Proyecto de Reingeniería del Proceso de Inscripción del Postgrado de Ingeniería de Sistemas. Fase II. Puntos a Tratar: ‘ Modelo de Casos de Uso del Negocio: Diagrama de Casos de Uso del Negocio, Caso de Uso Extendido “Inscribir”. ‘ Diagrama de Análisis del Negocio. ‘ Diagrama de Casos de Uso del Sistema. ‘ Diagrama de Clases del Sistema. Integrantes: ‘ Características del Nuevo Sistema. Gutié Gutiérrez, Mary ‘ Métricas: Tiempo Promedio de Pinto, José José Inscripción, Calidad del Servicio, Torres, Hugo Cambios para Mejorar Radicalmente. Moreno, Luis Carpio, Jendrix ‘ Conclusiones Generales. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

Diagrama de Casos de Uso del Negocio. Retirar temporalmente el postgrado

Ofertar materias

Evaluar propuesta.

Solicitar convalidación

Estudiante

Evaluar tesis



Designar jurado Representante de la Sección de Horarios de DACE

Preinscribir

Reservar



Admitir



Reingresar

Inscribir

Coordinación

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Caso de Uso Extendido “Inscribir”. Nombre Caso de uso:

Inscribir.

Actor de negocio primario:

Estudiante.

Descripción:

Este caso de uso describe el proceso de inscripción trimestral de materias.

Precondición:

La oferta de materias debe haber sido publicada.

Curso típico de eventos:

Acción del actor.

Respuesta del sistema.

Paso 1: El estudiante accesa al Sistema de Inscripción y si no ha reservado materias, incluir caso de uso Reservar. Paso 3: El estudiante selecciona las materias que desea inscribir del grupo de reservadas y/o disponibles. Paso 5: El estudiante ingresa en el sistema los datos del medio de pago.

Paso 2: El sistema muestra las materias reservadas y disponibles. Paso 4: El sistema solicita medio de pago (depósito, tarjeta de débito o de crédito). Paso 6: El sistema emite el comprobante de inscripción.

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Caso de Uso Extendido “Inscribir”.

Curso alterno:

Paso 1-Alt.: Si el estudiante: a) No está inscrito, ir a caso de uso Admitir. b) No es estudiante regular, ir a caso de uso Reingresar. Paso 2-Alt.: El sistema no está disponible y se informa que debe intentar más tarde. Paso 6-Alt.: No existe impresora configurada. El estudiante puede ingresar nuevamente al sistema para imprimir comprobante de inscripción.

Conclusión:

Este caso de uso concluye cuando se emite el comprobante de inscripción.

Postcondición:

Se reduce el número de cupos disponibles para las materias inscritas; y se liberan los cupos de las materias reservadas no inscritas.

Reglas del negocio:

El proceso debe finalizar en la semana 11.

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Diagrama de Análisis del Negocio.

Coordinador

Materia

Expediente De Estudiante

X Secretaria Estudiante

Inscripción Tutor

Jurado

Estudiante

Tesis Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

Diagrama de Casos de Uso del Sistema.

Ofertar materias

Coordinador

Reservar Secretaria Admitir

Inscribir Estudiante

Sistema de Inscripción Online Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

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Diagrama de Clases del Sistema

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Características del Nuevo Sistema • Ejecución desde un ambiente Web. • Posee una interfaz intuitiva al usuario. • Proporciona seguridad en la información y a nivel usuarios en el acceso al sistema (acceso vía SSL, protocolo seguro de conexión https. • Proporciona un calendario para revisión y estipulación de periodos válidos para pre-inscripción e inscripción. • El estudiante podrá revisar su historial académico, revisar su horario, lista de materias disponibles e información acerca de la misma. • El coordinador podrá manipular cuentas de acceso, información sobre materias y configurar preferencias del sistema.

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Características del Nuevo Sistema Actividades que pueden realizar los estudiantes: -Consultar sus datos básicos personales, calificaciones obtenidas e indicadores académicos (histórico de notas). -Inscribir las asignaturas que desea y puede cursar. -Revisar y corregir a través de un reclamo la información que no corresponda (como datos personales, histórico de notas, etc.). -Consultar el resultado del proceso de reclamos. -Revisar la selección de asignaturas a inscribir -Obtener la planilla de solicitud de inscripción. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

Características del Nuevo Sistema Los beneficios más importantes: 1.

2.

3. 4. 5.

Agilizar el proceso. El cual se vera fuertemente beneficiado, en las actividades del personal administrativo (Detalle más adelante en Métricas). Ahorro. En recursos en el traslado a la universidad y en manutención, para casos de que se tengan que esperar para inscribirse o que tengan que regresar. Facilidad. Inscripción de una manera rápida y fácil desde cualquier lugar externo a la Universidad. Estatus. La institución, gozará de mejor un prestigio. Tiempo. Al hacer más rápido el proceso se ahorra mucho tiempo para todos (Detalle más adelante en Métricas).

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Características del Nuevo Sistema El Sistema debe ser capaz de manejar: 1.-Límites de Cupo por Materia 2.- Límites de Materia por Estudiante 3.- Configuración de periodos de inscripción 4.- Formas de Pago 5.- Catálogo de Materias 6.- Despliegue de Reportes 7.- Modificaciones del perfil de usuario 8.- Inscripción de Materias 9.- Ingreso y Retiro de usuarios

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Métricas: Tiempo Promedio de Inscripción. ¿Cuá Cuál es el tiempo Mí Mín. y Má Máx. que le ha tomado inscribirse, incluyendo la realizació realización del depó depósito bancario e ida a la USB para tramitar la inscripció inscripción en la Coordinació Coordinación?

Medio día de nuestro tiempo laborable destinado a la inscripción o en el peor de los casos, todo el día sí se alarga para el horario laborable de la tarde en la Coordinación o para el día siguiente, sí se cumplió el tiempo límite laborable para el 1er. Día de inscripción

Fuente: Encuesta a los estudiantes de la Maestría en Ingeniería de Sistemas Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

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Métricas: Tiempo Promedio de Inscripción. Distribució Distribución del tiempo promedio de inscripció inscripción, incluyendo el Sí consideramos el tiempo total tiempo para realizar el que depó bancario e idaen a la USB para depósito tramitarla en la Coordinació ó n. Coordinaci promedio para una inscripción en línea es

de 10 minutos, 12,00 reducción de más de 4 Horas horas 12,00 35 minutos, 10,00 es decir una mejora del proceso en más de 2750% con respecto al 10,00 tiempo promedio de inscripción anterior. 6,00 8,00

5,00

5,25 4,38

6,00 4,00

4,00

Promedio (Horas) 2,25

1,25

1,75

0,75

2,00 0,00 1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11

Estudiante Nro.

Fuente: Encuesta a los estudiantes de la Maestría en Ingeniería de Sistemas Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

Métricas: Calidad del Servicio. En cuá cuánto a pará parámetros de desempeñ desempeño como calidad, confiabilidad y buen servicio, Considera Ud. Ud. Que el actual proceso de inscripció inscripción es:

Un poco más de la mitad de los estudiantes encuestados considera que en general el proceso de inscripción actual es Regular, sin embargo, ninguno apreció que el proceso actual de inscripción es Excelente

Fuente: Encuesta a los estudiantes de la Maestría en Ingeniería de Sistemas Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

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Métricas: Calidad del Servicio. El proceso de inscripción actual general Percepció del estudiantado con respecto a laen calidad del Percepción general proceso actual inscripció ón. tendencia a ser Malo, se inscripcicon es de Regular espera que en el general la apreciación del estudiantado sea de 100% Excelente en cuanto a parámetros de desempeño como calidad, confiabilidad y buen servicio. Nivel

54,55 18,18

18,18 9,09

0,00

Excelente

Bueno

Regular

Malo

Deficiente

Fuente: Encuesta a los estudiantes de la Maestría en Ingeniería de Sistemas Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

Métricas: Cambios para Mejorar Radicalmente. Explique brevemente, ¿Cuá Cuáles a su juicio deberí deberían ser los cambios para mejorar radicalmente el proceso?

‘ Inscripción a través de un Sistema en Línea. ‘ Disponer de un horario flexible de inscripción.

Fuente: Encuesta a los estudiantes de la Maestría en Ingeniería de Sistemas Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

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Conclusiones Generales ‘ La aplicación de Ingeniería Hacia Adelante nos permitió:

La sustitución del sistema actual

– Construir el nuevo Modelo de Casos de Uso con aquellos que realmente deaportan inscripción por un Sistema depor la Coordinación y desarrollar valor a los procesos manejados la narrativa implícita de algunos de ellos, Inscripción en Línea mejoraría mediante los Casos de Uso Extendidos. radical aylos excelentemente el inherentes a la Coordinación y – Identificar trabajadores y entidades sus interacciones colaborativas para desarrollar eficientemente sus proceso hasta obtener los niveles funciones, representadas gráficamente en un Diagrama de Análisis del de calidad que el mismo y en Negocio. general, la Maestría en Ingeniería – Representar todas las características deseables en el nuevo sistema en un Modelo de Casos de Uso del Sistema de Inscripción en Línea y de Sistemas demanda. evidenciar la automatización de un conjunto completo de procesos manejados por la Coordinación, en busca de mejoras radicales como la reducción significativa del Tiempo Promedio de Inscripción y en general, elevar a un nivel de Excelencia la Calidad de los procesos y en consecuencia de los productos que reciben los estudiantes del postgrado. Reingenierí Reingeniería de los Procesos del Negocio – Caso de Estudio

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