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Sistemas de Información y Empresa
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Contenido
Concepto y objetivos de las organizaciones Concepto de organización Características y objetivos de las organizaciones La estructura organizacional Cultura y cambios organizacionales
Sistemas de Información en la Empresa Tipos de Sistemas de Información Sistemas integrados de información La empresa digital
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Bibliografía
Principios de sistemas de Información. R.M. Stair, G.W. Reynolds. Editorial Thomson.
Sistemas de Información Gerencial. K.C. Laudon, J.P. Laudon. Editorial Prentice Hall.
Sistemas de Información. Herramientas prácticas para la gestión empresarial. Álvaro Gómez Vieites y Carlos Suárez Rey. Editorial Ra-Ma
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Introducción
Los sistemas de información y las organizaciones se influyen entre sí: Los SI deben proveer la información que la organización necesita. Los SI pueden alterar la vida de la organización. Las organizaciones deben tomar una actitud abierta hacia los SI, si desean
beneficiarse de sus nuevas tecnologías. No se pueden diseñar SI nuevos si no se entienden las organizaciones.
Organizaciones
Factores Mediadores Entorno Cultura Estructura Procedimientos estandarizados Procesos de negocios Políticas Decisiones administración Casualidad
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Tecnologías de la Información
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Ejercicio de Análisis
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Concepto de Organización
Definición técnica: Una organización es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios. Organización Formal
Insumos provenientes del entorno
Bienes y servicios para el entorno
Proceso de Producción
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Concepto de Organización
Definición conductual: Una organización es un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a través de los conflictos y la resolución de los mismos. Organización Formal Estructura: Jerarquía División de trabajo Reglas, procedimientos Procesos de negocios Recursos del entorno
Proceso: Derechos y obligaciones Privilegios y responsabilidades Valores Normas Personas
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Bienes y servicios para el entorno
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Características de las organizaciones
Características comunes:
Características estructurales División de trabajo (especialización) Jerarquía Reglas y procedimientos explícitos Juicios imparciales Requisitos técnicos para asignar puestos Eficiencia organizacional (maximizar resultados utilizando insumos limitados)
Procedimientos operativos estandarizados Políticas organizacionales Cultura organizacional
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Características de las organizaciones
Características únicas: Tipos de organización Entornos Metas Poder Grupos de interés Función Liderazgo Tareas Tecnología Procesos de negocios Ingeniería de Sistemas de Información / Sistemas de Información
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Ejercicio de Análisis
Comercio electrónico: el estilo de Corea del Sur y Medio Oriente.
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Objetivos de las organizaciones
Elevar al máximo sus utilidades mediante el incremento de sus ingresos, o la reducción de sus costos. Existen además otras organizaciones no lucrativas, cuya meta principal no es la obtención de ganancias.
Brindar valor a quienes participan en sus actividades (clientes, proveedores, administradores o empleados).
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Estructura organizacional y cambios organizacionales
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Estructura organizacional
La estructura organizacional se refiere a las subunidades organizacionales y a la relación de éstas con la organización general.
Dependiendo de las metas de la organización y de su método administrativo, podemos identificar diversos tipos de estructuras:
Tradicional (o jerárquica) De proyectos De equipos Multidimencional
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Estructura organizacional
Estructura organizacional tradicional:
Estructura organizacional en la que directores de grandes departamentos rinden informes a un presidente o administrador de alto nivel. Los departamentos responden a criterios de división de trabajos acordes con sus funciones. (ej. marketing, producción, sistemas de información, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.) Se concibe como una serie de niveles: Capas mas altas: mayor poder y autoridad
En la actualidad, estructura organizacional plana: Cesión de autoridad: acciones más ágiles y con más rápida resolución de problemas. Los SI hacen posible la cesión de autoridad, proporcionando información agregada a los niveles inferiores de la jerarquía.
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Estructura organizacional
Estructura organizacional tradicional:
Ejemplo: Presidente
Asesor Legal
VP de Producción
Supervisor 1
VP de Contabilidad
VP de Sistemas de Información
VP de Marketing
VP de RRHH
Supervisor 2
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Estructura organizacional
Estructura organizacional por proyectos:
Este tipo de estructura se centra en grandes productos o servicios. Una unidad por cada producto, o por cada servicio que proporciona. Cada unidad ejerce por sí misma las funciones tradicionales (ej. marketing, producción, sistemas de información, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.) Muchos equipos de proyectos son de carácter provisional.
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Estructura organizacional
Estructura organizacional por proyectos: Ejemplo: Presidente, Compañía de productos para bebé
VP Ejecutivo, División de alimentos para bebé
VP de Finanzas
VP de Marketing
VP de Ventas
VP Ejecutivo, División de productos OutDoor
VP Ejecutivo, División de pañales
VP de Producción
VP de Finanzas
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VP de Marketing
VP de Ventas
VP de Producción
VP de Finanzas
VP de Marketing
VP de Ventas
VP de Producción
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Estructura organizacional
Estructura organizacional por equipos:
Está centrada en equipos o grupos de trabajo. Se agrupa a los individuos de distinta áreas funcionales (forman equipos especiales de trabajo y proyectos, alcanzar determinados objetivos). Los equipos pueden ser pequeños o grandes. Cada equipo cuenta con un líder.
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Estructura organizacional
Estructura organizacional multidimensional:
Integra varias estructuras al mismo tiempo (ej. Estructura tradicional con unidades a cargo de proyectos). Ejemplo:
VP de Marketing
VP de Producción
VP de Finanzas
Director editorial, División Universitaria
Grupo de Marketing
Grupo de Producción
Grupo de Finanzas
Director editorial, División Comercial
Grupo de Marketing
Grupo de Producción
Grupo de Finanzas
Director editorial, División Preparatoria
Grupo de Marketing
Grupo de Producción
Grupo de Finanzas
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Estructura organizacional
Estructura organizacional multidimensional:
Posibilidad de atender tanto a áreas corporativas como a importantes líneas de productos. Problema: existencia de múltiples líneas de autoridad. Solución: conceder prioridades.
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Cultura y cambios organizacionales
La cultura organizacional se compone del conocimiento y supuestos básicos de una empresa, compañía u organización. No suelen articularse ni documentarse.
El cambio organizacional alude a la manera en que las Proceso de aprendizaje organizaciones lucrativas y no lucrativas planean, ejecutan y de nuevos métodos de trabajo, conductas y manejan el cambio. sistemas El cambio puede ser producto de factores externos o internos. El modelo de cambio consta de tres etapas: descongelamiento, movimiento y congelamiento. Proceso para abandonar viejos hábitos y crear un ambiente receptivo al cambio
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Proceso de reforzar los cambios para que sean aceptados y formen parte de tareas habituales ISI/SI - 21
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Sistemas de Información en la Empresa
Un sistema sólo no proporciona toda la información que una empresa necesita Tipos de SI Nivel Estratégico
Nivel Administrativo
Nivel del Conocimiento
Ventas y Marketing
Directores
Gerentes de Nivel Medio
Trabajadores del Conocimiento
Nivel Operativo
Áreas funcionales
Grupos de personas a los que sirven
Gerentes Operativos
Manufac- Finanzas Contabilidad Recursos tura Humanos
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Tipos de Sistemas de Información
Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles de una organización: Sistemas a nivel operativo Sistemas a nivel de conocimiento Sistemas a nivel administrativo Sistemas de nivel estratégico
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas a nivel operativo: SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización. Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.) Ej.: SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de horas trabajadas.
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas a nivel de conocimiento: SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas a nivel administrativo: SI que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Proporciona informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas. Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los empleados.
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de nivel estratégico: SI que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de la dirección general de la empresa. Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.
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Tipos de Sistemas de Información
Los SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.
Ejemplo: SI para funciones de ventas a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar pedidos. a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones para los productos de la empresa. a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas. a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un período de cinco años.
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Tipos de Sistemas de Información Pronóstico de presupuesto 5 años
Plan Operativo a 5 años
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)
Procesamiento de textos
Seguimientos de pedidos Procesamiento de pedidos
Ventas y Marketing
Elaboración de presupuestos Control de Inventarios
Análisis de regiones de venta Programación de producción
Estaciones de trabajo para ingeniería
Sistemas de oficina
Planeación de Utilidades Planeación de personal
Administración de Ventas
Sistemas de información gerencial (MIS)
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS)
Pronóstico de tendencias de venta en 5 años
Control de máquinas y materiales
Análisis de Inversiones Análisis de costos
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Análisis de fijación de precios
Estaciones de trabajos para gráficos Digitalización de documentos
Análisis de costos de contrato
Estaciones de trabajo para gerentes Calendarios electrónicos
Gestión de cuentas por cobrar Administración de efectivo
Programación planta
Manufactura
Análisis de reubicación
Finanzas
Gestión de cuentas por pagar
Contabilidad
Capacitación y Desarrollo Registros de empleados
Recursos Humanos ISI/SI - 31
Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias necesarias para dirigir el negocio Dan servicio al nivel operativo
Entradas: transacciones, eventos Procesamiento: clasificación, listados, fusión, actualización Salidas: informes detallados, listas, resúmenes Usuarios: personal de operaciones, supervisores
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Tipos de Sistemas de Información
Tipos de Sistemas TPS Sistemas de ventas y marketing •Administración
Funciones principales del sistema
ventas •Investigación de mercado •Promoción •Fijación de precios •Productos nuevos
•Sistema de
Principales sistemas de aplicaciones
de
información •de pedidos de venta •Sistema de investigación de mercados •Sistema de comisiones por ventas
Sistemas de manufactura y producción
Sistemas de finanzas y contabilidad
Sistemas de recursos humanos
Otros tipos (Ej. de Universidad)
•Programación
•Presupuestos
•Registros de
•Admisiones
•Compras
•Mayor general
personal •Prestaciones •Compensaciones •Relaciones laborales •Capacitación
•Calificaciones
•Embarque
y
recepción •Ingeniería •Operaciones
•Sistemas
•Facturación •Contabilidad de
costos
de control •Mayor general de máquinas •Cuentas por cobrar •Sistemas de órdenes y por pagar de compra •Sistemas de •Sistemas de control administración de de calidad fondos
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•Nómina •Expedientes
empleados •Sistemas de prestaciones •Sistema de trayectoria profesional
•Registros de •Alumnos
•Sistema de
de
cursos
registro
académico •Sistemas de control de planes de estudio
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS): Sistemas de información que auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración del conocimiento nuevo en la organización
Entradas: especificaciones de diseño, base de conocimientos Procesamiento: modelado, simulaciones Salidas: modelos, gráficos Usuarios: profesionales, personal técnico
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de oficina: Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo electrónico y sistemas de programación Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de datos en la oficina Entradas: documentos, programas Procesamiento: administración de documentos, programación, comunicación Salidas: documentos, programas, correo Usuarios: oficinistas
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de información gerencial (MIS): Sistema de información que permite realizar funciones de planeación, control y toma de decisiones proporcionado informes resumidos y excepcionales de rutina. Dan servicio al nivel administrativo
Entradas: datos resumidos de transacciones, modelos simples Procesamiento: informes de rutina, modelos simples, análisis de bajo nivel Salidas: informes resumidos y excepciones Usuarios: gerentes de nivel medio
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Tipos de Sistemas de Información
Ejemplo de Sistema de información gerencial:
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS): Sistema de información que combina datos y modelos analíticos sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Dan servicio al nivel administrativo
Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas para el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de análisis de datos Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a consultas Usuarios: profesionales, gerente de personal
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Tipos de Sistemas de Información
Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones:
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS): Sistema de información diseñados para abordar la toma de decisiones no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas. Dan servicio al nivel estratégico
Entradas: datos acumulados externos e internos Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo Salidas: proyecciones, respuestas a consultas Usuarios: directores
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Tipos de Sistemas de Información
Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos:
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Tipos de Sistemas de Información
Relación de la interacción entre los sistemas Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)
Sistemas administrativos (MIS)
Sistemas administrativos (DSS)
Sistemas del conocimiento (KWS y de oficina)
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)
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Tipos de Sistemas de Información
Tipos de Sistemas de Información: desde una perspectiva funcional Sistemas de ventas y marketing Sistemas de manufactura y producción Sistemas de finanzas y contabilidad Sistemas de recursos humanos
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de ventas y marketing: SI que ayudan a la empresa a identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a los clientes. Ejemplos:
Procesamiento de pedidos Análisis de mercado Análisis y fijación de precios Pronósticos de tendencias de ventas
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¿A qué niveles pertenecen?
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de manufactura y producción: SI que tratan de la planeación, desarrollo y elaboración de productos y servicios, y del control y flujos de la producción. Ejemplos: Ubicación de instalaciones Control de máquinas Planeación de la producción Herramientas de diseño asistidas por computadoras
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de finanzas y contabilidad: SI que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y flujo de fondos. Ejemplos:
Análisis de cartera Elaboración de presupuestos Planeación de utilidades Cuentas por cobrar
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Tipos de Sistemas de Información
Sistemas de recursos humanos: SI que llevan registros de los empleados; dan seguimiento a las habilidades, desempeño del trabajo y capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo de los empleados. Ejemplos:
Planeación de recursos humanos Entrenamiento y desarrollo Trayectoria profesional Análisis de remuneraciones
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Concepto y objetivos de las organizaciones Concepto de organización Características y objetivos de las organizaciones La estructura organizacional Cultura y cambios organizacionales
Sistemas de Información en la Empresa Tipos de Sistemas de Información Sistemas integrados de información La empresa digital
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Sistemas Integrados de Información
La forma más común de integración entre sistemas de información es a través de flujos de información (datos): Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema al que le sería imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o menos exacto que usar los archivos originales.
Integración es el entrelazamiento de sistemas, de tal modo que los datos de un sistema puedan pasarse en forma rutinaria
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Sistemas Integrados de Información
La integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o computarizada) La integración de sistemas requiere la identificación de interacciones potencialmente útiles Es importante que toda la organización tenga conocimiento del SI.
La integración de sistemas de información puede ser: Jerárquica: Ej. desde el nivel operativo se suministran datos a los de nivel administrativo. Son las más probables de ser identificadas (los administradores saben qué información debe resumirse)
Horizontal: Ej. datos que se procesan entre los sistemas de información de varios departamentos.
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Sistemas Integrados de Información
Beneficios de la integración de SI: Mejores flujos de información en la empresa. Obligan al administrador a compartir la información que sus departamentos. Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la organización a alcanzar sus metas.
Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la integración, par alcanzar un nivel óptimo en la integración.
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Concepto y objetivos de las organizaciones Concepto de organización Características y objetivos de las organizaciones La estructura organizacional Cultura y cambios organizacionales
Sistemas de Información en la Empresa Tipos de Sistemas de Información Sistemas integrados de información La empresa digital
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La Empresa Digital
La tecnología de Internet ha creado una plataforma de tecnología universal para comprar y vender bienes, y para dirigir procesos de negocios importantes dentro de la empresa.
Ha inspirado nuevas formas de administración y organización que están transformando a las empresas y el uso de sistemas de información dentro de la vida cotidiana.
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Ejercicio de Análisis
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La Empresa Digital
¿Qué han cambiado las tecnologías de Internet? Proporciona un conjunto de tecnologías universal, accesible y fácil de usar. Los socios comerciales pueden comunicarse directamente entre sí, eliminando intermediarios. Han reducido radicalmente los costos de transacciones. Proporciona una infraestructura para operar todo el negocio. La información fluye libremente de una parte a otra de la organización. Surgimiento de nuevos modelos de negocios.
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La Empresa Digital
Comercio Electrónico Negocio a Consumidor (B2C): venta (minorista) de productos y servicios directamente a consumidores. Negocio a Negocio (B2B): venta de bienes y servicios entre negocios. Consumidor a Consumidor (C2C): consumidores que venden directamente a consumidores.
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La Empresa Digital
El comercio electrónico B2B: eficiencias y relaciones Redes industriales privadas Colaboraciones en línea -> procesos de negocios (Tema 3)
Mercados en red Mercados públicos
Nuevos sistemas para el pago electrónico Pago mediante tarjeta de crédito, cartera digital, sistema de pago digital con saldo acumulado, sistema de pago de valor acumulado, dinero digital, cheque digital, sistemas de pago en la recepción.
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La Empresa Digital
Retos y oportunidades para la administración: Modelos de negocio que no funcionan. Requisitos para cambiar el modelo de negocio. Aspectos legales. Confianza, seguridad y privacidad.
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Ejercicio de Análisis
En grupo: Seleccione dos negocios que sean competidores de la misma industria y analice sus Webs:
Banca Telefonía Agencia de viajes Ventas tipo Amazon Portales de búsqueda en sitios Etc.
Preguntas de análisis: ¿Qué sitio Web hace un mejor trabajo? ¿Por qué? ¿Puede usted hacer algunas recomendaciones para mejorar el éstos sitios Web?
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La Empresa Digital Claves del éxito de los proyectos de comercio electrónico Clara definición del modelo de negocio Planificación sensata y realista de las posibilidades del mercado. Dimensionamiento adecuado del negocio, tanto a nivel técnico como de medios humanos y logísticos. Orientación total de la empresa hacia el cliente, pero con enfoque en los clientes adecuados. Buscar la experiencia global del cliente, ofreciendo soluciones completas a sus necesidades. Conveniencia y calidad para el cliente, permitiendo el autoservicio. Personalización de la relación. Diseño del sitio Web (usabilidad) incorporando contenidos y servicios útiles, partiendo del análisis de sus necesidades. Inspirar confianza y seguridad, cumpliendo con los compromisos adquiridos. Fomentar el desarrollo de una comunidad entre los clientes. Ingeniería de Sistemas de Información / Sistemas de Información
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La Empresa Digital Motivos de fracasos de muchos proyectos .com Análisis erróneo de las posibilidades del mercado (falta de realismo). Falta de localización en los segmentos adecuados. No aportar un diferencial frente a tienes tradicionales. No disponer de una estructura de gestión adecuada. Despilfarro en la gestión debido a la fácil disponibilidad de productos financieros para estos proyectos. Diversificación hacia múltiples objetivos, sin priorizar y sin seguir una estrategia clara. Ambición desmedida, pretendiendo abarcar mucho más de los que podría asumir la organización. No valorar de forma adecuada la importancia de los procesos físicos y la logística: plazos de entregas, disponibilidad, etc. Incumplir expectativas creadas en los clientes. Mala calidad en el servicio de post-venta. Problemas técnicos: dimensionamiento inadecuado de los servidores y ancho de banda; emplear tecnologías demasiado complejas para los clientes. Ingeniería de Sistemas de Información / Sistemas de Información
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