TALLER FINANZAS LA CLAVE PARA EL EXITO EMPRESARIAL

CONCEPTOS BASICOS CONTABLES Y DE COSTOS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Conceptos básicos contables Estados financieros básicos Importancia del cálculo de los costos de producción y prestación de un servicios Clasificación de los costos La fijación del precio Punto de equilibrio

CONCEPTOS BÁSICOS EN CONTABILIDAD DEFINICIONES IMPORTANCIA Y APLICACIONES

Uno de los elementos básicos en la administración de una empresa tiene que ver con la información financiera, no solo por su obligatoriedad legal para todos los comerciantes, sino para el control de las diversas actividades, tomar decisiones y planear el futuro de la empresa

CONCEPTOS BÁSICOS EN CONTABILIDAD

Contabilidad: Es la técnica que mediante el uso de métodos, herramientas, analiza y registra las operaciones comerciales que realiza una institución. El objetivo de la contabilidad es la presentación de Estados Financieros confiables y oportunos que muestren la realidad económica y financiera de la empresa

ACTIVOS Activos: Son los bienes y derechos de una Institución apreciables en dinero y de cuya utilización se esperan beneficios económicos futuros. Para efecto de análisis financiero se clasifican en: Activo corriente: Son los activos que son dinero o se pueden convertir en dinero en un plazo no superior a un año. A esta clase pertenecen los grupos: Disponible: Efectivo, Bancos, Cuenta de Ahorros Inversiones: Aportes en sociedades, CDT, Acciones Deudores: Clientes, Deudores varios, Préstamos a empleados. Retención y anticipos de impuesto. Inventarios: Materia prima, Productos terminados, Mercancías para la venta. Activo no corriente: conversión en efectivo en plazo superior a un año Propiedad planta y equipos: Llamados activos fijos. No se destinan a venta. Debe mostrarse la depreciación acumulada (Desgaste contable acumulado de los activos en razón del uso) Otros activos: Gastos pagados por anticipado, intangibles, etc.

PASIVOS Pasivos: Representan las deudas u obligaciones que tiene la institución con terceros en virtud de lo cual se está reconociendo que en el futuro deberá pagar. Para efectos financieros se clasifican en obligaciones de corto plazo y obligaciones de largo plazo.

Obligaciones de corto plazo: son aquellas cuyo pago debe hacerse en un plazo no superior a un año. Ejemplo proveedores, costos y gastos por pagar, iva por pagar, retención por pagar, obligaciones financieras (CP), etc. Obligaciones de largo plazo: Son aquellas cuyo vencimiento o pago abarcan más de un año ejemplo hipotecas y préstamos bancarios de más de un año.

PATRIMONIO

Patrimonio: Agrupa el conjunto de cuentas que representan la diferencia de comparar el Activo Total y el Pasivo externo, producto de los recursos netos que han sido suministrados por los propietarios ya sea directamente o como consecuencia de los resultados (utilidad o pérdida) de las actividades. ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

UTILIDAD O PERDIDA Utilidad (Perdida): La diferencia entre los Ingresos menos Egresos (Gastos y Costos) determina la utilidad o pérdida del periodo o ejercicio. Ingresos. Representan Rentas o beneficios operacionales y no operacionales de la empresa en el giro de las actividades principales o secundarias. Ejemplo venta de mercancías, ingresos por prestación de servicios, Arrendamiento recibido, intereses recibidos, utilidad en venta de A fijo, etc. Gastos: Representa los egresos que tiene una empresa necesarios en la actividad productora de rentas, ordinarios y extraordinarios ejemplos salarios, servicios públicos, arrendamientos, etc. Costos: Representa los egresos directos e indirectos para la producción y comercialización de un bien o la prestación de un servicio. Ejemplo: materia prima, manos de obra directa y costos indirectos.

CONCEPTOS BASICOS Sistema de causación: Tanto los ingresos como los Gastos y Costos se deben reconocer y contabilizarse como tales a pesar de que no se reciba el recaudo o se realice el pago. Documento soporte: Son los documentos contables que a la vez que dan información del origen de las operaciones comerciales de una empresa sirven de soporte para los registros en libros. Ejemplos: Facturas, Comprobante de pago, Recibo de consignación, Recibo de caja, etc. Operaciones comerciales: Hace referencia al intercambio económico de valores, Ejemplo: Compras, Ventas, Recaudos, Consignaciones, Pagos, Descuentos, Devoluciones, Periodo contable: Es el tiempo escogido por la empresa para elaborar los estados financieros

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

1. Estado de Resultados 2. Balance General 3. Estado de Flujo de efectivo

ESTADO DE RESULTADOS: Muestra la utilidad o pérdida durante un periodo contable. TIENE LOS SIGUIENTES COMPONENTES  Ingresos operativos: Venta de mercancías, Prestación de servicios  Ingresos no operativos: Intereses, arriendos etc.  Costos: Materiales, Mano de obra, Costos generales, Incurridos en la producción de un bien o prestación servicios.  Gastos Operacionales (Administración, Mercadeo y ventas, Generales  Gastos no operativos: Extraordinarios, Financieros,

ESTADO DE RESULTADOS

Venta de mercancías Devolución y descuento en venta Ventas netas Costo de mercancía vendida (Costo de ventas) Utilidad bruta en ventas Gastos de operación Gasto de personal Gastos de arriendos Gasto de servicios públicos Gasto de depreciación Otros gastos Gasto de seguros Gasto de provisión de cuentas malas Total Gastos de operación Utilidad operativa (UAII) Rendimientos financieros Intereses a entidades financieras Utilidad antes de impuestos (UAI) Menos provisión de impuestos Utilidad neta del periodo

19,960 800 19,160 5,160 14,000 1,600 3,300 1,800 400 600 60 40

33%

7,800 6,200 200 800 5,600 1,848 3,752

Formulario de autodiagnóstico: Responda SÍ o NO a las siguientes preguntas: 1. En mi negocio se registran todas las operaciones que se realizan 2. En la presentación de informes revisamos detalladamente el Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado del Flujo de Efectivo 3. La contabilidad se revisa mensualmente con el contador 4. Cuento con documentos de soporte como facturas, recibos de caja y comprobantes de egreso 5. Toda venta efectuada cuenta con su correspondiente factura 6. Llevo un minucioso registro de ventas, compras y pagos efectuados 7. Conozco con claridad cuál es la rentabilidad de mi negocio 8. Tengo bien establecidas las líneas de productos o servicios que más ingresos generan en mi negocio 9. Sé con exactitud cuáles son los insumos o mercancías que más cuestan en mi operación 10. Conozco con exactitud las obligaciones financieras que tiene mi empresa y su costo financiero

Resultados: - Si contestó NO a por lo menos una pregunta es importante que revise las ventajas de llevar un registro contable adecuado. - Si respondió NO a más de tres preguntas es urgente que revise con su contador la manera en que manejan la contabilidad en su empresa y haga los correctivos necesarios

TALLER 1 IDENTIFICACIÓN DE CUENTAS

Anticipo de impuestos Aportes de nómina por pagar Aportes sociales Bancos Caja Clientes Costo de ventas Cuentas por cobrar a trabajadores Depreciación acumulada Devoluciones y descuento en ventas Gasto de arriendos Gasto de depreciación Gasto de intereses Gasto de servicios públicos Gastos de personal

TALLER 1 IDENTIFICACION DE CUENTAS

Impuesto de renta por pagar Inventario de mercancías Inversiones en bonos Iva por pagar Muebles y equipos Obligaciones financieras Otros gastos Prestaciones sociales por pagar Proveedores Rendimientos financieros Retenciones por pagar Utilidades retenidas Ventas

TALLER N° 2 Elaboración de estados financieros Código 1105 1110 1205 1305 1355 1365 1415 1524 1592 2105 2205 2365 2370 2404

CUENTAS Caja Bancos Inversiones en bonos Clientes Anticipo de impuestos Cuentas por cobrar a trabajadores Inventario de mercancías Muebles y equipo de oficina Depreciación acumulada Obligaciones financieras Proveedores Retenciones por pagar Aportes de nómina por pagar Impuesto de renta por pagar

SALDO 700,000 1.324,000 10,000,000 39,760,000 3,260,000 700,000 9,600,000 87,232,000 3.580,000 72,000,000 17,848,000 524,000 1,220,000 200,000

TALLER N° 2 Elaboración de estados financieros 2405 2510 3115 3705 4105 4175 4210 5105 5115 5120 5130 5140 5305 6105

Iva por pagar Prestaciones sociales por pagar Aportes sociales Utilidades retenidas Ventas Devoluciones y descuento en ventas Rendimientos financieros Gastos de personal Gasto de arriendos Gasto de servicios públicos Gasto de depreciación Otros gastos Gasto de intereses Costo de ventas

4,184,000 900,000 30,000,000 3,000,000 100,000,000 400,000 1,800,000 14,400,000 3,000,000 1,000,000 480,000 1,200,000 4,200,000 58,000,000

COSTOS

Costos: Se tiende a asociar el término costo con las erogaciones relacionadas con la producción de un bien o la prestación de un servicio. En el caso de la producción de bienes, es decir, en la actividad manufacturera estos costos sufren un proceso de acumulación, previo a su confrontación con los ingresos, a través de las diferentes cuentas de inventario que se utilizan para su registro. En el caso de los servicios, como estos no son acumulables en un inventario por ser intangibles, los costos en que se incurre para producirlos se confrontan directamente con los ingresos del período. .

COSTOS Y GASTOS Ejemplos de servicios para los cuales se calcula un costo podrían ser: el costo de sincronizar el motor de un automóvil, el costo de emitir una póliza de seguro, el costo de tramitar un crédito bancario, etc.

Por gastos se debería entender, por lo tanto, cualquier otra erogación diferente a las propuestas anteriormente. Se agrupan en esta categoría los gastos de administración, gastos de ventas y los gastos financieros.

OBJETIVOS DEL ANÁLISIS DE COSTOS

Suministrar información interna para adoptar medidas de los siguientes tipos: 1. 2. 3. 4. 5.

Fijación de precios de venta Control de costos Decisiones sobre Subcontratación Decisiones sobre volumen-beneficio Presupuestación

CLASIFICACION DE LOS COSTOS Según su participación Directos: Son aquellos que se identifican plenamente con lo que se quiere costear, puede establecerse una relación directa, precisa o claramente medible con el producto del que hace parte. Por ejemplo, en la fabricación de una silla puede determinarse con claridad y mucha precisión la cantidad de madera y metal utilizada (materiales directos), lo mismo que la cantidad de horas invertidas para su elaboración (mano de obra directa), Indirectos: mientras que sería muy complejo o costoso calcular con precisión la cantidad de tiempo de supervisor (mano de obra indirecta), pegantes (material indirecto), lubricantes para el mantenimiento de las máquinas, energía, depreciación, impuesto predial, etc. (otros costos indirectos de fabricación), que se consume cada unidad producida, por la relación indirecta que tienen dichos rubros con el producto del que hacen parte. Es por ello que a los últimos rubros mencionados se les denomina costos indirectos de fabricación CIF.

Según su

ELEMENTOS DE COSTO 1.- Materiales directos representa las materias primas que se consumen o transforma en el proceso productivo; 2.- Mano de obra directa (MOD), está representado por Remuneraciones al personal), salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales del personal relacionado directamente en el proceso de producción, es decir, lo que se paga a los trabajadores que tienen contacto directo con el producto y que por lo tanto, si no hay producción no se incurre en este costo, lo cual en muchos casos no es totalmente cierto tal como veremos en el capítulo siguiente dedicado al costeo variable. 3.- Costos indirectos de fabricación (CIF), no son directamente identificables con los productos. Entre ellos están la mano de obra indirecta (MOI), con sus correspondientes prestaciones sociales (jefe de planta, supervisores, mecánicos, personal de aseo, etc.), materiales indirectos (lubricantes, combustibles, etc.), arrendamiento, depreciaciones, servicios públicos, seguros, impuestos prediales, mantenimiento y todos los demás que se requieran para garantizar la buena marcha de la producción.

CALCULO DEL COSTO DE DEPRECIACIÓN La depreciación: Se refiere al desgaste que sufren los activos fijos en razón del uso. Desde el punto de vista fiscal los activos fijos se les asignan una vida útil, según la siguiente relación

TIPO DE ACTIVO FIJO Terreno Edificación Maquinaria y equipo Muebles y enseres Vehículos

Años de vida útil No se deprecian 20 10 10 5

Tasa anual de Depreciación 0% 5% 10% 10% 20%

CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN

COSTO DE PERSONAL CON SALARIO MÍNIMO AÑO 2013

CONCEPTOS Salario mínimo mensual legal vigente Auxilio de transporte Subtotal Cesantías Prima de servicio Interés sobre cesantías Vacaciones Subtotal prestaciones sociales Aportes en salud Aporte pensión Aporte ARP Subsidio Familiar Total Aportes Parafiscales Total costo de personal

%

8,33% 8,33% 1,00% 4,33% 22,00% 8,5% 12,00% 1,50% 4,00% 26,00% 48,00%

VALOR 589.500 70.500 660.000 55.000 55.000 6.600 28.600 145.200 50.108 70.740 5.895 23.580 150.323 955.523

COSTOS SEGÚN SU COMPORTAMIENTO Los variables, son aquellos que fluctúan en relación directa con el volumen de producción,. Ejemplos de este tipo de costos son las materias primas, la mano de obra directa (Cuando se paga por unidad producida) y cualquier costo indirecto que de acuerdo con las características propias del proceso productivo fluctúe en forma directamente proporcional al volumen. Desde el punto de vista unitario, los costos variables son fijos por unidad. Los fijos son aquellos que permanecen constantes durante un período determinado y para una escala pertinente de producción. Están directamente relacionados con la capacidad instalada de la empresa, su incurrencia es fruto de decisiones específicas que toma la administración y pueden variar dependiendo de dichas decisiones. Por ejemplo, la administración puede decidir si para un volumen determinado de producción utiliza 1 o 2 supervisores, lubricantes de X o Y calidad, etc. hace el sistema tradicional de costeo total, también llamado "costeo absorbente". Desde el punto de vista unitario, los costos fijos son variables por unidad.

COSTO DE PRODUCCION Para el mes de julio de 2013 planea vender 1.000 unidades de su producto a un precio de venta de $15.000 por unidad. Al iniciar el mes tenía en existencia 200 unidades con un costo de $8.400 cada unidad. Se programa la producción de 900 unidades con base en los siguientes estimados. Materia prima: $5.100.000, Mano de obra: $2.400.000, Costos generales $600.000 La compañía utiliza el método PEPS (Primeras en entrar primeras en salir) para valorar sus inventarios. Los gastos de ventas equivalen a 20% de las ventas y se estima que los gastos de administración sean de $1.800.000. La empresa tiene un préstamo de $5.000.000 y paga intereses de 2% mensual Se pide Determinar el costo del inventario final Estado de costo y ventas presupuestado y Estado de Resultado

APLICACIÓN DEL COSTEO VARIABLE. Este sistema divide los costos Totales en dos grandes grupos: Los costos fijos y los costos variables. No importa la función a que pertenezcan. Costo fijo total: Es aquel que no varía aunque cambien los niveles de actividad. Por ejemplo Salarios, prestaciones y aportes de nomina del personal, cuando se paga por periodo arrendamiento, depreciación, etc. Costo variable total: Son aquellos que varían de acuerdo con los cambios en los niveles de actividad. Por ejemplo Materia prima, comisiones en ventas, pago a trabajadores por producción.

MARGEN DE CONTRIBUCIÓN Margen de contribución por producto Es la diferencia entre el valor de el precio de venta menos el costo variable por unidad. La vamos a simbolizar MC/Unidad Margen de contribución de la empresa: Es la diferencia entre el valor total de las ventas menos el costo variable total. La vamos a simbolizar MCT

EJEMPLO una empresa vende un producto por $5.000 y su costo variable es de $3.500 ¿Cuánto es el margen de contribución? ¿Cuál es el % de Margen de contribución?

MARGEN DE CONTRIBUCION

Precio de venta por unidad (P) Menos Costo variable Unidad (C) MARGEN DE CONTRIBUCIÓN (MC)

$ $ $

5.000 3.500 1.500

MARGEN DE CONTRIBUCIÓN PROMEDIO PONDERADO

PRODUCTOS

Costo Can unitario

Precio

COSTO TOTAL

INGRESO TOTAL

UTILIDAD

% MC

Sueter

144 12.400

21.000

1.785.600

3.024.000

1.238.400

41%

Tanga

72 5.950

16.000

428.400

1.152.000

723.600

63%

120 7.000

14.600

840.000

1.752.000

912.000

52%

90 9.300

18.000

837.000

1.620.000

783.000

48%

3.891.000

7.548.000

3.657.000

48,45%

Pantaloneta

Falda TOTAL

DETERMINACION DEL PRECIO 1. ¿En cuánto tengo que vender lo que me cuesta $2400 si quiero obtener un margen de contribución sobre ventas de 40%? 2. ¿En cuánto tengo que vender lo que me cuesta $3500 si quiero obtener un margen de contribución sobre ventas de 30%?

RELACIÓN COSTO - VOLUMEN UTILIDAD

Los ingresos, los costos, y el volumen de la actividad son tres variables importantísimas que deben tenerse en cuenta en la Gestión. La administración adecuada de ellas es garantía de éxito.

PUNTO DE EQUILIBRIO:

PUNTO DE EQUILIBRIO Ejemplo: Una empresa tiene Costos Fijos totales mensualmente de $1.200.000. El precio de venta por unidad es $4.000 y el costo variable por unidad es de $2.400. Se pide calcular el punto de equilibrio.

Costo Fijo Total Precio/ Unidad Costo variable/ unidad Margen de contribución/unidad

1.200.000 4.000 2.400 1.600

PUNTO DE EQUILIBRIO CUANDO LA EMPRESA VENDE VARIOS PRODUCTOS

PUNTO DE EQUILIBRIO CUANDO LA EMPRESA VENDE VARIOS PRODUCTOS A continuación se presenta el Estado de resultados de la empresa Productos ROMY en el mes de julio de 2013:

ESTADO DE RESLTADOS Ingresos por prestación de servicios - Costo variable total = MARGEN DE CONTRIBUCIÓN - Costo fijo Total = UTILIDAD DE OPERACIÓN

$ 15.000.000 $ 10.500.000 $ 4.500.000 $ 4.800.000 ($ 300.000)

Se pide determinar el valor mínimo de ventas que debe realizar por mes para no perder.

PUNTO DE EQUILIBRIO CUANDO LA EMPRESA VENDE VARIOS PRODUCTOS

LA PLANEACIÓN DE LA UTILIDAD Y LA RELACIÓN COSTO - VOLUMEN - UTILIDAD

Dentro de un esquema de planeación, en un proyecto, programa, a la empresa no le interesa conocer el punto de equilibrio, sino también determinar los ingresos necesarios para cubrir además de los costos los requerimientos como utilidades, impuestos, abonos de deuda, renovación de activos, etc.

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