Gestor de bases de datos MicroSoft Access (2 de 4)

Departament d’Informàtica de Sistemes i Computadors

Introducción a la informática

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Contenido Ö Conceptos generales Ö Diseño de tablas Ö Propiedades de los campos Ö Ordenación, filtrado e indexación de datos

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Conceptos generales Ö ¿Qué es una base de datos? – Conjunto de datos almacenados mediante algún mecanismo • Almacenamiento físico tradicional – Fichas, libros de registro • Almacenamiento electrónico – Ficheros que contienen datos

Ö Información versus datos almacenados – Es más importante la información derivada que los propios datos en sí mismos – Nueva definición de base de datos • Conjunto de ficheros interrelacionados que es creado y manejado mediante un sistema de gestión Introducción a la informática

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Conceptos generales – Tabla con datos sobre los libros de una biblioteca

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Conceptos generales Ö Información derivada – – – – – – – –

¿Qué libros ha escrito Joan Fuster? ¿Cuántos libros hay escritos antes de 1980? ¿Cuántos autores comienzan su nombre por “M”? ¿Cuántos libros hay del género policíaco? ¿Qué autor tiene más libros? ¿Cuánto dinero se ha gastado en libros? ¿Cuál es la editorial que tiene más libros? ¿Qué libros comienzan el título por “L”?

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Conceptos generales Ö Evolución del concepto de base de datos – Archivos en dispositivos de almacenamiento secuenciales • Cintas magnéticas

Cinta – Archivos en dispositivos de almacenamiento directo • Discos magnéticos y ópticos

Disco

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Conceptos generales Estructura monolítica de la información sobre libros

Título Editorial Año ISBN Precio Nombre del autor Fotografía del autor País del autor Tema

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Conceptos generales Estructura relacional de la información sobre libros

Información sobre libros

Información sobre autores nombre, apellidos, fotografía, país

Información sobre materias

título, editorial, año, ISBN, precio

género, siglo, fundador

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Conceptos generales Ö Gestor de bases de datos Informes

Formularios

Datos: tablas relacionadas Consultas

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Conceptos generales Ö Conceptos de registro y campo

Título Autor Año del copyright Tema Editorial Tapas ISBN Precio de compra Fecha de compra Número páginas Notas

Conjunto de campos

Nombre de campos El teatro de la memoria Leonardo Sciascia 1986 Narrativa Alianza Blandas 84-206-3168-X 1300 14/09/1997 114 Reflexión muy original sobre la memoria humana.

Conjunto de registros Introducción a la informática

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Conceptos generales Ö Archivos de base de datos – Tienen extensión “mdb” – El mismo fichero contiene todos los objetos • • • •

Tablas Consultas Formularios Informes

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Conceptos generales Ö Ventana de trabajo de Access

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Conceptos generales Ö Tablas de datos – Contienen los datos de la base de datos – Una base de datos consta de varias tablas de datos relacionadas entre sí – Hay bases de datos preestablecidas

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Conceptos generales Ö Consultas – Extraen información de los datos almacenados – Una base de datos dispone de varios tipos de consultas

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Conceptos generales Ö Formularios – Almacenan datos en las tablas de la base de datos – Suele haber diversas maneras de introducir datos, según el tipo de información

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Conceptos generales Ö Informes – Imprimen la información contenida en la base de datos – Cada informe extrae un tipo de información en particular – También se pueden construir gráficos

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Conceptos generales Ö Utilización de la ayuda – Manual completo del programa – Muy útil – Se puede buscar por contenido

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Diseño de tablas Ö Tabla – Estructura de datos que almacena la información – Se organiza en filas y columnas Campos (están dentro de un registro)

Registro (tiene entidad propia)

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Diseño de tablas Ö Creación de una tabla – Determinar la información que va a almacenar – Especificación de los campos y los tipos de datos – Inserción de la información (llenado)

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Diseño de tablas

Ö Vista diseño – Campos – Tipo de datos

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Diseño de tablas Ö Vista de datos – Información contenida

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Diseño de tablas Ö Campos – Nombres de 1 a 64 caracteres – Letras, números y caracteres especiales – No pueden incluir puntos (.), signos de admiración (¡) ni corchetes ([ ]) – No pueden contener caracteres ASCII del 0 al 31 – No pueden empezar por un espacio en blanco – Conviene elegir siempre identificadores con significado

Foto, Apellidos, Dirección, DNI, NIF, Teléfono

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Propiedades de los campos Ö Lugares decimales – Número de decimales que aparecen a la derecha de la coma decimal

Ö Título – Etiqueta predeterminada, distinta del nombre del campo, que se usa en formularios e informes

Ö Valor predeterminado – Aparece automáticamente al editar nuevos registros

Ö Regla de validación – La ha de cumplir el valor de entrada para ser aceptado

Ö Texto de validación – Mensaje aparecido cuando no se cumple la regla Introducción a la informática

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Propiedades de los campos Ö Requerido – Indica que el campo del registro es obligatorio

Ö Permitir longitud cero – Permite cadenas vacías

Ö Indexado – Mejoran la velocidad de las consultas basadas en este campo. Los campos Memo, OLE e Hipervínculo no se pueden indexar • No (Predeterminado). Sín índice • Sí (Con duplicados). El índice admite valores duplicados • Sí (Sin duplicados). El índice no admite valores duplicados – Representa el caso habitual Introducción a la informática

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Propiedades de los campos

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Ordenación (o clasificación) – Establece un orden en el almacenamiento de los registros según los valores de uno o varios campos

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Ordenación – Altera el orden de almacenamiento de los registros • Esto es problemático cuando el número de registros de la tabla es elevado

– La inserción de registros no se hace por orden • Es necesario realizar una ordenación para mantener la tabla ordenada después de cada inserción

– Una vez ordenada, la tabla no puede recuperar el orden original

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Filtrado – Observación de registros que cumplen una o varias condiciones

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Tipos de filtrado – Selección • Selecciona registros instantáneamente en base al valor actual seleccionado

– Formulario • El campo se convierte en un cuadro combinado que permite elegir un valor entre una lista de valores de ese campo

– Entrada de datos • Utiliza los datos introducidos como criterio de selección

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Ordenación, filtrado e indexación Ordenación ascendente

Filtro de selección

Ordenación descendente

Filtro de formulario

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Quitar o aplicar filtro

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Filtrado excluyendo la selección – Visualiza los registros que no cumplen la selección

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Diferencias entre ordenación y filtrado de datos – Ordenación • Altera el almacenamiento • Es una operación costosa • Una vez grabada la tabla ordenada no se puede recuperar la tabla original (desordenada)

– Filtrado • No alteran el almacenamiento • Limitar la visión sobre un subconjunto de registros de la base de datos • Permite realizar búsquedas sencillas de manera visual

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Indexación – Relación entre el valor del campo o campos que forman el índice y el número de registro físico al cual hace referencia – Las búsquedas basadas en campos indexados son mucho más rápidas que las búsquedas secuenciales. También se aceleran las operaciones de ordenación y agrupación

Ö Ejemplo – Ordenar la base de datos por NIF • Hay que ordenar cada vez que se insertan o borran registros

– Indexar la base de datos por NIF • El índice se ordena automáticamente, dejando el almacenamiento de los registros sin tocar (mejor alternativa)

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Indexación de campos – Se pueden indexar: Texto y Numérico – No se puede indexar: Memo, OLE e Hipervínculo

Ö Ventana de índices

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Campos que forman un índice – Uno: NIF, DNI – Varios: Apellidos y Nombre

Ö Características básicas – Se pueden crear tantos índices como se estime necesario – Los índices se crean al guardar la tabla y se actualizan automáticamente al modificar o agregar registros

Ö Campo indexado Valor No Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados)

Descripción (Predeterminado) Sin índice. El índice admite valores duplicados. El índice no admite valores duplicados.

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Clave o índice clave – Índice que toma valores diferenciados para cada registro

Clave única y principal de la tabla Libros

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Clave única

Ö Clave principal

– Si el índice se compone de un campo, los valores de ese campo deben ser únicos. – Si comprende más de un campo, pueden darse valores duplicados en cada campo, pero cada combinación de valores de todos los campos que componen el índice debe ser única.

– Uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla – Sólo puede haber una clave principal por cada tabla – Son imprescindibles para hacer relaciones entre tablas

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Ordenación, filtrado e indexación Ö Diferencias entre índice y clave – Una clave es necesariamente un índice – Un índice no tiene por qué ser una clave – Los índices que no son clave tienen campos cuyos valores no son necesariamente únicos IdTema: clave única y principal de la tabla Temas Tema: clave única de la tabla Temas

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