Empresa de Renovación Urbana

Gestión Corporativa (GCO)

Procedimiento generación de informes financieros

Septiembre 2012

PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión Corporativa

Código: GCO-PD- 026 Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199 Página 2 de 7

SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Hoja de Control de Versiones Versión

3.0

Número y Fecha Acto Administrativo

Descripción Modificación

Resolución 199 del 17 Se modifico el procedimiento, detallando de septiembre de 2012 cada una de las actividades contenidas.

No. de Folios Versión 25

PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión Corporativa

I.

Código: GCO-PD- 026 Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199 Página 3 de 7

SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración y presentación de informes financieros periódicos, de acuerdo a la normatividad vigente en esta materia.

II. ALCANCE El procedimiento inicia con la generación de los comprobantes contables y termina con la presentación y aprobación de los Estados Contables a la Junta –Directiva de la ERU. Este procedimiento aplica para todos los informes relacionados con los Estados Contables de la Empresa.

III. POLITICAS DEL PROCEDIMIENTO  Que la información financiera, económica, social y ambiental de la Empresa sea reconocida y revelada con sujeción a las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación.  Garantizar que la generación de información contable sea confiable, relevante y comprensiva, a través de los informes presentados.  Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes disposiciones de la Contaduría General de la Nación.  Incluir todos los hechos económicos que afectan potencial y realmente la Entidad, con plena observancia del Régimen de Contabilidad Pública.  La presentación de informes financieros se realizara de acuerdo con los términos establecidos por los entes de control.

IV. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA Ver normograma del proceso de Gestión Corporativa

V. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Régimen de Contabilidad Pública: Medio de normalización y regulación de la contabilidad pública en Colombia. El Régimen de Contabilidad Pública contiene la regulación contable pública de tipo general y de tipo específico. La regulación contable pública de tipo general está contenida en el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP. La regulación de tipo específico está contenida en el Manual de Procedimientos y en la Doctrina Contable Pública.

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Código: GCO-PD- 026 Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199 Página 4 de 7

SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

VI. GLOSARIO DE TÉRMINOS Ajuste: Registro contable elaborado para que las cuentas revelen saldos razonables, realizado generalmente antes de la presentación de los estados, informes y reportes contables. También es conocido como asiento o registro de ajuste. Balance de prueba. Informe que contiene las partidas registradas en el libro mayor con indicación de sus saldos débitos y créditos. También es conocido como Balance de comprobación. Balance general. Estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente. Causación. Ver Devengo. Certificación de estados contables básicos: Escrito que, firmado por el representante legal de la entidad contable pública y el contador público de la misma, contiene la declaración expresa y breve de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró conforme a la normativa señalada en el Régimen de Contabilidad Pública, y que la información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, además que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados contables básicos, y principalmente: a) Que los hechos, transacciones y operaciones han sido reconocidos y realizados por la entidad contable pública durante el período contable b) Que los hechos económicos se revelan conforme a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública c) Que el valor total de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, ha sido revelado en los estados contables básicos hasta la fecha de corte, por la entidad contable pública, y d) Que los activos representan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros y los pasivos representan hechos pasados que implican un flujo de salida de recursos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, en la fecha de corte. CHIP - Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública. Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, económica, social y ambiental, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. Comprobante: Documento utilizado como evidencia para el registro de una operación.

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Código: GCO-PD- 026 Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199 Página 5 de 7

SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Comprobante contable: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente. Conciliación de información: Comparación entre los datos informados por una dependencia u otra entidad sobre los movimientos generados y reportados, con los libros de contabilidad de la entidad contable pública, con explicación de sus diferencias si las hubiere. Consistencia: Condición para que se cumpla la característica de la información contable pública de Comprensibilidad, que se manifiesta cuando los criterios que orientan su elaboración se aplican de manera coherente y uniforme Contador General de la Nación: Funcionario de la rama ejecutiva, nombrado por el Presidente de la República, quien lleva la Contabilidad General de la Nación y la consolida con la de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera sea el orden al que pertenezcan. Le corresponden las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país. Contaduría General de la Nación. Entidad de carácter técnico, creada como unidad administrativa especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía presupuestal, técnica y administrativa, a través de la cual, el Contador General de la Nación desarrolla el mandato constitucional de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país. Devengo. Principio de contabilidad pública por el cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. También se conoce como Causación. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. Estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. Estado de cambios en el patrimonio. Estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado a otro.

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Estado de flujos de efectivo. Estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones. Informe: Documento que contiene las conclusiones obtenidas al examinar los aspectos financieros, económicos, sociales y ambientales de una entidad contable pública. Libro diario. Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. Libro mayor. Libro de contabilidad principal que contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del libro diario; y el saldo final del mismo mes. Notas a los estados contables. Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados contables, de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. Período contable: Principio de Contabilidad Pública que corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre.

VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Ver anexo No 1

VIII.

REGISTROS RELACIONADOS (EVIDENCIAS) Tipo de almacenamiento Código

Nombre Físico

N/A

Comprobante contable

X

N/A

Balance de prueba

X

N/A

Matriz en excel

X

Magnético (Causación)

PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión Corporativa

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

Código: GCO-PD- 026 Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199 Página 7 de 7

SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Formato CGN2005.001_Saldos y Movimientos Formato CGN205.002_Operaciones Recíprocas Formato DDC-2007_100 Formato estado de cambios en el patrimonio Formato CGN98.003 - Tabla de Composición Patrimonial, Estado de Flujo de Efectivo e Informe de Litigios y Demandas. Balance general Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental Notas a los estados contables información

X X X X

X

X X X

N/A

Certificación de contable Libro diario y mayor

N/A

Requerimientos de organismos

X

N/A

Respuesta a requerimiento

X

N/A

Estados contables

X

N/A

Presentación

X

X X

IX. ANEXOS -

Anexo 1 Descripción de actividades generación de informes financieros

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Gerente General

Junta Directiva

Tiempo

Observaciones

Inicio Corresponde a generación contables? 1 Si: pasa a actividad 2 No: pasa a actividad 11

de

comprobantes

No

Si A

Generar comprobantes contables 2 Cada módulo del Sistema Apoteosys, genera los comprobantes respectivos en forma mensual

Realizar la apertura del periodo contable Ingresar al Sistema Apoteosys y realizar la apertura del mes en curso una vez se haya causado las cuentas por 3 pagar radicadas en la Dirección Corporativa y Control Interno Disciplinario -macroactividad de compras.

Realizar análisis, ajustes, necesarios para la consistencia de la información Una vez analizada la información contable de la empresa del mes anterior, se realizan los ajustes respectivos, tales como: ajustes a cifras de miles de pesos en impuestos, ajustes a cifras de pesos por cada centro de utilidad en cargos diferidos-estudios y proyectos, actualización de 4 derechos fiduciarios (fiducias), análisis de cuentas por pagar, ajustes de nómina, tesorería, cajas menores, ajustes a la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo, Materiales y suministros y los ajustes derivados de las conciliaciones de información contable entre otras.

Comprobante contable

Profesional de contabilidad

1 día

Los responsables de cada módulo que integran el Sistema de Apoteosys tienen la obligación de generar los comprobantes correspondientes. El tiempo es sujeto al tipo de comprobante que se genere

5 minutos

Profesional de contabilidad

El primer día hábil de cada mes se realiza la apertura del mes en curso

Profesional de contabilidad

Se tiene en cuenta el procedimiento de conciliación de información, por lo tanto los tiempos son los definidos en este

B

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Gerente General

Generar balance de prueba por cuenta detalle en forma preliminar Generar el balance de prueba por cuenta detalle en forma 6 preliminar desde el sistema Apoteosys.

Profesional de contabilidad

Balance de prueba

Revisar balance de prueba por cuenta detalle Se procede a revisar el balance de prueba por cuenta 7 detalle con el fin de verificar la consistencia de la información.

Profesional de contabilidad

45 minutos

Profesional de contabilidad

2 días

La fecha de cierre estipulada en el documento políticas contables (quinto (5) día hábil del mes siguiente). Todos los procesos automáticos que realiza cada modulo deben haberse corrido para poder realizar este proceso.

Si

Generar comprobante e imprimir Cuando se presentan inconsistencias se revisa que la produjo y se procede a realizar los ajustes del caso 9 (responsables de la información). Imprimir los respectivos Comprobante contable comprobantes que se generaron desde el módulo de Contabilidad

El informe corresponde a estados contables? 11 Si: pasa a actividad 12 No: pasa a actividad 39

Observaciones

No

Existen inconsistencias en la información? 8 Si: pasa a la siguiente actividad 9 No: Pasa a la actividad 10

Generar balance de prueba por cuenta detalle en forma definitiva 10 Generar el Balance de Prueba por Cuenta Detalle en forma Definitiva desde el Sistema Apoteosys. Pasa a fin

Tiempo

5 minutos

B Realizar el cierre del periodo contable Ingresar al Sistema Apoteosys y proceder a realizar el 5 cierre del periodo contable

Junta Directiva

Balance de prueba

Profesional de contabilidad

Profesional de contabilidad

A No Si D

C

1 día

Este proceso es realizado por el responsable de la mocroactivad donde se identifique la inconsistencia.

45 minutos

Una vez se tenga el Balance de Prueba se procede a realizar los Estados Financieros

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Gerente General

Junta Directiva

Tiempo

D

ESTADOS CONTABLES TRIMESTRALES Generar matriz en Excel 12 Se organiza plantilla en Excel (SHD) donde se generan los informes respectivos

matriz en Excel

Profesional de contabilidad

2 horas

Generar balance de prueba por cuenta detalle expresado en miles de pesos Ingresa por sistema financiero / contabilidad / informes 13 contables / informes y movimientos por cuentas; se da las opciones que se requieran en el informe, esta expresada en miles de pesos, seleccionando el período correspondiente.

Balance de prueba

Profesional de contabilidad

5 minutos

Profesional de contabilidad

40 minutos

F

14 Imprimir balance de prueba por cuenta

Ingresar información en la Matriz Excel: Al diligenciar la información en la matriz esta es 15 expresada en cifras de miles de pesos y desagregada a nivel de subcuentas. Esta matriz es diligenciada por Formatos.

Matriz en Excel diligenciada

Ingresar información al formato CGN2005.001_Saldos y Movimientos: Al diligenciar la información, se tiene en cuenta los saldos Formato iniciales que son los saldos finales en el mes anterior, 16 CGN2005.001_Saldos este es clasificado en corriente y no corriente. y Movimientos Este formato automáticamente genera el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

Ingresar información formato CGN205.002_Operaciones Recíprocas: Ingresar información contable de acuerdo con el formato Formato CGN205.002_Operaciones Recíprocas, en cifras de 17 CGN205.002_Operacio miles de pesos en corriente y no corriente. nes Recíprocas:

Observaciones

Esta actividad se realiza en forma manual en la matriz en hojas de Excel predeterminado por la oficina de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda Distrital.

El tiempo depende del detalle de la información que se requiera

Esta actividad se realiza en forma manual

Profesional de contabilidad

Profesional de contabilidad

5 horas

Profesional de contabilidad

2 horas

E

Esta información se valida en el Sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación (trimestralmente), Validador contable de la Secretaria de Hacienda Distrital (trimestralmente) y por SIVICOF de la Contraloría Distrital (anual).

Esta información se valida en el Sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación (trimestralmente), Validador contable de la Secretaria de Hacienda Distrital (trimestralmente) y por SIVICOF de la Contraloría Distrital (anual).

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Ingresar información formato DDC-2007_100 Ingresar información contable de acuerdo con la información del formato CGN205.002_Operaciones Recíprocas, en cifras de miles de pesos en corriente y no 18 corriente.

Registro

Formato DDC2007_100

Formato CGN98.003 Registrar información adicional Tabla de Composición Registrar Información en los siguientes formatos: Formato Patrimonial, Estado de CGN98.003 - Tabla de Composición Patrimonial Cambios en el 20 (trimestral), Estado de Cambios en el Patrimonio Patrimonio, Estado de (trimestral), Estado de Flujo de Efectivo (anual) e Informe Flujo de Efectivo e de Litigios y Demandas (trimestral) . Informe de Litigios y Demandas.

23

Gerente General

Junta Directiva

Tiempo

Profesional de contabilidad

20 minutos

Profesional de contabilidad

30 minutos

Profesional de contabilidad

2 día

Profesional de contabilidad

¿Se encontraron inconsistencias? No: continúa con la actividad.23 22 Si: Devuelve a actividad 12 Validar información en la Extranet de la SHD Validar la información en la Extranet de la Secretaría de Hacienda, con respecto a los Formatos "CGN2005.001_Saldos_y_ Movimientos"; "CGN2005.002_Operaciones_Reciprocas” y DDC-2007100.

Dirección Corporativa Contabilidad

Observaciones

E

Ingresar información en formato estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en 19 Registrar información en el estado de cambios en el el patrimonio patrimonio

Revisar información registrada Revisar la información consignada en la matriz de Excel, 21 teniendo en cuenta los controles establecidos dentro de la misma y el resultado del ejercicio.

Responsable (Cargo)

2 horas

F

Esta información se valida por el Validador contable de la Secretaria de Hacienda Distrital (trimestralmente).

Punto de control: Esta revisión se hace por grupos de cuentas, es decir iniciando con el Grupo 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Adicionalmente, se verifica el resultado del ejercicio y se tienen en cuenta los controles que trae la Matriz al final del Formato CGN2005.001

Si

No

Profesional de contabilidad

1 hora

Anualmente se envía la información de la Notas a los Estados en documento Electrónico por el portal de la extranet de la SHD.

G

Transmitida electrónicamente por el validador de Contabilidad de Secretaria de Hacienda Distrital. Verificar que la información reportada en medio impreso coincide con la reportada en el medio magnético y electrónico. Se organiza el archivo para validar la información

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Gerente General

Junta Directiva

Tiempo

Observaciones

G ¿Se encontraron diferencias? 24 Si: pasa a actividad 25 No: continua con la actividad 26

Por lo general los errores corresponde a campos vacios sin cero, eliminación de columnas vacías, entre otros

Si

No 25 Imprimir inconsistencias generadas y corregir

26

Imprimir reporte de validación de la SHD Una vez validada la información por la extranet de la SHD, se imprime el reporte respectivo.

Profesional de contabilidad

2 hora

Profesional de contabilidad

2 minutos

Validar información en el sistema CHIP Validar la información en el Sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación, con respecto a los Formatos "CGN2005.001_Saldos_ y_ Movimientos" y "CGN2005.002_Operaciones_ Reciprocas "en corriente y no corriente. 27

Profesional de contabilidad

Anualmente se valida la información de los Formatos CGN2005NE_003_Notas_de_Caracter_Específico y CGN2005NG_003_Notas_de_Caracter_General

1 hora

En el procedimiento relativos a los estados, informes y reportes contables de la CGN se encuentran las condiciones del archivo a reportar electrónicamente. Anualmente estos mismos formatos también son transmitidos al sistema SIVICOF Contraloría Distrital, de acuerdo a sus especificaciones.

No

¿Se encontraron diferencias? 28 Si: pasa a actividad 29 No: continua con la actividad 30

Si 29 Imprimir inconsistencias generadas y corregir Imprimir reporte de validación del Sistema CHIP Una vez validada la información por el Sistema CHIP de 30 la Contaduría General de la Nación, se imprime el reporte respectivo.

Generar balance general Una vez validada la información en la CGN y SHD se 31 procede a generar el Balance General Comparativo a nivel 4

Balance general

Profesional de contabilidad

2 hora

Profesional de contabilidad

2 minutos

Profesional de contabilidad

1 hora

H

Actividad realizada en forma manual. El Balance General es comparativo con la vigencia anterior.

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

Página 6 de 9__________

SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Generar estado de actividad financiera, económica, social y ambiental Estado de actividad 32 Una vez validada la información en la CGN y SHD se financiera, económica, procede a generar el Estado de Actividad Financiera, social y ambiental Económica, Social y Ambiental Comparativo. Elaborar y revisar notas a los estados contables Anualmente se elaboran las notas a los estados contables en forma comparativa de acuerdo con el balance de prueba por cuenta detalle con corte a diciembre 31 de 33 cada vigencia.

Notas a los estados contables

Elaborar oficios y remitir Elaborar los oficios correspondientes remitiendo la Oficios de remisión de 34 información contable respectiva, para los diferentes entes información de control que los requieran.

Imprimir reportes y realizar el proceso de firmas en los estados contables Imprimir la información contable, firmar como Contador 35 de la entidad y enviar los documentos a firmas del Gerente General y del Director Corporativo y Control Interno Disciplinario.

Firmar estados contables Revisar y firmar los estados financieros y la información 36 complementaria.

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Corresponde a libros oficiales de contabilidad? Si: pasa a actividad 40 39 No: pasa a actividad 45

Junta Directiva

Tiempo

H

Observaciones

1 hora

Actividad realizada en forma manual. El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental es comparativo con la vigencia anterior.

7 días

Actividad realizada en forma manual en Word. El documento Word son firmados por el Contador de la Empresa y el Representante Legal. En el CHIP esta actividad se realiza en forma manual y resumida dependiendo de los caracteres que exige este aplicativo.

Profesional de contabilidad

1 hora

Actividad realizada trimestralmente en forma manual en Word. Estos oficios van con el Vo.Bo. del Director Corporativo y CID

Profesional de contabilidad

1 hora

Profesional de contabilidad

Profesional de contabilidad

Profesional de contabilidad Director Corporativo Gerente general

10 minutos

Archivar información Archivar la información mensual, trimestral, semestral o 37 anual de los Estados Contables de la Empresa. Publicar los estados contables Una vez validada la información contable y firmada, se 38 publicarán en la cartelera de la Empresa. Pasa a Fin

Gerente General

I

Profesional de contabilidad

10 minutos

C No K

Si J

1 hora

Verificar que toda la información haya quedado firmada por las partes, para ser radicada y enviada física por los órganos requeridos

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD Generar libro diario y mayor preliminar Generar el libro diario y mayor en forma preliminar desde 40 el Sistema Apoteosys/módulo contabilidad

Dirección Corporativa Contabilidad

Gerente General

Junta Directiva

Tiempo

Observaciones

J Libro diario y mayor preliminar

Revisar previamente el libro diario y mayor Se procede a revisar que sean consistentes sus 41 movimientos y totales. Así mismo se verifica el número de folios. Realizar seguimiento y elaborar actas de libros oficiales de contabilidad Una vez verificado el número de folios, si fuere del caso 42 se procede a elaborar una nueva acta de los Libros Oficiales de Contabilidad (Diario y Mayor).

Generar e imprimir libros oficiales: Generar e imprimir los libros oficiales de Contabilidad 43 desde el Modulo del Sistema Apoteosys en forma cronológica.

Responsable (Cargo)

libros oficiales

Profesional de contabilidad

30 minutos

Profesional de contabilidad

15 minutos

Profesional de contabilidad

30 minutos

Profesional de contabilidad

1 hora

Se imprime en borrador, no en las hojas oficiales.

Las Actas de los libros son firmadas por el Gerente General

I Archivar libros Archivar en la carpeta correspondiente los Libros 44 Oficiales de Contabilidad (Libro Mayor, Libros Diarios), en forma consecutiva mensual. Pasa a fin Corresponde a requerimientos organismos? 45 Si: pasa a actividad 46 No: pasa a informe de junta directiva

de

Profesional de contabilidad

10 minutos

K

diferentes

REQUERIMIENTOS - DIFERENTES ORGANISMOS Recibir y analizar requerimiento 46 Analizar el requerimiento de información realizado

Elaborar respuesta Preparar respuesta al requerimiento y documentar y/o 47 soportar el mismo. Imprimir respuesta y enviar a firma Imprimir la respuesta al requerimiento y entregarlo al Director Corporativo y Control Interno Disciplinario para 48 su Vo.Bo y/o firma.

No Si L requerimientos de organismos

Respuesta a requerimiento

Profesional de contabilidad

15 minutos

Profesional de contabilidad

1 día

Actividad realizada en forma manual en Word y/o Excel El tiempo es sujeto al tipo de requerimiento solicitado

Profesional de contabilidad

30 minutos

El tiempo es sujeto a los anexos requeridos

M M

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Junta Directiva

Tiempo

Director corporativo y CID

No

Se requieren ajustes? 50 Si: pasa a actividad 51 No: pasa a actividad 52

Si Profesional de contabilidad

51 Realizar los ajustes

Firmar respuesta

15 minutos

Una vez ajustado el documento y con el Vo.Bo del Director Corporativo y Control Interno Disciplinario pasa para firma del Gerente General y pasa a radicación para su respectivo trámite.

Gerente General

I

53

Enviar respuesta al organismo competente Pasa a fin

Correspondencia

L

No

Corresponde a informe para Junta Directiva? 54 Si: pasa a actividad 55 No: pasa a fin INFORME JUNTA DIRECTIVA ESTADOS CONTABLES - ANUAL Preparar estados contables y elaborar presentación 55 Se preparan los estados contables para presentarlos a la Junta Directiva y se elabora la presentación de estos

Aprobar presentación estados contables. Se realiza la presentación inicialmente al Director 56 Corporativo y Control Interno Disciplinario y cuando él lo solicite se presenta para aprobación del Gerente General y/o demás instancias.

Presentar estados contables a la Junta Directiva para su aprobación 57 Se realiza presentación a los miembros de la Junta Directiva de la ERU para su aprobación.

Observaciones

M

Revisar respuesta requerimiento 49 Recibir la respuesta preliminar y revisarla, solicitar los ajustes si es el caso

52

Gerente General

Si

I

Estados contables Presentación

Profesional de contabilidad

Director corporativo y CID

Director corporativo y CID o a quien se delegue

N

2 días

Dentro del primer trimestre del año, se deberá citar a la Junta Directiva para la aprobación de los Estados Contables con corte a diciembre 31 de la vigencia anterior. (Art. 29 del Acuerdo 01 de 2004, por la cual se adoptan los estutos de la ERU)

2 horas

La presentación de los estados contables se realiza actualmente en Power Point y Excel.

4 horas

La persona responsable de citar a los miembros de la Junta, ha enviado los soportes físicos de los Estados Contables. La presentación de los estados financieros la realiza el Director Corporativo y CID o quien delegue

Código: GCO-PD-026

Anexo No 1 Descripción de actividades PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS PROCESO: Gestión corporativa

Versión: 3.0 Fecha: 17 de septiembre de 2012 Acto administrativo: Resolución 199

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SUBPROCESO: Gestión financiera y presupuestal

Áreas o proceso responsable* No.

Actividad

Registro

Responsable (Cargo)

Dirección Corporativa Contabilidad

Gerente General

Junta Directiva

Tiempo

Observaciones

N

¿La Junta Directiva aprueba los estados financieros? Si: pasa a actividad 60 58 No: pasa a actividad 59

Si No

Realizar observaciones de la Junta: Efectuar las observaciones respectivos del caso y 59 presentar de nuevo los Estados Contables ante la Junta Directiva. Aprobar Estados Contables Realizar la aprobación de los Estados Contables y 60 registrar mediante acta de Junta de Junta directiva

Fin

Profesional de contabilidad

Acta de reunión

Junta Directiva

1 dia

I

1 día

El tiempo de la firma del Acta depende de lo que demore firmando el Presidente de la Junta que esta representado en el (la) Secretario (a) del Hábitat.