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LINEAMIENTOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO PARA SOCIEDADES DE GESTIÓN COLECTIVA
Dirección Nacional de Derechos de Autor Unidad Administrativa Especial Ministerio del Interior
Desarrollado por:
Diciembre 2012
Guías de buenas prácticas de Gobierno Corporativo para las Sociedades de Gestión Colectiva: “LINEAMIENTOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO PARA SOCIEDADES DE GESTIÓN COLECTIVA” El presente documento se desarrolló en el marco del contrato de prestación de servicios profesionales No. DNDA 049- 2012 suscrito entre la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor y Governance Consultants S.A. El proyecto fue encargado a la firma Governance Consultants S.A. con la participación del siguiente equipo de trabajo: Andrés Bernal (Líder del proyecto). Sandra Salamanca (Economista). Ricardo Mariño (Economista).
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MENSAJE DEL DIRECTOR Justificación del por qué Gobierno Corporativo en Sociedades de Gestión Colectiva – Mensaje político Dr. Felipe García (1 página)
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CONTENIDO
MENSAJE DEL DIRECTOR ........................................................................................ 3
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 5
LINEAMIENTOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO PARA SOCIEDADES DE GESTIÓN COLECTIVA ............................................................................................. 7 A.
Asamblea General de Asociados ............................................................ 7
B.
Consejo Directivo ...................................................................................... 11
C.
Transparencia y Revelación de Información ........................................ 24
D.
Ambiente de Control ................................................................................ 28
E.
Resolución de Controversias.................................................................... 32
GLOSARIO ............................................................................................................ 33
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INTRODUCCIÓN Las sociedades de gestión colectiva surgen de la asociación de autores, compositores y en general de todos los propietarios de derechos de autor para la representación y promoción de beneficios comunes. En este sentido, la gestión colectiva se ha convertido en un mecanismo valioso para la administración y el ejercicio efectivo de los derechos de autor y derechos conexos. Las sociedades de gestión colectiva, si bien se configuran como entidades sin ánimo de lucro, no son ajenas a los problemas de agencia que afectan a las sociedades comerciales, en este sentido la delegación de la gestión de los derechos patrimoniales por parte de los asociados a los administradores de las Sociedades de Gestión Colectivas conlleva una responsabilidad por parte de estos últimos en la protección, salvaguardia y uso eficiente de los recursos recaudados, así como en la actuación orientada en el mejor interés de los asociados. El Gobierno Corporativo, conceptualizado como el estudio de la dinámica de poder que afecta las decisiones empresariales, propende por la correcta estructuración y funcionamiento de los órganos de Gobierno, así como, la instauración de los mecanismos apropiados para la interrelación entre estos y los diferentes grupos de interés de las sociedades bajo un ambiente de control robusto. En este sentido, la adecuación de prácticas de gobernabilidad conlleva importantes beneficios e impactan de forma positiva las organizaciones para asegurar que cumplan plenamente con su objeto social. Los presentes lineamientos establecen las buenas prácticas de Gobierno Corporativo que se espera adopten e implementes todas las sociedades de gestión colectiva. En este sentido, constituyen una guía base de aceptación meramente voluntaria, que complementa la normatividad vigente y propende por la protección de los intereses comunes de los asociados, la transparencia y el aseguramiento y fortalecimiento de la sostenibilidad de las sociedades en el largo plazo.
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Estos Lineamientos están basados en las mejores prácticas de Gobierno Corporativo aceptadas a nivel internacional y recogen los principales conceptos de los Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE, los Lineamientos para un Código Andino de Gobierno Corporativo de la CAF y del Código País de la Superintendencia Financiera de Colombia, adecuados a las condiciones y necesidades específicas de las Sociedades de Gestión Colectivas. El presente documento presenta las buenas prácticas agrupadas en cinco (5) grandes áreas: Asamblea de Asociados, Consejo Directivo, Transparencia y Revelación de Información, Ambiente de Control y Resolución de Controversias.
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LINEAMIENTOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO PARA SOCIEDADES DE GESTIÓN COLECTIVA
A. Asamblea General de Asociados La Asamblea General de Asociados es el máximo órgano de Gobierno, donde confluye la pluralidad de asociados para ejercer sus derechos y cumplir con sus responsabilidades. El presente apartado presenta las prácticas de Gobierno Corporativo que se deben implementar en la conformación de las Asambleas Generales y en su funcionamiento interno.
1.
Derechos de los Asociados.
Los derechos de los asociados deberán estar formalizados en el Estatuto Social de la sociedad. Entre los derechos fundamentales de los asociados deberán figurar: (1) Tener una participación adecuada en la distribución de los recaudos. (2) Participar y votar en las Asambleas Generales de Asociados.
2.
Trato equitativo.
La sociedad deberá definir las políticas para que todos los asociados dentro de una categoría, tengan un tratamiento equitativo respecto al
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ejercicio de los derechos a voto y la información regular sobre el desempeño de la sociedad. Los asociados con menor participación deberán tener la oportunidad de participar de forma efectiva y votar en las Asambleas Generales de Asociados para lo cual deben ser informados de las normas que rigen estas reuniones y los procedimientos de votación.
3.
Reglamento de la Asamblea General de Asociados.
La sociedad deberá contar con un Reglamento de la Asamblea General de Asociados que establezca las normas mínimas de funcionamiento del órgano. El Reglamento deberá regular y facilitar la participación de los asociados en las reuniones del máximo órgano social, al complementar y detallar las normas principales, consignadas en el Estatuto Social, sobre la organización y funcionamiento de la Asamblea General, tales como los términos de convocatoria, preparación, información, celebración, desarrollo y formalización de las decisiones tomadas.
4.
Trasmisión web de la Asamblea General.
La sociedad deberá fomentar el uso de tecnologías de comunicación, en razón a lo cual se definirá la trasmisión web de la Asamblea General de Asociados en tiempo real, para los asociados que no puedan asistir.
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5.
Información previa a la Asamblea General.
Se deberá garantizar a los asociados información precisa y oportuna sobre los temas a tratar en la Asamblea General de Asociados. La información, cualquiera sea su forma, deberá ser remitida junto con la convocatoria y los asociados podrán solicitar las informaciones o aclaraciones que estimen necesarias. Las respuestas a la solicitud de un asociado deberán ser remitidas al interesado y además deberán ser reveladas a través de la página web para garantizar el acceso a la información por parte de todos los asociados.
6.
Convocatoria mediante Página Web.
La sociedad deberá asegurar la máxima difusión y publicidad de la convocatoria, por lo cual esta se publicará en la página web de la sociedad indicando el lugar, fecha y el orden del día. Asimismo se deberá facilitar la información documental de los temas a tratar en el orden del día de la Asamblea General de Asociados.
7.
Desagregación del orden del día.
La Asamblea General de Asociados deberá llevarse a cabo siguiendo un orden del día lo suficientemente detallado y siguiendo criterios lógicos de organización. Se deberá evitar que los temas de trascendencia se oculten o enmascaren bajo menciones imprecisas o excesivamente generales. Los puntos del orden del día deberán precisarse para su comprensión y para hacer posible que se discutan por separado y se resuelvan individualmente.
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8.
Discusión y aprobación de operaciones relevantes.
Los siguientes asuntos o decisiones podrán ser analizados y evacuados por la Asamblea General de Asociados, únicamente en el evento en que hayan sido incluidos expresamente en el orden del día de la convocatoria a la reunión respectiva, y la información que los fundamenta se haya enviado previamente a los asociados: (1) Reformas al Estatuto Social o en cualquier otro documento rector de la sociedad. (2) Modificaciones al objeto social. (3) Cambio de domicilio social. (4) Disolución anticipada.
9.
Aprobación del Reglamento Interno de Distribución Anticipada de Derechos.
La Asamblea General de Asociados deberá aprobar los lineamientos que orientan la construcción del Reglamento Interno de Distribución Anticipada de Derechos. Cualquier modificación que se pretenda ejecutar sobre el Reglamento deberá ser informada, por escrito y mediante aviso en la página web, a todos los asociados al menos dos (2) semanas antes de su aprobación por parte del Consejo Directivo.
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B. Consejo Directivo El Consejo Directivo es el órgano de dirección clave dentro de la dinámica de toda sociedad, cumple un papel central de enlace entre los asociados y la administración. Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo exigen al Consejo Directivo ejercer un rol activo en el cumplimiento de sus funciones de supervisión, control, definición de estrategia y direccionamiento de la sociedad. El Consejo Directivo, debe ejercer sus responsabilidades con lealtad, y diligencia. En el cumplimiento de sus responsabilidades, la organización, dinámica y procesos de fortalecimiento del Consejo Directivo deben desarrollarse de forma coordinada y protegiendo los intereses de la sociedad con independencia y buen criterio. En la presente sección se establecen las prácticas de Gobierno Corporativo que debe cumplir un Consejo Directivo en cuanto a conformación, funciones y responsabilidades, funcionamiento y relación con los demás órganos de Gobierno.
10.
Número de miembros del Consejo Directivo.
La sociedad deberá contar con un Consejo Directivo integrado por entre tres y siete (3-7) miembros electos por la Asamblea General de Asociados con sus respectivos suplentes personales.
11.
Requisitos para ser miembro del Consejo Directivo.
La sociedad deberá fijar los requisitos que obligatoriamente deberán cumplir todos los candidatos para ser elegibles como miembros del Consejo Directivo.
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Los requisitos de perfil mínimos serán: (1) Contar con experiencia mínima de tres (3) años en cargos profesionales o directivos en áreas relacionadas con el objeto social de la sociedad. (2) Tener experiencia en áreas relacionadas con la gestión de Derechos de Autor. (3) Contar con reconocimiento profesional y personal por su conducta ética y moral. El cumplimiento específico de cada uno de los requisitos deberá estar sustentado a través de certificados anexos a la hoja de vida de los candidatos.
12.
Impedimentos para ser miembro del Consejo Directivo.
No podrán ser miembros del Consejo Directivo quienes estén inmersos en las siguientes situaciones: (1) Sean o hayan sido, durante los dos años precedentes, prestadores de servicios de asesoría o consultoría de la sociedad. (2) Sean empleados o directivos de una fundación que reciba donativos de la sociedad. (3) Sean o hayan sido miembros del Consejo Directivo o el Comité de Vigilancia, el Gerente y el Fiscal de cualquier otra sociedad de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos. (4) Sean o hayan sido empleados, en cualquier cargo, de la sociedad o de otras sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y
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derechos conexos. (5) Fueran o estén sentenciados por delitos cometidos en la constitución, funcionamiento y liquidación de cualquier tipo de organización o por cualquier otro delito.
13.
Asesores Externos del Consejo Directivo.
El Consejo de Directivo como cuerpo colegiado podrá solicitar, a su criterio, la contratación de asesores externos independientes, con el fin de contribuir a la calidad del proceso de toma de decisiones en determinados temas u operaciones. La contratación deberá ser gestionada por la Gerencia, en coordinación con el Secretario del Consejo Directivo, con base en los criterios, alcance y objeto especificados por el Consejo de Directores, siempre de conformidad con normas externas e internas que rigen los procesos de contratación.
14.
Invitados a las reuniones del Consejo Directivo.
A las reuniones del Consejo Directivo podrán asistir como invitados los ejecutivos y empleados de la sociedad, las veces que sean convocados, para efectos de apoyar en la discusión de temas financieros, técnicos o cualquier otro que requiera conocimiento especializado, y para rendir informe. Los miembros del Consejo Directivo podrán efectuar la solicitud de asistencia de los invitados al Presidente del Consejo Directivo, quien la analizará y dará una respuesta fundamentada al solicitante.
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15.
Reglamento de Consejo Directivo.
El Consejo Directivo deberá contar con su propio reglamento que regule su organización y funcionamiento. El Reglamento del Consejo será de carácter vinculante para los miembros, deberá ser conocido por los asociados y su transgresión acarreará las sanciones que se definan en la ley, el Estatuto Social de la sociedad y en el propio Reglamento.
16.
Derecho a información como órgano colegiado.
Los miembros del Consejo Directivo deberán tener el derecho de solicitar la siguiente información con antelación a las reuniones: (1) Convocatoria a la reunión y Orden del día, que incluye el tiempo estimado para estudiar cada uno de los puntos. (2) Información necesaria para la deliberación y toma de decisiones de las reuniones respectivas, incluyendo documentos y presentaciones. Igualmente, el Consejo Directivo podrá requerir en cualquier momento información sobre la sociedad y sobre las actuaciones del Gerente, y solicitar las explicaciones que estime pertinentes, siempre que se realice este requerimiento como cuerpo colegiado y a través del Presidente del Consejo Directivo.
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17.
Deberes de los miembros del Consejo Directivo.
Los miembros del Consejo Directivo deberán tener los siguientes deberes: (1) Deber de diligencia: Deberán adoptar sus decisiones con la diligencia de un buen hombre de negocios, estudiando y preparando con cuidado cada tema puesto a su consideración, y asesorándose de forma efectiva en todos aquellos temas fuera de su conocimiento y experiencia. (2) Deber de lealtad: Deberán actuar de buena fe, con juicio independiente, garantizando que sus decisiones se realizan preservando exclusivamente el interés de la sociedad y de sus asociados.
18.
No posibilidad de representación de los asociados.
Los miembros del Consejo Directivo y el Gerente no podrán ser mandatarios o representantes de otros asociados en las Asambleas Generales de Asociados.
19.
Mayorías calificadas para determinadas decisiones.
Se deberá requerir la presencia y aprobación de todos los miembros principales del Consejo Directivo para la discusión y decisión de los siguientes eventos al interior de la sociedad: (1) Aprobación los contratos por valor superior al cinco por ciento (5%) de la remuneración anual recaudada por la sociedad durante el año inmediatamente anterior o en todo caso superior a doscientos
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(200) SMMLV. (2) Aprobación de la información financiera anual. (3) Nombramiento del Gerente. (4) Elección del Presidente del Consejo Directivo. (5) Ajustes al Reglamento del Consejo Directivo. (6) Aprobación de los contratos que no puedan ser aprobados por el Gerente en virtud del mandato de la ley y/o el Estatuto Social. (7) Ajustes a cualquiera de los reglamentos internos, procedimientos, políticas y manuales de la sociedad.
20.
Responsabilidad del nombramiento del Gerente.
El Consejo Directivo deberá nombrar y asignar la remuneración al Gerente de la sociedad. Para efectos del nombramiento deberá definir un perfil permanente que será valorado conforme al régimen de selección y propuesta establecido por el Consejo. Este perfil incluirá a menos los siguientes requisitos: (1) Ser profesional en materias vinculadas a la gestión empresarial y áreas financieras. (2) Tener experiencia en áreas relacionadas con la gestión de Derechos de Autor. (3) Contar con reconocimiento profesional y personal por su conducta ética y moral.
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La verificación del cumplimiento de los requisitos y la verificación de causales de impedimento deberá ser efectuado por un comité integrado por al menos dos (2) miembros del Consejo Directivo, el cual deberá rendir un informe al Consejo que incluya su recomendación y describa los criterios tomados en cuenta para la valoración de cada uno de los requisitos y las razones de materialidad adicionales consideradas.
21.
Funciones mínimas del Consejo Directivo.
Al Consejo Directivo le deberá corresponder la dirección y la supervisión de la sociedad. Se establecerá que las siguientes funciones no podrán ser delegadas: (1) Establecer y monitorear el desarrollo estratégico de la sociedad. (2) Conocer y monitorear los riesgos que afronta la sociedad. (3) Velar por una política de información y comunicación a todos los grupos de Interés. (4) Determinar la política contable, asegurar la generación de estados financieros fidedignos y velar por el estricto cumplimiento de los presupuestos. (5) Supervisar la gestión realizada por el Gerente y su equipo de gerencia. (6) Conocer de manera permanente sobre todos los informes de los entes internos y externos de control. (7) Velar por el adecuado cumplimiento del marco legal y regulatorio.
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22.
Certificación de la información financiera.
La información financiera deberá ser certificada por el Presidente del Consejo Directivo, el Gerente y el Gerente del área Financiera (o cargo equivalente) de la sociedad, de forma previa a su presentación a la Asamblea General de Asociados y del envío a las entidades de supervisión.
23.
Presidente del Consejo Directivo.
El Presidente del Consejo Directivo deberá ser elegido entre los miembros de este órgano. El Presidente será responsable por efectuar las convocatorias, estructurar el orden del día de las reuniones, dirigir los debates de las reuniones y hacer seguimiento a los acuerdos.
24.
Secretario del Consejo Directivo.
El Secretario del Consejo Directivo, sea el Secretario General de la Sociedad o quien sea delegado por el Consejo, deberá garantizar el cumplimiento de la legalidad formal y material de los requisitos previstos para la convocatoria, constitución y el proceso de toma de decisiones en el Consejo Directivo, asimismo el respeto a los procedimientos, a las reglas de Gobierno Corporativo y a la regulación aplicable.
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25.
Rol del Comité de Vigilancia.
El Comité de Vigilancia de la sociedad será el órgano encargado de ejercer un debido contrapeso de poder del Consejo Directivo y de la Gerencia. La sociedad deberá asegurar que el Comité de Vigilancia tenga un rol activo en la promoción de la transparencia de la sociedad y en el fortalecimiento de las prácticas de Gobierno Corporativo. La sociedad deberá garantizar que el Comité de Vigilancia cuente con la información y herramientas necesarias para desempeñar sus funciones de forma efectiva y oportuna.
26.
Funciones del Comité de Vigilancia.
El Comité de Vigilancia de la sociedad deberá tener entre sus funciones: (1) Emitir concepto, mediante un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos, para lo cual deberá verificar que las mismas se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran las medidas de transparencia y conflicto de interés. (2) Establecer las políticas, criterios y prácticas que utilizará la sociedad en la construcción, revelación y divulgación de su información financiera. Así como informar al Consejo Directivo sobre la existencia de limitaciones en la confiabilidad de los procesos contables y financieros. (3) Definir mecanismos para consolidar la información de los órganos de control para la presentación de la información al Consejo Directivo.
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(4) Vigilar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno y mantener informado al Consejo Directivo sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, así como la detección de problemas de control y administración interna. (5) Definir los criterios para la selección y contratación del Revisor Fiscal y de los auditores externos, evaluar su desempeño; así como determinar los informes complementarios que requieran para el mejor desempeño de sus funciones o el cumplimiento de requisitos legales. (6) Definir los criterios para la selección y contratación del auditor interno y sus principales colaboradores, aprobar su remuneración y evaluar su desempeño. (7) Aprobar las políticas y la organización para la Gestión Integral de Riesgos, así como sus modificaciones. (8) Proponer las políticas y estrategias adecuadas para la gestión y administración de los riesgos.
27.
Frecuencia de las reuniones y disponibilidad de tiempo.
La frecuencia de las reuniones del Consejo Directivo y los temas a tratar deberán ser planificados y establecidos al inicio de cada año. Los miembros del Consejo Directivo deberán contar con disponibilidad de al menos ciento cincuenta (150) horas al año para atender los asuntos derivados de tal condición.
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28.
Evaluación del Consejo Directivo.
El desempeño y conocimientos del Consejo Directivo deberán ser evaluados anualmente. El proceso de evaluación deberá incluir un componente que valore la gestión del Consejo como órgano colegiado, uno correspondiente a cada uno de los comités del Consejo existentes, y un componente de evaluación de cada miembro individualmente considerado. El proceso de evaluación deberá ser liderado por el Presidente del Consejo. A partir de los resultados, el Consejo deberá desarrollar un plan de mejoramiento para implementarse durante el año siguiente.
29.
Proceso de inducción para los nuevos miembros del Consejo Directivo.
El Consejo Directivo deberá surtir un proceso de inducción a los miembros que por primera vez se integren al Consejo Directivo. Este proceso deberá tener una duración mínima de veinte (20) horas, y deberá manejarse un componente de presentación de la información financiera y no financiera de la sociedad, riesgos significativos que afronta la sociedad y las responsabilidades del Consejo Directivo. El Gerente será responsable de la coordinación y ejecución del proceso de inducción para los nuevos miembros del Consejo, así como se asegurar que sea completo, efectivo y se efectué de forma oportuna.
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30.
Sanciones por inasistencia a las reuniones de Consejo Directivo.
Los miembros del Consejo Directivo que no asistan a las sesiones efectivamente convocadas serán sancionados. La inasistencia a tres (3) reuniones consecutivas, por parte de cualquiera de los miembros del Consejo se entenderá como renuncia al cargo.
31.
Requisitos sobre las actas de las reuniones.
Como resultado de las deliberaciones del Consejo Directivo, serán realizadas actas inscritas en un registro, en orden cronológico. Las actas deberán ser aprobadas y firmadas en la sesión siguiente por todos los miembros que estuvieron presentes en la reunión correspondiente. Las actas de sesión del Consejo Directivo deberán incluir: (1) Estudios o fuentes de información utilizadas para la toma de decisiones. (2) Identificar la posición (conformidad o disconformidad) de cada uno de los miembros del Consejo Directivo.
32.
Miembros suplentes del Consejo Directivo.
Los miembros suplentes únicamente podrán asistir y votar en las reuniones del Consejo Directivo, en caso de ausencia del miembro principal. Los suplentes de los miembros principales del Consejo Directivo deberán recibir toda la información necesaria para la asistencia a las sesiones y para ejercer su voto en caso de remplazar a un miembro principal.
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33.
Disposiciones del Consejo Directivo sobre Conflictos de interés.
Los miembros del Consejo Directivo deberán: (1) Informar previamente en caso de estar impedidos para participar en la toma de alguna decisión por estar en conflicto de interés. (2) No participar en las reuniones donde se aborde o se decida sobre el tema que implica un conflicto de interés.
34.
Declaración sobre vinculados económicos y no conflictos de interés.
Cada uno de los miembros del Consejo Directivo, al momento de ser nombrado por primera vez o reelecto, deberá suscribir una declaración sobre su relación con los vinculados económicos de la sociedad y la inexistencia de conflictos de interés en referencia a los mismos.
35.
Prohibición sobre efectuar política activa.
Los miembros del Consejo Directivo, el Gerente y los ejecutivos de la sociedad tendrán prohibido participar en política activa (como candidatos o miembros de campañas políticas) mientras estén en el cargo y posteriormente durante un periodo de al menos dos (2) años.
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C. Transparencia y Revelación de Información La revelación de información y transparencia son claves en la generación de confianza para todo tipo de sociedad. Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo propenden por mecanismos que permitan una comunicación eficiente con los grupos de interés. De tal forma que los grupos de interés actúen como fuerzas de control de la actuación de la sociedad. En esta sección se establecen las prácticas de Gobierno Corporativo asociadas a los mecanismos de transparencia que deben cumplir las sociedades.
36.
Política de información de la sociedad.
El Consejo Directivo deberá definir y hacer cumplir la política de información de la sociedad. Esta política deberá estar orientada a dar a conocer de manera completa, precisa, oportuna, y periódica, todo asunto material relacionado a la sociedad y sus transacciones. La información se considera material cuando el asunto puede influir en las decisiones o afectar significativamente la situación de los distintos grupos de interés de la sociedad.
37.
Proceso de rendición de cuentas anual.
La sociedad deberá efectuar un proceso de rendición de cuentas anual. En este el Consejo Directivo y el Gerente deberán explicar a los asociados y ciudadanos sus acciones, actividades, planes y estrategias para cumplir cabalmente el objeto social. Se deberá garantizar que el público cuenta con la información suficiente para que aquellos interesados puedan revisarla, analizarla y, en su caso, utilizarla como Documento Confidencial
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mecanismo para ejercer control.
38.
Página Web actualizada y con información suficiente.
La sociedad deberá contar con una página web que será periódicamente actualizada y deberá contar con información suficiente de la sociedad.
39.
Información Financiera y No Financiera en la página web.
La sociedad deberá garantizar un contenido mínimo de información financiera y No financiera en la página web. Sin perjuicio de las normas establecidas por los entes de control y vigilancia sobre revelación de información y confidencialidad; la información a divulgar debe incluir, como mínimo, la siguiente: Información financiera: (1) Cambios en las políticas contables de la sociedad. (2) Estados financieros anuales con el concepto del Revisor Fiscal. (3) Información presupuestal. (4) Las tarifas vigentes a cobrar por parte de la sociedad. (5) Información de contrataciones materiales efectuadas. Información No financiera: (1) Breve resumen de la historia de la sociedad. Documento Confidencial
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(2) Objeto social de la sociedad y la descripción de las principales actividades y mecanismos de operación. (3) El catálogo de las obras y repertorios administrados por la sociedad. (4) Datos Generales: el marco legal, reglamentos disposiciones legales que rigen y emite la sociedad.
y
demás
(5) Estructura orgánica funcional- organigrama de la sociedad. (6) Descripción de los instrumentos de gestión, planes y políticas, que regulan las actividades de la sociedad. (7) Estatuto Social y normas internas corporativas de la sociedad. (8) Mecanismos de denuncia, y código de ética. (9) Reglas de convocatoria y voto de la Asamblea General de Asociados.
40.
Información de Gobierno Corporativo en la página web.
La sociedad deberá garantizar un contenido mínimo de información respecto de su Gobierno Corporativo en la página web. La información a divulgar mediante la página web debe incluir, como mínimo, los aspectos relativos a la estructura, regulación y órganos de dirección y control de la sociedad, incluyendo: (1) Indicadores de desempeño financiero y no financiero de la sociedad. (2) Hoja de vida de los miembros del Consejo Directivo y la Alta
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Gerencia. (3) Reportes del Revisor Fiscal y de la oficina de control interno o auditoría interna (según sea el caso). (4) Paquetes de compensación de los miembros del Consejo Directivo y principales ejecutivos, incluyendo los contratos suscritos con la sociedad. (5) Todos los contratos suscritos por la sociedad con sus vinculados económicos, incluyendo los miembros del Consejo Directivo y los ejecutivos y/o empleados de la sociedad. (6) Los mecanismos de administración de Conflictos de Interés. (7) Asistencia individual del Consejo Directivo del último año.
41.
Criterios de prevención de conflictos de interés en los procesos de contratación.
La sociedad deberá formalizar y revelar al público los términos de contratación con proveedores, asesores, contratistas, etc. Así como los mecanismos de prevención de conflictos de interés en los procesos de contratación que adelanta. Para efectos de todos los procesos de contratación de la sociedad, se deberá fomentar la aplicación de criterios de menor costo, mayor efectividad, y, particularmente, de privilegiar los intereses de la sociedad.
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D. Ambiente de Control Los procesos de control son vitales para que las Sociedades de Gestión Colectiva garanticen que los estados financieros y la información contable de la sociedad refleja fielmente su estado. Adicionalmente, un adecuado ambiente de control contribuye al cumplimiento de la normativa frente a los entes de vigilancia y control, el relacionamiento con los grupos de interés y la mejora en la gestión adecuada de riesgos; con el consecuente fortalecimiento de la sociedad en el largo plazo. Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo presentadas a continuación propenden por el fortalecimiento e interacción efectiva de las áreas de control interno y externo de la sociedad.
42.
Derecho de los especializadas.
asociados
a
solicitar
auditorias
externas
La sociedad deberá garantizar el derecho de los asociados de solicitar auditorías externas especializadas (sobre temas específicos), siempre y cuando lo solicite al menos el veinte por ciento (20%) del número total de asociados de cualquier categoría. Para el efecto, los asociados deberán presentar solicitud escrita y fundamentada al Presidente del Consejo, quien la validará y le dará trámite en coordinación con el Gerente. Los asociados deberán presentar propuesta sobre la firma que realizará la auditoría, no obstante, el Consejo Directivo deberá decidir, bajo criterios objetivos, si la solicitud procede y presentar la respuesta a los solicitantes. Los costos de las auditorías especializadas deberán ser asumidos por los solicitantes de la auditoría.
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43.
Auditoria Interna independiente y que reporta al Consejo Directivo y al Comité de Vigilancia.
La sociedad deberá tener una función y área de Auditoría Interna. La actividad de auditoría interna deberá evaluar y contribuir a la mejora del sistema de control interno utilizando un enfoque sistemático y disciplinado. El proceso y los ejecutores de las actividades de auditoría interna deberán ejecutar sus responsabilidades con total independencia. Los responsables del área de Auditoría Interna deberán reportar directamente al Consejo Directivo y al Comité de Vigilancia.
44.
Gestión de riesgos.
La sociedad deberá identificar y gestionar todas las fuentes de riesgo mediante el desarrollo de sistemas, controles y procedimientos. Los sistemas de administración de riesgos deberán ser fiables y seguros, y contemplar riesgos estratégicos, financieros, operativos y de cumplimiento normativo. El seguimiento de estos aspectos debe dar lugar a reportes regulares que deben ser oportunamente presentados al Consejo Directivo y al Comité de Vigilancia.
45.
Generación de un reporte financiero trimestral para el Consejo Directivo.
El Gerente deberá generar un reporte financiero integral sobre la situación de la sociedad para el Consejo Directivo cada tres (3) meses. Este reporte deberá incluir los principales indicadores financieros y la evaluación respecto a los datos del periodo previo.
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46.
Criterios de independencia del Revisor Fiscal.
Se deberá llevar a cabo una auditoría anual a cargo de un auditor independiente (Revisor Fiscal), competente y cualificado. Tendrá el objetivo de ofrecer a los miembros del Consejo Directivo y a los asociados una garantía externa y objetiva de si los estados financieros reflejan fielmente la situación financiera y los resultados de la sociedad en todos sus aspectos materiales. Para efectos de la selección del Revisor Fiscal se deberá verificar que se cumplan los siguientes criterios de independencia: (1) El Revisor Fiscal deberá de una persona jurídica de reconocido prestigio. Deberá certificar experiencia de al menos diez (10) años en el ejercicio de la revisoría fiscal. (2) No se deberá designar como Revisor Fiscal a una firma que haya recibido ingresos de la sociedad y/o de sus vinculados económicos, que representan el veinticinco por ciento (25%) o más de sus ingresos anuales. (3) No se deberá contratar con el Revisor Fiscal servicios distintos a los de auditoria. (4) Se deberá rotar el Revisor Fiscal al menos cada cuatro (4) años, y solamente podrá retomar la auditoria de la sociedad luego de un periodo de dos (2) años.
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47.
Adopción de un Código de Ética y Conducta.
La sociedad deberá adoptar y asegurar el cumplimiento de un Código de Ética y Conducta para todos los directivos y empleados de la misma. El Código deberá contener disposiciones sobre: conflictos de interés, el deber de confidencialidad, información privilegiada, pagos impropios, donaciones, nepotismo, actividades políticas y recibo de regalos, entre otros. Deberá reflejar los principios de prevención de corrupción en todos los ámbitos de la sociedad.
48.
Mecanismos de Denuncia.
La sociedad deberá poner a disposición de sus empleados mecanismos de denuncia, a través de su página web o una línea telefónica gratuita y anónima para facilitar que los empleados puedan denunciar posibles hechos de corrupción o faltas en la ética en la sociedad. El área de Auditoría Interna es responsable de definir la validez de cada denuncia, verificar y dar seguimiento a las investigaciones correspondientes.
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E. Resolución de Controversias Uno de los propósitos del Gobierno Corporativo es permitir una pronta y efectiva solución de las controversias que se puedan presentar con ocasión de las relaciones entre la sociedad, sus asociados y sus administradores. A continuación se establecen las buenas prácticas de Gobierno Corporativo asociadas a la eficiente resolución de conflictos.
49.
Revelar información sobre las entidades de vigilancia y control.
La sociedad deberá proporcionar información sobre las entidades de vigilancia y control a sus asociados y al público. Esto incluye la autoridad de estos órganos, los mecanismos de contacto y los procedimientos que tienen a su disposición para solicitar se hagan efectivos los procesos de vigilancia y control.
50.
Mecanismos Alternativos de Resolución de Controversias.
Cualquier controversia que pudiera surgir entre los asociados, entre estos y la sociedad, con el Consejo Directivo o la gerencia con relación al Código de Buen Gobierno Corporativo relativa a su interpretación y/o cumplimiento, incluidas las referidas a su nulidad o validez, deberán ser resueltas mediante mecanismos de amigable composición. En caso de no ser resueltos por esta vía, la sociedad deberá establecer mecanismos alternativos confiables para resolver adecuadamente estas controversias.
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GLOSARIO Consejo Directivo: Es el órgano colegiado de dirección y administración de las sociedades de gestión colectiva.
Comité de Vigilancia: Es un órgano de control al interior de las sociedades de gestión colectiva. Está integrado por tres (3) miembros principales y tres (3) suplentes numéricos los cuales deben ser asociados de la sociedad.
Gerente: Es el Ejecutivo o Directivo principal de las sociedades de gestión colectiva. Detenta su representación legal y está facultado legal y estatutariamente respecto la gestión ordinaria de la sociedad.
Gestión Colectiva de Derechos de Autor: Sistema de administración del derecho de autor y los derechos conexos, en virtud del cual los autores o titulares de derecho de autor o conexos, delegan en organizaciones creadas a tal efecto la negociación de las condiciones en que sus obras o prestaciones artísticas serán utilizadas por los usuarios1.
Revisor Fiscal: Es un órgano de fiscalización externo e independiente de las sociedades de gestión colectiva, que se encarga, entre otras funciones, de dictaminar los estados financieros de la sociedad.
Secretario General: Es la persona designada por una sociedad de gestión colectiva, particularmente para brindar apoyo a la Asamblea General de Asociados y al Consejo Directivo en las funciones relacionadas con la
OLARTE, Jorge M. ROJAS, Miguel A. Manual de Derecho de Autor para Alcaldías y Gobernaciones. Dirección Nacional de Derechos de Autor, Unidad Administrativa Especial del Ministerio del Interior. 2011, Pág.29. 1
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convocatoria, registro y control de actas de las reuniones, comunicación de decisiones, entre otras2.
SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente del año corriente.
Sociedad de Gestión Colectiva de Derecho de Autor: Son entidades sin ánimo de lucro, que cuentan con personería jurídica y autorización de funcionamiento concedida por la Dirección Nacional de Derecho de Autor. Están facultadas para representar a una pluralidad de titulares (de derecho de autor o de derechos conexos, según el caso), y ejercer frente a terceros los derechos exclusivos o de remuneración que correspondan a sus afiliados con ocasión del uso de sus repertorios 3. Las sociedades de gestión colectiva están reguladas por la Ley 44 de 19934 (modifica y adiciona la Ley 23 de 1982). Actualmente en Colombia están definidas las siguientes sociedades de gestión colectiva: ACINPRO: Asociación Colombiana de Intérpretes y Productores Fonográficos. ACTORES: Sociedad Colombiana de Gestión. CEDER (CDR): Entidad Centro Colombiano de Derechos Reprográficos. EGEDA: Entidad de Gestión Colectiva de Derechos de los Productores Audiovisuales de Colombia. SAYCO: Sociedad de Autores y Compositores de Colombia.
Ver: OLARTE, Jorge M. ROJAS, Miguel A. Manual de Derecho de Autor para Alcaldías y Gobernaciones. Dirección Nacional de Derechos de Autor, Unidad Administrativa Especial del Ministerio del Interior. 2011, Pág.34. 3 OLARTE, Jorge M. ROJAS, Miguel A. Manual de Derecho de Autor para Alcaldías y Gobernaciones. Dirección Nacional de Derechos de Autor, Unidad Administrativa Especial del Ministerio del Interior. 2011, Pág.30-31. 4 Disponible en: http://www.derechodeautor.gov.co/htm/legal/legislacion/leyes_arch/Ley%2044.pdf 2
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Vinculados económicos: Para efectos de los presentes Lineamientos de Buen Gobierno Corporativo para sociedades de gestión colectiva, se consideran como vinculados económicos de una sociedad de gestión colectiva a todos aquellos que se encuentran dentro de cualquiera de las siguientes situaciones: (1) Los miembros del Consejo Directivo, los administradores de la sociedad, los miembros del Comité de Vigilancia, el Secretario General, el Tesorero y el Revisor Fiscal, sus cónyuges, compañero (a) permanente o sus parientes dentro del cuatro (4ª) grado de consanguinidad, segundo (2ª) de afinidad y primero civil. (2) Toda sociedad donde alguno de los mencionados en el numeral anterior, participe en calidad de socio o beneficiario real del más del diez por ciento (10%) de las acciones de dicha sociedad. (3) Las otras sociedades de gestión colectiva.
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