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ANEXOS ................................................................................................................ 5 CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 6
DO
CU
10.
M
6.
PROC-MP-AT-001
1.
OBJETIVO
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AD O
PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT
2.
RO L
El objetivo de este procedimiento es entregar la forma de operación para disponer de habitaciones pre-bloqueadas para CTS e ingresarlas en SOPTUR. ALCANCE
Se aplica para todas las reservas de habitaciones operadas con Allotment. RESPONSABILIDADES
NT
3.
CO
3.1 Gerente de Marketing Es responsable de · Negociar con los hoteles y establecer convenios de Allotment · Asignar Allotments especiales a clientes específicos.
NO
3.2 Encargado de Allotment Es responsable de · Incorporar en el SOPTUR los nuevos convenios de Allotment. · Informar a hoteles diariamente informe de reservas. · Mantención de Allotment en SOPTUR, de acuerdo a información de hoteles
DEFINICIONES · ·
DO
CU
· ·
ALLOTMENT: Habitaciones pre-bloqueadas con algun proveedor de un cupo permanente de habitaciones a CTS las que son ingresadas en sistema SOPTUR SOPTUR: Sistema operativo utilizado para generar cotizaciones y reservas, su registro y operación. DEADLINE-RELEASE: Fecha limite para informar reservas tomadas por sistema. BLACK-OUT: Fechas especificas en que el hotel no otorga Allotment.
M
4.
EN TO
3.3 Ejecutivos de Venta Son responsable de · Hacer las reservas por Allotment en el sistema SOPTUR · Anular o modificar los cambios que se puedan producir después de haber informado las reservas con Allotment a los respectivos hoteles.
PROC-MP-AT-001
5.
MODO OPERATIVO
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PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT
NO
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5.1 Convenios y asignación de Allotment En el mes de Mayo de cada año se negocian y se solicitan los Allotments a Hoteles, para el siguiente año, según convenio de Allotment FORM-MP-AT-001. Cuando se reciben los contratos de cada hotel se establecen en el documento de convenio FORM-MP-AT-001, luego se ingresan a SOPTUR, completando la información recibida: Tipo de habitación, release o dead line, disponibilidad y fechas programadas como Black- Out. Tambien se ingresa esta información en planilla general de Allotment DOCU-MP-AT-001. Se asignan Allotments especiales a algunos clientes, quedando el restante del Allotment para ser usado por CTS. Esta información es ingresada en planilla general de Allotment DOCU-MP-AT-001 para su registro. Los hoteles durante el año pueden enviar cierre de ventas como Black- Out, al no tener disponibilidad en ciertos períodos. La información debe venir mediante email a la persona encargada de Allotment para hacer el cierre. Una vez hecho el cierre se informa al Hotel las posibles reservas que pudiesen estar tomadas por los ejecutivos en ese momento.
6.
EN TO
5.2 Gestión de Allotment Diariamente los ejecutivos de ventas realizan reservas de Allotment por SOPTUR, posteriormente, el encargado de Allotment chequea las reservas tomadas por Allotment e informa a los respectivos hoteles, de acuerdo al dead line impuesto por cada Hotel. En el caso de producirse una modificación o anulación para reservas ya enviadas al hotel, es de responsabilidad de operaciones solicitar al hotel hacer dicha modificación o anulación PROC-OP-FF-001. En el caso de no estar enviada al Hotel, los ejecutivos podrán hacer la modificación o anulación internamente en Soptur. INDICADOR
Indicador
Rango de aceptación
Reservas
Nº Allotment utilizados/ Nº Total Allotment contratados *100
20%
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Proceso Clave
Frecuencia de Medición
Semestral
PROC-MP-AT-001
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REGISTROS Almacenamiento
Identificación del Registro
Código
Convenio Allotment
FORMMP-AT001
Encargado Allotment y Tickets
Mail cierre de fechas
No aplica
Encargado Allotment y Tickets
No aplica
Encargado Allotment y Tickets
No aplica
Encargado Allotment y Tickets
DOCUMP-AT001
Encargado Allotment y Tickets
Responsable Protección
Retención
1 año
NT
Pc Encargado Allotment y Tickets Pc Encargado Allotment y Tickets Pc Encargado Allotment y Tickets Pc Encargado Allotment y Tickets
EN TO
Planilla general de Allotment
D:/Allotment/ Pc Documentos/ Encargado Contrato Allotment y Alotment Tickets 20112012 Outlook carpeta Stop Sale
1 año
Disposición final
Soporte
Se elimina
Digital
Se elimina
Digital
Outlook Allot. Enviados 2011
1 Año
Se elimina
Digital
Outlook Allot. Recibidos 2011
1 Año
Se elimina
Digital
1 Año
Se actualiza
Digital
NO
Mail con reserva enviado al hotel Mail con Confirmaciòn enviada por el hotel
Recuperación
CO
7.
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AD O
PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT
Z:Allotment
REFERENCIAS · NCH 3067, Sección 6.2 “Reservas y Ventas” · ISO 9001:2008, Sección 7.4.1 “Proceso de Compra”; 7.4.2 “Información de las Compras”; 7.4.3 “Verificación de los Productos Comprados” · Procedimiento de Operaciones Receptivo (PROC-OP-FF-001)
9.
ANEXOS I. Planilla contratos Allotment II. Flujo procedimiento de Allotment III. Imagen informe de reservas enviadas al hotel IV. Imagen convenio Allotment V. Imagen mail de hotel por cierre de fechas.
DO
CU
M
8.
PROC-MP-AT-001
10. CONTROL DE CAMBIOS
·
V2
11-02-2011
· · · ·
01-07-2011
·
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EN TO
NO
V3
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·
MODIFICACIONES En el punto 5.1 se indicó el tipo de habitaciones del hotel y fecha del black out Se eliminó “En el caso de producirse una modificación o anulación DE LAS RESERVAS FUERA DE RELEASE (informadas por allotment) es responsabilidad de operaciones solicitar al hotel hacer dicha modificación o anulación”. Se modificó el punto 2 de “Alcance” Se completó la definición de “Black Out” en el punto 4 Se modificó la “Recuperación” del Mail Cierre de Fechas en el punto 7. Se agrego “Mail con Reserva enviado al hotel” y “Mail con Confirmación enviada por el hotel” a la Tabla de Registros. Se modifico el Indicador de un 15% (versión 03) a un 20 %, Correspondiente al punto 6.
NT
FECHA 30-12-2010
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VERSION V1
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PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT
PROC-MP-AT-001
ANEXOS
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I. Planilla contratos de Allotment DOCU- MP- AT- 001
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PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT
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II. Flujo Procedimiento
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PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT
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