2012 Instituto Cultural Peruano Norteamericano

Dirección y Tecnología de Información.

MANUAL DEL SISTEMA “MESSAGE VIEWER- ADMINISTRATIVO”

Los usuarios deben ser capaces de transmitir incidencias por medio de la red desde las oficinas administrativas hacia las aulas de estudio. Los Teachers estarán enterados

de las alertas,

comunicados de los usuarios Administrativos de forma oportuna, en tiempo real de una manera muy práctica e intuitiva.

INDICE Contenido Procedimiento actual .......................................................................................................................... 3 Propuesta Nueva ................................................................................................................................. 3 LOGIN .................................................................................................................................................. 4 Sección 1: Bandeja de Mensajes - Sent ............................................................................................... 6 Sección 2: Botón New Message- Sent ................................................................................................. 6 Sección 3: Árbol de Profesores- Sent .................................................................................................. 8 Sección 4: Grilla de Mensajes - Sent ................................................................................................. 10 S1.: Bandeja de Mensajes - Received ................................................................................................ 12 S2.: Botón New Message- Received .................................................................................................. 12 S3.: Árbol de Profesores- Received ................................................................................................ 13 S4.: Grilla de Mensajes – Received.................................................................................................... 14 Ver el Mensaje Recibido................................................................................................................ 14 Responder el Mensaje Recibido ................................................................................................... 15 S1.: Bandeja de Mensajes – Responded ........................................................................................... 17 S2.: Botón New Message- Responded .............................................................................................. 17 S3.: Árbol de Profesores- Responded................................................................................................ 18 S4.: Grilla de Mensajes – Received.................................................................................................... 18 Sección 5 : Buscador de Mensajes .................................................................................................... 19 Grilla Buscador Sent. ................................................................................................................. 20 Detalle Mensaje Buscador Sent. ............................................................................................... 20 Validador de Búsqueda ............................................................................................................. 21

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ANTECEDENTES Procedimiento actual Actualmente, el Sender envía un alerta de incidencia a través del Sistema Virtual Assistant, el área recibe el mensaje por medio de un sonido característico, se conoce el contacto del mensaje, el aula y otros datos del programa académico; sin embargo, se desconoce la intencionalidad del incidente. Con estos parámetros solo se podrá saber hasta qué la persona responsable se acerque al aula y con algo de suerte se dará solución al incidente. Digamos que el incidente presentado fue que el ventilador no funciona, entonces solo se podrá enterar hasta que este se acerque físicamente, sin poder tener la posibilidad de haber llevado uno de reemplazo o una herramienta de haber sabido el incidente de forma anticipada. Se pierde tiempo y se genera molestias al aula por interrumpir la clase por preguntar qué es lo que se requiere.

Propuesta Nueva Este nuevo sistema simula la interfaz de un correo electrónico, con algunas ventajas adicionales. Unos de ellos es que los mensajes pueden ser predeterminados, mensajes cuyo contenido es repetitivo y se sabe quién es el responsable de atenderlo. Se planea que cada cierto tiempo se pueda alimentar una base prominente de Incidentes y estos pasen a estructurarse en un mensaje predeterminado. Por otro lado, este diseño también permite enviar mensajes con nuevos incidentes y su detalle del mismo, hacerle seguimiento, medir los tiempos de respuesta y administrar los recursos previendo con anticipación los recursos humanos y materiales implicados. Otra ventaja, es que las bandejas se administran automáticamente, sin dar click sobre las bandejas el usuario sabrá que existen nuevos mensajes por atender debido que utiliza un mecanismo que cada cinco segundos está refrescando las grillas y contador de nuevos mensajes. Adicionalmente, se pueden copiar todos los mensajes al correo institucional (zimbra) de los usuarios administrativos.

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LOGEO AL SISTEMA LOGIN A continuación La ventana de Logeo es la siguiente:

1)  

Ingresar: Username Password

Grafico 1: Venta de Log In.

Mensaje de Login Fallido, por password incorrecto

2) Click en botón Log In. Si el Password es correcto, entonces ir a Gráfico 3. De lo contrario, arroja un mensaje de Login Failed.

Grafico 2: Venta de Log In Failed.

Nota: Los usuarios y passwords de los usuarios administrativos serán los aquellos usados en el Visual Clerk.

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Sección 1: Bandeja de Mensajes. Click en cualquiera de las tres bandejas se mostrarán los mensajes del día Actual.

Sección 2: botón de envió de mensaje

Sección 3: Árbol de mensajes del día de hoy, agrupado por Profesor.

Sección 4: grilla de mensajes del día de hoy y sus detalles.

Sección 5: Buscador de Mensajes. Al usar esta propiedad se mostrarán los mensajes cuya fecha sea seleccionada.

Grafico 3: Entorno del Usuario Administrativo y sus secciones.

A continuación iremos presentando la funcionalidad de cada uno de los eventos del sistema: 1) Bandeja de Mensajes (Sent, Received, Responded) y sus controles. 2) Botón de New Messagge. 3) Árbol de mensajes agrupado por Profesor. 4) Grilla de mensajes. 5) Buscador de Mensajes. La ilustración seguirá la siguiente lógica: un usuario administrativo envía un mensaje al profesor, el profesor recibe el mensaje; se podrá apreciar como los mensajes están en determinados tiempos en sus bandejas correspondientes, cada uno en sus entornos (Profesor y Administrativo) y también como van pasando de una bandeja a otra. Tomaremos como ejemplo de usuario Administrativo a Soporte Técnico.

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SECCIONES DEL SISTEMA Sección 1: Bandeja de Mensajes - Sent Nuestra primera Bandeja en estudio es la Bandeja Sent.

Contador de mensajes para la bandeja Received en la pestaña de Internet

Bandejas de mensajes: Sent, Received, Responded. Notamos que Sent está resaltado en negrita

Gráfico 4: Sección Bandeja de Mensajes

Contador de mensajes para la bandeja Received.

Sección 2: Botón New Message- Sent Este botón está presente en las tres bandejas mencionadas anteriormente. Al dar click sobre el Botón New Msg., se apertura la ventana New Message:

Gráfico 5: Sección Botón New Messagge

1) Ingresar Incidente. 2) Seleccionar Periodo. 3) Seleccionar Fase. 4) Seleccionar Curso. 5) Seleccionar Horario. 6) Seleccionar Profesor. 7) Seleccionar Aula. 8) Ingresar detalle de incidente.

Grafico 6: Ventana New Message y sus campos requeridos.

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9) Dar click en botón Send para enviar el mensaje.

Grafico 7: Ventana New Message junto a sus campos seleccionados e ingresados

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Sección 3: Árbol de Profesores- Sent Esta sección agrupa a todos los profesores recibidores de mensajes, a medida que distintos profesores entren a ser recibidores, los nodos del árbol aumenta.

Grafico 8: Sección Árbol de Mensajes por Profesor

1) Árbol de mensajes, del día de hoy, agrupado por Profesor y va en aumento.

Grafico 9: Árbol de Mensajes por Profesor

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Si el usuario administrativo desea filtrar por profesor: lo puede realizar de la siguiente forma:

1) Al dar click en el nombre de un profesor se filtran los mensajes.

2) El sistema muestra la grilla con todos los mensajes enviados hoy.

Grafico 10: Sección Árbol y Sección Grilla de de Mensajes con el profesor seleccionado.

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Sección 4: Grilla de Mensajes - Sent Esta sección lista los mensajes enviados por el usuario administrativo.

Grafico 10: Sección Grilla de Mensajes.

Si el usuario administrativo desea filtrar por profesor la grilla se reduce a las seleccionadas por el usuario:

Sección 4: La grilla de mensajes ha sido filtrada por el usuario.

Grafico 11: Sección Grilla de de Mensajes y Sección Árbol con el profesor seleccionado.

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Si el usuario administrativo desea mostrar todos los mensajes enviados el día de hoy:

1) Al dar click en la bandeja Sent se muestra la grilla con todos los mensajes enviados hoy.

2) El sistema muestra la grilla con todos los mensajes enviados hoy.

Grafico 12: Sección Grilla de de Mensajes con todos los mensaje para hoy.

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S1.: Bandeja de Mensajes - Received Antes de ver la funcionalidad, veamos cual es el estado actual de las secciones de la bandeja Received:

Received (0), este contador informa la cantidad de mensajes, y se encuentra ubicada en la pestaña del Internet Explorer.

Received (0), indica el# de mensajes que existen por leer, como no existen, es cero.

No Messages: al no existir mensajes, no existen profesores en el árbol.

No Messages: al no existir mensajes, no existen profesores en la grilla de mensajes.

Grafico 13: Sección Bandeja de Mensajes - Received

S2.: Botón New Message- Received Esta funcionalidad es la misma para todas las bandejas, la explicación se encuentra en las páginas 6 y 7.

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S3.: Árbol de Profesores- Received Antes de explicar la funcionalidad de la Bandeja Received del usuario administrativo, haremos un paréntesis ilustrando como el profesor visualiza un mensaje desde su sesión entrante.

Mensaje entrante para el profesor Bermudez, para su programa B01: 08:45 -10:15

Grafico 14: Sección Árbol de Profesores- Received

Si el profesor no responde, entonces el mensaje, con asunto Carnet siempre estará en la carpeta de mensajes Sent del usuario Administrativo. Si responde automáticamente, pasa a la bandeja de Received, se muestra en la grafica siguiente:

Received (1) indica que existe un mensaje por leer.

Today: al existir mensajes, se añaden profesores al árbol.

Messages: se añaden los mensajes a la grilla de mensajes.

Grafico 15: Sección Bandeja de Mensajes, Árbol y Grilla de Mensajes - Received

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S4.: Grilla de Mensajes – Received Ver el Mensaje Recibido

1) Al Dar click en Received, se muestra la grilla de mensajes.

Estado de lectura, en este momento marcado como No Leído.

2) Al Dar click Read Message se verá el detalle del mensaje.

Grafico 16: Ver mensaje recibido.

3) Dar click en botón Close

Grafico 17: Vista del Read Mensaje

Después de ejecutar paso 2: Se muestra esta vista de lectura de mensaje.

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Después de ejecutar paso 3: El Estado de lectura, en este momento marcado como Leído.

Grafico 18: Close Message y estado de lectura después de click en Close.

Responder el Mensaje Recibido

1) Al Dar click en Received, se muestra la grilla de mensajes.

Estado de lectura, en este momento marcado como No Leído.

2) Al Dar click Read Message se verá el detalle del mensaje.

Grafico 19: Click en Read Message

3) Al dar Click en el Botón Respond, se abre una vista Responder mensaje.

Grafico 20: Vista responder mensaje recibido después de click en Respond Msg.

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Después de ejecutar paso 3: Se activa la vista de Responder mensaje.

4) Write: Ingresar texto de respuesta.

5a) Dar click Cancel.

en

5b) Dar click Respond.

en

Grafico 21 : Vista del Responder Mensaje y sus campos.

Si se ejecuta 5a: Estado de lectura, en este momento marcado como Leído.

Grafico 22: Grilla de mensajes después de click en Close y su estado de lectura.

Si se ejecuta 5b: Se verá en la sección siguiente, Bandeja Responded.

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S1.: Bandeja de Mensajes – Responded Antes de ver la funcionalidad, veamos cual es el estado actual de las secciones de la bandeja Responded:

1) Dar click Responded.

en

Grafico 22: Bandeja de Responded.

S2.: Botón New Message- Responded Esta funcionalidad es la misma para todas las bandejas, la explicación se encuentra en las páginas 6 y 7.

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S3.: Árbol de Profesores- Responded

Today: al existir mensajes, se añaden profesores al árbol.

Grafico 23: Sección Árbol de profesores.

S4.: Grilla de Mensajes – Received

Messages: se añaden los mensajes respondidos a la grilla de mensajes.

Grafico 24: Sección Grilla de de Mensajes.

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Sección 5 : Buscador de Mensajes La funcionalidad que se explica a continuación, se realiza de la misma forma para las tres bandejas (Sent, Received, Responded). Para esta explicación, se ilustra con la bandeja Received. Este buscador encuentra las incidencias que se han registrado como historial pasado y sus parámetros son: la fecha, hora inicial y hora final.

1) Al Dar click en el icono Calendario, se activa el control del gráfico 25.

2) Ingresar una hora inicial de 00:00 a 24:00.

3) Ingresar una hora inicial de 00:00 a 24:00.

4) Al dar click en el botón Search con los parámetros del punto 1, 2,3 se buscan los mensajes coincidentes.

Grafico 24: Bandeja de Received, Icono Calendario, hora inicio y hora final.

Calendario al ejecutarse el paso 1, se activa el control calendario.

Grafico 25: Bandeja de Received, calendario, texto de hora inicio y hora final.

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Grilla Buscador Sent.

Mensajes con fecha 01/06/2012.

5) Al Dar click View Message se verá el detalle del mensaje.

Grafico 26: Bandeja de Received conteniendo la lista de mensajes coincidentes.

Detalle Mensaje Buscador Sent.

Después de Ejecutar paso 5: Se muestra el detalle del mensaje correspondiente.

6) Al dar click en el botón Close, se cierra e detalle del mensaje.

Grafico 27: Bandeja de Received, detalle de los mensajes seleccionados.

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Validador de Búsqueda Esto sucede cuando se intenta buscar (botón Search), no habiendo seleccionado una fecha.

Grafico 28: Bandeja de Received y su validador de Búsqueda.

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