ESTRATEGIA PARTICIPACIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO Descripción El presente documento recopila los ejercicios de participación ciudadana y servicio al ciudadano programados para la vigencia 2016 en el Ministerio de Justicia y del Derecho

Presentación Conociendo que la participación ciudadana es un deber correlativo en el cual la administración pública promueve los espacios de interacción con los ciudadanos y éstos a su vez se involucran en la gestión que realiza la entidad, el Ministerio de Justicia y del Derecho ha programado actividades que se ejecutarán en la vigencia 2016 cuyo propósito es garantizar la transparencia en los procesos y llegar de manera efectiva a las personas. Como entidad pública el servicio al ciudadano efectivo, oportuno y atendiendo las necesidades particulares se ha constituido en eje principal en la planeación de las actividades al entender el servicio como un proceso transversal que implica el trabajo coordinado e integrado de cada una de las personas que conforman la institución. La gestión de la entidad está orientada por los principios de transparencia, perseverancia, cooperación, efectividad y participación.

Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia

Contenido Estrategia de participación y servicio al ciudadano Marco Normativo 1.

Participación Ciudadana y Control Social

1.1

Acciones de participación ciudadana y control social

1.2

Niveles de participación ciudadana

2.

Rendición de Cuentas

2.1

Análisis del proceso de rendición de cuentas

2.1.1 Definición del equipo líder 2.1.2 Diagnóstico de rendición de cuentas 2015 2.1.3 Caracterización de usuarios y grupos de interés 2.1.4 Identificación de necesidades de información y valoración de información actual 2.1.5 Capacidad operativa y disponibilidad de recursos 2.2

Estrategia de rendición de cuentas

2.2.1 Objetivos 2.2.2 Elementos de la estrategia de rendición de cuentas

3.

Servicio al Ciudadano

3.1.

Estrategia de Servicio al Ciudadano

4.

Medios de Interacción

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Marco Normativo Constitución Política de 1991

Artículo 1 “Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria (…) democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general”. Artículo 20 Establece el derecho de toda persona recibir información veraz e imparcial Artículo 23 Derecho de petición Artículo 74 Derecho de todas las personas de acceder a documentos públicos Artículo 79 “La Ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo (…)” Artículo 270 "La ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados. Ley 190 de 1995

Todo ciudadano tiene derecho a estar informado periódicamente acerca de las actividades que desarrollen las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos del Estado Ley 489 de 1998

Democratización y control social de la administración pública Diseño de procedimientos, mecanismos y soportes administrativos orientados a fortalecer la participación ciudadana Ley 1474 de 2011

Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción

Ley 1437 de 2011

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Artículo 3 numeral 6: En virtud del principio de participación, las autoridades promoverán y atenderán las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. Ley 1757 de 2015

Disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática. Ley 1757 de 2015

Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública

Carta Iberoamericana de Participación en la Gestión Pública

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1. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL Según lo establecido en la Carta Iberoamericana de Gestión Pública adoptada por la XIX Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno Estoril- Portugal el 30 de noviembre y 1° de diciembre de 2009 en el marco de una democracia plena se debe garantizar el “derecho de participación ciudadana en la gestión pública”. El Ministerio de Justicia y del Derecho a través de las áreas misionales desarrollará actividades orientadas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano que permitan a la ciudadanía participar en las políticas, programas y proyectos en cada una de sus etapas: planeación, ejecución, evaluación y seguimiento.

1.1 Elementos Rendición de Cuentas 2016 Actividades Realizar una sesión de trabajo preparatoria con directivas de organizaciones de mujeres para la construcción de lineamientos de delitos sexuales en el marco del conflicto armado

Generar espacios de participación para involucrar a la ciudadanía en la gestión de la entidad

Realizar una sesión de trabajo con organizaciones de mujeres de diferentes zonas del país y la academia para la construcción de lineamientos de delitos sexuales en el marco del conflicto armado Realizar una mesa de trabajo con víctimas del conflicto armado (mujeres y población LGTBI sobrevivientes de violencia sexual

Realizar un ejercicio de interacción con la población beneficiada por las "Estrategias productivas para el fortalecimiento y acompañamiento técnico y ambiental de la comunidad de productores pesqueros, ACUICOLAS y PECUARIOS en la Ciénaga grande Santa Marta"

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Responsable

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Dirección de Justicia Transicional Dirección de Política contra las Drogas y Actividades Relacionadas

Modelo Integrado de Planeación y Gestión Identificación del Nivel de Participación Ciudadana en la Gestión

Acciones

Diseño de la "Guía de Participación Ciudadana del MJD"

Realizar un foro en materia de capacidad jurídica dirigido a grupos de interés

Realizar sesiones de trabajo con temas de la Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Fomentar espacios de interacción presencial ciudadanía sobre trámites, servicios y programas institucionales liderados por la entidad

Propiciar espacios virtuales para la interacción con la ciudadanía

Realizar mesas de trabajo ( presencial y virtual) y capacitaciones a los usuarios del Certificado de Carencia de informes por Tráfico de Estupefacientes

Grupo de Servicio al Ciudadano

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Subdirección Control Fiscalización Sustancias Químicas

de y de

Participar en Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano

Grupo de Servicio al Ciudadano Áreas misionales

Capacitación dirigida a autoridades judiciales para el acceso en justicia a las personas con discapacidad.

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional

Publicación de conceptos relevantes emitidos por la Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico para consulta y retroalimentación con la ciudadanía

Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Formulación participativa de las políticas públicas, planes y programas institucionales)

Fomentar espacios de interacción presencial y virtual con la ciudadanía sobre programas institucionales liderados por la entidad

Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico

Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de elaboración de normatividad)

Habilitar de enlace para interactuar con la ciudadanía frente a comentarios o sugerencias sobre el funcionamiento y operación del portal SUIN-JURISCOL

Incluir normas sobre participación ciudadana relacionadas directamente con la entidad en el normograma.

Identificar experiencias y buenas prácticas de participación ciudadana en la entidad

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Generar un espacio de interacción con los conciliadores en equidad a través de un link en la página web (Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos)

Dirección Métodos Alternativos Solución Conflictos

Actualizar los normogramas de las áreas para incluir normas sobre participación ciudadana (Áreas misionales

Áreas Misionales

Realizar un ejercicio de retroalimentación institucional para la identificación de buenas prácticas de participación ciudadana en la entidad (Grupo de Servicio al Ciudadano y áreas misionales)

Grupo de Servicio al Ciudadano y Áreas Misionales

1.2 Niveles de participación ciudadana

1 2 3 4 5 Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia

de de de

Modelo Integrado de Planeación y Gestión Consulta en línea para la solución de problemas

Habilitar un espacio virtual para la participación de la ciudadanía frente a la consolidación de problemas y posibles soluciones de las tres fases de la política criminal en el portal http://www.politicacriminal.gov.co (Dirección de Política Criminal y Penitenciaria)

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Fomentar espacios electrónicos para recibir comentarios o aportes de los ciudadanos sobre las políticas y programas de la entidad

2. RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA

2.1

2.1.1

Definición del equipo líder del proceso de rendición de cuentas

Para el desarrollo de las actividades planeadas en la estrategia de rendición de cuentas se definió un equipo conformado por delegados de las diferentes áreas cuya principal función es trabajar articuladamente para dar cumplimiento al conjunto de acciones diseñadas a partir de los roles definidos y los lineamientos establecidos en el CONPES 3654 de 2010 y el Manual Único de Rendición de Cuentas del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Despacho del Ministro

Área

Servidores designados

Oficina de Información en Justicia (Grupo de Servicio al Ciudadano)

Yeimmy Alexandra Ortega Ardila Carlos Andrés González Sarmiento

Funciones Acompañamiento y orientación en la ejecución de actividades Consolidación de Informes

Publicación de información Grupo de Comunicaciones

Liliana Flórez Bernal

Realizar convocatoria

Viceministerio de Política Viceministerio de Promoción a Criminal y Justicia Restaurativa la Justicia

Publicar informes Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos Sandra Liliana Buitrago

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional

Nicolás Santiago Lozano Ramírez

Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico Diana Mercado

Dirección de Justicia Transicional

Yecsi Milena Linares Rodríguez

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Marcos Andrés Barrera Castiblanco

Dirección de Política contra las Drogas y Actividades Relacionadas

Aidee Yomar González Acero

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Ejecución de actividades Cumplir con los componentes de información, diálogo e incentivos Evaluar los ejercicios de diálogo presenciales Elaboración de informes

2.1.2

Diagnóstico del estado de la rendición de cuentas en la entidad

Para la elaboración del presente diagnóstico se tuvo en cuenta como línea base para su análisis y evaluación, el componente de Rendición de Cuentas del Formulario Único de Reporte a la Gestión y sus requerimientos, también se considerará como fuente de información la matriz de reporte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión 2015 del Ministerio de Justicia y del Derecho el cual mide el nivel de implementación de los componentes y requerimientos del mismo y que da alcance al Decreto 2482 de 2012. A partir de los resultados del diagnóstico se diseñó la presente estrategia.

2.1.3

Caracterización de ciudadanos y grupos de interés

Para realizar la caracterización de usuarios se fortalecerán las competencias con el acompañamiento del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación atendiendo la Guía de Caracterización de Usuarios y Grupos de Interés.

2.1.4

Identificación de necesidades de información y valoración de la información actual

A partir de los ejercicios de interacción con la ciudadanía, de la documentación existente e información relevante de las bases de datos de las áreas misionales se identificarán las necesidades de información y a partir de los resultados de caracterización se realizarán consultas de expectativas para seleccionar los temas de interés de las poblaciones objetivo. Igualmente los medios electrónicos serán una herramienta fundamental para realizar consultas y sondeos.

2.1.5

Capacidad operativa y disponibilidad de recursos

Dada la limitación de recursos, la estrategia de rendición de cuentas para el año 2016 estará enfocada en ejercicios de diálogo presencial en los cuales se informe a las poblaciones objetivos sobre las políticas, programas o proyectos que lidera la institución aprovechando los espacios definidos previamente para la ejecución de actividades propias de la gestión misional del Ministerio de Justicia y del Derecho.

2.2 2.2.1

OBJETIVOS

-

Elaborar estrategias para brindar información clara, oportuna y en lenguaje sencillo sobre la gestión realizada por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

-

Fomentar espacios de diálogo presencial para involucrar a la ciudadanía en las políticas y proyectos a cargo de esta cartera ministerial.

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2.2.2

ELEMENTOS DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Elementos Rendición de Cuentas 2016 Responsable

Socialización de un documento con los resultados de la gestión de la Dirección de Política Contra las Drogas.

Dirección de Política contra las Drogas

Publicación de información de interés relacionada con Política Criminal y Penitenciaria

Fecha de Ejecución 25/07/2016 Por demanda

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

Elaborar y entregar un plegable con información relacionada con la gestión realizada por la entidad en la orientación de víctimas del conflicto armado

14/04/2016

Informar a la ciudadanía sobre los resultados en la gestión de y actividades dela Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional relacionados con los proyectos y funciones de la dependencia en especial los asuntos relacionados en discapacidad Elaborar un documento físico y digital de rendición de cuentas del proceso de implementación del Sistema SUIN-JURISCOL.

Dirección de Justicia Transicional

15/09/2016

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional

01/11/2016

Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico

30/11/2016

Generación de boletín con información del Programa Nacional de Justicia en Equidad.

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos

29/03/2016

Seleccionar y preparar información oficial para difundir los planes y programas que el Ministerio de Justicia y del Derecho desarrolla en el país cumpliendo los principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés

Grupo de Comunicaciones

01/01/2016

11/07/2016

31/12/2016

Informes digitales

Acciones de Información

Medios

Página Web y Redes Sociales

Comunicados de Prensa

Plegables y Boletines

Datos abiertos

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Información de calidad en lenguaje comprensible

Actividad

Elementos Rendición de Cuentas 2016 Responsable

Realizar la exposición pública del informe de rendición de cuentas del proceso de implementación del Sistema SUIN-JURISCOL

Fomentar un escenario de diálogo con ciudadanía en general y con presencia de personas con discapacidad, sobre las resultados en la gestión por parte de dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional Presentación de resultados de la participación del Ministerio de Justicia y del Derecho en la Unidad Móvil de Atención a Víctimas del Conflicto Armado

Fecha de Ejecución

Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico

25/07/2016

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional

Por demanda

14/04/2016 Dirección de Justicia Transicional

15/09/2016

Realizar un ejercicio de comunicación con un grupo de interés seleccionado

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos

01/11/2016

Realizar un conversatorio sobre "El papel del Ministerio de Justicia y del Derecho en el desarrollo rural y el tránsito a la legalidad"

Dirección de Política contra las Drogas y actividades relacionadas

30/11/2016

Ejercicios de diálogo e interacción con los Adolescentes y jóvenes participantes en el ejercicio de la Campaña de prevención del delito en adolescentes y jóvenes Realizar la convocatoria a través de la página web a medios de comunicación y a la ciudadanía en general para participar en consultas, diálogos y evaluación

Dirección de Política Criminal y Penitenciaria

29/03/2016

Grupo de Comunicaciones

01/01/2016

11/07/2016

31/12/2016

Diálogo presencial

Acciones de Diálogo

Medios

Página Web y Redes Sociales

Espacios de participación

Conversatorios

Foros Temáticos

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Diálogo de doble vía con la ciudadanía

Actividad

Actividad

Generar incentivos a la ciudadanía en los ejercicios de rendición de cuentas de la entidad.

Capacitación a servidores públicos para fomentar la rendición de cuentas Realizar concurso entre los funcionarios sobre el conocimiento que tienen del Ministerio de Justicia y del Derecho

Responsable

Fecha de Ejecución

Áreas Misionales

Por demanda

Grupo de Gestión Humana Grupo de Servicio al Ciudadano

30/05/2016

Grupo de Gestión Humana Grupo de Comunicaciones

30/06/2016

Incentivos

Elementos Rendición de Cuentas 2016

15/09/2016

Certificados de participación

Ciudadanos

Reconocimiento público

Recordatorios

Medios

Acciones de Incentivos

Capacitación a servidores

Servidores

Concurso de conocimiento de la entidad

Actividad

Responsable

Evaluación de la estrategia de Rendición de Cuentas del Ministerio de Justicia y del Derecho Evaluar de las acciones establecidas en la estrategia de Rendición de Cuentas Publicar el informe final de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas del Ministerio de Justicia y del Derecho

Fecha de Ejecución

Grupo de Servicio al Ciudadano

15/12/2016

Grupo de Servicio al Ciudadano

15/12/2016

Grupo de Comunicaciones

30/12/2016

Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia

Evaluación y Retroalimentación

Elementos Rendición de Cuentas 2016

3. SERVICIO AL CIUDADANO El Ministerio de Justicia y del Derecho establece como eje principal la eficacia y calidad en la prestación de los servicios. Al ser entendido como un proceso transversal cada una de las áreas de la institución se encuentran comprometidas con la mejora continua de los procesos.

Estrategia de Servicio al Ciudadano Estructura Administrativa y Direccionamiento Estratégico Actividad

Responsable

Realizar una jornada de retroalimentación sobre Servicio al Ciudadano en el Ministerio de Justicia

Secretaría General

Fecha de Ejecución 30 de junio

Fortalecimiento de los canales de atención Actividad

Responsable

Realizar una jornada de retroalimentación sobre Servicio al Ciudadano en el Ministerio de Justicia Atender los requerimientos de información que presenta el ciudadano a través de las Redes sociales y de la página web

Elaborar informes cuatrimestrales de atención a los ciudadanos para identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios

Secretaría General

Poner a disposición de la ciudadanía información relevante para facilitar el acceso a los trámites y servicios que presta la entidad Implementar herramienta tecnológica que permita la caracterización y seguimiento de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) tramitadas por las diferentes dependencias de la entidad. Aplicar un autodiagnóstico de espacios físicos para identificar los ajustes requeridos

30 de junio 01 de enero de 2016

Grupo de Comunicaciones

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos Dirección de Justicia Transicional Grupo de Servicio al Ciudadano

Realizar mesas de trabajo internas con el fin de definir estrategias para la atención de los ciudadanos y usuarios que acuden presencialmente a la entidad teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Grupo de Servicio al Ciudadano.

Fecha de Ejecución

31 de diciembre de 2016

31 de mayo de 2016 15 Enero de 2017

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes Grupo de Comunicaciones

01 de mayo 30 de noviembre

Por demanda

Grupo de Servicio al Ciudadano Subdirección de Sistemas Servicio al Ciudadano Grupo de Servicio al Ciudadano

Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia

01 de enero de 2016 31 de diciembre de 2016 01 de mayo de 2016 31 de mayo de 2016

Estrategia de Servicio al Ciudadano Talento Humano Actividad

Responsable

Fecha de Ejecución

Gestionar y realizar jornadas de sensibilización con el propósito de fomentar y fortalecer el servicio al ciudadano.

Grupo de Gestión Humana Grupo de Servicio al Ciudadano

30 de noviembre de 2016

15 de abril de 2016

Acciones normativas y procedimentales Actividad

Responsable

Fecha de Ejecución 30 de junio

Elaborar el reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos Articular dentro del Subproceso de Servicio al Ciudadano protocolo de atención (canal telefónico, escrito, y virtual) a víctimas del conflicto no organizadas para el registro de observaciones, solicitudes y/o propuestas de las mesas de participación que han recibido respuesta positiva y/o negativa teniendo en cuenta los hechos victimizantes y los enfoques diferenciales.

Generar la política de tratamiento de datos personales

Secretaría General

01 de enero de 2016 Grupo de Comunicaciones

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos Dirección de Justicia Transicional Grupo de Servicio al Ciudadano

31 de diciembre de 2016

31 de mayo de 2016 15 Enero de 2017

Relacionamiento con el ciudadano Actividad

Responsable

Fecha de Ejecución

Caracterizar a los ciudadanos - usuarios - grupos de interés (periodistas y ciudadanía en general) y revisar la pertinencia de la oferta, canales, mecanismos de información y comunicación empleados por la entidad.

Grupo de Comunicaciones

01 de enero de 2016 31 de diciembre de 2016

Realizar la caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés

Todas las áreas del Ministerio de Justicia y del Derecho

31 de mayo de 2016 30 de noviembre de 2016

Realizar ejercicios de participación que involucren a la ciudadanía en la gestión de la entidad

Áreas Misionales

31 de julio de 2016 31 de diciembre de 2016

Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia

Áreas Misionales Realizar periódicamente mediciones de percepción del grupo objetivo al que va dirigida la información respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados al nivel directivo con el fin de identificar oportunidades y acciones de mejora.

Grupo de Comunicaciones Grupo de Servicio al Ciudadano

Jornadas de atención a ciudadanos víctimas del conflicto armado en el marco de la estrategia de la Unidad Móvil de Atención

Dirección de Justicia Transicional

06 de diciembre de 2016

Talleres de difusión de la herramienta electrónica Legalapp en puntos Vive Digital y Casas de Justicia. Presencia de comunidad en general

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional

30 de noviembre de 2016

Realizar una jornada de servicios y de información misional del sector justicia y del derecho a la ciudadanía

Grupo de Servicio al Ciudadano

10 de agosto de 2016

31 de julio de 2016 31 de diciembre de 2016 28 de marzo de 2016

10 de junio de 2016

4. MEDIOS DE INTERACCIÓN El Ministerio de Justicia y del Derecho tiene habilitado el correo electrónico [email protected] para que la ciudadanos presenten sus recomendaciones, sugerencias o comentarios sobre el presente documento. Este buzón será utilizado exclusivamente para este fin, si desea presentar una petición o solicitud relacionada con nuestra competencia podrá ser formulada en la página web http://www.minjusticia.gov.co/ Servicio al Ciudadano/Peticiones, Quejas y Reclamos o mediante escrito dirigido a la Calle 53 No. 13-27 o puede comunicarse al PBX 4443100 extensión 1127/1130 le atenderán los servidores del Grupo de Servicio al Ciudadano.

Documento Estrategia de Participación y Servicio al Ciudadano Elaborado por

Grupo de Servicio al Ciudadano

Anexos

1. Informe rendición de Cuentas 2015 2. Diagnóstico rendición de Cuentas 2015

Versión

1

Fecha Actualización

31 de marzo de 2016

Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia