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DECRETO No. 069 (22 de diciembre de 2008) “POR EL CUAL SE DEROGA EL DECRETO 047/05 Y SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA ALCALDIA DE PUERTO NARIÑO”

PRESENTACIÓN Dada la importancia que el Sistema de Control Interno representa para el logro de los objetivos y metas institucionales y buscando el fortalecimiento de esta herramienta gerencial para así garantizar la protección de los recursos de la Entidad y fomentar la eficacia y la eficiencia de las operaciones, se presenta el Manual para el Ejercicio del Control Interno en la Alcaldía de Puerto Nariño. Teniendo en cuenta que el control interno se debe concebir de forma que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, los funcionarios de la Oficina de Control Interno y, en general, las personas involucradas en la ejecución y aplicación de los métodos de Control Interno y en el ejercicio del mismo, encontrarán en este Manual una herramienta metodológica sencilla, básica, práctica y útil para el desarrollo del Control Interno. Es fundamental que exista compromiso y voluntad administrativa, al más alto nivel directivo, con el fin de que todas las dependencias se comprometan con el control en su interior. 1.

MARCO TEORICO

1.1

Concepto del Sistema de Control Interno

Entendiendo que un sistema es un conjunto de elementos ordenados e interrelacionados para llegar a un propósito, el Sistema de Control Interno está integrado por el esquema organizacional y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación que adoptados por la entidad procuran que las actividades, operaciones, actuaciones, y la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, las políticas trazadas y las metas y objetivos previstos. El Sistema de Control Interno es la combinación de estos elementos que interactúan persiguiendo un fin común: La eficiencia de la organización. 1.2

Elementos del Sistema de Control Interno “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Esquema de la Organización

Corresponde a la estructura orgánica de la entidad, la cual debe ser flexible y adaptativa, debe definir las líneas de autoridad y responsabilidad, tener claridad en la supervisión y establecer los deberes correspondientes a cada uno de los cargos. 

Planes y Programas

Toda organización debe tener claridad en su visión, misión, objetivos, metas y programas, de lo contrario, no tendrá un enfoque de los fines del Estado. La Planeación es el elemento estructural dentro del Sistema de Control Interno y es la función administrativa más importante. Se concibe como una herramienta gerencial y estratégica que orienta las acciones de la entidad para el logro de sus objetivos. Los planes de la entidad deben documentarse de manera participativa y ponerse en conocimiento de todos para facilitar su ejecución y control. En la medida en que el municipio de Puerto Nariño tenga definidas sus estrategias, objetivos, metas, y responsabilidades acordes con la misión institucional estará contribuyendo al fortalecimiento del Sistema de Control Interno. 

Métodos y Procedimientos

Este elemento al establecer las actividades que deben ejecutarse para lograr un resultado determinado, deja ver la participación de las diferentes áreas de la entidad dentro del ejercicio del control interno, por lo anterior, es importante tener en cuenta que las normas de control interno deben estar presentes en todos los procedimientos. De existir los procedimientos y los mecanismos internos de verificación a ellos, el Sistema de Control Interno se vuelve operable. 

Principios

Podría decirse que los principios fundamentan el Sistema de Control Interno. Se entienden como los valores que caracterizan y personifican la naturaleza individual de la entidad. Los principios como valores compartidos, representan la forma de ser y actuar de la Corporación y se constituyen en el núcleo virtuoso que cohesiona el cumplimiento de la misión institucional. 

Normas

Son todas las disposiciones de carácter interno que adopta la entidad, con el fin de orientar el proceder cotidiano de la organización y que encierran las guías de acción de la alta dirección.

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Mecanismos de Verificación y Evaluación

Estos mecanismos deben diseñarse dentro de los mismos procesos administrativos, de forma que a medida que se desarrollan las actividades, el funcionario responsable pueda auto-controlarse y auto-evaluarse. Como complemento al mencionado autocontrol, se cuenta con la Oficina de Control Interno, definida en la ley 87 de 1993, como uno de los componentes del Sistema de Control Interno. Se convierte en el control de los controles y tiene un papel primordial dentro de la verificación y evaluación. 1.3

Principios del Control Interno

Conforme lo establece el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa se desarrolla con fundamento en principios. La adecuada operación del Sistema de Control Interno garantiza el acatamiento de los mismos por parte de los servidores públicos, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. Estos son: Igualdad: Pretende que el Sistema de Control Interno asegure que las actividades estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales, áreas, dependencias o personas. Moralidad: Indica que las operaciones deben ser realizadas acatando no solo las normas constitucionales y legales, sino también los principios éticos y morales que rigen la entidad y la sociedad. Eficacia: Consiste en que la Entidad actué y obtenga resultados consistentes con sus funciones, sin distraerse en actividades que no tengan una relación directa con éstas. Economía: Ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales. Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la obtención de los insumos requeridos, para la satisfacción de las necesidades. Celeridad: Uno de los aspectos principales sujetos de control, debe ser la capacidad de respuesta óptima y oportuna, en las relaciones con áreas, usuarios, proveedores, funcionarios y entes de control. Publicidad: Es el derecho de la sociedad y de los servidores de la entidad al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso de las actuaciones, resultados e información de las autoridades estatales. Imparcialidad: Busca que todos aquellos que tienen relaciones con el Senado de la República, no se sientan afectados en sus intereses o sean objeto de discriminación. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Adicionalmente el Gobierno Nacional consideró importante tener como principios básicos de la política de modernización, entre otros, los criterios de eficiencia y transparencia. Es el control interno el llamado a contribuir a que la Corporación alcance sus metas con estos principios. Eficiencia. El Senado de la República debe lograr el mayor y mejor desarrollo de sus metas y objetos previstos, con la menor cantidad posible de recursos (humanos, tecnológicos, físicos y financieros) buscando la máxima productividad de los recursos que la Nación le ha confiado. Transparencia: Se fundamenta en que de las actuaciones de la entidad sean visibles. Se debe dejar evidencia y permitir el acceso, conocimiento y la posibilidad de expresar observaciones por parte de los ciudadanos. A pesar que los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales, se han identificado los siguientes principios del Modelo Estándar de Control Interno- MECI y que son aplicables al Sistema de Control Interno: Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión: Es la capacidad institucional de la entidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos. Contar con adecuados sistemas de información y tecnologías apropiadas para los requerimientos de la entidad para que la información sea oportuna, veráz, confiable e integral. 1.4

Oficina Coordinadora del Control Interno

Como se mencionó anteriormente, esta Oficina es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, está encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Es importante entender que el acompañamiento que realiza la Oficina de Control Interno es netamente asesor, por tal razón en ningún caso podrá, ejercer control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración. La Oficina Coordinadora de Control Interno presentará al Representante Legal y al Comité Coordinador de Control Interno, los siguientes informes, relacionados con la evaluación independiente, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo del Senado de la República.   

Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno. Informes de Auditoria Interna. Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.

2.

MARCO LEGAL

El listado de las normas aplicables en materia del Sistema de Control Interno es el siguiente: • Constitución Política Artículo 209: Se refiere a la función administrativa y el servicio de ésta hacia los intereses generales. Establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Este artículo fue reglamentado por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005. Artículo 268: Tiene que ver con las atribuciones de los órganos de Control Fiscal a quienes corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de las entidades y organismos del Estado. Este artículo se reglamentó en la Ley 42 de 1993. Artículo 269: Corresponde a las obligaciones que tienen las entidades de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de acuerdo con las características propias de cada Entidad Pública. Artículo 354: Se refiere a la competencia del Contador General para establecer las normas de Control Interno Contable. • Leyes Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado. Ley 42 de 1993: Como se anotó anteriormente, esta Ley reglamenta el Control Fiscal y establece, en el artículo 18, que la evaluación del Control Interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. En el Capítulo Sexto de esta ley se crea el Sistema Nacional de Control Interno. Ley 475 de 1998: Por la cual se crea la Oficina Coordinadora de Control Interno del Senado de la República. Ley 734 de 2002: Estipula, en el artículo 34, la obligatoriedad de adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna. • Decretos Reglamentarios Decreto 1826 de 1994: Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993. Decreto 280 de 1996: Crea el Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno en las entidades del orden Nacional y Territorial. Decreto 2145 de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno. Decreto 2539 de diciembre de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999 en cuanto a la funcionalidad del Consejo Asesor Decreto 1537 de julio de 2001: Reglamenta parcialmente la Ley 87 en cuanto a los elementos técnicos y administrativos que fortalecen el Sistema de Control Interno. Decreto 1599 de 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI. REFERENCIAS • LA LEY 87 DE 1993 • DECRETO 2145 DE 1999 • Modelo estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005. • RESOLUCIÓN 119 DE 2006 DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN. • NTC ISO 9001:2000 Sistemas De Gestión de la Calidad. Requisitos. • Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2004. 3.

ADMINISTRACIÓN DEL SCI

La base técnica y aplicativa del Sistema de Control Interno es la siguiente: “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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• Se fundamenta en la construcción de una ética institucional. • Toma como base los modelos internacionales de control interno: COSO (USA), COCO (Canadá), CADBURY (Reino unido), COBIT (Australia) y GAO (USA gubernamental). • Se orienta a la prevención de riesgos. • Se hace efectivo en una organización por procesos (Gestión de Calidad). • Encausa a la entidad hacia un control Corporativo permanente. • Mide la gestión en tiempo real. • Enfatiza en la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de información existentes. • Controla la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de cuentas. • Fortalece la función de evaluación independiente al control y la gestión. • Se orienta hacia la estandarización de metodologías y procedimientos de evaluación del SCI. • Otorga alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento. 4.

RESPONSABILIDADES CON EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

• Representante Legal • Comité de Coordinación de Control Interno • Responsable delegado de la Dirección • Equipos de trabajo • Oficina de Control Interno (responde por la evaluación independiente) 5.

SUBSISTEMAS DE CONTROL INTERNO:

El Sistema de Control Interno posee tres Subsistemas: 1) SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 2) SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3) SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada, Administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar. 2 Garantizar la eficiencia, y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades de finidas para el logro de la misión institucional. 3. Velar porque todas las actividades y recursos del Municipio estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos. 4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros. 6. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Administración. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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7. Garantizar que el sistema de CONTROL INTERNO disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8. Velar porque el Municipio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características.

6.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO

1. El CONTROL INTERNO en el Municipio, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones del respectivo Ente. 2. La Oficina de Control Interno será la máxima responsable de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de CONTROL INTERNO el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión del Municipio. La unidad de CONTROL INTERNO será la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de CONTROL INTERNO en todas las áreas y proponer las recomendaciones para mejorarlo. 7. ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO 1 Definición de Políticas para la ejecución de los procesos administrativos. 2 Manual de Funciones. 3 Manual de Procedimientos. 4 Normatividad. 8.

CAMPO DE APLICACIÓN

El CONTROL INTERNO en el Municipio de Puerto Nariño, se aplicará a todas las áreas que conforman la organización de la Entidad. 9.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

El CONTROL INTERNO es responsabilidad de la Oficina de CONTROL INTERNO. Para el cumplimiento de tal fin el Municipio establece una oficina de CONTROL INTERNO quien será la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles asesorando al Municipio en la continuidad del proceso Administrativo y en la introducción de correctivos para el cumplimiento de las metas u objetivos propuestos. Como mecanismo de evaluación y verificación del CONTROL INTERNO se aplicarán las Normas de Auditoria Generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología eficiencia y seguridad. 10. FUNCIONES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de CONTROL INTERNO. b) Verificar que el sistema de CONTROL INTERNO esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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c)

d)

e) f) g) h) i) j)

k) l) m) n) o) p)

intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mandos. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por cada uno de los responsables de su ejecución y que las áreas encargadas del régimen disciplinario ejerzan estas funciones. Verificar que los controles asociados para cada Entidad de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la Entidad. Velar por el cumplimiento de las leyes, Normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados. Verificar los procedimientos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de Control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Entidad. Mantener permanentemente informado al Alcalde Municipal acerca del estado de CONTROL INTERNO dentro del Municipio, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. Verificar que se implanten las medidas correctivas recomendadas, y las demás que asigne el Alcalde de acuerdo con el carácter de sus funciones. Evaluar el proceso de retroalimentación del desempeño. Evaluar la motivación y el comportamiento del personal. Identificar a la persona responsable de cada actividad. Efectuar muestreo en los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos. Desarrollar un plan de acción para establecer si se resolvieron los problemas detectados mediante evaluación.

11. EL CONTROL A LA GESTIÓN Se debe hacer un control constante para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos, a fin de que el rendimiento y la calidad en el tiempo sea el mejor. El control de gestión además proporciona elementos de juicio que fortalecen y agilizan la fijación de responsabilidades en los trámites administrativos de los diferentes niveles de la organización. Se debe tener un control sobre las tareas y las funciones, sobre el desempeño y el resultado. El empleo de listas de verificación, cuestionarios de guías especializados proporcionan una mayor flexibilidad en cuanto a la realización de las tareas de control y asesoría sirviendo como puente en el análisis de la gestión. 12. ÁREAS PRINCIPALES CUBIERTAS POR CONTROL INTERNO “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO CONTROL FINANCIERO CONTROL CONTABLE El CONTROL INTERNO Contable se dirigirá a garantizar la seguridad en los siguientes aspectos: 1 En las transacciones que se ejecuten de acuerdo a la autorización general o específica del Municipio. 2 Que las transacciones se registren para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y con las Normas actuales. 3 Para mantener adecuadamente la contabilización de los activos de tal forma que sean comparables con los existentes a intervalo de tiempo razonables y se tome la acción oportuna en relación con cualquier diferencia que se presente. CONTROL ADMINISTRATIVO El control Administrativo Contable incluye todos los procedimientos y registros de autorizaciones y decisiones sobre transacciones por parte del Jefe de CONTROL INTERNO. Asociados directamente con la responsabilidad de los objetivos de la Entidad, este representa el punto de partida para establecer el control contable. 12.1. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA FINANCIERA 1 Plan de organización (Manual de Funciones y Procedimientos) con líneas claras de autoridad, designación correcta de deberes y funciones de cada empleado. 2 Independencia sobre las unidades de organización sin que esto implique ruptura de comunicación entre ellas. 3 Separación de labores de operación, registro y custodia como principios básicos. 4 Establecimiento de documentos y registro s adecuados. 5 Control físico sobre los activos. En cumplimiento de lo anterior se deben tomar medidas sanas tales como: . Cotizaciones . Afianzamiento del personal del manejo mediante pólizas de seguros. . Adecuada protección de los Almacenes . Sistema de inventario permanente mediante la adopción de tarjetas de kardex. Al seleccionar el personal idóneo para cumplir funciones en el área financiera y de pagaduría se le exigirá: . Entrenamiento adecuado . Eficiencia en las actividades que ha realizado . Moralidad comprobada Lo anterior sabiendo que para que el funcionario trabaje eficientemente debe tener: . Retribución adecuada . Supervisión permanente. 13. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CADA ÁREA “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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La evaluación del CONTROL INTERNO nos permite determinar la confiabilidad del mismo o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si es ágil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante, para ello es importante el Manual de Funciones y Procedimientos. 13.1. CONTROL INTERNO CON RELACIÓN AL PRESUPUESTO 1 Certificación de recursos de disponibilidad de Tesorería para su incorporación ha presupuesto de la nueva vigencia. 2 Expedición de certificaciones sobre si una renta se encuentra o no pignorada o del porcentaje comprometido. 3 La refrendación de los informes de ejecución presupuestal y financiera en que se basa el cálculo de ingresos del proyecto de presupuesto para la siguiente vigencia fiscal. 4 Los procedimientos para el trámite de cuentas para cancelar convenios entre Entidades. 5 La constitución de reservas al comienzo de cada vigencia para atender pagos de contratos o compromisos celebrados en las vigencias anteriores. 6 La cancelación de reservas constituidas en la vigencia fiscal. 7 Certificar la existencia de sobrantes innecesarios en las apropiaciones destinadas al pago de servicios permanentes para que puedan ser contracreditados o devueltos a la Dirección. 8 El inventario de compromisos pendientes a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal. 13.2. CONTROL INTERNO CON RELACIÓN A TESORERÍA 1 Normas sobre el procedimiento de ingresos a caja 2 Normas sobre el procedimiento de ingresos a bancos 3 Procedimientos para la elaboración de cheques 4 Normas para la custodia de fondos y valores 5 Custodia de documentos de valor 6 Inversión temporal de los recaudos 7 Traslados de cuentas bancarias 8 Cancelación de cuentas corrientes 9 Constitución de fondos especiales 10 Procedimientos de egresos en efectivo 11 Procedimientos de egresos por bancos 12 Procedimientos de anulación de cheques 13 El manejo de las notas débito y crédito 14 Los sobregiros bancarios 15 Los depósitos Judiciales 16 Prohibiciones a los empleados de manejo 17 Forma y contenido de los recibos de caja 18 Las conciliaciones bancarias (caja) 19 La solicitud de chequeras 13.3. CONTROL INTERNO CON RELACIÓN A LA CONTABILIDAD “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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1 Prescripción de métodos contables 2 Elaboración del Plan de Cuentas 3 Los libros de contabilidad 4 Los formularios de contabilidad 5 Los procedimientos para el manejo contable 6 Organización de la contabilidad La Entidad Fiscalizadora determinará el contenido de los estados financieros y su forma de presentación al igual que la rendición de cuentas por el manejo de bienes del estado. 13.4. MECANISMOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA FINANCIERA 13.4.1. PARA INGRESOS 1 Separar en unidades o personas diferentes las funciones de operación custodia registro y control. 2 Constitución de pólizas y fianzas 3 Papelería Prenumerada 4 Consignación intacta del efectivo recibido 5 Control sobre cheques devueltos 6 Arqueos físicos de confrontación 13.4.2. PARA EGRESOS 1 Utilización de cheques para todos los pagos 2 Prohibición de firmar cheques al portador o firmarlos en blanco 3 Firma de cheques por varias personas 4 Control sobre cheques pendientes de entrega 5 Conciliación bancaria por persona diferente al tesorero 6 Registros contables detallados, confiables y oportunos. 13.4.3. INVERSIONES 1 Custodia por persona diferente al cajero que controla efectivo 2 Registros contables independientes de quien los custodia 3 Arqueos físicos de los valores por personas diferentes. 13.4.4. ANTICIPOS 1 Responsabilidad en la adquisición y cobertura de seguros 2 Mantenimiento de registros actualizados 13.4.5. OBLIGACIONES FINANCIERAS 1 Procedimientos escritos para la consecución de empréstitos. 2 Registros auxiliares detallados por préstamo, indicando cuantía, intereses, vencimiento y forma de pago. 3 Circularizaciones periódicas y conciliaciones de diferencias.

13.5. CONTROL INTERNO CON RELACIÓN A BIENES DE ALMACÉN 1 Vigilancia sobre la conservación y mantenimiento. 2 Procedimiento para la formación de los inventarios. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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3 Control perceptivo sobre el ingreso de elementos. 4 Control perceptivo sobre el ingreso o traspaso de elementos. 5 Control para reintegro de devolutivos del servicio. 6 Procedimientos para el ingreso de bienes recuperados robados. 7 Normas sobre la compensación de sobrantes y faltantes. 8 Normas sobre la custodia de devolutivos en servicio. 9 Procedimientos contables de las responsabilidades. 10 Normas sobre la salida de elementos de consumo y devolutivos. 11 Normas para dar de baja elementos. 12 Registros contables de los elementos. 13 Procedimientos para inventario físico anual. 13.5.1. MECANISMOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO A BIENES Y ALMACÉN 1 Registro de inventario permanente. 2 Cuadre periódico de los registros de control y auxiliares. 3 Registros contables manejados por personas diferentes al almacenista. 4 Papelería pre numerada para ingresos, salidas, traslados y bajas de almacén. 5 Inventarios físicos periódicos, rotativos y sorpresivos. 6 Confirmación de elementos en poder de terceros. 7 Registros contables detallados por cada bien. 8 Inventarios físicos independientes. 9 Contabilidad de devolutivos. 10 Cubrimiento adecuado de los seguros. 11 Políticas de depreciación. 13.6. LIBROS 13.6.1 PRESUPUESTOS 1 Libro de Control de Ingresos. 2 Libro de Control de Ejecuciones. 13.6.2. PAGADURÍA 1 Libro de caja. 2 Libro de contabilización de ingresos. 3 Libro de cuentas bancarias. 4 Libro de contabilización de acreedores. 5 Libro radicador. 13.6.3. CONTABILIDAD 1 Libro Diario. 2 Libro cuentas auxiliares. 3 Libro Mayor y Balances. 4 Libro de Inventarios y Balance. 5 Libro Registro de Acreedores. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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13.7. CONTROL INTERNO PARA LA CONTRATACIÓN OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS CONTRATOS - Que estén dentro del marco legal correspondiente. - Evitar conductas que afecten la moralidad pública como: 1. Peculados por aplicación oficial diferente. 2. Violación al régimen legal de inhabilidades. 3. Contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales. 4. Enriquecimiento ilícito. 5. Prevaricato en todas sus formas. 13.8. MÉTODOS DE EVALUACIÓN 13.8.1. MÉTODO DESCRIPTIVO O INDAGACIÓN: Consiste en explicaciones verbales de los funcionarios, acerca del procedimiento de las operaciones en las cuales laboran. 13.8.2. MÉTODO ESPECIFICO: Son los cronogramas, flujogramas, diagramas que identifican las fases de control desde su origen hasta su culminación. 12.8.3. MÉTODO DE CUESTIONARIO: Son las posibles preguntas y respuestas hechas por escrito a los funcionarios sobre las operaciones en las cuales laboran. LA ENTIDAD UTILIZARA LA COMBINACIÓN DE LOS TRES MÉTODOS ANTERIORES PARA LAS EVALUACIONES A REALIZAR. 13.9. PRUEBAS 13.19.1. PRUEBA DE CUMPLIMIENTO: Se establece en el Municipio para identificar si los procedimientos de control prescritos operan como fueron diseñados. 13.9.2. PRUEBA SUSTANTIVA: Es el examen de los documentos de soporte para identificar las transacciones realizadas.

13.10. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO: 13.10.1. CONTROL PREVENTIVO: Es el control que tiene por objeto principal el de prevenir que ocurran errores. 13.10.2 CONTROL DETECTIVO: Tiene por objeto detectar y corregir los errores que han ocurrido. 14. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA 14.1. PARA INGRESOS A CAJA

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El CONTROL INTERNO para ingresos a caja debe dar la seguridad que todos los ingresos están registrados como tales y todo lo que hubiere que recibir sea recibido. Teniendo como fundamento el resultado de la evaluación de los ingresos a caja se debe planificar: 1 El período a revisar. 2 Elaborar un listado de los libros y documentos necesarios para que sean entregados. 3 Efectuar un arqueo de Caja Menor y General, relacionando todo el efectivo, cheques, bienes, acciones, en sí todos los valores que estén bajo custodia del funcionario visitado. Los registros de los libros de esta oficina deben quedar inicialmente en la fecha en que se encuentre al momento de la visita. 4 Verificar la exactitud de las sumas, cuadre de los registros de asientos originales de dos meses no consecutivos del año. 5 Investigar los ingresos de Caja con los datos originales, remitir a las carpetas o cuentas de los aportantes. 6 Comparar los ingresos con los depósitos bancarios. 7 Determinar que sea adecuado el cierre mensual de los ingresos a caja. 8 Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al día siguiente en la Entidad bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido. 9 Si existe el sistema de recibos prenumerados de caja verificar su adecuada utilización. Si se encuentra recibos dañados el ORIGINAL y LAS COPIAS deben aparecer con la respectiva relación. 10 Todos los actos deben ser presenciados por los funcionarios visitados y deben quedar registrados en el acta haciendo referencia a todo lo ocurrido durante la visita. REALIZAR ENCUESTA O CUESTIONARIO (Ver formato). 14.2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS POR COBRAR El objetivo de la Auditoria al examinar las cuentas por cobrar son: 1 La exactitud de la liquidación de los aportes. 2 La cobrabilidad. 3 La Evaluación adecuada en la presentación de los estados financieros. 4 Analizar por grupos cuentas por cobrar según su origen, relacionarlas, estudiarlas, examinarlas y realizar las operaciones que se estimen convenientes. 5 Totalizar las cuentas por cobrar y cruzar con el saldo de balance. 6 Analizar la suficiente provisión para cuentas de dudoso recaudo teniendo en cuenta los antecedentes. 7 Inspeccionar si existen saldos de naturaleza diferente a esta cuenta, si existiere determinar la causa y proponer los ajustes correspondientes. 8 Si se cree conveniente confirmar los saldos. 9 Cuando se evalué el cuestionario de Evaluación de CONTROL INTERNO, planear la visita a esta dependencia. REALIZAR ENCUESTA O CUESTIONARIO. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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14.3. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS INCOBRABLES La prueba de cobrabilidad descansa en el cobro, una cuenta puede ser confirmada, válida, correcta y sin embargo puede ser incobrable. El Jefe de CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES debe determinar la cobrabilidad, de manera que el balance no demuestre más que las cantidades realizables y de esta manera rendir un adecuado informe. 14.3.1. ESTUDIAR: 1 Que originó el envió de la cuenta al rubro de incobrables. 2 Si la Entidad tiene criterios preestablecidos para tomar esta determinación. 3 Si hay criterios y estos se cumplieron en su totalidad. 4 La correspondencia sobre el tema. 5 La contabilización de esta cuenta. 6 Todo lo que tenga que ver con la cuenta y presentar soluciones que permitan se refleje en el Balance la cifra real. 14.4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA INVENTARIOS 1 Investigar si existen copias de anteriores procesos de estos y verificarlos. 2 Examinar si hay instructivos sobre el proceso y estudiarlos. 3 Visitar todas las dependencias que a modo de ver tengan relación con este proceso. 4 Determinar ubicación, clase, valor de los bienes de cada sitio o período a examinar. 5 Capacitar al personal que va a participar en el evento discutiendo puntos de vista, elaborar con ellos los papeles de trabajo y las tareas determinadas individual o por grupo. 14.4.1. ANALIZAR 1 Como se tratan los bienes dañados, obsoletos o de poco movimiento. 2 Que las cantidades contadas y la descripción de los artículos y/o elementos inventariados sean anotados correctamente. 3 Que al efectuar el conteo no se omitan artículos y/o elementos que deban inventariarse. 4 Si la última relación de artículos o elementos recibidos por el almacén ya fue contabilizado. 14.4.2. ESCOGER 1 Artículos o elementos al azar o por determinación del auditor tenga en cuenta un porcentaje sobre el total de lo examinado. 2 Relacionar los artículo o elementos, unidad de medida, cantidad contada etc. 3 Relacionar las hojas de recuento que crea conveniente. 4 Seleccionar un período determinado y solicitar las ordenes de compra o suministros y realizar: . Confirmar que las órdenes de compra o suministro fueron debidamente aprobadas y ordenadas por funcionarios autorizados. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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. Comprobar que toda orden de compra esté acompañada por solicitud aprobada. . Analizar que se hayan cumplido con las Normas legales, administrativas y fiscales para efectuar la compra. . Que existan facturas que respalden cada pedido y que coincidan: solicitud, pedido, facturas e ingresos de almacén. . Que las facturas correspondan a los precios cotizados según las ordenes de compra. . Que las cantidades recibidas fueran las solicitadas. . Que se registraron las facturas inmediatamente se recibieron los artículos y/o elementos a los cuales se produjo el ingreso al almacén. . Que en el costo se facturen solamente los fletes si este así se hubiere cotizado. 14.4.3. CONSTATAR 1 Si se aprobó la cotización más favorable para la entidad. 2 Si las cotizaciones fueron competitivas con precios de otros proveedores. 3 Que las facturas y comprobantes estén debidamente ordenados. 4 Que las facturas y comprobantes correspondientes tengan sello de pago cancelado. 5 Que las facturas sean originales. 6 Que todos los documentos de un negocio se encuentren debidamente archivados facilitando su permanente u ocasional estudio. 14.4.4. CON RESPECTO A LOS INGRESOS DE ALMACÉN, EXAMINAR: 1 Si están bien codificados según la descripción del artículo o elemento. 2 Que el número de unidades sea el correcto. 3 Si el recibo de los artículos o elementos se efectuó por el funcionario correspondiente. 4 Si el ingreso está debidamente anotado en los registros de kardex. 5 Si se encuentra bien almacenado según su origen y calidad. 14.4.5. CON RESPECTO A LOS EGRESOS DE ALMACÉN. EXAMINAR: 1 Si los documentos de autorización tienen las firmas correspondientes. 2 Si las personas que recibieron fueron las autorizadas para ello. 3 Las salidas de almacén están debidamente registradas en el kardex. 4 Si son correctos el número o cantidad entregada con la autorizada en los documentos. 5 Seleccionar los traspasos, devoluciones o reintegros, y estudiar: . Los traspasos, devoluciones o reintegros que se han realizado estén debidamente diligenciados y firmados por las personas autorizadas para tal fin. . Que sean los artículos, elementos u objetos registrados en los documentos presentados para la operación. . Que estén debidamente contabilizados. PROCEDIMIENTOS EN CASO QUE NO HUBIESE INVENTARIO FÍSICO 1 Practicar un selectivo por unidades y valores (tener en cuenta un porcentaje sobre el total). 2 Cruzar estos datos con las tarjetas de kardex. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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3 Si hay diferencias investigarlas con el funcionario correspondiente. Y realizar los correctivos dando aviso a contabilidad. 1 Siempre obtener explicación satisfactoria de las diferencias y correctivos dejando la constancia correspondiente. 2 Establecer que las cantidades existentes se encuentren entre los máximos y mínimos establecidos para dichos elementos. PERIÓDICAMENTE VISITAR AL ALMACÉN Y OBSERVAR: . Si las seguridades son las apropiadas para la protección de los bienes en custodia. . Si solo las personas autorizadas tienen acceso al almacén y a los elementos en depósito. . Si las recepciones y entregas las efectúa el almacenista. Si hay elementos en consignación, custodia, etc., (que no pertenezcan a la entidad, como están almacenados, si es fácil distinguirlos de los propios y si se cuenta con el respaldo de documentos oficiales. .Si la rendición de cuentas de almacén a la Entidad competente se hace en la fecha prevista o fuera de estas y sus causas. .Si la Entidad Competente ha hecho observaciones, estudiar sus causas e insinuar correctivos. .Estudiar los saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, analizarlos, presentando soluciones y observando su correcta contabilización. .Si encuentra elementos dados de baja investigar orden de funcionario competente, acta correspondiente y firma de los funcionarios fiscales (VER CUESTIONARIO). PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS un CONTROL INTERNO adecuado para la adquisición de activos exige que la compra esté separada del recibo, registro y pago. CON RESPECTO A LA SECCIÓN DE COMPRAS 1 Revisar si hay proveedores analizados por grupos especializados, que sus documentos para contratar estén actualizados y que haya una hoja de vida de su comportamiento comercial. 2 Movimiento por grupos especializados de la utilización anual, semestral, trimestral mediante el cual se pueda aprobar un pedido. 3 Promedios mínimos por artículos del almacén para realizar pedidos. 4 Estadísticas necesarias para planear las compras. CON RESPECTO A LAS COMPRAS 1 Verificar las sumas y cuadrar el registro de los asientos originales e investigar los totales hasta el mayor general como mínimo de dos meses no consecutivos. 2 Examinar las facturas de los proveedores y sus registros contables de: . Dos meses anteriores no consecutivos. . El último mes del ejercicio . Un mes al azar “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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4 Tomar los registros de recepción y realizar un proceso hasta su contabilización (Almacén, cuentas corrientes). 5 Examinar las notas por devoluciones y rebajas realizando el proceso contable, almacén, cuentas corrientes, departamento de compras, recepción. 6 Verificar que los precios sean los acordados como también las condiciones de entrega, empaque y pagos. 7 Investigar las facturas duplicadas o fotocopias. REALIZAR CUESTIONARIO O ENCUESTA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA ACTIVOS FIJOS. ESTUDIAR: 1 Solicitar a la fecha de la visita una relación que muestre el movimiento con saldos de todos los activos fijos con sus respectivas depreciaciones. 2 Realizar pruebas selectivas de los registros más significativos y analizarlos. 3 Efectuar cruces de los registros auxiliares con los saldos de la cuenta control y determinar su veracidad. 4 Confrontar las facturas, documentos de propiedad y equipo del transporte con sus matrículas. 5 Revisar si los bienes se encuentran asegurados, si su cobertura es la adecuada y si las pólizas están vigentes. 6 Constatar si la depreciación está siendo aplicada correctamente, si la amortización se hace con base a técnicas y estudios adecuados y si estos pueden ser aplicados en forma constante y uniforme. 7 Verificar si las adquisiciones son autorizados por funcionarios competentes, si existen los respectivos contratos, si los activos han sido recibidos y su valor cancelado y cruzarlos con ingresos a almacén. 8 Inspeccionar si los activos están siendo utilizados correctamente, si su código de identificación coincide con el de inventario. 9 Observar si se llevan todos los activos fijos, hoja de vida donde se anote control de mantenimiento así: . Número de orden . Fecha de mantenimientos . Clase de reparación . Valor de la Mano de Obra . Valor de los recursos . Garantía de calidad . Vida útil 10 Examinar en su totalidad los métodos utilizados para la evaluación de activos fijos. 11 Estudiar el control de reparaciones si se exige garantía de calidad y si éstos son incluidos para la evaluación y determinación de la vida útil. 12 Estudiar la forma utilizada para calificar la obsolescencia de los bienes y el sistema para sacarlos de inventario en forma definitiva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA DEUDORES, FONDOS Y AVANCES 1 Ubicar los documentos soportes de estas cuentas, relacionarlas y cruzar el total con el saldo del balance. 2 La edad de las cuentas, el movimiento de abono de éstas. 3 Si los deudores pidieron la autorización correspondiente para tener derecho a estos préstamos. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA ANTICIPOS. OBJETIVOS 1 Cerciorarse de que los futuros ejercicios resulten beneficiados de los activos que se llevan y determinar que las cuentas del activo sean debidamente aplicadas a los gastos. PRIMAS DE SEGURO EXAMEN: Se debe tener en cuenta que el beneficiario sea El Municipio. Determinar la cantidad del seguro pagado por anticipo y los gastos periódicos por seguro de cada póliza. Comparar cantidades registradas con las de la compañía de seguros, si hay diferencias pedir aclaraciones y realizar los correspondientes ajustes. Se debe investigar la devolución por primas hasta su ingreso a caja y su correcta contabilización. Verificar si los seguros fueron tomados después de un estudio técnico o por el contrario fue producto de una operación normal. Confirmar que la cobertura del seguro sea equivalente al valor de la prima y si ofrece garantía. Elaborar una relación de las pólizas de seguros con los siguientes datos : Número de la póliza Nombre de la compañía de seguros Fecha de suscripción Vigencia Riesgo que cubre Valor de la cobertura Primas canceladas Porción causada y diferencia a la fecha de estudio. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA TESORERÍA 1 Se debe establecer que los pagos correspondan a una evidencia clara y veraz 2 Observar que hayan unas adecuadas funciones respecto a: - La aprobación de las facturas o documentos a cancelar - El registro de los auxiliares - La elaboración de los cheques - El control de los cheques listos para la entrega al beneficiario El resultado de la evaluación permite la planeación para la visita al área donde se efectúa el egreso como son: - Elaboración de los papeles de trabajo “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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- Inventario de los documentos necesarios para el análisis, revisión, conformación e inscripción. CON REFERENCIA A LOS CHEQUES OBSERVAR: Que las facturas o documentos estén debidamente aprobados y autorizados 1 Las facturas y documentos deben tener un sello con la palabra pagado 2 Las devoluciones, rebajas, descuentos, ingresos a almacén, órdenes de prestación de servicios, contratos y demás documentos soportes se hubiesen tenido en cuenta en la operación. EXAMINAR LOS COMPROBANTES DE EGRESO: DEBEN CONTENER: . Nombre del beneficiario . La firma o iniciales de las personas autorizadas para ordenar, actualizar, aprobar y revisar. . Fecha de emisión, número de cheque, cuenta bancaria . Valor de cheque cruzado en los documentos de origen . El código e imputación presupuestal afectado . Firma del beneficiario, número de cédula, sello, autorización autenticada del beneficiario para el retiro del cheque, cuando es hecho por personas diferentes al beneficiario. VERIFICAR EN LOS LIBROS . Que se descargue en la fecha del giro. . La secuencia del giro. . Si existen comprobantes anulados observar que los mismos (original y copias) tengan el sello o palabra anulado. . Si existen cheques anulados, cerciorarse que la parte de las firmas se haya mutilado. . Estudiar las conciliaciones Bancarias cuidadosamente. . Cruzar los saldos (auditoría de caja, saldos en bancos con el mayor general). . Analizar los pagos efectuados por contratos (compras, prestación de servicios, etc.) compruebe la vigencia de su póliza, el recibido de conformidad de los contratos, descuentos, anticipos, retenciones y demás de ley. . Elaborar una relación de los cheques por entregar y comprobar la fecha de giro. . Investigar los que tengan una antigüedad de más de 30 días, examinar los comprobantes y documentos que respondan al pago y si se estima conveniente averiguar con los beneficiarios los motivos de su no cobro. Si resulta conveniente solicitar la anulación y observar que se efectúen los registros contables correspondientes. . Verificar la correcta contabilización de las notas débito. . Elaborar relación de los depósitos en tránsito, pendientes de registro en el banco a la fecha de la visita, investigar su origen, cotejando el asiento contable, cruzando las cantidades con la evidencia obtenida, el examen de la cuenta acreditada por el débito a bienes. Verificar que todos los depósitos en trámite figuren consignados y registrados en el extracto bancario del mes siguiente. . Cotejar los sobregiros existentes en las cuentas bancarias, que sean reales y que se muestren como pasivos a corto plazo en el Balance. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CONTRATOS “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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1 Escoger contratos de diferente índole y analizar: . Objeto, imputación presupuestal respectiva y su registro . Vigencia de las pólizas suscritas . Cumplimiento de los plazos para su ejecución . Fecha de perfeccionamiento . Acta de iniciación . Clase de contrato . Pagos efectuados . En caso de incumplimiento, estudiar la actuación administrativa tomada por el Municipio. VERIFICAR: 1 Si los fines del contrato cumplen con las funciones de la entidad. 2 Si se presentaron las cotizaciones o propuestas. 3 Si se cumplieron requisitos previos como: Estudios Técnicos o económicos, etc. 4 Si existe un equilibrio económico entre la calidad y la cantidad de los bienes y servicios y los precios a cancelar. 5 Si se registró la reserva presupuestal. 6 Si se cumplieron todos los requisitos legales. 7 Si se dio cumplimiento a todas las cláusulas del contrato para su cancelación. 8 Si la adquisición de bienes y servicios están libre de peticiones remuneratorias de parte de los funcionarios. 9 Si el contratista se encuentra o no incurso en inhabilidades o INCOMPATIBILIDADES. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA EL RECURSO HUMANO -NOMINAS EXAMINAR: Que la lista para elaborar la nómina aparezca únicamente los funcionarios reales con sus respectivas asignaciones. 1 Que no permanezcan en la nómina ex funcionarios 2 Que las horas extras se justifiquen y que hubiesen sido autorizadas. 3 Que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueran liquidadas adecuadamente. CON RESPECTO A LA HOJA DE VIDA Que cumpla con los requisitos exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren adjuntos. Comprobar que los descuentos fueron bien liquidados y girados oportunamente a los beneficiarios. Revisar los cálculos sobre prestaciones sociales, retenciones y si fueron girados en su totalidad en el tiempo previsto a las entidades que por ley le correspondan. Investigar si las nóminas han sido debidamente autorizadas, refrendadas, imputadas presupuestalmente y que han seguido todos los pasos que se requieren para el CONTROL INTERNO. DE LAS COMISIONES “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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1 Si fueron autorizadas previamente 2 Si se legalizó el avance en el tiempo requerido 3 Si se cumplió con el objeto de la comisión y se presentó el informe oportunamente.

CUESTIONARIO DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS - Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. - Determinar el cumplimiento del programa anual de compras. - Determinar el funcionamiento de la entidad en el área. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________________ ___________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de 1.993 Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 3. Se solicitan cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. Se realizan estudios para la selección del mejor proponente. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Se lleva a cabo el comité de compras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. El programa anual de compras se ajusta a la realidad del consumo. SI ( ) NO ( ). Observaciones _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________ ____________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromisos de compras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. Se verifica con el almacén la existencia de bienes antes de gestionar su compra SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. SI ( ) NO ( ) ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 11. Se mantiene actualizado el registro de proveedores. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 12. Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos. SI ( ) NO ( ) Observaciones ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 13. En la solicitud de cotizaciones se tiene en cuenta a: Todos los proveedores inscritos ( ) a. Solo a tres de ellos ( ) b. La línea del producto ( ) c. Las condiciones de pago ( ) observaciones__________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 14. Existen varios funcionarios encargados de tramitar todas las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 15. Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 16. Tomando como base el programa anual de compras, los gastos efectuados Hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL ENCUESTADO FIRMA DE QUIEN REALIZA LA ENCUESTA EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO. ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES____________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO CUESTIONARIO PARA PRESUPUESTOS OBJETIVOS 1 Verificar que el proceso de ejecución presupuestal esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar la correcta imputación y afectación del presupuesto aprobado. 3 Determinar el cumplimiento del programa anual de caja y de compras 4 Determinar el funcionamiento de la Empresa en el área. EVALUACIÓN Conjunta, oral y de grupo 1. En la delegación de pago se verifica que: “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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a. Esté debidamente firmada SI ( ) NO( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ b. La imputación presupuestal correcta. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. En el LIBRO DE GASTOS se determinan saldos mensuales para saber la disponibilidad. SI ( ) NO ( ) Observaciones ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 3. El Programa Anual de Caja, se elabora por: a. Número de Resolución SI ( ) NO ( ) b. Programa SI ( ) NO ( ) c. Subprogramas SI ( ) NO ( ) d. Proyecto SI ( ) NO ( ) e. Recurso SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. En el Programa Anual de Caja se especifica: a. La Destinación SI ( ) NO ( ) b. Lo Contractual SI ( ) NO ( ) c. Lo no contractual SI ( ) NO ( ) d. Valor total SI ( ) NO ( ) e. Valor del Mes SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Tomando como base el programa anual de caja, los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. Tiene la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y Responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. El jefe de la dependencia recibe personalmente de la parte administrativa la Resolución de presupuesto del gasto. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. Es registrada inmediatamente por la persona encargada en el libro de control de apropiaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. Es registrada teniendo en cuenta: a. Programa ( ) b. Subprograma ( ) c. Proyecto ( ) d. Objeto del gasto ( ) e. Fecha ( ) e. Valor ( ) f. Número resolución ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. El Libro de Control de apropiaciones se encuentra clasificado por: a. Gastos Operativos SI ( ) NO ( ) b. Gastos directos SI ( ) NO ( ) c. Inversión SI ( ) NO ( ) d. Transferencia SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 11. Los libros son llevados sin tachaduras ni enmendaduras SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 12. Las cuentas de cobro: a. Son registradas después de radicadas de acuerdo al orden de llegada SI ( ) NO ( ) b. Se registran de acuerdo al objeto del gasto SI ( ) NO ( ) c. Se registran de acuerdo a la dependencia SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 13. En el Libro de Control de apropiaciones se determinan saldos mensuales para saber la disponibilidad. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 14. En el libro de acuerdo de gastos se registra la delegación inmediatamente se recibe por la persona encargada. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL ENCUESTADO CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES____________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO CUESTIONARIO PARA TESOREROS OBJETIVOS 1 Verificar que el manejo de la pagaduría esté acorde con las Normas legales Administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el trámite y rendición de cuentas 3 Determinar el funcionamiento del área administrativa y de control. 4 Establecer la duplicidad de funciones. EVALUACIÓN Conjunta, oral y en grupo. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y Responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. En las cuentas de cobro, se tiene en cuenta: Que estén elaboradas correctamente y que el valor esté en números y letras, para evitar cualquier alteración SI ( ) NO ( ) a. Que se efectúen los descuentos de ley SI ( ) NO ( ) b. Que tengan todas las firmas y sellos SI ( ) NO ( ) c. Los documentos que respaldan toda erogación contienen las correspondientes autorizaciones de acuerdo a lo que al respecto preveen los procedimientos internos SI ( ) NO ( ) d. Todas las erogaciones de fondo están respaldadas por documentos que comprueban su legalidad SI ( ) NO () Contienen estos documentos un sello que identifican que han sido pagados de manera que se evite su utilización para otros pagos. e. Se efectúa revisión a la cuenta y a sus soportes internos. SI ( ) NO ( ) f. Son las cuentas archivadas con sus soportes necesarios y estos concuerdan con los valores de la cuenta. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ En los cheques: a. Se contabilizan los cheques en el momento de la preparación. SI ( ) NO ( ). b. Se controla su secuencia numérica. SI ( ) NO ( ). c. Los anulados son inutilizados con un sello que exprese tal condición. SI ( ) NO ( ) d. Se conservan y archivan los cheques anulados. SI ( ) NO ( ). e. Están las chequeras bajo control adecuado en caja fuerte. SI ( ) NO ( ) f. Se utiliza máquina protectora. SI ( ) NO ( ). g. Al final de cada mes los cheques pendientes de cobro son trasladados a acreedores varios por caja. SI ( ) NO ( ). h. Se giran cheques a nombre del pagador. SI ( ) NO ( ). i. Una vez elaborados los cheques para pago cómo se informa a los beneficiarios para su respectivo cobro. a. Telefónicamente ( ) b. Por cartelera ( ) c. Otro ( ) j. Los cheques pendientes de cobro que han permanecido un largo período son investigados SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. En las conciliaciones bancarias. Son preparadas por las personas que reciben el sobre de los extractos bancarios SI ( ) NO ( ) 1 Son preparadas por alguien que no tenga vínculos con los procedimientos de caja ni con la firma de cheques. SI ( ) NO ( ) 2 Se incluye cotejo de los estados bancarios con los registros de bancos SI ( ) NO ( ). 3 Son revisados y aprobados por funcionarios independientes de quien los prepara SI ( ) NO ( ) 4 Se investiga oportunamente las notas débito y crédito mostradas en la conciliación. SI ( ) NO ( ) Observaciones ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Las personas autorizadas para el manejo del efectivo tienen póliza vigente y cobertura apropiada. SI ( ) NO ( ). Observaciones “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. En los ingresos. Son depositados íntegramente, sin demora y en las mismas especies recibidas. SI ( ) NO ( ) 1 Las consignaciones selladas por el banco son comparadas con: - Registro de remesas recibidas con el extracto. SI ( ) NO ( ). - El libro de caja SI ( ) NO ( ). 2 Para el control de ingresos: - Se utilizan recibos especiales SI ( ) NO ( ). - Son prenumerados SI ( ) NO ( ). - Son los totales diarios y la secuencia numérica controlados Independientemente por el grupo de contabilidad. SI ( ) NO ( ) 3 Existe una adecuada protección para prevenir malversaciones de dinero Mediante descuentos o deducción ficticia. SI ( ) NO ( ) 4 Contabilidad coteja los informes de ingreso con los asientos en las Cuentas de Caja y Bancos. SI ( ) NO ( ) 5 Se revisan los ingresos de tal manera que su ausencia o desviación sea Notada e investigada. SI ( ) NO ( ). Observaciones ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. En los cheques recibidos por concepto de delegaciones de pago se tienen en Cuenta: Que sean consignados inmediatamente en los términos establecidos SI ( ) NO ( ). 1 Que la consignación la efectúe el pagador. SI ( ) NO ( ). 2 Que exista un archivo adecuado de ellas. SI ( ) NO ( ) 3 Que se registre un libro especial el valor recibido, fecha de imputación presupuestal. SI ( ) NO ( ). Se coteja esto con presupuestos SI ( ) NO ( ) Cada cuanto ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. Existe un adecuado control de los comprobantes de ingresos prenumerados SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. En el boletín diario: Están los boletines diarios numerados consecutivamente, firmados y fechados S I ( ) NO ( ). 1 Los comprobantes de ingresos y egresos anulados: - Se anexan al boletín SI ( ) NO ( ). - Son debidamente anulados SI ( ) NO ( ) 2 Se adjuntan ingresos de acuerdo a la numeración que se indique en éste SI ( ) NO ( ). 3 Se adjuntan como soportes al Boletín relaciones de: - Acreedores varios SI ( ) NO ( ) - Cheques pendientes por contabilizar SI ( ) NO ( ) - Cheques anulados SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. Para cancelar una responsabilidad se tiene como requisito previo un acto Administrativo. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. El registro débito en el rubro de avances está soportado por la resolución de Autorización. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 11. En los descuentos de retención en la fuente se está aplicando: - La base correcta. SI ( ) NO ( ) - El porcentaje correcto SI ( ) NO ( ) - Se tiene en cuenta que gasto es exento SI ( ) NO ( ) - Se tiene en cuenta cuando es auto retenedor verificando con la resolución Correspondiente SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DE ENCUESTADO CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO CUESTIONARIO PARA CONTRATOS OBJETIVOS 1 Constatar que la asignación de los contratos se sujete a las Normas legales Vigentes (Ley 80 de 1.993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008). 2 Verificar las inscripciones, actas y demás documentos para cumplir con las Diferentes clases de contratación. 3 Las inscripciones cumplen requisitos legales y se respetan prioridades Económicas a favor de la entidad. 4 Cumplimiento de las Normas fiscales respecto de los contratos. 5 Avales y garantías de los mismos. EVALUACIÓN Conjunta, oral y en grupo. 1. Se elabora programación de obras y adquisición de bienes. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. Se realizan estudios previos? SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 3. El contrato está acompañado de los siguientes documentos: Registro Presupuestas SI ( ) NO ( ) Publicidad Diario Oficial SI ( ) NO ( ) Propuesta favorecida SI ( ) NO ( ) Certificado de Inscripción y calificación SI ( ) NO ( ) Especificaciones Técnicas SI ( ) NO ( ) Pólizas: Cumplimiento SI ( ) NO ( ) Anticipo SI ( ) NO ( ) Prestaciones Sociales SI ( ) NO ( ) Estabilidad SI ( ) NO ( ) Responsabilidad civil extracontractual SI ( ) NO ( ) Resolución de Adjudicación SI ( ) NO ( ) Acta Comité de Adjudicaciones SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. Están debidamente suscritos los contratos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Están debidamente perfeccionados los contratos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. El registro presupuestal está debidamente imputado y con el número de compromisos. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. El certificado de existencia y representación legal tiene una vigencia mínima de 45 días. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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8. El representante legal está debidamente facultado. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. El objeto de la sociedad está acorde con el contrato. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. Se han hecho efectiva las pólizas en caso de incumplimiento. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 11. Los contratos son liquidados SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 12. Se están elaborando actas de entrega al recibo de los bienes del almacén. SI ( ) No ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO CUESTIONARIO PARA CONTABILIDAD OBJETIVOS 1 Verificar que el manejo del grupo de contabilidad esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el manual de contabilidad. 3 Determinar el funcionamiento de la Administración en el área. 4 Establecer que se apliquen las Normas de contabilidad generalmente aceptadas. 5 Verificar el cumplimiento de las Normas fiscales. EVALUACIÓN Conjunta, oral, escrita y en grupo. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le correspondan. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. Se encuentran abierto los libros principales y auxiliares que sean necesarios, utilizan la contabilidad de acuerdo a lo prescrito en los manuales contables. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 3. Los registros y libros se llevan en forma legible, en tinta, sin borrones o enmendaduras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. Cuando se efectúan asientos incorrectos se exige la elaboración del asiento de corrección respectivo. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Se registran todas las operaciones en forma oportuna y correcta de conformidad con los Manuales de contabilidad. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. En el libro Diario se registran los boletines diarios de caja y almacén y los asientos adicionales a que haya lugar. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. En el Libro Mayor y Balance se incorporan los resultados del Libro Diario una vez cerradas las operaciones de éste. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________ _______________________________________________ 8. Existen Libros auxiliares para cada una de las cuentas del Balance SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. En los libros auxiliares se registran las operaciones con base en los respectivos comprobantes y asientos adicionales de corrección. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. Se coteja el traslado de los registros anotados en los libros auxiliares y subcuentas a los libros principales y cuentas mayores. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ 11. Existe un adecuado control a los bienes. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ CUESTIONARIO DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS OBJETIVOS 1 Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento del programa anual de compras 3 Determinar el funcionamiento de la entidad en el área. 4 Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de 1.993 y sus decretos reglamentarios. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. Se solicitan cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. Se realizan estudios para la selección del mejor proponente. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. Se lleva a cabo la Reunión de Compras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. El Programa Anual de Compras se ajusta a la realidad del consumo “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromiso de compras. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. Se verifica en almacén la existencia de bienes antes de gestionar su compra. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. Se mantiene actualizado el registro de proveedores. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 11. Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 12. En la solicitud del pedido se tiene en cuenta: a. Todos los proveedores inscritos ( ) b. Solo a tres de ellos ( ) c. La línea del producto ( ) d. Las condiciones de pago ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 13. Se cuenta con mecanismo de control para verificar la veracidad de las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 14. Tomando como base el programa anual de compras los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS 1. Se encuentran todos los inventarios bajo control. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. Son adecuadas las medidas de seguridad. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 3. Se llevan registros de inventarios perpetuos para toda clase de inventarios, artículos o elementos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. Todos los artículos comprados son entregados al almacén. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. Verifican los registros de inventarios mediante recuento físico por lo menos una vez al año. Si ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 6. Se hacen las entregas a las diferentes secciones por medio de requisiciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. Las discrepancias entre el recuento físico y los registros de inventarios se investigan aclaran y aprueban. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. Se informa periódicamente a la Empresa sobre los artículos obsoletos, averiados o de movimientos lentos. SI ( ) NO ( ). Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. Está debidamente registrado el movimiento de entradas y salidas de artículos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. Los artículos que no pertenecen a la Empresa. y que por cualquier motivo se encuentran en almacén están separados físicamente, bajo acuerdo y control contable. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EQUIPOS (TRANSPORTE, OFICINA Y TERRENOS) 1. Están debidamente autorizadas las adquisiciones de activos fijos por: - Departamento de Compras SI ( ) NO ( ) - Comité especial SI ( ) NO ( ) - Funcionario Competente SI ( ) NO ( ) - Otras SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 2. Las adquisiciones de activos fijos se originan por: - Adquisiciones de las dependencias SI ( ) NO ( ) - Proyectos SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 3. Existe comité o funcionarios que periódicamente estudien si los activos fijos prestan: - Un buen servicio al usuario SI ( ) NO ( ) - Son cómodos para el trabajo del funcionario SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 4. Se analiza la edad y años de servicio de los activos fijos con los gastos de mantenimiento. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 5. El mantenimiento de los activos fijos obedecen a: - Plan anual SI ( ) NO ( ) - Daños SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ 6. Con que periodicidad se realizan muestras o inventarios físicos de los activos fijo_____________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 7. Los activos fijos cuentan con placas o distintivo numerado para inventario. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 8. Se comparan periódicamente el inventario general con los devolutivos en servicio. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9. Los activos fijos están inventariados: - Al costos SI ( ) NO ( ) - Por Valuación SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 10. Son contabilizados debidamente los: - Traspasos SI ( ) NO ( ) - Las bajas SI ( ) NO ( ) - Las Compras SI ( ) NO ( ) - Las Ventas SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 11. Se lleva un registro de pólizas de seguro para saber: - Vigencia SI ( ) NO ( ) - Cobertura de Riesgo SI ( ) NO ( ) - Especializaciones SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 12. Cuando son retirados por cualquier causa los bienes, las depreciaciones acumuladas, se ajustan y cargan debidamente. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 13. Los activos totalmente depreciados que aún se encuentran en uso, están incluidos en las cuentas del activo. SI ( ) NO ( ) Observaciones_________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL ENCUESTADO CONTROL INTERNO COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

I. PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO El Municipio de Puerto Nariño a través del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, evaluará y diagnosticará trimestralmente el Sistema de Control Interno aplicado y vigente, además que en forma anual este Comité emitirá el informe de Control de acuerdo con la normatividad. El Plan de Acción de Control Interno es realmente un plan de mejoramiento de los procedimientos y métodos utilizados por el Municipio. El Control Interno en su Plan de Acción se soporta en la valoración y medición del desarrollo armónico y sistémico de cinco Fases fundamentales: el ambiente de control, la administración del riesgo, la operacionalización de los elementos del SCI, la documentación y la retroalimentación para el mejoramiento continuo. A partir de estas cinco fases, se agrupan sinérgicamente los objetivos, características y elementos del SCI definidos legalmente, de tal manera que el conocimiento de su estado actual, viabilice el logro de los objetivos referidos para la organización. Cada fase incluye componentes que expresan los elementos esenciales a considerar en la evaluación; estos se descomponen en factores de valoración escalonados desde un nivel mínimo hasta un nivel óptimo de desarrollo, lo cual pretende determinar a través de la autoevaluación objetiva mediante la aplicación de la “Encuesta Referencial para la valoración de los factores”, el grado de avance en que se encuentra el Sistema de Control Interno en cada entidad con una mirada proactiva que conlleve al mejoramiento continuo y no desestimulante y sancionatorio, el cual se consolida en la Matriz de Calificación del Sistema. Con el fin de proporcionar a los evaluadores elementos de juicio que les permita comprobar, verificar o evidenciar el grado de desarrollo del Sistema de Control Interno se incluye la “Encuesta Referencial para la valoración de los factores”, la cual se constituye en la base fundamental para adelantar dicha labor. En consecuencia la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en cumplimiento del plan de acción de dichas áreas, durante el período evaluará permanentemente el Sistema de Control Interno a través de “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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diferentes mecanismos o herramientas, entre los cuales se encuentra las auditorías y seguimientos que incluyen verificaciones documentales, oculares, inspecciones, conciliaciones, diagramas, entrevistas, encuestas, tableros de control, indicadores de gestión institucional, entre otros. Si bien es cierto, la Oficina de Control Interno o quien haga su s veces emite un concepto sobre el desarrollo del sistema, no podemos olvidar que debe corresponder de igual manera a un proceso de autoevaluación de cada una de las áreas o dependencias y de sus integrantes, por lo que se sugiere que el proceso sea adelantado a nivel institucional en forma concertada y participativa, con la orientación de la Oficina de Control Interno o por quien haga sus veces. Con el fin de facilitar la captura de la información de la Matriz de Calificación del Sistema de Control Interno, se señalan las instrucciones para el diligenciamiento de la matriz del Sistema de Control Interno, que explican de manera sucinta toda la estructura del formato. A continuación se presentan las diferentes fases con sus respectivos componentes: FASES 1. Ambiente de Control 1.1 Principios y valores 1.2 Compromiso y respaldo de la alta dirección 1.3 Cultura de autocontrol 1.4 Cultura del diálogo 2. Administración del Riesgo 2.1 Valoración del riesgo 2.2 Manejo de Riesgos 2.3 Monitoreo Ejemplos 3. Operacionalización de los elementos 3.1 Esquema organizacional 3.2 Planeación 3.3 Procesos y procedimientos 3.4 Desarrollo del talento humano 3.5 Sistemas de información 3.6 Democratización de la Administración Pública 3.7 Mecanismos de verificación y evaluación 3.7.1 Autoevaluación 3.7.2 Oficina de Control Interno 4. Documentación 4.1 Memoria institucional 4.2 Manuales 4.3 Documentación de la normatividad 5. Retroalimentación 5.1 Comité de coordinación de Control Interno o instancia de coordinación que haga sus veces. 5.2 Planes de mejoramiento 5.3 Seguimiento “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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A su vez cada componente es desagregado en factores de valoración cuyo desarrollo parte de un nivel bajo, pasa a un nivel medio y se expresa en su máximo desarrollo a un nivel alto. La medición escalonada solo permite ubicar en uno de los niveles antes anotados el grado de desarrollo del componente y de la fase, para finalmente determinar el grado de desarrollo del sistema. En este sentido, no sobra recalcar la importancia que reviste la “Encuesta Referencial para la valoración de los factores”, ya que esta se convierte en la fuente de criterio del evaluador para la asignación del puntaje dentro de los rangos preestablecidos. Para alcanzar el propósito del proceso de evaluación, a continuación se definen los diferentes aspectos considerados en cada fase y se establecen en cada componente los factores de valoración para cada caso. 1.

AMBIENTE DE CONTROL

Representa la forma de ser y operar de una organización, caracterizada por la actitud y compromiso de la alta dirección con el Sistema de Control Interno, así como por las pautas de comportamiento de los servidores públicos en la institución, referente para que sus actuaciones sean consecuentes con los valores adoptados en la concertación estratégica para el logro del cometido estatal. El ambiente de control es expresión de la filosofía de la administración, la cual determina los niveles de autoridad, responsabilidad y organización del talento humano y esencialmente del estilo de dirección del representante legal, responsable de la implementación del Sistema de Control Interno institucional. Los valores son ante todo realidades que tienen una función central en la vida social. Es una cualidad de la persona o de las cosas y al poseer esta cualidad se hace deseable o estimable a los demás. 2.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Es reconocida como práctica integral de una buena gerencia, se trata de un proceso permanente e interactivo que lleva a que continuamente la administración en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces, revalúe los aspectos, tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales. De igual manera, implica la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos asociados con una determinada actividad con, procesos o con la entidad en general, con el fin de preparar a las organizaciones para minimizar pérdidas y maximizar sus ventajas. 2.1 Valoración del Riesgo Es fundamental establecer la estructura del riesgo en la entidad partiendo de riesgos del nivel estratégico que tendrá que ver con factores externos representados en factores económicos, sociales, políticos-legales y tecnológicos; así mismo, los riesgos basados en factores internos que entre otros representan los sistemas de información (vulnerabilidad), el personal vinculado (respecto a su calidad y motivación) la naturaleza de los procesos. Pero cuáles son los riesgos a los que está expuesta una entidad pública? “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Toda entidad pública está expuesta a riesgos que están determinados por factores de carácter externo, también denominados del entorno y que atentan contra la naturaleza misma de la entidad; igualmente hay factores de carácter interno que pueden en un momento determinado afectar el cumplimiento de los objetivos. Entre los factores externos encontramos: la normatividad en la medida que se hace parte de un Estado social de derecho; a vía de ejemplo se pueden mencionar cambios constitucionales como el de 1991; jurisprudenciales como los que se expresan en sentencias que declaran sin efecto normas que venían aplicándose y que en un momento determinado pueden afectar las funciones específicas de una entidad pública y por lo tanto sus objetivos. También pueden mencionarse las reformas a la administración y los constantes recortes presupuestales que contribuyen a minimizar la capacidad de gestión de las entidades públicas, lo cual sumado a la reducción o eliminación total del presupuesto de inversión, obliga a considerar en todo momento el riesgo en que incurre la entidad de no poder cumplir con su objeto social. Entre los factores internos encontramos: el manejo de los recursos, los controles existentes, los procesos y procedimientos, la disponibilidad presupuestal, la forma como se vinculan las personas a la entidad, los intereses de los directivos, el nivel del talento humano, la motivación y los niveles salariales, entre otros. Por lo anterior, se hace necesario además de la identificación de los riesgos en las entidades, su análisis, valoración e implementación de un plan de manejo del riesgo al cual se le haga una evaluación o monitoreo permanentes. En este sentido, es importante señala el papel de la Oficina de Control Interno dentro este proceso, el cual es de dos clases, directo e indirecto: Rol directo: Incluir dentro de los hallazgos de los informes de evaluación del Sistema de Control Interno realizados conforme a la ley 87 de 19 93, Mapas de Riesgos con enfoque sistémico sobre el área evaluada, especificando el riesgo, las causas y los efectos; para con base en ellos realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas y realizar seguimiento a la evolución de dichos riesgos con el fin de verificar el cumplimiento de las recomendaciones propuestas. Rol indirecto: velar porque al interior de la entidad se implementen políticas de administración del riesgo, se conformen grupos que lideren dicho proceso y propendan por que se implementen mecanismos reales para la administración del riesgo. Igualmente el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 4: “Administración de riesgos” especifica que la identificación y el análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y dichas oficinas.

DIRECTRICES GENERALES • Compromiso de la alta y media dirección: Para el éxito en la Implementación de una adecuada administración del riesgo, es indispensable el compromiso de la alta gerencia como encargada, en primera instancia, de definir las políticas y en segunda instancia de estimular la cultura de la identificación y prevención del riesgo. Para lograrlo es necesario que exista claridad sobre las políticas definidas al interior “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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de la entidad y la concientización sobre la importancia del tema para el logro de los objetivos; así mismo es importante la definición de canales directos de comunicación y brindar apoyo a las diferentes dependencias. • Conformación de un equipo de trabajo: Es importante conformar un equipo encargado de liderar el proceso de administración del riesgo dentro de la entidad, con personas de diferentes áreas donde exista un responsable de servir de canal directo de comunicación entre el grupo y la alta y media dirección. Es necesario que las personas seleccionadas conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos para que sirvan de facilitadores al momento valorar, manejar y monitorear los riesgos. VALORACIÓN DEL RIESGO La valoración del riesgo consta de tres etapas: la identificación, el análisis y la determinación del nivel del riesgo. Así mismo, es factible aplicar varias herramientas y técnicas para identificar riesgos, como por ejemplo: entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la entidad, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas con los servidores de la entidad, entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad, usar diagramas de análisis tales como árboles de error, de eventos y diagramas de flujo, análisis de escenarios, revisiones periódicas de factores económicos y tecnológicos que puedan afectar la organización, entre otros. La técnica utilizada dependerá de las necesidades y naturaleza de la entidad. MANEJO DEL RIESGO Cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la valoración del riesgo llega a ser en vano, si no culmina en un adecuado manejo y control de los mismos definiendo acciones factibles y efectivas, tales como la implantación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos entre otros, que hagan parte de un plan de manejo 4. Para el manejo del riesgo se pueden tener en cuenta algunas de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto. Evitar el riesgo: es siempre la primera alternativa a considerar. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico, etc. Reducir el riesgo: si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes dificultades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel posible. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. Ejemplo: Planes de contingencia. Dispersar y atomizar el riesgo: Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. Es así como por ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo como por ejemplo tomar pólizas de seguros; se traslada el riesgo a otra parte o físicamente se traslada a otro lugar. Esta técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro o de un grupo a otro. Así mismo, el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia. Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. Una vez establecidos cuales de los anteriores manejos del riesgo se van a concretar, estos deben evaluarse con relación al beneficio-costo para definir, cuales son susceptibles de ser aplicadas y proceder a elaborar el plan de manejo de riesgo, teniendo en cuenta, el análisis elaborado para cada uno de los riesgos de acuerdo con su impacto, probabilidad y nivel de riesgo. (ALTO MEDIO, BAJO) Posteriormente se definen los responsables de llevar a cabo las acciones especificando el grado de participación de las dependencias en el desarrollo de cada una de ellas. Así mismo, es importante construir indicadores, entendidos como los elementos que permiten determinar de forma práctica el comportamiento de las variables de riesgo, que van a permitir medir el impacto de las acciones. PLAN DE MANEJO DE RIESGOS Para elaborar el plan de manejo de riesgos es necesario tener en cuenta si las acciones propuestas reducen la materialización del riesgo y hacer una evaluación jurídica, técnica, institucional, financiera y económica, es decir considerar la viabilidad de su adopción. La selección de las acciones más convenientes para la entidad se puede realizar con base en los siguientes factores: a) el nivel del riesgo b) el balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. Una vez realizada la selección de las acciones más convenientes se debe proceder a la preparación e implementación del plan, identificando responsabilidades, programas, resultados esperados, medidas para verificar el cumplimiento y las características del monitoreo. El éxito de la implementación del plan requiere de un sistema gerencial efectivo el cual tenga claro el método que se va a aplicar. Es importante tener en cuenta que los objetivos están consignados en la planeación anual de la entidad, por tal razón se sugiere incluir el plan de manejo de riesgos dentro de la planeación, con el fin de no solo alcanzar los objetivos sino de implementar también las acciones. ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS El mapa de riesgos puede ser entendido como la representación o descripción de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la valoración de los riesgos que permite visualizar todo el proceso de la valoración del riesgo y el plan de manejo de estos. MAPA DE RIESGOS RIESGO IMPACTO PROBABILIDAD CONTROL EXISTENTE “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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NIVEL DE RIESGO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADORES Descripción de los factores del Mapa de riesgos Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Probabilidad entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo aunque este no se haya presentado nunca. Control existente: especificar cual es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo. Nivel de riesgo: El resultado de la aplicación de la es cala escogida para determinar el nivel de riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia, teniendo en cuenta los controles existentes. Acciones: es la aplicación concreta de las opciones del manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo. Responsables: son las personas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. Indicadores: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. MONITOREO Una vez diseñado y validado el plan para administrar los riesgos, es necesario monitorearlo permanentemente teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización, el monitoreo es esencial para asegurar que dichos planes permanecen vigentes y que las acciones están siendo efectivas. Evaluando la eficiencia en la implementación y desarrollo de las acciones de control, es esencial adelantar revisiones sobre la marcha del plan de manejo de riesgos para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. El monitoreo debe estar a cargo de los responsables del área y de la Oficina de Control Interno y su finalidad principal será la de aplicar los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará luego del monitoreo a la s respectivas áreas sus hallazgos y sugerencias para el mejoramiento y tratamiento de los riesgos detectados. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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AUTOEVALUACIÓN La evaluación del plan de manejo de riesgos se debe realizar con base en los indicadores de gestión diseñados para tal fin y los resultados de los monitoreos aplicados en diferentes períodos. Así mismo, se evaluará como ha sido el comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos que deban ser combatidos. Si bien es cierto se esta realizando una evaluación, no se puede entender que esta es la etapa final del proceso, todo lo contrario con la evaluación se esta obteniendo información importante para reformular el plan de manejo de riesgos, agregar las acciones para combatir los nuevos riesgos detectados, generar dentro de las dependencias y áreas un ambiente de compromiso, pertenencia y autocontrol y posibilitar a través de la retroalimentación el mejoramiento en el logro de los objetivos institucionales.

3. OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS Esta fase hace alusión a la forma en que se articulan e interrelacionan el esquema organizacional, la planeación, los procesos y procedimientos, el desarrollo del talento humano, los sistemas de información, la democratización de la administración pública y los mecanismos de verificación y evaluación, elementos que componen, entre otros, el Sistema de Control Interno y que para efectos de la estandarización se han considerado como los mínimos a tener en cuenta en cualquier sistema de control. 3.1 Esquema Organizacional El esquema organizacional es la forma en que se determinan las relaciones entre las áreas misionales y áreas de apoyo, y se definen las líneas de autoridad y responsabilidad, competencias y funciones. 3.2 Procesos y procedimientos Son entendidos como el quehacer en la organización y guardan relación directa con el desarrollo de los planes, metas y objetivos y con la estructura orgánica de la entidad. No puede darse un esquema de organización y el establecimiento de los planes sin que contemple el cómo materializarlas. A través de los procesos se generan los productos o servicios que los clientes o usuarios, unidades organizacionales, instituciones o empresas esperan recibir bajo criterios de calidad y oportunidad para satisfacer sus necesidades. Sin que se conviertan en una manera rígida del accionar de las entidades, es necesario que cada institución armonice el desarrollo de las diferentes actividades permitiendo su permanente actualización, según las condiciones cambiantes del entorno y de la entidad. Tanto los procesos como los procedimientos deben ser dinámicos, que le permitan a la organización adaptarse a los cambios del entorno. 3.2.1 Identificación de los Procesos Misionales y de Apoyo Se refiere a la identificación y existencia al interior de la organización de los procesos más relevantes que contribuyen directamente al cumplimiento de la razón de ser de la organización como son los procesos misionales y los que coadyuvan a tal fin, los procesos de apoyo. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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3.2.2 Revisión y Análisis de Procesos. Hace hincapié al trabajo permanente al interior de toda organización de revisar y analizar los procesos prioritarios o relevantes, a fin de evaluar en que manera estos inciden en el cumplimiento de los objetivos de la entidad, sugiriendo mejoras a fin de elevar la eficiencia y efectividad de los mismos.

3.3 Sistemas de información Los Sistemas de Control Interno al interior de las entidades tienen como objetivos fundamentales la confiabilidad de la información institucional como base para la toma de decisiones de la alta dirección. El sistema de Información se convierte en el instrumento para el control gerencial y la retroalimentación a nivel Interinstitucional e institucional a través de cada una de las dependencias que integran la organización. Atender los principios de confiabilidad, oportunidad, integridad, precisión y racionalidad, será la premisa de todo sistema de información en la medida en que esté basado en objetivos institucionales. Los flujos de información se caracterizan por la recolección de datos en forma racional permitiendo generar informes de gestión que permitan a sus ejecutivos una eficiente toma de decisiones. 3.4 Democratización de la Administración Pública. Es la estrategia gerencial que obligatoriamente deben implementar las entidades de la administración pública para garantizar la equidad, la eficiencia y la eficacia de la función pública mediante la adopción de acciones y diversos mecanismos para apoyar la intervención de los ciudadanos en la formación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. 3.4.1 Facilitar el acceso a la Información: El acceso a la información es condición necesaria para que la participación ciudadana sea posible. Para ello la información debe fluir en forma oportuna y suficiente hacia los usuarios y ciudadanos, no sólo para dar a conocer si no también para formar en la cultura de la participación; a la vez la información debe fluir de los ciudadanos hacia las entidades mediante procesos de consulta. El flujo de la información de las entidades hacia los usuarios y ciudadanos supone la implementación de diversos mecanismos y estrategias que faciliten efectivamente el acceso a la información sobre deberes, derechos y servicios a los que el ciudadano puede acceder en su relación con la entidad; detallar programas y proyectos a desarrollar, publicitar documentos de interés, diseñar formatos sencillos para información sobre contratos. Elaborar guías muy sencillas en las que se explique a usuarios y ciudadanos los derechos que el sector protege con los servicios que ofrece. 3.4.2. Facilitar el control social y la función veedora de la ciudadanía Este nivel hace posible un mayor grado de participación ciudadana en la gestión porque crea espacios para que los ciudadanos puedan vigilar y evaluar la gestión, informando, presentado sugerencias o denuncias cuando sea del caso con el fin de garantizar el cumplimiento eficiente de los fines del Estado y proteger los “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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recursos públicos. Por ello, se debe facilitar la participación ciudadana en el control a la toma de decisiones, a la implementación de programas, ejecución de contratos y manejo de recursos, independientemente del grado de participación previo (información, planeación, ejecución). Para ello las entidades deben Informar a la ciudadanía sobre los programas, servicios, obras, contratos o administración de recursos para que se ejerza la respectiva veeduría; establecer mecanismos de comunicación con las veedurías para el acceso oportuno y confiable a la información. Facilitar que los interlocutores se conozcan, que se acuerden formas y medios de comunicación e instituir acciones de rendición de cuentas de planes, programas, proyectos y/o contratos realizados por la entidad. 4. DOCUMENTACIÓN La vivencia del control interno de las entidades públicas, se da en la medida en que sus miembros reconocen su existencia y bondades. De ahí, nace la necesidad de materializarlo y el mecanismo ideal para hacerlo es la documentación, entendida como la descripción por escrito del como es su ejercicio. Al hacerlo se marca notoria diferencia con el control interno tradicional, pues si bien ha existido desde el momento en que se crea una organización, nunca se ha armonizado con el sentir de sus integrantes. La memoria institucional en la medida en que se encuentre documentada, permite que los cambios en su administración no causen desviaciones y traumatismos a la gestión a realizarse, en razón a que el andamiaje está diseñado para establecer tendencias, parámetros de rendimiento, normas de manejo, metas y resultados. El documentar el Sistema de Control Interno permite fijar responsabilidades en cada empleado por el desarrollo de su función; en esta dirección apunta el Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995), al obligar a las entidades públicas a elaborar manuales de funciones en los que se especifique claramente las tareas que se deben cumplir al interior de las mismas. La formalización y documentación implica que los procesos y procedimientos sean aprobados por la alta dirección y fundamentalmente que sean puestos en conocimientos de las personas que los deben ejecutar.

4.1. Memoria institucional Es una recopilación de los hechos del pasado institución al, que se encuentra apoyada en la documentación o demás medios que históricamente conservan las entidades con el fin de sustentar a través del tiempo su desarrollo, conocimiento, avance y crecimiento institucional. 4.1.1. Informal En esta fase, las organizaciones manejan la memoria institucional a través de aquellos documentos que surgen de la dinámica de la organización, que no son de obligatoria conservación y la organización los requiere como base para fomentar su desarrollo de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivos según las características de cada entidad (videos, historias, revistas institucionales, fotografías, publicaciones, etc.) 4.1.2. Formal

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Las organizaciones clasificadas en esta fase, utilizan documentación formal que por su importancia debe ser conservada de acuerdo a las normas establecidas para ello, de forma que garanticen la salvaguarda del patrimonio documental de cada organización, como parte integral de la riqueza cultural de la nación. (Leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares, planes estratégicos, visión, misión, informes de gestión, investigaciones, evaluaciones de desempeño, etc.) 4.2. Manuales Hace referencia a la documentación que registra las funciones, procesos y procedimientos conocidos por los funcionarios, aprobados por la alta dirección o quien tenga la competencia y actualizados de acuerdo a los cambios presentados por la organización. Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita su comprensión y aplicación.

4.2.1. Actualizados El esquema organizacional de la entidad esta acorde con los manuales y reflejan los procesos requeridos para el cumplimiento de la misión institucional. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar con una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se deja registrado la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, aprobado por, administrado por, etc. 4.2.2 Difundidos y socializados Los manuales son dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. La organización cuenta con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. 4.2.3 Aplicados Los manuales cumplen con la función para la cual fueron creados; se evalúa su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúa su aplicabilidad se establece el grado de efectividad de los manuales en la organización.

4.3. Documentación de la normatividad Es el conjunto de documentos que contiene la normatividad externa (Leyes, Decretos, Directivas Presidenciales) o Interna (Acuerdos, Resoluciones, Reglamentos, Circulares) existentes, propias de las materias asignadas a la respectiva entidad. 5. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno o Instancia que haga sus veces. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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El artículo 4º del Decreto 1826 de 1994 reglamentó la creación de los Comités y Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno establecido en la Ley 87 de 1993, como órganos de coordinación y asesoría para Ministerios y Departamentos Administrativos, posteriormente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 extiende su campo de aplicación para todas las entidades y organismos del Estado. El Comité de Coordinación de Control Interno en las entidades se constituye en una instancia de la Administración cuyo objetivo es proponer acciones orientadas al mejoramiento continuo en aras del cumplimiento óptimo de la misión institucional, así como de garantizar el logro de los objetivos propuestos lo que implica necesariamente el papel decisivo que tiene en la retroalimentación para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno. 5.1.1. Formalmente constituido El Comité de Coordinación Control Interno está creado mediante acto administrativo del respectivo representante legal de la entidad o quien haga sus veces. 5.1.2. Reuniones periódicas Con el propósito de operacionalizar sus funciones y de dinamizar su accionar, sus integrantes se reúnen en forma periódica de tal manera que se hace un seguimiento oportuno a las decisiones tomadas. 5.1.3. Toma de acciones de mejoramiento La operatividad del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se evidencia a través de la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión institucional. 5.2. Planes de Mejoramiento Con base en la evaluación del Sistema de Control Interno por los organismos externos de control, surgen las recomendaciones para redireccionar la acción organizacional a través de Planes de Mejoramiento que corrigen las desviaciones, se ajustan los procesos y procedimientos y subsanan los problemas que se presentan, con el propósito de lograr la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los fines misionales de las entidades. Estos se enmarcan dentro de un contexto de tiempo y espacio, requieren de la definición de estrategias, objetivos (medibles y cuantificables) y asignación de responsabilidades. 5.2.1. Concertado y formulado El Plan de Mejoramiento ha sido previamente concertado con los responsables del proceso y se ha formulado sobre temas claramente definidos, así como la conexión y pertinencia entre ellos en el mejoramiento de la gestión. 5.2.2. Puesta en marcha

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La puesta en marcha del Plan de mejoramiento cuenta de la voluntad y compromiso de quienes tienen la responsabilidad de su ejecución. 5.2.3 Cumplimiento Este factor se enmarca en la materialización de las acciones de mejoramiento y se ven reflejadas en el desempeño de la organización. 5.3. Seguimiento. El seguimiento identifica logros y debilidades; establece los correctivos requeridos para obtener los resultados esperados, monitorea e identifica aciertos o fallas en el diseño y en la ejecución, brinda elementos que clarifican y sustentan ajustes a los objetivos, identifica problemas recurrentes que requieren mayor atención. 5.3.1 Programado El monitoreo se planea en forma periódica, oportuna a través de una programación de las actividades a realizar. 5.3.2. Oportuno Se tienen definidas unas variables de seguimiento, para oportunamente evaluar el grado de cumplimiento de lo programado, valorando las necesidades que en determinado momento justifica ajustes a lo inicialmente programado. 5.3.3 Acompañamiento a las acciones A través del seguimiento se apoya el cumplimiento de los procesos que contribuyen al logro de los fines misionales. Por último es importante recordar que el informe que rinde la oficina de control interno es el resultado de la labor realizada durante la vigencia y que por ende el proceso de evaluación ya debió haberse efectuado. Sin embargo y como una forma de verificar si este se realizó de manera adecuada además de lo expresado hasta el momento se incluye en el anexo 01 lo que se ha denominado “Referentes básicos para la evaluación” y cuyo propósito es indicar algunos aspectos que deben ser verificados a fin de llegar a la evaluación, cualificación y calificación del Sistema de Control Interno. COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Para constancia de lo anterior, se firma en Puerto Nariño (Amazonas) a los veintidós días del mes de diciembre del año dos mil ocho (2008).

NELSO RUIZ AHUE Alcalde Municipal “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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ANEXOS: LEY 87 DE 1993 (Noviembre 29) "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones"

El Congreso de Colombia DECRETA: ARTICULO 1o. Definición del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Parágrafo. El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. ARTICULO 2o. Objetivos del sistema de Control Interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organizació n estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características; ARTICULO 3o. Características del control Interno. Son características del Control Interno las siguientes: a) El sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad; b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; c) En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su Jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad; d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros; ARTICULO 4o. Elementos para el sistema de Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno: a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno; h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos. ARTICULO 5o. Campo de Aplicación. La presente ley se aplicará en todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órganos y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen Presupuestal. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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ARTICULO 6o. Responsabilidad del Control Interno. El estable -cimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. ARTICULO 7o. Contratación del servicio de Control Interno con Empresas Privadas. Las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas Colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable. Se exceptúan de esta facultad los organismos de seguridad de defensa nacional. Parágrafo. En las empresas de servicios públicos domiciliarios del Distrito Capital, en donde se suprimió el Control Fiscal ejercido por las Revisorías, el personal de las mismas tendrá prelación para ser reubicado sin solución de continuidad en el ejercicio de control interno de las respectivas empresas, no pudiéndose alegar inhabilidad para estos efectos. De no ser posible la reubicación del personal, las Empresas aplicarán de conformidad con el Régimen Laboral Interno, las indemnizaciones correspondientes. ARTICULO 8o. Evaluación y control de Gestión en las Organizaciones. Como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. ARTICULO 9o. Definición de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Parágrafo. Como mecanismos de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

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ARTÍCULO 10.- Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como Asesor, Coordinador, Auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley. ARTÍCULO 11.- Designación del Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. El Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces será un funcionario de libre nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Parágrafo 1o. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional o tecnológica en áreas relacionadas con las actividades objeto del Control Interno. Parágrafo 2o. El Auditor Interno o quien haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La se lección de dicho personal, no implicará, necesariamente, aumento en la planta de cargos existentes. Parágrafo 3o. Derogado por la Ley 617 de 2000, Art. 96 En los municipios con una población inferior a quince mil (15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no superan los quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales, las funciones del Asesor, Coordinador, o de Auditor Interno podrán ser desempeñadas por los correspondientes jefes o directores de Planeación Municipal o por quien haga sus veces, y en su defecto por el respectivo Secretario de la Alcaldía. ARTÍCULO 12.- Funciones de los Auditores Internos. Serán funciones del Asesor, Coordinador, Auditor Interno, o similar las siguientes: a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno; b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios; f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados; g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional; “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; l) Las demás que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones. Parágrafo. En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinar, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. ARTICULO 13.- Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Los organismos y entidades a que se refiere el artículo quinto de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. ARTICULO 14.- Informe de los funcionarios del Control Interno. Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. ARTÍCULO 15.- Término de aplicación. Para los efectos de lo dispuesto en la presente Ley los directivos de las entidades públicas tendrán un plazo de seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la presente Ley, para determinar, implantar y complementar el sistema de control interno en sus respectivos organismos o entidades. En los municipios con una población inferior a quince mil (15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no superen los quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales, este plazo será de doce (12) meses. Asimismo, quienes ya ejerzan algún tipo de control interno deberá redefinirlo en los términos de la presente ley. ARTÍCULO 16.- Vigencia. La presente ley rige a partir de la fecha de su promulgación. Publíquese y ejecútese Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y tres (1993)

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DECRETO 2145 DE 1999 (Noviembre 4) Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. El Presidente de la República, en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, DECRETA: CAPITULO I Conceptualización Artículo 1o. Definición del Sistema Nacional de Control Interno. Es el conjunto de instancias de articulación y participación, competencias y sistemas de control interno, adoptados en ejercicio de la función administrativa por los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, que de manera armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, fortalecen el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado. Artículo 2o. Ambito de aplicación. Modificado Decreto 2539 de 2000 El presente decreto se aplica a todos los organismos y entidades que de acuerdo con la Ley 489 de 1998 conforman la Administración Pública, y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas.

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Parágrafo. Las normas del presente decreto serán aplicables, en lo pertinente, a las entidades autónomas y territoriales o sujetas a regímenes especiales en virtud del mandato constitucional. Artículo 3o. Dirección y coordinación. De conformidad con el artículo 29 de la Ley 489 de 1998, el Sistema Nacional de Control Interno será dirigido por el Presidente de la República como máxima autoridad administrativa, apoyado y coordinado por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, el cual será presidido por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. CAPITULO II Instancias de articulación y sus competencias Artículo 4o. Instancias de articulación. Para lograr el funcionamiento armónico del Sistema Nacional de Control Interno se determinan las siguientes instancias de articulación, sus competencias e interrelaciones con los sistemas de control interno de las entidades públicas, de tal manera que se retroalimenten continuamente para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Estado, así: responsables, reguladores, facilitadores y evaluadores. Artículo 5o. Responsables. Son las autoridades y servidores públicos obligados a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitución y la ley, así: a) El Presidente de la República, como máxima autoridad administrativa, es responsable de mantener el control de la gestión global sobre las políticas públicas, y las del gobierno y la adecuada coordinación administrativa para el cumplimiento de los fines del Estado. Dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso de la República, al inicio de cada legislatura, se incluirá un acápite sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, el cual contendrá entre otros, lo relacionado con el Control Interno Contable, de acuerdo con los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación. Así mismo los proyectos que el Gobierno Nacional se proponga adelantar en materia de Control Interno, detallando la asignación de los recursos del Presupuesto Nacional que garanticen su cumplimiento; b) El Ministro de Hacienda y Crédito Público, como direccionador de políticas en materia de ingresos y de gastos contribuirá en la preparación, ejecución y control de la asignación presupuestal, en las técnicas y sistemas de captación, en el uso correcto de los recursos del Estado y la transparencia de las acciones; todo lo anterior en coordinación con los organismos de control; c) Modificado Decreto 2539 de 2000 Los Ministros, Directores de Departamento Administrativo y los Jefes de los Organismos y Entidades del Estado adscritos y vinculados a cada Sector Administrativo, en los distintos órdenes del sector central y descentralizado, son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen los resultados bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia. Así mismo, deben garantizar la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas establecidas por la ley en materia de control interno, en consecuencia, remitirán al Consejo Asesor en esta materia, antes del 16 de febrero, copia del Informe Ejecutivo Anual que contenga el resultado final de la evaluación del Sistema, realizado por la respectiva Oficina de Control Interno, documento que servirá de base para el informe que “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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sobre el Sistema de Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República; d) El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad; e) El servidor público, como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación; f) Apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control Interno del organismo o entidad a la cual pertenece. Artículo 6o. Reguladores. Modificado Decreto 2539 de 2000 Son los competentes para impartir las normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno. a) El Presidente de la República, a quien corresponde trazar las políticas en materia de Control Interno, apoyado entre otros, en el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, las Consejerías Presidenciales, los Ministerios, Departamentos Administrativos y en el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial; b) El Departamento Administrativo de la Función Pública, a quien corresponde fijar de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de Administración Pública, en materia de organización administrativa del Estado, propendiendo particularmente a la funcionalidad y modernización de las estructuras administrativas; en materia de gestión administrativa, en gestión del recurso humano al servicio del Estado, en el diseño de los Sistemas General de Información, Desarrollo Administrativo y en la dirección y orientación del desarrollo institucional de la Rama Ejecutiva del Poder Público, como también velar por la armonización de las reformas administrativas y las necesidades de la planeación económica y social; c) El Congreso de la República, a través de su función legislativa, expide actos legislativos y leyes sobre el tema de Control Interno; d) La Contaduría General de la Nación, a quien corresponde, en materia contable, diseñar, implantar, establecer políticas de Control Interno y coordinar con las Entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones en la implantación del ... e) Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia; f) La Contraloría General de la República, a quien corresponde reglamentar los métodos y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los Sistemas de Control Interno de las entidades sujetas a su vigilancia; g) El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, a quien corresponde emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno. Para estos efectos elaborará guías metodológicas e instrumentos que establezcan criterios claros para la adopción y funcionamiento de los sistemas de Control Interno en las entidades. Artículo 7o. Facilitadores. Son las instancias encargadas de orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implantación y el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. 1. El Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, a quien corresponde: “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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a) Establecer las políticas generales de adiestramiento, formación y perfeccionamiento del recurso humano al servicio del Estado en la Rama Ejecutiva del Poder Público en todos sus niveles; b) A través de su Director, presidir el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno; c) Dirigir y orientar el desarrollo institucional de los organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público y velar por la armonización de las reformas administrativas a las necesidades de planeación económica y social; d) Orientar e instruir a los diferentes organismos de la Administración Pública de la Rama Ejecutiva del Poder Público sobre las directrices que deban observar en la gestión pública y en la organización administrativa; e) Facilitar los insumos de los sistemas de información requeridos para el seguimiento y análisis de la organización administrativa del Estado, del desempeño del Sector Público, así como el sistema de información relativo a la situación y gestión del recurso humano al servicio de la Administración Pública; f) A través de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, dar orientación y apoyo permanente a la gestión de las entidades, impartiendo capacitación, programas de educación continuada, especialización y formación de profesionales calificados en la Administración Pública; 2. La Procuraduría General de la Nación, ejerciendo una labor preventiva y de capacitación con el fin de fortalecer la gestión pública, a través de la transparencia en las actuaciones administrativas. 3. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, quien cumplirá las funciones asignadas en el Artículo 18 del presente Decreto, en su calidad de Coordinador del Sistema Nacional de Control Interno. 4. El Comité Interinstitucional de Control Interno, como instancia operativa del Consejo Asesor se encargará de: a) Consolidar experiencias exitosas en materia de Control Interno, a nivel institucional y/o sectorial, con el propósito de formular propuestas de mejoramiento y perfeccionamiento del sistema; b) Brindar asesoría y apoyo a los Jefes de Control Interno para el ejercicio adecuado de sus funciones y la puesta en práctica de las políticas del Sistema Nacional de Control Interno; c) Divulgar y ejecutar las políticas, planes y programas establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en la materia; d) Canalizar las necesidades de capacitación y asesoría de las diferentes entidades en materia de Control Interno, como insumo fundamental para el diseño de los planes y programas respectivos. 5. El Comité de Coordinación de Control Interno Institucional, brinda los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de cada entidad. 6. La Oficina o Unidad de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces en cada entidad, asesora y apoya a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones, las cuales se enmarcan dentro de cuatro tópicos a saber: función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura del autocontrol y relación con los organismos externos. Artículo 8o. Evaluadores. Son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes. a) La Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales, por atribución constitucional y legal les corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción, para lo cual podrá tomar como referente “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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principal el informe de evaluación del Sistema de Control Interno, elaborado por la Oficina respectiva o quien haga sus veces; b) Auditoría General de la República: A quien corresponde evaluar la gestión de los órganos de control fiscal en el ámbito nacional y territorial; c) El Departamento Nacional de Planeación, mediante el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión de Resultados Sinergia y su herramienta Plan Indicativo, consolida las realizaciones de cada organismo en materia de inversión, con el propósito de evaluar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo; d) La Procuraduría General de la Nación velará por el ejercicio diligente y eficiente de la administración pública ejerciendo la función preventiva y control de gestión; e) Las Oficinas de Coordinación del Control Interno o quien haga sus veces de las entidades y organismos del sector público, verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a t odas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana. Corresponde a estas oficinas presentar antes del 30 de enero de cada año el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los términos del literal c) del artículo 5o. del presente decreto. Los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de las entidades adscritas o vinculadas, también deberán presentar el mencionado informe a sus respectivas juntas o Consejos Directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos. CAPITULO III Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno Artículo 9o. Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno. Para lograr la integración y armonización del funcionamiento del control interno en las entidades públicas, se considera como Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno, el Sistema de Control Interno adoptado en ejercicio de la función administrativa por los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, soportado en los conceptos de autoevaluación y autocontrol. Artículo 10. Elementos de la Unidad Básica del Sistema. Los elementos mínimos del Sistema de Control Interno mencionados en la Ley 87 del 27 de noviembre de 1993 y demás normatividad relacionada, conforman cinco grupos que se interrelacionan y que constituyen los procesos fundamentales de la administración: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación). Los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman estos cinco grupos son los servidores públicos en cumplimiento de las funciones asignadas en la normatividad vigente, de acuerdo con el área o dependencia de la cual hacen parte. Artículo 11. Dirección. El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Artículo 12. Planeación. La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas. Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales. El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a) El Nivel Directivo: tiene la responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar en el cuatrienio y dar los lineamientos y orientaciones para la definición de los planes de acción anuales; b) Todos los Niveles y Áreas de la Organización: Participan en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos adquiridos; c) Las oficinas de planeación: Asesoran a todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrecen los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo. Coordinan la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual determina las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesora las reorientaciones que deben realizarse; d) La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa el proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas. Artículo 13. Organización. Función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a) Todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol deben: Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión. Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna. Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción; b) La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro de este contexto. Artículo 14. Ejecución. Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a. Todos los Niveles y Areas de la Organización: Participan en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertan en el elemento regulador por excelencia del mismo, garantizando el logro de productos y/o servicios con las características planeadas; b) La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional. Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales. Artículo 15. Evaluación. Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a) El Nivel Directivo. Debe evaluar los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo, toma las decisiones correspondientes y da las orientaciones y lineamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos; b) Todos los niveles y áreas de la organización deben evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Oficina de Planeación, con el propósito de que ésta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar; Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos; “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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c) La Oficina de Planeación debe consolidar la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para ser presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes; d) La oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe e valuar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema. CAPITULO IV Operatividad del Sistema Nacional de Control Interno Artículo 16. Operatividad del Sistema Nacional de Control Interno. Modificado Decreto 2539 de 2000 El funcionamiento del Sistema Nacional de Control Interno se fundamenta en el ejercicio de las competencias y responsabilidades que en materia de Control Interno le han sido asignadas al Presidente de la República, al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en esta materia, al Comité Interinstitucional de Control Interno, al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y a la Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno. Artículo 17. Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. Modificado Decreto 2539 de 2000 El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial, como organismo consultivo del Gobierno Nacional adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública, estará integrado por: a) El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, quien lo presidirá; b) El Contador General de la Nación o el Subcontador; c) El Director del Departamento Nacional de Planeación o el Subdirector; d) El Contralor General de la República o el Vicecontralor; e) El Auditor General de la República o el Auditor Auxiliar; f) El Procurador General de la Nación o el Viceprocurador; g) El Presidente de la Conferencia General de Gobernadores o su Vicepresidente; h) El Presidente de la Federación Colombiana de Municipios o su Vicepresidente; i) El Presidente de la Organización Colombiana de Contralores Departamentales o su Vicepresidente; j) El Presidente de la Comisión Legal de Cuentas del Congreso o su Vicepresidente; k) El Director del Programa Presidencial para la Lucha Contra la Corrupción; l) Cuatro (4) delegados del Comité Interinstitucional de Control Interno. Parágrafo 1o. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Asesor de Control Interno, será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Función Pública, y sus funciones serán establecidas mediante reglamento interno de este Consejo. “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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Parágrafo 2o. Los Jefes de Unidad u Oficina de Control Interno serán representados ante el Consejo Asesor por cuatro miembros elegidos según lo disponga el reglamento del Comité Interinstitucional de Control Interno. Artículo 18. Modificado Decreto 2539 de 2000 Funciones del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control. Tendrá las siguientes funciones: a) Emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno. Para estos efectos elaborará guías metodológicas e instrumentos que establezcan criterios claros para la adopción y funcionamiento de los sistemas de control interno en las entidades; b) Coordinar y orientar la divulgación, capacitación y aplicación de políticas, planes y programas, formulados por los reguladores, para fortalecer el sistema, evitar la colisión de competencias y la duplicidad de funciones en materia de Control Interno; c) Conocer previamente los proyectos de leyes, decretos y demás normas generales sobre Control Interno, con el propósito de pronunciarse y formular propuestas; d) Solicitar a los organismos de control selectivamente y por sectores, los informes de evaluación del Sistema de Control Interno de entidades y organismos que integran el Sistema Nacional de Control Interno, como insumo para la evaluación y diagnóstico general del Sistema Nacional de Control Interno; e) Formular propuestas concretas a las entidades u organismos que de acuerdo con sus competencias pueden apoyar el fortalecimiento de los componentes del sistema así: Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, entre otros; f) Presentar informe sobre el Sistema de Control Interno del Estado al Presidente de la República, a más tardar el último día hábil del mes de mayo; g) Cumplir con la función mediadora entre los organismos que intervienen en el desarrollo y evaluación del Sistema de Control Interno y las entidades del Estado, con el fin de unificar los criterios que deben regir en la materia; h) Establecer y adoptar su propio reglamento; i) Las demás que le asigne el Presidente de la República. Artículo 19. Modificado Decreto 2539 de 2000 Comité Interinstitucional de Control Interno. Estará compuesto por los Jefes de Unidad u Oficinas de Control Interno de las siguientes entidades: Ministerios, Departamentos Administrativos, Organismos de Control, Congreso de la República, el Banco de la República, la Organización Electoral, la Fiscalía General de la Nación, la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, los delegados de los Comités Interinstitucionales de las Entidades Territoriales y/o Sectoriales y las demás entidades del Orden Nacional que soliciten su inscripción ante este comité, el cual tendrá las siguientes funciones: a) Elaborar su propio reglamento; “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]

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b) Designar de su seno a los cuatro miembros que representen el Comité Interinstitucional ante el Consejo Asesor de Control Interno; c) Las demás que fije la Asamblea del Comité, respecto de sus asuntos internos.

CAPITULO V Fortalecimiento del Control Interno Artículo 20. Nombramiento de los jefes de Control Interno. Modificado Decreto 2539 de 2000 El nombramiento de los Jefes de Control Interno de las entidades y organismos públicos del Orden Nacional, se efectuará por parte de la autoridad competente conforme a la delegación prevista en las disposiciones vigentes. En los casos en que se encuentren integrados los sectores administrativos, el nombramiento de los Jefes de Control Interno o de quienes hagan sus veces en las entidades adscritas y vinculadas, será efectuado por el Ministro o Director del Departamento Administrativo responsable de la orientación y coordinación de cada Sector Administrativo. Sin embargo, el Presidente de la República reasumirá en cualquier momento, su facultad nominadora sobre los Jefes de Control Interno de la Rama Ejecutiva, en los casos que lo considere conveniente, de conformidad con el Decreto 1172 de 1999. CAPITULO VI Disposiciones generales Artículo 21. Sistemas de Información Institucional. El Sistema Nacional de Control Interno como instancia de articulación, tendrá como base para su funcionamiento, entre otros, al Sistema Nacional de Evaluación de Resultados Sinergia, el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema General de Información Administrativa, los cuales deben fundamentarse en criterios de confiabilidad e integridad. Artículo 22. Vigencia. Este decreto rige a partir de la fecha de su publicación, deroga las normas que le sean contrarias, en especial los Decretos 280 del 08 de febrero de 1996, y el 2070 del 21 de agosto de 1997 y modifica los artículos 2o. y 10 del Decreto 1826 de 1994. Publíquese y cúmplase. Dado en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 4 de noviembre de 1999.

Proyectó: Luz Elena López Asesora Externa “Un Gobierno con Identidad y Autonomía” Página Web: www.puertonarino-amazonas.gov.co E-mail:[email protected]