Guía de la FACTURA Servicio Andaluz de Salud

GUIA EDI DE LA FACTURA ABRIL 2013 INVOIC D 93A SERVICIO ANDALUZ DE SALUD (SAS)

Guía EDI de la Factura ABRIL 2013– Servicio Andaluz de Salud. (SAS)

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INDICE 1. Introducción 2. Modelo de la factura EDI del SAS ◦ ◦

Funcionalidad de la factura EDI Resumen de Datos en la factura EDI

3. Guía Técnica de la factura EDI del SAS (INVOIC D 93A) ◦ ◦

Diagrama en árbol de segmentos edi utilizados Relación de Datos EDI

4. Ejemplos de Facturas 5. Control de cambios.

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1.- Introducción En el siguiente documento se detalla la estructura de los datos del documento FACTURA que el SERVICIO ANDALUZ DE SALUD (SAS) recibirá de sus proveedores vía EDI (Electronic Data Interchange). La definición de los mensajes EDI que recibe el SAS está alineada con las directrices definidas para el sector en el marco de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) y GS1 España. Así, se ha utilizado el siguiente estándar EDI, mensaje y versiones: EDIFACT / INVOIC D 93A UN EAN007 A cuya guía se remite para resolver cualquier duda al respecto.

2.- Modelo de factura EDI del SAS 2.1.- Funcionalidad de la factura EDI La Factura EDI se define como el mensaje que documenta la deuda contraída por la recepción de las mercancías o servicios suministrados bajo las condiciones acordadas entre el comprador y el vendedor. Por cada recadv (confirmación de recepción) del proveedor al SAS, se generará un documento de factura detallando la deuda contraida para que el SAS pueda proceder al pago de la misma. Relación: 1 Confirmación de Recepción → 1 Factura Según la recomendación de GS1 España se han de representar OBLIGATORIAMENTE los importes y subimportes con dos decimales. Solo se admitirán mas decimales para los precios unitarios. No se ha de indicar si se hace endoso o factoring, si esto se desea hacer se enviará la factura normal y despues con el centro correspondiente negociarán el factoring o endoso.

2.2.- Resumen de Datos en la factura EDI CABECERA DE LA FACTURA Datos Identificación de la transacción: Número de factura Identificación de la transacción: Tipo de factura

Comentarios

Oblig

Número de la factura

SI

380 – Factura Comercial 381 – Nota de abono 383 – Nota de cargo Identificación de la transacción: Función de la factura Función Original (9) Fecha de la factura Fecha del documento factura Fecha efectiva del servicio o entrega. Debe coincidir con la fecha del Fecha de servicio RECADV (conf. De entrega) previo. Referencias a otros documentos

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SI

SI SI

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CABECERA DE LA FACTURA Datos Comentarios Para las notas de abono, número de factura del proveedor al que corresponde dicho abono. Este dato es obligatorio en caso de abono. Solo se admite un abono por factura en cada mensaje. Numero factura a rectificar Puede quedar vacío sólo en caso de abonos que no estén relacionados con la rectificación por diferencias de cantidad de mercancía aceptada de una factura Numero RECADV Número de la confirmación de recepción Divisa Divisa de la factura Forma y condiciones de pago Forma de pago 42 – Pago a una cuenta bancaria Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento En caso de pago a cuenta bancaria se deberá de indicar el número de Numero de cuenta la misma. Formato: bbbb-ssss-dc-xxxxxxxxxx Identificación de las partes implicadas A quien se pide. (SCO/SU) Código P.O. que identifica la razón social del proveedor. Será necesario indicar,además, todos los datos de la Proveedor empresa: dirección, Domicilio Social (Calle, Población y Código Postal) registro mercantil y número de identificación fiscal. Emisor P.O del emisor (II) de la factura Comprador Quien pide (BY) Código P.O. que identifica el comprador Quien recibe (DP) Código P.O. que identifica el receptor de la Receptor mercancía A quien se factura (BCO/IV) Código P.O. que identifica la razón social del comprador/cliente. Será necesario indicar,además, todos los datos Receptor de la factura de la empresa: dirección, Domicilio Social (Calle, Población y Código Postal) y número de identificación fiscal. Desglose de descuentos / cargos de cabecera Indicador dto/cargo A – Descuento ; C – Cargo Tipo Ver lista. Ejemplo 'TD' – Descuento comercial Porcentaje Importe Desglose de impuestos de cabecera Tipo impuesto VAT – Iva; EXT- Exento Tasa Impuesto Base imponible Importe impuesto Totales Base imponible Total Importe total Neto Total de impuestos Total a pagar DETALLE DE LA FACTURA Datos Comentarios Número de linea GTIN del producto Referencia de proveedor Referencia de proveedor Referencia de fabricante Referencia de fabricante Número de línea en la confirmación de recepción a la que se Línea del documento anterior corresponde la línea de la factura Descripción del producto Cantidad facturada Precio bruto unitario Precio neto unitario Importe neto de linea Desglose de descuentos / cargos de linea Indicador dto/cargo A – Descuento ; C – Cargo Tipo Ver lista. Ejemplo 'TD' – Descuento comercial Porcentaje

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Oblig

-

SI SI SI SI -

SI SI SI SI

SI SI SI SI SI SI SI SI Oblig SI SI SI SI SI SI SI SI -

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CABECERA DE LA FACTURA Datos Comentarios

Oblig -

Importe DETALLE DE LA FACTURA Datos Tipo impuesto Tasa Impuesto

Desglose de impuestos de linea VAT – Iva; EXT- Exento

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-

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3.- Guía técnica de la factura edi del SAS (INVOIC D 93A) 3.1 Diagrama en Árbol Notación:

M indica segmento o grupo de segmentos (SG) obligatorios (Mandatory) y C indica condicional

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3.2 Relación de datos EDI Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . .

M/ C

Form

Ejemplo

An14

44556677

Observaciones

CABECERA DE LA FACTURA UNH S009

BGM

0062

Número de Mensaje

M

0065 0052 0054 0051 0057

Identificador del tipo de mensaje Número de versión del tipo de mensaje Número de sub-versión del tipo de mensaje Agencia controladora Código asignado por la asociación

M M M M M

INVOIC D 93A UN EAN007

1001

Tipo de documento

M

380

1004 1225

Número de la factura Función

M M

1234567 9

C002

Referencia de mensaje única del emisor. Coincide con el UNT-0062 Valor Fijo ‘INVOIC’ Valor Fijo ‘D’ Valor Fijo ‘93A’ Valor Fijo ‘UN’ Valor Fijo ‘EAN007’ 380 – Factura Comercial 381 – Nota de abono 383 – Nota de cargo Original (9)

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . .

M/ C

C507

Form

Ejemplo

Observaciones

M M M M M M

137 20100209 102 95E 20050719 102

Valor Fijo ‘137’ Fecha en formato CCYYMMDD Valor Fijo ‘102’ Valor Fijo ‘95E’ Fecha en formato CCYYMMDD Valor Fijo ‘102’

M

42

42 – Pago a una cuenta bancaria

Número de factura a rectificar

M M M/C M/C

ALO 12345 IV 12345

Valor Fijo ALO Número de confirmación de recepción Valor fijo IV Nº factura a rectificar

Calificador de Parte Identificación del cliente. GLN Agencia responsable de la lista de códigos

M M M

BCO* 8435125900003 9

Valor fijo ‘BCO’ Código GLN del cliente Valor fijo ‘9’

FECHAS DTM

DTM

C507

2005 2380 2379 2005 2380 2379

Fecha de la factura

Fecha efectiva del servicio o entrega

FORMA DE PAGO PAI

C534

4461

Instrucciones relacionadas con el pago

REFERENCIAS DE CABECERA G01RFF G01RFF

C506 C506

1153 1154 1153 1154

Número de confirmación de recepción

INTERLOCUTORES Razón social comprador G02NAD

BCO C082

3035 3039 3055

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . . C080 C059

G03RFF Razón social vendedor G02NAD

C506

C080

C059

G03RFF Comprador (Quien Pide) G02NAD

3036

Nombre de la Parte

M/C

3042 3164 3251 1153 1154

Calle y Número Nombre de la ciudad Código Postal Número de identificación fiscal

M/C M/C M/C M/C M/C

3035 3039 3055 3036

Calificador de Parte Identificación del proveedor. GLN Agencia responsable de la lista de códigos Nombre de la Parte

M M M M/C

3036

Registro mercantil

M/C

3042

Calle y Número

M/C

3164 3251 1153 1154 1153 1154

Nombre de la ciudad Código Postal

Referencia a una cuenta corriente

M/C M/C M/C M/C M/C M/C

3035 3039 3055 1153 1154

Calificador de Parte Identificación del comprador. GLN Agencia responsable de la lista de códigos

M M M

Form

Ejemplo HOSPITAL UNIV VIRGEN DEL ROCIO MANUEL SIUROT, S/N Ciudad 41013 VA Q9150013B

Observaciones

Valor Fijo 'VA'

SCO C082

G03RFF

M/ C

C506 C506

Número de identificación fiscal

SCO* 8426616000005 9 EDICOM, S.A. R.M. de Valencia, libro l, folio f, seccion s, Hoja h RONDA DE AUGUSTE Y LUIS LUMIERE, 12 PATERNA 46980 VA B96490867 YA8

Valor fijo ‘SCO’ Código GLN del proveedor Valor fijo ‘9’

Valor Fijo 'VA'

2077-1234-56-0001113344

Valor Fijo 'YA8' Formato: bbbb-ssss-dc-xxxxxxxxxx

BY* 8426616000005 9 VA

Valor fijo ‘BY’ Código GLN de quien pide Valor fijo ‘9’ Valor Fijo 'VA'

BY C082

G03RFF

C506

Proveedor

SU

Número de identificación fiscal

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . .

G02NAD C082 G03RFF

C506

Emisor G02NAD

II C082

Receptor (Quien Recibe) G02NAD

Ejemplo

Observaciones

M M M

SU* 8435125900003 9 VA

Valor fijo ‘SU’ Código GLN del proveedor Valor fijo ‘9’ Valor Fijo 'VA'

3035 3039 3055 1153 1154

Calificador de Parte Identificación del proveedor. GLN Agencia responsable de la lista de códigos

3035 3039 3055

Calificador de Parte Identificación del proveedor. GLN Agencia responsable de la lista de códigos

C C C

II 8435125900003 9

Valor fijo ‘II’ Código GLN del emisor Valor fijo ‘9’

3035 3039 3055

Calificador de Parte Identificación de quién recibe. GLN Agencia responsable de la lista de códigos

M M M

DP 8426616000005 9

Valor fijo ‘DP’ Código GLN del receptor de la mercancía Valor fijo ‘9’

3035 3039 3055 1153 1154

Calificador de Parte Identificación de quién recibe. GLN Agencia responsable de la lista de códigos

M M M

IV* 8426616000005 9 VA

Valor fijo ‘IV’ Código GLN de a quien se factura Valor fijo ‘9’ Valor Fijo 'VA'

Número de identificación fiscal

IV

C082 G03RFF

Form

DP C082

Facturador (A quien se factura) G02NAD

M/ C

C506

Número de identificación fiscal

* Los datos de nombre, domicilio, calle, nif, … se deben indicar en BCO/BY/IV y en SCO/SU, o al menos en uno de cada grupo. DIVISA G07CUX

C504

6347 6345 6343

Calificador de información de divisas Divisa de la factura Calificador de moneda

M M M

EUR

2=Divisa de referencia EUR – Euros 4 = Divisa de facturación

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . .

M/ C

Form

Ejemplo

Observaciones

M M M M

35 13 20050718 102

35 – Pago único Valor Fijo ‘13’ Fecha en formato CCYYMMDD Valor Fijo ‘102’

CONDICIONES DE PAGO Y VENCIMIENTO G08PAT G08DTM

C507

4279 2005 2380 2379

Calificador de tipo de plazos Fecha de vencimiento

DESCUENTOS Y CARGOS GLOBALES G14ALC

5463

Indicador de descuento o cargo

C

A

7161

Tipo de descuento o cargo codificado

C

TD

5245

Calificador de porcentaje

C

1

5482 5025 5004

Porcentaje de descuento Calificador de tipo de importe Importe del descuento

C C C

2 8 20

C214

G17PCD

C501

G18MOA

C516

A – Descuento C – Cargo TD – Descuento comercial EAB – Dto. Pronto pago FC – Cargo por fletes PC – Cargo por embalajes SH – Cargo por montajes IN – Cargo por seguros CW – Dto. por contenedor o envase retornado RAD – Cargo por cont. o envase retornable ABH – Rappel ACQ – Royalties FI – Cargo financiero 1 – Es descuento 2 – Es cargo Valor fijo '8'

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . .

M/ C

Form

Ejemplo

Observaciones

1 8426616999999 EN 1 PRO2323232 SA 1 SN6578 MF F M Bote 200 comprimidos 47 2

Número secuencial de línea Código EAN del producto. Valor fijo 'EN' Valor fijo “1” Referencia del proveedor Valor fijo ‘SA’ Valor fijo “1” Referencia del fabricante Valor fijo ‘MF’ Valor Fijo ‘F’ = Forma Libre Valor Fijo ‘M’ =Mercancía

Cantidad Facturada

M M M M M M C C C M M M M M

DETALLE DE LA FACTURA G22LIN C212 G22PIA C212 G22PIA

C212

G22IMD

G22QTY

C273 C186

G23MOA

C516

G25PRI

C509

G25PRI G26RFF

C509 C506

1082 7140 7143 4347 7140 7143 4347 7140 7143 7077 7081 7008 6063 6060 5025

Número secuencia de línea Identificador (GTIN) de la unidad que se pide

Calificador de tipo de importe

M

66

5004 5125 5118 5125 5118 1153 1154 1156

Importe Neto de la línea

M M M M M C C C

18 AAB 9 AAA 9 ALO 12345678 1

Calificador función de código Numero de Serie Tipo código de articulo Calificador función de código Numero de Serie Tipo código de articulo Tipo de Descripción de artículo Característica del artículo Descripción del artículo

Precio bruto unitario Precio neto unitario Calificador de referencia Número de referencia Número de línea

Valor Fijo ‘47’ 66 = Importe Total Neto de la Línea de Artículo. (Incluye descuentos y cargos, no impuestos) Valor Fijo 'AAB' Valor Fijo 'AAA' Valor Fijo ALO (Aviso de recepción) Número del aviso de recepción Número línea del aviso de recepción

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . .

M/ C

Form

Ejemplo

Observaciones

C

7

Valor Fijo ‘7’ VAT – Impuesto del valor añadido EXT - Exento

IMPUESTOS REFERENTES A LA LINEA G30TAX

5283 C241

G30MOA

C243 C516

5153

Tipo de Impuesto

C

VAT

5278 5025 5004

Tasa del impuesto (porcentaje) Calificador de tipo de importe Importe del impuesto

C C C

16 124 2,88

Valor fijo '124'

DESCUENTOS / CARGOS REFERENTES A LA LINEA G35ALC

5463

Indicador de descuento o cargo

C

A

7161

Tipo de descuento o cargo codificado

C

TD

5245

Calificador de porcentaje

C

1

5482 5025

Porcentaje de descuento Calificador de tipo de importe

C C

2 204

C214

G37PCD

C501

G38MOA

C516

A – Descuento C – Cargo TD – Descuento comercial EAB – Dto. Pronto pago FC – Cargo por fletes PC – Cargo por embalajes SH – Cargo por montajes IN – Cargo por seguros CW – Dto. por contenedor o envase retornado RAD – Cargo por cont. o envase retornable ABH – Rappel ACQ – Royalties FI – Cargo financiero 1 – Es descuento 2 – Es cargo 204 – Es descuento 23 – Es cargo

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . . 5004

Importe del descuento o cargo

M/ C

Form

Ejemplo

Observaciones

C

2

M M

2

Valor Fijo ‘S’ Valor Fijo ‘2’

SUMARIO / RESUMEN DE LA FACTURA UNS CNT

C270

0081 6069

Indicador de inicio Sección Sumario

6066

Total número de líneas en la factura (valor de control)

M

1

1 linea en la factura

IMPORTES TOTALES Base imponible G45MOA

C516

5025 5004

Calificador de tipo de importe Base Imponible

M M

125 18

Valor fijo '125'

Importe total neto G45MOA

C516

5025 5004

Calificador de tipo de importe

M M

79

Valor fijo '79'

Total de impuestos G45MOA

C516

5025 5004

Calificador de tipo de importe Importe total de impuestos

M M

176 2,88

Valor fijo '176'

Total a pagar G45MOA

C516

5025 5004

Calificador de tipo de importe Importe total a pagar

M M

139 20,88

Valor fijo ''139'

M

7

Valor Fijo ‘7’

DESGLOSE DE IMPUESTOS G47TAX

5283

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Segmento EDI

C.E D.E Dato Funcional . . C241

G47MOA

C243 C516

G47MOA

C516

M/ C

Form

Ejemplo

Observaciones VAT – Impuesto del valor añadido EXT - Exento

5153

Tipo de Impuesto

M

VAT

5278 5025 5004 5025 5004

Tasa del impuesto (porcentaje) Calificador de tipo de importe Base Imponible Calificador de tipo de importe Importe del impuesto

M M M M M

16 125 18 176 2,88

0074

Número de segmentos del mensaje (incluidos UNH y UNT)

M

20

0062

Número de mensaje

M

44556677

Valor fijo '125' Valor fijo ''176'

FIN DE LA FACTURA UNT

Referencia de mensaje única del emisor. Coincide con UNH-0062

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4.- Ejemplos de Facturas UNH+111014153+INVOIC:D:93A:UN:EAN007' BGM+380+7140762854' DTM+95E:20120404:102' DTM+137:20120416:102' PAI+::42' RFF+DQ:4133799560' RFF+ALO:45228' NAD+SU+EAN DEL PROVEEDOR::9++Razon social proveedor S.A.:Reg.Merc.de Soc. de Ciudad,:T.30xx0, F.51, Hoja B-173850,:Incrip. 24+Avenida s/n, 640/6D+ciudad++99017' RFF+VA:Axxxxxx' NAD+BY+8435226799933::9++HOSPITAL REGIONAL REINA SOFIA+AV MENENDEZ PIDAL 1+CORDOBA++14004' RFF+VA:ESxxxx' NAD+IV+8435226799919::9++HOSPITAL REGIONAL REINA SOFIA+AV MENENDEZ PIDAL 1+CORDOBA++14004' RFF+VA:ESxxxxx' NAD+MR+8435226700007::9' NAD+II+ EAN DEL PROVEEDOR::9' NAD+MS+ EAN DEL PROVEEDOR::9' NAD+DP+8435226705194::9' NAD+SCO+ EAN DEL PROVEEDOR::9' RFF+VA:Axxxxxxx' RFF+YA8:0XX2-4082-XX-07100XX024' CUX+2:EUR:4' PAT+35' DTM+13:120703:101' LIN+1++8714729191780:EN' PIA+1+M001281340:SA' IMD+F++:::ARTICULO1' QTY+47:4' DTM+35:20120404:102' MOA+66:409' PRI+AAA:102.25' PRI+AAB:102.25' RFF+ALO:45228:1' TAX+7+VAT+++:::8.000' MOA+124:32.72' UNS+S' MOA+139:441.72'

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MOA+125:409' MOA+176:32.72' MOA+79:409' TAX+7+VAT+++:::8.000' MOA+176:32.72' MOA+125:409' UNT+42+111014153'

5.- Control de cambios 08/11/2012 → Se elimina la obligatoriedad del nº de RECADV y su nº de linea a nivel de detalle de factura. 18/12/2012 → Se cambia el MS por el II como emisor de la factura. 04/03/2013 → Se elimina el albarán y la fecha de albarán. Se elimina el endosatario y el factoring. Se añade comentario en la sección 2.1 03/04/2013 → Se modifica la condicion de cuando se ha de indicar el RFF+IV.

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