LEGISLACION LABORAL Material preparado por CP Ana Stella Mendoza Pinilla MANUAL PARA EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

TITULO: MANUAL PARA EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL OBJETIVO Proporcionar a la empresa NN Ltda. del candidato que cumpla con los requisitos y exigencias específicas del cargo y las necesidades generales del área solicitante. 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Esta norma inicia desde que el Presidente, Vicepresidentes, Gerentes Sucursales/Directores/Jefes, solicita a la Directora de Talento humano cubrir o crear una vacante, hasta que el candidato es seleccionado y remitido a la División de Talento humano para los respectivos tramites de ingreso. Es aplicable al personal requerido por los diferentes procesos (áreas) para el cubrimiento de los cargos vacantes que ingresaran o para la promoción de personal y comprende las siguientes etapas: * Solicitud de personal. * Consecución de candidatos. * Entrevistas y Pruebas. * Exámenes Físicos * Visita Domiciliaria 3. CONSIDERACIONES GENERALES 3.1 Entrevista Técnica: Entrevista realizada por el Jefe inmediato del cargo vacante. En ella se indaga básicamente aspectos netamente del cargo (conocimiento técnico, habilidades en manejos de equipos o herramientas y experiencia en las labores). Si lo requiere el cargo, se puede complementar la entrevista técnica con pruebas escritas o practicas acordes al cargo que permita corroborar la información obtenida durante la entrevista. Hay un formato anexo, pero es válido que el Jefe haga el informe incluso a mano alzada. 3.2 Entrevista Talento humano: Entrevista realizada por la Dirección de Talento humano, la cual permite identificar y diferir según el modelo de competencias, si el candidato se ajusta al perfil del cargo.

3.3 Prueba Psicológica: Son un complemento de todo el proceso. El objetivo es evaluar el grado de ajuste de la persona al puesto de trabajo con base en una serie de factores estimados en diferentes pruebas aplicadas. 3.4 Visita Domiciliaria: Es opcional, se trata de un procedimiento realizado sólo en caso requerido por el Jefe donde se manifiesta el estilo de vida del candidato y se corroboran aspectos sociales y económicos del candidato. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Presidente/ Vicepresidente/ Gerentes Sucursales/Directores/Jefes, solicita al Director de Talento humano 4.1.1 Diligencie y firme el formulario “Requisición de Personal”, basado en el Perfil del cargo. 4.1.2 Envíe al Director de Talento humano el formulario “Requisición de Personal” completamente diligenciado. 4.2 Directora de Talento humano 4.2.1 Autorice o rechace la requisición de personal. 4.2.2 Realice la convocatoria interna con personas o áreas que sean compatibles al perfil del cargo. En caso de no reunir la cantidad mínima de hojas de vida (1), prosiga con la búsqueda externa. 4.2.3 Estudie las hojas de vida recibidas y realice una preselección de aquellas que se ajustan a la requisición. 4.2.5 Envíe las hojas de vida de los candidatos preseleccionados al solicitante de la vacante. 4.3 Jefe Solicitante 4.3.1 Estudie las hojas de vida preseleccionadas y realice el filtro final de las hojas de vida de acuerdo a lo solicitado. 4.3.2 Evalúe el cumplimiento de los requisitos necesarios para el cargo en conocimientos, experiencia y habilidades técnicas. 4.3.3 Realice pruebas en caso de ser necesario para evidenciar conocimientos o habilidades técnicas y diligencie el formulario “Entrevista Técnica”. 4.3.4 Realice una preselección de acuerdo a los resultados arrojados por la entrevista y pruebas de aquellos aspirantes que sean aptos 4.3.5 Envíe el formulario “Entrevista Técnica”, los resultados de pruebas (en caso que se hayan aplicado) y las hojas de vida de los aspirantes a la Dirección de Talento humano. 4.4 Dirección de Talento humano 4.4.1 Reciba los formularios de entrevista técnica debidamente diligenciado y proceda a realizar la entrevista. 4.4.2 Realice la entrevista abarcando aspectos generales tanto laborales, personales y de formación. 4.4.3 Realice el estudio de las referencias laborales del aspirante en las empresas donde ha laborado. 4.4.4 Verifique en la base de datos de la SIJIN que la persona preseleccionada no tienen asuntos pendientes con las autoridades nacionales.

4.4.5 Realice la verificación de los antecedentes disciplinarios del candidato, consultando el sistema de información y registro de sanciones y causas de inhabilidad desarrollada por la procuraduría general de la nación (SIRI) https://siri.procuraduria.gov.co/webciddno/consulta.aspx imprima cada pantallazo o reporte generado por dicho sistema. 4.4.6 Realice la verificación de antecedentes judiciales ante las autoridades competentes, y adicionalmente consulte la lista del tesoro de los Estados Unidos http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/t11sdn.pdf procediendo a imprimir cada pantallazo o reporte generado por dicho sistema. 4.4.7 Seleccione y envíe al candidato la prueba Psigma por correo electrónico. 4.4.8 Aplique pruebas psicológicas a los aspirantes preseleccionados. 4.4.9 Analice cada una de las pruebas y complemente si es necesario información con los candidatos hasta que determino cuál es el candidato apto para ocupar la vacante. 4.4.10 En caso necesario solicite al aspirante seleccionado que autorice la ejecución de la visita domiciliaria y deje constancia de la autorización. 4.4.11 Realice la Visita Domiciliaria al candidato y diligencie el formulario “Visita Domiciliaria”. 4.4.12 Analice la información obtenida durante el proceso, verificando que todos los resultados cumplan con la solicitud inicial. 4.4.13 Revise toda la información y presente al jefe a cargo de la vacante el candidato seleccionado. 4.4.14 Reúnase con el aspirante que fue seleccionado para realizarle la oferta laboral y deje constancia de la respuesta del candidato. 4.4.15 Envíe carta de agradecimiento a los preseleccionados que participaron en el proceso y no cumplieron con el perfil. 4.4.16 Informe a la Presidencia sobre el proceso y solicite la firma de autorización ingreso con salario incluido. 4.4.16 Envíe a la Asistente de Talento humano los documentos recogidos durante el proceso (Requisición de Personal, hoja de vida, formularios, resultados de evaluaciones, referencias laborales, autorización de visita domiciliaria, informe de visita domiciliaria y autorización Ingreso Presidencia), para continuar con el trámite de contratación. 4.5 Asistente de Talento humano 4.5.1 Abra carpeta de archivo documentos. 4.5.2 Reciba la documentación del candidato seleccionado, entregue carta de autorización de documentos y exámenes médicos. Entre estos se destacan como obligatorios: * Serología. * Hemograma y hemo clasificación * Agudeza Visual * Parcial de orina * Audiometría Una vez obtenidos los resultados de los exámenes médicos el candidato debe traer dichos resultados y se concretará la cita para entregarlos al Médico de EMPRESA NN LTDA en el Área de Salud Ocupacional.

4.6 Médico de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial 4.6.1 Analice los resultados médicos del candidato de acuerdo a las especificaciones de Salud Ocupacional del cargo. 4.6.2 Realice examen de ingreso y hoja de vida ocupacional. 4.6.3 Informe a la Directora de Talento humano sobre los resultados arrojados por el análisis. En caso de que no cumpla con los requisitos, solicite le hagan llegar el segundo candidato opcionado. 4.7 Directora de Talento humano 4.7.1 Reciba el informe de salud ocupacional y en caso de que no amerite reinicie el proceso con el segundo candidato. 4.7.2 Envíe a la Asistente de Talento humano el informe para archivo. 4.7.3 Inicie el proceso de Contratación. 4.8 Asistente de Talento humano 4.8.1 Inicie el proceso de contratación. 4.8.2. Revise los documentos solicitados y verifique que se encuentran al día. 4.8.3. Entregue carta dirigida a la corporación bancaria para apertura cuenta. 4.8.4. Ingrese al sistema la hoja de vida. Juliana. 4.8.5. Realice contrato de trabajo. 4.8.6. Proceda a hacer firmar el contrato laboral. 4.8.7. Realice trámite de ingreso a la EPS, Caja de Compensación Familiar, ARP, Fondo de Pensiones. 4.8.8. Informe de la novedad de ingreso a la Corredora de Seguros Llano Dominguez para el seguro de vida, al Fondo de Empleados, a Soluciones IT para crear usuario. 4.8.9. Verifique que la novedad de ingreso está creada en todas las instancias anteriores y en las que sean necesarias, garantizando que el empleado tiene todos los beneficios de ley y los de EMPRESA NN LTDA. 5. ASPECTOS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Se contemplan todos los aspectos de higiene y seguridad industrial en el puesto de trabajo al realizar la selección y asignación de un nuevo trabajador. Igualmente lo estipulado en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. 6. ASPECTOS AMBIENTALES Aplique los procedimientos establecidos para la preservación del medio ambiente. 7. SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO Asistente de Talento humano Realice el seguimiento al desarrollo de cada una de las etapas del proceso de Selección de Personal, para verificar que está siendo desarrollado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento y que está siendo efectivo para mantener una base de datos confiable e identifique nuevas oportunidades para mejorar cualquiera de sus etapas.

8. ANEXOS 8.1 Anexo No. 1: Formato “Visita Domiciliaria”. 8.2 Anexo No. 2: Formato “Entrevista Técnica”. 8.3 Anexo No. 3 Formato “Guía entrevista Talento humano”. 8.4 Anexo No. 4: Formato “Requisición de Personal”. 8.5. Anexo No. 5: Formato “Autorización Ingreso Presidencia” 8.6 Anexo No.5: Firma de las personas responsables de la revisión y aprobación del documento.

INFORME DE ENTREVISTA TECNICA A

M

D

NOMBRE COMPLETO: CARGO: Si el cargo vacante requiere de un examen para verificar los conocimientos técnicos relacionados con el puesto, diligencie la primera parte, de lo contrario avance y conteste las preguntas de la segunda parte. I. RESULTADOS EXAMEN TECNICO FECHA: TIPO EVALUACION: Escrita Práctica Temas de la evaluación técnica

Concepto sobre los conocimientos y habilidades técnicas del candidato

Anexe el examen escrito si lo realizó SI NO FIRMA RESPONSABLE DE LA EVALUACION

II. RESULTADOS ENTREVISTA TECNICA ESTUDIOS 1. Los estudios que posee el candidato son los requeridos para desempeñar efectivamente el cargo? SI NO HISTORIA LABORAL 2. El candidato ha desempeñado en los cargos anteriores, funciones similares o relacionadas con la vacante? SI NO Si la respuesta es NO, comente si esto es una limitante para ocupar el cargo vacante 3. La experiencia e historia laboral demuestran estabilidad? SI NO 4. Posee alta motivación hacia el cargo y la empresa? SI NO III. DIMENSION PERSONAL 1. Cree que las características personales e impacto inicial del candidato se adecúan al cargo y la empresa? SI NO

IV. CONCEPTO GENERAL DEL CANDIDATO 1. Considera que el candidato es apto? SI OBSERVACIONES

NO

FIRMA JEFE INMEDIATO GUIA DE ENTREVISTA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO FECHA: NOMBRE COMPLETO: CARGO: TEMAS A TRATAR COMENTARIOS ESTUDIOS (Formales y otros). Máximo nivel alcanzado, porqué estudio esa carrera, desempeño como estudiante (notas, promedio). Materias preferidas, cursos y seminarios pertinentes para el puesto. Idiomas. HISTORIA LABORAL Empresas, puestos, antigüedad. Tiempo desempleado. EXPERIENCIA PARA EL PUESTO Que experiencia aporta para el puesto requerido. MOTIVACIÓN PARA EL PUESTO Que tipo de motivación: económica, profesional. RELACIONES INTERPERSONALES En función del perfil buscado, cómo se adapta el candidato (jefes/pares/subordinados). PERSONALIDAD Aspectos generales y los especialmente requeridos por el puesto. HABILIDADES GERENCIALES Capacidad para organizar, planificar, delegar, motivar y desarrollar, tomar decisiones APARIENCIA EXTERIOR Aspecto físico y modales. Comunicación verbal: tono de voz, claridad, vocabulario. Actitud general: seguro, agresivo, tímido, entre otros. COMPETENCIAS DEL PERFIL

VALORES DE EMPRESA NN LTDA (Vocación de servicio; pasión por el conocimiento; espíritu de logro; sentido de pertenencia) CULTURA DE SERVICIO (Comunicación, calidad con calidez, contundencia)

AUTORIZACIÓN TRÁMITE DE INGRESO Santiago de Cali, fecha PARA:

Alba Lucia Pérez Directora Nacional de Talento humano

Favor iniciar trámite de ingreso a:

CARGO: REGIONAL: SALARIO: FECHA DE INGRESO: ÁREA: OBSERVACIONES: Ana Stella Mendoza Pinilla GERENTE GENERAL

Anexo No. 5: Firma de las personas responsables de la revisión y aprobación del documento.

Aprobado por: Funcionario(s) responsable(s) por decidir si lo escrito en el documento es lo que debe hacerse y por la provisión de los recursos necesarios. DOCTOR FERNANDO HERNANDEZ VARGAS Presidente Revisado por: Funcionario(s) responsable(s) por la documentación y/o verificación de que lo escrito en el documento corresponde a la realidad actual o de mejoramiento.

Alba Lucia Valencia R. Directora Talento humano