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Indice VENDEDORES.-........................................................................................................................................................3 BUSQUEDA DE VENDEDORES.- ...............................................................................................................................4 EDICIÓN POR LOTE.- ...............................................................................................................................................4 CLIENTES.- ...............................................................................................................................................................5 BUSQUEDA DE CLIENTES.- ......................................................................................................................................6 EDICIÓN POR LOTE.- ...............................................................................................................................................7 CONTACTOS.-..........................................................................................................................................................7 PROVEEDORES.- ......................................................................................................................................................8 BUSQUEDA DE PROVEEDORES.- .............................................................................................................................9 EDICIÓN POR LOTE.- ............................................................................................................................................ 10 CONTACTOS.-....................................................................................................................................................... 10 PRODUCTOS.- ...................................................................................................................................................... 11 TRASPASOS.- ........................................................................................................................................................ 14 OPERACIONES CON CLIENTES.- ........................................................................................................................... 15 COTIZACIONES. – ................................................................................................................................................. 15 PEDIDOS.- ............................................................................................................................................................ 16 VENTAS.- .............................................................................................................................................................. 18 DEVOLUCION DE VENTAS.- .................................................................................................................................. 19 OPERACIONES CON PROVEEDORES.- .................................................................................................................. 21 ORDEN DE COMPRA.- .......................................................................................................................................... 21 COMPRA.- ............................................................................................................................................................ 22 DEVOLUCION DE COMPRA.- ................................................................................................................................ 24 ADMINSTRADOR DE RELACIONES CON CLIENTES/PROVEEDORES.- ................................................................... 26 BANCOS.- ............................................................................................................................................................. 27 ABONOS.-............................................................................................................................................................. 27 CHEQUE.- ............................................................................................................................................................. 29 CARGOS.- ............................................................................................................................................................. 30 TRASPASOS.- ........................................................................................................................................................ 31 CONCILIACION BANCARIA.- ................................................................................................................................. 32 CAPTURA RAPIDA.- .............................................................................................................................................. 32 PROGRAMACION DE MOVIMIENTOS.- ................................................................................................................ 32 1
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AUTORIZACION DE MOVIMIENTOS PROGRAMADOS.......................................................................................... 33 REPORTES.- .......................................................................................................................................................... 34 Ver Datos en Data Grid ........................................................................................................................................ 34 Vista Previa .......................................................................................................................................................... 35
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VENDEDORES.Esta ventana es para registrar los vendedores de la empresa, los datos mínimos deben ser al menos la “Clave de Vendedor”, “Nombre” y “Apellido”, aunque se recomienda ingresar también la dirección del vendedor con fines de control del personal.
La clave del vendedor maneja una longitud máxima de 20 caracteres y pueden ser numéricos o alfanuméricos. Cuando se manejan claves numéricas: el programa identifica cual es la clave máxima registrada y a ese número le suma 1 y esa será la clave del cliente. Cuando se manejan claves alfanuméricas: No se permiten caracteres especiales como ‘,”/, como parte de la clave. La ventana está dividida en TABULADORES que opcionalmente pueden ser capturados con fines de controlar a más detalle la empresa.
En el tabulador OTROS DATOS se puede categorizar al vendedor con la finalidad posterior de sacar reportes por clasificaciones.
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BUSQUEDA DE VENDEDORES.Esta ventana mostrara a todos los vendedores del programa ordenados por su clave. A esta ventana se puede entrar desde cualquier operación tanto de ventas.
En la parte superior cuenta con filtros definidos, al escribir un fragmento de palabra los filtrara en ese instante, además cuenta con un campo comodín con el que se puede filtrar por los campos más importantes del catálogo, se debe seleccionar el campo por el que se desea filtrar y a continuación el fragmento de palabra a buscar.
Los filtros se concatenan es decir que se pueden utilizar más de uno a la vez.
EDICIÓN POR LOTE.Tiene como finalidad mostrar y modificar los datos más importantes del catálogo desde una sola ventana y al hacer una sola vez clic en el botón de EDITAR se podrán modificar todas las celdas de cualquier vendedor, lo que permite hacer cambios en varios vendedores, el cambio se guarda al cambiarse de celda ya sea arriba o hacia los lados.
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CLIENTES.En esta ventana se registran todos los datos del cliente, para poder realizar cualquier operación es indispensable que el cliente este registrado.
Los datos mínimos para poder registrar a un cliente son la “Clave del Cliente”, “Razón Social”, “RFC” y “País”. Sin Embargo estos datos pueden variar dependiendo del esquema de facturación. La clave del cliente maneja una longitud máxima de 20 caracteres y pueden ser numéricos o alfanuméricos. Cuando se manejan claves numéricas: el programa identifica cual es la clave máxima registrada y a ese número le suma 1 y esa será la clave del cliente. Cuando se manejan claves alfanuméricas: No se permiten caracteres especiales como ‘,”/, como parte de la clave. En caso de que su cliente no cuente con un RFC se debe ingresar el RFC genérico, para clientes nacionales es XAXX010101000 y para clientes del extranjero es XEXX010101000. Dentro de un cliente podemos manejar varios contactos dentro de los cuales podemos encontrar a los responsables de las áreas de compras, tesorería, etc. El sistema le permiten registrar un número ilimitado de contactos, dentro de la información que puede registrar encontramos nombres, teléfonos, correo electrónico.
La ventana esta dividida en TABULADORES que opcionalmente pueden ser capturadas con fines de controlar a más detalle la empresa.
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Se puede especificar los días de plazo que tendrá el cliente para pagar y se puede especificar el día de revisión y el día de pago. Algunas empresas manejan estos conceptos, el día de revisión es cuando reciben todas las facturas para revisarlas, a partir de esa fecha inician los días de plazo y se programa el pago el próximo día de cobro. Ejemplo: Fecha de Venta: martes 01/01/2013 Días de Plazo 7 Día de Revisión: lunes Día de Pago: jueves El programa calcula que el lunes 7 de enero de 2013 se entrega la factura a revisión, e inician los 7 días de plazo para pagar, es decir el lunes 14 de enero de 2013, pero los pagos se realizan los jueves, entonces la fecha de cobro es jueves 10 de enero de 2013. En caso de que se manejen facturas electrónicas se pueden establecer la forma de pago y el número de cuenta con los que paga el cliente, estos datos se heredaran al momento de realizar la venta.
En el tabulador OTROS DATOS se puede categorizar al cliente con la finalidad posterior de sacar reportes por clasificaciones o promociones por familias.
BUSQUEDA DE CLIENTES.Esta ventana mostrara a todos los clientes del programa ordenados por su clave. A esta ventana se podrá entrar desde cualquier operación tanto de ventas como de bancos. En la parte superior cuenta con filtros definidos donde al escribir un fragmento de palabra los ira filtrando en ese instante, además cuenta con un campo comodín con el que se puede filtrar por los campos más importantes del catálogo, se debe seleccionar el campo por el que se desea filtra y a continuación el fragmento de palabra a buscar. Los filtros se concatenan es decir que se pueden utilizar más de uno a la vez.
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EDICIÓN POR LOTE.Tiene como finalidad mostrar los datos más importantes del catálogo y al hacer una sola vez clic en el botón de EDITAR se podrán modificar todas las celdas de cualquier cliente, lo que permite hacer cambios en varios clientes, el cambio se guarda al cambiarse de celda ya sea arriba o hacia los lados.
CONTACTOS.A esta ventana se puede ingresar de dos formas diferentes: A) Desde el menú CLIENTES – CONTACTOS, abre sin cliente seleccionado – debe seleccionarse. B) Desde la ventana de Catálogo de Clientes, abre con los datos del cliente que está en pantalla. En la ventana de CONTACTOS se pueden agregar TAREAS, CITAS, NOTAS, CORREOS ELECTRÓNICOS y COMENTARIOS.
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PROVEEDORES.En esta ventana se registran todos los datos del proveedor, para poder realizar cualquier operación es indispensable que el proveedor este registrado. Los datos mínimos son la “Clave del proveedor” y la “Razón social”.
La clave del proveedor maneja una longitud máxima de 20 caracteres y pueden ser numéricos o alfanuméricos. Cuando se manejan claves numéricas: el programa identifica cual es la clave máxima registrada y a ese número le suma 1 y esa será la clave del cliente. Cuando se manejan claves alfanuméricas: No se permiten caracteres especiales como ‘,”/, como parte de la clave. Dentro de un proveedor podemos manejar varios contactos dentro de los cuales podemos encontrar a los responsables de las áreas de compras, tesorería, etc. El sistema le permiten registrar un número ilimitado de contactos, dentro de la información que puede registrar encontramos nombres, teléfonos, correo electrónico
La ventana está dividida en TABULADORES que opcionalmente pueden ser capturadas con fines de controlar a más detalle la empresa.
Se puede especificar los días de plazo que tendrá la empresa para pagar al proveedor. La empresa además puede manejar el día de revisión y día de pago en la configuración del programa, En conjunto nos puede calcular la fecha de pago
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Ejemplo: Fecha de Compra: 01/01/2013 Días de Plazo 7 Día de Revisión: lunes Día de Pago: jueves El programa calcula que el lunes 7 de enero de 2013 les entregan la factura a revisión, e inician los 7 días de plazo para pagar, es decir el lunes 14 de enero de 2013, pero los pagos se realizan los jueves, entonces la fecha de pago es jueves 10 de enero de 2013. En el tabulador OTROS DATOS se puede categorizar al proveedor con la finalidad posterior de sacar reportes por clasificaciones.
BUSQUEDA DE PROVEEDORES.Esta ventana mostrara a todos los proveedores del programa ordenados por su clave. A esta ventana se podrá entrar desde cualquier operación tanto de compras como de bancos.
En la parte superior cuenta con filtros definidos donde al escribir un fragmento de palabra los ira filtrando en ese instante, además cuenta con un campo comodín con el que se puede filtrar por los campos más importantes del catálogo, se debe seleccionar el campo por el que se desea filtra y a continuación el fragmento de palabra a buscar. Los filtros se concatenan es decir que se pueden utilizar más de uno a la vez.
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EDICIÓN POR LOTE.Tiene como finalidad mostrar los datos más importantes del catálogo y al hacer una sola vez clic en el botón de EDITAR se podrán modificar todas las celdas de cualquier cliente, lo que permite hacer cambios en varios clientes, el cambio se guarda al cambiarse de celda ya sea arriba o hacia los lados.
CONTACTOS.A esta ventana se puede ingresar de dos formas diferentes: A) Desde el menú PROVEEDORES – CONTACTOS, abre sin proveedor seleccionado – debe seleccionarse. B) Desde la ventana de Catálogo de Proveedor, abre con los datos del proveedor que está en pantalla. En la ventana de CONTACTOS se pueden agregar TAREAS, CITAS, NOTAS, CORREOS ELECTRÓNICOS y COMENTARIOS relacionados con el proveedor.
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PRODUCTOS.Esta es la ventana más importante del programa, la creación correcta de los productos puede llevarnos al éxito o fracaso en el uso del programa ya que de los datos que se registren se calcularan tanto los costos como las existencias. Un producto creado de forma correcta nos aportará existencias y costos correctos sin embargo un producto mal manejado nos puede indicar existencias inferiores a las reales con costos elevados en almacén. Los datos obligatorios para crear un producto son la “Clave del producto” y su “Descripción”, sin embargo, si se ingresan solo estos datos, el programa agregará datos básicos como son el costo, el precio y las unidades de medida. La clave del producto maneja una longitud máxima de 20 caracteres y pueden ser numéricos o alfanuméricos. Cuando se manejan claves numéricas: el programa identifica cual es la clave máxima registrada y a ese número le suma 1 y esa será la clave del cliente. Cuando se manejan claves alfanuméricas: No se permiten caracteres especiales como ‘,”/, como parte de la clave. Si la empresa maneja códigos de barras, puede dar de alta al producto con esa clave o puede asignar una clave y desde la búsqueda de productos imprimir la clave traducida a Código de Barras, sin embargo se menciona que el programa maneja cerca de 30 estándares diferentes de códigos de barras con diferentes estructuras, si la clave no tiene la estructura utilizada en el estándar se observara un espacio en blanco. El estándar más utilizado en México es el EAN 13 que consiste de 13 dígitos (0-9) sin espacios, sin guiones. En el tabulador OTROS DATOS se puede categorizar al producto con una doble finalidad, sacar reportes por clasificaciones pero también son útiles para hacer promociones por alguna categoría en específico, aumentar o disminuir precios por familias, actualizar impuestos.
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Se deben asignar las UNIDADES DE MEDIDA, las unidades de medida son todas las formas en que puede entrar o salir el producto, se pueden escribir hasta 15 caracteres, por ejemplo: Pza., Cj, Kilo, etc. Un producto puede manejar varias unidades de medida, se deben ingresar, posteriormente se debe verificar cual es la unidad de medida más pequeña, de la unidad más pequeña no se podrán manejar decimales, para manejar decimales de una unidad de medida es necesario tener una unidad inferior Por ejemplo: Producto: Refresco de Cola de 600ml Unidad de Medida 1: MTS Factor: 100 Unidad de Medida 2: CMS Factor 1 Es decir que un metro tiene 100 centímetros. Los Costos y Precios se deben especificar en relación a la UNIDAD DE MEDIDA INFERIOR.
Adicionalmente se puede especificar los impuestos del producto. Se puede especificar un Precio Mínimo que es aquel del cual aunque el usuario tenga privilegios para modificar los precios no lo pueda modificar por debajo de este precio marcado. Se puede marcar si el producto maneja SERIES, LOTES y/o PEDIMENTOS. Se puede seleccionar la ubicación y stocks mínimos, máximos y de reorden por almacén.
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Si se conecta un scanner o cámara digital a la PC se puede obtener una imagen del producto, esta imagen puede ser agregada a los formatos de impresión, por ejemplo de las cotizaciones.
Se manejan de forma opcional PRODUCTOS DE ENSAMBLE, que son aquellos que se forman de unir varios productos, para poder crear productos de ensamble se deben crear de forma independiente cada uno de los productos. Por ejemplo: Producto 1: Monitor Producto 2: Mouse Producto 3: teclado Producto 4: CPU Una vez creados los productos, se debe crear el producto de ensamble donde en el tabulador ENSABLE se debe especificar los productos que lo forman y las cantidades: Producto: Computadora Armada Ensamble: Cantidad: 1 producto Monitor Cantidad 1: Producto Mouse Cantidad: 1 Producto: Teclado Cantidad: 1 Producto: CPU Este producto de Ensamble no se puede comprar. Al vender el producto, descienden en el inventario los productos que lo forman.
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TRASPASOS.Al poder manejar varios almacenes, el programa incorpora la posibilidad de mover productos de un almacén a otro. Se debe seleccionar el “Almacén origen”, el “Almacén Destino”, “Fecha de Envio”, “Fecha de Recibido” y los productos al trasladar. Al guardar los productos ingresaran al almacén destino. El traspaso tiene la posibilidad de manejar almacenes de transito que podrían ser por ejemplo el transporte o la posibilidad de trasformar productos de materia prima a producto terminado.
Al manejar Producción, se da salida a las materias primas y la entrada a producto terminado.
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OPERACIONES CON CLIENTES.COTIZACIONES. – Seleccionar Almacén de donde se localizan los productos y/o servicios a cotizar.
Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde la configuración del programa, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO. Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente asignada, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo. Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Aparecerá la unidad de medida base del producto y el precio que corresponde a la lista de precios que tiene el cliente. Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto. Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación.
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Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado.
Una vez guardada la cotización, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF.
Desde el menú también puede generar el PEDIDO o la VENTA con un solo clic, se hereda toda la operación a excepción de la Fecha. La cotización no afecta cuentas por cobrar ni inventarios.
PEDIDOS.Seleccionar el Almacén de donde se localizan los productos y/o servicios para realizar el PEDIDO.
Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde los catálogos diversos, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO.
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Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo. Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Aparecerá la unidad de medida base del producto y el precio que corresponde a la lista de precios que tiene el cliente. Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto.
Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación.
Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación.
Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. Una vez guardada la cotización, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF.
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Desde el menú también puede generar la VENTA con un solo clic, se hereda toda la operación a excepción de la Fecha.
El Pedido no afecta cuentas por cobrar ni inventarios.
VENTAS.Seleccionar el Almacén de donde se localizan los productos/servicios para realizar la VENTA. Para la Venta se puede manejar cualquier tipo los esquemas de facturación, factura pre impreso (válido hasta Diciembre de 2012), Remisión, Factura con código bidimensional, Factura electrónica CFD y CFDI
Existen varios conceptos para realizar la venta: R = Remisión F= Factura AJUST = Ajustes al Inventario FE = Factura Electrónica RSD = Remisión sin desglose de impuestos *AJ* = Ajustes al Inventario por parte del sistema Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde la configuración del programa, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO. Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo.
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Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Aparecerá la unidad de medida base del producto y el precio que corresponde a la lista de precios que tiene el cliente. Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto.
Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación.
Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. Una vez guardada la cotización, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. La Venta es la única operación que es indispensable que se imprima, si no se imprime no se concreta la operación, al imprimir, se afecta inventarios y cuentas por cobrar.
DEVOLUCION DE VENTAS.Seleccionar el Almacén de donde se vendieron los productos/servicios. El Cliente podrá devolver todos los productos que ha comprado aunque pertenezcan a diferentes ventas.
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Existen varios conceptos para realizar la venta: DEV = Devolución de Ventas NC= Nota de Crédito NCE = Nota de Crédito Electrónica Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde los catálogos diversos, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO. Seleccionar al Cliente escribiendo la clave del cliente, oprimiendo F2 sobre el campo del Cliente u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social, vendedor asignado, lista de precios, días de plazo. Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Aparecerá la unidad de medida base del producto y el precio que corresponde a la lista de precios que tiene el cliente. Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto. Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. Una vez guardada la cotización, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. La Devolución de Venta afecta inventarios y cuentas por cobrar. 20
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OPERACIONES CON PROVEEDORES.ORDEN DE COMPRA.Seleccionar el Almacén a donde ingresarían los productos y/o servicios con la ORDEN DE COMPRA.
Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde la configuración del programa, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO. Seleccionar al Proveedor escribiendo la clave del Proveedor, oprimiendo F2 sobre el campo del Proveedor u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social y días de plazo. Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Aparecerá la unidad de medida base del producto y el precio que corresponde a la lista de precios que tiene el cliente. Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto.
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Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación.
Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado. Una vez guardada la orden de compra, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF.
Desde el menú también puede generar la COMPRA con un solo clic, se hereda toda la operación a excepción de la Fecha.
La orden de Compra no afecta cuentas por cobrar ni inventarios.
COMPRA.Seleccionar el Almacén a donde ingresaran los productos/servicios con la Compra. Existen varios conceptos para realizar la venta: AJUST = Ajustes al Inventario *AJ* = Ajustes al Inventario por parte del sistema C = Compra
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Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde los catálogos diversos, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO. Seleccionar al Proveedor escribiendo la clave del Proveedor, oprimiendo F2 sobre el campo del Proveedor u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social y días de plazo.
Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Aparecerá la unidad de medida base del producto y el Costo.
Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto. Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado.
Una vez guardada la compra, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. La Compra afecta inventarios y cuentas por pagar.
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DEVOLUCION DE COMPRA.Seleccionar el Almacén que recibió los productos y/o servicios. Se podrá devolver todos los productos que se han comprado aunque pertenezcan a diferentes compras.
Existen varios conceptos para realizar la operación: DEV = Devolución de Compras DEV SC= Devolución de Compras sin nota de crédito. Seleccionar MONEDA, al cambiar la moneda se cambiara el TIPO DE CAMBIO. El tipo de cambio se puede ir manteniendo desde los catálogos diversos, sin embargo, para modificar únicamente para una operación se puede hacer doble clic en TIPO DE CAMBIO. Seleccionar al Proveedor escribiendo la clave del Proveedor, oprimiendo F2 sobre el campo del Proveedor u oprimiendo el botón de búsqueda. Una vez seleccionado aparecerá en pantalla su razón social. Puede ingresar la clave del producto escribiéndola directamente o puede hacer doble clic en la celda CLAVE DE PRODUCTO u oprimir la tecla F2 para abrir la búsqueda de productos. Al oprimir la tecla F4 sobre la clave del producto se abre una ventana donde puede observar la imagen, existencias, ubicación y especificaciones técnicas del producto. Al oprimir la tecla F5 sobre la clave del producto puede modificar los Impuestos solamente para esta operación. Al hacer doble clic sobre la DESCRIPCIÓN del producto se abre una ventana para agregar comentarios del producto, estos productos pueden ser añadidos a la operación. Desde el Menú puede agregar comentarios generales, de edición y de borrado.
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Una vez guardada la operación, puede reimprimir, enviar a PDF y enviar por correo electrónico también en formato PDF. La Devolución de Compra afecta inventarios y cuentas por cobrar.
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ADMINSTRADOR DE RELACIONES CON CLIENTES/PROVEEDORES.Con la finalidad de darle la mejor atención a clientes/proveedores se incorpora un módulo donde se puede consultar el Límite de Crédito y Saldo que tiene el cliente o que tiene la empresa con un proveedor. Se puede ver todas las cotizaciones, pedidos, ventas y devoluciones que nos ha hecho el cliente desde la misma ventana, incluso al hacer clic en una Venta se despliega una ventana en la parte inferior que nos detallara los abonos que ha tenido el cliente hacia una factura.
Desde esta ventana también se pueden ver o añadir Tareas, Citas, Notas, Comentarios, Oportunidades y correos Electrónicos que se manejan en el módulo de Contactos. Es de mucha utilidad desde el punto de que de forma muy rápida se puede saber todas sus operaciones o incluso revisar los comentarios con quejas, sugerencias, promociones o propuestas que el Vendedor le haya podido ofrecer a un cliente/proveedor, ya que cualquier comentario podría estar capturado de forma que podemos conocer todas las cosas, buenas o malas que tiene el cliente con la empresa o que la empresa tiene con el Proveedor.
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BANCOS.La función del modulo de bancos es controlar todos los ingresos y egresos de las cuentas bancarias que maneja la empresa de forma que se debe coincidir con el estado de cuenta bancario La ventana principal muestra todos los movimientos del periodo seleccionado en el campo MES, por default, al abrir mostrara siempre los movimientos del mes en curso, sin embargo se puede cambiar a mostrar los del año en curso o todos los movimientos que se han realizado en el programa.
En la parte superior se puede observar la sección de totales, que muestra el saldo inicial del periodo, todos los abonos/ingresos, cargos/cheques o cargos y el saldo total.
Por debajo de esta sección se observan los totales pero de movimientos posfechados, total de abonos, cargos posfechados y el total general.
En la parte inferior se incluye una sección para filtrar, se puede seleccionar alguna opción para filtrar para poder ver solo cargos, cheques, etc.
ABONOS.La ventana de abonos nos es útil para registrar todos los ingresos a la cuenta bancaria. Tantos ingresos que provienen de clientes, es decir del cobro de ventas o de ingresos de entidades que no son nuestros clientes tales como aportaciones de socios, intereses o comisiones bancarios.
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Ingresar un comentario como REFERENCIA que es un comentario que nos ayudará a identificar el movimiento. Esta ventana correspondería a la ficha de depósito en el banco y puede contener varios cobros incluso de clientes diferentes. Si el ingreso proviene de un cliente, se ingresa la clave del cliente y se mostrara de forma automática la razón social.
El ingreso podría ser de dos posibilidades: Cobro de una factura: Hacer clic en el botón CXC ABONO. Se abre la ventana de ABONOS, seleccionar forma de cobro. En DOCUMENTO CARGO, seleccionar la venta que se esta cobrando.
El cobro puede ser parcial, al ser parcial, la celda ABONO se debe modificar por el total que se esta cobrando. Una vez que se ingresa el importe a cobrar. Oprimir el botón de Guardar y oprimir el botón de SALIR para regresar a la ventana anterior. Se puede repetir este proceso cuantas veces se requiera para que coincida esta ventana con la ficha de depósito. 28
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Anticipo: hacer clic en el botón CXC Anticipo, ingresar un comentario como referencia para indicar el motivo por el cual se recibe el anticipo e ingresar el total a ingresar.
Si el ingreso no proviene de un cliente, se debe dejar en blanco la celda de CLIENTE e ingresar el nombre del EMISOR del pago y el IMPORTE.
Opcionalmente se puede CATEGORIZAR el movimiento, estas categorías les serían útiles para sacar reportes e identificar los conceptos más utilizados de ingreso de dinero. También de forma opcional se puede realizar la POLIZA CONTABLE, seleccionar todas las cuentas contables que afectan este movimiento
CHEQUE.Esta ventana nos sirve para capturar todos los egresos de dinero que la empresa realiza entregando un cheque.
Ingresar un comentario como referencia para indicar el motivo de la entrega del cheque. 29
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El cheque se puede entregar a un Proveedor, que sería para pagar una cuenta por pagar o a una entidad que no es nuestro proveedor, como empleados, al portador y de la que no tenemos una cuenta por pagar. Si es un Proveedor, se selecciona la clave del proveedor y aparecerá de forma automática la razón social, al ser un proveedor existen dos posibilidades de egreso, el pago de una factura o el pago de un anticipo. A) Pago de Una factura. Hacer clic en el botón CXP Abono, se abre una ventana donde se debe especificar la factura a pagar. El pago puede ser parcial. Modificar celda ABONO por el total a pagar. B) Pago de un anticipo. Al abrir la ventana ingresar un comentario como referencia del pago e ingresar el IMPORTE del pago. Guardar la operación y regresar a la ventana original haciendo clic en el botón SALIR. Opcionalmente se puede CATEGORIZAR el movimiento, estas categorías les serían útiles para sacar reportes e identificar los conceptos más utilizados de ingreso de dinero.
También de forma opcional se puede realizar la POLIZA CONTABLE, seleccionar todas las cuentas contables que afectan este movimiento. Verificar el folio del cheque, puede especificar el primero y los siguientes se calcularan de forma automática.
CARGOS.Esta ventana nos sirve para capturar todos los egresos de dinero que la empresa realizado por cualquier forma de pago que no es un cheque.
Ingresar un comentario como referencia para indicar el motivo de la entrega del cheque.
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El cheque se puede entregar a un Proveedor, que sería para pagar una cuenta por pagar o a una entidad que no es nuestro proveedor, como empleados, al portador y de la que no tenemos una cuenta por pagar. Si es un Proveedor, se selecciona la clave del proveedor y aparecerá de forma automática la razón social, al ser un proveedor existen dos posibilidades de egreso, el pago de una factura o el pago de un anticipo. A) Pago de Una factura. Hacer clic en el botón CXP Abono, se abre una ventana donde se debe especificar la factura a pagar. El pago puede ser parcial. Modificar celda ABONO por el total a pagar. B) Pago de un anticipo. Al abrir la ventana ingresar un comentario como referencia del pago e ingresar el IMPORTE del pago. Guardar la operación y regresar a la ventana original haciendo clic en el botón SALIR. Opcionalmente se puede CATEGORIZAR el movimiento, estas categorías les serían útiles para sacar reportes e identificar los conceptos más utilizados de ingreso de dinero.
También de forma opcional se puede realizar la POLIZA CONTABLE, seleccionar todas las cuentas contables que afectan este movimiento
TRASPASOS.Esta opción es para realizar los traspasos de dinero entre cuentas de la EMPRESA.
Seleccionar la CUENTA DESTINO e ingresar el IMPORTE a traspasar. Guardar. Nos aparecerá en el resumen de operaciones como un cargo, en la cuenta destino nos aparecerá como un ABONO.
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CONCILIACION BANCARIA.Esta ventana es para verificar que todos los movimientos que se han ingresado en el sistema y también que los que aparecen en el estado de cuenta bancario físicamente se tienen registrado en el sistema de forma que verificamos que todo este ingresado y nos permitirá que de esta forma muestre el saldo real de la cuenta bancaria Ingresar el SALDO INICIAL mostrado en el ESTADO DE CUENTA FISICAMENTE e Ingresar el SALDO FINAL mostrado en el estado de cuenta físicamente Hacer clic en el botón INICIAR para que aparezcan todos los movimientos NO CONCILIADOS. Marcar con un clic todos los movimientos que aparecen en el estado de cuenta físicamente de forma que se van identificando los movimientos. Si existieran movimientos en el estado de cuentas físicamente deberá capturarse en el sistema.
CAPTURA RAPIDA.Al hacer clic en esta opción, se expande en la parte inferior una sección para capturar cargos, cheques, cargos, traspasos de forma rápida siempre y cuando no sean cobros ni pagos de facturas.
En la celda TIPO, seleccionar el tipo de movimiento: Cargo, Cheque, Abono o Traspaso. Ingresar el BENEFICIARIO o EMISOR del movimiento Ingresar el Importe y hacer clic en la celda que corresponde a GUARDAR. De esta forma aparecerá de inmediato en la ventana de resumen de movimientos.
PROGRAMACION DE MOVIMIENTOS.En esta ventana se podrán programar cheques cargos, abonos futuros. Seleccionar el tipo de movimiento a programar y hacer clic en el botón NUEVO. Ingresar un comentario como referencia del movimiento. Ingresar el Cliente/Proveedor y el Importe.
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Si es un movimiento periódico marcar la opción. Ingresar el número de repeticiones y la frecuencia, al guardar se creara un movimiento por cada una de las operaciones. Los movimientos le aparecerán al Administrador del sistema al iniciar sesión en el programa para autorizar los movimientos con un clic.
AUTORIZACION DE MOVIMIENTOS PROGRAMADOS. Seleccionar el tipo de movimiento y la cuenta bancaria que realizará la operación, aparecerán todos los movimientos autorizados. Hacer doble clic para abrir la ventana de BANCOS de CARGOS o ABONOS según corresponda completamente llena. Revisar y GUARDAR.
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REPORTES.El programa cuenta con más de 70 reportes predefinidos de lo que se considera como los reportes básicos para la mayoría de las empresas, dentro de lo que se encuentran reportes de cuentas por cobrar, por pagar, inventarios, resúmenes de ventas, cotizaciones, pedidos, compras entre otros.
Los reportes aparecen agrupados en carpetas por tema, se debe hacer clic en el símbolo + para llegar al tema y reporte a seleccionar. Hacer doble clic para cargar el reporte. Se pueden observar los reportes en pantalla, vista previa, se puede exportar a PDF, Excel con formato, Excel sin formato, tabla dinámica y archivo ligado de Excel. Además de que se pueden crear nuevos reportes e incluso personalizar la plantilla de como saldrá el reporte impreso.
Ver Datos en Data Grid Esta es la forma rápida de ver los reportes en pantalla.
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Se pueden modificar el orden de las columnas al arrastrarlas a la posición deseada, o arrastrar los nombres de las columnas hacia el encabezado para que se modifique el reporte y se muestren agrupados por el campo.
Vista Previa Esta es la forma en que se ha creado el reporte y es el paso previo a imprimir el reporte, esta es la misma forma en que también saldrá el archivo PDF
Existen además 4 tipos de archivos de Excel a lo que se puede exportar la información: Excel con formato, es un archivo de Excel y se respetan anchos de columnas, tipos de datos, líneas, logotipos. Excel sin formato, es un archivo de Excel sin ningún tipo de formato, útil para la empresa que desea personalizar o manipular completamente desde Excel. Tabla dinámica, archivo de Excel que combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y columnas creando diferentes formas de ver el reporte. Contando con la posibilidad de agregar los datos que se desean visualizar y obteniendo grafica de los datos de forma simultánea. Este tipo de archivo queda permanentemente conectado a la base de datos, de forma que se puede guardar y al oprimir el botón de ACTUALIZAR en el menú de Excel se obtienen los últimos cambios. En caso de que no tenga conexión al servidor no actualizará la información. Archivo Ligado de Excel, una de las formas más potentes y sencillas de explotar su información, al exportar a este tipo de archivos no requiere de ajustes del usuario y queda permanente conectada a la base de datos, de forma que se puede guardar y al oprimir el botón de ACTUALIZAR en el menú de Excel se obtienen los últimos cambios. En caso de que no tenga conexión al servidor no actualizará la información.
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