MANUAL DEL PROCEDIMIENTO PARA EL FONDO REVOLVENTE

OCTUBRE DE 2005

MANUAL DEL PROCEDIMIENTO

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PARA EL FONDO REVOLVENTE

MES

AÑO

10

2005

No DE PÁGINA

1

ÍNDICE

PAGINA INTRODUCCIÓN

2

I.

MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

3

II.

PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

5

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5

III

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

11

IV

DIAGRAMA DE FLUJO

16

V

FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

23

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INTRODUCCIÓN El Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal de conformidad con los artículos 490 y 491 del Código Financiero para el Distrito Federal y considerando la importancia que representa para este Órgano Jurisdiccional el mantener un marco normativo actualizado, que permita una rendición de cuentas transparente y que coadyuve a estrechar los mecanismos de control en el ejercicio de los recursos asignados al Fondo Revolvente, ha elaborado el presente manual, en el que se consolidan las políticas de operación y el procedimiento respectivo. Este documento se conforma inicialmente del marco jurídico, enseguida se especifican las políticas de operación a las que se deben apegar los usuarios y encargados del fondo revolvente, posteriormente se incluye la versión narrativa del procedimiento y el diagrama correspondiente en el que se delimitan las responsabilidades de cada una de las áreas involucradas en el proceso y finalmente se incorporan los formatos que se utilizan y el instructivo de llenado de cada uno de ellos. El Manual del Fondo Revolvente integralmente constituye una herramienta que permite en forma eficaz y eficiente instrumentar la operación en su manejo y control, por lo que se considera fundamental su conocimiento y aplicación por parte de las áreas involucradas en el procedimiento.

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I MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 5-11-1917, y última reforma D.O.F. 2-III-1996

LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal G.O.D.F. 29-12-1998 sus reformas y adiciones Ley del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal D.O.F. 19-12-1995, sus reformas y adiciones Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal D.O.F. 31-XII-1976, y última Reforma D.O.F. 21-XII-1995 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 13-03-2002, sus reformas y adiciones Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal G.O.D.F. 28-09-1998, sus reformas y adiciones Ley de Austeridad para el Gobierno del Distrito Federal G.O.D.F. 30-12-2003, sus reformas y adiciones Ley de Impuesto Sobre la Renta D.O.F. 01-12-2004, sus reformas y adiciones Ley del Impuesto al Valor Agregado D.O.F. 31-12-1998, sus reformas y adiciones Ley de Obras Públicas del Distrito Federal G.O.D.F. 29-12-1998, sus reformas y adiciones Ley de Ingresos del Distrito Federal Del ejercicio de que se trate.

3

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CÓDIGOS Código Financiero del Distrito Federal (G.O.D.F. 31-12-1994) sus reformas y adiciones Código Fiscal de la Federación D.O.F. 25-10-2005, sus reformas y adiciones

REGLAMENTOS Reglamento Interior del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal (G.O.D.F. 17-06-1996) sus reformas y adiciones Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal (G.O.D.F. 23-09-1999) sus reformas y adiciones Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (D.O.F. 18-XI-1981) y última Reforma D.O.F. 20-VIII-1996 Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Distrito Federal (G.O.D.F. 312-1999) sus reformas y adiciones

DECRETOS Decreto del Presupuesto de Egresos del Distrito Federal (Vigente en el ejercicio de que se trate)

OTROS DOCUMENTOS NORMATIVO-ADMINISTRATIVOS Clasificador por Objeto del Gasto para el Gobierno del Distrito Federal (G.O.D.F. 30-12-2003) sus reformas y adiciones Manual de Normas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestal para la Administración Pública del Distrito Federal (Vigente para el ejercicio de que se trate). Y demás disposiciones que resulten aplicables.

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II PARA EL FONDO REVOLVENTE Objetivo Definir las políticas y el procedimiento a seguir para la utilización de los recursos asignados por concepto de fondo revolvente a fin de que se cuente con efectivo para la erogación de gastos menores de carácter inmediato de artículos o servicios que por sus bajos importes no se justifique el someterlos a alguno de los procedimientos de adquisiciones, lo que permitirá atender de manera eficiente y eficaz a los compromisos contraídos por este Tribunal, asimismo para mantener un estricto control de los mismos, vigilando que su ejercicio se apegue a la normatividad aplicable vigente.

Políticas de Operación − La cantidad de dinero correspondiente al fondo revolvente que se asignará para las diversas áreas del Tribunal que lo soliciten y se justifique, será autorizada por la Dirección Administrativa con base en las funciones y tipo de operaciones que las áreas tengan bajo su responsabilidad. − Es indispensable que las partidas que se afecten de acuerdo a la compra realizada, cuenten con suficiencia presupuestal y se ajusten al calendario autorizado, en caso contrario no procederá el pago. − El “Vale al Fondo Revolvente” invariablemente será requisitado por el área solicitante y deberá contar con la firma autógrafa de autorización, del Director Administrativo. − Queda estrictamente prohibido utilizar los recursos del fondo revolvente para préstamos personales, pago o anticipos al personal, anticipos a proveedores o prestadores de servicios o contratistas, cubrir operaciones ajenas por retenciones a terceros, así como para regularizar compromisos de ejercicios fiscales anteriores. − Todo “Vale al fondo revolvente”, deberá considerar las políticas de racionalidad y consumo responsable, que al efecto se encuentren vigentes. − Todos los comprobantes Originales serán solicitados por el titular del área a la que se le hubiere asignado el fondo revolvente. − La persona designada como encargado del fondo revolvente, será responsable del buen manejo del efectivo asignado y no podrá por decisión propia transferir su

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operación, salvo instrucciones previamente comunicadas por la Dirección Administrativa. − Siempre que se reciba inicialmente la cantidad de dinero asignada por concepto de fondo revolvente, se inicie un ejercicio o cambie el responsable, la persona encargada de su manejo debe firmar el formato denominado “Resguardo del Fondo Revolvente” y en el que se compromete a: ♦ Un manejo adecuado del dinero. ♦ Discrecionalidad de los asuntos. ♦ Comprobación documental del gasto. ♦ Tramitación de reembolsos y, ♦ Entrega del fondo cuando le sea requerido. − El documento resguardo del fondo revolvente quedará en poder de la Dirección Administrativa. − Los gastos que se efectúen deben ser estrictamente los indispensables para el cumplimiento de las funciones encomendadas; ya que, en esencia el fondo revolvente se instrumenta con la finalidad de hacer frente a situaciones emergentes y ante la necesidad de cubrir gastos menores. − No podrá utilizarse para adquirir artículos o pagar servicios como los que a continuación se detallan para dar al usuario una idea general: periódicos, revistas, repuestos de pluma, adornos para escritorio, cuadros o marcos para fotografías o dibujos, pasta dental, reloj de pared, aseado de calzado, reparación de artículos personales, etc. − Por ningún motivo el fondo revolvente podrá ser utilizado para efectuar gastos de tipo personal. − En ningún caso el fondo revolvente, se utilizará para cubrir viáticos del personal. − Los comprobantes relacionados con la alimentación de personas, se apegarán a lo siguiente:

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•

La fecha de expedición del comprobante, deberá corresponder a días hábiles.

•

El comprobante no podrá acreditar la compra o consumo de bebidas alcohólicas, cigarros o equivalentes, así como tampoco donativos.

− El encargado del fondo revolvente debe precisar a los usuarios del mismo, que al realizar compras con dichos recursos, invariablemente tendrán que requerir documentos comprobatorios que cumplan con los requisitos fiscales, y disposiciones administrativas siguientes: ⇒ Que contengan el nombre, denominación o razón social del negocio, domicilio fiscal, número de folio, su clave del registro federal de contribuyentes, así como la impresión de la cédula de identificación fiscal otorgada por la SHCP. ⇒ Que estén a nombre del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal, especificando la clave del R.F.C., así como su domicilio fiscal. ⇒ Lugar y fecha de expedición. ⇒ Especificar la cantidad unitaria y total, el artículo, clase de mercancía o descripción del servicio que amparen. ⇒ Valor unitario y el importe total consignado en número y letra, así como el importe del IVA desglosado, que en los términos de las disposiciones fiscales debe trasladarse. ⇒ Identificación del impresor, Autorización, No. de Folio, Leyenda ”La Reproducción No Autorizada de esta Factura, puede constituir un Delito a las Disposiciones Fiscales”, Leyenda de caducidad. ⇒ Cuando se trate de comprobación simplificada, que estos cumplan con los requisitos establecidos en Código Fiscal de la Federación. − Para efectos de comprobación de gastos sólo se recibirán comprobantes originales, los que tendrán que llevar la firma autógrafa de validación del Director Administrativo.

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− Las compras relacionadas con abarrotes y material de limpieza, deberán anexarse al comprobante o factura original, el “ticket” impreso por la máquina registradora del proveedor. − Toda comprobación deberá contar con la firma que avale la suficiencia presupuestal. − Aquellas facturas de bienes mayores de $1,000.00 sin incluir el IVA deberán contar con alta de almacén. − El área facultada para hacer la reposición de los gastos efectuados con fondo revolvente es la Subdirección de Recursos Financieros, quien debe verificar que los comprobantes e importes se apeguen a lo establecido. − Las cantidades y conceptos por los cuales se podrán disponer los fondos revolventes, será afectando siempre partidas presupuestales que correspondan a la naturaleza del gasto. − La recuperación de los gastos realizados con dinero del fondo revolvente y con el fin de lograr la reposición de la cantidad asignada, sólo se podrá efectuar solicitándola por medio del llenado del formato “Reposición del fondo revolvente”; Anexándo los comprobantes con la firma de validación y justificación del gasto por el funcionario requirente y la firma de autorización por el Director Administrativo. − Con el fin de contar con recursos disponibles en todo momento, las adquisiciones o servicios preferentemente deberán ser menores de $4,000.00 sin incluir el IVA. − Los reembolsos se realizarán dependiendo de la necesidad de efectivo que se requieran sin limitar su periodicidad. − Los gastos por concepto de pasajes locales deben tramitarse por separado de los otros, para lo cual se debe llenar el vale respectivo con la autorización del Director Administrativo y el titular del área requirente. − En caso de que existan comprobantes que no reúnan los requisitos fiscales, o se encuentren con tachaduras o enmendaduras no serán aceptados y por lo tanto se deducirá el importe de estos a la cantidad total del reembolso; dicho importe será cubierto por la persona que efectuó el gasto.

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− El responsable del fondo revolvente, tendrá que devolver el importe que le haya sido entregado en la fecha en que se lo solicite la Dirección Administrativa, teniendo que entregar el efectivo con que cuente en ese momento, así como los comprobantes que pudieran obrar en su poder por gastos efectuados, siempre y cuando le sean autorizados, o bien especificar cantidades que estén en poder de algún empleado en tránsito de compras. − La Subdirección de Recursos Financieros será la responsable de emitir los oficios que especifiquen las fechas y las acciones a realizar para efectos de la cancelación del fondo revolvente por el cierre del ejercicio fiscal. − Las partidas presupuestales susceptibles de ser afectadas por compras realizadas con recursos del fondo revolvente son las siguientes:

2100

2000 “MATERIALES Y SUMINISTROS” Materiales y útiles de administración y de enseñanza.

2200

Alimentos y utensilios.

2300

Herramientas, refacciones y accesorios.

2400

Materiales y artículos de construcción.

2500

Productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio y materias primas de producción.

2600

Combustibles, lubricantes y aditivos.

2700

Vestuario, blancos, prendas de protección y artículos deportivos.

3100

3000 “SERVICIOS GENERALES” Servicios básicos.

3200

Servicios de arrendamiento y subrogaciones (sólo podrán aplicarse gastos en la partida 3212 “Servicios de Fotocopiado”.

3400

Servicios comerciales y bancarios.

3500

Servicios de mantenimiento, conservación e instalación.

3600

Servicios de impresión, publicación, difusión e información (sólo podrán aplicarse gastos en la partida 3604 “Publicaciones oficiales para licitaciones públicas y trámites administrativos en cumplimiento de disposiciones jurídicas”.

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3700

Servicios de traslado e instalación (sólo podrán utilizarse las partidas 3701 “Pasajes Nacionales”, 3703 “Pasajes al interior del Distrito Federal” y 3704 “Traslado de personas”).

3800

Servicios oficiales (sólo podrá utilizarse la partida 3807 “Gastos para alimentación de servidores públicos de mando”).

6100

6000 OBRA PUBLICA Obras Públicas por Contrato.

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III DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO:

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

1 ELABORA MEMORÁNDUM DE SOLICITUD DE CREACIÓN DE FONDO REVOLVENTE. REQUISITA FORMATO “RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE” ANOTANDO EL MONTO PREVIAMENTE DETERMINADO Y ENVÍA EN DOS TANTOS A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARA SU REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS • •

MEMORANDUM RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE

2 TURNA FORMATO DE “RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE” A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

•

RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE

3 RECIBE FORMATO DE “RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE”, VERIFICA QUE ESTE DEBIDAMENTE REQUISITADO Y AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.

•

RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE

4 ELABORA EL CHEQUE PARA EL RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE, ANEXA A LA PÓLIZA DE CHEQUE EL FORMATO RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE.

• •

CHEQUE POLIZA DE CHEQUE RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE

NOTA: CON LA FINALIDAD DE QUE LAS ÁREAS DEL TRIBUNAL CUENTEN CON UN FONDO DE GASTOS MENORES. UNA VEZ AUTORIZADO EL RESGUARDO POR EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO.

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

5 ENTREGA CHEQUE DEL FONDO REVOLVENTE AL ÁREA SOLICITANTE, RECABA FIRMA DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA DE CHEQUE.

•

• •

CHEQUE PÓLIZA DE CHEQUE

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III DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE

RESPONSABLE

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

ACTIVIDAD EL

•

CHEQUE

EL SERVIDOR PÚBLICO QUE CONFORMA EL ÁREA

7 SOLICITA RECURSOS PARA EFECTUAR COMPRAS DE GASTOS MENORES DE CARÁCTER INMEDIATO MEDIANTE EL FORMATO “VALE AL FONDO REVOLVENTE.

•

VALE AL FONDO REVOLVENTE

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

8 ANALIZA Y PROPORCIONA EL RECURSO.

EL SERVIDOR PÚBLICO QUE CONFORMA EL ÁREA

9 RECIBE EL COMPRA.

10 SOLICITA LA DOCUMENTACIÓN DERIVADA DE LA COMPRA.

•

FACTURAS

11 PROPORCIONA LOS DOCUMENTOS.

• •

FACTURAS RECIBO DE PASAJES

•

RECIBO DE PASAJES FACTURAS

ÁREA TRIBUNAL AUTORIZADA

DEL

6 RECIBE CHEQUE E INGRESA EFECTIVO AL FONDO REVOLVENTE.

RECURSO

EFECTÚA

LA

NOTA: SE COMPROMETE EN 72 HRS. HÁBILES, A COMPROBAR EL IMPORTE RECIBIDO.

A) FACTURAS B) FORMATO RECIBO DE PASAJE. C) DEVUELVE EN EFECTIVO EL SOBRANTE SI EXISTE. ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

12 RECIBE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES VERIFICA LA JUSTIFICACIÓN QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES Y LAS DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS VIGENTES.

•

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III DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE

RESPONSABLE

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

ACTIVIDAD ¿CUMPLE CON LA JUSTIFICACIÓN Y LOS REQUISITOS FISCALES? NO 13 ENTREGA EL COMPROBANTE SERVIDOR Y LE INDICA CORRECCIONES. CONTINUA CON LA ACTIVIDAD 10

AL LAS

•

FACTURA

SI UNA VEZ JUSTIFICADO EL GASTO

• •

VALE AL FONDO REVOLVENTE

15 ELABORA RELACIÓN ANEXANDO LOS DOCUMENTOS, SUMA Y DETERMINA EL TOTAL DE LOS GASTOS PARA SU RECUPERACIÓN, PRESENTA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARA SU AUTORIZACIÓN DE REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.

•

REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES

16 ANALIZA GASTOS Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN EN LOS DOCUMENTOS Y DEVUELVE.

•

14 DEVUELVE EL FORMATO “VALE AL FONDO REVOLVENTE”. AL SERVIDOR POR LA ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN REQUISITADA CORRECTAMENTE. UNA VEZ OPERADO EL FONDO REVOLVENTE Y OBTENIDO LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

• •

• • ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

17 PROPORCIONA A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS RELACIÓN DE GASTOS Y DOCUMENTOS COMPROBATORIOS PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.

• • •

REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES

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III DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

18 RECIBE RELACIÓN DE GASTOS CON DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA.

• • •

19 REVISA QUE LOS GASTOS EFECTUADOS CORRESPONDAN A LAS PARTIDAS PRESUPUESTALES AUTORIZADAS Y QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS. ¿CORRESPONDEN A PRESUPUESTALES?

LAS

REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES

•

FACTURAS

•

REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES

PARTIDAS

NO 20 ELABORA COMUNICADO Y DEVUELVE LAS FACTURAS IMPROCEDENTES AL ÁREA AUTORIZADA QUE PRESENTA LA RELACIÓN DE GASTOS Y DOCUMENTACIÓN PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.

• •

CONTINUA ACTIVIDAD 15 SI 21 COTEJA COMPROBANTES CON LA RELACIÓN QUE SE PROPORCIONA PARA LA RECUPERACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.

• • •

REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES

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III DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE

PARA EL FONDO REVOLVENTE DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

ACTIVIDAD 22 ELABORA CHEQUE Y ANEXA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA A LA PÓLIZA.

• •

CHEQUE PÓLIZA DE CHEQUE

23 RECABA FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA QUE PRESENTO LA RELACIÓN Y LE ENTREGA EL CHEQUE.

•

PÓLIZA DE CHEQUE

24 ELABORA OFICIO INFORMANDO A LAS ÁREAS LA FECHA PARA LA ENTREGA DEL FONDO REVOLVENTE PARA EFECTOS DEL CIERRE DEL EJERCIÓ.

•

OFICIO

25 RECIBE LOS RECURSOS Y LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA, VERIFICA IMPORTES, CANCELA RESGUARDOS Y TURNA DOCUMENTACIÓN PARA SU REGISTRO CONTABLE Y PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA A LA JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD.

•

REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE FACTURA RECIBO DE PASAJES

NOTA. LA PÓLIZA DE CHEQUE Y LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA LA TURNA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD PARA LA ASIGNACIÓN DE LA PARTIDA PRESUPUESTAL Y SU REGISTRO EN EL SISTEMA CONTABLE.

AL TERMINO DEL EJERCICIO FISCAL

FIN DEL PROCEDIMIENTO

• •

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IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

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ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 3

INICIO

RECIBE FORMATO VERIFICA QUE ESTE DEBIDAMENTE REQUISITADO Y AUTORIZADO POR LA DIR. RESGUARDO DEL FONDO ADMINISTRATIVA

1

REVOLVENTE O/1

ELABORA MEMORÁNDUM PARA CREACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE. REQUISITA FORMATO MEMORANDUM SOLICITA A LA DIR. ADMINISTRATIVA SU AUTORIZACIÓN

RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE O/1

4 ELABORA EL CHEQUE PARA EL RESGUARDO ANEXA A LA PÓLIZA DE CHEQUE EL FORMATO RESGUARDO DE FONDO REVOLVENTE.

CHEQUE

PÓLIZA DE CHEQUE

UNA VEZ AUTORIZADO EL RESGUARDO POR EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO.

5

2 TURNA FORMATO DE “RESGUARDO DE FONDO REVOLVENTE” A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS RESGUARDO DEL

ENTREGA CHEQUE DEL FONDO REVOLVENTE AL ÁREA SOLICITANTE, RECABA FIRMA DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA DE CHEQUE.

RESGUARDO DE L FONDO REVOLVENTE O/1

CHEQUE

PÓLIZA DE CHEQUE

FONDO REVOLVENTE O/1

A

SERVIDOR PÚBLICO

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IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

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ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

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SERVIDOR PÚBLICO

A 7

6

SOLICITA RECURSOS PARA COMPRAS DE GASTOS MENORES DE CARÁCTER URGENTE VALE AL

RECIBE CHEQUE E INGRESA EL EFECTIVO AL FONDO REVOLVENTE CHEQUE

FONDO REVOLVENTE

8 RECIBE VALE, ANALIZA Y PROPORCIONA EL RECURSO VALE AL FONDO REVOLVENTE

9 RECIBE EL RECURSO EFECTÚA LA COMPRA NOTA: SE COMPROMETE EN 72 HRS. A COMPROBAR EL IMPORTE

10 SOLICITA AL PROVEEDOR LA DOCUMENTACIÓN DERIVADA DE LA COMPRA FACTURA

1

B

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IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

SERVIDOR PÚBLICO

12 RECIBE LOS DOCUMENTOS VERIFICA LA JUSTIFICACIÓN, REQUISITOS FISCALES Y LAS DISPOSICIONES VIGENTES

B FACTURAS

11 RECIBO DE PASAJE

¿CUMPLE CON LA JUSTIFICACIÓN Y REQUISITOS FISCALES?

PROPORCIONA LOS DOCUMENTOS

NO 13

ENTREGA EL COMPROBANTE AL SERVIDOR Y LE INDICA LAS CORRECCIONES

SI

FACTURAS

UNA VEZ JUSTIFICADO EL GASTO

1

14 DEVUELVE EL FORMATO AL SERVIDOR POR LA ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN VALE AL REQUISITADA FONDO CORRECTAMENTE REVOLVENTE

C

FACTURAS

RECIBO DE PASAJE

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IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 18

C

RECIBE RELACIÓN DE GASTOS CON DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA UNA VEZ OPERADO EL FONDO REVOLVENTE Y OBTENIDO LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

RECIBO DE PASAJE

REVISA QUE LOS GASTOS CORRESPONDAN A LAS PARTIDAS AUTORIZADAS Y QUE CUMPLAN CON LOS FACTURAS REQUISITOS FISCALES Y ADMINISTRATIVOS

3

RECIBO DE PASAJE

3

¿CORRESPONDEN A LAS PARTIDAS PRESUPUESTALES?

NO

4

FACTURAS

RECIBO DE PASAJE

REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE FACTURAS

FACTURAS

PROPORCIONA A LA SUBD. DE RECURSOS FINANCIEROS RELACIÓN DE GASTOS Y DOCUMENTOS COMPROBATORIOS PARA REPOSICIÓN LA REPOSICIÓN DEL DE FONDO FONDO REVOLVENTE REVOLVENTE

ANALIZA GASTOS Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN EN LOS DOCUMENTOS Y DEVUELVE

19

2

17

16

REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE

15

5

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 2

FACTURAS

ELABORA RELACIÓN ANEXA DOCUMENTOS, TOTALIZA GASTOS PARA SU RECUPERACIÓN, REPOSICIÓN PRESENTA A LA DIR. DE FONDO ADMINISTRATIVA PARA SU REVOLVENTE AUTORIZACIÓN

SERVIDOR PÚBLICO

D

RECIBO DE PASAJE

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20

IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

D 20 ELABORA COMUNICADO Y DEVUELVE DOCUMENTOS IMPROCEDENTES

REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE FACTURAS

RECIBO DE PASAJE

5

21 COTEJA COMPROBANTES CON LA RELACIÓN QUE SE PROPORCIONA PARA LA RECUPERACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.

REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE FACTURAS

4

RECIBO DE PASAJE

22 ELABORA CHEQUE Y ANEXA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA A LA PÓLIZA CHEQUE

E

PÓLIZA DE CHEQUE

SERVIDOR PÚBLICO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

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IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

E

23 RECABA FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA QUE PRESENTO LA RELACIÓN Y LE ENTREGA EL CHEQUE. NOTA. LA PÓLIZA DE CHEQUE Y LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA LA TURNA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE CONTABILIDAD PARA LA ASIGNACIÓN DE LA PARTIDA PRESUPUESTAL Y SU REGISTRO EN EL SISTEMA CONTABLE. PÓLIZA DE CHEQUE

AL TERMINO DEL EJERCICIO FISCAL

F

SERVIDOR PÚBLICO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

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IV DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO:

PARA EL FONDO REVOLVENTE

ÁREA DEL TRIBUNAL AUTORIZADA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

F

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