Ejecución presupuestal de gastos de viaje CIC PRO-02-1-02-01 FECHA PUBLICACIÓN 08/07/2016 MACROPROCESO
NIVEL 1
Investigación
Producción de Conocimiento
NIVEL 2 Gestión Administrativa para la Investigación
1.
Tabla de Contenido OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 6 11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 6 12. ANEXOS ....................................................................................................................................... 6
Dirección de Planeación y Evaluación
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NIVEL 1
Investigación
Producción de Conocimiento
NIVEL 2 Gestión Administrativa para la Investigación
1. OBJETIVO Facilitar la compra de tiquetes y el trámite de viáticos solicitados por los profesores para la ejecución de sus proyectos. 2. ALCANCE El proceso inicia con la recepción de la solicitud de gastos de viaje y finaliza con la liberación en SAP de los mismos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Reglamento del CI. Política de gastos del CIC. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Asistente Administrativo y Financiero
4.2. Responsabilidades Asistente Administrativo y Financiero - CIC
Garantizar la compra de tiquetes y el trámite de viáticos de acuerdo a la política establecida.
Asistente Administrativo y Financiero – Facultad de Artes y Humanidades
Recibir los documentos destinados a la decana y hacerle entrega de los mismos.
5. DEFINICIONES Viáticos: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a un funcionario, para realizar un viaje. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo – Ejecución presupuestal de gastos de viaje 6.2. Descripción de actividades - Ejecución presupuestal de gastos de viaje ENTRADA PROVEEDOR
Solicitud de gastos de viaje Profesor
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Investigación
Producción de Conocimiento
SALIDA
Tiquete comprado y liberaciones de viáticos en SAP
CLIENTE
Profesor
ACTIVIDAD
1
DESCRIPCIÓN
Por correo electrónico se solicita al Solicitar Asistente Administrativo y Financiero cotizaciones de viaje del CIC las cotizaciones para los gastos de viaje. Una vez recibida una solicitud de compra de tiquete (por correo electrónico o personalmente), se gestionan cotizaciones con diferentes agencias.
NIVEL 2 Gestión Administrativa para la Investigación
RESPONSABLE
SISTEMA
DOCUMENTOS
Profesor
2
Gestionar cotizaciones con agencias
3
Informar al profesor Se le envían al profesor las distintas las ofertas ofertas.
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
4
Evaluar y decidir la mejor oferta
Profesor
5
Enviar cotización seleccionada a Se envía la cotización al Asistente Asistente Administrativo de la Facultad de Artes Administrativo de la y Humanidades. Facultad
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
Cotizaciones
Cotización
El profesor evalúa las ofertas y selecciona una.
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
Cotizaciones
6
Remitir al Decano
Se envía la cotización seleccionada a la Decana.
Asistente Administrativo y Financiero – Facultad Artes y Humanidades
7
Aprobar gasto en la cotización
Por medio de una firma en la cotización, se aprueba el gasto correspondiente.
Decano
8
Tramitar compra del En el sistema SAP se tramita la compra pasaje por SAP del tiquete.
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
SAP
9
Gestionar liberaciones
En el sistema SAP se libera la compra.
Liberadores técnicos
SAP
Se tramita la compra del tiquete directamente con la agencia seleccionada.
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
A través de correo electrónico se le envía al viajero el tiquete electrónico.
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
De acuerdo al reglamento se evalúa el
Asistente
Tramitar compra de 10 tiquetes con la agencia 11
Enviar al viajero tiquete electrónico
12 Evaluar valor
Tiquete electrónico
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Investigación
Producción de Conocimiento
solicitado
valor solicitado por el profesor.
Obtener formato de Se le solicita al profesor el formato de 13 descuento de descuento de nómina. nómina 14
Solicitar viáticos en el sistema
A través del sistema SAP se realiza la solicitud de viáticos.
NIVEL 2 Gestión Administrativa para la Investigación
Administrativo y Financiero - CIC Asistente Administrativo y Financiero - CIC Asistente Administrativo y Financiero - CIC
Formato de descuento de nómina SAP
A través del sistema SAP se gestiona el Asistente anticipo por gastos de viaje y se Gestionar anticipo y 15 Administrativo y generan soportes de los pantallazos del generar soportes Financiero - CIC sistema. Por medio de una firma en los soportes impresos, se aprueba el anticipo.
Decana
Gestionar liberaciones
En el sistema SAP se tramitan las liberaciones.
Decano
Radicar anticipo en oficina de CxP
Asistente Se realiza la radicación correspondiente Administrativo y Financiero – en la oficina de CxP. Facultad Artes y Humanidades
16 Aprobar anticipo
17
18
19
Remitir radicado al CIC
Se remite el radicado al Asistente Administrativo y Financiero del CIC.
Informar al viajero la Por correo electrónico se le informa al fecha de pago o 20 viajero la fecha de pago o de consignación de consignación de los viáticos. viaje
Soportes de anticipo
Soportes de anticipo
SAP
Asistente Administrativo y Financiero – Facultad Artes y Humanidades
Radicado
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
Una vez el viajero haya retornado de su viaje, se le solicitan las facturas Asistente Obtener facturas del 21 organizadas por servicios Administrativo y viaje (alimentación, alojamiento, transporte, Financiero - CIC entre otros). Legalizar anticipo 22 en SAP
23
Generar Informe de gastos en Excel
Con las facturas entregadas por el profesor, se legaliza el anticipo de gastos de viaje en SAP y se imprime un pantallazo de la legalización.
Asistente Administrativo y Financiero - CIC
En Excel se genera un reporte de castos Asistente con base en las facturas entregadas por Administrativo y el profesor. Financiero - CIC
Facturas
SAP
Excel
Informe de gastos
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Investigación
Producción de Conocimiento
Enviar soportes al Decano
NIVEL 2 Gestión Administrativa para la Investigación
Se entrega el pantallazo de la legalización en SAP y el informe de Asistente gastos al Asistente Administrativo de la Administrativo y Facultad de Artes y Humanidades para Financiero - CIC que se lo remita al Decano.
Soportes de legalización de gastos de viaje
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
PRO-25-3-01-05 Anticipos de Gastos de Viaje Pro-27-3-1-01-01 Solicitud de viaje
8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS OPERATIVO
Demoras en las liberaciones. Que el profesor no avise con anterioridad suficiente la solicitud de gastos de viajes. Comprar un tiquete que no corresponda a las fechas y/o lugar requerido por el solicitante.
CALIDAD DE SERVICIO
Que la emisión del tiquete no corresponda a la cotización inicial.
SEGURIDAD No aplica.
ADMINISTRATIVO
Vencimiento de la cotización aprobada por la decana.
LEGAL No aplica.
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Producción de Conocimiento
10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
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