PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG Objetivo: Establecer los parámetros para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos que se crean, modifican o eliminan del Sistema Integrado de Gestión, para asegurar su identificación, adecuación, suficiencia, disponibilidad, control de cambios y prevención de obsolescencia.

Responsable: Responsable del Proceso Direccionamiento Estratégico: Director de Planeación y Alcance: Este procedimiento aplica a todos los documentos que son parte de la estructura documental del Direccionamiento Corporativo.

Sistema Integrado de Gestión de la Entidad. Inicia con la identificación de la necesidad de crear, modificar o eliminar documentos y finaliza con la divulgación, registro en los listado maestros de documentos vigentes u obsoletos y la socialización para asegurar su implementación.

DEFINICIONES Codificación: Es la asignación alfanumérica única asignada a los documentos del SIG a través de la plataforma COMPROMISO. Copia Controlada: Es la copia de un documento vigente controlado por el SIG que es entregada por fuera de la plataforma COMPROMISO para su implementación. Se entrega exclusivamente a quienes no tienen acceso a la plataforma, para lo cual se requiere la autorización del Responsable del Proceso respectivo. Estas copias se identifican mediante marca de agua de color verde “COPIA CONTROLADA”. Cuando el documento cambia de versión, las copias controladas del mismo se expiden nuevamente. No aplica para formatos. Copia No Controlada: Es la copia de un documento vigente u obsoleto controlado por el SIG, que se emite exclusivamente con fines informativos para Entes de Control, terceros y/o partes interesadas. Estas copias se emiten a solicitud del Responsable del Proceso respectivo y se identifican con una marca de agua de color rojo “COPIA NO CONTROLADA”. Esta copia no será actualizada cuando se realicen modificaciones al original. No aplica para formatos. Documentos Externos o de Referencia: Es aquel que sirve de soporte para la ejecución de las actividades de un proceso y que son emitidos por entidades u organizaciones externas. Documento Obsoleto: Es aquel que pierde vigencia porque se genera una nueva versión o porque se elimina del SIG y pasa a formar parte del listado de documentos obsoletos. Listado Maestro de Documentos: Relación de los documentos vigentes del SIG. SIG: Sistema Integrado de Gestión Versión: Número que identifica las veces que un documento ha sido formalizado a través de la plataforma COMPROMISO, comenzando con 01.

GENERALIDADES

No.

La Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión está conformada por los siguientes tipos documentales, que se describen enseguida:

1

Politica del SIG: Intenciones globales y orientaciones relativas a los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión del SENA, orientada al cumplimiento de los requisitos de los clientesusuarios y de los objetivos propuestos para el SIG. Objetivos del SIG: Son los retos definidos para cada subsistema, encaminados a la mejora continua de la gestión de la Entidad y que se definen a partir de la política del Sistema Integrado de Gestión. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento donde se describen los elementos estructurales del Sistema Integrado de Gestión y la forma como el SENA da cumplimiento a los requisitos de las Normas Técnicas implementadas o en implementación. Red de Procesos: Representación gráfica de la estructura de los procesos de la Entidad definidos por niveles. Caracterización de Procesos: Documento en donde se define de forma general las características de un proceso y sus interrelaciones con otros procesos. Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas e instrucciones que se consideren necesarios para orientar las actividades relacionadas con la gestión de un proceso. Plan: Documento que establece las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas y objetivos de la Entidad, en el marco de requisitos propios ó de organismos externos regulatorios. Programa: Documento relacionado con una temática específica que requiere ser implementada de manera sistemática, para lo cual se definen acciones que evolucionan gradualmente en su implemetación. Código de Ética y Buen Gobierno: Documento que contiene un conjunto de criterios y pautas de conducta que se integran a la cultura organizacional para que el servidor público o particular que ejerza funciones públicas en la Entidad las conozca y se rijan por éstas. Procedimiento: Documento que contiene la secuencia de algunas actividades realizadas o a realizarse dentro de un proceso específico, con un objetivo concreto.

Instructivo: Documento que describe detalladamente las instrucciones específicas en lo operativo o lo administrativo y otras necesarias para la ejecución de un proceso. Generalmente contiene gráficos, imágenes o dibujos que ayudan a entender cómo realizar la actividad. Guía: Documento que orienta, conduce o encamina la realización de una actividad ofreciendo lineamientos y pautas básicas de todo lo que es necesario conocer y hacer para que se pueda cumplir con el objetivo definido. Protocolo: Documento que recopila conductas, acciones y técnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones. Anexo: Documento extra que hace parte de otro documento, que sirve para sustentarlo o complementarlo. Formato: Documento con una estructura determinada que no se puede modificar. Para su diligenciamiento cuenta con instrucciones. Una vez diligenciado se convierte en un registro. Este documento es descargable y el usuario de éste es responsable de utilizar siempre la versión vigente. TIPO DOCUMENTAL Política del SIG Objetivos del SIG Manual del Sistema Integrado de Gestión Red de Procesos Caracterización Manual Plan Programa Código de Ética y Buen Gobierno Procedimiento Instructivo Guía Protocolo Anexo Formato

SIGLA PSIG OSIG MSIG RP C M PN PG CO P I G PR AN F

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG Objetivo : Establecer los parámetros para la la presentación elaboración, revisión y aprobación de los documentos se crean, modifican eliminan dellos Sistema Integrado deYGestión, asegurar su identificación, Para estandarizar a nivel nacional de las caracterizaciones de proceso y de que los procedimientos, se oformalizaron formatos DE-F009 DE-F-010para respectivamente. Estos cuentan con adecuación, suficiencia, disponibilidad, controlyde y prevención depara obsolescencia. instrucciones para su diligenciamiento se cambios encuentran disponibles su uso en la plataforma COMPROMISO. En las caracterizaciones se definió un campo para colocar el ámbito de implementación de las actividades en las que aparecen las siguientes siglas: TN: Cuando la actividad aplican en todos los niveles de la organización. DG: Cuando aplica únicamente en Dirección General. RG: Cuando aplica en Regionales y CF: Cuando aplica solamente en los Centros de Formación. La elaboración de Manuales, Planes, Guías, Instructivos, Anexos y Protocolos, incluyen en su contenido: a. Hoja de Portada: Se utiliza la plantilla establecida por el Proceso Gestión de Comunicaciones para elaborar la portada de los documentos institucionales. Se diligencia así: Parte superior central nombre completo de la entidad; parte central de la hoja, nombre del proceso y/o procedimiento del cual forma parte el documento y nombre del documento; parte inferior de la hoja, año y un breve resumen del contenido del documento (opcional). b. Tabla de Contenido (Cuando aplique). c. Introducción d. Objetivo: Indica el qué, el cómo y el para qué del contenido del documento. La redacción se escribe con verbos en infinitivo. e. Alcance: Identifica a qué, a quiénes y en dónde aplica el documento y una breve descripción de la actividad(es) con la cual inicia y con la cual termina. 2 f. Generalidades: Lineamientos de carácter global relacionadas con la aplicabilidad del documento. g. Definiciones: (Cuando aplique). Corresponden a aquellos términos, siglas y/o abreviaturas que el usuario del documento necesita para la comprensión y aplicabilidad del mismo. Éstas se presentan en orden alfabético. Los términos institucionales o de norma NO se incluyen en el documento, toda vez que estos hacen parte del glosario del SIG que se encuentra en la plataforma COMPROMISO. h. Marco Normativo: (Cuando aplique) Se refieren únicamente las normas legales y técnicas directamente relacionadas con el contenido del documento. i. Contenido: Corresponde al cuerpo del documento. j. Anexos: Si el documento los incluye. k. Referencias Bibliográficas: (Cuando aplique). Documentos usados como base o marco para la elaboración o modificación del documento. Todos aquellos patrones, normas, estándares, especificaciones u otros documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan. Cuando los formatos son cuadros de uso interno para diligenciar (en Word o Excel), llevan en el encabezado el logo SENA y el título del formato. NOTA: Con el fin de estandarizar la presentación de los documentos del SIG, estos son escritos en fuente CALIBRI en tamaño 11 en cuerpo y hasta 14 para títulos. Para el flujograma y los formatos este tamaño puede varias entre 8 y 11. 3

Los documentos del SIG se elaboran sin el uso de jergas ni tecnicismos, en caso de utilizar términos especializados éstos se definen en el respectivo apartado. Utilizar siempre el mismo término cuando se refiera un mismo concepto.

4

La inclusión y actualización de términos en el glosario de la plataforma COMPROMISO es solicitada por Líder SIG del proceso en Dirección General al correo [email protected].

5

El contenido de los documentos del SIG es el resultado de la construcción colectiva entre los diferentes grupos ocupacionales de la Entidad, consultados según la temática de los mismos.

6

La normatividad que soporta los documentos del Sistema Integrado de Gestión se encuentra en el Normograma de la Entidad. La actualización, sistematización y divulgación del mismo corresponde al Proceso de Gestión Jurídica. Los Líderes SIG de la Dirección General coordinan con el Líder SIG del Proceso de Gestión Jurídica la inclusión de las normas referidas en los documentos de los procesos a su cargo.

7

La solicitud de crear un documento en el SIG puede ser rechazada por el Líder SIG de Dirección General respectivo, porque el nombre del documento no corresponde con su contenido, porque existe un documento formalizado o en trámite relacionado con la misma temática, porque la aplicabilidad de éste no es de caracter nacional, porque no se considera necesario documentar las actividades propuestas; entre otros. El Lider SIG de Dirección General podrá consultar al Coordinador relacionado con la temática, al Responsable del Proceso, al Asesor SIG y/o al Coordinador del Grupo de Mejora Continua, cuando considere que requiere argumentar más su decisión. Las siglas con las que se identifican los procesos son: PROCESO

8

SIGLAS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTIÓN DEL CLIENTE GESTIÓN DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN Y LA COMPETITIVIDAD GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL GESTIÓN DE EMPLEO, ANÁLISIS OCUPACIONAL Y EMPLEABILIDAD GESTIÓN DE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO GESTIÓN DE INSTANCIAS DE CONCERTACIÓN Y COMPETENCIAS LABORALES GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN DE COMUNICACIONES GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA

DE GTH GTI REGC GCC GIC GFPI GEOOE GEE GICL GCCON GC GD GEC GJ GRF GIL

9

La estructura general de la codificación de los documentos del SIG es: Sigla del proceso + Sigla del documento + Número de tres dígitos (no siempre es secuencial). Esta codificación es asignada automáticamente por la plataforma COMPROMISO. EJEMPLOS: DE-F-011; GTH-G-002.

10

El nombre del documento que se registra desde la solicitud de creación se compone de: tipo documental + Nombre del documento. Este no incluye preposiciones tales como para, de, por, etc., en la unión del tipo documental con el nombre del documento. Ej.: Procedimiento Elaboración y Control de Documentos. El nombre del archivo que el Líder SIG de Dirección General adjunta para formalización contiene: Codificación+ nombre del documento + versión. Ejemplo: DE-P-001 Procedimiento Elaboración y Control de Documentos V.05. El diagrama de flujo se utiliza exclusivamente en los procedimientos y la simbología utilizada para su elaboración es la siguiente: Símbolo

Observación

Nombre Inicio o Fin Actividad

Al interior del rectángulo se redacta la actividad iniciando con verbo en infinitivo. Se numeran en consecutivo.

Toma de decisión

Tiene dos salidas (Sí/No; Aprobado/ Rechazado, etc.).

Conector de actividades

Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar.

Proceso o procedimiento

Indica que se da una interacción con otro proceso o procedimiento.

11

Flecha de conexión actividades, o de destino

entre

Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG Objetivo: Establecer los parámetros para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos que se crean, modifican o eliminan del Sistema Integrado de Gestión, para asegurar su identificación, A través de la plataforma COMPROMISO documentos cumplendelasobsolescencia. siguientes etapas que conforman el flujo documental para su formalización: adecuación, suficiencia, disponibilidad, control deloscambios y prevención a. Solicitar: Las solicitudes pueden ser de creación, modificación o eliminación de un documento del SIG. Los responsables de realizar la solicitud en la plataforma COMPROMISO son los Líderes SIG de la Dirección General y los Gestores SIG Regionales. Para las solicitudes de creación y de modificación, se adjunta el documento propuesto para su formalización. b. Tramitar: El Líder SIG de la Dirección General registra la aceptación o no de la solicitud en la plataforma COMPROMISO. Si se acepta, adjunta el documento definitivo que se va a formalizar (en word, excel, o el formato que corresponda, excepto pdf), para que continúe el flujo documental. 12 c. Revisar: El Coordinador de grupo de la Dirección General que tenga bajo su responsabilidad el documento es el encargado de revisarlo para aceptar, rechazar o devolverlo para ajustes. d. Aprobar: El Responsable del Proceso (Directores de Área, Jefes de Oficina) es quien acepta, rechaza, devuelve o aprueba el documento según lo considere. e. Divulgar: El administrador del módulo de documentos publica el documento a través de la plataforma COMPROMISO y mediante correo electrónico se divulga su publicación. A partir de la etapa c. "Revisar", el responsable de la misma cuenta con máximo ocho (8) días hábiles para realizar en la plataforma COMPROMISO el trámite que le corresponde.

13

Toda persona a quien se le asigne una tarea dentro de la plataforma COMPROMISO, recibe un correo electrónico en el que se le informa sobre la misma. Al ingresar al respectivo módulo se despliega una ventana emergente que le indica la tarea asignada y la palabra "ir" en la cual al hacer clic lo lleva a la pantalla en la que puede realizar la tarea asignada.

14

Los cambios de responsables de las etapas del flujo documental son reportados por el Líder SIG de Dirección General al correo electrónico [email protected]. El cambio del Líder SIG en Dirección General es reportado por el Responsable del Proceso.

15

Cuando se crean o modifican documentos asociados a otro documento, éstos serán divulgados una vez se haya formalizado el documento que les dio origen.

16

El Líder SIG en Dirección General tendrá en cuenta que la modificación de un documento puede implicar que se requiera modificar los documentos asociados al mismo. La eliminación de un documento siempre implica que se eliminen los documentos asociados al mismo.

17

El control de cambios de los documentos del SIG, se realiza a través de la plataforma COMPROMISO registrando en el campo justificación las razones que sustentan la solicitud. En cada una de las etapas del flujo documental, en el campo comentarios, cada responsable registra la información que indique el estado de la solicitud o sustente la decisión tomada.

18

Los documentos del SIG son valorados bajo los siguientes criterios: Conveniente: El objetivo del documento es claro, completo (qué, cómo y para qué) y su resultado agrega valor a la gestión del proceso que lo implemente. Adecuado: El contenido del documento es aplicable en la dependencia que lo está valorando. Suficiente: El contenido del documento es completo, claro, práctico y pertinente para lograr con eficacia el objetivo y el alcance propuestos.

19

Para seleccionar las dependencias que determinan el cumplimiento de los criterios de fondo de los documentos se tienen en cuenta las siguientes zonas geográficas: Zona Caribe (Atlántico, San Andrés, Guajira, Magdalena, Sucre, Córdoba, Bolívar, Cesar), Zona Pacífica (Cauca, Chocó, Nariño y Valle), Zona Andina (Antioquia, Boyacá, Caldas, Cundinamarca, Dirección General, Distrito Capital, Huila, Norte de Santander, Quindío, Santander, Risaralda y Tolima), Zona de la Orinoquía (Arauca, Casanare, Guaviare, Meta y Vichada) y Zona Amazónica (Amazonas, Caquetá, Guainía, Putumayo y Vaupés)

20

Se considera que un documento está formalizado en el SIG cuando éste cumple su flujo documental, queda registrado en el listado maestro de documentos disponible para su utilización, o como documento obsoleto. Los documentos del SIG no requieren formalización mediante acto administrativo, con excepción de aquellos que por mandato superior así lo requieran.

El Responsable del Proceso que requiera copias controladas o no controladas de los documentos de sus procesos, envía la solicitud al correo [email protected] con la siguiente información: * Justificación del requerimiento. * Nombre y código del documento. * Nombre completo y correo electrónico de las personas que están autorizadas para el manejo de la copia. * Tipo de copia que requiere. 21

Para las copias controladas, cada vez que el documento sea modificado, el Responsable del Proceso respectivo realiza la solicitud. El Administrador del módulo de documentos, mantiene el registro de las copias controladas con los siguientes datos: fecha de envío, nombre y código del documento, versión, nombre de la(s)persona(s)autorizada(s) para el manejo de la copia y correo electrónico al cual remitió la copia. Las personas autorizadas para utilizar copias controladas de un documento, NO pueden reproducir parcial, ni totalmente la copia recibida ni permitir que personas no autorizadas hagan uso de la misma.

22

En caso que se encuentren copias de documentos que controla el SIG, en ubicación distinta a la plataforma COMPROMISO o impresas y que no tengan la marca de agua "COPIA CONTROLADA" o "COPIA NO CONTROLADA", éstas son consideradas copias informativas o de trabajo; por tanto la implementación o uso de su contenido no son autorizados por el Representante de la Alta Dirección para el SIG.

23

Cuando se entrega copia de un documento obsoleto, este lleva las marcas de agua "COPIA NO CONTROLADA/OBSOLETO"

24

Para asegurar la implementación de los documentos del SIG, los Coordinadores de Grupo utilizan diversos mecanismos (capacitación, talleres, pruebas piloto, entre otros) de manera que los colaboradores del proceso a nivel nacional apropien su contenido y lo reflejen en la ejecución de sus actividades.

25

Para utilizar las funcionalidades de la plataforma COMPROMISO, es importante tener en cuenta los pasos e indicaciones del Manual de Usuario y el video tutorial que cada módulo presenta en el ícono de ayuda (?). Para este procedimiento se utilizan las funcionalidades del módulo "Documentos".

26

Cuando un proceso hace uso de documentos externos para la operación de sus actividades, estos se envían por el Líder SIG de Dirección General al correo [email protected], para que sean incluidos como documentos de referencia del Proceso, en el Módulo de Documentos de la Plataforma COMPROMISO. El líder SIG de Dirección General es el responsable de asegurar que los documentos externos publicados en la plataforma COMPROMISO sean vigentes

DOCUMENTOS ASOCIADOS DE-F-009 Formato Caracterización DE-F-010 Formato Procedimientos SIG

NORMATIVIDAD Decreto 4485 de 2009 Por la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. DE-P-001 V.05

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

Todos los colaboradores de la Entidad

Documento Propuesto

Inicio

Todos los colaboradores de la Entidad pueden consultar en la plataforma COMPROMISO los documentos de los procesos. Si considera(n) necesaria la creación o modificación de alguno, elabora(n) el documento propuesta.

1. Identificar la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento y presentar propuesta

En un Centro de Formación se remite el documento propuesta al Líder SIG del Centro de Formación y en la Regional, se remite al Gestor SIG. Si en la Dirección General hay propuesta(s) de creación o modificación de un documento, se remiten al Líder SIG de del Proceso relacionado, quien las evalúa, consolida y si es pertinente elabora el documento a proponer. Para las propuestas de eliminación de un documento se remite la justificación. NOTA: La propuesta puede ser producto de una construcción individual o colectiva (Equipo técnico o interdisciplinario). Para definir la pertinencia técnica del documento propuesto, el Líder SIG del Centro realiza mínimo una reunión en la que participan el Subdirector de Centro y líderes temáticos (coordinadores, responsables del tema, entre otros), quienes mediante acta aprueban el documento propuesto o la justificación de eliminación. Estos documentos son remitidos por el Líder SIG del Centro al Gestor SIG para el registro en la plataforma COMPROMISO.

2. Analizar propuesta de documento

En la Regional, el Gestor SIG realiza mínimo una reunión en la que participan el Director Regional y líderes temáticos (coordinadores, responsables del tema, entre otros) quienes mediante acta aprueban el documento propuesto o la justificación de eliminación, para su registro en la plataforma COMPROMISO.

Director Regional, Subdirectores de Centro, Gestor SIG, Líderes SIG de Centro. Líder SIG Dirección General

Acta de aprobación de documento propuesto en Regionales y Centros. Documento propuesto en Dirección General

En Dirección General, el Líder SIG del proceso realiza la solicitud en la plataforma COMPROMISO y comunica mediante correo electrónico a quien(es) realizaron propuestas sobre la aceptación o no de las mismas.

Tanto las propuestas aprobadas en los Centros de Formación como en la Regional (creación, modificación o eliminación) son registradas por el Gestor SIG como una solicitud en la plataforma COMPROMISO, con la respectiva justificación. En la Dirección General las solicitudes son registradas por el Líder SIG del proceso.

3. Registrar la solicitud en la plataforma

Gestores SIG, Líderes SIG en Dirección General

Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos del SIG en plataforma COMPROMISO

Líder SIG de Dirección General

Solicitud en la plataforma COMPROMISO

Para la solicitud de creación se adjunta el archivo del documento que se propone crear y para la solicitud de modificación, el documento vigente con las modificaciones propuestas.

No

NOTA: El documento que se adjunta se presenta en formato modificable. No se acepta pdf. Si la solicitud es de eliminación de documentos, mediante correo electrónico se notifica al Líder SIG de Dirección General y pasa a la actividad 4; de lo contrario se determina si la solicitud es de modificación. La solicitud es de eliminación?

El Líder SIG en Dirección General recibe notificación a través de la plataforma para que consulte al coordinador responsable de la temática y demás instancia que considere necesarias, para determinar la pertinencia de la Líder SIG de Dirección General solicitud y registra en la plataforma la decisión "aceptar " o "rechazar solicitud" con los respectivos y el Coordinador responsable comentarios. del tema

Si 4. Analizar la pertinencia de la solicitud

Cambio de estado de la solicitud en la plataforma

Si la solicitud es aceptada, inicia el trámite en la plataforma COMPROMISO y pasa a la actividad 12 Si la solicitud es rechazada se finaliza el trámite, justificando la decisión en la plataforma COMPROMISO. Fin

No

La solicitud se acepta?

La solicitud es de modificación?

Si Act. 12

Líder SIG de Dirección General

Registro decisión en la plataforma COMPROMISO

Líder SIG de Dirección General

Registro decisión en la plataforma COMPROMISO

Si la solicitud es de modificación de documentos, mediante correo electrónico se notifica al Líder SIG de Dirección General y pasa a la actividad 7, de lo contrario continúa con la actividad 5.

Si

No

La solicitud para crear documentos nuevos llega al Administrador del módulo de documentos de la plataforma COMPROMISO, quien determina si el documento enviado cumple con lo establecido en las generalidades del Administrador de la plataforma Registro de comentarios en la presente procedimiento. COMPROMISO plataforma COMPROMISO

5. Analizar documento frente a Generalidades DE-P-001 V.04

Si el documento cumple con lo establecido en el procedimiento de Elaboración y Control de documentos pasa a la actividad 6. Fin

No

La solicitud cumple el procedimiento?

De lo contrario el Administrador del módulo de documentos, en la plataforma COMPROMISO rechaza la solicitud, justifica la decisión y finaliza el trámite. Automáticamente el solicitante es notificado y con base en los comentarios registrados en la plataforma, decide si reinicia o no la solicitud.

Administrador de la plataforma Registro de comentarios en la COMPROMISO plataforma COMPROMISO

El Administrador del módulo de documentos de la plataforma COMPROMISO, se reúne con el Líder SIG de Dirección General al cual corresponda el documento, con el fin de definirle el flujo documental (responsable de tramitar, revisar y aprobar) y la tradición, retención y disposición final cuando se trate de formatos.

Si

Así mismo el Líder SIG de Dirección General indica al Administrador del Módulo de Documentos a quién(es) se Administrador de la plataforma COMPROMISO y Líder SIG de le notifica sobre el documento en trámite. (caracter informativo). Dirección General Una vez definido el flujo del documento se informa a través de correo electrónico al Líder SIG en Dirección General para que inicie el trámite de formalización. También les llegará un correo a quienes fueron registrados para ser notificados del trámite.

6.. Definir flujo documental

Ruta Flujo documental y disposición y retención del documento registrado en la plataforma COMPROMISO

El Líder SIG en Dirección General, conjuntamente con el Coordinador responsable de la temática, con base en la generalidad 18 de este procedimiento analizan la pertinencia y aplicabilidad del documento a formalizar. La Líder SIG de Dirección General decisión se registra en la plataforma COMPROMISO. Registro de comentarios en la y el Coordinador responsable plataforma COMPROMISO del tema

7. Analizar la pertinencia de la solicitud

Si la solicitud se considera pertinente pasa a la actividad 8, de lo contrario el Líder SIG en Dirección General rechaza la solicitud justificando la decisión en la plataforma y finaliza el procedimiento. Fin

No

La solicitud es pertinente?

Automáticamente el solicitante es notificado y con base en los comentarios registrados en la plataforma, decide si reinicia o no la solicitud.

Líder SIG en Dirección

Registro decisión en la plataforma COMPROMISO

Si

Considerada pertinente la solicitud, el Líder SIG de la Dirección General, ajusta el documento a formalizar, al cual le coloca en el margen derecho al final del documento, la codificación asignada automáticamente al mismo y la versión que le corresponda. 8. ajusta r el documento

Act. 12

NOTA: La codificación para un documento nuevo se asigna en el momento de establecer el flujo documental. Líder SIG de Dirección General Para los documentos a modificar, se coloca la codificación que trae y se actualiza la versión (verifcar versión anterior en el documento divulgado). Si es una modificación, pasa a la actividad 12 para continuar el trámite de formalización en la plataforma COMPROMISO.

Documento ajustado

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

Para los documentos nuevos, con base en la generalidad 19 del presente procedimiento, el Líder SIG de la Dirección General selecciona y convoca a cinco o más dependencias (Áreas u Oficinas de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación), para que determinen si el documento propuesto cumple con los criterios de fondo, descritos en la generalidad 18 de este procedimiento. . NOTA 1: Los documentos que se presentan a consideración de las dependencias son: Manual, procedimientos, guías, instructivos y anexos. NOTA 2: Los demás documentos del SIG se validan con su implemetación, por tanto, las modificaciones que requieran serán consideradas para la siguiente versión y se ajustará tan rápido como sea requerido. Líder SIG de Dirección General NOTA 3: Se convocan a este ejercicio, dependencias distintas a aquella que presentó la solicitud de creación o modificación del documento proyectado y que no hayan participado en convocatorias del proceso para este ejercicio durante los últimos 6 meses. NOTA 4: El mecanismo para llevar a cabo esta actividad es definido por el Responsable del Proceso y su equipo de trabajo (Ej.: Videoconferencias, reuniones, correo electrónico, entre otros).

9. Seleccionar y convocar dependencias

REGISTRO

Relación de dependencias convocadas a ejercicio de valoración

La convocatoria es enviada a los Responsables de proceso (Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro), con copia al Gestor o Líder SIG según corresponda. Las dependencias convocadas, determinan el cumplimiento de los criterios de fondo: conveniencia, adecuación y suficiencia del documento. En caso de considerar mejoras u observaciones de redacción, ortografía y presentación (uso de formato estándar, tipo de letra, entre otros) el Gestor Regional o Líder SIG de Centro o de Dirección General, dentro de Gestor SIG Regional, Líder SIG los siguientes 15 días calendario, remite al Líder SIG del proceso en Dirección General el documento original Centro de Formación y/o Líder SIG de Dirección General con la propuesta de mejoras u observaciones.

10. Determinar cumplimiento de criterios de fondo y presentar propuesta de mejoras

Propuesta(s) de mejora u observaciones

Si alguna de las dependencias convocadas no presenta propuesta de mejora u observaciones dentro del plazo establecido, se entiende que desde su punto de vista el documento cumple con los criterios de fondo y forma. El Líder SIG en Dirección General junto con el Coordinador del grupo que maneja la temática, analizan la pertinencia de las propuestas de mejora presentadas por las dependencias que participaron en la actividad anterior y adecúa el documento. Líder SIG de Dirección General, Coordinador de Grupo y Una vez adecuado el documento, el Líder SIG de Dirección General se reúne con el Asesor SIG asignado al Asesor SIG proceso, para la revisión metodológica de construcción y cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento.

11. Analizar propuestas de mejora y adecúar el documento

El Líder SIG de la Dirección General, continua el flujo documental en la plataforma COMPROMISO aceptando la solicitud, sube el documento ajustado en formato modificable (No pdf) y registra el control de cambios en el campo comentarios: Para el primer registro, las dependencias que participaron en la actividad 10 y las razones que sustentan la creación o modificación del documento. El estado del documento cambia a tramitado y pasa a Líder SIG de Dirección General revisión.

12. Iniciar el trámite del documento en la plataforma

El documento es rechazado por

NOTA: Cuando el documento a formalizar contenga formatos o anexos, estos se tramitan primero. Lo anterior con el fin de registrarlos con su respectivo código como documentos asociados al documento que se está formalizando. El Coordinador responsable de la temática es notificado vía correo electrónico para que proceda a revisar que el documento cumpla con los aspectos técnicos y normativos de la temática. Si éste no cumple, es "rechazado", registra la respectiva justificación de su decisión y finaliza el trámite.

Si

Documento ajustado

Documento a formalizar en trámite en la plataforma COMPROMISO

Coordinador responsable del tema, Líder SIG en Dirección General

Documento en revisión en la plataforma COMPROMISO

Se devuelve a la Actividad 12 para que el Líder SIG del proceso adecúe el documento, lo suba a flujo Coordinador responsable del nuevamente y realice los respectivos comentarios para el control de cambios, a partir de los ajustes realizados tema, Líder SIG en Dirección por solicitud de la revisión. General

Documento en revisión en la plataforma COMPROMISO

Fin

No

Si el documento requiere ajustes, el Coordinador registra los comentarios en la plataforma. Si considera necesario, adjunta el documento con los ajustes requeridos.

El documento requiere ajustes?

Si

Act. 12

De lo contrario, registra en comentarios su aprobación y pasa de revisado para aprobación.

No

El documento es rechazado desde aprobación?

El Responsable de Proceso es notificado vía correo electrónico para que proceda a constatar que el documento está articulado con los lineamientos estratégicos del proceso y agrega valor al mismo. Si éste no cumple, es "rechazado", registra la respectiva justificación de su decisión y finaliza el trámite.

Si Fin

Responsable del Proceso en Dirección General

Documento en aprobación en la plataforma COMPROMISO

Responsable del Proceso en Dirección General

Documento en aprobación en la plataforma COMPROMISO

No

Si el documento requiere ajustes, el Responsable del Proceso registra los comentarios en la plataforma. Si considera necesario, adjunta el documento con los ajustes requeridos. El documento requiere ajustes?

Si

Act. 12

No

Se devuelve a la Actividad 12 para para que el Líder SIG del proceso adecúe el documento, lo suba a flujo nuevamente y realice los respectivos comentarios para el control de cambios, a partir de los ajustes realizados por solicitud del Responsable del Proceso. De lo contrario pasa aprobado para divulgación.

El Administrador del módulo de documentos de la plataforma COMPROMISO, recibe notificación para realizar la divulgación del documento aprobado. Aquí se registran las fechas de vigencia, se asigna la versión al Administrador del módulo de documento y se genera el pdf, cuando no es formato. documentos de la plataforma COMPROMISO

13. Divulgar el documento

El Responsable del Proceso y el Coordinador responsable del documento, con el apoyo del Líder SIG en Dirección General, son los encargados de socializar el documento formalizado, de acuerdo con lo establecido en la generalidad 24 del presente procedimiento; de verificar que en las dependencias de la Entidad se implementen los documentos creados y/o modificados y de asegurar que NO se utilicen aquellos cuyo estado Responsable del Proceso y/o es obsoleto. sus delegados

14. Socializar y verificar la implementación del documento

Documento formalizado en la platatorma COMPROMISO

Evidencia de la socialización

El tiempo determinado para realizar las actividades de socialización es máximo 15 días hábiles a partir de la divulgación del documento y para realizar la verificación de la implementación a nivel nacional, es de 45 días hábiles.

El documento requiere ser modificado o

Si

Act 1

La revisión de los documentos del SIG se realiza por vigencia una vez al año, o por ajustes a su contenido cuando el Responsable del Proceso determine la necesidad de realizar modificaciones o eliminar documento(s), sustentado en cambios en el SIG, en nueva normatividad, y/o nuevas disposiciones técnicas que afecten la documentación de su proceso. Cuando el documento sea actualizado únicamente por fecha de vigencia y no por contenido mantendrá su versión actual. La versión se cambia cuando los documentos son modificados en su contenido y en su forma.

No

Responsable del Proceso en Dirección General o su delegado

Documento modificado o eliminado

Para dejar registro de la revisión del documento se inicia el trámite con la solicitud de modificación o eliminación (actividad 1). Si el documento está vigente y no requiere modificación, se finaliza el procedimiento. Fin

DE-P-001 V.05