Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantía Auto Partes Vemaca, C.A

EVALUACION DEL STOCK DE REPUESTOS AUTOMOTRICES DE LA EMPRESA AUTO PARTES VEMACA, C.A Pasantía Para Optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública

Puerto Ordaz, octubre de 2012. 0

Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantía Auto Partes Vemaca, C.A

EVALUACION DEL STOCK DE REPUESTOS AUTOMOTRICES DE LA EMPRESA AUTO PARTES VEMACA, C.A Pasantía Para Optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública

Autor: Desiree García Tutor académico: Lcdo. Orlando Oliva Tutor industrial: Lcda. Gesybeth Montilla

Puerto Ordaz, octubre de 2012.

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INDICE CONTENIDO

pág.

INTRODUCCION………………………………………………………………....3 1.1 Descripción de la Empresa.………………………………………….….…........4 1.2 Reseña histórica de la empresa…………………………………………..……...4 1.3 Área de influencia…………………………………………………….………....5 1.4 Situación Problema…………………………………………….………………..6 1.5 Objetivos general y específicos………………………………………………....6 1.6 Logros…………………………………………….……………………………..8 1.7 Facilidades y dificultades…………………………………….…………………9 1.8 Aportes a la Empresa…………………………………………..…………….....10 CONCLUSIONES…………………………………………………..…………….11 RECOMENDACIONES………………………………………………….…….....12 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………………….13 ANEXO 1………………………………………………………………….……....14 ANEXO 2………………………………………………………………….………15 ANEXO 3……………….…………………………………….……………….…..16 ANEXO 4……………………………………………………………………….…17 ANEXO 5………………………………………………………………….……....18 ANEXO 6………………………………………………………………….………19 ANEXO 7…………………………………………………….……………….…...20

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INTRODUCCION Esta pasantía se realizó siguiendo las pautas implementadas por la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) según resolución CU-O-09-446, con fecha 16 de marzo del año 2011, la misma buscó reforzar los conocimientos adquiridos durante la carrera universitariay ofrecerle al pasante la oportunidad de poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el proceso su formación académica. La ejecución de esta pasantía se llevó a cabo en el Departamento de Contabilidad perteneciente a la División de Administración, adscrita a la Gerencia de Administración y Finanzas de la empresa, Auto Partes Vemaca, C.A. con sede en la Av. Principal de Unare cruce con Av. Guarapiche, C.C. Dilosa 2, piso 2, Oficina 23, Ciudad de Puerto Ordaz Estado Bolívar. Dentro de los logros más relevantes obtenidos durante la realización de la pasantía, se citan los siguientes:Se sinceraron las cantidades y se determinaron los precios de los repuestos en stock y se actualizó la data en el software de aplicación. Los errores y omisiones fueron originados por la falta de control interno. La responsabilidad de mantener la data del sistema actualizada, no es ejercida por un ejecutivo a tiempo completo. Dentro de las recomendaciones más apropiadas, se insta a la contratación de un ejecutivo calificado y a tiempo completo para la administración del inventario, instaurar un control interno y realizar auditorías periódicas. El informe estuvo estructurado de la siguiente manera: 1. Descripción de la empresa: misión, visión y objetivos. 2. Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía. 3. Problemas observados en la empresa. 4. Objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial de trabajo. 5. Conclusiones y recomendaciones. 6. Referencias bibliográficas y 7. Anexos.

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DESARROLLO

1. Descripción de la empresa. 1.1 Identificación de la empresa. Auto Partes Vemaca, C.A 1.2 Reseña histórica. AUTO PARTES VEMACA C.A, fue fundada el 15 de enero de 2000; es una empresadedicada a la venta de repuestos para vehículos y camiones, registrada bajo el Registro Mercantil Primero De La Circunscripción Judicial Del Estado Bolívar con sede en Puerto Ordaz, quedando inscrita en el tomo 1-A número 77 del año 2000.

1.3 Ubicación. La empresa está ubicada en la Avenida Principal de Unare cruce con Avenida Guarapiche, C.C. Dilosa 2, piso 2, Oficina 23, Ciudad de Puerto Ordaz Estado Bolívar.

1.4 Misión. La misión de la empresa AUTO PARTES VEMACA, C.A, es la de aumentar el nivel de crecimiento, estabilidad y rentabilidad por medio del posicionamiento de sus productos en el mercado, a través de una óptima

comercialización

y

la

mejor

La empresa AUTO PARTES VEMACA, C.A., tiene como visión fundamental

ser un

atención a sus clientes.

1.5 Visión.

grupo de amplia participación y compromiso buscando con esto obtener los mejores resultados administrativos y operativos; la óptima comercialización de sus productos, para cubrir de manera eficaz las necesidades de los consumidores, ofreciéndoles productos de

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excelente calidad a un precio accesible en el mercado. Logrando de esta forma contribuir con los objetivos propuestos que guían el éxito de la empresa.

1.6 Área de influencia. 1.6.1 Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía. El departamento de Contabilidad es el encargado de gestionar todos

los procesos

administrativos y contables de la organización, incluyendo las existencias de inventario de la empresa. Este departamento también se encarga de las cobranzas y de las obligaciones contraídas por la empresa, igualmente de tener de manera adecuada los deberes formales de la organización.

1.7 Estructura organizativa Figura N° 1, Fuente: Auto Partes Vemaca, C.A

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2. Situación presente o necesidad de la institución que se quiere sea resuelta. 2.1Problemas observados en la entidad. En el transcurso de la pasantía se pudieron notar varios problemas en la organización, entre los cuales se citan son los siguientes: 1. Las entradas y salidas de mercancías no se registran a diario ni se actualizan periódicamente. 2. La administración del almacén de mercancías se encuentra descuidada. 3. La empresa no realiza inventarios físicosperiódicos.

3. Objetivo de la pasantía. 3.1 Objetivo general Evaluar la cantidad y el valor delstockderepuestos automotrices de la empresa Auto Partes Vemaca, C.A. 3.2 Objetivos específicos Para tener una idea general del objetivo, se extraen algunos objetivos específicos: 1. Identificar las causas de las discrepancias en las cantidades de los inventarios.

2. Evaluar las estrategias aplicadas por la empresa para controlar sus inventarios. 3. Verificar sobre quien recae la responsabilidad de administrar los inventarios.

3.3 Explicación del plan de trabajo acordado Las actividades fueron realizadas durante (16) semanas, comenzando desde el día 11 de junio del año 2012 y culminando el 01 de octubre del año en curso, dichas actividades se planificaron de la manera siguiente: 1era semana desde el 11/06 al 15/06/2012: Breve inducción en la empresa, conociendo y observando los diferentes departamentos de la Empresa entre ellos el de Contabilidad.

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2da y 3era semana desde el 18/06 al 29/06/2012:Recopilación y verificaciónde las facturas de compras de la mercancía, correspondiente al periodo enero-junio 2012. Codificación y verificación física de la mercancía. 4ta y 5ta semana desde el 02/07 al 13/07/012:Identificación de las líneas de inventario con mayor salida. 6ta semana desde el 16/07 al 20/07/2012: En esta semana las actividades se centraron en el levantamiento físico de la línea (A) del inventario de la empresa, utilizando el método primero que entraprimero que sale(PEPS), para ello se especificaron ciertas variables, como lo son: • • • •

Entrada de la mercancía. Tipo de mercancía. El costo de compra de la mercancía. La existencia del rubro en el inventario.

7ma semana desde el 23/07 al 27/07/2012:En esta semana se trabajó en el levantamiento físico de la línea (B), igualmente se trabajó con el método PEPS y se especificaron las mismas variables que las contempladas en la línea (A). 8va a 13era semanadesde el 30/07 al 31/08/2012:En estas seis semanas se trabajó en la actualización y registro de las mercancías en stock; aquí se ajustaron las diferencias encontradas en la verificación de las muestras tomadas. 14ta semana hasta 16ta semana desde el 03/09 al 01/10/2012: Culminación de la pasantía y elaboración de informe final.

4. Especificar los logros del plan de trabajo 4.1 Metodología aplicada. Para la recolección de datos se utilizaron las siguientes técnicas: La observación directa y la revisión documental. La observación permitió captar los hechos de manera espontanea a través de la observación del participante lo que facilitó llevar un registro confiable de las conductas y los procesos observados. Al respecto, Arias,

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F (2006: 31) explica que es aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación. Se establecieron estrategias de campo como visitas programadas a las sedes de la empresa Auto Partes Vemaca, C.A, igualmente se levantofísicamente la línea (A) y línea (B) del inventario, también fue codificada y registrada la mercancía de la empresa. Se implementó el uso de computadoras portátiles para almacenar la información requerida. Se aplicaron entrevistas no estructuradas al contador y algerente de la empresa, además dentro de la entidadse colocaron folletosy carteleras como medios de información para reforzar el control de los inventarios y así guiar al personal que labora en la empresa.

4.2 Logros Se especificaron las muestras, para verificarque líneas eran las más afectadas, resultando seleccionadas la línea (A) línea de repuestos de vehículos particulares y la línea (B) de vehículos rústicos. Se ajustaron en el sistema las diferencias encontradas en la verificación de las muestras tomadas; se pudo constatar que en la línea (A) habían más repuestos de lo que se tenía en existencia. Se observó que, muchos de los repuestos que no se encontraban en la existencia del sistema habían sido devueltos por defecto,por ello se realizaron las devoluciones de la mercancía realizandolos correspondientes registros de contabilidad. Ejemplo: Para la devolución: Devolución en ventas………………………………………10.254, 89 Cuentas por cobrar…….……………………………………………10.254, 89 Y el reverso de la venta Inventario de mercancía………………………………………10.254,89 Costo de venta………………………………………………………..10.254,89

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Para registrar la compra: Inventario de mercancía……………………………………14.500,00 Banco……………………………………………………………….14.500,00 Con respecto a la línea (B) se notó que solo dos rubros que estaban en la existencia del inventario no se encontraban en la verificación razón por la cual se descargó del sistema ya que fue una venta que no se registró. Ejemplo: Banco……………………………………………………………..25.890,00 Venta…………………………………………………………………….25.890, 00

5. Facilidades y dificultades encontradas durante el desarrollo de la investigación. Facilidades: 1. La información suministrada porel tutor industrial. 2. El espacio físico con que se contó para realizar las anotaciones pertinentes. 3. La disposición de tutor académico.

Debilidades: 1. Desconocimiento del software de aplicación utilizado por la empresa para controlar sus inventarios. 2. La localización geográfica del almacén requirió esfuerzos económicos para el traslado diario. 5.1 Acciones emprendidas. 1. Solicitar instrucciones del tutor industrial para aquellas actividades que se requiriera. 2. Se planificó realizar actividades durante varias semanas en el almacenen y otras en la oficina para evitar el desplazamiento continuo a la empresa.

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5.2 Aporte a la organización. Verificación física y codificación de la mercancía; actualización del sistema automatizado de entradas y salida de inventario. 5.3 Conocimientos adquiridos a nivel práctico. En la parte práctica se obtuvieron varios conocimientos entre los cuales se pueden destacar: El manejo del sistema automatizado del inventario, donde se agregan: • La fecha de entrada de la mercancía. • El costo de la mercancía. • Las unidades que entran al sistema. • Las salidas de la mercancía. • Las unidades salientes. • El costo en que fueron vendidas. • La existencia en el sistema. La revisión física de la existencia arrojada en el sistema, aquí se encontraron diferentes fallas entre las que se nombran las siguientes: • Unidades que se encontraban en físico y no en el sistema. • Mercancía que fue devuelta y aun no se había dado de baja en el sistema. • Mercancías que aparecen en el sistema y que fueron enviadas a chatarra por defectos y no habían sido descargadas como tal.

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CONCLUSIONES Luego de haber realizado la investigación y en función de los objetivos presentados se puede concluir que: Se verificaron las existencias del inventario, detectando que muchos ítems habían sido objeto de devoluciones, lascuales no habían sido registradas. Se procedió a su registro en el sistema automatizado y se realizaronlos asientos correspondientes. Igualmente se pudo constatar que había mercancíala cualno estaba registrada en el sistemaautomatizado, por lo tanto se realizósu inclusión y registro. Se pudo comprobar, que una de lascausas de tener un inventario de repuestos desactualizado fue la de no contar con un personal capacitado que gestioneel sistema las entradas y salidas de la mercancía. Por otra parte, la empresa no pone en práctica nuevas estrategias que puedan mejorar el control del stock.

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RECOMENDACIONES

Se recomienda a la empresa Auto Partes Vemaca, C.A contratar personal calificado que gestione exclusivamente el inventario. Se recomienda utilizar de manera más eficiente el sistema automatizado del inventario. Se invita a instaurar un control interno y realizar auditorías periódicas para verificar las existencias del inventario. Para la coordinación de pasantía se recomienda un mejor asesoramiento al pasante sobre reglamentos y actividades a cumplirse durante el periodo de pasantía en una empresa, así como también ubicación al pasante en el área que corresponda, verificándose periódicamente. Para futuros pasantes se recomienda el asesoramiento sobre las actividades que debe realizar acorde a su profesión, ingresar en el Departamento o área correspondiente desde un principio, en caso de dudas deben asesorarse con las personas correspondientes y por ultimo deben tener puntualidad y disciplina en el campo laboral.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS •

Portal de la empresa www.autopartesvemaca.com

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Arias, Fidias G. (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción a la metodología científica. Caracas-Venezuela: Quinta (5ta) Edición. Editorial Episteme.

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ANEXO 1

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ANEXO 2

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ANEXO 3

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ANEXO 4

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ANEXO 5

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ANEXO 6

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ANEXO 7

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