TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMAS Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Aprobó: Rector Profesional Planeación

Código : PTH.26 Versión : 02 Página 1 de 11

Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N° 032

OBJETIVO

ALCANCE

Procesar las novedades y modificaciones que se presenten sobre el personal vinculado, con el fin de generar la liquidación y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente.

Desde la recepción de las novedades hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la liquidación realizada.

NORMATIVIDAD Decreto 1045 de 1978 (Art. 8 – 33) Decreto 1279 de 2002 (Art. 33 – 47) Reglamento del Profesor (Art. 98) Reglamento Personal Administrativo (206 – 220) Convención Colectiva de Trabajo (Art. 10-12) Acuerdo Consejo Superior 065 de 1980 (Art. 1 – 3 ) Acuerdo Consejo Superior 015 de 1985 (Art. Único)

Acuerdo Consejo Superior 151 de 1989 (Art. 1 y 2) Decreto 1919 de 2002 Acuerdo Consejo Superior 016 de 2004 Acuerdo Consejo Superior 018 de 2004 Ley 995 de 2005 Decreto 404 de 2006 Acuerdo Consejo Superior 060 de 2007 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· Primas: Prestaciones sociales a las que tienen derecho los empleados públicos y los trabajadores oficiales. · SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. · DSI: División de Servicios de Información. · RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información. · DRH: División de Recursos Humanos. · BSP: Bonificación de Servicio Prestado. · IBC: Ingreso Base de Cotización. · RP: Reglamento del Profesor. · RPA: Reglamento del Personal Administrativo. · ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial CONSIDERACIONES

· La liquidación de primas se realiza de manera mensual, semestral o anual dependiendo del tipo de vinculación. · Las novedades que se reciben para adelantar este procedimiento pueden ser: Comisiones no remuneradas, Retefuente, Embargos, Licencias no remuneradas, Descuentos, Retiros, Sanciones y Formas de pago.

· La liquidación de primas puede ser total o parcial, total cuando comprende a todo el personal vinculado y parcial cuando se requiere o se necesita liquidar a una persona o a un grupo de personas.

· Los aportes de salud y pensión sólo se tienen en cuenta para la Liquidación de la Prima de Antigüedad - Bonificación de Servicios Prestados. · En el Anexo A se encuentran los diferentes tipos de primas y la relación para su cálculo, que depende del tipo de vinculación y/o régimen que cobije al funcionario. · Se realiza un aporte correspondiente a 1/12 sobre el total devengado de BSP, para quienes se encuentran afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMAS

Inicio/Fin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Decisión

Documento

Procesamiento en S.I. o intranet

Página 2 de 11

Procedimiento predefinido

Conector

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1. Recibe de los funcionarios o entidades las novedades de manera escrita presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar.

Profesional ACS

2. Organiza las novedades recibidas e incluye en el SIRH las diferentes modificaciones que afecten los pagos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Inclusión. NOTA: Para la inclusión de embargos seguir RASIRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión.

Profesional ACS

INICIO Recibe novedades

Registra novedades

Establece parámetros

Genera preliquidación

Genera listados de preliquidación

3. Establece en el SIRH de información el período a liquidar, el tipo de vinculación y el tipo de liquidación (ver Anexo A: Primas a liquidar). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos è Primas. 4. Genera la preliquidación que se constituye en un soporte para la liquidación definitiva. Genera la cifras de control del proceso de liquidación para la verificación. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos è Primas.

Profesional ACS

Profesional ACS

5. Genera los listados de Preliquidación (ver Anexo B: Listados de Prenómina) RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación.

Profesional ACS

6. Confronta las novedades recibidas con la prenómina para verificarla. Revisa nombre y asignación mensual, y que la aplicación de la liquidación esté acorde con el tipo de vinculación.

Profesional ACS

Listados de preliquidación

Radicación y verificación

1

Conector de página

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

7. Graba en el SIRH las diferentes modificaciones que afectan los pagos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Inclusión. NOTA: Para la inclusión de embargos seguir RAISRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión.

Profesional ACS

1

Incluye novedades

8. Revisa si están correctas las novedades grabadas. El mismo SRH indica si hay inconsistencia o no.

Revisión de novedades

9. Liquida la primas mediante el SIRH del Personal Vinculado. Genera cifras control del proceso de liquidación. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación.

Genera liquidación

10. Realiza una confrontación de la Liquidación generada en pantalla con la Preliquidación para verificar que ésta sea correcta, las cifras globales deben ser iguales tanto en descuentos como en devengados, también verifica que las modificaciones se hayan efectuado correctamente.

Confronta Liquidación

No

11. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para generar la Liquidación definitiva.

Si Ajustes

Genera listados

Listados

2

Profesional ACS

Profesional ACS

Profesional ACS

Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste.

Inconsistencias

1

12. a. Genera los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo C: Listados de Liquidación). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de Liquidación è Primas. B. Genera los archivos externos (Ver Anexo E: Archivos Externos Generados). RASIRH: Pagos de personalè Proceso de liquidación è Generar archivos externos.

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Profesional ACS

Profesional ACS

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

13. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la fecha: Devengados y Aportes, para poder realizar el cierre de la liquidación del mes.

Auxiliar ACS

2 Genera descuentos No

Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste.

Inconsistencias Si Revisa acumulados

Cargue de Liquidación

No

1 Pág. 3

14. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para obtener los Acumulados.

Profesional DSI

15. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Nómina è Copiar Tablas.

Profesional ACS

Cargue

Genera Cifras Control

16. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes.

Inconsistencias

Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste.

Si Realiza ajustes

Genera descuentos

Archivo

17. Realiza las correcciones directamente en el SI para poder realizar el cierra de la Liquidación.

18. Genera manualmente los descuentos si los hay. 19. Archiva los diferentes listados generados en la Liquidación definitiva. A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero)

FIN

Código : PTH.26

Profesional ACS

Profesional DSI

Auxiliar ACS Auxiliar ACS

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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR Para realizar la Liquidación de Primas se debe tener en cuenta lo siguiente: EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Antiguo) CONCEPTO

CONCEPTO

NORMA

Prima de Antigüedad

PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período de abril año anterior a 31 de marzo

RPA: Cap. XI Art. 220 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único

Prima de Servicios

PS = RM a 31 de mayo Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

RPA: Cap. XI Art. 219 Ac CS 065 de 1980: Art. 2

Prima de Servicios (Una Doceava)

PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2

Prima de Vacaciones

PV = [RM a la fecha de liquidación + (1/12)*PS]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre

Prima de Navidad

PN = RM a 30 de noviembre + ((1/12)*(PS+PV)) Período a liquidar: Enero – Diciembre. Aplica si meses laborados >=1

Decreto 1045 de 1978: Art. 24 – 31 RPA: Cap. XI Art.218 Decreto 1045 de 1978: Art. 32 – 33 RPA: Cap. XI Art. 219 Ac. CS 065 de 1980: Art. 2

EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Nuevo) CONCEPTO

CÁLCULO

NORMA

Bonificación de Servicios Prestados

BSP = 35% a la fecha de liquidación Aplica al año de vinculado

Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002

Prima de Servicios

PS = (RM a 31 de mayo)/2 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si durante el período a liquidar se ha laborado mínimo 6 meses

Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002

Prima de Vacaciones

PV = [(RM a la fecha de liquidación)+(1/12)*(BSP + PS)]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre

Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002

Prima de Navidad

PN = [(RM a 30 de noviembre)+(1/12)*(BSP + PS + PV)] Período a liquidar: Enero – Diciembre. Aplica si meses laborados >=1

Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002

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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Antiguo) CONCEPTO

CÁLCULO

NORMA

Prima de Antigüedad

PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo

RPA: Cap. XI Art. 220 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único

Prima de Servicios

PS = RM a 31 de mayo Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

RPA: Cap. XI Art. 219 Ac CS 065 de 1980: Art. 2

Prima de Servicios (Una Doceava)

PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2

Prima de Vacaciones

PV = [(RM a la fecha de liquidación+ST+SA)+(1/12)*PS]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre

Prima de Navidad

PN = [(RM a 30 de noviembre+ST+SA)+(1/12)*(PS+PV)] Período a liquidar: Enero – Diciembre. Aplica si meses laborados >=1

Decreto 1045 de 1978: Art. 24 – 31 RPA: Cap. XI Art.218 Decreto 1045 de 1978: Art. 32 – 33 RPA: Cap. XI Art. 219 Ac. CS 065 de 1980: Art. 2

EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Nuevo) CONCEPTO

CÁLCULO

NORMA

Bonificación de Servicios Prestados

BSP = 35% de RM a 31 de marzo Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo. Aplica si meses completos laborados >=1

Acuerdo CS 018 de 2004

Prima de Servicios

PS = (RM a 31 de mayo + (1/12)*HE)/2 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses completos laborados >=1

Acuerdo CS 018 de 2004

Prima de Vacaciones

PV = [(RM a la fecha de liquidación + ST +SA)+(1/12)*(BSP +PS)]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre. Proporcional a días laborados

Acuerdo CS 018 de 2004

Prima de Navidad

PN = [(RM a 30 de noviembre + ST+SA) + (1/12)*(BSP + PS +PV)] Período a liquidar: Enero - Diciembre. Aplica si meses completos laborados >=1

Acuerdo CS 018 de 2004

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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR DOCENTES RÉGIMEN ANTIGUO CONCEPTO Prima de Antigüedad

CÁLCULO PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período de abril año anterior a 31 de marzo

NORMA Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único

Prima de Servicios

PS = RM a 31 de mayo Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

Ac. CS 065 de 1980: Art. 2

Prima de Servicios (Una Doceava)

PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2

Prima de Vacaciones

PV = (1/24) parte de los sueldos devengados en el año Período a liquidar: Enero - Diciembre

Ac. CS 065 de 1980: Art. 3

Prima de Navidad

PN = RM a 30 de noviembre Período a liquidar: Julio – Diciembre. Aplica si días laborados segundo semestre >=90

Ac. CS 065 de 1980: Art. 2

CÁLCULO

NORMA

DOCENTES RÉGIMEN 1279/2002 CONCEPTO Bonificación de Servicios Prestados

Prima de Servicios

BSP = 35% de RM a 31 de marzo (Vinculados antes mayo 2003) Período de abril año anterior a 31 de marzo Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 41-43 BSP = 35% de RM a la fecha de liquidación (Vinculados después de mayo 2003) Período a liquidar: Año de servicio PS = RM a 30 de abril + (1/12)*BSP Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 44 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses laborados >=6

Prima de Vacaciones

PV = (2/3)*RM a la fecha de liquidación + (1/12)*(BSP+PS) Período a liquidar: Enero – Diciembre (Meses completos)

Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 38-40

Prima de Navidad

PN = RM a 30 de noviembre + (1/12)*(BSP+PS+PV) Período a liquidar: Enero – Diciembre (Meses completos)

Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 45-47 RP: Título IX Cap. VII Art. 98

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMAS

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ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Antiguo) CONCEPTO

CÁLCULO PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período de abril año anterior a 31 de marzo

Prima de Antigüedad

NORMA CCT

Prima de Servicios

PS = RM a 31 de marzo Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

CCT

Prima de Servicios (Una Doceava)

PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior Período a liquidar: Enero – Junio. Aplica si días laborados primer semestre >=90

CCT

Prima de Vacaciones

PV = (25/30)*RM a la fecha de liquidación Período a liquidar: Enero - Diciembre PN = RM a 30 de noviembre Período a liquidar: Julio – Diciembre. Aplica si días laborados segundo semestre >=90

Prima de Navidad

CCT CCT

TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Nuevo) CONCEPTO Bonificación de Servicios Prestados Prima de Servicios Prima de Vacaciones Prima de Navidad

CÁLCULO BSP = 35% de RM a 31 de marzo Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo. Aplica si meses completos laborados >=1 PS = [(RM a 31 de mayo + (1/12)*HE)]/2 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses completos laborados >=1 PV = [(RM a la fecha de liquidación + ST +SA)+(1/12)*(BSP +PS)]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre. Proporcional a días laborados PN = [(RM a 30 de noviembre + ST+SA) + (1/12)*(BSP + PS +PV)] Período a liquidar: Enero - Diciembre. Aplica si meses completos laborados >=1

NORMA Acuerdo CS 016 de 2004 Acuerdo CS 016 de 2004 Acuerdo CS 016 de 2004 Acuerdo CS 016 de 2004

Donde: RM = Remuneración Mensual BSP = Bonificación de Servicios Prestados PS (1/12) = Prima de Servicios (Una Doceava) PA = Prima de Antigüedad PS = Prima de Servicios. PV = Prima de Vacaciones.

PN = Prima de Navidad. n = Nº de meses desde la fecha de vinculación a 31 de marzo ST = Subsidio de Transporte Mensual. SA = Subsidio de Alimentación Mensual. HE = Horas Extras

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ANEXO B. LISTADOS DE PRENÓMINA Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: Identificación, nombre del empleado, unidad donde está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, días, mes, sueldo, gastos de representación. Relaciona una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado. Resumen: Contiene resumen de Devengados, Aportes y Deducidos por unidad. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: sucursales de efectivo, número de efectivo y valor total a pagar. ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Nº Impresiones y destinos Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: Identificación, nombre del empleado, unidad donde está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, días, mes, sueldo, gastos de representación. Relaciona una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado.

Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera (A 1 parte)

Resumen: Contiene resumen de Devengados, Aportes y Deducidos por unidad.

Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera (A 1 parte)

Bancos: Relación de entidades bancarias con funcionarios, número de cuentas y valor unitario a consignar.

Uno è (1) D. Financiera (A 2 partes)

Efectivo: Contiene relación de efectivos con funcionarios y valor.

Uno è (1) D. Financiera (A 2 partes)

Descuentos: Contiene información de los descuentos realizados.

Tres è (1) DRH / (2) D. Financiera.

Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha por persona correspondiente factores salariales y prestacionales. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha por persona: aportes salud, aportes pensión, aporte fondo de solidaridad, retención en la fuente, estampilla PROUIS. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha por persona: aporte salud, aporte riesgos profesionales, ICBF, FAVUIS y cesantías. Resumen de liquidación por persona: Contiene por persona los acumulados de sueldo, tiempo trabajado y el valor liquidado para la prima. EPS – Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, novedades, días trabajados, sueldo, IBC del empleado, tarifa aporte empleado, tarifa aportes UIS, total aportes y solidaridad. Se genera para BSP y PA.

Uno è (1) DRH

Uno è (1) DRH Tres è (1) DRH / (2) D. Financiera

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Código : PTH.26 Versión : 02

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ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) Nº Impresiones y destinos AFP – Administradoras Fondos Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, novedades, días trabajados, último sueldo, IBC del empleado, aportes del empleado, aporte UIS, total aportes y solidaridad. Se genera para BSP y PA.

Tres è(1) DRH / (2) D. Financiera

Aportes – ISS: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, días trabajados, valor base de liquidación, IBC del empleado, aportes del empleado, aportes UIS y solidaridad. Se genera para BSP y PA.

Tres è(1) DRH / (2) D. Financiera

Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, IBC del empleado, aporte de solidaridad pensión, y los días trabajados. Se genera para BSP y PA.

Cuatro è(1) DRH / (3) D. Financiera

Fondo Nacional del Ahorro: Contiene nombre, identificación, base empleado, aporte empleado, aporte UIS, total aporte y días.

Cuatro è(1) DRH / (3) D. Financiera

Resumen de Liquidación: Contiene las cifras devengados y deducidos por fondos y totales UIS.

Uno è (1) Sección de Presupuesto

ANEXO D. ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS Nº Impresiones y destinos Fondo Nacional del Ahorro: Archivo plano con la información correspondiente a los aportes liquidados. Embargos: Archivo plano con la información correspondiente a los descuentos aplicados. Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución presupuestal. Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución contable. Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la orden de pago.

Uno è (1) Se envía en medio magnético al Fondo Nacional del Ahorro Uno è (1) Se envía en medio magnético a la Sección de Tesorería. Dos è (1) DRH / (1) Sección de Presupuesto Uno è (1) DRH Uno è (1) DRH

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Enero 24 de 2008

Creación del Documento

Enero 17 de 2011

Modificación en la Normatividad, las Definiciones y/o Abreviaturas y las Consideraciones; modificación en todas las actividades de responsable Auxiliar de Nómina DRH a Auxiliar ACS y Profesional de Nómina a Profesional ACS; modificación en las actividades 12 y 15; modificación de los Anexos A, B y C e inclusión del Anexo D.

2

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS