PROCESO - GESTIÓN FINANCIERA MANUAL PARA GENERACIÓN DE LOS LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD “LIBRO DIARIO” Y “LIBRO MAYOR” DEL SIIF NACIÓN

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12/02/2015

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MANUAL PARA GENERACIÓN DE LOS LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD DEL SIIF NACIÓN.

“LIBRO DIARIO Y LIBRO MAYOR”

Manual del Usuario

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1. OBJETIVO El presente Manual describe de manera detallada la generación de los libros principales de contabilidad “Libro Diario” y “Libro Mayor” en medio magnético del SIIF Nación de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. 2. ALCANCE Aplica a todas las Regionales, Grupo Financiero de la Dirección General y Contabilidad de la Dirección General. Inicia : Ingreso al aplicativo SIIF Nación. Termina : Guardar archivo generado del “Libro Diario” o “Libro Mayor” en formato Excel. 3. DEFINICIONES Entidad Contable Pública – ECP: Hace referencia a cada Entidad Pública del País y se identifica por un código en el SIIF Nación; para el ICBF es 41-06-00. Libro Diario: Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. Libros de Contabilidad: Los libros de contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y normativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares. Libros de Contabilidad Principales: Son el diario y el mayor, los cuales presentan en forma resumida, hechos y operaciones. Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante elaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal de la entidad contable pública, la cual debe conservarse. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las mismas formalidades de la apertura y conservarse. Libro Mayor: Libro de contabilidad principal que contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del libro diario; y el saldo final del mismo mes. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Posición de Catálogo Institucional – PCI: Entendida como unidad o subunidad de la Entidad Contable Pública (ECP); a nivel del Instituto hace referencia al código asignado para cada Regional, el cual conlleva el código 41-06-00-xxx donde los valores de “xxx” son reemplazados por el código DANE del Departamento. Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable. 4. INTRODUCCIÓN El presente Manual busca orientar al usuario o usuarios responsables de la Contabilidad, sobre los pasos a seguir para la Generación del Libro Diario a través del aplicativo SIIF Nación de forma consolidada. Adicionalmente los usuarios deben tener en cuenta que por cada PCI se puede generar el respectivo Libro Diario de la Regional. Los usuarios SIIF operan sobre sistemas operativos Windows a 32 bits y 64 bits. Esto para poder identificar que versión de Java se debe instalar en cada una de las maquinas. El presente documento aplica para maquinas con sistemas operativos Windows XP, Windows 7 y Windows 8. Se han realizado pruebas en Internet Explorer Versiones (8, 9,10 y 11). Este documento contiene imágenes e instrucciones basadas en Windows 7 y Win8. A continuación vamos a generar un numero de pasos en las maquinas locales de los usuarios de Financiera. 5. DESARROLLO 1. INGRESO AL APLICATIVO SIIF NACIÓN:

Para poder iniciar con la Generación de los reportes se debe acceder a la siguiente dirección: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif, esta nos lleva a la página del Ministerio De Hacienda y Crédito Público – MHCP el cual tiene un link para acceder como “Usuario sin certificado digital” o como “Usuario con certificado digital” los cuales se pueden usar copiando la dirección en el navegador del PC, o dando clic en la imagen respectiva de cada tipo de usuario ( ver imagen), así: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Link Sin Certificado Digital: https://portal2.siifnacion.gov.co/produccionexternossc Link Con Certificado Digital: https://portal2.siifnacion.gov.co/produccionexternos

Ventana Emergente

Este link nos lleva a la siguiente página (vamos a ingresar por el Link “Sin Certificado Digital”):

Estando ubicados en esta página, es necesario diligenciar la información del “Usuario” y la “Contraseña” previamente asignada por el área financiera.

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Dar clic en “Aceptar los términos y condiciones”.

Se selecciona la opción “Entidad – Consulta”

Se selecciona el código de la PCI a consultar. En este caso para Libro Diario Consolidado, se seleccionar la PCI41-06-00 y se da clic en “Aceptar”. (para Regional seleccionar su respectiva PCI)

2. GENERACIÓN DEL REPORTE “LIBRO DIARIO”:

Seguimos la ruta CON/Reportes/Reporte Consolidado de Libro Diario.

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Se selecciona la fecha del periodo que se quiere generar y se digita la PCI.

Se da clic en “Ver Reporte”

El reporte sale con la información general del Libro Diario como son: Entidad, Periodo consultado, el usuario, la PCI, fecha y hora del proceso, entre otros. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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En el icono del disco seleccionamos la opción para exportarlo en formato CSV (delimitado por comas).

En la opción que sale en la parte inferior del reporte, seleccionamos la opción “Guardar como”.

Se direcciona la ruta donde se quiere dejar guardado el archivo generado y se da clic en “Guardar”.

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3. GENERACIÓN DEL REPORTE “LIBRO MAYOR”:

Seguimos la ruta CON/Reportes/Reporte Libro Mayor.

Se seleccionan los meses del periodo que se quiere generar y el Nivel de detalle. Para el mes de Diciembre se activa la opción de solicitar el Libro Mayor con Cierre. Se da clic en “Ver Reporte” El reporte sale con la información general del Libro Mayor como son: Entidad, Periodo consultado, el usuario, la PCI, fecha y hora del proceso, entre otros.

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Al igual que se trabajó el Libro Diario, en el icono del disco seleccionamos la opción para exportarlo en formato CSV (delimitado por comas).

En la opción que sale en la parte inferior del reporte, seleccionamos la opción “Guardar como”.

Se direcciona la ruta donde se quiere dejar guardado el archivo generado y se da clic en “Guardar”.

4. CONVERTIR LOS REPORTES GENERADOS EN FORMATO EXCEL:

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Abrimos en formato Excel el archivo del Reporte guardado previamente (Libro Diario o Libro Mayor). Dependiendo de la forma de operar la herramienta de Excel, el archivo se puede abrir directamente desde el explorador con el clic derecho o por el Excel se puede buscar igualmente.

El archivo se muestra de la siguiente manera:

Se selecciona completa la columna “A” (1), luego vamos por el menú de “DATOS” ( 2) seleccionamos la opción “Texto en columnas” ( 3) como se puede apreciar en la siguiente imagen. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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En la ventana emergente ejecutamos los siguientes pasos: Paso 1: En la ventana que aparece, seleccionamos la opción “Delimitados” y damos clic en “Siguiente”

Paso 2: Marcamos la opción “Coma” porque el tipo de archivo CSV que generamos nos guarda la información de esta manera. Aquí ya podemos dar clic en “Finalizar” La pantalla nos muestra el archivo con la información en formato Excel separado por columnas. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Aquí ya podemos aplicar los formatos que se ajusten a nuestras necesidades como es el caso de los valores en formato numérico, con separador de miles y dos posiciones decimales. Adicionalmente y para el caso específico del “Libro Diario”, debemos verificar la información que efectivamente de sumas iguales los valores DB y CR. En este caso, como se puede observar en la imagen, los saldos dan SUMA IGUALES conforme con la información que trae el archivo por defecto, lo cual indica que el archivo se descargó correctamente.

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Aquí ya procedemos a guardar el archivo, teniendo presente cambiar al formato “Libro de Excel” en la carpeta que se tenga destinada para su almacenamiento con el nombre para el archivo.

6. ANEXOS: (N/A) NATURALEZA DE LOS CAMBIOS Por la entrada en vigencia del aplicativo SIIF Nación y desconexión del aplicativo institucional SIF ICBF, se requirió cambiar la forma de ejecutar el presente proceso. Ítem Modif.

Nombre del ítem

Descripción del Cambio

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