PROCEDIMIENTO

VERSION: 02

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS PUBLICOS

FECHA: 29-03-2010

GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS PUBLICOS 1

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OBJETIVO

Formular y evaluar los proyectos de infraestructura y servicios públicos que se deben ejecutar a través de la secretaría de infraestructura de acuerdo a lo establecido en el plan de desarrollo. 2 ALCANCE Este procedimiento contempla las diferentes actividades orientadas a la formulación y evaluación de proyectos de infraestructura y servicios públicos y aplica para los proyectos que se ejecuten a través de la secretaría de infraestructura. 3

DEFINICIONES

3.1 MGA: Metodología General Ajustada 3.2 SSEPI: Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión 3.3 Especificaciones Técnicas: Son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras, elaboración de estudios, fabricación de equipos, etc. 3.4 SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal. 3.5 SECOP: Sistema Electrónica para la Contratación Pública.

4

CONTENIDO Elaborado Por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Profesional Especializado

Firma:

Cargo: Profesional Especializado Firma: Firma:

Cargo: Secretario de Infraestructura Firma:

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No 1

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Recepción de necesidades de infraestructura y Secretaría servicios públicos presentadas de parte de la Secretario de comunidad, entidades públicas y/o privadas, infraestructura otras dependencias de la gobernación, entre otros Identificar y priorizar necesidades que van a ser Secretario de atendidas de acuerdo a lo establecido en el plan infraestructura de desarrollo. Emite respuesta de la factibilidad de ejecutar un Secretario de proyecto de inversión para atender los infraestructura requerimientos y necesidades. Si es positiva continua actividad No.4. Si es negativa pasa actividad No.1 Secretario de Designa funcionario de la secretaría para infraestructura verificar la necesidad y formular el proyecto si es viable. Secretario de Realiza solicitud del vehículo y/o viáticos para el infraestructura traslado hasta el sitio donde se da la necesidad.

6

Realiza visita al sitio donde se da la necesidad.

7

Elaboración o contratación de estudios y diseños cuando sean requeridos (ver manual de contratación, si se contratan).

8

9

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Realiza consulta de precios de referencia en el SICE, elaboración de presupuesto, cronograma de obra, y especificaciones técnicas del proyecto. Diligencia metodología aplicable (MGA o SSEPI)

Funcionario designado Secretario de infraestructura Funcionario designado

funcionario designado secretario de infraestructura

REGISTRO libro radicador de entradas y salidas Oficio radicado N/A Oficio de respuesta Oficio de designación libro radicador Oficio solicitud de vehiculo Acta de visita, acta de concertación con la comunidad o informe de visita Estudios y diseños de la obra - Contrato Presupuesto de obra Cronograma de obra Especificaciones técnicas Formato de la Metodología establecido

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No 10

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ACTIVIDAD

RESPONSABLE funcionario Realiza consolidación de los documentos del designado proyecto Secretario de infraestructura

Designa comité evaluador del proyecto

comité evaluador 12

Evaluación del proyecto para determinar su viabilidad

13

Elabora estudios previos

14

Realiza solicitud de inscripción en el banco de proyectos.

5.

Oficio de solicitud

Registros.

Nombre

Lugar de Almacenamiento

libro radicador de entradas y salidas

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador

Oficio radicado

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Oficio de respuesta

Secretario de infraestructura Secretario de infraestructura

REGISTRO Carpeta con el proyecto consolidado Oficio de designación comité evaluador Formato Lista de chequeo formulación y evaluación de proyectos, y Matriz de evaluación Estudios previos

Oficina del Responsable del Proceso

Protección

Archivador, carpetas

Responsable Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos

Acceso

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición Final

General

Nombre libro

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta oficios varios

El establecido en las TRD

Archivo Central

Carpeta con el nombre de la entidad o dependencia que se le envía el oficio

General

El establecido en las TRD

Archivo Central

del

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Nombre

Lugar de Almacenamiento

Protección

Oficio de designación

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Oficio solicitud de vehiculo

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Acta de visita

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Acta de concertación con la comunidad o informe de visita

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Presupuesto de obra

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Cronograma de obra

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Especificaciones técnicas

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Estudios y diseños de la obra

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Contrato

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Formato de la metodología establecido

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Oficio de designación comité evaluador

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Responsable Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos

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Acceso

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición Final

General

Carpeta funcionarios

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta Gestión Administrativa

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta evidencias visitas

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

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GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS PUBLICOS

Lugar de Almacenamiento

Nombre

Protección

Responsable

Acceso

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición Final

Servidores Públicos Responsables de Procesos

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta No. y objeto del contrato

El establecido en las TRD

Archivo Central

General

Carpeta con el nombre de la entidad o dependencia que se le envía el oficio (planeación)

El establecido en las TRD

Archivo Central

Formato Lista de chequeo formulación y evaluación de proyectos

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Matriz de evaluación

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Estudios previos

Oficina del Responsable del Proceso

Archivador, carpetas

Oficio de solicitud inscripción banco de proyectos

6.

Oficina del Responsable del Proceso

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Archivador, carpetas

Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos Servidores Públicos Responsables de Procesos

Control de Cambios Versión 02

Descripción de Cambio Se incluyó el registro Formato Lista de chequeo formulación y evaluación de proyectos en la Actividad Evaluación del Proyectos

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