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MANUAL MANUAL DE PERFILES Y CARGOS

MANUAL DE PERFILES Y CARGOS TU MANO AMIGA

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MANUAL MANUAL DE PERFILES Y CARGOS

INTRODUCCIÓN

El siguiente manual de cargos y funciones de la empresa Inelegas Ltda. Contiene las referencias necesarias para la selección, formación y evaluación del Talento Humano, haciendo una descripción del perfil requerido por el cargo y las funciones principales, las cuales serán objeto en la evaluación de desempeño de las personas que se desarrollen en cada uno de ellos. Es importante aclarar que las responsabilidades y funciones del Talento Humano no se limitan solo a lo contenido en el manual, pues la manera en que se cumpla la misión de cada cargo es primordial y debe contribuir al desarrollo de la misión y objetivos de la organización. En caso de que un aspirante no cumpla con los requisitos de formación del cargo, estos pueden ser homologados por la experiencia de este.

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ORGANIGRAMA

GERENCIA

Asesoría Jurídica

Coordinador/a de Ventas

Auxiliares Administrativas

Asesoría Contable

Gestión Humana

Asesores de Ventas

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DATOS DEL CARGO Denominación del cargo: GERENTE

Área: Todas

Supervisa a: Proceso de ventas

Jefe Inmediato: NA

Rinde cuentas a: NA

No. De cargos iguales: 0

MISION: Administrar estratégicamente la organización proporcionando los recursos que garanticen el cumplimiento de la política y los objetivos de la compañía. Dirigir, acompañar, diseñar estrategias y actividades de mercadeo y comercialización, garantizando el cumplimiento de las metas de ventas de la organización.

COMPETENCIA EDUCACIÓN: Profesional y/o tecnólogo de las ciencias sociales o económicas FORMACIÓN: Capacitaciones en ventas y mercadeo, servicio al cliente, gerencia del talento humano, calidad EXPERIENCIA: 1 año de experiencia. HABILIDADES: Orientación al cliente, Trabajo en equipo, Comunicación efectiva, Orientación a los resultados, Planeación, Toma de decisiones, Negociación, Liderazgo, Pensamiento estratégico y visión de negocio.

RESPONSABILIDADES

 EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular, instalaciones físicas.  DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, nomina, pagos de proveedores, caja.  DOCUMENTOS: Confidenciales, planes, proyectos de alta gerencia,

FUNCIONES

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DIARIAS    

Controlar y coordinar las actividades comerciales de la empresa: venta, post-venta, seguimiento a solicitudes de los clientes. Controlar y supervisar las ventas diarias. Atender las solicitudes presentadas por el personal a su cargo, con el fin de dar la solución que se adecúe a los intereses de la empresa, Coordinar y mantener una red de retroalimentación de la información de Surtigas.

PERIÓDICAS             

Diseñar estrategias y metodología de ventas Aprobar la presentación y pago de las obligaciones de la empresa (ej.: pago de impuestos, pago de personal, pago a proveedores). Acompañar la gestión de ventas, con el fin de ejecutar inspecciones y seguimiento al cumplimiento de la misma. Verificar el cumplimiento de las actividades de capacitación, jornada de ventas, cumplimiento del sistema de gestión integral. Revisar cumplimiento de indicadores de gestión de los diferentes procesos. Solicitar y Revisar los informes presentados por el área administrativa, operativa y comercial, con el fin de tomar decisiones para la mejora. Elaborar y presentar informes de SGI a Surtigas. Establecer la participación en reuniones convocadas por Surtigas Ejecutar revisión del Sistema de Gestión integral, determinando la eficacia del mismo y asignando los recursos necesarios para la optimización de los procesos. Evaluación del cumplimiento de requisitos Proexit. Aprobar compras. Decidir contratación y despido de personal. Asistir y participar activamente en los comités de calidad, de salud ocupacional y cualquier otro al que sea invitado con anticipación (presencial o por medio virtual).

GENÉRICAS       

Representar legalmente a la empresa para la realización de trámites legales. Participación en las reuniones, socialización en nuevas poblaciones donde se está brindando el servicio de ventas. Desplazamiento a las localidades asignadas para evaluación de la zona en cuanto a cobertura y/o dificultades de mercadeo. Establecer la contratación de proveedores. Contribuir con el desarrollo del proceso de selección del personal idóneo para la empresa, a través de la participación del proceso de selección y contratación. Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del personal y contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa. Planear, coordinar y controlar la documentación necesaria de operación de la empresa. Supervisar el trabajo del personal que está a su cargo para que las actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado.

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   

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Resolver los problemas y/o situaciones especiales con todas las áreas de la empresa. Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema con el fin de cumplir la política y los objetivos del sistema de gestión integral. Administrar los recursos de la empresa, garantizando la optimización de los procesos de la misma. Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como base la transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.

DECISIONES AUTÓNOMAS: Contratación y retiro de personal, Adquisición de activo fijos. CONSULTADAS: No aplica.

DATOS DEL CARGO Denominación COMERCIAL

del

cargo:

ASESOR/A

Área: Comercial

Supervisa a: No aplica

Jefe Inmediato: Gerente

Rinde cuentas a: Gerente

No. De cargos iguales: 0

MISION: Liderar el área comercial de la empresa, implementando las estrategias de mercado necesarias para la consecución de contratos nuevos y la fidelización de los clientes actuales, apoyando de igual manera la planeación integral de nuevas ventas. COMPETENCIA EDUCACIÓN: Bachiller FORMACIÓN: Capacitación en ventas y servicio al cliente.

EXPERIENCIA: 3 meses HABILIDADES: Planeación, Organización, habilidad analítica, Capacidad de trabajo bajo presión, negociación, proactividad, honestidad, actitud de aprendizaje y mejora continúa. RESPONSABILIDADES

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 EQUIPO DE OFICINA: Computador, impresora, celular.  DINERO Y/O VALORES: Cheques, contratos, Dinero en efectivo.  DOCUMENTOS: Negociaciones Confidenciales, formato de ventas, documentos necesarios para ejecutar las ventas.

FUNCIONES DIARIAS  

Controlar y coordinar las actividades comerciales de la empresa: venta, post-venta, seguimiento a solicitudes de los clientes. Controlar las actividades de comercialización ejecutadas.

PERIÓDICAS      

Identificar las oportunidades para venta de Gas en el mercado potencial. Proponer a la Gerencia las acciones necesarias para que la empresa se encuentre en un nivel competitivo en el mercado potencial. Cumplir con los presupuestos para la ejecución de nuevos ventas. Mantener comunicación eficaz con el cliente, con el fin de dar solución a sus requerimientos de manera oportuna. Preparar y revisar la documentación necesaria para la adjudicación y legalización de contratos con clientes. Presentar informes a la gerencia, para rendición de cuentas de la gestión comercial, presupuesto.

GENÉRICAS  

Determinar e implementar plan de mercadeo, gestión comercial a mercado potencial. Implementar estrategias que contribuyan a la captura de nuevos clientes

DECISIONES AUTÓNOMAS: NO APLICA CONSULTADAS: El desarrollo de todas las actividades del cargo es resultado de instrucciones impartidas por la Gerencia o su designado

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DATOS DEL CARGO Denominación del cargo: COORDINADOR SGI

Área: Administrativa

Supervisa a: No Aplica

Jefe Inmediato: No Aplica

Rinde cuentas a: Gerente

No. De cargos iguales: 0

MISION: Implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Integrado en la empresa por medio de la implementación de las normas que estas rigen. COMPETENCIA EDUCACIÓN: Ingeniero Industrial. FORMACIÓN: Normas técnicas de los Sistemas de Gestión Integrado aplicados en la empresa. EXPERIENCIA: 2 años de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Planeación, Delegación, Habilidades sociales y Resolución de Problemas. RESPONSABILIDADES  MAQUINARIA Y EQUIPO: Ninguna.  EQUIPO DE OFICINA: Ninguna.  DINERO Y/O VALORES: Ninguna  DOCUMENTOS: Documentos del Sistema de Gestión Integrado. FUNCIONES DIARIAS    

Mantener una comunicación eficaz con el personal de la empresa que garantice la implementación y mejora del SGI. Aplicar la documentación de su proceso Verificar que sean aplicadas Seguimiento a los procesos del SGI.

PERIÓDICAS  

Ejecutar auditorías internas Garantizar que el personal se concientice de: los requisitos exigidos por el cliente, los peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional a los que el personal.

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     

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Realizar y presentar informes a la gerencia acerca del desempeño del SGI Aplicar encuestas de satisfacción al cliente y presentar informes a comité integral para la toma de decisiones Medir los procesos a su cargo y presentar a la gerencia Controlar el producto no conforme generado en los proyectos, analizar sus causas con el personal operativo y proponer las acciones de mejoras necesarias para eliminarlos. Garantizar la adecuada aplicación de los procedimientos documentados exigidos por las normas aplicadas al SGI. Recolectar la información de los procesos para presentar desempeño del SGI a la gerencia

GENÉRICAS Elaborar y Controlar los documentos del sistema de gestión Integral. Divulgar los documentos del SGI Velar por la utilización de los documentos actualizados Capacitar al personal de planta en las metodologías definidas en el sistema de gestión Integral y la importancia de este para la empresa.  Analizar los datos para la elaboración de los informes de revisión gerencial  Proponer acciones de mejora para el SGI  Identificar permanentemente los riesgos asociados a las actividades.  Identificar los requisitos legales aplicables a la Organización.  Implementar el sistema de gestión Integrado.  Auditar los procesos de la Compañía sin afectar la imparcialidad del procedimiento de auditoria  Programar auditorias y seleccionar auditores externos.  Definir planes de contingencia  Definir planes de emergencias DECISIONES    

AUTÓNOMAS: Programación de Comités del Sistema de Gestión Integrado, Programación de Inspecciones y Auditorías Internas. CONSULTADAS: Negociación con entes de certificación del sistema.

DATOS DEL CARGO Denominación del cargo: CONTADOR

Área: Administrativa

Supervisa a: NA

Jefe Inmediato: No Aplica

Rinde cuentas a: Gerente

No. De cargos iguales: 0

MISION: Responder frente a la gerencia por actividades por la afectación contable de cuentas y la

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información financiera generada. Llevar registros completos de las transacciones financieras de INELEGAS LTDA y verificar la exactitud de los comprobantes y documentos relacionados; examinando y analizando los registros contables y financieros para garantizar veracidad en el cumplimiento con los procedimientos contables. Recopilar toda la información contable necesaria para la elaboración de los estados financieros para ser presentados de forma oportuna a la gerencia. COMPETENCIA EDUCACIÓN: Contador publico. FORMACIÓN: Ciencia contable y tributaria

EXPERIENCIA: 2 años de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: Comunicación, capacidad de análisis y organización RESPONSABILIDADES  MAQUINARIA Y EQUIPO: Ninguna.  EQUIPO DE OFICINA: Ninguna.  DINERO Y/O VALORES: Ninguna  DOCUMENTOS: Documentos Contables de la Empresa. FUNCIONES DIARIAS  

Mantener comunicación eficaz con la gerencia, que garanticen la oportunidad del registro de la contabilidad de la empresa. Atender las solicitudes realizadas por la gerencia de manera oportuna.

PERIÓDICAS 

 



Preparar y presentar a la gerencia para la aprobación los informes a los entes de control, con el fin de garantizar la declaración oportuna de los impuestos que la empresa tenga obligación. Responder a las consultas realizadas por la gerencia relacionada a la administración del recurso financiero de la misma. Reportar a la Gerencia de cualquier anomalía relacionada con la gestión contable de la organización y presentar soluciones a la misma (ej: manejos inadecuados de banco, caja, caja menor). Presentar informes del desempeño de los indicadores de gestión relacionadas a la

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contabilidad de la organización a la gerencia, informando de esta manera el por qué del comportamiento del indicador y las acciones o recomendaciones que se deban plantear para la mejora del resultado de los mismos. GENÉRICAS     

Actualizar de la información contable en sistema, garantizando que la misma cuente con las especificaciones dadas. Revisar y aprobar los diferentes impuestos que esta obligado a presentar la empresa. Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa. Ser parte integral en el proceso de implementación del sistema de gestión integral SGI, con el fin de cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa. Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras labores que le sean asignadas relacionadas con su perfil.

DECISIONES AUTÓNOMAS: Metodología de organización de trabajo CONSULTADAS: El desarrollo de todas las actividades del cargo es resultado de instrucciones impartidas por la Gerencia.

DATOS DEL CARGO Denominación del cargo: Director Jurídico y de Área: Administrativa Talento Humano Supervisa a: No Aplica

Jefe Inmediato: No Aplica

Rinde cuentas a: Gerente

No. De cargos iguales: 0

MISION: Asesorar y conceptuar sobre aspectos jurídicos en cualquier rama del derecho COMPETENCIA EDUCACIÓN: Profesional en Derecho/Abogado FORMACIÓN:

Laboral, en contratación y comercial

EXPERIENCIA: 2 años en cargos similares HABILIDADES: Comunicación argumentativa y Capacidad de análisis

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RESPONSABILIDADES  EQUIPO DE OFICINA: Ninguno.  DINERO Y/O VALORES: Ninguna.  DOCUMENTOS: Documentos Jurídicos de la Empresa. FUNCIONES DIARIAS 

Diseñar modelos de contratación de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro del marco legal y jurídico vigente.



Cumplimiento de actividades del Sistema de Gestión Integral.

PERIÓDICAS 

Definir reglamento interno de trabajo



Hacer cumplir el régimen disciplinario en la empresa en primera instancia

 

Representar judicial y extrajudicialmente a la empresa cuando el gerente se lo señale Asesoría y acompañamiento presencial cuando se requiera, en las reuniones en las cuales se deban tratar temas de suma importancia para la sociedad.

GENÉRICAS Las demás inherentes a su cargo y/o que le sean asignadas o delegadas por Gerencia, que correspondan a la naturaleza del cargo. DECISIONES AUTÓNOMAS: Dictámenes, opiniones y juicios sobre las diferentes actividades legales. CONSULTADAS: Ante cualquier proceder de tipo legal.

DATOS DEL CARGO Denominación del ADMINISTRATIVO

cargo:

AUXILIAR

Área: Administrativa

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Supervisa a: Asesores Comerciales

Jefe Inmediato: Gerencia

Rinde cuentas a: Gerencia

No. De cargos iguales: 0

MISION: Contribuir al desarrollo de las actividades administrativas, facilitando el logro de los objetivos organizacionales, ofrecer apoyo al proceso de selección y seguimiento del personal que labora en la empresa así como en el proceso financiero de la misma.

COMPETENCIA EDUCACIÓN: Técnico en gestión administrativa o afines FORMACIÓN: Informática básica, archivo, orientación al cliente EXPERIENCIA: 6 meses en cargos similares.

HABILIDADES: Preocupación por el orden, Agilidad, Organización, capacidad de adaptación e interpretación de normas, habilidades de atención, capacidad de análisis y síntesis, gestión del tiempo, honestidad, discreción.

RESPONSABILIDADES

 EQUIPO DE OFICINA: Computador, Impresora, Fax, Celulares.  DINERO Y/O VALORES: Caja menor.  DOCUMENTOS: Documentos Contables y Administrativos de la Empresa.

FUNCIONES DIARIAS  Llevar a cabo el Manejo de Archivo  Recepción y envió de correspondencia  Elaborar las relaciones de gastos

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 Manejo de facturación  Manejo de comprobantes de banco  Consignaciones bancarias  Redacción y Realización de oficios  Seguimiento a compras  Diligenciamiento de solicitudes de crédito  Digitalización de libros de banco  Compra de requisición de oficina  Recepción de llamadas.  Incorporación de ventas

PERIÓDICAS 

No aplica

GENÉRICAS 

 

           

Administrar la documentación de la empresa, facilitando el acceso a la información y garantizando que se cumpla con los requisitos exigidos por el sistema de gestión de calidad para el almacenamiento y disposición final de los registros y documentos. Escribir cartas y documentos relacionados a la actividad de los proyectos y al área administrativa. Redactar y archivar actas, documentos o registros que se necesiten como soporte. Contribuir al desarrollo del proceso de la vinculación laboral del talento humano, realizando la gestión necesaria para las afiliaciones correspondientes al sistema de seguridad social. Apoyar el proceso de gestión financiera, por medio de la organización y mantenimiento de la información contable. Realizar labores de mensajería. Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe inmediato, otras labores que le sean asignadas. Participar activamente en la implementación del Sistema de Gestión Integral. Analizar y evaluar los resultados de los indicadores, con el fin de mejorar cada uno de los procesos e implementar acciones de mejora. Establecer las pautas para dar resolución a los conflictos presentados dentro y fuera de su área. Rendir informes a gerencia. Mantener comunicaciones efectivas, que permitan cumplir con la eficacia de los procesos. Identificar los peligros e impacto ambientales de su sitio de trabajo. Atender el llamado de los clientes cuando lo solicite. Realizar la adecuación del archivo. Incorporación y Verificación de las ventas.

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DECISIONES AUTÓNOMAS: No aplica. CONSULTADAS: Redacción de cartas, actividades relacionadas con gerencia.

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

CAMBIO REALIZADO

REVISÓ:

APROBÓ:

Sandra Guzmán Líder del Proceso

Sandra Guzmán Gerente