FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS - FNG S.A. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -CCD CÓDIGO

10

SERIE

SUBSERIE

DEPENDENCIAS Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Subdirección de Operaciones de Tesorería Departamento de Riesgos Subdireccion de Planeacion y Calidad Oficina de Control Interno Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento de Gestion Humana Departamento de Servicios Administrativos Departamento de Contabilidad

ACTAS

10-05

Actas Asamblea de Accionistas

Vicepresidencia Jurídica y Administrativa

10-10 10-15 10-20 10-25 10-30 10-35 10-40 10-45 10-50 10-55 10-57 10-60 10-65 10-70 10-75 10-80 10-85 10-90 10-95 10-100 10-105 10-110 10-115 10-120 10-125

Acta de Comité Comercial Actas Comité Coordinación de Control Interno Actas Comité de adquisición de bienes y servicios Actas Comité de Archivo Actas Comité de Auditoria Actas Comité de Conciliación Actas Comité de Dirección de Riesgo Actas Comité de Garantías Actas Comité de Presidencia Actas Comité de Proyectos Actas Comité de Recuperaciones Actas Comité de Riesgos de Inversiones Actas Comité Delegatorio de Presidencia Actas Comité Interno de Garantías Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional Actas Comité Técnico Delegatario Actas de Arqueo Actas de Comité Saneamiento Contable Actas de Reuniones de Funcionarios Actas Junta directiva Actas Reunión Entidades Financieras Actas de Microfilmación Actas de Seguimiento Abogados Actas de Seguimiento Procesos Exfuncionarios Actas de Comité de Sostenibilidad Contable Actas de Comité Técnico Institucional de Desarrollo Administrativo Actas Comité de Operación del Sistema de Gestion Integrado MECI- Calidad Actas Grupo Interno Antitrámites y Atencion Efectiva al Ciudadano Actas de eliminación Actas Modelo de Actuacion Comercial MAC Actas de Grupos Primarios Actas Comité de Evaluación del Sistema de Gestión Integrado MECI Calidad Actas de Microfilmación

Departamento Comercial Control Interno Departamento de Contratación Departamento de Servicios Administrativos Control Interno Departamento de Contratación Departamento de Evaluación de Riesgo Departamento de Evaluación de Riesgo Control Interno Planeación y Riesgo Departamento Jurídico Planeación y Riesgo Departamento de Operaciones Departamento de Evaluación de Riesgo Departamento de Gestión Humana Departamento de Evaluación de Riesgo Coordinación Operaciones de Tesorería Departamento de Contabilidad Departamento de Gestión Humana Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Departamento Comercial Departamento de Servicios Administrativos Departamento Jurídico Departamento Jurídico Departamento de Contabilidad

10-130 10-135 10-140 10-145 10-150 10-155 10-160 10-165 20

30 30-05 30-10 30-15 30-20 30-25 30-30 30-35 30-40 40 40-05 40-10 50 60 60-05 60-10 60-15 70

Subdirección de Planeación y Calidad Subdirección de Planeación y Calidad Subdirección de Operaciones de Tesorería Departamento de Comercial Todas las áreas Oficina de Control Interno Departamento de Servicios Administrativos Vicepresidencia Juridica y Administrativa

ACUERDOS

20-05 20-10

Subdirección de Planeación y Calidad

Acuerdos de Pago Acuerdos Junta Directiva ADMINISTRACIÓN Administración de Bienes en Dación de Pago Administración de Bienes Inmuebles Administración de cartera circularización y conciliación Administración de cartera programas especiales Administración de hardware y software Administración de vehículos Administración de cheques Administración desarrollo software APORTES SEGURIDAD SOCIAL Aportes a EPS, ARP, AFP y Parafiscales Aportes Cesantías APORTES DE LEY ATENCIÓN AL CLIENTE Entidades Financieras Empresarios Gremios BAJA DE ELEMENTOS

70-05

Baja de Activos Fijos

70-10

Baja de Elementos de Consumo

Departamento Jurídico Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Departamento de Tecnologia Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Servicios Administrativos Departamento de Servicios Administrativos Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Tecnología Departamento de Servicios Administrativos Gerencia de Operaciones y Tesorería Departamento de Desarrollo Departamento de Gestion Humana Departamento de Gestion Humana Departamento de Gestion Humana Departamento de Contabilidad Departamento Comercial Departamento Comercial Departamento Comercial Departamento Comercial Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos

80 90 90-05 90-10 90-15 100

CAJA MENOR CERTIFICADOS Certificados de Participación Accionaria Certificados de Créditos Certificados de Retención en la fuente CIRCULARES

100-05

Circulares Informativas

100-10

Circulares Normativas

110 110-05 110-10 110-15 110-20 110-30 110-35 120 120-05 120-10 120-15 120-20 120-25 130 140 140-05 140-10 150 150-05

COMISIONES Comisiones de Servicio Devolución de Comisiones Facturación de Comisión de Garantías Pago de Comisiones Cuentas por cobrar y provisiones Comercialización COMPROBANTES Comprobantes Contables FNG Comprobantes Contables Mandatos Comprobantes de Egresos FNG Comprobantes de Egresos Mandatos Comprobantes de Ingresos COMUNICACIONES OFICIALES CONCEPTOS Conceptos Jurídicos Externos Conceptos Jurídicos Internos CONCILIACIONES Aclaraciones Partidas Conciliatorias

150-10

Conciliaciones Bancarias

150-15 150-20 150-25

Conciliación Fondos Valores Conciliación de Información de Procesos Conciliación Cartera Programas Especiales

160

CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES

160-05

170

Consecutivo de Comunicaciones oficiales Enviadas

CONTRATOS

170-05 170-10 170-15 170-20 170-25 170-30 170-35 170-40 170-45 170-50 170-55

Contratos de Arrendamiento Contratos de Comodato Contratos de Compraventa Contratos de Consultoría Contratación privada invitación privada Contratos de Derecho Público Contratos Giro Ordinario del Negocio Contratos de Obra Contratos de Prestación de Servicios Contratos de Suministros Contratos de Mandato

170-60

Oferta Mercantil de Compra

170-65

Oferta Mercantil de Servicios

170-70

Convenios Interadministrativos

170-75 170-80 170-85 170-90 170-95 170-100 170-105 170-110 180 190 190-05 200 205 210 220

Contratos Marco Contratos de Vinculación y Protocolo Contratos de Gestion de terceros Contratos de Agencia Comercial Oferta Mercantil Bienes y/o Servicios Contratación Directa Derecho Privado Contratación Privada Invitación Pública Contratación Simple

230 240 240-05 240-10 250

CONVENIOS CRÉDITOS Creditos exfuncionarios DECLARACIONES TRIBUTARIAS DEMANDAS DERECHOS DE PETICIÓN DIVULGACIÓN

Departamento de Gestion Humana Departamento Jurídico Departamento de Contabilidad Departamento Jurídico

Vicepresidencia Jurídica y Administrativa

ENAJENACIÓN ACTIVOS IMPRODUCTIVOS ESTADOS FINANCIEROS Estados financieros de Mandatos Estados financieros del FNG ESTATUTOS FNG

Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento Comercial, Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Departamento Comercial, Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Departamento de Gestion Humana Subgerencia de Operaciones Subgerencia de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Contabilidad Departamento Contabilidad Departamento Contabilidad Coordinación Operaciones de Tesorería Coordinación Operaciones de Tesorería Coordinación Operaciones de Tesorería Presidencia Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento de Gestion Humana Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Coordinación Operaciones de Tesorería, Departamento de Contabilidad Coordinación Operaciones de Tesorería Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Departamento de Contratación y Servicios Administrativos Departamento Financiero Departamento Juridico Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contratación Departamento de Contratación Departamento de Contratación Departamento de Contratación Departamento Jurídico Departamento de Contratación Departamento Jurídico Departamento de Contratación Departamento de Contratación Departamento de Contratación Departamento de Jurídico Departamento de Contratación y Servicios Administrativos Departamento de Contratación y Servicios Administrativos Departamento de Contratación y Servicios Administrativos Departamento Financiero Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Departamento Juridico Vicepresidente Comercial Departamento de Servicios Administrativos Departamento Jurídico Departamento Jurídico Departamento de Servicios Administrativos

Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Vicepresidencia Jurídica y Administrativa

260

ESTUDIOS

260-05 260-10 260-15

Estudio de Conveniencia Estudio de Garantías Individuales Estudio de Productos de Portafolio

Departamento Financiero Departamento de Tecnología Departamento de Evaluación de Riesgo Departamento Financiero

260-20

Estudio de VMD (empresarial, vis, institucional, educativo)

Departamento de Evaluación de Riesgo

260-25 270 280 280-05 280-10 290 300

Estudios Financieros

Departamento Financiero Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo

Comercialización Comisiones por Recuperacion de Cartera

Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones

Informes de Auditoria Informes de Cumplimiento

Departamento de Contabilidad Departamento Financiero Subdirección de Operaciones de Tesorería Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Departamento de Riesgos Gerencia de Planeacion y Riesgo Subgerencia de Planeacion y Calidad Presidencia Oficina de Control Interno Departamento Juridico Vicepresidencia Financiera Departamento de Gestion Humana Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contabilidad Subgerencia de Operaciones Control Interno Departamento Jurídico

310

EVENTOS FONDOS REGIONALES

HISTORIAS LABORALES HISTORIAS MEDICO LABORAL

INFORMES

310-05 310-07

310-10

Informes de Gestión

310-15

Informes de Riesgos

310-20

Informes Entes de Control

310-25 310-30 310-35 310-40 310-45 310-50 310-55 310-60 310-65 310-75

Informes Financieros Informes Fondos Regionales Informes de Movilización Informes Estadísticos Informes de vigilancia Judicial Informes Intermediario Financiero con Mandato Informes de Cumplimiento Informes de Gestion MARC Informe Diario de Caja y Bancos Informes SARO

320

INSTRUMENTOS DE CONTROL

330

INVENTARIOS

330-05 330-10 340 350 360 360-05 370 380 390 390-05 390-15 390-20 390-25 390-30 390-35 400 400-05 400-10

Control Interno, Dpto. Comercial, Dpto. Evaluación de Riesgo, Dpto. de Gestión Humana, Dpto. de Operaciones, Dpto. Financiero, Dpto. Jurídico, Gerencia de Operaciones y Tecnología, Planeación y Riesgo, Presidencia, Vic. Comercial y Mercadeo, Vic. Jurídica Gerencia de Operaciones y Tecnología Coord. Operaciones de Tesorería, Dpto. de Contabilidad, Dpto. de Contratación, Dpto. de Gestión Humana, Dpto. Jurídico, Gerencia de Operaciones y Tecnología, Planeación y Riesgos, Presidencia, Vic. Financiera, Vic. Jurídica y Administrativa, Vic. Comercia Departamento de Contabilidad Vicepresidencia Comercial y Mercadeo Departamento Comercial Departamento Comercial Departamento Jurídico Departamento Jurídico Control Interno Departamento Juridico Subdireccion de Operaciones de Tesoreria Departamento Financiero Departamento de Riesgos Subgerencia de Planeacion y Calidad Departamento de Tecnologia Departamento Juridico Departamento de Gestion Humana Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos

Inventario de Activos Fijos Inventario único Documental INVESTIGACIONES DE MERCADO LIBROS DE CONTABILIDAD LICENCIAS

Departamento de Contabilidad Departamento de Tecnologia Licencia de Software

LICITACIONES LIQUIDACIÓN DE VACACIONES MANUALES Manuales de Políticas informáticas Manuales de Instalación Manuales de Procesos y procedimientos Manuales de Usuarios Manual del Sistema de Gestión Integrado MECIi-calidad Manual Sistema de Administración de Riesgo Operativo MAPAS Mapa de riesgos Mapa de procesos

Subdireccion de Planeacion y Calidad Departamento de Tecnologia Departamento de Gestion Humana Departamento de Contabilidad Gerencia de Operaciones y Tecnología Departamento de Tecnología Planeación y Riesgo Departamento de Tecnología Subdirección Planeación y Calidad Subdirección Planeación y Calidad Subdireccion de Planeacion y Calidad Subdirección Planeación y Calidad Subdirección Planeación y Calidad

410

MATERIAL PROMOCIONAL

420

MOVIMIENTOS

420-05 420-10 420-15 430 440 440-05 440-10 450 450-05 450-10 460 470 470-05 470-10 480

490

Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Movimientos de Almacen Movimiento Diario (Portafolio) Movimiento Diario de Caja y Bancos

NOMINA NOTAS DE CONTABILIDAD Notas Debito Notas crédito Ordenes de compra Orrdenes de Prestación de Servicios PAPELES DE TRABAJO PARTICIPACIÓN ACCIONARÍA Participacion del FNG en Sociedades Participacion en el FNG

Gerencia de Planeacion y Riesgo Subdireccion de Planeacion y Calidad Departamento de Tecnologia Departamento de Gestion Humana Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos

PLANES

Plan Anual de Compras Plan de Acción

490-15 490-20 490-25 490-30 490-35 490-40 490-45 490-50 490-55 490-60 490-65 500 510 520 520-05 520-10 520-15

Plan de Capacitación Plan de Contingencia Plan de Desarrollo Humano Plan de Emergencia Plan de Mejoramiento Plan de Mercadeo Plan Estratégico Plan de Comunicaciones Plan Integral de Motivación Plan de Bienestar Plan de Salud Ocupacional PÓLIZAS PRESTACIONES SOCIALES PRESUPUESTO Anteproyecto de Presupuesto Ejecución Presupuestal Presupuesto Aprobado

PROGRAMAS

530-05

Programa de Capacitación

530-10 530-15 530-20 530-25 530-30 530-35 530-40 530-45 540 540-05 550

Programa de Competencias Programa de Gestión Documental Programa de Transferencia de Archivo Programa de Salud Ocupacional Programas Especiales Programas Especiales Programas de Auditoria SCI Programas de Auditoria MECI Calidad

560

630

Oficina de Control Interno Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Vicepresidencia Jurídica y Administrativa Vicepresidencia Jurídica y Administrativa

PASANTIAS

490-10

560-05 560-10 560-15 560-20 570 580 580-05 580-10 580-15 580-20 580-25 580-30 580-35 580-30 590 600 610 620

Coordinación Operaciones de Tesorería Coordinación Operaciones de Tesorería

ORDENES

490-05

530

Coordinación Operaciones de Tesorería Coordinación Operaciones de Tesorería Departamento de Gestion Humana

Gerencia de Planeación y Riesgos, Control Interno Departamento de Tecnología

Control Interno Coordinación de Mercadeo Planeación y Riesgo Subdirección de Planeación y Calidad Departamento de Gestión Humana Departamento de Gestión Humana Departamento de Gestión Humana Departamento de Gestion Humana Departamento de Gestion Humana Departamento de Contabilidad Departamento Financiero Departamento Financiero Departamento Financiero Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Subdireccion de Planeacion y Calidad Oficina de Control Interno Departamento de Contratacion y Servicios Administrativos Departamento de Tecnología, Departamento de Operaciones

Departamento Comercial y Mercadeo Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Oficina de Control Interno Subdirección de Planeación y Calidad

PROYECTOS Proyecto de Inversión PUBLICACIONES RECEPCION, CLASIFICACION, ASIGNACION Y TRAMITE DE PQRS

Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Petición Queja Reclamo Sugerencia

REAFINANCIAMIENTO RECLAMACIÓN DE GARANTÍAS Liiquidacion y Recuperacion de Cartera Devoluciones Reclamadas Canceladas por Extemporaneidad Liquidación de Garantía Empresarial Sin Recuperación Devolucion de documentos por Desistimento de Pagos Pago de Garantías Con Recuperación Pago de Garantías Sin Recuperación Castigos de Cartera ACUERDOS DE PAGO REGISTROS DE GARANTÍAS REPORTES A LA UIAF RESOLUCIONES MANDATOS

Gerencia de Operaciones y Tecnología Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo

Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Subgerencia de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones

Soporte Jurdíco Soporte Jurdíco Vicepresidencia Juridica y Administrativa Presidencia Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Departamento de Contabilidad

640 650 660 670 680 680-05 680-10 680-15 680-20 690 700 710 720 730 730-05 730-10 730-15 730-20 730-25 730-30 740 750 760 760-05 760-10 760-15 770 780 790 800 810 810-05 810-10

TÍTULOS VALORES POSESIONES TUTELAS IMAGEN INSTITUCIONAL PROCESOS CONCURSALES LEY 550 DE 1999 - Acuerdos de Reestructuración LEY 222 DE 1995 - Liquidación Obligatoria LEY 116 DE 2006 - Acuerdos de Reorganización LEY 116 DE 2006 - Liquidación Judicial CREACION DE TERCEROS CUPOS CONTRAPARTE PAGO LEY 14 PAGOS REGIONALES MODELO DE ACTUACION COMERCIAL ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS Reserva de Cupo Registro Actualización de Cartera Masiva Recaudo VIS Novedades Circularizacion CIRCULARIZACION HOJAS DE VIDA EQUIPOS ACCIONES DE MEJORAMIENTO Acciones Correctivas Acciones Preventivas Notas de Mejora INDICADORES DE GESTION LISTADOS MAESTROS MEMORIALES DE SUBROGACION INVESTIGACION Y DESARROLLO DE PRODUCTOS PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Subdirección de Operaciones de Tesorería Subgerencia de Operaciones Vicepresidencia Juridica y Administrativa Departamento Juridico Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Departamento Juridico Departamento Jurídico Departamento Jurídico Departamento Jurídico Departamento Jurídico Departamento de Contabilidad Departamento de Riesgos Departamento Comercial Subgerencia de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Operaciones Departamento de Tecnologia Subdirección de Planeacion y Calidad Subdirección de Planeación y Calidad Subdirección de Planeación y Calidad Subdirección de Planeación y Calidad Subdirección de Planeación y Calidad Subdirección de Planeación y Calidad Soporte jurídico Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo

Acuerdos de Nivel de Servicios Servicio Universal

Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo

820

PROCESOS DE SELECCIÓN NO APROBADOS

Departamento de Gestion Humana

830

COMUNICACIONES

Oficina de Control Interno

830-05

Ccomunicaciones Externas

Oficina de Control Interno

840

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO OPERATIVO

Departamento de Riesgos

850

PROCESOS DISCIPLINARIOS

Oficina de Control Interno

860

EXCEDENTES A INTERMEDIARIOS FINANCIEROS

SOPORTE JURÍDICO

870

VENTAS DE CARTERA

SOPORTE JURÍDICO

880

GESTION DE CUENTAS

880-05 880-10 890 890-05 890-10 890-15 900 910 910-05 910-10 910-15 910-20

Subdireccion de Operaciones de Tesorería Gestión de Cuentas Bancarias Gestión de Cuentas Carteras Colectivas

RIESGOS DE PORTAFOLIO Cierre Diario de Riesgo de Portafolio Riesgo de Liquidez de Portafolio Limite de Clasificación de Inversiones MODELOS TECNICOS AUDITORIAS Auditorias de Gestión Pruebas Cumplimiento Auditorias de Gestión Pruebas Sustanciales Auditorias de Gestión Pruebas Sistemas Auditorias de Calidad

Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno Subdirección de Planeación de Calidad