EMISIÓN xx/xx/2005

N° DE PEDIMENTO: xxx-xx-2005

CANTIDAD

1

UNIDAD

1

JUSTIFICACIÓN DEL PEDIMENTO – APLICACIÓN / UTILIZACIÓN Se adjunta la justificación en el oficio

CENTRO DE COSTOS Nº

________________________ GERENTE GENERAL

_______________________GERE ________________________SOLIC NTE DEL ÁREA

ITANTE

ANEXO No. 2 DEVOLUCIÓN DE PEDIMENTOS

_______________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

Zapote, 21 de Diciembre del 2005 C.C: 1671-05

Señora. Licda. Cecilia Fernández Sequeira Gerente de Operaciones

Estimada señora:

Con instrucciones del Lic. Antonio Yock Sánchez,

Director Administrativo hacemos devolución sin

aprobación del pedimento # TR-017-2005 (Gerencia de Operaciones) solicitando el diagnóstico y reparación del vehículo 188107 (costado derecho y el frente).

Esto debido a que es necesario que se adjunte el parte judicial y denuncia del accidente ante el I.N.S tan como lo establece el procedimiento.

Cordialmente,

Cecilia López Guillies Oficial Contrataciones Especiales

V.B. ___________________________ Lic. Jean Christian Navarro del Valle Jefe Dpto. Compras y Contrataciones

Anexo/ lo indicado.

ANEXO No. 3 TABLA DE CONTROL PARA LA VENTA DEL REQUERIMIENTO

_________________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

CONTRATACIÓN # 21-2005 Remodelación sucursal de Guápiles RETIRO DE REQUERIMIENTO - COSTO ¢_6.000__

# 1

FECHA

EMPRESA

NOMBRE RECIBO #

2

RECIBO #

3

RECIBO #

4

RECIBO #

5

RECIBO #

6

RECIBO #

7

RECIBO #

8

RECIBO #

9

RECIBO #

10

RECIBO #

11

RECIBO #

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RECIBO #

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RECIBO #

14

RECIBO #

15

RECIBO #

TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX

# FECHA 16

EMPRESA RECIBO #

17

RECIBO #

18

RECIBO #

19

RECIBO #

20

RECIBO #

21

RECIBO #

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RECIBO #

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RECIBO #

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RECIBO #

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RECIBO #

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RECIBO #

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RECIBO #

28

RECIBO #

29

RECIBO #

30

RECIBO #

NOMBRE TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX TEL FAX

ANEXO No. 4 RECIBO POR DINERO

_________________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

RECIBO POR DINERO DÍA

MES

AÑO

No

RECIBIMOS DE: LA SUMA DE:

¢ POR CONCEPTO DE:

SALDO ANTERIOR

¢

ABONO

¢

SALDO

¢

FIRMA Y SELLO

09947

ANEXO No. 5 HOJA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS

_________________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

CORREOS DE COSTA RICA S. A. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES COMPRAS GENERALES

RECEPCIÓN DE OFERTA

#____________

RECIBIMOS DE ___________________________________________________________

SOBRE(S) CERRADO(S) PARA LA CONTRATACIÓN GENERAL #_________________________________________________________

SEGÚN LO MANIFESTADO POR: ___________________________________________________________

FECHA Y HORA SEÑALADA PARA LA RECEPCIÓN DE OFERTAS: __________________________________________________________

RECIBO GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN #__________________________ FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN: _________________________________ RECIBIDO POR: _____________________________________________

San José, Zapote, 200 m Sur de la Iglesia Católica Teléfono: 202-2900, Extensión: 4171, Fax: 280-6496, E-mail; [email protected] Licda. Johanna Masís Díaz “Excelencia sin límites”

ANEXO No. 6 BOLETA PARA INVITACIÓN

_________________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

Señores ___(nombre del proveedor invitado)_________: El Departamento de Compras y Contrataciones de Correos de Costa Rica S. A., solicita su participación en la Contratación Especial Nº (según SIAC) “nombre completo de la contratación” para lo cual recibirá ofertas por escrito hasta las (hora límite de recepción de ofertas de 00:00 a 24:00) horas del día (indicación del día) de (indicación del mes) de (indicación del año).

1.

ESPECIFICACIONES DE LA CONTRATACIÓN: (Descripción del objeto de la contratación, ítems según el pedimento)

2.

REQUISITOS PARA EL OFERENTE: (Únicamente en caso de que se requiera según el pedimento)

3.

CONDICIONES GENERALES DE LA OFERTA:

3.1

La oferta original debe estar firmada con la indicación del nombre y cargo de quien firma. Las ofertas a partir de cuatro millones seiscientos mil colones deben estar suscritas por el representante legal de la empresa.

3.2

Todo oferente deberá consignar en su oferta lugar donde recibir notificaciones, indicando como mínimo: domicilio, número de teléfono y número de fax.

3.3

Debe indicar el monto total cotizado, tanto en números como en letras, prevaleciendo en caso de discrepancia lo señalado en el menor monto. El precio debe ser firme y definitivo, e incluir los impuestos que le afecten, en caso de que en la oferta no se indiquen los impuestos, se considerarán incluidos en el precio cotizado.

3.4

El oferente indicará el plazo de entrega en términos de días hábiles, considerados éstos de lunes a viernes. En el eventual caso de que el oferente indicara en su oferta el plazo de entrega en días naturales, a efectos de comparación y calificación se tomarán como hábiles. De igual manera si no se especificara, se tomará el plazo en días hábiles. En caso de que indique entrega inmediata se entenderá como un día hábil, después de ser recibida la orden de compra.

3.5

El interesado debe indicar el plazo de la garantía que cubre el producto o servicio cotizado.

3.6

La vigencia de la oferta no debe ser menor de 30 días hábiles contados a partir del día fijado para recibir ofertas, caso contrario no se considerará para efectos de estudio ni de adjudicación.

3.7

Aquellas ofertas que se presenten posterior a la fecha y hora señalada por esta invitación para la recepción de las mismas no se considerarán para efectos de estudio ni de adjudicación.

3.8

En el caso de que el monto cotizado sea inferior a cuatro millones seiscientos mil (¢4.600.000,00), la oferta puede ser enviada vía fax a los números 280-6496 ó 234-1844.

3.9

Si el monto de lo cotizado supera los cuatro millones seiscientos mil colones (¢4.600.000,00), la cotización debe enviarse en sobre cerrado, al Departamento de Compras y Contrataciones. De no contar el proveedor con sobre para presentar su oferta, deberá solicitarle uno a la recepcionista al momento de hacer entrega de la cotización. En el sobre se debe indicar claramente la siguiente leyenda: CORREOS DE COSTA RICA S. A. CONTRATACIÓN ESPECIAL Nº (número de la contratación) (Nombre de la contratación)

3.10

En caso de recibirse ofertas en sobre cerrado se realizará el acto de apertura una vez vencido el plazo para recepción de ofertas.

4.

INFORMACIÓN GENERAL:

4.1 El pago se realizará dentro del plazo de los 20 días hábiles a partir de la fecha de entrega a satisfacción por parte de Correos de Costa Rica S.A. 4.2 Si el oferente ha presentado muestras de sus productos para ser evaluadas por la Administración como parte de la presente contratación, deberá solicitar la devolución de éstas ya que las mismas pasarán a formar parte del patrimonio de Correos si en el término de un mes después de realizado el comunicado de adjudicación, no fueren retiradas. Asimismo, no se devolverán ni repondrán las muestras que hayan sido sometidas a pruebas destructivas o cuando las mismas no pueden ser reutilizadas. 4.3 El adjudicado, previa comunicación realizada al efecto, retirará la orden de compra en el Departamento de Compras y Contrataciones de Correos de Costa Rica S.A. 4.4 A toda orden de compra que supere la suma de doscientos mil doscientos colones (¢200.200,00), se retendrá el 2% correspondiente al impuesto de renta (Ley del Impuesto sobre la renta, inciso g), artículo 23). 4.5 Cuando las facturas son emitidas en dólares, en la misma se debe consignar su equivalente en moneda nacional, aplicando el tipo de cambio interbancario establecido por el Banco de Costa Rica para la compra, al momento de la confección de la factura. 4.6 Cuando se produjere un atraso en la entrega del objeto de la presente contratación, se sancionará al adjudicatario con una multa por incumplimiento sobre el monto de la facturación según la siguiente tabla: Días hábiles de atraso 01- 02 días 03- 04 días 05- 06 días 07 y + días

Porcentaje de la multa 2% 4% 6% 8%

4.7 Para información adicional comuníquese al teléfono #202-2900, extensión #***.

5.

REQUISITOS LEGALES

5.1

Declaraciones Juradas: El oferente debe declarar bajo fe de juramento que:

5.1.1

Se encuentra al día en las obligaciones relativas al régimen de impuestos directos.

5.1.2

Se encuentra al día en el pago de la póliza de riesgos de trabajo del Instituto Nacional de Seguros.

5.1.3

Se encuentra al día en el pago de las cuotas obrero patronales.

5.1.4 No se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad legal para contratar con Correos de Costa Rica S.A. según el artículo 31 del Reglamento de Contratación de esta empresa, el cual dispone: “En los procedimientos de contratación que promueva Correos están inhibidas de participar como oferentes, en forma directa o indirecta: a. Miembros de la Junta Directiva, Asesor Legal de la Junta Directiva, Gerente General, Subgerente General, Auditor y Subauditor Internos, Gerentes de Área, Director Administrativo, Directores de Área, Jefe de Tesorería, Jefe de Compras y Contrataciones, jefe de la unidad solicitante. b. Las personas jurídicas cuyo capital social participe alguno de los funcionarios mencionados. c. Los parientes, por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive, de las personas cubiertas por la prohibición y las personas jurídicas en cuyo capital social o junta directiva participen algunos de los parientes antes indicados. d. Las personas físicas o jurídicas que hayan sido contratadas por Correos, como asesoras en algunas de las etapas de cualquier clase del procedimiento de contratación. e. En los procedimientos de contratación que promueva la empresa, todos los trabajadores de Correos están inhibidos a participar como oferentes ya sea en forma directo o indirecta. Se exceptúan de las prohibiciones anteriores cuando se trate de un proveedor único o exclusivo. En dicho supuesto se requerirá la emisión de una resolución motivada en la cual conste tal circunstancia, resolución que deberá ser aprobada por la Junta Directiva de Correos. En caso de que dicho proveedor tenga relación con algún miembro de la Junta Directiva, dicho miembro deberá abstenerse de conocer el asunto.”

Las anteriores declaraciones juradas deberán ser suscritas por la persona física o el representante legal de la persona jurídica que presenta la oferta.

5.2

El oferente debe adjuntar fotocopia de la cédula de la persona física o jurídica,

6.

GARANTÍAS:

6.1

No se solicita que el oferente rinda garantía de participación. (en caso de requerirse se indicará lo pertinente)

6.2

Si el monto total adjudicado supera los dos millones de colones (¢2.000.000,00), el adjudicatario deberá aportar, previo al retiro de la orden de compra, una garantía de cumplimiento, que será de un 5% sobre el monto total adjudicado, incluyendo impuestos, y su vigencia mínima será de dos meses posteriores al plazo de entrega.

6.3

La garantía de cumplimiento se debe presentar en las Cajas del Departamento de Tesorería de Correos de Costa Rica S.A., en el Centro Postal Zapote, en cualquiera de las siguientes opciones:       

según corresponda.

Dinero efectivo; Cheque certificado a favor de Correos de Costa Rica S.A. de un banco del Sistema Bancario Nacional; Cheque de Gerencia a favor de Correos de Costa Rica S.A. de un banco del Sistema Bancario Nacional; Certificado de participación o de cumplimiento a favor de Correos de Costa Rica S.A. emitido por un banco del Sistema Bancario Nacional; Certificado de depósito a plazo a favor o endosado a nombre de Correos de Costa Rica S.A. emitido por un Banco del Sistema Bancario Nacional; Comprobante de depósito bancario efectuado en efectivo, en la cuenta corriente #203655-6 del Banco Nacional de Costa Rica a nombre de Correos de Costa Rica S.A.; Comprobante de depósito bancario efectuado en efectivo, en la cuenta corriente #210083-5 del Banco de Costa Rica a nombre de Correos de Costa Rica S.A.;

 6.4

Título valor emitido por el Instituto Nacional de Seguros.

No se admitirán depósitos de garantía o certificados a plazo del Banco Hipotecario de la Vivienda.

6.5 De no cumplir el adjudicatario con sus obligaciones contractuales, la garantía de cumplimiento será ejecutada por Correos de Costa Rica S.A. como indemnización, sin perjuicio de cualquier otra acción legal, de conformidad con la legislación vigente. Lo no indicado en este requerimiento, quedará sujeto a lo establecido en el Reglamento de Contratación de Correos de Costa Rica S.A., publicado en La Gaceta Nº 101 del 26 de mayo del 2006, reforma parcial publicada en La Gaceta Nº 167 del 31 de agosto 2006, Código de Comercio, Código Civil y normas conexas aplicables.

San José, (fecha de la invitación)

(firma) (nombre del cotizador) Departamento de Compras y Contrataciones

ANEXO No. 7 FÓRMULA DE LA ORDEN DE COMPRA

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

ORDEN DE COMPRA CORREOS DE COSTA RICA, S.A.

NUMERO DE LA ORDEN

No. 0007301

NOMBRE / RAZÓN

CODIGO DEL PROVEEDOR LUGAR DE ENTREGA

NUMERO DE CEDULA JURIDICA O IDENTIDAD TELEFONO Y FAX

DOMICILIO DEL PROVEEDOR

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

APARTADO ESCRIBIR EL NUMERO DE ESTA ORDEN EN TODOS LOS DOCUMENTOS FECHA DE EMISION QUE SE REFIERAN A ELLA OBSERVACIÓN

DECLARO QUE RECIBI LAS CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA O SERVICIOS CORECTAMENTE, ASÍ COMO EL ORIGINAL DE ESTA ORDEN PARA EL TRÁMITE DE ENTREGA RESPECTIVA

DESCRIPCIÓN

CODIGO

VALOR TOTAL EN LETRAS

CANTIDAD

UNIDAD MEDIDA

FECHA LIMITE PARA LA ENTREGA PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

¢

VALOR TOTAL

5.2

El oferente debe adjuntar fotocopia de la cédula de la persona física o jurídica,

6.

GARANTÍAS:

6.1

No se solicita que el oferente rinda garantía de participación. (en caso de requerirse se indicará lo pertinente)

6.2

Si el monto total adjudicado supera los dos millones de colones (¢2.000.000,00), el adjudicatario deberá aportar, previo al retiro de la orden de compra, una garantía de cumplimiento, que será de un 5% sobre el monto total adjudicado, incluyendo impuestos, y su vigencia mínima será de dos meses posteriores al plazo de entrega.

6.3

La garantía de cumplimiento se debe presentar en las Cajas del Departamento de Tesorería de Correos de Costa Rica S.A., en el Centro Postal Zapote, en cualquiera de las siguientes opciones:        

6.4

según corresponda.

Dinero efectivo; Cheque certificado a favor de Correos de Costa Rica S.A. de un banco del Sistema Bancario Nacional; Cheque de Gerencia a favor de Correos de Costa Rica S.A. de un banco del Sistema Bancario Nacional; Certificado de participación o de cumplimiento a favor de Correos de Costa Rica S.A. emitido por un banco del Sistema Bancario Nacional; Certificado de depósito a plazo a favor o endosado a nombre de Correos de Costa Rica S.A. emitido por un Banco del Sistema Bancario Nacional; Comprobante de depósito bancario efectuado en efectivo, en la cuenta corriente #203655-6 del Banco Nacional de Costa Rica a nombre de Correos de Costa Rica S.A.; Comprobante de depósito bancario efectuado en efectivo, en la cuenta corriente #210083-5 del Banco de Costa Rica a nombre de Correos de Costa Rica S.A.; Título valor emitido por el Instituto Nacional de Seguros.

No se admitirán depósitos de garantía o certificados a plazo del Banco Hipotecario de la Vivienda.

6.5 De no cumplir el adjudicatario con sus obligaciones contractuales, la garantía de cumplimiento será ejecutada por Correos de Costa Rica S.A. como indemnización, sin perjuicio de cualquier otra acción legal, de conformidad con la legislación vigente. Lo no indicado en este requerimiento, quedará sujeto a lo establecido en el Reglamento de Contratación de Correos de Costa Rica S.A., publicado en La Gaceta Nº 101 del 26 de mayo del 2006, reforma parcial publicada en La Gaceta Nº 167 del 31 de agosto 2006, Código de Comercio, Código Civil y normas conexas aplicables.

San José, (fecha de la invitación)

(firma) (nombre del cotizador) Departamento de Compras y Contrataciones

ANEXO No. 8 BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES 2006

PEDIMENTO #

_____10_______

PROCESO # 1 2 3 4

FECHA:

19-01-06

UNIDAD SOLICITANTE:

Gerencia de Operaciones

COTIZADOR

Menardo

LE SOCILITO COTIZAR ESTOS MATERIALES O ARTÍCULOS EN LAS SIGUIENTES EMPRESAS: 1. Difepot S.A. 2. Abonos Agro S.A. 3. Distribuidora Santa Bárbara de Pavas 4. Danesa

Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono

2367525 2129300 2327866 2531000

Fax Fax Fax Fax

2360503 2581589 2317280 2533000

EL MATERIAL A COTIZAR ES EL SIGUIENTE: Cerraduras, Machores de llaves, argollas, aceite penetrante y cajas de pines según pedimento Y DEMÁS ESPECIFICACIONES DEL PEDIMENTO. FIRMA:

RECIBE:

FECHA:

ANEXO No. 9 BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES 2006

PEDIMENTO #

_____10_______

PROCESO # 1 2 3 4

FECHA:

19-01-06

UNIDAD SOLICITANTE:

Gerencia de Operaciones

COTIZADOR

Menardo

LE SOCILITO COTIZAR ESTOS MATERIALES O ARTÍCULOS EN LAS SIGUIENTES EMPRESAS: 1. Difepot S.A. 2. Abonos Agro S.A. 3. Distribuidora Santa Bárbara de Pavas 4. Danesa

Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono

2367525 2129300 2327866 2531000

Fax Fax Fax Fax

2360503 2581589 2317280 2533000

EL MATERIAL A COTIZAR ES EL SIGUIENTE: Cerraduras, Machores de llaves, argollas, aceite penetrante y cajas de pines según pedimento Y DEMÁS ESPECIFICACIONES DEL PEDIMENTO. FIRMA:

RECIBE:

FECHA:

ANEXO No. 10 BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

BOLETA DE ASIGNACIÓN DE PROVEEDORES 2006

PEDIMENTO #

_____10_______

PROCESO # 1 2 3 4

FECHA:

19-01-06

UNIDAD SOLICITANTE:

Gerencia de Operaciones

COTIZADOR

Menardo

LE SOCILITO COTIZAR ESTOS MATERIALES O ARTÍCULOS EN LAS SIGUIENTES EMPRESAS: 1. Difepot S.A. 2. Abonos Agro S.A. 3. Distribuidora Santa Bárbara de Pavas 4. Danesa

Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono

2367525 2129300 2327866 2531000

Fax Fax Fax Fax

2360503 2581589 2317280 2533000

EL MATERIAL A COTIZAR ES EL SIGUIENTE: Cerraduras, Machores de llaves, argollas, aceite penetrante y cajas de pines según pedimento Y DEMÁS ESPECIFICACIONES DEL PEDIMENTO. FIRMA:

RECIBE:

FECHA:

ANEXO No. 11 ACTA DE ENTREGA

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

ACTA DE ADJUDICACIÓN Mediante procedimiento de REMATE No. 03-2003 “Venta del remate de mobiliario y equipo de oficina usado, repuestos de vehículos y motocicletas, suministros de oficina y láminas de polietileno”, efectuado el día 10 de octubre del 2003, en las instalaciones del Centro Postal Zapote y una vez realizado el mismo, Correos vende a: Nombre del Adjudicado:_____________________________________________________

Lote, Item u objeto Adjudicado

:

_____________________________________________ ___________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ _______________.

Precio Base: ¢____________

Precio Adjudicado: ¢_____________

Monto cancelado en el acto: ¢________________. El adjudicado se compromete a cancelar la diferencia entre lo adjudicado y lo cancelado en el acto antes del ___ de octubre del 2003, en el Departamento de Tesorería de Correos de Costa Rica, S.A. ubicado en el Centro Postal Zapote. Conformes con lo anterior, firmamos a las ______ horas del 10 de octubre del 2003. ______________________

Carlos Barquero Trigueros Presidente del Remate

__________________________

Firma Adjudicado Cédula N°________________

ANEXO No. 12 OFICIO DE INCUMPLIMIENTO DE LA GARANTÍA

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

19 de Setiembre del 2005 C.C: 1241-05

Lic. Mario Parra Vargas Jefe Dpto. Legal Pte.

Estimado Señor: Le remito expediente original correspondiente al trámite de ejecución de garantía de cumplimiento de la empresa Torino del Este, según orden de compra #6843 para la compra de Cascos para motociclistas, Foliado de la #1 a la #122 (incluida ésta). Cabe señalar que dentro del tiempo prudencial presentaron los alegatos, lo cual se encuentra en el folio #121. Cordialmente,

Cecilia López Guillies Oficial Contrataciones Especiales V.Bo.Lic César Luis García Duarte

Jefe Depto de Compras y Contrataciones

Anexo lo indicado.

Cartago, Setiembre 16 del 2005

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE GARANTIA Señores Departamento de Compras y Contrataciones Correos de Costa Rica S.M.

Yo, PIETRO GIANGRANDE, de nacionalidad italiana, con cédula de residencia 758-185363-002286, vecino de Tres Ríos, en mi condición de Presidente con facultades de Apoderado Generalísimo sin límite de suma de Torino del Este sociedad anónima, cédula jurídica 3-101-114784, con relación al Proceso de Ejecución de Garantía iniciado, me presento a plantear mi oposición y a manifestar lo siguiente, contestando los puntos en el mismo orden:

I - Es cierto II – Es cierto III – Es cierto IV – Es cierto, pero nótese que el rechazo obedeció a un pequeño detalle en el dibujo del cartero, no así en el caso, que estaban en óptimas condiciones. V – Es cierto, asumimos nuestra responsabilidad, todos nuestros productos tienen garantía, y ante esa pequeña falta, optamos por corregirla, solicitando la prórroga respectiva a fin de realizar las cosas a derecho, estando ambas partes de acuerdo. VI – Es cierto, se nos concedió la prórroga solicitada, o sea, siempre actuamos a derecho y encontrándose Correos de Costa Rica de conformidad con la situación.

VII – No nos consta, pero asumimos que es cierto. VIII – Que no estamos de acuerdo con lo dicho por la Gerencia de Operaciones, al manifestar: “… Que el atraso n el plazo de entrega provoca que los carteros de la empresa circularan con los cascos viejos y dañados en unos casos y en otros sin ellos arriesgando su integridad física”. Primero: Los cascos fueron entregados a tiempo, sin embargo, al detectarse un problema con el logo, obviamente requerían tiempo para ser corregidos, prórroga que fue solicitada y avalada por la empresa Correos de Costa Rica, consistiendo en la prórroga, razón por la cual no se nos puede pretender castigar por algo en lo cual la empresa tenía pleno conocimiento y estaba de acuerdo. Al concedernos la prórroga estábamos en tiempo pues teníamos hasta el 9 de agosto para realizar la entrega y más bien, entregamos el día 5 de agosto, antes del vencimiento del plazo otorgado. Segundo: Que el atraso, fue únicamente de 18 días naturales, aunque como hemos explicado no hay tal atraso, si estábamos dentro del plazo concedido por la prórroga. Tercero: Que la obligatoriedad del uso de casco, está regulada por la Ley de Tránsito, por lo tanto, con atraso o sin él, los carteros tienen su casco, antes del 5 de agosto, fecha en que se entregan los cascos, los carteros ya tenían uno, pues de no tenerlo no podían circular, no se nos puede responsabilizar de situaciones que no nos competen, es ilusorio pensar que la vida útil de los cascos que tenían antes del 5 de agosto del 2005, hubiera terminado exactamente 18 días antes. Cuarto: Que es una opinión totalmente subjetiva la vertida por la Gerencia de Operaciones, preguntamos; cuántos carteros circularon sin casco?, cuántas infracciones de tránsito recibieron en ese lapso y por esa razón?, en caso de que se nos demuestre estarían en la razón y sería una opinión objetiva y no subjetiva como la planteó la Gerencia de Operaciones. IX – Es cierto, en esa fecha ingresan los cascos y son recibidos a satisfacción.

TORINO DEL ESTE S.A.

Lic. Johnny Pérez Vargas Abogado y Notario C. 10413 U.C.R.

9 de Setiembre del 2005 CC:

1186-05

Señores Torino del Este Fax: 591-44-40 Tel. 591-44-40 Proceso: Inicio de Procedimiento

Ejecución de Garantía Correos de Costa Rica Departamento de Compras y Contrataciones, al ser las doce horas del nueve de Setiembre del dos mil cinco, procede este departamento a iniciar proceso ejecución de garantía. De acuerdo al artículo cuarenta y dos del Reglamento de contrataciones, por perjuicios ocasionados de acuerdo al oficio GO-05-247-2005 enviado por la Gerencia de Operaciones por parte de la Empresa Torino del Este con fundamento en los siguiente: Primero: Que Correos de Costa Rica promoción la contratación especial, para la adquisición de cascos para motociclistas. Segundo: Que la Empresa Torino del Este presentó oferta para la contratación antes mencionada, el día veintiseis de abril del dos mil cinco cuya oferta económica se definió en la suma siguiente: de tres millones ochocientos noventa y ocho mil quinientos con cero céntimos de colones con un plazo de entrega de veinticinco días hábiles. Tercero: Que la contratación de cita le fue adjudicada a la Empresa Torino del Este, y la misma se formalizó mediante orden de compra número sesenta y ocho cuarenta y tres, la cual fue retirada por el contratista el día primero de junio del dos mil cinco, siendo así que el plazo de entrega sería para el día dieciocho de julio del dos mil cinco. Además él mismo entrega como garantía de cumplimiento en efectivo un monto de ciento noventa y cuarto mil , novecientos veinticinco con cero céntimos.

Cuarto: Que el día dieciocho de julio del dos mil cinco, ingresó a nuestras bodegas la totalidad de los cascos pero fue rechazado, ya que la Gerencia Comercial hizo una revisión y no los aceptó, por la impresión del logo del cartero (zapatito) que está más separado que lo deseado. Quinto: Que mediante nota el dieciocho de julio la Empresa Torino del Este nos solicita, una prórroga para reparar el inconveniente y poder entregar el nueve de Agosto del dos mil cinco. Sexto: Que mediante oficio CC. 897-05 enviando el veintiuno de julio del dos mil cinco, a la Empresa Torino del Este, de acuerdo al correo electrónico, enviado por la Gerencia General, donde se les otorga proceder con la prórroga solicitada. Sétimo: Que mediante oficio CC:873-05, del dieciocho de julio del dos mil cinco, les manifestamos, a la unidad solicitante, si el atraso ocasionó algún perjuicio para Correos de Costa Rica. Octavo: Que mediante oficio GO-05-214-005 recibido el veinte de julio del dos mil cinco, por la Gerencia de Operaciones, indica que el atraso, en el plazo de entrega provocara que los carteros de la empresa circularan con los cascos viejos y dañados en unos casos, y en otros sin ellos arriesgando su integridad física. Noveno: Que el día cinco de Agosto del dos mil cinco ingresaran los cascos para motociclistas a nuestro almacén. De conformidad con lo anteriormente mencionado, se le concede un plazo no mayor a dos (2) días hábiles a partir de la recepción de este comunicado, para que presente sus alegatos.

Cecilia López Guillies

Oficial Contrataciones Especiales

VB. Lic. César Luis García Duarte

Jefe Dpto. Compras y Contrataciones

Zapote, 08 de setiembre del 2005 GO-05-247-2005

Señora Cecilia López Guillies Oficial Contrataciones Especiales Presente

Estimada Señora:

En atención al oficio CC-1097-05, relacionado con la compra de cascos y en ampliación al oficio GO-05214-05, me permito indicarle que el atraso que tuvo la empresa Torino del Este, sí ocasionó perjuicios para la empresa ya que provocó que los carteros de la empresa circularan con los cascos viejos y dañados, en unos casos y en otros sin ellos, arriesgando su integridad física.

Atnetamente,

Cristian Corrales Jiménez Asistente

VB Licda. Cecilia Fernández Sequeira Gerente

Cc. César García Duarte, Jefe de Compras y Contrataciones

Zapote, 26 de Agosto del 2005 CC: 1097-05 Señor Cristian Corrales Jiménez Asistente de Gerencia de Operaciones

Estimado Señor:

En acatamiento a los oficios DL-902-05 y el DL916-05 enviados del Departamento Legal, sobre inicio de procedimientos de sanciones o ejecuciones de Garantías de cumplimiento. Solicito que amplíe el oficio GO-05-214-05, de fecha 20 de julio del 2005 referente a los perjuicios causados, por la prórroga otorgada a la Empresa Torino del Este, para la entrega de los 250 cascos, para motociclistas. Es importante mencionar que, si causó un perjuicio a la empresa, la unidad solicitante debe, indicar de forma precisa y detallada en qué consiste éste, y su cuantificación de ser posible.

Cordialmente,

Cecilia López Guillies

Oficial Contrataciones Especiales

VB. Lic. César Luis García Duarte

Jefe Dpto. Compras y Contrataciones

Adjunto: Oficio GO-05-214-05

ANEXO No. 13 TRÁMITE DE PAGO

_________________________________________________________________________ Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

INFORME DE SERVICIOS RECIBIDOS PAGOS A PROVEEDORES FECHA: OFICIO Nº ISR—058 NOMBRE EMPRESA : EXPEDIENTE:

ORIGINAL : COPIA : NÙMERO DE TRÀMITE (ISR) EN QUE IBA EL EXPEDIENTE ORIGINAL:

ORDEN DE COMPRA PEDIMENTO Nº

:

SUB-PARTIDA : FACTURA : MONTO : CONCEPTO:

UNIDAD SOLICITANTE RECIBIDO CONFORME SEGÚN OFICIO: ORIGINAL FIRMADO POR: CONFECCIONADO POR: Gabriela Arias Núñez Trámites de Pago Compras y Contrataciones

AUTORIZADO POR: Lic. Jean Christian Navarro del Valle Jefe Dpto.de Compras y Contrataciones

ANEXO No. 14 NOTA DE DÉBITO

________________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230 Telefax: 202.-29-17 [email protected]

e-mail:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS NOTA DE DEBITO INCUMPLIMIENTO EN PLAZO DE ENTREGA

DEBITO No.

Empresa: Factura No. ìtem No. : Servicio: ORDEN DE COMPRA

TOTAL

MONTO FACTURADO

-----------------------

MONTO CORRECTO

-----------------------

Concepto:

Autorizado por: Lic. Jean Christian Navarro

Hecho por: Gabriela Arias N.

DIFERENCIA

ANEXO No. 15 REGISTRO DE PROVEEDORES

_________________________________________________________________________ Zapote, San José. Central 202-29-00 Ext. 4230 Telefax: 202.-29-17 e-mail: [email protected]

REGISTRO DE PROVEEDORES ============================================================== CORREOS DE COSTA RICA S.A. invita a todas aquellas personas físicas y jurídicas que deseen ser consideradas como potenciales oferentes a presentar los siguientes requisitos: 1. Las personas jurídicas deberán indicar el nombre o razón social, dirección postal y dirección geográfica exacta. Además deberán adjuntar certificación notarial indicando la cantidad y naturaleza de las cuotas o acciones que la conforman y la propiedad de las mismas. Copia certificada de la Cédula Jurídica y Personería Jurídica vigente, la cual deberá actualizarse cada tres meses.

2. Las personas físicas, deberán indicar nombre completo, fotocopia de la misma.

número de cédula de identidad y

3. Adjunto al formulario de inscripción se deberá presentar una declaración jurada de que no se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad legal para contratar con Correos de Costa Rica S.A. conforme el artículo # 31 del reglamento de contratación de Correos de Costa Rica S.A.

Artículo 31.- Alcance de la prohibición En los procedimientos de contratación que promueva Correos están inhibidas de participar como oferentes, en forma directa o indirecta: a. Miembros de la Junta Directiva, Asesor Legal de la Junta Directiva, Gerente General, Subgerente General, Auditor y Subauditor Internos, Gerentes de Área, Director Administrativo, Directores de Área, Jefe de Tesorería, Jefe de Compras y Contrataciones, jefe de la unidad solicitante y los miembros de la Comisión de Contrataciones. b. Las personas jurídicas cuyo capital social participe alguno de los funcionarios mencionados. c. Los parientes, por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive, de las personas cubiertas por la prohibición. d. Las personas físicas o jurídicas que hayan sido contratadas por Correos, como asesoras en algunas de las etapas de cualquier clase del procedimiento de contratación.

Se exceptúan de las prohibiciones anteriores cuando se trate de un proveedor único o exclusivo. En dicho supuesto se requerirá la emisión de una resolución motivada en la cual conste tal circunstancia, resolución que deberá ser aprobada por la Junta Directiva del Correo. En cado de que dicho proveedor tenga relación con algún miembro de la Junta Directiva, dicho miembro deberá abstenerse de conocer el asunto. 4. En ambos casos deberán indicar los números de teléfonos, faxsímil, dirección electrónica y el lugar designado para notificaciones, así como la forma en que participarán, ya sea a nombre propio o como representante. 5. En caso de ser representante de casas extranjeras, indicar las casas o firmas que representa, el número de licencia correspondiente, su dirección, número de fax, teléfono y los productos o servicios que distribuye cada uno. 6. En materia de contratación Correos de Costa Rica S.A. se rige por su Reglamento de Contratación, publicado en el diario oficial la Gaceta #101 del 26-05-2006, y sus reforma publicada en La Gaceta numero 167 del 31-08-06, así como por los principios de la Ley de Contratación Administrativa. Lo anterior conforme a la Ley de Correos de Costa Rica # 7768. 7. Cabe mencionar además que al momento de presentar las ofertas, si éstas superan los cuatro millones seiscientos mil colones (¢ 4.600.000.00) deberán presentarse en un sobre cerrado, indicando claramente por fuera del mismo, el bien o servicio que se está cotizando. 8. En caso de no poder participar en alguna contratación en la cual se les invitó, es importante y necesario que envíen al Departamento de Compras y Contrataciones, un acuse de recibo a la invitación en la que se indique claramente, que no se tiene interés de cotizar. Los proveedores de Correos de Costa Rica S.A. deben tomar en cuenta que en la medida en que no envíen éste acuse de recibo, se les dejará de tomar en cuenta para próximas contrataciones basado en la falta de interés anteriormente mostrada. 9. Se les solicita que en caso de que no se les esté tomando en cuenta o sospechen de alguna anomalía en las contrataciones, informarlo a la Dirección Administrativa de Correos de Costa Rica, S.A. 10. Los interesados deberán entregar los documentos antes mencionados, en el Departamento de Compras y Contrataciones, ubicado en el Centro Postal Zapote, 200 Sur de la Iglesia Católica de Zapote, carretera a San Francisco de Dos Ríos. 11. Se debe de indicar los servicios en los cuales desean ser considerados, según el cuadro adjunto de servicios de Correos de Costa Rica, S.A. Su empresa será considerada SOLO en los servicios ahí descritos. La inscripción en el registro de proveedores debe ser exactamente igual al nombre que aparece en las facturas y pro formas, ya que bajo ese nombre se confeccionará la orden de compra y el cheque.

Cualquier información adicional favor comunicarse al Teléfono 202-29-00 con la ext. 4170.

Fecha:___________________________________________________ Nombre Razón Social:_________________________________________________________ Servicio Prestado:____________________________________________________________ De acuerdo al catálogo de servicio (adjunto), favor indicar en que categoría de servicio desean ser incluidos:_________________________________________________________ Codigo:________________________________ Cédula Jurídica o Física:______________________________________________________ Número de contribuyente ante Tributación Directa: ________________________________ Cuenta Corriente ___________________________Banco_________________________: Citas de Inscripción: Tomo___________ Folio __________

Asiento ___________

Dirección Geográfica Exacta __________________________________________________ Apartado Postal: _________________ Número de Fax: _______________

E – Mail: _______________________ Número de Teléfono : _____________

Año de Fundación de la Empresa: ______________Número de Acciones : _____________ Nombre del Presidente de la Empresa:____________________________ Nombre del Gerente General de la Empresa:______________________________ Correos de Costa Rica S.A. puede contactar a las siguientes personas para: Hacer el pedido:___________________________Tel:________________Ext____________ Información de facturación y crédito____________________Tel___________Ext________ Reclamo de materiales/ Servicios_______________________Tel___________Ext_______

En caso de que algunas de las personas mencionadas anteriormente dejen de laborar, favor de actualizar ésta información.

Está Usted certificado en ISO 9000 o tiene manual de aseguramiento de la calidad: Si___No________________ Tiene Usted un programa de selección y evaluación de Proveedores: Si_________No_______ En caso afirmativo se debe enviar una copia para inspección.

LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES DEBE SER EXACTAMENTE IGUAL AL NOMBRE QUE APARECE EN LAS FACTURAS Y PROFORMAS, YA QUE BAJO ESE NOMBRE SE CONFECCIONARÁ LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE.

NINGUNA EMPRESA PODRÁ REALIZAR NINGÚN TIPO DE TRABAJO HASTA QUE NO CUENTE EN SU PODER CON UNA ORDEN DE COMPRA DEBIDAMENTE AUTORIZADA.

La inscripción en el Registro de Proveedores de Correos de Cota Rica, implica una aceptación a las indicaciones establecidas anteriormente, y en razón de ello, la firma original en la boleta de inscripción de dicho registro, así lo manifiesta.

FIRMA

CATALOGO POR SERVICIO Cód. Clase

Servicio

000001

ACCESORIOS DE SEGURIDAD

000002

ACEITES LUBRICANTES

000003

AIRES ACONDICIONADOS

000004

ALFOMBRAS Y PERSIANAS

000005

ALQUILER DE HABITACIONES

000006

ALQUILER DE MAQUINARIAS

000135

ANALISIS DE AGUA

000132

ARREGLOS FLORALES

000007

ARTIC. Y MATERIALES DE OFICINA

000009

ARTICULOS DE PAPEL Y CARTON

000010

ARTICULOS PROMOCIONALES

000008

ARTÍCULOS DE CUERO Y OTROS

000011

BANDERA Y CORTINAS

000012

BATERÍAS

000013

BIENES RAICES

000014

BOLSAS PLASTICAS ROLLOS

000015

BOMBAS PARA AGUA Y POZOS

000016

CAJAS FUERTES

CAJAS

CAJAS PALSTICAS Y DE CARTON

000017

CALZADO Y BOTAS DE HULE

000018

CAPAS IMPERMEABLES

000134

CARNET, CORDONES, ETC.

000142

CARRETILLAS HIDRAULICAS

CARROC

CARROCERIAS MADERA Y METAL

000019

CASCOS PARA MOTOCICLETA

000020

CATHERING SERVICE

000021

CENTRALES TELEFONICAS

000022

CERRAJERIA

000023

CIELOS RASOS SUSPENDIDOS

000024

COBERTORES PARA EQUIPO OFICINA

000025

COMPUTADORES

000027

CONSTRUCTORAS

000028

CONSULTORIAS

000029

COPIAS, EMPASTES, FILMINAS

000030

CORREDORES DE BOLSA

000139

CORTINAS ARROLLABLES.

000031

CRISTALERIAS

000032

CURSOSY CAPACITACION

CUSTOD

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

000149

DEDUCCIONES PROVEED.(PLANILLA)

000033

ELABORACION DE MANUALES

000034

ELECTRODOMESTICOS

000035

EMBLEMAS

000036

EMPRESAS DE SEGURIDAD

000146

ENMARCADOS

000037

EQUIPO DE COMPUTO

000038

EQUIPO DE OFICINA

000039

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

000040

EQUIPO FOTOGRAFICO

000041

EQUIPO INDUSTRIAL

000133

EQUIPO MEDICION

000042

EQUIPO MEDICO Y MEDICAMENTOS

000043

EQUIPOS DE RADIO Y COMUNICADOR

000044

EQUIPOS DE SEGURIDAD

000045

EQUIPOS DIGITALES

ESTAM

ESPECIES FISCALES.

000046

ESTRUCTURAS METALICAS

000047

ETIQUETAS, EMPAQUES, OTROS

000048

EXTINTORES

000049

FABRICA DE AUTOBUSES

000050

FARMACIA

000051

FAXIMILES

000052

FERRETERIA Y MATERIALES ELECTR

000053

FILTROS

000054

FOTOCOPIADORAS

000147

FOTOGRAFIA PUBLICITARIA

000055

FUMIGADORAS

000056

IMPRENTAS, LITOGRAFIAS, SERIGR

000057

INDUSTRIA

000058

INSTALACIONES ELECTRICAS

000059

INSTALACIONES ELECTROMECANICAS

MUSICA

INSTRUMENTOS MUSICALES.

000060

INVESTIGACIONES

000143

LAVADO ENCERADO VEHICULOS

000148

LINEAS AEREAS

000061

LLANTAS

000062

MALETINES, BOLSOS, CANGUROS

000140

MALLAS, CERCAS, CERRAMIENTOS.

000063

MANTEADOS, CAPAS, ARTICULOS

000064

MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCION

000065

MAQUINARIA Y EQUIPO

000066

MARCHAMOS

000067

MATERIAL Y EQUIPO ELECTRONICO

000068

MATERIALES DE ACERO NEGRO

000069

MATERIALES DE CARTON

000070

MATERIALES DE LIMPIEZA

000071

MEDICAMENTOS Y EQUIPO MEDICO

000072

MUDANZAS

000073

MUEBLES

000074

PARAGUAS Y SOMBRILLAS

000075

PERFORACIONES

PINTUR

PINTURAS.

000076

PLANOS CONSTRUCTIVOS

000077

PRODUCTOS QUIM, AGUAS PISCINA

000078

PRODUCTOS AUTOMOTRICES

000138

PRODUCTOS DE EXHIBICION Y DECO

COLCHO

PRODUCTOS DE URETANO-COLCHONES

000079

PRODUCTOS FILATELICOS

000080

PRODUCTOS MAGNETICOS

000081

PRODUCTOS PARA LIMPIEZA

000082

PROVEEDOR DE UNIFORMES

000083

PUBLICIDAD

000084

PULIDO Y ABRILLANTADO DE PISOS

000085

RELOJES MARCADORES

000086

REPARACION DE COMPUTADORES

000087

REPARACION DE MUEBLES

000088

REPARACION EQUIPO DE COMPUTO

000089

REPARACION EQUIPO DE OFICINA

000090

REPARACIONES Y REMODELACIONES

000091

REPUESTOS AUTOMOTRICES

000092

REPUESTOS DE AUTOMOVILES

000093

REPUESTOS PARA MOTOS

000094

ROLLOS DE PAPEL

000095

ROMANAS Y EQUIPO DE PESAJE

000096

ROTULACIONES

000097

SEGUROS

000098

SELLOS DE HULE Y TODO TIPO

000099

SERV. TELECOMUNICACIONES

000100

SERVICIO VARIOS

000101

SERVICIO DE BODEGAJE

000102

SERVICIOS DE BEEPERS

000103

SERVICIOS DE SODA

000104

SERVICIOS DE SOLDADURAS

000105

SERVICIOS DE TOPOGRAFIA

000106

SERVICIOS INFORMATICOS

000107

SERVICIOS ING. ELECTRICA E IND

000108

SERVICIOS INTERNET

000109

SERVICIOS LEGALES

000145

SERVICIOS LIMPIEZA.

000110

SERVICIOS MEDICOS

000111

SERVICIOS MENSAJERIA

000137

SERVICIOS PERITAJE Y AVALUOS

000112

SERVICIOS TRANSPORTE PERSONAS

000113

SISTEMA ANTIROBO DE VEHICULOS

000114

SISTEMAS CONTRA INCENDIOS

000115

SISTEMAS ELECTRONICOS SEGURID

000144

SUB-CONTRATACION PERSONAL.

000116

TALLER MECANICOS PARA MOTOS

000117

TALLER DE BICICLETAS

000118

TALLERES MECANICOS

000141

TAPICERIA DE MUEBLES.

000119

TELEFONIA COMPUTACIONAL

000136

TRAMITES DE ADUANA

000120

TRASLADO DE AGUA

000121

TROFEOS

000122

UNIFORMES

000123

UNIVERSIDADES

000124

VENTA DE AUTOMOVILES

000125

VENTAS DE BICICLETAS

000126

VENTAS DE MOTOCICLETAS

000127

VENTAS DE PINTURAS

000128

VIDRIERAS

000129

ZONAS VERDES

ANEXO No. 16 INFORME SEMANAL DE SEGUIMIENTO A PROCESOS DE CONTRATACIONES ESPECIALES

Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

Informe Semanal de Seguimiento a Procesos de Contrataciones Especiales Fecha del contrato u orden de compra

Número de orden de compra

Nombre del adjudicatario

bien o servicio contratado

unidad solicitante

Fecha de entrega de la orden de compra

Fecha limite del bien o servicio

Monto de contratación

Numero de recibido de garantía (Tesorería)

Monto de la garantía

Instrumento Pago de Fecha real de de la garantía vigencia de la entrega del ( depósito, garantía bien o efectivo, servicio certificado u otro)

ANEXO No. 17 INFORME MENSUAL DE CONTRATACIONES GENERALES

Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

CONTRATACIONES GENERALES INFORME DEL MES DE NOVIEMBRE DEL 2005 N°

PROCEDIMIENTO

CONTRATACIÓN

06-2003



“Sistema de protección contra incendio” Reserva administrativa Nº 51-2005 ¢30.000.000

Misiva del 25 de octubre del 2005, remite vía fax el análisis de ofertas por parte del Inspector de la obra (empresa Conelt S.A.) (recibido el 26 de octubre de 2005).  DL-ALE-1485-05 del 16 de noviembre de 2005, traslada el análisis legal de las ofertas (recibido 23 de noviembre de 2005).  Oficio CG-272-2005 del 25 de noviembre de 2005, solicita subsanación a la empresa Consorcio de Ingeniería Agrícola y mantenimiento industrial (notificado el 25 de noviembre de 2005).  Oficio CG-273-2005 del 25 de noviembre de 2005, solicita subsanación a la empresa Equilsa (notificado el 25 de noviembre de 2005).  Reserva administrativa por la suma de ¢30.000.000.  Documentos de subsanación de la empresa Equilsa Ltda. (recibidos del 01 de diciembre de 2005).  Documentos de subsanación de Consorcio de Ingeniería Agrícola y mantenimiento (recibidos el 01 de diciembre de 2005). Estado actual: en espera de análisis del Departamento Legal (30 de noviembre de 2005).

09-2004



“Talleres de servicio para mantenimiento y reparación para vehículos y/o motocicletas, Región Huetar Norte”

Oficio CG-089-2005 del 21 de abril del 2005, dirigido a la Junta Directiva, recomienda la desestimación de la contratación. (Visto en Junta Directiva, sin acuerdo).  Comisión de contrataciones, análisis del avance de la contratación (26 de julio de 2005).  Comunicación vía correo electrónico, solicitud de información a la Gerencia de Operaciones (28 de julio de 2005). Estado actual: se está a la espera de que la Gerencia de Operaciones defina el si se continúa con el procedimiento o se desestima (30 de noviembre de 2005).

11-2004



“Talleres de servicio para mantenimiento y reparación de vehículos y/o motocicletas, Región Pacífico central”

Oficio CG-089-2005 del 21 de abril del 2005, dirigido a la Junta Directiva, recomienda la desestimación de la contratación. (Visto en Junta Directiva, sin acuerdo).  Comisión de contrataciones, análisis del avance de la contratación (26 de julio de 2005).  Comunicación vía correo electrónico, solicitud de información a la Gerencia de Operaciones (28 de julio de 2005). Estado actual: se está a la espera de que la Gerencia de Operaciones defina el si se continúa con el procedimiento o se desestima (30 de noviembre de 2005).

12-2004



“Talleres de servicio para mantenimiento y reparación de vehículos y/o motocicletas, Región Brunca”

Oficio CG-089-2005 del 21 de abril del 2005, dirigido a la Junta Directiva, recomienda la desestimación de la contratación. (Visto en Junta Directiva, sin acuerdo).  Comisión de contrataciones, análisis del avance de la contratación (26 de julio de 2005).  Comunicación vía correo electrónico, solicitud de información a la Gerencia de Operaciones (28 de julio de 2005). Estado actual: se está a la espera de que la Gerencia de Operaciones defina el si se continúa con el procedimiento o se desestima (30 de noviembre de 2005).

13-2004



“Talleres de servicio para mantenimiento y reparación de vehículos y/o motocicletas, Región Atlántica”

Oficio CG-089-2005 del 21 de abril del 2005, dirigido a la Junta Directiva, recomienda la desestimación de la contratación. (Visto en Junta Directiva, sin acuerdo).  Comisión de contrataciones, análisis del avance de la contratación (26 de julio de 2005).  Comunicación vía correo electrónico, solicitud de información a la Gerencia de Operaciones (28 de julio de 2005). Estado actual: se está a la espera de que la Gerencia de Operaciones defina el si se continúa con el procedimiento o se desestima (30 de noviembre de 2005).

14-2004



“Talleres de servicio para mantenimiento y reparación de vehículos y/o motocicletas, Región Chorotega”

Oficio CG-089-2005 del 21 de abril del 2005, dirigido a la Junta Directiva, recomienda la desestimación de la contratación. (Visto en Junta Directiva, sin acuerdo).  Comisión de contrataciones, análisis del avance de la contratación (26 de julio de 2005).  Comunicación vía correo electrónico, solicitud de información a la Gerencia de Operaciones (28 de julio de 2005). Estado actual: se está a la espera de que la Gerencia de Operaciones defina el si se continúa con el procedimiento o se desestima (30 de noviembre de 2005).

22-2004



“Empresa que realice las mejoras y correcciones al sistema eléctrico en el Centro Postal Zapote”

Oficio CG-200-2005 del 30 de septiembre de 2005, remite al Departamento Legal el recurso para su resolución (recibido el 30 de septiembre de 2005).  Oficio CG-201-2005 del 30 de septiembre de 2005, solicita a la empresa Audax Borloz Genus S.A., prórroga de la garantía de participación, otorgando 03 días hábiles, plazo vence el 05 de octubre del 2005 (notificado por fax el 30 de septiembre de 2005).  La empresa Audax Borloz Genus S.A., prorroga de la garantía de participación, mediante certificado de Banca Promérica por la suma de ¢700.000, vence el 12 de febrero 2005 (05 de octubre de 2005).  DL-ALE-1487-05 del 16 de noviembre de 2005, traslada al Departamento de Compras, la resolución Nº JDCR-085-05, en la que se declara sin lugar el recurso interpuesto (recibido el 17 de noviembre de 2005). Terminada (30 de noviembre de 2005).

02-2005



“Suministros de repuestos para vehículos y motocicletas para la Gran Área Metropolitana”

Purdy Motor S.A. presenta rectificación de garantía de cumplimiento (08 noviembre del 2005).  Oficio DL-ALE-1528-05 del 30 de noviembre del 2005, traslada los contratos suscritos por las empresas monge y Chanto S.A. y Purdy Motor S.A. (recibido el 30 de noviembre del 2005. En trámite para remitir a la Contraloría General de la República (30 de noviembre de 2005).

04-2005



“Talleres de servicio para mantenimiento y reparación de vehículos y/o motocicletas, Área Metropolitana”

Oficio CG-089-2005 del 21 de abril del 2005, dirigido a la Junta Directiva, recomienda la desestimación de la contratación. (Visto en Junta Directiva, sin acuerdo).  Comisión de contrataciones, análisis del avance de la contratación (26 de julio de 2005).  Comunicación vía correo electrónico, solicitud de información a la Gerencia de Operaciones (28 de julio de 2005). Estado actual: se está a la espera de que la Gerencia de Operaciones defina si se continúa con el procedimiento o, se desestima (30 de noviembre de 2005).

05-2005



“Compra de dieciséis vehículos” Reserva presupuestaria 19-2005 ¢115.000.000

Oficio CG-254-2005 del 02 de noviembre del 2005, dirigido a Purdy Motor S.A., solicita retirar el contrato refrendado y aportar escritura pública de traspaso de vehículos (notificado el 03 de noviembre de 2005).  Oficio CG-255-2005 del 02 de noviembre del 2005, dirigido a la Gerencia de Operaciones, remite información y copia de contrato refrendado (notificado el 03 de noviembre de 2005).  Oficio GO-05-299-2005 del 04 de noviembre del 2005, suscrito por la Licda. Fernández Sequeira, remite información sobre rotulación de los vehículos.  Oficio CG-262-2005 del 07 de noviembre del 2005, dirigido a la Gerencia de Operaciones, indica que la reunión con Purdy Motor S.A. para finiquitar asunto de rotulación se realizaría el 07 de noviembre de 2005.  Oficio GC-869-05 del 08 de noviembre de 2005, de la Gerencia Comercial indica que el día 01 de noviembre de 2005 se entregaron las artes correspondientes de los vehículos tipo paneles y pick up.  Misiva fechada el 11 de noviembre del 2005, de la empresa Purdy Motor S.A. en la que se hace referencia a la rotulación de los vehículos (recibida el 14 de noviembre del 2005).  Oficio CG-264-2005 del 15 de noviembre del 2005, dirigida a la Gerencia de Operaciones en la que se traslada la nota de Purdy Motor S.A. (recibida el 16 de noviembre de 2005).  Oficio GO-05-311-2005 del 17 de noviembre de 2005, da respuesta a la nota de la empresa Purdy Motor S.A. del 11 de noviembre del 2005 (recibida el 22 de noviembre de 2005).  Oficio CG-269-2005 del 22 de noviembre de 2005, comunica y traslada el oficio anterior a la empresa Purdy Motor S.A. (notificado el mismo día).  Oficio DL-ALE-1506-05 del 21 de noviembre de 2005, remite copia de la escritura de adquisición de los vehículos (recibido el mismo día).  Oficio GO-05-329-2005 del 30 de noviembre otorga visto bueno a la prórroga en el plazo de entrega solicitada por la empresa Purdy Motor S.A.  Oficio CG-282-2005 del 01 de diciembre de 2005, comunica a la empresa Purdy Motor S.A. el plazo de prórroga concedido (notificado el mismo día). Estado actual: por entregar vehículos adquiridos (30 de noviembre de 2005).

06-2005

 

“Servicios externos de custodios para las rutas metropolitanas y nacionales” Reserva administrativa 31-2005 ¢8.200.000,00

Comisión de Contrataciones, 02 de noviembre de 2005. Secure S.A., aporta prórroga de la garantía de participación por la suma de ¢750.000 (02 de noviembre de 2005).  Oficio CG-260-2005 del 04 de octubre del 2005, remite a la Subgerencia General respuesta del oficio SG-01-298-05.  Oficio SG-01-327-05 del 08 de noviembre de 2005, suscrita por el Lic. Lazo Sosa, solicita proceder conforme se instruye en el oficio SG-01-298-05.  Comisión de Contrataciones (14 de noviembre de 2005).  Oficio CG-265-2005 del 16 de noviembre de 2005, remite a la Junta Directiva la recomendación de proceso desierto (recibido el 17 de noviembre de 2005).  Oficio CG-274-2005 del 29 de noviembre de 2005, solicita a la empresa Secure S.A., prórroga en el plazo de la garantía de participación (notificado el 30 de noviembre del 2005).

07-2005

Pendiente: Acto de adjudicación por parte de la Junta Directiva (30 de noviembre de 2005). 

“Compra de setenta y cinco motocicletas”

Oficio CG-239-2005 del 26 de octubre de 2005, solicita refrendo a la Contraloría General de la República (recibido el 27 de octubre de 2005) Documento 25573. En Contraloría General de la República, solicitud de refrendo (31 de octubre de 2005).

08-2005



“Compra de uniformes y zapatos”

Oficio GO-05-300-2005 del 08 de noviembre de 2005, remite análisis de las ofertas efectuado por la Gerencia de Operaciones (recibido el 09 de noviembre de 2005).  Oficio CG-257-2005 del 04 de noviembre del 2005, traslada muestras de prenda al INA.  Oficio NTX-JN-481-05 del 10 de noviembre de 2005, remite al Departamento de Compras y Contrataciones el análisis técnico de las muestras (recibido el 18 de noviembre de 2005).  Oficio DL-ALE-1486-05 del 16 de noviembre del 2005 traslada análisis legal de las ofertas (recibido el 22 de noviembre de 2005).  Oficio CG-278-2005 del 24 de noviembre de 2005, solicita subsanación a la empresa Promotex Internacional S.A. (notificado el mismo día).  Oficio CG-279-2005 del 24 de noviembre de 2005, solicita subsanación a la empresa Ferris Iglesias S.A. (notificado el mismo día).  Oficio CG-280-2005 del 24 de noviembre de 2005, solicita subsanación a la empresa Distribuidora Ego S.A. (notificado el mismo día).  Oficio CG-281-2005 del 24 de noviembre de 2005, solicita subsanación a la empresa Creaciones Niza S.A. (notificado el mismo día). Estado actual: en espera de subsanaciones de las empresas (30 de noviembre de 2005).

09-2005



“Sistema de circuito cerrado de televisión”

Acuerdo Nº 3334 del 10 de octubre del 2005 de Junta Directiva, aprueba el requerimiento con observaciones (notificado el 03 de noviembre de 2005).  Publicación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida el 29 de noviembre de 2005, 14:00 horas.  Recepción de ofertas el 15 de diciembre del 2005, 10:00 horas. Pendiente: revisión de consultas (30 de noviembre de 2005).

10-2005

 

“Reestructuración y habilitación del Edificio Central de Correos en San José” (Reserva Nº 26-2005 ¢280.000.000,00)

Comisión de Contrataciones 02 de noviembre de 2005. Oficio CG-253-2005 del 02 de noviembre del 2005, remite por segunda vez el requerimiento a Junta Directiva para su aprobación (03 de noviembre de 2005).  Acuerdo Nº 3362 del 03 de noviembre del 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (recibido el 08 de noviembre de 2005).  Publicación del aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre del 2005.  Visita dirigida al sitio de la obra 07 de diciembre del 2005.  Recepción de ofertas 23 de diciembre, 10:00 horas. Pendiente: visita dirigida (30 de noviembre de 2005).

11-2005



“Compra de dos microbuses” Reserva administrativa Nº 50-2005 ¢32.000.000

Acuerdo Nº 3350 del 31 de octubre del 2005 de Junta Directiva, aprueba modificación del requerimiento (recibido el 01 de noviembre de 2005).  Oficio CG-252-2005 del 01 de noviembre de 2005, remite a los potenciales oferentes las modificaciones efectuadas en el requerimiento de la contratación (notificado el 04 de noviembre de 2005).  Solicitud de publicación de aviso en La Gaceta (02 de noviembre de 2005).  Publicación del aviso en La Gaceta Nº 214 del 07 de noviembre del 2005.  Recepción de ofertas el 23 de noviembre del 2005.  Oficio CG-270-2005 del 24 de noviembre de 2005, remite oferta al Departamento Legal para su revisión (notificado el mismo día).  Oficio CG-271-2005 del 24 de noviembre de 2005, remite oferta a la Gerencia de Operaciones para su revisión (notificado el mismo día).  Reserva administrativa Nº 50-2005 por la suma de ¢32.000.000.  Oficio GO-05-323-2005 del 24 de noviembre de 2005, traslada al Departamento de Compras la revisión de la oferta por parte de la unidad solicitante (recibido el 25 de noviembre de 2005).  Misiva del 29 de noviembre del 2005, de la empresa Purdy Motors S.A., en la que se aportan varios documentos como complemento a la oferta presentada (recibido el 29 de noviembre de 2005). Pendiente: criterio legal de revisión de oferta (30 de noviembre de 2005).

12-2005 13-2005

“Remodelación y ampliación de la sucursal de Santa Elena en Monteverde” Reserva administrativa Nº 37-2005 ¢40.000.000,00

“Remodelación y ampliación de la sucursal de San Antonio de Belén” Reserva administrativa Nº 36-2005 ¢59.000.000,00



Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 01 de diciembre de 2005.  Recepción de ofertas 20 de diciembre a las 10:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).  Acuerdo Nº 3355 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 02 de diciembre de 2005.  Recepción de ofertas 20 de diciembre a las 14:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

14-2005



“Remodelación y ampliación de la sucursal de Pavas” Reserva administrativa 32-2005 ¢40.000.000

Acuerdo Nº 3356 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 02 de diciembre de 2005.  Recepción de ofertas 21 de diciembre a las 10:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

15-2005



“Remodelación y ampliación de la sucursal de Moravia” Reserva administrativa Nº 35-2005 ¢31.000.000,00

Acuerdo Nº 3357 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 02 de diciembre de 2005.  Recepción de ofertas 21 de diciembre a las 14:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

16-2050

“Remodelación y ampliación de la sucursal de Ciudad Quesada”

 

Comisión de Contrataciones, 21 de octubre de 2005. Comisión de Contrataciones, 27 de octubre de 2005. En trámite reserva administrativa de recursos (30 de noviembre de 2005).

17-2005



“Remodelación y ampliación de la sucursal de Cartago” Reserva administrativa Nº 34-2005 ¢106.000.000,00

Acuerdo Nº 3358 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 02 de diciembre de 2005.  Recepción de ofertas 22 de diciembre a las 10:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

18-2005



“Remodelación y ampliación de la sucursal de Playas del Coco”

Acuerdo Nº 3359 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 30 de noviembre de 2005.  Recepción de ofertas 19 de diciembre a las 10:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

19-2005



“Remodelación y ampliación de la sucursal de Villarreal de Santa Cruz” ( Reserva administrativa ¢61.000.000)

Acuerdo Nº 3360 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 30 de noviembre de 2005.  Recepción de ofertas 19 de diciembre a las 14:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

20-2005



“Suministro de productos de papel y cartón”

Comunicación efectuada vía correo electrónico de parte del Lic. Yock Sánchez, en la que solicita la remisión del expediente a efectos de que sea tramitada como una contratación especial por la cuantía (31 de octubre del 2005).  CG-251-2005 del 01 de noviembre del 2005 remite a la Dirección Administrativa el expediente para su tramitación como una contratación especial. Terminado (30 de noviembre del 2005).

21-2005



“Remodelación y ampliación de la sucursal de Guápiles” Reserva administrativa Nº 33-2005 ¢73.000.000,00

Acuerdo Nº 3361 del 03 de noviembre de 2005, de Junta Directiva, aprueba el requerimiento de la contratación (notificado por tercera vez el 15 de noviembre de 2005).  Publicación de aviso de la contratación en La Gaceta Nº 220 del 15 de noviembre de 2005.  Visita dirigida 02 de diciembre de 2005.  Recepción de ofertas 22 de diciembre a las 14:00 horas. Pendiente recepción de consultas (30 de noviembre de 2005).

22-2005

 

“Compra de equipo de rayos X” Reserva administrativa por ¢55.758.359,00

Oficio DA-485-05 del 25 de octubre de 2005, solicita el inicio de proceso de compra. Reserva administrativa de recursos por la suma de ¢55.758.359,00 (recibido el 27 de octubre de 2005).  Comisión de Contrataciones (09 de noviembre de 2005).  Oficio CG-266-2005 del 17 de noviembre de 2005, remite a Junta Directiva el requerimiento para su aprobación. En trámite ampliación del oficio de traslado a la Junta Directiva (30 de noviembre de 2005).

Venta de inmueble



02-2003 “San Nicolás, Barrio La Lima de Cartago”

Oficio DA-201-05 del 10 de mayo del 2005, informa que la Gerencia General autorizó para que los adjudicatarios promovieran la venta de inmuebles propiedad de Correos de Costa Rica S.A., una vez que se cuente con el refrendo contralor, además traslada avalúo del inmueble ubicado en La Lima de Cartago.  Comunicación de la Dirección Administrativa, en la que se indica que debe iniciarse con el proceso de venta de inmuebles por medio de los servicios de los agentes de bienes raíces (27 de septiembre del 2005).  Oficio CG-221-2005 del 10 de octubre de 2005, dirigido a la Gerencia General (recibido el 12 de octubre de 2005).  Oficio CG- 229-2005 del 14 de octubre de 2005, solicita avalúo administrativo para promover las ventas de inmuebles.  Oficio DI-374-05 del 20 de octubre de 2005, remite avalúos de los inmuebles para las ventas (recibido el 21 de octubre de 2005). En trámite las invitaciones a los agentes de bienes raíces (30 de noviembre de 2005).

Venta de inmueble



03-2003 “San Isidro de Peñas Blancas, San Ramón de Alajuela”

Oficio DA-163-05 del 27 de abril del 2005, traslada criterio del Departamento Legal en el que consta relativo que los avalúos pueden ser efectuados por el Departamento de Ingeniería, la Dirección General de Tributación Directa o, peritos particulares (notificado 02 de mayo del 2005).  Oficio GAF-495-05 del 05 de julio de 2005, remite avalúo administrativo del bien inmueble, efectuado por Administración Tributaria (recibido 19 de julio de 2005).  Comunicación de la Dirección Administrativa, en la que se indica que debe iniciarse con el proceso de venta de inmuebles por medio de los servicios de los agentes de bienes raíces (27 de septiembre del 2005).  Oficio CG-221-2005 del 10 de octubre de 2005, dirigido a la Gerencia General (recibido el 12 de octubre de 2005).  Oficio CG- 229-2005 del 14 de octubre de 2005, solicita avalúo administrativo para promover las ventas de inmuebles.  Oficio DI-374-05 del 20 de octubre de 2005, remite avalúos de los inmuebles para las ventas (recibido el 21 de octubre de 2005). En trámite las invitaciones a los agentes de bienes raíces (30 de noviembre de 2005).

“Barrio San José de Alajuela (finca de Correos)”

Venta inmueble

Oficio CG-249-2005 del 31 de octubre del 2005, solicita la cotización a los agentes de bienes raíces, plazo vence el 07 de noviembre del 2005.  Recepción de cotizaciones el 07 de noviembre de 2005.  Comisión de Contrataciones (09 de noviembre de 2005).  Oficio CG-236-2005 del 14 de noviembre de 2005, remite a Junta Directiva, recomendación de adjudicación (recibido el 15 de noviembre del 2005). En espera del acuerdo respetivo (30 de noviembre de 2005).

de

Venta de inmueble





“Inmueble ubicado en Río Claro”

Oficio CG-221-2005 del 10 de octubre de 2005, dirigido a la Gerencia General (recibido el 12 de octubre de 2005).  Oficio CG- 222-2005 del 10 de octubre de 2005, solicita avalúo administrativo para promover las ventas de inmuebles. Pendiente el avalúo respectivo (30 de noviembre de 2005).

Remate 01-2005



“Activos regionales en desuso”

Oficio DA-107-05 del 31 de marzo del 2005, suscrito por la Licda. Román Herrera, informa sobre el avance de esta contratación, que actualmente se lleva a cabo la primera etapa del proceso de precalificación, esto es el desecho de algunos bienes.  Oficio DAO-156-05 del 08 de noviembre de 2005, dirigido a la Licda. Moreno Amador, informa que en los próximos días del mes de noviembre, se estará concluyendo el proceso de desecho y clasificación de activos que no tienen ninguna utilidad. Actualmente, se han desechado en promedio 5271 artículos.  Oficio AGG-01-397-05 del 09 de noviembre del 2005, autorización del plan de giras (recibido el 10 de noviembre del 2005). Trámite: precalificación de activos en desuso (30 de octubre de 2005).

LICDA. JOHANNA MASÍS DÍAAZ OFICIAL DE CONTRATACIONES GENERALES

ANEXO No. 18 INFORME TRIMESTRAL DE CONSECUTIVO DE ÓRDENES DE COMPRA

Zapote, San José.

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XX de enero del 2006 CC-XXX-06

Señora Susy Moreno Amador Gerencia General

Estimada Señora:

Para su conocimiento y el de la Junta Directiva, le adjunto el reporte del cuarto trimestre del 2005, correspondiente a las órdenes de compra emitidas del 01 de octubre del 2005 al 31 de diciembre del 2005, las cuales comprenden desde la orden de compra No XX hasta la No XX.

Atentamente,

Lic. Jean Christian Navarro Del Valle Jefe de Compras

Cc. Licda. Elizabeth Campos Ugalde. Gerente Administración y Finanzas Archivo Copiador

Correos de Costa Rica, S.A. Departamento de Compras y Contrataciones Consecutivo de Ordenes de compras emitidas III Trimestre del 2005 No. Orden de compra

Fecha de OC

No. de Pedimento

Solicitante

Requerimiento

Proveedor

Monto

Colones 7147 7148 7149 7150 7151 7152 7153 7154 7155 7156 7157

03/10/2005 03/10/2005 04/10/2005 NULA 04/10/2005 04/10/2005 04/10/2005 NULA 06/10/2005 NULA 04/10/2005

364 363 120

Gerencia Informática Sucursal Jiaral Transportes

Reparación de impresoras Kyocera Mita 725291 y 725288 Reparación Motocicleta 106659 Suc. Jicaral Ampliación de la O.C. 6822

I.S Productos de oficina Alonso Mayorga Quesada Frutafur

343 336 N/R

Transportes Transportes Gerencia Comercial

Servicio de reparación de motor del vehículo 188107 Cambio de brazo de dirección y acoplamiento 268-342 Contratación de empresa realización de comerciales de T.V.

Taller Vargas Matamoros Teo Motor S.A. RV Producciones

¢1.158.870.00 ¢288.268.65 ¢14.300.000.00

288

Dir. Administrativa

Contratación de dos archivistas

A.G.M. Consultores S.A

¢1.920.000.00

366

Gerencia General

Servicio de renovación de Master Lex Normas y Jurisprud.

7158

10/10/2005

368

Sucursal Jacó

Reparación de notocicleta 106612 Suc. Jacó

7159 7160 7161 7162 7163 7164 7165 y 7166 7167 y 7168 7169 7170 7171 7172 7173 7174 7175 7176 7177 7178 7179 7180 7181 7182 7183 7184 7185 7186 7187 7188 7189 7190 7191 7192 7193

10/10/2005 11/10/2005 NULA 11/10/2005 NULA NULA 11/10/2005 11/10/2005 18/10/2005 18/10/2005 20/10/2005 24/10/205 25/10/2005 31/10/2005 31/10/2005 02/11/2005 NULA 02/11/2005 03/11/2005 03/11/2005 NULA NULA 04/11/2005 04/11/2005 04/11/2005 08/11/2005 10/11/2005 NULA 10/11/2005 10/11/2005 10/11/2005 10/11/2005 11/11/2005

346 265

Dirección Distribución Gerencia Operaciones

Compra de quemador externo Compra de aceites de motor ara motocicletas

Sistemas Maestros de Información Taller y Rep. De motos J de Esparza S.A. Servicios Ariadco S.A. Indianápolis S.A.

334

Transportes

Revisión y reparación de vehículo 170296 Mazda

Mecano Racing S.A.

370 342 358 348 375 365 359 323 384 240

Gerencia Informática Dirección Regional 1 y 2 Gerencia Operaciones Gerencia Comercial Departamento Inspección Gerencia Operaciones Gerencia Operaciones Transportes Ger. Administ. Finanzas Gerencia Operaciones

Reparación de Balanzas Franqueadoras Marca Epeisa (4) Compra de Repuestos para moto 723660 Atenas Compra de moto por reposición 106613 Sn. Antonio Belén Confección de carpetas filatélicas Reparación de Fotocopiadora Kyocera Mita Compra de reposición de moto104471 Suc. Cañas Compra de moto por reposición 106629 Suc. Ciudad Quesada Revisión y reparación de caja de dirección Nissan 175289 Reparación de tractor chapeadora de la finca de recreo Compra de sillas tipo Espera

Romanas Ocony S.A. Indianápolis S.A. Lutz Hermanos & Compañía Gráfica Guido I.S. Productos de Oficina SAVA Lutz Hermanos & Compañía Teo Motor S.A. Distribuidora MEGOSA Inversiones Sozu del Futuro S.A

240 314 298

Gerencia Operaciones Transportes Dirección Regional 1 y 2

Compra de sillas tipo secretaria Revisión y reparación de vehículo 188110 Toyota Hiace Compra e instalación de cortinas arrollables en Palmares

Distribuidora M S.A. Mecánica Integral S.A. Décor Portones

386 357 371 400 401

Dirección Distribución Dirección Regional 1 y 2 Gerencia Comercial Sucursal Puerto Viejo Gerencia Informática

Confección y compra de muebles de clasificación Reparación de moto 120927 Sn. Antonio Belén Confección de agendas 206 Compra de repuestos para moto 109814 Puerto viejo Reparación de Impresoras Kyocera Mita (2)

ACOFI S.A. Indianapolis S.A. Matisse Total Group S.A. Jairo Rojas Muñoz I.S. Productos de Oficina

390 y 391 383 389 404 406

Gerencia Comercial Gerencia Operaciones Transportes Gerencia Informática Departamento Legal

Impresión de Revista Llegó Carta No 3 y No 4 Compra de motoneta reposición 121190 Sn. Antonio Belén Reparación de vehículo placas 188108 Toyota Hiace Reparación de Balanzas Franqueadoras EPELSA Publicación en Diario Gaceta de Decreto Reglam. Direcc.

7194 7195

14/11/2005 16/11/2005

369 385

Gerencia Operaciones Departamento Planificación

Compra de compresor para Taller Mecánico Reparación de Impresora Lexmark de Planificación

Art. Impresores S.A. SAVA Enderezado y pintura Tecnomotriz Romanas Ocony S.A. Junta Administrativa de Imprenta Nacional Almacenes Unidos Setecma S.A.

Dólares

¢200.044.30 ¢56.500.00 $1.281

$1.014.00 ¢48.400.00 ¢108.264.17 ¢3.452.573.75 ¢343.497.40

$936.77 ¢71.830.00 $2.300.00 $535.00 ¢161.549.38 $2.335.00 $2.300.00 ¢137.295.00 ¢380.000.00 $1.305.15 $4.342.00 ¢998.508.68 ¢350.000.00

$15.255.00 ¢128.265.00 $1.141.30 ¢41.955.00 ¢691.627.24 ¢1.231.350.25 ¢598.000.00 ¢1.256.231.00 $717.55 ¢550.800.00 ¢355.950.00 ¢138.425.00

ANEXO No. 19 INFORME ANUAL DE CONSECUTIVO DE ORDEN DE COMPRA

Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

Correos de Costa Rica, S.A. Departamento de Compras y Contrataciones Consecutivo de Ordenes de Compra Anuales 2005

# O.C 6651 6652 6653 6654 6655 6656 6657 6658 6659 6660 6661 6662 6663 6664 6665 6666 6667 6668 6669 6670 6671 6672 6673 6674 6675 6676 6677 6678 6679 6680 6681 6682 6683 6684 6685 6686 6687 6688 6689 6690 6691 6692 6693 6694 6695 6696

PROVEEDORES IS Productos de Oficina NULA La Casa de las Romanas Empaques Plásticos NULA NULA Grupo Nación GN Sociedad Periodística Extra NULA Junta Administrativa Imprenta Nacional Editorial La Razón Lino Mendoza Rolando Sociedad Periodística Extra Villalobos Madrigal Carlos Radio Dos Monumental APS Servicios Profesionales Producciones y Grabac. Larg. Chacón Morales Ulises Indianápolis Indianápolis Indianápolis NULA Grupo Nación GN Auto Servicio Las Garantías Ríos Solís Manuel Calderón Miranda Alexander Melco Lutz Hermanos & Compañía Junta Administrativa Imprenta Nacional Junta Administrativa Imprenta Nacional Lutz Hermanos & Compañía Lino Mendoza Rolando Purdy Motor NULA CR Valmon NULA Taller Industrial Tica Lufa NULA NULA NULA Indianápolis COMPLEMENTO DE LA 6892 I.S. Productos de Oficina Servicios Mercadotecnia Actual Indianápolis

MONTO $3.840.85 NULA ¢231.825.00 ¢229.390.00 NULA NULA ¢275.100.00 ¢62.400.00 NULA ¢101.000.00 ¢128.400.00 ¢2.399.900.00 ¢93.600.00 ¢14.878.479.00 ¢950.000.00 ¢880.000.00 ¢976.872.00 ¢900.000.00 ¢41.736.00 ¢42.250.70 ¢1.875.574.00 ¢59.777.00 NULA ¢136.230.00 ¢85.000.00 ¢800.000.00 ¢350.000.00 ¢1.783.23 ¢69.505.00 ¢14.600.00 ¢130.000.00 ¢28.805.00 ¢7.784.300.00 ¢9.800.00 NULA ¢691.466.68 NULA ¢465.000.00 NULA NULA NULA ¢70.771.90 ¢133.674.48 ¢158.430.52 ¢12.842.45

ANEXO No. 20 INFORME MENSUAL DE ÓRDENES DE COMPRA ANULADAS

Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

Zapote, 09 de enero del 2006 CC. 18-06

Señores: José Luis Mora Valverde Jefe Dpto. Presupuesto

Estimado Señor: Para su conocimiento y aplicación se adjunta listado de órdenes de compra anuladas en el mes de diciembre del 2005, las cuales fueron codificadas y asignadas con el contenido presupuestario.

7253

Servicio Automotriz GGM S.A.

Reparación 1.08-05 Vehículo Placa # 179866

Se anula por 1-1-2-4 haber diferencia entre el monto de la proforma y la orden de compra.

Asimismo indicarle que se emitieron en el mes de Diciembre del 2005 (54) órdenes de compra la cual se empezó con la #7236 y se finalizó con la #7290.

Cordialmente,

Cecilia López Guillies Oficial Contrataciones Especiales

cc: Depto. Almacén Direc. Finanzas Direc. Administrativa

Lic. Jean Christian Navarro del Valle Jefe - Depto. Compras y Contrataciones

ANEXO No. 21 INFORME MENSUAL DE ÓRDENES DE COMPRA CANCELADAS POR MENOS

Zapote, San José.

Central 202-29-00 Ext. 4230

Telefax: 202.-29-17

e-mail: [email protected]

INFORME MENSUAL DE ORDENES DE COMPRA CANCELADAS POR MONTO MENOR

NUMERO DE OFICIO FECHA

Licenciado Jean Christian Navarro Jefe, COMPRAS Y CONTRATACIONES S. O.

Estimado Señor:

Por medio de la presente le remito listado con los trámites de pago realizados, en el mes de enero del 2005, por ordenes de compra que se tramitaron por un monto menor. NOMBRE EMPRESA

ORDEN DE COMPRA NO.

Cordialmente, _____________________. Gabriela Arias Nuñez Trámites de Pago Compras y Contrataciones. Cc. Arch/cons.

MONTO DE LA ORDEN

MONTO DEL TRAMITE

MOTIVO

ANEXO No. 22 INFORME MENSUAL DE GARANTÍAS DE PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO

Zapote, San José.

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Informe Mensual de Garantías de Participación y Cumplimiento. Fecha del contrato u orden de compra

Número de orden de compra

Nombre del Fecha límite de adjudicatario entrega del bien o servicio.

Monto de la contratación

Número de recibo de garantía (Tesorería)

Monto de la garantía

Instrumento de Plazo de vigencia garantía (depósito, de la garantía efectivo, certificado u otro)

ANEXO No. 23 INFORME MENSUAL DE ÓRDENES DE COMPRA

Generalidades Contratación

Proceso No x Proceso No x

# de Pedimento Descripción: Unidad Solicitante Fecha Ingreso al Depto de compras

No xx-200x

Historial de Compra

Fue entregado para su respectiva confección de invitación al cotizador Fecha en que fue entregado al cotizador: Proveedores Invitados: Fecha de invitación o retiro de invitación: Fecha de apertura y recibo electrónico de ofertas: Cantidad de ofertas recibidas Empresas que participaron Fecha envío a la unidad solicitante para evaluación técnica con cuadro comparativo Recibido en la unidad solicitante por Condición en que se devuelve a compras Fecha devolución a Compras Recibido en compras por Fecha traslado a Jefe Compras

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Fecha traslado a cotizador para continuar con el trámite Si es proveedor único, fecha en que se solicita a Gerencia General continuar con proceso o iniciar uno nuevo Fecha devolución a Compras por Gerencia General Condición en la que fue devuelta por Gerencia General Echa de traslado a Codificar: Recibido por Traslado para Confección de Orden de Compra Recibido por Orden de Compra # y Fecha Confeccionada por Envío al Depto de presupuesto Recibido en presupuesto por Fecha en que se recibe O.C de Gerencia General Condición en que se recibe Fecha en que se comunica al proveedor su adjudicación Fecha en que se hace entrega de O.C al proveedor Tiempo estimado de entrega Fecha e entrega estimada Duración total del proceso

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