DIRECCIÓN DE CONTROL Y AUDITORÍA

Estructura Organizativa

DIRECCIÓN CONTROL DE AUDITORÍA

DIVISIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

DIVISIÓN DE AUDITORÍA PRESUPUESTARIA Y SISTEMA

DIVISIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA Y FINANCIERA

DIVISIÓN DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS

MISIÓN Prestar un servicio de examen posterior, sistemático y profesional de las actividades administrativas, financieras y de resultados de la gestión, llevadas a cabo por la Alcaldía del Municipio Baruta, con el fin de evaluarlas, verificando la conformidad de las mismas con la normativa que le es aplicable, realizando intervenciones que se traduzcan en acciones y recomendaciones que fortalezcan el Sistema de Control Interno y coadyuven en el cumplimiento de los fines y metas de la Alcaldía, de la manera más eficiente y económica posibles y con estricto apego al orden jurídico establecido.

DESPACHO DEL DIRECTOR OBJETIVO

Garantizar el establecimiento del sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de la Alcaldía de Baruta, como órgano sujeto a

la

aplicación de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional del Control Fiscal, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

FUNCIONES

1.

Examina los programas de auditoría interna de las diferentes dependencias

de

la

Alcaldía,

verificando

que

los

procesos

administrativos cumplan con la normativa legal vigente. 2.

Ejerce las funciones de control posterior, de los procesos de gestión, operativo, financiero, presupuestario y de sistemas.

3.

Evalúa el Sistema de Control Interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial.

4.

Realiza el examen selectivo o exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes públicos.

5.

Recibe y tramita las denuncias de particulares o las solicitudes que formule cualquier órgano, ente o empleado público, vinculados con

la comisión de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos de la Alcaldía. 6.

Realiza las actuaciones que sean necesarias, en el ámbito del ejercicio de la potestad de investigación,

a fin de verificar la

ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, determinar el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, así como la procedencia de acciones fiscales. 7.

Elabora

el

Plan

Operativo

Anual

de

Control,

tomando

en

consideración las solicitudes y los lineamientos que formule la Contraloría Municipal o cualquier organismo o ente legalmente competente para ello; las denuncias recibidas así como la situación administrativa, las áreas estratégicas a nivel municipal y las áreas críticas de las dependencias sometidas a su control. 8.

Aprueba los manuales de organización, descriptivo de cargos, normas y procedimientos de la Dirección y Divisiones a su cargo, así como la promoción de su uso y actualización, a fin de garantizar la realización de procesos eficientes y el cumplimiento de los aspectos legales y técnicos de las actividades. Igualmente promueve el uso y actualización de los referidos manuales por la administración activa.

9.

Elabora su proyecto de presupuesto anual con base en criterios de calidad, economía y eficiencia, a fin de que la máxima autoridad de la Alcaldía lo incorpore al presupuesto del órgano.

10.

Presenta la Ejecución Física del Presupuesto correspondiente a la

Dirección de Control y Auditoría, en forma periódica. 11.

Establece sistemas que faciliten el control y seguimiento de las actividades realizadas.

12.

Fomenta la participación ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública, sin menoscabo de las funciones que le corresponde ejercer a la Oficina de Atención al Ciudadano.

13.

Presenta la Memoria y Cuenta de sus actividades ante el Alcalde.

14.

Participa, cuando lo estime pertinente, con carácter de observador sin derecho a voto, en los procedimientos de contratación promovidos por la Alcaldía de Baruta.

15.

Apoya y documenta las actuaciones de control de la Dirección de Control y Auditoría con los informes, dictámenes y estudios técnicos que realicen los auditores, consultores y profesionales independientes, debidamente calificados y registrados en la Contraloría General de la República.

16.

Realiza seguimiento al plan de acciones correctivas implementado por el órgano o ente sujeto a su control, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría o de cualquier actividad de control.

17.

Recibe las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, antes de la toma de posesión del cargo.

18.

Coordina y fiscaliza las constataciones de los compromisos y pagos originados por la Alcaldía, verificando que estén debidamente soportados de acuerdo a las Leyes y Ordenanzas que rigen la materia.

19.

Documenta de forma sustancial las inspecciones donde se detecte la práctica indebida, incompleta o la inobservancia en la ejecución de algún procedimiento, recomendando el ajuste correspondiente.

20.

Verifica la sinceridad, exactitud y observaciones que se formulen al Acta de Entrega de todos aquellos funcionarios de la Alcaldía de Baruta que administren, manejen o custodien recursos y bienes públicos, al cese de sus funciones.

21.

Vela y supervisa por la ejecución de los programas y proyectos de la Dirección planteados y aprobados, con el objeto de aplicar los correctivos necesarios para garantizar la efectividad de su gestión.

22.

Administra eficientemente los recursos asignados a la Dirección (humanos, financieros y físicos), con el objeto de garantizar el uso adecuado de los mismos.

23.

Vigila el cumplimiento de las políticas e instrucciones emanadas por el Alcalde dentro del ámbito de su competencia, a fin de contribuir con una gestión efectiva que se traduzca en el logro de las metas.

24.

Valora el informe definitivo de la actuación de control, a fin de determinar la procedencia del inicio de la investigación preliminar establecida en el artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

25.

Ejerce las actividades inherentes a la potestad investigativa.

26.

Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le sea asignada por el Alcalde.

DIVISIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN OBJETIVO

Evaluar los resultados de la gestión de la Alcaldía, así como el cumplimiento de las metas y resultados señalados en los programas, a través de la aplicación y medición de criterios de economía, eficiencia y eficacia entre otros, permitiendo controlar la calidad de la gestión y el impacto que ésta genera en la colectividad.

FUNCIONES

1.

Diseña los programas de auditoría de gestión a las diferentes dependencias de la Alcaldía, verificando el cumplimiento de metas y objetivos, y que los diferentes procesos cumplan con la normativa legal vigente.

2.

Realiza

el

examen

posterior

de

los

programas,

proyectos

u

operaciones, para determinar el cumplimiento de objetivos y metas, y la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su desempeño. 3.

Realiza dentro del ámbito de sus competencias: auditorías, estudios, análisis e investigaciones, respecto de las actividades de las diferentes dependencias de la Alcaldía, para evaluar los planes y programas en cuya ejecución intervengan dichas dependencias.

4.

Efectúa estudios organizativos, estadísticos, económicos y financieros, análisis e investigaciones de cualquier naturaleza, para determinar el costo de los servicios públicos, los resultados de la acción administrativa y, en general, la eficacia con que operan las diferentes dependencias de la Alcaldía.

5.

Utiliza los métodos de control perceptivo posterior que sean necesarios, con el fin de comprobar la legalidad, exactitud,

sinceridad y corrección de las operaciones y acciones ejecutadas por las diferentes dependencias de la Alcaldía de Baruta. 6.

Realiza el seguimiento sistemático de las acciones correctivas emprendidas por la Alcaldía de Baruta, en atención a las observaciones y recomendaciones formuladas como consecuencia de las intervenciones practicadas por la División.

7.

Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le sea asignada por el Director.

DIVISIÓN DE AUDITORÍA PRESUPUESTARIA Y SISTEMA OBJETIVO

Evaluar los registros presupuestarios de la Alcaldía de Baruta, para expresar una opinión sobre la razonabilidad con que se presentan los estados presupuestarios

de

conformidad

con

la

normativa

legal

vigente

establecida para tal fin, así como su correspondencia con los registros contables. Examinar los procesos del área de sistemas, la utilización de recursos que en ellos intervienen y el procesamiento de la información, para establecer el grado de eficiencia y economía de los recursos informáticos, la validez de la información y la efectividad de los controles establecidos.

FUNCIONES

1.

Examina los registros presupuestarios, para determinar su pertinencia, confiabilidad y correspondencia con los registros contables, así como la normativa que rige la materia.

2.

Evalúa

el

control

interno

relacionado

con

la

administración

presupuestaria y financiera de la Alcaldía de Baruta y presenta los informes y recomendaciones correspondientes. 3.

Examina los sistemas de información para constatar que tales sistemas y demás mecanismos conexos provean información confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de la Alcaldía de Baruta, así como apropiada para controlar y evaluar la gestión.

4.

Verifica que todos los gastos estén correctamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos adicionales legalmente acordados y que exista disponibilidad presupuestaria, asegurando a su vez que cumplan con los requisitos legales vigentes.

5.

Realiza auditorías referentes a la ejecución presupuestaria y su

concordancia con la distribución institucional y la contabilidad fiscal. 6.

Revisa

las

modificaciones

presupuestarias

de

las

diferentes

dependencias de la Alcaldía de Baruta, a fin de verificar que se hayan ejecutado con apego a lo previsto en la Ordenanza de Presupuestos de Ingresos y Gastos del año fiscal. 7.

Coordina y agiliza los procesos de control presupuestario.

8.

Utiliza los métodos de control perceptivo posterior que sean necesarios, con el fin de comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones y acciones relacionadas con la ejecución presupuestaria y el manejo de los sistemas de información.

9.

Realiza el seguimiento sistemático de las acciones correctivas emprendidas por la Alcaldía de Baruta, en atención a las observaciones y recomendaciones formuladas como consecuencia de las intervenciones practicadas por la División.

10.

Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le sea asignada por el Director.

DIVISIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA Y FINANCIERA OBJETIVO

Verificar en forma posterior, el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos durante la ejecución de las actividades operativas y financieras realizadas en la Alcaldía de Baruta, para establecer el grado de eficiencia, eficacia y calidad de los mismos, la economía en la utilización de los recursos, así como el efecto de estas actividades en los ámbitos interno y externo de la Alcaldía.

FUNCIONES

1.

Evalúa los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad.

2.

Diseña y coordina actividades de programación para llevar a cabo auditorías internas a nivel financiero en las diferentes dependencias de la Alcaldía de Baruta, según criterio selectivo, sustentándolas con informes,

detallando

la

situación

encontrada,

así

como

las

recomendaciones para los ajustes pertinentes. 3.

Realiza el examen selectivo o exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes públicos.

4.

Analiza y verifica en forma posterior, las actividades financieras y operativas de las diferentes dependencias o direcciones de la Alcaldía donde se estime conveniente dicha investigación.

5.

Verifica las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, antes de la toma de posesión del cargo.

6.

Utiliza los métodos de control perceptivo posterior que sean necesarios, con el fin de comprobar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones y acciones administrativas y financieras, así como la ejecución de contratos.

7.

Realiza el seguimiento sistemático de las acciones correctivas emprendidas por la administración activa de la Alcaldía de Baruta, en atención a las observaciones y recomendaciones formuladas como consecuencia de las intervenciones practicadas por la División.

8.

Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le sea asignada por el Director.

DIVISIÓN DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS OBJETIVO

Sustanciar los procedimientos que se inicien como consecuencia del ejercicio de las funciones de control o de las potestades investigativas establecidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en caso de que surgieren elementos de convicción o prueba que pudieren dar lugar a la formulación de reparos, a la declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposición de multas. Proceder de igual manera en los casos de recibirse denuncias por parte de cualquier organismo o empleado público, siempre que las mismas se acompañen de elementos suficientes de convicción o prueba que permitan

presumir

fundadamente

la

responsabilidad

de

personas

determinadas.

FUNCIONES

1.

Valora el informe de resultados a que se refiere el artículo 81 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal, a fin de ordenar, mediante auto motivado, el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, que conlleve a la formulación de reparos, declaratoria de responsabilidad administrativa o la imposición de multas, según corresponda.

2.

Solicita a las dependencias adscritas a la Dirección de Control y Auditoría que se practiquen y evacuen nuevas pruebas o ampliar las ya existentes, para esclarecer cualquier circunstancia relacionada con la investigación, a los fines de dictar el auto motivado a que se refiere el artículo 81 de la Ley de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

3.

Inicia, sustancia y decide los procedimientos administrativos para la

determinación de responsabilidades, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal y su Reglamento. 4.

Notifica a los interesados, según lo previsto en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, de la apertura del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades.

5.

Elabora comunicación a fin de que el Director remita al Contralor General de la República copia certificada de la decisión que declare la responsabilidad administrativa, así como el auto que declare la firmeza de la decisión o de la resolución que resuelva el recurso de reconsideración según el caso, a fin de que éste acuerde la suspensión del ejercicio del cargo sin goce de sueldo por un período no mayor de veinticuatro (24) meses, la destitución o imposición de la inhabilitación para el ejercicio de las funciones públicas hasta por un máximo de quince (15) años del declarado responsable, por haber incurrido en alguno de los supuestos generadores de responsabilidad administrativa.

6.

Elabora comunicación a fin de que el Director remita a la Contraloría Municipal, el expediente de la actuación de control, cuando existan elementos de convicción o prueba que pudieran dar lugar a la formulación

de

reparos,

a

la

declaratoria

de

responsabilidad

administrativa o la imposición de multas a funcionarios de alto nivel que se encuentren en el ejercicio de sus cargos. 7.

Remite al Ministerio Público copia certificada de los expedientes cuando se detecte indicios de que se ha causado un daño al patrimonio del Municipio, pero no sea procedente la formulación de reparos.

8.

Efectúa control del registro de los asuntos tramitados por la División.

9.

Dicta los autos para mejor proveer a que hubiere lugar.

10.

Asesora en el ámbito de sus competencias a la Dirección de Control y Auditoría.

11.

Cualquier otra función dentro del ámbito de sus competencias, que le sea asignada por el Director.