FORMACIÓN:

TRADE WEB

Gestor de contenidos tienda online de Essystem

15 AÑOS DE CONSULTORÍA TECNOLÓGICA Y DESARROLLO SOFTWARE

1. GESTIÓN WEB 1.1 Configuración: Tarifa por defecto: seleccione dentro del listado desplegable la tarifa por defecto que se mostrará en todos los artículos. En casos puntuales podremos seleccionar una tarifa distinta dentro de las fichas de cada artículo. Divisa por defecto: dentro del desplegable podremos seleccionar la tarifa por defecto, que en este caso será siempre el euro Ley de privacidad: Documento donde deben quedar reflejados los datos de la empresa: CIF, dirección, razón social y todo lo referente a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter personal (LOPD), con la cual se protegen a los clientes de posibles manipulaciones de sus datos por terceros con fines distintos a los que ofrece nuestra actividad empresarial. Condiciones de la compra: Conforme la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSI-CE), es obligatorio que todo comercio electrónico disponga de un escrito accesible para sus usuarios en el que se especifiquen las condiciones de compra, cambio, devolución y entrega de artículos adquiridos por Internet.

1.2 Main: Imagen Cabecera: 1000px ancho – 80px alto Imagen Barra: 1000px ancho – 16px alto Imagen Principal: 1000px ancho – 150px alto Descripción mini: Breve texto que aparecerá al inicio del desglose de un pedido, cuando el cliente lo imprima

Parámetros principales: Borde: es un recurso de diseño con el cual acotamos las dimensiones de nuestra web mediante un borde de color Color fondo: el color de fondo del navegador. Este color es independiente al color de nuestra web, pero es importante que vaya en consonancia con el diseño que hemos decidido que tenga la web Visualizar precio solo clientes: activando esta casilla los precios de los artículos en catálogo sólo serán visibles para los clientes que dispongan de cuenta en nuestra tienda y la tengan activada en el momento de visualizar los artículos Mostrar precio con IVA incluido: activando esta casilla podemos mostrar el precio final del artículo. En el caso de dejar desactivada esta opción aparecerá siempre junto al precio de cada artículo el mensaje “IVA no incluido” Imágenes portada (ancho-alto): imagen en miniatura que aparecerá junto a la descripción de cada artículo. Rellenando estos campos estamos definiendo el tamaño predeterminado que tendrán dichas imágenes (recomendamos siempre 101px ancho – 91px alto) Imágenes de la descripción (ancho-alto): imágenes en miniatura que aparecen en las fichas de descripción de los artículos, cuando pinchamos en ellos. Desde este campo determinamos también el tamaño por defecto de la miniatura (recomendamos 100px ancho – 100px alto). Estas imágenes son sólo miniaturas, ya que al pinchar sobre ellas se ampliarán hasta su tamaño original. Estilo fuentes: Configurador de tamaños, colores y estilos de fuentes de toda la web (Recomendamos consultar la plantilla de edición de texto anexa)

Datos fiscales y correo electrónico: CIF, razon social, dirección, C.P., población… Email, servidor smtp, usuario, password Palabras relacionadas: lista de palabras lo más ajustada posible a los contenidos reales de su web, cada palabra o conjunto de palabras relacionadas irán separadas por comas. Este apartado está relacionado con el posicionamiento y la indexación de los contenidos de las webs en los buscadores más importantes del mercado. Formulario presupuesto: Activar petición presupuesto: activando esta casilla la opción de solicitud de presupuesto aparecerá al final del listado de categorías que tengamos creadas, en el menú lateral Nombre de campo (agregar/eliminar): Desde aquí crearemos los campos del formulario que consideremos interesantes a la hora de que un posible cliente quiera solicitarnos un presupuesto. Para eliminar un campo ya creado podemos seleccionarlo del desplegable, pinchando después en “eliminar”. Nota: es importante diseñar primero los campos que deseamos incluir y el orden de cada uno, ya que una vez creados no se les puede dar un orden distinto, sólo añadir o eliminar campos.

2. GESTIÓN ARTÍCULOS: 2.1 Creación/edición de Artículos: NUEVO (pestaña) PASO 1 > Subir imagen: Desde esta ventana subiremos las imágenes que vayamos a publicar en cada ficha de artículo, no sólo la que aparecerá en portada, sino todas aquellas que queramos añadir y que posteriormente seleccionaremos para mostrar en catálogo virtual. Nuevo artículo: Referencia interna: código de referencia que tenga este artículo en nuestro programa de gestión. Este punto es importante para llevar un mejor control de stock Nombre: Nombre del artículo Información técnica: En este campo podemos añadir una descripción del artículo más detallada, con características técnicas en el caso de que sea necesario Imagen portada: pinchando en el desplegable aparecerán las imágenes que previamente hayamos subido, seleccionamos la más representativa, que aparecerá en la portada Lista imágenes descripción: en esta casilla aparecerán listadas las imágenes que se mostrarán dentro de la ficha de descripción de artículo. Para añadir imágenes en esta lista hay que hacerlo desde el campo “añadir nueva imagen” Añadir nueva imagen: seleccionamos imágenes del desplegable y las incluimos en la “lista de imágenes de descripción” pinchando en el botón “añadir”

Portada: Si queremos que este artículo aparezca en la portada de nuestra tienda como destacado activaremos esta casilla (ej.: recomendable en casos de artículos en oferta o rebajados de precio) Control de stock: Activando la casilla estamos vinculando el artículo a un volumen de stock determinado (se gestiona desde el panel STOCKS). De este modo, cuando el stock quede a cero el artículo se mostrará en la tienda, pero no podrá añadirse a la cesta Activado: Herramienta para publicar u ocultar un artículo sin necesidad de eliminar toda la información del servidor. Muy util en tareas de mantenimiento de artículos, mientras se hacen modificaciones en el stock, precios o características. PVP y precio anterior: Por cada artículo que tenemos podemos asignarle al menos 1 PVP (precio expresado con IVA) y un “precio anterior”. Este último no es obligatorio tenerlo, pero resulta de utilidad para llamar la atención ante ofertas especiales. Podemos asignar tantos PVPs como deseemos, incluso asignar a cada uno un precio anterior. Esta función es muy interesante en el caso de tratar con distintos tipos de clientes (particulares, distribuidores, mayoristas…) a los que se les aplicarán distintas políticas de precio. Coste: Es donde anotamos el coste real del artículo. No es un dato que se muestre en la tienda, sino que sirve como seguimiento interno Tipo IVA: Seleccionaremos el tipo de IVA correspondiente al tipo de producto o servicio de que se trate Tarifa porte: Seleccionamos el tipo de tarifa que veamos se ajuste al tipo de artículo, y que pueden configurarse en la sección XXXX Orden: Asignaremos un número con el cual le damos orden al artículo dentro de la familia

PASO 2 > Selección de familia: Seleccionaremos la familia en la que ubicaremos el artículo. Un mismo artículo puede pertenecer a varias familias

PASO 3 > Selección marca: Seleccionamos en el desplegable la marca dentro de las que hayamos dado de alta previamente. La cumplimentación de este paso no es imprescindible, pero facilitará las tareas de búsqueda de artículos a nuestros clientes y ayudará a posicionarnos mejor en los motores de búsqueda más importantes.

EDITAR (pestaña) Esta función nos permite llevar un mejor mantenimiento de los artículos ya creados Buscar artículos: Podemos realizar búsquedas en el listado de artículos siguiendo distintos criterios: Nombre: el nombre que le hemos dado al artículo Descripción: palabras clave dentro de la descripción Referencia: no se trata del numero de referencia previamente anotado, sino el código que automáticamente asigna la aplicación a cada artículo creado. Marca o Familia: seleccionando dentro del desplegable El proceso de edición de artículos sigue los mismos pasos que en la creación de artículos nuevos.

2.2 Familias: NUEVO (pestaña) Crear familias: Nombre: nombre que le asignaremos a la familia Imagen: imagen que se le asignará a la familia Subfamilia de: si es una familia principal seleccionamos “0-Mis familias”, si pertenece a una subcategoría marcaremos la familia a la que pertenece. Recomendamos un diseño previo de las familias, subfamilias y el orden que se les va a asignar en la tienda antes de comenzar a darlas de alta.

EDITAR (pestaña) Buscar familias: Podemos realizar búsquedas por el nombre de la familia o directamente pinchar en el botón buscar, de forma que aparecerá el listado completo de familias. El proceso de edición es el mismo que el de creación de familias.

2.3 Marcas: NUEVO (pestaña) Crear marca: Es un proceso muy sencillo. Tan sólo hay que anotar el nombre de la marca y Aceptar. (por el momento la casilla de selección de imagen está inactivo)

EDITAR (pestaña) Buscar marcas: Es el mismo proceso seguido en la sección “Familias”

2.4 Formas de Pago: NUEVO (pestaña) Descripción: Tipo de forma de pago (tarjeta, transferencia, domiciliación, PayPal) Información: Breve descripción del tipo de forma de pago Cuenta bancaria: Dependiendo de la forma de pago será necesario especificar la cuenta bancaria a la que el cliente deberá efectuar el pago. Este apartado no es necesario cumplimentarlo en los casos de pago con tarjeta. Tarjeta: cuando creamos la forma de pago con tarjeta es imprescindible mantener activada esta casilla Activo: Al igual que con los artículos, podemos crear formas de pago y activarlas/desactivarlas para que sean o no visibles dentro del proceso de compra.

EDITAR (pestaña) Formas de pago: Es el mismo proceso seguido en las secciones “Familias” y “Marcas”

3. GESTIÓN: 3.1 Pedidos: Con esta herramienta usted puede: - ver el listado de pedidos realizados en su tienda online - eliminar pedidos - acceder a la gestión y mantenimiento de cada pedido, donde podrá: - imprimir el desglose de cada pedido - gestionar los cobros de ese pedido (punto 3.2 Cobros) - gestionar cancelados (punto 3.4 listado cancelados) - gestionar perdidos (punto 3.3 listado servicios) - acceder al panel de cobros de cada pedido Para acceder al listado de pedidos podemos usar alguno de los criterios de búsqueda propuestos en el formulario “buscar pedido” o bien dejar los campos en blanco y presionar el botón “buscar” Buscar pedido: (criterios de búsqueda) Nombre cliente - Pedidos desde/hasta (intervalo de pedidos por número) - Estado del pedido (todos, pendiente, en proceso, servido, cancelado) - Forma de pago - Estado del cobro (pendiente, realizado) - Fecha desde/hasta

3.2 Cobros: Con esta herramienta usted puede: - ver el estado de pedidos realizados - gestionar los cobros de los pedidos pendientes (editar, realizar varios pagos en el mismo pedido, exportar a Excel…) Realizar cobros: - 1º seleccionar un pedido: Para acceder al listado de pedidos podemos usar alguno de los criterios de búsqueda propuestos en el formulario “buscar pedido” o bien dejar los campos en blanco y presionar el botón “buscar”. Seleccionaremos el pedido deseado y accederemos a la gestión del cobro pinchando en la flecha ubicada a la izquierda del pedido - 2º En la tabla de gestión de cobros, titulada “nuevos cobros” aparece un desglose del nº pedido, la fecha, el cliente, el importe del mismo y lo que queda por pagar (esto significa que un pedido se puede pagar y cobrar en varias veces, y no puede asociarse con los pagos por tarjeta). - 3º Anotamos los datos referidos al cobro: fecha de cobro, forma de pago e importe En el caso de que el importe pagado sea igual al importe pendiente de cobro el pedido quedará pagado (EN PROCESO) y todavía quedará pendiente “servirlo” (punto 3.3) Editar cobros: - pestaña EDITAR. - Realizamos la búsqueda de un pedido siguiendo las mismas indicaciones - La única edición de cobros posible es la de “eliminar cobros”. Eliminando cobros el pedido quedaría de nuevo pendiente de cobrar.

3.3 Listado servicios: Desde este panel podemos: - visualizar el estado de cada pedido efectuado (pendiente de pago, en proceso, servido, cancelado) - visualizar la forma de pago de cada pedido y el importe pendiente (en el caso de pagos a plazos) - marcar los pedidos que han completado el proceso de compra y pago como servidos - retroceder en el proceso de compra de un pedido en caso de devolución o modificación del pedido por parte del cliente marcándolo como “no servido” Para seleccionar un pedido y proceder a servirlo o no servirlo podemos realizar la búsqueda en el formulario propuesto o directamente presionando el botón “Buscar” mostrándose a continuación el listado de pedidos. Podremos seleccionar varios pedidos al mismo tiempo marcando la casilla de la izquierda, junto al número del pedido. A continuación seleccionamos la acción deseada entre “Servir” o “No servir” y aceptamos. Este proceso sólo será válido en pedidos que estén previamente pagados y que se encuentren en el estado “EN PROCESO”

3.4 Listado cancelados Este listado es similar al listado de servidos, con la diferencia de que aquí gestionaremos los pedidos cancelados o los que deseamos cancelar, seleccionando el pedido en cuestión y marcando “CANCELAR” si deseamos cancelar un pedido que se encuentre “en proceso” o “NO CANCELAR” para pedidos que hubiéramos cancelado previamente. El proceso de búsqueda y selección de pedidos es el mismo que en “listado de servicios”.

3.5 Clientes Para crear nuevos clientes: NUEVO (pestaña) Para dar de alta nuevos clientes, pueden hacerlo directamente ellos mismos desde la tienda online, o bien, podemos gestionar nosotros el alta de aquellos clientes que nos resulten de especial interés (trato directo con ellos, clientes VIP…), completando el formulario: Login*: nombre de usuario. Es el nombre con el que acceden a la cuenta de usuario en la tienda Password*: contraseña Nombre: nombre del usuario. Puede ser el mismo que el Login o no Dirección: dirección postal que se mostrará “por defecto” para el envío de los pedidos realizados por el cliente Población Provincia*: es un campo obligatorio, ya que va asociado a las distintas “zonas”, que a su vez pueden tener distintos portes dependiendo del transportista asignado. C.P. Teléfono Mail*: campo obligatorio, para que el cliente reciba el desglose del pedido una vez lo efectúe. Tratamiento fiscal: particular, empresa o autónomo NIF/CIF Tarifa*: desde aquí gestionamos qué tipo de tarifa se les aplicará, vinculando al cliente con las distintas tarifas de precio establecidas en los artículos *Estos campos son imprescindibles en el alta de un cliente, pero el resto de campos es recomendable cumplimentarlos.

EDITAR (pestaña): Desde el panel de edición de Clientes podrá: - consultar los clientes dados de alta - modificar sus datos personales - ver pedidos efectuados - eliminar el cliente (se recomienda antes de eliminar el cliente consultar si ha efectuado alguna compra previa y pendiente de servir)

3.6 Portes Zona Los portes por zona son útiles para establecer distintos gastos de envío en función de la ubicación a la que se encuentre el cliente. Para crear una zona nueva: NUEVO (pestaña): Utilizar importe fijo: Importe fijo por pedido: Importe exención de portes: es el importe mínimo de un pedido, por el cual el cliente quedaría exento de portes. Descripción: nombre que le asignaremos a la nueva zona. Podemos numerarlas (zona 1, zona 2…) o identificarlas por zonas (Levante, Norte, Centro, Sur…) Tarifas portes por artículo: es posible gestionar la política de precios de portes si existen precios pactados con el transportista en función del volumen o peso del pedido. En este caso, asignamos un precio para cada tarifa, teniéndolos luego en cuenta en el mantenimiento de artículos. Para modificar/eliminar zonas: EDITAR (pestaña): La gestión de este panel es la misma que al crear zonas, pero incluye un botón de “eliminar”.

3.7 Provincias Con esta función podemos asignar provincias a zonas, de forma que nuestros clientes en el proceso de compra sólo puedan seleccionar aquellos transportistas que estén activados para su zona. Provincia: desplegable con el listado de todas las provincias españolas. Seleccionamos la provincia Zona: desplegable con todas las zonas existentes En el caso de que queramos asignar la misma zona a todas las provincias, existe la opción de “seleccionar TODAS” dentro de la lista. Bloqueado: las provincias marcadas con esta casilla no podrán ser seleccionadas por los clientes como zona de reparto. Una vez cumplimentado el formulario marcar Aceptar

3.8 Agencias de transporte NUEVO (pestaña) Nueva agencia de transportes: Descripción: nombre de la agencia Zona: para asociar a cada transportista con las zonas. EDITAR (pestaña) Editar agencia de transportes: Contiene los mismos campos que en la ventana de crear/nuevo, solo que disponemos de 2 desplegables, que nos servirán para: a) eliminar transportistas ya creados b) modificar la zona en la que sirve cada transportista Para eliminar el transportista: - se selecciona de la lista desplegable - pinchamos el botón eliminar - pinchamos en Aceptar Para modificar el transportista: - seleccionamos la agencia - abrimos desplegable de las zonas - seleccionamos nueva zona - pinchamos en Aceptar

4. ALMACÉN 4.1 Apuntes Previamente ya hemos mencionado la posibilidad de que los artículos se muestren en la tienda bajo un “control de stock” o sin él. Esta será la herramienta que utilizaremos para trabajar con un stock real dentro de nuestra tienda. Este paso será especialmente importante en los casos de un volumen de stock muy limitado y durante un espacio de tiempo determinado, ya que automáticamente las unidades vendidas se van restando del stock y una vez agotadas aparecerá automáticamente como “no disponible” en nuestra tienda online. Para asignar un stock determinado a nuestros articulos: 1º: buscamos el artículo deseado desde el formulario de búsqueda situado a la derecha, nos aparecerá un listado con los artículos que se ajusten a los criterios de búsqueda empleados 2º: anotamos en la casilla ubicada enla columna “cantidad” las unidades que vamos a poner a la venta de ese artículo 3º: si queremos anotar el coste total del nuevo stock podemos hacerlo en la columna “coste” 4º: pinchamos en la flecha situada junto al nº de referencia de artículo. El apunte creado aparecerá bajo el panel ubicado a la izquierda. 5º: para finalizar el proceso, debemos seleccionar el “tipo de movimiento” en el panel “APUNTES” si se trata de una compra (se añadirán más unidades al stock) o una rotura (se restarán unidades). Si quisiéramos volver atrás en el proceso de añadir apuntes, tendríamos que pinchar la opción de “quitar linea” ubicada en cada apunte que hayamos generado durante el proceso.

4.2 Stock

El sistema de búsqueda obedece a los mismos parámetros que los empleados en el resto de la aplicación. Una vez localizado el o los artículos deseados, usted podrá: - visualizar las existencias disponibles de cada artículo en el que hagamos anotaciones de stock - acceder al histórico de movimientos, para controlar las últimas entradas (compras) y salidas (roturas) efectuadas - acceder al panel de edición del artículo - hacer un recálculo general de stock, para actualizar los últimos movimientos efectuados. Para ello pincharemos en el botón “recálculo general de stock”

4.3 Movimientos Es el panel de histórico de movimientos, donde visualizamos las últimas entradas (compras) y salidas (roturas) de material efectuadas, especificando la fecha y las unidades compradas y/o rotas.

Para más información: Departamento de Márketing y Comunicación ESSystem.net: Informática y Telecomunicaciones C/ San isidro, 55 - Apdo. Correos nº 238 - C.P. 03690 San Vicente del Raspeig (Alicante) Tel. 96 567 18 66 - Fax. 96 566 52 39 [email protected]