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Entrenamiento para los Agentes Contra el Lavado de Dinero*

*El término "agente" incluye productores, representantes, agentes y consultores. SN-1127s.Rev.5.16

I.

INTRODUCCIÓN

Los Estados Unidos ha impuesto restricciones contra el lavado de dinero para proteger la integridad del sector financiero de los Estados Unidos y así prevenir que criminales y terroristas abusen del sistema financiero de los Estados Unidos para sus actividades ilícitas. II.

DEFINICIÓN DEL LAVADO DE DINERO Y FINANCIAMIENTO TERRORISTA

De acuerdo al Ministerio de Hacienda de los Estados Unidos y Organización de Vigilancia y Control de Crímenes Financieros (FinCEN), el lavado de dinero “implica activos financieros ocultos para así ser utilizados sin detención de la actividad ilegal de donde surgieron. A través del lavado de dinero, el criminal convierte las ganancias monetarias obtenidas por actividades criminales con fondos que aparentemente son legales.” En conclusión, los fondos obtenidos ilegalmente son filtrados a través de una serie de transacciones que causan que el dinero parezca legítimo — en otras palabras, es el proceso por el cual el dinero “sucio” es “limpiado” o “lavado.” Hay tres pasos para el lavado de dinero: 1. Ubicación – Los fondos ilegales son puestos en la corriente comercial. 2. Encubrimiento – Una transacción ocurre para ocultar la verdadera procedencia de los fondos. 3. Integración – El dinero es repatriado a la economía en su forma encubierta. El financiamiento terrorista implica el uso de dinero que se puede obtener legal o ilegalmente para proveer fondos para actividades ilegales. Debido a que los terroristas pueden participar en el lavado de dinero para promover sus actividades ilícitas, las leyes y regulaciones contra el lavado de dinero en los Estados Unidos también están diseñadas para desestabilizar y prevenir actividades del lavado de dinero en relación con el terrorismo. III.

RESPONSABILIDADES DE NATIONAL WESTERN

La ley federal requiere que las compañías de seguros “desarrollen e implementen un programa por escrito contra el lavado de dinero que se aplique a sus productos cubiertos y que son razonablemente diseñados para prevenir que las aseguradoras sean utilizadas para facilitar el lavado de dinero o el financiamiento de actividades terroristas.” La ley también determina los requisitos mínimos para tal programa; el programa debe (1) “incluir normas, procedimientos y controles internos en base a la evaluación de la aseguradora del lavado de dinero y riesgos de financiamiento terrorista asociado con sus productos cubiertos,” el cual incluye, entre otras cosas, “la integración de los agentes de la compañía de seguros y corredores de seguros en el programa contra el lavado de dinero y obtener toda la información relevante necesaria en relación con el cliente para un programa efectivo contra el lavado de dinero”; (2) “designar un oficial de cumplimiento” el cual será responsable por el programa; (3) “proporcionar un entrenamiento continuo con personas apropiadas y relacionadas a sus responsabilidades bajo el programa”; y (4) “proporcionar una prueba independiente para monitorear y mantener un programa adecuado, incluyendo pruebas que determinen el cumplimiento de agentes de la compañía de seguros y corredores de seguros con sus obligaciones bajo el programa.” 2

La ley federal también requiere que las compañías de seguros efectúen “un reporte de cualquier transacción sospechosa” que tenga cierta información designada y que la compañía “establezca e implemente normas y procedimientos razonablemente diseñados para obtener información necesaria en referencia al cliente y detectar cualquier actividad sospechosa de todas las fuentes pertinentes incluyendo la de sus agentes y corredores de seguros.” Las compañías de seguros deben reportar cualquier transacción sospechosa y completar un Reporte de Actividad Sospechosa (SAR). Estas leyes no se aplican a todos los productos de seguro; el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos ha identificado categorías de “productos cubiertos” que presentaron suficiente riesgo para el lavado de dinero y justificaron el control. No obstante, National Western ha decidido voluntariamente incluir todos sus productos en su programa contra el lavado de dinero. National Western está comprometida a mantener conciencia en la compañía de la importancia de estas leyes y normas; es por ello que ha desarrollado un Programa de Cumplimiento contra el Lavado de Dinero, estableciendo reglas y procedimientos internos diseñados para asegurar el cumplimiento en su totalidad con leyes y normas aplicadas por las leyes de los Estados Unidos contra el lavado de dinero. IV.

RESPONSABILIDADES DE LOS AGENTES Y CORREDORES DE SEGURO DE NATIONAL WESTERN

Debido a la naturaleza de sus negocios, National Western lleva a cabo sus negocios con sus clientes principalmente a través de agentes. Por lo tanto, se requiere que todos los agentes sigan las reglas y procedimientos de National Western en referencia al cumplimiento con todas las leyes pertinentes del lavado de dinero en los Estados Unidos. Los agentes no deben involucrarse o facilitar a que otros se involucren en actividades de lavado de dinero independientemente que se relacione a los productos o servicios de National Western. En adición a los deberes que se describen en el Procedimiento del Manual del Corredor (Reglas y Regulaciones), los agentes de National Western tienen las siguientes responsabilidades: ! Los agentes deben verificar que en la solicitud y documentos relacionados, todas las preguntas sean contestadas y nos proporcionen toda la información requerida. Los agentes deben entender que las solicitudes incompletas se regresarán inmediatamente para que sean completamente llenadas y eso resultará en un retraso en el proceso. ! Los agentes deben examinar a fondo todas las transacciones que tengan “banderas rojas,” las cuales se definen específicamente a continuación. Notifique a National Western AML Oficial de Cumplimiento inmediatamente si detecta alguna de estas banderas rojas para que la Compañía pueda determinar si se debe efectuar un Reporte de Actividad Sospechosa al Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. ! Confidencialidad: Si una transacción sospechosa es reportada por National Western al gobierno de los Estados Unidos en conformidad con los requisitos de la ley federal en referencia con Reportes de Actividad Sospechosa, por ley se prohíbe a la Compañía y sus agentes de informarlo al cliente, o a cualquier persona involucrada sobre la transacción sospechosa o que la transacción sospechosa ha sido reportada. ! Los agentes deben tener mayor escrutinio al recibir efectivo o equivalentes de efectivo que excedan la cantidad de $10,000 por la venta de los productos de National Western. Con la finalidad de 3

la revisión de transacciones, el término “efectivo” incluye moneda nacional y extranjera, mientras que “equivalentes a efectivo” incluyen cheques al portador, cheques bancarios, cheque de viajero y giros postales que llenan la definición de efectivo bajo el Servicio de Recaudación de Impuestos de los Estados Unidos (detallado a continuación). Los agentes también deben cumplir con requisitos de leyes locales (si la cifra mínima para la revisión de transacciones en efectivo son menores bajo la ley local que bajo la ley de los Estados Unidos, los agentes deben utilizar la cantidad más baja como inicio para un mayor escrutinio). Aviso: La Oficina del Departamento de Gobierno de los Estados Unidos para el Control de Activos Extranjeros (OFAC) mantiene una Lista Especial Designada de Personas Nacionales y Bloqueadas (Lista SDN), que incluye, entre otras, individuos y entidades que han sido designadas como terroristas por el gobierno de los Estados Unidos con el propósito de leyes y regulaciones de sanciones económicas (vea http://www.treasury.gov/resourcecenter/sancions/SDN-List/Pages/default.aspx). Como es requerido por la ley de los Estados Unidos, National Western reportará a la OFAC cualquier solicitante de póliza que se encuentre en la lista SDN. Cualquier prima recibida será bloqueada inmediatamente. Los Agentes también deben emplear los siguientes procedimientos bajo el Programa de Cumplimiento en contra del Lavado de Dinero de National Western: A. VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD (“CONOZCA A SU CLIENTE”) National Western depende de sus agentes para verificar la identidad de sus clientes. Consecuentemente, los agentes de National Western tienen varias responsabilidades referente a la identificación del cliente. Los agentes deben identificar a sus clientes por medio de un documento o identificación oficial y mantener un archivo de todos sus clientes cuando se mantenga una relación de negocios. Debido a que no podemos garantizar ninguna forma de identificación sea genuina, el proceso de identificación de National Western será cumulativo, o requiriendo a los agentes que obtengan suficiente información y documentación para asegurar al corredor y a National Western que el cliente ha sido adecuadamente identificado. Los agentes deben por lo menos asegurar que toda la información que se requiera en la solicitud de la póliza esté completa y precisa, también debe obtener la siguiente información de cada cliente como parte del proceso de la solicitud: " Nombre completo " Número de identificación de impuestos o un número de tarjeta de identificación nacional " Dirección " Número de Teléfono " Ocupación " Fecha de nacimiento

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En orden para poder verificar la precisión de la información provista por el cliente, los agentes deben: •

Comparar visiblemente una foto que contenga una identificación válida emitida por el gobierno (licencia de manejo, pasaporte, identificación militar, u otra identificación de gobierno con una foto del cliente) en una junta en persona con el cliente para confirmar que la fotografía es la del cliente.

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Comparar la información del cliente con una identificación de gobierno suministrada por el cliente en la solicitud. Si una identificación de gobierno no contiene toda la información que se requiere, obtenga otra identificación del cliente que no sea emitida por el gobierno, puede ser usada para confirmar la identificación provista por el cliente (como la factura de electricidad con la dirección del cliente, identificación de gobierno con foto expirada o una identificación de la tercera edad).

Los agentes deben realizar esfuerzos razonables para obtener una copia del documento de identificación usado para verificar la identidad del cliente. Si un corredor no tiene acceso a una máquina de fotocopias, el corredor debe esforzarse para obtener una copia del documento de identificación después de la emisión de la póliza con National Western. Cuando somete una solicitud de seguro de vida, anualidad o una solicitud del Contrato de Inversión Garantizado (GIC) a National Western, el agente atestigua que la información del cliente en cada solicitud es verdadera y precisa basada en la verificación de la identidad del interesado por el agente en el cumplimiento con los procedimientos en contra del lavado de dinero de National Western. B. BANDERAS ROJAS Descrito a continuación hay ciertas “banderas rojas” por transacciones sospechosas en efectivo o no efectivo de las cuales los agentes deben estar alertas. Mientras que ninguna de estas necesariamente significa que una persona está involucrada con el lavado de dinero y cualquiera de estas banderas rojas debe ser motivo para información adicional y proteger los intereses de la Compañía y determinar si la transacción debe ser reportada. Por otra parte, debido a que esta lista no es exhaustiva, los empleados y agentes deben estar alertas de cualquier otra señal de actividad sospechosa. Informar a National Western inmediatamente si usted detecta cualquiera de estas banderas rojas y así la Compañía determine si un Reporte de Actividad Sospechosa debe ser enviado al Ministerio de Hacienda de los Estados Unidos. 1. General •

Transacciones y actividades involucradas — directa o indirectamente — son las siguientes: a. Asegurados, beneficiarios u otras personas quienes están localizados en o quienes son ciudadanos o residentes de áreas designadas por la Secretaría del Tesoro como “preocupantes primordialmente por el lavado del dinero” o quienes están localizados en o son ciudadanos o residentes de “Alto Riesgo y Jurisdicciones No Cooperativas” designado por el Grupo Operativo de Acción Financiera; estas jurisdicciones han sido identificadas con deficiencias críticas en sus sistemas contra el lavado de dinero o no estar dispuesta a cooperar en los esfuerzos realizados contra el lavado de dinero. Una lista actualizada de estas jurisdicciones en b. http://www.fatf-gafi.org/topics/highriskandnoncooperativejurisdictions o solicítela a National Western;

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c. tipos de productos, clases de transacciones, o tipos de instituciones financieras designadas por el gobierno de los Estados Unidos como una “preocupantes primordialmente por el lavado de dinero”; y d. asegurados, beneficiarios u otros individuos que están en la Lista SDN. •

Transacciones que tienen un patrón no común, que no aparenta un comercio legítimo u otro propósito lícito, o que aparezca que es estructurado como transacciones múltiples para así evitar los requisitos de declaración (incluyendo transacciones de tamaño inusual, frecuencia, o clase, tal como una en la que un cliente solicita la terminación o cancelación dentro de un año de emisión de una póliza de prima única, especialmente cuando el pago se realizó con dinero en efectivo).

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Transacciones que son inconsistentes con las transacciones normales y esperadas para un cliente en particular o para clientes en la misma o similares categorías o clases, incluyendo transacciones que son incompatibles con la actividad normal del cliente o sobrepasan los recursos financieros que el cliente aparenta (por ejemplo., un cliente solicita una prima única contratada por una suma importante).

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Solicita un pago de reclamo a una persona que no es el asegurado o el beneficiario nombrado.

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Una solicitud del cliente que la transacción puede ser procesada de cierta manera para evitar los requisitos de documentación normales.

2. Fuente y Carácter de Fondos •

El dinero se origina de las cuentas de bancos extranjeros localizados en paraísos fiscales, como las Islas Caimán, las Islas Turcas y Caicos, las Islas del Canal, Bermudas y las Islas Seychelles o cualquiera de los países o territorios identificados como Alto Riesgo y Jurisdicciones No Cooperativas o como inquietud preliminar con el lavado de dinero.

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Instrumentos monetarios de diferentes sucursales o diferentes instituciones en cantidades bajo $10,000 en días contemporáneos o cercanos.

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Giros postales comprados en grandes cantidades en días contemporáneos o cercanos en diferentes sucursales o diferentes instituciones.

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Dinero en efectivo en grandes cantidades.

3. Anualidades y Seguros de Vida •

El dinero depositado sobrepasa el valor de la prima de la póliza y el dinero es subsecuentemente rescatado en el formulario de préstamos, en el cual nunca se vuelven a pagar.

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Pago excesivo de primas con una solicitud para devolución del exceso a una tercera persona o a una cuenta de banco en un país diferente.

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Asignación de una póliza a una tercera persona no identificada en la que no hay razón convincente que pueda ser verificada. 6

•

Un número de pólizas obtenidas por el mismo asegurado con primas bajas, cada una adquirida en efectivo y después canceladas con instrucciones de devolver la prima a una tercera persona.  

4. Clientes •

El cliente no está dispuesto a proveer, u ocasiona retrasos innecesarios en la información para establecer su cuenta o información rutinaria provista por un cliente.

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El cliente pretenda actuar como un corredor para otra persona o una entidad y declina, evade, o es renuente, sin ninguna razón comercial legítima para proveer información sobre la persona o entidad.

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El cliente manifieste una preocupación inusual sobre la confidencialidad o solicita información de cómo esconder información a las autoridades de gobierno.

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Que el cliente tenga poco o ninguna preocupación sobre el rendimiento del producto de seguro, pero mucha preocupación sobre la terminación temprana del producto. El cliente sea el tema de un artículo en las noticias sobre una investigación o interrogación de una agencia de investigación criminal o normativa.

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El cliente tiene dificultad en describir la naturaleza de su negocio o carece conocimiento general de su industria.

C. REPORTAR TRANSACCIONES EN EFECTIVO Los agentes deben seguir los procedimientos descritos en esta sección para permitir que National Western cumpla con los requisitos de reportar cualquier transacción en efectivo bajo el Ministerio de Hacienda de los Estados Unidos (IRC). Los agentes deben notificar inmediatamente a National Western cuando reciban más de $10,000 en efectivo en una sola transacción o una serie de transacciones relacionadas para la venta de los productos de National Western. Bajo el IRC, cualquier entidad comprometida en un comercio o negocio que recibe más de $10,000 en “efectivo” en una transacción, o en dos o más “transacciones relacionadas,” debe procesar un formulario de información (Ministerio de Hacienda (IRS) Formulario 8300). Note que bajo los requisitos de reporte IRC, el término “efectivo” significa lo siguiente: a) Moneda de los Estados Unidos y extranjera, y b) Cheques al portador, giros bancarios, cheques de viajero, o giros postales con una cantidad de menos de $10,000 si se recibe en cualquier transacción en el que el recipiente sabe que el instrumento ha sido utilizado en un intento para evitar los requisitos del reporte bajo el IRC o sus regulaciones anexas. El término “transacciones relacionadas” incluye lo siguiente: a) cualquier transacción conducida entre un cliente y National Western o sus agentes en un periodo de veinticuatro horas, y b) Transacciones conducidas durante un periodo de más de veinticuatro horas si National Western o sus agentes conocen que cada transacción es una de una serie de transacciones relacionadas. Por ejemplo, el pago de una prima en efectivo en un periodo de días, semanas o meses por un solo pago de prima sería considerado transacciones relacionadas; un reporte tendría que 7

procesarse cuando el pago total agregado exceda $10,000 en “efectivo” aún si una sola prima no fue por más de $10,000. Cuando a National Western se le requiere que procese un formulario 8300, los agentes deben verificar la identidad del cliente de quien recibieron el dinero en efectivo: 1. Para un ciudadano que no es de los Estados Unidos, los agentes deben examinar el pasaporte del cliente, tarjeta de identificación de extranjero (“tarjeta verde”), u otro documento oficial que verifique Nacionalidad o residencia. 2. Para un ciudadano de los Estados Unidos, los agentes deben examinar un documento normalmente aceptado como una identificación (por ejemplo., una licencia de manejo). 3. Los agentes de National Western también deben identificar a el principal si el agente sabe o tiene razón para saber que el cliente que efectúa la transacción en efectivo está actuando como otro corredor de persona. El requisito del reporte abarca dinero en efectivo recibido por los agentes de National Western fuera de los Estados Unidos; por lo tanto, National Western tendrá que reportar el recibo en efectivo excediendo los $10,000 en valor en una transacción o en dos o más transacciones relacionadas por un corredor en cualquier país por la compra de un producto de National Western. Si un agente intenta transportar físicamente o enviar por correo a los Estados Unidos un cheque emitido para National Western u otra entidad en los Estados Unidos y hacerlo pagadero al agente por la cantidad de la comisión, el agente debe endosar el cheque con un endoso restrictivo (por ejemplo., “Pagadero a National Western Life Insurance Company”) antes de enviarlo por correo o enviar el cheque. D.

ENTRENAMIENTO Y CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Al aceptar ser un agente de National Western, cada agente acepta sus obligaciones y responsabilidades para cumplir plenamente con la política y procedimientos contra el lavado de dinero de National Western. Todos los agentes recibirán un entrenamiento describiendo la política y los procedimientos de cumplimiento en contra del lavado de dinero de la Compañía con respecto a sus agentes. Cada agente debe ejecutar el Certificado de Cumplimiento como parte del proceso de nuevo agente.

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V.

ACCIÓN DISCIPLINARIA

National Western puede imponer medidas disciplinarias por acciones que no son en cumplimiento con la política y el procedimiento en contra del lavado de dinero de National Western, incluso pero no limitado a una advertencia verbal, terminación y aviso de cumplimiento de la ley. Ya sea que se imponga cualquiera o una combinación de tales acciones disciplinarias es a la discreción de National Western solamente y el Programa de Cumplimiento Contra el Lavado de Dinero no crea ningún derecho para cualquier agente. National Western hará cumplir el programa de cumplimiento en una manera consistente, imponiendo acciones disciplinarias apropiadas y tomando en cuenta cualquier circunstancia mitigante o agraviante. VI.

CONCLUSIÓN

National Western y sus agentes comparten una importante responsabilidad para cumplir con el Programa de Cumplimiento en Contra del Lavado de Dinero y todas las leyes contra el lavado de dinero. Violación federal contra el lavado de dinero puede exponer a aquellos responsables a sustanciales penalidades civiles y criminales, incluso—pero no limitado a—multas y cárcel. Si un agente sospecha que un cliente puede estar utilizando los productos de National Western para lavado de dinero, el agente debe informar a la Compañía antes de tomar cualquier acción. Cualquier reporte que se requiera de los agentes bajo este programa puede ser hecho por escrito vía correo electrónico al AML Oficial de Cumplimiento a [email protected] o vía fax (512-719-8503). Por favor dirija las preguntas que usted pueda tener en referencia con este material de entrenamiento al Departamento de Mercadeo Internacional de National Western (512-719-2437). Nota: Por favor firme el Certificación de Cumplimiento Contra el Lavado de Dinero.

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Instrucciones: Por favor complete el Certificado de Cumplimiento a continuación con su Firma y Fecha. Usted debe enviar la copia firmada de este Certificado a la Oficina de National Western en Austin, Texas. Una vez hayamos recibido el Certificado en National Western, se registrará que el entrenamiento ha sido completado.

Certificación de Cumplimiento Yo certifico que he completado este entrenamiento en relación a las leyes de los Estados Unidos contra el lavado de dinero y la responsabilidad que los agentes tienen en detectar y prevenir el lavado de dinero. Yo conozco mis responsabilidades como un agente de National Western bajo el Plan de Cumplimiento Contra el Lavado de Dinero y cumpliré con los requisitos de este programa.

____________________________________________ Firma del Agente y Número de Agente

____________________________________________ Fecha en que se completo el Entrenamiento

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