ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PASAJES AEREOS PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 se presenta a continuación el Estudio de Conveniencia y Oportunidad para la contratación del Suministro de Pasajes Aéreos en rutas Nacionales e Internacionales para el desplazamiento de los funcionarios de la Contraloría General de Santander. 1. NECESIDAD QUE CONTRATACION:

SE

PRETENDE

SATISFACER

CON

LA

a. Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico “2008-2011” requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal requiere que sus funcionarios eventualmente, se desplacen dentro del territorio Nacional y posiblemente fuera del país, en virtud a distintos compromisos que constituyen reuniones a las que son invitados o a las distintas capacitaciones que asisten en aras de garantizar un incentivo para ellos y ayudan a mejorar el desarrollo de sus funciones. Para tal fin la Contraloría General de Santander debe contar con un proveedor que garantice el suministro de los tiquetes aéreos requeridos por la entidad ante un desplazamiento por el territorio nacional e internacional de alguno de sus funcionarios, debiendo contratar una agencia de viajes idónea legalmente Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

establecida en Colombia, con cobertura local, regional y nacional especializada en realizar el suministro de tiquetes aéreos a diferentes destinos Nacionales e Internacionales. De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el proveedor del suministro de pasajes aéreos mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y en el Decreto 2025 de 2009. b. Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una Agencia de Viajes Nacionales y/o Internacionales, que tenga capacidad y estructura organizacional (operativa), con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga y que esté legalmente establecida en Colombia, con cobertura local, regional y nacional especializada en realizar el suministro de pasajes aéreos a diferentes destinos Nacionales e Internacionales. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: c. Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La Contraloría General de Santander necesita contratar el suministro de pasajes aéreos con una persona jurídica que cuente con la habilidad y experiencia en la provisión de pasajes en rutas Nacionales e Internacionales. El contrato a celebrarse con el contratista tendrá las siguientes características: 

Suministro de Pasajes Aéreos en rutas Nacionales e Internacionales para el desplazamiento de los funcionarios de la entidad que se soliciten en la clase y tarifas más económicas que hayan disponibles a la fecha de expedición de los tiquetes.



Proporcionar la información de tarifas Nacionales e Internacionales en las diferentes rutas y clases.



Situar los tiquetes en el lugar que indique el funcionario designado para viajar.



Los tiquetes deben ser otorgados a los funcionarios que designe la entidad para viajar, así como los beneficios comerciales e incentivos a que tengan derecho, ya sea por el número de tiquetes entregados, por el valor de los mismos o por cualquier otra eventualidad.



Aceptar sin costo alguno de la Contraloría General de Santander dentro de los 15 días siguientes, la devolución de los pasajes no utilizados en las rutas Nacionales e Internacionales o en su defecto realizar los trámites que sean necesarios para el aprovechamiento del tiquete dentro del tiempo permitido por la aerolínea. En caso contrario, deberá informarse y facturarse a la entidad lo que corresponde al valor de la Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

penalización en tiquetes aéreos nacionales que cobre la respectiva aerolínea al contratista, siempre y cuando sean reembolsables. 

Solucionar los desplazamientos en los casos en que las aerolíneas cancelen los vuelos programados.

3. IDENTIFICACION DEL TIPO DE CONTRATO. El Artículo 968 del Código de Comercio define los contratos de Suministro en los siguientes términos: Artículo 968 del C. de Cio. Contrato de Suministro: “Es aquel por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios”

d. Condiciones del contrato a celebrar: Por tratarse de un contrato de suministro de bienes directamente relacionado para el correcto funcionamiento de la entidad, el contrato corresponde a un suministro de conformidad con la definición consignada en el Código de Comercio. e. Plazo del contrato y lugar de ejecución: El contrato de suministro tendrá una duración de Once (11) meses o hasta el agotamiento de la cuantía, contados a partir de la legalización del mismo y de la fecha de la firma del Acta de Inicio suscrita por las partes. Lugar de ejecución: en las instalaciones de la Contraloría General de Santander ubicada en la Calle 37 No. 10-30 Tercer y Cuarto Piso del Edificio de la Gobernación de Santander. f. Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de prestación de servicios será la suma de DIECISEIS MILLONES DE PESOS MCTE. ($16.000.000.oo) La Contraloría General de Santander al Contratista el valor estipulado en el contrato, en Once (11) cuotas mensuales vencidas contra factura, dentro de los cinco (05) días siguientes a la presentación de la factura por el valor del consumo de tiquetes aéreos, debidamente acompañada de la certificación de prestación del servicio a satisfacción expedido por el supervisor del contrato y de la certificación del pago de los aportes al sistema integral de seguridad social y aportes parafiscales, certificados por parte del Revisor Fiscal o Representante Legal del Contratista, al recibo a entera satisfacción del objeto del contrato y de conformidad con la situación de fondos y el PAC para la vigencia 2011. g. Obligaciones del contratista: 

Suministro de tiquetes aéreos con los datos del funcionario, destino y ciudad de origen, aerolínea y horario de llegada y salida de los vuelos en rutas Nacionales e Internacionales.

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

Designar a disposición de la Contraloría General de Santander por lo menos una persona idónea encargada de todo lo relacionado con el desarrollo del contrato.



Expedición de tiquetes y situación de pasajes en las principales ciudades del país.



Servicio de revalidación de tiquetes a través de la red nacional de la cual haga parte.



Atender en forma inmediata cualquier cambio de itinerario de los funcionarios tiqueteados por el contratista suministrando los nuevos tiquetes dentro de los plazos requeridos por el supervisor del contrato.



Gestionar ante las aerolíneas los descuentos, millas, tiquetes y demás beneficios adicionales que estos ofrezcan y las garantías aportadas que las sustentan.



Efectuar las conexiones, reservaciones y confirmación de sillas en todos los vuelos solicitados por el supervisor designado por la Contraloría General de Santander para el contrato. Sin costo para la entidad.



Enviar vía fax o por correo electrónico o mediante entrega personal dentro de las dos (02) horas siguientes al requerimiento que le haya efectuado por la Contraloría, si se trata de reservas para vuelos nacionales diez (10) horas siguientes, si se trata de reservas para vuelos internacionales, la confirmación de la reservación al correspondiente supervisor del contrato, indicando el costo y clase de pasaje reservado.



Procedimiento para las solicitudes y entrega de pasajes.



Contar como mínimo un ejecutivo de cuenta exclusivo para la atención del contrato que suscriba, sin costo alguno para la entidad.



La agencia contará con el servicio de mensajería propio.



Durante la ejecución del contrato, situar los tiquetes aéreos mínimo doce (12) horas antes de la salida de vuelo, en el lugar que indique el supervisor designado por la Contraloría General de Santander para el contrato, ya sea en el interior del país o en el exterior, sin costo adicional para la entidad.



Aceptar sin costo alguno para la Contraloría General de Santander, dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición del tiquete, la devolución de pasajes no utilizados, ya sean rutas nacionales e internacionales.



Realizar el trámite del reembolso por el no uso total o parcial de tiquetes expedidos por el contratista en cualquiera de las tarifas ofrecidas, dentro

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de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente respecto de aquel en que fue devuelto el tiquete o garantizar a través de otro mecanismo tal como “revisado” de tiquetes, la utilización efectiva de lo facturado por el contratista. 

Proporcionar a la Contraloría General de Santander boletines o listados periódicos de tarifas aéreas Nacionales e Internacionales, en las diferentes rutas y clases, servicios, promociones y demás elementos informativos, los cuales deberán mantenerse actualizados durante la vigencia del contrato.



Ubicación y entrega automática de tiquetes en caso de emergencias.



Servicio de aeropuerto las 24 horas en las principales ciudades del país.



Consecución de pasabordos con una adecuada anticipación en las terminales.



Informar a la Contraloría General de Santander sobre los beneficios que se pueden obtener de las Aerolíneas que prestan el servicio en aspectos de reducción de tarifas, descuentos y promociones.



Garantizar un margen de seguridad en reservas del 100% en tarifas económicas en cualquier caso.



Tramitar y/o asesorar a los funcionarios de la Contraloría General de Santander en la consecución de todo tipo de documentos necesarios para viajeros colombianos hacia otros países y de otros países hacia Colombia, tales como: tramitación de pasaportes, información sobre vacunas que deban aplicarse a los viajeros y en general sobre los demás requisitos que existan para estos efectos.



Presentar mensualmente al supervisor designado para el contrato, informes por tipo de servicio (viajes nacionales, internacionales, según las ciudades de destino) por usuarios en orden alfabético; valor de los pasajes adquiridos y reembolsos efectuados y saldo de la ejecución y cualquier otro informe correspondiente al contrato suscrito con la Contraloría General de Santander que requiera el supervisor, sin perjuicio del normal desarrollo del mismo.



El oferente deberá disponer de una línea telefónica, fax y celular para la comunicación exclusiva con la entidad, en los nueve meses y quince días de ejecución del contrato, los números de estas líneas deberán ser suministrados al momento de suscribir el Acta de Iniciación del contrato. A través de estas líneas el contratista seleccionado prestará el servicio, para la reserva y expedición de los tiquetes que se requerirán y en especial para la solución de problemas que se llegaren a presentar.



Obtener con la oportunidad debida, las licencias, autorizaciones y permisos a que hubiere lugar para el cumplimiento de todas las obligaciones que le corresponden. Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co



Presentar con la factura de cobro el certificado que acredite el último pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, expedido por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el Representante Legal.



Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato y las que por su naturaleza le sean atribuibles conforme al objeto y alcance del mismo.

h. Rubro presupuestal afectado: El pago a que se obliga la Contraloría General de Santander, se ajustará a las apropiaciones presupuestales correspondientes al rubro ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS- VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE, según consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.00000007 del 18 de Enero de 2011, código 0.3.21.13 expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. i. Supervisión y Coordinación: La vigilancia del presente contrato será ejercida por el SUBDIRECTOR FINANCIERO de la Contraloría General de Santander. j. Obligaciones a cargo del supervisor: 



 





Velar por la correcta ejecución del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el mismo, en las condiciones, especificaciones técnicas y demás contenidas en la propuesta presentada por el contratista y en los pliegos de condiciones. En desarrollo de esta función, deberá presentar mediante escrito las observaciones que estime necesarias para la correcta prestación del servicio y el suministro adecuado de los bienes objeto de este contrato por parte del contratista. Verificar la calidad e idoneidad del servicio y de los bienes objeto del contrato. Efectuar los requerimientos necesarios, frente a las omisiones que se presenten relacionadas con los servicios contratados y los bienes suministrados. Lo anterior, con el fin de que se adopten las medidas tendientes a presentar las reclamaciones correspondientes y hacer efectivas las deducciones en los pagos, si fuere el caso. Atender y dar respuesta, por escrito, a las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes presentadas por el contratista y respecto de aquellas que no sean de su resorte, dará traslado al competente, adjuntando si es el caso el respectivo concepto. Revisar, informar y conceptuar sobre las solicitudes de prórroga del plazo, suspensión o cualesquier causa, que implique una modificación al presente contrato.

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    

Expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción objeto del presente contrato, para efectos del trámite a las facturas que presente el contratista para su respectivo pago. Ordenar cuando se requiera, la adopción de un plan de contingencia, con el fin de garantizar la prestación de los servicios objeto de este contrato de manera eficiente, eficaz y continua. Adelantar todas las actuaciones que sean necesarias para el cumplimiento de las labores de vigilancia y control a su cargo, en desarrollo del presente contrato. Elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista y la Contraloría General de Santander el Acta de Inicio del contrato. Velar por que la liquidación del contrato se efectué dentro del término establecido en la cláusula respectiva, para lo cual deberá proceder al diligenciamiento del Acta de Liquidación correspondiente, para la firma de las partes. TIPO DE CONTRATACION

CONTRATACION DIRECTA

SELECCIÓN ABREVIADA

X

LICITACION PUBLICA

CONCURSO DE MERITOS

4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece en su numeral 7 la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. El mismo Artículo en su numeral 12 determina que con antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. La Ley 1150 de 2007 introdujo unas modificaciones esenciales a la Ley 80 de 1993 también en cuanto se refiere a los procedimientos de contratación del Estado denominados de Contratación Directa, advirtiendo que se crearon otras tres formas generales de ejercicio de contratación con el Estado: Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. El Decreto 2474 del 07 de Julio de 2008, desarrolló los citados numerales, en el Artículo 3 señalando: los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. Salvo en lo que se refiere a los casos de contratación directa se aplicará lo dispuesto en el Artículo 46, 77 y 82 del presente Decreto, caso en el cual se debe actuar a lo allí normado.

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De conformidad con el Artículo 46 del Decreto 2025 de 2009 cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Artículo que igualmente determina que no se dará aplicación a lo señalado en el Título I del precitado Decreto, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que lo justifiquen. Igualmente al tenor del Artículo 84 del Decreto 2474 de 2008 y de acuerdo a lo previsto en el Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002 se requerirá publicación los contratos cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. De acuerdo a lo anterior, se determina que dadas las características del objeto a contratar y las especificaciones de la necesidad de suministro objeto del mismo, se sugiere que el procedimiento de escogencia del contratista se adelante mediante el trámite previsto en el Artículo 9 del Decreto 2025 de 2009. 5. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Cumpliendo con lo establecido en las normas vigentes, a saber, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, se realizó un comparativo de tiquetes utilizados por los funcionarios de la entidad durante el año anterior; los descuentos (impuestos tasas y otros) a que debe estar sujeto el contratista que resulte seleccionado. La CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER sacó un promedio entre el valor de los tiquetes consumidos en el 2009, para determinar el promedio que servirá de base para determinar el valor del presente contrato respecto al presupuesto aprobado para el rubro denominado VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. Una vez realizadas las operaciones antes descritas se determinó el valor del contrato será de DIECISEIS MILLONES DE PESOS MCTE ($16.000.000.oo) incluyendo IVA y los demás impuestos del caso. No obstante, la Contraloría General de Santander será autónoma para fijar el monto del contrato. 6. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para la presente selección, se procede a realizar el estudio de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación. Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionadas en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA, como experto de negocio, asumirá los efectos económicos de todos aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su

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tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER no estará obligada al reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista. Se considera conveniente tener en cuenta como variables de riesgos las siguientes: Tipificación

1 Financiero

2 Financiero

3 Jurídico

4 Jurídico

5 Jurídico

Evento

Severidad

Frecuencia

Asigna al contratista

Incumplimiento en el pago en la fecha establecida Variación en los precios de mercado regulación del gobierno) de los insumos, actividades, sistemas de distribución de transporte, entre otros, necesarios para cumplir con el objeto y las obligaciones pactadas en el contrato. No realizar el suministro de los tiquetes aéreos en los días, horarios y lugares solicitados. No suministrar los tiquetes aéreos con las calidades y condiciones exigidas. Que el contratista no pueda dar cumplimiento total al contrato

Mínima

Poco Probable

Mínima

Poco Probable

X

Crítica

Probable

X

Crítica

Probable

X

Crítica

Poco Probable

X

Asigna a la entidad X

La entidad ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando todas las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Por lo anterior, se recomienda solicitar garantía de cumplimiento del contrato, calidad del servicio, salarios y prestaciones del personal empleado por el contratista y responsabilidad civil frente a terceros. 7. GARANTIAS.

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Se recomienda al contratista que ampare a la Contraloría General de Santander frente a estos riesgos mediante la garantía única otorgada a través de una entidad Bancaria o Compañía Aseguradora y con domicilio en la ciudad de Bucaramanga, cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Bancaria y que ampare los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. b) Calidad del servicio: Por un equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. c) Salarios y prestaciones del personal empleado por LA CONTRATISTA: por un equivalente al cinco (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más. d) Responsabilidad civil frente a terceros: por el amparo autónomo que garantice la responsabilidad civil frente a terceros derivada de la ejecución de este contrato, por un equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo. k. Determinación de la concordancia del objeto del contrato con el Proyecto que se desarrolla a través del mismo: El objeto del contrato tiene directa concordancia con el propósito planteado en el plan estratégico del Señor Contralor General de Santander 2008-2011. 8. AUTORIZACIONES Y/O APROBACIONES. (Ambientales, Planeación, Comunidades o Propietarios) Por ser del funcionamiento de la administración, esta contratación no requiere aprobaciones ni autorizaciones externas, salvo las reglamentadas para los gastos de funcionamiento de la Contraloría General de Santander, como el PAC y el presupuesto de la presente vigencia. 9. CONCLUSION. Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye la necesidad, conveniencia y oportunidad de celebrar contrato de suministro de pasajes aéreos en rutas Nacionales e Internacionales para el desplazamiento de sus funcionarios.

VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General

Proyectó: EA/ VJTJ

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