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Manual de Procedimientos. Departamento Administrativo y Contable

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.

PROCEDIMIENTO PARA: COMPRAS P-CON-012

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Elaborado por: C.P. César Armando Rodríguez Orduño. Autorizado por: Dirección General: C. Manuel García Ortega

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INDICE HOJA PORTADA ------------------------------------------------------------------------------ 1 INDICE ---------------------------------------------------------------------------------- 2 CONTENIDO OBJETIVO ----------------------------------------------------------------------------- 3 ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------- 3 CAMPO DE APLICACIÓN -------------------------------------------------------- 3 DEFINICIONES ---------------------------------------------------------------------- 3 REFERENCIAS ---------------------------------------------------------------------- 3 RESPONSABILIDADES ----------------------------------------------------------- 3 ACTIVIDADES ----------------------------------------------------------------------- 3 FORMATOS -------------------------------------------------------------------------- 4 REGISTROS DE CALIDAD ------------------------------------------------------- 4 DISTRIBUCIONES ------------------------------------------------------------------ 4 ANEXOS ------------------------------------------------------------------------------- 4

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1 Objetivo: Establecer los lineamientos para efectuar las compras de mobiliario, equipo de oficina, de cómputo, papelería y cualquier otro artículo necesario para el desempeño de las actividades del SGC. 2 Alcance: El procedimiento inicia desde que se detecta la necesidad de un bien o servicio hasta el archivo de la orden de requisición, copia de cotizacion y su pagocotización y su pag 3 Campo de Aplicación: Este procedimiento se aplica a todos los departamentos de la oficina matriz y sucursales. 4 Definiciones: No aplica. 5 Referencias: Manual de calidad elemento 7.4, Procedimiento de Emisión de Cheques de Gastos P-CON-002, Lista de proveedores F-CON-012 6 Responsabilidades: Jefes de Departamento y Gerentes de Sucursal, son responsables de dar a conocer sus necesidades de algún bien o servicio y solicitar autorización, cuando aplique. • Cajera, es responsable de solicitar la reposición de fondo de caja chica, de los gastos debidamente autorizados por el Jefe Administrativo y Contable o el Director en su defecto. • Auxiliar Contable de Egresos, es responsable de realizar las compras de papelería, autorizadas con el formato F-CON-018, y activo fijo, autorizadas mediante el formato F-CON-013. • Jefe del Departamento de Sistemas, tiene la responsabilidad recibir, revisar y determinar las necesidades de productos y servicios para dar soporte al equipo de computo y sistemas en general al personal de DEMIC, y sus sucursales. • Jefe del Departamento Administrativo y Contable es responsable de revisar las solicitudes de requisiciones de bien, servicios y equipo y siempre que estas sean menores a $2,500 (DOS MIL QUINIENTOS PESOS) Director General.- Es responsable de la autorización de compras superiores a $2,500 (dos mil quinientos pesos 00/100 m.n ) 7 Actividades: •

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7.1 Evaluación de Proveedores 7.1.1 El auxiliar contable de egresos realiza trimestralmente la búsqueda de nuevos proveedores utilizando la internet, directorio comercial, periódico, etc. Realizando evaluación de los mismos mediante el formato F-CON-019. 7.1.2 El auxiliar contable de egresos realiza trimestralmente la evaluación de los proveedores ya existentes en nuestra lista, con el formato F-CON-019.en el que se determinan los parámetros de evaluación y se determina la calificación 7.1.3 En el caso de que al ser evaluado el proveedor, obtenga la calificación mas baja en dos evaluaciones consecutivas este será eliminado de la lista de proveedores y se sustituye con otro proveedor 7.2 Compras de papelería, consumibles y artículos de oficina menores: 7.2.1 Auxiliar Contable de Egresos: 7.2.1.1 Recibe de los jefes de departamento los primeros 5 días de cada mes solicitudes de este rubro Requisición de Papelería y Art.de Oficina mediante el formato F-CON-018. 7.2.1.2 Entrega las Requisiciones de Papelería F-CON-018 elaboradas al Jefe del Departamento Administrativo y Contable para su visto bueno y firma de autorización. 7.2.1.3 El llenado del formato F-CON-018 se deberá realizar conforme a lo siguiente: 1. Cantidad.- el solicitante deberá llenar la cantidad de artículos solicitados 2. Unidad.- es la forma de presentación del articulo por ( pieza, caja, ) 3. Articulo.- es la descripción breve de articulo solicitado 4. Pedido.- es el numero o cantidad de artículos solicitados 5. Entregado.- es el número de artículos efectivamente entregados al departamento solicitante. 6. Pendiente.- es la diferencia entre el numero de artículos solicitados y entregados 7. Pedido por.- nombre y firma del solicitante y la fecha de solicitado 8. Autorizado por.- nombre y firma del jefe administrativo y contable y fecha en que autorizo 9. Entregado.- nombre y firma de quien entrega la mercancía y fecha en que la recibe Elaborado por: C.P. César Armando Rodríguez Orduño. Autorizado por: Dirección General: C. Manuel García Ortega

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10. Recibido por.- nombre y firma de quien recibe la mercancía y fecha de recepción de la misma. Nota: En caso de no autorizar la compra de todos los artículos informa las razones al Departamento correspondiente. 7.2.1.4 Elabora un concentrado de las Requisiciones de Papelería F-CON018 en el mismo formato. 7.2.1.5 Verifica la lista de proveedores F-CON-012 y solicita al menos 3 cotizaciones por escrito las cuales son anexadas al concentrado de las Requisiciones de Papelería F-CON-018. Cuando estas rebasan el importe de $2,500.00 7.2.1.6 Selecciona al proveedor de acuerdo a su última evaluación y a las cotizaciones recibidas. Nota: Puede seleccionar a más de un proveedor en caso de no encontrar todos los artículos solicitados con uno solo. 7.2.1.7 Recibe los artículos, coteja la factura contra el concentrado de Requisiciones de Papelería F-CON-018 y verifica la cantidad y descripción de los artículos. En caso de alguna discrepancia informa al proveedor para su corrección. 7.2.1.8 Entrega al proveedor el Contrarecibo F-CON-010 los días viernes en un horario de 16:00 a 19:00, en el que especifica fecha de pago. 7.2.1.9 Recibe la factura anexando copia del Contrarecibo F-CON-010 asegurandose de que cuente con la orden de compra F-CON-013 correspondiente (cuando aplique) 7.2.1.10 Distribuye a los Departamentos los artículos requeridos y solicita firma de recepción en la Requisición de Papelería F-CON-018 correspondiente. Nota: En caso de no entregar todos los artículos solicitados y autorizados, especifica la cantidad entregada y revisa los faltantes para el próximo pedido. 7.2.1.11 Para el pago de proveedores se realiza lo indicado en el Procedimiento de Emisión de Cheques de Gastos P-CON-002. 7.3 Compras de activo fijo, mobiliario y equipo de cómputo: 7.3.1 Requisitor: 7.3.1.1 Solicita al Auxiliar Contable de Egresos la compra de mobiliario o artículos con un valor mayor de $501.00, dichas solicitudes se harán mediante el formato de requisición de compra F-CON-004. Nota: En el caso de compra de equipo, consumibles y periféricos de cómputo las solicitudes y deberán ser entregadas al Jefe del Departamento de Elaborado por: C.P. César Armando Rodríguez Orduño. Autorizado por: Dirección General: C. Manuel García Ortega

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Sistemas, el cual una vez verificado que sea necesaria su compra ordenará su adquisición. Si la compra supera los $2,500.00, solicita autorización de Direccion General de DEMIC, anexando a la requisición de compra tres cotizaciones. En caso de requerir materiales para mantenimiento o equipo en general debera elabora requisición y turna al auxiliar contable de egresos. Si son compras mayores a $2,500.00 debera recabar la autorización de Direccion General de DEMIC y el jefe administrativo y contable, la cual turnara con tres cotizaciones. 7.3.2 Auxiliar Contable de Egresos o Jefe del Departamento de Sistemas, según corresponda: 7.3.2.1 Verifica la lista de proveedores solicita la cotización por escrito a por lo menos 3 proveedores (siempre que las compras sean superiores a 2,500 DOS MIL QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.) y selecciona al que considere mejor opción en base a precio, calidad, periodo de crédito y/o tiempo de entrega. 7.3.2.2 Elabora la orden de requisición F-CON-004 y solicita las firmas de autorización del Director General, Jefe del Departamento correspondiente y Jefe del Departamento Administrativo y Contable. 7.3.2.2.1 En caso de no ser autorizado se cancela la requisición de mobiliario y equipo y/o servicios F-CON-004. Nota: Una vez autorizadas las compras al Jefe del Departamento de Sistemas, entrega el F-CON-004 al Auxiliar Contable de Egresos. 7.3.2.3 El auxiliar contable de egresos solicita al proveedor el(los) artículo(s) requerido(s) mediante orden de compra formato F-CON013. 7.3.2.4 El auxiliar contable de egresos anexa el formato F-CON-004. a la orden de compra En el caso del Jefe del Departamento de Sistemas éste le entrega la copia al Auxiliar Contable de Egresos quien la archiva. 7.3.2.5 El auxiliar contable de Egresos recibe el(los) artículo(s) comprados, coteja la factura contra la orden de requisición F-CON-004 y verifica la cantidad y descripción de los artículos. Si requiere apoyo para verificar la calidad y caracteristicas de los productos o servicios solicitados, pide apoyo del experto en el area para su correcta recepcion En caso de alguna discrepancia informa al proveedor para su corrección. NOTA: El proveedor deberá presentar la orden de compra junto con la factura original para su revisión y programación de pago. Elaborado por: C.P. César Armando Rodríguez Orduño. Autorizado por: Dirección General: C. Manuel García Ortega

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7.3.3 Auxiliar Contable de Egresos: 7.3.3.1 Realiza lo indicado en los puntos 7.2.1.7, 7.2.1.8

7.4 Compras por caja chica: Nota: Las compras por caja chica en matriz y las sucursales son autorizadas por Jefe Administrativo y Contable y los Gerentes de éstas respetándose el monto de hasta $ 500.00. 7.4.1 Requisitor: 7.4.1.1 Solicita al Jefe del Departamento Administrativo y Contable autorización de compra de artículos con un valor no mayor a $500.00 y que no sean de los casos mencionados en 7.2 y 7.3. 7.4.2 Jefe del Departamento Administrativo y Contable: 7.4.2.1 En caso de autorizar la compra entrega un Vale Provisional de Caja F-CON-037.Mismo que deberá comprobarse en un plazo máximo de 24 horas. 7.4.3 Requisitor: 7.4.3.1 Solicita a la Cajera el efectivo mediante el Vale Provisional de Caja F-CON-037 7.4.3.2 Realiza la compra y solicita comprobante al proveedor. 7.4.3.3 Entrega a la Cajera comprobante de compra previa autorización del Jefe del Departamento Administrativo y Contable así como el sobrante de efectivo, cuando aplique. 7.4.4 Cajera: 7.4.4.1 Destruye el Vale Provisional de Caja F-CON-037 al recibir los comprobantes de compra y el cambio (cuando aplique). 7.4.4.2 Archiva los comprobantes de compra y solicita semanalmente al Jefe del Departamento Administrativo y Contable el reembolso de caja chica mediante el registro de Reposición de Fondo F-CON-009 anexando los comprobantes de compra. 7.4.5 Jefe del Departamento Administrativo y Contable: 7.4.5.1 Revisa la Reposición de Fondo F-CON-009 y firma de visto bueno. Elaborado por: C.P. César Armando Rodríguez Orduño. Autorizado por: Dirección General: C. Manuel García Ortega

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7.4.5.2 Entrega la Reposición de Fondo F-CON-009 y los comprobantes al Auxiliar Contable de Egresos. 7.4.6 Auxiliar Contable de Egresos: 7.4.6.1 Realiza el reembolso mediante el Procedimiento de Emisión de Cheques de Gastos P-CON-002. 7.5 Solicitud de servicios: 7.5.1 Jefe del Departamento y/o Gerente de Sucursal: 7.5.1.1 Identifica la necesidad de reparación o mejora a las instalaciones y solicita su autorización al Jefe del Departamento Administrativo y Contable por medio del formato F-CON-004. Nota: Los Gerentes de Sucursal tienen autorización para realizar los gastos referentes a reparación o mejora de instalaciones mediante caja chica, sin embargo si los gastos son mayores a $500.00 deberá autorizarse según lo descrito en el punto anterior. 7.5.2 Jefe del Departamento Administrativo y Contable: 7.5.2.1 Verifica la requisición F-CON-004 y en caso de autorizar da instrucciones al Auxiliar Contable de Egresos para que realice lo indicado en el punto 7.3.2.3 . 7.6 Gastos de sucursales: 7.6.1 Los Gerentes de Sucursal están autorizados a realizar las compras de papelería, mantenimiento a instalaciones, gastos por publicidad o viáticos y estos pueden ser cubiertos por medio de caja chica, la cual lleva un proceso similar al descrito en el punto 7.3. Para gastos mayores a $500.00 se debe realizar lo descrito en los puntos 7.2 y 7.3. 8. Formatos • • • • • • •

Orden de Requisición F-CON-004 Requisiciones de Papelería F-CON-018. Contra recibo F-CON-010 Vale Provisional de Caja F-CON-037 Orden de Compra F-CON-013 Evaluación de Proveedores F-CON-019 Listado de Proveedores F-CON-012

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9. Registros de calidad. • Orden de Requisición. • Cotización del proveedor. • Facturas y otros comprobantes de compra. 10. Distribución: Dirección General, Jefe del Departamento Administrativo y Contable, Encargado de Caja, Auxiliar Contable de Egresos, Jefe del Departamento de Sistemas, Jefes de Departamentos y Gerentes de sucursal

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