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Funcionamiento Básico De La
Biblioteca Pública
DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS Dirección General de Bibliotecas
FUNCIONAMIENTO BÁSICO
DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA
Funcionamiento Básico de la Biblioteca Pública, fue elaborado por la Dirección General de Bibliotecas del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.
CONSEJO NACIONAL PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Presidenta Lic. Consuelo Sáizar Secretario Cultural y Artístico Dr. Fernando Serrano Migallón Secretario Ejecutivo Lic. Raúl Arenzana Olvera Director General de Bibliotecas Mtro. Fernando Álvarez del Castillo
D.R. Consejo Nacional para la Cultura y las Artes Dirección General de Bibliotecas 2011 Primera Edición ISBN 978-607-455-867-8 Impreso y Hecho en México DISTRIBUCIÓN GRATUITA – PROHIBIDA SU VENTA Contenidos Belén Fernández Fuentes Mireya Hernández Ibarra Colaboración Armando Fuentes Ruiz Beatriz Ruiz Oliva Supervisión de contenidos Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía de la SEP
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ÍNDICE INTRODUCCIÓN |7 1 LA BIBLIOTECA PÚBLICA | 9
1.1 Definición de la biblioteca pública | 11 1.1.1 Definiciones de organismos internacionales | 11 1.1.1.1 IFLA | 11 1.1.1.2 UNESCO | 13 1.1.2 Definiciones de estudiosos de la bibliotecología | 14 1.1.2.1 Paul Otlet, la documentación como difusión del saber | 14 1.1.2.2 José Ortega y Gasset, la misión del bibliotecario | 14 1.1.2.3 José Vasconcelos, la biblioteca pública como auxiliar de la educación | 15 1.1.3 Conclusiones sobre la definición de biblioteca pública | 15 1.2 Objetivos de la biblioteca pública | 17 1.3 Historia de la biblioteca pública en México | 17 1.4 La estructura de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas | 20
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ORGANIZACIÓN, ORDENAMIENTO Y MANTENIMIENTO DEL ACERVO EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA | 23
2.1 El acervo de la biblioteca | 25 2.1.1 Tipología de los materiales | 25 2.2 La organización bibliográfica del acervo | 26 2.2.1 Colecciones básicas | 27 2.2.2 Colecciones adicionales | 28 2.2.3 Control del acervo | 28 2.3 Descripción y definición de las tareas de organización bibliográfica en la biblioteca pública | 29 2.3.1 Clasificación | 29 2.3.1.1 Los elementos de la signatura topográfica | 31 2.3.2 Ordenamiento físico de los libros en la estantería | 32 2.3.3 Catalogación | 34 2.3.4 Características de la tarjeta catalográfica y tipos de tarjeta | 37 2.3.5 Los catálogos de la biblioteca | 40 2.3.5.1 El catálogo público | 40 2.3.5.2 El catálogo interno | 41 2.3.5.3 El catálogo electrónico | 43 2.4 Evaluación del acervo | 43 2.4.1 El descarte bibliográfico | 45 2.4.2 Criterios para el descarte bibliográfico | 45 2.5 Descripción y definición de la automatización | 46 2.5.1 Estado requerido de la biblioteca para su automatización | 48 2.5.2 Recursos materiales necesarios | 49 2.5.2.1 Para la automatización | 49 2.5.2.2 Para el funcionamiento cotidiano del sistema | 49 2.5.3 Etapas de la automatización en una biblioteca | 49 2.5.4 Operación de una biblioteca automatizada | 50
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LA ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE NUEVOS MATERIALES EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA | 53 3.1 Sistemas de adquisición y recepción en las bibliotecas públicas mexicanas | 55 3.1.1 Objetivos y funciones | 55 3.1.2 Sistemas de adquisición habituales | 56 3.1.2.1 Materiales enviados por la DGB | 56 3.1.2.2 Materiales donados | 57 3.1.2.3 Materiales comprados | 60 3.1.3 Sistema de adquisición extraordinario (materiales en canje) | 60 3.2 Tratamiento de materiales sin proceso técnico | 60 3.2.1 Selección de libros | 61 3.2.2 Búsqueda en el catálogo | 61 3.2.3 Preparación física | 62 3.2.3.1 Materiales bibliográficos localizados en el catálogo | 62 3.2.3.2 Materiales bibliográficos no localizados en el catálogo | 64 3.3 El formato MARC | 64 3.4 La intervención de los usuarios en la adquisición de materiales y la canalización de las peticiones | 66 3.4.1 Sugerencias de los usuarios o desideratas | 66 3.4.2 Canalización de las peticiones a la coordinación estatal y a la DGB | 66
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REGLAMENTO GENERAL DE LOS SERVICIOS BIBLIOTECA RIOS: LOS SERVICIOS. EL PERSONAL Y SUS FUNCIONES. LA ESTADÍSTICA DE LOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS | 69
4.1 Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios | 71 4.2 El personal de la biblioteca pública | 73 4.2.1 Características y funciones del personal de las bibliotecas públicas |73 4.3 Los servicios bibliotecarios | 74 4.3.1 Servicios a los usuarios | 74 4.4 Realización de operaciones internas en la biblioteca pública. La importancia de la estadística | 82
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EL SERVICIO DE REFERENCIA EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA | 87
5.1 Definición | 89 5.1.1 La difusión de los materiales de la biblioteca pública | 90 5.1.2 Papel informativo de la biblioteca pública | 91 5.1.3 Alternativas para la satisfacción de necesidades de información en la biblioteca pública | 91 5.2 Los servicios de referencia como actividad principal de la biblioteca pública | 93
5.2.1 Tipología de los servicios de referencia | 93 5.2.2 Necesidades formativas del usuario de bibliotecas públicas | 93 5.3 Formación y características del bibliotecario referencista | 94
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5.4 Principales materiales de referencia en la biblioteca pública | 95 5.4.1 Colección de consulta | 96 5.4.1.1 Diccionarios y enciclopedias | 96 5.4.1.2 Guías y directorios | 97 5.4.1.3 Atlas e información geográfica | 98 5.4.1.4 Manuales | 98 5.4.1.5 Anuarios, estadísticas, memorias | 98 5.4.1.6 Bibliografías | 99 5.4.1.7 Publicaciones legislativas o jurídicas | 99 5.4.1.8 Publicaciones oficiales (gacetas, etc.) | 100 5.4.2 Tecnologías de la información como material de referencia. Internet y su contenido como referencial | 100 5.5 Alfabetización informacional como parte del servicio de referencia | 101
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BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN EN INTERNET | 103
6.1 Características de Internet y de la información publicada en la red | 108 6.2 Criterios de evaluación y valoración de fuentes en Internet | 110 6.2.1 Internet invisible e Internet visible. Características de Internet invisible | 111 6.3 Tipología de fuentes de información en Internet | 112 6.4 Estrategias de búsqueda y recuperación de información en Internet | 113 6.4.1 Herramientas de búsqueda en Internet | 115 6.4.2 La recuperación y el almacenamiento de información en Internet | 117
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LA BIBLIOTECA PÚBLICA COMO PROMOTORA CULTURAL DE SU ENTORNO | 119
7.1 El bibliotecario como promotor cultural de su entorno | 121 7.2 La función social de la biblioteca pública | 123 7.2.1 La biblioteca pública en relación con otros entornos culturales | 125 7.3 Actividades de promoción cultural en la biblioteca pública | 126 7.3.1 Animación a la lectura | 129 7.3.2 Aspectos a considerar en la planeación para promover la biblioteca pública | 129 7.3.3 Estudios de necesidades de uso de instalaciones, servicios y materiales de la biblioteca pública | 130
GLOSARIO | 133 BIBLIOGRAFÍA | 145 ANEXOS | 149
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INTRODUCCIÓN A lo largo de su historia las bibliotecas públicas han sido un medio idóneo para acercar a la comunidad a la información, el conocimiento y la cultura. En la actualidad, con el avance de las tecnologías y las comunicaciones, se ha transformado también el perfil de las bibliotecas que enfrentan ahora el desafío de atender las crecientes necesidades de los usuarios, ya no sólo coadyuvando en las actividades académicas de los estudiantes sino también respondiendo a las expectativas de grupos sociales cada vez más diversos. En ese sentido, las bibliotecas públicas del siglo XXI deben orientarse hacia un nuevo modelo de operación que lo mismo integre el uso de las nuevas tecnologías, que la diversificación de opciones para la búsqueda y análisis de información, el fomento de la lectura y de la cultura en general, la ampliación de sus servicios, entre muchas otras funciones que las consoliden como espacios comunitarios y puntos de encuentro de un sinnúmero de actividades de amplio beneficio social. En la consecución de estos objetivos el bibliotecario desempeña una labor fundamental. Por ello, como lo establece el Manifiesto de la IFLA/UNESCO sobre la biblioteca pública, “es indispensable su formación profesional y permanente para que pueda ofrecer servicios adecuados”. De ahí que introducir al bibliotecario en el conocimiento de las principales funciones que debe desempeñar sea el principal objetivo de la presente publicación, que constituye el documento primordial en el que se sustenta el curso Funcionamiento básico de la biblioteca pública. De esta manera, a partir de las definiciones más comunes de biblioteca pública, plantea temas básicos como son la organización, ordenamiento y mantenimiento del acervo; la adquisición y recepción de nuevos materiales; aspectos fundamentales del Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios, como los servicios, las funciones del personal y la importancia de la estadística; el servicio de referencia; la búsqueda y recuperación de información en internet; y, finalmente, el papel que desempeñan las bibliotecas públicas como promotoras culturales de su entorno. Con esta publicación la Dirección General de Bibliotecas se ha propuesto el objetivo de fortalecer la capacitación bibliotecaria tanto en el ámbito presencial como en el de la educación a distancia, así como ofrecer lineamientos generales para facilitar al personal bibliotecario, principalmente de nuevo ingreso, el conocimiento de sus funciones al frente de bibliotecas públicas pertenecientes a la Red Nacional.
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Módulo 1 La biblioteca pública
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1.1 Definición de la biblioteca pública La Ley General de Bibliotecas de México en su artículo 2º dice: “Para los efectos de la presente ley se entenderá por biblioteca pública todo establecimiento que contenga un acervo impreso o digital de carácter general, superior a quinientos títulos, catalogados y clasificados, y que se encuentre destinado a atender en forma gratuita a toda persona que solicite la consulta o préstamo del acervo en los términos de las normas administrativas aplicables”.1 Como se puede observar la biblioteca pública constituye una institución al servicio de la comunidad en la que se conservan, organizan, protegen y ponen a disposición de los usuarios materiales de distintos tipos agrupados de manera que puedan ser localizados con facilidad. Tradicionalmente, la biblioteca pública ha sido el medio más democrático con el que ha contado la sociedad para hacer llegar a los ciudadanos la cultura, la información y el conocimiento. Así, la biblioteca pública es el establecimiento en el que cualquier persona, sin distinción alguna, puede encontrar la información que necesita para su crecimiento cultural, personal o profesional de forma gratuita. El concepto de biblioteca pública ha evolucionado a lo largo del tiempo y ha sido estudiado por diversos organismos y profesionales con el fin de ofrecer una definición en la que se reúnan todas las características, funciones y objetivos de estas instituciones.
1.1.1 Definiciones de organismos internacionales 1.1.1.1 IFLA Uno de los organismos que ha definido con mayor acierto la biblioteca pública ha sido la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias) que, junto con la Unesco, publicó una obra titulada “Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas”, basada en el “Manifiesto sobre la biblioteca pública”. En estas obras se estudia a profundidad el papel y la finalidad de las bibliotecas públicas; así mismo se ofrecen pautas de trabajo para lograr la máxima eficacia en los objetivos de estas instituciones. La IFLA dice lo siguiente de la biblioteca pública en su Manifiesto de 1994: “La biblioteca pública, paso obligado del conocimiento, constituye un requisito básico de la educación permanente, las decisiones autónomas y el progreso cultural de la persona y los grupos sociales”.2 1 Ley General de Bibliotecas. México: Conaculta, Dirección General de Bibliotecas, 2009, pp. 15-16. 2
Revista El Bibliotecario, núm. 35. México: Conaculta, Dirección General de Bibliotecas, 2004, p. 7, sección “Lecturas del bibliotecario”.
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Más adelante, en las directrices mencionadas y que se publicaron en 2007, define con mayor precisión la biblioteca pública, ofreciendo una visión general de su papel y finalidad en la sociedad, sin olvidar que cada institución tiene características diversas según el lugar en el que se encuentra, los usuarios a los que se dirige y los servicios que necesita ofrecer a su comunidad. Así, define la biblioteca pública de la siguiente manera: “Una organización establecida, respaldada y financiada por la comunidad, ya sea por conducto de una autoridad u órgano local, regional o nacional, o mediante cualquier otra forma de organización colectiva. Brinda acceso al conocimiento, a la información y al trabajo intelectual a través de una serie de recursos y servicios y está a disposición de todos los miembros de la comunidad en igualdad de condiciones”.3 Desglosemos esta definición para comprenderla mejor: 1. La biblioteca pública es una organización establecida, respaldada y financiada por la comunidad. Es decir, la biblioteca pública constituye una entidad comunitaria. Sin embargo cada país deberá organizar sus leyes en cuestiones de bibliotecas públicas, así como sus políticas bibliotecarias de la forma que mejor se adapte a su idiosincrasia; pero siempre respaldando las iniciativas necesarias para el buen funcionamiento de los servicios y asegurando el acceso libre y gratuito a la información y a la cultura. En el caso de México existe una legislación específica para las bibliotecas públicas, aunque no en todos los países se da esta situación. 2. La biblioteca pública brinda acceso al conocimiento, a la información y al trabajo intelectual. A través de una serie de recursos y servicios debe proporcionar materiales suficientes y diversos en cualquier formato para colaborar con las personas que la utilizan en los procesos de aprendizaje escolar y extraescolar; pero también para facilitar a sus usuarios las fuentes de información necesarias para su desarrollo, ofreciendo las herramientas para el desenvolvimiento de las necesidades cotidianas de los ciudadanos. 3. La biblioteca pública está a disposición de todos los miembros de la comunidad en igualdad de condiciones. Esta afirmación que se da en la definición de la IFLA/UNESCO es muy importante, porque abarca no sólo a los miembros de la comunidad sino también al bibliotecario, quien debe asegurarse de que todos los miembros de su comunidad encontrarán en la biblioteca pública documentos a los que podrán acceder; por ejemplo, en el caso de ciudadanos que no sepan leer o tengan dificultades de visión debe contarse con material adecuado (audiolibros, textos en braille, etc.). 3
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Gill, Phillip. Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas. México: CONACULTA, 2002, p. 26
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1.1.1.2
UNESCO
La UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura) es un organismo internacional cuya principal característica es que está constituida por su función de “contribuir al mantenimiento del orden y la paz mundial” a través de la promoción de la cultura, la educación y la comunicación. Para ello cuenta con distintas áreas, entre las que se encuentran las dedicadas a la promoción y observación del mundo bibliotecario como garante de la conservación del patrimonio cultural de la humanidad y también como instituciones educativas por excelencia. Como ya se ha visto antes, la UNESCO ha colaborado con la IFLA en las Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas, pero también ha ofrecido su definición de biblioteca pública, que es la siguiente: “La biblioteca pública es un centro informativo que facilita a los usuarios todo tipo de datos y conocimiento. Presta sus servicios sobre la base de la igualdad de acceso de todas las personas, independientemente de su edad, raza, sexo, religión, nacionalidad, idioma o condición social”.41 Veamos la definición desglosada para su mejor comprensión: 1. La biblioteca pública es un centro informativo. Es decir, es el lugar en el que se puede encontrar información, el cual es el paso obligado al conocimiento que a su vez es el requisito básico para la educación y la capacitación para tomar decisiones autónomas y libres. 2. Facilita a los usuarios todo tipo de datos e información que requiere. La biblioteca pública debe contar con los materiales suficientes y necesarios para que cualquier usuario pueda encontrar los datos e información que necesita para desarrollarse como persona. Estos datos se encuentran en los diversos acervos que custodia la biblioteca y pueden estar en distintos soportes (electrónico, papel, audiovisual, sonoro, etc.). Actualmente Internet es la fuente más importante de datos para cualquier usuario de la información, es por ello necesario que el bibliotecario conozca y sepa utilizar la red para dar servicio a sus usuarios. 3. Presta sus servicios para la igualdad de acceso de todas las personas. En este punto, se destaca la importancia que tiene el libre y equitativo acceso a la información para cualquier persona, sea cual sea su condición socioeconómica, cultural o sus capacidades físicas.
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http://www.unesco.org/webworld/libraries/manifiestos/libraman_es.html (consultado el 17 de marzo de 2011).
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1.1.2 Definiciones de estudiosos de la bibliotecología Además de las instituciones mencionadas y otras que se dedican a cuestiones parecidas, muchos han sido los autores que se han preocupado por definir la biblioteca pública; la mayoría de las veces desde el punto de vista del bibliotecario y la misión de éste. Tres autores que merece la pena reseñar en estas páginas son Paul Otlet, José Ortega y Gasset y José Vasconcelos.
1.1.2.1 Paul Otlet, la documentación como difusión del saber Paul Otlet fue un sociólogo belga preocupado por la difusión de la información que trabajó junto a Henry La Fontaine (premio nobel de la Paz en 1913) en estos campos. Otlet consideró a la biblioteca como una colección de obras escogidas según ciertos principios: que habían sido puestas en orden y catalogadas según cierto sistema, eran fácilmente accesibles para los estudiosos, y contaban con seguridades de conservación respecto del estado que les habían dado sus autores y editores. Para Otlet la función de las bibliotecas era organizar la lectura cómoda y agradable. Consideraba que una biblioteca era el laboratorio o taller intelectual que estaba preparado para utilizar los productos del intelecto y acrecentarlos. Otlet consideraba que la biblioteca pública es la máxima expresión de biblioteca ya que se trata de la institución social que se encarga de transmitir al público en general las cuestiones culturales.
1.1.2.2 José Ortega y Gasset, la misión del bibliotecario Una de las obras más importantes que existen en torno a la misión de la biblioteca y del bibliotecario es la que escribió José Ortega y Gasset en 1935. Este filósofo español se preocupó por el mundo del libro y las bibliotecas y reflejó estas preocupaciones en “Misión del bibliotecario”, un escrito brevísimo en el que el autor manifiesta sus preocupaciones en torno al mundo de las bibliotecas y ofrece una visión muy interesante de lo que ha de ser un bibliotecario y sus funciones y objetivos. José Ortega y Gasset a través de su estudio sobre las funciones del bibliotecario deja entrever que la biblioteca ha de ser un lugar en el que se desempeña un papel social de educación a la ciudadanía y de conservación y transmisión de ideas acumuladas.
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1.1.2.3 José Vasconcelos, la biblioteca pública como auxiliar de la educación José Vasconcelos, filósofo y político mexicano, fue uno de los más grandes impulsores de las bibliotecas públicas en México. Durante su ejercicio político entre los años 1921 y 1924 creó el departamento de Bibliotecas y Archivos y mejoró la Biblioteca Nacional mexicana para la que creó varios espacios bibliotecarios. En su obra, Vasconcelos afirma que la escuela moderna “no podría subsistir sin el auxilio de una adecuada biblioteca” y que “no se concibe una comunidad sin biblioteca pública”. Otra aseveración que aparece repetidamente en la obra de Vasconcelos es la necesidad de crear bibliotecas: “es tan importante crear bibliotecas como crear escuelas”. Al igual que Ortega, Vasconcelos piensa lo siguiente: en la actualidad la riqueza privada no basta. El ensanche de la cultura en el orden científico, técnico, artístico, literario, ha traído con la especialización tal exigencia de obras costosas, numerosas, interminables, que ningún particular podría reunir cuanto requiere la época. De allí que la biblioteca pública ya no sea un lujo sino una exigencia inaplazable. No nos interesa la biblioteca como museo de ediciones costosas y raras; lo que hace falta es el libro de consulta diario, urgente para el obrero, el estudiante, el ingeniero, el abogado, el comerciante, la mujer y el hombre. Toda actividad de nuestro tiempo es letrada; cada oficio, cada profesión, cada rama del trabajo utiliza volúmenes de lo ya conocido y de lo que se sigue inventando. Esto obliga a compras nunca suspendidas y hace de cada biblioteca una tarea sin término. Como se puede apreciar, también en la visión de la biblioteca pública que ofrece Vasconcelos aparece la diversidad de usuarios y la misión de la institución como lugar de conservación y difusión de la cultura.
1.1.3 Conclusiones sobre la definición de biblioteca pública Vistas las definiciones anteriores y revisada cada una de ellas en sus términos más significativos, sería posible ofrecer una que las englobara y que contuviera una prospectiva dentro del ámbito mexicano, de manera que no quedara ningún aspecto definitorio sin tratar. Observando algunos estudios recientes que se están realizando en el seno de la Dirección General de Bibliotecas del Conaculta, a fin de reestructurar el marco legal en el que éstas se desenvuelven, se ha determinado que la biblioteca pública en México ha evolucionado desde la visión tradicional que la consideraba un repositorio de libros hasta lo que hoy se concibe como un centro de información para el ciudadano, un lugar de estudio e investigación, un centro cultural en el que se fomenta la lectura; un centro social con funciones plurales y motor clave de actividades creativas, educativas, Dirección General de Bibliotecas
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productivas y de recreación; punto de reunión y encuentro de la comunidad; un espacio que promueve el desarrollo integral de los individuos sin distinciones de ninguna índole y con atención específica a comunidades vulnerables, que impulsa el interés por explorar nuevos mundos y alternativas de conocimiento y cultura; un centro cada vez más dinámico con acceso y formación en el uso de las tecnologías. Espacio fundamental para preservar, apoyar, promover y difundir la cultura y la identidad, además de ser agente de cambio del desarrollo social y educativo de las personas. A grandes rasgos se puede decir que entre las finalidades de la biblioteca pública se encuentran fomentar el hábito de la lectura formativa, informativa y de entretenimiento, garantizar el acceso a la información, facilitar la expresión cultural, la autoeducación, preservar y difundir el patrimonio cultural local y nacional, así como fomentar la creatividad y el desarrollo de las nuevas tecnologías. Todo ello de forma conjunta, en un entorno de red, cuya estructura se comprometen a organizar las autoridades estatales, integrando en ella a todas las bibliotecas centrales, municipales, regionales, delegacionales e institucionales. Es importante subrayar que el trabajo en red de una biblioteca constituye un camino viable para lograr el acceso a la información y el conocimiento, contribuir a detonar procesos de equidad y democratización en las sociedades cada vez más globales. Por otra parte, el aprovechamiento de las tecnologías y los recursos digitales o en línea como medio para el trabajo en red es uno de los principales retos a asumir. No obstante, el sustento del valor de una red bibliotecaria radica en la articulación humana integrada a partir de esfuerzos de corresponsabilidad, comunicación y gestión compartida, que requiere de la formación y capacitación del bibliotecario. Así pues, la biblioteca pública en México podrá definirse en términos generales como un espacio de información e investigación de carácter social, cultural y de recreación, que se constituye como punto de encuentro de los ciudadanos al promover su desarrollo integral sin distinciones de ningún tipo, con especial atención a los grupos vulnerables. Lo anterior se logrará mediante el uso de las nuevas tecnologías, en un ámbito de red cooperativa que asegure la calidad de los servicios por medio de iniciativas de colaboración y del aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación y los recursos digitales en línea. Todo ello de forma gratuita y con la ayuda de personal especializado, formado y capacitado por la Dirección General de Bibliotecas para la prestación de estos servicios. Como conclusión se ofrece una definición global de biblioteca pública que abarca todo lo dicho anteriormente:
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La biblioteca pública es un espacio de atención, física o virtual, que se vincula a las necesidades de sus usuarios y visitantes y que está destinado a apoyarlos con fuentes de conocimiento y otros servicios que contribuyan a su desarrollo personal.
1.2 Objetivos de la biblioteca pública De las definiciones vistas antes se desprenden los objetivos que debe tener una biblioteca pública. En el caso de México vienen detallados en la Ley General de Bibliotecas, resumidos de la siguiente manera: La biblioteca pública tendrá como finalidad ofrecer en forma democrática el acceso a los servicios de consulta de libros, impresos y digitales, y otros servicios culturales complementarios, como orientación e información, que permitan a la población adquirir, transmitir, acrecentar y conservar en forma libre el conocimiento en todas las ramas del saber.
1.3 Historia de la biblioteca pública en México Según Rosa María Fernández de Zamora hoy en día podemos afirmar que la tradición cultural de nuestro país en América es de las más ricas y antiguas. Como ejemplo podemos citar la historia de la biblioteca pública, la cual se remonta a la época del virreinato, cuando los españoles y criollos eran privilegiados ante la riqueza que proporcionaban las bibliotecas Palafoxiana, de Puebla, la Turriana, de la Catedral Metropolitana, y la perteneciente a la Real y Pontificia Universidad, en la ciudad de México. En la época del obispo Juan de Palafox y Mendoza, en el siglo XVII, ocurren cosas significativas en el ámbito bibliotecario, como que los libros dejan de estar encadenados a la estantería, la cual se encuentra adosada a los muros del edificio y se coloca malla para evitar el robo; además, se ordenan de acuerdo al tema que tratan y, por supuesto, se considera la contratación de un bibliotecario que clasifique los libros y organice los catálogos para la consulta de la información. En 1758 se establece en la ciudad de México, en la Catedral, la Biblioteca Turriana, considerada como la segunda biblioteca, la cual proporcionaba servicio a todo público. Fue donada por los sacerdotes Luis y Antonio Torres, de donde recibe su nombre. Mostró un acervo muy rico y valioso en religión y materias humanísticas, escritas la mayoría en latín, castellano, francés y griego. Parte de ese fondo lo podemos encontrar hoy en día en la Biblioteca Nacional de México. “La tercera biblioteca a la que se hace referencia es la Biblioteca de la Real y Pontificia Universidad, creada por la Real Cédula del 23 de septiembre de 1761, establecía la Pública Real Biblioteca que abrió sus puertas en 1762”.51 5 Fernández de Zamora, Rosa María. “Las bibliotecas públicas en México”, en Memoria del Primer Encuentro Internacional sobre Bibliotecas Públicas: Perspectivas en México para el Siglo XXI. México: Conaculta, DGB, 2001, p. 18.
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Sin embargo, estas bibliotecas no estaban actualizadas y no llegaban a todo el público, por lo que comenzó, ya avanzada la segunda mitad del siglo XIX y por iniciativa liberal, a plantearse la necesidad de dotar al país con un sistema educativo más acorde con los tiempos que acabara, entre otras cuestiones, con el analfabetismo imperante en aquel momento. Antes de la creación de bibliotecas públicas muchos estados intentaron crear clubes y salas de lectura conocidos bajo el nombre de “gabinetes de lectura”. Como José María Lafragua, quien pretendió instalar esos gabinetes de lectura para los artesanos mexicanos, con el propósito de que estas personas tuvieran su inteligencia ocupada y no pensaran en el crimen; de esa manera la sociedad podría estar más tranquila. Lamentablemente este noble proyecto no fructificó por carecer de recursos económicos. Sin embargo, en 1827 una de estas bibliotecas sí llegó a funcionar: la del Estado de México, fundada por el gobernador Lorenzo de Zavala y Sáenz con 9,000 pesos para la compra de libros en Europa. En concreto se adquirieron tres colecciones, dos para el fondo inicial de un par de bibliotecas públicas que se instalarían en la capital y la tercera para ponerla en venta y utilizar los fondos como fortalecimiento de otras dos. Dos años más tarde una de las colecciones se ubicaba en Tlalpan (entonces Estado de México) y las otras dos se detuvieron en Veracruz a causa de la censura. En 1930 la biblioteca se constituyó en Toluca al ceder Tlalpan ser capital del estado a esta otra ciudad. Su primer director fue el poeta cubano José María de Heredia. Otro caso en que se hace referencia a los clubes o gabinetes de lectura en el país fue el intento del gobernador de Michoacán en los ayuntamientos en 1823, donde se establecieron bibliotecas sostenidas por la cooperación de sus integrantes para la compra de libros, lo cual fue el origen de las bibliotecas que hoy en día conocemos. En el siglo XIX se estableció la primera biblioteca pública: “en 1827 en la ciudad de Oaxaca, en este estado se había creado un centro educativo, el Instituto de Ciencias y Artes, en 1826, que desde un principio contó con una biblioteca. Ocurrió que el 27 de junio de 1827 se decretó oficialmente el carácter público de esa biblioteca, que en lo sucesivo siguió en la consideración de los habitantes como una biblioteca que admitía a todos”.6 En 1830 Zacatecas estableció la segunda biblioteca pública decimonónica, cuando el 23 de agosto algunos diputados propusieran su creación; la iniciativa recibió la aprobación del Congreso, en consideración a la necesidad de la libre circulación de la letra impresa. Esta biblioteca se fundó el 1° de diciembre de 1832. La tercera biblioteca pública del siglo XIX se creó en Toluca, en el Estado de México, cuando era gobernador Lorenzo de Zavala. Por decreto del 22 de mayo de 1827, expedido en Texcoco, se ordenó su creación. Sin embargo, fue hasta 1833 cuando se estableció formalmente y entró en funciones. 6
Ibid., p. 21
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En algunas entidades la tarea de hacer una biblioteca pública se convirtió en tremenda epopeya, como el caso de Michoacán. Como se señaló, desde 1823 hubo un intento por establecer gabinetes de lectura. En 1838 el ciudadano Juan José Pastor Morales legó 6,000 pesos y su biblioteca para la fundación de la biblioteca pública, pero nada pasó. Luego de muchos intentos, el 3 de agosto de 1874 se decreta la creación de la Biblioteca Pública del Estado, que entra en funciones el 16 de septiembre de ese año. Continuando con el siglo XIX, ocurren una serie de hechos políticos que inciden en el destino de las instituciones educativas, de las actividades culturales y, por supuesto, de las bibliotecas. Un caso muy particular es el decreto oficial en 1833 para fundar una biblioteca nacional. Las “Leyes de Reforma ordenaron la expropiación de los bienes del clero y señalaron que los libros, pinturas, antigüedades y otros bienes pertenecientes a las comunidades religiosas se aplicaran a bibliotecas, museos y otros establecimientos públicos. Al restaurarse la República, después del Imperio de Maximiliano, Benito Juárez, por decreto del 30 de noviembre de 1867, establece definitivamente la Biblioteca Nacional y Pública y le asigna como sede el templo de San Agustín. Desde sus inicios tuvo el beneficio del ‘depósito legal’, que en aquel entonces obligaba a los impresores del Distrito Federal y territorios. Las más valiosas bibliotecas novohispanas pasaron a formar los primeros acervos de la Biblioteca Nacional, que abrió sus puertas el 2 de abril de 1884. Esa Biblioteca Nacional de ayer es la de siempre, la única e irrepetible en el país, es la Biblioteca Nacional de México que desarrolla las funciones esenciales de organizar, resguardar y difundir el patrimonio bibliográfico y documental de la nación, para servicio de los mexicanos del presente y del futuro. En sus primeros tiempos, y hasta casi la primera mitad del siglo XX, la Biblioteca Nacional desempeñó un importante papel como biblioteca pública al proporcionar servicio a niños, jóvenes, estudiantes universitarios y público en general”.7 Ya en el siglo XX, al término de la segunda guerra mundial se funda en 1945 la Organización de las Naciones Unidas (ONU). En 1948 la Asamblea General publicó la Declaración Universal de los Derechos del Hombre, en cuyo artículo 19 proclama el derecho fundamental a la información. Para 1946 se constituye la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), que desde sus inicios promueve y difunde por todo el mundo la necesidad de contar con bibliotecas públicas como apoyo para la educación de los pueblos. Es importante señalar que el poeta, narrador y crítico mexicano Jaime Torres Bodet fue director general de dicho organismo, que edita el primer Manifiesto de la UNESCO sobre la biblioteca pública en 1949. En el siglo XX ocurren dos acontecimientos significativos en el ámbito bibliotecario en nuestro país: por un lado la política bibliotecaria de José Vasconcelos, el “gran soñador”, en 1921; y el Programa Nacional de Bibliotecas Públicas, iniciado en 1983. 7
Ibid, p. 23.
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1.4 La estructura de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas “La estructura orgánica cultural mexicana tiene su cabecera en Conaculta (Consejo Nacional para la Cultura y las Artes), organismo que fue creado por Decreto en 1988 como órgano administrativo de la Secretaría de Educación Pública con el fin de ejercer las atribuciones que en materia de difusión de la cultura y las artes correspondían a dicha Secretaría”.8 Según el Decreto de creación del Conaculta se considera la necesidad de crear este organismo dado que, entre otras cuestiones, se deben alentar desde el Estado “las expresiones culturales de las distintas regiones y grupos sociales del país, así como promover la más amplia difusión de los bienes artísticos y culturales entre los diversos sectores de la población mexicana, procurando siempre la preservación y enriquecimiento del patrimonio histórico y cultural de la nación”.9 En este punto es necesario comentar que las bibliotecas son un elemento fundamental para la preservación y enriquecimiento del patrimonio histórico y cultural, ya que en su objetivo de difundir la información para diversas necesidades, como se ha visto antes, debe preservar los medios en que se transmite dicha información y cuidarlos y custodiarlos, enriqueciendo así el patrimonio cultural e histórico. Igualmente, en el mencionado Decreto se habla de la importancia de las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías para la creación y difusión de la cultura; así mismo, se plantea expresamente la coordinación que realizará el Consejo sobre “las acciones de las unidades administrativas e instituciones públicas que desempeñan funciones en las materias señaladas en la fracción anterior (promoción y difusión de la cultura y las artes)”;10 estas instituciones cuentan entre ellas con las bibliotecas públicas. En el artículo 2°, fracción V, del Decreto que comentamos, se expresa también que el Conaculta se ocupará de “organizar la educación artística, bibliotecas públicas y museos, exposiciones artísticas y otros eventos de interés cultural”.11 La Red Nacional de Bibliotecas nace el 2 de agosto de 1983. En la actualidad está integrada por más de siete mil bibliotecas en todo el país, que dan servicio a más de dos mil municipios. El tamaño de esta red exige la participación y coordinación de todos los ámbitos de los gobiernos federal, estatal, municipal y delegacional e institucional, los cuales, dentro de sus respectivas jurisdicciones, deben promover el establecimiento, organización y sostenimiento de las bibliotecas públicas y los servicios culturales complementarios que a través de éstas se otorguen. 8 “Decreto por el que se crea el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes”, publicado el 7 de diciembre de 1988 y accesible en http://transparencia.conaculta.gob.mx/14/pagina_2/DECRETO.pdf 9
Idem
10
Ibid., art. III
11
Idem
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Organigrama de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas
Tanto la organización como las funciones que cada elemento de la Red Nacional tiene están asentadas en la legislación y normatividad vigente. El objetivo de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas es brindar a la sociedad mexicana servicios bibliotecarios públicos gratuitos de calidad y mayores oportunidades de acceso a la lectura con ayuda de las nuevas tecnologías de la información a través de las bibliotecas públicas del país. Para la instalación y operación de una biblioteca pública se requiere la participación de la Dirección General de Bibliotecas (DGB) del Conaculta, representando al gobierno federal, y la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas, representando al gobierno estatal, municipal y delegacional. Asimismo, planea, organiza y coordina las actividades que favorecen la integración y el funcionamiento de la Red Nacional. Le corresponde también proporcionar el acervo inicial de las bibliotecas, emitir y difundir la normatividad que rige el desempeño de las mismas y verificar su cumplimiento, además de catalogar y clasificar los materiales bibliográficos, aunque hoy algunas entidades realizan estas actividades desde sus coordinaciones estatales. Por otro lado, la DGB se encarga de brindar la asesoría y capacitación necesarias para que los bibliotecarios de la Red Nacional conozcan el funcionamiento de la biblioteca pública y los procesos internos requeridos para su buen desempeño. Por ello, creó el Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios, donde se establecen las normas que regulan la operación de las bibliotecas públicas.
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El gobierno de cada entidad ha establecido un órgano coordinador de la Red Estatal con el fin de supervisar la operación de las bibliotecas públicas. La Dirección General de Bibliotecas regula 31 redes estatales y 16 redes delegacionales integradas cada una por una Biblioteca Pública Central, algunas bibliotecas públicas regionales y varias municipales o delegacionales. Son funciones de las coordinaciones fungir como enlace entre los gobiernos federal, estatal y municipal; gestionar ante las instancias correspondientes los apoyos para la operación y desarrollo de las bibliotecas públicas; mantenerse informada sobre las condiciones generales de las bibliotecas que integran su red a fin de apoyarlas y brindarles la asesoría técnica necesaria; crear programas de trabajo y determinar las funciones de los bibliotecarios que laboran en ellas. Las Bibliotecas Públicas Centrales Estatales, además de proporcionar servicios bibliotecarios, fungen como ejemplo de biblioteca en relación con su funcionamiento, para apoyar la operación del resto de las bibliotecas en cada entidad. Las Bibliotecas Públicas Regionales se han establecido de acuerdo a las características geográficas de cada entidad y en algunos casos cumplen con funciones de apoyo a las coordinaciones y a las bibliotecas municipales. Las Bibliotecas Públicas Municipales y Delegacionales en la mayoría de los casos constituyen el punto central de la vida cultural en las comunidades, por tratarse de instituciones fundamentales para satisfacer sus necesidades de información. Este esquema de trabajo descentralizado ha propiciado una equilibrada distribución de funciones entre los tres niveles de gobierno que ha favorecido un alto grado de eficiencia en la operación de la Red Nacional, permitiendo hacer de la biblioteca pública un espacio fundamental para preservar, apoyar, promover y difundir la cultura y la identidad, además de ser un agente de cambio del desarrollo social y educativo de las personas, cumpliendo con las finalidades enfocadas a fomentar el hábito a la lectura, garantizar el acceso a la información, facilitar la expresión cultural, la autoeducación, preservar y difundir el patrimonio cultural local y nacional, así como fomentar la creatividad y el desarrollo de las nuevas tecnologías de información y comunicación.
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Módulo 2 Organización, ordenamiento y mantenimiento del acervo en la biblioteca pública
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2.1. El acervo de la biblioteca Según las “Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas” la biblioteca pública debe disponer de una amplia gama de materiales en diversos formatos y en cantidades suficientes para satisfacer las necesidades y los intereses de la comunidad. Además debe estar al corriente de los nuevos soportes y métodos para acceder a la información, los cuales deben estar disponibles independientemente del formato en que se encuentren.
2.1.1. Tipología de los materiales Los avances tecnológicos han facilitado que la información se registre en formatos no sólo impresos sino audiovisuales, fonográficos y digitales. Esto afecta de manera directa a las bibliotecas públicas, no sólo porque les obliga a estar al día de los cambios existentes y de las nuevas formas de conservación y almacenamiento de los documentos, sino también porque les abre un enorme campo de trabajo con personas que, hasta hace muy poco tiempo, no tenían cabida en el recinto de la biblioteca por diversas razones, ya fueran de índole física, sociológica, económica o psicológica. Si bien los acervos y fondos de las bibliotecas públicas se encuentran constituidos básicamente por libros, cada vez existen más materiales de distinto tipo que son imprescindibles para cubrir las necesidades informativas de los usuarios. Así, se encuentran en las bibliotecas revistas y periódicos (en formatos tradicionales o en formatos digitales: CD u On line), juegos, discos de audio y video, mapas y fotografías, audiolibros, libros digitales o e-books, bases de datos, modelos y maquetas, documentos oficiales y folletos e incluso otros materiales que forman parte de la idiosincrasia de la comunidad en la que se ubica la biblioteca y que constituyen su riqueza cultural. Estos materiales deben ser cuidados, atendidos y conservados con la misma atención y detalle que los libros para que puedan ser utilizados por los usuarios para fines de recreación, educativos o informativos. El bibliotecario, por tanto, deberá conocer las características y formas de conservación de estos documentos a fin de facilitar su acceso en las condiciones más adecuadas. Debe tomarse en cuenta, por ejemplo, la utilidad de audiolibros no sólo para personas con dificultades de visión, sino también para personas con analfabetismo. Un audiolibro podría convertir en lector y usuario de la biblioteca a alguien que, sin este material, no lo hubiera sido nunca. Por igual, otros materiales son necesarios en las bibliotecas públicas dependiendo del lugar en el que éstas se encuentren ubicadas: revistas (científicas o de entretenimiento) o suscripciones a revistas electrónicas y a periódicos, a fin de que los usuarios de la comunidad puedan obtener la información que necesitan. Dirección General de Bibliotecas
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2.2. La organización bibliográfica de la biblioteca pública Sin importar cuáles sean los soportes sobre los que se sustenta la información existente en la biblioteca, es necesario que éstos se encuentren bien organizados para su posterior recuperación por parte de los usuarios. Las tareas de organización, como ya se ha comentado, deben ser sistemáticas y metódicas a fin de facilitar la localización de los materiales. Para ello existen políticas y lineamientos nacionales e internacionales que sirven a este fin y también a otros fines de cooperación bibliotecaria, como la creación de catálogos colectivos o la elaboración colaborativa de los mismos. Aun existiendo estas normas y directrices, cada biblioteca o cada red de bibliotecas organiza su acervo según los intereses de los usuarios a los que sirve, puesto que, como ya se ha visto, este es el objetivo fundamental de la organización del acervo: la fácil y eficaz recuperación de información por parte del usuario. Así, en las bibliotecas públicas mexicanas, según se describe en el instructivo de la DGB sobre El ordenamiento y el cuidado del acervo, los materiales se organizan en colecciones básicas y adicionales, que tienen las características que se detallan en los siguientes cuadros.
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2.2.1 Colecciones básicas Colección
Descripción
General
Está formada principalmente por materiales que contienen información sobre temas específicos: filosofía, psicología, ciencias sociales, lenguas, ciencias naturales, matemáticas, tecnología, arte, literatura, historia, geografía. Estos constituyen la mayor parte del acervo de una biblioteca pública.
Materiales Libros de carácter general Novelas Poesía Teatro
Consulta
Las obras de esta colección proporcionan datos y orientación sobre un tema, un acontecimiento, una persona, una fecha, un lugar o una palabra, o bien indican al lector los materiales que habrá de consultar p ara encontrar la información que desea. Deben facilitar una consulta rápida y la recuperación de información muy concreta sobre el tema que se busca. En este apartado se ubicaría, por ejemplo, el acceso a los buscadores de Internet o a Wikipedia o enciclopedias on line.
Diccionarios Enciclopedias Atlas Almanaques Anuarios Leyes Directorios Censos Manuales Índices Bibliografías
Infantil
Esta colección contiene materiales diversos destinados principalmente a los niños de hasta doce años de edad.
Libros que contienen información sobre temas específicos, comúnmente ilustrados Libros de consulta creados especialmente para usuarios infantiles Materiales audiovisuales: CD’s,DVD’s, juegos didácticos y películas
Publicaciones En esta colección se encuentran los impresos Periódicos que se publican a intervalos regulares y por Revistas periódicas
tiempo indefinido, los cuales proporcionan Publicaciones información actualizada sobre diversos seriadas de temas. cualquier tipo Hay que señalar que esta colección, cada vez en más casos, podría desaparecer en papel y ser incorporada de forma digital o electrónica en el acervo.
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2.2.2 Colecciones adicionales Colección
Descripción
Audiovisual Está constituida por materiales no bibliográficos: diapositivas, discos, casetes, películas, mapas, carteles, globos terráqueos, modelos, juegos didácticos, discos compactos, CD’s, DVD’s, etc.
Especial
Está formada por obras raras o valiosas por su antigüedad, contenido, impresión, encuadernación, escasez, etc. También recibe este nombre la colección particular de alguna persona destacada en determinado campo de la actividad humana y que es donada a una biblioteca pública.
Estatal
Esta colección se integra con obras patrocinadas o publicadas por el gobierno del estado y que éste envía a las bibliotecas públicas.
Braille
Destinada a personas invidentes o débiles visuales, contiene libros de diversas disciplinas en texto braille, audiolibros, mapas, etc. Como ya se ha visto en otros lugares de este manual, los audiolibros pueden servir también a personas con otro tipo de problemas de acercamiento al libro como pueden ser los que adolecen de analfabetismo.
2.2.3 Control del acervo El control del acervo es uno de los objetivos de la organización bibliográfica y se orienta hacia la organización técnica y el desarrollo de colecciones, las cuales son responsabilidad del bibliotecario. El control del acervo parte de los procesos técnicos de catalogación y clasificación que son los que van a “marcar” de alguna manera a los materiales bibliográficos para hacerlos únicos y por tanto útiles al usuario que los necesite. Sin embargo no sólo por este procedimiento a priori se controla el acervo; también el bibliotecario está obligado a realizar un seguimiento sobre los materiales prestados para que vuelvan a su lugar en las fechas convenidas o sobre los materiales descatalogados por cualquier cuestión y su reposición, si ésta fuera necesaria. Una colección bien catalogada y clasificada dará como resultado un óptimo servicio al usuario, quien verá satisfechas sus necesidades informativas de manera eficaz y por tanto volverá a la biblioteca. Igualmente, una colección bien controlada supondrá que no se pierdan documentos y que se repongan de manera rápida y eficaz los que, por una u otra causa, debieron ser retirados y siguen siendo demandados por los usuarios.
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2.3 Descripción y definición de las tareas de organización bibliográfica en la biblioteca pública Las tareas de organización bibliográfica que se llevan a cabo en la biblioteca pública se conocen también bajo el nombre de “procesos técnicos” o “tratamiento documental” y se resumen en la catalogación y clasificación de documentos.
2.3.1 Clasificación Como ya se ha explicado, los materiales que conforman las colecciones de la biblioteca deben organizarse de tal modo que sean localizados con facilidad y rapidez. La clasificación por materias es uno de los métodos más adecuados para que el usuario encuentre fácilmente la información que busca, ya que puede recorrer en una misma área todas las obras que versan sobre un tema particular. Por tradición, se han desarrollado diversos sistemas de clasificación que agrupan los materiales por su contenido. Dichos sistemas facilitan la búsqueda de información y muestran la relación que guarda cada material con los que componen el resto de la colección. En el caso de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas se emplea el Sistema de Clasificación Decimal de Dewey (CDD). Esta es una herramienta de organización del conocimiento general que se revisa continuamente a fin de evitar su obsolescencia. El sistema fue concebido por Melvil Dewey en 1873 y publicado por primera vez en 1876. Este sistema de clasificación divide el conocimiento humano en diez clases principales, cada una de ellas se divide a su vez en otras diez y cada división en diez secciones más, de ahí que se denomine “decimal”. Cada una de las clases, divisiones y secciones tiene un número de tres cifras asignado, la unión de dichos números a través de un sistema de puntuación da lugar al número de clasificación y que, en muchos casos, coincide con la signatura topográfica del material que indica en qué estantería y lugar de ésta se encuentra el documento.
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Clases principales del Sistema de Clasificación Dewey
Ejemplo de las subclases del Sistema de Clasificación Dewey
El procedimiento de clasificación de materiales en la biblioteca es especialmente complejo. Por esta razón, se realiza de manera centralizada desde la Dirección General de Bibliotecas, aunque actualmente algunas coordinaciones ya realizan este proceso.
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2.3.1.1 Los elementos de la signatura topográfica La signatura topográfica es el conjunto de números y letras que se encuentran en la parte inferior del lomo del material que ha sido ya clasificado; su función es indicar el lugar que ocupa la obra en la estantería. La palabra signatura viene del latín y quiere decir “señal o código”; y topográfica, viene del griego y significa “representación de un lugar”. Por tanto, la signatura topográfica es la “señal que indica el lugar” de algo. Este lugar es único y exclusivo para cada documento, ya que no pueden existir dos o más con la misma signatura topográfica. La signatura topográfica aparece también en las tarjetas catalográficas correspondientes a cada libro, así como en el esquinero, en las hojas de remisión y en la tarjeta de préstamo. Constituye así la clave que permite localizar, mediante los distintos catálogos, cualquier libro de la biblioteca, ordenarlo en la estantería y controlarlo cuando se presta a domicilio. A continuación se listan los elementos que puede incluir la signatura topográfica: Clave de ubicación Número de clasificación Código de autor, de título, o del biografiado, también llamado Cutter Año de publicación Número de volumen Número de ejemplar (a partir del segundo)
Ejemplo 1 de la colección de CONSULTA
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Ejemplo 2 de la colección INFANTIL
Ejemplo 3 de la colección GENERAL (biografía)
Como se puede observar, no todas las signaturas topográficas tienen todos los elementos y los códigos no siempre guardan el mismo orden, por ejemplo en las biografías (ejemplo 3), se encuentra primero el código del biografiado y luego el código de autor.
2.3.2 Ordenamiento físico de los libros en la estantería Las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas cuentan con estantería abierta lo cual permite a los usuarios el libre acceso a los libros, de tal manera que puedan localizarlos con facilidad y tomar las obras que deseen. Es por este motivo que los materiales deben estar siempre ordenados en las estanterías adecuadamente, a fin de cumplir con su objetivo de proporcionar a los lectores libre y fácil acceso a la información. Cada una de las colecciones que integran el acervo de la biblioteca se coloca en secciones diferentes, ya que sirven a necesidades de información distintas. Según el instructivo “El ordenamiento y el cuidado del acervo”, editado por la Dirección General de Bibliotecas, los materiales que componen cada colección se ordenan siguiendo los criterios específicos que se detallan a continuación.
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1. Los libros de la colección general se ordenan por el número de clasificación, de menor a mayor. Inicialmente se toman en cuenta los tres números enteros, sin considerar los decimales. 2. En caso de que los números enteros sean iguales, los libros se ordenarán con base en el valor numérico de los decimales, comparando dígito por dígito hasta encontrar la diferencia. 3. Cuando el primer decimal también coincide, se compara el segundo, y si es necesario el tercero y así sucesivamente, hasta encontrar la diferencia entre los dígitos. 4. Cuando la cantidad de decimales de dos números que se comparan es diferente, los espacios en blanco se toman como si fueran ceros. 5. Cuando hay dos o más libros con el mismo número de clasificación, se ordenan de acuerdo con el código de autor, título o biografiado, en forma alfabética. 6. Si la letra del código de autor, título o biografiado coincide, el ordenamiento se hace con base en sus números, siguiendo el criterio de comparación dígito por dígito. 7. Los libros con el mismo número de clasificación y código de autor, pero que difieren en el año de publicación, se ordenan progresivamente con base en este último. En la signatura del libro correspondiente a la primera edición no aparece el año, por lo tanto debe colocarse primero. Cuando se tienen obras divididas en varios volúmenes, el ordenamiento es progresivo por número de volumen. Las obras de literatura se ordenan colocando primero los números enteros solos, después enteros con letra, enteros con decimales solos y finalmente enteros con decimales y letra; esta regla se aplica siempre y cuando coincidan los números de clasificación. Los libros de consulta y de la colección infantil se ordenan siguiendo los mismos criterios que se aplicaron a las obras de la colección general. Los libros sin proceso técnico se colocan en un estante aparte ordenados progresivamente de acuerdo con el número de control. El instructivo mencionado ofrece ejemplos concretos sobre este ordenamiento.
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2.3.3 Catalogación La catalogación es el proceso mediante el cual se describe físicamente el material existente en la biblioteca, individualizando cada uno de los documentos y distinguiéndolos del resto. Este proceso da lugar a una tarjeta impresa o a un registro digital, que se incorpora a un catálogo en la que quedan así representados cada uno de los documentos existentes en la biblioteca. La catalogación se realiza de forma normalizada, es decir, se sigue una norma internacional que determina cuáles son los puntos del documento que es necesario describir y el modo de hacerlo. Esto es así por diversos motivos: en primer lugar, para facilitar la recuperación de documentos a cualquier persona de forma uniforme; por otra parte esta uniformidad facilita los procesos colaborativos de catalogación de materiales, es decir, si una biblioteca cuenta con un documento concreto y lo tiene catalogado bastaría con que se lo comunicara a las demás y no haría falta repetir el procedimiento; así mismo el hecho de catalogar de la misma manera los documentos facilita la existencia de catálogos colectivos uniformes. Como hemos dicho, la catalogación ha de ser uniforme y normalizada, es decir, siempre debe catalogarse cada documento de la misma manera y con apego a la norma internacional, que en el caso de las bibliotecas públicas mexicanas es conocida como “Reglas de Catalogación Angloamericanas”. En ellas se establece, entre otras cuestiones, la fuente de los documentos que servirá para extraer la información que pasará a formar parte de las tarjetas catalográficas. Estas fuentes de información se encuentran en las partes formales del libro y que se describen a continuación: 1. Anteportada, falsa portada o portadilla: Primera página impresa del libro, en la que sólo se hace constar el título de la obra. 2. Portada: Contiene nombre completo del autor o autores, título, subtítulos, nombre o logotipo de la casa editora. 3. Reverso de la portada o página legal: Esta página va detrás de la portada, contiene Derechos de autor, información relativa a la edición original, fecha de publicación, Nombre y domicilio de la casa editora, Número de ISBN, y los derechos reservados o copyright. 4. Prólogo o prefacio: Es la parte en la que el autor, u otra persona, expone el tema del libro, los motivos que lo indujeron a escribirlo, etc. 5. Texto o cuerpo de la obra: Es el cuerpo escrito del libro, pueden formar parte de este cuerpo ilustraciones de diversos tipos.
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6. Bibliografía: Es la relación de fuentes documentales consultadas por el autor para la realización de su obra. 7. Glosario: Es la relación de palabras o expresiones científicas y técnicas, con sus respectivas definiciones, empleadas en la obra. 8. Índices: Es la lista del contenido del libro y la indicación del núme- rode página donde inicia cada uno de ellos. 9. Colofón: Anotación al final del libro que registra datos del impresor, fecha, lugar de la impresión y la cantidad de ejemplares impresos (tiraje). Con base en ello a continuación se menciona la fuente de donde se obtienen los datos requeridos para la catalogación:
Dato
Fuente de información
Edición
Portada Anteportada Página legal Colofón
Publicación, distribución, etc.
Portada Anteportada Colofón La publicación en si misma Anteportada
Portada Título y mención de responsabilidad Página legal
Descripción física Serie
Portada
Notas
Cualquier fuente
ISBN
Página legal
Un elemento que vale la pena describir un poco más a detalle es el ISBN12 (International Standard Book Number). Es un Número Internacional Normalizado de Libros que sirve para identificar y controlar los títulos que se publican en el mundo. Tenía 10 dígitos de longitud hasta diciembre de 2006, pero desde el 1 de enero 2007 está formado por 13 dígitos. El número se calcula mediante una fórmula matemática específica e incluye un dígito de control para validarlo. El ISBN es esencialmente un identificador de producto utilizado por los editores, distribuidores, bibliotecas y los minoristas de Internet para realizar pedidos, registros de ventas y de control de existencias. El ISBN identifica al editor, así como el título específico, la edición y formato. 12
Fuente: http://www.isbn-international.org/faqs/view/10
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Cada ISBN consta de cinco partes separadas entre sí por espacios o guiones. Tres de los cinco elementos pueden ser de longitud variable. Elemento prefijo. En la actualidad sólo puede ser 978 o 979 (siempre es de tres dígitos). Elemento de grupo de registro. Identifica el país, región geográfica o área lingüística que participan en el sistema ISBN. Este elemento puede tener entre uno y cinco dígitos de longitud. En el caso de México el elemento es el 968 o 970. Elemento del titular. Este elemento identifica al editor o sello editorial. Puede ser de hasta siete dígitos de longitud. Elemento de publicación. Identifica la edición y el formato de un título específico. Puede ser de hasta seis dígitos de longitud Dígito de control. Es siempre el último dígito que matemáticamente valida al resto del número. Se calcula utilizando un módulo de 10 pesos con el sistema alternativo de uno y tres. Es importante señalar que no todas las obras poseen ISBN por diversas razones: no lo tienen las obras publicadas antes de 1968, las que por cualquier motivo no son registradas en el sistema (aunque cada vez se da con menor frecuencia este hecho) y las que no pertenecen a algunas como libros y folletos impresos, los capítulos o secciones de una publicación, si estos están disponibles por separado, publicaciones en braille, publicaciones que el editor no va a actualizar de forma regular o continua e indefinidamente, los artículos o partes de un recurso continuo en particular (pero no el recurso continuo en su totalidad), mapas, películas educativas o instructivas, vídeos y transparencias, audiolibros en casete o CD, DVD o archivo de Internet, publicaciones electrónicas, ya sea en soporte físico o en Internet, copias digitalizadas de libros impresos monográficos, publicaciones en microforma, software educativo o instructivo, entre otros. Como ya se mencionó el proceso de catalogación y clasificación son tareas que se realizan desde la Dirección General de Bibliotecas, aunque en la actualidad algunas coordinaciones estatales realizan la catalogación y clasificación de los materiales bibliográficos de su red. Aquellos estados que no realizan sus propios procesos técnicos y que cuentan con materiales sin proceso alguno, deben auxiliarse del llenado del formato denominado MARC, en el cual se vaciarán los datos principales del material bibliográfico con el fin de enviarlo a la Dirección General de Bibliotecas y que ésta realice la catalogación y clasificación correspondiente (Anexo 1).
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2.3.4 Características de la tarjeta catalográfica y tipos de tarjeta Los datos para catalogar un documento se extraen de la página legal del libro y se registran en las tarjetas catalográficas o en registro del sistema automatizado que use la biblioteca. En cuanto a las tarjetas catalográficas impresas, tienen un tamaño estándar (7.5 x 12.5 cm) y llevan una perforación en el centro con el fin de asegurarlas en la gaveta del mueble de catálogo. Según el instructivo “Los catálogos de la biblioteca pública”, emitido por la Dirección General de Bibliotecas, dentro de la tarjeta catalográfica o del registro digital en que se describa el documento aparecen dos áreas diferenciadas: el área de descripción física y el área de descripción temática. La primera presenta los aspectos físicos de la obra: autor, título, año de edición, editorial y país donde se editó. Esta información se incorpora al registro bibliográfico de acuerdo a las normas internacionales para esta descripción (estas normas observan incluso el sistema de puntuación que ha de seguirse, el orden de los autores, la determinación del encabezamiento de la tarjeta y otros aspectos similares). La segunda, o el área temática, consiste en determinar en la tarjeta cuáles son los temas que aborda la obra, utilizando palabras clave que se extraen de unos listados que reciben el nombre de “encabezamientos de materia” y que consisten en listados de palabras controladas (es decir, el catalogador debe utilizar la palabra que aparece en el listado y no otra) que definen la materia general y secundaria de la obra que se está describiendo. Así se incluyen en los encabezamientos de materia tópicos, personas, organizaciones y otras cuestiones que no son sólo de carácter temático, a fin de delimitar de la manera más concreta posible el contenido del documento a tratar. Por ejemplo, si contamos con una obra que contiene cuestiones sobre la historia de México en el Bicentenario de la Independencia se encabezaría como MÉXICO – HISTORIA – 1810; si contamos con una obra que contiene una biografía novelada de Pedro María Anaya se encabezaría NOVELAS – BIOGRAFÍAS – PEDRO MARÍA ANAYA (1794-1847). La tarjeta catalográfica y/o registro digital incluye, además, el número de signatura topográfica que se asigna a cada documento tal y como se indica en el apartado sobre clasificación en este mismo tema. Este número de signatura topográfica será el que identifique la ubicación del libro en la estantería. De esta manera, además de los datos bibliográficos, las obras quedan representadas en el catálogo público mediante los temas que tratan; esto permite a los usuarios saber qué obras posee la biblioteca sobre un tema determinado.
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En la tarjeta catalográfica se pueden identificar varias partes, cada una de las cuales consta de uno o más elementos; ambos componentes se enlistan en el cuadro siguiente: Partes
Ejemplo (s)
Elementos
1. Signatura Clave de ubicación topográfica Número de clasificación
333.00972 B37 Código de autor, título o biografiado 1997 Año de publicación Número de volumen
2. Autor
Personal Corporativo
BASSOLS BATALLA, ÁNGEL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
3. Título
Título y subtítulo
RECURSOS NATURALES DE MÉXICO: TEORÍA, CONOCIMIENTO Y USO
4. Mención Autor de respon- Coautor Editor sabilidad
Compilador
Colaborador Traductor Ilustrador Prologuista
ÁNGEL BASSOLS BATALLA IL. POR F. SALMERON TR. ANA SYLVIA VILLEGAS PROL. PILAR GONZALBO
5. Edición
Número de edición
23A. ED
6. Pie de imprenta
Lugar de publicación Editorial Año de publicación
MÉXICO: NUESTRO TIEMPO, 1997
7. Descripción física
Paginación Volúmenes Ilustraciones
8. Serie
Nombre Número
(LOS GRANDES PROBLEMAS NACIONALES) (LA CIENCIA DESDE MÉXICO; 83)
9.Notas
Traducción Contenido Bibliografía Reimpresión Índice Apéndice
BIBLIOGRAFÍA: P 356-361 TRADUCCIÓN DE: A RELIQUIA INCLUYE BIBLIOGRAFIAS 3A. REIMP.; 1982
10. ISBN
ISBN
ISBN 968-25-0323-X
Láminas Mapas
353 P. * MAPAS. XIII, 518 P. * IL. 2 V. * LAM.
11. Registro Asientos secundarios
1. RECURSOS NATURALES - MÉXICO I. SALMERON, F., IL II. T.
12. Número Número de tarjeta de tarjeta o de registro
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Existen dos tipos de tarjetas: La tarjeta principal que se caracteriza por contener la mayoría de las partes citadas; generalmente es de autor, es decir, se inicia con el apellido del autor. En caso de que en la obra no pueda identificarse un autor específico, la tarjeta principal empezará con el título del libro, y se denominará tarjeta principal por título. Cuando el espacio de la tarjeta no es suficiente para incluir todos los elementos, se continúa en otra, denominada tarjeta de extensión. Ésta debe engraparse con la tarjeta principal que le corresponde, en el ángulo inferior izquierdo. Las tarjetas secundarias se derivan del registro que aparece en la tarjeta principal y se distinguen de ésta porque llevan anotados, arriba del asiento principal, la materia, el nombre de alguna de las personas que colaboraron con el autor en la realización de la obra, así como la abreviatura de la participación que tuvieron (COAUT., EDIT., ILUS., TR., PROL.) o el título de la obra. Las tarjetas de cada obra se agrupan en juegos que incluyen una tarjeta principal por triplicado (generalmente de autor), además de las tarjetas secundarias que marquen el registro (éstas puede ser de materia, de título o de autoría). Cada una de estas tarjetas cumplirá una función específica dentro de los catálogos de la biblioteca.
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2.3.5 Los catálogos de la biblioteca pública Los catálogos, como se ha explicado, son el registro ordenado de las obras existentes en la biblioteca y cumplen una doble función: por un lado proporcionar información descriptiva que permite identificar a los libros y, por otro, localizar su ubicación en la estantería. Existen diversos tipos de catálogos, según su utilidad y objetivo: Catálogo público. Tiene como principal función enlazar a los usuarios con el acervo y orientarlos en la búsqueda de información; permite además localizar las obras en la estantería. Catálogos de uso interno. Su función es facilitar el control y el manejo de los materiales existentes en la biblioteca. Son de uso exclusivo del personal bibliotecario. Catálogos electrónicos. Catálogos on line (OPAC’s) o en red (Prometeo V) que permiten la consulta mediante computadora por diversos puntos de acceso del registro.
2.3.5.1 El catálogo público El catálogo público es el principal recurso que guía tanto al usuario como al bibliotecario en el conocimiento de los autores, títulos y temas de las obras que existen en la biblioteca. Puede ser considerado como un puente que une al lector con las colecciones de la biblioteca, permitiendo tanto a éste como al bibliotecario una recuperación eficaz de los materiales que se conservan por medio de la búsqueda de sus autores, títulos o temáticas. El catálogo público se encuentran divididos en: Catálogo de autor, en el cual los registros se encuentran ordenados por los autores de los documentos que describen. Catálogo de título, en el cual los registros se encuentran ordenados por el título de los documentos que describen. Catálogo de materia, en el cual los registros se encuentran ordenados por la materia o temática de los documentos que describen. En el catálogo público las tarjetas se ordenan alfabéticamente por las primeras palabras o frases que aparecen en ellas. El orden básico es palabra por palabra y, dentro de cada palabra, letra por letra. Una palabra corta irá antes que una palabra larga que comience igual. Cuando dos o más asientos empiezan con la misma palabra, se ordenan con base en la que sigue.
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Todas las palabras del asiento, incluso las preposiciones, se toman en cuenta para alfabetizar. Los dígrafos “Ch” y “Ll” se alfabetizan dentro de la “C” y la “L”, respectivamente, ya sea que aparezcan al principio, en medio o al final de la palabra o el asiento.
2.3.5.2 El catálogo interno Para controlar adecuadamente los materiales de la biblioteca existen dos catálogos internos que son manejados solamente por el personal de las bibliotecas: el catálogo de adquisiciones y el catálogo topográfico. Ambos están integrados por registros en los cuales se pueden realizar anotaciones de importancia para el personal bibliotecario, por lo que deben ser ubicados en un lugar de acceso restringido para los usuarios. El catálogo de adquisiciones constituye un registro interno importante que indica, por medio del número de adquisición, el total de obras que han ingresado a la biblioteca. El número de adquisición es el número consecutivo que se asigna a cada obra que ingresa a la biblioteca y se anota con bolígrafo de tinta negra debajo de la signatura topográfica. En caso de que la obra esté formada por varios volúmenes deberá anotarse en cada uno de ellos su número de adquisición, ya que éste se asigna por unidad física y no por título. Deben evitarse las anotaciones inclusivas (por ejemplo: 412-420). Es importante que todos los números de adquisición sean desglosados debajo de la signatura topográfica; cuando el espacio de la tarjeta sea insuficiente, se puede anexar una tarjeta blanca engrapada a la tarjeta de adquisiciones. El número de adquisición que se asigna a una nueva obra es el siguiente al último otorgado. Cada ejemplar y cada volumen tendrán su propio número de adquisición. Las tarjetas del catálogo de adquisiciones se ordenan progresivamente de acuerdo con el número de adquisición. Cabe mencionar que existe un tarjetero de reserva que se integra por las tarjetas repetidas de los diferentes catálogos de la biblioteca, a excepción de las tarjetas del catálogo de adquisiciones, ya que en este catálogo sí puede haber tarjetas repetidas, pues su diferencia se basa en el número de adquisición. Este tarjetero tiene la finalidad de sustituir cualquier tarjeta que se encuentre rota, ilegible o maltratada y se ordena topográficamente, es decir, de acuerdo con su signatura topográfica. Dirección General de Bibliotecas
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El catálogo topográfico es de gran importancia para la biblioteca ya que contiene información de todos los materiales con que se cuenta, pues registra cada uno de los títulos del acervo con sus volúmenes y ejemplares. En el catálogo topográfico la anotación del número de adquisición se realiza con bolígrafo de tinta negra en el reverso de la tarjeta topográfica, y se registran con lápiz todos los cambios que sufra cualquier volumen o ejemplar: mutilación, pérdida, reparación, descarte, etc. En caso de que hayan recibido dos o más ejemplares de un título formado por varios volúmenes, se desglosan los números de adquisición correspondientes a cada uno de ellos. Deben evitarse los registros inclusivos (por ejemplo: “V. 1 a 6 – 2326 a 2331” o “Ej. 1 a 3 – 2579 a 2581”), porque si se pierde un volumen o un ejemplar se hace necesaria una complicada anotación para indicar cuál se ha perdido o descartado y cuál no. También se hace mucho más difícil la realización del inventario. Cuando se adquiere un nuevo ejemplar de un título ya registrado, sólo se anota en el reverso de la tarjeta topográfica su número de adquisición con el del ejemplar que le corresponde. El ordenamiento de las tarjetas en el catálogo topográfico corresponde al orden en que las obras se encuentran colocadas en la estantería, dentro de cada colección. Las tarjetas se ordenan de la siguiente manera: La colección general: libros con número de clasificación (000-900) La colección de consulta (000-900) La colección audiovisual (alfabéticamente CD, DVD, VD, adultos) La colección infantil: libros con número de clasificación, libros de consulta (000-900) La colección audiovisual (alfabéticamente CD, DVD, VD, niños) El catálogo topográfico tiene un valor inestimable en el funcionamiento de la biblioteca, porque constituye: a) Un apoyo para realizar el inventario del acervo de la biblioteca. b) Un registro del ordenamiento de las obras en la estantería, el cual facilita la revisión periódica de los estantes. c) Un registro completo de un título, como su número de adquisición y el número de volúmenes y ejemplares que tiene. d) Un registro de la situación actual de un título específico: volúmenes que se encuentran perdidos, descartados, en reparación, en encuadernación, etc. Para conocer más acerca de las tarjetas catalográficas y los catálogos puede consultarse el instructivo “Los catálogos de la biblioteca pública”, de la DGB.
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2.3.5.3 El catálogo electrónico Un catálogo electrónico es una interfaz gráfica que permite mostrar los registros catalográficos de los materiales con los que cuenta una biblioteca y permite la búsqueda y localización eficaz de los mismos. Este catálogo puede encontrarse en una base de datos local o en línea, mediante algún software especializado en automatización de bibliotecas. Un ejemplo de ello es el catálogo en Prometeo Vencedor, que es el sistema que provee la DGB y que utilizan las bibliotecas automatizadas de la red nacional. En él se pueden realizar búsquedas mediante el llenado de algunos campos básicos como autor, título o palabra libre. Debido a que se trata de una base de datos local, es necesario solicitar la actualización de ésta a la DGB constantemente, con el fin de tener el mayor número de títulos procesados. Asimismo, existe el OPAC (On–line Public Access Catalog), un catálogo automatizado que permite la consulta del acervo existente en la biblioteca mediante computadoras conectadas a la red. Funciona como una base de datos y permite facilitar las tareas catalográficas a través del rellenado de campos informáticos. El OPAC está dejando paso a catálogos en web, aunque aún sigue teniendo mucha importancia en el mundo bibliotecario, ya que proporciona algunas ventajas importantes que tienen que ver con la catalogación colaborativa (varias bibliotecas que poseen los mismos materiales no tienen que catalogarlos cada vez) y facilita algunas tareas de gestión al bibliotecario, permitiéndole realizar otras menos rutinarias de atención a usuarios.
2.4 Evaluación del acervo Con base en el instructivo “El descarte bibliográfico”, editado por la Dirección General de Bibliotecas, la colección bibliográfica de la biblioteca pública debe de cumplir con el objetivo de ser útil y atractiva para los usuarios de la comunidad en sus diferentes necesidades informativas, de estudio, lectura, recreación e investigación. Por ello, y para garantizar la calidad en el servicio, la colección debe evaluarse por lo menos una vez al año, de preferencia antes de la recepción de material de mantenimiento, para efecto de hacer espacio en la estantería y contar con acervo actualizado. El bibliotecario es pieza esencial de esta práctica, pues su experiencia en el servicio le ayudará a detectar las bondades y deficiencias de la colección cuando brinda el servicio de consulta, en las actividades de fomento a la lectura que realiza y en el conocimiento que tiene de los títulos y temas solicitados en el servicio de préstamo en sala y a domicilio. Otra fuente de información son las recomendaciones bibliográficas que realizan los usuarios a través del buzón de sugerencias de la biblioteca pública. Dirección General de Bibliotecas
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Aspectos importantes a tomar en cuenta en la evaluación de la colección Identificar los temas más demandados por los usuarios. Determinar las posibilidades de material documental disponible para dar respuesta completa y concreta a estas demandas. Identificar materiales de estos temas para diferentes lectores (niños, jóvenes, adultos, estudiantes, investigadores). Ubicar las obras más solicitadas, sus condiciones físicas y la actualidad de su información. Reconocer sus carencias o deficiencias temáticas. Localizar aquellos títulos que rara vez o nunca han sido solicitados, leídos o consultados. Localizar los títulos de los que se tienen varios ejemplares y su demanda no requiere copias de reserva. Considerar, en lo que concierne al reporte de libros mutilados o perdidos, los resultados obtenidos en el informe de la última confrontación de acervo-catálogos13, en lo que concierne al reporte de libros mutilados y perdidos.
Identificar claramente estos aspectos permitirá la toma de decisiones que lleven a mejorar la funcionalidad de la colección en su conjunto, e integrar un sistema en el que una obra se relaciona o complementa con otra u otras; de ahí que las acciones que se realicen en este sentido contribuirán a mantener su equilibrio y composición. Estas acciones pueden ser:
Acciones derivadas de la evaluación de la colección Descartar las obras que han dejado de cumplir su función informativa, formativa y recreativa y que puedan ser sustituidas por otras ya existentes en la biblioteca. Encuadernar o reparar los libros que se encuentran deteriorados y que son de gran demanda. Valorar las obras poco consultadas y hacer una mayor promoción de ellas. Reacomodar físicamente la colección en la estantería, con objeto de que todos los materiales sean visibles y de fácil localización para los usuarios. Solicitar a la Dirección General de Bibliotecas, a través de la coordinación estatal o delegacional, el envío de una dotación de mantenimiento que refuerce las áreas débiles detectadas de la colección, cuyos temas son constantemente requeridos por los usuarios. Reunir las recomendaciones bibliográficas de los usuarios, recabadas en el Buzón de Sugerencias,14 y enviarlas periódicamente a la Dirección de Apoyo Bibliotecológico de la Dirección General de Bibliotecas para su consideración en la integración en los acervos de las nuevas bibliotecas ya existentes.
Estos son algunos de los ejemplos de las iniciativas que pueden resultar de una evaluación detallada y responsable de la colección de una biblioteca pública, práctica que sin duda contribuirá a tener un mejor conocimiento de las necesidades informativas de los usuarios, así como de los recursos disponibles y de las carencias que se deben resolver. 13
Para mayor información consultar Confrontación acervo-catálogos. México: CONACULTA, DGB, 1993, 34 pp. (Instructivos). 14 Para mayor información consultar El Buzón de Sugerencias. México : CONACULTA, DGB, 2001, 28 pp. (Instructivos).
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Si dentro de las acciones a realizar se determina el retiro de algunas obras de la colección, entonces se iniciará el proceso de descarte bibliográfico, el cual implica una serie de preparativos, requisitos y trámites que es importante atender para desarrollar esta tarea de manera satisfactoria.
2.4.1. El descarte bibliográfico Consiste en retirar los materiales bibliográficos que por su obsolescencia, deterioro por uso o agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una función de utilidad para los usuarios de la biblioteca y que fueron detectados durante una detallada evaluación del acervo.
2.4.2 Criterios para el descarte bibliográfico Los criterios para llevar a cabo este proceso pueden ser flexibles, dependiendo de la función que cada material cumple. Los más comunes son: Destino del material Criterios de descarte Contenido obsoleto o desactualizado Material de descarte definitivo De contenido Folletos y trípticos Publicaciones periódicas sueltas
Baja o nula consulta (obras de alta Material de reubicación especialización, obras en otros idiomas, que no sean pertinentes para la biblioteca pública) Ajeno a los objetivos de la biblioteca (tesis, obras de carácter proselitista, libros antiguos, raros y valiosos, textos de uso personalizado) Mal uso (mutilados, Material de descarte definitivo Físicos y desencuadernados, estropeados) ambientales Deterioro causado por agentes naturales (papel con hongos, ácido o húmedo)
Funcionalidad en el servicio
Exceso de ejemplares Obras de gran formato
Material de reubicación
Problemas de edición (impresión deficiente, obras sin copyright) Engargolados
Material de descarte definitivo
Para realizar un descarte en la biblioteca pública se puede solicitar el apoyo de personal capacitado a la coordinación estatal o delegacional, respectivamente, o directamente a la Dirección de Apoyo Bibliotecológico de la DGB. También se puede consultar el instructivo El descarte bibliográfico. Dirección General de Bibliotecas
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2.5 Descripción y definición de la automatización La automatización de bibliotecas tiene como objetivo principal utilizar las nuevas tecnologías de información como herramienta integral que permita agilizar el flujo de trabajo y mejorar los servicios de localización de materiales en la biblioteca, aumentando su efectividad. Un sistema de automatización para bibliotecas permite realizar, entre otras cosas: el proceso técnico (catalogación y clasificación), la impresión del material necesario para realizar el proceso físico (etiquetas), control de ítems (cantidad de ejemplares, volúmenes, tomos y números de adquisición de los materiales), consulta (para usuarios y bibliotecarios), circulación (control de préstamos y usuarios), administración (obtención de datos estadísticos de las distintas actividades realizadas en el sistema). Todas estas funciones generalmente son llevadas a cabo compartiendo una base de datos única y los cambios reflejados en cada uno de los módulos del sistema se reflejan automática e inmediatamente en los demás. En la actualidad existen varios sistemas de automatización para bibliotecas, muchos de ellos se actualizan día a día dependiendo de las nuevas necesidades presentadas en los distintos tipos de biblioteca. La Dirección General de Bibliotecas, preocupada por satisfacer las necesidades específicas de las bibliotecas públicas de la Red Nacional creó, con ayuda de la Universidad de Colima, un software ex profeso llamado Prometeo Vencedor, el cual es de uso exclusivo y sin costo alguno para las bibliotecas incorporadas a la red. La automatización de una biblioteca y por ende el uso de este sistema tiene muchas ventajas, aunque hay que tomar en cuenta algunas consideraciones importantes. Entre las ventajas de la automatización con Prometeo Vencedor se encuentran: Conocer la cantidad exacta de volúmenes existentes en la biblioteca, independientemente de la cantidad de números de adquisición que se tengan asignados. Tener un control del tipo de material que se tiene en la biblioteca considerando formato, edición, etc. Evita realizar un ordenamiento continuo de los catálogos impresos y posible falta de actualización de ellos, incluso se puede prescindir de ellos. El usuario o bibliotecario puede realizar búsquedas de material desde varias opciones (autor, título o palabra libre). Es posible controlar los préstamos y adeudos de los usuarios, bloqueo de usuarios, bloqueo de material de reserva, etc., además de disminuir la cantidad de formatos necesarios para la realización del préstamo a domicilio.
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Pueden obtenerse datos estadísticos útiles para el control del personal bibliotecario, mejora de servicios y para la realización de informes. La realización de inventarios es ágil y sencilla con la ayuda del lector de código de barras. El sistema cuenta con secciones de ayuda detallada para realizar cualquier actividad en él. Dentro de las consideraciones que se deben prever se pueden mencionar: Es necesario contar con la cantidad de equipos óptima destinados al catálogo electrónico, dependiendo del tamaño de la colección, así como con los lectores de código de barras suficientes para dar un servicio ágil. El personal bibliotecario deberá estar capacitado para utilizar la computadora de forma básica y el sistema específicamente para evitar la dependencia del personal especializado y alentar o suspender los servicios. El personal encargado de la administración y mantenimiento del sistema deberá estar atento a la realización de respaldos, la corroboración de equipos en red, la indización de la base de datos, entre otras actividades, de mantenimiento, rutinarias para el buen funcionamiento del sistema e impedir la pérdida de datos. El catálogo electrónico puede ser inaccesible en algunas circunstancias a diferencia del catálogo impreso. No se cuenta aún con opción de catálogo en línea (OPAC) para el usuario. Por otro lado, cabe mencionar que la automatización de bibliotecas es una tarea que requiere cambios en la organización, planeación, capacitación, implantación, etc. Existen bibliotecas que, a pesar de no ser administradas con el software Prometeo V, han sido procesadas desde su creación de forma automatizada, es decir, cuentan con etiquetas con código de barra y ya se tiene lista la base de datos para instalarla en cuanto la biblioteca cuente con los recursos materiales necesarios para funcionar de forma automatizada. Sin embargo, la mayor parte de las bibliotecas de la Red Nacional no están automatizadas y requieren realizar el proceso. Para ello, a continuación se hará mención de los requerimientos generales para poder iniciarlo, los pasos a seguir para llevarlo a cabo y el funcionamiento, a grandes rasgos, de una biblioteca automatizada.
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2.5.1 Estado requerido de la biblioteca para su automatización Descarte previo. Se debió haber realizado el descarte y retirado de la estantería. Sin libros prestados a domicilio. Se deberá suspender el préstamo a domicilio dos semanas antes del inicio de la automatización. En caso de tratarse de bibliotecas grandes (6,000 a 50,000 vols.) se puede suspender el préstamo por áreas mientras se automatiza el acervo. Orden topográfico revisado. Se deberá integrar a estantería todo el material que se encuentre en reparación, préstamo a domicilio, etc., y que no pertenece al descarte, para luego ordenarlo topográficamente. Números de adquisición confiables. Si los números de adquisición que tiene asignado cada ejemplar son legibles, se capturarán los ejemplares en el sistema con esos números. Si los números de adquisición no son confiables (el último número es superior a la cantidad de volúmenes calculados) se recomienda foliar de nuevo la colección (se foliarán sólo los libros que se encuentran en estantería, que son los que conservará la biblioteca). Instalación eléctrica y equipos de cómputo en red. La biblioteca deberá de contar con al menos dos equipos de cómputo propios para el funcionamiento cotidiano del sistema. Durante la automatización es recomendable contar con al menos cinco para agilizar el proceso (esto depende también de la cantidad de personal disponible para realizar el proceso), por lo que si no se cuenta con ellos podrán solicitarse como préstamo a alguna otra biblioteca o a la coordinación estatal, durante el tiempo que dure la automatización. La instalación eléctrica deberá ser la adecuada para conectar los cinco equipos de cómputo y éstos a su vez deberán estar conectados en red. Personal. El personal que realizará el proceso deberá de estar asignado de tiempo completo a esta tarea. Deberá de tener conocimientos básicos de catalogación y del manejo de la computadora. Se recomiendan dos personas por cada equipo de cómputo trabajando (10 personas en total, en caso de tener los cinco equipos); una se encarga de capturar en la computadora y la otra de proporcionarle los datos del libro.
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2.5.2 Recursos materiales necesarios 2.5.2.1 Para la automatización Sistema Prometeo V (proporcionado por la Dirección General de Bibliotecas) Etiquetas AVERY modelo 5160 o 5260 (o equivalentes) Se requerirá el doble de etiquetas de la cantidad de volúmenes de la colección (dos etiquetas por libro, una de código de barras y otra de lomo) Computadoras para el proceso de automatización con las siguientes características mínimas: - PC o compatible, procesador PII de 300 mhz - 64 MB de memoria RAM - Lector de CD-ROM - Sistema operativo Microsoft Windows 98 o superior -Conectadas en red local de datos
2.5.2.2 Para el funcionamiento cotidiano del sistema Dos computadoras para el funcionamiento cotidiano del sistema asignadas permanentemente a la biblioteca (una computadora para consulta de catálogo y la otra para el control de préstamo a domicilio, que además fungirá como el servidor del sistema Prometeo). Dependiendo del tamaño de la biblioteca, su colección y afluencia de usuarios, podría ser requerida más de una computadora para consulta de catálogo y/o para préstamo a domicilio. Lector de código de barras compatible con el código 39. Dependiendo del tamaño de la biblioteca, de su colección y de la afluencia de usuarios, podría requerirse más de un lector.
2.5.3 Etapas de la automatización de una biblioteca 1. Capacitación para el proceso de captura de la base de datos de la colección, planeación y organización para llevarlo a cabo. 2. Instalación del sistema Prometeo y la base de datos. Se instalará en un equipo de cómputo el servidor de Prometeo y en los restantes los clientes de red. Se instalará la base de datos general del acervo de la DGB en el servidor. 3. Captura de los datos de la biblioteca y los analistas (bibliotecarios) en el servidor.
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4. Carga de los ejemplares de la biblioteca (con base en los conocimientos adquiridos durante la capacitación). 5. Captura de los usuarios de la biblioteca. 6. Impresión de etiquetas de código de barras y de lomo. 7. Pegado de etiquetas de código de barras y lomo. 8. Taller práctico del uso de Prometeo V. 9. Levantamiento de información en el formato MARC de los materiales que no se encontraron en la base de datos.
En caso de requerirlo, se capacitará en el levantamiento de información con formato MARC. Estos formatos MARC deberán ser enviados a la coordinación estatal, con el fin de que los materiales bibliográficos sean procesados. Una vez que la coordinación o la Dirección General de Bibliotecas procese dichos materiales y devuelva los registros de los títulos que no se encontraban en la base, enviará también un archivo para importación de los nuevos registros al sistema Prometeo V con el propósito de que puedan incorporarse los ejemplares, volúmenes y números de adquisición correspondientes.
2.5.4 Operación de una biblioteca automatizada Catálogos Se contará con una PC que disponga del catálogo electrónico de la colección para consulta de los usuarios. Se dispondrá de un archivo electrónico en Excel que fungirá como catálogo Topográfico, de Adquisición, de Título y Autor, y podrá ser impreso en el orden que se desee, en formato de listado, si es requerido (este archivo será para uso interno y el impreso servirá como respaldo en caso de que se inutilice el catálogo electrónico por falta de energía eléctrica, robo o daño del servidor). Control de préstamo a domicilio Se capturará en el sistema a 100% de los usuarios registrados en la biblioteca y se incluirá una etiqueta de código de barras en su credencial actual (que contendrá su número de cuenta codificada con barras). Para los nuevos usuarios el procedimiento de expedición de credencial de préstamo a domicilio se realizará de la manera cotidiana, sólo se tendrá
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que capturar el usuario en el sistema e imprimir una etiqueta de código de barras para pegarla en su credencial. Para efectuar un préstamo ya no se requerirá de la tarjeta de préstamo, pues el sistema llevará el control de los libros que se encuentran prestados, además de que puede emitir un reporte de aquellos que se encuentran con la fecha de devolución vencida. Préstamos en sala El control de préstamo en sala deberá de llevarse también con el apoyo del sistema. Una vez que los usuarios depositen los libros consultados en el área designada para ello (mesas o carros transportalibros), deberán de ser capturados en el sistema con la ayuda del código de barras, para luego incorporarlos en su lugar correspondiente en la estantería y, con ello, poder tener una estadística confiable, útil para la adquisición de nuevos materiales. Inventario Deberá realizarse un inventario con la ayuda del sistema, una vez por año, con el fin de detectar pérdidas y, en su caso, el levantamiento de las actas correspondientes, además de mantener la correspondencia del catálogo electrónico con lo que se encuentra en estantería. Asimismo, deberá reportarse (al Departamento de Procesos Técnicos Descentralizados) sobre el último número de adquisición asignado, para que éste sea contemplado en el proceso físico de las colecciones de mantenimiento. Libros en reserva Todos los libros que no estén disponibles para préstamo a domicilio (sala de consulta, ejemplares únicos o muy especiales) deberán de bloquearse con el fin de evitar que accidentalmente sean prestados a domicilio. Con este bloqueo el sistema impedirá que se registre el préstamo. Bloqueo de usuarios En caso de que algún usuario recurra en alguna falta y que ello implique que se le inhabilite temporalmente el préstamo a domicilio, se deberá de bloquear su número de cuenta en el sistema, con el fin de que no le sea autorizado préstamo alguno durante el tiempo que se haya determinado. Adquisición de nuevo acervo (por compra o donación) En caso de que la biblioteca reciba nuevo acervo por concepto de compra
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y/o donación, se deberá de realizar la búsqueda del título en el catálogo y en el caso de que: El título se encuentre en el catálogo: deberá de ser asignado un número de adquisición nuevo y capturado en el sistema, imprimirse y pegarse las etiquetas correspondientes e integrarse a la estantería. El título no se encuentre en el catálogo: deberá ser solicitado su proceso técnico a la Coordinación Estatal, mediante el levantamiento de información con formato MARC. Una vez que la Coordinación o la DGB envíe el archivo que contenga los títulos, deberán ser incorporados a la base de datos y realizar la asignación y captura de los nuevos números de adquisición, impresión y pegado de etiquetas para su incorporación a la estantería. Colecciones de mantenimiento Las colecciones de mantenimiento que envíe la DGB a las diferentes bibliotecas automatizadas deberán ir acompañadas de un archivo electrónico, que contenga los registros de los títulos que se envían. Una vez que se reciba el acervo en la biblioteca, los títulos deberán de ser incorporados al catálogo, asignarles y capturar sus números de adquisición Asimismo, deberán imprimirse y pegarse las etiquetas correspondientes e incorporarlos a la estantería. En caso de que la biblioteca realice adecuadamente sus reportes del último número de adquisición utilizado, al área correspondiente de la DGB, ésta podrá enviar los materiales con proceso físico automatizado (etiquetas de lomo y código de barras), tomando en cuenta el siguiente número de adquisición disponible según el reporte de la biblioteca, con lo cual sólo será necesario realizar la captura en la base de datos y omitir la impresión y pegado de etiquetas. Nota: Para solicitar la automatización de una biblioteca es necesario cumplir con el estado requerido y con los recursos materiales necesarios.
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Módulo 3 La adquisición y recepción de nuevos materiales en la biblioteca pública
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3.1 Sistemas de adquisición y recepción en las bibliotecas públicas mexicanas La Dirección General de Bibliotecas (DGB) del Conaculta, como se indicó en el Módulo 1, es el órgano encargado de enviar a las bibliotecas públicas de todo el país, independientemente de su colección inicial, libros que enriquezcan su acervo. A estos envíos se les denomina dotaciones de mantenimiento.15 Los sistemas de adquisición y recepción en las bibliotecas de estos materiales se llevan a cabo a través de las acciones emprendidas y coordinadas por la Dirección de Apoyo Bibliotecológico de la DGB. El objetivo principal de dicha dirección es, por tanto, realizar los procesos referentes a la tipificación, evaluación y selección del material documental que va a integrar o renovar los acervos de las bibliotecas públicas, así como realizar el procesamiento técnico y físico de dichos acervos. Entre las funciones más importantes de la mencionada dirección se encuentran: 1. La dotación de colecciones iniciales para las bibliotecas públicas de nueva creación. 2. El envío periódico de dotaciones de material que refuerce y enriquezca el acervo de las bibliotecas ya existentes.
3.1.1 Objetivos y funciones El objetivo principal de la adquisición y recepción de materiales en la biblioteca es la consecución de un acervo documental que satisfaga las necesidades de los usuarios a los que presta servicio. Es por esta razón por la que debe cuidarse especialmente este punto dentro de todas las operaciones que se llevan a cabo en la biblioteca pública. Una mala política de adquisición y recepción de materiales incidirá negativamente en el desarrollo de los servicios que la biblioteca preste a sus usuarios. En un mundo en el que la información es básica para el desarrollo de las actividades cotidianas es importante que el bibliotecario conozca no sólo la calidad de esta información sino también las necesidades informativas de sus usuarios a fin de ofrecer servicios adecuados y de calidad. La cantidad de información que llega actualmente al ciudadano es tan grande que, en muchos casos, éste necesita de criterios que le ayuden a discriminar tanto el tipo de información que necesita como la forma de acceso más adecuada. Esto ha contribuido a que el bibliotecario se convierta en asesor de los usuarios tanto para cuestiones de lectura recreativa como formativa o informativa, por lo que se le exige un conocimiento amplio de los materiales que llegan a la biblioteca y de sus diversas formas de adquisición. 15
Se utilizará como fuente básica para este módulo la información existente en los instructivos de la DGB titulados Dotaciones de mantenimiento, Libros sin proceso técnico y Reglamento general de los servicios bibliotecarios
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3.1.2 Sistemas de adquisición habituales En el ámbito de las bibliotecas públicas se dan diversos sistemas de adquisición que es necesario estudiar en este módulo, estos sistemas son fundamentalmente los siguientes: Envíos centralizados desde la Dirección General de Bibliotecas. Donativos. Compra directa.
3.1.2.1 Materiales enviados por la DGB Las dotaciones de mantenimiento están integradas por materiales que han sido seleccionados tomando en consideración la diversidad de condiciones educativas y culturales de la población; asimismo contienen las novedades editoriales y digitales e incorporan las colecciones bilingües necesarias para el desarrollo, promoción y protección de lenguas locales, ello con el fin de dar respuesta a las necesidades informativas inmediatas y básicas de los usuarios de las bibliotecas públicas mexicanas. Para dar cumplimiento a estas funciones y objetivos se lleva a cabo un proceso que consta de diversas acciones que las bibliotecas deben realizar en el orden que se determina a continuación: 1. Recepción de la dotación de mantenimiento: verificar que el número de colección de la dotación corresponda a la biblioteca seleccionada. 2. Separación de las tarjetas catalográficas: se ordenan las cajas por el número progresivo y se extraen las tarjetas catalográficas y la hoja de remisión de la última caja. Se ordenan los bloques de tarjetas por catálogo de autor, título, materia y topográfico. 3. Asignación de número de adquisición y volumen: se ordenan los libros de acuerdo al orden de la hoja de remisión y se asigna a cada uno de ellos el número de adquisición y, si es el caso, de volumen. 4. Asignación de número de ejemplar e intercalación de tarjetas en el catálogo topográfico: integrar las tarjetas en el catálogo topográfico considerando las anotaciones de número de ejemplar. 5. Intercalación de las tarjetas en los catálogos públicos: intercalar las tarjetas de acuerdo al orden alfabético correspondiente. 6. Incorporación de tarjetas en el catálogo de adquisiciones: incorporar las tarjetas en el catálogo después de la última tarjeta ya existente, conservando el orden progresivo.
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7. Colocación de los libros en la estantería: poner el sello de la biblioteca a cada libro y colocarlos en la estantería de acuerdo a su signatura topográfica. Las dotaciones de mantenimiento (lotes de materiales documentales que la DGB envía a su red de bibliotecas) contienen fundamentalmente: Libros procesados por la DGB con su etiqueta del lomo, su esquinero, su tarjeta de préstamo, su papeleta de devolución y los sellos en los cantos. Tarjetas catalográficas de los catálogos de autor, título, materia y topográfico, las cuales vienen unidas en tiras debido a que se generan en un proceso computarizado. Tarjetas para el catálogo de adquisiciones, cada una de las cuales se encuentra dentro de la obra correspondiente. Documento de remisión, en el que se registran todas las obras enviadas y que consta de los siguientes documentos: • Una hoja de indicaciones respecto a las copias de remisión que firmará el encargado de la biblioteca. • Una lista de todas las obras que contiene la siguiente información colocada en columnas: número de adquisición, clasificación, autor, título, número de volúmenes, número de ejemplares y número de tarjeta. En el caso de las bibliotecas automatizadas con Prometeo V las dotaciones de mantenimiento contienen: • Libros procesados por la DGB con su etiqueta del lomo, etiqueta de código de barras, esquinero, tarjeta de préstamo, papeleta de devolución y los sellos en los cantos. • Listado con (núm. de tarjeta, adq., ejemplares, volúmenes, autor, título y clasificación) el cual funge como documento de remisión para firma de recibido y servirá a la biblioteca como catálogo de adquisición.
3.1.2.2. Materiales donados En ocasiones, existen documentos que han ingresado en la biblioteca a través de donaciones realizadas por los usuarios de la institución o bien por diversas personas que por motivos distintos desean que su colección de documentos no quede en el ámbito privado (colecciones antiguas o muy valiosas, falta de espacio, interés sociológico o para la comunidad). En estos casos el bibliotecario ha de ser muy prudente a la hora de aceptar Dirección General de Bibliotecas
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un donativo puesto que se va a encontrar con una doble dificultad: Son materiales que no cuentan con proceso técnico o cuentan con uno diferente al habitualmente utilizado por la DGB. Son materiales que requieren una atención especial por tratarse, en la mayoría de los casos, de documentos valiosos y en proceso de descomposición, lo que conlleva un gasto a la hora de su conservación. Igualmente, el bibliotecario que recibe una donación debe tener en cuenta que en algunos casos se trata de materiales no tan valiosos para la comunidad como pudiera creer el donante, por lo que se debe ser prudente al aceptar este tipo de materiales. Incluso se recomienda que, en el caso de no estar seguros de la valía del mismo, se acuda a la Coordinación Estatal para solicitar un experto que tome la decisión más adecuada sobre el destino de los mismos. A continuación se ofrecen una serie de criterios orientadores en los procesos de solicitud y aceptación de donaciones de libros para las bibliotecas públicas: Estado físico. Es necesario revisar en qué condiciones se encuentra el material: si toda la donación o parte de ella está en buenas condiciones, si está contaminada por hongos, si tiene plaga, si los libros están deteriorados, desencuadernados o rotos. Este criterio es muy importante porque una colección que requiera desinfección y reparación no es conveniente, a menos que se trate de materiales singularmente valiosos. El material que no pueda restaurarse requerirá ser copiado en otro soporte para su conservación (por ejemplo, mediante su digitalización). Composición. Es preciso conocer qué es lo que se va a recibir, esto es: número de títulos y volúmenes (por ejemplo, en el caso de una colección consistente en una revista tendría un solo título pero un número elevadísimo de volúmenes), materiales relevantes por su valor bibliográfico, histórico, autoría, etc. En este caso es necesario acudir a expertos que valoren de forma adecuada la colección. Actualidad. Es importante revisar si la información contenida en el documento es reciente y está en vigor, en especial si se trata de obras científicas o tecnológicas que cuentan con un alto grado de obsolescencia. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que existen obras que no pierden valor con el tiempo o incluso lo ganan; por ejemplo documentos dedicados por sus autores, manuscritos y otras obras similares. Autor. Si el documento es de un autor importante y de prestigio, reconocido en su especialidad o especializado en la comunidad en la que se ubica la biblioteca, puede resultar de interés para los usuarios.
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Idioma. Es recomendable analizar la pertinencia de conservar materiales en idiomas diferentes al español, ya que de manera general no existe mucha demanda por parte de los usuarios para consultar este material. Sin embargo hay lugares en el país (por ejemplo la frontera norte o zonas turísticas) en las que éstos sí son útiles y por lo tanto pueden conservarse. Es importante prestar especial atención a minorías lingüísticas o étnicas que utilicen un idioma propio. Utilidad. La utilidad de los documentos recibidos es muy importante. Una donación que no va a ser aprovechada de ningún modo no debería recibirse en la biblioteca pública. Sin embargo hay ocasiones en que no se trata de materiales de utilidad diaria pero sí de materiales de interés para la comunidad (por ejemplo, en el caso de una donación que contenga materiales informativos sobre la formación de la comunidad o sobre cuestiones de interés muy especial sobre la idiosincrasia del lugar en el que la biblioteca se ubica). La utilidad de la colección debe ser valorada con cuidado y de forma personalizada. Tal vez recibamos una colección que no vaya a ser utilizada por los usuarios de modo habitual, pero que sí puede constituir un excelente material para realizar exposiciones sobre los orígenes de su comunidad, etc. Contenido. Con la finalidad de tener un control en el manejo de la selección de nuevas obras para los servicios de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas se han identificado cinco grandes áreas u “objetivos de lectura”, que son, en conjunto, el eje de desarrollo y una forma de balance temático hacia el que debe orientarse la conformación de las colecciones bibliográficas. Estos son: Apoyo al sistema educativo nacional Vinculación con el aparato productivo Mejoramiento de la calidad de vida Fortalecimiento de la identidad nacional Fomento del hábito de la lectura En resumen, es recomendable no aceptar material bibliográfico en los siguientes casos: Cuando los materiales se encuentren rayados, con firmas, sucios, páginas incompletas u hojas sueltas, así como cuando su contenido esté desactualizado o no corresponda a los objetivos de lectura antes mencionados. Tratándose de libros de texto sólo se aceptarán ediciones recientes de los mismos. La biblioteca rechazará el material cuando ya existan tres copias del mismo ejemplar en el acervo. Finalmente, la biblioteca no debe comprometerse a aceptar todos los materiales propuestos ni a incorporarlos al acervo sin una evaluación previa. En caso de que no se acepte el material ofrecido, la biblioteca lo devolverá y explicará las razones de ello. Dirección General de Bibliotecas
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3.1.2.3 Materiales comprados En ocasiones la biblioteca pública se verá obligada a adquirir materiales por medio de compra por diversos motivos, que pueden ir desde necesidades concretas de los usuarios que no pueden satisfacerse por medio de las dotaciones de mantenimiento hasta la reposición de materiales perdidos por diversas causas (sustracción, no cumplimiento de la devolución, pérdida o descuido por parte del usuario, descarte por mal estado, etc.). En este caso el bibliotecario deberá tener en cuenta si el material que se va a comprar es realmente útil a los usuarios de la biblioteca. Igual, hay que recordar que este tipo de materiales ingresarán en la biblioteca sin proceso técnico, por lo que sería necesario procesarlos después de su recepción.
3.1.3 Sistema de adquisición extraordinario (Materiales en canje) El canje interbibliotecario consiste en el intercambio de materiales que interesan a la biblioteca por diversos motivos con otras bibliotecas y/o instituciones según las políticas establecidas al respecto. El canje de publicaciones es una práctica muy útil para dar salida a materiales en buen estado y uso o en vigor que han sido descartados por distintas causas como desuso, duplicidad o falta de interés para la comunidad. Es recomendable que las bibliotecas cuenten con listados organizados en los que se recoja la información sobre estos materiales a fin de llevar a cabo buenas prácticas de canje. No debe confundirse el canje con materiales desechados por inservibles o inútiles. Debe tratarse de documentos de interés para otras instituciones que fueron adquiridos o llegaron a la biblioteca por error, donación múltiple o publicaciones muestras. El ejercicio del canje, si se lleva a cabo con prudencia, constituye uno de los procesos más importantes de adquisición de materiales y servirá para el enriquecimiento de la biblioteca. La rutina para realizar canje interbibliotecario suele consistir en la distribución de listas de documentos que se desean canjear con otras instituciones, de este modo se adquieren documentos valiosos al fondo de la biblioteca de forma económica, a la vez que se da salida a otros que no son útiles favoreciendo la satisfacción de las necesidades de usuarios de otras instituciones. Es importante mencionar que el canje se puede realizar sólo con aquellos materiales adquiridos por donación o compra.
3.2 Tratamiento de materiales sin proceso técnico El proceso técnico consiste en el análisis y ubicación de todo el material adquirido por la biblioteca para garantizar al usuario su fácil identificación
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al momento de realizar la búsqueda y recuperación de la información, para coadyuvar así al cumplimiento de los fines de la biblioteca pública de facilitar al usuario el acceso al documento de la forma más eficaz y rápida posible. Este proceso conlleva una serie de actividades que comenzaron con la selección y adquisición por los diversos medios que se han mostrado antes y que continúan con la organización de los materiales para su adecuada consulta a través de las actividades de catalogación y clasificación. Los documentos y materiales que llegan a la biblioteca por otros medios distintos a las dotaciones de mantenimiento lo hacen sin proceso técnico, es decir, sin el tratamiento documental correspondiente. El proceso que debe seguirse con estos documentos, en el caso de que se vayan a quedar en la biblioteca (es decir, no con los provenientes de préstamo interbibliotecario, que serán devueltos a su lugar de origen), se detalla a continuación.
3.2.1 Selección de libros Como ya se ha visto, por diversas razones, no todos los materiales que se reciban por medios distintos a las dotaciones de mantenimiento acabarán formando parte del fondo de la biblioteca. Por ello, se hace indispensable realizar una selección considerando los factores descritos, como: Contenido Utilidad potencial Actualidad Condiciones físicas Autoría Idioma Composición Los libros que no son útiles a la biblioteca se guardan en cajas que se pondrán a disposición de la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas (en ocasiones, estos libros pueden formar parte de las listas para canje interbibliotecario). Si después de un periodo suficiente de tiempo los libros aún permanecen en la biblioteca, se retiran para evitar que se sature el espacio y se notifica a la coordinación.
3.2.2 Búsqueda en el catálogo En relación con la búsqueda, ésta puede hacerse en el catálogo en línea disponible en la página http://dgb.conaculta.gob.mx, en donde se visualizan el total de registros que se tienen en la base. O bien, en caso de no contar con conexión a internet, puede realizarse en el catálogo impreso o electrónico de la biblioteca, aunque la cantidad de registros bibliográficos se limiten a los títulos con los que cuenta. Dirección General de Bibliotecas
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El objetivo de buscar el material es obtener los datos de la catalogación y clasificación correspondientes, para poder realizar una preparación física temporal a los materiales e incorporarlos a la colección lo antes posible. Los datos del libro sin proceso técnico que deben cotejarse con el registro bibliográfico son: autor, título, pie de imprenta, edición, serie, paginación e ISBN. Estos datos deben coincidir en su totalidad.
3.2.3 Preparación física 3.2.3.1 Materiales bibliográficos localizados en el catálogo En caso de que el material haya sido encontrado en el catálogo en línea, debe revisarse si no se cuenta ya con algún ejemplar en la biblioteca, con el fin de asignar el número de ejemplar correspondiente a este nuevo. Una vez localizados los datos del material se deben recuperar sus datos catalográficos y su signatura topográfica, para realizar su preparación física temporal e incorporarlos al acervo. Para ello se requieren los siguientes materiales: • Tres etiquetas blancas • Un esquinero • Dos tarjetas limpias • Una papeleta de devolución • Una tarjeta de préstamo • El sello de la biblioteca • Pegamento blanco • Bolígrafo de tinta negra El procedimiento es el siguiente: 1. Copiar la signatura topográfica en las tres etiquetas blancas. Se copiará el número de tarjeta y el número de ejemplar en caso de que ya haya alguno o algunos existentes en la biblioteca. Cabe mencionar que en dos de ellas se anotará también el nombre del autor y el título. La primera de ellas, la que sólo contiene la signatura y el número de tarjeta, se pegará en el lomo del libro a tres cm del borde inferior y se protege con cinta cristal o pegamento blanco sin diluir. La segunda se pegará en el esquinero, el cual a su vez debe pegarse en la parte interna de la cubierta posterior del libro. Y la tercera se pegará en la tarjeta de préstamo, la cual se incorporará en dicho esquinero.
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2. Se coloca la papeleta de devolución en la parte superior de la guarda posterior. (A las obras de consulta no se les deberá colocar tarjeta de préstamo ni papeleta de devolución, ya que no salen de la biblioteca.) 3. Se estampa el sello de la biblioteca en los tres cantos del libro, en el reverso de la portada y en la página clave (25 o 69). Si el libro tiene menos de 25 páginas se coloca en la página 5. Si el libro no tiene paginación se contarán las páginas, sin considerar la guarda y la portada. 4. Se asigna el número de adquisición al libro, consecutivo al último asignado en el Catálogo de Adquisiciones. Se anota con bolígrafo de tinta negra precedido de una A y un punto (A.) en: • La página que se encuentra enfrente del reverso de la portada • En el esquinero • En la tarjeta de préstamo 5. En caso de que la biblioteca ya cuente con un ejemplar del mismo título, se debe localizar la tarjeta correspondiente en el Catálogo Topográfico y anotar al reverso el número de adquisición y el número de ejemplar. En caso de que se trate de un título nuevo se deberá realizar una tarjeta provisional, en una de las tarjetas blancas, que contenga los datos catalográficos del libro, como: autor, título, número de edición, año de publicación, editorial e ISBN, además de su signatura topográfica, para poder incorporarlo al Catálogo Topográfico. 6. Asimismo, se deberá realizar una tarjeta provisional con el fin de incorporarla al final del Catálogo de Adquisiciones con el nuevo número de adquisición debajo de la signatura topográfica y con bolígrafo de tinta negra. 7.Se incorporan los libros a la estantería en el lugar que les corresponde topográficamente y las tarjetas a sus respectivos catálogos. Es importante que aunque ya se haya realizado esta preparación física del material, se solicite la papelería impresa correspondiente: etiquetas, juego de tarjetas y remisión, o bien el archivo para la incorporación de el o los nuevos títulos a la base de datos, en caso de las bibliotecas automatizadas, a la coordinación estatal de bibliotecas, con el fin de contar con etiquetas uniformes y con las tarjetas o registros de los distintos catálogos en el caso de los títulos que sean nuevos para la biblioteca. Para conocer a detalle este procedimiento se puede consultar el instructivo Libros sin proceso técnico, emitido por la Dirección General de Bibliotecas. Dirección General de Bibliotecas
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3.2.3.2 Materiales bibliográficos no localizados en el catálogo El instructivo indica que los materiales que no se localicen en el catálogo deben ser puestos a disposición de los usuarios de forma inmediata; para facilitar su consulta, búsqueda y control, para lo cual es necesario realizar también una preparación física mientras se solicita el proceso técnico de cada título a la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas. Estos libros contarán con un número de control, el cual será independiente al del acervo procesado. Cuando se realice el proceso técnico y se reciban las tarjetas y etiquetas solicitadas se les asignará su número de adquisición definitivo. Los materiales requeridos para realizar la preparación física de estas obras son los siguientes: • Sello de la biblioteca • Una etiqueta blanca • Esquinero • Tarjeta de préstamo • Papeleta de devolución El procedimiento es como sigue: 1. Se coloca en el documento el sello de la biblioteca en los tres cantos (delantero, superior e inferior), página clave (25 o 69, o en la 5 si tiene menos de 25 páginas) y reverso de la portada. 2. En la etiqueta blanca se anota el número de control que corresponda (a cada obra se le asigna un número progresivo) y se pega en el lomo a tres cm del borde inferior. 3. Se anotan en el centro del esquinero el nombre del autor, el título y el número de control que le corresponde. 4. En la tarjeta de préstamo se anotan, en los espacios correspondientes, el nombre del autor y el título. Se anota también el número de control en el espacio destinado al número de adquisición (cubriendo con corrector la palabra Adquisición) así como número de ejemplar, en caso de que lo hubiera. 5. Se pega la papeleta de devolución en la parte superior de la guarda posterior.
3.3 El formato MARC Para cada uno de los títulos que carecen de proceso técnico la Dirección General de Bibliotecas establece que será necesario llenar un formato específico que recibe el nombre de formato MARC (Anexo 1). Las siglas MARC responden a las palabras Machine Readable Cataloging o Catalogación Legible por Máquinas; el formato se utiliza como norma internacional para el intercambio de registros bibliográficos de forma automatizada.
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El formato MARC está muy relacionado con la tarjeta catalográfica, ya que es el modo de catalogación automatizado y consiste en realizar una ficha en la que se recopilan una serie de datos equivalentes a los que aparecen en las tarjetas del catálogo. Consta de dos partes importantes: campos fijos y campos variables. La sección denominada Etiqueta líder es para uso exclusivo de la DGB. La primera comprende la fecha de publicación, el copyright, en caso de tenerlo, el país donde fue publicada la obra, entre otros. La segunda parte del formato se compone de claves, denominadas etiquetas, que comprenden datos como nombre de la biblioteca y del responsable de la información vertida en el formato, el número de colección, el número de control asignado a la obra, su número de tarjeta, el idioma, el número de ejemplares o volúmenes de los que se compone la obra así como la información catalográfica y la clasificación del material, como título, subtitulo, edición, pie de imprenta que incluye el país de edición de la obra, editorial y año; y algunas cuestiones referentes a la descripción física de la obra, como número de páginas, cantidad de volúmenes de los que se compone la obra, etc.; se indica también la serie, entre otras notas necesarias. Cabe destacar que todos los datos se obtienen de la portada y la página legal del libro y que el procedimiento detallado del llenado del formato MARC se puede consultar en el instructivo Libros sin proceso técnico. Este formato, una vez llenado, se remitirá a la Coordinación Estatal de Bibliotecas para que se lleve a cabo la catalogación de cada título, por lo que es importante que sea cumplimentado con toda pulcritud y con el mayor número de datos posible a fin de facilitar esta tarea.
Ejemplo de formato MARC llenado
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3.4 La intervención de los usuarios en la adquisición de materiales y la canalización de las peticiones 3.4.1 Sugerencias de los usuarios o desideratas Se ha mencionado en diferentes ocasiones que la satisfacción de las necesidades informativas, formativas y de entretenimiento cultural de los usuarios es el objetivo principal de la biblioteca pública. Existen diversos sistemas para conocer las necesidades y expectativas de los usuarios en lo que se refiere a información y adquisición por parte de la biblioteca: Formatos para buzón de sugerencias o “desideratas”, en el que los usuarios puedan expresarse libremente. Fichas en las cuales los usuarios rellenan los campos correspondientes al autor, título y otros datos del documento o material que desean consultar y que no se encuentra en el fondo de la biblioteca. En bibliotecas que cuentan con acceso a Internet y/o página web se puede abrir un espacio en el que los usuarios expresen sus necesidades y expectativas de forma virtual. Para facilitar el manejo de las sugerencias, la Dirección General de Bibliotecas cuenta con un formato o impreso que es uniforme y normalizado para todas las bibliotecas públicas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y que aparece en el instructivo El buzón de sugerencias. Las formas de papelería impresa son: Sugerencias para mejorar los servicios. Comprenden opiniones respecto a la manera en que se prestan los servicios en la biblioteca: la atención al público, el horario, la distribución del espacio, los requisitos para acceder a algún servicio, la orientación proporcionada o los trámites requeridos. Sugerencias para la adquisición de libros o sugerencias bibliográficas. Son las peticiones que hace el usuario para que la biblioteca adquiera ciertos títulos de libros de un tema específico que no se encuentran entre los que ya posee. Las sugerencias bibliográficas son utilizadas en la biblioteca pública para considerar los títulos propuestos con el fin de reponer algún libro deteriorado o perdido, y en la DGB para seleccionar los libros que integran las dotaciones de mantenimiento. En la actualidad es importante tener en cuenta que los usuarios no sólo necesitan acceso a materiales impresos (es decir, libros o revistas) sino también a otro tipo de materiales digitales o virtuales por lo que deben incluirse “sugerencias para la adquisición de materiales”.
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3.4.2 Canalización de las peticiones a la coordinación estatal y a la DGB El bibliotecario deberá analizar cada una de las sugerencias para atenderlas según su prioridad y darles la mejor solución posible de acuerdo con los recursos disponibles, tomando en cuenta la normatividad establecida por la DGB y el perfil de la biblioteca pública. Una vez registradas las sugerencias, se enviarán cada mes a la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas. El procedimiento y recorrido que tendrán estas sugerencias es el siguiente: Se acompañarán de un oficio en el que se indicará el nombre y la clave de la biblioteca, el número de sugerencias que se envían y el mes al que corresponden. La Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas enviará las sugerencias bibliográficas a la DGB. En la DGB se estudiarán y analizarán los títulos solicitados y los temas que comprenden. De este análisis surgirán los criterios de selección para incorporar o no a las dotaciones de mantenimiento obras sobre los temas demandados por los usuarios.
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Módulo 4 Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios: los servicios, el personal y sus funciones, la estadística de los servicios bibliotecarios
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Como se dijo, la Ley General de Bibliotecas, en su artículo 2°, establece que “la biblioteca pública tendrá como finalidad ofrecer en forma democrática el acceso a los servicios de consulta de libros, impresos y digitales, y otros servicios culturales complementarios, como orientación e información, que permitan a la población adquirir, transmitir, acrecentar y conservar en forma libre el conocimiento en todas las ramas del saber”.16 En otras palabras, la función de la biblioteca pública, en términos prácticos, es coadyuvar en la búsqueda y recuperación de información utilizando todos los soportes a su alcance; así como poner en marcha estrategias para extender el uso de sus fondos en la comunidad en que se ubica. Además, la biblioteca pública ha de ser centro de encuentro comunitario, capaz de ejercer como agente de cambio en el entorno en que se encuentra, sirviendo como apoyo para la interrelación entre las personas, fomentando la participación ciudadana y colaborando en la mejoría de la comunidad. Si bien las bibliotecas que integran la Red Nacional de Bibliotecas Públicas son diferentes entre sí, y por tanto no cuentan con instalaciones y herramientas iguales, es indispensable que el personal bibliotecario utilice los recursos bibliográficos o tecnológicos que posean otras bibliotecas cercanas a su comunidad, con el fin de solucionar necesidades concretas de los usuarios. Algunos mecanismos para ello son la consulta del catálogo electrónico de las bibliotecas que tengan este servicio, o bien establecer comunicación con las bibliotecas aledañas para intercambiar información acerca de los acervos y recursos tecnológicos con los que cuentan, impulsando la realización de acuerdos para efectuar préstamos interbibliotecarios. De ahí la importancia de la labor del personal bibliotecario, pues se trata de vincular a las bibliotecas como un sistema y no como unidades aisladas. Lo anterior con el objetivo de sacar el mayor provecho de los recursos de la red.
4.1 Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios La biblioteca pública debe regirse por el marco jurídico específico que cada Congreso estatal genere a su favor, y deberá tomar en cuenta otras disposiciones legales afines al ámbito de su competencia, tales como leyes nacionales relacionadas con la educación, el fomento a la lectura, derechos de autor, derechos de las personas adultas mayores, personas con discapacidad, derechos lingüísticos de los pueblos indígenas, la no discriminación, así como por aquellas medidas de protección civil, transparencia, bienes nacionales, impuesto sobre la renta, el Manifiesto y Directrices de la IFLA, además de las disposiciones que se generen y le sean aplicables. Una herramienta para lograr estos objetivos es el Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios, documento que la DGB emite como instancia responsable de establecer los aspectos normativos que regulan el 16
Ley General de Bibliotecas. México: Conaculta, DGB, 2009, p. 16.
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funcionamiento de las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas. Dicho reglamento tiene, por tanto, el propósito de servir como guía sobre el marco normativo de las bibliotecas públicas para el personal al servicio de las mismas; también sirve como guía a los usuarios que conocerán a través de él cuáles son sus derechos y obligaciones respecto al uso de la biblioteca pública. Este reglamento constituye una guía para que cada biblioteca pública, en función de las directrices estatales e internacionales de las que se ha hablado, genere el suyo con el fin de establecer políticas de uso y funcionamiento acordes con sus características particulares. El Reglamento de los servicios de las bibliotecas públicas mexicanas contiene diez capítulos y uno transitorio. El contenido de los capítulos del Reglamento es el siguiente: Capítulo I. Del concepto de bibliotecas públicas. Constituido por un artículo definitorio de la biblioteca pública. Capítulo II. De las funciones. Constituido por un artículo que determina tres funciones básicas de la biblioteca pública concernientes a la conservación y difusión del acervo y a la promoción y fomento de la lectura. Capítulo III. De la autoridad. Constituido por tres artículos sobre la responsabilidad y funciones del bibliotecario y del director de la biblioteca pública. Capítulo IV. De las instalaciones. Constituido por cinco artículos que recogen las condiciones físicas del local en el que se ubica la biblioteca; también se indica la necesidad de que el edificio sea accesible a personas con capacidades diferentes. Capítulo V. Del horario y los servicios. Constituido por cuatro artículos en los que se determina el horario de los servicios y cómo éste debe ser anunciado a la comunidad. Capítulo VI. De las colecciones. Constituido por tres artículos en los que se determinan y describen los contenidos de las colecciones básicas y especiales, así como las condiciones de uso de las mismas. Capítulo VII. De los servicios. Es el más amplio y está constituido por doce artículos, en los que se determinan cada uno de los servicios que ofrece la biblioteca pública, detallando la forma en que se llevará a cabo la utilización de equipos informáticos, la obtención de credencial y el préstamo, entre otros aspectos. Capítulo VIII. Del comportamiento de los usuarios. Constituido por nueve artículos sobre las normas de comportamiento que deben seguir los usuarios de la biblioteca.
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Capítulo IX. De las sanciones. Constituido por diez artículos en los que se detallan las posibles sanciones, sus causas y motivos. Capítulo X. Tratamiento de situaciones no previstas. Constituido por un artículo en el que queda abierta la posibilidad para añadir cualquier situación no prevista en el Reglamento.
4.2 El personal de la biblioteca pública 4.2.1 Características y funciones del personal de las bibliotecas públicas El bibliotecario es la persona de la cual depende el cumplimiento de los objetivos de la biblioteca. Es por esta razón por la que se considera el más valioso de los recursos. La buena gestión de los recursos humanos de la biblioteca repercutirá en el buen desarrollo de los servicios. Por ello es importante que el personal de las bibliotecas tenga la capacidad de plantear sus inquietudes y necesidades; así como que éstas sean escuchadas, atendidas y resueltas en la medida de lo posible por las autoridades correspondientes. De la capacitación técnica, desempeño profesional, entusiasmo y formación del bibliotecario depende en gran medida la satisfacción de los objetivos de la biblioteca pública. Las actividades que el personal bibliotecario debe llevar a cabo son muy diversas y tienen que ver no sólo con el mantenimiento de la misma, sino también con las relaciones gubernamentales, administrativas y municipales necesarias a fin de que la institución tenga una buena imagen pública. En el instructivo de la DGB La biblioteca pública se detallan algunas de las actividades principales que el bibliotecario debe llevar a cabo y que se transcriben a continuación: • Atender a todas las personas que acuden a la biblioteca. No olvidemos que se trata de un trabajo frente al público, por lo que es imprescindible la cortesía y buena disposición. • Brindar ayuda personal y directa al usuario para que encuentre la información que necesita. En este sentido ya se ha hablado del servicio de referencia y de la necesidad de que el bibliotecario esté al día de las novedades existentes y de las necesidades informativas de sus usuarios. • Colocar los materiales utilizados por los usuarios de nuevo en las estanterías. Para ello se requiere orden y método con el fin de que ningún material se pierda o traspapele.
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4.3 Los servicios bibliotecarios Por tradición se conoce el proceso de tareas básicas que se realizan en una biblioteca como “cadena de operaciones documentales”. Esta cadena abarca todas las actividades que se llevan a cabo en la biblioteca desde la selección y adquisición de materiales hasta la salida o difusión de los mismos. Estas tareas se dividen en básicas, que son la adquisición, la recepción y la entrada de materiales; tareas de mantenimiento: organización y ordenación del acervo; y tareas de difusión de la información y de los documentos, que se pueden realizar de distintos modos.
4.3.1 Servicios a los usuarios Como ya se ha insistido, los servicios que proporciona la biblioteca pública tienen como objetivo final la vinculación de la comunidad con los materiales que la biblioteca guarda y conserva (principalmente libros), por tanto satisfacer las necesidades informativas así como culturales y de entretenimiento. Por ello todas las actividades de adquisición de materiales, organización de acervos y mantenimiento del acervo tienen como objetivo lo que en bibliotecología se denomina “difusión documental”; es decir, que el documento que la biblioteca custodia llegue a manos del usuario para que éste pueda extraer del mismo la información que le es útil y necesaria en un momento determinado. En el Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios se destacan los siguientes servicios que la biblioteca ofrece de forma habitual: Préstamo interno con estantería abierta Préstamo a domicilio Préstamo interbibliotecario Servicio de consulta o referencia Orientación y formación de usuarios Actividades de fomento a la lectura Estos servicios son los denominados tradicionales. De ellos los más habituales son la lectura o consulta en sala, llamado préstamo interno con estantería abierta, el préstamo a domicilio y el préstamo interbibliotecario, los cuales se describen a continuación: Préstamo interno con estantería abierta. Consiste en proporcionar a los usuarios el libre acceso a los materiales que componen las colecciones de la biblioteca y a la consulta del catálogo público. (Artículo 18 del Reglamento General de los Servicios Bibliotecarios). Préstamo a domicilio. Basados en el manual El servicio de préstamo a domicilio, el servicio “es la autorización que se otorga a los usuarios para llevar fuera de la biblioteca, de manera gratuita, los libros de su interés a
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fin de que puedan leerlos en el momento y lugar que deseen”.17 La Dirección General de Bibliotecas ha diseñado ocho formas de papelería para que sean utilizados como apoyo al procedimiento de préstamo a domicilio. Registro. Contiene los datos del usuario y del fiador. Credencial. Acredita al usuario para hacer uso del servicio de préstamo a domicilio. Tarjeta de préstamo. Se ubica en el esquinero del libro, incluye los datos básicos de la obra, el nombre del lector y la fecha de devolución. Papeleta de devolución. Indica al usuario la fecha en que deberá devolver el libro. Se encuentra pegada en la guarda posterior de la obra. Papeleta de préstamo. En ella se anota la colocación del libro, el nombre del lector y la fecha de devolución. Se conserva junto con la credencial de préstamo cuando el libro sale de la biblioteca. Solicitud de apartado. En ella el usuario anota los datos que se le solicitan cuando desea apartar un libro que se encuentra prestado. Aviso de retraso. Se envía al lector si después de dos semanas de la fecha de vencimiento del préstamo no ha devuelto el material. Notificación al fiador. Se envía al fiador del usuario cuando, a pesar de los avisos de retraso, no se haya recuperado el o los libros prestados. Así como cuatro tarjeteros con las siguientes finalidades: Tarjetero de usuarios. Para las formas de registro que ha llenado el usuario al solicitar su credencial. Tarjetero de préstamo. Para las tarjetas de los libros prestados a domicilio; su ordenamiento es por fecha de vencimiento. Tarjetero de credenciales. Para las credenciales de los usuarios. El ordenamiento es alfabético, por apellido del usuario. Tarjetero auxiliar. Para las tarjetas de préstamo de los libros y los registros de los usuarios que permiten llevar el control de préstamos vencidos, 1er y 2º aviso, obras en reparación o encuadernación, obras perdidas, registros cancelados. 17
Para mayor información consultar El servicio de préstamo a domicilio. México: CONACULTA, DGB, 2006, 59 pp. (Manuales).
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Para llevar a cabo el préstamo a domicilio se deben considerar los siguientes procedimientos:
1. Registro de usuarios a) Expedición de credencial. Una vez que el usuario leyó el Reglamento, debe llenar el Registro con sus datos y los del fiador, anexando dos fotografías, identificación vigente, comprobante de domicilio, así como una identificación y comprobante de domicilio del fiador, en original. Se verifica la documentación, se anota la vigencia del servicio, se pega la fotografía en la credencial y se cancela con el sello de la biblioteca. Se anotan los datos requeridos y se incorpora el registro en el tarjetero de usuarios. b) Renovación de credencial. Cuando la credencial haya vencido será necesario solicitar una renovación, para lo cual se solicitará al usuario una identificación de él y de su fiador (si la información básica ha cambiado se elabora un nuevo registro, de lo contrario se podrá utilizar el mismo); se asigna una nueva fecha de vencimiento. Se puede utilizar la misma fotografía o solicitar una nueva al usuario. c) Expedición de duplicados. De acuerdo con el Reglamento, en caso de que el usuario haya extraviado, mutilado o deteriorado la credencial se procederá a expedir un duplicado. Para ello se solicita una fotografía, comprobante de domicilio e identificación del usuario y del fiador; si no ha habido cambio en los datos, se continúa con el mismo Registro y se elabora la credencial.
2. Préstamo Una vez que el usuario tenga su credencial podrá hacer uso del servicio. Se presenta con el o los materiales bibliográficos (hasta tres, por una semana), la tarjeta y la papeleta de préstamo con su nombre y la colocación del libro. El bibliotecario verifica la pertenencia y vigencia de la credencial, las condiciones físicas del material, y la concordancia de los datos de los formatos con los de el o los materiales bibliográficos. El bibliotecario anota la fecha de devolución en la tarjeta de préstamo, así como en las papeletas de préstamo y de devolución, entrega el libro al usuario e incorpora la tarjeta de préstamo en el tarjetero correspondiente, la credencial y la papeleta de préstamo las une con un clip y las ordena en el tarjetero de credenciales, en orden alfabético conforme a los apellidos.
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3. Devolución El usuario se presenta con el o los materiales bibliográficos que va a regresar, el bibliotecario verifica las condiciones físicas y la fecha de vencimiento, saca la tarjeta de préstamo del tarjetero de préstamo, la credencial y la papeleta de préstamo del tarjetero de credenciales y le estampa el sello de DEVUELTO en la tarjeta de préstamo, y en las papeletas de devolución y préstamo a domicilio. Se entrega al usuario su credencial y si así lo requiere la papeleta de préstamo. Se incorpora la tarjeta de préstamo al libro y en breve se reincorpora a la estantería. Si existe un retraso en la devolución del libro se hace una amonestación verbal y se le informa de las sanciones a las que puede hacerse acreedor. En caso de un retraso de más de una semana se hace la anotación al reverso del registro. Si el usuario acumula tres retrasos durante un año, como lo establece el Reglamento, se le suspende el servicio por un año, anotando al reverso del Registro el periodo de suspensión.
4. Renovación del préstamo El usuario se presenta en el mostrador con el o los materiales bibliográficos cuyo préstamo desea renovar. El bibliotecario procede como si fuera una devolución: cancela la fecha de devolución en la tarjeta de préstamo, en las papeletas de devolución y de préstamo; después procede a realizar el procedimiento habitual de préstamo.
5. Apartado de libros prestados Cuando el usuario busca en el catálogo un libro y no lo encuentra en la estantería, acude con el bibliotecario, quien identifica la situación del mismo y en caso de estar en préstamo se le sugiere al usuario otro título. Si a pesar de ello requiere el libro en préstamo se le entrega la solicitud de apartado por duplicado para que la llene. El usuario deberá mostrar su credencial vigente. El bibliotecario asigna la fecha de validez del apartado. El usuario deberá presentarse en dicha fecha para no perder su derecho de apartado. Se anexa la solicitud de apartado a la tarjeta de préstamo en el tarjetero correspondiente. Cuando el libro es devuelto, se coloca la tarjeta de préstamo en el esquinero del libro y la Solicitud de apartado se coloca en el interior del libro, de tal forma que sobresalga, y se coloca el libro en el mostrador. El usuario que realizó el apartado debe acudir por el material dentro del periodo establecido y se procede como préstamo. En caso de no acudir, se reincorpora el libro a la estantería y se desecha la solicitud. Dirección General de Bibliotecas
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6. Recuperación de préstamos vencidos Cuando los libros no regresan a la biblioteca en la fecha señalada, se localiza al usuario y se le exhorta a cumplir con la disposición del Reglamento. Si los libros ya tienen dos semanas de retraso, se sacan las tarjetas de préstamo y el registro del usuario del tarjetero y se hace la anotación de la fecha en que se envía el primer aviso de retraso al reverso del registro. La tarjeta de préstamo se retira del tarjetero y se coloca en el tarjetero auxiliar, en la sección préstamos vencidos 1er aviso. Si el usuario responde y regresa el libro a la biblioteca se anota al reverso del registro el retraso y se procede como devolución. Si en dos semanas más no hay respuesta por parte del usuario, se envía un 2º aviso de retraso, se anota la fecha en el reverso del registro y se envía a su domicilio. Se retira la tarjeta de préstamo de la sección Préstamos vencidos 1er aviso y se envía a la sección Préstamos vencidos 2º aviso del tarjetero auxiliar. Si el usuario no responde, después de dos semanas, al segundo aviso de retraso se saca del tarjetero de usuarios el registro para elaborar y enviar la notificación al fiador, anotando la fecha de envío al reverso y se le manda y, de acuerdo con el Reglamento, se cancela el servicio al usuario. La credencial y la papeleta de préstamo se retiran del tarjetero de credenciales junto con el Registro y se envían a la sección Registros cancelados del tarjetero auxiliar. Si el usuario o el fiador responden y hacen la devolución del libro se procede como devolución. Si después de seis meses el material no es devuelto, se saca la tarjeta de préstamo del tarjetero y se coloca en la sección Obras perdidas del tarjetero auxiliar. En este caso será necesario anotar la palabra perdido al reverso de la tarjeta topográfica, enseguida del número de adquisición y notificar por medio de un oficio a la Coordinación Estatal. Préstamo interbibliotecario. Es un sistema especial de préstamo de materiales que viene a suplir la falta de autosuficiencia de la colección que se da en algunos casos en las bibliotecas públicas. Este tipo de préstamo entre bibliotecas, de cualquier tipo, debería ser una práctica habitual y esencial que enriquezca y optimice el uso de las colecciones, proporcionando mayor número de documentos a los usuarios. El préstamo interbibliotecario debe realizarse en el contexto de una política muy estricta que impida los abusos y la pérdida o destrucción y deterioro de los documentos. Este es uno de los motivos por los cuales los materiales que llegan a la biblioteca de este modo no suelen ser prestados a domicilio, ya que es la institución el destinatario final y responsable de la devolución del material en el mismo estado en que se recibió. El mecanismo del préstamo interbibliotecario es sencillo: la biblioteca recibe
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una “desiderata” de un usuario para un documento que ella no posee y comprueba en qué otras bibliotecas asociadas puede encontrarse dicho material. Cuando lo localiza se dirige a la dirección de la biblioteca asociada y solicita el préstamo. La biblioteca receptora de la petición acusa recibo y comprueba que puede prescindir de ese documento por un tiempo determinado, lo que le comunica a la biblioteca peticionaria. Una vez que ambas bibliotecas están de acuerdo en los términos del préstamo (tiempo, modo de envío, etc.), la biblioteca de préstamo envía el documento a la peticionaria y ésta facilita su acceso al usuario que lo necesitaba. Este sistema es muy útil para solucionar necesidades de información concretas y precisas; pero no tendría sentido para necesidades continuas, ya que el documento debe ser devuelto en brevedad. Las Directrices IFLA/UNESCO para las bibliotecas públicas advierten que es preciso que una política de préstamo interbibliotecario contemple los siguientes puntos: El préstamo de materiales a otras bibliotecas El tipo de materiales que cada biblioteca está dispuesta a prestar El tiempo máximo del préstamo En qué caso se solicitarán materiales a otras bibliotecas Los métodos de envío Cómo se sufragarán los costos de este servicio Qué medidas se adoptarán en caso de pérdida o deterioro de materiales Entre estos servicios tradicionales también es importante destacar todo lo referente a las cuestiones sobre fomento a la lectura como centro de acción de las bibliotecas públicas por medio del desarrollo de proyectos, programas, actividades y estrategias dirigidas a fomentar la lectura autónoma18 en todos los sectores de la población y en cualquier etapa de la vida, que promuevan esta actividad como elemento fundamental para el desarrollo integral de la comunidad. Esto, independientemente de propiciar la vinculación de la biblioteca con la educación formal mediante el desarrollo de espacios y ambientes que favorezcan la lectura como apoyo a los programas escolares y, en especial, la ayuda a los alumnos para resolver satisfactoriamente sus tareas orientándolos hacia la bibliografía más adecuada. Por supuesto, promoviendo la formación de promotores estatales de lectura que ayudarán al logro de los objetivos. En lo que concierne al servicio de consulta o referencia, cada vez cobra mayor importancia. Supone que el bibliotecario preste ayuda directa a los usuarios de forma personalizada a fin de hacer más eficaz y relevante la búsqueda de información que necesitan. Las nuevas tecnologías obligan 18 La lectura autónoma se diferencia de la lectura utilitaria porque la primera no responde sino al gusto y al interés personales. La segunda está relacionada con la escuela, los intereses profesionales, el trabajo y, en general, a las exigencias escolares y laborales.
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al bibliotecario a conocer en profundidad las estrategias de búsqueda y recuperación de información en Internet a fin de llevar a cabo con eficacia estas tareas de referencia. Para ello existe la figura del bibliotecario referencista, profesional especializado que conoce ampliamente tanto el fondo de la biblioteca como las fuentes de información en Internet para solucionar cuestiones puntuales y concretas que le plantean sus usuarios. Formación y orientación de los usuarios en el uso de la biblioteca, fuentes, servicios y recursos. Este aspecto tiene que ver con la formación de los usuarios más allá de la animación a la lectura. Los usuarios deben conocer bien cómo se organiza y qué objetivos tiene la biblioteca, de este modo pueden saber en todo momento a qué servicio acudir para cada una de sus necesidades y facilitan así el trabajo al personal bibliotecario. Así, han surgido nuevos roles que lleva a cabo el bibliotecario para difundir la información y el conocimiento que se aloja en la institución que dirige. Estas nuevas funciones, que suponen un avance importante en la calidad de los servicios y en el acercamiento del usuario a los fondos de la biblioteca son las que tienen que ver con los servicios complementarios, como: Reprografía y digitalización (reproducción de documentos). Implica facilitar el uso del documento a los usuarios de la biblioteca. En muchos casos existen documentos fuera de préstamo por diversas cuestiones y que el usuario necesita consultar en su domicilio. Facilitar la reprografía de dichos documentos es ayudar a que el usuario acceda a la información sin barreras. Por igual, la digitalización favorece en muchos casos el acceso al documento, protegiendo a éste de mal trato o del paso del tiempo (escaneado de documentos o fotografías antiguas, fotocopiado para el uso libre de la información sin que los documentos sufran daños, etc.). Por supuesto, dichas reproducciones estarán sujetas a las normas vigentes en México sobre los derechos de autor.19 Módulos de servicios digitales. Entendido como un módulo de servicios en el cual el usuario pueda satisfacer sus necesidades en el ámbito de las tecnologías de la información por medio del acceso gratuito y abierto a Internet, la recepción de cursos para aprender el uso de las tecnologías de la información y comunicación, la consulta a recursos digitales de información, la celebración de ferias electrónicas de empleo, la posibilidad de realizar trámites de gobierno, bancarios o compras en línea, entre otros. Diseminación selectiva de la información (DSI). Es una de las formas más modernas que tiene la biblioteca de llegar a sus usuarios. Para poder llevarla a cabo se requiere conocer bien a éstos y sus necesidades informativas, ya que consiste en tener preparados de antemano aquellos materiales que el usuario va a necesitar por un motivo u otro. Un ejemplo 19
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http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/decre/LFDA_23jul03.doc (consultado el 24 de junio de 2010).
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sería el del usuario investigador que necesita estar al día sobre determinada materia; la biblioteca le presentaría de forma periódica las adquisiciones o nuevas noticias sobre el tema que le interesa sin que él tenga que pedirlas. Servicios para personas con discapacidad. Estos servicios tienen como fin facilitar el acceso a la información de cualquier usuario con alguna discapacidad. Baste mencionar como ejemplo que una buena sala de colección braille permitirá a los usuarios con discapacidad visual contar con herramientas que le permitan realizar una investigación, consulta o lectura. Por igual, es importante mencionar que se debe contar con colecciones adecuadas no sólo en lo referente a contenido sino también en lo que tiene que ver con accesibilidad. Una colección de audiolibros puede ser tan útil a una persona con dificultades de visión como a una persona que no sabe leer. Servicios de extensión bibliotecaria, entendida como la tarea de atender a las personas que no pueden asistir a la biblioteca, ofreciéndoles los servicios en el lugar y momento adecuados. Bibliobús, cajas viajeras, visitas a hospitales, centros de la tercera edad, casas-hogar, centros de rehabilitación y centros de readaptación social, préstamo de libros vía telefónica o correo electrónico, entre otros. Colecciones especiales como: Fonoteca. El servicio de estación remota de la Fonoteca Nacional, mejor conocido como Fonoteca, consiste en poner a disposición de los usuarios más de 12 mil registros sonoros que están resguardados en los equipos de cómputo de la biblioteca pública y que están destinados a la prestación del servicio. Braille. La colección Braille está constituida, como su nombre lo dice, por material elaborado en ese lenguaje. El acervo se constituyó principalmente pensando en las personas ciegas y débiles visuales, pero también suele ser utilizado por educadores, familiares o personas vinculadas de una u otra manera con los discapacitados visuales. Ludoteca. La creación de espacios de recreación dentro de las bibliotecas públicas, que contribuyan al desarrollo integral de los usuarios de este tipo de recintos por medio de juegos, juguetes y dinámicas lúdicas en un ambiente especialmente preparado para ello el es propósito de la ludoteca. Sala de usos múltiples. Es el área de la biblioteca pública donde se pueden realizar actividades culturales, educativas y recreativas de diversa índole como presentaciones de libros, charlas literarias, recitales, cursos, funciones de cine, etc. Actividades culturales. Son las acciones que se desarrollan dentro de las bibliotecas públicas, tales como presentaciones de libros, exposiciones, cursos dirigidos al público, conciertos, etc. Dirección General de Bibliotecas
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4.4 Realización de operaciones internas en la biblioteca pública. La importancia de la estadística Para llevar un control adecuado de los servicios que brinda la biblioteca es necesario que el personal bibliotecario realice una serie de registros internos de datos, que le permitan conocer el funcionamiento de la biblioteca e identificar posibles problemas, a efecto de buscar alternativas de solución. Como ejemplo se puede citar, entre otros: • Realizar una mayor difusión de los servicios bibliotecarios • Incrementar el número de actividades de fomento a la lectura • Solicitar apoyos para la renovación del acervo bibliográfico Estos servicios quedan reflejados en lo que se conoce como Estadística, en la cual se unifican los datos y se envían mensualmente a la Coordinación Estatal de Bibliotecas Públicas, que hace el concentrado de toda su red y lo envía a la DGB. La hoja de estadística (Anexo 2) consta de tres secciones: en la primera se anotan los datos de identificación de la biblioteca; en la segunda, los datos estadísticos del mes; en la tercera, las observaciones que se tengan respecto a la información contenida en el formato. Los datos de identificación de la biblioteca están constituidos por: Nombre de la biblioteca, número de colección, localidad, municipio, estado y nombre del encargado, entre otros. Los datos estadísticos que se solicitan son los siguientes: Usuarios atendidos, libros utilizados dentro de la biblioteca, servicio de préstamo a domicilio, fomento a la lectura, actividades culturales, visitas guiadas, módulos de servicios digitales, fonoteca, braille, ludoteca y sala de usos múltiples. Además, el bibliotecario puede realizar observaciones respecto a esta información. Por ejemplo, aclaraciones o comentarios relacionados con los datos reunidos, dificultades que ha encontrado en el desempeño de las funciones descritas, éxitos obtenidos en la comunidad gracias a las actividades realizadas, etc., con el fin de expresar a los órganos superiores las necesidades que puedan surgir dentro de la biblioteca. Asimismo, deberá incorporar propuestas relacionadas con el uso de la colección de su biblioteca, así como títulos más consultados y títulos que nunca se consultan, a fin de buscar alternativas para el uso de los mismos. Para obtener estos datos es necesario registrar diaria y sistemáticamente todos los aspectos que se solicitan en la hoja estadística. Para ello se
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recomienda contar con una libreta adecuada y que sólo sirva a estas funciones. Se recomienda que se adquiera una libreta tamaño profesional con hojas rayadas o cuadriculadas para facilitar el trabajo. Esta libreta debe dividirse en once secciones que corresponderán a los datos solicitados en la hoja mensual. Lo más útil sería colocar una pestaña al inicio de cada sección con el rótulo correspondiente. Los datos se llenarán de la siguiente manera: Usuarios atendidos. Es el número total de personas que asistieron a la biblioteca durante el mes. Incluye a personas de todas las edades y ocupaciones. Se registran independientemente de cuál sea el servicio de la biblioteca que utilicen: lectura en sala con materiales propios, consulta, uso del acervo dentro de la biblioteca, solicitud o devolución de materiales para préstamo a domicilio, asistencia a visitas guiadas o participación en alguna actividad que organice la biblioteca. Se recomienda, para facilitar esta tarea, contar con un libro de registro en la entrada de la biblioteca en el que se anote toda persona que entre en ella, sea para el fin que sea. Se tendrá en cuenta cada visita a la biblioteca, es decir, se anotará si una persona acude dos o más veces en el día. Además, es necesario determinar las edades de los usuarios y sus condiciones con el fin de conocer el número concreto de niños, jóvenes y adultos o personas con capacidades diferentes que han utilizado de una forma u otra los servicios. Al final del día se contabiliza el número de usuarios y se anota éste en la libreta estadística diaria. Libros utilizados dentro de la biblioteca. Se trata de contabilizar el número total de volúmenes que se utilizaron en la biblioteca. La forma más adecuada de obtener este dato es solicitar a los usuarios que, una vez consultados los libros, no los regresen a las estanterías, o bien solicitarles que rellenen una ficha por cada libro consultado (esta solución es mejor ya que evita que, por ejemplo, un libro que haya sido consultado por más de un lector no sea contabilizado). Al finalizar el día se realiza un recuento sobre los libros de la colección general y de consulta, así como de la colección infantil, anotándose los datos en los apartados correspondientes de las libretas estadísticas. Servicio de préstamo a domicilio. Sobre este servicio se solicitan en la estadística dos datos: credenciales expedidas y libros prestados a domicilio. El primero se refiere al número de credenciales que se han expedido para nuevos usuarios del servicio, el segundo al número de documentos prestados a domicilio a usuarios que ya cuentan con credencial. Para obtener el número de credenciales expedidas se cuentan las formas de registro que fueron elaboradas durante el día, antes de colocarlas en el orden alfabético que les corresponde en el tarjetero de usuarios. El número de obras prestadas a domicilio se obtiene contando en el tarjetero de préstamo las tarjetas de las obras que salieron en el día. Ambos datos se anotan diario en la libreta de estadística, en el apartado correspondiente. Fomento a la lectura. Del servicio de fomento a la lectura se solicita el Dirección General de Bibliotecas
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número de actividades efectuadas con tal fin en la biblioteca y dirigidas a cualquier usuario de la misma, sea infantil, adulto o joven. Entre las actividades más habituales se cuentan: círculo de lectura, hora del cuento, talleres, tertulias, foros. Pero también pueden existir otras que tengan el mismo propósito. Además se deben de contabilizar el número de personas (diferenciando si son jóvenes, adultos y niños) que asistieron a las actividades realizadas para ellos. En la libreta de estadística se anota día con día si se efectuó alguna actividad de fomento a la lectura, el nombre de la actividad y el número de asistentes a la misma. Actividades culturales. En el registro estadístico deberá anotarse mensualmente el número de actividades culturales realizadas, así como la cantidad de asistentes. Es importante mencionar que en el área de observaciones se podrá anotar el nombre de la actividad y cualquier otro dato que se considere importante señalar. Visitas guiadas. Se solicita el número de visitas guiadas realizadas y el número total de asistentes a las mismas. Módulos de servicios digitales. Esta sección solicita datos relacionados con los usuarios atendidos, incluyendo adultos, jóvenes, niños, usuarios con capacidades diferentes, cursos realizados y asistentes. Fonoteca. En el rubro de fonoteca del registro estadístico el bibliotecario deberá anotar el número de usuarios atendidos por rango de edad (niños, jóvenes y adultos), independientemente del tiempo que dediquen a escuchar los diferentes registros sonoros. En el caso de que los usuarios participen en cursos y talleres a distancia que son impartidos por la Fonoteca Nacional, éstos deberán registrase en el rubro de cursos, especificándose cuántas personas participaron por curso. Braille. En el apartado de Braille el responsable del servicio bibliotecario deberá contabilizar el número de personas que consultan este tipo de acervo, independientemente de que se trate de personas ciegas, débiles visuales o normovisuales. También deberá registrarse el número de libros que son utilizados al mes para conocer la movilidad de la colección. Ludoteca. Es necesario que se registre el número de personas que ingresan a la misma. El dato deberá reflejar el número total de asistentes al área, es decir, si una madre acompaña a un niño pequeño y permanece en el área de ludoteca se deberán registrar dos usuarios, ya que los adultos acompañantes generalmente fungen como “facilitadores del juego”, al proporcionar los juguetes o explicar al pequeño las reglas de los juegos. También se deberá registrar cuánto material lúdico (juguetes) se utilizan al mes. Para el registro interno es muy conveniente que el encargado del área identifique los juguetes que se utilizan con mayor frecuencia para que, en
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caso de que cuente con recursos propios, compre otros de características similares. De igual forma, conocer qué material es poco utilizado le puede servir para buscar la manera de promocionarlo con el objetivo de que se estimule su uso y con ello se obtenga el mayor provecho del acervo. Sala de usos múltiples. En este apartado se deberán anotar el tipo de actividad realizada así como el número de personas participantes. Como se ha dicho antes, al finalizar cada mes debe realizarse el llenado de la Hoja de Estadística Mensual (un original y dos copias). La información que aparezca en ella debe ser clara, precisa, veraz y no presentar tachaduras ni enmendaduras. Es importante señalar que la hoja debe amparar un solo mes, por lo que no será válido si se incluyen datos fuera del periodo reportado. Las copias de la Hoja de Estadística Mensual deberán enviarse el primer día hábil del mes siguiente y se distribuirán de la siguiente forma: el original para la Coordinación Estatal de Bibliotecas Públicas, una copia para el archivo administrativo de la biblioteca y otra se hace llegar a la presidencia municipal. Estas hojas de estadística pueden realizarse y entregarse en formato electrónico, lo que facilita en gran medida el procedimiento al realizarse en un solo ejemplar y enviarse las copias deseadas vía correo electrónico. Es muy importante enfatizar que los datos que se recojan en la Hoja de Estadística deben ser reales, pues como se ha insistido el fin de conocer estos datos es mejorar el servicio y facilitar al bibliotecario los instrumentos oportunos para su buen desempeño profesional. Igualmente, se sugiere que la información reunida por la biblioteca sea difundida entre los usuarios y la comunidad a fin de motivarles a acercarse a la biblioteca. Asimismo, puede mostrarse a las autoridades municipales, con el propósito de motivarlas a brindar apoyo permanente a ésta. Para realizar esta labor de difusión de las estadísticas mensuales se pueden utilizar herramientas tales como carteles informativos, periódicos murales con las novedades bibliotecarias, visitas a instituciones en las que se entregue un ejemplar elaborado con los datos más importantes, etc. También se hace necesario involucrar a las autoridades municipales en el funcionamiento de la biblioteca a fin de estimularlas para que apoyen con continuidad las labores de ésta. Para ello nada mejor que darles a conocer los datos reales de uso y servicios que la biblioteca ha proporcionado a los usuarios. Si la biblioteca cuenta con una asociación pro biblioteca pública, es importante que también se le informe periódicamente acerca de los datos estadísticos recabados, lo cual será un medio excelente para motivar a sus miembros a continuar con sus actividades en favor de la biblioteca. La información detallada sobre este tema puede encontrarse en el instructivo La estadística de los servicios bibliotecarios. Dirección General de Bibliotecas
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Ejemplo de Hoja de Estadística Mensual cumplimentada
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Módulo 5 El servicio de referencia en la biblioteca pública
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5.1 Definición Desde mediados del siglo XX, con la proliferación de la llamada Sociedad de la Información, en toda institución bibliotecaria existe un servicio de atención inmediata al usuario que recibe el nombre de servicio de referencia; aunque también podría denominarse servicio de información bibliográfica, de consulta, de orientación, de búsquedas documentales, etc. El objetivo del servicio de referencia es lograr que todos los requerimientos de información de los usuarios de la biblioteca sean satisfechos. Es por este motivo que el bibliotecario debe conocer en profundidad las colecciones que custodia y la forma de localizar la información en los soportes que las componen. Las pautas para bibliotecas públicas de la IFLA destacan una serie de aspectos que deben considerarse en un servicio de referencia, específicamente en lo que concierne a la información precisa y eficaz que toda biblioteca debe ofrecer a sus usuarios. Algunas de estas pautas son las siguientes: Aceptar la responsabilidad de dar respuestas precisas y actualizadas de manera rápida e imparcial. Estar preparado para realizar búsquedas externas a la biblioteca cuando esto sea necesario, así como para atender consultas de usuarios de otras bibliotecas. Dar a conocer el papel informativo de la biblioteca a través de diversos medios. Instruir a los usuarios en el uso de las fuentes informativas. Proporcionar información mediante pizarrones de anuncios u otros medios similares. Compilar bibliografías o guías de lectura. Ofrecer servicios de actualización. Se podrían añadir muchos otros aspectos, sin embargo éstos parecen más que suficientes para construir una definición de servicio de referencia o consulta. Dicho lo anterior, puede decirse que el servicio de referencia o consulta es el servicio bibliotecario cuya finalidad es proporcionar ayuda directa a los usuarios que buscan información para cualquier fin, utilizando las fuentes de las diversas colecciones, así como los recursos disponibles en la comunidad y medios electrónicos. Es importante observar que, en ningún caso, se expresa que el bibliotecario sea quien deba buscar la información, sino simplemente debe proporcionar ayuda al usuario para que éste encuentre la información por sí mismo. Si bien es cierto que en determinadas circunstancias será indispensable realizar la búsqueda y proporcionarle la información ya completada al usuario, ésta no es la situación ideal ni habitual. Dirección General de Bibliotecas
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Este servicio, como se puede entender, requiere por parte del bibliotecario un conocimiento profundo de sus usuarios y de las necesidades informativas de los mismos, así como de las fuentes de información. Como se puede leer en el instructivo de la DGB sobre el servicio de consulta, este conocimiento “va más allá de la localización de los materiales, ya que implica conocerlos y saber utilizarlos para lograr un mayor aprovechamiento de los recursos informativos”.
5.1.1 La difusión de los materiales de la biblioteca pública Una de las actividades importantes del servicio de referencia es la difusión de los materiales, tarea que la biblioteca debe asumir oportunamente para evitar la subutilización de sus acervos. Captar usuarios reales y habituales dependerá de la capacidad de la biblioteca para difundir la utilidad y valor de las colecciones, facilitar su uso y generar, en torno a ellas, actividades formativas, educativas y de entretenimiento. La adecuada difusión de los materiales permitirá tanto superar el desconocimiento que gran parte de la comunidad tiene de las colecciones que integran la biblioteca pública, como optimizar los recursos informativos disponibles y establecer un lazo firme entre ésta y la comunidad a la que sirve. Las Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas proponen algunas actividades encaminadas a este objetivo: Organización de exposiciones bibliográficas o temáticas, presentaciones de libros y otros eventos culturales. Edición de publicaciones propias que informen sobre las colecciones de la biblioteca (exposiciones, guía de lecturas, novedades, citas literarias, bibliografías locales). Creación de listas y directorios de recursos, folletos informativos, etc. Organización de campañas periódicas de sensibilización (visitas a la comunidad, escuelas, asociaciones). Creación de sitios web. Organización de ferias del libro o participación en las que se organicen en la comunidad. Creación y mantenimiento de asociaciones o grupos de amigos de la biblioteca. Organización de celebraciones periódicas (día del libro, día de la biblioteca). Conmemoración de efemérides especiales. Animación y organización de concursos, talleres, jornadas. Este tipo de iniciativas fortalece, revitaliza y revalora la imagen de la biblioteca en la comunidad al tiempo que contribuye a mejorar la sensibilidad cultural de la población.
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5.1.2 Papel informativo de la biblioteca pública Una de las principales funciones de la biblioteca pública es, como ya sabemos, garantizar el acceso a la información internacional, nacional y local en los múltiples soportes y formatos en los que ésta se presenta. La biblioteca pública tiene como objetivo fungir como centro informativo desde el momento en que tiene por objetivo ofrecer colecciones y servicios de información para los usuarios. Desde la colección de consulta hasta la difusión de información de interés comunitario o local, pasando a ser la institución en la que se reúnen aquellas cuestiones relativas a la cultura de la comunidad a la que pertenece. Por otra parte, debido a los avances tecnológicos, las bibliotecas públicas han encontrado en la actual Sociedad de la Información una nueva vocación que tiene que ver con la satisfacción de necesidades informativas relacionadas con la vida cotidiana y los derechos ciudadanos, así como con el desarrollo económico y social de la comunidad; facilitando al usuario el acceso a la administración electrónica. Para atender esta demanda informativa se requiere que la biblioteca diseñe servicios de información a la comunidad que proporcionen al usuario cualquier tipo de información local cultural, turística o comunitaria que se genere en su entorno y cualquiera otra que sea de interés social, económico o cultural. El alcance o tipo de información que estos servicios ofrecen es muy amplio. Algunos ejemplos son: Servicios de información de la administración pública federal, estatal o municipal (información gubernamental, atención ciudadana, CURP, servicios públicos, publicaciones oficiales). Servicios de información útiles para el sector empresarial (la historia y directorios de empresas de la región, subvenciones, consumo). Servicios de información turística (personajes y lugares de interés turístico y cultural, museos, bibliotecas, hoteles y zonas arqueológicas). Información ciudadana (autobuses, trenes, carreteras, servicios de urgencia). Información sobre la ciudad (planos de la ciudad, estadísticas, datos meteorológicos, actividades culturales). Información sobre asociaciones.
5.1.3 Alternativas para la satisfacción de necesidades de información en la biblioteca pública El bibliotecario debe encargarse de que sus usuarios reciban puntual y eficazmente la información que necesitan. Para ello debe conocer las Dirección General de Bibliotecas
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necesidades informativas de éstos y de la comunidad en la que se encuentra y decidir la forma de difusión adecuada. La difusión documental se realiza fundamentalmente de dos maneras: por consulta directa del usuario o bien de forma selectiva y predictiva, ofreciendo a los usuarios la información que van a requerir antes de que la soliciten. En el primer caso, la consulta directa, el usuario acudiría a la biblioteca y plantearía su necesidad de información al bibliotecario, quien orientará de manera puntual y precisa sin más consecuencias. En esta forma de difusión de la información el bibliotecario no necesita otra cosa que comprender lo que le pide el usuario y ofrecerle una solución, ya sea inmediata (dándole el dato que necesita) o bien indicándole en qué lugar de la biblioteca puede resolver su necesidad informativa. En el segundo caso, la diseminación selectiva de la información, se requiere un conocimiento muy profundo de las necesidades informativas de los usuarios o de la comunidad. En este caso será el bibliotecario quien tendría la iniciativa y ofrecería de antemano a sus usuarios la información que podría requerir más tarde. Un ejemplo sería la información necesaria para realizar algún trámite administrativo concreto que surja con periodicidad (pagos de hacienda, campañas de vacunación o credencialización para elecciones, etc.). En este caso el bibliotecario se ocupará de tener la información dispuesta de antemano de tal manera que sus usuarios no tengan que solicitarla, sino que la encuentren oportunamente preparada y señalada en el periodo de tiempo en que es necesaria. Otro ejemplo de esta cuestión podría ser el del escolar que, con motivo de la llegada de la primavera, tiene que realizar un trabajo sobre cualquier aspecto relacionado con ésta; el bibliotecario podrá realizar una selección de materiales que preparará para usuario. Entre las diferentes opciones de información que se pueden ofrecer al usuario destacan, entre otras, las siguientes: Muestras bibliográficas. Listas de títulos de mayor interés en el periódico mural. Presentación de reseñas de libros y actividades por radio y televisión. Trabajo con grupos literarios y culturales de niños y adultos. Redacción de columnas en periódicos locales. Exposiciones y presentaciones. Publicación de boletines, folletos, etc. Ferias de libros.
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5.2 Los servicios de referencia como actividad principal de la biblioteca pública 5.2.1 Tipología de los servicios de referencia Tradicionalmente los servicios de referencia se han dividido en tres grupos que tienen que ver con los objetivos y funciones de las bibliotecas: información, formación y orientación. Servicios de información. Por estar relacionados con la recepción de los usuarios en la biblioteca, son servicios cuyo fin es acoger, orientar e informar. Estos servicios resolverían las necesidades informativas básicas de los usuarios y las consultas más simples. Se entenderá por tanto que es un servicio de información todo aquel que responde a preguntas de respuesta rápida, consultas bibliográficas, obtención de documentos como credenciales, etc. Servicios de formación. Son aquéllos cuyo fin es educar al usuario en la utilización de los recursos de la biblioteca y de la colección de referencia. Están directamente relacionados con la alfabetización informativa y la formación de usuarios. Servicios de orientación. Son los encaminados al asesoramiento del usuario en la elección de una fuente de información para resolver sus necesidades formativas o informativas; igualmente son los que asesoran al usuario sobre la selección de un material determinado para cualquier necesidad de recreación u ocio, por lo que requieren del bibliotecario un conocimiento profundo del acervo. Se realizan a través de actividades encaminadas a dar a conocer los documentos que llegan a la biblioteca o los fondos que ésta posee y su forma de uso. Asimismo, en estos servicios se podrían englobar las actividades que tienen el propósito de recomendar determinadas obras para distintos fines.
5.2.2 Necesidades formativas del usuario de bibliotecas públicas La formación de usuarios es una de las tareas que debe llevarse a cabo desde el servicio de referencia de la biblioteca, entre otros motivos porque el fin de toda biblioteca es la utilización de su colección, para lo cual es necesario que el usuario conozca la oferta y organización de los servicios que se encuentran disponibles en la biblioteca.
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Algunos autores han trabajado en torno a las acciones que debe llevar a cabo la biblioteca para dar a conocer a los usuarios estos servicios. Entre las acciones más comunes que se deben llevar a cabo se encuentran las siguientes:20 Emisión de folletos informativos que expliquen las cuestiones básicas en torno al uso de las colecciones. Emisión de folletos específicos por áreas que den a conocer a los usuarios los datos más importantes de cada una de las colecciones, servicios concretos y especializados, etc. Organización de visitas guiadas en las que se presente la biblioteca al usuario. Realización de cursos de formación de usuarios en los que se explique la organización de la biblioteca, así como cuestiones básicas sobre el uso de la colección y los servicios. No está de más enfatizar que cualquier actividad formativa debe realizarse y organizarse de acuerdo con las diferentes características de los usuarios, así como de sus niveles formativos y sus edades. Además, la formación de usuarios debe ofrecer información sobre el uso de servicios específicos por medio de guías de uso de los mismos, recopilación de novedades, exposiciones de obras recién adquiridas o de obras de determinado interés, actividades de fomento de la lectura como cuentacuentos, narraciones orales escénicas, librofórums, etc. No hay que olvidar, tampoco, en este sentido, las actividades de extensión bibliotecaria que, además, funcionan como vínculo entre la biblioteca y la comunidad, como las verbenas culturales y la participación en ferias del libro, por citar sólo algunas.
5.3 Formación referencista
y
características
del
bibliotecario
Si bien en la mayor parte de las bibliotecas públicas no es posible asignar a un empleado para que atienda exclusivamente el servicio de consulta, este servicio puede recaer en el encargado de la biblioteca o en un bibliotecario que cuente con conocimientos mínimos generales que le permitan orientar la búsqueda e identificar rápido los materiales útiles al usuario. El personal encargado del servicio de referencia debe tener un conocimiento amplio y exacto de las colecciones de la biblioteca, sus contenidos, su uso y las fuentes de referencia externas existentes, a fin de resolver las dudas de los usuarios de la manera más rápida y eficaz posible. Es necesario, además, que el personal referencista conozca bien las necesidades generales que tienen los usuarios y sea capaz de entender con claridad las preguntas que le formulan. 20 Merlo Vega, José Antonio. “El servicio bibliotecario de referencia”, en Anales de Documentación, núm. 3, 2000.
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Debido a la evolución de las tecnologías, el referencista debe conocer también el funcionamiento y modo de búsqueda de información en Internet. Si bien no todas las bibliotecas hoy en día cuentan con acceso a la red, en breve espacio de tiempo esta cuestión no será así, por lo que es recomendable que el bibliotecario referencista se capacite en el uso de las nuevas tecnologías y en las estrategias de búsqueda y recuperación de información, a fin no sólo de realizar esas búsquedas con éxito sino también de transmitir a sus usuarios las formas y fuentes más adecuadas para que logre sus objetivos informativos. Un buen referencista, por otra parte, debe estar capacitado para elaborar productos informativos que sean útiles a sus usuarios, como pueden ser listas de novedades, bibliografías sobre temas concretos, resúmenes de documentos así como otros métodos de información que influirán en el conocimiento diario de las necesidades informativas que le plantean. Por ello es muy necesario que sea capaz de realizar periódicamente estudios de usuarios en este sentido. De acuerdo con algunos autores las características que debe tener el referencista son los siguientes: Capacidad de comunicación con los usuarios Curiosidad Agilidad mental para cambiar el enfoque de una consulta cuando ésta no da resultados Cultura general, hábitos de lectura positivos Paciencia Creatividad Actitud positiva y de servicio
5.4 Principales materiales de referencia en la biblioteca pública A continuación se detallan y describen los materiales mínimos necesarios que deben figurar en el fondo de una biblioteca pública para ofrecer el servicio de referencia. Fundamentalmente se trata de fuentes de información y consulta que, como su propio nombre indica, están destinados a ofrecer al usuario datos e información precisa para sus investigaciones. De acuerdo con las características y recursos de la biblioteca se puede hacer uso de las siguientes fuentes de información: • Colección de consulta • Otras colecciones • Archivo vertical • Internet • Recursos externos a la biblioteca
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5.4.1 Colección de consulta Esta colección constituye el elemento básico para iniciar cualquier búsqueda de información. La colección de consulta cuenta con obras elaboradas especialmente para contestar preguntas concretas en poco tiempo (lo que se conoce como “fuentes fácticas”). Están diseñadas y redactadas de tal manera que fácil y rápido se obtiene información específica (la biografía de un personaje destacado, la fecha de un acontecimiento, las características de un sitio geográfico, etc.). La información dentro de estas obras se encuentra organizada en forma alfabética, cronológica o por temas; la mayoría cuenta con índices que facilitan su uso. No están elaboradas para leerse de principio a fin, ya que basta localizar el término o tema específico para obtener la información sin tener que leer o revisar las páginas previas o posteriores. Por sus características no se prestan a domicilio, porque en general se usan sólo durante un breve periodo. Además, son muy utilizadas en la biblioteca por lo que es indispensable tenerlas siempre en ella. Muchas de estas obras se publican en varios volúmenes; si se prestaran a domicilio se correría el riesgo del extravío o mutilación de un volumen, dañándose de esa manera la obra completa. Las obras de esta colección deben ubicarse en un lugar de fácil acceso. Es conveniente colocarlas cerca del catálogo público, que es otro elemento básico para otorgar el servicio de consulta. Las obras de la colección de consulta son las siguientes: Directorios Reglamentos Atlas Enciclopedias Almanaques Leyes Anuarios Censos Manuales Estadísticas Índices Informes Bibliografías Diccionarios Códigos
5.4.1.1 Diccionarios y enciclopedias Los diccionarios figuran entre las obras de consulta más importantes y utilizadas con mayor frecuencia. Existen diferentes tipos y la información se presenta en forma alfabética. Diccionarios idiomáticos. Contienen, en orden alfabético, las definiciones o explicaciones de todas las dicciones o vocablos de uno o más idiomas. Los diccionarios pueden resolver dudas sobre la definición de términos, ortografía, división silábica, pronunciación, uso y evaluación, sinónimos, abreviaturas, etimologías, etc. (ejemplo: Diccionario de la lengua española).
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Diccionarios biográficos. Proporcionan la información más relevante de la vida y obra de personajes destacados. Por lo general la información se ordena alfabéticamente por el apellido de las personas biografiadas (ejemplo: Diccionario biográfico de la música). Diccionarios especializados. Consignan vocablos, términos y, en ocasiones, hasta una breve descripción del área de estudio o un tema determinado como física, historia, literatura, derecho, psicología, bibliotecología, etc. (ejemplos: Diccionario de filosofía, Diccionario de psicología, Diccionario médico familiar, Diccionario de términos cinematográficos). Diccionarios enciclopédicos. Son obras que contiene información condensada sobre los más importantes ramos del saber, su ordenamiento es alfabético y constituyen un punto intermedio entre los diccionarios y las enciclopedias (ejemplo: Diccionario enciclopédico Larousse). Las enciclopedias, por su parte, son obras constituidas por varios volúmenes que reúnen información del conocimiento universal y presentan el desarrollo histórico de gran cantidad de temas. Pueden organizarse de forma alfabética o sistemática. Enciclopedias generales. Tratan temas de todas las ramas del conocimiento humano, proporcionando al usuario una descripción, explicación o exposición del tema, su historia, su situación actual y la organización del campo de estudio, así como una breve bibliografía. Su principal utilidad es la resolución de dudas generales sobre un tema y constituyen la mejor obra de consulta antes de comenzar una investigación en profundidad (ejemplos: Enciclopedia Barsa, Enciclopedia Británica, Enciclopedia Uthea, Enciclopedia temática Larousse). Enciclopedias especializadas. Cuentan con todas las características de una enciclopedia general, pero tratan sobre un área específica (ejemplos: Enciclopedia de la salud, Enciclopedia de técnicas de carpintería, Enciclopedia gran historia de México ilustrada).
5.4.1.2
Guías y directorios
Las guías y directorios son listas en orden alfabético de personas, organizaciones e instituciones de carácter general o especializado. Resuelven dudas sobre los datos de las personas o de los organismos que incluye, tales como su nombre, su dirección, su número telefónico, y en ocasiones su afiliación, sus actividades y sus objetivos (ejemplo: Directorio de bibliotecas de universidades, ¿Quién es quién en información y documentación?).
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5.4.1.3 Atlas e información geográfica Un atlas es un conjunto de láminas contenidas en un volumen y muestra de manera gráfica o ilustrada algunos hechos circunstanciales. El uso más generalizado de este término es aplicado al conjunto de mapas geográficos de países o regiones, donde aparecen sistemas montañosos, ríos, regiones agrícolas, etc., aunque también existen los que hacen referencia a otros temas como el cuerpo humano, el universo, la zoología, la historia, la botánica, etc. (ejemplos: Atlas mundial del medio ambiente, Atlas de ecología, Atlas histórico mundial, Atlas de México).
5.4.1.4 Manuales Los manuales proporcionan información básica y concisa sobre un área del conocimiento. En ellos se compendia lo esencial de una materia, tema o campo de estudio (ejemplos: Manual de enfermería, Manual de administración, Manual de matemáticas financieras, Manual de bibliotecología), y se utilizan como introducción al estudio o conocimiento de un área determinada. Existen manuales de otro tipo en los que se guía al lector en la ejecución de una tarea; contienen ilustraciones e instrucciones para realizar una tarea paso a paso (ejemplos: Manual para el mantenimiento del automóvil, Manual de primeros auxilios, Manual de corte y confección).
5.4.1.5 Anuarios, estadísticas, memorias Los anuarios son informes que resumen los sucesos más importantes de alguna institución pública o privada o de lo acontecido en el mundo o en un país. Contienen información estadística y descriptiva del desarrollo obtenido durante un año en particular (ejemplo: Anuario estadístico de los Estados Unidos Mexicanos 1997, Anuario del periódico El Mundo 2009). Las estadísticas son obras que concentran los resultados del recuento de distintos aspectos como población, recursos naturales, industriales o de cualquier otra manifestación de un estado (ejemplo: Estadística socioeconómica del estado de Aguascalientes). Los informes son obras que exponen los resultados o sucesos que se dan de un negocio, de una institución, de un país o de una actividad concreta (ejemplo: Informe de gobierno para el periodo 2007-2009, Informe de los resultados de investigación del proyecto sobre aprovechamiento del agua en la ciudad de México, Informe de la situación de las bibliotecas públicas mexicanas en 2009). Los censos son listas oficiales que contienen información numérica sobre la población, actividad económica y condiciones sociales de una localidad o país (ejemplo: Censo nacional de población y vivienda).
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Los almanaques son publicaciones anuales en las que se reportan síntesis de acontecimientos, datos y estadísticas de actualidad sobre numerosos asuntos. Contienen información acerca de los hechos y personajes que ocuparon la atención mundial en los aspectos más transcendentes de la vida cotidiana. Presentan un resumen de los logros, retos y problemas que han enfrentado las diversas ramas de la ciencia y de la tecnología. Ofrecen una panorámica de todos los países del mundo dando información sobre geografía, economía, cultura, historia, gobierno, recursos naturales, etc. Asimismo, ofrecen conocimientos generales sobre temas como medicina, astronomía, antropología, premios, deportes y cultura, entre otros, así como hechos de actualidad mundial (ejemplos: Almanaque anual 2000, Almanaque mundial 2002). Los índices, como obras independientes, son relaciones de títulos de los artículos contenidos en algunas publicaciones periódicas por lo general especializadas. Los índices se publican casi siempre por áreas o materias específicas y proporcionan los datos suficientes para identificar el artículo y su ubicación en la publicación de origen. Contienen los siguientes datos: autor, título del artículo, título de la publicación periódica, volumen, número, año y páginas en las que aparece el artículo. Para facilitar la recuperación de la información los índices se encuentran ordenados de tres formas distintas: por autor, por tema y por título. (Ejemplo: Índice de revistas de educación superior e investigación educativa, Índice de la revista del Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas).
5.4.1.6 Bibliografías Las bibliografías son recopilaciones de fuentes sobre los materiales publicados referentes a un tema determinado. Resuelven dudas sobre los libros de un autor o de un tema al proporcionar su título, lugar, editorial y año de publicación y ubicación concreta. En algunas ocasiones las bibliografías son analíticas (analizan los materiales descritos) o críticas (ofrecen una crítica de las obras que contienen); también pueden darse bibliografías que contienen un abstract o resumen de las obras que recopilan, en cuyo caso la información que proporcionan es muy útil porque permiten al usuario saber de antemano si ese material es o no el que precisa para resolver sus necesidades. Cuando las bibliografías van acompañadas de resumen reciben el nombre de “recopilaciones de abstracts” o de “revistas de resúmenes” (ejemplo: Bibliografía latinoamericana, Chemical abstracts).
5.4.1.7 Publicaciones legislativas o jurídicas Los códigos son obras que reúnen un conjunto de leyes que forman un sistema completo de disposiciones sobre alguna materia (ejemplos: Código penal, Código civil). Los reglamentos están constituidos por listas de reglas o preceptos Dirección General de Bibliotecas
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que emite la autoridad competente con el fin de regular los derechos y obligaciones de los individuos en alguna institución o sitio (ejemplos: Reglamento de los Servicios Bibliotecarios, Reglamento de policía y buen gobierno, Reglamento de tránsito). Las leyes son conjuntos de normas o acciones impuestas por una autoridad superior para el mantenimiento de la sociedad, como las políticas, civiles, penales, etc. (ejemplos: Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de Derechos de Autor).
5.4.1.8 Publicaciones oficiales (gacetas, etc.) Aunque existen diversas definiciones sobre qué se pueden considerar publicaciones oficiales, aquí vamos a aludir sólo a la definición que se maneja en México y que considera publicación oficial a los materiales publicados por el gobierno con finalidades informativas, ya sea figurando éste como autor, editor o patrocinador, en cualquier soporte y distribuido por cualquier medio de comunicación o información, incluidas bibliotecas y centros de documentación. Su objetivo es dar a conocer las acciones del gobierno. En las bibliotecas públicas la mayoría de estas obras se consiguen por donación de las diferentes dependencias de gobierno, ya sea estatales y/o municipales y en general se obtienen a través de la Coordinación Estatal de Bibliotecas Públicas. Las publicaciones de dependencias federales son distribuidas por intermediación de la Dirección General de Bibliotecas y en ocasiones de manera directa por el apoyo de las delegaciones de las mismas dependencias, ya sea a nivel regional o estatal. La mayoría de las veces están consideradas dentro del acervo especial denominado colección estatal o municipal y forman parte del acervo destinado a proporcionar el servicio de información local, ya que son fuentes de información de la historia y desarrollo de un país en todos sus aspectos, como por ejemplo: datos estadísticos, recursos naturales, finanzas, tratados internacionales, etc.
5.4.2 Tecnologías de la información como material de referencia. Internet y su contenido como referencial Aunque Internet en sí puede ser considerado dentro de los materiales de referencia, se ha preferido darle capítulo aparte por la importancia que está cobrando en la actualidad su uso en sustitución de las fuentes de información tradicionales. Se debe principalmente a la inmediatez y facilidad de uso que proporciona, así como a la aparición de enciclopedias universales y generales o buscadores y directorios que facilitan al usuario en pocos minutos toda la información sobre un tema. Es necesario, no obstante, explicar en este punto que Internet no es fuente de referencia única e infalible. Por ello, es indispensable educar a los
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usuarios en su uso como fuente de información, ya que una buena utilización de la red para resolver problemas informativos parte de la adquisición de criterios que permitan conocer qué es válido y qué no es válido en Internet. En este punto el bibliotecario referencista juega un papel muy importante por ser quien ha de guiar a sus usuarios en el uso eficaz de esta herramienta de trabajo y fuente de información. Internet facilita a los usuarios no sólo información sino también la posibilidad de realizar gestiones administrativas a través de los sitios web de la comunidad en la que se ubiquen. Hoy en día es posible realizar gestiones sin moverse de casa, simplemente ingresando en los sitios virtuales de los organismos con los que se quiere operar. En este sentido son muchos los casos en los que la administración pública ha puesto en marcha servicios virtuales, es decir servicios que implican una interacción entre el usuario y la biblioteca a través de la tecnología y sin embargo no son utilizados por los usuarios por diversos motivos: inseguridad, miedo, desconfianza, desconocimiento o falta de formación tecnológica. La biblioteca tiene aquí un campo abierto muy importante en lo referente a formación de usuarios que, además, debe aprovechar para interactuar con la comunidad. Un ejemplo de ello podría ser la propuesta de un curso formativo/informativo en colaboración entre la administración pública y la biblioteca para formar a los miembros de la comunidad en el uso de la e-administración. Otras propuestas en torno al uso de Internet que podrían llevarse a cabo desde el servicio de referencia serían cursos básicos de búsqueda y recuperación de información, de uso de las bases de datos, de explotación de buscadores, etc.
5.5 Alfabetización informacional servicio de referencia
como
parte
del
En lo que respecta a la alfabetización informacional, también debe partir del servicio de referencia. Esta alfabetización no es otra cosa que la formación de usuarios en el uso de la información, en este caso nos referiremos sobre todo al uso de las tecnologías para que logren extraer de ellas la información de la manera más eficaz posible. Requiere un conocimiento profundo del usuario por parte del bibliotecario y tiene como principal objetivo lograr la autonomía del usuario para resolver sus necesidades informativas. De acuerdo con las “Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas de la IFLA”, la biblioteca pública deberá organizar de manera regular para el conjunto de los ciudadanos, con especial incidencia en los sectores menos favorecidos, actividades de formación en el uso de la información y de las tecnologías. Estas actividades formativas se resumen en las siguientes: Formación en el uso de la información por medio de visitas guiadas y sesiones de aprendizaje que aborden aspectos como la consulta Dirección General de Bibliotecas
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de los catálogos, la formación en consulta de documentos digitales y bases de datos, búsquedas informativas sobre temas concretos y generales, etc. Formación en el uso de las nuevas tecnologías según los recursos y características de cada biblioteca. Esta formación podrá llevarse a cabo por medio de la organización de cursos o sesiones que ayuden a los usuarios a adquirir buenas prácticas en el uso de las tecnologías de la información. Para que esta formación sea eficaz y cumpla su objetivo es necesario, por un lado, que se analicen las necesidades informativas de los usuarios a fin de conocerlas y reconocerlas en profundidad (para esto se cuenta también con las estadísticas de las que se ha tratado ya). Por otro lado, es necesario que se realice una planificación de actividades a fin de que los proyectos de formación sean de calidad y resulten útiles y ágiles. Esta planificación debe comprender las distintas tareas formativas que la biblioteca ofrecerá a los usuarios según su edad, condición sociocultural o necesidades. Actualmente existen diversos manuales sobre ALFIN o alfabetización informativa, aplicables a distintos tipos de bibliotecas (públicas, privadas, universitarias, escolares, digitales, etc.). Para obtener más información respecto a este servicio puede consultarse el instructivo El servicio de consulta.
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Módulo 6 Búsqueda y recuperación de información en Internet
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La incorporación de las tecnologías en todos los ámbitos de la llamada Sociedad de la Información obliga a las bibliotecas públicas a realizar esfuerzos extraordinarios para incrementar la oferta de servicios relacionados con el ofrecimiento de herramientas tecnológicas y disposición de recursos digitales. El beneficio de las bibliotecas públicas puede desarrollarse sensiblemente en la medida en que los servicios digitales en las bibliotecas avancen. Hoy en día muchos niños, jóvenes, amas de casa, adultos mayores y trabajadores que acuden a la biblioteca pública son plenamente conscientes de los beneficios que brinda el acceso a las tecnologías de la información y la comunicación. El reto ahora es motivar la creación de nuevos servicios que permitan evolucionar a las bibliotecas públicas y satisfacer las necesidades de los usuarios. Ya sea en libro impreso o materiales digitales, todo un nuevo universo les espera. La llamada brecha digital no sólo se resuelve con la distribución de computadoras, sino con el desarrollo de capacidades intelectuales que permitan la solución de problemas específicos. Esto ocurre cuando los habitantes de las comunidades son capaces de encontrarles a las tecnologías un sentido práctico que les permita además mejorar sus condiciones de vida. Nunca antes como ahora la tecnología había modificado de manera determinante la vida de todas las personas ni había ofrecido un medio para acercarse al conocimiento, que hoy es cada vez más accesible y plural. En este contexto, se corre el riesgo de perder el sentido y la perspectiva de las cosas y convertir los medios en fines al desplazar momentáneamente a las personas como ejes centrales del cambio para volverlas un elemento más del proceso de modernización. Uno de los beneficios evidentes de la incorporación de estos recursos a la biblioteca ha sido la diversificación de los servicios, entre los cuales se pueden mencionar: Comercio en línea Gobierno electrónico Capacitación a distancia Búsqueda de empleo Internet es una red en la que se encuentran interconectadas millones de computadoras en todo el mundo. Habitualmente, se cree que Internet es sinónimo de World Wide Web; sin embargo la www es sólo una parte de la gran red que constituye Internet. Internet, como red en la que se transfieren datos e información, utiliza algunos instrumentos que sirven a su objetivo y facilitan que los usuarios accedan a los documentos y a la información y datos, así como que difundan su propia información, datos y documentos. Gracias a estos instrumentos Dirección General de Bibliotecas
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se han podido crear una serie de medios de comunicación entre los que se encuentran el correo electrónico, páginas de news o noticias, listas de distribución, videoconferencias, chats y otros; pero también se han renovado otros medios de comunicación tradicionales como la radio, televisión, periódicos, revistas y cine. Por esta razón Internet también se ha considerado un nuevo medio de comunicación. Pero, en realidad Internet no es un medio de comunicación, sino una red de medios en la que se unen diversos tipos y sistemas de comunicación que sirven para fines muy distintos. Podría decirse que Internet es la fuente de información o biblioteca más grande existente en la actualidad. Los estudiosos de los contenidos de Internet afirman que la red es un archivo y una biblioteca universal a la que el usuario tiene acceso desde cualquier lugar en el que se encuentre y que cuente con una conexión. Este hecho facilita que las barreras de acceso a la información disminuyan, aunque a su vez ha creado lo que se conoce como brecha digital, que distingue a las personas o grupos sociales que tienen acceso a la red de las que no pueden acceder a ella por diversos motivos. Una aportación que la biblioteca pública puede brindar para disminuir esta brecha digital es proporcionar acceso a servicios digitales y enseñando a los usuarios cómo buscar y extraer información de Internet, lo que constituye el objetivo de este tema. Con el fin de conocer algunos datos sobre el formato de direcciones en Internet, en primer lugar es importante saber que todo documento en Internet posee una dirección de Localizador Uniforme de Recursos (URL), que es la que aparece en la línea de dirección del navegador. Una URL se compone de los siguientes elementos: Protocolo Subdominio Dominio Dominio de segundo nivel Dominio de primer nivel El protocolo es un procedimiento normalizado con cuya ayuda las computadoras pueden entenderse entre sí. Existen distintos dependiendo del tipo de contenidos. Por ejemplo, el hypertext transfer protocol (http), para páginas web; el file transfer protocol (ftp) para ficheros; el mail para correos electrónicos. Puede decirse que un protocolo es un lenguaje universal para que varias máquinas se entiendan entre sí y puedan interactuar. El subdominio es un prefijo introducido por el operador del servidor, el más utilizado es www. Sin embargo, se puede llamar a un servidor sin utilizar dichas siglas, por ejemplo http://mx.yahoo.com, e incluso existen otros como www2, etc.
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El dominio es un nombre elegido libremente por el operador de la página web. Dicho nombre es único en el dominio de nivel superior y es gestionado por un centro de información. El dominio de segundo nivel son las penúltimas letras del nombre del servidor, como .com, .net, .gob, etc. Estas letras suelen estar relacionadas con la actividad del servidor o la institución que lo mantiene (por ejemplo, .gob se refiere a instituciones gubernamentales, .edu a instituciones educativas, etc.) El dominio de primer nivel son las últimas letras de una dirección y designa el país o la organización del operador de la página, por ejemplo .mx se refiere a México. En algunas ocasiones las URL utilizan número de puertos, esto es el punto específico de entrada a la máquina y suele estar asociado al protocolo. Asimismo, una URL puede contar con el nombre de una página al final, la cual está relacionada con el contenido específico, por ejemplo: http://www. aragon.unam.mx/unam.html. Con el fin de conocer algunas herramientas de vanguardia en las tecnologías de información y comunicación mediante Internet, a continuación se enlistan y describen las más utilizadas hoy en día: Herramienta
Descripción
Blog
También denominado bitácora o weblog. Se trata de sitios web con anotaciones hechas en forma cronológica sobre temas muy variados: desde opiniones, intereses, pensamientos, sucesos, hasta temas científicos. Pueden ser muy especializados o bien tratar generalidades. Tienen la ventaja de estar siempre actualizados.
Chat
Servicio basado en el modelo cliente-servidor que permite que múltiples usuarios en red conversen sobre un tema en común. Normalmente los temas de discusión dan nombre a los diferentes canales que ofrece un mismo servidor. Es utilizado también para que varias personas se comuniquen por escrito en tiempo real.
También conocido como e-mail, abreviación de electronic mail. Correo electrónico Sistema que permite el envío de mensajes entre varios usuarios. Es uno de los servicios más utilizados en Internet ya que se asemeja al correo tradicional. Permite intercambiar todo tipo de archivos, lo que facilita el trabajo en grupo a distancia.
Listas de correo
Listado de direcciones electrónicas utilizado para distribuir mensajes a un grupo de personas y que generalmente se utiliza para discutir acerca de un determinado tema. Una lista de distribución puede ser abierta o cerrada y puede tener o no un moderador. Si es abierta significa que cualquiera puede suscribirse a ella; si tiene un moderador los mensajes enviados a la lista por cualquier suscriptor pasan primero por aquel, quien decidirá si distribuirlos o no a los demás suscriptores. Una lista de distribución es una manera de tener una discusión de
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Herramienta
Descripción
Listas de correo
grupo por medio del correo electrónico y distribuir anuncios a un gran número de personas. Cada vez que un miembro de la lista envía una réplica a la conversación, ésta es distribuida por correo electrónico a todos los demás miembros.
Foros de discusión
Reciben también el nombre de grupos de noticias o news. Se trata de servicios automatizados de mensajes, a menudo moderados por un propietario, y en el que los suscriptores reciben mensajes dejados por otros suscriptores sobre un tema concreto. Existen foros de discusión de los temas más variados e inauditos, de esta forma se constituyen espacios de debate para el intercambio de ideas que, en algunos casos, llegan a constituir una valiosa fuente de información sobre temas específicos.
Páginas web
Documentos creados en formato HTML (Hypertext Markup Language) que forman parte de un grupo de documentos hipertexto o recursos disponibles en la World Wide Web. Una serie de páginas web componen lo que se llama un sitio web. Los documentos HTML que están en Internet o en el disco duro de la computadora pueden ser leídos con un navegador. Los navegadores leen documentos HTML y los visualizan en presentaciones formateadas, con imágenes, sonido y video en la pantalla de una computadora. Las páginas web pueden contener enlaces hipertexto con otros lugares dentro del mismo documento, o con otro documento en el mismo sitio web, o con documentos de otros sitios web. También pueden contener formularios para ser rellenados, así como fotos, imágenes interactivas, sonidos y videos que pueden ser descargados.
Portales
Puntos de entrada en la Web que ofrecen determinados servicios para operar en Internet.
Redes sociales
Socialización en redes de comunidades en línea, donde es posible contactar con personas de cualquier parte del mundo, para conversar o intercambiar información con distintos fines.
6.1 Características de Internet y de la información publicada en la red Como se ha visto antes, Internet es un gran canal de comunicación que cuenta con herramientas y aplicaciones no sólo para ofrecer información sino también para difundirla por parte de los usuarios. Este hecho es un gran avance en el acceso universal a la información. Sin embargo, es una espada de doble filo, ya que permite que cualquiera distribuya datos, información y comentarios sin que exista ninguna barrera que se lo impida. De ahí que se considere de gran importancia en la formación de usuarios de Internet ofrecer a éstos una serie de características que deben ser consideradas de los sitios, datos e información que se alojan en este medio como:
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Es libre. De hecho, la facilidad para que la información fluya libremente por la Red es una de las razones que ha permitido su crecimiento. En la actualidad cualquiera puede colocar información en Internet sin censura ni barreras, lo que permite la libre expresión y uso de la información en la Red. Esto, a pesar de ser positivo, también facilita el uso negativo de la red a través de la creación y dispersión de conductas antisociales y otros delitos que se comienzan a tipificar en la actualidad y que no existían antes de la aparición de Internet. Es anónima. Es decir, permite que el que recibe o emite información se pueda esconder fácilmente. Esta característica se relaciona con el punto anterior y propicia el uso libre y libertino de Internet con todo lo que ello implica. No obstante, lo positivo es que también facilita la intimidad y la expresión de opiniones. Está autorregulada. Las decisiones sobre el funcionamiento de Internet se han producido dentro del propio medio. Existen comités internos que se encargan de regular la Red como son W3C, Internet Society o ICANN. Estos comités son los encargados de dictar las normas de los nombres de los dominios, definir y aprobar protocolos de comunicación y otras cuestiones similares. Hasta el momento las razones de tomas de decisiones en Internet han sido técnicas. Es a partir de estos últimos años cuando se están planteando problemas de seguridad, fundamentalmente debidos al crecimiento del comercio electrónico o al uso de la información que se obtiene de la red. Así, algunos países han comenzado a dictar leyes nacionales para regular estas cuestiones. Es desordenada. Internet no tiene reglas estrictas de funcionamiento que permitan asegurar que cada contenido está en el lugar donde debe estar. Esto provoca que quien busca información en la Red sin plantearse una estrategia concreta naufrague con mucha frecuencia. Existen, sin embargo, iniciativas internacionales para poner orden en este aparente caos, entre las que destaca la llamada Open Directory Project (http://dmoz.org), cuyo objetivo es organizar el contenido de Internet con ayuda de todos los usuarios de la Red. Es insegura. La información que viaja por Internet lo hace, en general, de forma muy insegura y sin encriptar, por lo que es posible interceptarla y violarla. Sin embargo, comienzan a plantearse medidas de seguridad que permiten encriptar la información. Los sitios seguros se suelen reconocer porque en la parte inferior izquierda de la pantalla aparece la imagen de un candado cerrado. La inseguridad también se refiere a la existencia de virus que pueden afectar a los datos y que entran a través de grietas que presentan los programas de navegación. Para evitar estos problemas se debe contar con medidas de seguridad como la instalación de cortafuegos, no abrir correos desconocidos ni descargar información de sitios sospechosos o la instalación de antivirus.
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6.2. Criterios de evaluación y valoración de fuentes en Internet Debido a las características de Internet es necesario adquirir y conocer criterios básicos de valoración de fuentes en la Red a fin de evitar información falsa o naufragios en la navegación (que pueden ir desde el fracaso en la búsqueda hasta problemas de seguridad que afecten al sistema informático que se está utilizando). Estos criterios básicos podrían resumirse de la siguiente manera: A) Criterios de contenido ¿Ofrece la fuente contribuciones del autor?
Las páginas formadas exclusivamente por referencias pueden resultar sumamente útiles; sin embargo las páginas con fuentes primarias (contribuciones de autor) contienen mayor información.
La información contenida en una página va dirigida a un público ¿A qué grupo va especializado o resulta accesible para el público en general. dirigida la fuente? ¿Cuál es el grado de cobertura?
Se trata el tema de forma superficial o bien el usuario obtiene información más exhaustiva; su formato es adecuado para el medio electrónico o es preferible realizar la consulta en fuentes impresas.
¿Qué valor añadido ofrece respecto a otras fuentes de información?
Existen formas de información que se prestan para ser publicadas en Internet. Por ejemplo, las bases de datos, los diccionarios electrónicos o los portales de noticias, tienen un lugar muy apropiado en Internet.
¿Está actualizada la página?
Cuándo se publicó la página y cuándo fue modificada por última vez. A menudo, esta información aparece al pie de las páginas web.
¿La información es precisa?
La información es fiable y libre de errores, hay un editor o alguien que verifica la información, son pertinentes las fuentes de la información.
B) Criterios de diseño ¿Cómo está cons- Es importante saber el número de niveles jerárquicos por los que debe desplazarse el usuario para llegar a la información truida la página? deseada. ¿Contiene la página elementos multimedia?
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Los elementos se utilizan correctamente y constituyen un suplemento de información o dificultan la navegación.
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C) Criterios de usabilidad (elementos que contribuyen a que una página tenga un entorno amigable) Accesibilidad
La página es accesible para todo tipo de usuarios. La accesibilidad permite que las páginas web lleguen a más personas.
Navegabilidad
La página cuenta con una estructura clara, permite al usuario identificar con rapidez cómo acceder a la información que busca. En una página con una mala navegación el usuario no encuentra lo que busca, aunque la información exista.
Íconos descriptivos
En las páginas web es muy común utilizar íconos para representar acciones (por ejemplo, una flecha para indicar el paso a otra página). Estos íconos deben ceñirse lo más posible a estándares definidos y reconocibles por la mayoría.
Rapidez de la página
Una página lenta que tarde más de diez segundos en cargarse no resulta útil o accesible para muchos usuarios.
Enlaces descriptivos
Si el título de un enlace es descriptivo el usuario podrá decidir con mayor criterio si le interesa acceder a la nueva información o no.
Ubicación en la página
Una virtud de las páginas web utilizables es que los usuarios saben siempre dónde están. Conocen el apartado en el que están, e identifican con facilidad cómo acceder a otro o a la página principal.
D) Criterios de autoría ¿Detrás de la fuente hay una persona u organización capacitada?
Es importante identificar quiénes son los responsables de la página web y qué credibilidad se les puede otorgar.
¿Quién es el autor?
El autor está relacionado con la organización responsable de las páginas. Es un experto, una autoridad o está calificado para hablar del tema.
¿Podemos considerar que el autor está calificado en la materia?
La pertenencia a una institución educativa o la referencia a otras publicaciones refuerzan la confianza en la calificación del autor. El elemento principal para este criterio es el contenido.
6.2.1 Internet invisible e Internet visible. Características de Internet invisible Internet es una gran fuente de información en la que se encuentran diversos datos y documentos. Aunque algo caótica por su forma de crecimiento, cuenta con un cierto orden por el hecho de que los documentos que la componen están, en cierto modo, codificados. Es decir, dentro de la estructura de cada documento que se coloca en Internet existen una serie de datos que lo identifican y lo hacen “recuperable” a través de los buscadores u otras herramientas ideadas para ello. Así, Internet se convierte en una enorme base de datos. Dirección General de Bibliotecas
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Dicha base de datos contiene información a la que los usuarios acceden de forma fácil y evidente; a esta información se le llama Internet visible y está constituida aproximadamente por un veinte por ciento de toda la información que se encuentra en la Red. Por otra parte, existe mucha información difícil de localizar por diversos motivos y recibe el nombre de Internet invisible; constituyendo aproximadamente 80% de la información general que contiene la Red. La localización de esta información oculta es lo que convierte a un usuario de Internet en un experto en búsqueda y recuperación de la información en la Red. Ahora bien, ¿cuáles son las características de la Internet invisible? Más extensa y especializada. Por lo tanto, es una Internet de calidad. Información difícil de encontrar por los buscadores habituales (por diversos motivos, tamaño, tipos de archivos, etc.). Contiene gran cantidad de recursos de información. Los buscadores que encuentran mayor número de información suelen estar renovándose continuamente. No toda ella es gratuita. La gratuidad de contenidos no siempre indica que éstos sean de menor calidad; pero indudablemente cuando se paga por la información es necesario cuidarla para no afectar su comercialización.
6.3 Tipología de fuentes de información en Internet Las fuentes de información son obras de consulta que ofrecen al usuario los datos o información necesaria para realizar alguna actividad, sea ésta intelectual o cotidiana. Internet funciona como una gran biblioteca que aloja fuentes de información útiles para diversas cuestiones; sólo hay que saber explotar estas fuentes y, para ello, conocer su existencia. A continuación se ofrece un listado de fuentes de información que pueden encontrarse en Internet: Portales y páginas web Buscadores, metabuscadores, directorios y multibuscadores Obras de referencia - Diccionarios - Enciclopedias - Traductores - Glosarios o diccionarios temáticos
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Bases de datos - Bibliográficas (contienen referencia a libros, revistas y otros materiales bibliográficos) - Alfanuméricas (contienen datos del tipo estadístico o indicadores sobre diversas cuestiones) - Iconográficas (llamadas también Bancos de imágenes) - Cartográficas (contienen mapas y cartografía variada) Mapas Documentación a texto completo - Bibliotecas virtuales - Revistas electrónicas - Libros digitalizados Catálogos de bibliotecas Listas de distribución y foros de discusión
6.4 Estrategias de búsqueda y recuperación de información en Internet.21 Internet es el mayor proveedor de información existente en la actualidad. Por ello, uno de los grandes problemas es cómo y dónde encontrar información pertinente en cada situación o cómo responder a nuestras necesidades concretas de información. A pesar de que algunos internautas con experiencia pueden saber de dónde partir para encontrar una información institucional, información sobre la actualidad, una convocatoria o la referencia a una ley, entre otros temas, hay ocasiones en las que es necesario la utilización de herramientas específicas para buscar un determinado tipo de información (una persona, un producto, una organización, un artículo procedente de un grupo de noticias, etc.). Aunque existen buscadores muy especializados, en general siempre se acude a sistemas de búsqueda más genéricos y exhaustivos que permitan iniciar la investigación en la web. Antes de iniciar una búsqueda el usuario debe tener en cuenta algunas cuestiones: Aunque la web es una fuente inagotable de recursos que crece exponencialmente debido a la facilidad de publicación, no es la única fuente de información, y no puede competir con publicaciones que estén sujetas a derechos de autor en otro formato, especialmente libros. La posibilidad de conseguir información no equivale a poseerla, por ello se hace indispensable conocer los mecanismos de búsqueda más adecuados en cada momento. 21
Valle Gastaminza, Félix. “Búsqueda y recuperación de la información en Internet”, en http://www.ucm.es/multidoc/prof/fvalle/principal.htm (consultado el 9 de agosto de 2010)
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El concepto de relevancia de los resultados es relativo. No todo lo que aparece tiene valor (ni todo lo que tiene valor, aparece). En muchas ocasiones, los resultados están falseados (spamming) o los URL’s (direcciones) que localizan unívocamente una publicación cambian, e incluso la información desaparece. Los buscadores no abarcan, ni remotamente, toda la red. El que más abarca puede estar en torno a 40%. Los sistemas de búsqueda se suelen clasificar principalmente en dos tipos: directorios o índices temáticos y motores o buscadores de contenido, aunque cada vez son más difusos los límites entre unos y otros. Para realizar una búsqueda con buenos resultados, muchos autores recomiendan organizar la información que se quiere buscar en una hoja de búsqueda como la que se ofrece a continuación. HOJA DE BÚSQUEDA Escriba el tema o materia que desee buscar en la web. Análisis previo a la búsqueda • Proponer palabras, nombres, acrónimos o abreviaturas concretas asociados con el tema de la búsqueda. • Pensar si alguna sociedad, empresa u organización pudiera ofrecer información sobre el tema a través de sus páginas. Utilizar comillas si su nombre tiene más de una palabra. • Utilizar operadores booleanos como OR, AND o NOT que permiten combinar los términos de búsqueda dependiendo de las necesidades Por ejemplo: o Se pueden determinar otras palabras que deberían aparecer en documentos sobre el tema y unirlas con el operador AND o precedidos de +. o Pensar sinónimos de cualquiera de las anteriores. Añadir los sinónimos mediante el operador OR e incluyendo entre paréntesis cada conjunto de términos equivalentes. o Prever la posibilidad de resultados irrelevantes. Eliminar palabras que no interese que aparezcan mediante AND NOT o -. • Establecer si alguna de las palabras anteriores debe ir en un cierto orden. Utilizar comillas. • Establecer qué categoría temática incluiría el tema. Esto permitirá buscar en directorios.
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6.4.1 Herramientas de búsqueda en Internet Lo que comúnmente se conoce como navegar en Internet no es otra cosa que consultar hipertextos. Pero no todo lo que se encuentra en la red nos es útil o nos resulta de interés. Así, encontrar información para cubrir una necesidad específica puede causar dificultades ya que los enlaces que se suelen presentar en las páginas funcionan de acuerdo al contenido semántico y no conforme a las características específicas de los documentos, es decir: autor, título o fecha en que fue creado, etc. Por lo tanto, recuperar una información concreta siguiendo sólo los enlaces puede llevar un largo tiempo y los resultados no siempre son satisfactorios. Es un hecho que los documentos que se encuentran en la red no están en su totalidad indizados ni clasificados, como ya se ha explicado antes, y muy comúnmente cambian de lugar y contenido, lo cual dificulta las búsquedas. En este sentido, la utilización de los mapas de navegación o temáticos, tablas de contenido, índices, sumarios, etc., son herramientas de navegación de gran utilidad a la hora de tratar de recuperar información de la red. Los métodos más efectivos para la recuperación de información de Internet son los buscadores. Los principales son los índices temáticos y los motores de búsqueda. Los primeros suelen ser catálogos, directorios o buscadores por categorías, mientras que los segundos son buscadores por contenido. También, cabe señalar la existencia de portales de acceso a Internet, los cuales proporcionan una serie de servicios como la utilización de un buscador, el acceso a un correo electrónico, foros, salas de chat, compras, etc. La manera más fácil de buscar información en la web es el lenguaje natural, pero éste es demasiado ambiguo y por tanto los resultados suelen abarcar documentos heterogéneos que en muchas ocasiones no tienen nada que ver con lo que se está buscando. Para resolver esto se ha optado por la utilización de lenguajes documentales de representación del conocimiento (lenguajes controlados, taxonomías, tesauros, ontologías, etc.). Para la recuperación de información de Internet se utilizan, principalmente, los siguientes métodos. Búsqueda por navegación que consiste en la exploración de la Red a través de los enlaces que ofrece la estructura hipertextual de los documentos que se encuentran en Internet. Directorios o índices temáticos, que jerarquizan y clasifican los documentos por categorías temáticas o materias (como el Open Directory). Motores de búsqueda que facilitan la recuperación de información a través de palabras claves, preguntas o lenguaje natural. Metabuscadores que realizan búsquedas en varios motores de forma simultánea. Dirección General de Bibliotecas
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Técnicas de filtrado de información que complementan el trabajo de los motores de búsqueda por medio del uso de filtros que determinan si un documento es relevante o no para la búsqueda. Existen, además, numerosas clasificaciones de métodos de recuperación de información, así como distintas técnicas para la búsqueda de documentos en Internet, como son: Término simple: se trata de una búsqueda en la que el motor sólo muestra los documentos en los que aparecen los términos solicitados. Término compuesto: se utiliza la lógica booleana o se combinan varios operadores lógicos. Basadas en el contexto: se utilizan los operadores de adyacencia o proximidad con el fin de analizar si, además de incluirse en el propio documento, los términos aparecen en la misma frase y en un orden determinado. Lenguaje natural: es la búsqueda más compleja, pero más simple para el usuario, pues es el motor de búsqueda el que analiza e interpreta el texto para dar respuesta a la consulta. Correspondencia de patrones: se utiliza una interfaz en la que el usuario va introduciendo los diferentes parámetros de búsqueda. En general, las herramientas más utilizadas para la búsqueda y recuperación de información en la Red son los motores de búsqueda y directorios, cuyas diferencias se explican en el siguiente cuadro: Motores de búsqueda
Directorios
La información se actualiza automáticamente por la red.
La información se actualiza de forma manual que se da de alta en el directorio cuando crea un lugar web.
Recogen toda la información almacenada en la página.
No almacenan todos los contenidos web, solamente los campos más relevantes como son el título, las palabras clave, etc.
Almacenan la información mediante una base de datos propia.
Almacenan información clasificados en categorías.
La búsqueda se realiza en la base de datos mediante la ecuación de búsqueda.
La búsqueda se realiza jerárquicamente según las categorías establecidas.
La presentación de los resultados se establece por orden de relevancia según unos criterios establecidos en la ecuación de búsqueda.
La presentación de los resultados se lleva a cabo mediante un listado de todos los documentos correspondientes en la categoría, sin ningún criterio de presentación.
Apropiados para localizar información específica.
Apropiados para localizar información general sobre un tema.
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mediante
directorios
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6.4.2 La recuperación y el almacenamiento de información en Internet Una vez recuperada la información en Internet, el usuario desea, generalmente, guardarla para utilizarla o reutilizarla en diversos momentos. Para ello existen diversos programas y sitios que facilitan esta tarea, incluso ofreciendo la posibilidad de compartirlos con otros usuarios. En la mayoría de los casos será suficiente con almacenar los datos e información o documentos obtenidos en el historial del navegador (cada navegador cuenta con un sistema de almacenamiento automático que guarda las páginas por las que el usuario ha navegado); en otras ocasiones el navegador puede ordenar y guardar los sitios visitados en la sección de favoritos (sitios que son útiles y que se visitan con frecuencia). Esta facilidad permite en ocasiones etiquetar los contenidos (por medio de palabras clave que indican su tema) y así mantenerlos organizados por temas. Otras posibilidades son los gestores de contenidos que permiten que el usuario cree su propia biblioteca con la información, datos y documentos obtenidos en la Red. Entre otros, puede destacarse Zotero, una aplicación gratuita que se descarga de Internet y se instala en el navegador, permitiendo al usuario guardar las páginas que visita y realizar más tarde bibliografías o informes utilizando diversos criterios.
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Módulo 7 La biblioteca pública como promotora cultural de su entorno
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La política cultural en México tiene entre uno de sus más importantes objetivos que las actividades culturales ocupen una parte cada vez mayor del tiempo que la población dedica al esparcimiento y a la recreación. Este objetivo debe ser y es, de hecho, independiente del nivel educativo o socioeconómico de los ciudadanos. Así, en el caso de las bibliotecas, los bibliotecarios contribuyen de manera determinante a la promoción del disfrute individual y colectivo de la lectura y de otras expresiones artísticas a través del uso de los servicios que ofrecen las bibliotecas públicas. Tomando en cuenta que quienes prestan servicios bibliotecarios contribuyen a la llamada Sociedad de la Información, es necesario que los bibliotecarios se conviertan en líderes para posibilitar así el acceso al conocimiento disponible a toda su comunidad de usuarios. La elaboración de proyectos novedosos, el estudio de las necesidades de información y la creación de nuevos servicios de información, son algunas de las tareas primordiales a realizar por los bibliotecarios, quienes deben ser facilitadores de información confiable, pertinente y oportuna. Por lo anterior, es importante que el bibliotecario reconozca la importancia del papel que desempeña en la sociedad a la que pertenece, procurando un cambio en los objetivos, metodologías, enfoques y técnicas de la biblioteca tradicional y haciendo frente a las nuevas necesidades informativas y requerimientos de los usuarios. El objetivo es que los servicios bibliotecarios coadyuven al desarrollo social y cultural, lo que implica garantizar en todo momento el acceso a la información y a la recreación. Por tanto, la importancia de las tareas que se realizan cotidianamente en cada una de las más de 7,000 bibliotecas que existen en México radica en que impactan de manera favorable en la calidad de vida de la población, toda vez que, en igualdad de oportunidades, cualquier persona puede acceder a ellas para su formación.
7.1 El bibliotecario como promotor cultural en su entorno Existen muchos motivos por los que los miembros de la comunidad se acercan a la biblioteca pública: esparcimiento, necesidades informativas de diverso tipo, necesidades culturales o profesionales. Pero para que ésta sea una opción siempre presente y juegue un papel relevante a la hora de decidir en qué ocupar el tiempo libre o se erija como una alternativa para la resolución de problemas específicos, es fundamental la labor del bibliotecario. Brindar asesoría oportuna en la búsqueda de información o en utilizar otros recursos existentes en la biblioteca genera confianza en los usuarios. Por Dirección General de Bibliotecas
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este motivo el papel de intermediario entre el usuario y los diversos soportes documentales hacen imperiosa la necesidad de que el bibliotecario se capacite constantemente para que esté en posibilidad de localizar o identificar información actualizada sobre la forma en que puede mejorar la atención a los usuarios. Es indispensable que el personal bibliotecario conozca los recursos disponibles y la mejor forma de cómo utilizarlos; que tenga capacidad para comprender y dar respuesta a las diversas necesidades de información de su comunidad; que realice su trabajo teniendo siempre presente los principios del servicio público; que desarrolle las habilidades necesarias para gestionar de manera eficiente los servicios y para adaptarlos a la población que atiende o, en su caso, hacer frente a cualquier eventualidad que pudiese presentarse; además de interesarse por la cultura y el entorno de la comunidad en la que se ubica, ya que a ella van dirigidos sus esfuerzos. La promoción y desarrollo de los servicios bibliotecarios es tan importante como la calidad de los mismos y es el mejor medio para integrar a la biblioteca con su comunidad y para que ésta a su vez participe activamente en el desarrollo social y cultural respondiendo a las demandas y necesidades de la población. Sin usuarios la biblioteca deja de cumplir su función social: proporcionar, por medio del encuentro con los libros y con otros servicios culturales que se ofrecen en ella, los elementos necesarios para que la comunidad asuma su papel individual y colectivo que ayude a mejorar su calidad de vida. El bibliotecario debe preguntarse: ¿cómo se puede lograr que la comunidad considere a la biblioteca pública un elemento útil e importante de su entorno? Para ello ¿cómo tendría que ser la biblioteca?, ¿de qué manera pueden ser más eficientes y atractivos los servicios? Para responder a estas preguntas debe estar capacitado y contar con las técnicas oportunas que le faciliten la realización de un trabajo creativo e interactivo con su comunidad. Las iniciativas encaminadas a acercar la biblioteca y los servicios bibliotecarios a una comunidad y lograr servicios más atractivos y diversos, no deben ser esfuerzos aislados o improvisados, sino resultado de la planeación y organización que permitan posicionar a la biblioteca como un referente en la comunidad, un espacio público atractivo que provoque en el usuario potencial y real y en todas las instancias administrativas de la comunidad una nueva actitud hacia la biblioteca que se traduzca en mayores apoyos y colaboraciones (sean éstos económicos, sociales o de cualquier tipo). Entenderemos por promoción al conjunto de actividades que permiten comunicar mensajes a diversos usuarios, en especial a aquellas personas que no asisten a la biblioteca, con el propósito de lograr un cambio de percepción, actitud o nivel de conocimiento sobre los servicios bibliotecarios
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Todas estas actividades deben vincularse con los diversos entornos existentes en la comunidad y que rodean a la biblioteca pública. En general estos entornos son los relacionados con la cultura y la educación (escuelas, universidades, institutos, organismos o asociaciones socioculturales, etc.) y los organismos administrativos (delegación, instancias municipales o delegacionales, etc.). En lo que respecta a estos últimos, los organismos de la administración, ya se ha visto lo importante que resulta contar con la información de las actividades y servicios que realiza la biblioteca a fin de que se sepa exactamente dónde repercuten los esfuerzos administrativos. Por otra parte, es importante que las instancias administrativas formen parte del quehacer bibliotecario, invitándoles a ser miembros activos de algún patronato y escuchando y atendiendo a las posibles propuestas que se puedan plantear desde ellas en torno al funcionamiento de la biblioteca. Por igual, es necesario reconocer públicamente el esfuerzo que desde el área administrativa se realicen a fin de que se sumen al trabajo que se realiza a favor de la biblioteca.
7.2 La función social de la biblioteca pública Es muy importante insistir en que es responsabilidad del personal bibliotecario, en todo momento, ofrecer y facilitar el uso de los servicios de la biblioteca a todas las personas que, por distintos motivos (discapacidad, lengua, edad u otra condición), no puedan acceder fácilmente a ellos o necesiten de una ayuda especial. En este sentido, es indispensable que los bibliotecarios organicen los servicios de tal manera que atiendan las demandas de información de los distintos grupos que puedan existir en la comunidad. De acuerdo a las “Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas”, las bibliotecas públicas en el siglo XXI además de ser un espacio de lectura se deben convertir en espacio educativo, un organismo de respaldo cultural transmisor de costumbres y unión de valores sociales vinculado con su entorno y población. La sistematización del servicio permitirá optimizar la inversión de recursos por parte de las instituciones gubernamentales y favorecer el acceso de los usuarios a la Sociedad de la Información. Asimismo, Anders Ørom opina que el personal debe desarrollar servicios que permitan a la biblioteca desempeñar un papel importante en la sociedad de acuerdo a cuatro ejes principales: Como centro de información. La biblioteca pública cumple con esta función al ofrecer colecciones y servicios para los usuarios, además de garantizar el acceso al conocimiento internacional, nacional y local en múltiples Dirección General de Bibliotecas
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soportes y formatos. La biblioteca concebida como un centro de información proporciona materiales y técnicas de apoyo para la formación continua y el autoaprendizaje. Además, debe contar con capacidad tecnológica para acercar al usuario a la información que se divulga a través de Internet, más cubrir necesidades informativas de carácter educativo, cultural y recreativo. Como centro educativo y del conocimiento. La biblioteca como lugar para el estudio es una herramienta que, al igual que los museos y los archivos, ayuda a la educación permanente. De acuerdo con las “Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas” (2002), la biblioteca pública deberá organizar de manera regular y para el conjunto de los ciudadanos, con especial atención en los sectores menos favorecidos, actividades de formación en el acceso al conocimiento y en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Por ejemplo: cursos de alfabetización digital para adultos, participar en campañas de alfabetización o que promuevan la adquisición de habilidades para la vida diaria, interactuar en red con profesores y otros agentes que intervienen en la educación; colaborar con escuelas e instituciones educativas para ayudar a estudiantes de todas las edades, apoyar la educación extraescolar, ser un apoyo para la educación a distancia, ofrecer servicios de atención a analfabetas funcionales, contar con salas de estudio para el trabajo individual o en equipo. Como centro social. La biblioteca como un lugar de encuentro y de interacción social fomenta el aprovechamiento y uso de todos los recursos informativos constituyendo un lugar de encuentro y comunicación y facilita el disfrute del tiempo libre de los usuarios. Implica la apertura de espacios para la realización de actividades de mayor diversidad encaminadas a convertir a la biblioteca en verdadero centro social: realización de ferias de empleo, foros de debates, servicios de extensión bibliotecaria para grupos con necesidades especiales, vulnerables y marginados. Como centro cultural. La biblioteca como un lugar de experiencias, actividades y actos culturales y artísticos, ofrece el acceso a contenidos culturales para enriquecer el conocimiento del usuario en este ámbito y estimular su creatividad, además de fomentarle sus hábitos a la lectura. Por ejemplo, con fondos de obras literarias, encuentros con escritores, presentación de libros nuevos, exposiciones, proyecciones de cortometrajes, además de ofrecer espacios para representaciones teatrales, audiovisuales y musicales, salón de conferencias, servicios electrónicos, preservación y transmisión de la herencia cultural en el medio digital, facilidades para estudios y aprendizaje a lo largo de toda la vida, apoyo a la educación escolar, acceso a fondos especiales a través de portales electrónicos, entre otros.
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7.2.1 La biblioteca pública en relación con otros entornos culturales La biblioteca pública, según el entorno en el que se ubique, convive con diversos organismos e instituciones. En el caso de instituciones de educación, sea cual sea su nivel, es habitual que cuenten con sus bibliotecas. Sin embargo, esto no quiere decir que la biblioteca pública no tenga nada que ofrecer, ya que su campo de competencia no tiene que ver con la formación o servicios que presta un organismo de carácter educativo, sino más bien constituye parte de la infraestructura cultural de la comunidad en la que se encuentra ubicada y, por tanto, su función práctica proviene de la facultad de complementar a otras instituciones. La relación que debe existir entre la biblioteca pública y otras instituciones educativas y culturales, públicas o privadas, es de colaboración. Planear acciones en este sentido redundará positivamente en las instituciones participantes. Esto requiere de una activa gestión de relaciones por parte del personal bibliotecario a fin de lograr la realización de distintas actividades culturales (por ejemplo conciertos, exposiciones, presentaciones de libros, difusión de información relevante, entre otros). En resumen, debe buscarse siempre la cooperación interinstitucional de tal manera que la biblioteca se acerque a las instancias culturales y educativas de la comunidad y éstas a la biblioteca. En la medida en que la biblioteca pública, instituciones, organismos y comunidad, logren articular esfuerzos para la realización de actividades culturales, se estará promoviendo a la biblioteca y se favorecerá la integración social de ésta en la comunidad. Algunas actividades que podrían realizarse en relación con estas instituciones pueden ser las siguientes: • Organización de visitas guiadas a la biblioteca para explicar a sus miembros el fondo, funcionamiento, actividades y servicios que ésta les puede prestar. • Realización de visitas a instituciones educativas y culturales públicas y privadas para conocer sus necesidades informativas y la forma en que éstas se desenvuelven. • Propuesta de cursos, seminarios, talleres, exposiciones, ferias, etc., que se realizarán de forma conjunta. • Información personalizada a estas instituciones sobre las nuevas adquisiciones que la biblioteca ha realizado y que pueden resultarles de interés. • Gestión conjunta de servicios que puedan ser de interés para ambas instituciones. • Realización de actividades propias de la biblioteca en las instalaciones de la institución externa (por ejemplo, actividades de animación a la lectura organizadas por la biblioteca y que se lleven a cabo en una escuela). • Ofrecer los espacios de la biblioteca para la realización de cursos, seminarios, presentaciones y talleres, siempre y cuando no afecten el servicio básico. Dirección General de Bibliotecas
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7.3 Actividades de promoción cultural en la biblioteca pública Es indudable que, desde la llegada y evolución de Internet y el avance de las nuevas tecnologías, particularmente en la última década, se ha incrementado la preocupación de los bibliotecarios por su futuro y por las actividades a desarrollar para mantener la biblioteca pública como un ente vivo en el entorno cultural de la comunidad. Esta situación ha tornado indispensable la evolución de las bibliotecas públicas hacia un esquema completamente diferente al que tenían hasta ahora. Un esquema que ha conducido a los teóricos de la bibliotecología y la biblioteconomía al planteamiento de nuevas actividades orientadas a dinamizar la biblioteca y desempeñar un papel más activo en el desarrollo de la comunidad. La biblioteca pública debe dar cabida a toda manifestación cultural que tenga como objetivo la difusión de conocimiento, la lectura formativa o recreativa, la apreciación y el disfrute del arte y la cultura popular, con especial atención a las expresiones artísticas populares de las comunidades en que se ubica. Del mismo modo, debe de ser un lugar que propicie la generación y libre expresión de las ideas. Para lograr estos objetivos las bibliotecas deben emprender acciones que fomenten la cohesión entre los grupos e individuos, articulando esfuerzos con otras instancias locales para llevar a cabo actividades como las mencionadas antes. La promoción cultural de la biblioteca puede realizarse con distintos recursos a través de los cuales se dará a conocer a la comunidad, de forma agradable, amena, sencilla y clara la información acerca de la biblioteca pública. Al utilizar estos medios de forma individual o simultánea se pretende abarcar la atención de un amplio número de personas, por lo que será necesario emplear diferentes recursos. Algunos medios gráficos que pueden ser utilizados para la promoción son: Mantas. Se coloca en lugares públicos. La información contenida en este medio debe ser muy general, ya que es vista por gente de diversas edades y ocupaciones. Se buscará que las personas obtengan la información de manera rápida, sin que requieran detenerse a descifrarla. Carteles. El texto se presenta plasmado sobre una pieza de papel o cartulina con colores vivos; a diferencia de la manta, la información puede dirigirse a un grupo específico. Folletos, dípticos y trípticos. Instrumentos informativos que permiten explicar ampliamente algún aspecto de la biblioteca, por ejemplo el servicio de préstamo a domicilio, el Reglamento, la colección de consulta, las actividades de fomento a la lectura, etc. También pueden ser tratados varios aspectos a la vez, de una manera más breve, como los servicios o las diferentes colecciones. Los usuarios pueden conservarlos de manera
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personal. Un folleto o un tríptico de la biblioteca pública pueden contener información acerca de ubicación, horario, servicios, colecciones, Reglamento, actividades, etc. Volantes. Es un recurso que, distribuido adecuadamente, permite que la información llegue a un gran número de personas. La información es breve, apoyada con recursos visuales y puede estar dirigida a promover una actividad en particular. Objetos promocionales. Son aquellos que se sugiere obsequiar con el fin de que el usuario tenga presente la existencia de la biblioteca pública. Los métodos de elaboración de estos objetos pueden ser muy diversos; en gran parte dependen de los recursos de que se disponga, así como del tiempo, la creatividad y la ayuda que se pueda tener para su realización. Algunas sugerencias de promocionales son portalápices, separadores, cajas guarda objetos, entre otros. Asimismo, puede hacerse uso de medios verbales como: Pláticas comunitarias. Es una plática informal con los diversos grupos de la población, orientada a difundir los servicios de la biblioteca dentro de la comunidad. Con frecuencia, en las comunidades se realizan diversas reuniones con diferentes motivos y en varios lugares: escuelas, centros de salud, comisaría ejidal, etc. El bibliotecario debe estar pendiente de estos eventos y aprovechar que la gente se encuentre reunida para darles a conocer servicios que ofrece la biblioteca. La plática tiene la ventaja de propiciar que el bibliotecario y miembros de su comunidad se conozcan mutuamente, estableciendo así un enlace con la biblioteca. Otra ventaja es que en ellas los asistentes reciben la invitación de manera verbal, directa y personal, además de que pueden resolver sus dudas acerca de la biblioteca con el apoyo del bibliotecario. Invitación escolar. Consiste en una visita que realiza el bibliotecario a las escuelas primarias y secundarias de la localidad, con el fin de invitar a los maestros y a los estudiantes a conocer los distintos servicios de la biblioteca. Durante la primera visita es importante que el bibliotecario solicite los planes de estudio, a fin de elaborar una bibliografía de ayuda del material disponible en la biblioteca. Correr la voz. La gente que asiste regularmente a la biblioteca, que conoce su funcionamiento, los servicios y las actividades que ofrece, contribuye notablemente a darlos a conocer entre su grupo familiar, amistades y compañeros de escuela o de trabajo, por lo cual podemos solicitar la ayuda de los usuarios para explotar este medio. Voceo. Es la transmisión del mensaje amplificando la voz de quien emite la información, a través de un equipo de sonido o un altavoz. Con ello se pretende atraer la atención de la gente y ser escuchado a mayor distancia. Dirección General de Bibliotecas
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El voceo se puede realizar en aquellos lugares donde hay mayor afluencia de personas, como afuera de las escuelas, mercados, centros comerciales, plaza municipal o recorriendo las calles o avenidas de la comunidad. Otros medios pueden ser las relaciones públicas a través de: Red de promotores. Su objetivo es enfatizar el papel que juegan las bibliotecas en la vida de los individuos y la comunidad. Sus retos son aumentar el conocimiento sobre la variedad de programas y servicios ofrecidos, intensificar el uso de la biblioteca en las escuelas, el trabajo y la vida diaria, obtener mayor financiamiento, involucrar a los bibliotecarios en el trabajo colaborativo. Su actividad consiste en la emisión de mensajes dirigidos a quienes conforman la opinión pública y controlan el apoyo a los servicios bibliotecarios, como son legisladores, prensa, universidad, funcionarios de escuelas, comunidad, entre otros. Está integrada por fideicomisarios, usuarios, líderes de opinión, bibliotecarios y “amigos de la biblioteca”. Cooperación interinstitucional. Es el acercamiento de la biblioteca a diversos organismos, instituciones culturales y educativas de la comunidad, públicas o privadas para la articulación de esfuerzos con el fin de realizar actividades de diversa índole, tomando en cuenta que una de las funciones de la biblioteca es complementar a otras instituciones. De esta manera, considerando al edificio de la biblioteca como parte de la infraestructura cultural de la comunidad, es posible promoverla como un espacio propicio para la integración social. Y en el mejor de los casos y cuando se cuenta con mayores recursos o acceso a la comunicación masiva, se puede hacer uso de: Radio, televisión y prensa. Medios de comunicación cuyo potencial y capacidad de penetración entre la población es enorme. Por ello, constituyen una vía que permite a la biblioteca pública darse a conocer masivamente. Muchas entidades cuentan con sus medios de comunicación masiva o de comunicación social proporcionados por el municipio o el estado, mismos que puede aprovechar el bibliotecario para difundir los servicios de la biblioteca. En una campaña en medios masivos se dará información general sobre la biblioteca, invitando a toda la población a que la visite. El propósito es crear una imagen de accesibilidad y apertura de la biblioteca para el beneficio de todos. Internet. Mediante el uso o creación de sitios o enlaces desde sitios en la Red y desde portales afines, trabajando con herramientas de la Web2.0 y de las redes sociales.
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7.3.1 Animación a la lectura La política cultural está dirigida a situar a la lectura y al libro como elementos fundamentales para el desarrollo integral de la población, para su educación, su acercamiento a las expresiones de la cultura y el desarrollo de una conciencia crítica, diseñando programas y estrategias para la formación de lectores, y de vinculación de la educación formal con el fomento a la lectura. La promoción de la lectura es una responsabilidad compartida entre instituciones culturales y sociedad, de ahí que las bibliotecas ocupen un lugar central en esta tarea, toda vez que cuentan con la infraestructura necesaria para ello. Considerando lo anterior, todas las actividades que se realicen para fomentar el desarrollo de buenos lectores (lectura en voz alta, la hora del cuento, ejercicios de escritura y dibujo, talleres de lectura, narraciones de historias locales, conferencias y debates, así como otras actividades que refuercen la cultura local) deben estar enfocadas a personas de distintas edades, además de colaborar con instituciones que luchan contra el analfabetismo, así como con las labores que en ese sentido realizan profesores y padres de familia. En la actualidad se cuenta en la Dirección General de Bibliotecas con dos guías generales para desarrollar actividades de fomento a la lectura (Hacia la formación de lectores en la biblioteca pública y La lectura: clave del aprendizaje permanente) y diversas publicaciones referentes al tema, las cuales están disponibles en el portal de la DGB en la dirección http://dgb. conaculta.gob.mx, en la sección de publicaciones.
7.3.2 Aspectos a considerar en la planeación para promover la biblioteca pública Los servicios que brinda la biblioteca pública deben responder a las necesidades informativas y culturales, individuales y colectivas de los usuarios. El cumplimiento de esto dependerá de los recursos con los que se cuente, así como de las características de la comunidad, de ahí la importancia de conocer el perfil de los usuarios. Una herramienta importante para ello son los estudios de necesidades de los usuarios. La promoción de la biblioteca tiene como objetivo dar a conocer a la comunidad los servicios que ofrece para captar usuarios. Pero para ello es necesario desarrollar estrategias que permitan mejorar la imagen y hacerla más atractiva. En general, se pueden utilizar distintas herramientas como los que ya se mencionaron. Sin embargo, algo fundamental es la planeación. Para ello es importante considerar aspectos como contar por escrito con políticas de comunicación, comercialización y promoción para realizar una difusión adecuada de los servicios bibliotecarios. Dirección General de Bibliotecas
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De acuerdo al instructivo La promoción de la biblioteca pública (disponible en el portal de la DGB http://dgb.conaculta.gob.mx), se deben tener en cuenta los puntos del formato de actividades de promoción, como identificación del grupo al que va dirigida la promoción, establecimiento de los servicios que se promocionarán, selección de medios y lugares en los que se llevará a cabo la promoción y un calendario de actividades. Es recomendable realizar la programación con una anticipación de entre 15 y 30 días. Asimismo, debe enviarse una copia a la Coordinación Estatal de Bibliotecas Públicas y una más debe incorporarse en el expediente Programas de trabajo del archivo administrativo (véase el instructivo El archivo administrativo). En el caso particular de las tecnologías de la información, las actividades que se organicen dependerán de las características de cada biblioteca. En general, se trata de hacer posible que los usuarios adquieran o, en su caso, mejoren sus conocimientos sobre recursos informáticos y el uso de Internet. Como se ha comentado en la introducción a este tema, no es suficiente con realizar estas acciones formativas. Es necesario también que las actividades sean planeadas con antelación y de manera periódica y que en esta planeación, así como en el diseño de los materiales que se utilicen para la formación de los usuarios, se tomen en cuenta las características de los receptores (edad, escolaridad, etc.), así como los datos estadísticos de los que se ha hablado en otros temas.
7.3.3 Estudios de necesidades de uso de instalaciones, servicios y materiales de la biblioteca pública Es responsabilidad del personal de la biblioteca pública realizar de manera regular y sistemática un análisis de las necesidades de información de los usuarios, así como evaluar los servicios que se brindan. Con este fin, el bibliotecario debe conocer y tener en cuenta las características demográficas, socioeconómicas, educativas y culturales de la comunidad en la que se ubica la biblioteca. La aplicación de encuestas y cuestionarios resulta muy útil para evaluar y detectar fallas en los servicios así como en las áreas susceptibles de mejoras. Deben realizarse no sólo dentro de la biblioteca sino también de forma externa, ya que pueden abarcar grupos específicos que no sean usuarios reales. Esta actividad permitirá obtener datos sobre la importancia que tiene la biblioteca para la comunidad, las necesidades de información que deben cubrirse y para planear estrategias de promoción y de difusión selectiva de la información.
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Mientras los servicios de bibliotecas avanzan hacia sus objetivos, la dirección debe asumir la responsabilidad del control financiero y el seguimiento y la evaluación de las actividades de la biblioteca. Debe supervisar continuamente el desempeño del servicio a fin de cerciorarse de que las estrategias y los resultados operativos están alcanzando los objetivos fijados. Habrá que elaborar estadísticas a lo largo del tiempo para determinar tendencias. Se deberán elaborar técnicas para medir la calidad de los servicios prestados y sus repercusiones en la comunidad. Será preciso evaluar periódicamente todos los programas y servicios a fin de comprobar si logran los objetivos y las metas declaradas de la biblioteca, se llevan a cabo regularmente, responden a las necesidades de la comunidad, pueden adaptarse a las necesidades cambiantes, requieren mejoras, una nueva orientación o un replanteamiento, cuentan con suficientes recursos o son eficaces en función del costo. También es necesaria una evaluación y una revisión constantes de los procedimientos y procesos de la biblioteca, para incrementar su eficiencia y eficacia. La existencia de informaciones fiables sobre el rendimiento de la biblioteca es un instrumento necesario para evaluar y mejorar la eficiencia, la eficacia y la calidad del servicio. El acopio de datos estadísticos sobre los recursos, el personal, los servicios, los préstamos, las actividades, etc., facilitará información para la planificación y la rendición de cuentas y ayudará a la dirección a adoptar decisiones fundamentadas. Como conclusión a este tema es interesante citar un artículo publicado en España en el que se recogen “cincuenta propuestas sorprendentes” para la promoción de los servicios bibliotecarios y la atracción de usuarios a la biblioteca pública. Descargable en Internet con el título de “Cincuenta ideas para sorprender desde la biblioteca pública” y está firmado por Carme Fenoll Clarabuch y Ciro Llueca Fonollosa.22
22 Fenoll Clarabuch, Carme; Llueca Fonollosa, Ciro (2006). “Cincuenta ideas para sorprender desde la biblioteca pública”. BID: Textos Universitaris de Biblioteconomia i documentació, desembre, núm. 17. http://www.ub.edu/bid/17fenol2.htm (consultado el 16-04-2010)
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ABSTRACT Término que representa la sinopsis concisa, sin interpretación ni crítica, del contenido de un documento. Se aplica especialmente a resúmenes de artículos de revista y es un anglicismo aceptado internacionalmente en el ámbito bibliotecológico y documental. ACERVO Fondo documental de un archivo, biblioteca o centro de documentación. ADAPTACIÓN Modificación de una obra científica, literaria, musical, etc., para su difusión entre usuarios distintos a los que se destinaba en su origen o bien para darle una forma distinta de la original. También recibe el nombre de arreglo. ANIMACIÓN CULTURAL Conjunto de actividades (publicidad, conferencias, debates, exposiciones, concursos, etc.) encaminadas a promover alguna manifestación cultural a través de la participación activa del público. ANTEPORTADA Página impar, anterior a la de portada y seguida de página par en blanco, en la que ordinariamente se ponte el título de la obra y ningún dato más. Recibe también el nombre de falsa portada o portadilla. ASIENTO Elemento de acceso a una bibliografía, a un catálogo o a un diccionario. ASIENTO BIBLIOGRÁFICO Conjunto de elementos que representan la descripción bibliográfica y el encabezamiento de un documento para su inclusión en un catálogo o en una bibliografía. Recibe también el nombre de entrada bibliográfica. Puede ser principal (si está encabezado por el punto de acceso principal: título, autor, etc.; o secundario si está encabezado por otros puntos de acceso: materia, forma, clasificación, etc.) AUDIOLIBRO Libro hablado o reproducción sonora de un libro. AUDIOTECA Sección formada por las grabaciones de audio en una biblioteca pública. AUDIOVISUAL Que es perceptible a la vez por la vista y el oído. Documento o material que precisa de un aparato específico para percibir a la vez, por la vista y el oído, el contenido que encierra.
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AUTOMATIZACIÓN Acción de aplicar procesos mecánicos a tareas de distinto tipo. En bibliotecas se aplica fundamentalmente al apoyo para la realización de tareas humanas rutinarias por medio de la tecnología; considerándose biblioteca automatizada la que cuenta con la infraestructura suficiente para realizar dichas tareas de forma mecánica. BIBLIOGRAFÍA Lista de libros realizada de acuerdo con un principio constante. Relación de libros u otros documentos que tienen alguna característica común. BIBLIOTECA DE REFERENCIA Término que designa a las bibliotecas de consulta. Es un anglicismo. Se entiende por biblioteca de referencia o consulta aquella formada por obras de consulta inmediata y que se encuentran excluidas del préstamo. Es biblioteca de consulta, igualmente, la colección organizada de libros de consulta dentro de una biblioteca. BIBLIOTECA MÓVIL Vehículo acondicionado como biblioteca de préstamo cuya misión es ofrecer los fondos de la biblioteca pública de forma itinerante, actuando como servicio de extensión bibliotecaria en zonas de difícil acceso o que carecen de biblioteca pública. Pueden recibir diversos nombres según el vehículo que se utilice: bibliobús, biblioteca flotante, biblioteca volante, bibliotrén, etc. BIBLIOTECARIO REFERENCISTA Bibliotecario encargado del servicio de consulta o referencia de una biblioteca. Se trata de una figura profesional especializada en la búsqueda y recuperación de la información por medios manuales o automatizados. CANJE Procedimiento de adquisición de documentos por medio de la permuta o trueque de un documento o conjunto de ellos por otro u otros de valor equivalente. CATALOGAR Describir de acuerdo a una norma o regla las piezas que constituyen un fondo o colección en una biblioteca u otro centro documental. CATÁLOGO COLECTIVO Catálogo que reúne todos materiales bibliográficos de las bibliotecas integradas en una red o sistema. CATÁLOGO EN LÍNEA Catálogo al que el usuario puede acceder directamente desde el teclado o la pantalla de la computadora. Recibe también los nombres de catálogo y OPAC.
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CATÁLOGO AUTOMATIZADO Catálogo grabado en la memoria de una computadora y consultable a través de un programa informático. CLASIFICACIÓN Acción de organizar una colección por medio de la asignación de códigos que representan el contenido de los documentos. CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY Sistema de clasificación que aplica una notación decimal para simbolizar las materias contenidas en los documentos. Para ello, las divide en 10 grupos del 0 al 9, cada uno de los cuales puede dividirse a su vez en otros 10 y así de manera sucesiva. Este sistema de clasificación fue ideado por Melvil Dewey en 1873 y comprende mil divisiones organizadas en los siguientes 10 grupos principales: 000. Generalidades 100. Filosofía 200. Religión 300. Ciencias sociales 400. Lengua
500. Ciencias puras (matemáticas) 600. Ciencias aplicadas o tecnología 700. Artes 800. Literatura 900 Geografía e historia
Existen adaptaciones de esta clasificación como la CDU (Clasificación Decimal Universal), realizada por los belgas Paul Otlet y Henry Lafontaine. Las clasificaciones decimales se revisan de forma periódica para su puesta al día y con el fin de añadir las nuevas disciplinas o campos del saber que van surgiendo a lo largo del tiempo. CLASIFICAR Ordenar por clases. Estructurar los documentos lógicamente, de acuerdo con características o afinidades comunes con el fin de facilitar su ordenación. COLECCIÓN Conjunto de material documental reunido por tener características comunes. COLECCIÓN ESPECIAL Conjunto de material documental reunido en la biblioteca por presentar características especiales que lo hacen susceptible de tratamiento documental y mantenimiento distinto al del resto de los materiales existentes. COLECCIÓN ESPECIALIZADA Conjunto de material documental reunido en la biblioteca por presentar características de especialización debido a que trata de temas concretos o va dirigido a un público específico. Forma parte de la colección general, aunque debido a su contenido y a sus fines puede encontrarse en salas separadas (para niños, débiles visuales, investigadores, etc.).
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COLOFÓN Nota que figura al final de los materiales manuscritos o impresos y que da cuenta del lugar y fecha de su copia o impresión; así como del nombre del copista, impresor y otra información bibliográfica útil para la catalogación del documento. CONTRACUBIERTA Cara interior de cada una de las cubiertas de un libro encuadernado en rústica. COPYRIGHT Anglicismo internacionalmente aceptado para indicar la reserva del derecho de ejemplar que corresponde al autor o propietario de una obra intelectual. Se indica en el documento mediante un símbolo (círculo que guarda una c en su interior) precedido del nombre del autor o del titular del derecho de autor, seguido del año de la primera publicación y figurando después el nombre de la editorial concesionaria, población y país donde radica. Es una de las fuentes que se utilizan en el libro para extraer datos para la catalogación. En el caso de los fonogramas el símbolo es un círculo que rodea a una p. CUBIERTA Cada una de las dos piezas de la encuadernación en rústica que cubren los pliegos del impreso o manuscrito. Están hechas de papel o cartulina. DEPÓSITO Lugar de un centro documental o biblioteca en el que se guarda parte de su fondo fuera del alcance de los usuarios por diversos motivos (deterioro, falta de proceso técnico, materiales especiales, etc.). DEPÓSITO LEGAL Entrega de uno o más ejemplares gratuitos de la edición de una obra a la biblioteca central de un país con el fin de tener control sobre la producción bibliográfica nacional como parte del control bibliográfico universal. Indicaciones impresas que figuran a la vuelta de la portada o página de derechos de los libros y en otros lugares de las obras sujetas a dicha legislación como justificación de haberla cumplido. Es fuente de información para obtener la data o fecha del documento en caso de que no aparezca en otros lugares prescritos. DESCARTE Expurgo, baja de documentos en la biblioteca por diversos motivos; generalmente por obsolescencia o deterioro. DESCATALOGAR Dar de baja una obra en el catálogo comercial de su editor.
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DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA Conjunto de datos bibliográficos que describen e identifican un documento. Existen diversos niveles conformes al grado de detalle de los datos que se ofrecen. DESIDERATA Relación de piezas cuya adquisición han solicitado los usuarios a un centro documental o a una biblioteca. DIFUSIÓN Propagación o transmisión de información a través de diversos medios. DOCUMENTO OBSOLETO Documento que perdió su vigencia debido al paso del tiempo. DONACIÓN Procedimiento gratuito de adquisición de fondos merced por la voluntad de su propietario de traspasarlos a un archivo, biblioteca u otro centro documental. EJEMPLAR Cada una de las unidades o copias resultantes de la reproducción de un documento. ENCABEZAMIENTO Palabra, palabras o frase que se destaca en cabeza de un asiento bibliográfico como punto de acceso al mismo y para determinar su lugar en el catálogo. ESTUDIOS DE USUARIOS Conjunto de actividades llevadas a cabo desde el centro documental o biblioteca que tienen como fin conocer las necesidades reales y potenciales de los usuarios en la utilización de los fondos de la institución. Se extiende también a los estudios encaminados a conocer los hábitos de uso y las necesidades informativas de los usuarios potenciales de la institución, a fin de crear actividades que les atraigan. EXTENSIÓN BIBLIOTECARIA Conjunto de actividades y servicios tales como el préstamo, el bibliobús, etc., organizados por una biblioteca o un sistema bibliotecario con el fin de ofrecer sus fondos, más allá de su ámbito, a quienes todavía no son usuarios de ella por razones de distancia, aislamiento social, imposibilidad física, etc. EXTENSIÓN CULTURAL Conjunto de actividades y servicios tales como conferencias, audiciones, debates, exposiciones, etc., organizados por una biblioteca o un sistema bibliotecario para completar la función cultural de sus fondos y despertar mayor interés por su uso. Dirección General de Bibliotecas
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FASCÍCULO Cada una de las entregas o cuadernos, con cubiertas en que, por lo menos, aparece su numeración, que como parte de una obra amplia y costosa se venden sueltos para que el comprador pueda encuadernarlos finalmente con las tapas facilitadas al efecto por el editor. FOLLETO Publicación impresa no periódica que consta de 5 a 48 páginas sin contar las de cubierta. FONDO Conjunto de material documental con que cuenta una biblioteca, centro de documentación, editorial o librería para el cumplimiento de sus fines. FORMACIÓN DE USUARIOS Programa de una biblioteca dedicado a capacitar a sus usuarios para que aprovechen mejor los recursos puestos a su disposición por el centro. Conjunto de actividades, publicaciones, indicaciones, etc., encaminadas a que los usuarios de un centro documental o biblioteca queden capacitados para utilizar plenamente todos sus fondos y servicios. FORMATO MARC Sistema de ordenamiento y codificación de los datos de un asiento bibliográfico, establecido por la Library of Congress de Washington en 1966 para facilitar el intercambio internacional de información bibliográfica legible por computadora. Es el acrónimo de las palabras Machine Readable Cataloging (Catalogación Legible por Máquina). FUENTE DE INFORMACIÓN Persona, medio o procedimiento que proporciona al usuario la información deseada en una biblioteca u otro centro documental. Recibe también el nombre de fuente de referencia. HEMEROTECA Sección formada con los diarios y otras publicaciones periódicas en una biblioteca. HIPERTEXTO Documento informático que puede consultarse a través de diversas conexiones, como una enciclopedia en CD-Rom o una página web. ÍNDICE Lista o enumeración ordenada de documentos, libros, nombres, divisiones formales de un escrito, cosas notables, etc., que permite su identificación y localización. Catálogo de libros registrado en volúmenes. INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA Actividad bibliotecaria consistente en facilitar a los usuarios la información que solicitan o guiarles para lograrla por sí mismos.
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ISBN, INTERNATIONAL STANDARD BOOK NUMBER Número internacional normalizado de libro con el que se identifica una edición de una obra publicada por un determinado editor. ISRC, INTERNATIONAL STANDARD RECORDING CODE Código internacional normalizado de grabación sonora con el que se identifica cada edición de una de tales grabaciones mediante principios similares a los del ISBN. ISSN. INTERNATIONAL STANDARD SERIAL NUMBER Número internacional normalizado de publicaciones en serie, similar al ISBN pero utilizado sólo para publicaciones periódicas. Sirve para identificar internacionalmente el título clave de una publicación en serie, aunque no tiene relación con el origen o contenido de la misma. Puede convivir con el ISBN de forma que el volumen de una serie debe llevar el que le corresponde como libro además del ISSN que le corresponde como parte de una serie. Permite, como el ISBN, el intercambio de información entre distintos sistemas. MÓDULO DE SERVICIOS DIGITALES Servicio bibliotecario encaminado a satisfacer necesidades en el ámbito de las tecnologías de la información por medio del acceso gratuito y abierto a Internet, la recepción de cursos para aprender el uso de las tecnologías de la información y comunicación, la consulta a recursos digitales de información, la celebración de ferias electrónicas de empleo, la posibilidad de realizar trámites de gobierno, bancarios o compras en línea, entre otros. NORMALIZACIÓN Proceso de formulación y aplicación de reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y la cooperación de todos los involucrados. La normalización en la descripción bibliográfica y documental consiste en la aplicación de reglas internacionales en los procesos de catalogación y clasificación documental a fin de facilitar el intercambio de registros para un óptimo intercambio de información. Las normas más habituales en este sentido son las ISBD (International Standard Book Descriptions) y las AACR (Anglo American Cataloging Rules). OPAC, ONLINE PUBLIC ACCES CATALOG Catálogo en línea de acceso público. PÁGINA LEGAL Página de un impreso en la que figuran las indicaciones de haber cumplido con todos los requisitos marcados por la ley para la defensa de los intereses del autor y del editor, como el copyrigth, el ISBN, el depósito legal y el pie de imprenta y que, generalmente, sigue a la portada. Recibe el nombre de página de propiedad o de derechos.
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PIE DE IMPRENTA Parte de una descripción bibliográfica que comprende el lugar, la empresa y el año en que se hizo un impreso. PIE EDITORIAL Parte de una descripción bibliográfica que comprende el lugar, la empresa y el año en que se ha editado un libro. Suele figurar en la portada o en la página legal del libro. PORTADA Página situada generalmente al comienzo de una publicación, donde se presenta la información más completa sobre la misma, las obras u obra que contiene y también el título, la mención de responsabilidad y la mención de publicación. Cuando los elementos que la constituyen están repartidos entre dos páginas encaradas se considera que ambas forman el conjunto de la portada. Es fuente de información para la tarjeta catalográfica del documento. En caso de no estar disponible, se busca esta información en otros lugares como la cubierta, portadilla o colofón. PROMETEO Sistema, basado en el formato MARC, que provee la DGB y que utilizan las bibliotecas automatizadas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas de México en el que se pueden realizar búsquedas mediante el llenado de algunos campos básicos como autor, título, materia, entre otros. PROCESOS TÉCNICOS Conjunto de operaciones que se realizan desde el ingreso de los materiales a la biblioteca hasta su puesta a disposición de los usuarios. En parte puede llevarse a cabo de forma centralizada por la cabecera del sistema o red de bibliotecas o bien realizarse en la propia biblioteca, respetando los procedimientos establecidos por la cabecera del sistema o red. RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS Acto de extraer, previa búsqueda y localización, los documentos deseados de entre los conservados en una biblioteca o centro documental. Puede ser automatizada o manual. RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Acto de extraer, previa búsqueda y localización, datos o información concreta de un fondo documental, una colección de documentos de cualquier tipo o una memoria de computadora. RED BIBLIOTECARIA Conjunto de bibliotecas o de sistemas bibliotecarios que, conservando su autonomía administrativa, se unen para conseguir mejores y mayores servicios mediante la mutua cooperación a través de servicios centralizados.
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SIGNATURA TOPOGRÁFICA Señal alfabética, numérica o alfanumérica que representa el lugar que debe ocupar una pieza dentro del conjunto de fondos de un centro documental y que sirve para recuperarla cuando se necesita o para devolverla a su lugar una vez utilizada. Debe figurar tanto en la pieza como en las tarjetas que la describen. SISTEMA DE BIBLIOTECAS Conjunto de bibliotecas independientes y autónomas que, ordenadamente relacionadas entre sí mediante los oportunos acuerdos, contribuyen con sus recursos a un determinado objeto que es común a todas ellas. Se entiende también como el conjunto de bibliotecas con una planificación y estructura comunes que dependen de una misma unidad administrativa. TOMO División formal de un texto, superior a todas las demás, establecida por el autor al estructurarlo. En ocasiones coincide con la división material del texto en volumen (véase Volumen) y se suele dar confusión entre ambos. Sin embargo, una obra puede constar de un tomo en tres volúmenes o de tres tomos en un volumen. UNIDAD BIBLIOGRÁFICA Documento bibliográfico que constituye una unidad independiente y requiere una descripción bibliográfica para él solo. Ejemplo: una enciclopedia. USUARIO Persona que utiliza los fondos y servicios de un centro documental. VOLUMEN División material de un libro para hacerlo más manejable. Tiene su origen en los rollos o códices. Pueden existir volúmenes facticios, formados por la encuadernación conjunta de obras independientes entre sí. El volumen es distinto del tomo, ya que éste hace referencia a la estructura intelectual de la obra y el volumen sólo a la estructura formal.
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Bibliografía
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Rodríguez Briz, Fernanda. Los servicios de referencia virtual: surgimiento, desarrollo y perspectivas a futuro. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. Sabor, Josefa Emilia. Manual de bibliotecología. México: Kapelusz, 1984. El Bibliotecario, año 3, núm. 35, mayo de 2004, Dirección General de Bibliotecas, Conaculta.
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FUNCIONAMIENTO BÁSICO DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA se terminó de imprimir en los talleres de Impresora y Encuadernadora Progreso, S.A. de C.V. (IEPSA), Calz. San Lorenzo #244, Col. Paraje de San Juan, Del. Iztapalapa C.P. 09830, México D.F. en el mes de diciembre de 2011. La edición consta de diez mil ejemplares.
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