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Introducción SAP

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1. Sistema SAP R/3 1.1 Entrada al sistema 1.2 Entrada múltiple al sistema 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades 1.5 Pantalla SAP Easy Access: Configuración 1.6 Transacciones 1.7 Sistemas de salida: Impresión

1.8 Sistemas de salida: Órdenes de Spool propias 1.9 Sistemas de salida: Órdenes de Spool de otros usuarios 1.10 Funcionalidades de los listados

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1. Sistema SAP R/3 1.1 Entrada al sistema Para acceder al sistema puedes hacerlo desde:  NaturalNet  El acceso directo del escritorio  Botón Inicio  Programas  SAP Front End

A continuación, aparece la siguiente ventana de diálogo con los entornos de trabajo de SAP. En ella, debes seleccionar el que vas a utilizar y pulsar la tecla [Intro] o el botón “Acceder al sistema”- También puedes realizar un doble clic.

Los entornos definen distintos ámbitos de trabajo para los distintos grupos/personas que utilizan SAP.

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1. Sistema SAP R/3 1.1 Entrada al sistema En cualquiera de los casos, se abre la pantalla inicial de SAP. Esta ventana es la interfase de usuario al Sistema SAP:

En primer lugar, debes indicar el código del mandante según corresponda a “EMEA” (200) o “LATAM” (300). A continuación, informa la clave de usuario y contraseña. Una vez informados los campos necesarios, pulsa el botón “Tomar” o Enter.

Mandante o Cliente: por defecto 200

Usuarios: Nombre o ID de usuario que te identifica como usuario del sistema. Clave de acceso: clave alfanumérica correspondiente a tu contraseña de acceso al sistema. Idioma: lenguaje de uso dentro del sistema. Está predefinido.

El sistema permite dos únicos intentos erróneos, al tercer fallo bloqueará al usuario. 5

1. Sistema SAP R/3 1.1 Entrada al sistema La primera vez que accedas a SAP el sistema se muestra una pantalla de “Bienvenida”. En ella, sólo debes pulsar el botón “Continuar” para empezar a trabajar con el sistema. A continuación, solicita el cambio de clave de acceso.

Al modificar una clave de acceso debes utilizar 3 caracteres como mínimo y 8 como máximo. Se pueden utilizar cualquier combinación de caracteres alfanuméricos (letras de la “a” a la “z”, números de “0” al “9” y signos de puntuación). No se puede iniciar con ?, !, espacio en blanco, tres caracteres iguales (222at). Tampoco se pueden utilizar cualquiera de las 5 últimas claves de acceso que se hayan introducido anteriormente.

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1. Sistema SAP R/3 1.1 Entrada al sistema En el caso de que, posteriormente desees cambiar tu contraseña, tienes las siguientes opciones:

• Pulsar sobre el botón “Clave acceso nueva” una vez informados los campos correspondientes.

• Seguir la ruta de la Barra de Menú: Usuarios  Clave acceso nueva (También puedes utilizar la tecla de función F5).

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1. Sistema SAP R/3 1.2 Entrada múltiple al sistema Se muestra la primera pantalla propia del sistema denominada “SAP Easy Access SAP R/3”. Es el punto de entrada específica de usuario en el Sistema SAP. En las pantallas siguientes veremos la descripción de sus campos, así como la navegación y los menús que nos ofrece.

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1. Sistema SAP R/3 1.2 Entrada múltiple al sistema

En el caso de que abras más de una sesión de SAP con el mismo código de usuario y contraseña se mostrará esta subpantalla de advertencia. Debes seleccionar entre las opciones siguientes:

• Continuar con esta entrada al sistema y finalizar las entradas existentes (se pierden los datos no grabados).

• Continuar con esta entrada al sistema sin finalizar las entradas existentes.

• Cancelar esta entrada al sistema.

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1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 7

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1

3

2

4

5

1.

Barra de Menús

2.

Barra de Herramientas estándar

3.

Barra de título

4.

Barra de Herramientas de aplicación /transacción

5.

Menú de trabajo

6.

Barra de estado

7.

Minimizar/Maximizar/Cerrar.

8.

Menú desplegable esquina superior izda.

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1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 1. Barra de Menús: Los menús son desplegables. Cuando se selecciona una opción del menú aparecen las otras opciones. Estas permiten entre otras: gestionar los favoritos, acceder al buzón, fijar parámetros de transacción específicos de usuario, localizar transacciones, acceder a reportes, etc.

Los menús “Sistema” y “Ayuda” son estándar en cada pantalla SAP.

Los menús mostrados aquí dependen de en qué aplicación / transacción se esté trabajando. Estos menús contienen opciones de menú en cascada.

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1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 2. Barra de herramientas estándar de SAP: Esta Barra presenta botones genéricos de SAP. Pueden estar activos / inactivos. El “campo de comandos” puede estar cerrado o abierto. Para visualizar / ocultar, pulsa la flecha marcada en la figura siguiente:

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3

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5 6

7

8

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10 11

12 13

1. Intro, Enter, Tomar (validar entradas) 2. Campo de comandos (la flecha muestra una lista de las transacciones utilizadas por última vez) 3. Grabar 4. Back 5. Salir del sistema 6. Cancelar 7. Imprimir 8. Botones de búsqueda 9. Botones de desplazamiento (Primera página, Página anterior, Página siguiente, Última página) 10. Generar modo 11. Crear acceso directo 12. Ayuda F1 13. Menú Front end (opciones de pantalla) 12

1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 3. Barra de título: Esta Barra incluye el título de la pantalla en la que trabaja el usuario. Los títulos intentan mostrar tanto la posición como la actividad actual en el sistema y en la transacción. Dentro de una transacción, los títulos están formados por el nombre de la transacción o la función del sistema y la acción o actividad específica en la que se encuentra dentro de la transacción.

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1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 4. Barra de la aplicación / transacción: Está situada debajo de la barra de títulos y en ella se dispone una serie de botones que permiten realizar diversas actuaciones. Para cada transacción de SAP, se presentan botones personalizados relacionados con las funcionalidades de la misma. En este caso concreto (pantalla SAP Easy) se encuentran los siguientes botones:

1 1. 2. 3. 4. 5.

2

3

4

5

Menú propio de usuario Menú SAP SAP Business Workplace Añadir / Borrar / Modificar Favoritos (requiere preselección) Desplazar Favoritos hacía abajo / hacía arriba (requiere preselección)

Si los botones aparecen sombreados, sus funciones no están operativas en ese momento.

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1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 5. Menú de trabajo: La navegación dentro del "Menú" se realiza a través de un conjunto de carpetas que organizan y estructuran los módulos de SAP con sus transacciones en forma de árbol. Las flechas enmarcadas se utilizan para desplegar o cerrar la estructura. Este menú contiene todas las transacciones organizadas en carpetas y estructuradas de forma jerárquica según su funcionalidad en el área de gestión en la que se encuentre. Contiene las funciones que están disponibles, agrupadas bajo un título que las identifica. Las opciones mostradas varían en función del perfil del usuario que accede al sistema (autorizaciones) y de las tareas que esté desarrollando. Los “Favoritos” seleccionados por el usuario agilizan la navegación. Transacción: es la unidad básica funcional con la que trabaja SAP. Está compuesta por una sucesión de pantallas formadas por diferentes campos de datos y utilidades. 15

1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 6. Barra de estado: Situada en la parte inferior de la pantalla. Muestra los mensajes de advertencia, error e información). ,

En el extremo derecho se encuentran los campos de status. Para visualizarlos / ocultarlos, pulsa la flecha :

Mediante el icono se amplia la información (entorno, mandante, usuario, código de transacción, programa, tiempo de respuesta entre otros). También, muestra el nombre del Servidor al que está conectado y el modo de entrada de datos (OVR = sobrescribir, INS = Insertar)

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1. Sistema SAP R/3 1.3 Pantalla SAP Easy Access: Estructura 7. Botones: Minimizar/Maximizar/Cerrar: Se encuentran en la zona superior derecha de las pantallas del sistema SAP.

8. Menú desplegable esquina superior izquierda: Además, de las opciones de minimizar, maximizar/restablecer y cerrara ventana, también puedes abrir una nueva sesión y suspender una transacción:

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades Esta pantalla ofrece una serie de funcionalidades, tales como la gestión de favoritos, gestión de modos, opciones de visualización propias del usuario, SAP office, etc.

• Activar / Desactivar nombre técnico de la transacción Las transacciones están compuestas por un código y un nombre. Por defecto el sistema muestra sólo el nombre de las mismas. El usuario puede modificar esta situación, de tal manera que en el Directorio de carpetas del menú SAP visualice tanto el nombre técnico como la descripción. Para ello, sigue la ruta de la Barra de menús: Detalles  Opciones: En la subpantalla “Opciones” marca la casilla de verificación “Visualizar nombres técnicos”.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Visualizar / Modificar datos específicos de usuario Mediante la ruta de la Barra de menús: Sistema  Valores prefijados  Datos se puede acceder a los valores prefijados propios:

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Visualizar / Modificar datos específicos de usuario El sistema presenta la pantalla correspondiente al mantenimiento de propiedades usuario, compuesta generalmente por tres pestañas:

• Dirección: se encuentran los datos personales, tales como nombre, dirección, teléfonos, cuenta de correo electrónico, etc.

• Valores fijos: puedes definir el idioma de trabajo, fijar un menú inicial, configurar una impresora determinada / impresora local (LCAL), especificar el comportamiento del spool: envío inmediato, y/o borrar una vez realizada la impresión, la representación decimal, el formato de fecha y la zona horaria.

• Parámetros: se presentan los valores prefijados de las parametrizaciones para los campos que se usan con mayor frecuencia.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Visualizar / Modificar datos específicos de usuario Además en la zona superior, se encuentran los datos correspondientes al código de usuario de SAP, fecha y hora de la última actualización. En la Barra de herramientas de esta transacción dispones del botón puedes modificar tu contraseña de acceso:

desde el cual,

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos Todos los usuarios pueden personalizar la pantalla inicial, utilizando Favoritos. Este directorio puede contener las transacciones, los informes, los archivos y las direcciones Web que utilices más a menudo.

Puedes crear tu propia lista de Favoritos mediante:

• Barra de menús: “Favoritos” • Menú contextual previa selección de la carpeta “Favoritos” 22

1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos: Transacciones / Carpetas Crear una nueva carpeta

• Selecciona la opción: Favoritos  Insertar carpeta • Aparece una ventana de diálogo en la que debes introducir el nombre de la nueva carpeta. La nueva carpeta se inserta en primer lugar debajo de la que estaba seleccionada anteriormente.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos: Transacciones / Carpetas Añadir una transacción

• Selecciona la carpeta en la que vas a añadir la transacción. Con el menú contextual, selecciona la opción “Insertar transacción”. En la ventana de diálogo, introduce el código de transacción.

• También puedes utilizar el botón

situado en la barra de

herramientas

Además, puedes insertarla, seleccionando la transacción con el ratón y arrastrándola a la carpeta “Favoritos”. 24

1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos: Transacciones / Carpetas Mover Favoritos

• Selecciona el favorito o carpeta que deseas mover. • Selecciona la opción: Favoritos  Desplazar  Hacia arriba / hacia abajo. También puedes utilizar los botone s

.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos: Transacciones / Carpetas Renombrar favoritos o carpetas

• Selecciona los favoritos o carpetas que quieras renombrar. • Selecciona la opción Favoritos  Modificar. También puedes pulsar el botón enmarcado.

• Aparece una ventana de diálogo. Entra un nuevo nombre y escoge la opción “Continuar”.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos: Transacciones / Carpetas Añadir dirección Web

• Selecciona Favoritos  Insertar otros objetos • En la siguiente ventana, elige la opción “Dirección Web o fichero” . • Informa el nombre y la URL.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Gestión de Favoritos: Transacciones / Carpetas Eliminar Favoritos o Carpetas

• Selecciona los favoritos o carpetas que quieras borrar • Selecciona “Borrar favoritos” del menú contextual

Cuando quitas un favorito de la lista de favoritos, sólo estás eliminado el enlace a esa posición determinada

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Buzón de Correo SAP Mediante el botón

- Workflow

puedes acceder a la aplicación SAPoffice (SAP Business Workplace)

Esta aplicación permite:

• enviar y recibir mensajes y documentos dentro del entorno SAP

• automatizar tareas mediante la función “Workflow” (autorizaciones vía electrónica en determinados procesos).

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Buzón de Correo SAP

- Workflow

Elementos del buzón de SAP (

):

• Carpeta de entrada: mensajes y documentos recibidos, ya sean nuevos o anteriormente leídos. Incluye la carpeta Workflow o circuitos de aprobación.

• Carpeta de salida: crear, modificar, enviar, borrar mensajes.

• Carpeta General: el acceso a esta carpeta está determinado por el perfil del usuario. Puede contener documentación común al grupo de trabajo o departamento.

• Carpetas Personales • Papelera: Se podrían recuperar los mensajes que no se hayan eliminado definitivamente.

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Crear y gestionar modos (sesiones) Los modos son conexiones “virtuales” que puedes realizar a partir de una conexión real al sistema. Los diversos modos permiten trabajar en más de una tarea a la vez. De esta manera, puedes ahorrar tiempo y reducir la necesidad de pasar de una a otra pantalla. Se pueden crear en cualquier momento. Cada modo tiene un número, que aparece en la barra de status de ese modo. Aparece entre paréntesis junto al nombre de sistema.

• Mediante el botón

(Generar modo nuevo) situado en la Barra de herramientas de SAP:

• Mediante la Barra de menús: Sistema

 Crear modo

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Crear y gestionar modos (sesiones) También puedes introducir “/o” en el campo de comandos. En este caso, el sistema presenta la siguiente subventana. Para crearlo, pulsa el botón “Crear”:

Se permiten hasta 6 modos por sesión. Cuando estés a punto de superar este número el sistema te advertirá de ello mediante un mensaje (Se ha alcanzado la cantidad máxima de modos):

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1. Sistema SAP R/3 1.4 Pantalla SAP Easy Access: Funcionalidades

• Crear y gestionar modos (sesiones) Cada modo utiliza recursos del sistema que pueden afectar a la rapidez de respuesta del mismo. Por ello, es conveniente “Minimizar” los modos que no estés utilizando. Guarda los datos antes de cerrar el modo activo. Sí sólo se está trabajando con un único modo y sales del sistema, este solicita se graben los datos antes de efectuar la desconexión. Para finalizar los modos, tienes varias opciones:

• Mediante la Barra de menús: Sistema  Salir del sistema • Selecciona en la esquina superior derecha del modo activo y cierra el modo.

• Mediante las teclas de función Alt+F4 • Si informas /nend en el campo de comandos se cierran todos los modos abiertos.

• Si informas /i en el campo de comandos se cerrará el modo activo.

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1. Sistema SAP R/3 1.5 Pantalla SAP Easy Access: Configuración Mediante el botón del “menú Front End“ (Ajustar disposición local) situado en la Barra de herramientas del sistema se pueden configurar las opciones de visualización así como también modificar la aparición de varios elementos de la ventana SAP.

• Configurar la ventana SAP (por ejemplo, parametrizar las opciones de visualización para textos quick info y los mensajes de sistema o recuperar el tamaño de ventana por defecto)

• Activar o desactivar el salto automático entre campos • Definir dónde debe aparecer el cursor al hacer clic en un campo

• Crear un documento escrito de la pantalla actual • Crear accesos directos • Creación de capturas de pantalla • Obtener ayuda/información de la interfase (SAP GUI) • Activar el GuiXT, una alternativa a variantes de transacción, para la salida en pantalla de cualquier transacción

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones ¿Qué es una transacción?

• En SAP se utiliza como unidad básica funcional lo que se denomina transacción. • Sucesión de pantallas formadas por diferentes campos de datos y funcionalidades. • Cada transacción tiene un código propio o nombre técnico que la identifica. ¿Para qué sirve una transacción?

•

• •

Sirve como herramienta de trabajo para realizar diferentes procedimientos de trabajo: •

Consultar la deuda de un cliente

•

Visualizar el histórico de lecturas

•

Realizar una nueva presentación bancaria

Una misma transacción puede utilizarse para varios procedimientos de trabajo. Un procedimiento de trabajo puede requerir el uso de varias transacciones.

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones ¿Cómo acceder? Para acceder a las transacciones existen las siguientes vías posibles:

Campo de comandos Favoritos

Menú SAP

Sistema de navegación a través de la estructura de árbol

Menú usuario (si está activo)

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones 1. Campo de comandos Celda que permite introducir el código de la transacción para acceder a ella de forma directa:

• •

A través del campo de comandos puedes gestionar modos de trabajo. Por ejemplo, abrir una transacción nueva manteniendo o cerrando la que estás utilizando. Para ello, debes introducir códigos en el campo de comandos: •

“/o” o el botón

de la Barra de herramientas de SAP: para abrir un nuevo modo

•

“/i”: cerrar el modo en el que estás trabajando

•

“/n”: abrir un modo nuevo en una transacción específica

•

“/nend”: cerrar todos los modos de SAP a la vez

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones 2. Menú SAP El Menú del sistema contiene todas las transacciones organizadas en carpetas y estructuradas de forma jerárquica:

Para llegar a una transacción, abre la estructura de directorios en la que te encuentras, pulsando los botones / que preceden cada carpeta.

Una vez desplegada la estructura, llegas a las transacciones, que están precedidas del icono . Haz doble clic en la transacción deseada y accederás a su primera pantalla.

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones Acceso directo Las opciones que te encuentras son las siguientes:

•

“Ejecutar”: te permite ejecutar la transacción que estás tratando.

•

“Ejecutar en ventana nueva”: te permite ejecutar la transacción que estás tratando en una ventana nueva (nuevo modo).

•

“Visualizar documentación”: te permite acceder a la documentación relativa a la transacción que está en la biblioteca de la Web de SAP.

•

“Añadir a los favoritos”: te permite añadir la transacción a tu menú de favoritos.

Si te sitúas sobre una transacción y pulsas el botón derecho del ratón, te aparece una nueva pantalla que te permite navegar a través de SAP.

• “Crear enlace con el desktop”: crea un acceso directo de la transacción en tu escritorio.

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones Búsqueda de transacciones

En caso de que desconozcas el código de la transacción, el botón menús, te permite agilizar la búsqueda.

•

, situado en la Barra de

El sistema permite buscar por nombre técnico y por texto.

Una vez incorporados los datos en el campo “Buscar”, debes pulsar el botón o la tecla Enter.

El botón “Continuar búsqueda” ( ) permite localizar la transacción en más de una ubicación, previa selección de la transacción que se desee.

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones Cada transacción tiene pantalla propia, pero todas ellas tienen una estructura y unos elementos comunes: Barra de menús Barra de herramientas de SAP

Barra de herramientas de la transacción

Barra de título

Pestaña

Campo de datos

Área de datos 41

1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones El aspecto de la Barra de menús varía en función de la transacción donde estés, ya que cada una de éstas tiene menús específicos. El menú “Entorno” permite pasar a tareas relacionadas y puede estar en la aplicación actual o en otra. El menú “Pasar a” permite desplazarse entre las distintas pantallas dentro de la pantalla actual y contiene la opción Back. Generalmente, los campos de datos disponen de un botón de ayuda de campo que te permite acceder a listas de valores predeterminados (jerarquizados o no), buscadores (matchcode), calendarios, etc., para cumplimentar la información del campo con el lenguaje ya establecido. Cada ayuda de campo es específica para éste y proporciona las opciones de los datos para rellenarlo. El botón de ayuda de campo se activa posicionando el cursor dentro del campo: Campo obligatorio Botón de ayuda (matchcode) Las ayudas de campo se muestran en distintos formatos que verás más adelante. Se accede a ellas presionando la flecha ubicada al lado de la celda o bien mediante la tecla F4, una vez que el cursor está dentro del campo.

42

1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones Los tipos de ayudas de campo son:

• • • •

Buscador (matchcode) Lista jerarquizada de valores predeterminados

Uso del comodín (*): permite

Calendarios

delimitar la búsqueda y,

Casillas y Botones de selección

Buscador (matchcode).

• • • •

disminuir el número de búsquedas insatisfactorias.

Se accede a las diferentes opciones navegando por las pestañas. Los iconos

facilitarán la navegación a través de las pestañas.

Puedes hacer visibles las pestañas con los botones debes pulsar sobre la pestaña. El botón

, pero para ver qué hay dentro

te permitirá ver todas las pestañas que están activas.

F1: para visualizar una explicación de los campos, los menús, las funciones y los mensajes. La ayuda F1 también proporciona información técnica sobre el campo correspondiente. F4: para visualizar los posibles valores de entrada en un campo (matchcode). También puede mostrar nuevas subventanas de búsqueda 43

1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones Lista jerarquizada de valores predeterminados Se conoce exactamente el valor deseado

Calendarios

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1. Sistema SAP R/3 1.6 Transacciones Casillas / botones de selección.

• •

Permiten seleccionar un valor. Dos tipologías según su función: •

Flags o check box: permiten marcar varios valores de selección. (Casillas de selección)

•

Radio button: permiten marcar un solo valor de selección, son excluyentes. (Botones de selección)

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1. Sistema SAP R/3 1.7 Sistemas de salida: Impresión SAP permite imprimir documentos, tales como pedidos, facturas, notas de entrega, correos electrónicos, listas de informes, etc. o bien pantallas de las transacciones, etc.) Pulsa el botón “Imprimir” ( ). A continuación, el sistema muestra normalmente una pantalla de impresión donde debes indicar qué impresora deseas utilizar (LCAL), el número de copias y el número o rango de pagina a imprimir.

Puedes visualizar y modificar los atributos de la impresión: cambiar datos como, el nombre, la hora de impresión y la permanencia en el registro, situados en la carpeta “Orden SPOOL”

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1. Sistema SAP R/3 1.7 Sistemas de salida: Impresión En algunos casos presenta este botón, permitiendo la previsualización del documento a imprimir.

47

1. Sistema SAP R/3 1.8 Sistemas de salida: Órdenes de Spool propias Esta funcionalidad permite tener un control sobre los documentos que son impresos. Accedemos a través de la Barra de menús: SAP permite colocar varios trabajos de impresión en una cola de una vez, en lugar de esperar a que cada uno acabe para enviar el siguiente. En este caso, es imprescindible verificar las condiciones relacionadas con el comportamiento del spool. Para ello, sigue la ruta de la Barra de menús: Sistema  Valores prefijados  Datos propios y sitúate en la pestaña de la pantalla “Valores fijos”. En el área ”Control Spool”, las dos casillas de selección deberán estar desmarcadas: De esta manera, se podrán gestionar posteriormente. Recuerda pulsar el botón cuando realices estas modificaciones.

48

1. Sistema SAP R/3 1.8 Sistemas de salida: Órdenes de Spool propias Marca la casilla del documento a tratar

1

2

3

4

5

“SP02”

6

1. Permite actualizar el spool. 2. Imprimir directamente sin modificar los parámetros de impresión. 3. Imprimir modificando los parámetros. 4. Borrar el documento del spool. 5. Visualizar las órdenes de salida (fecha de impresión). 6. Visualizar el documento. 49

1. Sistema SAP R/3 1.9 Sistemas de salida: Órdenes de Spool de otros usuarios Sigue la ruta de la barra de menús: Sistema  Servicios  Control de salida

“SP01”

50

1. Sistema SAP R/3 1.9 Sistemas de salida: Órdenes de Spool de otros usuarios “SP01”

Los campos se informan automáticamente de manera predeterminada. No hay campos obligatorios.

En el campo “Creador” informamos el código del usuario que deseamos visualizar . Una vez tenemos los campos completados, pulsamos el siguiente botón .

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Cuando estás trabajando en el sistema SAP, puedes acceder a la información de la base de datos a través de los informes. En el sistema encontrarás algunos informes estándar de SAP y otros creados a medida. Puedes reconocer fácilmente unos y otros pues las transacciones a medida siempre comienzan con la letra “Y” para el grupo GNF. Los distintos informes que el sistema te ofrece para efectuar el seguimiento se encuentran agrupados en un árbol de informes, como por ejemplo: YLOG, YANA, YGEN. Estos árboles tienen una serie de apartados desplegables que contienen informes. Si un informe no está disponible directamente desde la tarea en que está trabajando, puedes acceder mediante la Barra de menú: Sistema  Servicios  Reporting. En este caso es necesario conocer el nombre del programa del report. SAP Enterprise utiliza la herramienta ABAP Listviewer para gestionar y organizar los distintos listados que aparecen al trabajar con el programa.

52

1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados El proceso de obtención de informes tiene los siguientes pasos:

• • •

Introducción de los distintos parámetros de selección de datos. Ejecución del informe. Optimización del formato del listado.

Para acceder a cualquier informe o listado de SAP tienes como mínimo dos opciones:

• •

Mediante el código de la transacción: introduce el código de la transacción en el campo de comandos situado en la Barra de herramientas de SAP y, a continuación, pulsa el botón "Tomar" ( ) o bien la tecla Intro de tu ordenador. Mediante la ruta de la transacción a través de las carpetas del Menú SAP y haz doble clic con el ratón sobre el nombre de la transacción. También puedes acceder si la tienes guardada en tu carpeta “Favoritos”.

Si un informe no está disponible directamente desde la tarea en la que estás trabajando, puedes acceder mediante la ruta en la Barra de menús: Sistema  Servicios  Reporting. Por este método se debe conocer e indicar el nombre del “Programa” a ejecutar. En el caso de que no dispongas del nombre del informe, puedes utilizar la búsqueda en el campo “Programa” de la pantalla “ABAP: Ejecución de programas”.

53

1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados

• Introducción de los distintos parámetros de selección de datos. En la pantalla de criterios de selección se encuentran los campos que utiliza SAP para definir la clase y la cantidad de información que deseas que procese un informe. El sistema crea los listados utilizando los criterios de selección que has informado. Ejemplo: un criterio de selección para un informe de stocks es el código del producto. Debes ser preciso al especificar los criterios de selección. Aunque los campos no sean obligatorios es importante informarlos para limitar la búsqueda. De esta manera es posible encontrar información más concreta y más rápidamente. Los listados serán más pequeños y el sistema los procesará más rápidamente. De lo contrario, la cantidad de datos puede ser muy grande y es posible que el sistema no pueda procesarlos, lo que produciría un error de tiempo de ejecución.

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Establecimiento de los criterios de selección: En la pantalla de selección se pueden presentar campos con diferentes métodos de introducción de criterios: un único valor, un rango de valores, selección múltiple, operadores, etc. También puedes utilizar el carácter comodín “*” para establecer tus criterios de selección. De esta manera logras ampliar los criterios sin necesidad de incorporar varios valores.

En lugar de informar un valor exacto puedes utilizar los operadores para conseguir, que el listado muestre únicamente los registros “Mayores que” o “Menores que” el valor informado para el campo, o bien, que se excluyan todos los registros que cumplan el criterio informado para el campo. Debes seguir la ruta de menú: Tratar  Opciones de selección

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Establecimiento de los criterios de selección: El botón “Selección múltiple” ( ) permite incluir o excluir varios valores individuales o intervalos de valores en la selección. El botón “Selección múltiple activa” ( ) se muestra con una marca de color verde que indica que existen varios criterios de selección para este campo.

Pulsa sobre la pestaña “Seleccionar valores ind. (1)” para introducir más de un valor individual para el criterio. Pulsa sobre la pestaña “Seleccionar intervalos” para introducir varios intervalos para el criterio. Pulsa sobre la pestaña “Excluir valores indiv. (1)” para excluir más de un valor individual para el criterio. Pulsa sobre la pestaña “Excluir intervalos” para excluir varios intervalos para el criterio.

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Establecimiento de los criterios de selección: La barra de botones de esta subventana te ofrece las siguientes funcionalidades:

Acceder a los operadores para valores del campo Tomar los valores / Ejecutar

Borrar todas las entradas

Importar desde un fichero

Cancelar Verificar las entradas

Información de ayuda

Búsqueda por matchcode

Pegar datos desde el portapapeles

Insertar o borrar una línea

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados También puedes incorporar campos adicionales o variantes de selección en los casos en que, en la pantalla de criterios se encuentren los botones: y/o : Incorporar delimitaciones opcionales ( ) Como hemos indicado antes, esta funcionalidad sólo está presente en algunas pantallas de selección de criterios. Este botón se utiliza cuando en la pantalla de criterios de selección inicial no encuentras algunos campos que te interesan utilizar para delimitar. En este caso, puedes agregar campos opcionales de selección.

Variantes de Selección ( ) Una variante de selección es un grupo de criterios de selección que se ha grabado con un nombre determinado. Un informe puede tener diversas variantes diferentes, y cada variante recupera diferentes clases de información. En vez de introducir los mismos valores en los campos de entrada de criterios de selección cada vez que ejecutas un informe, puedes introducir los valores una vez y, a continuación, grabar los criterios de selección como una variante. La próxima vez que quieras ejecutar el informe, sólo deberás introducir el nombre de la variante para recuperar los criterios de selección.

58

1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados

•

Ejecución del informe.

Una vez que has completado todos los campos para establecer los criterios de selección, puedes:

• •

Ejecutar el informe en modo interactivo (en pantalla) Ejecutar el informe en proceso de fondo (impresión directa)

Ejecutar el informe en modo interactivo (en pantalla) Desde la pantalla de criterios de selección, debes pulsar el botón “Ejecutar” ( seguir la ruta: Programa  Ejecutar

). Otra opción es

Si la lista es grande, el Sistema SAP tarda más tiempo en procesar todos los datos. Si el sistema tarda mucho tiempo en ejecutar el informe, puedes cancelar la ejecución para cambiar los criterios de selección. Para ello, primero pulsa sobre el icono , del menú desplegable izquierdo y luego selecciona la opción “Cancelar transacción”:

59

1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados

•

Optimización del formato del listado

Si has ejecutado el listado en modo interactivo, el sistema presenta la pantalla de resultados correspondiente. Es importante mencionar que SAP dispone de una gran variedad de funcionalidades para los informes / listados y no todas ellas están presentes en todos. La gestión de las mismas depende en gran manera de los botones situados en la Barra de la transacción, la Barra de menús y los menús contextuales. Entre los aspectos más importantes a tener en cuenta son:

• • • •

Navegación por el listado Modificación de vistas y formato del listado Descarga de ficheros Variantes de visualización (layout)

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Optimización del formato del listado

En este ejemplo se muestra la pantalla de visualización del listado.

La Barra de herramientas (List viewer -barra de herramientas ALV) permite realizar una serie de acciones, que se muestran a continuación:

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Optimización del formato del listado

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Seleccionar detalle Ordenar de forma ascendente o descendente Fijar filtros Totalizar valores, al pulsar cambia la barra de herramientas mostrando los subtotales Presentación Preliminar (partiendo de esta pantalla puedes exportar los datos del listado a una hoja Excel con otras posibilidades) – Variación en versión SAP 6.0 Vista Microsoft Excel Tratamiento de textos Exportar fichero Enviar el listado vía mail a destinatarios internos y externos Análisis ABC Gráficos (no se utiliza) Modificar disposición Seleccionar disposición Grabar disposición Ayuda SAP online

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Menú contextual Permite previa selección de la columna realizar acciones que también se pueden realizar mediante los botones de la Barra de herramientas, tales como: suprimir, filtrar, ordenar y otras propiedades de formato.

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Botón disposición. ( ) Permite agregar columnas, eliminarlas, modificar el orden de las columnas. A través de las distintas pestañas puedes acceder a las funcionalidades de fijar filtros y clasificar

Columnas que se visualizan actualmente en el listado.

Columnas posibles de visualización

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Grabar disposición. (

)

Guarda la disposición que has creado según tus necesidades para próximas utilizaciones.

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Grabar disposición. (

) Si se graba a nivel general debes iniciar con el carácter “/” en el campo “Grabar disposición” + nombre de la disposición de visualización y no tener marcado el flag de usuario.

Si se graba a nivel usuario debes marcar la casilla e informar el campo “Grabar disposición” con el nombre que como lo vas a guardar (sin /).

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Seleccionar disposición. (

) El sistema te presenta la siguiente pantalla con las posibles disposiciones que han sido grabadas anteriormente en el sistema En el caso de este listado por defecto se muestra la disposición resaltada en verde. Para visualizar otro tipo de disposición debes seleccionarla y pulsar la tecla Intro o el botón “Continuar”.

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1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Descargar fichero (

)

El sistema presenta la subventana en la que muestra las opciones de fichero. Al pulsar la tecla [Intro], el sistema presenta la pantalla con los campos a cumplimentar “Directorio” y “Fichero” (vienen por defecto la ruta de tu carpeta SAP y fichero extensión .txt) Pulsa el matchcode para abrir la pantalla “Guardar como” para seleccionar la ubicación donde se va a guardar el archivo e indicar el nombre y extensión del mismo.

También puedes acceder mediante la Barra de menú: Lista  Exportar  Fichero local u Hoja de cálculo. 68

1. Sistema SAP R/3 1.10 Funcionalidades de los listados Optimización del formato del listado Descargar fichero (

)

Una vez informados los campos, el sistema muestra la pantalla anterior. A continuación debes pulsar el botón “Crear”. De esta manera, puedes visualizar el documento en su nueva ubicación.

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Muchas gracias

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