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MANUAL DE CALIDAD
OCTUBRE DE 2013
Aprobado por: Rector
Elaborado por: Direcciones de Planeación y Control Interno
Versión:06
Código: P01-M01
Revisado por: Oficina Jurídica
TABLA DE CONTENIDO 1. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................................................................................ 5 2.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................................................................................. 9 2.1 ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 9 2.2 CAMPO DE APLICACIÓN ........................................................................................................................................... 9
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3. NUESTROS CLIENTES ......................................................................................................................................................... 10 4. PRODUCTOS Y SERVICIOS ............................................................................................................................................... 11 5. DECLARACIONES GERENCIALES .................................................................................................................................... 14 5.1 MISION ........................................................................................................................................................................ 14 5.2 POLITICA DE CALIDAD ............................................................................................................................................. 14 5.3 VISION ......................................................................................................................................................................... 14 5.4 OBJETIVOS DE CALIDAD ......................................................................................................................................... 15 6. MATRIZ DESPLIEGUE OBJETIVOS DE CALIDAD ............................................................................................................ 16 7. CÓDIGO DE ETICA ............................................................................................................................................................... 22 7.1 PRINCIPIOS ETICOS ................................................................................................................................................. 22 7.2 VALORES ETICOS ..................................................................................................................................................... 22 8. ORGANIGRAMA ..................................................................................................................................................................... 23 9. MAPA DE PROCESOS ........................................................................................................................................................... 24 10. MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD-CADENA DE VALOR- .......................................................... 25 11. MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS CLIENTE – PROVEEDOR ................................................................... 26 12. MATRIZ DE COMUNICACIÓN ............................................................................................................................................ 32 13. PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS NT CGP 1000:2009 VS. PROCESOS ............................................................................. 35 14. EXCLUSIONES ..................................................................................................................................................................... 36 15. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS ...................................................................................................................... 37 15.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL ............................................................................................................................... 37 15.2 COMUNICACIÓN PÚBLICA ...................................................................................................................................... 40 15.3 DOCENCIA ................................................................................................................................................................. 44 15.4 INVESTIGACIÓN ....................................................................................................................................................... 54 15.5 EXTENSIÓN ............................................................................................................................................................... 59 15.6 GESTIÓN FINANCIERA ............................................................................................................................................ 62 15.7 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS .............................................................................................................. 65 15.8 ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ................................................................................... 70 15.9 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ........................................................................................................................ 75 15.10 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN ........................................................................... 81 15.11 GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................................................................... 85 15.12 BIENESTAR INSTITUCIONAL ................................................................................................................................ 89 15.13 CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................. 93 15.14 ATENCIÓN AL CLIENTE ......................................................................................................................................... 98 15.15 MEJORAMIENTO CONTINUO.............................................................................................................................. 101
16. CONTROL MODIFICACIÓN .............................................................................................................................................. 104
1. RESEÑA HISTÓRICA
El Tecnológico de Antioquia inició labores académicas en 1983, como institución pública de educación superior dedicada principalmente a la formación técnica y tecnológica. La actual Institución Universitaria tuvo sus orígenes en el Centro Educacional Femenino de Antioquia -CEFA-, el cual, en 1979, fue facultado para ofrecer programas de educación superior en la modalidad tecnológica. En ese año se compartía la sede y la estructura administrativa con los programas de educación media vocacional. En 1979, mediante el Decreto 00262, emanado de la Gobernación de Antioquia, se convirtió en establecimiento público descentralizado del orden departamental. A su vez, la Ordenanza 48 de 1979 determinó que el desarrollo académico del Instituto debía realizarse en dos niveles: el de educación media vocacional y el de educación superior en la modalidad de formación tecnológica. El Acuerdo 181 de diciembre de 1982, expedido por el ICFES, concedió licencia de funcionamiento a los programas de Tecnología en Educación Especial, Educación Preescolar y Educación Básica. El 14 de marzo de 1983, se iniciaron las clases de estos tres programas, desarrollados combinando la metodología presencial y a distancia. Posteriormente, se implementaron otros tres nuevos programas: Administración Documental y Micrografía, Secretariado Comercial y Gerontología. Mediante la Ordenanza 56 del 14 de diciembre de 1989 se modifica el nombre de Instituto Central Femenino por el de Tecnológico de Antioquia, acto administrativo que le dio identidad como una institución educativa de nivel superior. En 1992, la Ordenanza 13 del 18 de diciembre desagrega la educación media vocacional de los programas de educación superior, conformándose dos instituciones independientes administrativa y financieramente: el CEFA y el Tecnológico de Antioquia. A finales de 1993, el entonces gobernador de Antioquia, Juan Gómez Martínez, dotó al Tecnológico de Antioquia de una sede propia, mediante la compra de parte de las instalaciones de la Universidad Pontificia Bolivariana, en la Avenida La Playa, según Decretos 0158 del 20 de enero de 1994 y 3805 del 27 de septiembre de 1993, con una inversión de 1.800 millones de pesos.
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Como otro gran paso en el proceso de crecimiento y transformación a Institución Universitaria, el entonces gobernador de Antioquia, Álvaro Uribe Vélez y el rector del Tecnológico de Antioquia, Humberto Saldarriaga, firmaron el 18 de noviembre de 1997, la escritura pública de compraventa de la actual sede, en el sector de Robledo, de 37.992 metros cuadrados, la cual posibilitó aumentar la cobertura educativa y mejorar las condiciones académicas, administrativas y de bienestar para toda la comunidad universitaria. Las labores académicas en la sede central de Robledo se iniciaron en el primer semestre de 1999. En noviembre de 1996 se creó el Centro Regional Aburra Sur con sede en Itagüí, un aporte a la educación superior del departamento y del país. La Gobernación de Antioquia, el Tecnológico de Antioquia y el Municipio de Itagüí oficializaron el convenio mediante el cual se dio vida a este nuevo establecimiento de educación superior. El acto de entrega a la comunidad del Sur del Valle de Aburra estuvo presidido por entonces gobernador de Antioquia, Álvaro Uribe Vélez, el rector del Tecnológico de Antioquia, Humberto Saldarriaga Carmona (Q.E.D) y el alcalde de Itagüí, Juan Carlos Moncada Restrepo (Q.E.D). Durante el acto protocolario, el Director Nacional del ICFES, Luis Carlos Muñoz Uribe, presentó la resolución por la cual se aprobaron las licenciaturas en educación. El 4 de julio de 2006, se constituye en otra fecha trascendental, pues, mediante Resolución 3612 del Ministerio de Educación Nacional, la Institución adquirió el carácter académico de Institución Universitaria. En el 2008, la celebración de los 25 años de vida académica del Tecnológico de Antioquia, se dio a la par con la entrega y construcción de importantes obras de infraestructura, entre ellas, la Biblioteca Tecnológica y adecuaciones físicas en zonas aledañas, la remodelación del Bloque 10 de Bienestar Institucional y Extensión, la construcción del Centro de Investigaciones Tecnológicas de Innovación y Apropiación, el cambio de alcantarillado y la piscina semiolímpica. Igualmente, el 14 de marzo de este año, es una fecha especial para el Tecnológico de Antioquia, debido a la entrega, por parte del ICONTEC, del Certificado de Gestión de Calidad NTC – ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004 para las actividades de docencia, investigación y extensión, en los campos técnicos, tecnológico y profesional universitario. El Tecnológico de Antioquia-Institución Universitaria, ha contribuido significativamente al desarrollo y progreso de la ciudad, mediante la formación de más de 25.000 profesionales graduados. Asimismo, la Institución ha participado en importantes proyectos educativos como la formación en Tecnología en Sistemas para empleados de Empresas Públicas de Medellín, la formación como Licenciadas en Educación Preescolar de madres comunitarias, la capacitación en competencias administrativas y financieras para organizaciones comunitarias y juntas de acción comunal, los proyectos de primera infancia e inclusión educativa, la articulación de la media técnica Medellín y el Departamento, entre otros. 6
Hoy, la Institución cuenta con 28 programas, de los niveles técnico profesional, tecnológico, profesional universitario y de postgrado, todos ellos con registro calificado y tres con acreditación de alta calidad (Educación Preescolar, Tecnología Agroambiental y Tecnología en Investigación Judicial), ofrecidos por medio de cuatro facultades: Ciencias Administrativas y Económicas, Ingeniería, Educación y Ciencias Sociales e Investigación Judicial Forenses y Salud. Para el primer semestre de 2013, el Tecnológico de Antioquia cuenta con 9.922 estudiantes, en su sede central de Robledo (Medellín), Itagüí, Bello, Copacabana y en otros 49 municipios por fuera del área metropolitana. El 11 de noviembre de 2012, se reelige al rector, el doctor Lorenzo Portocarrero Sierra y se da inicio a su programa de gobierno “Educación con Calidad”, cuyo propósito principal es fortalecer la calidad a través de la acreditación de programas e Institucional. Además le apuesta a la regionalización, la investigación en los programas técnicos, tecnológicos universitarios y de formación a avanzada, visionándose como una Institución líder en el orden departamental y competitiva en los ámbitos nacional e internacional. Su programa de gestión se desarrolla bajo cinco líneas estratégicas, en las que se ha alcanzado el fortalecimiento financiero de la Institución, la ampliación de cobertura en el Área Metropolitana y en las regiones, la modernización y actualización de la plataforma tecnológica mediante la implementación de servicios académicos en línea, la creación de nuevos programas académicos, la internacionalización, la investigación y la modernización corporativa y la responsabilidad social. El Tecnológico de Antioquia, como institución Universitaria tiene establecido su mapa de procesos enmarcado en el ciclo PHVA, y los clasifica de la siguiente manera: Procesos estratégicos: Planeación institucional y Comunicación pública. Procesos misionales: Docencia, Investigación y Extensión Procesos de apoyo: Gestión financiera, Gestión del talento Humano, Administración de Bienes Muebles e inmuebles, Adquisición de bienes y servicios, Tecnología de la información y la comunicación, Gestión documental y Bienestar institucional. Procesos de evaluación: Control Interno y Atención al cliente Procesos de mejora: Mejoramiento continuo
La planta de cargos que soportan las áreas misionales y administrativas, no permite cumplir a cabalidad con las tareas encomendadas en los horarios 7
establecidos y por el contrario el personal requiere quedarse más tiempo de su jornada laboral en sus oficinas. Se está adelantando un estudio para adecuar la planta de cargos a las nuevas necesidades institucionales. A medida que la tecnología avanza y que el mundo va cambiando se van requiriendo de otras metodologías de enseñanza como es la estrategia de la educación virtual y para la entidad a pesar de contar con la infraestructura necesaria, ha sido difícil implementar programas virtuales que lleguen a todas las comunidades. La instalaciones con que cuenta el campus universitario son muy agradables, cuenta con canchas de futbol, piscina, zonas verdes, gimnasio, sendero de la paz, que permite que los estudiantes se sientan cómodos en la institución, igualmente las aulas de clase cuentan con todos los medios logísticos como son tableros, pantallas industriales y computador, para apoyar el desarrollo de la academia. Con respecto al valor de la matrícula también se puede decir que la Entidad tiene un valor muy bajo con respecto a otras instituciones universitarias similares. Financieramente la entidad cuenta con un presupuesto de $29.000.000 millones de pesos y sus indicadores financieros reflejan realmente que los recursos están siendo bien invertidos y que se tiene una buena solvencia económica. El tecnológico de Antioquia, celebra convenios interadministrativos con otras entidades como la Gobernación de Antioquia, el Municipio de Medellín, Otras universidades, Municipios de Antioquia, que le permiten desarrollar proyectos comunes y genera otros ingresos. La entidad cuenta con 5 grupos de investigación registrados y clasificados en Colciencias lo que le permite mejorar su calificación para la obtención de registros calificados y la acreditación de alta calidad de los programas académicos.
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2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
2.1 ALCANCE Docencia, Investigación y Extensión, en los campos técnico, tecnológico y profesional.
2.2 CAMPO DE APLICACIÓN
Para la NTCGP 1000:2009 el Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico de Antioquia, se aplica a todos los 15 Procesos dentro del Ciclo PHVA.
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3. NUESTROS CLIENTES
• Estudiantes • Docentes • Familias • Comunidad • Empresas • Estado
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4. PRODUCTOS Y SERVICIOS
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS PROGRAMAS DE PREGRADO (Medellín)
PROCESO
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS Técnica Profesional en Procesos de Comercio Exterior y Logística – CÓDIGO SNIES 101908 Resolución de Registro Calificado N° 10734 del 6 de septiembre de 2012. Técnica Profesional en Procesos Financieros – CÓDIGO SNIES 101914 Resolución de Registro Calificado N° 10731 del 6 de septiembre de 2012. Tecnología en Gestión de Comercio Exterior y Logística – CÓDIGO SNIES 101909 Resolución de Registro Calificado N° 10733 del 6 de septiembre de 2012. Tecnología en Gestión Comercial – CÓDIGO SNIES 101661 Resolución de Registro Calificado N° 7896 del 16 de julio de 2012. Tecnología en Gestión Financiera – CÓDIGO SNIES 101960 Resolución de Registro Calificado N° 11085 del 11 de septiembre de 2012. Administración Financiera por Ciclos Propedéuticos – CÓDIGO SNIES 90988 Resolución de Registro Calificado N° 6450 del 23 de julio de 2010. Negocios Internacionales por Ciclos Propedéuticos – CÓDIGO SNIES 53785 Resolución de Registro Calificado N° 3999 del 27 de junio de 2008. Contaduría Pública – CÓDIGO SNIES 102143 Resolución de Registro Calificado N° 16799 del 20 de diciembre de 2012. FACULTAD: INGENIERÍA
Técnico Profesional en Sistemas – CÓDIGO SNIES 10171 Resolución de Registro Calificado N° 6744 del 1 de noviembre de 2006. Tecnología en Sistemas CÓDIGO SNIES 2111 Resolución de Registro Calificado N° 6744 del 1 de noviembre de 2006. Tecnología Agroambiental – CÓDIGO SNIES 7813 Resolución de Registro Calificado N° 16731 del 20 de diciembre de 2012. Resolución de Alta Calidad N° 14962 del 19 de noviembre de 2012. Tecnología Archivística – CÓDIGO SNIES 2110 Resolución de Registro Calificado N° 6617 del 27 de octubre de 2006. Ingeniería en Software por Ciclos Propedéuticos – CÓDIGO SNIES 90522 Resolución de Registro Calificado N° 5070 del 24 de junio de 2010. Ingeniería Ambiental – CÓDIGO SNIES 91512 Resolución de Registro Calificado N° 7891 del 19 de septiembre de 2011. Tecnología en Gestión Informática – CÓDIGO SNIES 102449 Resolución de Registro Calificado N° 4775 del 30 de abril de 2013. Tecnología en Diseño y Desarrollo Web – CÓDIGO SNIES 102450 Resolución de Registro Calificado N° 4776 del 30 de abril de 2013.
DOCENCIA
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FACULTAD: EDUCACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES Tecnología en Gerontología – CÓDIGO SNIES 2108 Resolución de Registro Calificado N° 2612 del 22 de mayo de 2007. Tecnología en Promoción del Desarrollo Humano – CÓDIGO SNIES 53043 Resolución de Registro Calificado N° 4850 del 28 de agosto de 2007. Licenciatura en Educación Preescolar – CÓDIGO SNIES 3723 Resolución de Registro Calificado N° 2390 del 7 de marzo de 2013. Resolución de Alta Calidad N° 1228 del 27 de diciembre de 2011. Licenciatura en Educación Básica con énfasis en Humanidades y Lengua Castellana – CÓDIGO SNIES 10667 Resolución de Registro Calificado N° 758 del 8 de febrero de 2011. FACULTAD: INVESTIGACIÓN JUDICIAL, FORENSES Y SALUD Tecnología en Investigación Judicial – CÓDIGO SNIES 2883 Resolución de Registro Calificado N° 4276 del 19 de abril de 2013. Resolución de Alta Calidad N° 1917 del 27 de febrero de 2013. Profesional en Criminalística – CÓDIGO SNIES 90975 Resolución de Registro Calificado N° 12748 del 28 de diciembre de 2010.
PROGRAMAS DE POSGRADO (Medellín) FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS Especialización en Logística y Distribución Física Internacional – CÓDIGO SNIES 102111 Resolución de Registro Calificado N° 16377 del 13 de diciembre de 2012. FACULTAD: INGENIERÍA Especialización en Prevención y Atención de Desastres Naturales – CÓDIGO SNIES 101441 Resolución de Registro Calificado N° 12483 del 29 de diciembre de 2011. Especialización en Tratamiento, Valoración y Gestión de Residuos Sólidos – CÓDIGO SNIES 102297 Resolución de Registro Calificado N° 2391 del 7 de marzo de 2013. Especialización en Seguridad de la Información – CÓDIGO SNIES 102735 Resolución de Registro Calificado N° 9956 del 31 de julio de 2013. FACULTAD: EDUCACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES Maestría en Educación – CÓDIGO SNIES 101801 Resolución de Registro Calificado N° 7189 del 27 de junio de 2012. FACULTAD: INVESTIGACIÓN JUDICIAL, FORENSES Y SALUD Especialización en Derecho Internacional Humanitario – CÓDIGO SNIES 102409 Resolución de Registro Calificado N° 3317 del 5 de abril de 2013. Actualizó: Diana Cristina Castro Valencia. Estadísticas. Septiembre 16 de 2013. Fuente de información: SACES (Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior) MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.
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PROGRAMAS DE EDUCACIÓN NO FORMAL Se ofertan Diplomados, Cursos, Seminarios y Talleres de actualización en temas de interés tanto para egresados, estudiantes y público en general a través de la página web y medios impresos.
Extensión
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5. DECLARACIONES GERENCIALES 5.1 MISION
En la Institución Universitaria Tecnológico de Antioquia se forman personas comprometidas con el desarrollo del departamento y del país, en los ciclos de formación técnica profesional, tecnológico, profesional universitario y de formación avanzada; desde un Proyecto Educativo Institucional que potencializa la construcción de conocimiento, fomenta el espíritu humanista, crítico e investigativo, la responsabilidad social y el desarrollo sostenible. 5.2
POLITICA DE CALIDAD
El Tecnológico de Antioquia se compromete a mejorar continuamente la calidad de sus servicios, siguiendo los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación (CNA) para formar personas comprometidas con el desarrollo integral en los campos técnico profesional, tecnológico, profesional universitario y de formación avanzada, desde un proyecto educativo institucional, que potencializa la construcción de conocimiento y el espíritu crítico e investigativo, mediante una eficiente planeación, para obtener mayor satisfacción de sus clientes, participación en el mercado y beneficio social, alineados con los planes de desarrollo Municipal, Regional y Nacional. 5.3
VISION
El Tecnológico de Antioquia se identificará como una Institución Universitaria, líder en el orden departamental, competitiva en el ámbito nacional, con proyección internacional, reconocida por la excelencia académica y la calidad humana de sus integrantes, para responder con eficiencia, eficacia, pertinencia y compromiso social a los requerimientos y necesidades de la sociedad y, en particular, de las distintas regiones del departamento de Antioquia.
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5.4
OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Aumentar la cobertura de educación superior con calidad y pertinencia. 2. Contribuir al desarrollo y prosperidad de la Región y del país 3. Generar conocimiento científico y tecnológico con pertinencia social 4. Fortalecer el vínculo entre la sociedad – la empresa y la universidad 5. Promover la formación integral de los miembros de la comunidad Académica 6. Desarrollar un modelo de gestión académico y administrativo al servicio de las funciones misionales 7. Propiciar las condiciones organizacionales que eleven el nivel de productividad 8. Realizar gestión financiera para un desarrollo sostenible 9. Optimizar la administración de bienes de la institución 10. Ampliar y mejorar la infraestructura tecnológica que soporta las funciones misionales 11. Medir el grado de satisfacción del cliente
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6. MATRIZ DESPLIEGUE OBJETIVOS DE CALIDAD DIRECTRIZ POLITICA El Tecnológico de Antioquia se compromete a mejorar continuamente la calidad de sus servicios
PERSPECTIVA CLIENTE
OBJETIVOS Aumentar cobertura educación superior calidad pertinencia
PROCESO la de
con y
Planeación Institucional, Comunicación pública, Docencia, Investigación Extensión, Bienestar, estudiantil, Atención al cliente, Mejoramiento continuo, Administració n de Bienes mueble e inmuebles, TIC, GF, ABYS, CI, GTH, GD.
INDICADOR ESTRATEGICO Porcentaje de incremento de estudiantes matriculados en la sede central
META DE CALIDAD Incremento del 5% anual
Número de programas con acreditación de alta calidad Porcentaje de estudiantes que se retiran de la institución
Tres (3) programas académicos con acreditación de alta calidad Máximo el 10% de estudiantes se retiran de la institución
No. de municipios por fuera del área metropolitana con programas académicos
En 62 municipios se sirven programas académicos
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DIRECTRIZ POLITICA Siguiendo los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación CNA, para formar personas comprometida s con el desarrollo integral en los campos técnico, tecnológico y profesional universitario, desde un proyecto educativo institucional ,que potencie la construcción de conocimiento y el
PERSPECTIVA
OBJETIVOS
PROCESO
CLIENTE
Generar conocimiento científico y tecnológico con pertinencia social
Docencia Investigación Extensión
INDICADOR ESTRATEGICO Número de grupos clasificados en Colciencias
META DE CALIDAD Cinco (5) grupos clasificados
Número de proyectos de investigación en ejecución/año Número de artículos en revistas indexadas/año
Doce (12) proyectos de investigación en ejecución Siete (7) artículos en revistas indexadas
Número de alianzas con redes de investigación
CLIENTE
Fortalecer vínculo entre sociedad, empresa y universidad
el la la la
Extensión
Porcentaje de ejecución de la oferta de eventos de educación continua
Cinco (5) alianzas con redes de investigación
90% de ejecución de la oferta de eventos de educación continua
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DIRECTRIZ POLITICA espíritu crítico e investigativo
Mediante una eficiente planeación, para obtener mayor satisfacción de sus clientes, participació n en el mercado y beneficio
PERSPECTIVA
CLIENTE
OBJETIVOS
Promover la formación integral de los miembros de la comunidad académica a través de programas que mejoren su calidad de vida
PROCESO
Bienestar Institucional, Administració n de Bienes muebles e inmuebles, Adquisición de Bienes y servicios
INDICADOR ESTRATEGICO Porcentaje de propuestas de servicios de extensión ejecutadas
META DE CALIDAD 70% de ejecución de las propuestas de servicios de extensión presentadas
Porcentaje de satisfacción de los participantes en eventos de educación continua Número de consultas médico, sicológicas y odontológicas/a ño Número de participantes de las actividades deportivas/año No. de participantes de las actividades culturales/año
90% de los participantes en eventos de educación continua satisfechos
3.800 consultas médico, sicológicas y odontológicas/año
1.300participante de las actividades deportivas/año 750 participantes de las actividades culturales/año
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DIRECTRIZ POLITICA social.
participació n en el mercado
PERSPECTIVA
OBJETIVOS
PROCESO
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
Desarrollar un modelo de gestión académico y administrativo al servicio de las funciones misionales
Control Interno, Mejoramiento continuo, Planeacion Institucional, Gestión documental
INDICADOR ESTRATEGICO Porcentaje de satisfacción de los usuarios de los servicios de Bienestar Porcentaje de riesgos mitigados Correcciones aplicadas a los productos no conformes Evaluación a planes de mejoramiento Porcentaje de ejecución física del plan de acción Porcentaje de comunicaciones externas entregadas al destinatario en un día
META DE CALIDAD 95% de usuarios satisfechos
80% de riesgos mitigados 80% de correcciones aplicadas a los productos no conformes 100 % de evaluación a planes de mejoramiento 100% de ejecución física del plan de acción 100% de comunicaciones externas entregadas al destinatario en un día
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DIRECTRIZ POLITICA y beneficio social.
PERSPECTIVA
OBJETIVOS
PROCESO
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
Propiciar las condiciones organizacionales que eleven el nivel de productividad
Gestión del talento Humano
GESTION DE RECURSOS
Realizar gestión financiera para un desarrollo
Gestión Financiera
INDICADOR ESTRATEGICO Porcentaje de docentes de TC con Maestría Porcentaje de docentes de TC con Doctorado Calificación de competencias de los empleados por nivel jerárquico en una escala de 0 a 100 puntos Porcentaje de percepción positiva del clima organizacional Impacto de las capacitaciones
Porcentaje de ejecución presupuestal de
META DE CALIDAD 46% de docentes de TC con Maestría 4% de docentes de TC con Doctorado Con calificación de 66 puntos nivel de competencias de los empleados
85% de percepción positiva del clima organizacional
100% de las capacitaciones con evaluación de impacto. 100% de ejecución presupuestal
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DIRECTRIZ POLITICA
PERSPECTIVA
OBJETIVOS
PROCESO
sostenible
GESTION DE RECURSOS
Optimizar la administración de bienes de la institución
Administració n de Bienes muebles e inmuebles
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
Ampliar y mejorar la infraestructura tecnológica
CLIENTE
Medir el grado de satisfacción del cliente
Tecnología de la información y la comunicación Atención al cliente
INDICADOR ESTRATEGICO ingresos
META DE CALIDAD
Porcentaje de ejecución presupuestal de gastos Solidez
85% de ejecución
Porcentaje de Cumplimiento Plan de Mantenimiento preventivo Porcentaje de solicitudes de soporte técnico solucionadas
100% de cumplimiento
100% de solicitudes de soporte técnico solucionadas
Porcentaje de satisfacción del cliente
70% de satisfacción del cliente
5.0
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7.
CODIGO DE ETICA
7.1
PRINCIPIOS ETICOS
Los principios se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta. Los principios éticos son las creencias básicas desde las cuales se erige el sistema de valores al que las personas o los grupos se adscriben. Dichas creencias se presentan como postulados que el individuo y el colectivo asumen como las normas rectoras que orientan sus actuaciones y que no son susceptibles de trasgresión o negociación. En el Tecnológico de Antioquia reconocemos y actuamos bajo los siguientes principios éticos: 7.2
VALORES ETICOS
Por valores se entienden aquellas formas de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades nuestras y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. En el Tecnológico de Antioquia reconocemos y actuamos bajo los siguientes valores éticos: Autonomía Liderazgo Tolerancia Respeto Honestidad Responsabilidad Compromiso social
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8. ESTRUCTURA ORGÁNICA (Acuerdos 7 de Octubre 19 de 2012)
CONSEJO DIRECTIVO
RECTORIA CONSEJO ACADÉMIICO
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
OFICINA DE COMUNICACIONES
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS FACULTAD DE INGENIERÍA
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCION DE INVESTIGACIÓN
TALENTO HUMANO
FACULTAD DE INVESTIGACION JUDICIAL, FORENSES Y SALUD DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BASICAS Y AREAS COMUNES
ARCHIVO
DIRECCION DE REGIONALIZACIÓN DIRECCIÓN DE BIENESTAR
FACULTAD DE EDUCACION Y CIENCIAS SOCIALES
JURÍDICA
EXTENSIÓN ACADÉMICA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ÁREA DE SALUD
CONTABILIDAD
ÁREA DE DEPORTES
PRESUPUESTO
ÁREA DE FOMENTO CULTURA
TESORERÍA
INTERNACIONALIZACIÓN
COMPRAS Y ALMACÉN ÁREA DESARROLLO HUMANO SERVICIOS GENERALES
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9. MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
H
MISIONALES
N E C E S I D A D E S
MISIONALES
P
ESTRATEGICOS
TECNOLOGICO DE ANTIOQUIA INSITUCION UNIVERSITARIA
D E l
PLANEACION INSTITUCIONAL
COMUNICACIÓN PÚBLICA
DOCENCIA
INVESTIGACION
EXTENSION
GESTION FINANCIERA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
C L I E N T E
APOYO
ADMINISTRACION DE BIENES INMUEBLES
C L I E N T E
S A T I S F E C H O
GESTION Y DESARROLLLO DEL TALENTO HUMANO
TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN Y DE LA COMUNICACION GESTION DOCUMENTAL BIENESTAR INSTITUCIONAL
A
CONTROL INTERNO PROCESOS DE EVALUACION
V
ATENCION AL CLIENTE
24 MEJORAMIENTO CONTINUO
10.
MODELO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD –CADENA DE VALOR-
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11. MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS CLIENTE – PROVEEDOR PROCESO
INSUMO
CLIENTE INTERNO
Código de Ética, código de buen gobierno, diagnóstico institucional, acuerdos, compromisos y protocolos éticos, informes de seguimiento e informes de revisión por la Dirección, Numeral 5.6.2 de la norma NTC GP 1000:2009, proyecto educativo institucional, programa de gobierno del Rector, planes de desarrollo Nacional, Departamental y Municipal Plan estratégico de comunicación, Plan de medios y plan de Acción
Todos los procesos
Todos los procesos
Informe de resultados del nivel de satisfacción del cliente, clientes informados, posicionamiento de la imagen institucional, mejoramiento de la comunicación organizacional, difusión del quehacer docente, cuenta rendida.
Estudiantes, Docentes, Entidades de control externo (Contralorías, Procuraduría)
3. DOCENCIA
Estudiantes , profesores y Egresados
Todos los procesos
Personas competentes
Comunidad Empresas
4. INVESTIGACION
Proyectos de investigación
Todos los procesos
Proyectos de
Comunidad,
1. PLANEACION INSTITUCIONAL
2. COMUNICACIÓN PUBLICA
PRODUCTO Y/O SERVICIO Actas de revisión por la Dirección, Plan de Desarrollo Institucional, Plan de Acción Institucional, informes consolidados, Documentos actualizados, necesidades de acciones correctivas y preventivas, indicadores de gestión.
CLIENTE EXTERNO Estudiante, Docentes, entidades de control externo (Contralorías, Procuraduría. Ente certificador.
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PROCESO
INSUMO
CLIENTE INTERNO
formulados, necesidades del mercado 5. EXTENSIÓN
Necesidades de capacitación, necesidades del mercado, difusión y promoción de los servicios, solicitudes de servicios de empresas o instituciones
Comunidad, Empresas públicas y privadas Otras Universidades
6. GESTION FINANCIERA
Solicitudes de Certificados de disponibilidad presupuestal, solicitudes de certificado de registro presupuestal, solicitud de avances, Facturas, Notas crédito y débito de clientes internos y externos, comprobantes de entradas y salidas de Almacén, Orden de compra o Orden de servicio, Contratos, Soporte de recibido a satisfacción, Nómina, Estatuto orgánico de Presupuesto (Decreto 4670 de septiembre 10 de 1996).
7. ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES
Planta de cargos, solicitudes Todos los procesos de traslado, salidas de
Todos los procesos
PRODUCTO Y/O SERVICIO Investigación ejecutados Capacitaciones realizadas, Servicios prestados, Certificaciones productos entregados, Solución de necesidades de personas o entidades Presupuesto aprobado Recursos financieros de la entidad administrados y disponibles
Asignación de bienes, carteras de inventarios,
CLIENTE EXTERNO Empresas, Colciencias , Universidade s Comunidad Empresas
Estudiantes Empresas Universidade s Proveedores
Estudiantes funcionarios 27
PROCESO
INSUMO
CLIENTE INTERNO
E INMUEBLES
bienes, reclamaciones, garantías, asignaciones, solicitudes de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
8. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Proveedores inscritos, solicitudes de bienes y servicios, disponibilidad presupuestal, tabla de contratación, movimiento de almacén , consulta de precio indicativo y consulta de precio de mercado
Todos los procesos
9. GESTION DOCUMENTAL
Control de registro de los procesos, consecutivo de comunicaciones oficiales, externas despachadas o internas, registro de comunicaciones internas recibidas
Todos los procesos
10. ATENCION AL CLIENTE
Solicitud de información, queja de clientes, percepciones y sugerencias Reestructuración de planta de cargos, Diagnóstico de
Todos los procesos
11. GESTION DEL TALENTO HUMANO
Todos los funcionarios
PRODUCTO Y/O SERVICIO Autorización de salida de bienes, Reclamación a la aseguradora, traslado de bienes, mantenimientos realizados, servicios prestados y bienes funcionando Plan de compras, bien o servicio adquirido, informe mensual de compras, informe de ejecución del plan de compras, informe de evaluación y revaluación de proveedores, orden de compra, comprobante de entrada y salida del almacén Tabla de retención documental, información radicada, custodiada y disponible
CLIENTE EXTERNO
Comité departamental de archivos Egresados
Respuesta a las solicitudes, respuesta de quejas y reclamos Servidor público competente y
Estudiantes Comunidad Egresados Entidades de control Comunidad
Comunidad Egresados
Comunidad Proveedores
28
PROCESO
12. TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
INSUMO necesidades de capacitación y formación, Diagnóstico de necesidades de Bienestar Laboral, Diagnóstico de clima organizacional, Informe de evaluación del desempeño y de competencias laborales, ajuste al manual de funciones y competencias laborales, Demandas acciones y tutelas, Quejas de oficio o de informe Diagnóstico institucional de sistemas de información, Solicitudes de soporte técnico en hardware y software
CLIENTE INTERNO
Todos los procesos
13. BIENESTAR INSTITUCIONAL
Diagnóstico de necesidades de bienestar, Solicitudes de bienestar, propuestas de trabajos interinstitucionales
Todos los procesos
14. CONTROL INTERNO
Informes de Gestión, Planes de mejoramiento, Acciones correctivas, Acciones preventivas, Acciones de mejora, Informe del sistema
Todos los procesos
PRODUCTO Y/O SERVICIO satisfecho
CLIENTE EXTERNO
Plan estratégico de sistemas de información (PESI), Aplicaciones funcionando, Sistemas de comunicación en servicio, Sistemas de información estable, soportes técnicos realizados Estudiantes satisfechos, Demanda satisfecha, Programas y campañas interinstitucionales
Estudiantes Funcionarios Comunidad ,Entes de control
Informe de evaluación de Control interno, informe de verificación o auditoria, Asesoría brindada, informe de
Contraloría General de Antioquia, Área Metropolitana, Otros entes de
Estudiantes Docentes, Comunidad
29
PROCESO
INSUMO de medición, Plan de manejo de riesgos, información contable, Encuesta referencial (satisfacción del cliente), Solicitud de realización de Auditoria, Informe de ejecución del plan de acción.
CLIENTE INTERNO
PRODUCTO Y/O SERVICIO rendición de cuentas (Anual), Informe de gestión anual, Plan de mejoramiento institucional (15 días hábiles siguientes al informe de auditoría gubernamental), Informe de seguimiento al plan de mejoramiento institucional (cada 6 meses), informe de verificación y cumplimiento de normas de software y licencias (anual a más tardar el tercer viernes del mes de marzo). Informe ejecutivo anual de control interno contable, Declaratoria de residuos sólidos en colaboración con la Facultad Ingeniería, Declaratoria de residuos peligrosos en colaboración con la Facultad de Ingeniería, Seguimiento y control a alarmas generadas en
CLIENTE EXTERNO control, Contaduría General de la Nación, Derechos de autor.
30
PROCESO
INSUMO
CLIENTE INTERNO
15. MEJORAMIENTO CONTINUO
Informes de Auditorías internas de calidad, informe sobre atención al cliente, informe sobre indicadores de gestión, Mapa y plan de manejo de riesgos, Informe de seguimiento a la ejecución del plan de manejo de riesgos, informe consolidado sobre las causas del producto no conforme, Informe de seguimiento a los planes de acción, Informes de auditoría externa.
Todos los procesos
PRODUCTO Y/O SERVICIO el SICE, Cuenta rendida (formato) Mejoras significativas, Mejoras escalonadas, Eliminación de causas potenciales, Eliminación de causas reales, Verificación de la eficacia de las acciones.
CLIENTE EXTERNO
Ente certificador, Contraloría general de Antioquia
31
12. QUIÉN COMUNICA
A QUIÉN COMUNICA
Rector
Estudiantes Docentes Funcionarios Entidades que nos vigilan (Contraloría General de Antioquia, Procuraduría)
Vicerrector Académico
Estudiantes Docentes Funcionarios
Secretaria General
Estudiantes Docentes Funcionarios
Funcionarios Dirección de Planeación
Estudiantes Docentes Funcionarios
MATRIZ DE COMUNICACIÓN QUÉ COMUNICA
A TRAVÉS DE
Actos administrativos Plan de Desarrollo Planes de acción Decisiones administrativas Políticas institucionales Política y Objetivos de Calidad. Direccionamiento estratégico. Rendición de cuentas
Comunicaciones Informes Pagina Web Conversatorios Publicaciones
Decisiones administrativas Calendario académico Políticas institucionales Actos administrativos Fallos disciplinarios Decisiones administrativas Directrices internas Informes de Gestión Política de calidad Objetivos de calidad Metas institucionales Proyectos Institucionales
Comunicaciones Informes Pagina Web Resoluciones Oficios Conversatorios
Oficios Correo electrónico Reuniones
32
QUIÉN COMUNICA
A QUIÉN COMUNICA
Estudiantes Funcionarios Docentes Comunicaciones Funcionarios
Funcionarios Estudiantes Dirección Docentes Administrativa y Funcionarios Financiera Funcionarios Admisiones Funcionarios Biblioteca
Estudiantes Docentes Funcionarios Estudiantes Docentes Funcionarios
Estudiantes Funcionarios Docentes Talento Humano Funcionarios
QUÉ COMUNICA • Rendición de cuentas • Comunicación organizacional • Informes de indicadores de gestión Resultados de la gestión fiscal. • Lo resultados de las actividades del Plan de Comunicación. • Información primaria • Resultados de encuestas • Actos administrativos • Informes financieros • Resoluciones de modificación del PAC • Retención en la fuente y un informe anual sobre pagos y retenciones. • Calendario académico • Requisitos • Lista de admitidos • Horarios de atención • Multas • Sanciones • Requisitos • Horario de atención • Trámites • Novedades de nómina
A TRAVÉS DE
Oficios Correo electrónico Reuniones Publicaciones
Prensa Web Oficio Correo electrónico Fax Medios magnéticos Pagina Web Correo electrónico Telefónicamente Carteleras Correo electrónico Teléfono Correo electrónico Página Web oficios
33
QUIÉN COMUNICA Funcionarios Control Interno
Funcionarios Investigación
Funcionarios Bienestar
A QUIÉN COMUNICA Estudiantes Docentes Funcionarios Contraloría General de Ant.
Rector Estudiantes Docentes Funcionarios Egresados Estudiantes Docentes Funcionarios
Estudiantes Dirección de Docentes Regionalización Funcionarios Empresas
Facultades
Estudiantes Docentes Funcionarios
QUÉ COMUNICA
A TRAVÉS DE
• Informes • Normas
Correo electrónico Teléfono Oficios
• Horarios • Convocatorias de proyectos
Correo electrónico Página Web Oficios Material impreso
• Fechas y horarios de los programas • Eventos • Directrices
• Programas • • • • •
Programación académica. Decisiones administrativas Directrices administrativas Políticas Resultados de las notas de cada semestre
Correo electrónico Página Web Oficios Material impreso
Correo electrónico Material impreso
• Carteleras • Teléfono • Correo electrónico
34
13. PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS NT CGP 1000:2009 VS. PROCESOS
PROCEDIMIENTO EXIGIDO 4.2.3. Control de documentos 4.2.4 Control de registros 8.2.2. Auditorías Internas 8.3 Control del producto y/o servicio no conforme 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas
PROCESO QUE LO CONTIEN GESTION DOCUMENTAL PLANEACION INSTITUCIONAL
CONTROL INTERNO
MEJORAMIENTO CONTINUO
35
14. EXCLUSIONES Para el Tecnológico de Antioquia, no aplica ninguna exclusión.
36
15. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS 15.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
CARACTERIZACION DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL INFORMACION BASICA CODIGO P01
OBJETIVO Orientar el direccionamiento estratégico e implementar la cultura organizacional para lograr el posicionamiento de la Institución.
FECHA ACTUALIZACION 2013/07/16
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO Estratégicos
VERSION 03
ALCANCE Desde la elaboración del diagnóstico interno y externo hasta la presentación de la rendición de cuentas
LIDER DE PROCESO RICARDO ANDRES SUAZA
REQUISITOS GENERALES NT CGP 1000:2009: NUMERALES 1,2, 4,2,1; 4,2,2, 4,2,3; 4,2,4; 5,1; 5,2; 5,3; 5,4; 5.,4,2; 5,5, 5,5,1, 5,5,2, 5,5,3; 5,6,1, 5,6,2, 5,6,3; 6,1; 7,1; 7,2,1; 8,1; 8,2,1; 8,2,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: ley 152 de 1994, Ley 872 de 2003, Decreto No 4110 de 2004 y Decreto 4485 de 2009
PERSONAL DE APOYO BERTHA LIA GIRALDO ZULUAGA, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, LORENZO PORTOCARRERO SIERRA, Monica Maria Villa Patiño, RICARDO ANDRES SUAZA OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Programa de Gobierno del Rector
PROVEEDOR
REQUISITO
Rector
Coherente, Visionario y Alcanzable
Planeación Nacional, Planes de Desarrollo Nacional Gobernación de Antioquia de Legalidad y Territorial Medellín Informes de Seguimiento de Lideres de Proceso Oportunidad y Veracidad planes, programas proyectos
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD
RICARDO ANDRES SUAZA
RICARDO ANDRES SUAZA
RICARDO ANDRES SUAZA
RICARDO ANDRES SUAZA
RICARDO ANDRES SUAZA
RICARDO ANDRES SUAZA RICARDO
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1. Elaborar el diagnóstico institucional mediante el análisis interno y P externo cada vez que se formule un nuevo plan de desarrollo 2. Revisar y ajustar la Misión, Visión P institucional de ser necesario 3. Formular el Plan de Desarrollo Institucional P conjuntamente con los responsables de las áreas de gestión 4. Socializar ante la comunidad el nuevo H plan de desarrollo 5. Coordinar la formulación del plan de acción anual de P acuerdo con el plan operativo 6. Asesorar la formulación de H proyectos de inversión 7. Establecer P
37
CARACTERIZACION DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL ANDRES SUAZA metodologias para la formulación, seguimiento y evaluación de los planes, programas, proyectos y socializarlas ante la comunidad 8. Realizar RICARDO seguimiento al plan de V ANDRES SUAZA acción anual 9. Realizar RICARDO seguimiento al plan de V ANDRES SUAZA desarrollo 10. Diseñar el sistema RICARDO de medición P ANDRES SUAZA institucional RICARDO 11. Elaborar informes H ANDRES SUAZA de gestión 12. Realizar rendición RICARDO de cuentas para H ANDRES SUAZA socializar los resultados obtenidos 13. Elaborar un plan RICARDO de crecimiento de P ANDRES SUAZA planta fisica 14. Ejecutar los RICARDO proyectos de obra H ANDRES SUAZA publica para mejorar la planta fisica 15. Recopilar y presentar la RICARDO información H ANDRES SUAZA estadistica de la institución 16. Elaborar planes de RICARDO Mejoramiento e A ANDRES SUAZA implementarlos
SALIDAS PRODUCTO Informes de Gestión Informes de Rendición de cuentas Plan de Desarrollo Institucional Plan de Acción
CLIENTE Comunidad y entes Control Comunidad y entes Control Todos los procesos Comunidad y entes Control Todos los procesos Comunidad y entes Control
REQUISITO de de
Oportunidad y Veracidad Oportunidad y Veracidad
de
Impacto, Coherente con el programa de Gobierno del Rector y los planes de Desarrollo Departamental y Nacional
de
Impacto y coherente con el Plan de desarrollo Institucional
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
Guia para la P01-G01 Estructuracion del Guia para la Estructuración del Plan de Desarrollo.pdf Plan de Desarrollo Guía Metodológica para la P01-G02 Guia Metodologica para la Documentación de Procesos.pdf Documentación de Procesos Guía Metodológica para Realizar la Guia Metodologica para Realizar la Revision por la P01-G03 Revisión por la Direccion.pdf Dirección Procedimiento P01- Formulación y Procedimiento Formulación y Ejecución del Plan de Pr01 Ejecución del Plan Acción.pdf de Acción Procedimiento de P01Procedimiento de Elaboración, Registro, Ejecución y Elaboración, Pr02 Seguimiento de Proyectos de Inversión.pdf Registro,
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
4
2013/09/13
02
2013/07/12
01
2013/07/12
02
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02
2013/07/12
38
CARACTERIZACION DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
P01Pr03
Ejecución y Seguimiento de Proyectos de Inversión Procedimiento Control de Documentos
02
2013/07/12
P01-M01 Manual de Calidad
5
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P01-M02
2
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2013/07/12
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1
2013/05/08
1
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1
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2
2013/07/12
P01-R10
P01-R03
P01-R04
P01-R06 P01-C01 P01Pr04
P01-R08
P01-F01
P01-R11
P01-R07
P01-R01
P01-F02
H01-F03
P01-R05
Procedimiento Control de Documentos.pdf
Manual de Calidad Version 05 agosto de 2012.pdf Manual de Manual de Procedimientos.pdf Procedimientos Resolucion 716 Oct 13 2010 Resolucion 716 Oct 13 2010 Documentacion de Documentacion Procesos.pdf de Procesos Normograma Proceso de Normograma Planeacion Institucional.pdf Planeación Institucional Listado Maestro de Documentos Listado Maestro de Documentos Internos.doc Internos Resolucion 768 Oct 07 de 2011 Resolucion 768 Oct 07 de 2011 Mapa de Procesos.pdf Mapa de Procesos Resolucion 673 Sept 23 de 2010 Resolucion 673 Sept 23 de 2010 Solucion Codigo Etica Solucion Codigo TdeA.pdf Etica TdeA Resolucion 123 Enero 22 de 2009 Resolucion 123 Enero 22 de 2009 Comité de Etica.pdf Comité de Etica Codigo de Buen Codigo de Buen Gobierno.pdf Gobierno Procedimiento Control de Procedimiento Control de Registros.pdf Registros Resolucion 364 Marzo 19 2009 Representante de Resolucion 364 Marzo 19 2009 Representante de la alta la alta Dirección Dirección sistema de calidad.pdf sistema de calidad Formato Actas Formato Actas Reunion.doc Reunion Resolucion 343 Marzo 01 2012 Resolucion 343 Marzo 01 2012 Rendicion Informe de Rendicion Informe Gestion.pdf de Gestion Resolucion 830 Agosto 01 2012 Resolucion 830 Agosto 01 2012 Adopta 5ta Version Adopta 5ta Version Manual de Manual de Calidad.pdf Calidad Resolucion 724 Julio 17 2012 Resolucion 724 Julio 17 2012 Politicas de Operación.pdf Politicas de Operación Ordenanza No. 17 por medio de la cual se establece Ordenanza Nov 17 2004 Sistema de Gestión de la el sistema de Calidad.pdf gestion de la calidad Formato Lista de Asistentes a Formato Lista de Asistentes a Reuniones.docx Reuniones Formato Control Modificación Formato Control Modificacion Documentos.doc Documentos Resolución 800 Julio 27 2012 Resolucion 800 Julio 27 2012 Adopta 2da Version Manual Manual de de Procedimientos.pdf Procedimientos
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CARACTERIZACION DEL PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Resolución No. 0568 Agosto 09 Resolucion 568 Agosto 09 2011 Se Actualiza el Codigo de de 2011 Código Buen Gobierno.pdf de Buen Gobierno Procedimiento P01Gestión de la Procedimiento Gestión de Calidad.pdf Pr05 Calidad Resolución No. 604 Julio 16 de 2013 – Se P01-R12 actualiza el Resolucion 604 Julio 16 de 2013 Gestion de Calidad.pdf proceso de Planeación Institucional Resolucion 834 Sept 13 de 2013 Resolucion 834 Sept 13 de 2013 Se actualiza y Emite la P01-R13 Se actualiza y Cuarta Version de la Guia.pdf Emite la Cuarta Version de la Guia P01-R02
3
2013/07/12
1
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1
2013/07/18
1
2013/09/13
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
Pl01
Plan de Desarrollo 2011-2015
Ruta Física: Dirección de Planeación
PI02
Informes de Gestión
Ruta Digital: PC del Profesional Universitario (Planeación) Ruta Física: Archivo de gestión
PI03
Procesos Documentados
Ruta Digital: Software Mejoramio
PI07
Análisis de Insumos Ruta Digital: PC Profesional Universitario (Planeación) para el diagnóstico Ruta Física: Archivo de gestión organizacional
PI08
Acta de Revisión por la Dirección
PI09
Planes de mejoramiento de la revisión por la Ruta Física: Archivo de gestión Dirección
Ruta Física: Archivo de gestión
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
INDICADORES Porcentaje de ejecución Física del Plan de Acción
RIESGOS Disminución de los recursos proyectados para el plan de desarrollo: Que se vean reducidos los recursos que inicialmente se contemplaron en la formulación del plan de desarrollo institucional, para su respectiva ejecución. Incumplimiento parcial o total del plan de acción : Que no se logre la ejecución de aquello que se definió en la formulación de los planes de acción. Procesos y procedimientos desactualizados: Que la caracterización del sistema de gestión por procesos no responda a los cambios institucionales, normativos y del entorno
40
15.2 COMUNICACIÓN PÚBLICA
CARACTERIZACION DEL PROCESO COMUNICACIÓN PÚBLICA INFORMACION BASICA CODIGO P02
OBJETIVO Desarrollar estrategias de comunicación e información que apoyen la construcción de una visión compartida, entre los públicos de interés, para facilitar el cumplimiento de la misión institucional.
FECHA ACTUALIZACION 2013/02/07
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO Estratégicos
VERSION 03
ALCANCE Desde la formulación del plan de comunicaciones hasta la evaluación y medición.
LIDER DE PROCESO FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ
REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 1,2, 4,2,3; 4,2,4; 5,5,3; 6,4; 7,5,3; 7.5.4; 7,5,5; 8,2,3; 8,2,4; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZAC IÓN : Constitución Política de Colombia
PERSONAL DE APOYO Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO
PROVEEDOR Responsables de áreas de Flujo de información interna gestión y entes relacionados y externa con la Educación Superior Responsables de áreas de Eventos institucionales gestión Mecanismos de comunicación Directivos responsables de oficial áreas de gestión Decanos y Profesional de Oferta educativa Admisiones y Registro
REQUISITO Clara, objetiva y veráz Oportuno y pertinente Oportuno, objetivo y visión compartida Legal, oportuna y pertinente
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ
FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO ÁLVAREZ FRANCISCO JAVIER CASTRO
TIPO
1. Formular un plan estrategico de comunicacion publica
P
2. Formular un plan de acción anual
P
3. Administrar la comunicacion organizacional. 3.1 Realizar actividades de relaciones corporativas e imagen institucional 4. Administrar la comunicacion informativa 4.1. Producir, editar y emitir la información institucional a través de los medios oficiales 5. Gestionar la producción de lo medios masivos para la divulgación y promoción de los programas y servicios
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
H
H
H
H
H
6. Apoyar los eventos H institucionales 7. Realizar evaluación V y seguimiento al
41
CARACTERIZACION DEL PROCESO COMUNICACIÓN PÚBLICA ÁLVAREZ
proceso de comunicación
FRANCISCO 8. Realizar mejoras al JAVIER CASTRO A proceso ÁLVAREZ
SALIDAS PRODUCTO
Eventos de relaciones corporativas y piezas de imagen institucional
Medios de Comunicación (impresos, electrónicos y audiovisuales)
Pautas en medios masivos (prensa, radio, televisión, medios electrónicos y visuales)
CLIENTE Internos: Estudiantes, Docentes, Empleados y egresados. Externos: Entes gubernamentales, medios de comunicación, entidades relacionadas con la Educación Superior y comunidad en general Internos: Estudiantes, Docentes, empleados y egresados. Externos: Entes gubernamentales, medios de comunicación, entidades relacionadas con la Educación Superior y comunidad en general Internos: Estudiantes, Docentes, Empleados y Egresados. Externos: Entes gubernamentales, medios de comunicación, entidades relacionadas con la Educación Superior y comunidad en general
REQUISITO
Objetivos, claros y responsables
Oportunos y Veráz
Oportuna y Legal
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
P02-Pl01
Plan Estrátegico de Comunicación e Información Pública del T de A Normograma del Proceso de Comunicación Pública
P02-Pl02 Plan de Medios Procedimiento Edición de Publicaciones Impresas Resolución 547 P02-R01 Julio 02 de 2013 Resolucion No. 0500 Julio 19 de 2011 Plan P02-R02 Estrategico de Comunicacion Publica Procedimiento P02Emisora TdeA Pr02 Radio Resolucion 0773 Agosto 26 2013 P02-R03 por la cual se adopta la Emisora T de A Radio P02Pr01
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
Plan Estrategico Comunicaciones.pdf
2
2013/07/15
Normograma de Comunicacion Publica.pdf
1
2013/07/15
Plan de Medios 2012.pdf
1
2013/07/15
Procedimiento Edicion de Publicaciones Impresas.pdf
1
2013/07/15
Resolucion 0547 Julio 02 2013.pdf
1
2013/07/04
Resolucion 0500 Julio 19 de 2011.pdf
1
2013/07/15
Procedimiento Emisora TdeA Radio.pdf
1
2013/08/26
Resolucion 0773 Agosto 26 2013.pdf
1
2013/08/26
ALMACENAMIENTO
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
CP01
Comunicaciones Oficiales
Ruta Digital: PC Comunicaciones Ruta Física: Archivo de gestión
CP02
Informe de gestión Ruta Digital: PC Planeación anual Ruta Física: Of. Dirección de Planeación
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
42
CARACTERIZACION DEL PROCESO COMUNICACIÓN PÚBLICA CP03
Programas de promoción Ruta Digital: PC Creativo institucional y Ruta Física: Of. de Comunicaciones relaciones públicas
0001
Medios de Comunicación
Ruta Digital: Archivo digital en PC de la Oficina de Comunicaciones
CP05
Boletines de prensa
Ruta Digital: PC Comunicaciones Ruta Física: Of. Comunicaciones
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
INDICADORES Percepción del Proceso de Comunicación, % ejecucion plan de acción de Comunicaciones
RIESGOS Incumplimiento en la atención de otros requerimientos de las áreas de gestión, y la planeación de acuerdo a la disponibilidad de recursos: Que no se pueda responder a las solicitudes adicionales de comunicación de las distintas dependencias Incumplimiento en la administración de la comunicación organizacional.: Que se presenten retrasos y fallas en el manejo de la comunicación a los públicos internos Incumplimiento en la administración de la comunicación informativa y producción de Medios : Que no se llogren los propósitos previstos con respecto a la gestión de la comunicación dirigida a los públicos externos
43
15.3
DOCENCIA
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA INFORMACION BASICA CODIGO H01
OBJETIVO Formar personas integrales, comprometidas con el desarrollo de la comunidad, en los campos técnico, tecnológico, profesional universitario y formación avanzada.
FECHA ACTUALIZACION 2010/02/15
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO Misionales
VERSION 02
ALCANCE Planeación Académica, Análisis de datos y mejora.
LIDER DE PROCESO Elimeleth Asprilla Mosquera
REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009: 4,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 6,4; 7,1; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3;7,5,1;7,5,3; 7,5,4;8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Ley 30 / 92 de Educación Superior, Ley 749 de 2002 de Ciclos Propedéuticos, Decreto 2566 de 2003 de condiciones mínimas de calidad.
PERSONAL DE APOYO Claudia Patricia Serna Giraldo, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, Julio Andres Giraldo Soto OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO
PROVEEDOR
REQUISITO Para los aspirantes a través de cadenas de formación: Convenio suscrito con la institución y donde el compromiso es realizar un seguimiento permanente a los estudiantes desde los ultimos dos niveles del bachillerato
Estudiantes
SENA
Estudiantes
Instituciones de educación formal
Estudiantes
Instituciones de educación media
Estudiantes
Instituciones de educación para el empleo
Profesor
Instituciones de Educación Superior (IES)
Profesor
Sector productivo
Profesor
Comunidad
Bachiller, pruebas ICFES Para los aspirantes a través de cadenas de formación:- Convenio suscrito con la institución y donde el compromiso es realizar un seguimiento permanente a los estudiantes desde los ùltimos niveles del bachillerato Para los aspirantes a través de cadenas de formación: - Convenio suscrito con la institución y donde el compromiso es realizar un seguimiento permanente a los estudiantes desde los ultimos niveles del bachillerato Título profesional en el área de desempeño y/o certificación de amplia experiencia en artes y oficios.Experiencia docente y/o profesional Título profesional en el área de desempeño y/o certificación de amplia experiencia en artes y oficios. Experiencia docente y/o profesional. Título profesional en el área de desempeño y/o certificación de amplia experiencia en artes y oficios. Experiencia docente y/o profesional.
Instituciones de Educación Egresado de formación por ciclos Superior (IES Institución de educación para el trabajo y el desarrollo Egresado de formación por ciclos humano
Egresado Egresado
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1. REALIZAR LA PLANEACIÓN DEL DISEÑO Y P DESARROLLO DE NUEVOS PROGRAMAS ACADÉMICOS 1.1. Realizar estudio de factibilidad técnica, P administrativa y financiera. 1.2. Realizar el P
44
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
análisis de resultados del estudo de factibiidad por parte del comité curricular. 1.3. Realizar todas las actividades de acurdo a a lo establecido por el Ministerio de Educación Nacional P para la creación de nuevos programas, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1.3.1. Diseño de proyecto de programa: Denominación académica, justificación, necesidades del sector proyección social, P aspectos curriculares, plan de estudios, formación investigativa, publicaciones, descripción del personal académico, medio educati 1.3.2. Realizar análisis por parte del consejo P de facualtad (aprueba, rechaza o sugiere) 1.3.3. Realizar análisis por parte del consejo P académico (Aprueba, rechaza o sugiere) 1.3.4. Realizar aprobación o nó por P parte del consejo Directivo 1.3.5. Ingresar el proyecto de programa a la página del SACES (Sistema de P Aseguramiento de la calidad de la Educación superior) 2.REALIZAR PLANEACIÓN PARA P VISITA DE PARES 2.1. Realizar el análisis del informe P presentado por los pares académicos. 3. RECIBIR LA RESOLUCIÓN DE OTORGAMIENTO DE REGISTRO CALIFICADO POR P PARTE DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL 4. Planeación académica (Ver procedimiento P Planeación Académica, H01,Pr01) 4.1. Programación académica (Ver procedimiento P programación Académica, H01-Pr02) 5. INGRESO DE ESTUDIANTES
H
45
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera
5.1 Inscripción de aspirantes (Ver procedimiento de H Inscripción de Aspirantes, H01-Pr03) 5.2 Selección de aspirantes. Ver Resolución del H Consejo Académico, No. 02 del 27 de abril de 2007 de parámetro 5.3 Matrícula (Nuevos H y Antiguos). 5.4 Inducción
H
6. INGRESO DE DOCENTES
H
6.1 Convocatoria de docentes. Tiempo completo, Medio Tiempo, Ocacionales, Cátedra. (Remitirse al H Estatuto Profesoral, H01- E01 y al Estatuto Profesor de Cátedra, H01-E02) 6.2 Selección de docentes. Tiempo completo, Medio Tiempo, Ocacionales, Cátedra. (Remitirse al H Estatuto Profesoral, H01-E01 y al Estatuto Profesoral de Cátedra, H01-E02) 6.3 Inducción y Reinducción de H docentes. 7. FORMACION ACADÉMCA.
H
7.1 Desarrollo del modelo pedagógico (Remitirse al Proyecto H Educativo Instituciónal, H01Py01) 7.2 Administrar la biblioteca. (Remitirse al Reglamento del Servicio de Biblioteca, H01-Re02, Procedimientos del H Servicio de Biblioteca, H01-Pr05 y Resolución No.965 del 11 de octubre de 2006, H01R03) 7.3 Administrar los laboratorios. (Remitirse al H Reglametno interno de Laboratorios, H01Re03) 8. AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS V ACADÉMICOS 8.1 Autoevaluar los programas (Remitirse al Modelo de Autoevaluación de V Programas Académicos, H01M01)
46
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Elimeleth Asprilla Mosquera
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
8.1 Autoevaluar los programas (Remitirse al Modelo de Autoevaluación de V Programas Académicos, H01M01) 8.2 Plan de mejoramiento de V programas académicos. 8.3Control y seguimiento a los V programas académicos
Elimeleth Asprilla Mosquera
9. DESEMPEÑO ESTUDIANTIL
Elimeleth Asprilla Mosquera
9.1 Seguimiento y evaluación de estudiantes. Se practican evaluaciones: de clasificación, de V seguimiento, supletorios de validación, (Remitirse al Reglamento Estudiantil, H01-Re01)
Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth
10. DESEMPEÑO DOCENTE
V
V
10.1 Formulación y aprobación del Plan de V trabajo 10.2 Seguimiento de la productividad V académica. 10.3 Evaluación del desempeño. TIEMPO V COMPLETO 10.4 Ascenso escalafón docente: V tiempo completo y medio tiempo 10.5 Retiro de docentes: tiempo V completo y medio tiempo 11. CAPACITAR DOCENTES
H
11.1 Elaborar Plan de H capacitación docente 11.2 Ejecución del plan de capacitación
H
11.3 Evaluación del Plan
H
12. EGRESO DE ESTUDIANTES
H
12.1 Retiros (Remitirse al H Reglamento Estudiantil, H01-Re01) 12.2 Graduaciones (Remitirse al H Reglamento Estudiantil, H01-Re01) 13. SERVICIOS A GRADUADOS
H
13.1 Administración
H
47
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera Elimeleth Asprilla Mosquera
de base de datos y carnetización 13.2 Servicios especiales 13.3 Servicio de Información para el empleo 13.4 Seguimiento y evaluación de competencias de los egresados 14. CALCULAR INDICADORES
H
H
H
V
15. ANALIZAR DATOS Y MEJORAR EL A PROCESO
SALIDAS PRODUCTO Personas competentes
CLIENTE INTERNO: Estudiantes. EXTERNO: Comunidad, familias
REQUISITO Calidad, Cobertura
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
Procedimiento de Planeación Procedimiento Planeación Academica.pdf Académica Procedimiento de H01Programación Procedimiento Programación Academica.pdf Pr02 Académica Procedimiento de H01Inscripción de Procedimiento Inscripción de aspirantes.pdf Pr03 Aspirantes Procedimiento H01Selección y Procedimiento de Selección y Matrícula.pdf Pr04 Matrícula Reglamento H01Acuerdo 11 Oct 5 2009 Adopta el Reglamento Estudiantil Re01 Estudiantil.pdf Acuerdo No. 11 Reglamento del H01Servicio de Reglamento Biblioteca 20110001.pdf Re02 Biblioteca Reglamento H01Interno de Reglamento Interno de Laboratorios.pdf Re03 Laboratorios Estatuto Acuerdo 07 Diciembre 9 Estatuto Acuerdo 07 Diciembre 9 2004 Estatuto H01-E01 2004 Estatuto Profesoral.pdf Profesoral Estatuto Acuerdo 12 Nov 6 2003 Estatuto Acuerdo 12 Nov 6 2003 Estatuto Profesor de H01-E02 Estatuto Profesor Catedra.pdf de Catedra Modelo de Autoevaluación de H01-M01 Modelo de Autoevaluacion Academico.pdf Programas H01Pr01
Académicos Acuerdo Nro.10 Nov15 de 2007 se Acuerdo 10 Nov 15 2007 Se Modifica el Estatuto H01-A01 modifica el Profesoral del T de A V1.pdf estatuto profesoral. Fomato Requisitos H01-F02 Docentes de Formato Requisitos Docentes de Catedra.pdf Catedra Normograma del proceso de normograma del proceso de docencia.pdf Docencia Resolución 589 Resolución 589 Adopcion de Reglamentos de Laboratorios H01-R02 del 23 de junio de 2008 - Adopta la y Procedimientos Academicos.pdf
VERSION
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CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA reglament. Laborat, Planeac y programc. Académic Procedimiento selección y H01Procedimiento Seleccion Adquisicion de Material adquisición de Pr05 Bibliografico.pdf material bibliografico Proyecto H01Educativo PEI 2009 acuerdo N° 10 de 2009.pdf PY01 Institucional Resolución 02 Abril 27 de 2007 Resolucion 02 Abril 27 de 2007 Parametros de H01-R01 Parametros de Admision.pdf admisión. Procedimiento H01Circulación y Procedimiento Circulación y Préstamo.pdf Pr08 Préstamo Procedimiento H01- Clasificación y Procedimiento Catalogacion Clasificacion_Libros.pdf Pr06 Catalogación (Libros ) Procedimiento H01- Encuadernación Procedimiento Encuadernacion Material Bibliografico.pdf Pr09 de Material bibliográfico Procedimiento Clasificación y H01Procedimiento Catalogacion Clasificacion_Publicaciones Catalogación Pr07 Seriadas.pdf (Publicaciones Seriadas) Procedimiento H01- Promoción y Procedimiento Promoción y Difusión de Servicios.pdf Pr10 Difusión de Servicios Guia para el Diseño, Desarrollo Resolucion 001 Febrero 10 2011 Guia para el Diseño y H01-G01 y Actualización de Desarrollo.pdf Programas
H01-F03
H01Ma01
H01-F08
H01-F05
H01-F07
H01-F09
H01-F06
H01-F04
H01Re04
Academicos Formato Exoneración Formato Exoneración Docentes de Catedra Titulo.pdf Docentes de Catedra (Titulo) Manual de Procedimientos Manual de Procedimientos Laboratorio Bioseguridad.pdf Laboratorio Bioseguridad Formato Revision de Elementos de Formato Revision Elementos de Entrada para el Diseño y Entrada para el Desarrollo.doc Diseño y Desarrollo Formato Planificacion del Formato Planificacion del Diseño y Desarrollo.doc Diseño y Desarrollo Formato Verificacion del Formato Verificacion del Diseño y Desarrollo.pdf diseño y desarrollo Formato Validacion del Formato Validacion del Diseño y Desarrollo.doc Diseño y Desarrollo Formato Revision Diseño y Formato Revision del Diseño y Desarrollo.doc Desarrollo Formato Exoneración Docentes de Formato Exoneración Docentes de Catedra Experiencia.pdf Catedra (Experiencia) Reglamento Reglamento Prestamo Portatiles.pdf Prestamo
2
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1
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1
2012/11/06
49
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA
H01-R03
H01-R05
H01-R04 H01-F15
H01-F11
H01-F16
H01-F12
H01-F10
H01-F17
H01-F18 H01-F25
H01-F26
H01-F20 H01-F21
H01-F22
H01-F13
H01-F23 H01-F24
H01-F19
H01-F27
H01-R06
H01-F33
Portatiles Biblioteca Resolución No 298 Abril 3 de Resolucion 298 Abril 3 2013 Desarrollo Colecciones de la 2013 Desarrollo Colecciones de la Biblioteca.pdf Biblioteca Resolución No. 390 21 de Resolucion 390 21 Septiembre 2012 Modificacion Articulo Septiembre de Primero Comite Biblioteca.pdf 2012 Resolución 371 de Resolucion 371 21 Abril 2004 Comite de Biblioteca.pdf Abril 21 del 2004 Formato para Asiganción de Formato Asignacion de Histoceters.docx Histoceters Formato asignación de microscopios a Formato Asignacion de Microscopios a Estudiantes.docx estudiantes de los laboratorios Formato asistencia Formato Asistencia de Docentes.docx docentes al laboratorio Formato Control de llaves puestos de laboratorio quimica Formato control de microscopios Formato para el control uso dispensador de parafina Formato para el control de uso microtomo Formato hoja de vida equipos Formato prestamo de bienes e inventarios Formato gastos de reactivos Formato Control Ingreso a Laboratorios Formato control uso microscopio de comparación forense Formato registro de temperatura de equipos y ambiente Formato reporte de accidentes de laboratorio Formato reporte de daños Formato Solicitud de Materiales e Insumos para Práctica Formato solicitud libros biblioteca Resolución 412 Mayo 22 2013 Actualizacion y Documentacion Proced Biblioteca Formato Homologación de
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2013/07/09
1
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1
2013/04/19
1
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1
2013/06/27
1
2013/06/27
Formato Control de Llaves de Puestos de Laboratorio.doc
1
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Formato Control de Microscopios.doc
1
2013/06/27
Formato Control de Uso de Dispensador de Parafina.docx
1
2013/06/27
Formato Control de Uso del Micrótomo.docx
1
2013/06/27
Formato Hoja de Vida de los Equipos de Laboratorio.docx
1
2013/06/27
1
2013/06/27
Formato Gasto de Reactivos.docx
1
2013/06/27
Formato Control de Ingreso.doc
2
2013/09/03
Formato Control de Uso del Microscopio de Comparacion Forense.docx
1
2013/06/27
Formato Registro de Temperatura de Equipos y Ambiente.doc
1
2013/06/27
Formato Reporte Accidentes de Laboratorio.docx
1
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Formato Reporte Daños de Laboratorio.docx
1
2013/06/27
Formato Solicitud de Materiales e Insumos para Práctica.doc
2
2013/09/03
1
2013/06/19
Resolución 412 Mayo 22 2013 Actualizacion y Documentacion Pr Biblioteca.pdf
1
2013/07/09
Formato Homologacion de Asignaturas.pdf
1
2013/06/18
Formato Prestamo de Bienes e Insumos de Laboratorio.docx
Formato para Solicitud de Libros.pdf
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CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Asignaturas Resolución No. 430 Mayo 27 de 2013 Se adopta el Resolucion 430 27 de Mayo 2013 Adopcion procedimiento H01-R07 procedimiento de ayudas educativas.pdf Ayudas Educativas. Formato Programación Académica Aulas Formato Programacion Academica Aulas de Clase Ayudas H01-F31 de Clase – Educativas.xlsx Prestamos
H01-F32
H01-F30
H01Pr12
H01-F28
H01-F29
H01-F38
H01-F39
H01-F40
H01-F45
H01-F44
H01-F47
H01-F48
H01-F46
H01-F51
H01-F52
H01-F55
Equipos Ayudas Educativas Formato Encuesta de Satisfacción Ayudas Educativas Formato Préstamo de Equipos Ayudas Educativas Procedimientos Ayudas Educativas Flujograma Ayudas Educativas Formato Reporte de Inasistencia de Docentes Formato Programación Académica Ayudas Educativas Formato Mufor – Nivel Microcurricular Formato Mufor – Nivel Mesocurricular Formato Concertación de Evaluación Formato Evaluacion de la Coordinación de Area del Tecnologico de Antioquia I.U. Formato Evaluacion del Proceso Educativo del Tecnologico de Antioquia I.U. Formato Informe Academico Consolidado Semana 9 Formato Informe Academico Final Semana 17 Formato Informe Inicio de Proceso Semana 3 Formato de Solicitud para Adición de Asignatura Formato Solicitud Elaboración de Carné Formato Plan de Trabajo del Docente
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1
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Procedimiento Ayudas Educativas.pdf
2
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Flujograma Ayudas Educativas.pdf
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Formato Reporte de Inasistencia de Docentes.xls
1
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Formato Programacion Academica Informe Mensual Ayudas Educativas.xlsx
1
2013/09/03
Formato Modelo de Unidad de Formación del Tecnológico de Antioquia – Mufor –, Nivel Microcurricular.doc
1
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Formato Modelo de Unidad de Formación del Tecnológico de Antioquia – Mufor –, Nivel Mesocurricular.doc
1
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1
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Formato Evaluacion de la Coordinación de Area del Tecnologico de Antioquia I.U..doc
1
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Formato Evaluacion del Proceso Educativo del Tecnologico de Antioquia I.U..doc
1
2013/08/06
Formato Informe Academico Consolidado Semana 9.docx
1
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Formato Informe Academico Final Semana 17.docx
1
2013/08/06
Formato Informe Inicio de Proceso Semana 3.docx
1
2013/08/06
Formato de Solicitud para Adicion de Asignatura.docx
1
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Formato para Solicitud del Carné.rtf
1
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Formato Plan de Trabajo del Docente.doc
1
2013/08/26
Formato Encuesta de Satisfaccion Ayudas Educativas.pdf
Formato Prestamo de Equipos Informe Mensual Ayudas Educativas.xlsx
Formato Concertacion Evaluacion.doc
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CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Formato Evaluacion Formato Evaluacion Docente Tiempo Completo y-o Medio H01-F57 Docente Tiempo Tiempo.doc Completo y/o Medio Tiempo Formato Evaluación H01-F58 Formato Evaluacion Docente en Comision Interna.doc Docente en Comisión Interna Formato Solicitud H01-F59 Formato Solicitud Consejo Facultad.docx Consejo Facultad
1
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1
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Formato Parciales.doc
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Formato Asignacion Carga Docente.xlsx
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Formato Relacion Asistencia.xlsx
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Formato Agenda de Trabajo.xlsx
1
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H01-F65 Formato Planilla
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H01-F60
Formato Planilla.xlsx Formato Respuesta Formato Respuesta Consejo Facultad.docx Consejo de Facultad Formato Planilla de Asistencia Complejo Formato Planilla de Asistencia Complejo Financiero y Financiero y Centro de Negocios.xlsx Centro de Negocios Formato Reporte Especial de Formato Reporte Especial de Calificaciones y Calificaciones y Correcciones.pdf Correcciones Formato Solicitud Formato Solicitud de Servicios.pdf de Servicios Formato Cancelación de Formato Cancelacion de Matricula.pdf Matricula Formato Requerimiento de Formato Requerimiento de Personal Profesional.pdf Personal Profesional Formato Encuesta para Seguimiento Formato Encuesta para Seguimiento de los Egresados de los Egresados Tecnológico de Antioquia.pdf Tecnológico de Antioquia Formato Encuesta de Percepción del Formato Encuesta de Percepción del Tecnológico de Tecnológico de Antioquia.pdf Antioquia Formato Carta Descriptiva Formato Carta Descriptiva Programas Academicos.doc Programas Académicos Instructivo para el Uso del Equipo: Instructivo para el Uso del Equipo Dispensador de Dispensador de Parafina.pdf Parafina Instructivo para el Uso del Equipo: Instructivo para el Uso del Equipo Baños Baños Termostaticos.pdf Termostáticos Formato Informe Impresiones Formato Informe Impresiones Informe Semestral.xlsx Informe Semestral Formato Citación Formato Citacion Reunión.docx Reunión
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2013/09/03
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2013/09/19
H01-F61 Formato Parciales Formato H01-F62 Asignación Carga Docente Formato Relación H01-F63 Asistencia Formato Agenda H01-F64 de Trabajo
H01-F56
H01-F14
H01-F49 H01-F50
H01-F41
H01-F42
H01-F43
H01-F53
H01-I01
H01-I02
H01-F54
H01-F68
H01-F66
Formato Encuesta de Satisfacción Formato Encuesta de Satisfacción Cursos, Charla y Cursos, Charla y Conferencias Complejo Financiero y Centro de Negocios.docx Conferencias
52
CARACTERIZACION DEL PROCESO DOCENCIA Complejo Financiero y Centro de Negocios Formato Pautas de Uso del Complejo H01-F69 Financiero y Centro de Negocios
Formato Pautas de Uso del Complejo Financiero y Centro de Negocios.docx
1
2013/09/19
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
0004
Actas de comite curricular
Ruta Física: Archivo de gestion facultades
0001
Actas de Consejo Académico
Ruta Física: Archivo de Gestión de Secretaria General
0002
Actas de Consejo de Facultad
Ruta Física: Archivo de Gestión de las Facultades
0003
Hojas de vida de los estudiantes
Ruta Física: Archivo de Gestión en Admisiones
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
INDICADORES % de estudiantes que se retiran de la institución, Número de programas acreditados, Porcentaje docentes TC con Maestría, Porcentaje docentes TC con doctorado, No. Munic. fuera Área Metrop con prog. academ., % incremento estudiantes matriculados S. Central
RIESGOS Número insuficiente de estudiantes: Que el número de estudiantes matriculados sea inferior a la capacidad de la institución. Ausencia de espacios físicos y laboratorios para los estudiantes.: Que los recursos físicos no sean suficientes para cubrir toda la población estudiantil. Desconocimiento de los estudiantes del reglamento estudiantil: Que la población estudiantil desconozca las normas generales que los rigen como estudiantes del TdeA y por tanto sus derechos y obligaciones. No cumplimento de los estándares de calidad establecidos por la Institución: Inobservancia de los estándares, directrices y parámetros que se han establecido en torno a la calidad de los procesos, productos y servicios institucionales. Baja calidad académica de los graduados: Que los egresados de los programas del Tecnológico de Antioquia no cumplan con las carasterísticas de calidad que exige el medio empresarial. Falta de reglamentación de algunos procesos académicos: Falencias en cuanto a la normatividad aplicable al proceso de docencia. No entendimiento del Tecnológico de Antioquia como un sistema: Que la realidad institucional no responda a un enfoque sistémico
53
15.4 INVESTIGACIÓN CARACTERIZACION DEL PROCESO INVESTIGACIÓN INFORMACION BASICA CODIGO H02
OBJETIVO Apoyar y fortalecer la investigación en el Tecnológico de Antioquia, para ser competitivos en el sector educativo y contribuir al desarrollo tecnológico, científico, académico de la región y del país , con eficiencia y calidad.
FECHA ACTUALIZACION 2010/02/15
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO Misionales
VERSION 02
ALCANCE Diseñar políticas-Consolidar grupos y semilleros de investigación. REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009: 4,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 6,4; 7,1; 7.3; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3;7,5,1; 7,5,3; 7,5,4;8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Ley 30 de 1992
LIDER DE PROCESO FABIO ALBERTO VARGAS AGUDELO
PERSONAL DE APOYO Claudia Patricia Serna Giraldo, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, FABIO ALBERTO VARGAS AGUDELO OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Proyectos formulados en el campo de la investigación.
PROVEEDOR Docentes, estudiantes
Necesidades del mercado
REQUISITO Objetividad, comunicación, veracidad, calidad, viabilidad Objetividad, comunicación, veracidad, calidad, viabilidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD FABIO ALBERTO 1. DISEÑAR Y VARGAS ELABORAR POLÍTICAS AGUDELO DE INVESTIGACIÓN 1.1 Planificr el diseño y desarrollo de las FABIO ALBERTO investigaciones (Ver VARGAS artículos del 45 al 52 AGUDELO del Estatuto de Investigación). FABIO ALBERTO 2. SOCIALIZAR VARGAS POLÍTICAS AGUDELO 3. DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y EL DESARROLLO DE LAS FABIO ALBERTO INVESTIGACIONES VARGAS (Ver artículos del 45 AGUDELO al 52 y del 61 al 75 Estatatuto de Invesatigaciones y guia para proyect. Colciencias FABIO ALBERTO 4. REALIZAR VARGAS CAPACITACIÓN AGUDELO METODOLÓGICA 5. RESULTADOS DEL FABIO ALBERTO DISEÑO Y VARGAS DESARROLLO DE LAS AGUDELO INVESTIGACIONES 5.1 Sólo serán válidos los productos que estén considerados en el índice para la FABIO ALBERTO medición de grupos VARGAS de investigación, AGUDELO tecnológica e innovación del Departamento de ciencia y Tecnología e
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
P
P
H
P
H
H
H
54
CARACTERIZACION DEL PROCESO INVESTIGACIÓN Innovación Colciencias, incluyendo el cumplimiento y verificaci 6. REALIZAR LA REVISIÓN DEL FABIO ALBERTO DISEÑO Y VARGAS V DESARROLLO DE LOS AGUDELO PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 6.1 Aplicar lista de FABIO ALBERTO chequeo para la VARGAS evaluación de V AGUDELO proyectos de investigación 7. REALIZAR LA FABIO ALBERTO VALIDACIÓN DE LOS VARGAS V PROYECTOS DE AGUDELO INVESTIGACIÓN 7.1 Aplicar lista de FABIO ALBERTO chequeo para la VARGAS evaluación de V AGUDELO proyectos de investigación 8. REALIZAR LA FABIO ALBERTO VERIFICACIÓN DEL VARGAS DISEÑO DE LOS V AGUDELO PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 8.1 Diligenciar acta de inicio del proyecto de FABIO ALBERTO investigación de VARGAS V acuerdo a los AGUDELO requerimientos de COLCIENCIAS 9. REALIZAR EL CONTROL DE FABIO ALBERTO CAMBIOS DE VARGAS DISEÑOS Y A AGUDELO DESARROLLO A LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 9.1 Diligenciar la ficha técnica sobre la LORENZO presentación de PORTOCARRERO A informes de avance de SIERRA un proyecto de investigación FABIO ALBERTO 10. FORMULAR Y VARGAS PRESENTAR H AGUDELO PROYECTOS 11. ANALIZAR LA VIABILIDAD FABIO ALBERTO ECONÓMICA, VARGAS H FINANCIERA Y AGUDELO SOCIAL DEL PROYECTO 12. GESTIONAR TODOS LOS FABIO ALBERTO RECURSOS VARGAS H NECESARIOS PARA LA AGUDELO EJECUCIÓN DEL PROYECTO FABIO ALBERTO 13. EJECUCIÓN DEL VARGAS H PROYECTO. AGUDELO 14. SEGUIMIENTO FABIO ALBERTO DEL PROYECTO POR VARGAS V MEDIO DE AGUDELO INDICADORES FABIO ALBERTO 15. DIVULGACIÓN DE VARGAS H RESULTADOS AGUDELO FABIO ALBERTO 16. CONSOLIDAR H VARGAS GRUPOS DE
55
CARACTERIZACION DEL PROCESO INVESTIGACIÓN AGUDELO FABIO ALBERTO VARGAS AGUDELO FABIO ALBERTO VARGAS AGUDELO FABIO ALBERTO VARGAS AGUDELO
INVESTIGACIÓN 16.1 Conformación de H grupos 16.2 Definición de líneas
H
16.3 Formación de semilleros
H
17. PARTICIPACIÓN FABIO ALBERTO DE GRUPOS EN EL VARGAS SISTEMA NACIONAL AGUDELO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA 18. DISEÑO Y FABIO ALBERTO DESARROLLO DE VARGAS ESTÍMULOS A AGUDELO INVESTIGADOSRES FABIO ALBERTO 19. TRANSFERENCIA VARGAS E INTERCAMBIO DE AGUDELO TECNOLOGÍA.
H
P
H
SALIDAS PRODUCTO
CLIENTE INTERNO: Comunidad Investigaciones realizadas en estudiantil. EXTERNO: los diferentes campos Comunidad , familias, sectores favorecidos INTERNO: Comunidad estudiantil. EXTERNO: Proyectos ejecutados Comunidad , familias, sectores favorecidos
REQUISITO Calidad,Oportunidad,Beneficio,Impacto, eficacia
Calidad, oportunidad, beneficio, impacto, eficacia.
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
Marco de Referencia para la H02-D01 Presetación de Marco de Referencia para la Presentacion.pdf Líneas de Investigación Estatuto de H02-E01 Estatuto de investigación.pdf Investigación Manual InstituLAC. H02-M01 Manual de Practicas Investigativas.pdf Manual del Usuario Manual GrupLAC H02-M02 en línea. Manual Manual GrupLAC en línea - Manual del Usuario.pdf del Usuario Manual de H02-M03 Prácticas manual de practicas investigativas.pdf Investigativas Documento Colciencias y el Sistema Nacional Colciencias y el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologia H02-D05 de Ciencia y - Tecnologico de Antioquia.zip Tecnología. Tecnológico de Antioquia. Catálogo de Investigación. Memorias: Catalogo de Investigación - Memorias Jornadas de H02-D06 Jornadas de Investigacion 2007.zip Investigación 2007 Documento Programa Jóvenes Investigadores y Programa Jovenes Investigadores y Semilleros de H02-D07 semilleros de Investigación.zip Investigación fuente de masa crítica. H02-D08 Documento
Programa Cadenas de Formación para el Desarrollo de
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FECHA ACTUALIZACION
1
2013/07/12
1
2009/10/05
1
2013/07/15
1
2013/07/12
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2010/10/07
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2013/07/12
1
2013/07/12
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2013/07/12
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CARACTERIZACION DEL PROCESO INVESTIGACIÓN Programa. Cadenas de Formación para el desarrollo de habilidades en Investigación. Manual de Bogotá. Normalización de HO2- Indicadores de M05 Innovación Tecnológica en America Latina y el Cari Documento Indice para la Medición de Grupos de H02-D14 Innovación, Tecnológica o de Innovación. (Carpeta de Normograma del proceso de Investigación Procedimiento H02- Contextualización Pr03 de líneas de investigación Procedimientos Formulación y H02gestión de Pr05 proyectos de investigación Procedimiento H02- Clasificación de Pr01 grupos en COLCIENCIAS Procedimiento H02Semilleros de Pr04 Investigación Procedimiento H02Práctica Pr06 Investigativa Procedimiento H02Joven Pr02 investigador Formato Modelo de Evaluación de H02-F01 un Proyecto de Investigación Formato Ficha para Presentación H02-F02 de un Proyecto de Investigación Formato Acta de Inicio de H02-F03 Proyectos de Investigación Formatos de solicitud de H02-F04 ejecución de rubros Formato Informe de Avance de un H02-F05 Proyecto de Investigación Formato Informe Final de un H02-F06 Proyecto de Investigación
Habilidades en Investigacion.zip
Manual de Bogota Normalización de Indicadores de innovación Tecnologica en America Latina y el Caribe.pdf
1
2013/07/12
Indice para la Medición de Grupos de Investigación.pdf
1
2013/07/12
Normograma del proceso de Investigación.pdf
1
2008/08/29
Procedimiento Contextualizacion de Lineas de Investigación.pdf
1
2013/07/05
Procedimiento Formulacion y Gestion de Proyectos de Investigacion.pdf
1
2009/08/06
Procedimiento Clasificacion Grupos COLCIENCIAS.pdf
1
2009/08/06
Procedimientos Semilleros de Investigacion.pdf
1
2013/07/12
Procedimientos Practica Investigativa.pdf
1
2009/06/08
Procedimientos Jovenes Investigadores.pdf
1
2009/06/08
Formato Modelo de Evaluacion de un Proyecto de Investigacion.doc
3
2013/07/25
Formato Ficha para Presentacion de un Proyecto de Investigacion.doc
3
2013/07/25
Formato Acta de Inicio de Proyectos de Investigacion.doc
3
2013/07/25
Formatos de Solicitud de Ejecución de Rubros.doc
3
2013/07/25
Formato Informe de Avance de un Proyecto de Investigacion.doc
3
2013/07/25
Formato Informe Final de un Proyecto de Investigacion.doc
3
2013/07/25
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE 0001
Actas comite de Investigación (
ALMACENAMIENTO Ruta Física: Archivo de Gestion
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención
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CARACTERIZACION DEL PROCESO INVESTIGACIÓN CODEI) 0002
Actas grupos de Investigación
Ruta Física: Archivo de Gestión.
documental Ver tabla de retención documental
documental Ver tabla de retención documental
INDICADORES No. grupos de investigación clasificad Colciencias, Núm jóvenes investigad. programa Colciencias, Número de alianzas con redes de investigación, Número de proyectos de investigación en ejecución, Número de artículos en revistas indexadas
RIESGOS Incumplimiento en la realización de la capacitación metodológica: Que no se realicen acciones para mejorar las habilidades de los docentes investigadores Carencia en la presentación de proyectos: Que se presenten muy pocos proyectos de investigación o ninguno Inviabilidad económica, financiera y social de proyecto : Que el proyecto presentado no sea viable Incumplimiento en la ejecución del proyecto de investigación: No cumplir con los resultados del proyecto de investigación Retrasos en la ejecución del proyecto : Que no se cumpla el cronograma de ejecución inicialmente previsto Incumplimiento en el diseño y desarrollo de estímulos a investigadores: Que no se piensen y pongan en marcha incentivos para motivar el trabajo de los investigadores
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15.5 EXTENSIÓN CARACTERIZACION DEL PROCESO EXTENSIÓN INFORMACION BASICA CODIGO H03
OBJETIVO Diseñar y ejecutar programas y proyectos destinados a la difusión del conocimiento cientifico, al intercambio de experiencias, así como las actividades de servicio tendientes a procurar el bienestar general de la comunidad y la satisfacción de las necesidades de la sociedad.
FECHA ACTUALIZACION 2013/09/24
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO Misionales
VERSION 02
ALCANCE Planificando la acción institucional de la Extensión, ejecutando los programas y proyectos concernientes a su fin; para establecer una interacción permanente con la sociedad. REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009: 4,2,3; 4,2,4; 5,2; 5,5,1; 5,5,3; 6,2,1; 6,3; 7,1; 7,2,1; 7,2,2; 7,2,3;7,5,1; 7,5,3; 7,5,4;8,2,1; 8,2,3; 8,2,4; 8,3; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Ley 30 de 1992
LIDER DE PROCESO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO
PERSONAL DE APOYO Claudia Patricia Serna Giraldo, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Necesidades de capacitación Necesidades del mercado Dilplomados, diestros, cursos, talleres, congresos, seminarios y conferencias Difusión y promoción de los servicios, solicitud de las mismas empresas o instituciones Solicitud del servicio Proyectos, alianzas y convenios
PROVEEDOR Egresados, Sectores Público y Privado y Comunidad Egresados, Sectores Público y Privado y Comunidad
REQUISITO Comunicación, Viabilidad Viabilidad
Educación Continuada
Aprobación por parte de las facultades académicas
Prestación de Servicios
Viabilidad del servicio, costeo, aprobación por parte de la entidad que solicita el servicio y ejecución
Consultorias y Asesorias Gestión Tecnológica
Convenio interadministrativo o contratos Atender convocatorias, invitaciones y presentación de propuestas a entidades públicas y privadas que demanden servicios de acuerdo a los saberes institucionales
Empresas Privadas, Entidades Descentralizadas, Comunicación, Viabilidad y Convenio Municipios, Departamentos y Nación Empresas Privadas, Transmisión de conocimiento Entidades Descentralizadas, Universidad, Empresa y Comunicación, Viabilidad y Convenio Municipios, Departamentos, Comunidad Nación y Comunidad Contribuir con el conocimiento al Estudiantes, Egresados y Aprobación por parte de las unidades mejoramiento de las Comunidad académicas y convenio condiciones de vida de la comunidad Alianzas con los sectores: productivo y público
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1. PLANEACION DE LA OFERTA DE PROGRAMAS DE P EXTENSION DE ACUERDO CON UN DIAGNÓTICO PREVIO. 2. REALIZAR EL DISEÑO DE P PROGRAMAS DE FORMACIÓN. 3. GESTIONAR LOS RECURSOS NECESARIOS
P
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CARACTERIZACION DEL PROCESO EXTENSIÓN VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO VICTOR MANUEL ARBELÁEZ PALACIO
4. REALIZAR LA PROGRAMACION DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 5. REALIZAR LA OFERTA DE LOS PROGRAMAS DE EXTENSIÓN
P
P
6. REALIZAR INSCRIPCIÓN
P
7. EJECUTAR PROGRAMAS DE EXTENSIÓN
H
8. REALIZAR ASESORÍAS Y CONSULTORIAS
H
8.1. Análisis de solicitudes
H
8.2. Elaboración propuesta técnica y económica.
H
8.3. Planeación del servicio
H
8.4. Gestión de Recursos para prestar H el servicio 8.5. Ejecución y administración del servicio
H
9. CALCULAR INDICADORES DEL PROCESO
V
10. ANALIZAR DATOS Y REALIZAR LOS A AJUSTES NECESARIOS
SALIDAS PRODUCTO Servicios prestados Certificaciones Productos entregados Solucionar necesidades de individuo, comunidades o entidades
CLIENTE Egresados, Sector Productivo y Comunidad Estudiantes, Egresados, Empleados y Comunidad en General Sector Productivo
REQUISITO Calidad, Oportunidad Actualización en Saberes, Oportunidad y Beneficio. Impacto, Eficacia y Clientes Satisfechos.
Egresados, Sector Productivo Oportunidad, Beneficio y Compromiso Social y Comunidad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE Normograma del proceso de Extensión Manual de H03-M01 políticas de Extensión Formato de Visita H03-F01 de consulta y Asesoria
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FECHA ACTUALIZACION
Normograma del proceso de Extensión.pdf
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2013/09/27
Manual de políticas de Extensión.pdf
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Formato de Visita de Consulta y Asesoria.docx
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2013/09/27
ALMACENAMIENTO
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CARACTERIZACION DEL PROCESO EXTENSIÓN Formato Diseño Programas de Formato Diseño Programas de Educación Continuada.docx Educación Continuada Formato Evaluación Cualitativa del Formato Evaluación Cualitativa del Desarrollo de Eventos H03-F03 Desarrollo de Academicos.docx Eventos Académicos Formato Evaluación Cuantitativa del Formato Evaluacion Cuantitativa del Desarrollo de Eventos H03-F04 Desarrollo de Academicos.docx Eventos Académicos Resolución No. 0872 Septiembre 24 de 2013 – por H03 Resolucion 0872 Sept 24 de 2013 Se actualiza el Proceso medio del cual se R01 de Extension.pdf actualiza el Proceso de Extensión. H03-F02
2
2013/09/27
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1
2013/09/27
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE 0001
ALMACENAMIENTO
Formato para Ruta Digital: Archivo de gestión Evaluación Docente
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
INDICADORES % de ejecución de eventos de Educación continua, % propuestas de servicios de extensión ejecutadas, % de satisfacción de los partic eventos educ cont., Número de convenios con el sector público y privado
RIESGOS Falta de reconocimiento en el medio.: Que no exista articulación y reconocimiento entre el Tecnológico de Antioquia y los sectores público, privado y la sociedad en general. Que no exista articulación entre las facultades académicas y la extensión: Que se ofrezcan programas sin que pasen por la extensión Que no exista disponibilidad de espacios físicos para desarrollar los programas de extensión: Que no se cuente con las aulas o espacios locativos para dictar los cursos y programas
61
15.6 GESTIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA INFORMACION BASICA CODIGO HS01
OBJETIVO Asegurar la disponibilidad de los recursos económicos para el logro de los fines de la Institución y así cumplir con las expectativas de los usuarios y comunidad en general
FECHA ACTUALIZACION 2013/05/27
CAMBIOS EFECTUADOS
ALCANCE
TIPO De apoyo
VERSION 02
Establecer políticas y análisis de los recursos financieros y presupuestales y mejorar el proceso.
LIDER DE PROCESO Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo
REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 6,4,7,5,4, 7,5,5, 8,2,3, 8,4, 8,5, 1, 8,5,2,, 8,5,3 LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: La Normatividad vigente: Leyes de Educación superior y de planeación, Acuerdos del Consejo Directivo, Resoluciones Rectorales.
PERSONAL DE APOYO Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo, Doralba Castrillon Monsalve, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, LUZ ASTRID CASTRILLÓN LONDOÑO OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Plan de Acción Plan de Compras Plan de Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles Plan de Contratación Docente Presupuesto de Ingresos y Egresos Solicitud de disponibilidad presupuestal Solicitud de registro presupuestal Facturas con todos los soportes legales Nóminas Honorarios
PROVEEDOR Dirección de Planeación Profesional Adq. Bienes
REQUISITO Calidad, Oportunidad Calidad, Oportunidad
Aux. Serv. Generales
Calidad, Oportunidad
Prof. Talento Hno
Calidad, Oportunidad
Prof. Presupuesto
Calidad, oportundad
Todos los procesos
Legalidad, Oportunidad, veracidad
Todos los procesos
Legalidad, Oportunidad, veracidad
Todos los procesos
Legalidad, Oportunidad, veracidad
Prof. Talento Hno Aux.Dir. Adtiva y Fciera
Legalidad, Oportunidad, veracidad Legalidad, Oportunidad, veracidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD Doralba Castrillon Monsalve Doralba Castrillon Monsalve Doralba Castrillon Monsalve Doralba Castrillon Monsalve Doralba Castrillon Monsalve Maria Elena Palacio Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1. Elaboración del presupuesto de P ingresos y egresos 2. Registro del presupuesto en el sistema P Administrativo con su respectivo PAC 3. Elaboración de certificado de H disponibilidad prespuestal 4. Elaboración de registro presupuestal
5. Realizar traslados presupuestales y ajuste al PAC 6. Elaboración de las ordenes de pago 7. Gestión de Tesorería 7.1 Revisión y control de saldos de bancos 7.2 Realizar Beatriz Eugenia movimientos Muñoz Caicedo bancarios de acuerdo con las necesidades
H
H H V V
H
62
CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo Maria Elena Palacio Maria Elena Palacio Doralba Castrillon Monsalve Doralba Castrillon Monsalve
Maria Elena Palacio
Maria Elena Palacio
7.3 Realizar pagos de todas las obligaciones 7.4 Realizar inversiones 8. Gestión de cuentas de cobro 8.1 Elaboración cuenta de cobro 9. Costeo de productos y servicios 10. Elaboración de informes contables y presupuestales para los entes legales
H H H H H
H
11. Liquidación anual H del presupuesto 12. Reservas presupuestales para H pagos año siguiente 13. Verificacion de la información contable y presupuestal a través V de indicadores de gestión y seguimiento al proceso 14. Realizar los ajustes necesarios de acuerdo con los A resultados de seguimiento y medición
SALIDAS PRODUCTO Informe de ejecución presupuesta de ingresos y egresos Estados financieros
CLIENTE INTERNOS: Todos los procesos. EXTERNOS: Entes de Control INTERNOS: Todos los procesos. EXTERNOS: Entes de Control
REQUISITO Veracidad, oportunidad, Legalidad
Veracidad, oportunidad, Legalidad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE Procedimiento Declaracion y HS01Pago de retencion Pr13 en la Fuente IVA y Timbres Procedimiento HS01Reclamacion Pr14 Bimensual del IVA Procedimiento HS01Elaboracion Pr02 Ordenes de Pago Procedimiento Solicitud de HS01Disponibilidad y Pr03 Registro Presupuestal Procedimiento HS01- Facturacion por Pr04 Venta de Bienes y Servicios Procedimiento HS01Pagos por Caja Pr05 Menor Procedimiento Realizar pagos a HS01proveedores Pr06 acreedores y otros HS01- Procedimiento Pr07 Boletin Diario de
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FECHA ACTUALIZACION
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Procedimiento Reclamacion Bimensual del Iva.pdf
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Procedimiento Elaboracion Ordenes de Pago.pdf
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Procedimiento Elaborar Solicitud de Disponibilidad y Registro PPTAL.pdf
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Procedimiento Facturacion por Venta de Bienes y Servicios.pdf
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2013/07/11
ALMACENAMIENTO
Procedimiento Declaracion y Pago Retefuente Iva y Timbre.pdf
Procedimiento Pagos Caja Menor.pdf
Procedimiento Realizar Pagos a Proveedores Acreedores y Otros.pdf
Procedimiento Boletin Diario de Caja.pdf
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA HS01Pr08 HS01Pr09 HS01Pr10 HS01Pr11 HS01Pr12
HS01F01
HS01F03 HS01Pr01 HS01F04 HS01R01
HS01R02
HS01Pr15
Caja Procedimiento Organizar los Procedimiento Organizar los Documentos Soportes de Documentos Ingreso y Egreso.pdf Soportes de Ingreso y Egreso Procedimiento Procedimiento Pago de Nomina.pdf Pago de Nomina Procedimiento Elaborar Procedimiento Elaborar Traslados Bancarios.pdf Traslados Bancarios Procedimiento Realizar Procedimiento Realizar Cobranzas.pdf Cobranzas Procedimiento Elaborar Procedimiento Elaborar Conciliaciones Bancarias.pdf Conciliaciones Bancarias Normograma del proceso de Normograma Proceso Gestion Financiera.doc Gestion Financiera Formato Solicitud de Certificado de Formato Solicitud de Certificado de Disponibilidad y Disponibilidad y Registro Presupuestal.xlsx Registro Presupuestal Calendario de Obligaciones del Calendario de obligaciones del Proceso de Gestión Proceso de Financiera.pdf Gestion Financiera Formato Solicitud de Gasto Caja Formato Solicitud de Gasto Caja Menor.doc Menor Procedimiento Elaboración de los Procedimiento Elaboracion de los Estados Financieros.pdf Estados Financieros Formato Paz y Salvo para Formato de Paz y Salvo para Estudiantes.doc Estudiantes Resolución Nro 624 de Resolucion 624 Sep 02 de 2010.pdf Septiembre de 2010 Resolución No. 432 de Mayo 27 de 2013 Por medio del cual se Resolucion 432 Mayo 27 de 2013.pdf actualiza el Proceso Gestión Financiera. Procedimiento para la elaboracion del Procedimiento Elaboracion Proyecto de Presupuesto.pdf Proyecto de Presupuesto
2
2013/07/11
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2013/08/14
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1
2008/11/18
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1
2013/07/11
1
2013/07/11
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2013/06/21
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2013/07/11
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE GF01
GF02
GF03 GF04
Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos Resoluciones de Adiciones y traslados presupuestales
ALMACENAMIENTO Ruta Digital: Sistema Xenco en el modulo de presupuesto Ruta Física: Archivo de Gestion y Archivo Central
Ruta Digital: Sistema Xenco, equipo auxiliar administrativo Contabilidad y Presupuesto Ruta Física: Archivo de Gestion, Archivo Central y Archivo de la Rectoria las resoluciones originales Ruta Digital: Sistema Xenco en el modulo de Contabilidad y en el equipo del Profesional Universitario de Contabilidad y Estados Financieros Presupuesto Ruta Física: Archivo de Gestion Ordenes de Pago Ruta Digital: Sistema Xenco en el Modulo de Tesoreria
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de
Ver tabla de
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Ruta Física: Archivo de Gestion Tesoreria y Archivo Central
GF05
Boletín Diario de Caja
Ruta Digital: Sistema Xenco en el Modulo de Tesoreria Ruta Física: Archivo de Gestion de la Tesoreria y Archivo Central
retención documental Ver tabla de retención documental
retención documental Ver tabla de retención documental
INDICADORES Nivel de endeudamiento total, Porcentaje de ejecución presupuestal de gastos, Solidez, Porcentaje de ejecución presupuestal de ingresos
RIESGOS Incumplimiento en la gestión de cobro: Incumplimiento de las obligaciones por parte de las personas naturales y jurídicas. Incumplimiento en rendición de información a organismos de control: Incumplimiento a la fecha límite establecida. No efectuar todos los descuentos: No realizar el 100% de los descuentos de nómina No contar con toda la información de las distintas areas de la Institución: No tener toda la información requerida por cada una de las áreas de gestión de la institución. Tardanza en la verificación: No realizar la verificación contable a tiempo
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15.7 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CARACTERIZACION DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMACION BASICA CODIGO HS02
OBJETIVO Garantizar que los bienes y/o servicios adquiridos cumplan con los requisitos definidos por cada área de gestión con las modalidades de selección establecidas de acuerdo en la normatividad aplicable a la contratación estatal.
FECHA ACTUALIZACION 2013/07/23
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De apoyo
VERSION 03
ALCANCE Establecer políticas de compra de acuerdo a las necesidades que permitan el analisis de datos y mejora del proceso.
LIDER DE PROCESO Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo
REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3; 4,2,4; 6,3; 7,4,1; 7,4,2; 7,4,3; 7,5,3; 7,5,4; 8,2,3; 8,2,4; 8,4; 8,5,1; 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZAC IÓN: Ley 80 de 1993. Decreto 3576 de 2009, Ley 1150 de 2007 y Manual de contratacion Institucional
PERSONAL DE APOYO Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo, BERHA CECILIA ROSERO MELO, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, Jonathan Bean Mosquera, VILMA EUGENIA AGUDELO CALLE OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO
PROVEEDOR
Proveedores
Proveedores potenciales de bienes y servicios
Solicitudes de Bienes y Servicios Disponibilidad Presupuestal Tramite de la modalidad de selección del contratista Movimiento de Almacén
Todos los procesos
REQUISITO Comunicación, confiabilidad, legalidad, calidad requisitos técnicos: Diligenciar formato de registro de proveedores y cumplir requisitos. Oportunidad, Comunicación
Proceso de gestión financiera Oportunidad y Legalidad Dirección Administrativa o Oportunidad y Legalidad Rectoria según la cuantia Auxiliar Administrativo Confiabilidad, Oportunidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. ESTABLECER Beatriz Eugenia POLÍTICAS DE Muñoz Caicedo COMPRAS 1.1. Elaborar plan de compras (Remitirse al Jonathan Bean procedimiento Mosquera Elaboración y ejecución del Plan de compras, HS02-Pr03) 1.2 Ejecución del plan Jonathan Bean de compras de Mosquera acuerdo con las políticas de criticidad 1.3 Definición, ingreso y aprobación de la Jonathan Bean información del plan Mosquera de compras en el SECOM 2. ANALISIS DE Beatriz Eugenia OPORTUNIDAD Y Muñoz Caicedo CONVENIENCIA 3. REALIZAR LA CONTRATACIÓN (Ver procedimiento Gestión Beatriz Eugenia de compras e Muñoz Caicedo inventarios, HS02Pr01 y Manual de contratación, HS02M01 Beatriz Eugenia 4. EVALUAR LAS Muñoz Caicedo PROPUESTAS
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
P
P
P
P
P
H
H
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CARACTERIZACION DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo
Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo
Jonathan Bean Mosquera
Jonathan Bean Mosquera
Jonathan Bean Mosquera Jonathan Bean Mosquera
RECIBIDAS DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y FACTORES DE CALIFICACIÓN DEFINIDOS EN EL PLIEGO DE CONDICIONES O INVITACIÓN, SEGUN EL CASO 5. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS DE ACUERDO CON LA EVALUACION DE OFERTAS 6. CELEBRAR EL CONTRATO CON EL OFERENTE BENEFICIARIO DE LA ADJUDICACIÓN 7. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LAS COMPRAS (Ver procedimiento Gestión de compras e inventarios, HS02Pr01 8. REEVALUACION DE PROVEEDORESL SELECCIONADOS (En el software Mejoramiso) 9. CALCULAR INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO 10. ANALIZAR DATOS Y MEJORA EL PROCESO
H
H
V
V
V
A
SALIDAS PRODUCTO
CLIENTE EXTERNOS: Organismos de control y proveedores. Plan de compras INTERNOS: Comité de Informática, Comité Rectoral INTERNOS: Todos los Bien o Servicio adquirido procesos. EXTERNOS: Proveedores EXTERNOS: Organismos de Informes Mensual de las Control. INTERNOS: Comité compras de Informática, Comité Rectoral EXTERNOS: Organismos de Informe Ejecución del Plan Control. INTERNOS: Comité de Compras de Informática, Comité Rectoral, Todos los procesos EXTERNOS: Ente certificador, Organismos de control, Informe Evaluación y INTERNOS: Dueño del Reevaluación de Proveedores proceso, Comité de Informática, Comité Rectoral EXTERNOS: Entes de control. Orden de Compra o de INTERNOS: TODAS LAS servicios DEPENDENCIAS EXTERNOS: Entes de control. Comprobantes de Entradas y INTERNOS: TODAS LAS Salidas de Almacén DEPENDENCIAS
REQUISITO Objetividad, oportunidad, calidad, legalidad
Oportunidad, Comunicación, Confiabilidad, garantía, calidad, precio
Verificable
Confiabilidad, objetividad, oportunidad
Veracidad, objetividad
Oportunidad y veracidad
Oportunidad y veracidad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE HS02- Procedimiento Pr01 Gestión de
ALMACENAMIENTO Procedimiento Gestion de Compras e Inventarios.pdf
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
3
2013/07/05
67
CARACTERIZACION DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
HS02Pr03
HS02Pr04
HS02Pr02
HS02R01
HS02R02
HS02F01 H02MA01
HS02F04
HS02F05
HS02F06
HS02R03
HS02F02 HS02F03
Compras e inventarios Procedimiento Elaboración y Procedimiento Elaboracion y Ejecucion del Plan de ejecución del Plan Compras.pdf de Compras Procedimiento para el ingreso de Procedimiento Ingreso de Bienes por Donacion.pdf Bienes por Donación Normograma del Proceso de Normograma Adquisicion de Bienes y Servicios.pdf Adquisicion de Bienes y servicios Procedimiento Contratación igual o inferior al 10 x Contratacion igual o inferior al 10 x 100.pdf 100 de la menor cuantía Resolución No. Resolucion No 00776 de 2011 actualizacion de procesos 0776 Octubre 11 .pdf de 2011 Resolución No. 0759 Julio 24 de 2012 Se actualiza Resolucion 0759 Se actualiza los procedimientos de los Adquisicion.pdf procedimientos de Adquisicion Formato Pedido Formato Pedido de Almacen.doc Almacen Manual de Contratación para el Tecnológico de Antioquia I.U. Formato Requerimiento para Elaborar el Plan de Compras Formato Verificación de documentos proceso de contratación de persona natural Formato Documentos para contratar con Persona Jurídica para prestación de servicios. Resolución No. 0616 Julio 23 de 2013 se actualiza el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. Formato Entrada de Almacén Formato Salida de Almacén
3
2012/07/26
3
2012/07/26
2
2013/07/10
2
2013/07/05
1
2013/07/10
2
2013/07/26
1
2013/06/27
Manual de Contratacion para el Tecnologico de Antioquia.pdf
1
2013/07/10
Formato Requerimientos para Elaborar el Plan de Compras Vigencia 20__.pdf
1
2013/06/19
Formato Verificación de Documentos Proceso de Contratación de Persona Natural.docx
1
2013/07/05
Formato Documentos para Contratar con Persona Jurídica para Prestación de Servicios.xlsx
1
2013/07/05
Resolucion 0616 Julio 23 de 2013 Actualizacion Proceso de Adquisicion.pdf
3
2013/07/26
Formato Entrada Almacen.doc
1
2013/07/26
Formato Salida Almacen.doc
1
2013/07/26
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE ABS01
Movimiento de Caja Ruta Digital: Sistema Xenco, modulo de contabilidad Diario Ruta Física: Archivo de Tesoreria
ABS02 Contratos
ABS03
ALMACENAMIENTO
Plan de compras anual
Ruta Digital: Auxiliar Direccion Financiera Ruta Física: Dirección Financiera Ruta Digital: C:\fakepath\CONSOLIDADO FINAL PLAN DE COMPRAS 2010.xls Ruta Física: Compras, bienes e inventarios
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
68
CARACTERIZACION DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Informe Evaluación ABS04 y Reevaluación de Proveedores Orden de Compra o de servicios ABS05 Comprobantes de Entradas y Salidas de Almacén
Ruta Digital: Sistema Mejoramiso Ruta Física: Compras bienes e inventarios
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ruta Digital: Sistema Xenco, modulo de inventarios Ruta Física: Direccion Financiera
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
INDICADORES Ejecución plan anual de compras, Evaluación de proveedores, Re-Evaluación proveedores
RIESGOS Sobre o subvalorización del plan de compras : Inexactitud en la elaboración del plan de compras Recibir bienes inadecuados: Recibir bienes que no se ajustan a las especificaciones dadas al proveedor.
69
15.8 ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES INFORMACION BASICA CODIGO HS04
OBJETIVO Planificar la provisión, el mantenimiento y la administración de los bienes muebles e inmuebles para el cumplimiento de la misión institucional
FECHA ACTUALIZACION 2013/05/28
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De apoyo
VERSION 03
ALCANCE Desde ingreso del bien a la cartera de los funcionarios hasta la baja de bienes LIDER DE PROCESO Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo
REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 5,5,1, 5,5,3, 6,3, a) y c), 6,4, 8,2,3, 8,5,1, 8,5,2, 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZAC IÓN:Resolución 727 del 16 de agosto de 2005
PERSONAL DE APOYO Beatriz Eugenia Muñoz Caicedo, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, JOHN REYMON RUA CASTAÑO, Jonathan Bean Mosquera, NORELA DE JESUS RIVERA RIOS, RICARDO ANDRES SUAZA, VILMA EUGENIA AGUDELO CALLE OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR Informes de movimiento de Profesional de Talento personal (ingresos, traslados, Humano retiros Solicitudes de mantenimiento Todos los procesos de la de bienes muebles e entidad inmuebles Informes de bienes perdidos Todos los funcionarios o hurtados Informes de bienes Todos los funcionarios inservibles Información de bienes que Todos los funcionarios saldrán de la institución
REQUISITO Oportunidad y legalidad
Oportunidad y viabilidad Oportunidad Oportunidad Oportunidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Solicitar un espacio físico (oficina) para un nuevo funcionario 2. Asignar espacio físico (ofiicina) al RICARDO funcionario de ANDRES SUAZA acuerdo con la disponibilidad de la planta física 3. Asignar cartera de bienes a losfuncionarios (ver Jonathan Bean procedimiento HS04Mosquera Pr04-Asignación cartera de inventarios) 4. Asegurar los bienes Jonathan Bean de la institución de Mosquera acuerdo con las políticas establecidas 5. Elaborar resolución de movimiento de un Agustín Rodolfo funcionario de la Gutiérrez Yepes institución y envía copia a Bienes y Almacén Jonathan Bean 6. Realiza traslado de Mosquera bienes con base en la 00
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
P
P
P
H
H
H
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CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
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Jonathan Bean Mosquera
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Jonathan Bean Mosquera
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JOHN REYMON RUA CASTAÑO
Jonathan Bean Mosquera
Jonathan Bean Mosquera
Jonathan Bean Mosquera
00
Jonathan Bean Mosquera
Jonathan Bean Mosquera Jonathan Bean
información de la resolución de Talento Humano (ver procedimiento Hs04Pr03- Traslado de bienes) 7. Informa de la necesidad de retirar un bien de la H institución para un evento 8. Realiza autorización de salida de bienes para diferentes eventos (ver procedimiento HS04- H Pr06 - Autorización salida de bienes de la institución para diferentes eventos) 9. informa del daño de un bien recien H adquirido 10. Realiza trámite de garantías con la compañia aseguradora H (ver procedimiento HS04-Pr09-Trámite de garantía de bienes) 11- Informa de la pérdida o hurto de un H bien de la institución 12. Realiza las investigaciones pertinentes en el H hurto o pérdida de bienes 13. Realizar la reclamación a la compañía aseguradora (ver procedimiento H HS04- Pr07 Reclamación ante la aseguradora por siniestro) 14. Da de baja a los bienes inservibles de H la institución 15. Coordinar la venta de bienes dados de baja (ver H procedimiento HS04Pr10 - Venta de bienes daods de baja) 16. Realizan autoinventario de acuerdo con instrucciones de la oficina de Bienes y Almacén (ver V procedimientos HS04Pr08- Control de inventario de bienes y HS04-Pr01- Control de inventarios de bienes compartidos) 17. Realiza inventarios de manera aleatoria V en algunos puestos de trabajo 18. Realizar ajustes en las carteras de A inventarios de los funcionarios 19. Realizar inventario H
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CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Mosquera
00
NORELA DE JESUS RIVERA RIOS NORELA DE JESUS RIVERA RIOS
NORELA DE JESUS RIVERA RIOS
NORELA DE JESUS RIVERA RIOS NORELA DE JESUS RIVERA RIOS
del almacén de la institución 20. Elaboran los requerimientos de mantenimiento de Bienes muebles e inmuebles para la siguiente vigencia 21. Elaborar plan de mantenimiento preventivo de bienes muebles e inmuebles
H
P
22. Ejecución del plan H de mantenimiento 23. Atende solicitudes de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles (ver procedimiento HS04Pr11 - mantenimiento H preventivo, predictivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles y HS04-Pr02 mantenimiento de la planta física) 24. Revisar semestralmente la V ejecución del plan de mantenimiento 25. Ajustar la ejecución dle plan de A mantenimiento
SALIDAS PRODUCTO Cartera de inventarios de bienes de los funcionarios Acta de bienes dados de baja Acta de bienes vendidos Informes de reclamaciones realizadas a la compañia aseguradora Bienes funcionando adecuadamente
CLIENTE
REQUISITO
Todos los funcionarios
Oportunidad, veracidad
El proceso de Gestión Financiera Proceso de Gestión Financiera
Oportunidad, legalidad Oportunidad, legalidad
Proceso de Gestión Financiera
Oportunidad, legalidad
Comunidad en general
Oportunidad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
HS04R01
HS04R02
HS04Pr01
HS04Pr02 HS04Pr03
ALMACENAMIENTO
Resolución 548 Junio 11 de 2008. Mantenimieto Resolucion 548 Junio 11 de 2008.pdf Preventivo y Predictivo Resolución No. 539 Junio 11 de 2008. Niveles de criticidad para la Resolucion 539 Junio 11 de 2008.pdf ejecución mantenimient. adquis Procedimiento Control de Procedimiento Control de Inventario de Bienes Inventario de Compartidos.pdf Bienes Compartidos Procedimiento Mantenimiento de Procedimiento Mantenimiento Planta Física.pdf la Planta fisica Procedimiento Procedimiento Traslado de Bienes.pdf Traslado de
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
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2013/07/10
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2013/07/10
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CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES HS04Pr04
HS04Pr05
HS04Pr06
HS04Pr07
HS04Pr08
HS04Pr09
HS04Pr10 HS04Pr12 HS04Pr11 HS04F03
HS04F02 HS04F01
HS04F04
HS04F05 HS04MA01 HS04R04
HS04F06 HS04R05
Bienes Procedimiento Asignacion Cartera de Inventarios Procedimiento Reposicion de Bienes por Perdida Deterioro o Hurto Procedimiento Salida de Bienes de la Institucion para Diferentes Eventos Procedimiento Reclamacion ante la Aseguradora por Siniestro Procedimiento Control de Inventarios de Bienes Procedimiento Tramite de Garantia de Bienes Procedimiento Venta o Donacion de Bienes dados de Baja Procedimiento Solicitar Servicio de Transporte Procedimiento Mantenimiento Preventivo y Predictivo Formato vale de traslado Normograma del proceso Administración de bienes muebles e inmuebles Formato Control de Bienes Personales Formato Solicitud de Duplicado de llaves y Cambio de Claves Formato Informe Técnico de Mantenimiento de Bienes Formato Requerimientos de Mantenimiento de Equipos para el año Manual de Inventarios Resolución 812 Nov 16 de 2010 Plan de Enajenación Onerosa Formato Autorización Salida de Bienes Resolución No. 434 Mayo 28 de 2013 Se actualiza
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Procedimiento Salida de Bienes de la Institucion.pdf
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Procedimiento Reclamación Ante la Aseguradora por Siniestro.pdf
2
2013/07/22
Procedimiento Control de Inventario de Bienes.pdf
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2013/07/22
Procedimiento Trámite de Garantía de Bienes.pdf
2
2013/07/22
Procedimiento Venta o Donación de Bienes Dados de Baja.pdf
2
2013/07/22
Procedimiento Solicitar Servicio de Transporte.pdf
2
2013/07/22
Procedimiento Mantenimiento Preventivo.pdf
2
2013/07/22
Formato Vale de traslado.pdf
1
2013/07/05
Normograma Administración bienes muebles e inmuebles.pdf
2
2012/06/07
Formato Control de Bienes Personales.docx
1
2013/07/08
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2013/07/08
1
2013/07/08
1
2013/07/08
1
2013/04/11
1
2013/07/11
Formato Autorizacion Salida de Bienes.xlsx
1
2013/07/08
Resolucion 434 Mayo 28 de 2013.pdf
3
2013/07/26
Procedimiento Asignacion Cartera de Inventarios.pdf
Procedimiento Reposición de Bienes por Pérdida , Deterioro o Hurto.pdf
Formato Solicitud de Duplicado de llaves y Cambio de Claves.doc
Formato Informe Técnico de Mantenimiento de Bienes.xlsx
Formato Requerimientos de Mantenimiento de Equipos para el año.xls
Manual de inventarios.pdf
Resolucion 812 Nov 16 de 2010 Plan de Enajenacion Onerosa.pdf
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CARACTERIZACION DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES el Proceso de Administracion de Bienes Muebles. Resolucion 776 HS04- Oct 11 de 2011 Resolucion 776 Oct 11 de 2011 actualizacion de R03 actualizacion de procesos.pdf procesos
1
2013/07/19
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
GI01
GI02
Plan de Mantenimiento Preventivo de Bienes Muebles e Inmuebles. Solicitudes de mantenimi-ento de equipos diferentes a equipos de computo
ALMACENAMIENTO
TIEMPO DISPOSICION RETENCION
Ruta Digital: Archivo digital en el PC de Auxiliar (Servicios de Apoyo) Ruta Física: Archivo Físico de Auxiliar (Servicios de Apoyo)
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ruta Física: Archivo físicio de gestión Auxiliar (Servicios de Apoyo)
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
GI03
Solicitudes de espacios físicos
GI04
Actas de Baja
GI05
Pólizas de riesgo
GI06
Pólizas de Garantía Ruta Física: Arachivo físico de gestión de la Dirección Administrativa y Fciera
Ruta Física: Archivo físico de la Dirección de Planeación
Ruta Física: Archivo físico de Almacén e Inventarios Ruta Física: Archivo físico de gestión de la Dirección Administrativa y Fciera
INDICADORES % cumplimiento Plan de Mantenimiento preventivo, % solicitudes de Mant. correcti atend. tpo estable
RIESGOS Cartera de inventarios desactualizada: Que la cartera de inventarios no responda realmente a su situación actual Pérdida o hurto: Apoderarse ilegítimamente de una cosa ajena, sin emplear violencia, con el propósito de obtener provecho para sí mismo o para otro. No tener toda la información para la elaboración del plan de mantenimiento (Incompleta): Información incompleta para la elaboración del plan de mantenimiento Incumplimiento en mantenimientos: No realizar los mantenimientos requeridos. Demora no dar la respuesta oportuna : No atender de manera oportuna las solicitudes de mantenimiento de los usuarios
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15.9 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO INFORMACION BASICA CODIGO HS03
OBJETIVO Seleccionar, vincular, mantener personal competente, satisfecho, seguro y en constante desarrollo para desempeñar exitosamente los procesos de la organización.
FECHA ACTUALIZACION 2011/12/10
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De apoyo
VERSION 02
ALCANCE Elaborar diagnóstico del talento humano analizar y mejorar. REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 6,2,1, 6,2,2, 8,2,3, 8,4, 8,5,1 , 8,5,2, 8,5,3 LEGALES Y DE LA ORGANIZAC IÓN: LEY 909 DEL 2004 demás normas complementarias .
LIDER DE PROCESO Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes
PERSONAL DE APOYO Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes, CLAUDIA PATRICIA PELÁEZ FERNÁNDEZ, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, HEIDY OSPINA, JOHN REYMON RUA CASTAÑO, LORENZO PORTOCARRERO SIERRA OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Diagnóstico de necesidades de Capacitación y Formación Diagnóstico de Necesidades de Bienestar Laboral Diagnóstico de Clima Organizacional Informe de Evaluación del Desempeño y de Competencia Laborales. Novedades de personal. Reestructuración planta de cargos Ajuste al Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales Demandas, acciones y tutelas Queja o de oficio o de informe
PROVEEDOR
REQUISITO
Servidor Público
Veracidad, objetividad, calidad
Servidor Público
Veracidad, objetividad, calidad
Servidor Público
Veracidad, objetividad, calidad
Servidor Público
Veracidad, objetividad, calidad
Nominador
Legalidad, oportunidad
Consejo Directivo
Legalidad, oportunidad
Informes de auditoria, servidores públicos, congreso Legalidad, oportunidad y objetividad de la republica, DAFP. Demandante y demandado
Legalidad
Servidor público, comunidad en general, partes Oportunidad, Veracidad, objetividad, legalidad interesadas
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Elaborar el Agustín Rodolfo diagnóstico del plan Gutiérrez Yepes estratégico del Talento Humano. 2. Elaborar plan Agustín Rodolfo estratégico del Gutiérrez Yepes Talento Humano. 3. Ejecutar el plan Agustín Rodolfo estratégico del Gutiérrez Yepes Talento Humano. LORENZO 4. Realizar PORTOCARRERO nombramientos. SIERRA 4.1. Realizar LORENZO nombramiento PORTOCARRERO ordinarios(Libre SIERRA nombramiento y
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
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P
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H
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO remoción). 4.2. Realizar nombramientos en provisionalidad de LORENZO acuerdo a la ley de PORTOCARRERO carrera administrativa SIERRA y a las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil. 4.3. Realizar nombramientos en cargos de carrera administrativa de LORENZO acuerdo a los PORTOCARRERO lineamientos de la ley SIERRA de carrera administrativa y la Comisión Nacional del Servicio Civil. 4.4. Realizar la posesión del cargo con el previo cumplimiento de los requisitos legales de seguridad social y LORENZO cumplimiento de PORTOCARRERO requisitos de acuerdo SIERRA a lo establecido en el Manual Especifico de Funciones y competencias laborales de la entidad. 5. Realizar inducción institucional a los Agustín Rodolfo nuevos empleados y Gutiérrez Yepes entrenamiento en el puesto de trabajo. 6. Realizar la re inducción institucional Agustín Rodolfo para todos los Gutiérrez Yepes empleados de la entidad. Agustín Rodolfo 7. Realizar traslados Gutiérrez Yepes de personal. 8. Administrar Agustín Rodolfo historias laborales del Gutiérrez Yepes personal activo. 9. Realizar evaluación Agustín Rodolfo del desempeño y de Gutiérrez Yepes competencias laborales. 10. Realizar plan de Agustín Rodolfo mejoramiento Gutiérrez Yepes individual. Agustín Rodolfo 11. Realizar retiros de Gutiérrez Yepes personal. 12. Conformar y/o Agustín Rodolfo modificar comisión de Gutiérrez Yepes personal. Agustín Rodolfo 13. Gestionar la Gutiérrez Yepes nómina. 14. Realizar aplicación Agustín Rodolfo de incentivos a los Gutiérrez Yepes empleados. 15. Establecer los Agustín Rodolfo indicadores de Gutiérrez Yepes ausentismo laboral y sus causas. 16. Gestionar la salud Sergio Hernan ocupacional y Alarcon medicina preventiva Betancourt del trabajo. Sergio Hernan 17. Conformar y
H
H
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H
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H H
H
H H H H H
H
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Alarcon Betancourt Sergio Hernan Alarcon Betancourt
Sergio Hernan Alarcon Betancourt
Sergio Hernan Alarcon Betancourt
Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes
JOHN REYMON RUA CASTAÑO
Alonso Arroyave
Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes Agustín Rodolfo Gutiérrez Yepes
gestionar comité paritario de salud ocupacional COPASO. 18. Conformar y gestionar comité de emergencias. 19. Gestionar con la ARP la actualización del panorama de riesgos y salud ocupacional y realizar las acciones preventivas del mismo. 20. Realizar inspecciones permanentes a los puestos de trabajo para actualizar el panorama de riesgos. 21. Conformar y gestionar el comité de convivencia laboral. 22. Gestionar y ejecutar el plan de capacitación. 22.1. Evaluar eficacia de las capacitaciones. 23. Gestionar el control interno disciplinario de acuerdo a la normatividad vigente(Remitirse al procedimiento control interno disciplinario) 24. Realizar la defensa de la entidad(Remitirse al procedimiento de representación legal) 25. Realizar seguimiento y control al proceso. 26. Analizar indicadores y controles. 27. Mejorar el proceso de acuerdo a los análisis realizados.
H
H
H
H
H H
H
H
V
V
A
SALIDAS PRODUCTO CLIENTE Servidor Público Competente Funcionarios y satisfecho
REQUISITO Calidad, Oportunidad, satifacción
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
Resolución No. 513 Junio 5 de HS032008 Se adopta el Resolucion 513 Junio 05 de 2008.pdf R07 Procedimiento de Empalme Formato Suscripción y HS03Formato Suscripción y Evaluación de Acuerdos de Evaluación de F01 Gestion.xls Acuerdos de Gestión Formato Autorización e HS03Formato Autorización e Inscripción a Eventos de Inscripción a F02 Capacitación.xls Eventos de
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
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2013/08/27
Capacitación
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO HS03R01
HS03M01 HS03Pr01 HS03Pr02 HS03Pr03 HS03Pr04 HS03Pr05 HS03Pr06 HS03Pr07 HS03Pr08 HS03Pr09
HS03Pr10
HS03Pr11
HS03R04
HS03R05
HS03R06
Resolución No. 175 Marzo 03 de 2010 Se actualizan los procedimientos deTalento Humano Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales Procedimiento Acta informe de Gestión Procedimiento Ausentismo Laboral Procedimiento Afiliaciones a la Seguridad Social Procedimiento Pago de Aportes EPS, Pensiones ARL y Paraficales Procedimiento Contratación de Docentes Cátedra Procedimiento Entrega del Puesto de Trabajo Procedimiento Evaluación del Desempeño Procedimiento Liquidación de Nómina Procedimiento Liquidación de Prestaciones Sociales. Procedimiento Elaboración Plan Institucional de Capacitación Procedimiento Solicitud para Asistir a Eventos de Capacitación Resolución No. 156 Febrero 06 de 2006. Se adopta el formato y se establecen parámetros para la elaboración, seguimiento y evaluación de los Acuerdos de Gestión Resolución No. 254 Marzo 09 de 2006. Se establece el procedimiento y se delega el profesional Univ Resolución No. 186 Julio 25 de 2006. Se adopta e implementa el Sistema de Evaluacion Normograma Proceso de
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Procedimiento Acta Informe de Gestion.pdf
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Procedimiento Ausentismo Laboral.pdf
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Procedimiento Afiliaciones a la Seguridad Social.pdf
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Procedimiento Pago de Aportes EPS, Pensiones ARL y Paraficales.pdf
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Procedimiento Contratación de Docentes Cátedra.pdf
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Procedimiento Entrega del Puesto de Trabajo.pdf
3
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Procedimiento Evaluación del Desempeño.pdf
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Procedimiento Liquidación de Nómina.pdf
3
2013/08/27
Procedimiento Liquidación de Prestaciones Sociales.pdf
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2013/08/27
Procedimiento Elaboración Plan Institucional de Capacitación.pdf
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Procedimiento Solicitud para Asistir a Eventos de Capacitación.pdf
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Resolucion 156 Febrero 06 de 2006.pdf
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Resolucion 254 Marzo 09 de 2006.pdf
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Resolucion 186 Febrero 07 de 2008.pdf
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Normograma Proceso de Gestion Talento Humano.pdf
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Resolucion 175 Marzo 03 de 2010.pdf
Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales.pdf
78
CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO HS03F03
HS03R02
HS03Pr16 HS03Pr17
HS03R03
HS03Pr13
HS03Pr15
HS03F05
HS03F06
HS03F07
Gestión Talento Humano Formato Ausencia del Puesto de Formato Ausencia del Puesto de Trabajo.xls Trabajo Resolución No 755 Julio 30 de 2008 Se adoptan Resolucion 755 Julio 30 de 2008.pdf unos formatos para evaluación Calendario de Obligaciones del Calendario de Obligaciones Legales Talento Humano.pdf Proceso de Talento Humano Procedimiento Representacion Procedimiento Representación Judicial.pdf Judicial Procedimiento Control Procedimiento de Control Disciplinario Interno.pdf disciplinario interno Resolución No. 780 Octubre 12 de 2011 Se ajusta Resolucion 780 Octubre 12 de 2011.pdf el proceso de Gestion del Talento Humano Procedimiento Profesional Universitario Resolucion 254 Marzo 09 de 2006.pdf Gestión Talento Humano Procedimiento Resolución No. 513 Empalme como parte del Resolucion 513 Junio 05 de 2008.pdf Proceso de Inducción y Reinducción. Formato Contratación Formato Contratacion Docentes de Catedra.xlsx Docentes de Cátedra Formato Novedades en Docencia de Hora Formato Novedades en Docencia de Hora Cátedra, Tutores Cátedra, Tutores y Asesores de Practica.xlsx y Asesores de Practica Formato Contratación Formato Contratacion Actividades Anexas a la Actividades Docencia.xlsx Anexas a la
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2013/08/27
1
2013/08/27
Docencia
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE TH01
TH02
TH03
Actas Comité Incentivos. Actas Comité de Escalafón y Evaluación Docente. Actas Comité Asesor de Capacitación.
TH04
Actas Comisión de Personal.
TH06
Certificado Bono Pensional.
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ruta Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de Ver tabla de ) retención retención Ruta Física: Atchivo de Gestion documental documental ALMACENAMIENTO
Ruta Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de ) retención Ruta Física: Archivo de Gestion documental
Ver tabla de retención documental
Ruta ) Ruta Ruta ) Ruta Ruta ) Ruta
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Ver tabla de retención documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver Tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Ver tabla de Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano) retención Física: Archivo de Gestion documental
Ver tabla de retención documental Ver Tabla de retención documental Ver Tabla de retención documental
Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental
Ver tabla de retención documental
Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Ver tabla de Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental Ver tabla de Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano) retención Física: Archivo de Gestion documental Ver tabla de Digital: PC Profesional Universitario (Talento Humano ) retención Física: Archivo de Gestion documental Digital: PC Profesional Universitario ( Talento Humano Ver tabla de retención Física: Archivo de Gestion documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver Tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
TH07
Certificado Ingresos Ruta Digital: PC Auxiliar Administrativo ( Talento Humano ) y Retenciones. Ruta Física: Archivo de Gestion
TH08
Circulares Informativas.
TH09
TH10
TH11
TH13
TH14
Ruta ) Ruta
Informes Comisión Ruta Nacional del Ruta Servicio Civil. Informes Ruta Departamento ) Administrativo de la Ruta Función Pública. Informes Ruta Contraloría ) Departamental. Ruta Ruta Informes Planta de ) Cargos. Ruta Ruta Programa Anual de ) Capacitación. Ruta
TH15
Actas comité de convivencia.
Ruta Ruta
TH16
Actas Comité Paritario Salud Ocupacional.
TH17
Actas Comité de Emergencias.
TH18
Actas Comité de Etica.
Ruta ) Ruta Ruta ) Ruta Ruta ) Ruta
TH19
Plan de Bienestar Social.
TH20
Plan Estrategico de Ruta Talento Humano. Ruta
TH21
Ruta Programa de Salud ) Ocupacional. Ruta
Ruta Ruta
INDICADORES % de percepción positiva del clima laboral, Nivel de competencias comunes , Nivel de Competencias del Nivel profesional, Nivel de competencias del nivel técnico, Nivel de competencias del nivel asistencial, Impacto de las capacitaciones, Porcentaje de ausentismo laboral de los empleados
RIESGOS Información inexacta y dispendiosa de recopilar: Que la información que alimenta la formulación y seguimiento a la ejecución del plan estratégico de talento humano sea inexacta, o sea muy dispendiosa su recolección Incumplimiento en el seguimiento, control y mejoramiento de los planes dirigidos al talento humano : Que no elaboren los planes de mejoramiento Desacierto formulación de acciones de mejora: Formulación de acciones de mejora sin la rigurosidad y el análisis detallado que aseguren su eficacia. VENCIMIENTO DE TÉRMINOS: Sobrepasar términos legales Plan de Salud Ocupacional Incompleto: Que no se tengan en cuenta todas las necesidades de salud ocupacional de los servidores de la Institución PRESENTAR INFORMACIÓN ERRADA O INCOMPLETA PARA LA ELEBORACIÓN DEL PETHUMANO: Información errada e incompleta para formular el Plan Estratégico del Talento Humano. Violación debido proceso: No dar cumplimiento al proceso como está establecido Espacios físicos existentes y proyectados que no cumplan con la normatividad vigente en materia de salud ocupacional: Incumplimiento de normatividaden materia de salud ocupacional INSUFICIENTE CAPACITACIÓN DADA: La capacitación dada apunta parcialmente a mejorar los conocimientos individuales EL PLAN ESTATEGICO DE TH APUNTA PARCIALMENTE A SATISFACER NECESIDADES DE BIENESTAR: No se cumplen expectativas del talento humano ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES PROFESIONALES: Que los empleados de la instución puedan tener accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
80
15.10 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN CARACTERIZACION DEL PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN INFORMACION BASICA CODIGO HS05
OBJETIVO Administrar de manera eficiente los recursos informaticos y de telecomunicaciones con que cuenta la institución para el cumplimiento de la misión institucional.
FECHA ACTUALIZACION 2011/08/09
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De apoyo
VERSION 02
ALCANCE Ley 23 de 1982 de Derechos de Autor REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 5,5,1, 5,5,3, 6,3, b), 6,4, 8,2,3, LIDER DE PROCESO CARLOS CORTES LOPEZ 8,5,1, 8,5,2, 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZAC IÓN: Ley 23 de 1982 de Derechos de Autor PERSONAL DE APOYO Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, WILSON FERNANDO SOLARTE MOLINA OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Diagnóstico Institucional de Sistemas de información Solicitudes de soporte técnico en hardware y software
PROVEEDOR Profesional Universitario (Sistemas)
REQUISITO
Todos los procesos
Oportunidad, viabilidad, calidad
Oportunidad, calidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1. REALIZAR EL CARLOS DIAGNÓSTICO DE LA P CORTES LOPEZ PLATAFORMA TECNOLÓGICA 2. FORMULAR Y APROBAR EL PLAN CARLOS ESTRATEGICO DE P CORTES LOPEZ SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 3. DISEÑAR POLITICAS CARLOS DE SISTEMAS DE P CORTES LOPEZ INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES 4. EJECUTAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE CARLOS SISTEMAS DE H CORTES LOPEZ INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 5. IMPLEMENTAR Y ADMINISTRAR LAS CARLOS POLITICAS DE H CORTES LOPEZ SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES 6. ADMINISTRAR LOS CARLOS SISTEMAS DE H CORTES LOPEZ INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN CARLOS 6.1 Prestar Soporte H CORTES LOPEZ Técnico CARLOS 6.2 Administrar las H CORTES LOPEZ telecomunicaciones CARLOS 6.2.1 Administrar la H CORTES LOPEZ Telefonia
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CARACTERIZACION DEL PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 6.2.2 Administrar la CARLOS Red de datos cableada H CORTES LOPEZ e inalambrica 6.2.3 Administrar CARLOS aplicativos ( Internet, H CORTES LOPEZ Correo, Intranet, Web) CARLOS 6.3 Administrar los H CORTES LOPEZ Servidores CARLOS 6.3.1 Administración H CORTES LOPEZ Fisica del Servidor CARLOS 6.3.2 Administración de H CORTES LOPEZ Actualizaciones CARLOS 6.3.3 Administración de H CORTES LOPEZ Usuarios CARLOS 6.3.4 Afinación de los H CORTES LOPEZ Sistemas operativos CARLOS 6.4 Administrar las H CORTES LOPEZ Bases de datos CARLOS 6.4.1 Administración de H CORTES LOPEZ Actualizaciones CARLOS 6.4.2 Administración de H CORTES LOPEZ Usuarios CARLOS 6.4.3 Afinación de las H CORTES LOPEZ Bases de datos 6.5 Administrar la CARLOS Seguridad de la H CORTES LOPEZ Información CARLOS 6.5.1 Realizar copias H CORTES LOPEZ de respaldo (Backups) CARLOS 6.5.2 Actualizaciones H CORTES LOPEZ de seguridad 6.6. Administrar los CARLOS Sistemas de H CORTES LOPEZ Información 6.6.1 Administrar el CARLOS aplicativo académico H CORTES LOPEZ (SAI) 6.6.2 Administrar el CARLOS aplicativo H CORTES LOPEZ administrativo (XENCO) 7. VERIFICAR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA CARLOS MEDIANTE EL V CORTES LOPEZ ANALISIS DE LOS DATOS ARROJADOS POR LOS SISTEMAS DE MONITOREO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CARLOS 7.1 Verificar el Soporte V CORTES LOPEZ técnico CARLOS 7.2 Verificar las V CORTES LOPEZ Telecomunicaciones 7.3 Verificar la CARLOS Administración de los V CORTES LOPEZ servidores 7.4 Verificar la CARLOS Administración de las V CORTES LOPEZ bases de datos 7.5 Verificar la CARLOS Administración de la V CORTES LOPEZ seguridad 7.6 Verificar la CARLOS Administración de los V CORTES LOPEZ sistemas de información CARLOS 8. CALCULAR H CORTES LOPEZ INDICADORES CARLOS 9. ANALIZAR DATOS Y A CORTES LOPEZ MEJORAR LOS
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CARACTERIZACION DEL PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PROCESOS
SALIDAS PRODUCTO
CLIENTE INTERNOS: Todos los procesos, estudiantes, Plan Estratégico de Sistemas docentes. EXTERNOS: de Información (PESI) Comunidad, entes gubernamentales INTERNOS: Todos los procesos, Estudiantes, Aplicaciones funcionando docentes. EXTERNOS: Comunidad, entes gubernamentales INTERNOS: Todos los procesos, Estudiantes, Sistemas de comunicación en docentes. EXTERNOS; servicio Comunidad entes gubernamentales Todos los procesos, Sistema de información Estudiantes, docentes, Estable comunidad, entes gubernamentales, procesos INTERNOS: todos los Soportes técnicos realizados procesos
REQUISITO
Calidad, oportunidad, impacto
Calidad, oportunidad
Calidad, oportunidad
Calidad, oportunidad
Oportunidad, eficacia
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
Procedimiento HS05Solicitud de Procedimiento Solicitud Soporte Tecnico.pdf Pr01 Soporte Técnico PESI Plan HS05- Estratégico de PESI Plan Estrategico de Sistemas de Informacion.pdf Pl01 Sistemas de Información HS05Políticas TIC Politicas TIC.pdf PO01 HS05- Reglamento Salas Reglamento Salas de Informatica.pdf Re01 de Informática Normograma Procesos de Tecnologia de la Normograma Proceso de Tecnologia de la Información.pdf Información y la Comunicación Resolución 0569 Agosto 09 de 2011, HS05Resolucion 0569 Agosto 09 de 2011 Actualizacion Proceso Actualización R01 de Tecnologia de la Información.pdf Proceso de Tecnologia de la Información Resolucion 971 HS05Agosto 08 de Resolucion 971 Agosto 08 de 2007 PESI.pdf R04 2007 PESI Resolución No. 405 de Mayo 16 de 2013 por medio de la cual se crea el comité HS05de Eficiencia Resolución 405 Mayo 16 2013.pdf R02 Administrativa y Politica Cero Papel en el Tecnológico de Antioquia. Resolución No. 406 de Mayo 16 de 2013 por HS05- medio de la cual Resolución 406 Mayo 16 2013.pdf R03 se adopta el Reglamento para el uso del Internet, Correo
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
2
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CARACTERIZACION DEL PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN Electronico y toda forma de comunicación virtual del Tecnológico de Antioquia. Resolucion 972 HS05Agosto 08 de Resolucion 972 Agosto 08 de 2007 Politicas TIC.pdf R05 2007 Politicas TIC Resolución 427 Mayo 19 de 2004, HS05Resolucion 427 Mayo 19 2004 Reglamento Salas de Reglamento de R06 Informatica.pdf las salas de Informatica
1
2013/07/11
1
2013/07/12
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
TIC01
Plan Estratégico de Sistemas de Ruta Digital: Se encuentra disponible en el software Información Mejoramiso actualizado y aprobado
TIC02
Actas comité de informática
TIC03
Ruta Física: Archivo de gestión de la Dirección de Planeación Ruta Digital: Archivo de gestión de Dirección de Planeación Registro de soporte Ruta Física: En el computador del auxiliar Administrativo Técnico (Planeación)
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
INDICADORES Porcent solicitudes soporte téc solucionadas, Porc solic soporte téc atendidas en tpo establecid
RIESGOS Suspensión del servicio: Que se presente un paro en el servicio Desconexión de equipos críticos de la red: Que se presente una interrupción en los equipos vitales para garantizar la disponibilidad y el adecuado funcionamiento de la red No tener personal de planta: No contar con funcionarios vinculados a la Entidad HURTO: Apoderarse ilegítimamente de una cosa ajena, sin emplear violencia, con el propósito de obtener provecho para sí mismo o para otro. Fuga de personal: Que el personal del área de sistemas tenga gran rotación en la institución, llevándose todo el conocimiento y afectando la continuidad en el proceso Desactualización tecnológica salas de informática: Que la institución esté atrasada en el manejo de nuevos programas tecnológicos
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15.11 GESTIÓN DOCUMENTAL CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMACION BASICA CODIGO HS06
OBJETIVO Organizar la documentación producida y recibida por el Tecnológico de Antioquia, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.
FECHA ACTUALIZACION 2013/05/30
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De apoyo
VERSION 02
ALCANCE Recepcionar- Salvaguardar. REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 5,5,1; 5,5 b); 8,2,3, 8,4, 8,5,1, 8,5,2 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZAC IÓN: Constitución Política de Colombia, Ley General de Archivo 594 de Julio de 2000
LIDER DE PROCESO 0 0
PERSONAL DE APOYO CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Tabla de retención documental Políticas, lineamientos y normatividad sobre gestón documental Procedimiento Control de documentos y registros
PROVEEDOR Comité de Archivo T.de A.
REQUISITO De acuerdo con las directrices del Archivo General de la Nación
Rectoría
oportunidad y legalidad
Dirección de Planeación
Oportunidad y legalidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos de acuerdo con las funciones propias de la entidad (ver procedimiento para la producción documental, HS06Pr01 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Verificación y control para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica (ver procedimiento para la recepción documental, HS06-Pr02) 3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Ver procedimiento para la distribución documental, HS06Pr03 4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
P
V
H
H
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
CARLOS ARTURO RESTREPO RESTREPO
de los documentos desde su produción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Ver procedimiento pra el trámite de documentos, HS06Pr04 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los H documentos de la entidad, como parte integral de los procesos archivísticos. Ver proc. para la organización de documentos, HS06 6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la H información que contiene. Ver procedimiento para la consulta de documentos, HS06Pr06 7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y V funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido, ver procedimiento para la conservación de documentos 8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a V su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las TRD y TVD. 9, ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENT0: Para atender modificaciones susctadas por cambios A en los procedimientos, reformas organizacionales y/o funciones de las áreas de gestión
SALIDAS PRODUCTO Archivos organizados, conservados, custodiados,
CLIENTE Comunidad institucional y entes de control del orden
REQUISITO De acuerdo con la Tabla de Retención Documental
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL controlados y disponibles para la consulta Comunicaciones oficiales Internas y Externas radicadas y entregadas al destinatario Inventarios e índices documentales Informes de derecho de petición radicados y tramitados por el funcionario competente Tablas de valoracion documental
local, Regional y Nacional Funcionarios, entidades públicas y privadas y comunidad en general
Oportunidad y legalidad
Areas de gestión
De acuerdo con la normatividad vigente
Comunidad e general
Oportunidad y atendiendo a la normatividad vigente
Comunidad institucional y los entes de control del orden De acuerdo con la normatividad vigente local, Regional y Nacional
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
HS06R01
HS06Pr01 HS06Pr02 HS06Pr03 HS06Pr04
HS06F01 HS06Pr05 HS06Pr06 HS06Pr07
HS06Pr08
HS06F02 HS06F04
HS06F03 HS06R02
ALMACENAMIENTO
Resolución No. 740 de 2005 por la cual se adopta Resolucion tabla de retencion documental.pdf Tabla de Retención Documental Procedimiento para la 1. Procedimiento para la produccion documental.pdf produccion documental Procedimiento para la recepción 2. Procedimiento para la recepcion documental.pdf documental Procedimiento para la 3. Procedimiento para la distribucion de documentos.pdf distribución de documentos Procedimiento para el tramite de 4.Procedimiento para el tramite de documentos.pdf documentos Nomograma del Proceso de Normograma del proceso de gestión documental.pdf Gestión Documental Formato Solicitud de Mensajería Formato Solicitud Mensajeria Externa.xls Externa Procedimiento para la 5. Procedimiento para la organizacion de documentos.pdf organizacion de documentos Procedimiento para la consulta 6.Procedimiento para la consulta de documentos.pdf de documentos Procedimiento para la 7. Procedimiento para conservacion de documentos.pdf conservacion de documentos Procedimiento para la 8.Procedimiento para la disposicion final de los disposicion final documentos.pdf de los documentos Formato Documentos Formato Documentos Prestados.xlsx prestados Formato Registro Entrega Diaria de Registro Entrega Diaria de Documentos.xls Documentos Formato Registro consultas y prestamo Formato Registro Consultas y Prestamo Expedientes.xls expedientes al archivo central Resolución No. Resolucion 445 Mayo 30 de 2013.pdf 445 de Mayo 30
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
1
2005/08/18
1
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1
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02
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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL de 2013 por medio de la cual se actualiza el Proceso de Gestión Documental.
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE GD01
GD02
GD03
GD04
ALMACENAMIENTO
Tabla de retención Ruta Digital: Disco duro equipo archivo central documental Ruta Física: Cada archivo de gestión Trámite de las comunicaciones de Ruta Física: Archivo físico de gestión del Centro de carácter oficial Documentos Ruta Digital: Disco duro unidad de archivo y Registro de correspondencia comunicaciones Ruta Física: Caja para archivo (Registros de comunicaciones oficiales recibidas oficiales) Consecutivo comunicaciones Ruta Digital: Disco duro Indice - Unidad de archivo y oficiales correspondencia despachada interna Ruta Física: Caja para archivo - consecutivo e indice y externa
GD06
Planilla inventario único documental
Ruta Digital: Disco duro equipo del archivo central Ruta Física: En las carpertas del fondo acumulado
GD07
Planilla Registro de Ruta Digital: Disco duro equipo archivo central consultas y Ruta Física: Carpeta de consulta servicios
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
INDICADORES Porc. Consultas de documentos atendidas en 24 hrs, % de comunicaciones ext. entregadas dest. en 1 día
RIESGOS Recibir documentaciones que no cumplan con la normatividad requerida: Recibir en el archivo comunicaciones oficiales que no cumplan los requisito exigidos por la normatividad que regula la gestión documental NO ENTREGAR OPORTUNAMENTE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: Falta de oportuna en la entrega de estas comunicaciones FALTA DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN: No hay coherencia en las tablas de retención documental elaboradas y los archivos de gestión.
88
15.12 BIENESTAR INSTITUCIONAL CARACTERIZACION DEL PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL INFORMACION BASICA CODIGO HS08
OBJETIVO Planear y ejecutar programas que apunten al mejoramiento de la calidad de vida personal y comunitaria para apoyar la formación integral de los miembros de la comunidad instiutucional
FECHA ACTUALIZACION 2008/04/24
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De apoyo
VERSION 01
ALCANCE Ejecución de programas para promover formación integral y calidad de vida en la comunidad estudiantil universitaria.
LIDER DE PROCESO SORELLY MORENO CARVAJAL
REQUISITOS GENERALES NTC GP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 5,5,3; 8,2,3, 8,2,4; 8,4, 8,5,1 , 8,5,2, 8,5, LEGALES: Políticas de Bienestar - Acuerdo 03 de 1995 (CESU) Y DE LA ORGANIZAC IÓN: Resolución 714 de 2003: Manual políticas de Bienestar Institucional.
PERSONAL DE APOYO CARLOS MARIO OSORIO VANEGAS, Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, OLGA NELLY ESPINOSA OCAMPO, Sergio Hernan Alarcon Betancourt, SORELLY MORENO CARVAJAL OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Diagnóstico de necesidades de bienestar Solicitudes de bienestar Propuestas de trabajos interinstitucionales
PROVEEDOR
REQUISITO
Estudiantes, Empleados
Veracidad, objetividad, calidad
Estudiantes, Empleados Oportunidad, objetividad IES Redes Interuniversitarias Sector productivo Entes Oportunidad, objetividad, calidad gubernamentales
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD SORELLY MORENO CARVAJAL SORELLY MORENO CARVAJAL
SORELLY MORENO CARVAJAL
OLGA NELLY ESPINOSA OCAMPO
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1. ELABORAR DIAGNOSTICO DE P NECESIDADES DE BIENESTAR 2. ELABORAR PLAN DE BIENESTAR P ESTUDIANTIL A DESARROLLAR. 2.1. Promoción, prevención y atención en salud. Remitirse a los procedimientos: HS08-Pr01 Jornada de vacunación, HS08Pr02 seguro de P accidentes, HS08-Pr03 Jornada de prevención del cáncer Cervicouterino, HS08-Pr04 Manejo de historia clínica y otros 2.2. Apoyo a la formación integral. Remitirse a los procedimientos: HS08-Pr08 Inducción P a estudiantes, HS08Pr09 Talleres de apoyo a la formación integral
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CARACTERIZACION DEL PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL
SORELLY MORENO CARVAJAL
SORELLY MORENO CARVAJAL
SORELLY MORENO CARVAJAL SORELLY MORENO CARVAJAL SORELLY MORENO CARVAJAL
2.3. Deporte y recreación, Remitirse a los procedimientos: HS08-Pr10 Semilleros deportivos, HS08-Pr11 Préstamo de implementos Dep. P HS08-P12 Deporte representativo (nivel competitivo) HS08Pr13 Deporte recreativo (Torneos internos) y otros. 2.4. Fomento cultural. Remitirse a los procedimientos. HS08-Pr17 Proyección de grupos culturales, P HS08-Pr18 Acreditación de competencias en Arte y cultura, HS08-Pr19 Concurso de talentos 3. EJECUCIÓN PLAN DE BIENESTAR H ESTUDIANTIL 4. REALIZAR SEGUIMIENTO Y V VERIFICACIÓN 5. ANALIZAR DATOS Y REALIZAR LOS A AJUSTES NECESARIOS
SALIDAS PRODUCTO Estudiante satisfecho Demanda satisfecha Programas y campañas Interinstitucionales
CLIENTE INTERNOS, Estudiantes y empleados INTERNOS: Estudiantes, empleados INTERNOS: Estudiantes, Docentes y empleados. EXTERNOS: comunidades
REQUISITO Calidad, oportunidad, satisfacción Calidad, Oportunidad, Satisfacción Calidad, oportunudad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE Procedimiento HS08Jornada de Pr01 Vacunación Procedimiento HS08- Póliza de Pr02 Accidentes Estudiantil Procedimiento HS08- Prevención de Pr03 Cáncer Ginecológico Procedimiento HS08Diligenciamiento Pr04 de Historia Clínica Procedimiento HS08- Asesoría en Pr05 Planificación Familiar. Procedimiento HS08Atención Consulta Pr06 Externa General Procedimiento HS08Atención Pr07 Prioritaria Procedimiento HS08Inducción a Pr08 estudiantes
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
Procedimiento Jornadas de Vacunacion.pdf
2
2013/07/12
Procedimiento Poliza de Accidentes Estudiantil.pdf
2
2013/07/12
Procedimiento Prevencion de Cancer Ginecologico.pdf
2
2013/07/12
Procedimiento Diligenciamiento de Historia Clinica.pdf
2
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Procedimiento Asesoria en Planificacion Familiar.pdf
2
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Procedimiento Atencion Consulta Externa General.pdf
2
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Procedimiento Atencion Prioritaria.pdf
2
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Procedimiento Induccion.pdf
2
2013/07/12
ALMACENAMIENTO
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CARACTERIZACION DEL PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL Procedimiento HS08- Apoyo a la Procedimiento Apoyo a la Formacion Integral.pdf Pr09 Formacion Integral Procedimiento HS08Semilleros Procedimiento Semilleros Deportivos.pdf Pr10 Deportivos Procedimiento HS08- Préstamo de Procedimiento Prestamo de Implementos Deportivos.pdf Pr11 implementos Deportivos Procedimiento Deporte HS08Representativo Procedimiento Deporte Representativo.pdf Pr12 (Nivel Competitivo) Procedimiento Deporte HS08Recreativo Procedimiento Deporte Recreativo.pdf Pr13 (Torneos internos) Procedimiento HS08Copas Procedimiento Copas Institucionales.pdf Pr14 Institucionales Procedimiento HS08- Alquiler de Procedimiento Alquiler Escenarios Deportivos.pdf Pr15 Escenarios Deportivos Procedimiento Acreditación de Competencia HS08Procedimiento Acreditacion Competecia DeportivaDeportiva Pr16 ACUDE.pdf (Deporte formativo) Acude Procedimiento HS08Proyección de Procedimiento Proyeccion de Grupos Culturales.pdf Pr17 Grupos Culturales Procedimiento Acreditación de HS08Procedimiento Acreditacion Competencia Arte y CulturaCompetencia en Pr18 ACUDE.pdf Arte y Cultura ACUDE Procedimiento HS08Concursos de Procedimiento Concurso de Talentos.pdf Pr19 Talentos. Manual de HS08Políticas de Manual de Politicas de Bienestar.pdf M01 Bienestar Normograma del Proceso de Normograma del Proceso de Bienestar Estudiantil.pdf Bienestar Estudiantil Formato Encuesta HS08- Talleres de Apoyo Formato Encuesta Talleres de Apoyo a la Formacion F01 a la Formación Integral.docx Integral Formato Encuesta HS08Caracterización Formato Encuesta Caracterización Estudiantil.docx F02 Estudiantil Formato HS08Inducción a la Formato Induccion a la Vida Institucional.docx F03 Vida Institucional Formato Talleres HS08- de Apoyo a la Formato Talleres de Apoyo a la Formacion Integral.docx F04 Formación Integral
2
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RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE BE01
ALMACENAMIENTO
Historias clínicas de los estudiantes Ruta Física: Archivo físico del Servicio Médico (Médicas,
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
91
CARACTERIZACION DEL PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL
BE02
BE03
Odontológica y Sicológicas Control de asistencia a eventos
Ruta Física: Archivo físico del area de gestión
Programa de Salud Ruta Digital: Archivo en medio magnético en el PC del Ocupacional Médico
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental Ver tabla de retención documental
INDICADORES No. consultas médico, sicolog y odontológicas/año, No. participantes de actividades deportivas/año, Porcentaje satisfacción usuarios servic bienestar, No. participantes acitividades culturales/año
RIESGOS INCUMPLIR EL PLAN DE BIENESTAR PROGRAMADO: No ejecución de algunas actividades del Plan de Bienestar programado.
92
15.13 CONTROL INTERNO CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTROL INTERNO INFORMACION BASICA
CODIGO V01
OBJETIVO Realizar evaluación independiente a la administración del Tecnológico de Antioquia sobre la existencia, conocimiento y aplicación de los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control, comprobando la efectividad, eficacia y oportunidad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes.
FECHA ACTUALIZACION 2013/10/03
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De evaluación
VERSION 03
ALCANCE Desde el Diagnóstico institucional, la identificación de los planes, programas y proyectos de la Entidad, hasta su evaluación y seguimiento a la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. LIDER DE PROCESO MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009: 4,2,3, 4,2,4, 5,5,1, 5,5,3 ; 5,6, 8,2,2, 8,2,3, 8,5,1, 8,5,2, 8,5,3 LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Ley 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005
PERSONAL DE APOYO Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, LEYDY CAROLINA BARRIOS URREGO, MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO
PROVEEDOR
Informes de Gestión
Todos los funcionarios
Planes de Mejoramiento Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora Informe del sistema de medición Plan de manejo de riesgos
Todos Todos Todos Todos
Información contable
Funcionarios de Contabilidad
Encuesta referencial (satisfacción del cliente) Solicitud de realizacion de Auditoria Informe al plan de accion
los los los los
REQUISITO Calidad, Confiabilidad, Oportunidad, Objetividad, Soportado Calidad, Confiabilidad, Oportunidad, Objetividad Objetividad, oportunidad, Pertinencia Objetividad, oportunidad, Pertinencia Objetividad, oportunidad, Pertinencia
procesos procesos procesos procesos
Todos los procesos
Objetividad, oportunidad, Pertinencia
Todos los procesos
Objetividad, oportunidad, pertinencia Calidad de la información contable, Objetividad, oportunidad, soportado
Todos los funcionarios
Oportunidad, Objetividad, objetivos, soportado
Rectoria
Objetividad, Oportunidad
Todos los procesos
Objetividad, Oportunidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
1. PLANEAR LA EVALUACION
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA VALOR
OTRO ATRIBUTO
P
12. Realizar control previo a la contratacion H ( Remitirse a la guia) 1.1. Solicitar a los MARIA JACINTA responsables de los MONTOYA procesos la informacion P ALZATE requerida para la evaluacion LEYDY CAROLINA 1.2. Revisar y Analizar P BARRIOS la informacion URREGO LEYDY 1.3. Elaborar el plan de P CAROLINA trabajo
93
CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTROL INTERNO BARRIOS URREGO MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
1.4. Revisar y aprobar el plan de trabajo
P
2. EJECUTAR LA EVALUACION
H
2.1 Ejecutar los procedimientos de Auditoria
H
2.2. Identificar y evaluar los hallazgos
H
2.3. Elaborar informe de H evaluacion 2.4. Presentar informe definitivo del dueño del proceso 2.5. Solicitar a los dueños del proceso la elaboracion del plan de mejoramiento de acuerdo a la metodologia del proceso del mejoramiento continuo 3. VERIFICAR EFICACIA DE LAS ACCIONES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO 3.1. Verificar la implementacion de las aciones propuestas y dejar evidencia en papeles de trabajo 3.2 Verificar la eficacia de las acciones tomadas. En caso de que haya sido eficaz, se deja la constancia en el formato si fue o no fue eficaz, con el fin de que implementen otras acciones que apunten a la eficacia. 3.3. presentar en reunion el informe al responsable del proceso para su conocimiento y analisis 3.4. Enviar el informe al representante legal y al comite coordinador de control interno 3.5. Socializar el informe con los responsables
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA 3.6. Enviar informe al MONTOYA responsable del proceso ALZATE 3.7. Realizar evaluaciones eventuales independientes cuando sea necesario realizar, un examen sobre la MARIA JACINTA efectividad del control, MONTOYA sobre procesos o areas ALZATE responsables especificas y ante alguna eventualidad presentada que asi lo amerite MARIA JACINTA 4. Elaborar informe MONTOYA sobre el avance del
H
H
V
V
V
V
V
V
V
V
H
94
CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTROL INTERNO ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
sistema de control interno de la entidad, de acuerdo a los parametros establecidos por el departamento administrativo de la funcion publica y la contaduria general de la nacion y el informe ejecutivo anual 5. Brindar asesoria sobre temas relacionados con el control interno a los H funcionarios de la entidad y a particulares que lo requieran. 6. Realizar campañas y actividades para el fomento de la cultura H del Autocontrol y la Autogestión 7. Consolidar la Rendicion de cuentas a entidades externas (ver H calendario de obligaciones legales) 8. Administrar auditorias internas de calidad (Remitirse a la H guia para la realizacion de auditorias internas de calidad V01- G01) 9. Evaluar la gestion de riesgo (Remitirse a la guia para H administracion de riesgos, A02-G01) 10. Realizar el analisis de los indicadores del V proceso 11. Realizar los ajustes necesarios de acuerdo a los analisis realizados A 12. Realizar control preventivo a la contratación
SALIDAS PRODUCTO Informe de evaluación de Control Interno Informe de verificación o auditoría Asesoria brindada Informe de rendición de cuentas (anual) Informe de la Gestión Anual Plan de mejoramiento Institucional (15 días hábiles siguientes al informe de auditoría gubernamental) Informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional (cada 6 meses) Informe de verificación y cumplimiento de normas de software y licencias (Anual, a mas tardar el tercer viernes del mes de marzo de cada año) Informe Ejecutivo Anual de
CLIENTE INTERNOS: Todos los procesos. EXTERNOS: Contraloría Departamental, DAFP INTERNOS: Todos los procesos INTERNOS: Todos los procesos EXTERNO: Contraloría General de Antioquia EXTERNO: Contraloría General de Antioquia
REQUISITO Oportunidad, veracidad,Calidad
Oportunidad, veracidad, Calidad Oportunidad, veracidad Oportunidad, veracidad Oportunidad, veracidad
EXTERNO: Contraloría General de Antioquia
Oportunidad, veracidad, objetividad, soportes
EXTERNO: Contraloría General de Antioquia
Oportunidad, veracidad, objetividad, soportes
EXTERNO: Dirección Nacional Oportunidad, veracidad de Derechos de Autor
EXTERNO: Contaduría
Oportunidad, veracidad, objetividad, soportes
95
CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTROL INTERNO Control Interno Contable Declaratoria de residuos sólidos en colaboración con la Facultad de ciencias y del ambiente Declaratoria de residuos peligrosos en colaboración con la facultad de ciencias de la tierra y del ambiente Seguimiento y control a alarmas generadas en el SICE Cuenta Rendida(formato)
General de la Nación EXTERNO: Área Metropolitana
Oportunidad, veracidad, objetividad, soportes
EXTERNO: Área Metropolitana (Anual)
Oportunidad, veracidad, objetividad, soportes
INTERNO: Coordinación Jurídica, Dirección Veracidad, cumplimiento Administrativa y Financiera, Rectoría INTERNO:Toda la comunidad Legalidad, Cumplimiento, Veracidad EXTERNO: CGA
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
04
2013/03/10
1
2013/07/05
02
2013/07/10
Resolución 689 Oct 01 de 2010.pdf
1
2013/07/10
Normograma del proceso de Control Interno.pdf
2
2013/08/22
Resolución 320 Marzo 30 2006.pdf
1
2013/07/10
Calendario de Obligaciones Legales.pdf
1
2013/07/15
Resolución 438 Junio 22 de 2011.pdf
1
2013/07/10
Resolución 0891 octubre 02 de 2013
1
2013/03/10
Formato Ejecución de Auditoria.pdf
1
2013/07/15
Formato Informe de Auditoria.pdf
1
2013/07/15
Formato Planeación de Auditoria.pdf
1
2013/07/15
ALMACENAMIENTO
Guía para la realización de Guía Auditorias Internas de Calidad.pdf Auditorías internas de calidad Resolución 2111 Nov 27 2007 Adopta Guía Resolución 2111 Nov 27 2007 Guía Metodológica V01-G02 para Administración Administracion de Riesgos.pdf de Riesgos Resolución No. 618 Junio de 2009 Se Actualizan las V01-R01 Resolución 618 Junio 30 2008.pdf Políticas Generales V01-G01
de Administración de Riesgos. Resolución Nro. 0689 Oct 01 de 2010 V01-R03 se actualiza el proceso de control interno. Normograma del proceso de Control Interno Resolución No. 320 Marzo 30 de 2006 Se actualiza el Reglamento, la V01-R02 Integración y el Funcionamiento del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Calendario de Obligaciones legales del Proceso de Control Interno Resolución 0438 Junio 22 de 2011 Se V01-R04 adopta el procedimiento a la contratacion Resolución No. 0891 Octubre 02 de 2013 – por la cual se actualiza el Proceso de Control Interno y V01-R05 se emite la cuarta versión de la guía para la realización de Auditorías Internas de Calidad Formato Ejecución V01-F02 de Auditoria Formato Informe de V01-F03 Auditoria V01-F04 Formato Planeación
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CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTROL INTERNO Auditoria Formato lista de verificación y V01-F05 seguimiento a la organización de archivos de gestión Procedimiento V01Control a la Pr01 Contratación
Formato Lista de Verificación y seguimiento a la organización de archivos de Gestión del Tecnológico de Antioquia.docx
Procedimiento Control a la Contratación.doc
1
2013/07/15
1
2013/07/05
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
CI01
Registros de asesorías
CI02
Encuesta referencial
CI03
Informe avance SCI
CI04
Informe de evaluación
CI05
Informes de verificación
Ruta Física: Se encuentra en el archivo de control interno
CI06
Informe Auditorías internas de calidad
Ruta Física: Archivo de control interno, software mejoramiso
CI07
Soportes de las auditorías internas de Ruta Física: Archivo de control interno calidad
CI08
Mapa y plan de manejo de riesgos
Ruta Física: Se encuentra en el archivo de control interno
Ruta Física: se encuentra en el archivo de control interno
Ruta Física: se encuentra en el archivo de control interno
Ruta Física: Se encuentra en el archivo de control interno
Ruta Física: Archivo de control interno, software mejoramiso
TIEMPO DISPOSICIO RETENCION N Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
INDICADORES Porcentaje de Riesgos mitigados, % de cumplim. de prog. auditoria interna tpo estab
RIESGOS Extemporaneidad en la elaboración de plan de mejoramiento: Que no elaboren el plan de mejoramiento a tiempo Demora: Tardanza en la implementación de las acciones. Extemporaneidad en la consolidación de la rendición de cuentas a entidades externas: Que la información no se presente de manera oportuna. Inexactitud en la administración de las auditorías intermas de calidad: Hallazgos no ajustados a la norma
97
15.14 ATENCIÓN AL CLIENTE CARACTERIZACION DEL PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE INFORMACION BASICA CODIGO A01
OBJETIVO Atender las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones de nuestros clientes y darles trámite oportuno con el fin de mejorar la prestación del servicio
FECHA ACTUALIZACION 2010/10/14
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De evaluación
VERSION 03
ALCANCE Recepción de la solicitud, queja, reclamo, percepción y sugerencias - dar la respuesta. REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009: 4,2,3; 4,2,4; 5,2; 6,3; 6,4; 7,2,2; 7,2,3; 7,5,1;; 7,5,3; 8,2,1; 8,2,3 , 8,2,4; 8,3; 8,5,1, 8,5,2; 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: La Normatividad vigente: Leyes de Educación superior y de planeación, Acuerdos del Consejo Directivo, Resoluciones Rectorales.
LIDER DE PROCESO ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
PERSONAL DE APOYO Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL, Fabio Alberto Vargas Agudelo, USUARIO CONSULTA OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO
Solicitud de información
Queja de cliente
Percepciones y Sugerencias
PROVEEDOR INTERNOS: estudiantes docentes y funcionarios . EXTERNOS: Egresados, proveedores y comunidad interesada INTERNOS: Estudiantes, docentes y funcionarios. EXTERNOS: Egresados, proveedores y comunidad interesada. INTERNOS: Todos los procesos. EXTERNOS: Comunidad familias, egresados.
REQUISITO Comunicación, Objetividad, Personal, Telefónica, correo, e-mail o página web. Especificaciones técnicas: nombre de la persona que la solicita, asunto, dirección y teléfono Comunicación, Objetividad, Personal, Telefónica, correo, e-mail o página web. Especificaciones técnicas: nombre de la persona que la solicita, asunto, dirección y teléfono Claridad, viabilidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD
TIPO
ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
1. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, RECLAMOS, PERCEPCIONES Y SUGERENCIAS
P
ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
1.1. Revisar y clasificar la solicitud
P
ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1.1.1. Recibir la información e ingresar al sistema de P información los datos del solicitante. 1.1.2. Ingresar resumen de la P solicitud. 2. ATENDER LA SOLICITUD DE LA H QUEJA Y/O RECLAMO 2.1. Trasladar al área H competente 2.2. Proyectar el acuso recibo de la H solicitud, queja y/o reclamo. 2.3. Realizar todos los trámites para atender H la queja, reclamo y/o sugerencia. 3. REALIZAR SEGUIMIENTO A LA V ATENCION DE LA
98
CARACTERIZACION DEL PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE QUEJA Y/O RECLAMO. ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
3.1. Seguir la trazabilidad
V
3.2. Informar el resultado de la queja V al quejoso. 4. VERIFICAR LA COMUNICACIÓN CON NUESTROS CLIENTES: Realizar el análisis sobre la satisfacción de nuestros clientes V de acuerdo a la Guía metodológica para la medición del nivel de satisfacción del cliente. 4.1. Realizar el informe consolidado y enviarlo al comité V rectoral anualmente para la revisión por la Dirección.
ELIZABETH PIEDRAHITA GUIRAL
5. ANALIZAR DATOS Y A MEJORAR PROCESO
00
NOTA1: las sugerencias y percepciones se manejan a través de los buzones de sugerencias, estos A buzones serán abiertos cada ocho (8) días y analizados con el fin de implementar las acciones necesarias.
SALIDAS PRODUCTO
Respuesta a las solicitudes
Respuesta a las quejas y reclamos
CLIENTE INTERNOS: Estudiantes, docentes, funcionarios. EXTERNOS: Egresados, proveedores y comunidad interesada INTERNOS: (Estudiantes, docentes y funcionarios. EXTERNOS: Egresados, proveedores y comunidad interesada
REQUISITO
Oportunidad, Calidad, Eficiencia, Objetividad
Oportunidad, Calidad, Buen servicio, Objetividad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
3
2013/08/30
1
2013/07/05
Normograma del Proceso de Atención al Cliente.pdf
3
2013/07/16
Buzon de Sugerencias.JPG
1
2013/07/05
Formato Encuesta Cliente en Transito.docx
1
2013/07/24
Calendario de Obligaciones Administrativas.pdf
1
2013/04/26
ALMACENAMIENTO
Guía Metodológica para la Medición Guia Metodologia para La Medicion del Nivel de A01-G01 del Nivel de Satisfacción del Cliente.pdf Satisfacción del Cliente Portafolio de A01-P01 portafolio de tramites.PDF Trámites Normograma del Proceso de Atención al Cliente Formato Buzon de A01-F01 Sugerencias Formato Encuesta A01-F02 Cliente en Transito Calendario de Obligaciones del Proceso de Atención al
99
CARACTERIZACION DEL PROCESO ATENCIÓN AL CLIENTE cliente.
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE AC01
AC02
AC03
AC04
AC05
Acuso de Recibo Traslado de Atención de la Quejas y/o Reclamo Respuesta de Atención de la Quejas y/o Reclamo Encuestas sobre la medición del nivel de satisfacción del cliente Informe consolidado sobre la medición del nivel de satisfacción del cliente
ALMACENAMIENTO
Ruta Física: Archivo de Gestión o Archivo central
Ruta Física: Archivo de Gestión o Archivo central
Ruta Física: Archivo de Gestión o Archivo central
Ruta Física: Archivo de Gestión o Archivo central
Ruta Física: Archivo de Gestión o Archivo central
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención
Ver tabla de retención
Ver tabla de retención documental
Ver tabla de retención documental
INDICADORES Quejas finalizadas, Porcentaje de satisfacción del cliente externo, Oportunidad en la atención de las SQRF
RIESGOS Inexactitud en la verificación de la comunicación con los clientes: No obtener la información con el valor representativo de la muestra Desvío de la información relacionada con las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones de los clientes: Que la solicitud no llega donde la persona responsable de atender la queja Incumplimiento en la atención de las solicitudes de las PQRSF: No se obtiene la respuesta oportuna por parte de los responsables
100
15.15 MEJORAMIENTO CONTINUO CARACTERIZACION DEL PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO INFORMACION BASICA CODIGO A02
OBJETIVO Mejorar continuamente el sistema de gestión integral de la Entidad, mediante la implementación y control oportuno de Planes de mejoramiento, acciones preventivas, correctivas y de mejora.
FECHA ACTUALIZACION 2010/09/30
CAMBIOS EFECTUADOS
TIPO De evaluación
VERSION 02
ALCANCE Acción de mejora- verificación de la eficacia de las acciones REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009: 4,2,3; 4,2,4; 5,5,1; 7, 8,2,3, 8,4; 8,5,1, 8,5,2 8,5,3. LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN: Ley 87 de 1993.
LIDER DE PROCESO MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE
PERSONAL DE APOYO Eduar Alberto Garcia Galeano, Elimeleth Asprilla Mosquera, Fabio Alberto Vargas Agudelo, LEYDY CAROLINA BARRIOS URREGO, MARIA JACINTA MONTOYA ALZATE OTRA INFORMACION
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA
ENTRADAS INSUMO Informes de Auditorias internas de calidad Informe sobre atención al cliente Informe sobre indicadores de gestión Mapa y plan de manejo de riesgos Informe de seguimiento a la ejecución del plan de manejo de riesgos Informe consolidado sobre las causas del producto no conforme Informe de seguimiento a los planes de acción Informes de auditoria externa
PROVEEDOR Funcionarios del área de gestión
REQUISITO
Auxiliar administrativo
Exactitud, oportunidad
Responsable del proceso
Veracidad en los datos, Oportunidad
Todos los procesos
Oportunidad, Eficacia, Efectividad
Todos los procesos
Oportunidad, Calidad, Efectividad
Procesos misionales
Oportunidad, Efectividad
Todos los procesos
Oportunidad, Claridad, Objetividad, Efectividad,
Ente certificador y demás entidades que nos auditan
Objetividad, Oportunidad, Veracidad
Oportunidad, Calidad, Efectividad
ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD
TIPO
COSTO
TIEMPO
AGREGA OTRO VALOR ATRIBUTO
1.ANALIZAR LAS ACCIONES (CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA) QUE SE GENERAN POR MARIA JACINTA ALGUNA DE LAS MONTOYA P SIGUIENTES CAUSAS ALZATE (Auditorias internas de calidad, inspección, queja de cliente, evaluación de control interno, producto no conforme, et.,) 2. IDENTIFICAR CAUSAS DE ACUERDO A LA METODOLOGIA PARA EL ANALISIS DE MARIA JACINTA CAUSAS DE LA GUIA MONTOYA P PARA EL ALZATE TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME Y NO CONFORMIDAD. 3. ELABORAR PLAN MARIA JACINTA DE MEJORAMIENTO MONTOYA P PARA ELIMINAR LAS ALZATE CAUSAS. MARIA JACINTA 4. EJECUTAR EL PLAN MONTOYA H DE MEJORAMIENTO ALZATE
101
CARACTERIZACION DEL PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO 5. REALIZAR MARIA JACINTA SEGUIMIENTO AL MONTOYA V PLAN DE MEJORA ALZATE MIENTO. 6. EVALUAR EL MARIA JACINTA IMPACTO DE LAS MONTOYA ACCIONES DEL PLAN V ALZATE DE MEJORAMIENTO (Evaluar eficacia) MARIA JACINTA 7. ANALIZAR MONTOYA INDICADORES Y V ALZATE DATOS 8. AJUSTAR EL PROCESO CADA VEZ QUE SE REQUIERA, DE ACUERDO A LOS DATOS ANALIZADOS DE LOS INDICADORES MARIA JACINTA DE GESTIÒN Y DE MONTOYA A LOS DATOS ALZATE ANALIZADOS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO.
SALIDAS PRODUCTO
CLIENTE INTERNOS: Todos los Mejoras significativas procesos. EXTERNOS: Ente certificador INTERNOS: Todos los Mejoras escalonadas procesos. EXTERNOS: Ente Certificador INTERNOS: Todos los Eliminación de causas procesos. EXTERNOS: Ente potenciales certificador INTERNOS: Todos los Eliminación de causas reales procesos EXTERNOS: Ente certificador INTERNOS: Todos los Verificación de la eficacia de procesos. EXTERNOS: Ente las acciones certificador
REQUISITO Objetividad, Oportunidad, Calidad
Objetividad, Oportunidad, Calidad
Objetividad, oportunidad, calidad
Objetividad, oportunidad, calidad
Objetividad, oportunidad, calidad
RECURSOS DE INFORMACION - DOCUMENTOS CODIGO NOMBRE
A02-R02
A02-R01
A02-F01
A03-F03
A02-F02 A02-G01
ALMACENAMIENTO
Resolucion 645 24 Agosto 2011 Adopta la 3 Resolucion 645 24 Agosto 2011 Adopta la 3 Versión Versión Control Control del producto no conforme.pdf del producto no conforme Resolucion 688 Oct 01 2010 Actualizacion Resolucion 688 Oct 01 2010 Actualizacion Proceso Proceso Mejoramiento Continuo.pdf Mejoramiento Continuo Normograma del proceso de Normograma del Proceso de Mejoramiento continuo.pdf Mejoramiento Continuo Formato Planes de Mejoramiento Formato planes de mejoramiento Individual.pdf por Proceso o Individual Formato Planes de Mejoramiento Formato planes de mejoramiento Institucional.pdf Institucional Formato Control Producto No Formato Control Producto No Conforme.xlsx Conforme Guía para el Resolucion 645 24 Agosto 2011 Adopta la 3 Versión Control del
VERSION
FECHA ACTUALIZACION
3
2013/07/12
1
2013/07/12
1
2008/09/05
1
2013/07/12
1
2013/07/12
1
2013/07/12
3
2013/07/12
102
CARACTERIZACION DEL PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO Producto No Conforme y el Tratamiento de las No Conformidades Reales o Potenciales
Control del producto no conforme.pdf
RECURSOS DE INFORMACION - REGISTROS CODIGO NOMBRE
ALMACENAMIENTO
0001
Formato solicitud de mejora
0002
Información de los indicadores Ruta Física: CONTROL INTERNO
0003
Plan de Mejoramiento
Ruta Física: CONTROL INTERNO
Ruta Física: archivo de control interno
TIEMPO DISPOSICION RETENCION Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental Ver tabla de Ver tabla de retención retención documental documental
INDICADORES Evaluación a planes de mejoramiento, Eficacia acciones implementadas planes mejoramient, Correcciones aplicadas a los productos no conforme
RIESGOS INCUMPLIMIENTO EN ANÁLISIS DE CAUSAS: No se realiza el análisis de causas de los problemas de manera adecuada.
103
16. CONTROL MODIFICACION DOCUMENTO: MANUAL DEL CALIDAD VERSION
RESOLUCION Y FECHA
FECHA DE CONTROL
01
2046 de noviembre de 2007
Enero y febrero de 2009
02
284 del 23 de febrero de 2009
Septiembre y octubre de 2010
03
742 del 19 de octubre de 2010
Septiembre y octubre de 2011
AREA RESPONSABLE DE LA SOLICITUD
MODIFICACION DEL DOCUMENTO
RESPONSABLE DE REALIZAR LA MEJORA
Control Interno Se ajusta a la Dirección de nueva planeación y estructura control interno organizacional se ajustan las metas de calidad y se genera una segunda versión Control Interno Se ajustan las Dirección de versiones de Planeación y Control Interno algunos procesos, se amplía el portafolio de servicios por la aprobación de dos nuevos programas, se ajusta al Decreto 4485 de noviembre de 2009 y a la Norma ISO 9001:2008, se genera la tercera versión. Dirección de Comité de Se ajusta al calidad y nuevo mapa de Planeación y Control Interno control interno procesos institucional y se ajustan los procesos que tienen una nueva versión, Se genera la cuarta versión
104
04
000787 del 19 de octubre de 2011
Junio y julio de 2012
Comité de calidad y control interno
05
0298 del 3 de Abril de 2013
Marzo y Abril de 2013
Docencia
06
0405 del 16 de Mayo de 2013
Abril y Mayo de 2013
Tecnología de la Información y la Comunicación
07
0406 del 16 de Mayo 2013
Abril y Mayo de 2013
Tecnología de la Información y la Comunicación
08
0412 del 22 de Mayo de 2013
Abril y Mayo de 2013
Docencia
09
0430 del 27 de Mayo 2013
Abril y Mayo de 2013
Docencia
Se ajustan Dirección de algunos Planeación y procesos, se Control Interno ajustan los objetivos de calidad y se emite la versión 05 Se aprueba el Docencia documento Biblioteca política formación y Desarrollo de colecciones Bibliotecas Se crea el Dirección de Comité de Tecnología de Eficiencia la Información Administrativa y y la Política Cero Comunicación Papel en el Tecnológico de Antioquia Código: HS05R02 Versión 01 Se adopta el Dirección de Reglamento Tecnología de para el uso de la Información Internet, Correo y la Electrónico y Comunicación toda forma de comunicación virtual del Tecnológico de Antioquia Código: HS05R03 Versión 01 Se Documentan Docencia y Actualizan uno Biblioteca Procedimientos de la Biblioteca del Tecnológico de Antioquia Se adopta el Docencia – procedimiento Ayudas de ayudas Educativas educativas adscrito al proceso de 105
10
0432 del 27 de Mayo de 2013
Abril y Mayo de 2013
Gestión Financiera
11
0434 del 28 de Mayo de 2013
Abril y Mayo de 2013
Administración de Bienes Muebles y Inmuebles
12
0445 del 30 de Mayo de 2013
Abril y Mayo de 2013
Gestión Documental
13
0604 del 16 de Julio de 2013
Mayo y Junio de 2013
Planeación Institucional
14
0616 del 23 de Julio de 2013
Mayo y Junio de 2013
Adquisición de Bienes y Servicios
15
0773 del 26 de Agosto de 2013
Julio y Agosto de 2013
Docencia Código H01Pr12 Versión 01 Se actualiza el Proceso de Gestión Financiera Código: HS01R02 Versión 01 Se actualiza el Proceso de Administración de Bienes Muebles y Inmuebles Código: HS01R05 Versión 01 Se actualiza el proceso de Gestión Documental Código: HS06R02 Versión 01 Se actualiza el proceso de Planeación Institucional. Se actualiza el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Se adopta el Procedimiento Emisora TDEA Radio Adscrito al Proceso de Comunicación Publica Código: P02Pr02 Versión 01
Dirección de Gestión Financiera
Dirección de Administración de Bienes Muebles y Inmuebles
Dirección de Gestión Documental
Dirección de Planeación
Dirección de Adquisición de Bienes y Servicios
106
16
0834 del 13 de Septiembre de 2013
Julio y Agosto de 2013
Planeación Institucional
17
0872 del 24 de Septiembre de 2013
Julio y Agosto de 2013
Extensión
18
0891 de octubre de 2013
Agosto y septiembre de 2013
Se actualiza y se emite la cuarta versión de la Guía para la Estructuración del Plan de Desarrollo del Tecnológico de Antioquia Se actualiza el Proceso de Extensión.
Dirección de Planeación
Oficina de Extensión
Control Interno Se actualiza el Dirección de proceso de Control Interno control interno y se emite cuarta versión de guía para la realización de auditorías internas de calidad
107
108