CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa Área Empresas

Informe Final Empresa Periodística La Nación S.A.

Fecha : 14 de mayo de 2009 N° Informe: 208/08

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS

DAA. N° 33/09 REF. 92.750/08

REMITE INFORME FINAL N° 208, DE 2008, SOBRE AUDITORIA AL MACROPROCESO DE GENERACION DE INGRESOS Y FINANZAS EFECTUADA EN LA EMPRESA PERIODISTICA LA NACiÓN S.A.

GPM.MSF.ldm

SANTIAGO,

1 4 MAY 2 OU9 * 25136

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 203, de 2008, sobre auditoría al macro proceso de generación de ingresos y finanzas efectuada en la Empresa Periodística la Nación S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

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AL SEÑOR GERENTE GENERAL EMPRESA PERIODISTICA LA NACION S.A. DON FRANCISCO FERES NAZARALA SANTIAGO

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DAA. N° 34/09 REF.92.750/08

REMITE INFORME FINAL N° 208, DE 2008, SOBRE AUDITORIA AL MACROPROCESO DE GENERACION DE INGRESOS Y FINANZAS EFECTUADA EN LA EMPRESA PERIODISTICA LA NACiÓN S.A.

GPM.MSF.ldm

SANTIAGO,

1 4 MM 2 OO9 .. 2 5135

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 203, de 2008, sobre auditoría al macroproceso de generación de ingresos y finanzas efectuada en la Empresa Periodística la Nación S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

POR

DEN DEL CONTRALOR GENERAL

Pa. i Arr~ag{lda/ J!ill.OlUá

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AL SEÑOR PRESIDENTE DEL DIRECTORIO EMPRESA PERIODISTICA LA NACION S.A. DON MANUEL VALENZUELA BEJAS SANTIAGO

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INFORME FINAL N° 208 DE 2008, SOBRE EFECTUADA A LOS AUDITORIA MACROPROCESOS DE GENERACION DE INGRESOS Y FINANZAS DE LA EMPRESA PERIODISTICA LA NACION S.A. GPM.MSF.EGB.CDAldm

SANTIAGO,

1 4 MAYO 2009

Esta Contraloría General, en cumplimiento de su Programa Anual de Fiscalización 2008 y considerando que la Empresa Periodística La Nación S.A., fue constituida por escritura pública en el año 1934, correspondiendo al Fisco de Chile el 69,3% del capital de la sociedad y el 30,7% a particulares, efectuó una auditoría a sus macro procesos de Generación de Ingresos y Finanzas, en virtud de las facultades que le otorga el artículo 16° inciso segundo de la Ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General.

OBJETIVO Dicha fiscalización tuvo por objeto practicar una auditoría a los macroprocesos relevantes de la aludida Entidad por las operaciones efectuadas en el período julio 2007 a abril de 2008; específicamente, revisar el sistema de control interno; efectuar un examen de cuenta a los macro procesos de Generación de Recursos y Finanzas; y, verificar que el actuar de la Empresa Periodística La Nación S.A., para estos efectos, se ajustara a las políticas y procedimientos de control interno establecidos y a las disposiciones legales y reglamentarias atingentes a cada macro proceso revisado.

METODOLOGiA El examen se realizó de acuerdo con los prinCipiOS, normas y procedimientos de control aprobados por esta Contraloría General, y otros procedimientos de control en la medida que se estimaron necesarios en las circunstancias. Se efectuó un análisis a las principales operaciones de ingresos que realiza la empresa, que mayoritariamente se refieren a ingresos por venta de publicaciones en el Diario Oficial, publicidad en el diario La Nación, venta de diarios y revistas, revisándose los ingresos fuera de explotación más significativos, como el arriendo de maquinarias y la prestación de servicios corporativos a sus empresas filiales, y relacionadas.

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ASPECTOS GENERALES

La Empresa Periodística La Nación S.A. es una sociedad anónima cerrada, cuyo capital social está dividido en 98.400 acciones, de las cuales 64.000 son ordinarias y 34.400 son preferentes. El Fisco de Chile tiene una participación en el capital social del 69,3%, siendo dueño de la totalidad de las acciones ordinarias y de 4.152 acciones preferentes -2,07%-, contando con cuatro directores de un total de siete. Inversiones Colliguay S.A. mantiene el 29,5% de la propiedad de la empresa, y, otros privados un 1,2%.

Cabe señalar que las acciones preferentes tienen derecho a elegir tres de los siete miembros del Directorio de la Empresa; el voto favorable de al menos dos Directores representantes de las acciones preferentes es necesario para las decisiones de Directorio relacionadas con la vida económica de la empresa y las acciones preferentes tienen privilegio respecto a las ordinarias en caso de liquidación de la sociedad. El Fisco participa con cuatro directores con representación de acciones ordinarias. El objeto de la sociedad es la edición, publicación, impresión y distribución del· Diario Oficial, del Diario La Nación, de cualquier suplemento, revista u otro diario y, en general, la explotación de cualquier medio de comunicación sea cual fuere su naturaleza.

En la Junta Extraordinaria de Accionistas celebrada el 15 de diciembre del año 2004 se aprobó la división de la Sociedad, dando origen a una nueva empresa denominada Gráfica Puerto Madero Impresores S.A., manteniéndose la propiedad de ésta, en las mismas proporCiones que actualmente tiene La Nación S.A. La Nación repartió dividendos del ejercicio 2007 al Fisco por $799.722.000.-, monto que se pagó durante el año 2008.

UNIVERSO Y MUESTRA

Durante el período examinado la Empresa generó ingresos por $11.975.092.362, de los cuales el 95% corresponden a ingresos de explotación. El examen selectivo de las operaciones de ingresos incluyó la revisión de un monto de $3.500.000.000, correspondientes a operaciones de venta relacionadas con publicaciones en el Diario Oficial, diario La Nación, y ventas de revistas, cifras que representan un 30% de los ingresos operacionales. También se revisaron ingresos no operacionales por un monto de $ '. ~\. 300.000.000, muestra que alcanza al 54% de dichos ingresos.

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Cabe dejar establecido que la visita se inició con fecha 2 de junio de 2008, conforme al oficio DM N° 534, de esa misma data, retirándose el personal fiscalizador de las dependencias de la empresa el día 30 de septiembre de 2008. La entrega de la documentación atinente a la fiscalización se vio retardada por la ausencia del Gerente General, ya que era necesaria su autorización para tal efecto. En definitiva, la última entrega de antecedentes, conforme a los requerimientos que fue necesario efectuar, se realizó con fecha 22 de septiembre de 2008. Lo anterior, sin perjuicio de las llamadas telefónicas que se efectuaron directamente por la empresa a la Jefatura de esta División de Auditoría Administrativa.

El resultado de la fiscalización dio origen al Preinforme de Observaciones N° 208, de 2008, el que fue puesto en conocimiento de la Gerencia General de la Empresa Periodística La Nación S.A. por oficio N° 57.254, de 2008; dando respuesta a dicho Preinforme mediante oficio G.G. N° 33/08, de 2008. En este contexto se exponen a continuación las observaciones contenidas en el citado Preinforme N° 208/08, conjuntamente con las respuestas entregadas por la Empresa Periodística La Nación S.A. en cada caso, y su correspondiente análisis y conclusiones.

1. CONTROL INTERNO 1.1. Sistema de información contable 1.1.1. Correlativo único para el registro de operaciones La Empresa Periodística La Nación S.A. utiliza un sistema contable computacional denominado JDEdwards, "Sistema de Contabilidad y Presupuestos, versión 8.9", el cual permite llevar la contabilidad en forma centralizada en la Región Metropolitana, y que incluye la información de las filiales Base de Datos del Diario Oficial S.A. y Empresa Periodística la Voz S.A., y de la relacionada Gráfica Puerto Madero Impresores S.A. El sistema tiene un correlativo numérico para registrar las operaciones de las cuatro empresas, diferenciándolas sólo por un número que se antepone al código de la cuenta, lo que dificulta el control de los comprobantes registrados y, afecta la integridad de la información.

Al revisar el correlativo del cuatrimestre del año 2008, se pudO comprobar que la numeración está alternada indistintamente entre las empresas, no obedece a un registro diario y correlativo, hay falta de continuidad y correspondencia entre la asignación de un folio y la fecha contable, duplicidad y asignación de folios en forma simultánea a dos empresas y, contabilizaciones de comprobantes en días domingo.

Se verificó además, la falta de organización y ya que los funcionarios pueden capturar un número de mantenerlo abierto por un tiempo que no está definido, ara ingresar datos, incluso pueden anularlo y tomar otro '~l\ne~Ml'fi.I·amente es el siguiente. ¿

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Este procedimiento no obedece a los principios contables de general aceptación que indican que las operaciones se deben realizar en orden cronológico y correlativo de manera de tener el control de la totalidad de la información y de los registros respectivos.

Se detectaron comprobantes contables (Batch) tanto de la Empresa La Nación como de la Empresa Puerto Madero en un mismo volumen, empastado a nombre de Egresos Puerto Madero. A manera de ejemplo, se puede citar los siguientes comprobantes: La NaClon ., S.A . N° COMPROBANTE

Puert o Madero mpresores SA .. N° FECHA FECHA COMPROBANTE 04/09/2007 03/10/2007 25/10/2007 07/12/2007 04/01/2008 06/0212008 19/03/2008

538430/31 540611/12 542522/23 546666/70 549112 552394/05 556425/26

537271/73 537355 539602/05 541578/80 550927 552388 553120/21

20/08/2007 21/08/2007 24/09/2007 16/10/2007 23/01/2008 06/02/2008 18/02/2008

En general, los comprobantes contables (Batch), consignan una glosa escueta que no constituye una explicación suficiente y necesaria para conocer de qué operación se trata. Asimismo, algunos comprobantes no adjuntan documentación de respaldo suficiente. La situación descrita genera errores en los procesos de análisis y poca claridad en la interpretación de la información.

En su respuesta la Empresa señala que mantiene un correlativo numenco para registrar las operaciones de las cuatro empresas que conforman el grupo La Nación S.A., y que "la asignación de folios la entrega el sistema de forma automática siendo este folio único y correlativo para todos los movimientos, lo que implica que nunca existirá una duplicidad en los folios", agregando que "el sistema JDE permite a los usuarios agregar líneas a un comprobante ya contabilizado de manera automática cambiando el estado del batch permitiendo contabilizarlo mientras esté abierto el mes contable. Dichas líneas se convierten en un batch contable con el mismo número siendo una fecha una variable a manejar", y que, "según configuración el sistema JDEdwards no impide la contabilización en fechas futuras, pero sí impide contabilizaciones para períodos cerrados en el maestro de compañía".

Lo anterior confirma lo observado respecto a la falta de organización y control de los registros y, la falta de continuidad y correspondencia entre la asignación de un folio y las fechas contables, todas situaciones demostradas en anexos al Preinforme de Observaciones N° 208/2008, por lo que se mantiene la observación.

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