PROCESO PARA ANALlSIS y DEPURACION DE CUENTAS

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1. PROPÓSITO: Efectuar en forma sistemática y oportuna el análisis y depuración de las cuentas integrantes de la contabilidad de la Televisora, que lo requieran, a fin de mantener actualizados los saldos de la cartera de cuentas por cobrar, promover el pago de las cuentas que presentan retraso en su cobro y presentar información confiable en los estados financieros de la Entidad.

2. ALCANCE: El proceso es aplicable a los trámites, documentos y actividades para analizar y depurar las cuentas, integrantes de la contabilidad de Televisión Metropolitana, S.A de C.v. Canal 22, que lo requieran para actualizar los registros contables y presentar información financiera real y confiable. Aplica a la Subdirección General de Administración y Finanzas; a la Dirección de Finanzas; a la Dirección de Asuntos Jurídicos; a la Gerencia de Contabilidad; al Departamento de Contabilidad y a las Áreas responsables de la Televisora. El Proceso tiene conexión con los procesos para Cancelación de cuentas incobrables y Registro contable y emisión de Estados financieros. Área Emisora del Proceso: Dirección de Finanzas.

3. POLíTICAS:

.

La Gerencia de Contabilidad deberá revisar, cuando menos cada año, con fines de integración de los saldos, las cuentas reportadas en los estados financieros de la Entidad e identificará aquellas que sean susceptibles de depuración debiendo informar del resultado al (la) Titular de la Dirección de Finanzas.

·

La Gerencia de Contabilidad deberá elaborar el formato "Análisis y depuración de cuentas" para captar la información de las cuentas identificadas en la revisión como susceptibles de depuración y recabará la firma en el mismo del (la) Titular de la Dirección de Finanzas y la Antefirma del (la) Titular de la Subdirección General de Administración y Finanzas.

.

Cuando se realicen asientos contables de ajuste dentro del mismo ejercicio en que se crearon las cuentas, se afectarán las cuentas que lo originaron.

.

Cuando se realicen asientos de ajuste a cuentas de ejercicios anteriores se afectarán las cuentas de gastos o ingresos por concepto de depuración de cuentas.

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CONEXiÓN DE PROCESOS RELACIONADOS

ANALlSIS y IoEPURACIÓND[ CUENTAS

~~~~IÓN ' DE CUENTAS

I

I__,__J INCOBRABLES

1

-

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Procesos relacionados Proceso descrito

1

REG~TRO -1 CONTABLE y EMISiÓN DE

ESTADOS

I ~~NCIE~OS..-!

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1

I I

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4. DIAGRAMA DE PROCESO: I TITULAR DE LA DIRECTOR DE GERENCIA DE FINANZAS CONTABILIDAD

--

y

--

-"""'-~-'."'."-'.,,--- -

AREA QUE GENERÓ LA CUENTA POR COBRAR

2

1

ANALIZA EMITE RELACiÓNDE CUENTASPOR

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEFINE CUENTASA DEPURAR VALIDA

DEPURAR

REMITE SOUCITUDDE CONFIRMACiÓN DE SALDOS

.,.

4

EMITE RESPUESTA A CONFIRMACiÓN

DE Si\lDOS J

SOUCITA INTERVENCiÓN JURíDICA

7 INSTRUYE LA INTEGRACiÓN DEL SALDO

, ,__

! ·

.J

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TITULAR DE LA GERENCIA DE

CONTABILIDAD.

8 REVISA, INSTRUYELOS AJUSTESA LA CUENTA

DIRECTOR DE FINANZAS

TITULAR DEl DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

AREA QUE GENERÓ LA CUENTA POR COBRAR

7

9 INTEGRAEL SALDOY DOCUMENTOS SOPORTE -'"

_..-

j

'0 DETERMINA ORIGENDE LA DIFERE;NCIAEN EL SALDO

REALiZA ASIENTOSDE AJUSTE

12 !NFORMA DE ERROR DEL AREA RESPONSABlE

13 SOliCITA INFORMACION COMPLEMENTA RIA

,\PORTl, INFORMACION COMPLEMENTA RIA

. \

'"

3 "

PROCESO PARA ANÁLISIS Y DEPURACION DE CUENTAS

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TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

15 VERIFICA LA DOCUMENT AGIO N APORTADA

,

SOUCITA NTERVENCIÓN JURiOICA PARA COBRAR SALDO

~

17 .

INSTRUYE LOS ASIENTOS

I

CONTABLES

19 INFORMADE LOS AJUSTES REALIZADOS

FIN

DIRECTOR DE FINANZAS

TITULAR DEl DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

AREA QUE GENERÓ LA CUENTA POR COBRAR

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5. DESCRIPCiÓN DEL PROCESO: SECUENCIA DE ETAPAS 1. Analiza, emite relación de cuentas por depurar.

ACTIVIDADES 1.1

1.2

1.3

2. Define cuentas a depurar, valida.

2.1 2.2

2.3

2.4

3. Remite solicitud de confirmación de saldos

4. Emite respuesta a confirmación de saldo

3.1 3.2

4.1

4.2

5. Verifica la confirmación de saldos

5.1 5.2

Emite en el Sistema BAAN la balanza de comprobación, a la fecha en que realizará el análisis de las cuentas. Analiza a partir de los movimientos que presentan las cuentas y del saldo que arrojan, así como su antigüedad, las que requieren de depuración. Elabora en Excella relación de cuentas factibles de depurar, emite el formato Análisis y depuración de cuentas en dos tantos y lo turna al Titular de la Dirección de Finanzas. En lo sucesivo el formato.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

Recibe el formato y realiza revisión conjunta con el (la) Titular de la Gerencia de Contabilidad. Emite las observaciones y comentarios que considera conveniente, definen las cuentas a depurar y en su caso se ajusta el formato. Firma al calce del formato validando la información y recaba antefirma de autorización del (la) Titular de la Subdirección General de Administración y Finanzas en el mismo. Entrega el formato en forma económica al Titular de la Gerencia de Contabilidad, le instruye sobre su remisión al área responsable que generó la cuenta por cobrar. En lo sucesivo el Área responsable.

DIRECTOR DE FINANZAS

Recibe el formato validado e instrucciones para turnarlo al Área responsable. Remite correo electrónico, al Área responsable, al que adjunta el formato, solicitándole confirmar el saldo que presenta la cuenta indicada. Recaba acuse de recibo electrónico.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

Recibe el correo electrónico con la solicitud de Confirmación del saldo, verifica a partir de sus antecedentes documentales. Emite correo electrónico confirmando el saldo de la cuenta o en su caso aporta información sobre la inexactitud del mismo.

AREA QUE GENERO LA CUENTA POR COBRAR

Recibe el correo electrónico con la información aportada por el Área responsable. Analiza la respuesta a la confirmación, la imprime.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

¿Confirma el saldo? Si: Continuar en etapa 6 No: Continuar en etapa 7 6. Solicita intervención jurídica

RESPONSABLE

6.1 Recopila la documentación original soporte del saldo de la cuenta. 6.2 Emite oficio dirigido a la Dirección de Asuntos Jurídicos, al que adjunta la documentación soporte del saldo, solicitando la realización del

PROCESO PARA ANALlSIS y DEPURACIÚN DE CUENTAS

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cobro por la vía jurídica. Realiza proceso predeterminado de Cancelación de Cuentas Incobrables.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

Termina el proceso 7. Instruye la integración del saldo

7.1 Turna la información aportada por el Area responsable al Titular del Departamento de Contabilidad. 7.2 Le instruye integrar el saldo por rubros a partir de la información recibida del Área responsable y la existente en el Departamento de Contabilidad.

8. Integra el saldo y documentos soporte

8.1 Recibe la información aportada por el Area responsable, obtiene la documentación original para integrar por rubros el saldo de la cuenta que presenta diferencia. Integra, por rubros, el saldo de la cuenta. 8.3 Turna al Titular de la Gerencia de Contabilidad el formato, la información del Área responsable y la documentación original que integra por rubros el saldo de la cuenta.

TITU LAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

9. Revisa instruye los ajustes a la cuenta

9.1 Recibe y revisa conjuntamente con el Titular del Departamento de Contabilidad el formato, la documentación original que integra por rubros el saldo de la cuenta. 9.2 Devuelve al Titular del Departamento de Contabilidad el formato, la documentación original que integra por rubros el saldo de la cuenta, para que realice los asientos contables de ajuste al saldo de la misma.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

10. Determina origen de la diferencia en el saldo

10.1 Recibe el formato, la documentación original que integra por rubros el saldo de la cuenta e instrucciones para realizar los asientos contables de ajuste al saldo. 10.2 Determina si el error se originó en el área de contabilidad o en el área responsable.

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

¿Error contable? SI: Continuar en etapa 11 NO: Continuar en etapa 12 11. Realiza asientos de ajuste

11.1 Ingresa al sistema BAAN, registra los asientos contables y ajusta el saldo de la cuenta. Continuar en etapa 18

12. Informa de error del área responsable

12.1 Informa al Titular de la Gerencia de Contabilidad que la diferencia en el saldo es producto de un error del Área responsable. 12.2 Turna el formato y la documentación original, que integra por rubros el saldo de la cuenta, al Titular de la Gerenciade Contabilidad.

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13. Solicita información complementaria

13.1 Recibe el formato y la documentación original, que integra por rubros el saldo de la cuenta e información de que la diferencia se originó por error en el área responsable. 13.1 Comunica por correo electrónico al Área responsable que existe una diferencia en el saldo de la cuenta y le solicita envíe la documentación complementaria para análisis y en su caso realización de los ajustes para su depuración. Recaba acuse de recibo electrónico.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

14. Aporta información complementaria

14.1 Recibe información referente a la diferencia en el saldo de la cuenta que generó. 14.2 Emite oficio y envía la documentación relativa a la cuenta en la que existe diferencia en el saldo, recaba acuse de recibo en copia del mismo.

AREA QUE GENERO LA CUENTA POR COBRAR

15. Verifica la documentación aportada

15.1 Archiva el oficio y analiza la documentación recibida. 15.2 Determina si el contenido de la documentación recibida es suficiente para saldar la diferencia en el saldo de la cuenta.

TITULAR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

¿Salda la diferencia? NO: Continuar en etapa 16. SI: Continuar en etapa 18. 16. Solicita intervención jurídica para cobrar el saldo

16.1 Recopila la documentación original soporte del saldo de la cuenta. 16.2 Emite oficio a la Dirección de Asuntos Jurídicos, al que adjunta la documentación soporte del saldo, solicitando gestión de cobro por la vía jurídica. Proceso predeterminado de Cancelación de Cuentas Incobrables.

17. Instruye los asientos contables

17.1 Instruye los asientos de ajuste. 17.2 Turna al Titular del Departamento de Contabilidad documentación relacionada con la cuenta para realizar los asientos contables y ajustar el saldo.

18. Realiza asientos de ajuste.

18.1 Recibe la documentación relacionada con la Cuenta, ingresa al sistema BAAN, registra los asientos contables y ajusta el saldo de la cuenta. 18.2 Integra el expediente a partir de: Formato Análisis y depuración de cuentas; Documentos que integran la cuenta por rubros; Información de la diferencia en el saldo; Documentos de la diferencia originada en el área; Documentos de la diferencia encontrada; Asientos contables de ajuste al saldo. 18.2 Turna el expediente al Titular de la Gerencia de Contabilidad.

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

19. Informa sobre los ajustes

19.1 Realiza revisión conjunta con el Titular del Departamento de Contabilidadal expedientey los aiustes operados, en su caso indica las

TITULAR DE LA

realizados.

GERENCIADE CONTABILIDAD

--

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correcciones necesarias, que se realizan de inmediato. 19.2 Presenta al Titular de la Dirección de Finanzas el Expediente, le informa sobre los asientos de ajuste realizados, obtiene su visto bueno. 19.3 Turna el expediente al Titular del Departamento de Contabilidad para su archivo. Termina el proceso.

Tiempo de ejecución: 5 dias hábiles para el análisis, confirmación, depuración y realización de registros contables, independientemente de los tiempos de realización de las gestiones de cobro administrativas y juridicas.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

DOCUMENTOS

CODlGO (cuando aplique No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica NEIFGSP 006

7. REGISTROS:

Registros Sistemade registroautomatizado BAAN;móduloContable(Respaldo)

Tiempo de conservación Indefinido

Responsable de conservarlo Gerenciade Informática

Código de registro o identificación No aplica

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8. GLOSARIO: Área Responsable: Unidad de la estructura orgánica de la Entidad no inferior a Dirección de Área que dio origen a la cuenta por cobrar, usualmente la Subdirección General Comercial. 9. ANEXOS: No aplica.

10. CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN: Número de versión Fecha de la actualización 2 16 de diciembre de 2009 Fecha de autorización: 31 de agosto de 2005.

CONTROL DE EMISION

C.P. Miguel Angel Rodríguez Rángel Director de Finanzas

Dr. Jorge Volpi Escalante Sub~irector General de

Administración v Finanzas

Director General