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NODO PROVINCIAL GUANENTINO

ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000092 06 Junio 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL ARGEMIRO ANGULO DIAZ ALCALDE 2012 - 2015

VIGENCIA 2013 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditor Fiscal

EQUIPO AUDITOR

MERCEDES LEON ROJAS Contador Público LUZ AMPARO RIOS SILVA Economista

EDILBERTO FRANCO LIZARAZO Economista Coordinador de Auditoria Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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TABLA DE CONTENIDO Pág.

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.2 1.2.1 1.3 1.3.1 1.3.1.1 1.3.2 1.3.3 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 4.4

RESULTADOS DE LA AUDITORIA CONTROL DE GESTION Gestión Contractual Rendición y Revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Plan de Mejoramiento Control Fiscal Financiero Tics CONTROL DE RESULTADOS Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos CONTROL FINANCIERO Estados Contables Concepto Control Interno Contable Gestión Financiera Gestión Presupuestal OTRAS ACTUACIONES Seguimiento a controles de Advertencia Atención de Quejas y Denuncias CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES – O HALLAZGOS Cuadro de hallazgos detectados y comunicados Cuadro numérico de observaciones o hallazgos CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION Control de Gestión Control de Resultados Control Financiero Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento

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4 4 4 41 41 42 47 52 54 55 55 58 58 70 70 71 88 88 89 89 89 91 91 91 91 92 92

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1. RESULTADOS DE AUDITORIA La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2013, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la Alcaldía Municipal de Chipata, vigencia 2013, aplicando la metodología para el control fiscal contenida en la “Guía de Auditoría Territorial” de la Contraloría General de la República, bajo los siguientes parámetros: OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía Municipal de Chipata, para la vigencia 2013.

COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

CONTROL DE RESULTADOS CONTROL FINANCIERO

FACTORES          

Gestión Contractual Rendición y revisión de la Cuenta Gestión Ambiental Plan de mejoramiento Control Fiscal Intern0 TIC Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos Estados Contables Gestión Presupuestal Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION 1.1.1. Gestión Contractual LINEA DE CONTRATACION Se reportan en el sistema SIA de la Contraloría General de Santander, 55 contratos por valor de $659.488.039, verificando la información del SECOP la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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entidad reporta 178 contratos por valor $5.779.901.456, de los cuales se realizaron por modalidad y tipo de contrato la siguiente relación: MODALIDAD

NUMERO CONTRATOS

CONCURSO MERITOS

DE VALOR

DE 3

$241.244.554

MINIMA CUANTIA

35

$277.573.464

DIRECTA

130

$819.319.119

LICITACION PUBLICA

4

$3.875.552.742

SELECCIÓN 6 ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

$566.211.577

TOTAL

$5.779.901.456

178

Se tomo una muestra de 15 contratos por valor de $4.621.541.897 equivalentes al 80% aproximado del valor total de la contratación, representado en los siguientes contratos:

#

TIPO DE OBJETO PROC ESO

PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL Concu DESARROLLO DE LAS METAS DEL rso de PLAN DE DESARROLLO, PARA LA Mérito PROMOCION Y FORTALECIMIENTO DE 57 s LOS DIFERENTES GRUPOS Abiert POBLACIONALES Y o FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA EN LOS CHIPATEÑOS

Contra tación Mínim 83 a Cuantí a

CUANTÍA

FECHA (DD-MMAAAA)

Fecha $84,482,18 inicio 3 ADICION $25.000.00 0

de

14-05-2013 Fecha de Liquidación 30-12-2013

FORMULACION DEL PROYECTO PARA LA AMPLIACION DEL SISTEMA DE Fecha de ACUEDUCTO CORCIACAL SECTOR $16,086,35 Liquidación PUENTE GRANDE, VEREDA SAN 0 30-12-2013 MIGUEL MUNICIPIO DE CHIPATA, DEPARTAMENTO DE SANTANDER

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Contra tación 12 Mínim 2 a Cuantí a

ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA LA AMPLIACION Y OPTIMIZACION DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO RURAL Fecha de VEREDAS LLANO SAN JUAN, SAN $15,934,73 Liquidación MIGUEL, TIERRA NEGRA, HATILLO, 0 30-12-2013 MULATAL Y SALITRE SECO DEL MUNICIPIO DE CHIPATA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATÁ PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERÉS PÚBLICO PARA SUBSIDIAR Contra LA AMPLIACIÓN DE COBERTURA DE tación ALIMENTACIÓN ESCOLAR PARA LOS Direct Fecha de ALUMNOS DE LAS INSTITUCIONES $14,437,50 25 a (Ley Liquidación EDUCATIVAS, BASADOS EN LOS 0 1150 11-10-2013 PARÁMETROS Y LINEAMIENTOS de ESTABLECIDOS POR EL ICBF, CON 2007) COBERTURA DE 77 CUPOS PARA ALMUERZO ESCOLAR PARA ALUMNOS DEL INSTITUTO TÉCNICO AGROPECUARIO AGATA DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ Selecc ión Abrevi ada de ADECUACION Y OPTIMIZACION DE LA Fecha de Menor $90,000,00 59 PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA adjudicación Cuantí 0 POTABLE DEL MUNICIPIO DE CHIPATA 27-12-2013 a (Ley 1150 de 2007) Contra tación Direct 66 a (Ley 1150 de 2007)

FORMULACIÓN, SOCIALIZACIÓN Y Fecha de ASESORAMIENTO EN LA APLICACIÓN $15,000,00 Liquidación DEL ESTATUTO TRIBUTARIO DEL 0 19-12-2013 MUNICIPIO DE CHIPATÁ

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Contra tación Mínim 83 a Cuantí a

ADQUISICIÓN DE MATERIAL DE INTENDENCIA ¿TREINTA Y CUATRO (34) CHALECOS MULTIPROPOSITOS Fecha de MILITARES PIXELADOS PARA EL $7.633.000 Liquidación BATALLÓN DE ARTILLERÍA No. 5 CT. 30-10-2013 JOSE ANTONIO GALÁN SOCORRO SANTANDER PRESTADO AL MUNICIPIO DE CHIPATÁ

Selecc ión Abrevi ada de Menor 94 Cuantí a (Ley 1150 de 2007)

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DEL Fecha de PALACIO MUNICIPAL Y PARQUE Celebración PRINCIPAL, CONSTRUCCIÓN Y $147,506,5 del Primer ADECUACIÓN DEL POLIDEPORTIVO 78 Contrato DEL SITIO PUENTE GRANDE DEL 01-10-2013 MUNICIPIO DE CHIPATA SANTANDER

Selecc ión Abrevi ada de ADQUISICIÓN DE UN VEHICULO PARA Fecha de 11 Menor $131,999,9 LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHIPATA Liquidación 8 Cuantí 99 DEPARTAMENTO DE SANTANDER 15-08-2013 a (Ley 1150 de 2007) Concu rso de 11 Mérito 9 s Abiert o

INTERVENTORIA TECNICA AL Fecha de MEJORAMIENTO MEDIANTE Celebración CONSTRUCCIÓN DE PLACA HUELLAS $112,275,8 del Primer Y ALCANTARILLAS EN LAS VIAS 15 Contrato TERCIARIAS DEL MUNICIPIO DE 12-08-2013 CHIPATA, SANTANDER

MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO Fecha de Licitaci DE LA VIA CHIPATA ¿HATILLO - LAS Celebración 12 ón $489,275,3 VEGAS DEL MUNICIPIO DE CHIPATA del Primer 6 Públic 51 DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER Contrato a 14-07-2013 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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CONSTRUCCIÓN DE MEJORAMIENTO Fecha de Licitaci MEDIANTE CONSTRUCCIÓN DE PLACA Celebración 12 ón $2,085,122 HUELLAS Y ALCANTARILLAS EN LAS del Primer 8 Públic ,273 VIAS TERCIARIAS DEL MUNICIPIO DE Contrato a CHIPATA, SANTANDER 09-07-2013 Contra tación Direct 13 a (Ley COMPRAVENTA DE BIEN INMUEBLE 0 1150 de 2007)

Fecha de $103,000,0 Liquidación 00 03-07-2013

Fecha de Licitaci CONSTRUCCION DE LA UNIDAD Celebración 15 ón $857,955,1 DEPORTIVA Y COLISEO DEL del Primer 9 Públic 25 MUNICIPIO DE CHIPATA SANTANDER Contrato a 21-05-2013 ELECTRIFICACION RURAL DE LAS VEREDAS SAN MIGUEL - EL PAPAYO Fecha de Licitaci TUBABITA - LLANO DE SAN JUAN - EL Celebración 16 ón BATAN - MULATAL - CENTRO - $443,199,9 del Primer 5 Públic TOROBA - EL HATILLO - AGATA - 93 Contrato a TIERRA NEGRA - SALITRE SECO Y 09-05-2013 OTRAS DEL MUNICIPIO DE CHIPATA – SANTANDER

RENDICION DE INFORMACION AL SIA OBSERVACION No. 01: Condición: no se rindió la información completa al SIA de la Contraloría General de Santander. Causa: la entidad informa que por error humano y por problemas en la conectividad de internet se incurrió en esta observación. Efecto: dificulta el proceso auditor. Descripción del hallazgo Se evidencia que la entidad suministro incompleta la información contractual de la vigencia 2013 en el formato 201314_f20_1ª_agr ya que solo suministro 55 contratos por valor de $659.488.039, pero verificando la información del SECOP la entidad reporta 178 contratos por valor $5.779.901.456, que son la totalidad de los contratos, por lo tanto se aplica una observación administrativa para que la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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entidad dentro de un plan de mejoramiento incluya las acciones tendientes a mejorar este tipo de observaciones. TIPO DE OBSERVACION:

ADMINISTRATIVA

PRESUNTOR RESPONSABLE: ARGEMIRO ANGULO DIAZ - ALCALDE

RENDICION AL SECOP Condición: en algunos contratos se rindió la información contractual hasta la firma de la minuta del contrato. Causa: informa la entidad que los contratos que no se han podido subir en su totalidad y que son contratos que actualmente se encuentran en ejecución y la información documental en su mayoría están en poder de la interventoría por ser contratos de obra. Efecto: retrasa el proceso de planeación del equipo auditor, e impide que la comunidad se entere en tiempo real del actuar contractual de la entidad. Descripción del hallazgo Cruzando la información del SIA de la entidad con la información rendida al SECOP, se evidencia que se publicaron la mayoría de los contratos realizados en la vigencia 2013 en su totalidad , solo se evidenciaron algunos contratos donde se reporto hasta el proceso precontractual, exactamente hasta la minuta del contrato, por lo tanto se evidencia una observación de tipo administrativa para que sea incluida dentro del plan de mejoramiento que realice la entidad y se plasmes acciones correctivas tendientes a evitar que se siga presentando esta inconsistencia. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: ARGEMIRO ANGULO DIAZ – ALCALDE  CONTRATO No 057 DE 2013 OBJETO DEL CONTRATO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS METAS DEL PLAN DE DESARROLLO, PARA LA PROMOCIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LOS DIFERENTES GRUPOS POBLACIONALES Y FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA EN LOS CHIPATEÑOS. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CORPORACIÓN PARA LA INTEGRACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL SOSTENIBLE - COINDES NIT: 804.017.368-6 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: EDISON RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 1.096.906.506 EXPEDIDA EN: CHIPATÁ- SANTANDER Valor: OCHENTA Y CUATRO MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y DOS MIL CIENTO OCHENTA Y TRES PESOS ($84.482.183 M/CTE.) PLAZO INICIAL: 07 MESES. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL

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FECHA Y NUMERO DISPONIBILIDAD

ESTUDIOS PREVIOS INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL

12 DE MARZO DE 2013 No: 13-00095 12 DE MARZO DE 2013 15 DE ABRIL DE 2013 No: CMA No 001 - 2013 08 DE MAYO DE 2013 No: 57 08 DE MAYO DE 2013 08 DE MAYO DE 2013 No: 13-00227 14 DE MAYO DE 2013

ACTA DE INICIO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 30 DE DICIEMBRE DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2013 CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN ( SI NO SE HA 30 DE DICIEMBRE DE 2013 LIQUIDADO EXPLICAR POR QUE) FECHA : 12 DE NOVIEMBRE DE 2013 ADICIONES No. 001 - 2013 VALOR $25.000.000 / 16 DIAS.

OBSERVACIONES: SE REALIZÓ ADENDA NO 001- 2013 DONDE SE ADICIONO VALOR Y PLAZO. Se verificó la información precontractual de la entidad y se evidencia que cumple con lo estableció en la ley, la selección del contratista se realizó en debida forma, se verificó que se cumpliera con la idoneidad y la capacidad para ejecutar dicho contrato, se realizaron los descuentos correspondientes para este tipo de contrato, se publico la información al Portal Único de contratación – SECOP- en los tiempos establecidos por ley, dentro de los estudios previos , la propuesta y la minuta del contrato, se especifica las acciones a ejecutar por parte del contratista para darle cumplimiento al objeto del contrato.

OBSERVACION No. 02: Condición: Dentro de los soportes faltaba información documental que soportara la correcta ejecución del contrato. Causa: falta de orden por parte de la entidad de la custodia de la información. Efecto: al no evidenciar la información en los soportes documentales se presume que el proceso contractual contradice lo establecido en la ley lo que genera un desorden administrativo en la entidad. Descripción del hallazgo Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Verificando la información documental, se evidencia que el contratista relaciona una serie de eventos realizados por él para dar cumplimiento al objeto del contrato, anexando registro fotográfico de cada uno de los eventos, donde se pudo evidenciar la participación de la población en los mismo tal cual se describía en los estudios previos, en la propuesta del contratista y en la minuta del contrato, sin embargo la relación de costos generados durante la ejecución del contrato se hace de manera global, al igual que la información que anexaba el supervisor en los informes se anexan los costos por evento de manera global y no detallada, por lo tanto se solicito en el trabajo de campo al contratista que allegara copia de las facturas que corresponde a todos los gastos que se generaron en la ejecución del contrato las cuales fueron corroboradas con los informes presentados durante la ejecución del mismo, además fueron anexadas a la información documental que reposa en la entidad, por lo tanto se realiza por parte del equipo auditor una observación de tipo administrativa, en la que la entidad por medio de un plan de mejoramiento plasmara las acciones tendientes a evitar que la información documental contractual no repose completa dentro de los archivos, también se evidenció que dentro de los soportes del contrato no estaban los estudios previos o de conveniencia que soportara la adición o adenda en valor y en tiempo que realizó la entidad al contrato, por lo que se procedió a solicitar dicha información y se evidencio que se encontraba dentro de otros documentos. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTOR ESPONSABLE: ARGEMIRO ANGULO DIAZ – ALCALDE. A continuación se anexa parte del registro fotográfico: CAPACITACION DE JUNTAS DE ACCION COMUNALES

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SISTEMA RESPONSABILIDAD PENAL EN JOVENES

PREVENCION VIOLENCIA DE GÉNERO

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CAPACITACION EN MEDIO AMBIENTE

FORMACION ARTISTICA Y CULTURAL

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El objeto primordial de este contrato fue el de dar cumplimiento a varios puntos establecidos dentro del plan de desarrollo propuesto por la actual administración, es por eso que las disponibilidades presupuestales son varias ya que se tomaron acciones que no demandaban la utilización de un mayor valor en los recursos como se puede evidenciar en programas como el de difusión de cuñas radiales para la concientización en derechos humanos que costaron $450.000. De los siguientes contratos:  CONTRATO No 083 OBJETO DEL CONTRATO: FORMULACIÓN DEL PROYECTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO CORCIACAL SECTOR PUENTE GRANDE, VEREDA SAN MIGUEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ, DEPARTAMENTO DE SANTANDER. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: GRAKO S.A.S NIT: 900.261.996-4 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JULIO CESAR FAJARDO BARAJAS IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.473.376 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: DIECISEIS MILLONES OCHENTA Y SEIS MIL TRESCIENTOS CINCUENTA PESOS ($16.086.350 M/CTE.) TRAMITE FECHA Y NUMERO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD 31 DE MAYO DE 2013 PRESUPUESTAL No: 13-00202 ESTUDIOS PREVIOS 13 DE JUNIO DE 2013 INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO

13 DE JUNIO DE 2013 No: MC No 015 - 2013 18 DE JUNIO DE 2013 No: 83

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NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

18 DE JUNIO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL

18 DE JUNIO DE 2013 No: 13-00353 28 DE JUNIO DE 2013

ACTA DE INICIO

CÓDIGO:

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CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 28 DE SEPTIEMBRE DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 28 DE SEPTIEMBRE DE 2013 CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN 30 DE DICIEMBRE DE 2013

 CONTRATO No 122 OBJETO DEL CONTRATO: ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA LA AMPLIACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO RURAL VEREDAS LLANO DE SAN JUAN, SAN MIGUEL, TIERRA NEGRA, HATILLO, MULATAL Y SALITRE SECO DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ DEPARTAMENTO DE SANTANDER. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: GRAKO S.A.S NIT: 900261996-4 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JULIO CESAR FAJARDO BARAJAS IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.473.376 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: QUINCE MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS TREINTA PESOS ($15.934.730 M/CTE.) TRAMITE FECHA Y NUMERO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD 10 DE JULIO DE 2013 PRESUPUESTAL No: 13-00293 ESTUDIOS PREVIOS 24 DE JULIO DE 2013 INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL ACTA DE INICIO

24 DE JULIO DE 2013 No: MC No 019 - 2013 29 DE JULIO DE 2013 No: 122 29 DE JULIO DE 2013 29 DE JULIO DE 2013 No: 13-00474 02 DE AGOSTO DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 30 DE DICIEMBRE DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2013 CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN 30 DE DICIEMBRE DE 2013

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Se realizó verificación de la etapa precontractual y la entidad para realizar la selección del contratista en estos dos contratos se basa en lo establecido en el decreto 734 de 2012 capítulo V. artículos 3.5.1 y 3.5.6, por lo cual fundamentan jurídicamente el tipo de modalidad de selección del contratista, se procedió a registrar la información en el Portal Único de Contratación Publica en todas sus etapas y en los tiempos establecidos, en cuanto a la ejecución contractual el contratista realiza en debida forma el estudio para el cual fue contratado, anexa el informe en comento con el debido sustento técnico que se requiere para este tipo de proyectos, el cual es avalado por el supervisor del contrato, se hace el procedimiento de liquidación del contrato dentro de los términos establecidos, también fue verificado por parte del equipo auditor que se realizaran los descuento de ley correspondientes a este tipo de contrato. Basada en la información que reposa en la entidad el grupo auditor presume que el contrato fue ejecutado a cabalidad, se recalca que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad.  CONVENIO DE ASOCIACION No 025 OBJETO DEL CONTRATO: AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATÁ PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERÉS PÚBLICO PARA SUBSIDIAR LA AMPLIACIÓN DE COBERTURA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS, BASADOS EN LOS PARÁMETROS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL ICBF, CON COBERTURA DE 77 CUPOS PARA ALMUERZO ESCOLAR PARA ALUMNOS DEL INSTITUTO TÉCNICO AGROPECUARIO AGATA DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA DEL RESTAURANTE ESCOLAR CHIPATÁ DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ NIT: 800.049.875-1 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JOHN FREDY OLARTE GRANDAS IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 5.633.148 EXPEDIDA EN: CHIPATÁ Valor: CATORCE MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL QUINIENTOS PESOS ($14.437.500 M/CTE.) PLAZO: 30 SEMANAS TRAMITE FECHA Y NUMERO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD 24 DE ENERO DE 2013 PRESUPUESTAL No: 13-00034 ESTUDIOS PREVIOS 23 DE ENERO DE 2013 INVITACIÓN PUBLICA

SE REALIZO POR CONTRATACIÓN DIRECTA

CONTRATO

17 DE FEBRERO DE 2013 No: 025 17 DE FEBRERO DE 2013

NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

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REGISTRO PRESUPUESTAL

17 DE FEBRERO DE 2013 No: 13-00099 ACTA DE INICIO 17 DE FEBRERO DE 2013 No: CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 11 DE OCTUBRE DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 11 DE OCTUBRE DE 2013 CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN 11 DE OCTUBRE DE 2013

Se verificó esta información en su etapa precontractual y se evidencia que este convenio nace de la necesidad de favorecer la calidad e la prestación del servicio de la educación a los alumnos del INSTITUTO TÉCNICO AGROPECUARIO AGATA DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ, y de cierta manera evitar la deserción escolar en el municipio, se verificó que el convenio fuera supervisado a cabalidad por la alcaldía, que los alimentos que fueron comprados y utilizados en la ejecución del contrato cumplieran con las características nutricionales y en las condiciones optimas de conservación, que fueran entregados en el tiempo establecido en el convenio y que el tiempo de ejecución del contrato coincidiera con el calendario escolar, que el contratista cumpliera con los requisitos para ejecutar dicho convenio, que la información documental que soporta la ejecución del contrato estuviera completa y que se anexaran todos los documentos necesarios que evidenciaran que efectivamente el contrato se ejecuto a cabalidad, recordando que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad.  CONTRATO No 183 OBJETO DEL CONTRATO: ADECUACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: SISTEMAS HIDRAULICOS Y SANITARIOS LIMITADA - SIHSA NIT: 890209095-8 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: GONZALO PEÑA ORTIZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 13.801.003 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: OCHENTA Y NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS VEINTISEIS ($89.479.926 M/CTE.) PLAZO: DOS MESES TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL

ESTUDIOS PREVIOS INVITACIÓN PUBLICA

FECHA Y NUMERO DISPONIBILIDAD 08 DE OCTUBRE DE 2013 No: 13-00438 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00030 02 DE DICIEMBRE DE 2013 02 DE DICIEMBRE DE 2013 No: SAMC No 011 - 2013

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CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL

ACTA DE INICIO

CÓDIGO:

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27 DE DICIEMBRE DE 2013 No: 183 27 DE DICIEMBRE DE 2013 27 DE DICIEMBRE DE 2013 No: 13-00993 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00020 13 DE MARZO DE 2014

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO EN EJECUCIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL FECHA APROXIMADA DE ENTREGA CONTRATO 12 DE JUNIO DE 2014 SE ENCUENTRA EN PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE PÓLIZAS ACTA DE LIQUIDACIÓN ( NO SE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE EJECUCIÓN. ADICIONES (SI LAS HAY)

FECHA: 12 DE MAYO DE 2014

OBSERVACIONES: Este contrato inició proceso en el año 2013 por lo tanto cuenta con CDP Y RP del 2013, pero su ejecución termina en el 2014; se realizó cierre presupuestal, es por esto que al iniciar el año se expidió un nuevo CDP Y RP del mismo rubro y por el mismo valor), debido a que los dineros para la realización de este contrato y otros más que dieron inicio en la vigencia 2013 fueron ingresados al presupuesto de la entidad finalizando la vigencia debido a que eran recursos conseguidos por medio de cofinanciaciones con entidades nacionales y departamentales y solo hasta finalizando el segundo semestre fueron desembolsados dichos recursos, es por eso que fue necesario comprometer vigencias futuras ordinarias en tiempo, mas no en valor para una serie de contratos que debido a lo expuesto anteriormente el Concejo Municipal mediante acuerdo No.16 de octubre de 2013, Autorizó dichas vigencias futuras por valor de DOS MIL CIENTO OCHENTA Y TRE MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS DOS pesos ($2.183’877.502), con recursos o disponibilidad presupuestal con cargo a la vigencia 2013, para los siguientes contratos:     

Mantenimiento Mejoramiento Y Adecuación De Edificaciones Públicas Del Municipio De Chipatá. Construcción Sistema De Almacenamiento Sector salomón Peña, Vereda Salitre Seco Del Municipio De Chipatá. Optimización De La Planta De Tratamiento De Agua Potable Del Municipio De Chipatá. Construcción de tres aulas escolares en la escuela Tierra Negra perteneciente a la institución educativa Tierra Negra del Municipio de Chipatá. Construcción De La Segunda Fase Centro De Salud De Chipatá, Santander. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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CÓDIGO:

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Prestar Servicio De Transporte Para Beneficiar A Niños Y Jóvenes Estudiantes Con Servicio De Transporte Escolar. Electrificación Rural De Las Veredas San Miguel – El Papayo – Tubavita – Llano De San Juan – El Batán – Mulatal – Centro – Toroba – El Hatillo – Loma Agatá – Tierra Negra – Salitre Seco Y Otras Del Municipio De Chipatá – Santander. Construcción de La Unidad Deportiva Y Coliseo Del Municipio De Chipatá Santander. Interventoría A La Construcción De La Unidad Deportiva Y Coliseo Del Municipio De Chipatá Santander. Construcción De Mejoramiento Mediante Construcción De Placa Huellas Y Alcantarillas En Las Vías Terciarias Del Municipio De Chipatá, Santander. (Regalías). Mantenimiento Y Mejoramiento De La Vía Chipatá Hatillo- Las Vegas Del Municipio De Chipatá Del Departamento De Santander. Interventoría Técnica Al Mejoramiento Mediante La Construcción De Placa Huellas Y Alcantarillas En Las Vías Terciarias Del Municipio De Chipatá, Santander. Mantenimiento Y Adecuación Del Palacio Municipal Y Parque Principal, Construcción Y Adecuación Del Polideportivo Del Sitio Puente Grande Del Municipio De Chipatá, Santander. Mejoramiento, Mantenimiento y conservación de la vía Chipatá viejo – escuela Toroba en el Municipio de Chipatá Santander. Construcción de un puente y obras de arte; mantenimiento de puentes en las diferentes vías del municipio de Chipatá. Ampliación y optimización del sistema de acueducto Corseacual (fase I) sector puente grande, vereda San Miguel del Municipio de Chipatá. Construcción de un hogar infantil agrupado en el Municipio de Chipatá. Beneficiar a 856 niños, niñas y jóvenes la vinculación en los programas de alimentación escolar. Beneficiar a 30 estudiantes anualmente con convenios suscritos de articulación de educación superior. Brindar atención a 20 personas en condición de discapacidad con programas de apoyo.

El contrato se encuentra en ejecución, durante el trabajo de campo la entidad realizó una adición en tiempo a este contrato de 1 mes por lo tanto la fecha de entrega de este contrato es aproximadamente para el 12 de mayo de 2014, se recomendara a la Subcontraloría Delegada para el Control Fiscal para que se le haga el seguimiento correspondiente a la ejecución de este contrato, las razones por las cuales se realiza la adición en tiempo son las siguientes: Que el contratista mediante comunicado enviado al Municipio de Chipata informa que existe equipos dentro del contrato que se importaron como por ejemplo clorador Regal, tudidimetro y cilindros de cloro. 2. Que a la fecha dichos equipos han sido adquiridos por el contratista pero no han llegado al país, generando así la demora en la terminación y ejecución total del contrato suscrito, 3. El contratista solicita la prórroga en tiempo del contrato con el fin que los equipos lleguen al país y sean Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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entregados para con posterioridad realizar las labores a ejecutar dentro del contrato.  CONTRATO No 157 OBJETO DEL CONTRATO: FORMULACIÓN, SOCIALIZACIÓN Y ASESORAMIENTO EN LA APLICACIÓN DEL ESTATUTO TRIBUTARIO DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: MARIO EMIRO SERRANO RODRÍGUEZ NIT: 91.203.933 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: MARIO EMIRO SERRANO RODRÍGUEZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.203.933 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: QUINCE MILLONES DE PESOS ($15.000.000 M/CTE.) PLAZO: 2 MESES Y 29 DIAS TRAMITE FECHA Y NUMERO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD 03 DE SEPTIEMBRE DE 2013 PRESUPUESTAL No: 13-00400 ESTUDIOS PREVIOS 03 DE SEPTIEMBRE DE 2013 INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL ACTA DE INICIO

SE REALIZÓ POR CONTRATACIÓN DIRECTA 01 DE OCTUBRE DE 2013 No: 157 01 DE OCTUBRE DE 2013 01 DE OCTUBRE DE 2013 No: 13-00673 01 DE OCTUBRE DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 19 DE DICIEMBRE DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 19 DE DICIEMBRE DE 2013 CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN 19 DE DICIEMBRE DE 2013

El contrato cumple con lo establecido en cuanto a la modalidad por medio de la cual se realizó la selección del contratista, el contratista cumple con la idoneidad necesaria para ejecutar dicho contrato, no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad, canceló lo correspondiente a descuentos de ley o estampillas, se expiden los correspondientes CDP Y RP, el supervisor certifica que el contrato se cumplió a satisfacción y emite un informe donde detalla todo lo realizado por el contratista en el tiempo de ejecución del contrato, se revisó que efectivamente se hubiera realizado la socialización del estatuto tributario en las oficinas de la dependencia de la entidad encargadas de el manejo del mismo. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Por lo tanto basado en la información documental que reposa en la entidad, se evidencia que el contrato se ejecutó a cabalidad, destacando que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad.  CONTRATO No 159 OBJETO DEL CONTRATO: ADQUISICIÓN DE MATERIAL DE INTENDENCIA “TREINTA Y CUATRO (34) CHALECOS MULTIPROPOSITOS MILITARES PIXELADOS PARA EL BATALLÓN DE ARTILLERÍA No. 5 CT. JOSE ANTONIO GALÁN SOCORRO SANTANDER PRESTADO AL MUNICIPIO DE CHIPATÁ. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: MANUFACTURAS ROSSE NIT: 51786162-3 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: ROSEMARY PALACIO MEJIA IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 51.786.162 EXPEDIDA EN: BOGOTÁ Valor: SIETE MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y TRES MIL PESOS ($7.633.000 M/CTE.) PLAZO: 05 DIAS TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL ESTUDIOS PREVIOS

FECHA Y NUMERO DISPONIBILIDAD 09 DE SEPTIEMBRE DE 2013 No: 13-00423 07 DE OCTUBRE DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

07 DE OCTUBRE DE 2013 No: MC 024 - 2013 09 DE OCTUBRE DE 2013 No: 159 09 DE OCTUBRE DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL

09 DE OCTUBRE DE 2013 No: 13-00677

ACTA DE INICIO

09 DE OCTUBRE DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 13 DE OCTUBRE DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 13 DE OCTUBRE DE 2013 CONTRATO 30 DE OCTUBRE DE 2013 ACTA DE LIQUIDACIÓN

Revisando la información precontractual se cumple con los requisitos establecidos por ley para la selección del contratista, se evidencia que se realizan los descuentos de ley para este tipo de contratos, el contratista cumple con los requisitos y con la idoneidad para la ejecución del mismo, el suministro del material cumple con las especificaciones y características detalladas en los estudios previos, la realización del contrato lleva el visto bueno del comité encargado de la seguridad y convivencia del municipio quien avala las Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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necesidades propias que se presentan para la buena prestación del servicio en la comunidad. Basados en la información documental que reposa en la entidad se evidencia que el contrato se ejecuto a cabalidad, teniendo en cuenta que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad. A continuación se anexa registro fotográfico:

 CONTRATO No 155 OBJETO DEL CONTRATO: MANTENIMIENTO Y ADECUACION DEL PALACIO MUNICIPAL Y PARQUE PRINCIPAL, CONSTRUCCION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL SITIO PUENTE GRANDE DEL MUNICIPIO DE CHIPATA SANTANDER. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CONSORCIO CODICO 2013 NIT: 900659813-5 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: EDISON RODRIGUEZ HERNANDEZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 1.096.906.506 EXPEDIDA EN: CHIPATÁ - SANTANDER Valor: CIENTO CUARENTA Y SIETE MILLONES QUINIENTOS SEIS MIL QUINIENTOS SETENTA Y OCHO PESOS ($147.506.578 M/CTE.) PLAZO: 3 MESES PLAZO: ADICIONAL 15 DIAS TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL

ESTUDIOS PREVIOS

FECHA Y NUMERO DISPONIBILIDAD 18 DE JULIO DE 2013 No:13-00301 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00038 20 DE AGOSTO DE 2013

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INVITACIÓN PUBLICA

20 DE AGOSTO DE 2013 No: SAMC No 007 - 2013

CONTRATO

01 DE OCTUBRE DE 2013 No: 155 01 DE OCTUBRE DE 2013

NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL

CÓDIGO:

RECF-16-01 Página 23 de 92

01 DE OCTUBRE DE 2013 No:13-00671 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00022 11 DE OCTUBRE DE 2013

ACTA DE INICIO

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO EN EJECUCIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL FECHA APROXIMADA : 02 DE JUNIO CONTRATO DE 2014 EN EJECUCIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN NO SE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE EJECUCIÓN. ACTA DE SUSPENSION 15 DE DICIEMBRE DE 2013 ACTA DE REINICIO ADICIONES

22 DE ABRIL DE 2014 22 DE ABRIL DE 2014

OBSERVACIONES: ESTE CONTRATO INICIÓ PROCESO EN EL AÑO 2013 POR LO TANTO CUENTA CON CDP Y RP DEL 2013, PERO SU EJECUCIÓN TERMINA EN EL 2014; SE REALIZÓ CIERRE PRESUPUESTAL, ES POR ESTO QUE AL INICIAR EL AÑO SE EXPIDIÓ UN NUEVO CDP Y RP DEL MISMO RUBRO Y POR EL MISMO VALOR. SE REALIZO ADENDA No 02 – 2013 DONDE SE ADICIONO VALOR Y PLAZO. FECHA Y No DEL CDP Y RP DEL ADICIONAL: CDP ADICIONAL FECHA: 22 DE ABRIL DE 2014 No: 14-00210 RP ADICIONAL: FECHA: 22 DE ABRIL DE 2014 No: 14-00304 Este contrato forma parte de los incluidos en el acuerdo No.16 de octubre de 2013, emitido por el consejo municipal, donde se aprobaban vigencias futuras en tiempo por valor de DOS MIL CIENTO OCHENTA Y TRE MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS DOS pesos ($2.183’877.502).

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Se realizó revisión a la etapa precontractual y se evidencia que la modalidad de selección del contratista cumple con lo establecido por ley para este tipo de contratos, el contratista cumple a cabalidad con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones para poder ejecutar el contrato, se realizaron los descuentos de ley, incluidos el del 5% que es destinado para el fondo de seguridad ciudadana, se publicó todo el proceso precontractual en el SECOP dándole cabida al principio de publicidad, el contratista anexo pagos a seguridad social. Se realiza una suspensión de la obra ya que el contratista expone que se avecinaban las fiestas de fin de año y se dificultaba la disponibilidad de mano de obra para el avance normal del contrato. Que se encontraban en época de verano y la planta de tratamiento de agua potable no podía abastecer agua para la ejecución de las obras objeto de este contrato debido a que se debía racionar para el consumo humano, que el contrato se encontraba en un 80% de ejecución. El contrato se inicia nuevamente el 22 de abril de 2014, durante el trabajo de campo el contrato se encontraba en ejecución, por lo tanto el equipo auditor informara a la Subcontraloria delegada para el Control Fiscal, para que se haga el seguimiento correspondiente al proceso de ejecución del contrato en comento. PALACIO MUNICIPAL

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CÓDIGO:

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PARQUE PRINCIPAL

POLIDEPORTIVO PUENTE GRANDE

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CÓDIGO:

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 CONTRATO No 085 OBJETO DEL CONTRATO: ADQUISICIÓN DE UN VEHÍCULO PARA LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHIPATÁ DEPARTAMENTO DE SANTANDER, (CAMIONETA CABINADA 4X4 DIESEL 3000 MECANICA, 2014). DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: AUTOMOTORES DEL ESTE - AMAYA SERRANO S.A. MOTORES S.A NIT: 890201902-0 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: EDGAR AMAYA SERRANO IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 13.817.168 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: CIENTO TREINTA Y UN MILLON NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS ($131.999.999 M/CTE.). PLAZO: 30 TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL ESTUDIOS PREVIOS

FECHA Y NUMERO DISPONIBILIDAD 15 DE MAYO DE 2013 No: 13-00168 20 DE MAYO DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL ACTA DE INICIO

21 DE MAYO DE 2013 No: SAMC 004 - 2013 24 DE JUNIO DE 2013 No: 085 24 DE JUNIO DE 2013 24 DE JUNIO DE 2013 No: 13-00355 02 DE JULIO DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 15 DE AGOSTO DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 15 DE AGOSTO DE 2013

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CÓDIGO:

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CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN

15 DE AGOSTO DE 2013

El contrato se realizó bajo la modalidad de selección abreviada, se comprobó la idoneidad del contratista, que cumpliera con los requisitos establecidos de ley, se le hicieron los descuentos correspondientes para este tipo de contrato, se establecieron las garantías correspondientes que respaldarán la perfecta funcionalidad del vehículo, se realizó una adición en tiempo de 15 días debido a que la legalización del vehículo tomo un poco más de tiempo que el establecido inicialmente por cuestiones de trámites, por lo tanto se tuvo que actualizar las pólizas, se verifico el recibido y aprobación por parte del supervisor que el carro cumpliera con las especificaciones dadas en los estudios de conveniencia o previos y en la minuta del contrato, se evidencio ocularmente por parte del equipo auditor que efectivamente el vehículo si existe y cumple las indicaciones técnicas y físicas estipuladas, por lo tanto se evidencia que el contrato se ejecuto a satisfacción. REGISTRO FOTOGRAFICO

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CÓDIGO:

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De los siguientes contratos:  CONTRATO No 116 OBJETO DEL CONTRATO: CONSTRUCCION DE MEJORARAMIENTO MEDIANTE CONSTRUCCION DE PLACA HUELLAS Y ALCANTARILLAS EN LAS VIAS TERCIARIAS DEL MUNICIPIO DE CHIPATA SANTANDER DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CONSORCIO HUELLAS CHIPATÁ 2013. NIT: 900.632.958-7 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: ALVARO MAURICIO SANCHEZ VERGARA IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 79.396.726 EXPEDIDA EN: BOGOTÁ Valor: DOS MIL OCHENTA Y CINCO MILLONES CIENTO VEINTIDOS MIL DOSCIENTOS SETENTA Y TRES PESOS ($2.085.122.273 M/CTE.). PLAZO: SEIS MESES TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL

DISPONIBILIDAD

ESTUDIOS PREVIOS INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

REGISTRO PRESUPUESTAL ACTA DE INICIO

FECHA Y NUMERO 16 DE ABRIL DE 2013 No: 13-00135 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00025 10 DE MAYO DE 2013 10 DE MAYO DE 2013 No: LP No 004 2013 09 DE JULIO DE 2013 No: 116 09 DE JULIO DE 2013 09 DE JULIO DE 2013 No: 13-00448 02 DE ENERO DE 2014 No: 14 – 00018 24 DE OCTUBRE DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO EN EJECUCIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR FECHA APROXIMADA: 23 DE MAYO DE ACTA DE RECIBO FINAL DEL 2014 CONTRATO EN EJECUCIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN ( SI NO SE HA NO SE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE LIQUIDADO EXPLICAR POR QUE) EJECUCIÓN. 05 DE DICIEMBRE DE 2013 ACTA DE SUSPENSION (SI LA HAY) No: 002 04 DE ENERO DE 2014 ACTA DE REINICIO ( SI LA HAY) No: 003

OBSERVACIONES: (ESTE CONTRATO INICIÓ PROCESO EN EL AÑO 2013 POR LO TANTO CUENTA CON CDP Y RP DEL 2013, PERO SU EJECUCIÓN Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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RECF-16-01 Página 29 de 92

TERMINA EN EL 2014; SE REALIZÓ CIERRE PRESUPUESTAL, ES POR ESTO QUE AL INICIAR EL AÑO SE EXPIDIÓ UN NUEVO CDP Y RP DEL MISMO RUBRO Y POR EL MISMO VALOR).  CONTRATO No 128 OBJETO DEL CONTRATO: INTERVENTORIA TECNICA AL MEJORAMIENTO MEDIANTE LA CONTRUCCION DE PLACA HUELLAS Y ALCANTARILLAS EN LAS VIAS TERCIARIAS DEL MUNICIPIO DE CHIPATA SANTANDER. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: RIGOBERTO RUGELES BERNAL NIT: 79711742-5 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: RIGOBERTO RUGELES BERNAL IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 79.711.742 EXPEDIDA EN: BOGOTÁ Valor: CIENTO DOCE MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS QUINCE PESOS ($112.275.815 M/CTE.) TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL

DISPONIBILIDAD

ESTUDIOS PREVIOS INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

FECHA Y NUMERO 09 DE JULIO DE 2013 No: 13-00283 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00028 18 DE JULIO DE 2013 18 DE JULIO DE 2013 No: CMA No 003 - 2013 12 DE AGOSTO DE 2013 No: 128 12 DE AGOSTO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL

13 DE AGOSTO DE 2013 No: 13-00528 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00017

ACTA DE INICIO

24 DE OCTUBRE DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO EN EJECUCIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR FECHA APROXIMADA : 23 DE MAYO ACTA DE RECIBO FINAL DEL DE 2014 CONTRATO EN EJECUCIÓN NO SE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE ACTA DE LIQUIDACIÓN EJECUCIÓN. 05 DE DICIEMBRE DE 2013 ACTA DE SUSPENSION ACTA DE REINICIO

04 DE ENERO DE 2014

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OBSERVACIONES: (ESTE CONTRATO INICIÓ PROCESO EN EL AÑO 2013 POR LO TANTO CUENTA CON CDP Y RP DEL 2013, PERO SU EJECUCIÓN TERMINA EN EL 2014; SE REALIZÓ CIERRE PRESUPUESTAL, ES POR ESTO QUE AL INICIAR EL AÑO SE EXPIDIÓ UN NUEVO CDP Y RP DEL MISMO RUBRO Y POR EL MISMO VALOR). Estos contratos forman parte de la lista de contratos que el Concejo Municipal mediante acuerdo No.16 de octubre de 2013, Autorizando vigencias futuras por valor de DOS MIL CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS DOS pesos ($2.183’877.502), con recursos o disponibilidad presupuestal con cargo a la vigencia 2013, aprobó para realizar con el amparo de esta figura. En la fecha de trabajo de campo aun se encontraban en ejecución dichos contratos por lo tanto se procedió a verificar que el proceso precontractual cumpliera con lo establecido por ley y se evidenció que la selección de los contratistas fuera realizada bajo la modalidad establecida para cada uno de estos contratos, que cada contratista cumpliera con los requisitos exigidos en los pliegos para ejecutar los contratos en referencia, que se realizaran los descuentos respectivos por concepto de estampillas incluyendo el 5% destinado al fondo de seguridad ciudadana. Se presento una solicitud por parte del contratista de suspender el contrato ya que la comunidad del sector donde se estaba realizando las labores solicitaron que fueran suspendidas las obras debido a que para esa fecha era la cosecha de guayaba y necesitaban sacar los productos a comercializar además que para la temporada decembrina la zona era visitada por personas foráneas que venían a disfrutar de las fiestas de fin de año y la ejecución de la obra impedía el transporte por la zona, por lo cual fue aprobada dicha suspensión. Según reporte de la interventoría solo se ha cumplido el 36% de le ejecución del contrato por lo tanto se realizara una audiencia con el contratista para fijar metas y exigir cumplimiento de las mismas, de lo contrario hacer efectivas las pólizas, por lo tanto el equipo auditor informara a la Subcontraloria delegada para el Control Fiscal, para que se haga el seguimiento correspondiente al proceso de ejecución del contrato en comento. A continuación se anexa parte del registro fotográfico de la obra:

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CÓDIGO:

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VIA CHIPATA VIEJO

VIA BAJANDO GILBERTO RUIZ

BAJADA MOLINO BELARMINO

SUBIDA REYNEL

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CÓDIGO:

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ALCANTARILLA SUBIENDO PUENTE GRANDE

SUBIENDO PUENTE GRANDE

TRAMO TUNJUANA

TRAMO PAJALES

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CÓDIGO:

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 CONTRATO No 084 OBJETO DEL CONTRATO: COMPRAVENTA DE BIEN INMUEBLE DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: PARROQUIA SANTO ECCEHOMO DE CHIPATÁ NIT: 800.254.736-4 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JOSUE NEFTALI PIZZA GERENA IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.013.572 EXPEDIDA EN: BARBOSA Valor: CIENTO TRES MILLONES DE PESOS ($103.000.000 M/CTE.) PLAZO: 15 DIAS. TRAMITE FECHA Y NUMERO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD 20 DE MAYO DE 2013 PRESUPUESTAL No: 13-00180 ESTUDIOS PREVIOS 19 DE JUNIO DE 2013 INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

SE REALIZÓ POR CONTRATACIÓN DIRECTA 19 DE JUNIO DE 2013 No: 84 19 DE JUNIO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL

19 DE JUNIO DE 2013 No: 13-00354 ACTA DE INICIO 19 DE JUNIO DE 2013 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 03 DE JULIO DE 2013 POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL 03 DE JULIO DE 2013 CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN 03 DE JULIO DE 2013

Se verificó la etapa precontractual de este contrato y no se evidencia irregularidad alguna, se realizaron los descuentos de ley establecidos para este tipo de contrato, se verificaron los estudios previos que soportaran la necesidad de la compra del bien inmueble, se verificó que el valor del bien inmueble estuviera soportado por un perito avaluador adscrito a la lonja de propiedad raíz, el contratista no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad para contratar con el estado, el lote fue adquirido por la entidad para construir el cetro vida del municipio ya que en este momento no el municipio no cuenta con ningún lugar donde pueda realizar programas de mejoramiento de calidad de vida de los adultos mayores del municipio, los recursos para realizar la compra provienen de la estampilla pro adulto mayor. En consecuencia el equipo auditor considera que basados en la información documental y con la verificación ocular realizada al sitio por parte del equipo auditor, el contrato se ejecutó a cabalidad toda vez que vale recalcar que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad.

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 CONTRATO No 064 OBJETO DEL CONTRATO: CONSTRUCCIÓN DE LA UNIDAD DEPORTIVA Y COLISEO DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ SANTANDER. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CONSORCIO DEPORTIVO CHIPATÁ NIT: 900617982-1 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: CARLOS ALBERTO RIOS BUITRAGO IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.280.391 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CINCO MIL CIENTO VEINTICINCO PESOS ($857.955.125 M/CTE.). PLAZO: 08 MESES TRAMITE CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL

DISPONIBILIDAD

ESTUDIOS PREVIOS INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR

FECHA Y NUMERO 28 DE FEBRERO DE 2013 No:13-00077 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00026 14 DE MARZO DE 2013 14 DE MARZO DE 2013 No: LP No 001 - 2013 21 DE MAYO DE 2013 No: 064 21 DE MAYO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL

21 DE MAYO DE 2013 No: 13-00305 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00016

ACTA DE INICIO

15 DE JULIO DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO EN EJECUCIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR FECHA APROXIMADA: 02 DE JUNIO DE ACTA DE RECIBO FINAL DEL 2014 CONTRATO EN EJECUCIÓN NO SE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE ACTA DE LIQUIDACIÓN EJECUCIÓN. ACTA DE SUSPENSION 16 DE JULIO DE 2013 ACTA DE REINICIO 01 DE OCTUBRE DE 2013

OBSERVACIONES: (ESTE CONTRATO INICIÓ PROCESO EN EL AÑO 2013 POR LO TANTO CUENTA CON CDP Y RP DEL 2013, PERO SU EJECUCIÓN TERMINA EN EL 2014; SE REALIZÓ CIERRE PRESUPUESTAL, ES POR ESTO QUE AL INICIAR EL AÑO SE EXPIDIÓ UN NUEVO CDP Y RP DEL MISMO RUBRO Y POR EL MISMO VALOR). Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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En la etapa precontractual la entidad realiza la selección del contratista conforme lo establecido por la ley, el contratista cumple con la idoneidad y la capacidad financiera establecida en los pliegos de condiciones y estudios previos, el proceso de selección del contratista fue publicado a la pagina del SCOP cumpliendo con el principio de publicidad, se realiza la invitación a veedores para realicen el acompañamiento a la misma, en los pagos efectuados hasta el momento se realizan los descuentos de ley, incluyendo el 5% destinado para el fondo de seguridad ciudadana. Con respecto a este contrato el equipo auditor evidenció que la entidad suspende el contrato debido a inconvenientes que se presentaron con las afiliaciones a seguridad social de los empleados del contratista por lo tanto se decide suspender por parte de la alcaldía el contratos mientras se solucionaban los inconvenientes, durante el trabajo de campo el contrato se encontraba en ejecución y presenta un 80% aproximado de avance, por lo tanto el equipo auditor considera que basados en la información documental y con la verificación ocular realizada al sitio por parte del equipo auditor, el contrato se viene ejecutando a cabalidad toda vez que vale recalcar que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad. Se anexa parte del registro fotográfico: CONDICION INICIAL

EN EJECUCION DE OBRA

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CÓDIGO:

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 CONTRATO No 060 OBJETO DEL CONTRATO: ELECTRIFICACIÓN RURAL DE LAS VEREDAS SAN MIGUEL – EL PAPAYO – TUBAVITA – LLANO DE SAN JUAN – EL BATÁN – MULATAL – CENTRO – TOROBA – EL HATILLO – AGATÁ – TIERRA NEGRA – SALITRE SECO Y OTRAS DEL MUNICIPIO DE CHIPATÁ – SANTANDER. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CONSORCIO ELECTRIFICACIÓN CHIAPATÁ 2013 NIT: 900615533-9 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JONSON ARMANDO GIL PARRA IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 73.357.249 EXPEDIDA EN: SAMACA Valor: CUATROCIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES CIENTO NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y TRES PESOS ($443.199.993 M/CTE.). PLAZO INICIAL : 6 MESES PLAZO ADICIONAL: 3 MESES

CERTIFICADO

TRAMITE FECHA Y NUMERO DE DISPONIBILIDAD FECHA: 12 DE FEBRERO DE 2013

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PRESUPUESTAL

No: 13-00075

ESTUDIOS PREVIOS

FECHA: 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00023 FECHA : 14 DE MARZO DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR REGISTRO PRESUPUESTAL

ACTA DE INICIO

FECHA : 14 DE MARZO DE 2013 No: LP No 002 – 2013 FECHA: 09 DE MAYO DE 2013 No: 060 FECHA : 09 DE MAYO DE 2013 FECHA : 09 DE MAYO DE 2013 No: 13-00228 FECHA : 02 DE ENERO DE 2014 No: 14-00015 FECHA: 02 DE JULIO DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO EN EJECUCIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR ACTA DE RECIBO FINAL DEL FECHA APROXIMADA: 28 DE MAYO CONTRATO DE 2014 EN EJECUCIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN ( SI NO SE HA NO SE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE LIQUIDADO EXPLICAR POR QUE) EJECUCIÓN. FECHA: 15 DE MARZO DE 2014 ACTA DE SUSPENSION (SI LA HAY) FECHA: 11 DE MAYO DE 2014 ACTA DE REINICIO ( SI LA HAY) FECHA : 02 DE ENERO DE 2014 ADICIONES (SI LAS HAY) No: 001

OBSERVACIONES: (ESTE CONTRATO INICIÓ PROCESO EN EL AÑO 2013 POR LO TANTO CUENTA CON CDP Y RP DEL 2013, PERO SU EJECUCIÓN TERMINA EN EL 2014; SE REALIZÓ CIERRE PRESUPUESTAL, ES POR ESTO QUE AL INICIAR EL AÑO SE EXPIDIÓ UN NUEVO CDP Y RP DEL MISMO RUBRO Y POR EL MISMO VALOR). En la etapa precontractual la entidad realiza por medio de licitación pública la selección del contratista, este contrato forma parte de los seleccionados en la aprobación mediante acuerdo No.16 de octubre de 2013, donde el consejo municipal autorizó vigencias futuras por valor de DOS MIL CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS DOS pesos ($2.183’877.502), con recursos o disponibilidad presupuestal con cargo a la vigencia 2013, se verifico que el contratista cumpliera con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones y estudios previos, se verifico que se estén realizando los descuentos correspondientes a estampillas incluyendo el 5% destinado al fondo de seguridad ciudadana, este contrato se le realizó una adición en tiempo debido a inconvenientes en el transporte de materiales para poder ejecutar el contrato es por eso que durante el proceso auditor el contrato no se había liquidado, el contrato se ha ejecutado en un 97% aproximado según el secretario de planeación municipal, por lo tanto el equipo auditor considera que basados en la información documental y con la verificación ocular realizada al sitio Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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por parte del equipo auditor, el contrato se viene ejecutando a cabalidad toda vez que vale recalcar que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad. El equipo auditor no realizo visita ocular a la ejecución de este contrato debido al tiempo de auditoría y por la localización de las obras. Se anexa parte del registro fotográfico:

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CÓDIGO:

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El equipo auditor recomienda a la entidad velar por la ejecución de los contratos que actualmente se encuentran en ejecución, además solicita a los supervisores de los mismos, hacer informes que detallen exactamente lo ejecutado por el contratista y no se limiten simplemente a un informen donde digan solamente que se cumplió con el objeto del contrato, se les recuerda que la responsabilidad de la correcta ejecución de dichos recursos recae principalmente en cabeza de ellos mismo. Nuevamente se informa que equipo auditor solicitara a la Subcontraloria Delegada para el Control Fiscal que se revise la correcta ejecución de estos contratos en el próximo proceso auditor.

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CÓDIGO:

RECF-16-01 Página 41 de 92

CONTRATACION DE URGENCIA MANIFIESTA La alcaldía no reporto declaratoria de urgencia manifiesta para la vigencia 2013. 1.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta RENDICION DE INFORMACION AL SIA AREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL En lo que respecta a la parte financiera, presupuestal y demás información, se analizó el contenido de la información presentada mediante el aplicativo SIA y corroborada durante el proceso auditor, la cual se evidencia que fue correctamente presentada. AREA CONTRATACION Se evidencia que no subieron el total de la información contractual al SIA de la Contraloría General de Santander, por lo cual ya se plasmo una observación en el informe por este motivo. 1.1.3 Legalidad Analizados los componentes financieros y de gestión, se evidencio por parte del equipo auditor, que existen observaciones en la aplicación de las normas, al interior de la Administración. Esta calificación se otorga acatando el Estatuto Anticorrupción y con el ánimo de evaluar el proceso auditor a través de los componentes de Gestión y Resultados y Financieros. Entre las variables que presentan mayor debilidad se encuentran las siguientes: Cumplimiento Normas Tributarias:  En el Artículo 5 de la Ley 14 de 1983, lo que corresponde a Actualización catastral, teniendo en cuenta que su última actualización se realizó en el 1.991, teniendo en cuenta el Acuerdo No. 021 de Diciembre 23 de 2.008 de acuerdo a certificación emitida por la Secretaria de Hacienda. 

Ley 1066 de 2006, recuperación cartera, teniendo en cuenta que a Diciembre 31 de 2.013, la cartera vencida mayor a 3 años es del 40%

Cumplimiento de la Gestión Administrativa:  

No tiene adecuada una oficina para la recepción de quejas y reclamos. No se evidencia correcto un seguimiento a la correspondencia recibida y enviada. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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

CÓDIGO:

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No se adelanta eficazmente el proceso de cobro coactivo en las obligaciones correspondientes a impuesto predial.

Por lo expuesto anteriormente se indilga un hallazgo administrativo, con el fin de que la Administración Municipal corrija las debilidades detectadas por el equipo auditor. OBSERVACION No. 03 OBSERVACION: Presuntos Responsables Descripción de la Observación Causa Efecto

ADMINISTRATIVA Argemiro Angulo Díaz - Alcalde Incumplimiento en la aplicabilidad de la normatividad tributaria y gestión Administrativa. Desconocimiento de la norma. Mejorar el servicio de atención a la comunidad y de igual manera atender sus inquietudes.

1.1.4 Gestión Ambiental ADQUISICION ESTRATEGICA:

Y

MANTENIMIENTO

AREAS

DE

IMPORTANCIA

OBSERVACION No. 04: Según el artículo 111 de la ley 99 de 1993 que dice…“Declárense de interés público las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua los acueductos municipales y distritales. Los departamentos y municipios dedicaran durante quince años un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos, de tal forma que antes de concluido tal periodo, haya adquirido dichas zonas…” Para esta finalidad se destinaron durante el periodo $7.000.000 de pesos aproximados, dentro del presupuesto de 2013 de los cuales no se ejecutaron dichos recursos, evidenciándose que con recursos del municipio no se adquirieron áreas estratégicas, Igualmente para el mantenimiento de las áreas de importancia estratégica durante la vigencia 2013 se destinaron $5.000.000 para el mantenimiento de las áreas de importancia estratégica. Sin embargo mediante la gestión del Señor Alcalde ante la CAS se logro que esta corporación adquiriera 38 has en la vereda Batan para este fin por un valor de $178.900.000. Lo cual indica que aunque no se destinaron recursos de los establecidos en el artículo 111 de la ley 99 de 1993, la entidad si invirtió recursos para la protección de recursos hídricos un poco mas de 25 veces en valor de lo que tenia presupuestado inicialmente.

A continuación se detalla los siguientes programas y proyectos realizados: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Detalle Adquisición y mantenimiento de áreas de conservación recurso hídrico.

Programas proyectos realizados

2012 y Inversión ejecutada (pesos)

Programas proyectos realizados

0

Planta de tratamiento de agua potable. Disposición final de residuos sólidos Planta de Beneficio animal

No se ejecutó ningún programa Disposición final de residuos sólidos Construcción, mantenimiento y reparación del matadero municipal

0

$2.922.922

$4.499.791

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2013 y Inversión Ejecutada (pesos)

Adquisición y conservación de áreas estratégicas para microcuencas.

No se ejecutó ningún programa

CÓDIGO:

Rehabilitación de sistemas de potabilización del agua. Disposición final de residuos sólidos.

No se ejecutaron recursos de la administración municipal debido a que se adquirieron con la gestión de la administración la CAS realizó la compra de 38 has en la vereda Batan.

$89.479.926

$3.376.438

Construcción, mantenimiento y reparación del matadero municipal.

0

Como resultado de este análisis, se infiere que la Administración Municipal durante el período - 2013, su ejecución fue mínima, para la adquisición y mantenimiento del recurso hídrico o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales, se hace necesario que las administraciones destinen dichos recursos dentro de su presupuesto que le permita con el tiempo adquirir estas áreas. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Presuntos Responsables ARGEMIRO ANGULO DIAZ - ALCALDE Descripción del Hallazgo Ejecución mínima en la adquisición y mantenimiento del recurso hídrico Causa Falta de las administraciones destinen recurso dentro de su presupuesto que le permita con el tiempo adquirir estas áreas. Efecto No permite la conservación del recurso hídrico que surte de agua al municipio.

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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CÓDIGO:

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El agua que abastece al casco urbano del municipio Chipatá se está captando de la quebrada la Giteña microcuenca de la Q. Hatillera, del sitio las peñitas a 1.5 kilómetros, captando un caudal de 1.424 L/seg de acuerdo a resolución RVZ No. 120/09 del 30 de abril de 2009 (anexo 3 folios), la planta de tratamiento de agua potable es de tipo hidráulica convencional, diseñada por sistemas hidráulicos y sanitarios Ltda. y construida por ellos en 1987. Durante el 2013 se realizó diagnóstico de la planta de tratamiento de agua potable para llevar a cabo la optimización de esta obteniendo las siguientes necesidades: Posteriormente se realizaron las apropiaciones presupuestales y el proceso de contratación obteniendo el Contrato No.183 del 27 de diciembre de 2013, cuyo objeto es “Adecuación y optimización de la Planta de tratamiento de agua potable del municipio de Chipata”, contrato que actualmente se encuentra en ejecución y que busca el mantener la buena calidad del agua suministrado a los 250 usuarios de la unidad municipal de servicios públicos domiciliarios de chipata que a diario consumimos agua potable, la secretaria de salud departamental mantiene un control de la calidad del agua que se suministra a la población realizando toma de muestras concertadas mensualmente para desarrollarle los respectivos análisis fisicoquímicos y microbiológicos, de igual forma la administración realiza la contramuestra a la cual se le realizan los análisis correspondientes. Según certificación de la Secretaria de Salud Departamental suministrada por la Unidad administradora de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo de Chipata los resultados obtenidos fueron de SIN RIESGO. SERVICIO DE ACUEDUCTO (MANTENIMIENTO PLANTA DE TRATAMIENTO, MANTENIMIENTO SISTEMA DE ACUEDUCTO URBANO) La Unidad de servicios públicos domiciliarios presta los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en la parte del casco urbano del municipio de Chipata, contando con los siguientes usuarios inscritos así: ACUEDUCTO 250

ALCANTARILLADO 203

ASEO 226

En los estudios fisicoquímicos, suministrada por la Secretaria de Salud Departamental que se realizaron al agua en la vigencia 2013 para ver si era apta para el consumo humano, tenemos: Presentando un IRCA de: MES AÑO 2013

No de muestras de agua para el consumo humano analizadas. (SIVICAP)

Enero Febrero Marzo Abril Mayo

1 1 1 1 1

IRCA % (SIVICAP)

NIVEL DE RIESGO (SIVICAP)

43.64

RIESGO ALTO

0 0,00

SIN RIESGO SIN RIESGO

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Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

1 1 1 1 1 1 1

CÓDIGO:

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0 0

SIN RIESGO SIN RIESGO

1.12 0 0

SIN RIESGO SIN RIESGO SIN RIESGO

Igualmente el Equipo Auditor, a través de inspección ocular a la Planta de tratamiento del acueducto Municipal, presenta el siguiente registro fotográfico. PLANTA DE TRATAMIENTO ACUEDUCTO MUNICIPAL CHIPATA –SANTANDER

Cabe recordar a las entidades encargadas de prestar el servicio de agua potable que según el Decreto 1575 de 2007 “por el cual se establece el sistema para la protección y control de la calidad del agua para el consumo humano” la responsabilidad de las personas prestadoras del servicio como es: Realizar el control de las características físicas, químicas y microbiológicas del agua para el consumo humano, lavar y desinfectar antes de la puesta en funcionamiento y como mínimo dos veces al año, las personas prestadoras realizaran análisis de control para garantizar la calidad del agua para consumo humano por medio de laboratorios autorizados por el Ministerio de Protección Social entre otras sugerencias, por lo tanto se recomienda seguir mejorando continuamente. SERVICIO DE ASEO (PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS) El Presidente de la República, en el ejercicio de las facultades otorgadas por el numeral 11 del Artículo 189 de la Constitución Nacional expidió el Decreto 1713 de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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CÓDIGO:

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Agosto 6 de 2002, por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 132 de 2000 y la Ley 689 de 2001 en relación con la prestación del Servicio Público de Aseo y la Ley 99 de 1993 y el Decreto 2811 de 1974 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos. En la Ley 142 en su Artículo 4 reza:”… Responsabilidad de la Prestación del Servicio Público de Aseo: De conformidad con la Ley es responsabilidad de los municipios y distritos asegurar que se preste a todos sus habitantes el servicio público de aseo de manera eficiente, sin poner en peligro la salud humana, ni utilizar procedimientos y métodos que puedan afectar el medio ambiente y en particular sin ocasionar riesgos para los recursos aire, agua y suelo ni para la fauna o la flora, o provocar incomodidades por el ruido y los olores y sin atentar contra los paisajes y lugares de especial interés. La recolección en el municipio de Chipata se realiza de manera separada debido a que se implementó la separación en la fuente, los días miércoles a las dos de la tarde se realiza la recolección de los residuos inertes los cuales son transportados en la volqueta municipal, vehículo en el cual se realiza la recolección al relleno sanitario ubicado en la finca la Vega, Vereda el cucharo del municipio de San Gil, relleno operado por ACUASAN EICE E.S.P con el que se suscribió el contrato interadministrativo No. 037/2013 cuyo objeto es “La recolección por parte de ACUASAN de los residuos sólidos que el municipio de Chipata lleve al relleno sanitario ubicado en la finca La vega, vereda el Cucharo del municipio de San Gil”, para este fin los días Viernes a las ocho de la mañana se recogen los residuos orgánicos los cuales son una mínima cantidad y son transportados al municipio de Puente nacional en donde la empresa ACUAPUENTE los recibe para su transformación y finalmente los días viernes en la tarde se realiza la recolección de los residuos reciclables los cuales son llevados por los recicladores del municipio de Vélez. SEGUIMIENTO A LA PLATA DE BENEFICIO ANIMAL: En agosto de 2013 mediante Acta de aplicación de medida sanitaria a la Planta de beneficio Bovino de Chipata, se ordenó la clausura temporal total de esta planta por no cumplir con los requerimientos en cuanto al procedimiento de sacrificio, los utensilios utilizados y las instalaciones por lo que en esa fecha se realizó un proceso de gestión en conjunto con los matarifes para realizar el sacrificio en el municipio de Vélez, procedimiento que a la fecha se está realizando, por lo que en el municipio de Chipata a la fecha no está funcionando la planta de sacrificio animal.

1.1.5 Plan de Mejoramiento

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CÓDIGO:

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El plan de mejoramiento corresponde al informe de Auditoría de la vigencia 2012, su fecha de culminación de las metas es Diciembre de 2.014. Se verificó el avance en el cumplimiento de las observaciones administrativas incluidas en el plan de mejoramiento, de la siguiente manera: No. HALL AZGO

DESCRIPCION HALLAZGO

1

La entidad no revela en los estados financieros, las cuentas de orden, a pesar de que existen procesos a favor o en contra de la entidad

2

La Administración no ha cancelado los impuestos de los vehículos para las vigencias 2011 ni 2012

3

La Alcaldía de Chipatá cancelo la suma de $5.219.971 por concepto de una multa mas intereses impuesta por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

4

El valor de la adición de los recursos del balance registrados en la vigencia 2012 no son los mismos saldos que quedaron en bancos a diciembre 31 de 2011 se presentaron diferencias que deben ser aclaradas

5

La Administración no está dando cumplimiento a la norma, desatendiendo la destinación que se deben dar a los recursos de la estampilla pro anciano para la vigencia 2012 no se llevo a cao ningún compromiso.

6

Manual de desactualizado.

ACCION CORRECTIVA

Se implementara en los estados financieros del Municipio de Chipata, la contabilización de los procesos en contra del municipio con el fin que sean más veraces los Estados Financieros Se efectuará el pago del impuesto de los vehículos y demás bienes del municipio de acuerdo a las fechas establecidas por la ley y en la vigencia correspondientes. Realizar el seguimiento legal y financiero sobre los posibles procesos sancionatorios en el Municipio a fin de evitar detrimento patrimonial, en caso de ser sancionados a cancelar obligaciones por concepto de sanciones iniciar las acciones legales de repetición Las adiciones de los recursos del balance se realizar de manera oportuna y ágil a fin de evitar confusiones a los entes de control al momento de la auditoria

FECHA DE INICIACIO N

Enero De 2014

FECHA DE TERMINACI ON

Porcenta je de ejecució n

Enero De 2014

Enero De Junio 2014 2014

0%

De

0%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

0%

Se aplicar de conformidad con la norma los recursos de la estampilla pro anciano que se recauda en el Municipio de Enero De Junio Chipata, dando mayor 2014 2014 cobertura y compromiso con las personas de la tercera edad.

De

Se procedió a realizar la contratación para elaborar el de contratación Diciembre Diciembre contratación manual ajustado a las normas De 2013 De 2013 actuales en esta materia

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0%

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7

8

9

Se debe realizar la planeación de la necesidad que se va a contratar a fin de fijar las condiciones Procesos de contratación contractuales necesarias a fin de evitar posibles apreciaciones que lleven a pensar en falta de planeación por parte de la Entidad Con la actualización del manual de contratación realizada por el Municipio y las respectivas a los Incumplimiento de la aplicación capacitaciones y/o utilización de las funcionarios y junto con la asesoría jurídica se realizaran modalidades de contratación los soportes necesarios para establecer las modalidades de contratación para cubrir las necesidades del Municipio Se aplicara con rigurosidad las normas contractuales y se llevara un seguimiento y homogeneidad en las Contrato Sa003 y 004 de 2011 solicitudes que se realicen en los estudios previos y los plasmados en los pliegos de condiciones de los procesos

soportes

CÓDIGO:

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Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

se aplicara lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 con respecto a los a soportes del cumplimiento de Enero De Diciembre De 2104 las obligaciones que el 2014 contratista deba hacer sobre seguridad social

50%

10

Pago de los seguridad social

11

Que en los expedientes contractuales no se encuentran archivados todos los documentos precontractuales, contractuales, pos contractuales, además de los soportes a seguridad social, y respectivos pagos

12

Se tendrá mayor cuidado y diligenciamiento al momento Exigencia en la constitución de de recepcionar las garantías Enero De Diciembre amparos a favor del Municipio que amparen los contratos 2014 De 2014 en cumplimiento de un contrato suscritos con el Municipio de Chipata

50%

13

No se cumplen con los requisitos exigidos por la ley para la prestación del servicio de transporte escolar en el Municipio

50%

se tendrá un seguimiento especial en las diferentes etapas del proceso contractual a fin que todos los documentos que hacen parte Enero De Diciembre del mismo se encuentren 2014 De 2014 debidamente archivados de acuerdo a su cronograma y ejecución

100%

Acatar con la normatividad expedida para el servicio de Enero De Diciembre transporte escolar en 2014 De 2014 municipios de sexta categoría

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CÓDIGO:

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14

Compilar en el expediente de No se encuentran actas de la contratación los informes y Enero De Diciembre informe de los supervisores en actas que genere la 2014 De 2014 los contratos supervisión de cada contrato

50%

15

Dar aplicabilidad a la norma Los procesos contractuales no de publicación en el sistema Enero De Diciembre se encuentran publicados en el electrónico de contratación 2014 De 2014 secop o están desactualizados publica

50%

16

17

18

No se encuentra soportes de Realizar la aprobación de las y registrar su aprobación de pólizas en los pólizas aprobación en el expediente contratos como soporte Contar con los soportes que No se evidencia convocatoria a evidencien las convocatorias de los veedores en los veedores distintos procesos contractuales

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

No se detectan con claridad las Realizar con mayor cuidado y Enero De Diciembre necesidades en los estudios de dedicación los estudios de 2014 De 2014 conveniencia que sirven de conveniencia soporte para la elaboración de los pliegos de condiciones

19

No se está solicitando experiencia en los estudios de conveniencia

20

Se maneja dos numeración una para contratos y otra para convenios

21

No se notifican a los supervisores de los contratos sus designaciones

22

No se adjunta el plan de compras y el banco de proyectos para ejercer control fiscal en los contratos y generar así la programación y planificación de los mismos.

23

No se adjunta la hoja de ruta o está incompleta no se coloca el nombre de quien la realizo y la fecha.

Se implementara la solicitud de experiencia para los contratista de acuerdo a las modalidades de contratación existentes con el objeto de que las obras se realicen por parte de personas idóneas y capacitadas para cada objeto Se implementara una sola numeración para la parte de contratación a fin de evitar confusiones con la misma Se notificara a cada secretario de despacho a través de acto administrativo su designación como supervisor de los diferentes contratos

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

50%

se archivara dentro del proceso contractual todos los Enero De Diciembre soportes que hagan parte del 2014 De 2014 mismo desde la etapa precontractual hasta su liquidación Implementar una hoja de ruta por cada etapa contractual a Enero De Diciembre fin de contener en el 2014 De 2014 expediente toda la información requerida para la consulta de la contratación

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50%

50%

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24

No se adjuntan en los estudios de conveniencia el análisis de precios a través de cotizaciones que sirvan de soporte para los precios del contrato

CÓDIGO:

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Se efectuaran cotizaciones vía internet y físicas que Enero De Diciembre harán parte del proceso y 2014 De 2014 soporte de los estudios de conveniencia.

No se encuentra la notificación Se archivara en cada proceso del comité evaluador en los contractual la resolución de designación de comité expedientes contractuales evaluador Se implementara un control Las garantías solicitadas en los especifico al momento de la estudios previos son diferentes solicitud de las garantías que se expidan en los estudios y a las solicitadas en el contrato los contratos con el fin que sean iguales

60%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

70%

Enero De Diciembre 2014 De 2014

60%

27

No se realizan las Se efectuará de manera publicaciones en el secop de oportuna las publicaciones de Enero De Diciembre las actas de liquidación de los las De 2014 diferentes etapas 2014 contratos contractuales en el secop

70%

28

El predio donde se construyó el Hospital de Chipata se encuentra a nombre del Generar el des englobe del Municipio pero esta Enero De Diciembre predio en donde se encuentra globalizado, se exhorta al 2014 De 2014 el Hospital de Chipata Municipio para que realice el respectivo desemglobe del predio a nombre del Hospital

80%

29

No se hallaron los documentos soporte que evidencien el desarrollo de las metas a cumplir dentro de los términos establecidos relacionados con el plan de mejoramiento de la entidad

Se implementara actas de seguimiento y desarrollo de Enero De Diciembre los diferentes procesos 2014 De 2014 establecidos en los diferentes plan de mejoramiento

70%

31

Implementar el proceso de inventarios de los bienes que Los inventarios no están se encuentran a cargo de Enero De Diciembre debidamente asignados a cada cada funcionario y en general 2014 De 2014 uno de los funcionarios en la administración de manera sistemática

0%

32

No se ha implementado procesos de retroalimentación con control interno que permita definir debilidades y fortalezas de control de operación de la entidad.

Generar la retroalimentación de los diferentes procesos por parte de control interno Enero De Diciembre con el objeto de establecer 2014 De 2014 las debilidades y fortalezas de la administración municipal.

20%

33

Se efectuara la ubicación por parte del municipio del físico de la Enero De Diciembre No hay un lugar especifico para archivo Administración Municipal con 2014 el archivo físico de la entidad De 2014 el fin de dar cumplimiento a la normatividad de archivo a nivel nacional

0%

25

26

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34

35

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38

En la evaluación desempeño integral de municipios para el 2011 Municipio quedo por debajo ranking establecido.

del los el del

El Municipio de CHipata presenta en el cumplimiento de requisitos legales un puntaje de 64.9 en el indicador de requisitos, reflejando una bajo evaluación en el cumplimiento del marco normativo previsto por la ley 715 de 2001, las leyes 1122 y 1176 de 2007, la ley 1438 de 2011 y los decretos reglamentarios relacionados con la ejecución de los recursos del sistema general de participaciones (SGP) El municipio de CHipata no cumple con lo establecido en los concerniente a la conservación de recursos hídricos que surten el agua Los resultados de laboratorio del control de calidad del agua para el acueducto del municipio de chipata, indican una variación mensual de riesgo alto, riesgo medio y sin riesgo indicando que muy posiblemente en los meses que se indica riesgo alto y riesgo medio es porque no se han tenido en cuenta labores de mantenimiento que afecta la prestación del servicio o que las bombas o motores no están en una eficiencia cercana máxima posible

El municipio de chipata, la recolección de los residuos sólidos se hace en volquetas, vehículo que no es apropiado para la realizar esta labor

CÓDIGO:

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El municipio realizara la rendición de informes de manera completa, precisa y oportuna para evitar Enero De Diciembre ubicaciones en nivel crítico y 2014 De 2014 se tomaran los correctivos necesarios para lograr el mejoramiento de los índices evaluados por el DNP.

40%

El Municipio de Chipata buscara la incorporación y Enero De Diciembre seguimiento de los recursos 2014 De 2014 de SGP para las siguientes vigencias

40%

Generar la inversión por parte del municipio en la compra de Enero De Diciembre predios que se puedan 2014 De 2014 conservar y mantener con los recursos hídricos

30%

Tener mayor vigilancia y control en el mantenimiento Enero De Diciembre de la planta que presta el 2014 De 2014 servicio de agua

40%

el Municipio de Chipata realizar las acciones necesarias ante el Gobierno Nacional y Departamental con el objeto de cumplir con Enero De Diciembre De 2014 el apoyo presupuestal para la 2014 compra de los vehículos adecuados para la recolección de los residuos sólidos del Municipio

40%

ANALISIS PLAN DE MEJORAMIENTO. El plan de mejoramiento de la Alcaldía Municipal de Chipata, no se evalúa en su totalidad, debido a que su cumplimiento se encuentra durante la vigencia 2.014, se verifica el porcentaje de avance en cada una de las acciones de mejoras propuestas y se hacen algunas sugerencias o recomendaciones para lograr el Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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CÓDIGO:

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cumplimiento total de las mismas, donde evidenciamos que para el tiempo propuesto no lograran su cumplimiento total. 1.1.6 Control Fiscal Interno Con el fin de dar continuidad a la Oficina de Control Interno y de acuerdo a lo establecido en la normatividad, Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 1 del Decreto Nacional 984 de 2012, donde expone: “… Que las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...” Al observar las calificaciones emitidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública se evidencias las siguientes calificaciones de la vigencia 2.012 así: Calidad: 32.88% El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz. MECI: 76.3% El modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos. Se evidencia por parte del equipo auditor las siguientes observaciones: 

En la Alcaldía de Chipata - Santander el proceso del Modelo Estándar de Control Interno. MECI se evidencio puntaje de calificación del 76.3 lo cual refleja un avance positivo en el desarrollo de las actividades, lo que se hace necesario un trabajo intenso en mejoras de los diferentes procesos, llevando a cabo el cumplimiento del Decreto 0091 de Agosto 21 de 2.008 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000-2005.



Se debe Implementar un Plan de auditorías internas detalladas y no generalizadas, a las áreas más críticas de la administración municipal (Contratación, Planeación y secretaria de hacienda) y hacer seguimiento a esos planes de mejoramiento producto de dichas auditorias.



Se hace necesario la continuidad en la organización y la clasificación del archivo de gestión documental en la administración municipal. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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

CÓDIGO:

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La oficina de control Interno o quien haga sus veces en una entidad pública, la cual debe llevar a cabo una evaluación permanente a los procesos, al desarrollo e implementación del MECI, garantizando su efectividad. Se observó por parte del equipo auditor, que la oficina de control interno durante la vigencia 2.013 presento falencias a lo largo de dicho periodo, evidenciándose una oficina inoperante la cual no ha dado cumplimiento al art 2 inciso f de la Ley 87 de 1993 “Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos”, igualmente al art.3 inciso de la ley 87 de 1993 así “Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros”.

En este orden de ideas, se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, dado lo observado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, y lo reportado por el funcionario encargado de control interno de la entidad, se evidencian archivos de su funcionamiento, demostrando que se aplica un control interno en la entidad toda vez que no cumple con los objetivos determinados en la Ley 87 de Noviembre 29 de 1993. El resultado del análisis del Control Fiscal Interno, se evidencia que en el Municipio de Chipata ha sido eficiente, se nombro mediante Decreto No. 058 de Diciembre 31 de 2.013 a la funcionaria Carmen del Pilar Ariza Hernández, de profesión ingeniera de Sistemas a quien se le asignaron funciones de control interno. OBSERVACIÓN NO. 05 Administrativa. Presuntos Responsables Argemiro Angulo Díaz - Alcalde Descripción de la Deficiencia en la aplicabilidad del Control Observación Interno, teniendo en cuenta que su % de calidad solo alcanza el 32.88% .. Causa Se evidencia que el funcionario de control interno solo fue nombrado en Diciembre 31 de 2.013 Efecto Las deficiencias presentadas en las diferentes áreas RECURSOS HUMANOS Mediante Decreto No. 0022 del 1 de Junio de 2.008, por medio del cual se adoptan las políticas para la administración del TALENTO HUMANO, para promover su desarrollo como principal ingrediente de éxito en la gestión pública” del Municipio de Chipata. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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De acuerdo a lo comentado anteriormente, es claro para el equipo auditor que el manual de funciones se encuentra desactualizado, en cuanto a los cargos de jefe de control interno, teniendo en cuenta la normatividad establecidas en la Ley 87 de 1.993 artículo 10 y 11, de igual manera el cargo de secretaria de salud el cual no evidencia requisitos de estudios y experiencia para el mismo. De igual forma en relación con el Director de Control Interno, la Administración Municipal debe centrarse en los Requisitos generales para esta dependencia: Ley 87 de 1.993 artículo 10 y 11 y parágrafo 1 del artículo 11. Adicionalmente tener en cuenta los requisitos mínimos generales contemplados en el Decreto – Ley 785 de 2.005 para el orden territorial, así como las competencias establecidas en el decreto 2539 de 2.005. Sin embargo cada entidad, de acuerdo a sus necesidades, puede adoptar estos requisitos haciéndolos más exigentes. OBSERVACIÓN No. 06 Administrativa. Presuntos Responsables Descripción del Hallazgo

Causa Efecto

Argemiro Angulo Díaz - Alcalde El Manual de funciones y competencias se encuentra desactualizados, es importante su actualización con el fin de establecer requisitos y competencias acordes con la naturaleza de los cargos. Desactualización del manual de funciones y competencias. Existe el riesgo de que las funciones no estén acordes a la naturaleza de los cargos y a la estructura de la actual administración y no contemple la normatividad vigente y aplicable en las distintas áreas.

1.1.7 Línea de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. TIC OBSERVACION No. 07: El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con un sitio Web municipal, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, buscando contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Según Decreto No. 020 de julio 01 de 2012 se crea el comité de Gobierno en línea, del Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones en el municipio de Chipata, con el fin de utilizar el poder de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, para mejorar la eficiencia y transparencia de la administración pública. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Se deja la observación de seguir retroalimentando la página web municipal que tiene por objeto contribuir a la construcción de un estado más eficiente, más transparente y participativo, y hacer seguimiento respectivo en próximas auditorias. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables Descripción del Hallazgo

Causa

Efecto

ADMINISTRATIVA ARGEMIRO ANGULO DIAZ - ALCALDE Se deja la observación de seguir retroalimentando la página web municipal que tiene por objeto contribuir a la construcción de un estado transparente. Seguir gestionando el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, y una mayor conectividad digital. Estancamiento al acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones, impidiendo integrar a la comunidad con la entidad territorial.

1.2 CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos SECTOR SOCIAL: OBSERVACION No.08: COMPONENTES DEL SISTEMA DE EVALUACION El objetivo del municipio es obtener eficiencia en la gestión que mejore la calidad de vida para los habitantes del municipio. Los componentes que se tendrán en cuenta en el análisis son desde el punto de vista de la eficiencia y la eficacia entre otros. Mediante el componente de EFICIENCIA, se pretende alcanzar mayores niveles de producto, bienes o servicios sociales con un óptimo aprovechamiento de los recursos o insumos disponibles. De acuerdo al Ranking Municipal, para la vigencia 2012 el municipio de Chipata-Santander alcanzo un porcentaje del 47.1%. Igualmente, en el componente de EFICACIA el resultado fue del 77.1%, que equivale al logro de las metas del plan de desarrollo. En el sistema de evaluación se tendrá en cuenta los factores externos e internos que afectan la ejecución del plan. En tal sentido se tendrá en cuenta el componente de GESTIÓN, el cual busca determinar los factores de índole institucional, financiero (grado de dependencia de las transferencias de la nación), político y la capacidad para autofinanciar su funcionamiento que tienen mayor Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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incidencia en los resultados obtenidos de las evaluaciones de eficacia y eficiencia. Según el Ranking Municipal, para la vigencia 2012 fue del 78.2% para el municipio de Chipata. Finalmente el esquema contará con un componente de evaluación de la CAPACIDAD ADMINISTRATIVA, cuyo objeto es determinar la estabilidad del personal directivo, profesionalización de funcionarios y el establecimiento del control interno. Obteniendo un porcentaje del Ranking Municipal, para la vigencia 2012 del 90.6% para el municipio de Chipata. Teniendo en cuenta lo anterior tenemos:

Departamento Municipio Eficacia * Eficiencia

Santander Chipata

77.1

47.1

Requisitos Capacidad Fiscal Legales Administrativa

81.4

90.6

Gestión Indice Integral

65.7

78.2 70.9

Posición Posición Dptal Nacional

388

28

El Municipio de Chipata en el Ranking de desempeño fiscal, vigencia 2012 se ubicó en el Puesto 28 a nivel Departamental y en el Puesto 388 a nivel nacional, de acuerdo a los porcentajes de cumplimiento de sus componentes de evaluación. Por lo anterior y según observación por parte del equipo auditor durante el trabajo de campo y realizando el seguimiento de cada uno de los programas del cuatrienio, de acuerdo a la información suministrada por la administración municipal en el avance del Plan de desarrollo, se pudo establecer que su gestión no ha sido del todo eficaz en el cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el Plan de Desarrollo “PARA QUE CHIPATA SIGA PROGRESANDO, APOYEMOS LO NUESTRO”, se tuvo en cuenta las tres dimensiones en Líneas Estratégicas en los siguientes sectores teniendo en cuenta las líneas a auditar, como se detalla a continuación:   

Dimensión de desarrollo social Dimensión de desarrollo Físico Dimensión de desarrollo económico

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ALCALDIA DE CHIPATA - SANTANDER AVANCE PLAN DE DESARROLLO 2012-2015 AVANCE Y CUMPLIMIENTO A 2013

PRESUPUESTO DE INVERSION SECTOR PRESUPUESTO CUATRENIO

PROYECTADO 2012

EJECUTADO 2012

PROYECTADO 2013

EJECUTADO 2013

2012

2013

EDUCACION SALUD

$1,014,793,212.00 $5,615,835,844.00

$242,563,023.00 $1,342,336,648.00

$167,154,184.00 $1,556,846,129.00

$249,839,914.00 $1,382,606,747.00

$207,203,887.00 $2,188,493,407.46

16.67 26.27

54.91 49.09

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO

$1,101,929,721.00

$279,701,589.00

$117,908,400.12

$338,932,514.00

$303,616,433.85

16.84

35.15

CULTURA DEPORTE VIVIENDA SERVICIOS PUBLICOS DIFERENTES A ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO TRANSPORTE EQUIPAMIENTO MUNICIPAL TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LAS TELECOMUNICACIONES MEDIO AMBIENTE

$237,297,152.00 $204,832,808.00 $300,000,000.00

$56,720,437.00 $48,960,581.00 $20,000,000.00

$173,260,012.00 $65,179,937.00 $0.00

$58,422,050.00 $50,429,398.00 $100,000,000.00

$94,556,183.00 $441,946,403.00 $7,790,000.00

13.52 25.00 16.67

45.98 62.50 52.08

$228,348,368.00

$45,000,000.00

$55,167,539.00

$73,348,368.00

$117,036,718.00

21.68

49.84

$2,229,217,044.00 $898,082,044.00

$487,571,232.00 $236,000,000.00

$397,213,199.00 $311,960,987.00

$555,680,000.00 $197,000,000.00

$545,922,685.00 $106,882,013.00

11.36 26.96

50.00 46.96

$30,000,000.00

$10,000,000.00

$0.00

$10,000,000.00

$0.00

20.00

46.67

$158,858,575.00

$13,858,575.00

$0.00

$45,000,000.00

$11,174,120.00

6.25

47.81

PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES

$35,000,000.00

$15,000,000.00

$7,827,710.00

$10,000,000.00

$1,260,710.00

23.44

48.44

AGROPECUARIO EMPLEO Y DESARROLLO ECONOMICO JUSTICIA Y CENTROS DE RECLUSION COMUNITARIO GRUPOS VULNERABLES Y PROMOCION SOCIAL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

$375,000,000.00 $140,000,000.00 $374,499,175.00 $168,000,000.00

$40,000,000.00 $35,000,000.00 $91,000,000.00 $39,000,000.00

$19,100,000.00 $12,271,701.00 $56,417,620.00 $14,260,002.00

$110,000,000.00 $35,000,000.00 $91,750,000.00 $39,000,000.00

$33,069,600.00 $16,121,500.00 $60,764,216.00 $39,490,000.00

8.33 10.58 20.83 18.75

66.67 41.63 47.22 48.96

$564,181,350.00

$130,000,000.00

$66,427,681.00

$136,500,000.00

$235,341,540.00

20.83

50.00

$570,000,000.00

$160,000,000.00

$164,385,000.00

$130,000,000.00

$126,598,000.00

15.00

37.50

En este orden de ideas, en cuanto al porcentaje de cumplimiento en la vigencia 2013, concluimos que no se ha llegado a un avance total en las metas plasmadas por parte de la Administración, básicamente en algunos sectores con un porcentaje de cumplimiento de menos del 50% en : Agua potable y saneamiento básico con el 35.15%, fortalecimiento institucional con el 37.5%, empleo y desarrollo económico con el 41.63%, medio ambiente con el 47.81% entre otros, como se aprecia en el cuadro anterior. Lo cual determina que las autoridades de Planeación y su representante legal, presenta una gestión poco eficiente en el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo a la fecha, son los que deben tomar las decisiones del caso, que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos e ir evaluando cada año el avance que le permita al final de cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el plan de desarrollo municipal. Por los anteriores argumentos, y con el fin de que se dé cumplimiento a las metas propuestas del Plan de desarrollo, el Equipo Auditor, tipifica observación administrativa que le permita incluirse en el plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento y control en próximas auditorias. ALCANCE DE LA ADMINISTRATIVA OBSERVACION: Presuntos Responsables ARGEMIRO ANGULO DIAZ - Alcalde Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Descripción del Hallazgo

Causa

Efecto

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WILMER MAURICIO CAMACHO BARBOSA Secretario de Planeación Las autoridades de Planeación y su representante legal, presenta poco avance en el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo a la fecha siendo los responsables del proceso de planeación del Ente Territorial. Por qué no se cuenta con controles de seguimiento, por parte de la Secretaria de Planeación al hacer una evaluación anual que le permita al final del cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos. Incumplimiento a las comunidades en las metas propuestas en el Plan de Desarrollo “Para que Chipata siga progresando, apoyemos lo nuestro”.

1.3 CONTROL FINANCIERO 1.3.1 Estados Contables Esta Auditoría es un proceso sistemático que mide y evalúa, la actividad financiera de una organización estatal, la Auditoría Gubernamental con enfoque Integral Modalidad Regular es una de las modalidades que se aplica a los sujetos de control con el propósito de evaluar actividades, programas, áreas o procesos de manera integral a uno o más temas de importancia significativa en una entidad, con el propósito de producir un informe que contenga un dictamen con los resultados producto del trabajo auditor. El control fiscal es una función pública, que tiene a su cargo vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles, y será ejercida en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de Santander. Además busca valorar la efectividad, eficiencia y eficacia de la gestión pública para actuar en garantía del conjunto de derechos y deberes consagrados en la Constitución Política y en toda las regulaciones públicas, las cuales se han descrito y continúan desglosándose a medida que se recurren a ellas, para la programación de planes y proyectos de forma suficiente, en el marco de la acción presupuestal pública. El examen del Balance General Consolidado a 31 de diciembre del año 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el período comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre del año 2013; dichos estados contables consolidados fueron examinados y comparados, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de Santander. La auditoría incluyó la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas, se realizaron conforme a las normas legales, Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo se evaluó el Sistema de Control Interno Contable. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por el Municipio y analizada por la Contraloría General de Santander. La responsabilidad de este ente de control consiste en producir un informe integral que contenga el dictamen de los estados financieros y el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento: primero en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados, que incluye conceptos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, la efectividad del Sistema de Control Interno y segundo la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados El representante legal del Municipio de Chipata, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2013, dentro de los plazos previstos en la Resolución Orgánica No. 294 de 2009 de la Contraloría General de Santander. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas – NAGC compatibles con las normas internacionales de auditoría NIAS y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General de Santander y hacen parte del presente informe de auditoría. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones, impedimentos que afectaran el desarrollo de la misma. Objetivos de la Auditoria Financiera Determinar la calidad y efectividad del Sistema de Control Interno Financiero y Contable del Municipio. Opinar sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, derivado de los resultados de la Auditoria. Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Determinar el concepto sobre el manejo presupuestal, financiero y de tesorería de la entidad de acuerdo a los siguientes criterios: programación y aprobación, cumplimiento normativo y calidad en los registros de la información. Para el logro de los objetivos de esta auditoría se examinaron los siguientes aspectos: BALANCE GENERAL Para mejor entendimiento las cifras financieras se encuentran en miles de pesos.

El Balance General es un estado financiero básico, de naturaleza estática que presenta durante la vigencia 2012 Y 2013 la situación del Municipio en cuantos a sus activos, pasivos y patrimonio. El auditor analizó las variaciones de las cuentas principales del Balance General, para el periodo de las vigencias 2012-2013, como se muestra en el siguiente cuadro: BALANCE GENERAL COMPARATIVO ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA CIFRAS EN $ CUENTAS

AÑO 2013

CORRIENTE Efectivo Inversiones Rentas Por cobrar Deudores NO CORRIENTE Propiedades, Planta y Equipo Bienes de Beneficio y uso publico Otros Activos TOTAL ACTIVO

10,248,868,385 4,384,944,580 14,700,842 570,495,497 5,278,727,466 11,897,608,353 5,177,617,553 160,550,000 6,559,440,800 22,146,476,738

CORRIENTE Operaciones de Crédito Publico Cuentas Por Pagar Obligac. Lab. y de Seg. Social Otros Pasivos NO CORRIENTE Pasivos Estimados TOTAL PASIVO

338,372,468

Hacienda Publica Total Patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

305,110,249 3 33,262,216 3,978,181,635 3,978,181,635 4,316,554,103 17,829,922,635 17,829,922,635 22,146,476,738

AÑO 2012 ACTIVOS 6,375,368,783 3,121,309,292 14,700,842 581,214,191 2,658,144,458 11,426,808,354 4,721,717,554 145,650,000 6,559,440,800 17,802,177,137 PASIVOS 173,019,671 19,400,750 19,400,747 3 134,218,171 6,538,739,150 6,538,739,150 6,711,758,821 PATRIMONIO 11,090,418,316 11,090,418,316 17,802,177,137

AÑO 2011

AÑO 2010

VARIACION

%

2,035,061,113 1,280,364,023 14,700,842 468,904,063 271,092,185 11,693,256,822 4,988,166,022 145,650,000 6,559,440,800 13,728,317,935

1,942,131,061 1,470,571,809 14,700,842 379,186,020 77,672,390 12,724,583,973 6,020,793,973 145,650,000 6,558,140,000 14,666,715,034

3,873,499,602 1,263,635,288

38% 29% NA (10,718,694) -2% 2,620,583,008 50% 470,799,999 4% 455,899,999 9% 14,900,000 9% 0% 4,344,299,601 20%

50,569,185

34,919,007

34,040,056

16,862,755

16,529,129 6,558,140,000 6,558,140,000 6,608,709,185

18,056,252 6,558,140,000 6,558,140,000 6,593,059,007

165,352,797 (19,400,750) 285,709,502 (100,955,955) (2,560,557,515) (2,560,557,515) (2,395,204,718)

49% NA 94% 0% -304% -64% -64% -55%

7,119,608,750 7,119,608,750 13,728,317,935

8,073,656,027 8,073,656,027 14,666,715,034

6,739,504,319 6,739,504,319 4,344,299,601

38% 38% 20%

Fuente: Alcaldía Municipal de Chipata

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El detalle de los componentes del Balance General, se presentan a continuación: ACTIVO La Alcaldía Municipal de Chipata presenta una variación del activo total en las vigencias 2.012 y 2013 de $ 4.344.299.601 que corresponde a un incremento del 20%, debido al crecimiento que presenta las cuentas de Efectivo, Deudores y Propiedad Planta y Equipo como podemos apreciar a continuación: CUENTAS Efectivo Deudores Propiedades, Planta y Equipo

AÑO 2013 4,384,944,580 5,278,727,466 5,177,617,553

AÑO 2012 3,121,309,292 2,658,144,458 4,721,717,554

AÑO 2011 1,280,364,023 271,092,185 4,988,166,022

AÑO 2010 1,470,571,809 77,672,390 6,020,793,973

VARIACION 1,263,635,288 2,620,583,008 455,899,999

% 29% 50% 9%

En el efectivo su incremento es debido a la falta de terminación de obras contratadas por la Administración de Molagavita y de igual forma por la falta de la ejecución presupuestal que ha tenido durante la vigencia 2.013. Así mismo la cuenta deudores tuvo un incremento del 50%, lo que muestra la falta de gestión en recaudo de impuesto predial, la cual fue coroborada durante el proceso auditor y los anticipos entregados a los diferentes contratistas para el incio de algunas obras. En relación con la propiedad planta u equipo se incremento en un 9%, lo cual se debio debe a la actualización de la información correspondiente a pasivos pensionales o Fonpet. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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EFECTIVO y BANCOS La Alcaldía de Chipata no ha realizado la depuración contable correspondiente y obligatoria sobre los saldos de las cuentas corrientes que se mantienen inactivas sin movimiento débito ni crédito. Las conciliaciones bancarias es la forma como una entidad puede controlar el ingreso y giros de los recursos, lo cual no se evidencia en las conciliaciones Bancarias de las cuentas que utiliza para el manejo de los recursos la Alcaldía Municipal de Chipata, por lo tanto es conveniente que las conciliaciones bancarias no presente partidas conciliatorias y las conciliaciones se realicen a cada una de las cuentas bancarias aperturadas para tal fin. OBSERVACIÓN No.09 Administrativa. Presuntos Responsables Descripción del Hallazgo

Criterio o Norma Violada Causa Efecto

Argemiro Angulo Díaz - Alcalde La Administración Municipal no ha realizado la depuración contable y obligatoria sobre los saldos de cuentas corrientes que se mantienen inactivas y sin movimiento. Operatividad del Comité de Sostenibilidad Contable. Falta de depuración de saldos contables Estados financieros que no expresan la realidad financiera.

RENTAS POR COBRAR IMPUESTO PREDIAL Es importante resaltar la cuenta de Rentas por Cobrar, la cual ha presentado una variación como se puede observar en el siguiente gráfico:

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Como podemos observar en la gráfica entre las vigencias 2.012 y 2.013, tuvo una leve reducción del 2%, a pesar de que hubo esta recuperación de cartera, el equipo auditor evidencia físicamente gestión al respecto. CUENTAS Rentas Por cobrar

AÑO 2013 570,495,497

AÑO 2012 581,214,191

AÑO 2011 468,904,063

AÑO 2010 379,186,020

VARIACION (10,718,694)

% -2%

En el trabajo de campo realizado, se pudo establecer que se tiene un software para cada aplicativo, que tanto el Secretario de Hacienda como el Auxiliar que desarrolla tareas de la Contadora del Municipio desconocen su nombre y operatividad, de igual manera son programas contables completamente diferentes, por tal motivo, para el equipo auditor la cartera reportada en el Balance General no corresponde a la realidad, teniendo en cuenta que la información para el manejo y control del impuesto predial se tiene en un software diferente, lo cual no emite ninguna seguridad, por lo tanto se tipifica una observación administrativa de inmediato cumplimiento en cuanto a la operatividad del software. OBSERVACIÓN No.10: Administrativa. Presuntos Responsables

Descripción Observación Causa Efecto

de

Argemiro Angulo Dáz – Alcalde Irineo Acevedo Gamboa – Secretario de Hacienda la Manejo inadecuado de la información teniendo en cuenta el software utilizado. No estar en red la información financiera. Información no confiable en los Estados Financieros.

ACTUALIZACIÓN CASTASTRAL Es importante manifestar que el municipio de Chipata, realizó la última actualización catastral en la vigencia 1.991 y mediante acuerdo municipal No. 017 del 10 de diciembre de 1.994 por medio del cual se estableció la tasa del 8 por mil a partir de la vigencia de 1.995 por un punto por año hasta llegar al 12 por mil.

OBSERVACIÓN NO. 11 Administrativa. Argemiro Angulo Dìaz – Alcalde Irineo Acevedo Gamboa – Secretario de Hacienda de la La actualización catastral se encuentra desactualizada, teniendo en cuenta que la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Presuntos Responsables

Descripción Observación

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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última se realizó en 1.991 Incumplimiento de la normatividad la cual dice que la actualización catastral se debe realizar cada cinco (05) años. Recursos propios disminuidos.

Causa

Efecto

CAUSACION IMPUESTO PREDIAL ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA IMPUESTO PREDIAL CAUSADO Vs. RECAUDADO CIFRAS EN MILES DE $ 2,010 2,011 2,012 2,013 CAUSADO 228,152,142 260,409,160 300,050,700 331,675,584 RECAUDADO 147,288,569 205,213,113 220,294,398 158,740,264

Como se puede evidenciar en el cuadro y grafica anterior, la causación del impuesto predial se ha realizado durante las últimas cuatro vigencias, lo que nos refleja que la información en relación con el ingreso generado por impuesto predial corresponde a la realidad financiera. DEUDORES Esta cuenta de Balance presenta un saldo de $ 5.728.727.466, los cuales se encuentran representados en valores de los diferentes convenios pendientes por cobrar, dentro de los cuales se encuentran valores representativos los siguientes convenios:  Convenio para la realización de Placa Huellas por valor de $1.534.678.656  Covenios invias mejoramiento y mantenimiento Chipata – Cruces por $1.000.000.000.  Obras Nacionales, convenio 813 Mantenimiento vía Chipata viejo escuela toroba por valor de $ 711.000.000 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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 

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Convenio 5254 Construcción 2ª fase ESE por valor de $479.356.700 Otros Convenios por valor de $2.003.692.110

Los deudores anteriormente mencionados en un su gran mayoría corresponden a la vigencia 2.013, pero aún existen valores pendientes de legalizar de la vigencia 2.012, los cuales es conveniente que la administración de la Alcaldía de Chipata realice las gestiones necesarias para la legalización o cobro de estos valores. OBSERVACIÓN No. 12: Administrativa. Presuntos Responsables

Descripción Observación

de

Causa Efecto

Argemiro Angulo Díaz – Alcalde Irineo Acevedo Gamboa – Secretario de Hacienda la La cuenta de Deudores entre las vigencias 2.012 y 2.013 tuvo un incremento del 50%, se evidencia falta de gestión en la legalización de los mismos. Debilidad en la gestión administrativa. Estados Financieros que no reflejan la realidad financiera del Municipio de Chipata.

ENCARGO FIDUCIARIO La Alcaldía Municipal de Chipata no presenta encargos fiduciarios que se reflejen en sus Estados Financieros, durante las vigencias 2.013. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La Propiedad Planta y Equipo se incrementó en un 9% entre las vigencias 2.012 y 2.013, lo cual se debe a la adquisición de bienes para el funcionamiento de la Administración de Chipata. Los Activos Fijos del Municipio de Chipata, se encuentran inventariados e identificados, pero no se encuentran valorizados. En la vigencia 2013 no se evidencian registros detallados de los Activos Fijos en las cuentas del Balance, no se tiene un archivo consolidado en donde se pueda evidenciar la depreciación realizada mes a mes ni anual, lo que demuestra que la Depreciación de Propiedad Planta y Equipo se realizó en forma global e inadecuada afectando la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre 2.013 en una cantidad incierta. OBSERVACIÓN No. 13: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Administrativa. Presuntos Responsables

Descripción del Hallazgo

Causa Efecto

Argemiro Angulo Díaz – Alcalde Irineo Acevedo Gamboa – Secretario de Hacienda Los Activos Fijos del Municipio de Chipata, se encuentran inventariados e identificados, pero no están valorizados, la depreciación se está realizando en forma global e inadecuada. Saldos de cuentas que no corresponden a la realidad. La no presentación de Estados Financieros con valores reales y fidedignos.

PASIVOS Entre las cuentas representativas del grupo de Pasivos de la Alcaldía de Chipata a tenemos: INFORME DE DEUDA PÚBLICA La Alcaldía Municipal de Chipata, no presenta deuda pública en la vigencia 2.013.

RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL Dentro del grupo de Pasivos Estimados del Municipio de Chipata, tiene un saldo de $ 3.978.181.635, el cual corresponde a recursos entregados en administración correspondiente al pasivo pensional, es importante iniciar la depuración y conciliación de esta cuenta, con el fin de que se refleje una información real, confiable y fidedigna.

OBSERVACIÓN No. 14: Administrativa. Presuntos Responsables

Descripción Observación

Causa

de

Argemiro Angulo Díaz – Alcalde Irineo Acevedo Gamboa – Secretario de Hacienda la Los valores expresados en Pasivo Pensional no corresponden a la realidad financiera, son valores que les entrega el ministerio de hacienda y crédito público a través de la página del FONPET, sin ninguna verificación por parte del Municipio. Falta de conciliación de las cuentas de los

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Estados Financieros. Estados Financieros que no reflejan la realidad financiera del Municipio de Chipata.

Efecto

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA CIFRAS EN MILES DE $ CUENTAS INGRESOS OPERACIONALES Ingresos Fiscales Tributarios

AÑO 2013 10.040.902.095 1.069.845.666 1.069.845.666

No Tributarios Ventas de Servicios 67.679.844 Acueducto 67.679.844 Alcantarillado Aseo Transferencias 8.903.376.585 SGP 8.903.376.585 Sistema Gral de Seguiridad Otras Transferencias GASTOS OPERACIONALES 6.477.749.515 De Administracion 3.223.177.311 Gasto Público Social 3.254.572.204 EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL 3.563.152.580 OTROS INGRESOS 3.215.717.428 Otros Ingresos 3.215.717.428 OTROS GASTOS 9.365.689 Otros Gastos 9.365.689 EXCEDENTES (DÉFICIT) 6.769.504.319

AÑO 2012 8.056.022.925 3.194.495.778 3.194.495.778

66.421.319 66.421.319

4.795.105.828 4.795.105.828

3.883.814.493 752.420.807 3.131.393.686 4.172.208.432 82.722.772 82.722.772 17.676.170 17.676.170 4.237.255.034

AÑO 2011 3.976.575.779 542.737.597 334.382.240

AÑO 2010 4.149.710.046 468.634.799 320.920.674

VARIACION 1.984.879.170 (2.124.650.112) (2.124.650.112)

% 20% -199% -199%

208.355.357 59.125.678 26.096.430 18.061.253 14.967.995 3.374.712.504 2.384.065.285 386.485.433 604.161.786 4.352.491.596 651.319.657 3.701.171.939 (375.915.817) 90.069.174 90.069.174 65.387.561 65.387.561 (351.234.204)

147.714.125 65.441.465 33.709.207 17.164.229 14.568.029 3.615.633.782 2.928.959.273 457.757.399 228.917.110 3.662.021.216 603.743.130 3.058.278.086 487.688.830 56.102.376 56.102.376 894.783.244 894.783.244 (350.992.038)

1.258.525 1.258.525 4.108.270.757 4.108.270.757 2.593.935.022 2.470.756.504 123.178.518 (609.055.852) 3.132.994.656 3.132.994.656 (8.310.481) (8.310.481) 2.532.249.285

na 2% 2% na na 46% 46% na NA 40% 77% 4% -17% 97% 3% -89% -89% 37%

Fuente: Alcaldía de Chipata – Cifras en pesos

En la gráfica que se presenta a continuación se observa el comportamiento que han tenido los diferentes rubros de ingresos de la Alcaldía del Chipata. TRIBUTARIOS ,

Miles de $

ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA 2.012 , 3.194.495.778 COMPARATIVO POR CLASE DE INGRESOS TRIBUTARIOS , 2.013 , 1.069.845.666

TRIBUTARIOS , TRIBUTARIOS , NO TRIBUTARIOS, NO TRIBUTARIOS, 2.0112.011 , 2.010 , , 2.010 , NO TRIBUTARIOS, NO TRIBUTARIOS, 334.382.240 320.920.674 208.355.357 147.714.125 2.012 , 2.013 , -

TRIBUTARIOS

2.010 320.920.674

2.011 334.382.240

2.012 3.194.495.778

2.013 1.069.845.666

NO TRIBUTARIOS

147.714.125

208.355.357

-

-

Como se puede evidenciar al definir los ingresos relacionados tanto en el Estado de la Actividad Económica y Financiera como en la gráfica, se evidencia la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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variación que han tenido los mismos en los cuatro años del cuatrienio los cuales hemos comparado, es importante que al interior de la Administración, se realice una revisión de los ingresos registrados en el Estado de Actividad Económica y Financiera, teniendo en cuenta la variación que presenta en la información relacionada anteriormente. Si revisamos la gestión relacionada con los ingresos propios es deficiente, así mismo la clasificación de los mismos en el Estado de Resultados. De igual forma durante la vigencia 2.013 se cobró la estampilla municipal de CHipata, la cual tiene una destinación específica según el acuerdo No. 002 de Febrero 19 de 1.984, al indagar sobre sus recursos, los funcionarios desconocían el manejo y su cobro a quienes se les debía realizar. Es importante tener claro tanto para el secretario de hacienda como para el Asesor Contable, conocer el origen de los recursos y de igual manera en que se deben invertir los mismos. Observación No. 15: Administrativa Presuntos Responsables

Descripción Observación

Causa Efecto

de

Argemiro Angulo Díaz – Alcalde Irineo Acevedo Gamboa – Secretario de Hacienda la Es importante conocer el origen de los tributos o recursos y a quienes se les debe descontar, de igual manera saber que inversiones se pueden hacer con los mismos. Desconocimiento de la norma tributaria del municipio. Ingresos e inversiones sin cumplir con la normatividad tributaria del Municipio.

SENTENCIAS Y CONCILIACIONES Durante el trabajo de campo realizado no se evidencian sentencias ni conciliaciones que hayan sido canceladas por el Municipio de Chipata. SOSTENIBILIDAD CONTABLE El comité de sostenibilidad contable, fue creado y conformado mediante Decreto 047 del 04 de Noviembre de 2.008 en el Municipio de Chipata, los integrantes del mismo son: El Alcalde o su delegado, Secretario de Gobierno, Secretario de Hacienda, Secretario de Planeación y Contador, comité que se encuentra realizando sus funciones, aun estando pendiente por depurar información financiera. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de Diciembre del 2013, de la ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2013, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad MERCEDES LEON ROJAS, portador de la tarjeta profesional número 68521 – T ASPECTOS RELEVANTES: 1. Dentro de las deficiencias encontradas en el proceso Auditor está la falta de confiabilidad de la información reportada por la entidad, demostrándose deficiencia dentro del control interno contable. 2. Las cifras reportadas en el Balance General presentan incertidumbre en más del 40%, puesto que no corresponden a la realidad de la información. 3. A la propiedad planta y equipo, tiene inventario actualizado, pero no se encuentran valorizados. 4. No tener Software financiero que integre todas las áreas de la Administración Municipal. (Tesorería, Presupuesto, Planeación e Impuesto Predial) 5. Existe incertidumbre en el valor de la cartera por concepto de impuesto Predial.

Salvedades:

1. Los saldos imputables en los Estados Financieros pueden tener modificaciones producto del proceso de Sostenibilidad Contable. OPINIÓN CON SALVEDAD En mi opinión, dada la importancia de los efectos de la salvedad descrita en los párrafos anteriores, las cuentas anuales del ejercicio 2.013 analizadas en el presente informe de auditoría, no expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la Alcaldía Municipal de Chipata, al 31 de Diciembre de 2.013 y de los resultados de sus operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio anual terminado en dicha fecha, de conformidad con los principios y normas contables generalmente aceptados.

1.3.1.1 CONCEPTO CONTROL INTERNO CONTABLE Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Según Resolución número 357 de Julio de 2008, los objetivos del control interno contable es generar información contable con las características de confiabilidad, compresibilidad y relevancia en procura de lograr la gestión eficiente transparencia, control de los recursos. La Ley 42 de 1993, en su artículo 18 precisa: La evaluación del Control Interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de calificar los componentes de control interno financiero y contable, justificar y soportar las calificaciones de los mismos, identificar los riesgos a los que se encuentra expuesto el sistema contable y el nivel de confianza que se les puede otorgar, por lo anterior, se debe verificar el adecuado funcionamiento para que proteja los recursos de la Entidad del menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido y deterioro. En el desarrollo de la Auditoría realizada al periodo fiscal de Enero 1º de a Diciembre 31 de 2013 a la Alcaldía Municipal de Chipata, se efectuó evaluación al Sistema de Control Interno Contable, para lo cual se aplicaron encuestas, entrevistas y visitas con el fin de verificar la existencia de los documentos que soportan la aplicación de los procedimientos evaluados, encontrándose, que la entidad no está aplicando el Plan General de Contabilidad Pública en todos sus hechos financieros económicos y sociales, situación que se ve reflejada en los Estados Financieros. 1.3.2 GESTIÓN FINANCIERA La gestión financiera consiste en administrar los recursos que se tienen en la Alcaldía Municipal de Chipata para asegurar que serán suficientes para cubrir los gastos y para poder funcionar. Las operaciones financieras son registradas en la Contabilidad del Municipio, cuyo objetivo es la de proporcionar información para la toma de decisiones. Es útil ya que permite controlar el funcionamiento de la Alcaldía Municipal de Chipata, planificar sus operaciones y acciones futuras. En la Alcaldía esta responsabilidad la tienen dos funcionarios: El Alcalde como representante legal y el Secretario de Hacienda quien maneja los recursos. De esta manera podrá llevar un control adecuado y ordenado de los ingresos y gastos de la Administración Municipal. En el trabajo de campo se observó falta de gestión en cuanto a la consecución de recursos y de igual forma su inversión fue un poco reducida. El equipo auditor concluye, que la gestión financiera de la Alcaldía Municipal de Chipata ha sido deficiente, tal y como se ha comentado a lo largo del presente informe de auditoría, de igual forma es conveniente el manejo de un flujo de caja acorde a las necesidades del Municipio, lo cual se convierte en una herramienta que le permite conocer cuánto dinero se tiene disponible o cuanto le falta a la administración municipal para realizar inversiones en determinada fecha de acuerdo a su plan de desarrollo y a la planeación que se tenga. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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1.3.3. GESTION PRESUPUESTAL La Gestión presupuestal en el 2013 se basó en el siguiente resultado: LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO VIGENCIA 2013: Acuerdo No. 012 de Noviembre 20 de 2012, por medio del cual se fija el presupuesto general de ingresos y gastos del municipio de Chipata, los cuales ascienden a CUATRO MIL NOVENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS SESENTA Y SIETE MIL SESENTA Y SEIS PESOS ($4.091.667.066) En el siguiente cuadro se presentan la totalidad de las modificaciones que se realizaron al Presupuesto General de Rentas y Gastos durante la vigencia 2013, así: ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA - SANTANDER VIGENCIA 2013

CONCEPTO PRESUPUESTO INICIAL

ADICIONES

REDUCCIONES

PRESUPUESTO DEFINITIVO

CREDITOS

CONTRACREDITOS

VIGENCIA 2013 4.091.667.066

10.499.719.834

202.482.983

14.388.903.917

89.752.601

88.507.601

En cuanto a las vigencia 2013, cabe resaltar que para esta Alcaldía, adicionaron recursos por un valor significativo, donde se adicionó un valor $10.499.719.834, por concepto de transfe8rencias (SGP) y por Recursos Capital, igualmente presenta reducciones por valor de $202.482.983 para Presupuesto Definitivo de $14.388.903.917 pesos. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

se de de un

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EJECUCION DE INGRESOS ALCALDIA DE CHIPATA - SANTANDER VIGENCIA 2013

CODE_PTO A A.1 A.1.02 A.1.03 A.1.04 A.1.05 A.1.07 A.1.09 A.1.11 A.1.11.01 A.1.11.02 A.1.11.03 A.1.14 A.2 A.2.01 A.2.03 A.2.03.01 A.2.03.02 A.2.04 A.2.05 A.3 A.4 A.5 A.6

DETA_PTO INICIAL ADICIONE REDUCCIO DEFINITI E_ACUMU TOTAL INGRESOS APROBADOS 4,091,667,066.00 10,499,719,834.51 202,482,983.45 14,388,903,917.06 11,482,456,035.78 TRIBUTARIOS 296,000,000.00 82,232,033.00 378,232,033.00 568,410,884.83 Impuesto predial unificado vigencia 140,000,000.00 actual 2,036,567.00 142,036,567.00 158,740,264.20 Impuesto predial unificado vigencia 40,000,000.00 anterior 48,960,804.00 88,960,804.00 155,071,669.00 Sobretasa Ambiental 31,234,662.00 31,234,662.00 31,234,662.00 Industria y Comercio 20,000,000.00 20,000,000.00 26,905,708.24 Deguello de Ganado 6,000,000.00 6,000,000.00 8,184,444.00 Sobretasa a la Gasolina 10,000,000.00 10,000,000.00 22,429,000.00 ESTAMPILLAS 80,000,000.00 80,000,000.00 165,030,487.39 Estampilla pro Municipal 15,000,000.00 15,000,000.00 27,236,675.28 Estampilla pro Cultura 15,000,000.00 15,000,000.00 28,277,854.12 Estampilla pro Adulto Mayor 50,000,000.00 50,000,000.00 109,515,957.99 Otros Tributario 814,650.00 NO TRIBUTARIOS 66,500,000.00 3,218,336.00 69,718,336.00 141,244,668.82 Tasas y Derechos 500,000.00 500,000.00 CONTRIBUCIONES 21,000,000.00 3,218,336.00 24,218,336.00 76,481,786.80 Contribucion fondo de seguridad ciudadana 15,000,000.00 3,218,336.00 18,218,336.00 70,298,545.00 Contribucion fondo de Vigilancia 6,000,000.00 6,000,000.00 6,183,241.80 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 20,000,000.00 20,000,000.00 28,423,064.02 RENTAS CONTRACTUALES 25,000,000.00 25,000,000.00 36,339,818.00 TRANSFERENCIAS 3,480,110,223.00 5,615,837,462.51 202,482,983.45 8,893,464,702.06 5,544,742,458.54 RECURSOS DE CAPITAL 4,692,794,073.00 4,692,794,073.00 4,697,403,366.44 REGALIAS Y COMPENSACIONES 160,000,000.00 87,480,000.00 247,480,000.00 449,276,515.15 UNIDAD MUNICIPAL DE SERVICIOS89,056,843.00 PUBLICOS 18,157,930.00 107,214,773.00 81,378,142.00

POR_EJE 2,906,447,881.28 - 190,178,851.83 - 16,703,697.20 - 66,110,865.00 6,905,708.24 2,184,444.00 - 12,429,000.00 - 85,030,487.39 - 12,236,675.28 - 13,277,854.12 - 59,515,957.99 814,650.00 - 71,526,332.82 500,000.00 - 52,263,450.80 - 52,080,209.00 183,241.80 8,423,064.02 - 11,339,818.00 3,348,722,243.52 4,609,293.44 - 201,796,515.15 25,836,631.00

% Parti cipac ion 100 5 28 27 5 5 1.4 4 29 5 5 19 0.1 25 0 54 50 4.4 20 26 48 41 4 0.7

De los Ingresos que recibe el Municipio de Chipata, por Recursos Propios (Impuestos tributarios y No tributarios), del total presupuestado por valor de $14.388.903.917, se recauda $11.482.456.035, es decir el porcentaje de ejecución del recaudo fue del 80% de sus recursos propios, observándose eficiencia en el recaudo

GENERACION DE RECURSOS PROPIOS: La generación de los ingresos propios, está determinada en el peso relativo de los ingresos Tributarios y No tributarios, excluyendo las transferencias sobre el total de ingresos corrientes el cual representa el 4% de participación en los ingresos totales del municipio, como se detalla a continuación: Participación de los Recursos Propios en los Ingresos Totales: Ingresos propios ------------------------ *100 Ingresos Totales

=

$447.950.369 -------------------- *100 = 4% $11.482.456.035

Grado de Dependencia de las Transferencias: Transferencias corrientes $5, 544,742,458 ----------------------------------- * 100 = ----------------------- *100 = 48% Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Total Ingresos

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$11.482.456.035

Estos indicadores nos permiten observar el grado de dependencia de la administración con respecto a las transferencias, es decir de cada $100 pesos recibidos $48 (indicador Grado de dependencias de las transferencias), corresponden a transferencias, lo que genera que la administración, debe seguir implementando políticas para mejorar el recaudo de sus recursos. En cuanto a la composición de los ingresos del municipio, se observa que los rubros más representativos para la vigencia de 2013 son las Transferencias por concepto de (Sistema General de Participaciones etc.) con un porcentaje de 48% con respecto del total de presupuesto, otro rubro significativo en esta vigencia son los Recurso de Capital con un 41%, ingresos No tributarios con un 25% y Tributarios el 5%. En cuanto a los ingresos por concepto de recursos propios (Impuesto Predial) se observa un recaudo del $ $313.811.933 y de industria y Comercio el $26.905.708 en la vigencia 2013, así: CODE_PTO DETA_PTO INICIAL Impuesto predial unificado vigencia A.1.02 actual 140,000,000.00 Impuesto predial unificado vigencia A.1.03 anterior 40,000,000.00 Industria y A.1.05 Comercio 20,000,000.00

DEFINITI

142,036,567.00

88,960,804.00 20,000,000.00

RECAUDOS

POR_EJE

158,740,264.20 16,703,697.20

155,071,669.00 66,110,865.00 26,905,708.24 6,905,708.24

A continuación se observa la distribución de sus ingresos así:

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El valor total recaudado por la Administración de Chipata -Santander durante la vigencia 2013 ascendió a la suma de $11.482.456.035, que frente al presupuesto Definitivo su ejecución fue del 80%, frente al total presupuestado.

HISTORICO DE EJECUCIONES DE INGRESOS Y GASTOS 2010 - 2012: ALCALDIA DE CHIPATA – SANTANDER VIGENCIA

2010

2011

2012

2013

DETALLE Presupuesto Definitivo Presupuesto Recaudado Presupuesto Recaudar Presupuesto Comprometido

VALOR $

VALOR $

VALOR $

VALOR

5.117.366.455 5.815.273.465 9.303.805.071 14.388.903.917 5.109.701.304 5.546.601.453 6.849.411.003 11.482.456.035 Por

7.665.151

268.672.012

2.454.394.068 2.906.447.882

3.893.348.988 4.619.934.903 4.747.833.781 9.051.091.802

Pagos

3.580.656.991 4.334.319.368 3.877.009.447 5.493.827.992

Saldo Por Pagar

1.224.017.468 1.195.338.562 870.824.334

3.557.263.810

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De lo anterior se deduce, que del comportamiento histórico de su ejecución de Ingresos y gastos tenemos: En sus recaudos a lo largo del cuatrienio presento una disminución en sus recaudos en un 69% a lo largo del cuatrienio y un aumento en sus compromisos con un 79% con respecto al año inmediatamente anterior, lo que demuestra falta eficiencia en el recaudo y falta de políticas eficaces que le permita un mayor ingreso. A continuación se detalla el porcentaje del recaudo compromisos, a lo largo de los últimos cuatro años así:

Presupuesto Recaudado Presupuesto Comprometido Pagos

2010

2011

2012

2013

100%

95.3%

74%

69%

76%

83.2%

69%

79%

92%

94%

81.6%

61%

Por lo anterior, se deja la observación administrativa que le permita mejorar las políticas en el recaudo y mejorar las metas de inversión. ALCANCE DE OBSERVACION: Presuntos Responsables

Descripción del Hallazgo

Causa

LA

ADMINISTRATIVA ARGEMIRO ANGULO DIAZ – Alcaldesa IRINEO AEVEDO GAMBOA -Secretario de Hacienda Decrecimiento en el recaudo del 69% con respecto al año inmediatamente anterior, lo que demuestra ineficiencia en el recaudo. Falta de políticas eficaces que le permitan un

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mayor ingreso. Estancamiento en la generación de recursos propios y alta dependencia de las transferencias de la nación.

Efecto

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS La Alcaldía del Municipio de CHIPATA, durante la vigencia 2013, comprometió la suma de $9.051.091.802 que representa el 69% del presupuesto definitivo; del valor Comprometido pago $5.493.827.992 que representa el 79% de los recursos comprometidos, distribuidos así: VIGENCIA 2013 ALCALDIA DE CHIPATA – SANTANDER EJECUCION DE GASTOS

RUBRO PRESUPUESTAL TOTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTOADMINISTRACION GASTOS DE INVERSION TOTAL DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTOCONCEJO TOTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO PERSONERIA TOTAL DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO -UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS

PTO DEFINITIVO

COMPROM ETIDO

PAGOS

% % PAR Ejec TICI ució PACI n ON

675,115,67 5 675,115,675 85 8,160,107,7 4,602,843,9 13,311,559,775 27 16 61 791,638,058

7 90

90,066,311

81,131,607

81,131,607

90

0.90

88,425,000

81,870,605

81,870,605

93

0.90

107,214,773

52,866,188

52,866,188

49

0.58

9,051,091,8 5,493,827,9 14,388,903,917 02 92 63

100

La Alcaldía del Municipio de Chipata, durante la vigencia 2013, comprometió la suma de $9.051.091.802 que representa el 63% del presupuesto definitivo; del valor Comprometido pago $5.493.827.992 que representa el 61% de los recursos comprometidos, distribuidos así: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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El mayor porcentaje de participación fueron los Gasto de Inversión con el 87%, los gastos de Funcionamiento representaron el 10% y el servicio de la deuda el 1% y por el sistema general de regalías el 2.87%. Distribución de los gastos: SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2010-2013: Tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado en la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia.

SITUACION PRESUPUESTAL ALCALDIA DE CHIPATA –SANTANDER VIGENCIAS 2010 - 2012

INGRESOS RECAUDADOS GASTOS PRESUPUESTO COMPROMETIDO SUPERAVIT PRESUPUESTAL

2,010

2,011

2,012

2,013

5,109,701,304

5,546,601,453

6,849,411,003

11,482,456,03 5

3,893,348,988

4,619,934,903

4,747,833,781

9,051,091,802

1,216,352,316

926,666,550

2,101,577,222

2,431,364,233

O

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Se observó durante el cuatrienio, hubo Superávit Presupuestal, es decir los compromisos adquiridos por la Administración Municipal fueron inferiores al valor recaudado, reflejándose que sus compromisos presupuestales cuentan con el recaudo efectivo de sus fuentes de financiación. RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2013: Según Decreto No.066 31 de Diciembre de 2012, por medio del cual se crea las Reservas presupuestales de la vigencia 2012 en la suma de OCHOCIENTOS SESENTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS VEINTINUEVE MIL SEISCIENTOS SESENTAQ PESOS CON OCHENTA Y OCHO CENTAVOS MCTE ($ 863.829.660). OBSERVACION No.17: RESERVAS PRESUPUESTALES: En cuanto a las reservas presupuestales el equipo auditor recomienda a la administración municipal de Chipata, que dichas apropiaciones presupuestales deben ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente, solo en aquellos casos excepcionales en que se encuentre en trámite una licitación, concurso de mérito o cualquier otro proceso con todos los requerimientos legales se podrá efectuar en la vigencia fiscal siguiente, sin embargo se hace necesario ir desarticulando las reservas presupuestales y ejecutarse dentro de la anualidad. ALCANCE DE OBSERVACION: Presuntos Responsables

LA

ADMINISTRATIVA ARGEMIRO ANGULO DIAZ. Alcaldesa IRINEO ACEVEDO GAMBOA. Secretario de

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RECF-16-01 Página 79 de 92

Hacienda. Presenta Reservas presupuestales por valor de $863.829.660 pesos, el equipo auditor recomienda a la administración municipal que dichas apropiaciones presupuestales deben ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. La no ejecución de las apropiaciones presupuestales dentro de la vigencia fiscal. Incumplimiento de la programación presupuestal.

Descripción del Hallazgo

Causa Efecto

ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES: Dentro del presupuesto se han tenido en cuenta los siguientes rubros presupuestales así: ESTAMPILLA PRO CULTURA: La estampilla Pro Cultura se creó en el Municipio de Chipata - Santander, mediante Acuerdo Municipal No. 001 de Agosto 27 de 1999, mediante el cual se creó la estampilla Pro cultura. A continuación relacionamos los Recaudos, lo comprometido y la relación de pagos, durante la vigencia 2013 en el Municipio de Chipata en lo relativo a la Estampilla Pro Cultura, con el fin de dar apoyo logístico y realizar actividades culturales, para mejorar el nivel de vida y el enriquecimiento cultural, divulgación de los costumbrismos y el apego a las raíces culturales de esta región. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS ESTAMPILLA PRO CULTURA RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

ADICIONES

A.1.11.02

Fondo Estampilla Municipal ProCultura 15,000,000.00 0

A.4.02.13

RB Estampilla pro Cultura 0

DEFINITIVO

RECAUDO

15,000,000.00 28,277,854.12

11,720,697.00 11,720,697.00 11,720,697.00

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

RB ESTAMPILLA PROCULTURA/fondo territorial 0 2.3.02.01 de pensiones 3.6.01.11

DEFINITIVA

COMPROMETIDO

7,813,798.00

3,552,583.00

Realizar 4 encuentros 0 culturales para fortalecer la 15,000,000.00 15,000,000.00

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identidad cultural 2.2.04

RB ESTAMPILLA PRO CULTURA/fondo seguridad del 0 artista

3,906,899.00

0

RELACION DE PAGOS TERCERO

CONCEPTO VALOR CG 13-00095, CP 13-00148, CD 13-00105, PAGO COUTAS PARTES PENSIONALES,SEGUN RESOLUCION No 076 del TESORERIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO 2013 3,552,583

OBSERVACION No.18: Por lo anterior el equipo auditor observa que del total recaudado Vs los compromisos (pagos) por parte del Municipio en la vigencia 2013, se ejecutó un 9% de recursos correspondiente a la estampilla Pro cultura, igualmente se recomienda destinar el 10% del pago de la seguridad social a los gestores culturales La evaluación de la Contraloría General de Santander, sobre los recursos de la Estampilla Pro cultura, está encaminada a ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento real de los fines estatales, en cuanto al fortalecimiento y difusión de los valores culturales como medio para alcanzar un compromiso de identidad de los ciudadanos tanto en lo nacional como en lo local. Sin embargo, sí es posible identificar elementos que nos permiten concluir que en esta materia la gestión tiene que ser más eficiente y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural. Es pertinente por parte de la Contraloría General de Santander, recordarle a los ordenadores del gasto, seguir con la ejecución de los recursos destinados al área de Cultura, de acuerdo a lo consagrado en la normatividad vigente: Ley 666 de 2001, Arts. 1 y 2 (especifica la destinación que se debe dar a los mismos); Ley 715 de 2001, Art. 76 (establece las competencias municipales en materia cultural) Ley 863 de 2003, Art. 47 (establece retención con destino al fondo de pensiones); Ley 111 de 2006, Art. 37 (establece el destino de las transferencias relativas al IVA a la telefonía ALCANCE DE OBSERVACION: Presuntos Responsables Descripción del Hallazgo

LA

ADMINISTRATIVA ARGEMIRO ANGULO DIAZ. Alcaldesa Gestión tiene que ser más eficiente y desarrollar programas y proyectos que generen

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verdadero y durable impacto social y cultural, ejecución del 9%. Causa

La no ejecución de las apropiaciones presupuestales. Poca generación de proyectos culturales

Efecto

FONDO SEGURIDAD CIUDADANA: A continuación relacionamos los Recaudos y lo Ejecutado, durante la vigencia 2013 en el Municipio de Chipata en lo relativo al Fondo de Seguridad Ciudadana así:

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS RUBRO

CONCEPTO

A.2.03.01

Contribución fondo seguridad ciudadana

A.4.02.14

RB Fondo seguridad

INICIAL

ADICIONES

DEFINITIVO

RECAUDO

de 15,000,000.00 3,218,336.00 de

0

18,218,336.00 70,298,545.00

60,649,601.00 60,649,601.00 60,649,601.00

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS

RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

DEFINITIVA

COMPROMETIDO

Elaborar y Ejecutar 4 planes integral de seguridad de 15,000,000.00 18,218,336.00 7,633,000.00 3.7.10.06 convivencia ciudadana RB FONDO SEG CIUDADANA/Elaborar y 3.7.10.06 Ejecutar 4 planes integral de 0 seguridad de convivencia ciudadana

60,649,601.00

0

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RELACION DE PAGOS NOMBRE

CONCEPTO VALOR CG 13-00875, CP 13-00677, CD 1300423, ADQUISICION DE MATERIAL DE INTENDENCIA TREINTA Y CUATRO (34)CHALECOS MULTIPROPOSITOS MILITARES PIXELADOS PARA EL BATALLON DE ARTILLERIA N° 5 CT.JOSE ANTONIO GALAN SOCORRO MANO FACTURAS SANTANDER PRESTADO AL MUNICIPIO ROSSE DE 7,633,000.00 De lo anterior se deja la observación por parte del equipo auditor, que del total de recaudos por valor de $133.316.044 en la vigencia 2013, sus compromisos (pagos) no se ejecutaron en su totalidad, estando alrededor del 7.5%, estando por debajo del recaudo por parte de la administración municipal, en aplicación a la Ley 1106 de 2006, estos recursos deben ser invertidos en seguir mejorando las condiciones de seguridad y vigilancia que le brinde seguridad al municipio.

ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR La Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor, fue creada mediante Acuerdo Municipal No. 001 de Marzo 8 de 2007 del Concejo municipal de Chipata y el Acuerdo No 006 del 28 de Marzo de 2009 por medio del cual se modifica el anterior acuerdo sobre el reglamento de la estampilla pro bienestar del anciano Centro Vida o recreación en el municipio de Chipata. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

ADICIONES

A.1.11.03

Fondo Estampilla Municipal Proadulto Mayor 50.000.000

A.4.02.12

RB Estampilla pro anciano 0

DEFINITIVO

RECAUDADO

50.000.000

109.515.957,99

161,036,184.00 161,036,184.00 161,036,184.00

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

Compra de un lote de terreno para la construcción 50.000.000 3.7.12.08 de la sede centro vida

DEFINITIVA

COMPROMETIDO

50.000.000

0

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CÓDIGO:

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RB ESTAMPILLA PROANCIANO/Compra de un 3.7.12.08 lote de terreno para la 132,078,833.00 132,078,833.00 119,499,840.00 construcción de la sede centro vida RB ESTAMPILLA 2.3.02.01 PROANCIANO/fondo 28,957,351.00 territorial de pensiones 20%

28,957,351.00

0

RELACION DE PAGOS NOMBRE

PARRIQUIA SANTO ECCEHOMO

EDWARD ALBERTO REYES SANABRIA

DETALLE CG 13-00450, CP 13-00354, CD 13-00180, COMPRA DE LOTE DE TERRENO PARA LA CONSTRUCCION DE LA SEDE CENTRO VIDA CG 13-00997, CP 13-00747, CD 13-00433, SERVICIO DE CONSULTORIA PARA LA ELAVORACION DE LOS ESTUDIOS,DISEÑO Y FORMULACION DEL PROYECTO CONSTRUCCION CENTRO VIDA PARA LA ATENCION DEL ADULTO MAYOR,MUNICIPIO DE CHIPATA,SANTANDER

VALOR

103,000,000.00

16,499,840.00

OBSERVACION No.19: Analizada la información del Municipio de Chipata, en cuanto a la Estampilla para el bienestar del Adulto Mayor, durante la vigencia 2013, no presentaba Centro Vida ni centro de bienestar del anciano, por lo cual sus recaudos obtenidos no se ejecutó, pero se deja la aclaración que al momento de la Auditoria (Trabajo de campo) se había creado un Centro Vida denominado “RENACER”, según información suministrada por la administración municipal; según Acuerdo No. 0001 de febrero 27 de 2014 el cual dice “ Por el cual se crea el Centro Vida RENACER para el adulto mayor en el municipio de Chipata”. Igualmente se compró un lote de terreno para la construcción de la sede del Centro Vida y se realizó la consultoría para la elaboración de los estudios, diseños y formulación del proyecto construcción centro vida para la atención del adulto mayor por valor de $16.499.840, como se aprecia en el cuadro anterior de relación de pagos Se deja la Observación que es responsabilidad de la Alcaldía el seguimiento a los programas que se deriven de la aplicación de estos recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y hacer el respectivo seguimiento un vez se haya creado el Centro Vida y delegar en la dependencia afín el control de los mismos a través de la Secretaria respectiva para que realice la supervisión en la ejecución de los proyectos que componen los Centros Vida y crear todos los mecanismos que permitan un seguimiento completo a la gestión por estos realizada.

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CÓDIGO:

RECF-16-01 Página 84 de 92

Por lo anteriormente expuesto conlleva a que se genere una observación administrativa, para hacer seguimiento en la ejecución de estos recursos invertidos en el Centro vida, en próximas auditorías. ALCANCE DE OBSERVACION: Presuntos Responsables Descripción del Hallazgo

LA

ADMINISTRATIVA ARGEMIRO ANGULO DIAZ - Alcalde Se deja la Observación que es responsabilidad de la Administración el seguimiento a los programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor, y la ejecución de dichos recursos. La falta de celeridad en la ejecución de los recursos de la estampilla La no ejecución de los proyectos que componen los Centros Vida y la poca inversión de estos recursos en esta población tan vulnerable y con amplias necesidades.

Causa Efecto

ALIMENTACION ESCOLAR

ALCALDIA DE CHIPATA -SANTANDER EJECUTADO DE INGRESOS VIGENCIA 2013 Ejecución Presupuestal de INGRESOS (Alimentación Escolar) RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

SGPAlimentación A.3.02.03 Escolar

ADICIONES

DEFINITIVO

RECAUDO

13,526,907.00 2,406,876.00 15,933,783.00 15,933,783.00

RB SGP Alimentación A.4.02.04 escolar 17,933,721.00 0

17,933,721.00 17,933,721.00

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS Ejecución presupuestal del GASTOS (Alimentación Escolar) RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

DEFINITIVA

COMPROMETIDO

Beneficiar a 856 niños, niñas y jóvenes, la 3.1.01.01 vinculación en los 13,526,907.00 14,823,593.00 13,526,907.00 programas de alimentación escolar. 3.1.01.02 Dotar

4

restaurantes 0

0

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Escolares de implementos para garantizar su funcionamiento (con elementos de cocina y aseo) RB ALIMENTACION ESCOLAR/Beneficiar a 856 niños, niñas y jóvenes, la 3.1.01.01 0 vinculación en los programas de alimentación escolar RB ALIMENTACION ESCOLAR/dotar 4 restaurantes Escolares de 3.1.01.02 implementos para 0 garantizar su funcionamiento ì(con elementos de cocina y aseo)

CÓDIGO:

RECF-16-01 Página 85 de 92

1,110,190.00

13,933,721.00 0

4,000,000.00

0

RELACION DE PAGOS CONTRATISTA

RESTAURANTE ESCOLAR CHIPATA

RESTAURANTE ESCOLAR CHIPATA

RESTAURANTE ESCOLAR CHIPATA

CONCEPTO CG 13-00220, CP 13-00099, CD 1300034, AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATA PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERES PUBLICO PARA SUBSIDIAR LA AMPLIACION DE COBERTURA DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS DE CG 13-00614, CP 13-00099, CD 1300034, AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATA PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERES PUBLICO PARA SUBSIDIAR LA AMPLIACION DE COBERTURA DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS DE CG 13-00644, CP 13-00099, CD 1300034, AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATA PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERES PUBLICO PARA SUBSIDIAR LA AMPLIACION DE COBERTURA DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS DE

VALOR

3,609,200.00

2,189,600.00

1,419,900.00

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CÓDIGO:

RECF-16-01 Página 86 de 92

CG 13-00919, CP 13-00099, CD 1300034, AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATA PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERES PUBLICO PARA SUBSIDIAR LA AMPLIACION DE COBERTURA DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS DE 4,273,850.00 CG 13-00961, CP 13-00099, CD 1300034, AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL RESTAURANTE ESCOLAR DE CHIPATA PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE INTERES PUBLICO PARA SUBSIDIAR LA AMPLIACION DE COBERTURA DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA LOS ALUMNOS DE 2,034,357.00 $13.526.907

RESTAURANTE ESCOLAR CHIPATA

RESTAURANTE ESCOLAR CHIPATA TOTAL

La administración implemento programas de apoyo nutricional mediante la alimentación escolar fortaleciendo la seguridad alimentaria de los niños a través de los programas de restaurantes escolares. De lo anterior, el equipo auditor, observo que se cumplió el total recaudado de $33.867.504 se ejecutó $13.526.907 de dichos recursos, es decir el 40% en la vigencia 2013, se hace necesario seguir promoviendo la disponibilidad de acceso a alimentos para la población infantil, en términos de calidad, cantidad, variedad, contribuyendo a mejorar el índice de seguridad alimentaria y nutricional de los niños. TRANSPORTE ESCOLAR EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS Ejecución presupuestal del GASTOS (Transporte Escolar) RUBRO

CONCEPTO

INICIAL

DEFINITIVA

COMPROMETIDO

RB DTO/Apoyar a 120 niños y niñas con servicio de 0 3.2.02.04 transporte escolar

35,000,000.00 34,970,000.00

DTO/Apoyar a 120 niños y 3.2.02.04 niñas con servicio de 0 transporte escolar

32,399,280.00 32,399,280.00

ICLD/Apoyar a 120 niños y 3.2.02.04 niñas con servicio de 25,000,000.00 25,000,000.00 24,970,000.00 transporte escolar

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De lo anterior, se observa por parte del equipo auditor, que se comprometieron $92.339.280 en la vigencia 2013, comprometiéndose la totalidad de los recursos. SOBRETASA BOMBERIL Según certificación suscrita por el Secretario de hacienda el Municipio de Chipata durante la vigencia 2013, no hubo recaudo de sobretasa bomberil, por cuanto en el Estatuto tributario del municipio no lo contemplaba. Pero ya para la vigencia 2014 se encuentra en el nuevo Estatuto Tributario. VIABILIDAD FINANCIERA. LEY 617 DE 2000: La ley 617 de 2.000 estableció algunos parámetros para la realización de los gastos y la generación de ingresos, cuyo objetivo principal es hacer viable financieramente a las Entidades Territoriales; de tal forma que al realizar estudios y análisis financieros se deben tener en cuenta las normas establecidas en la presente Ley, tanto para el Ente Central como para los Concejos y Personerías, se debe determinar el cumplimiento de los artículos 6 y 10 de la citada ley, comparándose con los límites previstos establecidos para cada una de las categorías municipales. Con base en lo establecido en el artículo 6 de la Ley 617 de 2000, los Gastos de Funcionamiento (GF) no podrán superar como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la ley, en el caso del Municipio de Chipata el cual por encontrarse clasificado en la 6a categoría, sus gastos de funcionamiento no pueden superar el límite del 80% ICLD. Durante las vigencia 2013, según certificación de la Secretaría de Hacienda y Tesorería de la Alcaldía de Chipata, registró un 39.9%, mostrando un indicador por debajo del límite establecido por la Ley 617 de 2000, como se observa a continuación: INDICADOR LEY 617 DE 2000 VIGENCIA 2013 Ingresos Corrientes de Libre Destinación base para la Ley $1.287.961.870 617-2000 Gastos de Funcionamiento libre destinación base para la Ley 617- $515.115.852 2000 RELACION GF / ICLD

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39.9%

Límite establecido por la Ley 617- 80% 200 Fuente: Ejecuciones Presupuestales de Ingresos-Gastos 2013. Secretaria de Hacienda Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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Esto nos permite definir, que el Municipio de Chipata, clasificado en 6ª. Categoría, CUMPLE los límites máximos del gasto autorizado para el funcionamiento de la Administración Central en la vigencia 2013.

LIMITE DE GASTOS CONCEJO Y PERSONERIA Según información suministrada por la Secretaria de Hacienda los gastos trasferidos tanto al Concejo como a la Personería fueron:

VIGENCIA 2013 TOTAL GASTOS DEL CONCEJO TOTAL GASTOS PERSONERIA

$81.131.607

DE $81.870.605

El municipio de Chipata, cumplió los Gastos del Concejo en las vigencia 2013, ejecutaron conforme a lo autorizado en el art. 10 de la Ley 617 de 2000. Igualmente, en cuanto a la Personería estuvieron dentro del tope establecido por la Ley en la vigencia 2013. 2. OTRAS ACTUACIONES 2.1 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA Revisada las vigencias anteriores y la página Web de la Contraloría General de Santander, se evidencio por parte del equipo auditor que no se han realizado Controles de Advertencia a la Administración Municipal de Chipata de manera específica, pero existen controles de Advertencia a nivel general que ha emitido la Contraloría General de Santander de los cuales se presenta el siguiente informe: CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 004 DE MARZO 13 DE 2.013 Incentivar o tener activos los planes de contingencia y planes de emergencia con el fin de prevenir y atender los desastres naturales provocados por la ola invernal como deslizamientos, inundaciones entre otros e igualmente prevenir y controlar los incendios forestales. El Consejo Municipal de gestión del riesgo de desastres se encuentra establecido mediante decreto 033 del 30 de Agosto de 2.012, el comité se reúne constantemente y se encuentra activo para atender cualquier emergencia, existe un rubro establecido dentro del presupuesto denominado 3.7.07 Prevención y atención de desastres.

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CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 015 de Septiembre 17 de 2.013 Aseguramiento y legalización de Bienes. El Municipio de Chipata, cuenta con una póliza multiriesgo y con póliza para el parque automotor. De igual forma no ha cumplido en un 100% con el control de advertencia dado que no tiene titularizado todos los bienes de propiedad del Municipio y el inventario de activos fijos no se encuentra actualizado, depurado ni valorizado. CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 007 DEL 23 DE ABRIL DE 2013. Control de advertencia sobre el giro de recursos por concepto de la estampilla Procultura y Adulto Mayor. Con respecto a este control de advertencia ya se realizo análisis en la línea presupuestal.

CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 020 de Noviembre 18 de 2.013 Designación del Responsable de Control Interno Se dio cumplimiento a través del Decreto 058 de Diciembre 31 de 2.013. “Por medio del cual se hace el nombramiento del jefe de control interno del Municipio de Chipata.”

2.2 SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS De acuerdo a información emitida por la oficina de políticas institucionales no existen a la fecha de la presente auditoria quejas del Municipio de Chipata. 3. TIPIFICACION DE OBSERVACION Y/O HALLAZGOS 3.1 Cuadro de hallazgos detectados y comunicados No

TIPO DE HALLAZGO

A D P F S 1

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3

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4

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5

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DESCRIPCION DEL HALLAZGO

no se rindió la información completa al SIA de la Contraloría General de Santander Dentro de los soportes faltaba información documental que soportara la correcta ejecución del contrato. Incumplimiento en la aplicabilidad de la normatividad tributaria y gestión Administrativa. Ejecución mínima en la adquisición y mantenimiento del recurso hídrico Deficiencia en la aplicabilidad del Control Interno, teniendo en cuenta que su % de calidad solo alcanza el 32.88%

PRESUNTO RESPONSABLE

CUAN TIA

PAG

Argemiro Angulo Díaz - Alcalde

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Argemiro Angulo Díaz - Alcalde

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Argemiro Angulo Díaz - Alcalde Argemiro Angulo Díaz - Alcalde Argemiro Angulo Díaz – Alcalde

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.. El Manual de funciones y competencias se encuentra desactualizados, es importante su actualización con el fin de establecer requisitos y competencias acordes con la naturaleza de los cargos. Se deja la observación de seguir retroalimentando la página web municipal que tiene por objeto contribuir a la construcción de un estado transparente. Las autoridades de Planeación y su representante legal, presenta poco avance en el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Desarrollo a la fecha siendo los responsables del proceso de planeación del Ente Territoria La Administración Municipal no ha realizado la depuración contable y obligatoria sobre los saldos de cuentas corrientes que se mantienen inactivas y sin movimiento. Manejo inadecuado de la información teniendo en cuenta el software utilizado. La actualización catastral se encuentra desactualizada, teniendo en cuenta que la última se realizó en 1.991 La cuenta de Deudores entre las vigencias 2.012 y 2.013 tuvo un incremento del 50%, se evidencia falta de gestión en la legalización de los mismos. Los Activos Fijos del Municipio de Chipata, se encuentran inventariados e identificados, pero no están valorizados, la depreciación se está realizando en forma global e inadecuada. Los Activos Fijos del Municipio de Chipata, se encuentran inventariados e identificados, pero no están valorizados, la depreciación se está realizando en forma global e inadecuada. Los valores expresados en Pasivo Pensional no corresponden a la realidad financiera, son valores que les entrega el ministerio de hacienda y crédito público a través de la página del FONPET, sin ninguna verificación por parte del Municipio. Es importante conocer el origen de los tributos o recursos y a quienes se les debe descontar, de igual manera saber que inversiones se pueden hacer con los mismos. Decrecimiento en el recaudo del 69%

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con respecto al año inmediatamente anterior, lo que demuestra ineficiencia en el recaudo. RESERVAS PRESUPUESTALES: En cuanto a las reservas presupuestales el equipo auditor recomienda a la administración municipal de Chipata que dichas apropiaciones presupuestales deben ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente (principio de anualidad). La gestión en cuanto a la estampilla procultura, tiene que ser más eficiente y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural. (Baja ejecución de los recursos).

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Seguimiento en la ejecución de los recursos invertidos de la estampilla proanciano en el Centro Vida.

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3.2 Cuadro numérico de observaciones o hallazgos TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS PENALES FISCALES SANCIONATORIOS TOTAL HALLAZGOS

CANTIDAD

VALOR

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4. CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION 4.1 Control de Gestión Al realizar un análisis sobre los ítems que encierra lo correspondiente a control de Gestión como lo es: la Parte contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, legalidad, Gestión ambiental, plan de mejoramiento, control fiscal interno y las tecnologías de información (Tics), el equipo auditor concluye que su porcentaje de cumplimiento es aproximadamente en un 60%, teniendo en cuenta que lo relacionado con el control fiscal interno aun tiene debilidades altas. 4.2 Control de Resultados La Alcaldía Municipal de Molagavita, presenta unos resultados ineficaces en el cumplimiento de las metas trazadas en el plan de desarrollo, se concluye que no ha llegado a un avance total en las metas trazadas por parte de la Administración, básicamente en algunos sectores, presentándose algunas metas con un porcentaje de ejecución inferior al 30%, para el 2.013 su porcentaje de cumplimiento solo fue del 59%. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

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4.3 Control Financiero El control financiero es función de todos los funcionarios, desde el Alcalde hasta los secretarios de despacho. Algunos funcionarios, de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y el comportamiento de una entidad, va más allá d e l o netamente contable y de las leyes financieras, no existen Administraciones iguales ni en actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación es un procedimiento sumamente necesario para los Alcaldes. Esta información por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección. En la Alcaldía Municipal de Chipata, existe control en los recursos, pero no existe control en la custodia, teniendo en cuenta que en la secretaría de hacienda no existe restricción para el ingreso y salida de personal de igual manera la información se encuentra sin ninguna protección. 4.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2013 cuyo responsable es, ARGEMIRO ANGULO DIAZ, NO SE FENECE. POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) MERCEDES LEON ROJAS Profesional Especializada Coordinadora de Auditoria

(ORIGINAL FIRMADO) LUZ AMPARO RIOS SILVA Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO) EDILBERTO FRANCO LIZARAZO Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal LA DRA. ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ NO FIRMA POR ENCONTRARSE INCAPACITADA. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co