Dos Caras de una Misma Moneda

Definiciones  Gestión Documental - GD: Conjunto de actividades

administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación [1]  Gestión de la Calidad - GC: Es aquel aspecto de función general de la gestión de una organización que define y aplica la política de calidad. La gestión de la calidad incluye la planificación, las asignaciones de recursos y otras actividades sistemáticas, tales como los planes de calidad [2]

Características Gestión Documental

Gestión de la Calidad

 Debe inscribirse como programa

 Debería ser una decisión

estratégico [3]  Enfoque basado en funciones  Apoyo a la Gestión de Calidad  Administra documentos de archivo

estratégica de organización [4]  Enfoque basado en procesos  Apoyo a la Gestión Documental  Administra documentos

Base de la discusión  Documento: Información registrada, cualquiera que sea

su forma o el medio utilizado [1]  Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones [1]  Documento. Información y su medio de soporte. [6] NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.  NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".  NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). 

Gestión Documental  Documentación de Gestión Documental  Manual de funciones  Tablas de retención documental  Tablas de valoración documental  Cuadros de clasificación  Reglamento de archivo de la entidad  Documentos de archivo

Gestión de la Calidad  Documentación del Sistema de Calidad  declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad,  un manual de la calidad,  los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional, y  los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.  Control de documentos  Control de registros

Gestión de la Calidad  4.2.3 Control de los documentos  Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad

deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.  4.2.4 Control de los registros  Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Gestión Documental Gestión de Calidad TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ¿Qué?

¿Quién?

¿Dónde?

¿Cuándo?

¿Para qué?

¿Cómo?

ISO 9001 NTCGP : 1000 CONTROL DE REGISTROS

¿Disposición final?

¿Gestión Documental con enfoque en Procesos?  El desarrollo de un modelo de gestión [documental] por

procesos implica un cambio profundo en la forma de entender el sistema de información en la organización, ya que conduce a una visión global que se distingue para articular las actividades propias de la organización en torno a procesos orientados a obtener los resultados previstos y a satisfacer necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas. [7]

Función de la Subdirección del Talento Humano Desarrollar y ejecutar el proceso de elaboración, liquidación y pago de la nómina de los/as servidores/as de la entidad.

Series o Subseries del Proceso Administración de Nómina

Administración de Nómina

Realizar la Liquidación y Autoliquidación de Nómina NOVEDADES DE NÓMINA NÓMINA COMPROBANTES DE PAGO DE NÓMINA

Liquidación Definitivas

de

Cesantías

Parciales

LIQUIDACIÓNES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL LIQUIDACIONES A FONDOS DE CESANTÍAS

LiquidaLiquidación de Cesantías Anuales

o

A manera de Conclusión  La gestión documental y la gestión de la calidad son

dos metodologías recíprocamente complementarias  El punto de encuentro entre la GD y GC son las funciones

Un Pensamiento Final “Ante los cambios que se avecinan caben dos posturas, la de los apocalípticos que prefieren “lo bueno conocido a lo malo por descubrir”; y la de los integrados que prefieren aventurarse en lo desconocido, porque a lo mejor descubren un mundo mejor, o a lo mejor se equivocan. Pero si no se aventuran, siempre tendrán miedo a lo desconocido, con lo cual nunca evolucionarán porque no aceptarán los cambios por miedo. Toda evolución se produce cuando surge un cambio con respecto a una situación anterior” [5] pág. 51 [Paráfrasis sobre Eco, Umberto. Apocalípticos e integrados. Barcelona: Lumen, 1999]

Bibliografía  [1] Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 027  

 

de 2006 (31 octubre). [2] Mareski, Yoram, Rozzoto, Alejandro. Manual gestión de calidad total a la medida. [3] Colombia. Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. 2005. [4] Icontec. NTC-ISO 9001 : Sistemas de gestión de calidad. Requisitos. 2ª. Actualización. 2000. [5] Gómez-Guillamón Werner, Félix. La gestión documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management. En: Boletín de la Sociedad Andaluza de Bibliotecarios No. 78. 2005.

Bibliografía  [6] Icontec. Norma NTCGP 1000: 2009.  [7] Alonso, Jorge Alberto, Lloveras, M. Rosa.

Aproximación a la gestión de documentos desde el enfoque basado en procesos. En: 10 Jornadas Españolas de Documentación. 2007.  [8] Fonseca, Sandra Patricia. Notas de trabajo. 2010