CONTABILIDAD

UNIDAD DOS LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

ANA STELLA MENDOZA PINILLA1

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA ___________ 1

Contador Público, Especialista en Administración de empresas

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

INTRODUCCIÓN

El objetivo de la presente unidad es guiar al estudiante de nuestra universidad UNAD, en los aspectos relacionados con el funcionamiento contable de una de las más antiguas disciplinas que conoce el hombre. Suministrar información sobre la entidad que informa que sea útil a inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones sobre el suministro de recursos a la entidad. Esta información ayuda a los usuarios a evaluar las perspectivas de entrada de efectivo neta futura a la entidad

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Esta unidad, además, se estructuró tomando como referencia el Plan Único de Cuentas para comerciantes –PUC- con el propósito de hacer más funcional y dinámica su consulta, lo que no impide que pueda ser estudiando y referenciado por organizaciones sujetas a otros PUC, en razón que en todo su desarrollo se observan las normas contables, consagradas en el decreto 2649 de 1993, y las disposiciones comerciales contenidas en el DE- 410 de 1971, Código de comercio. En lo concerniente a los asuntos de carácter tributario o fiscal, se 7 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

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destaca la preeminencia sobre la regulación contable y se comentan los asuntos más relevantes en aquellas transacciones contables que lo aplican.

¡¡!!BIENVENIDOS!!¡¡ A LA UNIDAD DOS

Bienvenidos al Curso de Contabilidad Financiera Básica de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Temáticas Unidad DOS       

Conocer y aplicar el concepto, clasificación y naturaleza de las cuentas. Conocer y aplicar el concepto, clasificación y naturaleza de las cuentas. Identificar las normas legales que reglamentan el ejercicio de aplicación de la Contabilidad. Conocer y aplicar el plan único de cuentas como herramienta fundamental para el ordenamiento uniforme de la información contable. Identificar y aplicar el concepto de partida doble, para el registro de la información contable. Comprender y aplicar el concepto de ecuación contable, para entender la estructura financiera de la empresa. Desarrollo de habilidades para el manejo y control de los inventarios, utilizando los diferentes sistemas y métodos de valuación de inventarios.

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 

Conocer el concepto y registro de las obligaciones laborales en los entes económicos. Identificar los libros principales y auxiliares, que deben utilizar quienes llevan contabilidad con carácter probatorio, y la construcción de los diferentes tipos de documentos que soportan la existencia de los hechos económicos.

Concepto de cuenta y Clasificación de las cuentas

Cuenta es el formato que se utiliza para registrar los aumentos y disminuciones, que sufren los activos, pasivos, patrimonio etc. Por la realización de transacciones en la empresa. Esquema de la cuenta “T” La cuenta se representa mediante la letra “T “

1.-Codigo y Nombre de la cuenta

2.- Debe y/o Débitos

3.-Haber y/o Créditos

4.- saldos

4.- saldos

El anterior esquema se denomina como cuenta “T” y sus partes son: 1. Código y Nombre de la cuenta de acuerdo al PUC 2. Débitos, el lado izquierdo, también se conoce como cargo o debe. 3. Créditos, el lado derecho, también se conoce como abono o haber. 4. Saldos, La diferencia entre las sumatorias de los dos lados de la cuenta “T”, se denomina Saldo, puede ser de naturaleza débito o crédito. Registros en la cuenta “T”. Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en él debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir en la columna del Haber.

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Código y Nombre de la cuenta Debe

Haber

80.000

80.000

DEBITAR

ACREDITAR

Movimiento débito es la suma de los valores registrados en él Debe de una cuenta; movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el Haber

Código y Nombre de la cuenta Debe 80.000 20.000 10.000 25.000 Movimiento debito

Haber 30.000 15.000

Movimiento crédito

Saldos en la cuenta “T”. Saldo de una cuenta es la diferencia entre el valor registrado en la columna del Debe y los valores registrados en la columna del Haber. Saldo débito: Una cuenta tiene saldo débito cuando la suma del movimiento de los débitos es mayor que la suma del movimiento de los créditos. Código y Nombre de la cuenta Debe

Haber

80.000 20.000 10.000 25.000 135.000 Saldo debito 62.000

30.000 15.000 28.000 73.000

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Saldo crédito: Una cuenta tiene saldo crédito cuando la suma del movimiento de los créditos débitos es mayor que la suma del movimiento de los débitos.

Código y Nombre de la cuenta Debe

Haber

80.000 20.000 10.000 25.000 135.000

30.000 15.000 28.000 200.000 273.000 138.000 saldo crédito

Clasificación de las cuentas. Las cuentas representan las propiedades, derechos y obligaciones de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de resultados, y de orden o de memorando. Cuentas reales o de balance: Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales pueden ser del Activo, el Pasivo o el Patrimonio Activo: Representan los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor. Pasivo: Representa las obligaciones contraídas, con terceros, por la empresa. Las cuales deben ser pagadas en el futuro. A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones financieras con bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, entre otras. Patrimonio: Es el valor que resulta de obtener la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo interno a favor de los dueños de la empresa.

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Cuentas nominales, de resultado o transitorias Las cuentas nominales son llamadas también de resultado, porque al final de un ejercicio contable permiten conocer las utilidades o perdidas, con base en el comportamiento de los costos y gastos; son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Pertenecen a esta clase de cuentas los Ingresos, Gastos, Gasto de ventas, y Costo de Producción o de Operación.

Naturaleza de las Cuentas Movimiento de cuentas de Activo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es débito.

1. CUENTAS DE ACTIVOS Debe

Haber

Empiezan

Terminan

Aumentan

Disminuyen

Entran

Salen

(+) SALDO DEBITO "SE SALDAN" NATURALEZA DEBITO

(-)

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Movimiento de cuentas de Pasivo: estas cuentas se inician y aumentan por el crédito y disminuyen y se cancelan por el débito, por lo general su saldo es crédito.

2. CUENTAS DE PASIVO Debe

Haber

Terminan

Empiezan

Disminuyen

Aumentan

Salen

Entran

(-)

(+) SALDO CREDITO "SE SALDAN" Naturaleza Crédito.

Movimiento de las cuentas de Patrimonio: estas cuentas se inician y aumentan por el crédito y disminuyen y se cancelan por el débito, por lo general su saldo es crédito.

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3 CUENTAS DE PATRIMONIO Debe

Haber

Terminan

Empiezan

Disminuyen

Aumentan

Salen

Entran

(-)

(+) SALDO CREDITO "SE SALDAN" Naturaleza Crédito.

Movimiento de cuentas de ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el crédito; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio, para cancelar su saldo.

4. CUENTAS DE INGRESOS

Debe

Haber Empiezan Aumentan Entran

Cerrar al final del periodo contable

(+) SALDO CREDITO "SE SALDAN" Naturaleza Crédito. 14

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Naturaleza de las Cuentas De Gastos Movimiento de cuentas de Gastos: estas cuentas son de naturaleza debito empiezan y aumentan su movimiento es en él Debe normalmente no se acreditan sino al final del ejercicio, para cancelar su saldo.

5. CUENTAS DE GASTOS Debe

Haber

Empiezan Aumentan Entran

Cerrar al final del periodo contable

(+) SALDO DEBITO "SE SALDAN" NATURALEZA DEBITO

Movimiento de las Costos de Ventas: Representa el valor del costo de los artículos adquiridos para la venta. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debito; disminuyen y se cancelan en el crédito; normalmente se acreditan al final del periodo para su cierre; su saldo es débito.

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6.- CUENTAS DE GASTO DE VENTAS Débitos

Créditos

+

-

Aquí empiezan

Aquí disminuyen

y aumentan

y se cancelan

Saldo débito

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Principios de Contabilidad, Plan Único de Cuentas (a partir del año 2016 cada empresa adopta su PUC) Para Comerciantes, La Partida Doble y la Ecuación Contable.  Identificar las normas legales que reglamentan el ejercicio de aplicación de la Contabilidad.  Conocer y aplicar el plan único de cuentas como herramienta fundamental para el ordenamiento uniforme de la información contable.  Identificar y aplicar el concepto de partida doble, para el registro de la información contable.  Comprender y aplicar el concepto de ecuación contable, para entender la estructura financiera de la empresa. Principios de contabilidad1, Definición y ámbito de aplicación: De conformidad con el artículo 6º de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Por lo tanto, todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad y quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba, deberán hacerlo conforme al decreto 2649 de 1993, reglamento general de la contabilidad Inventarios: Concepto. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta.

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El inventario de mercancías en las empresas comerciales, constituye uno de los activos más importantes, por ser la cuenta de donde se derivan las utilidades operacionales del ente económico, se encuentran clasificados dentro del activo corriente por su relativa facilidad para ser convertidos en efectivo a corto plazo. Desempeñan un papel muy importante en la determinación del Gasto de ventas, por lo que se requiere que sean valuados utilizando métodos de reconocido valor técnico. Sistemas de inventarios: Existen dos sistemas para el registro y control contable de los inventarios, cada uno con una estructura particular para ser adaptado de acuerdo a las necesidades de la empresa derivadas de su propio tipo de inventarios, estos se conocen como: sistema de inventario periódico y sistema de inventarios permanente o perpetuo. Sistema de inventario periódico: En el sistema de inventario periódico la empresa no mantiene un registro continuo del inventario disponible, al finalizar el periodo contable se realiza un conteo físico, de las existencias disponibles en inventarios, y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final, cifra que aparece en el balance general y que se utiliza para calcular el costo de las mercancías vendidas mediante el “juego de inventarios”, el sistema periódico o analítico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo En el sistema de inventario periódico, para la determinación del costo de las mercancías vendidas es necesario conocer: a. b. c.

El valor del inventario inicial. El valor de las compras netas del periodo. El valor del inventario final.

Inventario Inicial: es el valor de las existencias disponibles en inventarios al iniciar el periodo contable, cifra que permanecerá durante hasta el final del periodo en el balance general. Compras netas: están conformadas por el valor de las mercancías adquiridas para la venta durante el periodo contable, incluyendo todas las erogaciones necesarias para ponerlas en condiciones de venta, menos las devoluciones y descuentos. Inventario final: es el valor de existencias al finalizar disponibles al finalizar el periodo contable, previo conteo físico y aplicación de los valores unitarios. Contabilización: En el sistema de inventario periódico, las compras de mercancías de registran debitando la cuenta compras de mercancías al costo de

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compra, cuenta de carácter transitorio que se cierra al final del periodo acreditando la cuenta pérdidas y ganancias. El almacén Variedades Ltda., realiza las compras de mercancías así: en junio 01, a crédito, por $3.400.000 más IVA de 16% rete fuente del 2.5%. Código 620501 240802 236540 220501

Cuentas Compras mercancías IVA por pagar Rete fuente por pagar C x P Proveedores

Debe 3.400.000 544.000

Haber

85.000 3.859.000

Compras de mercancías: en junio 08, al contado, por $4.900.000 más IVA de 16% rete fuente del 2.5%. Código 620501

Cuentas Compras mercancías

Debe 4.900.000

240802 236540 111005

IVA por pagar Rete fuente por pagar Bancos

784.000

Haber

122.500 5.561.500

Las ventas de mercancías se registran acreditando la cuenta la cuenta ingresos operacionales – ventas, teniendo en consideración que estas ventas deben venderse con un precio por encima del precio de compra, de tal manera que el precio cubre el valor de compra, los gastos operacionales y la utilidad esperada. El Almacén Variedades Ltda. Realiza ventas así: en junio 10 a crédito, por valor de $5.900.000 más IVA del 16%, rete fuente 2.5%. Código 130505 175515 240801 4135XX

Cuentas C x C Clientes Anticipo de impuesto IVA por pagar Ingresos oper. Ventas

Debe 6.696.500 147.500

Haber

944.000 5.900.000

Ventas en junio 15 al contado, por valor de $6.700.000 más IVA del 16%, rete Fuente 2.5%. Código 110505 175515 240801 4135XX

Cuentas Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto IVA por pagar Ingresos oper. Ventas

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Debe

Haber

7.604.500 167.500 1.072.000 6.700.000

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Esta forma de registrar las compras y las ventas hace que la empresa tenga que esperar hasta el final del periodo para conocer el costo de las mercancías vendidas, para el caso del almacén Variedades Ltda., se requiere conocer el valor del inventario inicial, igualmente, el valor del inventario final, para su determinación la empresa debe realizar un conteo físico de las mercancías en existencias y valorizarlas. La empresa manifiesta que el inventario inicial tiene un valor de $500.000, y el inventario final fue valuado por $300.000. Realizo compras durante el periodo por valor de $8.300.000. al finalizar el periodo cuando haya definido esta información procederá a determinar el costo ventas, mediante el juego de inventarios: GASTO (COSTO) DE LAS MERCANCIAS VENDIDAS (+)Inventario inicial (+) Compras netas del periodo Mercancías disponibles para la venta (-) Inventario final Costo de las mercancías vendidas

500.000 8.300.000 8.800.000 300.000 8.500.000

Al finalizar el periodo, el inventario inicial se modifica por efecto del conteo físico de las mercancías en existencias, dando origen al inventario final previamente valuado, será necesario cancelar el saldo de la cuenta inventario inicial mediante el siguiente asiento de cierre que tiene como efecto la desaparición contable del saldo del inventario inicial

Código 590505 143501

Cuentas Pérdidas y ganancias Inventario de mercancías

Debe 500.000

Haber 500.000

Mediante el siguiente asiento se creara el saldo del inventario del final del periodo que está terminando, el cual permanecerá sin ninguna modificación durante el siguiente periodo como inventario inicial.

Código 143501 590505

Cuentas Inventario de mercancías Pérdidas y ganancias

Debe 300.000

Haber 300.000

Las cuentas de resultado como las compras de mercancías y los ingresos por ventas, deberán igualmente objeto de cierre, al final del periodo, con un registro crédito y uno debito respectivamente contra la cuenta pérdidas y ganancias, teniendo en cuenta que son cuentas de gastos y de ingresos:

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Cierre de los gastos por compras: Código 590505 620501

Cuentas Pérdidas y ganancias Compras de mercancías

Debe 8.300.000

Haber 8.300.000

Cierre de los ingresos por ventas:

Código Cuentas 4135XX Ingresos operc ventas 590505 Pérdidas y ganancias

Debe 12.600.000

Haber 12.600.000

Luego de cerrar las cuentas de resultados contra la cuenta pérdidas y ganancias la empresa puede determinar que ha obtenido una utilidad bruta en ventas de $4.100.000, como se puede confirmar en el estado de resultados: Almacén Variedades Ltda. Estado de resultados Integral De enero 01 al 31 de diciembre del año Ingreso operacional – ventas (-) Gasto de ventas - Inventario inicial + Compras de mercancías Mercancía disponible para la venta -Inventario final Costo de las mercancías vendidas Utilidad bruta en ventas

12.600.000 500.000 8.300.000 8.800.000 300.000 8.500.000 4.100.000

El sistema de inventarios Periódico presenta desventajas, no se puede conocer el valor del inventario final ni el costo de las mercancías vendidas hasta la finalización del periodo, se dificulta el control por pérdidas o errores, no se utilizan cuentas que permitan su monitoreo. Sistema de inventario permanente o perpetuo Mediante la utilización de este sistema la empresa no requiere esperar a la terminación del periodo para conocer el costo de las mercancías vendidas, se evidencia en el mismo momento en que se producen las operaciones de ventas, igualmente el saldo, en volúmenes y en valores, de las mercancías en existencias esta siempre actualizado, el Sistema de Inventarios Permanente o perpetuo, es utilizado especialmente en aquellas empresas que manejan pocas referencias con precios relativamente altos.

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El control de los volúmenes y valores de las mercancías del inventario, se controla mediante la utilización de tarjetas de control de existencias, conocidas como tarjetas de kardex, las cuales podrán diligenciarse manualmente o en forma virtualizada por medio de software especializado, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán establecer el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Art. 2º. Ley 174 de 1994). Contabilización. El uso del sistema de inventarios permanente, requiere la utilización de las cuentas que permiten conocer en cualquier momento, para la preparación de estados financieros, el valor total de ingresos por ventas, el costo de las mercancías vendidas y el valor del inventario final. Tanto las compras como las ventas se registran al costo en la cuenta inventarios de mercancías, con el propósito de mantener actualizado el valor del inventario final, para conocer el costo unitario y/o total de las mercancías vendidas, es necesario utilizar la cuenta Gasto de ventas 6135. Retención en compras 2.5% PERSONAS JURIDICAS DECLARANTES 3.5% PERSONAS NATURALES NO DECLARANTES Para el año 2016 El almacén Mi pasión Contable Ltda., Nit 999.999.999-9 Régimen común compra, tiene como política realizar su comparas a personas jurídicas del régimen común y realizar los pagos con cheque. El día 5 del presente mes y año compra mercancías a crédito por valor de $7.000.000 más IVA 16%, retención del 2.5%.

Código 143501 240802 236540 220501

Cuentas Inventario mercancías IVA por pagar Rete fuente por pagar Proveedores Nacionales

Debe Haber 7.000.000 1.120.000 175.000 7.945.000

El día 8.- Compras mercancías de contado, por $4.350.000 más IVA de 16% rete Fuente del 2.5%.

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Código 143501 240802 236540 111005

Cuentas Inventario mercancías IVA por pagar Rete fuente por pagar Bancos

Debe 4.350.000 696.000

Haber

108.750 4.937.250

Día 10.- Ventas mercancías a crédito por $10.600.000, más IVA del 16%, rete Fuente 2.5%. Con un Gasto de ventas $6.890.000,

Código Cuentas 130505 C x C Clientes 175515 Anticipo de impuesto 240801 IVA por pagar 4135XX Ingresos operc ventas 6135XXX X Gasto de ventas 143501 Inventario mercancías

Debe 11.925.000 298.125

Haber

1.696.000 10.527.125 6.890.000 6.890.000

Día 15 Ventas al contado, por valor de $6.350.000 más IVA del 16%, rete Fuente 2.5%. Con un Gasto de ventas de $3.935.000.

Código

Cuentas Efectivo y equivalente 110505 al efectivo (Caja) 175515 Anticipo de impuesto 240801 IVA por pagar 4135XX Ingresos operc ventas 6135XXXX Gasto de ventas 143501 Inventario mercancías

Debe

Haber

7.207.250 158.750 1.016.000 6.350.000 3.935.000 3.935.000

Es importante destacar que este sistema no solamente se interesa en el valor de la venta sino que simultáneamente se ocupa del Gasto de ventas que mantiene actualizado el costo de las mercancías vendidas sin requerir de juego de inventarios, el saldo de la cuenta de inventarios se mantiene igualmente actualizada, solamente se efectúan conteos físicos de las mercancías en existencias como practica de control para hacer comparaciones con el saldo de la cuenta inventarios de mercancías y confirmar su exactitud o detectar pérdidas o errores en el manejo de las existencias. Las cuentas de Gasto de ventas e ingresos operacionales por ventas son cuentas de resultado es decir temporales, deben ser canceladas al final del periodo, con un registro crédito y uno debito respectivamente contra la cuenta pérdidas y ganancias, para la determinación de la utilidad bruta en ventas. 23 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

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La empresa obtuvo ingresos operacionales por ventas en el periodo por valor de $16.950.000, el asiento de cierre ser el siguiente:

Código Cuentas 4135XX Ingresos operc ventas 590505 Pérdidas y ganancias

Debe 16.950.000

Haber 16.950.000

Con un Gasto de ventas por valor de $10.825.000, que también es objeto de cierre con el siguiente asiento:

Código Cuentas 590505 Pérdidas y ganancias 6135XX Gasto de ventas

Debe 10.825.000

Haber 10.825.000

Como consecuencia del cierre de las cuentas de ingresos operacionales por ventas y del Gasto de ventas, la empresa determina que ha obtenido una utilidad bruta en ventas por valor de $6.125.000, la cual se podrá ver igualmente en el estado de pérdidas y ganancias: Almacén mi pasión contable Ltda. Nit 999.9999.999 -9 Estado de resultados Integral Fecha___________ Ingreso operacional – ventas (-) Gasto de ventas

16.950.000 10.825.000 6.125.000

Utilidad bruta en ventas

Métodos de valuación de inventarios Los inventarios representan un rubro de gran importancia para la empresa, requieren por lo tanto, una adecuada valuación del valor que intervendrá frente a los ingresos del periodo en la determinación de la utilidad. Las mercancías se adquieren en diferentes momentos en el tiempo y a diferentes precios, siendo afectados por los fenómenos económicos que tienden a aumentar su valor de compra, se hace necesario decidir qué precios asignar a las unidades que se venden y que costos tomar para darle valor a los inventarios.

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Para resolver la anterior situación, existen varios métodos que se usan para valuar los inventarios de acuerdo a los tipos de inventarios y a las expectativas de las empresas, entre estos métodos están: Primeras en entrar primeras en salir PEPS. Ultimas en entrar primeras en salir UEPS. Promedio ponderado. Método primeras en entrar primeras en salir PEPS Este método se basa en que las unidades de las primeras compras, serán las primeras que se venden al costo de adquisición, se traduce en que los inventarios quedaran valuados al costo de las unidades de las últimas compras, y las unidades vendidas al costo del inventario inicial La valuación por este método da origen a tener un mayor inventario final, es decir a costos actuales, un menor Gasto de ventas, por ende una mayor utilidad, lo que implica mayor pago de impuestos. En el sistema de inventario permanente el control de los inventarios se hace mediante la utilización de tarjetas de kardex, con las siguientes características mínimas: 1. 2. 3. 4. saldos.

Especificaciones como clase y denominación de producto Fecha de las operaciones Referencia del comprobante que respalda la operación Cantidad, Costo unitario, y costo total de las entradas, las salidas y los

La Comercializadora Universo Ltda., suministra la siguiente información: Inventario inicial al 01 de enero de año 01, producto A, 1.200 unidades a $4.500 c/u. Durante el mes de enero realiza las siguientes operaciones. Compras Enero 03 Enero 09 Enero 15 Enero 20

450 unid a $4.890 c/u 600 unid a $4.950 c/u 540 unid a $5.010 c/u 360 unid a $5.100 c/u

Ventas Enero 07 450 unid a $8.100 c/u Enero 14 750 unid a $8.400 c/u Enero 19 450 unid a $8.400 c/u La empresa requiere efectuar la tarjeta de kardex, valuando por el método peps, los registros contables y el estado de pérdidas y ganancias.

25 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

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Enero 03 compra 450 unidades del producto y a crédito s/Factura 1050 rete Fuente 2.5% Fecha Código En 3 143501 240802 236540 220501

Cuenta Inventario de m/cias IVA X pagar Rete fuente X pagar Proveedores

Débitos 2.200.500 352.080

Créditos

55.012 2.497.568

Enero 07 vende de contado 450 unid a 8.100 c/u s/Factura 1001 rete Fuente 2.5% Fecha Código En 7

110505 175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipos de impuesto Ing. operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

4.984.854 109.798 4.391.941 702.711 2.025.000 2.025.000

Enero 09 compra 600 unid a $4.950 c/u paga de contado s/Factura 2105 rete Fuente 2.5% Fecha Código Cuenta En 9 143501 Invent de m/cias 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 111005 Bancos

Débitos 2.970.000 475.200

Créditos

74.250 3.370.950

Enero 14 vende de contado 750 unid a 8.400 c/u s/Factura 1002 rete Fuente 2.5% Fecha Código Ene 14

110505

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ing. operac ventas IVA x pagar

Débitos

Créditos

7.150.500

175515 4135XX 240801 6135XXX Gasto de ventas X 143501 Invent de m/cias

157.500 6.300.000 1.008.000 3.375.000 3.375.000

26 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Enero 15 compra 540 unid a $5.010 c/u a crédito s/Factura 2316 rete Fuente 2.5%

Fecha Código Cuenta Ene 143501 Invent de m/cias 15 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 220501 Proveedores

Débitos 2.705.400 432.864

Créditos

67.635 3.070.629

Enero 19 vende 450 unid a $8.400 c/u s/Factura 1001 de contado rete Fuente 2.5%

Fecha Código Ene

110505

19

175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ing. operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

4.290.300 94,500 3.780.000 604.800 2.200.500 2.200.500

Enero 20 compra 360 unid a $5.100 c/u de contado s/Factura 3107 rete Fuente 2.5% Fecha Código Cuenta Ene 143501 Invent de m/cias 15 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 111005 Proveedores

Débitos 1.836.000 293.760

Créditos

45.900 2.083.860

27 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

TARJETA DE KARDEX Método Peps Fecha Ene 01 Ene 03 Ene 07

Detalle Inv. inicial Compra Venta

Ene 09

Compra

Ene 14

Venta

Ene 15

Compra

Ene 19

Venta

Ene 20

Compra

Entradas 450

600

540

360

4.890

4.950

5.010

5.100

Salidas

2.200.500 450

4.500

2.025.000

750

4.500

3.375.000

450

4.890

2.200.500

2.970.000

2.705.400

1.836.000

Inventario final Gasto de ventas

1200 450 750 450 750 450 600 450 600 450 600 540 600 540 600 540 360 1500

Saldos 4.500 5.400.000 4.890 2.200.500 4.500 3.375.000 4.890 2.200.500 4.500 3.375.000 4.890 2.200.500 4.950 2.970.000 4.890 2.200.500 4.950 2.970.000 4.890 2.200.500 4.950 2.970.000 5.010 2.705.400 4.950 2.970.000 5.010 2.705.400 4.950 2.970.000 5.010 2.705.400 5.100 1.836.000 7.511.400

7.600.500

Almacén mi pasión contable Ltda. Estado de resultados integral Sistema permanente Método PEPS Ingresos operacionales – ventas

13.725.000

Menos – Gasto de ventas

(7.600.500)

Utilidad Bruta en Ventas

6.124.500

Método UEPS UEPS significa última mercancía en entrar, primera en salir. Este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. La Comercializadora Universo Ltda., suministra la siguiente información: Inventario inicial al 01 de enero de año 01, producto A, 1.200 unidades a $4.500 c/u. Durante el mes de enero realiza las siguientes operaciones. Compras Enero 03 Enero 09 Enero 15 Enero 20

450 unid a $4.890 c/u 600 unid a $4.950 c/u 540 unid a $5.010 c/u 360 unid a $5.100 c/u

28 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Ventas Enero 07 450 unid a $8.100 c/u Enero 14 750 unid a $8.400 c/u Enero 19 450 unid a $8.400 c/u La empresa requiere efectuar la tarjeta de kardex, valuando por el método ueps, los registros contables y el estado de pérdidas y ganancias.

Enero 03 compra 450 unidades del producto y a crédito s/Factura 1050 rete Fuente 2.5%

Fecha Código En 3 143501 240802 236540 220501

Cuenta Invent de m/cias IVA X pagar Retefuent X pagar Proveedores

Débitos 2.200.500 352.080

Créditos

55.012 2.497.568

Enero 07 vende de contado 450 unid a 8.100 c/u s/Factura 1001 rete Fuente 2.5% Fecha

Código

En 7

110505 175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ing. operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

4.137.075 91.125 3.645.000 583.200 2.200.500 2.200.500

Enero 09 compra 600 unid a $4.950 c/u paga de contado s/Factura 2105 rete Fuente 2.5% Fecha Código En 9 143501 240802 236540 111005

Cuenta Invent de m/cias IVA X pagar Retefuent X pagar Bancos

Débitos 2.970.000 475.200

Créditos

74.250 3.341.250

29 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Enero 14 vende de contado 750 unid a 8.400 c/u s/Factura 1002 rete Fuente 2.5% Fecha Código Ene

110505

14

175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ing. operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

7.150.500 157.500 6.300.000 1.008.000 3.645.000 3.645.000

Enero 15 compra 540 unid a $5.010 c/u a crédito s/Factura 2316 rete Fuente 2.5% Fecha Código Cuenta Ene 143501 Invent de m/cias 15 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 220501 Proveedores

Débitos 2.705.400 432.864

Créditos

67,635 3.070.629

Enero 19 vende 450 unid a $8.400 c/u s/Factura 1001 de contado rete fuente 2.5% Fecha Código Ene

110505

19

175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ingr operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

4.290.300 94.500 3.780.000 604.800 2.254.500 2.254.500

Enero 20 compra 360 unid a $5.100 c/u de contado s/Factura 3107 retefuente 2.5% Fecha Código Cuenta Ene 143501 Invent de m/cias 15 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 111005 Proveedores

Débitos 1.836.000 293.760

Créditos

45.900 2.083.860

30 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

TARJETA DE KARDEX Método Ueps Fecha Ene 01 Ene 03 Ene 07 Ene 09

Detalle Inv inicial Compra Venta Compra

Ene 14

Venta

Ene 15

Compra

Ene 19

Venta

Ene 20

Compra

Entradas

Salidas

450

4.890

2.200.500

600

4.950

2.970.000

540

5.010

450

4.890

2.200.500

600 150

4.950 4.500

2.970.000 675.000

2.705.400 450

360

5.100

5.010

2.254.500

1.836.000

Inventario final Gasto de ventas

1200 450 1200 1200 600 1050 1050 540 1050 90 1050 90 360 1500

Saldos 4.500 5.400.000 4.890 2.200.500 4.500 5.400.000 4.500 5.400.000 4.950 2.970.000 4.500 4.725.000 4.500 5.010 4.500 5.010 4.500 5.010 5.100

4.725.000 2.705.400 4.725.000 450.900 4.725.000 450.900 1.836.000 7.011.900

8.100.000

Almacén mi contabilidad Ltda. Estado de Resultados Integral Sistema permanente Método UEPS Ingresos operacionales – ventas

13.725.000

Menos – Gasto de ventas

(8.100.000)

Utilidad Bruta en Ventas

5.625.000

Método del promedio ponderado Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor de costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial más las compras del periodo, dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo periodo. La Comercializadora Universo Ltda., suministra la siguiente información: Inventario inicial al 01 de enero de año 01, producto A, 1.200 unidades a $4.500 c/u. Durante el mes de enero realiza las siguientes operaciones.

31 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Compras Enero 03 Enero 09 Enero 15 Enero 20

450 unid a $4.890 c/u 600 unid a $4.950 c/u 540 unid a $5.010 c/u 360 unid a $5.100 c/u

Ventas Enero 07 450 unid a $8.100 c/u Enero 14 750 unid a $8.400 c/u Enero 19 450 unid a $8.400 c/u La empresa requiere efectuar la tarjeta de kardex, valuando por el método ueps, los registros contables y el estado de pérdidas y ganancias. Enero 03 compra 450 unidades del producto y a crédito s/Factura 1050 retefuente 2.5% Fecha Código En 3 143501 240802 236540 220501

Cuenta Invent de m/cias IVA X pagar Retefuent X pagar Proveedores

Débitos 2.200.500 352.080

Créditos

55.012 2.497.568

Enero 07 vende de contado 450 unid a 8.100 c/u s/Factura 1001 retefuente 2,5%

Fecha Código En 7

110505 175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipos de impuesto Ingr operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

4.137.075 91.125 3.645.000 583.200 2.072.862 2.072.862

Enero 09 compra 600 unid a $4.950 c/u paga de contado s/Factura 2105 retefuente 2.5% Fecha Código Cuenta En 9 143501 Invent de m/cias 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 111005 Bancos

Débitos 2.970.000 475.200

Créditos

74.250 3.370.950

32 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Enero 14 vende de contado 750 unid a 8.400 c/u s/Factura 1002 retefuente 2.5% Fecha Código Ene

110505

14

175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ingr operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

7.150.500 157.500 6.300.000 1.008.000 3.540.675 3.540.675

Enero 15 compra 540 unid a $5.010 c/u a crédito s/Factura 2316 retefuente 2.5% Fecha Código Cuenta Ene 143501 Invent de m/cias 15 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 220501 Proveedores

Débitos 2.705.400 432.864

Créditos

94.689 3.043.575

Enero 19 vende 450 unid a $8.400 c/u s/Factura 1001 de contado retefuente 2.5% Fecha Código Ene

110505

19

175515 4135XX 240801 6135XX 143501

Cuenta Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Anticipo de impuesto Ingr operac ventas IVA x pagar Gasto de ventas Invent de m/cias

Débitos

Créditos

4.293.900 94.500 3.780.000 604.800 2.168.586 2.168.586

Enero 20 compra 360 unid a $5.100 c/u de contado s/Factura 3107 retefuente 2.5%

Fecha Código Cuenta Ene 143501 Invent de m/cias 15 240802 IVA X pagar 236540 Retefuent X pagar 111005 Proveedores

Débitos 1.836.000 293.760

Créditos

45.900 2.083.860

33 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

TARJETA DE KARDEX Método Promedio ponderado Fecha

Detalle

Ene 01

Inv. inic.

Ene 03

Compra

Ene 07

Venta

Ene 09 Ene 14

Compra Venta

600

Ene 15

Compra

540

5.010

2.705.400

360

5.100

1.836.000

Ene 19 Venta Ene 20 Compra Inventari o final Gasto de ventas

Entradas

Salidas

Saldos 1200

450

4.890

4.950

2.200.500

1650 450

4.606.36

2.072.862

1200

750

4.720.9

3.540.675

1800 1050

2.970.000

1590 450

4.819.08

2.168.586

1140 1500

4.500 4.606.3 6 4.606.3 6 4.720.9 0 4.720.9 4.819.0 8 4819.0 8 4.886.5

5.400.000 7.600.500 5.527.632 8.497.632 4.956.945 7.662.345 5.493751.2 7.329751.2

1500

7.329751.2

7.782123

Almacén mi contabilidad Ltda. Estado de Resultados Integral Sistema permanente Método promedio ponderado Ingresos operacionales – ventas Menos – Gasto de ventas Utilidad Bruta en Ventas

13.725.000 (7.782.123) 5.942.877

Comparación entre los métodos Peps, Ueps y promedio ponderado para la valuación de los inventarios Método utilizado PEPS Promedio ponderado UEPS

Inventario final 7.511.400 7.329.751 7.011.900

Gasto de ventas 7.600.500 7.782.123 8.100.000

La valoración más alta en el inventario final se obtiene con el PEPS, la valoración más baja con el UEPS y una valoración intermedia para el inventario final con el promedio ponderado. El mayor Gasto de ventas se obtiene con el método UEPS. El menor Gasto de ventas con el método PEPS y un Gasto de ventas intermedio con el método Promedio Ponderado.

34 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Concepto, salarios, aportes patronales y prestaciones sociales por pagar LA NOMINA Es un documento de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada una de las personas o trabajadores que presten servicios en las empresas ya sean devengados o descuentos en una relación laboral deben percibir haberes. En la nómina va escrito los nombres de los trabajadores en una oficina, el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa les hace. Su procedimiento consiste en determinar el valor bruto devengado por cada trabajador, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado. APORTES PARAFISCALES PARAFISCALES, SENA, ICBF, APORTES A SALUD IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD ¿En qué casos se exoneró de pagos de aportes al SENA, ICBF Y SALUD a los empleadores y desde cuándo? ¿DESDE CUANDO APLICA? I.C.B.F. Y SENA A PARTIR DEL 1 DE MAYO DE 2013 Y SALUD A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2014. PAGO PARAFISCALES. La ley ha establecido como norma general que los empleadores deben realizar aportes por cada uno de sus trabajadores con destino al ICBF, al SENA y a las Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)s de Compensación Familiar, al igual que a Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales. EXCEPCION. La Ley 1607 de 2012, ha establecido como excepción a esa norma la exoneración al empleador de realizar aportes al ICBF y Sena e igual que a Salud así:

PARTES Empleador Trabajador

ANTES

HOY No aporta 4%

8.5% 4%

35 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

EXONERADOS DEL PAGO DEL APORTE: Sociedades y Personas Jurídicas asimiladas Personas naturales empleadoras

REQUISITO

-Declarantes del impuesto sobre renta y complementarios. -Que devenguen individualmente hasta 10 salarios mínimos -Que devenguen menos de 10 salarios mínimos legales mensuales -Que el empleador tenga 2 o más trabajadores

Personas naturales empleadoras: Que empleen una sola persona Empleadores de trabajadores que devenguen más de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes : Sean o no sujetos del impuesto sobre la renta para la equidad CREE Entidades sin ánimo de lucro: Por no ser sujetos del impuesto CREE Sociedades declaradas Zonas Francas: Que estén en las condiciones del Art 20 Parágrafo 3 Ley 1607.

36 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

APORTE DE SALUD. Porcentaje que se aplica al salario La exoneración de pago del aporte en salud para el empleador también aplica a las mismos empleadores exonerados del pago de aportes al SENA, ICBF Antes de la Reforma tributaria. Todo empleador de carácter permanente (incluidas todas las entidades de nivel oficial) que tengan trabajadores a su servicio está obligado a efectuar aportes parafiscales del 9% de su nómina mensual de salarios, con destino al SENA, ICBF y Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de Compensación Familiar. Este aporte se realiza por intermedio de la Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de compensación a que este afiliado el empleador. En el caso de la Nación en todos sus órdenes, los aportes al SENA, se distribuyen entre esa entidad, la ESAP y las escuelas industriales e institutos técnicos de carácter nacional y territorial. Las empresas deben pertinentes.

realizar estos pagos a través de las autoliquidaciones

Existe interpretación apoyada en doctrina del Ministerio de trabajo en el sentido que mientras la persona esta incapacitada no se paga aportes parafiscales. Es importante destacar la creación de la UGPP (Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP) en el control de pago de parafiscales, entidad adscrita al ministerio de hacienda y crédito público Importante: los pagos efectuados por concepto de Parafiscales, son deducibles en la liquidación del impuesto de renta y su complementario

Qué pasa si el empleador no paga los parafiscales? Art. 664 del E.T. contempla como sanción por la no acreditación del pago de los parafiscales previamente a la presentación de la declaración de renta, el desconocimiento de la deducción por salarios.

37 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

APORTES A EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO (CAJA)S DE COMPENSACION FAMILIAR El aporte equivale al 4% del monto de la respectiva nómina de salarios. Los aportes deben consignarse en la Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de compensación a la cual se haya afiliado el empleador dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquel sobre el cual se está determinando el 4%. Los empleadores del sector primario, bien sea que opten por aportar a través del Banco Agrario o por la Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de compensación, se encuentran autorizados para pagar dentro de los veinte (20) primeros días hábiles del mes siguiente. El no pago oportuno de los aportes conlleva la suspensión de la calidad de afiliado a la respectiva Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de compensación y por consiguiente los trabajadores no recibirán el subsidio familiar en dinero ni en especie. La reincidencia en su mora, puede conllevar a la perdida de la calidad de afiliado. Están obligados a afiliarse a las Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)s de compensación todos los empleados que ocupen uno o más trabajadores permanentes. Prestaciones sociales. Son los beneficios que en virtud de las normas laborales tienen los trabajadores:  Cesantías  Intereses sobre las cesantías  Prima de servicios  vacaciones Cesantías. Es el derecho que tiene todo trabajador a un auxilio de cesantía equivalente a un salario promedio mensual devengado por cada año de servicios y Proporcionalmente por fracción. Intereses sobre cesantías. El trabajador tiene derecho a percibir intereses sobre el valor de la cesantía causada, a razón del 1% mensual. Prima de Servicios. Es el derecho que tiene el trabajador, a recibir del empleador el equivalente a un salario mensual distribuido así: en el mes de junio el 50% y en el mes de diciembre el otro 50%, de acuerdo a la legislación laboral, el empleador está obligado a pagar la prima de servicios correspondiente a los trabajadores que tengan este derecho.

38 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

UNIDAD 2 LA CONTABILIDAD BAJO NIIF

Vacaciones. Al cumplir cada año de labores, el trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones liquidadas sobre el último salario devengado. El contrato de trabajo Según el Código Sustantivo del Trabajo: “contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien recibe y remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario” (Art. 22 C. S. T.) Elementos del contrato de trabajo “Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales:  Actividad personal del trabajador.  Subordinación del trabajador hacia el empleador*.  Salario como retribución del servicio” (Art. 23 C. S. T.)

Duración del contrato de trabajo “El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio”. (Art. 45 C. S. T.) Terminación del contrato de trabajo “El contrato de trabajo termina: 1. Por muerte del trabajador; 2. Por mutuo consentimiento; 3. Por expiración del plazo fijado pactado; 4. Por terminación de la obra o labor contratada; 5. Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento;** 6. Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de 120 días;** 7. Por sentencia ejecutoriada; 8. Por decisión unilateral por parte del empleador o por parte del trabajador; 9. Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer la causa de Suspensión del contrato” (Art. 61 C.S.T.). Liquidación de la nómina Salario básico, “Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la liquidación del trabajo nocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajo extra en días ordinarios, dominicales y en festivos, la jornada de

39 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

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trabajo es la que convengan las partes y su duración máxima legal es de 8 horas al día y 48 a la semana, salvo algunas excepciones.” (Art. 158-161 C. S. T.). Comisiones, están constituidas por los pagos adicionales al salario básico, que recibe el trabajador para estimular el desarrollo de su gestión especialmente en ventas. Horas extras o trabajo suplementario, “Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada máxima legal” (Art. 159 C. S. T.) Salario diario ———————— 8

Hora ordinaria

TRABAJO NOCTURNO Hora ordinaria X 1.35 Entre las 10 p.m. y las 6 a.m. HORA EXTRA DIURNA Hora ordinaria X 1.25 Entre las 6 a.m. y las 10 p.m. HORA EXTRA NOCTURNA Hora ordinaria X 1.75 Entre las 10 P.M. y las 6 A.M. HORA ORDINARIA DOMINICAL O FESTIVO

Hora ordinaria X 1.75

HORA EXTRA DIURNA EN DOMINICAL O FESTIVO Hora ordinaria X 2.0 HORA EXTRA NOCTURNA EN DOMINICAL O FESTIVO

Hora ordinaria X 2.5

Auxilio de transporte. Reconocimiento adicional que debe realizar el empleador a todo trabajador que devengue mensualmente hasta un monto de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes. Valor devengado Presenta el valor acumulado de las sumas que el empleador paga al trabajador, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.

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De acuerdo a la legislación laboral, “constituye salario, no sólo la remuneración ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o especie y como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor de trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, y los porcentajes de comisiones sobre ventas” (Art. 127 C.S. T.) (ley 50, Art. 14). Deducciones. El empleador solamente está autorizado para deducir por nómina los aportes de los trabajadores para la seguridad social en para salud y pensiones, retenciones en la fuente por salarios y descuentos por mandatos judiciales. previa autorización escrita del trabajador puede descontar cuotas voluntarias por conceptos como: fondos de empleados, sindicatos, libranzas etc.

Ejercicio: proceso de liquidación

nomina auxilio de transpo rte

Total Devengado

1.000.000

77.700

1.077.700

40000

40000

80000

997.700

30

1.800.000

0

1.800.000

72000

72000

144000

1.656.000

2.000.000

30

2.000.000

0

2.000.000

80000

80000

160000

1.840.000

4

2.100.000

30

2.100.000

0

2.100.000

84000

84000

168000

1.932.000

5

2.500.000

30

2.500.000

0

2.500.000

100000

100000

200000

2.300.000

77.700

9.477.700

376000

376000

752000

8.725.700

sueldo

Nombre del trabajador

sueldo básico

días trabajados

1

1.000.000

30

2

1.800.000

3

sumas Total devengado apropiaci ones

cesantías 8.33%

inti/cesantías 1% mensual

789.492

Parafisca les

7.895

Descuentos salud pensión 4% 4%

sin sub de transporte prima 8,33%

vacaciones 4,16%

Total apropiaciones

789.492

391.040

1.977.919

Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de comp familiar 4%

R. Laborales 0.522%

Pensión 12%

376.000

49.068

1.128.000

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Total deduccio nes

Neto pagado

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Contabilización FECHA CODIGO CUENTA GASTOS DE 30/01/2016 5105 PERSONAL 510506 SUELDOS AUX DE 510527 TRANSP APORTES DE 2370 NOMINA 237005 APORTES EPS APORTES 237011 PENSIONES 1110 BANCOS

PARCIAL DEBITOS

CREDITOS

9.477.700 9.400.000 77.700 752.000 376.000 376.000 SUMAS

42 Elaborado por CP: Ana Stella Mendoza Pinilla Dic 2015

9.477.700

8725700 9.477.700

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IGUALES

FECHA CODIGO 30/01/2016

5105 510530 510533 510536 510539 510568 510569 510570

510572

2370 237005 237011 237006

237010

2610 261005 261010 261015 261020

CUENTA GASTOS DE PERSONAL CESANTIAS INT/CESANTIAS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES APORTES ARP APORTES EPS APORTES PENSIONES APORTES A EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO (CAJA) COMPEN APORTES DE NOMINA APORTES A EPS APORTES PENSIONES APORTES ARP APORTES A EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO (CAJA) COMPEN PROVISION OBLIG LABORAL CESANTIAS INT/CESANTIAS VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS

PARCIAL

9.477.70 0

DEBITOS

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CREDITOS

3.530.987 789.492 7.895 789.492 391.040 49.068 0 1.128.000

376.000

0 1.553.068

0 1.128.000 49.068

376.000

1.977.919 789.492 7.895 391.040 789.492 3.530.987

Sumas

9.477.700

3.530.987

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Prestaciones sociales. Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral. El empleador deberá causar mensualmente la provisión para el pago de las obligaciones laborales que se generan por concepto de prestaciones sociales. Cesantías. Todo trabajador que haya laborado por lo menos un mes, tiene derecho a una cesantía equivalente a un salario promedio mensual devengado por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción. (SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS) ——————————————————————— 360 Intereses sobre cesantías. El trabajador tiene derecho a percibir intereses sobre el valor de la cesantía causada, a razón del 1% mensual. CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12 ———————————————————— 360 Prima de Servicios. De acuerdo a la legislación laboral, los trabajadores tienen derecho al pago de un salario por año, por concepto de prima de servicios, por cualquier tiempo trabajado, el empleador debe pagar la prima de servicios correspondiente, en los meses de junio y diciembre. SALARIO MES (*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE ————————————————————————— 360 Vacaciones. El trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones liquidadas sobre el último salario devengado, por cada año y proporcional equivalente a cualquier tiempo trabajado. SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS ————————————————————————— 720

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(*) Cuando en la fórmula aparece SALARIO MENSUAL equivale al salario con todos los Facturaores que lo constituyen. Por ejemplo: auxilio de transporte Soportes

Definición y clases de soportes. Medio escrito mediante el cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico, los soportes no solamente tienen carácter probatorio, también son necesarios para la realización de los registros, a través de los cuales se incorporan los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable. Aspectos legales. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

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Clases de soportes. Por su gran variedad mencionaremos los más utilizados por las empresas, los soportes pueden ser de origen interno, pero también pueden ser externos. Soportes internos. son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de las transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otros a las necesidades de información y control del ente económico; entre los cuales podemos citar los siguientes: Recibo de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja). Se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a Efectivo y equivalente al efectivo (Caja), recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas crédito, etc. Regularmente se elabora, como mínimo en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable. Recibo de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) menor. Se elaboran para soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, etc., por lo general para la atención de estos gastos se crean los fondos de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente. Comprobantes de egresos. Tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque. Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: Facturas, cuentas de cobro, etc. Teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados. Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así; el original, con los soportes del pago, para la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago. Facturas de venta. Se elabora para protocoliza la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la venta y en muchos casos la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la Facturación. Es un comprobante de carácter obligatorio y se acoge a ciertos contenidos de forma que la ley

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establece, Para efectos tributarios, la Facturas debe cumplir con el lleno de los siguientes requisitos según el artículo 617 del estatuto tributario: a) Estar denominada expresamente como Facturas de venta; b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento; d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de las Facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor total de la operación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la Factura, e i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j) Otros requisitos adicionales de control técnico como son: • Número y fecha (día/mes/año) de la resolución con la cual la DIAN otorga la autorización de la Facturación y el rango de numeración autorizada (prefijos y numeración), ya que esta cuenta con una vigencia de dos años. • Calidad de “Grandes Contribuyentes”. • Tarifa correspondiente de Impuesto de Industria, Comercio y Avisos. Al momento de la expedición de la Factura, los requisitos de los literales a), b) d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de Facturación por computador o máquinas registradoras con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de Facturación deberá numerar en forma consecutiva las Facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. Se elabora en original y dos copias, aunque la cantidad de copias será de acuerdo a las necesidades de información y control de la empresa, para distribuirlas de la Siguiente manera: el original para el cliente, la primera copia para incorporar en el consecutivo y la tercera copia para su registro en el sistema de información contable Nota crédito. Se elabora para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

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Nota débito. Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de Facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones. Nota de contabilidad. Se elabora para realizar registros de operaciones que no tiene soportes externos, pero que se requiere de su registro para afectar los resultados del ejercicio, como los asientos de corrección, los ajustes por amortización de diferidos, depreciaciones etc. Se elabora en original únicamente. Comprobante de diario o de contabilidad. Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado, que puede ser: semanal, quincenal o mensual Almacén la Sorpresa Ltda. Nit. 860.430.250-5 COMPROBANTE DE CONTABILIDA Fecha: Septiembre 30 del año____ Código Cuenta Impuestos por 24 pagar 2408 IVA por pagar 22 Proveedores Proveed. 2205 Nacionales Cuentas por 23 pagar Retención en la 2365 fuente Compr 62 as 6205 Mercancías

Parciales

Debito

Crédito

960.000 960.000 6.750.000

210.000 210.000 6.000.000 6.000.000

Para registrar las cuenta s por pagar por compras durante el mes de septiembre de 2006 SUMAS IGUALES PREPARO

REVISO

APROBO

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6.960.000 CONTABILIZADO

6.960.000 POR

Soportes externos. Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, es decir por personas diferentes a la empresa como: Facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito emitidas por los bancos, pagares, etc. Facturas por compras. Este soporte tiene las mismas características de la Factura de venta expedida por la empresa, pero en este caso es expedida por el proveedor de bienes o servicios. Consignaciones bancarias. Estos comprobantes los expiden las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorros de sus clientes. Notas débito y crédito emitidas por los bancos. Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, como: suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisiones por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o préstamos bancarios con abono a la cuenta del cliente. Pagares. Documento que representa el soporte de una obligación de la empresa mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, es decir, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento. Aspectos legales de los libros de contabilidad. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a) Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global; b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

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c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras; d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales. Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar. 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico. Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica como computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo

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En los libros está prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los anteriores actos prohibidos. Corrección de errores. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. Exhibición de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto. Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento. Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria. Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale. En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse: 1. Lo que se pretende probar. 2. La fecha aproximada de la operación. 3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones. En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el

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caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Registro en Libros de Contabilidad y Ajustes Objetivos: o Comprender y aplicar el registro de la información contable en los libros de contabilidad principales y auxiliares. o Desarrollar habilidades para entender la importancia y realización los diferentes tipos de ajustes que se presentan en la empresa. Libros principales y libros auxiliares y de inventarios. Libros principales. Conocidos como libros mayores y son de obligatoria utilización por los comerciantes y quienes lleven una contabilidad con carácter probatorio, para registrar allí todas las operaciones comerciales que realicen como consecuencia del giro de sus operaciones. De acuerdo con la Legislación comercial, los libros principales o mayores son: • • •

Inventarios y Balances Diario columnario Mayor y balances.

Libros Auxiliares: Son libros de soporte o complementación de los libros principales, pues allí se registra en forma analítica y detallada toda la información diaria de las operaciones o transacciones que realiza la empresa. La estructura de los libros auxiliares es la siguiente:

Fecha

Detalle

NOMBRE DE LA EMPRESA LIBRO AUXILIAR DE Código de la cuenta No. Comp. Debe Haber

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Saldo

Registro en Libros auxiliares y libro de inventarios y balances En el siguiente ejemplo se muestra como utiliza estos libros el Almacén de Calzado Verano Ltda., que presenta la siguiente información: son tres socios que aportan: efectivo por $1.000.000, mercancías por $1.500.000 y maquinaria y equipo por $4.500.000 Registro en comprobantes de contabilidad. Para una mayor organización, las transacciones se registran primero en el comprobante de diario que es un documento que se elabora resumiendo los asientos contables correspondientes a cada día de labores en la empresa; posteriormente se traslada a los libros auxiliares y principales, quedando en esta forma los comprobantes como soportes de los asientos efectuados en los libros.

Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” Nit. 860.430.250-5 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD No. 01 Fecha: enero 01 de 2006 Código Cuenta Parciales Debito Efectivo y equivalente al 1105 efectivo (Caja) 1.000.000 1435 Mercancías 1.500.000 Prop. Planta y 1512 equipos 4.500.000 151205 Maq y equipos 4.500.000 31 Capital Social 3115 Aportes Sociales 7.000.000 Para registrar la apertura de operaciones del Almacén Paso de Reina Ltda. SUMAS IGUALES PREPARO

REVISO

APROBO

7.000.000

Crédito

7.000.000

7.000.000

CONTABILIZAD O POR

Libros auxiliares. Los registros en libros auxiliares se aplican de la siguiente manera. Realizar los asientos en el libro de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) del movimiento del Almacén de Calzado Verano Ltda. El procedimiento es el siguiente: 1. Fecha: Se anota cronológicamente la misma fecha del comprobante de diario.

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2. El detalle de la transacción con el soporte que la respalda. 3. Se anota el número del Comprobante de soporte en orden cronológico. 4. Se registra el valor de los movimientos débito de cada subcuenta de las columnas parciales del Comprobante de Diario. 5. Se registra el valor de los movimientos crédito de cada subcuenta, tomando de la columna parcial del Comprobante de Diario. 6. Se escribe el saldo correspondiente después de haber registrado el movimiento débito o crédito. En las cuentas de Activo, Costos y Gastos que son de saldo débito, el saldo aumenta con los valores registrados en él debe y disminuye con los valores registrados en el haber. En las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas o Ingresos, que son de saldo crédito, éste aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe. Cuando se cometen errores en los libros, estos se pueden corregir teniendo en cuenta lo siguiente:  Si se trata de omisión o de uno o varios asientos contables, se registran en la fecha en que fueron advertidos, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de la omisión en el detalle.  Si el error se presenta en la cantidad, se debe hacer un contra asiento en una de las siguientes formas: ƒ Escribir el valor errado en un renglón entre paréntesis, en la misma columna; y en otro renglón, el valor correcto en la columna que corresponda (débito o crédito). ƒ Anular el asiento errado, contabilizando la misma cantidad en la columna contraria y registrando luego el asiento correcto. ƒ Cuando el registro se hace en otra cuenta, se anula por medio de un contra asiento y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda. ƒ Si el error se comete en la fecha, como se debe conservar el orden cronológico, se debe cambiar la hoja. Libro Auxiliar de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) En este libro se registran todas las operaciones que signifiquen movimiento de dinero en efectivo. Se inicia con el valor anotado en el libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en él debe con la anotación, saldo según inventario. Las operaciones tales como: Pagos, recaudos, aportes en efectivo Ventas de Contado, Compras de Contado, Gastos, etc., originan necesariamente una anotación en Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) y se escribirá en el débito. Si es un ingreso en él debe, o en el haber si es un egreso. Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” Libro Auxiliar de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)

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Fecha Detalle ene 01 06 Saldo según inventa rio

Código 1105 Comprob. Debe RC. 01 1.000.000

Haber

Saldo 1.000.000

Libro Auxiliar de Inventarios En este libro se registran todas las operaciones que signifiquen movimiento de mercancías. Se inicia con el valor anotado en el libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en el debe con la anotación, saldo según inventario. Las operaciones tales como: Compras o Ventas de mercancías, devoluciones de mercancías en Compras o ventas, ajustes, etc., originan necesariamente una anotación en inventarios y se escribirá en el débito. Si es un aumento en él debe, o en el haber si es una disminución de su saldo Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” Libro Auxiliar de Inventarios Código 1435 Fecha Detalle Comprob. Debe ene 01 06 Saldo según Factura. 1142 1.500.000 inventa rio

Haber

Saldo 1.500.000

Libro Auxiliar de Maquinaria y Equipos En este libro se registran todas las operaciones que signifiquen movimiento de maquinaria y equipo. Se inicia con el valor anotado en el libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en él debe con la anotación, saldo según inventario. Las operaciones tales como: adquisiciones, ventas, mejoras, ajustes, etc., originan necesariamente una anotación en maquinaria y equipo y se escribirá en el débito. Si es un aumento en él debe, o en el haber si es una disminución de su saldo Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” Libro Auxiliar de Maquinaria y equipos Código 151205 Fecha

Detalle Saldo ene 01 según inventario

Comprob. FAC. 2784

Debe 4.500.000

55

Haber

Saldo 4.500.00 0

Libro Auxiliar de Aportes Sociales. En este libro se registran todas las operaciones que signifiquen movimiento de los aportes sociales. Se inicia con el valor anotado en el libro Inventarios y Balances. Este registro se hace en el haber con la anotación, saldo según inventario. Las operaciones tales como: ingreso de nuevos socios, retiro de socios, aumentos o disminuciones en la participación en el capital, ajustes, etc., originan necesariamente una anotación en aportes sociales y se escribirá en el haber. Si es un aumento en el haber, o en el debe si es una disminución de su saldo Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” Libro Auxiliar de Aportes Sociales Código 3115 Fecha ene 01

Detalle Saldo inventa rio

Comprob. Debe Esc. Pub. 2784 según de la 7.000.000

Haber

Saldo 7.000.000

not. 21

En el siguiente ejemplo se muestra como utiliza este libro Almacén de Calzado Verano Ltda., que presenta la siguiente información: son tres socios que aporten: efectivo por $1.000.000, mercancías por $1.500.000 y maquinaria y equipo por $4.500.000

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCE Se utiliza para registrar el inventario de iniciación y el balance general de cada uno de los periodos contables siguientes. Su manejo entonces se realiza una sola vez al año, en el se resume el balance general al final del ejercicio, en el cual se presentan los saldos de las cuentas del activo pasivo y patrimonio en forma global en la mayoría de las cuentas se hace necesario discriminar como esta conformados esos saldos Este libro enfatiza los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5.

Código de la cuenta y de las subcuentas. Nombre de las cuentas Valores parciales de las subcuentas Valor del saldo de las cuentas de naturaleza débito. Valor del saldo de las cuentas de naturaleza crédito.

Los inventarios su volúmenes de artículos, Deudores clientes, cuentas por pagar a proveedores que presentan una gran cantidad de auxiliares requieren ser explicadas mediante anexos o relaciones. La estructura del libro de inventarios y balance es el siguiente

56

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Inventario General Inicial a 1º de enero Códigos

Cuentas

Parcial

Debito

Crédito

Registro en libro de inventarios y balances En el siguiente ejemplo se muestra como utiliza el libro de inventarios y balance el almacén de Calzado Verano Ltda.

Códigos 1

1105

110505 1405 1520 3 3115

Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Inventario General Inicial a 1º de enero Cuentas Parcial Debito Activo Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) General Inventarios(1) Máq. equipó (2) Patrimonio Capital social (3)

Crédito

1.000.000

1.000.000 1.500.000 4.500.000 7.000.000

Sumas iguales

7.000.000

57

7.000.000

Anexos 1, 2 y 3

FECHA

VR. UNIT.

DETALLE

ACTIVO EFECTIVO Y EQUIVALE NTE AL EFECTIVO (CAJA) INVENTARIO MERCANCIAS Se anexa relación discriminada por referencia y por valores unitarios PROP. PLANTA Y EQUIPO Maquinaria y Equipo 1 Desbastadora Singer M126 1 Guarnecedora Canguro M135 1 De codo Pfaff Mod. 023 3 Vitrinas metálicas 2 Mesas metálicas 8 Sillas metálicas TOTAL ACTIVO

VR. VR. TOTAL PARCIAL

1,000,000 1,500,000

4,500,000 1,700,000 1,700,000 1,200,000 1,200,000 800.000 800.000 100.000 300.000 50.000 100.000 50.000 400.000 7,000,000 0.0

PASIVO PATRIMONIO Capital Aporte Pedro Pérez Aporte Juan García Aporte Roberto Ramírez TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

7,000,000 1,000,000 1,500,000 4.500,000 7.000.000 7,000,000

Libro Diario Columnario En este libro se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados en la empresa durante un periodo. Puede contener 12 ó más columnas, dependiendo del número de cuentas que maneje la empresa. El esquema del libro diario columnario es el siguiente:

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LIBRO DIARIO COLUMNARIO

110 5 Efectivo y equivale nte al efectivo (Caja)

CD

Año

Descripción

3115 1435

151205 Capital

Mercanc ías

Maq. Equipo

No

Social D

C

D

C

D

C

D

C

Comprobante 01 de………!! Sumas al mayor Para obtener el movimiento de cada cuenta durante el periodo, se totalizan los débitos y créditos y esta información se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Registro en el libro diario columnario: una vez se ha elaborado el comprobante de diario con todos sus soportes, se procede a trasladarlos al diario columnario, compuesto de las siguientes columnas:

1. Fecha la que corresponde al año de las operaciones 2. Descripción o detalle. 3. No. del comprobante de diario que se va a registrar. 4. Las columnas que siguen con su respectivo debe y haber se utilizan 5. para cada una de las cuentas que tiene movimiento con mayor frecuencia. Las últimas columnas sirven para registrar cuentas varias con su movimiento débito y crédito cuya frecuencia de movimiento es menos frecuente. 6. registrar cuentas varias con su movimiento débito y crédito. El procedimiento para el manejo de este libro es el siguiente: Se inicia registrando el comprobante de apertura o Inventario general inicial. ƒ Luego se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes elaborados durante el periodo. ƒ Se totalizan los débitos y créditos de cada cuenta, sin tener en cuenta el comprobante de apertura. Estos totales se trasladan a la columna de movimiento mensual del libro mayor y balances. Al finalizar el periodo se registra el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; información que pasa posteriormente al Mayor y Balances.

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Almacén “Mi Pasión Contable Ltda.” Libro Diario Columnario

3115 CD

Año

Descripción

1105 Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)

1435

151205 Capital

Mercancías

Maq. equipo

No

06 Comprobante 01 apertura de operaciones calzado Paso de Reina Ltda. Sumas al mayor

Social D 1.000.000

C

D 1.500.000

1.000.000

C

1.500.000

D 4.500.000

C

D

4.500.000

Libro Mayor y Balances En este libro se registra el movimiento mensual en forma resumida. Se toma la información del libro diario columnario y se traslada al Mayor y Balances (mayorizar). La estructura del libro Mayor y Balances es el siguiente: LIBRO MAYOR Y BALANCES Libro Mayor y Balances En este libro se registra el movimiento mensual en forma resumida. Se toma la información del libro diario columnario y se traslada al Mayor y Balances (mayorizar). La estructura del libro Mayor y Balances es el siguiente:

60

C 7.000.000

7.000.000

# COD

LIBRO MAYOR Y BALANCES SALDOS ANTERIORES MES MOVIMIENTO SALDOS CUENTAS Débitos Créditos Débitos Créditos Débitos Créditos SUMAS

Registro en el libro Mayor y Balances: el procedimiento para el registro en este libro es el siguiente: 1. Se anota en esta columna el nombre de cada una de las cuentas, una en cada renglón. 2. Se anota el código de cada cuenta según el Plan Único de Cuentas. 3. Aquí se anotan los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas, correspondiente al periodo anterior 4. A esta columna se trasladan los movimientos totales del Diario Columnario de cada una de las cuentas. 5. Los saldos se obtienen tomando los datos de las columnas Saldos Anteriores y sumándole el movimiento del mes. Movimiento de saldos iguales se suman y movimientos de saldos contrarios se restan. El procedimiento para obtener los saldos del libro Mayor y Balances se ilustra en el siguiente cuadro: Almacén “Mi Pasión Contable Ltda. “. Libro Mayor y Balances SALDOS ANTERIORES

MES ENERO MOVIMIENTO SALDOS Créditos Débitos Créditos Débitos Créditos

# COD CUENTAS Débitos Efectivo y equivalente al efectivo 1 1105 (Caja) 1.500.000 2 1435 Mercancías 1.000.000 Maq. 3 1512 Equipo 4.500.000 Aportes 4 3115 sociales

7.000.000

7.000.000

7.000.000

1.500.000 1.000.000 4.500.000

61

7.000.000 0.0

0.0

7.000.000

7.000.000

Ajustes y clasificación de los ajustes. Concepto de ajustes: finalizado el periodo contable, previo registro sistemático en libros, auxiliares y principales, de todos los hechos económicos o transacciones realizadas durante el periodo, comienza el proceso de ajustes para las cuentas que así lo requieran, con el propósito de presentarlas en su saldo real, para determinar los resultados económicos del ejercicio, concluyendo con el cierre de las cuentas transitorias o de resultado, lo que se conoce como el cierre contable. Causación: el proceso de ajuste se fundamenta en que las transacciones o hechos económicos deben reconocerse en el periodo en cual se realizan si tener en cuenta cuando se realicen efectivamente los ingresos o los pagos, lo que se conoce como contabilidad de causación, es decir antes de iniciar el proceso de cierre contable se deben ajustar las cuentas, para preparar los estados financieros en una forma razonable. Asociación de ingresos y gastos: los resultados económicos del periodo se deben asociar con los ingresos en cada período con los costos y gastos incurridos para producir los ingresos, en consecuencia se deben registrar tanto los ingresos como los gastos en las cuentas de resultados. Cuando los ingresos o los gastos implican desembolsos son fácilmente identificables, los gastos por conceptos de arrendamientos, servicios públicos, gastos de personal, pagados en un mes, para ser tenidos en cuenta como deducibles de los ingresos del mismo periodo, deben ser registrados como gastos del mismo mes. Hay casos como las depreciaciones, en los cuales no es fácil asociar el gasto con los ingresos, porque se producen en periodos contables diferentes de lo corrientes, teniendo en cuenta los gastos por depreciación deben hacerse durante toda la vida útil del bien. Existen otros gastos en que se ha incurrido, pero el pago no se ha hecho efectivo en el periodo, independientemente de la oportunidad de su pago deben ser tenidos en cuenta como gastos del mismo periodo. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente. Cuando la empresa decide tomar un préstamo bancario y se compromete a pagar los intereses por anticipado, como estos intereses corresponden a varios periodos (mensual, trimestral, semestral, etc.), es necesario causar el gasto al final de cada mes, como no existe documento diferente al que se generó en la fecha de la operación, en los casos en los que no existe un documento de soporte, deberá realizarse una nota de contabilidad que soporte la causación del gasto o el ingreso según el caso. Se realizan asientos de ajuste al final del mes, cuando:  Hay transacciones pendientes por registrar

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 Es necesario corregir los posibles errores en los registros contables ordinarios. Los asientos de ajustes permiten registrar en la contabilidad, los gastos por depreciación, provisiones para cuentas de difícil cobro, gastos causados sin pagar, asignación de gastos pagados por anticipado que afecten el periodo corriente, los ingresos realizados pendientes de cobro, la causación de la parte correspondiente al periodo, de los ingresos recibidos por anticipado, además del reconocimiento de los gastos o ingresos financieros por diferencia en cambio, pérdida del poder adquisitivo de la moneda, etc. obteniéndose la actualización de los saldos para iniciar la preparación de los estados financieros. Los asientos de ajuste tiene como propósito: • Ajustar las cuentas para mostrarlas en sus saldos reales que den origen a la preparación de estados financieros razonables.  Confirmar la asociación de los gastos con los ingresos del periodo.  Facilitar el reconocimiento de todos hechos económicos realizados en el periodo contable.  Corregir los posibles errores en los registros ordinarios. Clasificación de los ajustes: Los ajustes se pueden clasificar básicamente en: Ajustes por ingresos o gastos acumulados por causar. 1.

Ingresos realizados pendientes de cobro. Corresponden a aquellos servicios prestados por el ente económico durante un periodo contable, que al final del mismo no han sido Facturados o no se ha tramitado el cobro respectivo, estos ingresos deben ser reconocidos como ingresos del periodo.

2.

Gastos acumulados causados por pagar. Son aquellos gastos en que se ha incurrido en el periodo pero que a la fecha de corte, aun no han sido pagados, puede ser porque no se ha recibido la respectiva Factura o no ha realizado ninguna gestión de cobro, pero deben reconocerse como gastos del periodo con el ajuste correspondiente soportado por una nota de contabilidad.

Ajustes por ingresos y gastos diferidos o preparados. 3.

Ingresos diferidos. Son aquellos ingresos que se reciben por anticipado y que se constituyen en un pasivo, por concepto de ventas de bienes o servicios que se realizaran en periodos futuros, estos ingresos se deben causar a medida que se realicen.

4.

Gastos diferidos y pagados por anticipado.

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Son los desembolsos que la empresa ha realizado por concepto de gastos pagados anticipadamente, deben causarse al final de cada periodo. 

Ajustes por depreciaciones provisiones y amortizaciones.

Ajustes por corrección de errores o hechos económicos pendientes de reconocimiento. Comprobante de ajustes y ejercicio de aplicación. Asesores de mercadeo Ltda. Presto servicios de investigación de mercados durante el mes de diciembre de 2006 a Distribuidora Estelar Ltda., por valor de $9.000.000, al cierre del 31 de diciembre no se ha enviado la respectiva Factura, asesores de mercadeo Ltda. Deben efectuar un ajuste para reconocerlo como un ingreso del periodo, procediendo a realizar el ajuste de la siguiente manera: Fecha Dic 31

Código 130505 423005

Cuentas Cuentas por cobrar - clientes Ingresos honorarios

Débitos 9.000.000

Créditos 9.000.000

Asesores de mercadeo Ltda. El 01 de noviembre Constituye una inversión temporal en CDT por valor de $7.000.000 con un interés del 24% anual bimestre vencido. Registro inicial el 01 de noviembre: Fecha Nov 01

Código Cuentas 122505 Inversiones CDT 1110 Bancos

Débitos 7.000.000

Créditos 7.000.000

Los ajustes se registran de la siguiente manera: Al finalizar el mes de noviembre se deben causar los intereses ganados por la inversión temporal, así no se hayan recibido, con el siguiente procedimiento: Intereses 7.000.000/24%*1/12=140.000 Fecha Nov

Código 134510

30

421005

Cuentas Ingresos por cobrar - intereses Ingresos no operacionales Intereses

Débitos 140.000

Créditos

140.000 Al finalizar el mes de diciembre se deben causar los intereses ganados por la inversión temporal durante este último mes, como la inversión se constituyo a dos meses se debe registrar la recuperación de la inversión mas el pago de los intereses correspondientes a los dos mes.

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Mediante el siguiente procedimiento: Intereses 7.000.000/24%*1/12=140.000 Fecha Dic

Código 134510

31

421005

Cuentas Ingresos por cobrar - intereses Ingresos no operacionales Intereses

Débitos 140.000

Créditos

140.000 Intereses 7.000.000/24%*2/12=280.000 Valor del préstamo 7.000.000 Valor de los intereses + 280.000 Total 7.280.000

Fecha Código

Dic 31

1105 122505 134510

Cuentas

Débitos

Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Inversiones CDT Ingresos por cobrar - intereses

Créditos

7.280.000 7.000.000 280.000

Los ajustes realizados en el periodo en que se causaron unos resultados económicos consistentes, de no ser así los resultados en los ingresos no operacionales serian incorrectos. Asesores de mercadeo Ltda. Tienen gastos acumulados por pagar por valor de $900.000, por concepto de servicios de mantenimiento que les prestaron durante el mes de diciembre, al cierre contable del 31 de diciembre aun no les han presentado la Factura correspondientes ni la cuenta de cobro, aunque no han hecho el pago, deben causar el gasto en este periodo, con el siguiente registro. Fecha Dic 31

Código 514540 233535

Cuentas Gastos operac. mantenimiento Cuentas por pagar mantenimiento

Débitos 900.000

Créditos 900.000

Asesores de mercadeo Ltda. El 01 de noviembre, Adquieren un vehículo por valor de $24.000.000, con un préstamo de una corporación financiera, plazo dos años con un interés del 18% anual bimestre vencido, con cuotas a capital bimestrales. El registro inicial es el siguiente: Fecha Código Nov 1540 01 2115

Cuentas Flota y equipo de transporte Obligaciones financieras

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Débitos 24.000.000

Créditos 24.000.000

Al finalizar el mes se debe causar el gasto por intereses correspondientes a noviembre, aunque no se realice el desembolso se reconoce el gasto y se crea la obligación, con el siguiente registro contable: Fecha Nov 30

Fecha Dic 31

Intereses Noviembre 24.000.000 x 18% x 1/12=360.000 Código Cuentas Débitos Créditos 530520 Gastos financieros intereses 360.000 233505 Cuentas por pagar intereses 360.000 Intereses Diciembre 24.000.000 x 18% x 1/12=360.000 Código 530520 233505

Cuentas Gastos financieros intereses Cuentas por pagar intereses

Débitos 360.000

Créditos 360.000

Con los anteriores registros se han causado los gastos por intereses a los

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HOJA DE TRABAJO BALANCE GENERAL A DIC 31-___

Cuentas Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) bancos c x c clientes mercancías equipo de oficina dep.acum. eq de of maquinaria Deprec. acum. maq edificaciones deprec acum edif terrenos Gastos pag antic (seg) proveedores ingresos por intereses gastos diversos imp. ventas por pagar obligaciones laborales utilidades acumuladas

Balance de Prueba Ajustado A DIC 31-01 D C

9.125.000 20.000.000 67.830.000 33.000.000 7.000.000

Balance General A dic 31-01 D C

9.125.000 20.000.000 67.830.000 33.000.000 7.000.000 758.333

18.000.000

758.333 18.000.000

1.950.000 50.000.000

1.950.000 50.000.000

7.708.333

7.708.333

15.000.000

15.000.000

6.600.000

6.600.000 26.600.000

26.600.000

14.825.000 8.500.000 3.000.000

3.000.000

5.300.000

5.300.000

18.430.000

18.430.000 180.000.00 0

aportes sociales 180.000.000 ingresos x ventas 220.000.000 Gasto de ventas 154.000.000 gastos de personal 24.100.000 inversiones temp cdt 65.000.000 intereses recib x anticip Gastos dep. Eq. Of 58.333 Gastos dep. maq 150.000

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65.000.000

Gastos dep. edificios Pérdidas y ganancias Utilidad del ejercicio SUMAS IGUALES

208.333 47.808.334 291.555.00 478.571.666 478.571.666 291.555.000 0

2. PASIVOS DEFINICION Pasivo: Es una obligación presente de la empresa debido a eventos anteriores, y para la cancelación la empresa deberá desprenderse de recursos de la entidad que conllevan a beneficios económicos.

Constituye Si se le quisiere denominar de manera sencilla, el segundo elemento del estado de situación financiera (ESTADO DE SITUACION FINANCIERA (BALANCE GENERAL)). Se identifica en la mayoría de catálogos de cuentas de los respectivos Planes de Cuentas de los sectores económicos vigilados o supervisados, con el dígito 2. Sin embargo, juega un papel fundamental en la estructura de financiación de cualquier organización. Recordemos que las organizaciones pueden financiar su funcionamiento y, en gran medida, su crecimiento, por medio de las aportaciones de capital (capital propio) y del endeudamiento. Este endeudamiento puede ser por la obtención de créditos con los establecimientos financieros o la emisión de deuda, bajo la figura de Bonos. Los dos anteriores componentes se reconocen en finanzas como la estructura de capital: su adecuada composición y la tasa de interés que se fije para cada uno de ellos van a determinar el Costo de Capital, el cual se espera sea superado por la rentabilidad que arroje el desarrollo del objeto social del ente económico. También se les identifican como dos de las principales fuentes de fondos para el negocio. En el siguiente semestre también se desarrollará lo relacionado con aquellos pasivos de corto plazo. Propio de las operaciones de la organización, como lo son los proveedores, las cuentas por pagar, las obligaciones laborales, pasivos estimados y provisiones. Diferidos y otros pasivos. Así mismo. se retomará lo relacionado a impuestos, gravámenes y tasas ya considerado en un anterior capítulo, con énfasis en la necesidad de que tales gravámenes se fundamenten en la equidad, la eficiencia y progresividad —Artículo 363 de la Constitución Política. En la clasificación y presentación debe recordarse que se hará según su exigibilidad, denominándoseles como Pasivos Corrientes o de corto plazo y Pasivos No Corrientes o de largo plazo. Ello va a permitir identificar los más inmediatos compromisos del ente y la elaboración adecuada de razones

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financieras como la corriente, de liquidez y la determinación del capital de trabajo, los cuales se preparan confrontando el activo corriente con los pasivos de la misma maduración (plazo), que son los que incluyen los de vencimientos menores a un año. Una adecuada administración de los pasivos y de los activos, de conformidad con su maduración, especialmente en los establecimientos de crédito, redundará en la eficiencia de las operaciones. Normalmente se le reconoce en el sector como GAP - gestión de activos y pasivos- que contribuye a disminuir los riesgos que se puedan presentar como los de tasas de interés y de liquidez. El Decreto 2649 de 1993, en su Artículo 36 de inc. los Pasivos como “La representación financiera de una obligación presente del ente económico derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes”. Por su parte, el Plan Único de Cuentas para Comerciantes -Decreto 2650 de 1993- los describe como “las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios. Las cuentas que los integren tendrán siempre saldos de naturaleza Crédito’’. Con lo anterior se puede concluir, entonces, que un pasivo no es más que una obligación legal, surgida de !as actividades propias de la organización, para entregar bienes -activos- o prestar servicios a o1ra organizaciones, básicamente cuando los dineros se reciben por anticipado, o cuando se reciben anticipos a contratos por ejecutarse. Para efectos de los ejemplos que ilustran las diferentes transacciones con Pasi Vos, se hará uso de la codificación definida en el PUC para comerciantes, sólo como una herramienta facilitadora, lo cual no implica cambios para los otros sectores que utilicen el PUC diferente, en cuanto a que la normas contables de general aceptación son las mismas, y las dinámicas descripciones en buena medida les son aplicables. Los grupos que integran esta clase, conforme al Plan Único de Cuentas para Comerciantes -PUC- son los siguientes: Código PUC 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Nombre del Grupo Obligaciones Financieras Proveedores Cuentas por Pagar impuestos. Gravámenes y Tasas Obligaciones Laborales Pasivos Estimados y Provisiones Diferidos Otros pasivos Bonos y Papeles Comerciales

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2I OBLIGACIONES FINANCIERAS DEFINICIÓN Según el Decreto 2649 de 1993, Artículo 74: “Las obligaciones financieras corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal. Los intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se deben registrar por separado”: el término principal se discrimina al capital de la obligación. Su registro se realiza en el código 21 Obligaciones Financieras del Plan Único de Cuentas para Comerciantes. Por lo tanto, las obligaciones financieras son recursos de dinero que obtiene la Organización de los establecimientos de crédito, y otros entes, con el fin de financiarse y obtener capital de trabajo para poder operar eficientemente. Estos préstamos se encuentran respaldados por medio de pagarés, aceptaciones bancarias, cartas de créditos y otros tipos de crédito documentario y su costo de financiación depende de una tasa fijada por la entidad financiera sin que pueda exceder la tasa máxima legal permitida. Establecida para cada mes por la Superintendencia Bancaria de Colombia, según el artículo 884 del Código de Comercio, modificado por el Artículo 111 de la Ley 510 de 1999. En caso de exceder dicha tasa se caería en usura, lo cual se constituye en un delito sancionable conforme a las normas del Código Penal. Con respecto a las cuentas corrientes bancarias, existen los sobregiros que se originan cuando los cheques girados exceden el valor del saldo del depósito; como garantía del sobregiro usualmente deben firmar pagaré en blanco. Como se describió en el capítulo de Deudores, para acceder al otorgamiento de un crédito, debe inicialmente someterse a consideración de la institución financiera la respectiva solicitud, que además de permitir determinar la capacidad de pago del deudor, según su flujo de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) también define la posibilidad de respaldar la obligación con garantías, las cuales podrán ser personales o admisibles, encontrándose dentro de estas últimas la hipoteca, la prenda, los títulos de deuda pública, los títulos emitidos por entidades vigiladas por los entes de supervisión y control, entre otros.

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CLASIFICACION: Se clasifican en las siguientes cuentas: Código PUC 2105 2110 2115 2120 2125 2130 2135 2140 2145 2195

Nombre de la Cuenta Bancos Nacionales Bancos del Exterior Corporaciones Financieras Compañías de Financiamiento Comercial Corporaciones de Ahorro y Vivienda Entidades Financieras del Exterior Compromiso de recompra de inversiones negociadas Compromiso de recompra de cartera negociada Obligaciones gubernamentales Otras Obligaciones

Cabe anotar que las corporaciones de ahorro y vivienda, se debieron convertir en bancos comerciales (Art. 5 Ley 546 de 1999, Ley de vivienda) y, en este sentido, el nombre de la cuenta no ha sido modificado en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes. Sobre el costo de financiación, es decir, la tasa de interés que cobra el intermediario financiero debe expresarse siempre en términos efectivos anuales, con el propósito de que el usuario tenga claridad respecto del valor real que va a pagar, en razón de que la tasa se puede expresar en términos nominales, y de ser así, deberá hacerse la equivalencia. Los ejercicios planteados se expresarán en términos nominales para facilitar la liquidación respectiva; quiere decir ello que una tasa del 24% nominal anual, es del 2% nominal mes vencido, y si se pactara por periodos superiores a un mes deberá efectuarse la equivalencia respectiva. Lo referente a las operaciones REPOS sobre cartera fue desarrollada en el capítulo 15, Deudores. Los compromisos ante la entidad Financiera que adquiere las inversiones o la cartera, se registran en las cuentas 2135 y 2140.

OBLIGACIONES FINANCIERAS CARTAS DE CREDITO Es otra de las opciones de financiación que pueden aprovecharse por medios de los establecimientos de crédito. Están contempladas en el artículo 1408 del código de comercio como crédito documentario, siendo el acuerdo que ha petición, y conforme con las instrucciones del cliente, el banco se compromete directamente o por un intermedio de un banco corresponsal, a pagar a un beneficiario la suma de dinero convenida para que a una persona le sea otorgada un carta de crédito,

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debe cumplir previamente con todos los requisitos y estudios necesarios propios del otorgamiento de un crédito.

ACEPTACIONES BANCARIAS Consiste en que el establecimiento bancario podrá otorgar una aceptación para el pago, en fecha futura, de letras giradas por el comprador de mercancías a favor del vendedor, las cuales serán canceladas a su vencimiento. Éstas sólo podrán ser utilizadas en transacciones de importación y exportación de bienes o compraventa de bienes en el interior. No se permiten para la compra de inmuebles o pago de servicios. El plazo máximo para el pago de las letras es de seis meses. El solicitante (comprador) deberá presentar ante el banco el original de la factura del vendedor. Las aceptaciones se podrán negociar en bolsa de valores, permitiéndole al vendedor obtener liquidez en caso de necesitarla. Los bancos podrán exigir al comprador (girador), como contra garantía, la firma de un pagaré, en caso de que éste no reembolse el valor de la letra a su fecha de vencimiento. Por esta labor, los bancos cobran una comisión liquidada sobre el valor de la letra, proporcionalmente a su plazo.

Su respectivo registro crédito se efectuará por la cuenta 210520, y el débito será compras o Inventarios de Mercancías, según el sistema de inventarios que se lleve. Su dinámica corresponderá a las típicas de las obligaciones con establecimientos de crédito, llevándose los pagos parte como abono capital y el cobro de los intereses con cargo al ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL (P y G). AVAL Es el procedimiento mediante el cual se garantiza total o parcialmente las obligaciones financieras de un tercero ante los establecimientos de crédito, para lo cual se cancela un porcentaje de comisión sobre el aval. Es indispensable quien sea avalado cumpla con la documentación similar para el estudio del crédito y, a su vez, hipoteque o endose al avalista bienes o documentos por cobrar. Los avales pueden ser dados por establecimientos bancarios o establecimientos constituidos con este propósito específico, como los Fondos de Garantía en nuestro país.

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LEASING Es un contrato de arrendamiento financiero, tomado del anglicismo lease que significa arrendar por medio del cual un establecimiento de crédito corporación financiera o compañía de financiamiento comercial entrega un bien mueble o inmueble excepto terrenos en arrendamiento pactando al final del contrato una opción de compra por un valor preestablecido. E! Artículo 127-1 del Estatuto Tributario define el tratamiento fiscal y contable para este tipo de contratos. Para nuestro caso se utilizara el que se conoce como leasing financiero, que permite que el arrendatario active en la cuenta de Intangible -Derechos, el valor de! contrato, constituido por el valor presente de los cánones de arrendamiento y de la opción de compra pactados, y reconoce un pasivo financiero por el mismo valor. E! canon de arrendamiento se descompondrá en abono de capital y en gasto financiero. Dicho articulo también define el manejo del leasing operativo, en el cual el valor mensual que se cancela se lleva en su integridad como Gastos -Canon de arrendamiento, sin que se registre pasivo o se active derecho alguno en la cuenta de Intangibles. El valor activado será objeto de ajustes integrales por inflación, y se deberá efectuar el resultado del ejercicio con la respectiva depreciación o amortización.

22 PROVEEDORES NACIONALES Descripción Comprende el v/r de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía. 2205 PROVEEDORES NACIONALES: Registra las obligaciones contraídas en moneda nacional y extranjera por ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios, tales como materiales, materias primas. equipos, suministro de servicios y contratación de obras. DEBITOS Por el valor del abono o cancelación de la factura Por el valor de las notas débito que se envíen a los proveedores Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldo sean moneda extranjera CREDITOS Por el valor de la factura Por el valor de las cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios o suministros de elementos

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Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere del caso 2210 PROVEEDORES DE EXTERIOR: Registra el valor de las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de los extranjeros por concepto de la adquisición de bienes o servicios, así como contratos de obra. DÉBITOS Por el valor de los pagos parciales o totales mediante giro por intermedio de una banca local. Por el valor de las notas crédito que permitan los proveedores. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera. CREDITOS Por el valor de las factura o cuentas de cobro por concepto de materia prima, materiales, combustibles, construcción de obras o servicios recibidos por el ente económico. Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de ajuste, si fuera el caso.

2215 CUENTAS CORRIENTES COMERCIALES: registra el valor adeudado por el ente económico a proveedores de mercancías o servicios con los cuales se mantiene un contrato de cta. cte. En los términos previstos en las normas legales vigentes. En virtud del contrato de cta. cte., los créditos y débitos derivados de las remesas mutuas de las partes se consideran como partidas indivisibles de abono o de cargo en la cta. de cada cta-corrientista, de modo que solo el saldo que resulte a la clausura de la cta. constituirá un crédito exigible. DEBITOS Cargos por Gasto de ventas, ctas de cobro pagos o remesas enviadas. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio los saldos en moneda extranjera. CREDITOS Por el valor de las Gasto de ventas, ctas de cobro, remesas o pagos recibidos. Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste si fuera el caso. 2220 CASA MATRIZ: Registra el valor de las deudas a cargo del ente económico originadas en la adquisición de bienes, servicios y/o contratos de obras suministrados directamente por la casa matriz. DEBITOS Por el valor de los pagos parciales o totales que se hagan Por el valor de las notas créditos que envíe la casa matriz Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda

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CREDITOS Por el valor de las Gasto de ventas, cuentas de cobro o notas debito por concepto de prestación de servicios, adquisición de bienes y/o construcción de obras Por el vlr. del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste si fuera el caso 2225 COMPAÑIAS VINCULADAS: Registra el v/r de las obligaciones que tiene el ente económico con Cía., Vinculadas o asocias por concepto de adquisición de elementos, materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios, contratación de obras etc., para el desarrollo del objeto social, DEBITOS Por el valor del abono o cancelación de la factura. Por el valor de las notas debito que se envíen. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera CREDITO Por el valor de la factura. Por el valor de las cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios y suministro de elementos. Por el valor de las notas créditos recibidas. Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuera el Caso 23 CUENTAS POR PAGAR: Comprende las obligaciones contraídas por e! ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como ctas. ctes. comerciales, a casa matriz, a Cía. Vinculadas, a contratistas, orden de compra por autorizar, costos y Gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, rete fte, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios. 2305 CUENTAS CORRIENTES COMERCIALES: Registra el v/r adeudado por el ente económico a favor de terceros por concepto diferentes a los proveedores y obligaciones financieras y con los cuales se mantiene un contrato de cta. cte. En los términos previstos en las normas legales vigentes. DEBITOS Por el valor de las Gasto de ventas por ventas de bienes o servicios Por el valor de los dineros entregados Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera CREDITOS Por el valor de las Gasto de ventas por compra o prestación de servicios Por el valor de los dineros recibidos

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Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste si fuere del caso 2310 CASA MATRIZ: Registra las deudas a cargo del ente económico y a favor de la casa matriz o principal por conceptos diferentes a los definidos en la cuenta 2220 CASA MATRIZ.

23. IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS DEFINICIÓN Los impuestos corresponden a obligaciones por transferir al Estado o a algunas de las entidades que lo conforman, cantidades de efectivo que no dan lugar a contraprestación directa alguna. Se deben registrar por separado, cada uno de ellos, determinándose en las respectivas liquidaciones privadas sobre las bases impositivas generadas en el periodo fiscal y de conformidad con las normas legales que los rigen. Los impuestos podrán ser del orden nacional, departamental o municipal. Comprende, entre otros, los Impuestos de Renta y Complementarios, sobre las Ventas, de Industria y Comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo, de hidrocarburos y minas, a los movimientos financieros, entre otros. Para el Plan Único de Cuentas de los Comerciantes se utiliza el grupo 24, y las respectivas cuentas auxiliares más usuales son: Código PUC 2404 2408 2412 2416 2424 2436 2440 2464 2495

Nombre de la cuenta De renta y Complementarios Impuesto sobre las Ventas por Pagar De Industria y Comercio A la Propiedad Raíz De Valorización De Vehículos De espectáculos públicos De licores, cervezas y cigarrillos Otros

En forma breve, se definirá la diferencia entre un impuesto, una tasa y una contribución: Los impuestos, por regla general, recaen sobre todas las personas y, como ya se indicó, sin esperar contraprestación directa alguna. Tal es el caso del Impuesto de Renta y Complementarios y del IVA. Se espera en la determinación

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de éstos que se fundamenten en la equidad, la progresividad y la eficiencia, conforme al Artículo 363 de nuestra Constitución Política. Las tasas y contribuciones, suelen establecerse como cobro a los contribuyentes con el fin de financiar o recuperar los costos y gastos en que incurren determinadas instituciones, que prestan un servicio u otorgan algún beneficio. Como ejemplo se puede citar lo que se liquida a favor de las entidades de control y vigilancia, tales como las Superintendencias por su labor de inspección, o en el caso de la contribución de valorización, se espera cobrarle al propietario el beneficio directo recibido por el mayor valor que puede haber adquirido su predio. En el caso de la sobretasa a la gasolina, establecida de manera general en todo el país, lo que se pretende con ello es adecuar la malla vial de los municipios respectivos donde se cobra y recauda, como contraprestación directa a aquellos usuarios de las vías públicas. Paulatinamente se han ido estableciendo otro tipos de gravámenes, sobre todo en el orden municipal, con el ánimo de atender el creciente déficit fiscal en que se han sumido los entes territoriales, por exceso en sus gastos de funcionamiento y sobreendeudamiento no planificado. Entre ellos tenemos el impuesto al teléfono, que se cobra según el estrato donde se ubica el propietario de la línea. y el de alumbrado público, que ha empezado a cobrarse en diferentes ciudades de Colombia. En el presente capítulo se tratará el Impuesto de Renta y Complementarios, de Industria y Comercio, a la propiedad raíz y a los vehículos. En lo relacionado con el Impuesto al Valor Agregado -IVA- éste fue ampliamente tratado en la Unidad 1 y respecto del gravamen a los movimientos financieros -tres por mil-, IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS En esta cuenta aparecerán los valores correspondientes a la liquidación privada la cual se determina aplicando a los ingresos y a los costos y gastos la correspondiente depuración conforme a lo dispuesto por las normas tributarias. DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y DE AVISOS Y TABLEROS -ICA Este impuesto es del orden municipal y lo reglamentan los respectivos Concejos Municipales y el Alcalde, fijando las tarifas -porcentajes- a aplicar sobre las diferentes actividades de servicios, industriales y de comercialización, el periodo de liquidación y pago, conforme a las atribuciones conferidas en las leyes respectivas.

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Grava básicamente todas las actividades mercantiles que se realicen en el municipio y las tarifas van desde el 3.3 xl000 hasta el 27 xl000. Su liquidación se hace sobre el total de los ingresos netos del año anterior al que se liquida y se pagará durante el periodo fiscal. El de Avisos y Tableros será del 15% sobre el valor liquidado como Impuesto de Industria y Comercio. Ejemplo: La compañía MÁXIMA S.A. presenta la declaración del Impuesto de Industria y Comercio por el año 2002 en marzo 20 de 2003, su actividad es el 7.7 x 1000, los ingresos del año inmediatamente anterior fueron por $200.000.000, así: Ingresos netos año Tarifa Impuesto Industria y Comercio Impuesto Industria y Comercio Tarifa Avisos y Tableros Impuesto Avisos y Tableros Total Impto md y Comercio y Avisos y Tableros

$200.000.000 0.77% $1.540.000 15% $231.000 $1.771.000

A diciembre 31 de 2002 se contabiliza el estimado anterior: FECHA CODIGO Diciembre 31 521505 52159501 241205

NOMBRE CUENTA DEBITO CREDITO Impto. de industria y comercio 1,540,000 Impto. de avisos y tableros 231,000 Impto. Grav y Tas- rta y comp. 1,771,000

En marzo 20 de 2003 se presenta y paga el Impuesto de Industria y Comercio por el año 2002, así: FECHA Diciembre 31

CODIGO

NOMBRE CUENTA

241205 11100501

Impto. Grav y Tas- Ind y cio Disponible

DEBITO

CREDITO

1,771,000 1,771,000

IMPUESTO A LA PROPIEDAD RAÍZ Antes de la expedición de la Constitución Política de 1991, existía el denominado Impuesto de Patrimonio de naturaleza nacional, administrado por el gobierno nacional por medio de la DIAN, el cual, para su liquidación, incluía los bienes inmuebles. La nueva Constitución, en su Artículo 317, consagró que sólo los municipios podrán gravar la propiedad inmueble, por lo cual se hizo necesaria su eliminación a partir del año siguiente. En consecuencia, se mantuvo el impuesto del orden municipal sobre la propiedad raíz, denominado Predial, con el cual se espera que el propietario de dichos

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inmuebles contribuya con el mejoramiento de las vías, y el ornato de la ciudad, sin embargo, el progresivo y costoso crecimiento de muchos municipios, sin ninguna planeación y medida, conllevó a que dichas rentas se desviaran al pago de gastos de funcionamiento y servicio de la deuda, con el descuido de la infraestructura de los municipios y la construcción de nuevas obras de inversión. Sus tarifas varían según el estrato en que se encuentre el inmueble, y la destinación que a este se le dé. Su liquidación es por periodos anuales y se podrá pagar en periodos trimestrales o en un solo contado obteniendo el respectivo descuento por pronto pago.

IMPUESTO A LOS VEHICULOS Se liquida anualmente y sus tarifas varían según el año del modelo y el valor comercial asignado por la respectiva autoridad de tránsito. Se establecen unos periodos para la correspondiente autoliquidación del impuesto y su presentación y pago. Se destina un 20% como rentas del municipio donde aparezca registrado el automotor y el 80% restante es para el departamento e cuya jurisdicción se encuentra matriculado el vehículo. Adicional a lo anterior, se implementó el cobro de una tarifa a favor de los municipios que recae sobre los vehículos, como concepto de la certificación de control de emisiones contaminantes, con el fin de procurar menor contaminación ambiental. Dicha revisión y pago debe hacerse cada año.

PASIVOS DIFERIDOS Los pasivos diferidos comprenden los valores recibidos de clientes pendientes de causar como probables ingresos. Los que han de influir económicamente en varios ejercicios que deben ser aplicados o distribuidos.

27 Diferidos 2705 Ingresos recibidos por anticipado 2715 Utilidad diferida en venta a plazos 2720 Crédito por corrección monetaria 2725 Impto. diferidos

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OTROS PASIVOS Se clasifican aquellas obligaciones que por su naturaleza y condiciones no sea viable incluir en ningún grupo de los ya vistos. 28 Otro pasivos 2805 Anticipo y avances recibidos 2810 Depósitos recibidos 2815 Ingresos recibidos para terceros 2830 Embargos judiciales 2840 Cuentas en participación

INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS Corresponde a los dineros que ciertos entes económicos, en razón a contratos o convenios previamente firmados, reciben con destino a otras instituciones. Generalmente son administrados por establecimientos financieros, fiduciarias, servicios públicos, aportes a la seguridad social, Impuestos nacionales, entre otros. Así mismo, se pueden registrar aquellos contratos relacionados con venta de mercancías en consignación. PATRIMONIO

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DEFINICIÓN El Patrimonio es el residuo de los activos reconocidos menos los pasivos reconocidos. Se puede subclasificar en el estado de situación financiera. Por ejemplo, en una sociedad por acciones, las subclasificaciones pueden incluir fondos aportados por los accionistas, las ganancias acumuladas y ganancias o pérdidas reconocidas directamente en patrimonio. Constituye el tercer elemento básico del estado financiero ESTADO DE SITUACION FINANCIERA (BALANCE GENERAL), y representa la participación de los propietarios o el propietario en la empresa mediante aportes efectuados en dinero, en industria o en especie, es el valor residual de los activos del ente económico, una vez deducidos todos los pasivos. El patrimonio es, por esencia, la primera fuente de financiación del ente económico y a partir de su constitución, se podrá iniciar operaciones e invertir los recursos aportados para el desarrollo de las operaciones, según el mejor criterio de los administradores, de otra parte se constituyen en garantías para los acreedores.

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Sus características y composición financiera corresponderá a la naturaleza de la organización que se haya decidido constituir. Para estos efectos tendremos las empresas de un solo propietario o persona natural, las unipersonales EU, las sociedades limitadas o asimiladas, las sociedades anónimas o asimiladas, y las organizaciones sin ánimo de lucro o de utilidad común. Es importante resaltar que el tipo de empresa que se decida constituir en buena medida, está ampliamente influenciada por el régimen de impuestos a que se someterá, y por la expectativa de parte de los socios en cuanto a prerrogativas de tipo fiscal y ventajas comerciales que puedan obtener. Las siguientes cuentas son las que según el plan único de cuentas para comerciantes mediante los siguientes códigos: CÓDIGO PUC 3 31 32 33 34 35 36 37 38

NOMBRE DE LA CUENTA PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACION DEL PATRIMONIO DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADAS EN ESPECIE RESULTADOS DEL EJERCICIO RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

Dependiendo de la clase de ente económico y la entidad de supervisión que lo vigila, alguna de las cuentas podrá diferir en su codificación, pero no en su naturaleza y en su descripción o dinámica.

CAPITAL SOCIAL Incluye los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, asociados o propietarios, ponen a disposición del ente económico, estos aportes suelen representarse en dineros, en industria o en especie y se deben constituir mediante escritura pública, la denominación de los aportes varían según el tipo de sociedad.

1. Empresa de un solo propietario: como su nombre lo indica, pertenece a una sola persona (persona natural).

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2. Empresa Unipersonal: la ley 222 de Dic. De 1995, en su artículo 71, permitió la constitución de una novedad jurídica denominada “Empresa Unipersonal EU” la cual solo consta de un dueño (persona natural o jurídica) y su responsabilidad se limita a lo aportado para el desarrollo de la actividad mercantil. Se constituye por escritura pública o documento privado, y debe cumplir con los demás requisitos inherentes a los comerciantes. Los impuestos de renta y complementarios aplicables serán los mismos de las sociedades de responsabilidad Ltda. 3. Empresas de más de un propietario: los aportes deben constituir una sociedad que requiera para su constitución escritura pública ante un notario (persona jurídica es una abstracción legal). Con la escritura pública se pide el registro ante la cámara de comercio de la localidad. El respaldo de una empresa está constituido por los aportes de sus propietarios, las utilidades sin repartir y todas las reservas que se han constituido. Los aportes pueden ser en efectivo, especie o industria. En la escritura debe especificarse la forma como se han de repartir las utilidades y la liquidación de la sociedad. Estas se agrupan en dos tipos: SOCIEDADES DE PERSONAS Siendo que la responsabilidad de los socios en algunas de las sociedades es ilimitada, se pueden tener en cuenta las cualidades personales de los socios y no solamente sus aportes. En estas sociedades se agrupan la sociedad Colectiva, y la comandita simple y la limitada. Ejemplo: el 1 de Feb. Se constituye la sociedad “terminamos tercer semestre Ltda.”. Por medio de escritura pública No. 2059 de la notaria 2 de Palmira. Efectuando los socios los siguientes aportes: VALOR SOCIO APORTE Diego Otero 4,000,000 Yovanna Angulo 9,000,000 Ana María Trujillo 6,000,000

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CALSE DE APORTE Efectivo Mercancías Vehículo

El registro de la constitución de la sociedad sería el siguiente: FECHA CÓDIGO Feb-01 110505 143501 154005 311505

NOMBRE CUENTA Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) Inventario de mercancías Autos, camionetas Aportes sociales-cuotas interés social Diego Otero Yovanna Angulo Ana María Trujillo

DEBITO CREDITO 4,000,000 9,000,000 6,000,000 4,000,000 9,000,000 6,000,000

NOTA: los aportes en especie fueron objeto, previamente, de avalúo, para determinar el valor por el cual serian aceptados en la sociedad. Los posteriores aumentos o disminuciones que se puedan dar en el capital social, implicaran una reforma estatutaria que debe elevarse a escritura pública. Es importante adicionar que una vez constituidas las respectivas sociedades, con la solemnidad de la escritura pública, debe procederse a su registro ante la Cámara de Comercio, con el fin de que los actos de sus administradores, junta directiva, representante legal, y revisor fiscal, de ser necesario, sean oponibles ante terceros. SOCIEDAD COLECTIVA La cantidad de los socios es ilimitada y pueden ser personas naturales o personas jurídicas (sociedades). La responsabilidad de los socios es ilimitada y solidaria por lo cual no tienen que contribuir reserva legal. La razón social se forma con el nombre completo o apellido de uno de los socios o de varios, seguido de expresiones como y Cía. o HNOS etc. La representación legal puede ejercerla cualquier socio. DESVENTAJAS Y VENTAJAS Radican principalmente en responsabilidad ilimitada de todos los socios que encierran grandes riesgos para cada uno de ellos, pero por lo mismo dada la sociedad mayor respaldo y, por lo tanto, mejores facilidades de crédito. SOCIEDAD LIMITADA El número de socios no pueden ser menor a dos ni mayor de veinticinco. La responsabilidad de los socios está limitada al valor de sus aportes. La razón social pueden ser cualquier nombre que indique la actividad económica de la empresa, o cualquier otra expresión seguida de la palabra LIMITADA o la sigla LTDA, si esto no se especifica la empresa se tomaría como colectiva.

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SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE Está formada por dos clases de socios, socios gestores: que responden ilimitadamente. Socios comanditarios: que se limitan a responder solo por el valor de los aportes en caso de liquidación obligatoria (ley 222 de 1995. antes denominada quiebra) No están obligadas a constituir reserva legal. La razón social se forma con el nombre completo de uno o varios socios gestores seguidos de la sigla “S en C”. El representante legal solo puede ser uno de los socios gestores, los socios gestores podrán ceder su aporte bajo la autorización de los demás socios; por el contrario los comanditarios los pueden ceder con la aprobación de los demás comanditarios. SOCIDADES POR ACCIONES En estas sociedades se considera el monto de los aportes de los socios. Dentro ellas tenemos: la sociedad anónima, los socios deben ser como mínimo cinco. La responsabilidad es limitada al valor de sus aportes en acciones. Cada acción da derecho a voz y voto en las asambleas de accionistas y participación en los dividendos. Para su funcionamiento, algunas sociedades requieren autorización previa de la superintendencia de sociedades o de otra superintendencia dependiendo del tipo de organización que se constituye como S.A( establecimientos de: crédito, de vigilancia, de salud, medicamentos, etc.) La razón social se forma con cualquier expresión seguida de la sigla “S.A” o de las palabras sociedad anónima. Cualquier persona puede ser designada como representante legal. Debe constituir reserva legal. En las sociedades por acciones, el capital social estará constituido por el capital autorizado, el capital suscrito, el capital por suscribir y el capital suscrito por cobrar. El capital autorizado es el valor que se fija en la escritura pública de constitución o reformas. El capital suscrito es la suma es la suma que se obligan a pagar los accionistas y no debe ser menor del 50% del capital autorizada al constituirse la sociedad y pagarse no menos de la tercera parte del valor de cada acción que se suscriba;

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El capital suscrito por cobrar es el valor pendiente de pago por parte de los accionistas. El capital por suscribir está conformado por el capital autorizado menos el valor de las acciones suscritas. EXPEDICIÓN DE TITULOS O CERTIFICADOS Una vez cancelada la totalidad de las acciones se procederá a expedir el respectivo título que acredite al accionista su calidad de tal. Dicho título contendrá la cantidad de acciones representadas, su valor nominal, si son ordinarias privilegiadas o de industria, si su negociabilidad está afectada por el derecho de preferencia y las condiciones para su ejerció. Articulo 399 al 403 del C. CIO. En el grupo 31 capital social se resaltan las siguientes cuentas como las de mayor manejo:

CÓDIGO NOMBE CUENTA 3105 Capital suscrito y pagado 3115 Aportes sociales

SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES En esta hay dos tipos de socios gestores: que responden ilimitada y solidariamente por las obligaciones de la empresa. Debe haber como mínimo un socio gestor.

COMANDITARIOS: responden solo por el valor de los aportes hechos en acciones. Se necesitan como mínimo cinco de estos socios. La razón social se forma con el nombre completo de uno o de varios socios gestores seguidos de las palabras “SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES “o por su abreviatura S.C.A. La representación legal solo puede ejercer un socio gestor. Debe constituirse reserva legal. Los socios gestores requieren la aprobación de los demás socios para vender sus acciones; los comanditarios negocian libremente. Hay otra forma de presentar las sociedades: por grupos económicos, y en ellos tenemos entonces las llamadas MATRICES O SUBORDINADAS.

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Cuando se tenga el control sobre una sociedad de conformidad a lo dispuesto en los artículos 260 y 261 del código de comercio, dicha situación deberá revelarse y sin registrada en la cámara de comercio, según lo dispuesto por el artículo 30 de la ley 222 de 1995. MATRIZ Son aquellas empresas dominantes y que poseen más del 50% del capital o interés social de otra empresa llamada subordinada. SUBORDINADA Las sociedades subordinadas pueden ser filiales o subordinadas, se considerará FILIAL a sociedad que se esté dirigida o controlada económica, financiera o administrativamente por otra, que será la matriz. Será SUBORDINADA la compañía cuyo control o dirección lo ejerza la matriz por intermedio o con el curso de una o varias filiales suyas. SUPERÁVIT DE CAPITAL Corresponde a las cuentas que permiten conocer el incremento del patrimonio en razón de la prima en colocación de acciones, cuotas, o partes de interés social. Generada por el mayor importe pagado por el accionista o socio sobre el valor nominal de la acción, o parte o el costo en el evento que corresponda a recolocación de acciones o aportes propios readquiridos, por la activación de los intangibles estimados o formados con el Know How y el crédito mercantil, good will, las donaciones y la participación en el patrimonio en sociedades subordinadas, por medio del método de participación.

RESERVAS, DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES, RESULADOS DEL EJERCICIO Y DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las reservas son las apropiaciones legales de la utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por la organización; están descritas en las disposiciones legales y estatutarias. Las reservas se deben constituir una vez sean aprobadas por el máximo órgano de la sociedad, esto es, en limitadas, junta de socios y, en anónimas, asambleas de accionistas. Las reservas son un mecanismo para no descapitalizar el ente económico y darle un mayor respaldo patrimonial a este. Es importante señalar que estas apropiaciones deben ser destinadas para los fines para lo cual fueron constituidas; cualquier cambio en su destinación debe ser aprobado por el máximo órgano legal de la sociedad.

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Es obligatorio que las sociedades constituyen una reserva legal, que equivale al 10% de las utilidades netas, hasta completar el 50% del capital, en el caso de las sociedades limitadas, serás del capital social, y para las sociedades por acciones, del valor de las acciones suscritas; estas apropiaciones son para proteger el patrimonio social y para que los acreedores tengan un respaldo con su obligación. Las pérdidas que se generan en un determinado ejercicio, serán enjuagadas con las reservas que se hayan destinado con ese propósito y, en su defecto, con la reserva legal, y no podrán ser aplicadas para otro propósito. En caso de que el total de la reserva legal se llegare a utilizar para enjuagar las pérdidas de uno o varios ejercicios económicos y, posteriormente, existen utilidades suficientes, se deberá constituir nuevamente la reserva legal hasta el monto en que se tenía, antes de distribuir utilidades. Los códigos correspondientes a las cuentas del presente numeral, según el plan único de cuentas para comerciantes, son las siguientes: CÓDIGO

NOMBE CUENTA

3305

reservas obligatorias

3310

reservas estatutarias

3315

reservas ocasionales

3505

dividendo decretados en acciones, cuotas o partes de interés social

3605/3610

resultados del ejercicio- utilidad o perdida

3705/3710

resultado de ejercicios anteriores- utilidad o perdida

Algunas reservas, además de la legal, que generalmente constituyen las sociedades son: Dividendo a recibir por los accionistas, al sacar de circulación un determinado número de acciones, también se presenta en las sociedades limitadas como reserva para readquisición de cuotas o partes de interés social, su regulación

se hace de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 396 del Código RESERVA PARA READQUISICIÓN DE ACCIONES. El objetivo de esta reserva es readquirir acciones propias que se encuentran en circulación, bien con el ánimo de posteriormente recolocarlas por un mayor valor a su costo de adquisición, o bien como mecanismo de incentivo para mejorar el de comercio. RESERVA PARA ADQUISICIÓN O REPOSICIÓN DE ACTIVOS: consiste en retener un parte con el fin de adquirir nuevos activos o de reponer los existentes, en otras ocasiones se crea cuando existen activos totalmente depreciados y no se

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hicieron las apropiaciones necesarias para reponer dichos bienes en ejercicios anteriores, generando una mayor utilidad para repartir, con lo cual al crear la reserva se estaría subsanado dicha situación. RESERVA PARA FUTUROS ENSANCHES: esta reserva es con el ánimo de retener cierto valor para realizar el ensanche de la planta de producción o instalaciones para comercialización de los productos. En e caso de que la suma de las reserva legal, estatutaria u ocasional exceda al ciento por ciento del capital suscrito, la sociedad deberá repartir no menos del 70% de la utilidades liquidas, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 454 y 155 del código de comercio. REVALORIZACION DEL PATRIMONIO La cuenta revalorización del patrimonio refleja el valor originado en el cálculo de los ajustes por inflación al patrimonio, esto es, reconoce la pérdida del poder adquisitivo de la moneda a dichas cuentas. El procedimiento consiste en afectar el patrimonio al inicio del periodo contable con el respectivo porcentaje de ajuste al año gravable (PAAG); la contabilización es un debito a la cuenta 470540 Corrección Monetaria patrimonio y un crédito a la cuenta 3405 Revalorización del patrimonio. No se deben ajustar las valorizaciones e intangible que sean estimados o que no hayan sido producto de una adquisición efectiva por parte de la empresa con tampoco el resultado del ejercicio. El saldo de la cuenta de revalorización de patrimonio hará parte de las cuentas para el ajuste del periodo siguiente y no podrá distribuirse como utilidad a los socios o accionistas, hasta que el ente económico no se liquide o se capitalice su valor. El superávit por valorizaciones, es una cuenta informativa en el momento de presentarse un mayor valor entre el valor del mercado y el costo neto ajustado de los activos poseídos por el ente económico.

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Los códigos correspondientes a las cuentas del presente numeral, según el plan único de cuentas para comerciantes, son las siguientes: CÓDIGO 34 3405 340505 340510 340515 340520 340525 340530 340535 340540 340545 38 3805 3810 3895

NOMBE CUENTA revalorización patrimonio ajustes por inflación de capital social de superávit de capital social de reservas de resultados de ejercicios anteriores de activos en periodo improductivo de saneamiento social de ajustes decreto 3019 de 1989 De dividendos y part. Decretados en acc. O cuotas o p. De inte. Social superávit método de participación superávit por valorizaciones de inversiones de propiedad planta y equipo de otros activos

DONACIONES Se registran aquellos valores que recibe el ente económico supeditado a una contraprestación específica, o condicionado para determinadas actividades. Aquellas que no están sujetas a restricción alguna y se reciben con el fin de atender costos o gastos de funcionamiento, se registraran como ingreso en el ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL (P y G). Se mantendrá en esa cuenta hasta la liquidación del ente económico o se autorice su capitalización. En el sistema tributario colombiano, para que la donaciones que una determinada persona realice a otra sea susceptible de deducir en el ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL (P y G) como un gasto, deberá efectuarse a entidades sin ánimo de lucro, cuyas actividades sean de interés general; tales como: educación, deporte, cultura, la investigación, el desarrollo tecnológico, medio ambiente y ecología, entre otras. Estatuto Tributario artículos 125 al 125-4.

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IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA Qué es el IVA es una de las consultas que más recibimos, sin duda de quienes apenas se inician en el mundo de la contabilidad o de los impuestos. La expresión “IVA” es la sigla del “Impuesto al valor agregado o añadido” más conocida en Colombia como “Impuesto sobre las ventas”. ¿Pero este impuesto por qué se llama “Impuesto al valor agregado” [IVA]? Se le llama Impuesto al valor agregado porque efectivamente sólo se paga impuesto sobre el valor que se le agrega a un bien. El responsable de este impuesto sólo paga el impuesto equivalente al valor que le agrega a producto, no paga el impuesto sobre el valor de todo el producto.

Por lo general, cuando hablamos de impuestos descontables, nos referimos al Impuesto a las ventas que puede ser solicitado como descuento en la respectiva declaración de IVA. Todo contribuyente que sea responsable del impuesto a la ventas, tiene derecho a descontar de su IVA generado, el valor del IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios gravados, imputable a los ingresos gravados. Se conoce como IVA generado el IVA que el comerciante cobra al cliente o consumidor. Este IVA debe declararlo y pagarlo, toda vez que ese es un impuesto que el responsable del IVA cobra en nombre del estado y que después debe transferirle. Pero, para poder generar ese IVA, el contribuyente debe incurrir en costos y gastos también gravados con el impuesto a las ventas, por lo que deberá pagar un IVA para poder comprar o construir el bien, o prestar el servicio que son los que permiten generar el IVA. Ese IVA pagado se conoce entonces como descontable. Ese IVA pagado por el contribuyente, puede ser descontado del Impuesto generado, por lo que al final, el contribuyente solo paga la diferencia entre el IVA generado y el IVA descontable. El Iva generado se contabiliza como un crédito a la cuenta 2408. El IVA descontable se contabiliza como un débito también en la misma cuenta 2408, pero en una subcuenta diferente, por lo que podríamos decir que el IVA generado se puede registrar en la cuenta 240805 y el IVA descontable se puede registrar en la cuenta 240810. Cada empresa puede decidir si trabaja la subcuenta como 05 o 01. Así las cosas, y teniendo en cuenta que la cuenta 2408 tiene tanto débitos como créditos, el valor que se debe pagar al estado por concepto de IVA, es el saldo de la cuenta 2408. El saldo de la cuenta 2408 puede ser crédito, caso en el cual se tiene una IVA por pagar. Pero el saldo también puede ser débito, caso en el cual se tendrá un saldo a favor.

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El IVA a pagar se da cuando el crédito de la cuenta es superior al débito de la cuenta, es decir, cuando el IVA generado es superior al IVA descontable. Caso contrario sucede cuando lo que se tiene es un saldo a favor en IVA. Como IVA descontable sólo se puede incluir aquellos IVAS pagados que tienen relación directa o indirecta con la generación del ingreso gravado. Si un IVA pagado no tiene esa relación, debe llevarse como un mayor valor del costo o del gasto, según corresponda.

Retención del impuesto sobre las ventas: La retención será del 15% de la tarifa a la cual está sometido el bien o servicio.

RETENCIÓN EN LA FUENTE Es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios, por el cual una persona natural o jurídica ( Agente retenedor) deduce a otra (Retenido) un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crédito, en compras y otros pagos sometidos a retención. La retención en la fuente se aplica sobre el valor del bien o servicio sin incluir el impuesto sobre las ventas.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENDORES Retener cuando realicen un pago o abono en cuenta sujeto a retención Declarar y pagar oportunamente los dineros recaudados. Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas. Llevar registros contables en donde consten las retenciones practicadas, así como los montos cancelados a la administración tributaria. CUASACION DE LA RETENCION EN LA FUENTE La retención en la se causa en el momento del pago o abono en cuenta, el que ocurra primero, Se entiende por pago el desembolso de la obligación, y el abono en cuenta el momento en que nace la obligación de pagar aun cuando efectivamente el pago real se efectué posteriormente. CONTABILIZACION DE LA RETENCION EN LA FUENTE Para contabilizar la retención en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas: Cuando la empresa retiene, afecta una cuenta de pasivo, denominada retención en la fuente. Cuando a la empresa le retienen, afecta una cuenta de activo, denomina anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor (retención en la fuente)

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Ejemplos: Compra mercancías (inventario Periódico) de contado por valor de $900.000 más IVA código 6205 2408 1110 2365

Cuentas Compra de mercancías Impuesto sobre las ventas por pagar Bancos Retención en la fuente

Vendemos mercancías al contado Retención en la fuente, 2.5%

debe haber 900.000 144.000 1.021.500 22.500

POR VALOR DE $800.000; IVA 16%,

CODIGO CUENTAS 1105 EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO (CAJA) 1755 ANTICIPO DE IMPUESTOS 175515 Retención en la fuente 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 2408 IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

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DEBE HABER 908.000

20.000 800.000 128.000

TALLER No 1 PROVEEDORES Compramos a crédito mercancías por valor de $1.000.000 más IVA. 6205 compras

2408 IVA 160,000

1,000,000

2205 proveedores 1,135,000

2365 retefuente 25,000 Compramos para uso de la empresa un computador por $4.000.000 IVA incluido. Recordemos que el IVA de la compra de activos no es descontable, constituye un mayor valor del bien.

equipo de 1528 computo

2365 retefuente 86,207

4,000,000

2305 ctas por pagar 3.913.793

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TALLER No 2 RETEICA Compramos a crédito mercancías por $3.0000000 más IVA (inventario periódico) 6205 compras

2408 IVA 480,000

3,000,000

2365 retefuente 75.000

236801 reteica 21,000 2205 proveedores 3,384,000

Cancelamos a la firma Asesores Asociados Ltda. $ 1.000.000 por elaborar minuta y la legalización de la empresa. 2408 IVA 160,000

Gasto asesoría 511025 jurídica 1,000,000

236801 reteica

2365 retefuente 110,000

7,000

1110 bancos 1,043,000

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TALLER No 3 PASIVOS ESTIMADOS A diciembre 31 del presente año la compañía “Alegría contable Ltda.” No había recibido la factura del teléfono, pero de acuerdo con las estimaciones calcularon que por este mes la cuenta asciende a $3.500.000. Se pide la contabilización partiendo del supuesto que la factura llega en Enero 10 $3.500.000 $3.200.000 Solución: Dic 31 523535 Gastos servicio Teléfono 260535 Pasivo estimado servicio público

$3.500.000 $3.500.000

Enero 10 mayor valor 523535 Gastos servicio teléfono $50.000 260535 Pasivo estimado servicio público $3.500.000 1110 Bancos

$3.550.000

Menor valor: 260535 Pasivo estimado servicio público $3.500.000 425050 Ingresos no operacionales reintegro de otros costos y Gastos $300.000 1110 Bancos $3.200.000 PASIVOS DIFERIDOS En diciembre 15 recibimos de la compañía ANYS Ltda. $4.000.000 por anticipo a elaboración de papelería membreteada (Gasto de ventas, sobres, recibos de Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) menor, etc.), papelería que nos hemos comprometido a entregar el 30 de diciembre. Solución: 1105 Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) 412035 Ing. Recib. Por anticipado

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$4.000.000 $4.000.000

TALLER No 4 PATRIMONIO Se constituye la compañía “Preparados contablemente LTDA” con los siguientes aportes:  Ana María Trujillo aporta cheque por $100.000.000.  Alejandro Sánchez aporta Edificio por $80.000.000, se estima que el valor del terreno es del 40%.  Lucia Devia aporta un computador por $5.000.000. Muebles y enseres por $50.000.000 y equipo de oficina por $40.000.000.  Vanesa Prado aporta Vehículo avaluado en $30.000.000. Contabilización:

1105 100,000,000

Efectivo y equivalente al efectivo (Caja)

1504 terreno 32,000,000

151605 edificio 48,000,000

equipo de 1528 computo 5,000,000

muebles y 152405 enseres 50,000,000

equipo de 1524 oficina 40,000,000

1540 flota y transporte 30,000,000

3115 aporte social 100,000,000 48,000,000 32,000,000 5,000,000 50,000,000 40,000,000 30,000,000

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TALLER No 5 IVA y RETEFUENTE La compañía “Me encanta contabilidad Ltda.” Vende de contado mercancías por $870.000 IVA incluido al régimen simplificado. 870.000 / 1016 = 750.000 IVA 120.000 1105 Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) 2408 IVA $120.000 4135 Cio al por mayor y menor $750.000

$870.000

La compañía “Armonía Contable Ltda.” Vende a crédito materias primas por $1.800.000 más 16% IVA. 1.800.000 * 16% = 288.000

Retención en la fuente. 1.800.000 * 2.5% = 45.000 2.088.000 – 45.000 = 2.035.000 1755 Anticipo de retefuente $45.000 2408 IVA 4135 Cio al por mayor y menor 1305 Clientes $2.035.000

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$288.000 $1.800.000

PATRIMONIO

DEFINICIÓN Constituye el tercer elemento básico del estado financiero ESTADO DE SITUACION FINANCIERA (BALANCE GENERAL), y representa la participación de los propietarios o el propietario en la empresa mediante aportes efectuados en dinero, en industria o en especie, es el valor residual de los activos del ente económico, una vez deducidos todos los pasivos. El patrimonio es, por esencia, la primera fuente de financiación del ente económico y a partir de su constitución, se podrá iniciar operaciones e invertir los recursos aportados para el desarrollo de las operaciones, según el mejor criterio de los administradores, de otra parte se constituyen en garantías para los acreedores. Sus características y composición financiera corresponderán a la naturaleza de la organización que se haya decidido constituir. Para estos efectos tendremos las empresas de un solo propietario o persona natural, las unipersonales EU, las sociedades limitadas o asimiladas, las sociedades anónimas o asimiladas, y las organizaciones sin ánimo de lucro o de utilidad común. Es importante resaltar que el tipo de empresa que se decida constituir en buena medida, está ampliamente influenciada por el régimen de impuestos a que se someterá, y por la expectativa de parte de los socios en cuanto a prerrogativas de tipo fiscal y ventajas comerciales que puedan obtener. Las siguientes cuentas son las que según el plan único de cuentas para comerciantes mediante los siguientes códigos: CÓDIGO PUC NOMBRE DE LA CUENTA 3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL 32 SUPERAVIT DE CAPITAL 33 RESERVAS 34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO 35 DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADAS EN ESPECIE 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

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Dependiendo de la clase de ente económico y la entidad de supervisión que lo vigila, alguna de las cuentas podrá diferir en su codificación, pero no en su naturaleza y en su descripción o dinámica.

CAPITAL SOCIAL Incluye los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, asociados o propietarios, ponen a disposición del ente económico, estos aportes suelen representarse en dineros, en industria o en especie y se deben constituir mediante escritura pública, la denominación de los aportes varían según el tipo de sociedad. 1. Empresa de un solo propietario: como su nombre lo indica, pertenece a una sola persona (persona natural).

Se constituye por escritura pública o documento privado, y debe cumplir con los demás requisitos inherentes a los comerciantes. Los impuestos de renta y complementarios aplicables serán los mismos de las sociedades de responsabilidad Ltda. 2. Empresas donde los aportes sean propiedad raiz: los aportes deben constituir una sociedad que requiera para su constitución escritura pública ante un notario (persona jurídica es una abstracción legal). Con la escritura pública se pide el registro ante la cámara de comercio de la localidad. El respaldo de una empresa está constituido por los aportes de sus propietarios, las utilidades sin repartir y todas las reservas que se han constituido. Los aportes pueden ser en efectivo, especie o industria. En la escritura debe especificarse la forma como se han de repartir las utilidades y la liquidación de la sociedad. Estas se agrupan en dos tipos: SOCIEDADES DE PERSONAS Siendo que la responsabilidad de los socios en algunas de las sociedades es ilimitada, se pueden tener en cuenta las cualidades personales de los socios y no solamente sus aportes. En estas sociedades se agrupan la sociedad Colectiva, y la comandita simple y la limitada.

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Ejemplo: el 1 de Feb. Se constituye la sociedad “terminamos semestre Ltda.”. Por medio de escritura pública No. 2059 de la notaria 2 de Palmira. Efectuando los socios los siguientes aportes:

SOCIO Diego Otero Yovanna Angulo Ana María Trujillo

VALOR APORTE CALSE DE APORTE 4,000,000 Efectivo 9,000,000 Mercancías 6,000,000 Vehículo

El registro de la constitución de la sociedad sería el siguiente: FECHA CÓDIGO NOMBRE CUENTA DEBITO CREDITO Feb-01 110505 Efectivo y equivalente al efectivo (Caja) 4,000,000 143501 Inventario de mercancías 9,000,000 154005 Autos, camionetas 6,000,000 311505 Aportes sociales-cuotas interés social Diego Otero 4,000,000 Yovanna Angulo 9,000,000 Ana maría Trujillo 6,000,000

NOTA: los aportes en especie fueron objeto, previamente, de avalúo, para determinar el valor por el cual serian aceptados en la sociedad. Los posteriores aumentos o disminuciones que se puedan dar en el capital social, implicaran una reforma estatutaria que debe elevarse a escritura pública. Es importante adicionar que una vez constituidas las respectivas sociedades, con la solemnidad de la escritura pública, debe procederse a su registro ante la Cámara de Comercio, con el fin de que los actos de sus administradores, junta directiva, representante legal, y revisor fiscal, de ser necesario, sean oponibles ante terceros. SOCIEDAD COLECTIVA La cantidad de los socios es ilimitada y pueden ser personas naturales o personas jurídicas (sociedades). La responsabilidad de los socios es ilimitada y solidario por lo cual no tienen que contribuir reserva legal.

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La razón social se forma con el nombre completo o apellido de uno de los socios o de varios, seguido de expresiones como y Cía. o HNOS etc. La representación legal puede ejercerla cualquier socio. DESVENTAJAS Y VENTAJAS Radican principalmente en responsabilidad ilimitada de todos los socios que encierran grandes riesgos para cada uno de ellos, pero por lo mismo dada la sociedad mayor respaldo y, por lo tanto, mejores facilidades de crédito. SOCIEDAD LIMITADA El número de socios no pueden ser menor a dos ni mayor de veinticinco. La responsabilidad de los socios está limitada al valor de sus aportes. La razón social pueden ser cualquier nombre que indique la actividad económica de la empresa, o cualquier otra expresión seguida de la palabra LIMITADA o la sigla LTDA, si esto no se especifica la empresa se tomaría como colectiva. SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE Está formada por dos clases de socios, socios gestores: que responden ilimitadamente. Socios comanditarios: que se limitan a responder solo por el valor de los aportes en caso de liquidación obligatoria (ley 222 de 1995. antes denominada quiebra) No están obligadas a constituir reserva legal. La razón social se forma con el nombre completo de uno o varios socios gestores seguidos de la sigla “S en C”. El representante legal solo puede ser uno de los socios gestores, los socios gestores podrán ceder su aporte bajo la autorización de los demás socios; por el contrario los comanditarios los pueden ceder con la aprobación de los demás comanditarios. SOCIDADES POR ACCIONES En estas sociedades se considera el monto de los aportes de los socios. Dentro ellas tenemos: la sociedad anónima, los socios deben ser como mínimo cinco. La responsabilidad es limitada al valor de sus aportes en acciones. Cada acción da derecho a voz y voto en las asambleas de accionistas y participación en los dividendos.

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Para su funcionamiento, algunas sociedades requieren autorización previa de la superintendencia de sociedades o de otra superintendencia dependiendo del tipo de organización que se constituye como S.A( establecimientos de: crédito, de vigilancia, de salud, medicamentos, etc.) La razón social se forma con cualquier expresión seguida de la sigla “S.A” o de las palabras sociedad anónima. Cualquier persona puede ser designada como representante legal. Debe constituir reserva legal. En las sociedades por acciones, el capital social estará constituido por el capital autorizado, el capital suscrito, el capital por suscribir y el capital suscrito por cobrar. El capital autorizado es el valor que se fija en la escritura pública de constitución o reformas. El capital suscrito es la suma es la suma que se obligan a pagar los accionistas y no debe ser menor del 50% del capital autorizada al constituirse la sociedad y pagarse no menos de la tercera parte del valor de cada acción que se suscriba; El capital suscrito por cobrar es el valor pendiente de pago por parte de los accionistas. El capital por suscribir está conformado por el capital autorizado menos el valor de las acciones suscritas. EXPEDICIÓN DE TITULOS O CERTIFICADOS Una vez cancelada la totalidad de las acciones se procederá a expedir el respectivo título que acredite al accionista su calidad de tal. Dicho título contendrá la cantidad de acciones representadas, su valor nominal, si son ordinarias privilegiadas o de industria, si su negociabilidad está afectada por el derecho de preferencia y las condiciones para su ejerció. Articulo 399 al 403 del C. CIO. En el grupo 31 capital social se resaltan las siguientes cuentas como las de mayor manejo: CÓDIGO NOMBE CUENTA 3105 Capital suscrito y pagado 3115 Aportes sociales SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES En esta hay dos tipos de socios gestores: que responden ilimitada y solidariamente por las obligaciones de la empresa. Debe haber como mínimo un socio gestor.

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COMANDITARIOS: responden solo por el valor de los aportes hechos en acciones. Se necesitan como mínimo cinco de estos socios. La razón social se forma con el nombre completo de uno o de varios socios gestores seguidos de las palabras “SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES “o por su abreviatura S.C.A. La representación legal solo puede ejercer un socio gestor. Debe constituirse reserva legal. Los socios gestores requieren la aprobación de los demás socios para vender sus acciones; los comanditarios negocian libremente. Hay otra forma de presentar las sociedades: por grupos económicos, y en ellos tenemos entonces las llamadas MATRICES O SUBORDINADAS. Cuando se tenga el control sobre una sociedad de conformidad a lo dispuesto en los artículos 260 y 261 del código de comercio, dicha situación deberá revelarse y sin registrada en la cámara de comercio, según lo dispuesto por el artículo 30 de la ley 222 de 1995.

MATRIZ Son aquellas empresas dominantes y que poseen más del 50% del capital o interés social de otra empresa llamada subordinada. SUBORDINADA Las sociedades subordinadas pueden ser filiales o subordinadas, se considerará FILIAL a sociedad que se esté dirigida o controlada económica, financiera o administrativamente por otra, que será la matriz. Será SUBORDINADA la compañía cuyo control o dirección lo ejerza la matriz por intermedio o con el curso de una o varias filiales suyas. SUPERÁVIT DE CAPITAL Corresponde a las cuentas que permiten conocer el incremento del patrimonio en razón de la prima en colocación de acciones, cuotas, o partes de interés social. Generada por el mayor importe pagado por el accionista o socio sobre el valor nominal de la acción, o parte o el costo en el evento que corresponda a recolocación de acciones o aportes propios readquiridos, por la activación de los intangibles estimados o formados con el Know How y el crédito mercantil, good will, las donaciones y la participación en el patrimonio en sociedades subordinadas, por medio del método de participación.

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RESERVAS, DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES, RESULADOS DEL EJERCICIO Y DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las reservas son las apropiaciones legales de la utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por la organización; están descritas en las disposiciones legales y estatutarias. Las reservas se deben constituir una vez sean aprobadas por el máximo órgano de la sociedad, esto es, en limitadas, junta de socios y, en anónimas, asambleas de accionistas. Las reservas son un mecanismo para no descapitalizar el ente económico y darle un mayor respaldo patrimonial a este. Es importante señalar que estas apropiaciones deben ser destinadas para los fines para lo cual fueron constituidas; cualquier cambio en su destinación debe ser aprobado por el máximo órgano legal de la sociedad. Es obligatorio que las sociedades constituyen una reserva legal, que equivale al 10% de las utilidades netas, hasta completar el 50% del capital, en el caso de las sociedades limitadas, serás del capital social, y para las sociedades por acciones, del valor de las acciones suscritas; estas apropiaciones son para proteger el patrimonio social y para que los acreedores tengan un respaldo con su obligación. Las pérdidas que se generan en un determinado ejercicio, serán enjuagadas con las reservas que se hayan destinado con ese propósito y, en su defecto, con la reserva legal, y no podrán ser aplicadas para otro propósito. En caso de que el total de la reserva legal se llegare a utilizar para enjuagar las pérdidas de uno o varios ejercicios económicos y, posteriormente, existen utilidades suficientes, se deberá constituir nuevamente la reserva legal hasta el monto en que se tenía, antes de distribuir utilidades. Los códigos correspondientes a las cuentas del presente numeral, según el plan único de cuentas para comerciantes, son las siguientes: CÓDIGO 3305 3310 3315 3505 3605/3610 3705/3710

NOMBE CUENTA reservas obligatorias reservas estatutarias reservas ocasionales dividendo decretados en acciones, cuotas o partes de interés social resultados del ejercicio- utilidad o perdida resultado de ejercicios anteriores- utilidad o perdida

Algunas reservas, además de la legal, que generalmente constituyen las sociedades son: Dividendo a recibir por los accionistas, al sacar de circulación un determinado número de acciones, también se presenta en las sociedades limitadas como

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reserva para readquisición de cuotas o partes de interés social, su regulación se hace de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 396 del Código RESERVA PARA READQUISICIÓN DE ACCIONES. El objetivo de esta reserva es readquirir acciones propias que se encuentran en circulación, bien con el ánimo de posteriormente recolocarlas por un mayor valor a su costo de adquisición, o bien como mecanismo de incentivo para mejorar el de comercio. RESERVA PARA ADQUISICIÓN O REPOSICIÓN DE ACTIVOS: consiste en retener un parte con el fin de adquirir nuevos activos o de reponer los existentes, en otras ocasiones se crea cuando existen activos totalmente depreciados y no se hicieron las apropiaciones necesarias para reponer dichos bienes en ejercicios anteriores, generando una mayor utilidad para repartir, con lo cual al crear la reserva se estaría subsanado dicha situación.

RESERVA PARA FUTUROS ENSANCHES: esta reserva es con el ánimo de retener cierto valor para realizar el ensanche de la planta de producción o instalaciones para comercialización de los productos. En e caso de que la suma de las reserva legal, estatutaria u ocasional exceda al ciento por ciento del capital suscrito, la sociedad deberá repartir no menos del 70% de la utilidades liquidas, de conformidad a lo dispuesto en el articulo 454 y 155 del código de comercio. REVALORIZACION DEL PATRIMONIO La cuenta revalorización del patrimonio refleja el valor originado en el cálculo de los ajustes por inflación al patrimonio, esto es, reconoce la pérdida del poder adquisitivo de la moneda a dichas cuentas. El procedimiento consiste en afectar el patrimonio al inicio del periodo contable con el respectivo porcentaje de ajuste al año gravable (PAAG) ; la contabilización es un debito a la cuenta 470540 Corrección Monetaria patrimonio y un crédito a la cuenta 3405 Revalorización del patrimonio. No se deben ajustar las valorizaciones e intangible que sean estimados o que no hayan sido producto de una adquisición efectiva por parte de la empresa con tampoco el resultado del ejercicio. El saldo de la cuenta de revalorización de patrimonio hará parte de las cuentas para el ajuste del periodo siguiente y no podrá distribuirse como utilidad a los socios o accionistas, hasta que el ente económico no se liquide o se capitalice su valor. El superávit por valorizaciones, es una cuenta informativa en el momento de presentarse un mayor valor entre el valor del mercado y el costo neto ajustado de los activos poseídos por el ente económico.

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Los códigos correspondientes a las cuentas del presente numeral, según el plan único de cuentas para comerciantes, son las siguientes: CÓDIGO 34 3405 340505 340510 340515 340520 340525 340530 340535 340540 340545

NOMBE CUENTA revalorización patrimonio ajustes por inflación de capital social de superávit de capital social de reservas de resultados de ejercicios anteriores de activos en periodo improductivo de saneamiento social de ajustes decreto 3019 de 1989 De dividendos y part. Decretados en acc. O cuotas o p. De inte. Social superávit método de participación

38 3805 3810 3895

superávit por valorizaciones de inversiones de propiedad planta y equipo de otros activos

DONACIONES Se registran aquellos valores que recibe el ente económico supeditado a una contraprestación específica, o condicionado para determinadas actividades. Aquellas que no están sujetas a restricción alguna y se reciben con el fin de atender costos o gastos de funcionamiento, se registraran como ingreso en el ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL (P y G). Se mantendrá en esa cuenta hasta la liquidación del ente económico o se autorice su capitalización. En el sistema tributario colombiano, para que la donaciones que una determinada persona realice a otra sea susceptible de deducir en el ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL (P y G) como un gasto, deberá efectuarse a entidades sin ánimo de lucro, cuyas actividades sean de interés general; tales como: educación, deporte, cultura, la investigación, el desarrollo tecnológico, medio ambiente y ecología, entre otras. Estatuto Tributario artículos 125 al 125-4.

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