SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO AL MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA MECI-CALIDAD

BOGOTA, D. C. DICIEMBRE 2.014

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INTRODUCCION Consciente de la importancia del ejercicio de las funciones de la Oficina de Control Interno, y con el propósito de armonizar y fortalecer el rol que esta debe cumplir en el proceso de actualización del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 2.014, adoptado mediante el Decreto 943 de 2014, y con el propósito fundamental lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones de la Entidad y de cualificar a sus funcionarios desarrollando sus competencias con el fin de acercarse al ciudadano y cumplir con los fines constitucionales para los que fue creada la Superintendencia Nacional de Salud, la Oficina de Control Interno viene empeñada en involucrar en la cultura organizacional de la Entidad los aspectos básicos para operacionalizar de manera practica el Sistema de Control Interno, enfocando sus esfuerzos para desarrollar una actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de Administración del riesgo y Control y Gestión de la entidad, útiles para contribuir al cumplimiento del plan de actualización establecido en la metodología implementada por el Departamento Administrativo de la Función Pública y de acuerdo a las funciones que por norma le fueron impuestas. La Constitución Política de 1.991 incorporó el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. Por su parte, la Ley 87 de 1.993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1.998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno. En tal sentido, la Ley 87 de 1.993 plantea en su artículo tercero literales b y c que “en cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad; y corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, fortalecer y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización” lo cual implica una responsabilidad directa por parte de la Alta Dirección de las entidades.

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Igualmente, es responsable por la implementación de Control Interno al interior de cada una de las Dependencias; en tanto se requiere la participación activa de los líderes y sus equipos de trabajo para la identificación, diseño, estandariza ción y actualización permanente de los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación constante sobre la aplicación de los mecanismos de verificación y evaluación de su gestión, de la cual hará parte la realizada por los diferentes organismos de Control. Así mismo, es necesaria su participación y responsabilidad en los procesos de Autoevaluación y Auditoría Interna que se realicen, con el fin de facilitar la puesta en marcha de los planes de mejoramiento, conforme a los objetivos específicos de los procesos y mejorando su aporte a los objetivos institucionales. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 2.014 proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. Es importante destacar, que los cambios que se surten a través de esta actualización, no plantean modificaciones en los aspectos filosóficos básicos que sustentan el Modelo, como lo son los tres pilares sobre los que se sustenta: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, los cuales siguen siendo las bases para una adecuada aplicación de las herramientas de control Las principales novedades de la actualización del MECI, se encuentra que los tres subsistemas de control a los que se refería la versión anterior se convierten en dos Módulos de Control que responden a una estructura de Modelo y no de Sistema tal y como se estructuró inicialmente. A partir de esta modificación, la información y comunicación se convierten en componentes transversales al Modelo, teniendo en cuenta que hacen parte de todas las actividades de control de la entidad. En este orden de ideas, los 29 elementos de control que hacían parte de la versión anterior del Modelo se redefinen en 13 elementos que se desarrollan desde seis Componentes, y como ya se hizo alusión dos grandes Módulos de control. A través de todo el documento se hará referencia a los cambios de manera puntual, dejando claro cuál fue el objetivo de su introducción en esta actualización.

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El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en dos módulos y un eje transversal. Dicho modelo se estructura de la siguiente manera: - Dos (2) módulos: Modulo de Control de Planeación y Gestión, Modulo de Evaluación y Seguimiento. Modulo Control de la Planeación y Gestión: Este módulo busca agrupar los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas al igual que los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión dentro de los que se encuentran: Talento Humano, planes, programas, procesos, actividades, indicadores, procedimientos, recursos, administración de los riesgos. Modulo Control de Evaluación y seguimiento: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento. Un eje transversal enfocado a la información y comunicación. Seis (6) componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo de los Procesos, Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento. - Trece (13) elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos, Desarrollo del Talento Humano, Planes y Programas, Modelo de Operación por Procesos, Estructura Organizacional, Indicadores de Gestión, Políticas de Operación, Políticas de Administración del Riesgo, Identificación del Riesgo, Análisis y Valoración del Riesgo, Autoevaluación, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento. Distribuidos de la siguiente forma:

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1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1 TALENTO HUMANO 1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes y Programas. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos 1.2.3 Estructura Organizacional 1.2.4 Indicadores de Gestión 1.2.5 Políticas de Operación 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS 1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo 1.3.2 Identificación del Riesgo 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo 2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 2.1.1 Autoevaluación 2.2 AUDITORÍA INTERNA 2.2.1 Auditoría Interna 2.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 2.3.1 Plan de Mejoramiento 3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. Dentro de la visión que implica este nuevo milenio está el asumir un compromiso para que el Estado proyecte su eficiencia institucional mediante la construcción o asimilación de modelos organizacionales que permitan lograr la efectividad de los compromisos misionales, los cuales propenderán por el mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad.

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Teniendo en cuenta la necesidad de la sociedad para contar con un Estado que satisfaga sus necesidades y con el fin de promover la eficiente y eficaz administración de los recursos públicos, es imprescindible que las instituciones conciban las reformas como verdaderos procesos de transformación de la organización y su gestión administrativa, de manera tal que propicien la generación de alternativas de mejoramiento continuo en la prestación de los servicios. Todo esto explica, entonces, la razón de ser de la nueva normatividad constitucional cuando en distintos preceptos establece claros y precisos derroteros y principios filosóficos en relación con la función administrativa, los fines y propósitos del Estado, el desarrollo de sus tareas y la evaluación y control de la gestión pública, circunstancia que impone el señalamiento de criterios y derroteros como instrumentos posibles que garanticen la ágil y eficiente realización de sus fines y tareas, al tiempo de reafirmar en la ciudadanía y comunidad fe y confianza hacia sus instituciones en concepto y constructo de participación democrática. Una deficiente administración no se subsana suprimiendo entidades públicas o reduciéndolas, sino nutriéndola con elementos, técnicas y procedimientos administrativos de orden gerencial, determinados por probados y comprobados resultados, camino a lograr una modernización institucional, requiriéndose para lo cual de procesos donde se enmarque sistematización, flexibilidad, equilibrio, idoneidad y verificación, entre otros muchos, siendo necesaria su estructuración en forma exacta, veraz y oportuna, de manera tal que facilite una ágil disposición de la información necesaria para los propósitos que se requieran. 

Elemento Acuerdo Compromisos y Protocolos Éticos:

La entidad cuenta ya con una carta de principios y valores, la cual será adoptada por acto administrativo, con este propósito, entre el 10 y 15 de octubre se remitió a los funcionarios una encuesta para la identificación de los principios y valores. En total se recibieron 450 encuestas, identificando como valores los siguientes: No.

VALOR

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Respeto

DEFINICIÓN Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para mantener una actitud de comprensión, consideración, reconocimiento y tolerancia hacia los demás a ser, sentir, pensar y actuar de manera diferente, reconociendo sus derechos.

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3

4

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6

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Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud de dar a cada uno lo que le corresponde de manera justa Equidad según sus necesidades, méritos, capacidades y derechos, sin distingo de edad, raza, género, religión o clase social. Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud de hacerse cargo de las consecuencias de las palabras, las decisiones y los compromisos, y, en general, de los actos libre y Responsabilidad voluntariamente realizados, no solo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino también cuando nos son adversos e indeseables Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para basar nuestra interacción en actitudes de Solidaridad colaboración y apoyo mutuo y búsqueda de la satisfacción de los objetivos personales y el logro de los institucionales. Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud, para ser transparentes, auténticos y actuar de buena fe, Probidad tanto con uno mismo y con los demás, evidenciando características de honestidad, la veracidad y la franqueza. Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una Vocación de Servicio necesidad, demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa de alguien, de modo que tanto quien da como quien recibe puedan sentirse agradados. Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas Trabajo en Equipo y dependencias que se necesitan entre sí para lograr un resultado; es embarcarse en una misma empresa o una misma causa. Es la capacidad que tenemos los servidores y los colaboradores de la Supersalud para utilizar con optimización, racionalización y moderación los recursos administrativos, técnicos y financieros de la entidad, con el fin de alcanzar los objetivos institucionales. Eficiencia

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Oportunidad

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Eficacia

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Mejoramiento Continuo

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Compromiso

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Lealtad

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Legalidad

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Universalidad

Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para desarrollar en forma temporánea e idónea, es decir, bajo los más altos estándares de calidad, las funciones necesarias para que la entidad suministre sus bienes y servicios de acuerdo con los tiempos establecidos por los procesos y procedimientos, las normas y los requisitos de los distintos grupos de interés. Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para la obtención de resultados y efectos esperados conforme a las actividades planificadas dando así cumplimiento a los objetivos institucionales. Es la capacidad que tenemos los servidores y colaboradores de la Supersalud para aplicar todos los procedimientos establecidos y los instrumentos gerenciales a su disposición, para plantear y ejecutar las estrategias que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno, y cumplir el compromiso de obtener, con los más altos estándares de calidad, excelentes resultados en su gestión. Es la capacidad que tenemos los servidores y los colaboradores de la Supersalud para el cumplimiento de las obligaciones institucionales, demostrando nuestra capacidad de apropiar la misión y los objetivos de la entidad. Es la capacidad que tenemos los servidores y los colaboradores de la Supersalud para asumir con sentido de pertenecía y devoción los compromisos que se derivan de las funciones y los propósitos constitucionales asignados a la entidad Es la capacidad que tenemos los servidores y los colaboradores de la Supersalud atendiendo los requerimientos tanto de los usuarios como de la operación interna de la entidad, cumpliendo y haciendo cumplir la ley de manera transparente Es la capacidad que tenemos los servidores y los colaboradores de la Supersalud de contribuir democrática y participativamente, con nuestra actitud a garantizar el derecho fundamental a la igualdad y la protección de los usuarios y comunidad en general.

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Adicionalmente, el 31 de Octubre de 2014 se llevó a cabo la socialización de estos valores, a través de la actividad denominada “Creatividad e ingenio para desarrollar las actividades realizadas con el valor asignado a la dependencia” que hace parte del Premio Institucional a la Gestión 2.014.   Elemento Desarrollo del Talento Humano: Mediante memorando 3-2014-015807, el Grupo de Talento Humano, remitió la evidencia objetiva, relacionada con el Manual de Funciones y Competencias, Plan Institucional de Capacitación, Procesos Meritocráticos de cargos directivos, Programa de Inducción y Reinducción, Plan de Bienestar, Plan de Incentivos, Mecanismos de Evaluación del Desempeño y Programa de Salud Ocupacional.  Elementos Planes, Programas y Proyectos: En la actualidad, las dependencias con la asesoría de la Oficina Asesora de Planeación se encuentran en la construcción del Plan Anual de Gestión, el cual será aprobado mediante Resolución, antes del 15 de Diciembre de 2.014, conforme a la normativa vigente. Estas actividades se hallan contempladas en la etapa de cierre del MECI, que está establecida hasta el 20 de Diciembre de 2.014. De igual manera se realizó un ejercicio en el cual se diseñó un documento de coherencia institucional entre los diferentes elementos estratégicos.  Elemento Modelo de Operación por procesos: A continuación se presenta el mapa de procesos y a continuación se relacionan los procesos que han sido adoptados a la fecha y los que se encuentran en validación para ser incluidos en la siguiente resolución.

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PROCESO AD - Actuaciones Disciplinarias AI - Auditoría a los Sujetos Vigilados AJ - Conceptos y Asesoría Jurídica AP - Administración de Personal AR-Evaluación y aprobación de Acuerdos de Reestructuración de Pasivos BE - Bienestar Social y Estímulos CG - Gestión de Cartera CJ - Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva ED - Evaluación de Desempeño FC - Fortalecimiento de Competencias GC - Gestión Contable GP - Gestión Presupuestal GT - Gestión de Tesorería JE - Representación Judicial y Extrajudicial JT - Representación Judicial en Tutelas LV- Identificación y Seguimiento de Liquidaciones Voluntarias ME- Adopción y Seguimiento de Acciones y Medidas Especiales MI - Diseño e Implementación de Metodologías e Instrumentos para la Inspección, Vigilancia y Control (IVC) PA- Gestión del Procedimiento Administrativo PJ - Administración de Justicia dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud

No. Resolución 1622 Pendiente Adopción 2239 Pendiente Adopción 1622 2239 2239 Pendiente Adopción 1413 2239 2239 2239 2239 2239 2239 1622 1622 Pendiente Adopción 1622 2239

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RI - Evaluación Integral de Riesgos de Sujetos Vigilados ST - Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo TS- Gestión de Tasa CO - Comunicación Organizacional CI - Comunicación Informativa FP - Formulación, Implementación y Evaluación de Políticas Institucionales IG - Auditorías Integrales de Gestión GI - Seguimiento a la Gestión Institucional PM - Planes de Mejoramiento AS - Administración del Sistema Integrado de Gestión AB - Administración de los Bienes de Consumo y Devolutivos SG - Prestación de los Servicios Generales GD - Administración de la Gestión Documental PU - Gestión de la Participación Ciudadana del Sistema General de Seguridad Social en Salud AU - Gestión de Atención al Usuario del Sistema General de Seguridad Social en Salud RC - Resolución de conflictos derivados de las obligaciones del sistema general de seguridad social en salud IT - Administración de infraestructura tecnológica SI- Seguridad de la Información SU - Supervisión a los Sujetos Vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud PI - Formulación, Implementación y Evaluación de Planes y Programas Institucionales PP - Pre Contractual PC – Contractual EP - Formulación, Implementación y Evaluación de Proyectos y Estudios

PS - Post Contractual

Pendiente Adopción 2239 Pendiente Adopción 2239 2239 1622 1622 1622 1622 1622 2239 2239 2239 Pendiente Adopción Pendiente Adopción 2239 2239 2239 Pendiente Adopción 2239 Pendiente Adopción Pendiente Adopción Pendiente Adopción Pendiente Adopción

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Por otro lado, se han divulgado los procesos y procedimiento que han sido adoptados a la fecha, así como las generalidades del Sistema Integrado de Gestión. Las fechas en que se realizaron las distintas socializaciones con las dependencias que lideran cada uno de los procesos se relacionan a continuación: Proceso Diseño e Implementación Metodologías e Instrumentos Inspección, Vigilancia y Control Comunicación Informativa

de de

Comunicación Organizacional

Evaluación de los Riesgos de la Operación de los Sujetos Vigilados Identificación y Seguimiento de Liquidaciones Voluntarias Gestión del Procedimiento Administrativo Adopción y Seguimiento de Acciones y Medidas Especiales Evaluación y Aprobación de Acuerdos de Reestructuración Administración de Justicia dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS Resolución de Conflictos derivados de las Obligaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS Gestión de la Participación Ciudadana del Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS Gestión de Atención al Usuario del Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS

Dependencia

Fecha de Socialización

Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación

10 de Noviembre de 2014

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario

10 de Noviembre de 2014

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario

10 de Noviembre de 2014

10 de Noviembre de 2014

10 de Noviembre de 2014

10 de Noviembre de 2014

9 de septiembre de 2014 9 de septiembre de 2014 9 de septiembre de 2014 9 de septiembre de 2014 8 de octubre de 2014

8 de octubre de 2014

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Representación Judicial y Extrajudicial Representación Judicial en Tutelas

Oficina Asesora Jurídica

7 de Octubre de 2014

Oficina Asesora Jurídica

7 de Octubre de 2014

Conceptos y Asesoría Jurídica

Oficina Asesora Jurídica

7 de Octubre de 2014

Cobro Persuasivo y por Jurisdicción Coactiva Gestión Presupuestal

Oficina Asesora Jurídica

7 de Octubre de 2014

Secretaría General Subdirección Financiera Secretaría General Subdirección Financiera Secretaría General Subdirección Financiera Secretaría General Subdirección Financiera Secretaría General Subdirección Financiera Secretaría General Subdirección Administrativa Secretaría General Subdirección Administrativa Secretaría General - Grupo de Talento Humano Secretaría General - Grupo de Talento Humano Secretaría General - Grupo de Talento Humano Secretaría General - Grupo de Talento Humano Secretaría General - Grupo de Talento Humano Secretaría General Subdirección Administrativa Secretaría General Subdirección Administrativa Secretaría General Subdirección Administrativa Secretaría General Subdirección Administrativa Oficina de Tecnologías de la Información

4 de Noviembre de 2014

Gestión Contable Gestión de Tesorería Gestión de Cartera Gestión de Tasa Administración de los Bienes de Consumo y Devolutivos Prestación de Servicios Generales Administración de Personal Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo Bienestar Social y Estímulos Fortalecimiento de Competencias Evaluación de Desempeño Administración de la Documental Gestión Precontractual

Gestión

Gestión Contractual Gestión Postcontractual Administración de la Infraestructura Tecnológica

4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 10 de Octubre de 2014 10 de Octubre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 4 de Noviembre de 2014 19 de Octubre de 2014

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Seguridad de la Información

19 de Octubre de 2014

Auditorías Integrales de Gestión

Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Control Disciplinario Interno Oficina de Control Interno

Seguimiento a la Gestión Institucional

Oficina de Control Interno

11 de Septiembre de 2014

Actuaciones Disciplinarias

15 de Septiembre de 2014 11 de Septiembre de 2014

En general, la Entidad ya cuenta con la valoración de todos los procesos y procedimientos por parte de los jefes de las dependencias, se encuentra pendiente el acto administrativo de adopción, que derogará las resoluciones que regulaban los procesos y procedimientos anteriores. Los procesos y procedimientos se encuentran en intranet y en la página web de la Entidad. 

Elemento Estructura Organizacional:

Mediante Memorando 3-2014-015807, el Grupo de Talento Humano, remitió la evidencia objetiva, relacionada con Manual de Funciones y Competencias, socialización de los mismos y el Decreto de nueva estructura así como su respectivo estudio técnico, y el Programa de Inducción y Reinducción, donde una de las temáticas tratadas es la nueva estructura organizacional. Adicionalmente, se ha socializado y divulgado los procesos y procedimientos a cada una de las dependencias a través de los eventos de socialización relacionados anteriormente. 

Elemento Indicadores de Gestión:

Se han definido los indicadores de proceso, a través del formato Hoja de Vida del Indicador código ASFT02. Faltan por definir los indicadores del PAG, el cual se tiene programado aprobar mediante Resolución antes de 15 de Diciembre de 2.014 conforme a la normativa vigente. Estas actividades se encuentran contempladas en la etapa de cierre del MECI, que está establecida para el 20 de Diciembre de la presente anualidad. Una vez se cuente con todos los indicadores, se procederá a la estructuración del Cuadro de Mando Integrado, actividad que se realizará en el primer trimestre de 2.015.

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Elemento Políticas de Operación:

Los procedimientos adoptados cuentan con políticas de operación, una vez se finalice la totalidad de la documentación de procesos, procedimientos e indicadores se procederá a consolidar este elemento. Estas actividades se encuentran contempladas en la etapa de cierre del MECI, que está establecida para el 20 de Diciembre de 2.014. Ya se cuenta con un manual de operaciones, el cual contiene las políticas de operación, quedando pendiente la adopción del manual. 

Componente de Administración de Riesgos:

Se ha definido la metodología para la definición del componente Administración de Riesgos a través de la Guía ASGU03. Se encuentra en consolidación la matriz de administración de riesgos y su respectiva política, la cual se adoptará paralelamente con la totalidad de los procesos y procedimientos. Estas actividades se encuentran contempladas en la etapa de cierre del MECI, que está establecida para el 20 de Diciembre de 2014. 

Elemento Autoevaluación Institucional:

Lo relacionado con este elemento se realizó a través del Premio Institucional a la Gestión 2.014, de la que existe suficiente evidencia. Adicionalmente, se definió una política de autoevalución, herramientas para hacer seguimiento por cada dependencia de los diversos elementos de control, quedando pendiente su adopción, actividad que se encuentran contempladas en la etapa de cierre del MECI, que está establecida para el 20 de Diciembre de 2014 

Elemento Auditoría Interna:

Se cuenta con el programa de Auditoría. 

Elemento Planes de Mejoramiento:

Se desprenderá del elemento de Auditoría Interna, así como de la socialización del Proceso de Planes de Mejoramiento, esta actividad se realizará en el 2.015; sin embargo, ya se cuenta con los respectivos procedimientos y formatos.

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Eje Transversal de Comunicación e Información:

La Superintendencia Nacional de Salud ya cuenta con la Política de Comunicaciones; así como con los respectivos procesos y procedimientos y la matriz de responsabilidades, la cual está pendiente de su adopción a través de acto administrativo. Roles de la Oficina de Control Interno dentro del proceso de actualización del MECI 2.014. La función de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces debe ser considerada como un proceso retroalimentador que contribuya al mejoramiento continuo de la Administración Pública. De allí que sea fundamental precisar cuáles son los tópicos o roles generales que enmarcan la función de dichas Oficinas, en los cuales debe enfocar sus esfuerzos para desarrollar una actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de Administración del riesgo, Control y Gestión de la entidad. Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno deberán utilizarse las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, los roles que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en cinco tópicos a saber: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura del control, y relación con entes externos. En la evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional, su propósito es emitir un juicio de valor acerca del grado de eficiencia y eficacia de la gestión de la entidad, para asegurar el adecuado cumplimiento de los fines institucionales.

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Los objetivos y funciones de la Oficina de Control Interno están previstos en la Ley (véanse los artículos 2°. y 12°. de la Ley 87 de 1993). Dentro de sus funciones se destacan las relacionadas con las actividades de planeación del ejercicio del control; la verificación de que éste sea ejercido realmente por los funcionarios, particularmente aquellos con responsabilidades gerenciales y mando; el fomento de la cultura del control a nivel de toda la organización el apoyo a los directivos en el desarrollo de sus obligaciones en esta materia; y el reporte oportuno a la Alta Dirección, tanto de los hallazgos negativos como positivos que se hagan. De otro lado, cabe anotar que las funciones de las oficinas de control interno tienen un carácter eminentemente asesor, sin un componente operativo distinto del que lógicamente se requiere para formar un juicio sobre la materia que se esté analizando. Con el fin de reforzar este concepto, la Ley 87, en el parágrafo del artículo 12°. Establece taxativamente que: "En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones". El sentido de este precepto es, naturalmente, evitar que, por una distorsión del concepto de control interno, se vuelva al "control previo", proscrito por la Constitución. La Oficina de Control Interno no se creó entonces para ejercer el control, sino para ayudar efectivamente a que éste sea debidamente hecho por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa. El control interno debe ser ejercido por los funcionarios de la entidad, dentro del desarrollo natural de sus actuaciones administrativas. Esta es la razón por la cual dicho control debe estar inmerso en los propios procedimientos, de tal manera que el funcionario competente pueda efectuar su actuación administrativa y, al mismo tiempo, verificar que ella cumple con todos los requisitos establecidos por el sistema de control. Frente a la asesoría y acompañamiento, tiene como objetivo promover el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad asesorando a la Alta Dirección, en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los propósitos institucionales.

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En lo referente a la administración del riesgo, podrá asesorar y capacitar a la alta dirección y a los líderes de los procesos en la metodología para su gestión, y verificará que los controles existentes sean efectivos para minimizar la probabilidad e impacto de la ocurrencia de los mismos. La relación con entes externos, tiene como propósito va enmarcado a facilitar el cumplimiento de las exigencias de Ley o las solicitudes formales realizadas por los entes externos. El rol del fomento de la Cultura del Autocontrol, tiene como objetivo elaborar y construir herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional. Cualquiera que sea el diseño adoptado para el sistema de control interno, él tiene como pre-requisito la existencia de procesos y procedimientos formalizados. El "levantamiento" de estos procesos y procedimientos debe ser una responsabilidad de las áreas, bajo la premisa de que ellas son las que poseen la información y las que, una vez operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios. La cabeza del área será el responsable de liderar el proceso, tomando el tiempo que sea necesario para analizar los resultados parciales de trabajo, y prestando atención especial a la identificación de los “riesgos” y de los "puntos de control" que deben quedar inmersos en el proceso o en el procedimiento.

DIFICULTADES O DEBILIDADES DETECTADAS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN La Superintendencia Nacional de Salud esta integrada por grupos heterogéneos de personas, por lo que el efecto multiplicador de la resistencia individual al cambio, hace que la habilidad de la Entidad para cambiar, sea más lenta y más difícil de lograr que la de un individuo.

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Sin embargo, lo más importante es que en la Institución se evidencia dicha habilidad para cambiar, lo que ha permitido que el proceso se lleva a cabo a pesar de los contratiempos. Los sistemas de información con que cuenta la Superintendencia Nacional de Salud en algunos procesos son deficientes, ya que no fueron diseñados en función de la estrategia y los objetivos de la Entidad, si no de la operatividad de la gestión. Igualmente según lo expuesto por la Oficina Asesora de Planeación, que ha liderado el proceso de implementación de las modificaciones ordenadas por la normativa vigente (Decreto 943 de 2.014); se encontró falta de compromiso por parte de algunos directivos, reflejado en la dilación para la oportuna estructuración de los procesos y procedimientos, lo que dificulto el desarrollo de algunas actividades conforme a lo inicialmente programado. Se evidencio igualmente un relativo desconocimiento del tema en parte de funcionarios de la Entidad, especialmente en el personal recién incorporado; ante el aumento de la planta autorizado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, conforme a la Modernización Institucional contenida en el Decreto 2462 de 2.013. Finalmente, queremos dejar constancia que el tiempo estipulado para la actualización del MECI de acuerdo al Decreto 943 de 2.014 fue muy corto; y esta circunstancia asociada a las dificultades anteriormente expuestas hizo que el ejercicio fuera más dispendioso. FORTALEZAS Durante el proceso se comprobó que los incentivos implementados por la Entidad fueron medidas que motivaron a los funcionarios a alcanzar por su propia voluntad las metas establecidas por la Alta Dirección. Se evidenció que en general en todos los procesos de la Entidad se presentan muchas oportunidades de mejora; lo que incentiva a generar una cultura de mejoramiento continuo, la sistematización de los procesos, la participación del personal, el trabajo en equipo y a la creatividad, aspecto en el cual queremos destacar la ardua labor desarrollada por dos(2) dependencias al interior de la Institución, la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Talento Humano, quienes además de organizar concursos, contratar los sitios para la realización de actividades lúdicas que facilitaran la socialización de valores, procesos y procedimientos entre otras, efectuaron actividades que llevaron a un compromiso de gran parte de los colaboradores de la Institución, lográndose los objetivos y metas anteriormente señaladas en este documento.

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Es de destacar la conciencia que existe en general en el personal de la Entidad acerca de la función de la Superintendencia Nacional de Salud en lo que respecta a la defensa de los derechos a la salud y la importancia que la Alta Dirección le ha dado al tema de actualización del Modelo Estándar de Control Interno ordenado por el Decreto 943 de 2.014, el cual adoptará la Institución por Acto Administrativo del cual ya existe borrador revisado por las Instancias competentes al interior de la Institución y que será expedido a más tardar el 20 de Diciembre de 2014. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES A LA ACTUALIZACION DEL MECI 2014 En resumen, el Control Interno es un medio concebido para asistir a la Alta Dirección y a toda la organización en el empeño de cumplir plenamente los objetivos institucionales. El Control Interno puede verse también como un proceso, un conjunto de acciones positivas que ejecutadas por todos los recursos humanos de la organización, facilitan un adecuado desempeño institucional. Por lo anterior el desarrollo de los sistemas de control interno en la Superintendencia Nacional de Salud es un reto de largo aliento, pero que si se continua asumiendo a cabalidad como ha ocurrido hasta el momento, conforme a las evidencias anteriormente enunciadas, puede resultar decisivo para el correcto desarrollo de la Organización y el logro de sus Metas y Objetivos, ya que esta es una institución pública que configura sistemas y formas de trabajo que elevan la responsabil idad institucional e individual, siendo llamada a ser líder del sector, en su condición de ente que desarrolla la Inspección Vigilancia y Control en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Hoy se hace necesario la construcción de adecuados sistemas de control interno que comprometan a todos los funcionarios con el mejoramiento de la calidad de la gestión, es decir, con el mejor cumplimiento de las funciones públicas para beneficio de la sociedad, así como una mejora sustancial en el Autocontrol, conforme se desprende de los informes de Auditoría presentados por la Oficina de Control Interno al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, con copia a las dependencias auditadas.

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Finalmente, se debe tener en cuenta que el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) ha sido diseñado desde su concepción inicial dentro del ciclo de mejora continua (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) lo cual indica, que se deben hacer revisiones periódicas de su funcionamiento y realizar los ajustes pertinentes según la madurez alcanzada mediante su fortalecimiento; de tal manera que esta es una actividad que se debe tener presente y que la Oficina de Control Interno ha venido ejecutando trimestralmente, presentando al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud las recomendaciones pertinentes.

Una vez finalizado el trabajo, el Representante de la Dirección debe verificar que todos los elementos de Control del MECI 2.014 se encuentren diseñados e implementados conforme a la estructura del mismo, a fin de garantizar que las acciones realizadas se hayan ejecutaron de acuerdo con la autorregulación y según las normas que rigen a la Superintendencia Nacional de Salud, debiendo la Oficina Asesora de Planeación presentar al Señor Superintendente Nacional de Salud, informe detallado y con evidencias sobre el particular, del cual desde ya agradecemos remitir copia a la Oficina de Control Interno, la cual en su función de control posterior, deberá verificar que el diseño e implementación, hayan sido realizados efectivamente conforme a la estructura del MECI 2.014, llamando especialmente la atención, en lo que tiene que ver con la adopción de la totalidad de procedimientos de la Institución, por Acto Administrativo.

Para lo expuesto; se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación, tener en cuenta el contenido del presente informe, como documento que analiza los factores que hacen falta por ejecutar, en cumplimiento del Decreto 943 de 2.014, para que estos sean culminados con éxito, reiterando que consideramos que el plazo señalado por la Ley y las circunstancias expuestas en este informe, han obligado a ejecutar una tarea maratónica, sin embargo como Entidad del Orden Nacional, debemos cumplir con los parámetros legales, a lo que se invita de una manera cordial y respetuosa, reiterando la Oficina de Control Interno, el reconocimiento en la labor hasta ahora ejecutada.

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En general, debe recordarse que el control interno es una herramienta cuyo propósito central es ayudar a la Alta Dirección a cumplir mejor sus obligaciones, siendo este el objetivo de la Oficina de Control Interno con las recomendaciones respetuosas contenidas en el presente documento. Por último, queremos exponer que los integrantes de la Oficina de Control I nterno siempre han estado prestos a brindar toda la colaboración para la efectiva actualización del Modelo Estándar de Control Interno, y siempre estarán a disposición de la Alta Dirección, para todo aquello en que puedan contribuir en busca del mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe de la Oficina de Control Interno Elaboro: Julio Cesar Reyes Zuluaga-Profesional Especializado Oficina de Control Interno

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