DIRECCIÓN FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA

[agosto - 2013]

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DRECCIÓN FINANZAS

CÓDIGO

VERSIÓN

P-DF-GT-01

V.2

FECHA PUBLICACIÓN 26-8-2013

Responsable del Proceso: Gerente de Tesorería Proceso: Finanzas

Subproceso: Gestión de Cobro Institucional (Órdenes de Compra o Contratos al Crédito)

Objetivo

Realizar la gestión de cobro institucional, basada en los manuales y normativas correspondientes, que garanticen una adecuada gestión de cobro.

Base Legal - Este subproceso se rige por las siguientes normativas: Administrativa  Manual de Procedimientos de Tesorería para la Superintendencia de Bancos, elaborado por la Contraloría General de la República en el año 2000.

Principios

El subproceso debe cumplir los siguientes lineamientos:  

Definición

Los documentos sustentadores que presente el proveedor para la gestión de cobro, deben estar vigente. Si son bienes, la factura y orden de compra deben de tener el sello de la sección del almacén.

Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del procedimiento: Palabra

Gestión Cobro

Definición

Es aquella Solicitud que presenta un Proveedor para de realizar el Cobro por la venta de un bien o servicio prestado al Estado, una vez cumpla con estos requisitos que exige la ley, puede realizar su cobro.

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Subproceso: Gestión de Cobro Institucional (Órdenes de Compra o Contratos al Crédito) Procedimiento

Para la ejecución del subproceso para la Gestión de Cobro Institucional, se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: Responsable

Proveedor

No.

1

2

3

4 Asistente de Contabilidad (cajero)

6

Asistente de Contabilidad (cajero)

Documento

Vínculo del MEF: Formulario “Gestión de Cobro”

Si no está dentro del período, verifica si tiene prórroga o multa. Ir al punto 5. Si no tiene prórroga o multa. Ir al punto 6. 5

Proveedor

Actividad Presenta el formulario con todos los documentos sustentadores (orden de compra original o contrato, facturas, paz y salvos vigentes de la Caja de Seguro Social y Tesoro Nacional, otros) al Asistente de Contabilidad ubicado en la Recepción del piso 8 (cajero). Revisa y verifica todos los documentos sustentadores de la gestión de cobro. Revisa que la recepción del bien o servicio esté dentro del período estipulado en la orden de compra. Si está dentro del período o pagó la multa, revisa que los paz y salvos estén vigentes al momento de presentar la cuenta. Ir al punto 9.

Si la tiene, le indica al proveedor que debe pagarla antes de recibir la cuenta. Ir al punto 7. Investiga con la Gerencia de Compras los cálculos de la multa y le indica al proveedor que debe pagarla.

7

Procede con el pago de la multa.

8

Adjunta el documento del recibo de pago de la multa, a la documentación sustentadora.

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Recibo de ingreso

R/C

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Subproceso: Gestión de Cobro Institucional (Órdenes de Compra o Contratos al Crédito) Verifica el tipo de gestión de cobro: 1. Bienes, la factura y orden de compra deben tener el sello de la Sección de Almacén.

9

2. Si es servicios, otro Asistente de Contabilidad solicitará posteriormente el recibido conforme al Jefe de la Sección de Almacén.

R-1 C-1

3. Si es contratos, verifica que la Gestión de Cobros esté firmada por la misma persona que firmó dicho contrato.

Asistente de Contabilidad (cajero) 10

11

12

Nota: Si firma otra persona debe adjuntarse a la cuenta, copia del poder otorgado debidamente notariado. Si los documentos sustentadores están correctos, elabora el Recibo de Recepción de Cuentas. Le entrega el recibo original al proveedor. Nota: En el caso de que al proveedor se le extravíe el recibo original, deberá notificarlo mediante nota y solicitar la entrega del cheque, librando a la SBP de responsabilidad por la falta de dicho recibo. Al finalizar el día le entrega copia del recibo de recepción de cuentas con los documentos sustentadores al Gerente de Tesorería. Nota: Si los documentos sustentadores no están correctos se lo devuelve al proveedor, indicándole la

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Recibo de Recepción de Cuentas

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14

15 Asistente de Contabilidad

16

Jefe del almacén

17

Contador I (Gerencia de Contabilidad)

18

Asistente de Contabilidad

19

Gerente de Tesorería

20

causa de rechazo. Recibe la Gestión de Cobro, con los documentos sustentadores y revisa que esté completa. Si falta el recibido conforme lo solicita al Almacén remitiendo todos los documentos. Una vez que regresen los documentos y el formulario de recepción de Almacén, verifica que estén correctos. Si lo están verifica que se refleje en SIAFPA, para su registro respectivo. Ir al punto 17. De no estar conforme, le devuelve al cajero para que se comunique con el proveedor y se efectúe la corrección respectiva. Ir al punto 1. Envía paralelamente a las Gerencias de Contabilidad y Tesorería, los recibidos conformes. Registra en SIAFPA el recibido conforme, para que se le refleje a la Gerencia de Tesorería. Realiza las siguientes acciones: 

Registra y genera la gestión de cobro, en el Sistema de SIAFPA  Envía documentación completa a la Gerente de Tesorería. Aprueba la gestión de cobro en SIAFPA y entrega documentación al Asistente de Contabilidad.

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Recepción del Almacén

C-1

Sistema de SIAFPA

Sistema de SIAFPA

R-1

R-1

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Subproceso: Gestión de Cobro Institucional (Órdenes de Compra o Contratos al Crédito) Emite el cheque y sella los documentos.

Asistente de Contabilidad

Riesgo y Control

Ubicación Diagrama Flujo

Sella los documentos fuentes con el sello cuya leyenda dice “Pagado mediante el cheque No._____, fecha_______”, para el posterior envío del mismo a los trámites administrativos respectivos. (Ver procedimiento de Emisión y firma de Cheques) Fin del Subproceso

21

Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código

Riesgo

R-1

Realizar la recepción del cobro, sin la revisión de la sección del almacén, sin la documentación sustentadora respectiva y que la información no esté correcta.

Código

Control

C-1

Previa a la gestión de cobro, el Asistente de Contabilidad verifica que la factura y orden de compra cuenten con el sello de la sección del Almacén. El Asistente de Contabilidad recibe el recibido conforme de la sección del Almacén.

del Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione de Dirección Finanzas – Gerencia de Tesorería el diagrama de flujo estará señalado de la siguiente forma “número. a”…”, ejemplo: “1.a”

Actualizaciones

A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión

Fecha

1

04/02/2009

Publicación del Procedimiento.

2

26/08/2013

Cambio de formatos al procedimiento. Inclusión al Sistema de SIAFPA.

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Descripción

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Anexo

Gestión de Cobro

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Recibo de Ingreso

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