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ASOCIACION DE MUNICIPALIDADES ECUATORIANAS

EL COMITE EJECUTIVO DE LA

ASOCIACION DE MUNICIPAUDADES ECUATORIANAS

Considerando: Que, eI Art. 559 de la I -ey ()rg:mica de Regimen Municipal esrablece que la Asociacion de \funicipalidades FI.:uatorianas es una persona juridica autonorna de Derecho Publico Y con patrimonio propio; Que, eI Titulo "Documentacion de Respaldo y su Archivo" de la Norma de Control Interne para el Sector Publico No. 210-04, deterrnina que todos los documentos de caracter administrativo y financiero deberan estar organizados de acuerdo a! sistema de archivo adoptado por la cntidad, dcbiendo responder a la realidad y a las ncccsidades institucionales; Que, es necesario regular, controlar y estandarizar eI manejo de los docurnentos en sus ditcrcntes fases en las dcpcndcncias que conforrnan la Asociacion de MunicipaJidades Ecuatorianas; asi como disponer de Archivo Central que dcrnande los mismos proccdimientos a los Archives de la Prcsidencia, Secrctaria General, Oficinas Tccnicas Regionales y Direcciones, para que se mantengan organizados en forma modema y tecnica; Que, resulta imprescindible expedir "EI Instructivo de Procedimientos para el Manejo y Archive Documental de la Asociacion de Municipalidades Ecuatorianas" conformc a la normativa legal vigentc en cl pais; En uso de las atribuciones que Ie confiere cI Art. 14 numeral 9 del Estatuto de la Asociaei6n de Municipalidades Ecuatorianas cxpide:

El Instructivo de Procedimientos para el Manejo y Archivo Documental de Ja

Asociad6n de Munidpalidades Ecuatorianas

De las Generalidades

Art. 1.- Objetivos.- EI presente instructivo tiene como objetivos: estandarizar los procedimientos del rnanejo documental en las dependencias de la A.\fE; llevar un sistema unificado de archive; y, proporcionar informacion generada en la institucion.

Art. 2.- Responsables> Para facilitar el manejo de los docurnentos, el trarrute sera desconcentrado, dcbiendo la Secretaria General administrar los documentos pcrtenccientcs a la Presidencia y Secretaria General y de aquellos documentos que hayan sido preparados para la firma de dichas autoridades. De igual forma, adrninistraran las Secretarias de las Oficinas Tecnicas Regionales y Direcciones, de aqueUos documentos inherentes a su trabajo.

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ASOCIACION DE MUNICIPALIDADES ECUATORIANAS

Sera responsabilidad de cumplir las rareas inherentcs al cargo, todo cI personal de sccrcrarias y los dcm.is que sc hallcn involucrados en cl manejo de docurncntos. I .as fases que conrernpla el tlujo de los trarnites en cada area, csto es, ingreso y despacho, esta a cargo del personal de la Unidad de Archive Central; y, en cuanto al trarnite, Ie corrcsponde a cada una de las sccretarias de la Prcsidencia, Sccrctaria General, Oficinas Tecnicas Regionales y de las Dircccioncs de la .\sociacion de Municipalidades Ecuatorianas, Es obligacion de rodas las Dependencias de la Asociacion de Municipalidades Ecuatorianas, as! como de su personal; observar y aplicar las nonnas, procedimicntos, mecanisrnos y demas disposicioncs legales y reglamentarias que sc encucntran vigcntes.

An. J.- Propicdad.- Toda docurnentacion 0 correspondencia de caracter oficial que se genera o que ingresa a la Asociaci6n de Municipalidades Ecuatorianas, cs propiedad de Ia instituci6n.

Del manejo documental

An. 4.- Proccdimientos.- La documentaci6n puede originarse de un agente externo que rcquiere de contestacion oportuna por parte de las autoridades de la Instituci6n; asi como tarnbien de agentes intemos -autoridades, funcionarios y ernpleados de la AME-; en ambos casos sc debe seguir una secuencia de pasos, dependiendo si eI agente es interno 0 externo.

a.

DncJlmentOl

provenientel de acentel intqnOl.

La docurnentacion interna entre autoridades, funcionarios y ernplcados de la A.ME, se rcccptara por cad a Secrctaria a fin de ser atendida de rnancra oportuna, dcbicndo scr registrada para el control respective. Ingresada y registrada la documentaci6n interna, sera entregada al jefe inmediato para que proceda a disponer 10 que corresponda, Las cornunicaciones deberan realizarse mediante memoranda interno, en hoja papel bond, con

d logotipo institucional, que incluya en la parte superior: d ruimero de memo sccucncial de menor a mayor con las siglas del departamento emisor y del primer apellido de la persona que claboro cI docurnento, y cI afio; lucgo se debe incluir los nombres del funcionario emisor y su cargo; nornbres del destinatario y su cargo; el terna a tratarse; y, cllugar y fecha de emisi6n del documento. Se elaboraran dos o riginales, que reposaran, uno en la dependencia emisora y otro en la destinataria, para su archive a cargo de las Secretarias.

b.

Documentos provenientes de a&entes extemos.

Consultas y comunicaciones. En cuanto a esta documentaci6n extema dirigida al Cornite Ejecutivo, Secretaria General, Oficinas Tecnicas Regionales, Direcciones, Jefaturas 0 Unidades de la ALVIE, sera receptada por la persona encargada de 1a Unidad de Archive

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