La función del presidente y la de los miembros del comité Conocer los deberes del presidente de un comité lo ayudará a tener una buena experiencia en su trabajo de presidente. Puede ser que cada iglesia tenga varias o diferentes responsabilidades para los presidentes, pero algunas de ellas son comunes a todos. Comprenda las responsabilidades del comité El presidente debe comprender el trabajo que ha aceptado y para hacerlo, debe tener una descripción del trabajo que realiza el comité. Para comprender la historia de este, también necesitará las minutas de las reuniones pasadas, informes y recomendaciones. Además, el presidente debe hablar con el pastor o miembro del personal responsable del trabajo de todos los comités. En esa conversación descubrirá asuntos correspondientes al comité como estos: · Por qué se organizó · Cuándo se formó · Problemas que puede enfrentar · Interpretación de las normas y procedimientos relacionadas con el trabajo del comité · Relaciones de su comité con la iglesia, Equipo de liderazgo de la iglesia (Concilio), diáconos, oficiales de la iglesia y otros comités. Los materiales o artículos para dinámicas de grupos, o formación de grupo, ofrecerán al presidente del comité información útil para llevar a cabo el trabajo. Guíe los miembros del comité a comprender sus responsabilidades y tareas Una vez que el presidente comprenda su trabajo, debe guiar a los miembros a conocer y comprender sus responsabilidades como individuos y como comité. No espere que los miembros del comité hagan su trabajo si no conocen sus responsabilidades ni cuál es su función. Una responsabilidad clave del presidente es llevar a cabo la orientación de los miembros nuevos y actuales del comité. Si el presidente toma tiempo para interpretar la información que conoce acerca del comité y su historia, ayudará a los miembros a realizar un mejor trabajo. El presidente debe tomar varias acciones: 1. Conseguir y distribuir copias de las responsabilidades del comité. El presidente debe sugerir que cada miembro estudie cuidadosamente sus responsabilidades. Debe explicar que se ofrecerá una reunión de orientación para presentar y aclarar las responsabilidades. 2. Conseguir y distribuir copias de las normas o reglas y procedimientos de la iglesia en relación con los comités. Muchas iglesias tienen normas y procedimientos para los comités. El presidente del comité debe distribuirlas a todos los miembros. 3. Lleve a cabo una sesión de orientación para los miembros del comité. Tan pronto sea posible, después de elegir al comité, el presidente debe planear una reunión de orientación. En algunas iglesias orientan a todos los comités al mismo tiempo. El propósito de esta orientación debe ser discutir y aclarar cualquier pregunta que los miembros tengan en relación con las responsabilidades. (Véase el artículo Capacitación y orientación de los comités.)

Comprenda a los miembros del comité El presidente debe establecer y desarrollar relaciones con los miembros del comité. Los miembros del comité traen a las reuniones diferentes estilos de personalidades. Estos estilos impactan a los demás e involucran tomar el mando, influir en las decisiones, permitir u oponerse a los cambios, ser susceptible o desear mantenerse en el statu quo. Familiarizarse con los estilos de aprendizaje de los miembros del comité tal vez es la acción más importante que el presidente pueda llevar a cabo. Muchos de los presidentes creen conocer bien a todas las personas y comienzan a trabajar a todo tren sin considerar las diferencias que existen entre los miembros del comité. El presidente del comité, que sea sensible a las diferencias que existen entre las personas, será más eficiente cuando fomente la participación de los miembros del comité. Esta sensibilidad en relación a los miembros del comité puede desarrollarse usando el perfil de personalidades o haciendo estas preguntas: ¿Cómo usted procesa la información? ¿Piensa en esto antes de decidir? ¿Decide y luego piensa? Las respuestas a estas preguntas o la información recibida de las pruebas de perfiles de la personalidad ayudan a los presidentes a tomar mejores decisiones en cuanto a la introducción de información, discusión en grupos y respuestas de los miembros antes o después de las reuniones. Se puede hacer algo que a veces ayuda a ese miembro a tomar mejor decisiones o a mantenerse en el curso del trabajo del comité. Por ejemplo, si un miembro del comité tiende a reaccionar con gran emoción cuando se presenta nueva información, entonces, varios días antes de la reunión el presidente puede darle la información a los miembros del comité para animarlos a familiarizarse con esta. Este proceso prepara al miembro que reacciona con tanta emoción al recibir una nueva información y puede ayudar a generar intercambios de ideas con los miembros del comité. Planee las reuniones del comité Planear buenas reuniones es la fase más importante para obtener un buen trabajo del comité. El tiempo que se emplea planeando la reunión debe ser compatible con el trabajo que se haga. El presidente que se descuide en la planificación para tener reuniones eficientes, comete un pecado imperdonable respecto al trabajo del comité. Se necesita un mínimo de cinco acciones para planear buenas reuniones de comités. Determine el propósito de la reunión. Antes de comenzar a planear los detalles de la reunión, el presidente debe declarar el propósito de la misma. El propósito debe declararse en forma de meta. Por ejemplo: «El propósito de esta reunión es formular y recomendar las reglas concernientes al uso que la iglesia, y los grupos de afuera, le den a los edificios». Declarar el propósito de la reunión tiene varias ventajas. Una ventaja es definir los límites de la reunión. El presidente, o los miembros, pueden darse cuenta si están «dando vueltas» o si el propósito está claramente definido. Tener un propósito también ayuda a determinar el tiempo necesario para la reunión. Finalmente, tener un propósito ayuda a guiar el comité. En este caso, el propósito se convierte en una meta. Cuando se alcanza la meta, el comité puede sentirse orgulloso de lo alcanzado. Algunas sugerencias de propósitos incluyen: · Recibir de los miembros del comité los informes de las tareas que se les encomendaron. · Definir, analizar o resolver un problema · Exponer la información de un asunto en particular · Reconciliar los diferentes puntos de vista

Fije la fecha de la reunión. El presidente debe seguir los procedimientos de la iglesia para fijar la fecha y la hora de las reuniones del comité. Para hacer esto, el presidente debe verificar el calendario de la iglesia. Es posible que otros comités también tengan esa fecha reservada en el calendario de la iglesia. Decidir las reuniones a través de la iglesia ayudará a eliminar cualquier duplicación de reuniones o conflictos con otras actividades. Prepare una agenda. Una agenda sirve de guía para motivar el comité a alcanzar el propósito. Usar una agenda desarrolla la participación y elimina malos entendidos. El propósito de la reunión debe dictar la agenda. La mayoría de las agendas contienen los siguientes elementos: · Fecha, lugar y hora de la reunión · Asuntos a discutir · Declaraciones de antecedentes · Condición actual de los asuntos · Propósito y objetivo de la reunión Los miembros del comité trabajan mejor cuando se les provee una agenda, por lo menos, de tres a cinco días antes de la reunión. Antes de la hora de la reunión, los miembros del comité deben tratar de aclarar cualquiera información. Usar una agenda permite que los miembros del comité tengan el tiempo adecuado para reaccionar y responder a los asuntos. Dar a los miembros la oportunidad de trabajar en esos asuntos antes de la reunión, le ahorrará tiempo al grupo para procesar reacciones emotivas. Así, la energía se emplea en la tarea del comité. Notifique a los miembros.— El comité debe notificar la fecha y la hora de la reunión tan pronto como sea posible. El presidente debe trabajar con el secretario del comité y de la iglesia para recordarle a los miembros la reunión y sus tareas específicas. La notificación debe indicar el lugar y la hora en que terminará la reunión y además toda la información necesaria para dar a los miembros del comité Prepare el lugar de reunión.—El lugar de reunión tiene mucho que ver con el éxito de la misma. Cualquier salón no es adecuado. Los diáconos de una iglesia se reunían en un santuario que tenía capacidad para 250 personas. El máximo de asistentes era de 30 a 35 diáconos. Este ambiente no daba oportunidad para que el grupo participara y se expresara libremente. El arreglo del salón también debe ayudar a la reunión del comité. Es preferible que el salón tenga una mesa y suficientes sillas para cada miembro. El salón de reunión debe estar bien iluminado. Para un buen funcionamiento, también es importante que tenga calefacción, aire acondicionado y ventilación apropiada. Si los miembros del comité se sienten incómodos con el ambiente físico, tendrán la tendencia de dejar que esto afecte su participación en el trabajo del comité. Una mesa mejora la reunión del comité si es necesario intercambiar ideas o trabajar en grupo. Si se espera que los miembros del comité escriban o tomen notas, es necesario tener una mesa. Se pueden incluir otros artículos necesarios como: pizarrón, tiza (gis), borrador, lápices, papel y equipos de ayudas visuales, tales como cuaderno de hojas grandes o carteles y trípode para colocar los cuadernos o carteles. Dirija las reuniones del comité De acuerdo a la manera de dirigir las reuniones, se juzga al presidente de un comité. Varias sugerencias lo ayudarán a ser más eficiente en su liderazgo.

Sugerencias para antes de la reunión.—El presidente debe llegar temprano y arreglar el salón antes de comenzar la reunión. Si la reunión requiere algún tipo de equipo, como un proyector de transparencias, el presidente debe llegar lo suficientemente temprano para colocarlo y probarlo. Se debe revisar la calefacción o aire acondicionado para asegurarse que esté trabajando bien. Los materiales para distribuirse deben colocarse en cada lugar. La agenda debe colocarse en cada silla. Aunque las haya enviado por correos con anterioridad, el presidente siempre debe tener copias disponibles para la reunión. Se debe ofrecer papel y lápices a cada persona. Si la reunión va a ser larga, también debe planear el brindar refrescos. Comience a tiempo.—Considere este escenario: El presidente convoca a una reunión del comité de planeamiento y encuesta a las 7:00 p.m. A esa hora ya hay varios miembros del comité presentes, incluyendo el presidente. Un representante de una firma de consultas está presente para presentar los planes de remodelación de los edificios. Pero, el tiempo pasa y la reunión se demora. Aproximadamente a las 7:15 p.m. el presidente dice: «Bienvenidos. Creo que todos están aquí. Podemos comenzar». Durante el receso, un miembro del comité le dice a otro que él salió de una cita de negocios y tuvo que manejar más rápido que lo permitido por el límite de velocidad para llegar a tiempo a esta reunión que debía comenzar a las 7:00 p.m. ¡Anote esto! Comience la reunión a la hora indicada. El presidente no es justo con las personas que llegan a tiempo si tienen que esperar por los que llegan tarde. El compañerismo es importante, comience la reunión a la hora indicada, a no ser que la agenda esté estructurada para tener un período de compañerismo al comienzo. Haga un repaso de la agenda.—Al comienzo de la reunión, el presidente debe repasar la agenda para la reunión y destacar los temas a discutir. Después de repasar la agenda, el presidente debe pedir a una persona que ore pidiendo la dirección de Dios en relación con los asuntos de la agenda. Trabaje en los asuntos de la agenda.—La agenda debe estar estructurada de manera que los asuntos más importantes y de urgencia se traten primero. De esa forma si se termina el tiempo, los asuntos de menor importancia se dejan para después. Involucre a todos los miembros.—El presidente puede hacer muchas cosas para que los miembros del comité se involucren. Sin embargo, debe tener cuidado de no manipularlos. El presidente debe dejar saber su deseo de que ellos participen y debe usar ciertas técnicas para que se involucren. Las sugerencias que ofrecemos a continuación solo son el comienzo. El presidente puede buscar métodos adicionales. Haga preguntas que no se contesten «sí o no». Deben hacerse preguntas donde la persona tenga que pensar reflexivamente. Un ejemplo puede ser: «¿qué puede hacer nuestra iglesia para aumentar el número de diezmadores?» 1. El presidente puede hacer la pregunta a todo el comité, o puede dirigir la pregunta directamente a una persona que no esté participando en la discusión. Sin embargo, debe ser cuidadoso para no avergonzar a esa persona. Es necesario que el presidente sea sensible a la comprensión, personalidad y necesidades de la persona. 2. Distribuya información apropiada antes de la reunión. Al distribuir la información antes de la reunión, las personas estarán más preparadas para participar. Si los miembros del comité no saben o no han oído los temas que se discutirán, con frecuencia son renuentes a dar opiniones. 3. Haga preguntas a personas. El presidente debe ser cuidadoso al hacer preguntas a personas

específicas. Algunas personas se avergüenzan si no pueden contestar. El presidente debe determinar sus sentimientos hablando por anticipado con los miembros del comité. Así también averiguará si durante la reunión puede pedirles sugerencias sobre asuntos específicos. Además, antes de la reunión puede darle a esas personas las preguntas que va a hacer. Ellos se prepararán para contestar las preguntas. 4. Use el método de «torbellino de ideas». A través de los años me he dado cuenta que el método de «torbellino de ideas» es una de las maneras más efectivas para hacer que las personas participen. Este método consiste en atraer ideas creativas de las personas en relación con un tema. La idea detrás del «torbellino de ideas» es recibir tantas ideas como sea posible. No se permite la crítica, y al comienzo nadie puede oponerse a las ideas presentadas. Después de la presentación de muchas ideas, puede comenzar el refinamiento de todas ellas. En una tirada de la revista Church Administration, J. Ralph Hardee ofrece siete ideas para facilitar la participación de los miembros de un comité. Estas ideas incluyen: 1. Reconocer y afirmar la contribución actual y potencial de cada miembro presente. Una regla en general: llame a cada persona por su nombre, por lo menos una vez, durante el curso de la reunión. 2. Trate de sacar ideas y opiniones de cada miembro. 3. Escuche con cuidado los comentarios, refutaciones y preguntas de los miembros y aclare los asuntos e ideas para que todos comprendan. 4. Anime la presentación de puntos de vistas. Respete todas las ideas y puntos de vistas expresados. Trate de ser imparcial cuando responda a ideas y opiniones. 5. Permita que todo aquel que desee participar en la discusión hable por lo menos una vez antes de que otro hable dos veces. 6. Repita los acuerdos alcanzados y las asignaciones hechas. 7. Altere el paso y tono de la reunión para reavivar el interés y prevenir el aburrimiento. Variar el curso o énfasis de la reunión en la mitad del camino puede afectar positivamente la atención y el nivel de energía de los miembros. Rompa la tensión usando el sentido del humor, anécdotas, experiencias y/o ilustraciones con las cuales los miembros pueden identificarse. Mantenga el orden de la agenda.—La mayoría de las reuniones de los comités que se salen del tema o que se hacen inefectivas llegan a ser inútiles. El presidente no debe permitir muchos comentarios relacionados con asuntos que no se encuentren en la agenda. Por ejemplo, en una reunión de un comité, la discusión giraba alrededor de la asignación del comité para renovar la propiedad de la iglesia. Los miembros se salieron del tema hablando de la falta de fondos. Surgió la pregunta de cómo conseguir aprobación para los gastos y el comité pasó aproximadamente 15 minutos discutiendo cómo debía obtenerse el dinero para algunos de los gastos. Esto no era un asunto en la agenda y se pudo evitar si el presidente hubiese mantenido la reunión en orden y no hubiese permitido que el comité pasara tiempo discutiendo un asunto que estaba cubierto por los estatutos y procedimientos de la iglesia. ¿Cómo el presidente puede mantener la reunión en orden? Se ofrecen las siguientes sugerencias como posibilidades: 1. Limite la discusión a los asuntos de la agenda. El presidente puede considerar difícil que las personas se salgan de los asuntos de la agenda, pero debe desarrollar el arte de hacer que las personas regresen al mismo. Puede decir: «Este es un asunto interesante que tratar y creo que debemos dejarlo para una reunión futura». O puede decir: «Este asunto no se encuentra en la agenda de esta noche. Tal vez debemos planear otra reunión para tratar este tema o asunto». Otro método para tratar los asuntos

que no se relacionan con la agenda pudiera ser: «Estos son asuntos interesantes que tratar, pero no se relacionan con la junta de hoy. Debemos seguir con los puntos de la agenda, y después que se termine la reunión del comité, entonces pudiéramos discutir estos asuntos». Por supuesto, el presidente debe usar el tacto y la cortesía al tratar este problema. Puede ser útil advertir a las personas que si se salen de los asuntos, pedirá dejar la discusión para futuras reuniones o para un tiempo de compañerismo después de la reunión. 2. Haga un resumen de los puntos clave. Cuando la discusión se sale de los puntos principales de la agenda, el presidente puede resumir lo tratado hasta el momento. Comience diciendo: «Voy a tratar de resumir lo que se ha dicho hasta el momento». Al usar esta técnica, puede mantener a todos interesados e informados. Esta es una técnica excelente que ayuda a las personas a ver lo que se ha alcanzado. 3. Use el método de solución de problemas. Este método puede ahorrarle tiempo al comité. Consiste en identificar el problema, reunir y analizar los datos o hechos, identificar soluciones, seleccionar la mejor solución e implementarla. 4. Llegue a un acuerdo lo antes posible. La manera de mantenerse en orden es avanzar rápido para llegar a una conclusión. Debe dar suficiente tiempo para los comentarios, pero siempre mantenga el progreso hacia una solución del problema. El presidente del comité no debe permitir que la discusión continúe si nota que el grupo está listo para una decisión. En una ocasión yo estaba dirigiendo un retiro de planeamiento en el que se estaban planeando los objetivos para una asociación. Varias áreas se identificaron y yo quería asegurarme de que las personas estuvieran satisfechas. Volvía a preguntar: «¿Piensan ustedes que estos objetivos representan a nuestra asociación?» Después de unos minutos de discusión, hice la pregunta de otra manera: «¿Piensan ustedes que hemos llegado a una decisión en cuanto a estos objetivos?» Después de unos minutos más de discusión, obviamente ellos estaban listos para tomar una decisión y seguir avanzando. Termine la reunión.—La manera de comenzar una reunión es tan importante como la manera de terminarla. Si se estableció una hora para terminar la reunión, el presidente debe estar consciente de lo que está pasando y cuán cerca está el grupo de terminar el trabajo por hacer. Suponga que el trabajo ha progresado apropiadamente. ¿Cómo puede el presidente terminar eficientemente la reunión? 1. Repase todas las decisiones. En la mayoría de las reuniones de comité se toman varias decisiones. El presidente debe repasarlas leyéndolas en voz alta, o puede hacer un resumen sin leerlas. Repasar las decisiones proveerá respuestas para ver si el comité está de acuerdo con las decisiones tomadas. Este método también aumenta el proceso de comunicación. 2. Considere los problemas sin resolver. Con frecuencia deben considerarse los problemas sin resolver. El presidente debe pedir al comité que planee futuras reuniones para trabajar en estas cuestiones o problemas sin resolver. El presidente debe recordar terminar la reunión a la hora indicada. Si llega la hora de terminar la reunión y quedan asuntos sin tratar, el presidente debe preguntarle al comité si desea continuar la discusión después de pasado el tiempo de terminar o si desean planear otra reunión. Haga asignaciones de seguimiento.—Para el trabajo que no se ha terminado, el presidente necesita hacer las asignaciones para las reuniones futuras. Los miembros del comité deben entender claramente sus asignaciones y cuándo deben terminar el trabajo. Después de la reunión, el presidente debe hacer estas asignaciones por escrito y enviárselas a los miembros del comité.

Seguimiento de las reuniones de los comités La reunión puede haberse terminado, pero el trabajo del presidente continúa. Después de la reunión, tan pronto sea posible, se deben tomar varias acciones. Estas acciones son: 1. El presidente debe revisar la minuta de la reunión. El presidente y el secretario deben revisar las minuta juntos para aclarar cualquiera confusión que pueda existir. Se deben distribuir copias de las minuta a todos los miembros, incluyendo el pastor o miembro del personal correspondiente. Los miembros del comité necesitan tener en su poder estas minuta no más de 48 horas después de la reunión. 2. Informe regularmente al Equipo de Liderazgo de la iglesia y /o junta de negocios de la iglesia sobre las actividades del comité. 3. Presente las recomendaciones del comité al Equipo de liderazgo de la iglesia, junta de negocios de la iglesia u otros grupos apropiados. El presidente es responsable de proveer el material al moderador de la iglesia y a la congregación. Cualquiera acción del comité debe entregarse por escrito al secretario de la iglesia; la acción debe escribirse claramente y debe escribirse de manera legible o escrita a máquina. Estas recomendaciones se convierten en parte de las minuta oficiales de la iglesia y también parte de los documentos legarles de la misma. 4. Recibir de los miembros del comité el informe del progreso de las actividades asignadas. 5. Trabajar con los miembros del personal de la iglesia, oficiales de la iglesia, Equipo de Liderazgo de la iglesia, diáconos, directores de los ministerios de la iglesia y otros comités. La función del presidente de un comité es estratégica. Esta persona no hace el trabajo del comité para la iglesia. Esta persona dirige a los miembros del comité para que estos comprendan su trabajo, procesen las diferencias individuales y tengan la oportunidad de involucrarse al máximo de acuerdo a sus dones y puntos fuertes. El presidente es importante porque puede proveer una experiencia de crecimiento a las personas que sirven en el comité. La función del miembro del comité Cuando se invita a los miembros del comité a servir, se les debe explicar cuál es su trabajo. Una de las funciones más importantes de los miembros es entender la naturaleza de su trabajo como miembro del comité. Esta conocimientos o compresión se obtienen asistiendo a la orientación, leyendo y estudiando las descripción del trabajo y estudiando las minuta de previas reuniones. Otra responsabilidad de los miembros del comité es estar presente y a tiempo. Los miembros del comité también necesitan concentrarse en la agenda. La agenda se convierte en la guía para la participación. Deben estudiar la agenda antes de la reunión y organizar sus pensamientos relacionados con asuntos individuales. También deben estar preparados para llevar a cabo asignaciones individuales en el tiempo marcado. El compromiso también impacta la función de los miembros del comité. Los miembros del comité deben considerar las siguientes metas: Ser un miembro activo de la iglesia. Participar regularmente en el estudio de la Biblia y otras actividades de la iglesia. Llegar a las reuniones del comité 15 minutos antes, o por lo menos, a tiempo. Estudiar, orar, comunicar, influir a otros, e involucrarse en decisiones difíciles.

Proteger la confidencialidad del trabajo del comité. Las funciones, tanto del miembro del comité como del presidente, son importantes. Ambos son necesarios para que el trabajo del comité sea eficiente. Las reuniones de los comités son tan efectivas como lo sean las personas que participan en ellas. (Material tomado de Church Officer and Committe Guidebook, revisado, por Jame A. Sheffield and Tim J. Holcomb.) Se concede permiso para sacar copias exclusivamente para el uso de la iglesia, no para vender.