ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA SUBDIRECCION ACADEMICA

DEPARTAMENTO DE EDUCACION ABIERTA Y A DISTANCIA

LICENCIATURA EN ARCHIVONOMIA

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE: LENGUAJES DOCUMENTALES (Clave AR 98 533)

ALFREDO CARVAJAL

Indice INTRODUCCION Evaluación diagnóstica

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UNIDAD I Objetivo de la unidad Esquema resumen Actividades previas

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I.- La Comunicación Documental 1.1.- Concepto de comunicación documental 1.2.- Formas de comunicación documental 1.2.1.- Comunicación del documento 1.2.2.- Comunicación de la información

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Actividades complementarias de consolidación

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UNIDAD II Objetivo de la unidad Esquema resumen Actividades previas

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II.- Lenguaje Natural 2.1.- Concepto de lenguaje 2.2.- Concepto de lenguaje natural 2.3.- Problemas del lenguaje natural 2.3.1.- Sinonimia 2.3.2.- Antonimia 2.3.3.- Polisemia 2.4.- Ventajas y desventajas del uso del lenguaje natural en el ámbito archivístico

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Actividades complementarias de consolidación

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UNIDAD III Objetivo de la unidad Esquema resumen Actividades previas III.- Lenguaje Documental 3.1.- Concepto de lenguaje documental 3.2.- Condiciones de elaboración de un lenguaje documental. 3.2.1.- Lenguaje unívoco 3.2.2.- lenguaje inequívoco 3.3.- Elementos archivísticos para la elaboración de un lenguaje documental. 3.3.1.- Análisis del vocabulario archivístico. 3.3.2.- Esquema del lenguaje documental. 3.3.3.- Construcción de un lenguaje documental. 3.3.3.1.- Elementos técnicos para la elaboración de un lenguaje documental. 3.3.3.2.- Selección del asunto. Actividades complementarias de consolidación

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UNIDAD IV Objetivo de la unidad Esquema resumen Actividades previas

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IV.- Terminología del Ambito Archivístico 4.1.- Concepto de terminología archivística. 4.2.- Diferentes enfoques de la terminología archivística. 4.2.1.- Enfoque etimológico de la terminología archivística. 4.2.2.- Enfoque de la terminología archivística por autor. 4.2.3.- Enfoque de la terminología archivística de las escuelas europeas. 4.2.4.- Enfoque de la terminología archivística de las escuelas latinoamericanas. 4.2.5.- Enfoque de la terminología archivística por unidades de archivo.

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Actividades complementarias de consolidación

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UNIDAD V Objetivo de la unidad Esquema resumen Actividades previas

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V.- Seguimiento y Evaluación del Lenguaje Documental 5.1.- Utilidad de la terminología en la recuperación de la documentación. 5.2.- Actualización del lenguaje documental. 5.3.- Criterios de evaluación del lenguaje documental.

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Actividades complementarias de consolidación

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Evaluacion de la asignatura de lenguajes documentales Bibliografía

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INTRODUCCION Planteamiento del curso: En términos actuales, sobre todo a partir de la fuerza que toma la “innovación tecnológica” aplicada a los archivos y la homogeneización de los procesos técnicos mediante la normalización en la descripción de documentos a escala internacional por vía del Consejo Internacional de Archivos (CIA) y por supuesto, como elemento importante, la satisfacción de necesidades de servicio documental y/o de información a los usuarios. Se lanza la hipótesis de que la administración de archivos enfrenta un problema de “lenguaje” y que este “lenguaje” sea a partir de los datos de los documentos, ubicados en un proceso sistemático de funciones institucionales y que deba de plasmarse en un documento de términos archivísticos. La archivística no maneja como concepto el término lenguaje documental, aunque los elementos que lo caracterizan se dejan entre ver en los procesos de descripción archivísticos actuales, como en la clasificación, listado de asuntos, los índices y los glosarios de términos. El concepto de lenguaje documental se retoma del utilizado por las disciplinas en biblioteconomía y ciencias de la documentación, y se cree pertinente emplearlo en la archivística, previo acatamiento de las normas, principios, métodos, técnicas y teorías de esta disciplina. Para efectos de esta asignatura, se utilizará la bibliografía de las disciplinas afines, con el propósito de ir construyendo un “lenguaje documental” propio de la archivística y construir la justificación para el uso del lenguaje documental, donde la labor archivística forme su propio léxico, de tal forma que los usuarios del archivo en combinación con el archivista puedan almacenar y recuperar la documentación por medio de formatos normalizados y de esta forma poder proteger a las instituciones en la documentación de uso administrativo, legal y testimonial o histórico. Con relación a la teoría de la archivística, procura llenar los huecos existentes para acrecentar la literatura de la disciplina, explorar nuevas variables y tener más sustento para la práctica archivística. Para el manejo de los documentos ya sea manual o automático, se concatenan dos tipos de lenguaje, básicamente el del archivista y el del usuario. El del usuario, es el resultado de sus funciones y por lo tanto el lenguaje es plasmado en los documentos en un lenguaje natural, por el otro lado, el archivista tiene que manejar una descripción controlada de los documentos que es igual a lenguaje documental, es decir, se hace otro documento del original en versión más compacta pero con términos de lenguaje documental.

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EVALUACION DIAGNOSTICA

El propósito de ésta evaluación diagnóstica es identificar, que los conceptos antecedentes de la asignatura, lenguajes documentales se tiene comprendidos. Conteste las siguientes preguntas, se tiene que envíar a su asesor. 1) Qué entiende por almacenamiento y acceso de documentos.? 2) Describá las funciones de un archivo de trámite.? 3) Expliqué la función de clasificación de documentos.? 4) Expliqué la función de catalogación de documentos.? 5) Expliqué la función de descripción de documentos.? 6) Elaboré un cuadro sipnótico del ciclo vital del documento.? 7) Expliqué que es un expediente.? 8) Expliqué que es un asunto.? 9) Qué entiende por serie documental.? 10) Cuáles son las características mínimas para decir, esto es un archivo.?

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UNIDAD I LA COMUNICACION DOCUMENTAL

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Objetivo de la unidad Identifique el concepto de comunicación documental y sus formas.

Esquema resumen En esta unidad se identificará el concepto y las formas de la comunicación documental, con la finalidad de tener la idea de como el documento es producto de las funciones sustantivas y administrativas de la institución en su quehacer diario, de tal forma que se pueda visualizar el lenguaje que se utiliza en la institución, en el almacenamiento y la recuperación del documento. - común, comunidad * Comunicación - Proceso de la comunicación

- datos Comunicación Documental

*documental, documento - integra expediente

* Concepto

* Textual

- Sólo texto:

* No textual

- imagen - sonido - audiovisual

Forma de comunicación documental

oficios, memorandas, cartas, facturas, etc.

* Datos en documentos Comunicación de la información * Concepto

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ACTIVIDADES PREVIA

Investigue los siguientes conceptos: a) documento b) información c) comunicación

Antes de iniciar la unidad lea los siguientes textos con el próposito de tener una base introductoria: 1) Salinas Rodas, F.J. y Beltrán de tena, R. Información y comunicación: los medios y su aplicación didáctica. México, ed. G.Galicia S.A. 1992. páginas 34--41.

2) Berlo, David K. El proceso de la comunicación. México. Ed. Atenco. 1993. Páginas 3 --30.

3) González Alonso, Carlos. Principios básicos de la comunicación. México. Ed. Trillas, No. 15. Asociación Nacional de Universidades e Institutos de Enseñanza Superior. 1990. Páginas 15--19, 21--27, 35.

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I.- LA COMUNICACIÓN DOCUMENTAL. Se ha convenido que en las instituciones, privadas o públicas, la comunicación (interna o externa) para que sea oficial debe hacerse por escrito, plasmando datos en los documentos. Esta comunicación es en sí por la misma naturaleza de la institución y se torna la única vía legítima en la conducción de sus funciones y actividades. Si bien es cierto existen otros tipos de documentos como el disco compacto, disckett, cinta magnética, en los cuales se apoya la administración de una área, lo más usual e inclusive, lo que tiene más válidez es el documento. Cabe aclarar que el hablar de documento de archivo, se debe de entender como aquel documento que es generado en la administración de una institución y que es parte fundamental de un asunto.

1.1.- CONCEPTO DE COMUNICACION DOCUMENTAL. Para llegar a la comunicación documental, primero se tiene que revisar como se da la comunicación en si misma y lo que se entiende por documento. Así, primero revisaremos la palabra común, ya que la comunicación debe de tener algo en común, la entendemos como aquello en que tienen participación varias personas, porque el hombre no vive aislado, sino que lo hace junto a otros, el hombre no se habría sentido capaz de resolver por sí sólo todos los problemas que se le presentan, y decidió elaborar con sus semejantes un acuerdo que permitiera poseer varias cosas y desarrollar actividades en común, por ese acuerdo, el hombre se integra en una comunidad. La existencia de la comunidad exige la comunicación, para que dos hombres formen una comunidad, es necesario que se hayan comunicado a través de cualquier sistema de comunicación por simple que éste sea. Si no existe una buena comunicación entre los archivistas y los usuarios en el proceso de organización y ordenación de los documentos, pronto el archivo será la base y el inicio del estancamiento o inclusive el olvido en la institución o bien el archivo será neutralizado. La identificación de un documento en el archivo, se compone de dos partes: La Primera; el documento debe de contener datos, a su vez estos datos deben de tener un orden jerárquico de ideas, que transmitan un mensaje y que este mensaje, dentro de la institución, contenga códigos conocidos por las personas, y segunda, este documento se va a integrar a un expediente que se utilizará conforme lo requieran las funciones administrativas de una institución. Siempre debemos tener presente que los archivos se alimentan de la documentación que generan los empleados de las instituciones, bueno porque así lo marca ley o las políticas,

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como ejemplo tenemos que un documento contable, digamos una factura, la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (diario Oficial 25/agosto/1998) indica el tiempo que se deben conservar los documentos contables en el archivo. El caso de un archivo de personal, se debe conservar en tanto se tenga la relación del empleado con la empresa; y posterior a la baja se debe tener un tiempo precausional porque se lo puede solicitar para auditoría el Instituto Mexicano del Seguro Social. El Proceso de la Comunicación En el proceso de la comunicación, generalmente aceptado, intervienen varios entes, el emisor que puede ser el archivista o el usuario, cualquiera de los dos es el responsable o quien transmite un mensaje, claro el mensaje tiene que ver con la comunicación de datos asentados en un documento; y el receptor a quien está dirigido el mensaje o quien lo recibe, es en el momento de solicitud o entrega de un servicio, el mensaje el cual es la información transmitida, debe ser entendida y codificada porque se cuenta con el código, son los simbolos del mensaje por el cual se transmite el mensaje; y la retroalimentación donde se realiza la respuesta al mensaje enviado, cuando el receptor establece la retroalimentación a su vez se convierte en emisor, sólo si es correcto el servicio documental y/o de información, sucede algo importante, y es que el emisor inicial a su vez se convierte en receptor y el receptor en emisor, etc. dando como resultado el proceso de la comunicación. En el caso del archivo contable, supóngase el siguiente ejemplo: El jefe del archivo: Todo cheque que sea cancelado se debe archivar en el consecutivo de pólizas de cheque con la copia amarilla, copia azul, copia blanca y el cheque original cancelado. Auxiliar de archivo: ¿El consecutivo es por número de cheque o por alfabético del apellido del proveedor.? Jefe de archivo: El consecutivo es por número de cheque o número de pago al banco, que es lo mismo. La existencia de la comunidad en una institución, en este caso archivística, debe poseer siempre unas normas rectoras (códigos de la Institución y del archivo); aunque puedan parecer muy débiles, existen necesariamente y establecen la relación entre los miembros del archivo, donde un nuevo empleado archivista conozca esas reglas, es imprescindible comunicárselas.

NORMAS RECTORAS

COMUNIDAD ARCHIVÍSTICA

NUEVO EMPLEADO ARCHIVISTA

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Ejercicio: Acuda a una oficina de gobierno o a una empresa privada, en el departamento de recursos humanos pregunte por los documentos mínimos que se requieren para el llenado de una solicitud de empleo; Ver el tipo de documentos que se pide y elabora un listado, esto es con el propósito de observar que en las normas y políticas institucionales, interviene algún documento y además es parte de la comunicación. El resultado de tu ejercicio, envialo a tu asesor. Es menester señalar, que la comunicación cumple un papel fundamental en la constitución de un archivo, así como para la continuidad de sus funciones sustantivas, igualmente asegura la transmisión de experiencias de la comunidad para identificar la documentación y la información, permitiendo la eficiente interacción de los archivistas en el archivo para con la institución, esto es con el propósito de no estar experimentando de nuevo en cada función y actividad, sino que el trabajo creativo parta siempre de un escalón superior al precedente. Para que el archivista comprenda lo que se le quiere comunicar se necesita tener una mínima cantidad de supuestos sobre los actos del habla y escritura, y dentro de esos actos, sobre su aspecto pragmático. En ocasiones, la admisión y comprensión de un mensaje se limita a un contexto determinado, ya que incluyen ciertos vocablos que sólo encuentran significación en cada archivo. Los hechos y actividades de la vida administrativa de una institución se traducen en signos en el archivo, al momento de almacenar y recuperar la documentación y/o información a partir del lenguaje de la institución, donde se ven las interrelaciones que se forman con base en las normas institucionales primero, y después departamentales. Ya podemos decir entonces que el concepto de comunicación documental es: La comunicación documental trata de las relaciones entre las funciones administrativas y sus características; de como éstas pueden ser representadas en soportes documentales y de cómo estos soportes pueden ser manejados como sustitutos de las mismas funciones administrativas. Es importante destacar que la comunicación documental permite tener claro cual es la razón de generar un documento y su finalidad. Así tenemos, la razón de generar un documento es para conformar los hechos de un asunto y la finalidad es testimoniar el proceso del asunto.

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Ejercicio: Observe el manual de procedimientos de una institución a la que se tenga acceso (Escuela, municipio, empresa, institución gubernamental, etc.) Elija una actividad y constate, en la medida de lo posible sí los documentos representan la actividad, así mismo cómo integran el expediente. Como producto de éste ejercicio, realice sus comentarios personales, si realmente esta representada la actividad en el expediente. Lo tiene que enviar a su asesor.

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1.2.- FORMAS DE COMUNICACION DOCUMENTAL. 1.2.1.- COMUNICACION DEL DOCUMENTO. La comunicación que se da entre personas o instituciones, donde se juega el rol de emisor y receptor según quien envíe y reciba el mensaje, en este proceso el documento reviste importancia. De esta forma la comunicación del documento se da cuando la relación inmediata entre el emisor y el receptor es entendible y la permanencia del mensaje en algún soporte se da como apoyo al proceso de la administración de un área, oficina o personas, donde el soporte, que es el elemento material sobre el que se escribe el mensaje de tal modo que éste pueda leerse en repetidas ocaciones. Solamente se da la comunicación del documento entre las instituciones cuando son actos jurídicos o administrativos, es decir, cuando los documentos son producidos o recibidos durante el curso de una función o actividad administrativa para el cumplimiento de sus fines y conservados como testimonio o evidencia de la institución. A partir de que un documento se genera, como parte que constituye un expediente único, entonces, su origen es único y constituye un eslabón del asunto administrativo. Así la forma que tome el documento en la comunicación o es textual o es no textual. Los documentos textuales son los que presentan información en forma de texto escrito, así tenemos, los oficios, memorandas, cartas, escrituras publicas, testamentos, facturas, etc. Los documentos no textuales, básicamente son: imagen cómo las fotografias, planos, mapas, planos, diapositivas, emtre otras. Documentos con sonido: discos y cintas y por último los audiovisuales: peliculas y videos. La producción de los documentos en su forma e intencionalidad, juega un papael muy importante , así tenemos que, un oficio tiene más jerarquía que un memorandum, una factura tiene más valor que una solicitud de cheche, la escritura pública tiene más valor que el recibo de honorarios pagado al notario público, siendo los documentos importantes, hay otros que son más importantes, por la misma naturaleza del documentos, cuando se integra el expediente. Los documentos en la comunicación documental tienen los siguientes atributos: Originalidad: Es el resultado de una actividad administrativa. Fiabilidad: es fuente de una persona respaldada por una institución. Utilidad: Tiene utilidad para un asunto administrativo. El documento comunica lo referente a un asunto cuando es administrativo, y comunica la historia cuando es testimonial o evidencial.

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1.2.2.- COMUNICACION DE LA INFORMACION. La vinculación que se da entre el documento e información, como ya hemos visto, es que documento es el vehículo de la información, entendida la información como datos organizados los cuales son indispensables para llevar a cabo las actividades propias de una organización, especialmente el de la toma de decisiones. Se dice que existe una explosión documental, entonces entendemos que hay una explosión de la información, esto se da por dos razones, la primera porque las funciones y actividades aumentan en las instituciones y segundo porque la tecnología se ha desarrollado en grandes proporciones para la generación y reproducción documental, que son el vehículo para la distribución de la información. La institución crea sus archivos documentales con el propósito de conservar los documentos y accesar con facilidad a la información, en el momento que se requiera. Luego entonces en el archivo se debe de tener la información organizada de tal forma que el uso sea eficiente y de verdad apoye a cumplir objetivos y metas y no que las detenga y las desfase. La comunicación de la información se entiende como el conjunto de datos contenidos en uno o en diferentes documentos, entonces la comunicación de la información es cuando tiene sentido para solventar algún asunto, o en su caso conocer el status que guarda una actividad. Concepto de información, etimológicamente la palabra información proviene del vocablo látino informatio que significa noción, idea, representación. Sí esta forma de información se incorpora al proceso de comunicación, ya sea interpersonal de una institución, la definición de comunicación de la información se torna un tanto difícil de proponer. Vamos a partir de lo que propone el Glosario de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Asociación Latinoamericana de Archivos sobre el concepto de información: “todas las ideas, hechos y trabajos imaginativos de la mente que se han comunicado, registrado, publicado y/o propagado formal o informalmente, en cualquier forma”. Retomemos algunos de los elementos de la definición para llegar al concepto de comunicación de la información para la archivística y concretizado en el archivo. Se tiene, entonces; que comunicación de la información son: Todos los hechos e ideas que son representaciones de las funciones administrativas de la institución que se registran formal o informalmente, en cualquier formato o documento. La información como tal contiene la acción de informar una actividad, por eso siempre debe de estar la documentación ordenada en el archivo con la finalidad de que su

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transmisión sea siempre ágil y oportuna, claro que en el soporte donde está contenida igualmente sea identificada y recuperada. La información que se asienta en un documento es un acto consciente de una persona, lleva implícito un propósito, que es ser parte de la unidad de un asunto. La comunicación de la información desde el archivo debe incluir todos aquellos medios a través de los cuales le hace llegar el archivista a las áreas los datos relativos a los documentos que las mismas áreas ha generado, con respecto a las actividades de la información. La comunicación de la información es variada y debe establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa o institución, deben incluir reportes e informes, controles, base de datos, etc. Implantar un sistema de comunicación de la información es tomar la decisión de como va a fluir la información al respecto, ya sea contable, financiera, de producción, de recursos humanos, mercadotecnía, administrativa o sustantiva, teniendo identificadas a las personas que se les va a distribuir para su uso y consulta.

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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DE CONSOLIDACION

1) Qué se entiende por comunicación.?

2) Con el proceso de la comunicación, elaboré un ejemplo aplicado al archivo.?

3) Expliqué las formas de la comunicación documental y proponga tres ejemplos de cada una.?

4) Describá que entiende por comunicación de la información en un archivo.?

5) Con sus propias palabras desarrolle los siguientes conceptos aplicados a la comunicación documental: 5.1) Propósito de la comunicación documental. 5.2) Importancia de la comunicación documental.

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UNIDAD II: LENGUAJE NATURAL

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Objetivo de la unidad Analizar el lenguaje natural, su problemática y las ventajas de aplicarlo al ámbito archivistico. Esquema resumen La intención de discutir el lenguaje natural en el ámbito archivístico, siendo la forma más sencilla de comunicación, sin lugar a dudas, es el como identificamos los documentos y los datos, en un intercambio de comunicación con los usuarios. Entendido el lenguaje natural como las palabras cotidianas que se utilizan en el desarrollo de las actividades administrativas de la institución.

*Concepto lenguaje *Concepto de lenguaje natural

*Sinonimia Problemas del lenguaje natural

*Antonimia *Polisemia

* Ventajas Lenguaje natural *Desventajas

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ACTIVIDADES PREVIAS

Investigue en una enciclopedía los siguientes conceptos: 1) Lenguaje

2) Sinonimia, antonimia y polisemia

Como apoyo a la unidad, lea los siguientes textos: 1.- Heredia Herrera, Antonia. Archivistica General: Teoría y Práctica. Sevilla, Publicaciones de la Diputación de Sevilla. 1995. Páginas 394--395 tema Lenguaje Natural.

2.- José A. Moreiro González y Eva Ma. Méndez Rodríguez. Lenguaje Natural e Indización automatizada. Revista: Ciencias de la información vol. 30 No. 3 septiembre 1999. Páginas 15--19 tema Modelos de indización automatizada y lenguaje natural.

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II.- LENGUAJE NATURAL. 2.1. CONCEPTO DE LENGUAJE. A todo sistema que emplea el hombre para comunicar sus ideas y actitudes en la administración de una institución se le llama lenguaje. El lenguaje es una de la manifestaciones simbólicas del hombre, es decir, sus aptitudes se representan en las cosas, las ideas y los hechos, expresión de emociones, de los valores, se hace por medio de palabras y escritos. Cada una de las palabras que utiliza el archivista en sus funciones diarias en el archivo es analizable en unidades más pequeñas; estas unidades pueden combinarse de otra manera y dan origen a nuevos símbolos, además estas unidades son diferentes, sus combinaciones obedecen de acuerdo a los objetivos y tipos de documentos que se tienen en el archivo con respecto a la institución y repercute en la organización del archivo Ejemplo: Cheque La unidad pequeña que le sigue es; cheque Bancomer. Le sigue; cheque Bancomer del mes de abril, y así sucesivamente. La materia prima en un archivo son los documentos, donde se plasma el lenguaje, a partir de: a) Hechos: son los atributos de la vida diaria en la institución o empresa , esto esta determinado por las relaciones entre los empleados al llevar a cabo sus funciones. b) Soportes: son todos los vehículos de los datos que se desprenden del lenguaje, los identificamos administrativamente como; oficios, cartas, memorandums, facturas, cheques, solicitud de trabajo, contratos, incapacidades, etc. c) Lenguaje: sistema de palabras con las que se nombran los documentos. d) Normas: el utilizar la normalización de palabras en una institución es con el propósito de hacer más fácil la comunicación. esquematizando los incisos queda de la siguiente forma: a (Hechos e ideas)

b (soportes)

c ( Lenguaje)

d ( Normas)

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es por esto que la producción documental, resultado de diferentes procedimientos administrativos, que persiguen finalidades distintas, como consecuencia, dan lugar a estructuraciones diversas de documentos variadísimos en su tipología y en sus soportes, de acuerdo a la función, es el lenguaje que utiliza el empleado en los documentos, por ejemplo; en el documento oficio se utiliza para transmitir una instrucción, las palabras que se utilizan tienen esa intención. Es importante observar que el lenguaje que se utiliza en el archivo es hablar de los documentos de archivo y los datos o signos que se plasmen en él. Sin lugar a dudas éste lenguaje es aprendido y utilizado, poco a poco se va mejorando o inclusive cambiando de sistema de comunicación, hecho producido con frecuencia en los archivos cuando no tiene comunicación con los usuarios, y también porque se va modificando la organización propia de la institución. Todo esto, son rasgos que distinguen el lenguaje utilizado en cada archivo. El lenguaje de comunicación que se tiene hoy en día en los archivos cuenta con códigos de señales prácticamente inmutables y de eficacia limitada, ejemplo; las factura tratan de actividades de compra - venta, entonces el término compra o venta son irrelevantes, por su generalidad y porque son términos usados a diario. En un principio, el lenguaje esta fundado en la asociación de un concepto (significado) y de una imagen acústica (significante), asociación arbitraria, pues nada impone de hecho ni de derecho que el documento llamado factura lleve ese nombre ( se escribe invoce en ingles), dicha asociación resulta necesaria para todos los miembros de una misma comunidad; pues estos no la pueden contradecir sin renunciar a comprender y a ser comprendidos, sin apartarse en el sentido propio del término, la unidad resultante de esta asociación es el signo lingüístico. Significante Análisis formal: 1) Descripción documental 2) Catalogación 3) Clasificación Son datos referenciales del documento original

significado Análisis de contenido: 1) Resumen 2) Listado 3) Indices

El lenguaje, es un medio de comunicación, toda persona que administre un archivo y desee describir los documentos (expresar sus ideas), necesita conocer, lo mejor posible los elementos y las palabras de los usuarios para referirse a un documento y a su contenido, por ejemplo, en un archivo contable se tiene que conocer el formato de una factura, de una póliza de egresos, de una balanza, etc. con el propósito de entenderse con el usuario y poder establecer una comunicación. Sin lugar a dudas el lenguaje utilizado en el archivo debe de coincidir con el de la institución ya que esta comunicación es de vital importancia para el éxito de las funciones del archivo y de la institución.

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2.2.- CONCEPTO DE LENGUAJE NATURAL. El lenguaje natural es el sistema de comunicación más utilizado por el hombre. Sobre el se han construido casi todos los otros sistemas empleados y gracias a el se ordena el pensamiento y por ende nuestras funciones y acciones, si por la inteligencia se distinguen el hombre de los animales, bien podemos decir que es éste el primordial elemento distintivo entre los seres racionales y los irracionales. El lenguaje en sí y todo lo que rodea su producción, transmisión y comprensión, es enormemente complejo. Sin embargo, su uso diario, tan habitual para nosotros, hace que nos detengamos normalmente a reflexionar sobre ello. Un ser humano separado de la sociedad sin posibilidad por lo tanto de aprendizaje, aprenderá a comer, caminar, etc. pero nunca, en cambio, aprenderá a hablar. Más exacto sería decir que un ser humano en tales consideraciones de soledad aprendería naturalmente a trasladarse; en efecto, es la experiencia. Así pues, por un lado, el lenguaje es cualidad natural del ser humano y, por otro, producto de una cultura. El lenguaje es una herencia histórica enmarcada en una sociedad y una naturaleza, evoluciona con el tiempo. Por ello, aunque el lenguaje se dé universalmente y todos los hombres, salvo enfermedad o malformación, estén capacitados para hablar, no todos los hacen de igual manera. El lenguaje representa en formas distintas: las lenguas y el poder de cohesión de éstas es tal que pueden conformar un grupo social. Por ejemplo: Los Médicos: su lenguaje es muy técnico y lo heredan más puro desde las raices griegas, esto les permite la comunicación en cualquier parte, además que es entendida. Lo dicho, nos hace comprender que las lenguas no se mantienen puras, sino que van sufriendo numerosas modificaciones, debido muy especialmente al contacto con otras lenguas. Los cambios lingüísticos (en este caso lenguaje natural) se producen siguiendo lo que se ha venido en llamar --ley del mínimo esfuerzo--, ese mínimo esfuerzo no es tan sólo la búsqueda de una pronunciación más cómoda, sino también huir de la excesiva semejanza de dos vocablos, o anular una disparidad no necesaria , en resumen, cualquier acción que signifique mayor simplicidad en las relaciones lingüística, físicas o mentales. Tenemos elementos para decir que el Concepto de lenguaje natural es el conjunto de palabras que se utiliza en la administración de una actividad para expresar ideas en los documentos. Entonces tenemos que el lenguaje natural se identifica en todo tratamiento de la información del documento primario o de índole original, es bien sabido, todos nos expresamos en una amplia variedad de lenguajes y son los elementos descriptores que se asientan para la recuperación de los documentos y desde luego para comunicarnos con los demás, con nuestros actos, hechos, ideas, sentimientos; plasmando la gran cantidad de términos que se emplean en un escrito.

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2.3.- PROBLEMAS DEL LENGUAJE NATURAL. La vinculación entre los actos del habla y de escritura, usuario – documento - archivista y dentro de esos actos sobre su aspecto pragmático, con objeto de facilitar la continuación del sistema de ordenación para la fácil la recuperación de los documentos, es útil realizar un resumen, inclusive un sumario o un catálogo de lo que entendemos por el término archivistico que se este usando para cada documento. Un enunciado denotativo, sitúa al destinador (el usuario), a su destinatario (el archivista) y a su referente (aquello de lo que el enunciado trata, solicitud de documentación ) de una manera específica: el destinador queda situado y expuesto por este enunciado en la posición de “sabiente” sabe lo que desea, documento e información, el destinatario queda en posición de tener que dar o negar su asentimiento, y el referente también queda comprendido en una de las maneras propias del lenguaje natural como algo que exige ser correctamente identificado y expresado en el enunciado al que se refiere. Así tenemos, que el lenguaje que se utiliza en el archivo debe ser coordinado, tomando en cuenta lo que requiere el usuario, la ordenación de la documentación y de la información, de lo contrario su recuperación va a ser problemática; tres observaciones se deben de hacer a propósito del lenguaje natural y que se presentan como problema, la primera, sus reglas no tienen su legitimación en ellas mismas, sino que forman parte de un contrato explícito entre el usuario y el archivista ( lo que no quiere decir que las inventen, es visto muy común ), aquí la importancia de elaborar el catalogo de asuntos a partir de las funciones generales y particulares, acordadas con el usuario, así mismo la clasificación de las actividades y asuntos administrativos, la segunda, es que a falta de reglas o normas hay confusión, una modificación incluso mínima de una regla, modifica la naturaleza del lenguaje natural, y que un enunciado que satisfaga las reglas no pertenece al lenguaje natural. Definido por éste la tercera observación, todo enunciado debe ser considerado como un elemento hecho en un lenguaje natural. Esta última observación lleva a admitir un principio que subtiende, todo nuestro procedimiento de lenguaje; que hablar es combatir, en el sentido de comunicación, y que los actos del lenguaje derivan de un supuesto general entre el usuario y el archivista en el archivo tradicional. Ejemplo: el juego de facturas de pasta azul, el cheque con carpeta color rojo, son enunciados un tanto comunes y no se solicita la información por datos.

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2.3.1.- Sinonimia. son todas las palabras que tienen una relación de equivalencia: término antiguo aeroplano Guerrero Cohete espacial

término nuevo avión Soldado nave espacial

Se tiene que tener cuidado ya que el error que se comete a menudo, es el cambiar la equivalencia del término actual por el antiguo, siendo que es incorrecto. En los documentos de archivo se tiene que respetar los términos según la época. Ejemplo: el término antiguo es solar y se quiere cambiar por el término actual de bienes raíces. Este problema se detecta con frecuencia en los archivos históricos. La equivalencias también se da del término popular sustituyendo al término científico. término popular aspirina

término científico ácido salicilico

término general felino

término local pantera, jaguar

hay cuasisinonimos: periodista asesínato genética

reportero homicidio herencia

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2.3.2.- Antonimia. Ciertas palabras expresan conceptos y objetos opuestos, es claro que los asuntos se van diferenciando por la actividad administrativa. Ejemplo: riqueza – pobreza mineral – orgánico

2.3.3. Polisemia. Palabra que tiene la misma forma, pero designa distintas realidades, el contexto del asunto administrativo es la diferencia: Gato: animal o herramienta mecánica Planta: vegetal, parte del pie, maquina eléctrica. Puede ocurrir también que el mismo término se utilice en distintos campos con un sentido particular, como “operación”, que puede ser un proceso aritmético, financiero o quirúrgico. Algunas palabras tienen relaciones de asociación, o sea, que se refieren a objetos o fenómenos que pueden tener relaciones comunes desde cierto punto de vista: “deporte”, educación, salud, diversión. Las palabras tienen también un sentido y valor propio que dependen de las condiciones particulares de cada medio o a cada actividad y de los periodos en que son pronunciados. Archivero: Mueble metálico Continente: Donde se guardar algo

Oficio de Individuo Español Porción de Mar.

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2.4.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USOS DEL LENGUAJE NATURAL EN EL AMBITO ARCHIVISTICO. Cuando se organiza un archivo pequeño, el lenguaje natural se utiliza si se tiene una clasificación y ordenación de los documentos con un sistema directo, que no se ocupe de un catálogo o de una base de datos, que la recuperación sea directa, el caso de tener los expedientes por orden alfabético o por secuencia numerica. Ejemplo de archivo con un sistema directo alfabético puede ser el archivo de Recursos Humanos, se ordena y se recuperan los expedientes por el apellido paterno, materno y nombre del empleado. Ventajas:

Se utilizan una comunicación simple Los términos son tal cual El lenguaje es libre

Desventajas:

Hay ambigüedad en la comunicación Duplicidad de vocabulario Inflexible en las opciones de recuperar información Busqueda tardada de la documentación Resumen extenso

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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DE CONSOLIDACION 1.- Cuál es el concepto de lenguaje natural ? 2.- Indique cuales son los problemas que se presentan en el lenguaje natural. De tres ejemplos de cada uno ? 3.- Indique cuales son las ventajas y las desventajas del uso del lenguaje natural ?.

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UNIDAD III LENGUAJE DOCUMENTAL

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Objetivo de la unidad Analice el lenguaje documental, sus condiciones de elaboración y los elementos administrativos y técnicos para elaborarlo Esquema resumen En esta unidad se conocerá el concepto de lenguaje documental, las condiciones y elementos para la construcción de un lenguaje documental aplicable al archivo, apartir de la clasificación, listado de asuntos y la descripción documental y la recuperación documental.

* Clasificación

- Clave de oficina - Asuntos - Consecutivo de expedientes

* Listado de asuntos

- Serie documental - Catálogo asuntos - Expediente

* Descripción de documentos

- Pasos de la descripción

* Recuperación documental

- Directa - Indirecta - Automatizada

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ACTIVIDADES PREVIAS Conteste las siguientes preguntas 1) Concepto de clasificación ?. 2) Que entiende por descripción de documentos.?

4) Qué entiende por recuperación documental.?

Lea los siguientes textos con la finalidad de apoyar la unidad de lenguajes documentales: 1.- Maniez, Jacques. Los lenguajes documentales y de clasificación: concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales.Traducción del francés por Francisco Javier Alvarez García, Juan Francisco Herranz Navarra, Margarita Ramírez Reyes. Madrid; Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Piramide, 1993. 2.- Guinchat, Claire y Menou, Mchel. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y documentación. Madrid, fotojae, S.A. 1992. Páginas 137--148. 3.- Heredia Herrera, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. Sevilla, Publicaciones de la Diputación de Sevilla. 1995. Páginas 395--396 tema Lenguaje Documental. 4.- Coll-Vinent, Roberto y Bernal Cruz, Francisco J. Curso de Documentación: Asistido por ordenador. España, ed. Dossat. s.a. 1993. Páginas 173--175. 5.- Diario Oficial de la Federación. 21 de septiembre de 1995. Poder Ejecutivo: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. La clasificación por objeto del gasto. México Secretaría de Gobernación, 1995.páginas 2--15 primera sección. 6.- Norma Internacional Para la Descripción Archivística. (ISAD-G) 1994.

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III.- LENGUAJE DOCUMENTAL 3.1.- CONCEPTO DE LENGUAJE DOCUMENTAL. Primeramente se tiene que considerar, que los nombres que se asignan a los asuntos y a los documentos en una institución sólo pueden ser obra de las autoridades administrativas, se rigen por ciertas normas de funcionalidad para comunicarse, y por supuesto, se identifican con el lenguaje que les es característico de acuerdo al propósito general de la institución y a las funciones de las áreas. Pues bien, cada asunto de una área en particular recae en un documento o conjunto de estos, el asunto se debe de representar en documentos, debe de tener un proceso condicionado ( todo asunto se lleva a integrar un expediente toda vez que fue autorizado por el empleado de la administración), es decir, los documentos del asunto se van integrando al expediente porque interviene directamente el empleado en la toma de decisiones para que se lleve a cabo el flujo documental. Entonces el papel del archivista, es hacer manejable el conjunto de documentos que integran el expediente, por supuesto, considerando el lenguaje que se utiliza, describirlo mediante un formato especifico, el lenguaje que se observa de los asuntos y de los documentos se torna en lenguaje documental. A partir de lo anterior, el lenguaje documental se lleva a cabo en el trabajo archivístico, porque es en el archivo donde se buscan formulas para almacenar y accesar con facilidad a los documentos. Un acercamiento al concepto de lenguaje documental para la cuestión archivística dice, es el extracto del asunto en la gestión administrativa, que trata el documento de acuerdo a una normalización, para su eficaz almacenamiento y recuparación. El extracto tiene que tender hacia una normalización para el mismo tipo de documento, Antonia Heredia en su libro Archivística general, nos dice "el desarrollo y aplicación del principio de procedencia, teniendo en cuenta la naturaleza de los archivos…” “partiendo desde luego de la aceptación del respeto al origen de fondos”. Se toma en cuenta el área administrativa y el asunto.

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3.2.- CONDICIONES DE ELABORACION LENGUAJE DOCUMENTAL.

DE

UN

Este es el primer intento por tener una teoría sobre lenguajes documentales, aplicado a la archivística, capaz de describir, explicar y predecir el fenomeno en cuestión, bien, sin lugar a dudas, la mejor estrategía para construir el marco teórico, es tomar las teorías de otras disciplinas, tomar los elementos relacionados con el tema como estructura del marco teórico que se persigue. Cuáles enfoques básicos se deben de considerar para la elaboración de un proyecto de lenguaje documental?. Para responder a la pregunta antes señalada, se proponen dos enfoques, el lenguaje univoco y el lenguaje ínequivoco, esto tiene como propósito el contextualizar y además que permita ser flexible de tal forma que el lenguaje se vaya actualizando o enriqueciendo.

3.2.1.- LENGUAJE UNIVOCO. Es un hecho real de que existe una gran cantidad de palabras que presentan multiples significados. Una misma palabra puede tener una extensa variedad de acepciones, es más, una palabra puede perder un significado y adquirir otro en el transcurso del tiempo. La forma de aprender el significado de una palabra nueva es que conozca o pueda aprender de algún modo el significado al señalar el objeto además tener una descripción verbal del objeto. Ejemplo: Gato En el hogar; es un animal domesticado En el Taller; Herramienta de trabajo. Mariposa

En Biología Animal con alas En una oficina: sujetador de papel.

Flor

En biología; planta En el hogar; nombre propio de una persona

Por otro lado tenemos que al contacto directo con algunos objetos, estos pueden producir una diversidad tan extraordinaria de resultados. Ejemplo: Perro Cuadrupedo, mamifero, canino Vestido Prenda de vestir, ropa, abrigo Para el caso del archivo se debe de tener cuidado en el uso del lenguaje documental, de lo contrario se cometerán errores básicos de conceptualización. Archivo -Conjunto de documentos organizados, donde su recuperación es rápida para la toma de decisiones. -Lugar físico donde se almacenan documentos Documentos

-Evidencia del resultado de una función administrativa. -Papel

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3.2.2..- LENGUAJE INEQUIVOCO. Por lo regular hemos tenido alguna experiencia de leer algún documento en otro idioma, nos damos cuenta que los caracteres impresos en el documento son datos que tienen sentido para los que saben leer y escribir ese idioma, si lo entendemos y hacemos la traducción a nuestro idioma tiene sentido o hasta que lo aprendamos. Lo mismo sucede cuando escuchamos una palabra nueva, no ubicamos su significado ni su representación, lo que si queda claro, es que una palabra se contextualiza de acuerdo a la idea que se quiere transmitir. Ejemplo: El más sencillo es: Miguel Hidalgo y Costilla y Hombre en cuanto a sustantivo. El primero designa una persona individual y particular, a un individuo. Héroe de la independencia de México La segunda se refiere a una clase bien definida de organismo vivo, una clase que comprende sólo ciertos organismos y excluye a otros. Archivo de trámite contable de la empresa X S.A. y documento contable El primero es un archivo particular de una empresa determinada y el segundo es un documento contable es una clase bien definida ya que incluye ciertos documentos y excluye a otros. Los términos que denotan objetos singulares e individuales son nombres propios; los que indican clase o tipos de objetos son nombres comunes.

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3.3.- ELEMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA ELABORACION DE UN LENGUAJE DOCUMENTAL En éste apartado se estudiará la utiliadad del vocabulario archivístico, el esquema y la construcción del lenguaje documental, así como las formas de investigar y hacerse allegar la información. 3.3..1.- ANALISIS DEL VOCABULARIO ARCHIVISTICO Es común que en todas las áreas del conocimiento se tenga un vocabulario propio e inclusive que los identifica y diferencia de las demás áreas; Pués bien, el caso de la archivística no es la excepción. Entonces el vocabulario archivístico es en relación a los métodos y técnicas de la disciplina con el propósito de apoyar y normalizar los procesos archivísticos. El vocabulario sirve para nombrar con enfasis la cosa o palabra archivística para efectos de éste apartado, existen palabras que se utilizan en todos los archivos, y hay palabras que solo se utilizan en derminados archivos. Veamos un ejemplo de palabras que se utilizan en todos los archivos así como palabras que se utilizan en archivos determinados. Diremos a nivel de ejemplo que los conceptos del vocabulario archivístico generales que ocupamos son: Asunto, Documento, Expediente y Servicio. Porqué sólo estos cuatro conceptos ?, porque a partir de aqui se toma la administración del archivo, la administración del documento y la administración del servicio documental. Así tenemos que el Asunto se debe de entender cómo la acción de las funciones sustantivas y administrativas que tiene encomendadas la institución. Expediente: trata de los documentos relacionados a un asunto en particular dado. Documento: todo soporte que da evidencia del asunto en lo particular del expediente. Dato: lo vamos a tomar como la mínima expresión de un comunicado. Servicio: Es el poner a disposición de los usuarios los documentos en el menor tiempo posible con fines de tomar decisiones en el desarrollo de sus funciones o para la investigación de su interés. Este vocabulario general para todos los archivos es para la identificación del documento, siempre se tiene que tomar en cuenta estos conceptos ya que el caso del asunto es generalizado, pero debe haber un sólo expediente de un asunto dado, con documentos originales, igualmente hay un sólo documento original y por lo tanto los datos que trae impresos, son los que le dan coherencia al documento. Para el caso de conceptos aplicables a un archivo en particular, ejemplificamos los siguientes términos: apertura de expedientes, expurgo, transferencia primaria, transferencia secundaría, depuración de documentos; podemos seguir con más, pero con estos es más que suficiente. Apertura de expedientes: Es la acción de reunir los documentos de un asunto particular en una carpeta o folder, anotarle la clasificación que a su vez funciona como clave para la ordenación, básicamente se realiza en el archivo de trámite. Expurgo: acción de retirar del expediente copias fotostaticas o duplicados de documentos que no sean necesarios.

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Transferencia primaria: Es la acción de envíar una remesa de documentos o expedientes relacionados, del archivo de trámite al archivo de concentración. Transferencia secundaría: es la acción de envíar una remesa de documentos o expedientes relacionados, del archivo de concentración al archivo histórico. Depuración de documentos: es la acción de retirar definitivamente para su destrucción documentos o expedientes que ya concluyo su periodo de vigencia y su guarda precausional y que por sus características no son de utilidad histórica. En todo proyecto de lenguaje documental se debe de tener unificado el lenguaje, entendido éste lenguaje, como la identificación, control y recuperación del documento, que se utiliza en cada tipo de archivo.

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3.3.2.- ESQUEMA DEL LENGUAJE DOCUMENTAL: En todos los archivos la secuencia básica es: 1.- Ingresa el documento, se identifica y se registra (entrada) 2.- Se aplica el proceso técnico archivístico (operaciones documentales) 3.- Se pone a disposición del usuario (salida)

LENGUAJE DOCUMENTAL

OPERACIONES Documentales

ENTRADA

Tipología Documental

Sustantivos

Procesos Técnicos del Lenguaje Documental

Administrativos

Clasificación

SALIDAS

Acceso y Recuperación

Servicios

Listado de Asuntos

Descripción Documental

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En el esquema interviene de manera básica la tipología documental, es la materia prima con la cual se trabaja, se tiene que análizar todo el sistema documental que compone el fondo, sección y la serie, tanto la documentación sustantiva como la administrativa, con el propósito de tener identificado cada tipo de documento y cada documento en si. Propiamente se entiende que los lenguajes documentales se componen de elementos técnicos (análisis documental), donde se aplica la clasificación de los documentos, del listado de asuntos y de los documentos que integran cada expediente, descripción y la recuperación de los documentos. Se tiene que recordar que en el archivo sólo se tienen documentos únicos, comunmente llamados primarios. La clasificación es el lenguaje documental que se diseña a priori con el próposito de identificar en el documento, por decirlo de una forma, con menos datos en forma de resumen y que es la base para la ordenación física, así mismo, la clasificación, siendo el resumen del documento, es igualmente el instrumento para la recuperación del documento

La clasificación se compone de tres elementos: Clave de oficina // asunto // consecutivo Se puede utilizar el sistema alfabetico, el numérico o el alfanumérico, esto lo determina las políticas y procedimientos de la institución, que quede claro que el sistema de clasificación debe ser una representación de la organización y de las funciones de la institución. Los asuntos deben de estar reunidos por sus semejanzas, en la serie documental y al interior de la serie documental, separado por sus diferencias. Clave de oficina es la asignación de una letra, un número o alfanumérico, con base en esta clave se identifica a la oficina de cualquier jerarquía. Esto es con la finalidad de tener reunida la documentación en un sólo lugar, su lugar de origen, es la que genera cada oficina, igualmente llamada sección. El listado de los asuntos se obtiene de las actividades de cada área u oficina que genera documentos y se encuentran plasmados en los manuales de procedimiento, con respecto al listado de documentos que integran el expediente, también se encuentran en los manuales de procedimiento y tiene que estar con su descripción de llenado. El Número Consecutivo se asigna a los expedientes de la serie documental, debe ser único e irrepetible, la secuencia numerica es 1,2,3…n. El Acceso y Recuperación de la documentación es el producto del uso eficaz del lenguaje documental, si esta bien elaborado tiene que concatenar el lenguaje natural del usuario con el lenguaje documental que se elaboro en el archivo, de hecho es donde se

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prueba y se le da seguimiento, este resultado se llama servicio ágil y oportuno. Formas de accear a la documentación es: • Directo; La ordenación permite accesar y recuperar el documento, el caso de la ordenación alfabética o cronológica. • Indirecto; se utiliza el catálogo y se toma la ubicación donde se encuentra almacenado el documento, igualmente se puede utilizar una base de datos. • Automatizado; Se recupera el documento por medio de palabras claves en una base de datos, inclusive se recupera la imagen del documento, previamente digitalizado. • De la descripción se toma cómo datos relevantes de un documento: • Título del asunto de que trate • Nombre del remitente • Nombre del destinatario • Fecha del documento • Localización del documento • Status del asunto • Antecedentes del documento

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3.3.3..- CONSTRUCCION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL. En éste tema veremos los elementos que intervienen en la construcción de un lenguaje documental tal como la organización y funcionamiento de la institución, documentos que se producen, las técnicas del lenguaje documental. 3.3.3.1.- ELEMENTOS TECNICOS PARA LA ELABORACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL. Los elementos técnicos se estudiarán en el esquema de elaboración del lenguaje documental

1

LENGUAJE NATURAL

LENGUAJE DOCUMENTAL

INSTITUCION

TECNICAS ARCHIVISTICAS

ORGANIZACION GENERAL

DE

LA

DOCUMENTACION

2

ORGANIZACION DE

FONDO

CLASIFICACION

SECCION

LISTADO DE ASUNTOS

SERIE

DESCRIPCION DOCUMENTAL

LA INSTITUCION 3

AREAS ADMINISTRATIVAS

4 5

FUNCIONES

RECUPERACION DOCUMENTAL

El cuadro se análiza por renglon, lo que corresponde a lenguaje natural se hará una breve descripción y con respecto a lenguaje documental en los apartados de clasificación y descripción se hará lo más explicito posible, tal y como sigue:

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PRIMER RENGLON: INSTITUCION Se tiene que conocer la institución desde su creación, cambios que ha tenido, su misión, visión, objetivos, de tal forma que se tenga el conocimiento total de la historia institucional y poder entender como se producen los documentos y cual es su flujo documental. ORGANIZACION GENERAL DE LA DOCUMENTACION Para el caso del archivo, el objetivo es tener toda la documentación organizada y controlada en la institución por medio del principio de procedencia y orden original; el principio de procedencia se aplica al fondo y sección y el orden original a la función que desempeña el área administrativa, es donde se produce el documento. TECNICAS ARCHIVISTICAS Para tener organizada y controlada la documentación institucional se debe de aplicar las técnicas archivisticas y por ende los lenguajes documentales.

SEGUNDO RENGLON ORGANIZACION DE LA INSTITUCION En su organización las instituciones cuentan con organigramas, procedimientos, políticas y actividades preponderantes, con los cuales desarrollan sus funciones correspondientes.

FONDO Es el concepto más general que reune la totalidad de la documentación que se produce y recibe en una institución. De esta forma el fondo sólo va contener la documentación que produce en el tiempo que la institución es vigente. CLASIFICACION Primeramente se le asigna una clave de identificación a la institución, (después se clasifican las áreas que la conforman) Puede ser por alfabético, numérico o alfanumérico. En relación a la institución, si es del gobierno el caso de las Secretarías, se puede tomar como referencia las siglas con las cuales es reconocida en toda la Administración Pública Federal o se le asigna una clave diferente, por supuesto que sea única. , a) Alfabetico: se compone de pura letras, se le puede asignar de acuerdo a las siglas de que identifican a la institución; ejemplo; Secretaría de la Reforma Agraria, SRA, Secretaría de Desarrollo Social SEDESOL, entre otras. b) Númerico: se compone del número identificador que se le asigna a la dependencia. c) Alfanumérico: se puede componer de las dos anteriores

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A continuación se ejemplifica la clasificación del la Secretaría de SEDESOL y sus áreas Secretaría - SE Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para la Empresa de Solidaridad - CGPNAES Instituto Nacional de Solidaridad - INS Delegaciones Sedesaol - DS Subsecretaría de Desarrollo Regional - SDR Dirección General de Planeación - DGP Dirección General de Programas de Desarrollo Regional - DGPDR

Dirección General de Programas Sociales - DGPS Dirección General de Organización Social - DGOS Dirección General de Evaluación y Seguimiento - DGES Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda - SDUV Dirección General de Desarrollo Urbano - DGDU Dirección General de Políticas y Fomento a la Vivienda - DGPFV Dirección General de Infraestructura y Equipamiento - DGIE Dirección General de Financiamiento para el Desarrollo Urbano y la Vivienda - DGFDUV Oficialia Mayor - OM Dirección General de Personal - DGPe Dirección General de Programación Organización y Presupuesto - DGPOP Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales - DGRMSG Dirección General de Estadística e informática -DGEI Unidad de Coordinación General de Delegaciones - UCGD Dirección General de Asuntos Jurídicos - DGAJ Unidad de Comunicación Social - UCS Contraloría Interna - CI Unidad de Coordinación Sectorial - UCSe Unidad de Análisis Económico Social - UAES La lista de las áreas debe de extenderse hasta las jefaturas de departamento

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En el caso de la empresa privada las áreas son: Presidencia - PR Staff - ST Vicepresidencia de Operaciones - VO Dirección de Operaciones - DO Dirección de Sistemas de Calidad - DSC Dirección de Fabricación y Mantenimiento - DFM DirecciónOperaciones e Ingenieria - DOI Vicepresidencia de Ventas y Mecadotecnía - VVM Dirección Nacional de Ventas - DNV Dirección de Mercadotecnia y Soporte Técnico Comercial - DMSTC Dirección de Mercadotecnia y Distribución - DMD Dirección de Servicios DS Vicepresidencia de Administración y Finanzas - VAF Dirección de Planeación Financiera - DPF Dirección de Sistemas - DSi Dirección de Contraloria Financiera - DCF Dirección de Contraloria de Operaciones - DCO Dirección de Crédito y Cobranza - DCC Dirección de Seguros y Riesgos - DSR Dirección de Recursos Humanos - DRH Selección y Contratación - SC Departamento de Personal - DP Dirección Legal y Relaciones Industriales - DLRI La asignación de claves se debe extender hasta las áreas de supervision

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La naturaleza de los documentos de una institución se componen de dos formas los sustantivos y los administrativos. Los documentos sustantivos son los que se producen en el quehacer diario de la institución y que tiene que ver directamente con la razón de ser de la institución. Los documentos administrativos son los que apoyan a los trámites de las actividades sustantivas, así tenemos los documentos de recursos humanos, contables y fiscales, de comunicación social, entre otros En las Dependencias gubernamentales se manejan nueve grandes apartados por objeto de gasto, estos apartados se retoman para la clasificación de documentos y elaboración del listado de asuntos. Cada Dependencia gubernamental tiene su función sustantiva, para la clasificación de los documentos sustantivos se le asignará la clasificación 0000 FUNCION SUSTANTIVA. Para oficina general o sección se adecua 0000 como clasificación.

0000 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000

FUNCION SUSTANTIVA * SERVICIOS PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES AYUDAS, SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS BIENES MUEBLES E INMUEBLES OBRAS PUBLICAS INVERSION FINANCIERA Y OTRAS EROGACIONES PARTICIPACIONES DE INGRESOS FEDERALES DEUDA PUBLICA**

(Diario oficial del 21 de septiembre de 1995, segunda sección pág. 2) * No se incluye en el diario oficial del 21/09/95 ** El 9000 sólo aplica a las dependencias o empresas que tienen deuda. Esta clasificación inclusive se puede utilizar en la iniciativa privada, claro con sus adecuaciones y modificaciones.

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TERCER RENGLON: AREAS ADMINISTRATIVAS Son todas las áreas que componen la estructura de la institución y además son las autorizadas para la gestión de los asuntos.

SECCION El término es utilizado en la archivística cómo la subdivisión del fondo, se reconoce porque es la unidad administrativa que genera un conjunto de documentos de la actividad de la subdivisión del fondo. En el organigrama son por lo regular de desde la Dirección General hasta el más alto rango de una institución que es la Secretaría de Estado o la Presidencia de una empresa privada. La sección es una parte del todo y el conjunto de secciones es igual al Fondo, así, las secciones son las áreas administrativas de mayor jerarquia, donde cada sección cuenta con una o varias áreas que dependen directamente de ella. A continuación se enlistan las secciones de SEDESOL y de una empresa privada las claves de las secciones ya fuerón asignadas. SEDESOL Secretaría Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para la Empresa de Solidaridad Instituto Nacional de Solidaridad Delegaciones Sedesaol Subsecretaría de Desarrollo Regional Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda Oficialia Mayor Unidad de Coordinación General de Delegaciones Unidad de Coordinación Sectorial Unidad de Análisis Económico Social

Empresa privada Presidencia Vicepresidencia de Operaciones Vicepresidencia de Ventas y Mecadotecnía Vicepresidencia de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Humanos Dirección Legal y Relaciones Industriales

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LISTADO DE ASUNTOS El volumen o tamaño del listado de asuntos depende de la cantidad de los tipos de documentos, también de los asuntos que hay que controlar o de los servicios documentales que se van a ofrecer por parte del archivo al usuario. A continuación se presenta los nueve objetos de gasto del gobierno y se toman para clasificar sus grandes funciones las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (diario oficial del 21 de septiembre de 1995, segunda sección pág. 2). Como una anotación importante, diremos que el listado de asuntos se debe de enriquecer con los asuntos que sean requeridos al área administrativa y que estos asuntos pueden ser aplicados a cualquier área administrativa. 1000 SERVICIOS PERSONALES 1100 REMUNERACIONES AL PERSONAL DE CARACTER PERMANENTE 1101 CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL 1102 VACACIONES Y LICENCIAS 1103 CAPACITACION 1104 EVALUACIONES Y PROMECIONES 1200 REMUNERACIONES AL PERSONAL DE CARACTER TRANSITORIO 1300 REMUNERACIONES ADICIONALES Y ESPECIALES 1400 PAGOS POR CONCEPTO DE SEGURIDAD SOCIAL 1500 PAGOS POR OTRAS PRESTACIONES SOCIALES 2000 MATERIALES Y SUMINISTROS 2100 MATERIALES Y UTILES DE ADMINISTRACION 2200 ALIMENTOS Y UTENSILIOS 2300 MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES DE PRODUCCION 2400 MATERIALES Y ARTICULOS DE CONSTRUCCION 2500 PRODUCTOS QUIMICOS, FARMACEUTICOS Y DE LABORATORIO 2600 COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOS 2700 VESTUARIO, BLANCOS, PRENDAS DE PROTECCION Y ARTICULOS DEPORTIVOS 2800 MATERIALES EXPLOSIVOS Y DE SEGURIDAD PUBLICA 3000 SERVICIOS GENERALES 3100 SERVICIOS BASICOS 3101 SERVICIO DE AGUA 3102 SERVICIO DE ENERGIA ELECTRICA 3103 SERVICIO DE TEKEFONO 3200 SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO 3201 ARRENDAMIENTO DE EDIFICIOS Y LOCALES 3202 ARRENDAMIENTO DE TERRENOS 3203 ARRENDAMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO 3204 ARRENDAMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO 3205 ARRENDAMIENTO DE VEHICULOS

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3300 SERVICIOS DE ASESORIA, INFORMATICOS, ESTUDIOS INVESTIGACIONES 3400 SERVICIOS COMERCIALES Y BANCARIOS 3500 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, CONSERVACION INSTALACION 3600 SERVICIOS DE DIFUSION E INFORMACION 3700 SERVICIOS DE TRASLADO E INSTALACION 3800 SERVICIOS OFICIALES 3900 OTROS SERVICIOS

E

E

4000 AYUDAS, SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS 4100 AYUDAS 4200 SUBSIDIOS 4300 TRANSFERENCIAS PARA APOYO DE PROGRAMAS 4400 TRANSFERENCIAS PARA EL PAGO DE INTERESES, COMISIONES Y GASTOS 4500 TRANSFERENCIAS PARA INVERSION FINANCIERA 4600 TRANSFERENCIA PARA AMORTIZACION DE PASIVOS MUNICIPIOS 5000 BIENES MUEBLES E INMUEBLES 5100 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACION 5200 MAQUINARIA Y EQUIPO AGROPECUARIO, INDUSTRIAL Y DE COMUNICACIONES 5300 VEHICULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE 5400 EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO Y DE LABORATORIO 5500 HERRAMIENTAS Y REFACCIONES 5600 ANIMALES DE TRABAJO Y REPRODUCCION 5700 BIENES INMUEBLES 6000 OBRAS PUBLICAS 6100 OBRAS PUBLICAS POR CONTRATO 6200 OBRAS PUBLICAS POR ADMINISTRACION 6300 ESTUDIOS DE PREINVERSION 7000 INVERSION FINANCIERA Y OTRAS EROGACIONES 7100 CONCESION DE CREDITOS 7200 ADQUISICION DE VALORES 7300 EROGACIONES CONTINGENTES 7400 EROGACIONES ESPECIALES 8000 PARTICIPACIONES DE INGRESOS FEDERALES 8100 FONDO GENERAL DE PARTICIPACIONES 8200 FONDO FOMENTO MUNICIPAL 8300 RESERVA DE COMPENSACIONES

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9000 DEUDA PUBLICA 9100 AMORTIZACION DE LA DEUDA PUBLICA 9200 INTERESES DE LA DEUDA PUBLICA 9300 COMISIONES DE LA DEUDA PUBLICA 9400 GASTOS DE LA DEUDA PUBLICA 9500 COSTOS POR COBERTURA 9600 ADEUDOS DE EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES (ADEFAS) A cada asunto se le tiene que seguir desglosando y actualizando, aqui sólo se presenta de manera general. Este listado de asuntos inclusive se puede utilizar en la iniciativa privada, claro con sus adecuaciones y modificaciones.

CUARTO RENGLON: FUNCIONES Cada oficina tiene sus funciones que cumplir, por supuesto, son únicas y estan plasmadas en los manuales de organización y procedimientos. Para las Secretarías de Estado en la Ley Orgánica de la Administración Pública, en la empresa privada se encuentran en los manuales de políticas. El conjunto de estas funciones es lo que identifica a la institución en el desarrollo de sus objetivos. SERIE En términos generales, decimos que identificamos los tipos de asuntos existentes en el archivo plasmados en los diferentes tipos de documentos, procediendo a continuación a realizar la agrupación de los tipos de documentos mediante la combinación del lenguaje natural y el lenguaje documental, esta agrupación parte desde el fondo, sección y serie, y es que la unidad por excelencia que es la serie, donde se hace la selección sistemática por asuntos, en forma indivudual de los expedientes o sobre los documentos. Se debe de tener la precaución de hacer pruebas si el lenguaje diseñado, sí esta representando el universo de los documentos y las consultas son ágiles, en el caso de las consultas se tiene que tener una comunicación muy estrecha con los usuarios, porque es el que va a solicitar y a utilizar los documentos.

DESCRIPCION DE DOCUMENTOS El realizar una descripción es con la finalidad de tener identificado y controlado el documentoy el expediente, así como el flujo documental, con esto se tiene cuales son los documentos que se producen en el asunto en cuestión, los formatos de cada documento inclusive los tiempos, es una herramienta para la organización y recuperación documental.

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La descripción es la representación del asunto en su forma más precisa con el propósito de hacer manejable y permite identificar la documentación, así como conocer el contexto de las áreas que lo produjerón. De cada asunto se elabora una lista de todos los documentos, es decir, son los conceptos generales del asunto y se describe documento por documento que integra el expediente. Es importante destacar que se tiene que tomar como base principal a la Norma Internacional Para la Descripción Archivística ( ISAD-G) Veremos los pasos mínimos de la descrición para el documento o expediente: 1.- Nombre del área productora: área administrativa que trámita el asunto. 2.- Título del asunto: es el nombre sel asunto que se realizó 3.- Asunto: se da una descripción de lo que trata el asunto 4.- Clasificación: es la que se le asigno en el archivo de trámite 5.- Remitente: Quien envía el documento 6.-Destinatario: es el nombre de a quien va dirigido el documento 7.- fecha de creación del documento: se anota la fecha en que se elaboro el documento 8.- volumen de la unidad de descripción: el volumen puede ser desde una página o más 9.- Nivel de descripción: Es la posición de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo. Ejemplo de la Dirección de Finanzas, área de contabilidad Documentos generales que integran los asuntos de pago. Pago a proveedor: Los documentos que deben de integrar el pago son: • Orden de pedido: Es la solicitud por parte del área solicitante al área de compras, se anota proveedor, fecha de pedido, cantidad de unidades o del servicio, precio unitario y total del precio a pagar, forma de pago, forma de entrega del material o servicio. • Requisición de cheque: lo elabora el área de cuentas por pagar al momento en que registra la factura del producto o servicio y se lo turna al departaemnto de tesorería • Factura de compra: firmada con visto bueno del almacen, debe estar marcados los requisitos de calidad del producto, forma de pago, cantidad de pago total, la descripción de los productos o servicios • Cheque con firmas autorizadas: elaborado el cheque se turna para las firmas autorizadas, debe contener el nombre del proveedor y la cantidad a pagar. • Firma de acuse: En una copia del cheque el proveedor firma de acuse de recibido el cheque, asienta firma y fecha de recibido. Ejemplo de la Dirección General de Personal, área de Selección y Contratación Documentos que integran el asunto de contratación de un empleado. Contratación de empleado: Documentos que integran la contratación del empleado y que después se integran al expediente de personal:

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• • • • • • • •

Solicitud de alta del empleado: Llena formato de necesidad de un empleado por parte del área requiriente de la institución y recaba firmas autorizadas Documento de promoción: el área de selección y contratación inicie la promoción del empleado solicitud de empleo: se llena el formato de solicitud de empleo por parte del aspirante Formato de requisitos de documentos: El área de selección llena el formato de documentos entregados por parte del aspirante Examenes de ingreso: Se llenan los formatos de examenes de ingreso por parte del aspirante y los evalua el área de selección Propuesta de contratación: Se le entrega al aspirante la propuesta de puesto y suledo con prestaciones Acuse de propuesta: El aspirante firma de recibido la propuesta Contrato: El aspirante firma el contrato

RECUPERACION DOCUMENTAL La busqueda documental se puede realizar en forma directa, indirecta o automatizada. La forma directa es cuando se archiva el documento o expediente en consecutivo o en alfabético y no se necesita de un instrumento especial para la recuperación de la documentación, el acceso es directo e inmediato. La forma indirecta: es cuando la documentación es accesada por medio de una clave que indique la ubicación física del documento, así la recuperación del documento primeramente se busca en un auxiliar, catálogo o listado, que indique la ubicación. La forma automatizada: es cuando se cuenta con una base de datos que hace referencia a cada uno de los documentos, inclusive, la base de datos puede tener la documentación en imagen, previamente digitalizada. Pasos para la recuperación de la documentación: 1.- Necesidad de documentación por parte del usuario. 2.- Demanda de documentos al archivo por parte del usuario. 3.- Comunicación de préstamo o consulta del documento al archivista. 4.- Busqueda del documento por parte del archivista en el acervo. 5.- Comunicación al usuario del resultado de la busqueda. 6.- El usuario verifica la veracidad del documento. 7.- acuerdo entre el usuario y el archivista de la demanda de documentación.

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Ejemplo de la unidad de lenguaje documental: Institución: Secretaría de Desarrollo Social; Se encarga de atacar la probreza por medio de proyectos sectoriales y regionales con desarrolo sustentable, así mismo proporciona o trámita vivienda y distribuye una gran cantidad de leche básicamente a niños y ancianos. Fondo: el fondo es el mismo nombre de la Institución: Secretaría de Desarrollo Social.y le asignamos las letras como clave de clasificación y son SEDESOL. Sección: para efectos de hacer más sencillo éste ejemplo tomaremos las seccion de Oficialia Mayor. Serie: Contabilidad General Asunto: Compra de papelería para junio del 2000

Clasificación: SEDESOL-OM//compra de papeleria//exp. 06-2000 Descripción documental: Compra de 1000 cuadenos, 20 plumas, 20 lapices, 10 gomas blancas, empresa papelera X. S.A, área solicitante planeación financiera, fecha 22 de junio del 2000, entrega completa Recuperación documental: Se solicita por: Oficialia Mayor Papeleria Mes de junio.

Ejercicio: Acuda a un archivo de personal e investigue como describen los siguientes documentos, el resultado se lo envía a su asesor: Documentos que integran el expediente de personal: • Propuesta de contratación • Solicitud de empleo • Alta • Acta de nacimiento • Registro de alta al servivio medico ( IMMS O ISSSTTE) • Cartilla del servicio militar nacional ( hombres) • Registro federal de causantes • Constancia de domicilio • Documento de último grado de estudios • Examen médico • Afiliación ( al gobierno) • Pasaporte • Licencia de manejo

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3.3.3.2.- SELECCION DEL ASUNTO. La selección del asunto es de suma importancia ya que es propiamente lo que se va a organizar y controlar en un archivo, es más es el reflejo de las actividades de la institución. • Del manual de procedimientos de cada área, se enlistan las actividades. • A cada actividad se le da una clave de identificación, si el manual indica alguna clave, es mejor conservarla. • De cada actividad revisar cuantos asuntos le competen • Cada asunto se tiene que integrar al listado de asuntos según corresponda, conforme al diario oficial de 21/sep/95 • De cada asunto se tiene que decir cuales son los documentos que van a integrarlo y hacer una descripción documento por documento y su forma de uso. El trámite administrativo de un asunto tiene por necesidad dejar testimonio en documentos, el tener controlado un asunto facilita el seguimiento del mismo. Ejercicio a realizar: De la institución o empresa que usted desee, obtenga el organigrama y con la clasificación del Diario Oficial del 21 de septimbre de 1995, elabora una lista de asuntos, tomando como ejemplo el esquema anterior y compare esta lista con la institción o empresa con el propósito de observar si coincide con el lenguaje que se emplea en los asuntos.

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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DE CONSOLIDACION 1.- Cuáles son los los cuatro elementos que componen el lenguaje documental en el archivo ? 2.- Expliqué que entiende por lenguaje documental ? 3.- Describá en que consiste el lenguaje univoco e inequivoco ? 4.- Describá el esquema del lenguaje documental ? 5.- De acuerdo al esquema de elaboración de un lenguaje documental, elaboré un esquema en el archivo que usted elija, con las indicaciones siguientes: a) Indiqué cinco secciones con cinco áreas administrativas cada una, incluya la sección de finanzas con el áreas de contabilidad general. b) Elaboré un listado de asuntos de acuerdo a lo que especifica en el diario oficial del 21 de septiembre de 1995 ( clasificación del gasto del gobierno federal), tome los asuntos principales y los tres siguientes, además incluya cinco asuntos que considere que tienen que ir; estos últimos tomelos de un archivo que usted elija, utilice el manual de procedimientos de la institución. c) Describá un expediente de un archivo, que sea del asunto del 1000, según el diario oficial del 21/sep/95. d) Expliqué la descripción de documentos ?. 6.- De sus documentos personales, separelos por : a) Personales; acta de nacimiento, cartilla de servicio militar, pasaporte, etc. b) Clínicos: credencial médica, estudios clínicos, radiografías, todo lo referente a servivios médicos. c) Escolares: certificados de estudio, diplomas, etc. d) Facturas de bienes muebles e inmuebles Siga así con todo los documentos que tenga en su archivo personal. Ya separados, elabore la clasificación , un listado de asuntos, descripción documental y diga la forma de recuper los documentos. El producto de esta trabajo, lo envía a su asesor.

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UNIDAD IV LA TERMINOLOGIA DEL AMBITO ARCHIVISTICO

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Objetivo de la unidad Identificar la terminología archivística, los tipos de ésta y sus especificaciones.

Esquema resumen En esta unidad conocerá el concepto de la terminología archivístiva, el enfoque de las escuelas Europeas, Latinoamericana, Por Autor, y por Unidad de Archivo, con la finalidad de describir semejanzas y diferencias y que además sea aplicable al lenguaje documental.

* Concepto deTerminología Archivistica

* Enfoques terminológicos

- por autor - escuelas europeas - escuelas latinoamericanas - unidades de archivo

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ACTIVIDADES PREVIAS Acuda a un archivo de trámite e investigue las siguientes palabras y documentos según corresponda: 1.- documento 2.- expurgo 3.- expediente 4.- oficios 5.- memorandums 6.- asunto 7.- función administrativa 8.- área administrativa 9.- archivero 10.- anaquel

Lea los siguientes textos como apoyo a la unidad:

1.- Heredia Herrera, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. Sevilla, Publicaciones de la Diputación de Sevilla. 1995. Páginas 237--250 2.- Schellenberg, T.R. Archivos modernos: Principios y técnicas. Traducción del inglés, dr. Manuel Carrera Stampa. México, Archivo General de la Nación, 1987.Páginas 15--36. 3.- Tanodi, Aurelio. Boletín Interamericano de Archivos. Vol. 11, Cordova Argentina. 1975

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IV.- TERMINOLOGIA DEL AMBITO ARCHIVISTICO 4.1.- CONCEPTO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA Primeramente vamos a plantear la problemática que representa la terminología archivística, pues bien, me parece que este problema tiene dos momentos, el primero se da por la costumbre en el uso de la lengua de cada país o región y la segunda es al momento de adaptar un término de otra lengua a la terminología propia, en esta última, no es que este mal el concepto, sino más bien, el como se adapta y como se utiliza, estos son los dos momentos donde se da tal problemática.

En un país o en una región, la falta de comunicación entre los archivos, ya sea de una institución a otra institución, cuando sean archivos de la misma naturaleza; archivo contable o de personal, o los archivos de una misma institución da como resultado el uso de términos por costumbre más que por necesidad del área, el ejemplo claro y hasta se usa en forma peyorativa es el concepto de archivo muerto, se comenzó a usar este término al momento en que un asunto concluye, el expediente o documento ya no tiene movimiento, es decir, estaba muerto; este es el momento propicio para que este término desaparezca.

La comunicación entre los archivos y para el uso de los términos y conceptos más que por costumbre se deben de dar con una base teórica, de esta forma disminuye o desaparece la problemática de la terminología archivística.

Los avances en la homogeneización de la terminología esta plasmada en los diccionarios, así tenemos por ejemplo: •

Diccionario de terminología archivística que edito el consejo internacional de archivos en 1984.

•

A basic glossary for archivists, manuscripts curatores and records manager, publicado en la revista. The american archivist No. 37, año 1974.

•

Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración, México 1980, publicado por la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y la Secretaría de Educación Pública.

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También podemos encontrar glosarios al final de algunos textos, es el caso de Vicenta Cortés Alonso, titulado manual de archivos municipales, publicado en Madrid, en 1982, igualmente encontramos en otro libro, que es el de Carol Couture y Jean-Yves Rousseau titulado, los archivos en el siglo XX, publicado en Montreal Canada en 1982. Desde luego que hay muchas más publicaciones. Como propuesta metodológica para ir homogeneizando la terminología archivística, tendrá que ser: 1) Que el tipo de documento tenga el mismo significado, por ejemplo; El documento factura en español e invoice en idioma inglés, que sea la evidencia de una transacción de compra-venta, Cheque en español y check en inglés indica que es un documento con valor monetario.

2) Que los términos técnicos signifiquen lo mismo, así tenemos por ejemplo, archivo y archives, que realmente signifique conjunto de documentos. Documento y document, para el caso de la archivística, soporte con datos de un actividad administrativa. Por lo tanto, diremos que el concepto de terminología archivística que significa “conjunto de vocablos propios de la archivística”, para encontrar la utilidad homogénea sin importar la región y la lengua.

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4.2.- DIFERENTES ENFOQUES DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA. 4.2.1.- ENFOQUE ETIMOLOGICO DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA. La etimología tiene como función básica la de investigar si los términos con que se designa a los objetos realmente ofrecen conocimiento verdadero de su naturaleza, así mismo, encontrar en la lengua griega o latina o de otras lenguas el origen de la palabras de la propia lengua. Rodríguez Castro, en su diccionario etimológico define a la etimología como “la ciencia que tiene por objeto investigar los “etimos u orígenes respectivos de las palabras, determinando las causas que explican su proceso de cambio”. La palabra “etimología” esta compuesta de: Etymos = verdadero, auténtico Logos = palabra Etimología es lo verdadero de las palabras. Ejemplos: Etimología

Palabra

βιβλιοτεχα τεµα σινονιµο

biblioteca tema sinónimo

σινταξισ

sintaxis

Lugar donde se tienen los libros ordenados. Lo que se establece o fija Vocablo diferente que tienen significados parecidos Ordenación y relación mutua de las palabras en la oración y de ésta en los periodos.

Se llama familia lingüística al conjunto de lenguas que provienen de una misma raíz, llamada lengua madre. La indoeuropea es la lengua madre de nuestro idioma, el español, descendiente directa del Itálico y del griego, por la influencia en nosotros y en el mundo la cultura de la antigua Grecia, lo palpamos sobre todo en el lenguaje de las ciencias. Para estudiar las palabras se tiene que descomponer en sus elementos. Esto inicia con la búsqueda de la RAIZ, la que es el elemento con el sentido fundamental de las palabras. En la siguiente tabla, se describe los conceptos más usados en el estudio de las palabras. COMPONENTES UBICACIÓN Morfema: elementos que van antes de la raíz. los morfemas que van antes de Prefijo la raíz. van entre la raíz y el sufijo. Sufijo sufijos que se agregan a la raíz Desinencia

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Logos: (pensamiento) ciencia o tratado Latín: Archivo: acivum, archivum, archivium. Griego Archivo: archeion. Ejemplos del latín: Civitas: Causa, causae: Cognocere, cognovi, cognitum: Disciplina, disciplinae: mulier, mulieris:

ciudad, estado origen fuente conocer por los sentidos acción de aprender, de instruirse, principios, sistema de vida mujer

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4.2.2.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA POR AUTOR. Este enfoque, se puede observar desde el punto de vista de la cultura y conocimientos de cada autor archivista, ya que conceptualiza un término de acuerdo a su propia experiencia técnica laboral y a partir de entender o tratar de copiar y trasladar un término al vocabulario del área, el caso de términos de un archivo de trámite se adapta al archivo histórico y viceversa pasando por el archivo de concentración. De esta forma, cuando se tiene la necesidad de adaptar los términos a las particularidades de un archivo se reconoce la importancia del lenguaje como instrumento esencial que posibilita la organización y procesos del archivo y poder interactuar con el nivel y las características del lenguaje de los usuarios, puede servir de ayuda para conocer la programación y sistematización del lenguaje del autor. Se puede observar que el autor al momento en que llega al archivo, maneja el lenguaje que ha adquirido, una gran parte, imitando o copiando los modelos de los archivistas con los que ha tenido intercambio de términos y conceptos.

Hablar del lenguaje de un autor, por supuesto, no es hablar de los archivistas que lo antecedieron, con frecuencia se aparta del lenguaje de esos antecedentes dando su propio enfoque por medio de su creatividad y construyendo un lenguaje lleno de particularidades en los que abundan giros expresivos y palabras propias; este lenguaje es lo que se caracteriza a cada autor: 1.- La forma en que el autor usa el lenguaje y cómo cumple determinadas funciones en el archivo. 2.- La actitud en el uso de términos en los archivos de trámite, concentración e histórico, con el fin de contribuir al progreso de la investigación en este campo. 3.- La metodología empleada en el registro y análisis de términos, demuestra el lenguaje archivístico en nuestro ambiente, como futuro apoyo a investigaciones y aplicaciones en los archivos. El lenguaje es creación colectiva, y de esta colectividad el autor retoma los términos archivísticos, cuando los aplica, se obtiene el enfoque del autor en el lenguaje, si hablamos de autores mexicanos, tenemos un lenguaje archivístico mexicano. Podemos utilizar el parrafo del libro Institucionalidad y Gobierno de Ampudia Mello que dice " …la analogía se justifica porque ambos sistemas tienen la misma función esencial, que la de transmitir y acumular información, así como un mismo efecto decisivo, que es el de dar integración e identidad al organismo en cuestión.." con firmeza se observa su particular enfoque en el lenguaje que utiliza para describir una idea que desea transmitir.

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4.2.3.- ENFOQUE DE LA ESCUELAS EUROPEAS.

TERMINOLOGIA

ARCHIVISTICA

DE

LA

Para poder entender la terminología archivística de las escuelas europeas se tiene que partir del manejo de los archivos, el cual es el indicador esencial, para conocer las funciones generales y el servicio que proporcionan. Básicamente las funciones generales del manejo de los archivos europeos versan en torno a la conservación, el procesamiento, control sobre la condición de los documentos y la descripción. De la conservación se trata acerca de las series documentales que integran el archivo y a su vez los documentos que integran el expediente. Ejemplo: Las series y expedientes que se tienen en los archivos históricos se tienen que ir integrando y darle seguimiento a las transferencias para que no quede trunca la documentación e información. El procesamiento: son los procesos técnicos aplicados a los documentos, tales cómo la organización, descripción y ordenación. Ejemplo: La ordenación tiene que ser en orden cronológico ya que así ha sido la historia. Control de las condiciones de los documentos que tiene que ver con la preservación de los documentos, es decir, detener la degradación de los documentos por el uso y protegerlos del medio ambiente. Ejemplo: El espacio físisco donde se conserve el documento histórico debe tener una temperatura promedio de 22 grados. La descripción: antes que nada, se tiene que elaborar la descripción para poder accsar a los documentos y posteriormente ponerlas a disposición de los investigadores, se elaboran guías, índices, etc. Ejemplo: Básicamente la descripción se anota lo más completa posible, es decir, se pone el nombre del signatario y destinatario, fecha en que se elaboró el documento, el asunto lo más descriptivo que se pueda, etc. Servicios que se proporcionan son la consulta para realizar las investigaciones, ya sea con los fondos estatales o en las instituciones culturales. Ejemplo: se pone a disposición del usuario los catálogos ( listados de los asuntos y los expedientes que lo integran) e inclusive los publican, con finalidad de que el investigador tenga un primer acercamiento con la información de su interés.

Cabe destacar que Europa tiene antecedentes de contar entre sus acervos, documentos muy antiguos que testifican su quehacer político, económico, cultural y social. De hecho

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las aportaciones de su terminología archivística es más de carácter de los archivos históricos estatales y generales. En esta forma, el lenguaje que se maneja, la mayor parte de los archivos tiende a considerar el concepto del manejo de los archivos históricos en sus tareas más especificas. La interpretación de los términos del lenguaje incluye el enfoque de la archivística, esto es, se parte de las experiencias en los archivos históricos y le transfiere estas experiencias a los archivos de oficina o trámite. Los términos tales como fondo, principio de procedencia, orden original, testimonio documental, sala de consulta y otros más, han sido introducido por los historiadores en el manejo de los archivos históricos, esto se da porque se tiene la necesidad de describir y análizar el devenir histórico por medio de los documentos, este ha sido un interés desde siempre.

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4.2.4.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA DE LA ESCUELA LATINOAMERICANA. En relación con Latinoamérica, los archivos realmente toman interés para conservar los archivos históricos antes que los administrativos, este fenómeno se da por que se traen experiencias de Europa, uno de los países con mayor avance en la década de los 70` es Argentina; se caracteriza por impartir capacitación en Archivología, con un enfoque historicista y por supuesto, haciendo la transferencia tanto del lenguaje como de técnicas a los archivos administrativos. El proceso de adquisición del lenguaje en los archivos de Latinoamérica ha sido poco estudiado, se trata de un proceso sorprendente por su gran alcance y la aparente sencillez conque se lleva a cabo. Parece que los archivistas de Latinoamerica, en cuanto a la aplicación del lenguaje archivístico, después de copiar a otros países, básicamente europeos, aprenden el lenguaje con facilidad, donde se coincide y su utilización principal es en: •

Almacenamiento y recuperación de información.

•

Traducción automática entre lenguas naturales.

•

Facilitar la comunicación entre los archivistas y los usuarios.

A inicios de la década de los 80`toma fuerza en México el término sistema red de archivos, idea original de Europa, este sistema crea más términos tal como archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico. En los inicios de la década de los 90` ingresa a México el término administración de documentos, es decir, el proceso administrativo; planeación, organización, dirección y control, así como la promoción y demás funciones gerenciales con el propósito de crear archivos, su mantenimiento y uso, así de esta forma se pasa al enfoque de administración de documentos, donde el almacenamiento y recuperación de la información y de la documentación sea a un bajo costo. La mezcla del lenguaje de la archivística y de la administración de documentos, se esta haciendo tan rutinario en México, que la archivística mexicana se perfila con un lenguaje un tanto complicado, por ejemplo; tenemos el término principio de procedencia que es de la archivística con el ciclo vital del documento de la administración de documentos, donde las dos tienen injerencia para el manejo de archivos, desde la ordenación y recuperación, ya sea en el archivo de trámite o en el de concentración.

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En el uso de los términos se debe de observar: 1).- Buscar en diccionarios término.

de terminología archivística la descripción del

2).- Tener cuidado en la relación y enfoque al utilizar un término de la archivística y de la administración de documentos para tener sistemas y procedimientos más entendibles. Ejemplo: En el archivo histórico se puede utilizar la ordenación cronológica de los documentos y expedientes, en el archivo de trámite, la ordenación cronológica dificulta los procesos técnicos y acceso a los documentos.

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4.2.5.- ENFOQUE DE LA TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA POR UNIDAD DE ARCHIVO. La forma más ordenada y sistemática, para la elaboración del lenguaje documental, es la descripción de los términos por unidad y tipo de archivo. Es más esta especialización es una asignatura pendiente ya que el lenguaje archivístico desciende hasta lo más particular y necesidad de cada archivo. El siguiente esquema indica como baja y se delinea el lenguaje documental: Archivo de trámite Archivo de concentración Archivo histórico

tipo tipo tipo

funciones funciones funciones

lenguaje lenguaje lenguaje

Ejemplo: Archivo: trámite Tipo: contable funciones sustantivas (operaciones financieras) lenguaje técnico contable

funciones administrativas (entrega reportes a la dirección general) lenguaje técnico administrativo

El archivo tal y como se ha conceptualizado; de trámite, concentración e histórico, es donde se reúne la documentación según el ciclo vital. Tipo de archivo; es según su giro, es decir, si una institución su giro es educación, el archivo será de educación, entonces tenemos archivos de salud, agrarios, universitarios, pero también según la función de una área, el caso del área de personal, de contabilidad, se tiene el archivo de personal y el archivo contable respectivamente. Ahora bien, la función sustantiva, es el giro de la institución y también hay la función sustantiva de cada área, tenemos el caso del archivo de personal, la función sustantiva es la de administrar los recursos humanos de la institución, desde la selección, contratación, capacitación y desarrollo del personal. En el caso de un archivo universitario su función es la de administración escolar del alumno de la escuela, desde la aceptación, inscripción, control de evaluaciones, servicio social y titulación. La función administrativa es el apoyo para que se cumpla la función sustantiva, en el caso de un archivo de personal, se tiene la elaboración de proyectos en capacitación y desarrollo del personal, estudios para la selección de personal, requerimiento de papelería, solicitud de mobiliario y equipo.

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En el caso de un archivo contable, la función administrativa es la solicitud de instalación de un sistema contable, solicitud de contratación de personal, requerimiento de mobiliario y equipo. Para la cuestión del tema del lenguaje documental, se debe de tener uno para la función sustantiva y otro para la función administrativa. Considerando que se trata de dos archivos, por lo tanto de diferentes lenguajes documentales, es más cuando se trabaja el lenguaje documental por unidad de archivo se tiene que respetar las funciones de la institución y área. Este es el enfoque documental más recomendable de diseñar.

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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DE CONSOLIDACION

1.- Con sus propias palabras expliqué la terminología archivística

2.- Del archivo que tenga acceso, elaboré un glosario de términos de 100 palabras con el enfoque de unidades de archivo.

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UNIDAD V SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL

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Objetivo de la unidad Identifiqué y apliqué los criterios de seguimiento y evaluación del lenguaje documental.

Esquema Resumen En esta unidad se conocerá la utilidad de la terminología archivística, la forma de actualizar y criterios a utilizar como elementos para dar seguimiento y evaluar el lenguaje documental.

- cuantitativa * Utilidad de la terminología - cualitativa

- aumento de asuntos * Actualización del lenguaje

- disminución de asuntos

- reconocer * Criterios de evaluación del lenguaje - aplicar - predecir

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ACTIVIDADES PREVIAS 1.- Investigue en una enciclopedía la palabra terminología ?.

2.- Investigue los siguientes puntos: a) Recuperación documental b) Servicio a usuarios

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V.- SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAl. 5.-1 UTILIDAD DE LA TERMINOLOGIA EN LA RECUPERACION DE LA DOCUMENTACION. En esta época, en que cada vez hay más intercambio de mensajes, la terminología que se utiliza en la recuperación de la documentación atrae nuestra atención y conviene entender, más que nunca, el buen uso y sistematización, inclusive que tienda a la homogeneización, ya sea por unidad de archivo o por tipo de archivo. Sin duda, al momento de la recuperación de la documentación, la terminología tiene un significativo avance en la archivística de los últimos años. Se dice que la terminología es efectiva y útil cuando satisface dos condiciones: a) Cuantitativa; es cuando el volumen documental de un archivo es tal qua el tiempo para encontrar un documento mediante una localización secuencial es superior al tiempo que un usuario del archivo esta dispuesto a invertir en la búsqueda. Entonces, cuando se tiene mucha documentación y se utiliza la terminología archivística en la ordenación, la recuperación será fácil y rápida, la localización secuencial es efectiva en un archivo pequeño, en cambio, sería impensable no utilizar la terminología archivística para recuperar un documento o un expediente en archivo grande.

b) Cualitativa; cuando los datos asentados en los documentos poseen atributos semánticos complejos que no se puede representar su contenido con una sola palabra clave o con un sintagma nominal. De esta forma la documentación requiere de un sistema de recuperación donde la terminología archivística sea asociada con dos o más palabras claves con el propósito de explotar totalmente la riqueza documental.

Como aclaración diremos que no importa cuánta información se asiente en una descripción documental, lo que debe de sobrar en la época actual es información, ya que para el uso y recuperación de la documentación por medio de una descripción asociada de palabras, hoy en día el apoyo de la computadora como herramienta es más usual. La terminología es el instrumento más poderoso que tiene el archivista para expresar los documentos y para concebir la realidad y representar un asunto administrativo o sustantivo de una dependencia, por eso, cuando se selecciona un documento a recuperar entre miles, los archivistas sabemos que la documentación descrita con la terminología archivística, es una documentación vital, para proteger a la dependencia de cualquier requerimiento , interno o externo, que se necesite resolver, así como evidencia de que se realizo un actividad.

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En la cuestión del archivo, la terminología archivística es útil para los procesos técnicos como: a) Recepción documental; es la tarea que normalmente en colaboración con el usuario se realiza sobre los documentos y se tiene la de responsabilidad, derechos y obligaciones en la entrega--recepción.

b) Tratamiento de los documentos; son los procesos técnicos que se utilizan para organizar, sin olvidar el mantenimiento permanente del archivo.

c) Ordenación y almacenamiento; la terminología archivística permite el tener una ordenación y almacenamiento derivada de la clasificación y descripción, que permite tener reunida la documentación por series y asuntos.

d) Recuperación documental; se realiza en colaboración con los usuarios, que requieren la documentación para la obtención, verificación y presentación de los documentos. Así la terminología utilizada en los archivos apoya a realizar las funciones y tiende a la normalización, procesos y servicios documentales.

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5.2.- ACTUALIZACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL.

El lenguaje documental debe de responder a las particularidades de cada dependencia y por extensión al archivo, cuestiones como la clasificación, la descripción, los listados de asuntos y la recuperación de la documentación son de especial relevancia, donde estas variables se insertan y afectan el servicio a usuarios. Veamos como el contexto organizativo seleccionado aquí, del lenguaje documental básicamente en la clasificación y en las listas de los asuntos, entendiendo por tales, aquellos en donde los documentos forman parte importante del mismo. Precisamente es en este marco donde adquiere mayor sentido una correcta organización documental. La documentación se ha convertido en un elemento importante para la toma de decisiones y principio de nuevas funciones, por lo tanto, la conexión entre la gestión de la dependencia y la gestión del archivo es el documento con la aplicación del lenguaje documental, en la utilidad de resolución de problemas. Dos momentos para actualizar el lenguaje documental, aumento o disminución de funciones en una dependencia. El aumento de funciones implica la creación de nuevas series documentales, entonces los asuntos que se obtengan como resultado de las nuevas funciones, se tienen que agregar al listado de asuntos ya existente, así mismo, se actualiza el sistema de clasificación con la clave del nuevo asunto, con el propósito de iniciar la nueva expedientación y ordenación.

La ventaja de actualizar el lenguaje documental es evitar la duplicidad y extravío de expedientes, así como el retardo en la localización de los expedientes y documentos para la consulta y préstamo.

La disminución de funciones de una dependencia impacta directamente a las series documentales, así a los asuntos que afecta esta disminución se tiene que eliminar del listado de asuntos, al igual que en el sistema de clasificación, se tiene que eliminar la clave clasificadora. De no hacer éste proceso, se corre el riesgo de tener una lista de asuntos tan voluminosa con asuntos que no se utilizan, así como una gran cantidad de claves de clasificación sin utilizar. Esta disminución no quiere decir, por ningún motivo, eliminar los documentos de trabajo, sino que se tiene que elaborar un instrumento que contenga los asuntos y claves de clasificación en desuso que muestre la evidencia de algo que existio.

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Se debe de actualizar el lenguaje documental con el propósito de: 1.- Resolución de problemas: el lenguaje documental debe permitir dar respuesta a las solicitudes de servicio documental con la finalidad de solventar requerimientos que se presenten en la gestión institucional. 2.- Desarrollo de la Gestión del Archivo; El contar con un lenguaje documental actualizado colabora en la gestión del archivo. 3.- Relevancia; disposición del lenguaje documental donde este plasmado las necesidades del usuario. 4.- Importancia; consiste en los puntos de contacto del usuario con el proceso de operación de la dependencia y áreas administrativas, el archivista tiene que evaluar el post-servicio y corregir tiempos y procesos en el lenguaje documental. Se recomienda revisar el proceso del lenguaje documental al menos una vez la año, verificando que todas las actividades y funciones administrativas estén concatenas entre las funciones vigentes de la institución, necesidades del información y documentación del usuario y actualidad del lenguaje documental.

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5.3.- CRITERIOS DE EVALUACION DEL LENGUAJE DOCUMENTAL. Debe ser objeto de evaluación constante todo lenguaje documental ya que permite el acceso a toda la documentación y tener una retroalimentación del almacenamiento, la búsqueda y recuperación de la documentación. Se realiza un análisis en función del rendimiento del lenguaje documental, dentro de esta clase, se encuentra los procesos de la empresa y del modo de como fluye la documentación hasta el servicio a usuarios. La evaluación de las necesidades de documentación durante el ciclo de vida del documento se pretende asegurar el papel que desempeña el lenguaje documental entre la administración del área y el archivo, de tal forma que se pueda sostener y mejorar la posición del servicio eficiente de documentación a partir de las necesidades del usuario. A partir del lenguaje documental se presenta una gran variedad de caminos. a) Búsqueda documental; Debe ser entendida procedimientos lógico - lenguaje documental.

como prueba de utilización de los

b) Utilización; es el programa del lenguaje documental que permite la utilización del documento a partir de la necesidad del usuario.

c) Relevancia; incorporación del procesamiento del lenguaje natural del usuario al lenguaje documental.

La evaluación del lenguaje documental se realiza como una red corporativa donde interviene; institución - usuario - archivo - documento y como apoyo se realizan las siguientes funciones: elaboración y divulgación de una guia ( manual ) donde señale como utilizar el lenguaje documental en la recuperación de los documentos, y realizar trabajos en equipo con miras a conocer el flujo documental, documento por documento. Todo lo que suceda en la búsqueda y recuperación de la documentación es signo del estado de eficiencia del lenguaje documental.

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Los criterios de evaluación del lenguaje documental son: Reconocer: se trata de conocer y reconocer que existe una amplia gama de preguntas para seleccionar un tema, de estas preguntas se debe de llegar al asunto que se requiere, porque el asunto sólo va a estar contenido en un documento unico. 1.- Criterio de no saturación: se ha de limitar el número de enlaces, para no provocar incertidumbre en la toma de decisiones. 2.- Criterio de explicación: se debe de elaborar un instrumento que permita al usuario conocer el tratamiento de la documentación del archivo. La aplicabilidad: Para llegar al documento que se desea recuperar, ya que contiene el asunto que se requiere, se debe de hallar la precisión más posible de respuesta a la pregunta para accesar al documento o la información. 1.- Criterio de objetivación: se debe de atender a métodos de elección de enlaces en todas las fases implicadas, es decir, enlaces de cercanía semántica, por lo que se evita la dispersión entre los asuntos. 2.- Criterio de adecuación: su realización se debe de llevar a cabo conforme al resto de los elementos del sistema. 3.- Criterio de efectividad: se ha de procurar que las cadenas de enlace no sean muy largas para encontrar un documentos. 4.- Criterio de ordenación: La disposición de los enlaces ha de estar ordenada. La predicción: se va a poder predecir que utilizando ciertas preguntas del lenguaje documental se puede llegar con más rápidez al documento o información que se requiere. 1.- Criterio de oportunidad: se ha de tender a cubrir todas la posibilidades de creación de enlace sin entrar en contradicción con el criterio de no saturación. 2.- Enlace referencial: Aquel que relaciona un documento y aquel al que cita. 3.- Enlace estructural: que permita la conexión de áreas que están relacionadas por la estructura de los documentos, en consecuencia variará en función del tipo de documento, esto esta entroncado con el sistema de secuencialización general. Así tenemos que, en primer lugar, se constata que hay que seguir analizando las distintas variables y criterios de evaluación de los asuntos, de los usuarios y en general las necesidades de documentación en el proceso, tales como; ordenación, recuperación y consulta, con acciones parametrizadas y mediante el aprovechamiento de las áreas administrativas y a la propia teoría archivística. En segundo lugar, la gestión del archivo apoyado por el lenguaje documental se perfila como una oportunidad de explotar el uso del documento al máximo, como eje fundamental, debe de implicar para el aumento de satisfacción de necesidades administrativas, tanto en el sentido de institución como en el sentido del área administrativa. En tercer lugar, se hace evidente la necesidad del análisis sobre la homogeneización léxica, sobre la efectividad de los procesos documentales y aprovechamiento de los recursos documentales por parte de la institución.

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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS DE CONSOLIDACION 1.- Expliqué con sus palabras la importancia de la terminología archivística ? 2.- Expliqué en que momento se tiene que actualizar el lenguaje documental ? 3.- Cuáles son los criterios de evaluación del lenguaje documental y explique las fases que lo componen ?

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EVALUACION FINAL DE LA ASIGNATURA DE LENGUAJES DOCUMENTALES 1.- Expliqué la importancia de la comunicación documental en el archivo y cuál es su próposito ? 2.- Expliqué en que consiste el lenguaje natural en un archivo ? 3.- Expliqué cada elemento que compone el lenguaje documental ? 4.- Aplicando la clasificación por objeto de gasto, del diario oficial del 21/sep/95, elaboré un listado de asuntos de un archivo de personal y de un archivo contable ? 5.- Elija un organigrama de la institución a la que tenga acceso, y asignele las claves de oficina y explique el procedimiento ? 6.- Con sus propias palabras expliqué el esquema de elaboración del lenguaje documental y de ejemplos de la clasificación, tomando datos de las preguntas 4 y 5 anteriores.? 7.- Describá un expediente de personal, documento por documento y una factura del archivo contable ?. 8.- Expliqué en que consiste la recuperación documental ?. 9.- Expliqué en que consiste la terminología archivística ?. 10.- Expliqué los criterios de evaluación del lenguaje documental.

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