INSTRUCTIVO

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INSTRUCTIVO Formato de ingresos/entradas La hoja para el control de los ingresos/entradas mensuales del núcleo, cuyo rayado es el que a continuación se señala:

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El llenado de las columnas se hace de la siguiente manera: Num.- En esta columna se anota el número progresivo de las operaciones contables que se realicen en el mes al que corresponda la hoja de ingresos. Día.- Se anota el día del mes en que se realiza la operación contable. Concepto.- Esta columna sirve para anotar el motivo por el cual se efectúa el ingreso a caja o bancos. Caja.- Se utiliza para registrar el importe de las cantidades que ingresan a la cuenta de caja. El origen de estos ingresos proceden generalmente de cheques que se expiden, fondo de caja chica, o bien para reponer los gastos menores efectuados por el tesorero. Bancos.- En esta columna se anotan los importes de las cantidades que se depositan en el banco. En caso de no existir cuenta bancaria, el resguardo de ingresos en efectivo en la columna de Caja. Procedente de: En este espacio se selecciona la cuenta que especifique el origen de los recursos que ingresan a caja o bancos (ejemplo: donación, aportaciones, préstamos, I etc), según sea el caso. Después de seleccionar la columna adecuada, se registra en ella el importe de la transacción que será en todos los casos idéntica a la registrada en (Si la cuenta de origen no se localiza en este espacio, entonces se utilizará las columnas de «Varias Cuentas». Varias Cuentas.- En este lugar se registran aquellas cuentas que no estén incluidas en las columnas de «Procedente de». Para su llenado se escribe primeramente el nombre que origina el ingreso y después el importe, cuidando que sea idéntico a la anotada con anterioridad en la columna de caja o bancos. Al final de estas columnas existe un consignar el resumen de las cuentas varias. Sumas de ingresos/entradas.- Estos espacios se llenan con las cantidades resultantes de las sumas de los diferentes conceptos que generaron el ingreso o entrada. POI cantidades en dinero que se obtuvieron por arrendamiento, venta de productos, donaciones, multas, etc.

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Formato de egresos/salidas de caja y bancos La hoja de egresos/salidas de caja y bancos es la que utiliza para registrar las salidas o pagos que efectúa el núcleo agrario, a través de las cuentas de caja y banco, indicando además, los conceptos a los que fueron aplicadas esas erogaciones. El rayado de esta hoja es el que a continuación se presenta:

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El uso de las columnas y espacios de esta hoja se efectúa de la siguiente manera: Num.- Esta columna se utiliza para registrar el número consecutivo de las operaciones de egreso que se realizan en el mes. Día.- En esta columna se escribe el día del mes en que se efectúa la operación de egresos en efectivo de caja o bancos. Concepto.- En este espacio se escribe en forma sintética el motivo por el cual se efectúa el egreso de recursos de caja o bancos. Caja.- La cuenta de caja se utiliza para anotar el importe de las cantidades que egresan de la caja chica, que maneja directamente el tesorero del Comisariado. Bancos.- Esta cuenta sirve para registrar las cantidades que se retiran de las existencias de efectivo en el banco, mediante la expedición de cheques debidamente requisitados. Aplicado en.- En este espacio se incluyen columnas para consignar los conceptos que previa selección, se utilizan normalmente para la aplicación de los egresos; en estas columnas se anotan los importes de los egresos que con anterioridad se hayan registrado en caja o bancos. Por ejemplo, el pago que se hace por concepto de una comisión, mantenimiento de tractores, camiones, etc. Varias cuentas.- Cuando el egreso registrado en caja o bancos no corresponda a ninguna de las cuentas incluidas en el espacio de “Aplicado en”; entonces se recurre a las columnas de cuentas varias, donde se anota el nombre de la cuenta que se afecta con el egreso, así como el importe respectivo. Debajo de estas columnas existe un espacio en blanco para el resumen de las cuentas e importes registrados, para los efectos de tomarlos en cuenta en los reportes que posteriormente se presenten a consideración de la Asamblea. Sumas de egresos/salidas.- Estos espacios se llenan con las cantidades resultantes de restar los diferentes conceptos de gastos, egresos o salidas de dinero. Por ejemplo, el gasto por comisariado,transportes,viáticos,etc.

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Formato de libro auxiliar En los casos que sea necesario se llevará un libro auxiliar para las cuentas colectivas de ingresos y egresos, así mismo deberá elaborarse el inventario de los recusos existentes en el ejido, para los efectos de complementar los controles administrativos, necesarios para el buen funcionamiento del núcleo de población.

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Hoja número.- Llenar con el número de hoja correspondiente. Auxiliar de.- Poner el nombre de la cuenta de que se trate. Mes de.- Se llena con letra el mes y año en que se realice la operación. Num.- Llenar con el número consecutivo que corresponda. Fecha.- En esta columna se escribe el día en que ingresó de alta o baja un bien mueble del patrimonio del núcleo. Concepto.- Poner en esta columna la denominación del bien que entra, se recibe o sale (sillas, escritorios, etc) Suma.- Se coloca la cantidad de bienes que han entrado o salido.

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Formato de inventario Este formato contendrá las descripciones, cantidades y precios (valor) de los bienes del núcleo agrario, que de manera física se encuentren (inmobiliario, tractores, maquinaria agrícola, etc); de la misma forma se incluye también la relación de documentos (por ejemplo: Carpeta Básica, Reglamento Interno, Libro de Contabilidad, etc., los cuales no tienen valor económico) El rayado de esta hoja es el que a continuación se presenta:

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Hoja número.- Llenar con el número de hoja correspondiente. Cantidad.- Se llenará esta columna con el número de bienes que se describen en la columna de concepto. Por ejemplo 2 sillas, 3 escritorios. Concepto.- Se anotará el nombre del bien; en el caso de los documentos, su descripción se pondrá en la columna de observaciones. Precio Unitario.- Indicar el valor del bien descrito, en el caso de los documentos esta columna se llenará con ceros. Precio total.- Indicar la cantidad resultante de la suma de los precios unitarios.

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Libro de Contabilidad y Administración, se imprimió en los Talleres de Salinas Impresores. El tiraje consta de 6 mil ejemplares.

INGRESOS / ENTRADAS Y EGRESOS / SALIDAS MENSUALES

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INGRESOS / ENTRADAS Y EGRESOS / SALIDAS CONCENTRADO ANUAL

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INVENTARIO

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CIERRE DE LAS HOJAS DE CONTABILIDAD

Siendo las ______ horas del día ______ del mes de ___________________ del 200___. El Núcleo Agrario denominado ______________________________, perteneciente al Municipio de ______________ en el estado de _____________ se cierra el Sistema de Administración y Contabilidad que contiene ______ hojas útiles y foliadas y que comprende el periodo del ______ del mes de ___________ del año 200___ al _____ del mes de ___________ del año 200____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES

PRESIDENTE

TESORERO

SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA

PRESIDENTE

SECRETARIO

SECRETARIO

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CIERRE DE LAS HOJAS DE CONTABILIDAD

Siendo las ______ horas del día ______ del mes de ___________________ del 200___. El Núcleo Agrario denominado ______________________________, perteneciente al Municipio de ______________ en el estado de _____________ se cierra el Sistema de Administración y Contabilidad que contiene ______ hojas útiles y foliadas y que comprende el periodo del ______ del mes de ___________ del año 200___ al _____ del mes de ___________ del año 200____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES

PRESIDENTE

TESORERO

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SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA

PRESIDENTE

SECRETARIO

SECRETARIO

ENTREGA-RECEPCIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD

Siendo las ________ horas del día _____ del mes de _______________________ del 200_____, en el ________________ (ejido/comunidad) denominado ______________________, perteneciente al Municipio de ____________________ en el estado de ____________________ se hace entrega del presente sistema de administración y contabilidad que contiene ______ hojas útiles foliadas y que comprende el período del ______ de _______________ del 200____ al _____ de _________________ del 200_____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES SALIENTE

PRESIDENTE

SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA SALIENTE

PRESIDENTE

TESORERO

SECRETARIO

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES ENTRANTE

PRESIDENTE

SECRETARIO

TESORERO

SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA ENTRANTE

PRESIDENTE

SECRETARIO

SECRETARIO

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ENTREGA-RECEPCIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD

Siendo las ________ horas del día _____ del mes de _______________________ del 200_____, en el ________________ (ejido/comunidad) denominado ______________________, perteneciente al Municipio de ____________________ en el estado de ____________________ se hace entrega del presente sistema de administración y contabilidad que contiene ______ hojas útiles foliadas y que comprende el período del ______ de _______________ del 200____ al _____ de _________________ del 200_____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES SALIENTE

PRESIDENTE

SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA SALIENTE

PRESIDENTE

TESORERO

SECRETARIO

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES ENTRANTE

PRESIDENTE

SECRETARIO

TESORERO

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SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA ENTRANTE

PRESIDENTE

SECRETARIO

SECRETARIO

LIBRO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

LIBRO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

Si desea obtener mas información sobre el tema, favor de dirigirse a: Procuraduría Agraria Dirección General de Organización Agraria 16 de Septiembre # 53, Colonia Centro C. P. 06000, México D. F. D. R. © 1997, Procuraduría Agraria Motolinía #11, Colonia Centro C. P. 06000, México D. F. Cuarta edición (2005) Impreso en México

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ÍNDICE

Apertura de las hojas de contabilidad ......................................................................................................................................... 10 Ingresos / entradas y egresos / salidas mensuales ..................................................................................................................... 11 Ingresos / entradas y egresos / salidas concentrado anual......................................................................................................... 57 Libro auxiliar ................................................................................................................................................................................ 69 Inventario..................................................................................................................................................................................... 97 Cierre de las hojas de contabilidad ........................................................................................................................................... 105 Entrega-recepción del sistema de administración y contabilidad .............................................................................................. 107 Intructivo .................................................................................................................................................................................... 109 Formato de ingresos / entradas...................................................................................................................................... 111 Formato de egresos / salidas de caja y bancos ............................................................................................................. 113 Formato de libro auxiliar ................................................................................................................................................. 115 Formato de inventario .................................................................................................................................................... 117 ••5

Directorio SECRETARIO DE LA REFORMA AGRARIA •• Florencio Salazar Adame PROCURADOR AGRARIO •• Isaías Rivera Rodríguez SUBPROCURADOR GENERAL •• Rogelio Parra Silva SECRETARIO GENERAL •• Morelos Vargas Gómez COORDINADOR GENERAL DE PROGRAMAS INTERINSTITUCIONALES •• Erick Raúl Peón Ruíz COORDINADOR GENERAL DE DELEGACIONES •• Carlos Nuño Robles COORDINADOR DE ASESORES •• Roberto Sánchez Olguín DIRECTOR GENERAL JURÍDICO Y DE REPRESENTACIÓN AGRARIA •• Juan Manuel Madrigal Ibarra DIRECCIÓN GENERAL DE QUEJAS Y DENUNCIAS •• José Manuel López Valero DIRECCIÓN GENERAL DE CONCILIACIÓN, ARBITRAJE Y SERVICIOS PERICIALES •• Ricardo Cruz Rodríguez DIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACIÓN AGRARIA •• Jaime Rafael Morfín Corona DIRECTOR GENERAL DE APOYO AL ORDENAMIENTO DE LA PROPIEDAD RURAL •• Francisco Hugo Santiago Ramírez DIRECTORA GENERAL DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES •• Alejandra De Maria y Campos Orrico DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO •• Víctor Manuel Navarrete Ruíz DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN •• Germán Campero López CONTRALOR INTERNO •• Leonardo Riveros Fragoso DIRECTOR GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL •• Cuauhtémoc Saavedra Méndez

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HOJAS DE CONTABILIDAD

Núcleo Agrario: Estado: Municipio: Fecha de Inicio: Fecha de Conclusión:

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APERTURA DE LAS HOJAS DE CONTABILIDAD Por acuerdo de Asamblea de (ejidatarios o comuneros) ______________, celebrada el día ___ del mes de _____________________ del 200___ y con fundamento en el artículo 23 fracciones III, IV, VI y XV de la Ley Agraria, se acordó que el Comisariado (Ejidal o de Bienes Comunales) _________________en términos de los artículos 32 y 33 fracciones I, IV, y V de la mencionada Ley, lleve estas Hojas en las que se asentarán: las cuentas o balances, la aplicación de los recursos económicos del (Ejido o Comunidad) ________________, la distribución de ganancias que arrojen las actividades del núcleo, la administración de los Bienes Comunales y los movimientos de fondos, además de todos aquellos actos de administración que señale la Ley y el (Reglamento Interno o Estatuto Comunal) ______________________. En los mismos términos, la Asamblea acordó que el Consejo de Vigilancia en base a los artículos 35 y 36 fracciones I, II y IV de la Ley Agraria, vigilará los actos del Comisariado en materia de la contabilidad y administración y, de manera particular, que revise las cuentas y operaciones a fin de darlas a conocer a la Asamblea y denunciar ante ésta las irregularidades en que haya incurrido. Para dar cumplimiento al mencionado acuerdo de Asamblea, los suscritos, integrantes del Comisariado (Ejidal o de Bienes Comunales) y del Consejo de Vigilancia, acuerdan la apertura de estas Hojas de Contabilidad, cuya custodia encargan al C. ________________________ Tesorero del Comisariado (Ejidal o de Bienes Comunales) ___________________ para que efectúe los asientos que correspondan a partir de esta fecha y hasta el término de su gestión para la cual fueron electos, comprometiéndose a entregarlas a quien le suceda en el encargo. Dado en _________________________________ del Municipio de ______________________ del estado de ______________________ a los _________ días del mes de ____________________ del año 200____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL

PRESIDENTE

SECRETARIO

POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA

PRESIDENTE

SECRETARIO

TESORERO

SECRETARIO

TESTIGO

DELEGADO DE LA PROCURADURÍA AGRARIA ••9