Guía del usuario de CallPilot Fax

Número de parte: N0027241 01 Abril de 2005

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Lista de tareas Guía del usuario de CallPilot Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Para verificar cuál es su interfaz de casillero ..................................................................9 Para grabar un saludo de casillero de correo................................................................11 Para transferir una llamada de fax al casillero de correo ..............................................12 Para abrir el casillero de correo en Correo de voz Norstar ...........................................13 Para abrir el casillero de correo en CallPilot .................................................................13 Para asignar una máquina de fax predeterminada .......................................................15 Para imprimir todos los mensajes de fax.......................................................................16 Para imprimir un mensaje de fax individual ...................................................................17 Para imprimir mensajes de fax desde un teléfono con fax ............................................18 Para enviar un mensaje de fax a un casillero de correo personal.................................19 Para reenviar un mensaje de fax a un casillero de correo en Correo de voz Norstar ...21 Para reenviar un mensaje de fax a un casillero de correo en CallPilot .........................22 Para reenviar un mensaje de fax a un número externo en Correo de voz Norstar .......22 Para reenviar un mensaje de fax a un número externo en CallPilot .............................24 Para enviar un mensaje de Grupo de fax en Correo de voz Norstar ............................26 Para enviar un mensaje de Grupo de fax en CallPilot...................................................26

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Lista de tareas

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Contenidos

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Contenidos Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Información acerca de CallPilot Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Introducción al uso del Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Información sobre la Línea de mensajería rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Teclas del teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Comprobación de la interfaz de casillero de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Información acerca de la función de fax en el saludo del casillero . . . . . . . . . . . . . . . 10 Recepción de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Transferencia de llamadas de fax a un casillero de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Acceso al casillero de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Impresión de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Información sobre los destinos para imprimir mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . 14 Asignación de una máquina de fax predeterminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Impresión de todos los mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Portada de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Envío de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Reenvío de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Información sobre los mensajes de Grupo de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Incorporación de caracteres especiales a un número de teléfono de fax . . . . . . . . . . 28

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Contenidos

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax Información acerca de CallPilot Fax La presente guía brinda información acerca de cómo utilizar el Fax CallPilot con su casillero de correo personal, y cómo recibir, imprimir y enviar mensajes de fax. Nota: Si desea acceder a información sobre otras funciones de CallPilot, consulte la Guía de referencia de CallPilot. Para hacer uso de esta guía, debe determinar qué interfaz telefónica utiliza y seguir los procedimientos que corresponden a esa interfaz. Para saber cómo determinar con qué interfaz cuenta, consulte “Comprobación de la interfaz de casillero de correo” en la página 9.

Introducción al uso del Fax El Fax CallPilot le permite acceder a las funciones de fax desde su casillero de correo personal. Los documentos de fax que aparecen en un casillero de correo se denominan mensajes de fax, y pueden incluir una introducción de voz. Esto significa que una persona que llama puede dejar en su casillero de correo personal un mensaje de fax que incluya o no un mensaje de voz como introducción. Al recibir un mensaje, existen dos posibilidades: • •

recuperar e imprimir el mensaje de fax en una máquina de fax reenviar el mensaje a otro casillero de correo

Información sobre la Línea de mensajería rápida El sistema permite disponer de una Línea de mensajería rápida asignada a su casillero de correo. Este tipo de línea le permite enviar sólo mensajes de fax si selecciona la opción para enviar faxes exclusivamente, o enviar mensajes de voz y fax si dicha opción no fue seleccionada. Los mensajes de fax enviados a la Línea de mensajería rápida no se envían a la Operadora automática, sino que llegan de inmediato a su casillero, y se accede a ellos tal como se accede a cualquier otro mensaje de fax. Para obtener más información sobre el acceso a los mensajes de fax, consulte “Recepción de mensajes de fax” en la página 11. Solicite al Administrador del sistema el número de teléfono de su Línea de mensajería rápida para brindar su número de línea de fax directa a quienes lo llaman.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Teclas del teléfono Todos los teléfonos con pantalla de una y dos líneas disponen de indicaciones de voz de CallPilot. En los teléfonos con teclas de pantalla, las indicaciones de voz se reproducen con una demora de cinco segundos. Si no observa una opción en la pantalla del teléfono, aguarde a que la indicación de voz anuncie las opciones adicionales. Para hacer uso de las funciones de Fax, oprima las teclas de pantalla o las del teclado del teléfono. Cuando observe una tecla de pantalla como ésta: OÍR, o una tecla como ésta en el teclado: ¤, oprima cualquier tecla para activar la función de CallPilot. En esta guía se describen ambos métodos. La siguiente tabla muestra las teclas de los teléfonos Business Series Terminal. Utilice las teclas que corresponden al tipo de teléfono con el que cuenta.

Nombre de la tecla

T7100, T7208, T7316

M7100, M7208, M7310, M7324

Función

≤

ƒ

Manos libres

Tecla inferior derecha

©

Retener

≥

˙

Control de volumen

√

√

Desconectar

®

®

M7100N, M7208N, M7310N, M7324N

Para utilizar una función, puede ingresar ≤, ƒ o y el código correspondiente. Por ejemplo, oprima ≤·°⁄ para acceder a su casillero de casillero. El teléfono T7100 funciona de manera distinta de otros teléfonos del sistema, pues no dispone de teclas de línea. Con otros teléfonos debe seleccionar una tecla de línea para responder a una llamada, en tanto con la terminal T7100 sólo debe levantar el auricular. Además, en otros tipos de teléfono debe seleccionarse una tecla de línea para activar una llamada que se encuentra retenida, mientras que en la terminal T7100 es necesario oprimir . En las terminales T7100, puede oprimir para tomar una segunda llamada. En ese caso, la llamada activa queda retenida mientras se conecta con la segunda llamada. El sistema no permite disponer de más de dos llamadas activas a la vez.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

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Comprobación de la interfaz de casillero de correo CallPilot admite el uso de dos interfaces: Correo de voz Norstar y CallPilot. El administrador del sistema es quien determina la interfaz que se asignará a su casillero. Utilice este procedimiento para verificar cuál es la interfaz de su casillero, y siga las instrucciones de la guía que corresponden a esa interfaz. Algunos procedimientos corresponden a ambas interfaces.

Para verificar cuál es su interfaz de casillero 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla.

2

Observe la pantalla para comprobar cuál es su interfaz:

0 nvo 0 almcn OÍR GRAB ADMIN

Ésta es la interfaz de Correo de voz Norstar.

Ning mensj COMP CSLL

Ésta es la interfaz CallPilot.

SALR

3

Oprima ® para finalizar la sesión.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Información acerca de la función de fax en el saludo del casillero Existe la posibilidad de utilizar el saludo del casillero de correo para indicar a las personas que llaman que pueden dejar un mensaje de fax. Para ello, es necesario que llamen desde un teléfono con fax. La persona que llama debe oprimir ACTVR/ENV en la máquina de fax, y CallPilot automáticamente recibirá y guardará el mensaje de fax en el casillero de correo. A continuación se presenta un ejemplo de un saludo de casillero de correo personal: “Hola. Éste es el teléfono de Brian Purdy de Ideal Office Machines. En este momento no puedo atender su llamada. Por favor deje su nombre, número de teléfono y un breve mensaje después de oír la señal. Si desea enviar un fax y llama desde un teléfono con fax, oprima la tecla ACTVR/ENV ahora o al finalizar este mensaje.” Para obtener más información sobre los saludos del casillero de correo, consulte la Guía de referencia de CallPilot o comuníquese con el Administrador del sistema. Nota: Los saludos grabados influyen en la capacidad de almacenamiento del casillero de correo. En lo posible, evite grabar saludos extensos, pues de lo contrario el casillero de correo contará con menor capacidad para guardar los mensajes.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

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Para grabar un saludo de casillero de correo 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla.

2

Si utiliza la interfaz CallPilot: • •

Oprima °¤ para abrir el menú Opciones de saludo Continúe en el paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar: • • •

Oprima ADMIN o ° Oprima SLDO o ¤ Continúe en el paso 3

Opciones saludo GRAB ELGIR

3

Oprima GRAB o ⁄.

Saludo: PRINC OPC

4

Oprima PRINC o ⁄ para grabar el saludo principal o bien Oprima OPC o ¤ para grabar un saludo opcional.

¿Grabar ahora? SÍ NO SALIR

5

Oprima SÍ o ⁄ y grabe su saludo al oír la señal.

Grabar saludo: REINT

6

Oprima OK o £ para finalizar la grabación.

7

Oprima OK o £ para aceptar la grabación o bien Oprima OÍR o ⁄ para escuchar el saludo o bien Oprima REINT o ¤ para volver a grabar el saludo.

8

Oprima ® para finalizar la sesión.

PERS

OK

¿Acepta saludo? REINT OÍR OK

Recepción de mensajes de fax Los mensajes de fax pueden incluir un mensaje de voz grabado por la persona que llama a modo de introducción, o sólo el mensaje de fax. Las personas que llaman pueden enviar un mensaje de fax a su casillero de correo personal por medio de la función de envío automático de la máquina de fax. Si la llamada es recibida por la Operadora automática, se transfiere a la extensión de respuesta de fax designada a tal efecto. Si se recibe en un casillero de correo, el mensaje de fax se guarda directamente en el casillero. Si recibe la llamada directamente, oirá una señal de fax. En ese caso, transfiera la llamada de fax a su casillero de correo.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Transferencia de llamadas de fax a un casillero de correo Si al recibir una llamada oye una señal de fax, significa que una persona está intentando enviar un mensaje de fax a su casillero de correo. En ese caso, puede transferir la llamada al casillero.

Para transferir una llamada de fax al casillero de correo 1

Oprima ≤·°fl. No coloque la llamada en retención.

2

Ingrese el número de su casillero de correo. El mensaje de fax se guardará en su casillero.

Cuando recibe un mensaje en su casillero de correo, la pantalla del teléfono muestra la siguiente información: Mensaje para Ud. MSJ

Esto significa que ha llegado un nuevo mensaje de voz o de fax a su casillero de correo. Para acceder a los mensajes, deberá abrir el casillero.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

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Acceso al casillero de correo Para abrir el casillero de correo en Correo de voz Norstar

Clave: OTRA REINT

OK

1 nvo 1 almcn OÍR GRAB ADMIN

1

Oprima ≤·°⁄.

2

Introduzca la clave de su casillero de correo y oprima OK o £ o bien Si se encuentra en otra extensión o utiliza un casillero de correo Invitado, oprima OTRA o • para visualizar la indicación Reg: Cuando aparezca esta indicación, ingrese el número y la clave de su casillero. Generalmente, su número de casillero es igual al de su extensión.

3

Después de abrir el casillero de correo, la pantalla del teléfono mostrará cuántos mensajes nuevos y guardados existen. Además, una indicación de voz le anunciará la cantidad de mensajes de voz y de fax nuevos y guardados. En este ejemplo, existe un mensaje nuevo y uno guardado.

Para abrir el casillero de correo en CallPilot

Csll: REINT

OK

Clave: REINT

OK

1

Oprima ≤·°⁄.

2

Oprima £ o bien Si se encuentra en otra extensión, ingrese su número de casillero y, a continuación, oprima OK o £. Generalmente, su número de casillero es igual al de su extensión.

3

Ingrese la clave de su casillero y oprima OK o £. Después de abrir el casillero de correo, la pantalla del teléfono mostrará cuántos mensajes nuevos existen. Además, una indicación de voz le anunciará la cantidad de mensajes de fax nuevos y guardados.

Impresión de mensajes de fax Puede imprimir los mensajes de fax de su casillero de correo en cualquier máquina de fax, ya sea por separado o todos a la vez. En promedio, un mensaje de fax que contiene texto requiere 10 segundos por página, en tanto los mensajes de fax que incluyen gráficos pueden requerir hasta dos minutos por página. Dado que los mensajes de fax pueden ocupar una gran cantidad de espacio en el casillero de correo, es recomendable borrarlos después de imprimirlos o reenviarlos. Guía del usuario de CallPilot Fax

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Si imprime todos sus mensajes de fax al mismo tiempo, no oirá las introducciones de voz que contengan. En ese caso, el mensaje de fax permanece como un mensaje “nuevo” en su casillero de correo y podrá escuchar la introducción de voz posteriormente. Si imprime cada mensaje de fax por separado, podrá escuchar la introducción antes de imprimirlo.

Información sobre los destinos para imprimir mensajes de fax Los mensajes de fax pueden imprimirse desde: Imprim msj PRDET OTRA

MAN

Table 1 Destinos de fax Predeterminada

Puede definir una máquina de fax como destino predeterminado. Al imprimir y seleccionar la opción Predeterminada, la máquina de fax imprimirá en el destino definido a tal efecto y, a menos que seleccione la opción Otra, los faxes se imprimirán en este destino predeterminado.

Otra

Cuando envía un mensaje de fax para imprimirlo y selecciona la opción Otra, debe introducir un número de teléfono o de extensión como destino.

Manual

Seleccione la opción Manual si imprime desde un teléfono con fax. En este caso, los mensajes de fax se imprimirán en la máquina de fax que utiliza para acceder a su casillero de correo.

Si selecciona las opciones Predeterminada u Otra, los mensajes de fax se imprimirán precedidos por una portada. Esta portada no se agrega a los mensajes que se imprimen en un teléfono con fax. Para obtener más información, consulte “Portada de fax” en la página 19.

Asignación de una máquina de fax predeterminada Si asigna una máquina de fax de forma predeterminada, los mensajes de fax se imprimirán siempre en la misma máquina.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

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Para asignar una máquina de fax predeterminada 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Si utiliza la interfaz CallPilot: • • •

Oprima °‚‚ para abrir el menú Opciones de casillero de correo. Oprima ‹ para abrir el menú Opciones de fax Continúe en el paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar: • • •

Oprima ADMIN o  Oprima ‡ Continúe en el paso 3

No predet.

3

Si no existe una máquina de fax predeterminada, aparecerá esta pantalla. Si se ha definido una máquina de fax predeterminada, la pantalla mostrará el siguiente mensaje: Fax predet.. Si desea asignar otra máquina de fax como destino predeterminado, oprima CAMB.

Destino: TEL EXT

4

Oprima TEL o ⁄ para asignar el número de teléfono de una máquina de fax o bien Oprima EXT o ¤ para asignar el número de extensión de una máquina de fax. En este ejemplo se muestra la asignación del número de teléfono de una máquina de fax.

5

Introduzca el número de teléfono de fax y oprima OK o £.

6

Oprima OK o £ para aceptar el número de teléfono de fax, representado por el símbolo o bien Oprima AGREG para agregar caracteres especiales al número de teléfono de fax y siga las indicaciones al respecto. Después de agregar los caracteres especiales, oprima OK o £.

7

Oprima ® para finalizar la sesión.

Tel: REINT

OK

AGREG

OK

Impresión de todos los mensajes de fax Utilice este procedimiento si desea imprimir todos los mensajes nuevos o guardados. Si desea imprimir sólo un mensaje, consulte “Para imprimir un mensaje de fax individual” en la página 17.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Para imprimir todos los mensajes de fax 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Si utiliza la interfaz CallPilot: • •

Oprima ‡‡ para abrir el menú de comandos de impresión Continúe en el paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar: • • 3

Oprima ⁄ Continúe en el paso 3

Si utiliza la interfaz CallPilot: • • •

Oprima MSJ o ⁄ para imprimir un mensaje o bien Oprima NUEVO o ¤ para imprimir todos los mensajes de fax que aún no se han impreso o bien Oprima TODO o ‹ para imprimir todos los faxes con sus archivos adjuntos

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar y existen nuevos mensajes de fax: • •

Oprima NUEVO o ⁄ para imprimir todos los mensajes de fax nuevos o bien Oprima GUARDADOS o ¤ para imprimir todos los mensajes de fax guardados Si no existen nuevos mensajes de fax aparecerá la pantalla que se muestra en el punto 4.

Imprim msj PRDET OTRA

MAN

Destino: TEL EXT

Tel: REINT

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OK

4

Oprima PRDET o ⁄ si desea imprimir los mensajes en la máquina de fax predeterminada y continúe en el paso 8 o bien Oprima OTRA o ¤ si desea imprimir los mensajes en otra máquina de fax y continúe en el paso 5.

5

Oprima TEL o ⁄ para imprimir los mensajes de fax en un teléfono con fax o bien Oprima EXT o ¤para imprimir los mensajes en una extensión con fax. Este ejemplo muestra la utilización del número de teléfono de una máquina de fax.

6

Introduzca el número de teléfono de fax y oprima OK o £.

Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

AGREG

OK

Imprim msjs

7

Oprima OK o £ para aceptar el número de teléfono de fax, representado por el símbolo o bien Oprima AGREG para agregar caracteres especiales al número de teléfono de fax y siga las indicaciones al respecto.

8

La pantalla mostrará la cantidad de mensajes de fax que se imprimieron.

9

Oprima ® para finalizar la sesión.

17

Después de finalizar la sesión, CallPilot imprimirá los mensajes de fax en la máquina de fax predeterminada. Si desea obtener información acerca de cómo cambiar la máquina de fax predeterminada, consulte “Asignación de una máquina de fax predeterminada” en la página 14.

Para imprimir un mensaje de fax individual Utilice este procedimiento si desea imprimir un mensaje de fax por separado. 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Si utiliza la interfaz CallPilot: • •

Oprima ‡‡ para abrir el menú de comandos de impresión Continúe en el paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar: • • Fax:1 >

Oprima fl hasta encontrar el fax que desea imprimir Continúe en el paso 3

3

Aguarde a que la indicación anuncie el número de ID del fax y, a continuación, oprima ⁄ para imprimir el mensaje de fax.

4

Oprima PRDET o ⁄ para imprimir el mensaje en la máquina de fax predeterminada o bien Oprima OTRA o ¤ si desea seleccionar otra máquina de fax para imprimir el mensaje y, a continuación, ingrese el número de esa máquina.

Msj impreso

5

La pantalla indicará que el mensaje se imprimió.

Fin del mensaje COPIAR BORR SIG

6

Oprima ® para finalizar la sesión.

Imprim msj PRDET OTRA

MAN

Después de finalizar la sesión, CallPilot imprimirá el mensaje de fax en la máquina de fax seleccionada.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Para imprimir mensajes de fax desde un teléfono con fax 1

Desde un teléfono con fax, llame a una línea que sea respondida por la Operadora automática.

2

Oprima ••, o, en el R.U., oprima °°, para acceder a su casillero de correo mientras se reproduce el saludo de la Operadora automática.

3

Inicie sesión en su casillero de correo: • •

4

Envíe el mensaje de fax a la impresora: • •

5

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar, ingrese el número y la clave de su casillero de correo y oprima £ Si utiliza la interfaz CallPilot, ingrese el número de su casillero de correo y oprima £. A continuación, introduzca su clave y oprima £ Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar, oprima ⁄ para imprimir los mensajes Si utiliza la interfaz CallPilot, oprima ‡‡ para imprimir los mensajes

Si existen mensajes de fax nuevos y guardados, puede imprimir todos los mensajes nuevos o todos los que están guardados: • •

Oprima ⁄ para imprimir todos los mensajes de fax nuevos Oprima ¤para imprimir todos los mensajes de fax guardados Si sólo existen mensajes nuevos, o guardados, omita el paso 5.

6

Oprima ‹ para utilizar la opción Manual para imprimir los mensajes de fax nuevos.

7

Oprima ACTVR/ENV en la máquina de fax.

8

Cuelgue el auricular del teléfono. La sesión finalizará cuando todos los faxes se hayan impreso.

CallPilot imprimirá los mensajes de fax en la máquina de fax asignada a tal efecto.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

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Portada de fax Con cada mensaje de fax que se imprima por medio de las opciones Predeterminada y Otra, también se imprimirá una portada. La portada de fax muestra la siguiente información: • • • • •

la fecha y la hora en que se imprimió el fax el nombre y número de teléfono del propietario del casillero de correo el número de fax de destino el número de ID del fax (si se imprime un solo mensaje de fax) la cantidad de páginas posteriores Nota: Los mensajes que se imprimen desde un teléfono con fax no incluyen la hoja de portada.

Envío de mensajes de fax Para enviar mensajes de fax a un casillero de correo personal es necesario llamar desde un teléfono con fax. Los mensajes pueden incluir una introducción de voz que debe durar al menos tres segundos, pues el sistema se desactiva después de cinco segundos de silencio.

Para enviar un mensaje de fax a un casillero de correo personal 1

Coloque el documento que desea enviar en la máquina de fax.

2

En el teléfono con fax, marque el número de teléfono CallPilot de la persona a la que desea enviar el fax.

3

Espere el saludo del casillero de correo o permita que la operadora de CallPilot lo transfiera al casillero de correo para dejar un mensaje de fax. Si contesta la persona a la que está llamando, solicítele que lo transfiera al casillero de correo para enviarle un fax.

4

Después de que se reproduzca el saludo del casillero de correo, aguarde la señal y grabe una introducción para el mensaje de fax. No cuelgue el teléfono.

5

Oprima ACTVR/ENV en la máquina de fax.

6

Cuelgue el auricular del teléfono. La sesión finalizará cuando se haya completado la transmisión.

Guía del usuario de CallPilot Fax

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Reenvío de mensajes de fax Los mensajes de fax recibidos pueden reenviarse a otro casillero de correo con el agregado de una introducción de voz. Si se graba un mensaje de voz, deberá durar más de tres segundos, pues el sistema se desactiva después de cinco segundos de silencio. El mensaje reenviado aparece como un mensaje de fax en el casillero de correo del destinatario. Si no puede reenviar un mensaje de fax, consulte al Administrador del sistema si su casillero de correo está configurado para permitir el reenvío de mensajes de fax. El sistema permite enviar el mismo mensaje de fax a más de una persona, pero no a una Lista de grupo. Para obtener información sobre cómo reenviar un mensaje de fax a un número externo, consulte “Para reenviar un mensaje de fax a un casillero de correo en Correo de voz Norstar” en la página 21. Al reenviar un mensaje de fax, se añade una nueva portada al mensaje original, que se incluye como parte del nuevo mensaje. Si el mensaje de fax ya cuenta con una portada de reenvío de fax generada por CallPilot, esta portada es reemplazada por una nueva.

Portada de reenvío de fax La portada de reenvío de fax contiene la misma información que una portada de fax, y también los siguientes datos: • •

el nombre del destinatario si el mensaje se reenvía a un número externo, el número de ID del fax

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

21

Para reenviar un mensaje de fax a un casillero de correo en Correo de voz Norstar 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Oprima OÍR o ¤ si existen nuevos mensajes de fax o bien Oprima fl para revisar los mensajes hasta encontrar el mensaje de fax guardado que desea reenviar.

Fax:1 >

3

La fecha en que se recibió y el número de ID del fax aparecerán en la pantalla.

Fin del mensaje SIG COPIAR BORR

4

Oprima COPIAR o fi.

Copiar fax CSLL

5

Oprima CSLL o ⁄ para reenviar el mensaje de fax a otro casillero de correo.

6

Oprima SÍ o ⁄ para grabar una introducción para el mensaje de fax o bien Oprima NO o ¤ y continúe en el paso 10 si no desea grabar una introducción para el mensaje que será reenviado.

Grabar mensaje: REINT PAUSA OK

7

Grabe la introducción y, a continuación, oprima OK o £ finalizar la grabación o bien Oprima REINT o ⁄ para volver a grabar la introducción o bien Oprima PAUSA o ¤ para establecer una pausa mientras graba la introducción.

¿Acepta grab? REINT OÍR

8

Oprima OK o £ para aceptar la grabación.

9

Ingrese el número del casillero de correo al que desea reenviar el mensaje o bien Oprima GUÍA o £ para realizar una búsqueda en el directorio de la compañía.

OTRA

¿Grabar intro? SÍ

Csll: GUÍA

Wayne, Paul OPCNES CC

NO

OK SALIR

ENV

¿Otra copia? SÍ SALIR

10 Oprima ENV o £ para reenviar el mensaje sin utilizar opciones de envío o bien Oprima OPCNES o ‹ para asignar al mensaje opciones de envío. Para obtener más información acerca de las opciones de envío, consulte la Guía de referencia de CallPilot. 11 Si desea enviar el mensaje a otro casillero de correo, oprima SÍ o ⁄ y repita los pasos del 6 al 11 o bien Oprima SALIR para finalizar la sesión.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Para reenviar un mensaje de fax a un casillero de correo en CallPilot

Fin mensaje COPIAR BORR

SIG

Fin mensaje IMPRM BORR

SIG

Para: NOMB

ESP

A: REINT

CANC

OK

Vacío GRAB Opcs mensje URG PRIV

OTRO

1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Oprima ¤ para reproducir el primer mensaje o bien Oprima fl hasta encontrar el mensaje de fax que desea reenviar.

3

Oprima ‡‹ para reenviar el mensaje.

4

Introduzca el número del casillero de correo al que desea reenviar el mensaje de fax y oprima OK o £ o bien Oprima NOMB o ⁄⁄ para realizar una búsqueda en el directorio de la compañía.

5

Oprima OK o £ para finalizar la lista de direcciones.

6

Si desea adjuntar un mensaje de voz, oprima GRAB o fi y grabe su mensaje.

7

Si desea adjuntar opciones de mensaje, oprima ‡‚‚ para asignarlas.

8

Oprima ‡· para enviar el mensaje.

9

Oprima ® para finalizar la sesión.

Para reenviar un mensaje de fax a un número externo en Correo de voz Norstar Los mensajes de fax recibidos pueden reenviarse a un número externo. Sin embargo, en este caso no es posible agregar un mensaje de voz como introducción.

2 nvo 0 almcn OÍR GRAB ADMIN

N0027241 01

1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Oprima OÍR o ¤ para reproducir el primer mensaje o bien Oprima fl hasta encontrar el mensaje de fax que desea reenviar.

Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

23

Fax:1 >

3

La fecha en que se recibió y el número de ID del fax aparecerán en la pantalla.

Fin del mensaje COPIAR BORR SIG

4

Oprima COPIAR o fi.

Copiar fax CSLL OTRO

5

Oprima OTRO o ¤.

6

Ingrese el nombre del destinatario, que puede contener un máximo de ocho caracteres. Para ingresarlo, utilice el teclado del teléfono. Oprima £ después de cada letra para introducir la siguiente.

Nombre: REINT RET

OK

Si escribe un nombre incorrecto, oprima REINT e ingrese nuevamente el nombre. Oprima OK para aceptar el nombre. Destino: TEL EXT Tel: REINT

OK

AGREG

OK

7

Oprima TEL o ⁄ para introducir el número de teléfono de fax.

8

Introduzca el número de teléfono de fax y oprima OK o £.

9

Oprima OK o £ para aceptar el número de teléfono de fax, que en este ejemplo aparece representado por el símbolo o bien Oprima AGREG para agregar caracteres especiales al número. Para obtener información acerca de cómo agregar caracteres especiales, consulte “Incorporación de caracteres especiales a un número de teléfono de fax” en la página 28.

Mensaje enviado

10 CallPilot reenviará el mensaje de fax.

¿Otra copia? SÍ SALIR

11 Oprima SÍ o ⁄ y repita los pasos del 6 al 11 para enviar este mensaje a otro número externo o bien Oprima SALIR si ha concluido. 12 Oprima ® para finalizar la sesión.

Guía del usuario de CallPilot Fax

24

Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Para reenviar un mensaje de fax a un número externo en CallPilot

Fin mensaje COPIAR BORR

SIG

Imprimir MSJ NUEVO

Imprim msj PRDET OTRA

MAN

Destino: TEL EXT Tel: REINT

OK

AGREG

OK

Msj impreso

1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Oprima ‡‡ para abrir el menú de comandos de impresión.

3

Oprima MSJ o ⁄ para reenviar el mensaje actual o bien Oprima NUEVO o ¤ para reenviar todos los mensajes de fax nuevos o bien Oprima TODO o ‹ para reenviar todos los mensajes de fax nuevos y guardados.

4

Oprima OTRA o ¤ para especificar la máquina de fax a la que reenviará el mensaje.

5

Oprima TEL o ⁄.

6

Ingrese el número de teléfono de la máquina de fax a la que reenviará el mensaje.

7

Oprima OK o £ para aceptar el número de teléfono o bien Oprima AGREG o ¤ para agregar caracteres especiales.

8

La pantalla indicará que el mensaje se imprimió.

9

Oprima ® para finalizar la sesión.

Información sobre los mensajes de Grupo de fax Si desea enviar mensajes de fax dirigidos a un grupo, puede enviar un mensaje de Grupo de fax. El Administrador del sistema crea las Listas de grupo de fax.

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Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

25

Listas de grupo de fax Si frecuentemente envía información por fax al mismo grupo de personas, puede utilizar una Lista de grupo de fax. La Lista de grupo de fax representa un conjunto de máquinas de fax situadas en otras ubicaciones. Cuando se envía un mensaje de fax a una Lista de grupo de fax, sólo es necesario ingresar la dirección correspondiente a la lista, pero todas las máquinas de fax del grupo recibirán el mensaje. Solicite al Administrador del sistema el listado de las máquinas de fax incluidas en cada Lista de grupo de fax. Si necesita disponer de una Lista de grupo de fax, solicite al Administrador del sistema que la cree. Para ello, deberá proporcionarle la siguiente información: • • •

los nombres de los destinatarios una lista de los números de las máquinas de fax a incluir el nombre de la Lista de grupo de fax

Antes de enviar un mensaje de Grupo de fax, asegúrese de que el Administrador del sistema haya creado la Lista de grupo de fax y que esta lista incluya todas las máquinas de fax que deben recibir los mensajes.

Guía del usuario de CallPilot Fax

26

Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Para enviar un mensaje de Grupo de fax en Correo de voz Norstar 1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Oprima OÍR o ¤ para reproducir el mensaje actual o bien Oprima fl hasta encontrar el mensaje de fax que desea reenviar.

Fax:1 >

3

La fecha en que se recibió y el número de ID del fax aparecerán en la pantalla.

Fin del mensaje COPIAR BORR SIG

4

Oprima COPIAR o fi.

Copiar fax CSLL

5

Oprima CSLL o ⁄ para reenviar el mensaje de fax a otro casillero de correo.

6

Oprima NO o ¤. No grabe una introducción, pues las introducciones de voz no se encuentran disponibles para los destinatarios de una Lista de grupo de fax.

Csll: GUÍA

7

Introduzca el número de la Lista de grupo de fax.

OPCNES CC

8

Oprima ENV o £ para enviar el mensaje de fax o bien Oprima OPCNES o ‹ para asignar opciones de envío al mensaje o bien Oprima CC para enviar el mensaje a otro destinatario. Para obtener más información acerca de las opciones de envío, consulte la Guía de referencia de CallPilot.

9

Oprima ® para finalizar la sesión.

OTRA

¿Grabar intro? SÍ

NO

Para enviar un mensaje de Grupo de fax en CallPilot

Fin mensaje COPIAR BORR

N0027241 01

SIG

1

Oprima ≤·°⁄. Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de las teclas de pantalla del teléfono.

2

Oprima OÍR o ¤ para reproducir el mensaje actual o bien Oprima fl hasta encontrar el mensaje de fax que desea reenviar.

Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Fin mensaje IMPRM BORR

SIG

Para: NOMB

ESP

CANC

Para: NOMB

ESP

CANC

Vacío GRAB

Opcs mensje URG PRIV Msj entregado

OTRO

27

3

Oprima ‡‹ para reenviar el mensaje.

4

Introduzca el número de la Lista de grupo y oprima OK o £.

5

Oprima ‡‹ cuando haya ingresado todas las direcciones a las que desea enviar el mensaje.

6

Si desea adjuntar un mensaje de voz, oprima GRAB o fi y grabe su mensaje. Los destinatarios de una Lista de grupo externa no reciben introducciones de voz con los mensajes de fax.

7

Si desea adjuntar opciones de mensaje, oprima ‡‚‚ para asignarlas.

8

Oprima ‡· para enviar el mensaje.

9

Oprima ® para finalizar la sesión.

Guía del usuario de CallPilot Fax

28

Capítulo 1 Guía del usuario de CallPilot Fax

Incorporación de caracteres especiales a un número de teléfono de fax Para agregar caracteres especiales a un número de teléfono de fax, siga las indicaciones de voz u oprima AGREG. Nota: Si agrega caracteres especiales, no oprima las teclas del teclado £ para ingresar # ni • para ingresar *. Oprima la tecla que se encuentra inmediatamente debajo de la opción en un teléfono con pantalla de dos líneas, o bien escuche las indicaciones de voz.

Oprima

Para

¤ o DÍGTS

continuar agregando dígitos al número de teléfono de destino.

‹ o PAUSA

establecer una pausa programada, que aparecerá representada por una P en la pantalla. Las pausas duran cuatro segundos.

›

reconocer el tono de marcado (detrás de PBX). El carácter especial Reconocer tono de marcado aparecerá representado por una D en la pantalla

fi u OTRA #

ingresar #.

fl u OTRA *

ingresar *.

TONO

reconocer el tono de marcado (detrás de PBX). El carácter especial Reconocer tono de marcado aparecerá representado por una D en la pantalla

•

cancelar el procedimiento y realizar un nuevo intento.

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