UNIDAD

Formato Condicional y Gráficos Estadísticos

Estructura de Contenidos: 1.

2.

3.

FORMATO CONDICIONAL o

Formato condicional por valor de celda

o

Resaltar reglas de celdas

o

Reglas superiores e inferiores

o

Barras de datos

o

Conjunto de íconos

GRÁFICOS ESTADÍSTICOS o

Tipos de gráficos

o

Creación de gráficos

o

Modificar serie de gráficos

o

Personalizar el origen de datos

o

Personalización de la configuración y formatos de un gráfico

o

Administración de ventanas de Excel: Paneles

CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA o

Página, Márgenes

o

Encabezado y pie de página

o

Vista preliminar

o

El modo de diseño de página

o

Vista previa de salto de página

o

Insertar saltos de página

o

Imprimir

2

Introducción

Estimado participante: En esta Unidad aprenderá acerca del uso de los formatos condicionales, elaboración de gráficos y configuración de la página. El formato condicional

es una de las muchas herramientas para

analizar datos, que

proporciona Excel 2010. Usamos Formato condicional para aplicar características de formato especial a determinadas celdas de la hoja de cálculo, si se cumplen ciertas condiciones; Excel trae por defecto tipos de formatos condicionales. Veremos la importancia de representar los datos de la hoja de cálculo a través de gráficos estadísticos, elaborando diferentes tipos de gráficos según la necesidad del usuario. Finalmente, prepararemos la hoja de cálculo para su respectiva impresión, configurando sus propiedades. Te deseo éxitos en el desarrollo de esta Unidad.

Página |2

1 FORMATO CONDICIONAL Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como: 

¿Quién ha vendido más de 10,000 dólares este mes?



¿Qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?



¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados de una determinada clase?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. FORMATO CONDICIONAL POR VALOR DE CELDA Excel 2010 ofrece los siguientes tipos de formato condicional: 

Resaltar reglas de celdas



Reglas superiores e inferiores



Barras de datos



Escalas de color



Conjuntos de iconos

2 RESALTAR REGLAS DE CELDAS Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, se les aplica formato basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, para resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de cálculo con volúmenes de ventas menores de 100,000 dólares o la región igual a "Sur". Ejemplo 1: Identificar fechas, texto y números específicos en una lista de productos

Página |3

Se desea ver rápidamente las ventas realizadas el mes de Marzo, que productos pertenecen al rubro de Bebidas o productos con menos de S/. 2,000 en ventas. Regla de Formato

Formato

Condicional Mes de Marzo

Relleno de celda de color

A3:A32

amarillo

Valor de celda contiene

Relleno de celda de color

“Bebidas”

verde

Valor de celda < 2000

Rango

Relleno de celda de color

B3:B32

C3:C32

rojo claro

Página |4

Aplicar Formato 1 1º. Selecciona el rango A3:A32 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y haz clic en Resaltar reglas de celdas. 3º. Ahora, selecciona la opción Entre… 4º. En el siguiente cuadro de diálogo, ingrese las fechas 01/03/2012 y 31/03/2012. Y en el cuadro con, selecciona la opción formato personalizado.

5º. A continuación, se mostrará un cuadro de diálogo, haz clic en la ficha Relleno y selecciona el color amarillo de la paleta de colores.

Página |5

Después de hacer clic en el botón Aceptar, el resultado será el siguiente:

Aplicar Formato 2 1º. Selecciona el rango B3:B32 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación,

haz

clic

en

Resaltar reglas de celdas. 3º. Selecciona la opción Texto que contiene… 4º. En

el

siguiente

cuadro

de

diálogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escriba Bebidas (en este caso no es necesario ya que es el primer producto de la lista)

Página |6

5º. En el cuadro con, selecciona la opción formato personalizado y aplique el color verde en la ficha Relleno. El resultado es el siguiente:

Aplicar Formato 3 1º. Selecciona el rango C3:C32 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

Página |7

3º. Selecciona la opción Es menor que… 4º. En el siguiente cuadro de diálogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escribe 2000 5º. En el cuadro con, selecciona la opción Relleno rojo claro.

El resultado será el siguiente:

Página |8

3 REGLAS SUPERIORES E INFERIORES Para buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 15 mejores sueldos de un análisis de personal de departamento. Ejemplo 2: Determinar quiénes son los dos mejores Vendedores

Aplicar Formato 1º. Selecciona el rango F4:F15 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haz clic en Reglas

superiores

e

inferiores 3º. Selecciona

la

opción

10

superiores…

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4º. En el cuadro de diálogo que aparece, escribe el valor que desees utilizar, en este caso 2 5º. En el cuadro de lista desplegable Con,

selecciona

Formato

personalizado… 6º. Haz clic en la ficha Número y aplica el siguiente formato personalizado:

7º. Haz clic en la ficha Fuente y elije el color rojo y Negrita 8º. Haz clic en la ficha Relleno y elije el color amarillo. Finalmente, haz clic en Aceptar.

El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 10

Ejemplo 3: Determinar quiénes son los 3 peores Vendedores Aplicar Formato 1º. Selecciona el rango F4:F15 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haz clic en Reglas superiores e inferiores 3º. Selecciona la opción 10 inferiores… 4º. En el cuadro de diálogo que se visualiza, escribe el valor que desees utilizar, en este caso 3. 5º. En el cuadro de lista desplegable Con, selecciona Formato personalizado… 6º. Finalmente,

haz

clic

en

la

ficha

Relleno y aplica el color naranja.

El resultado es el siguiente:

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Ejemplo 4: Determinar quiénes son los 5 peores Vendedores durante las cuatro semanas. Aplicar Formato 1º. Selecciona el rango B4:E15 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haz clic en Reglas superiores e inferiores 3º. Selecciona la opción 10 inferiores… 4º. En el cuadro de diálogo que aparece, escribe el valor que desees utilizar, en este caso 5. 5º. En el cuadro de lista desplegable Con, vamos a dejar el formato predeterminado. El resultado es el siguiente:

Como observas, aplicar los formatos condicionales es muy fácil e incluso se aplican varios formatos condicionales a mismo rango de celdas.

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4 BARRA DE DATOS Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.

Ejemplo 5: Comparar la venta mensual de una lista de productos Aplicar Formato 1º. Selecciona el rango C4:C18 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha junto a Formato condicional 3º. Haz clic en Barras de datos y, a continuación

se

muestran

diferentes

colores de relleno: degradado y sólido, la opción Más reglas para realizar otras configuraciones. Selecciona un icono de la barra de datos.

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El resultado será el siguiente:

Si deseas que se visualice solo la barra, entonces en la columna D copia los datos de la venta mensual, así:

P á g i n a | 14

4º. Ahora, selecciona D4:D18 y en Formato condicional  Barra de datos, selecciona la opción Más reglas… 5º. En la ventana que aparece, debes activar la casilla Mostrar sólo la barra, debes seleccionar el tipo de relleno y color. Para este caso elegir un relleno sólido y un color rojo.

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El resultado se muestra a la derecha. Para que se aprecie mejor el cuadro,

debes

eliminar

el

formato condicional aplicado a la columna C.

5

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES Siga uno de los procedimientos siguientes: Hoja de cálculo 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Borrar reglas. 2. Haz clic en Borrar reglas en toda la hoja.

Rango de celdas 1. Selecciona el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Borrar reglas. 3. Haz clic en Borrar reglas de las celdas seleccionadas

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Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas Si un rango de celdas contiene dos o más formatos condicionales y se desea borrar uno o algunos de ellos, hacer lo siguiente: 1º. Selecciona el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales. 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar de reglas. 3º. Selecciona la regla (formato condicional) y haz clic en el botón Eliminar regla.

6

ESCALAS DE COLOR Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, especifican que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, especifican que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo. Ejemplo 6: Aplicar el formato Escala de color a la columna Semana 4, del cuadro de datos del ejemplo 4. 1º. Selecciona el rango E4:E15

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2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional. 3º. Selecciona la opción Escalas de color y elige una escala de color de las que se muestran, por ejemplo verde, amarillo y rojo.

Quedando así:

La celda que tiene el valor más alto tiene el color verde más oscuro, de igual manera la celda que contiene el valor medio, tiene el color amarillo y la celda que tiene el valor más bajo tiene el color más oscuro. Las otras celdas muestran colores degradados.

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7

CONJUNTO DE ICONOS Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores más bajos. Ejemplo 7: Establecer el nivel de la Línea de Crédito de la lista de clientes. Aplicar Formato 1º. Selecciona el rango B3:B19 2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Conjunto de íconos y, a continuación, selecciona un conjunto de íconos, por ejemplo tres flechas de colores.

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El resultado será el siguiente:

Excel, en forma predeterminada establece intervalos para los valores altos, medios y bajos respectivamente. Definir los siguientes nuevos intervalos: Valores altos

:

mayor o igual que 6000

Valores medios :

entre 3000 y 6000

Valores bajos

menores que 3000

:

Si deseas cambiar los intervalos correspondientes a los valores altos, medios y bajos, en la opción Formato condicional, selecciona Administrar reglas.

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Selecciona el formato a editar y haz clic en el botón Editar regla. Finalmente, defina los nuevos valores, como se muestra a continuación.

El resultado será el siguiente:

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Ejemplo 8: Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

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En la celda C5, ingresa la fórmula =B5-B4 y cópialo hacia abajo. Aplica formato Moneda a los datos numéricos. A

continuación,

condicional,

aplica

Conjunto

de

Formato íconos

(3

flechas de color). El

resultado debe

mostrarse

muestra

como

se

a

la

derecha. Luego,

cambia

los

intervalos

correspondientes a los valores altos, medios y bajos, en la opción Formato condicional,

selecciona

Administrar

reglas. Edite la regla y coloca los siguientes valores:

Recuerda: 1. 2. 3.

Cambia el tipo a Número Ingresa los valores Cambia el operador de comparación (para este ejemplo)

El resultado debe quedar así:

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Las flechas de color verde indican que en ese mes hubo un incremento de las ventas en relación al mes anterior, las flechas de color amarillo indican que no hubo variación, es decir se obtuvo la misma venta del mes anterior, y las flechas de color rojo indican que en ese mes las ventas disminuyeron en relación al mes anterior.

!

Importante: ¡MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar más, recuerda la práctica nos hace diestros.

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8 DEFINICIÓN DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Un gráfico es una representación visual de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más sencilla e inmediata.

9

TIPOS DE GRÁFICOS El tipo de gráfico dependerá de los datos a graficarse. Los tipos más utilizados son de: columnas, líneas, circular, barras, áreas, dispersión, entre otros. A continuación se mencionan: a) Gráfico de Columnas El gráfico de columnas es muy utilizado, ilustra comparaciones entre elementos.

b) Gráfico de Líneas El gráfico de líneas se utiliza

para

tendencias

mostrar en

el

tiempo.

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c) Gráfico Circular Los

gráficos

muestran

el

circulares tamaño

proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos o total.

d) Gráfico de barras Un gráfico de barras ilustra comparaciones

entre

elementos individuales.

e) Gráficos de Dispersión También

conocido

como

gráfico XY. Este tipo de gráfico muestra la relación entre los valores numéricos de varias series de datos.

P á g i n a | 26

10

ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se agregan según las necesidades. A continuación los mencionamos:

1. Área del gráfico 2. Área de trazado 3. Serie de datos 4. Ejes horizontal y vertical 5. Leyenda del gráfico 6. Título del eje y del gráfico 7. Etiqueta de datos

11

CREACIÓN DE GRÁFICOS Gráfico 1: Se desea crear un gráfico tipo columna que represente la comparación entre las ventas realizadas por 6 vendedores en los primeros 3 meses del año. A continuación se adjunta la tabla con los datos.

P á g i n a | 27

Solución:



Selecciona los datos que desea representar: A2:D8. Como

se

muestra

a

la

derecha.



Ahora,

haz

clic

en

la

ficha

Insertar

y

selecciona el tipo y subtipo de gráfico a usar, para

este

caso

Columna

y

Columna

Agrupada.



Ahora, ya tenemos creado el gráfico, pero debe cambiar su ubicación.

P á g i n a | 28

12

CAMBIAR LA UBICACIÓN DEL GRÁFICO

Forma 1: Para mover el gráfico a otra ubicación dentro de la misma hoja, arrastra desde el borde celeste

del

gráfico

hasta

la

nueva posición en la hoja de cálculo. Por ejemplo: A10.

Forma 2: Si el gráfico será desplazado a otra hoja de cálculo, usa la ficha Diseño de las herramientas de gráfico y elije el botón Mover gráfico. En esta ventana se elige la opción: si desea moverlo a otra hoja o dentro de la misma hoja como un objeto.

!

Importante: YA LO HICISTE, MUY BIEN pero ahora debes cambiar el tamaño del gráfico, hasta encontrar el adecuado.

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13

CAMBIAR TAMAÑO DE UN GRÁFICO

1. Selecciona el gráfico a modificar el tamaño (haz clic en el borde celeste del gráfico). 2. Arrastra desde uno de los nodos punteados que tiene el borde del gráfico. 3. El resultado se muestra a continuación, observa la forma del puntero.

Para eliminar un gráfico de la hoja de cálculo, debes primero seleccionarlo y a continuación pulsar SUPR.

14

EDICIÓN DE GRÁFICOS

En ocasiones se nos pide personalizar los gráficos, si queremos cambiar el tipo de gráfico actual o queremos mostrar los datos en el mismo gráfico o colocar una imagen de fondo en el gráfico (como el logo de la empresa) entre otras configuraciones.

¿Cómo editamos un gráfico?

Para editar los gráficos tendremos que hacer uso de las fichas contextuales (Diseño, Presentación y Formato) de las Herramientas de gráficos.

P á g i n a | 30

Recuerda que estas fichas se muestran en la Cinta de Opciones, cuando seleccionas al gráfico.

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HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS

a) Ficha Diseño: Te ayudará a cambiar el estilo del gráfico: diseños y estilos de gráficos, podrás cambiar de tipo y/o subtipo de gráfico y hasta mover gráficos de una hoja a otra.

Diseños de Gráfico

Estilos de Gráfico

Cambiar Tipo de Gráfico

Mover Gráfico

b) Ficha Presentación: Aquí podrás insertar formas a mostrar los datos de las etiquetas, a manipular las diferentes opciones de los ejes.

Insertar Objetos

Insertar Etiquetas al Gráfico

Opciones del Eje

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c) Ficha Formato: Aquí podrás mejorar los estilos de las formas que nosotros empleemos en nuestros gráficos, se podrán colocar efectos, estilos, alineaciones.

Aplicar Estilos de Forma

Aplicar Estilos de WordArt

Cambiaremos el diseño de nuestro gráfico



En la ficha Diseño de Herramientas de Gráficos, haz clic en el Diseño 3 del grupo Diseños de Gráfico. A continuación se muestra la siguiente pantalla.



El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 32



Ahora, Cambiaremos el Título del gráfico:

o

Haz clic en el título del gráfico y cambia el Titulo gráfico por el de Ventas.



También aplicaremos un estilo al gráfico: Estilo 42.



Observa el resultado:

P á g i n a | 33



Ahora Cambiaremos el tipo de gráfico

o

En el grupo Tipo, selecciona el botón Cambiar tipo de gráfico, y elige el subtipo Columna apilada.

o



Observemos el resultado:

Ahora mostraremos las etiquetas de datos de cada columna del gráfico

o

En la ficha Presentación, selecciona el botón Etiqueta de datos del grupo Etiquetas, y elige la opción adecuada: Base inferior.

Nota: También se usa: Más opciones de la etiqueta de datos.

o

El resultado será:

P á g i n a | 34



Ahora Cambiaremos la ubicación de la leyenda en el gráfico

o

En la ficha Presentación, selecciona el botón Leyenda del grupo Etiquetas, y elige la opción adecuada: Mostrar leyenda a la derecha.

El resultado será:

P á g i n a | 35



Ahora asignaremos una etiqueta a los ejes del gráfico

o

En la ficha Presentación, selecciona el botón Rótulos del eje del grupo Etiquetas,

y

elige la opción adecuada: Título de eje vertical

primario/Titulo girado.

o



El resultado será:

Ahora Cambiaremos la escala del eje de valores del gráfico

o

Haz clic en uno de los valores

o

En la ficha Presentación, selecciona el botón Aplicar formato a la selección del grupo Selección actual, y haz tus cambios: Mínima=0, Máxima=250, Unidad mayor=25.

El resultado será:

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

Ahora, cambiaremos el relleno de fondo del gráfico

o

En la ficha Formato, selecciona el botón Relleno de forma del grupo Estilos de forma, y elige la opción adecuada: Imagen a continuación localiza su imagen de fondo.

o

El resultado será:

P á g i n a | 37

!

Importante: ¡FELICITACIONES!: Has creado tú gráfico y personalizado según tu criterio. Este mismo proceso se realiza para cualquier tipo de gráfico. Sigue practicando hasta dominar el tema.

Gráfico 2: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de columnas

1. Selecciona el rango B3:D7 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Columnas y como subtipo elige Columna agrupada 3D. El resultado es el siguiente:

3. Selecciona las leyendas que se muestran a lado derecho y elimínala.

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4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Tabla de datos. Elige la opción Mostrar la tabla de datos con clave de leyendas. 5. Luego, coloca título y rótulo en el eje vertical, para mostrase así:

Gráfico 3: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico circular.

1. Selecciona el rango A2:B4 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Circular y como subtipo elige Circular.

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3. Cambia el título y elimina las leyendas. 4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Etiqueta de datos. Luego selecciona la última opción Más opciones de la etiqueta de datos.

Mostrará la siguiente ventana:

5. Activa las casillas Nombre de categoría y Porcentaje y selecciona el botón de opción Extremo interno, para que las etiquetas de datos se muestren en el interior de cada sector. Desactiva la casilla Valor. 6. Haz clic en el botón Cerrar

El resultado, ahora, será el siguiente:

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7. Ahora, haz clic sobre el gráfico circular, en cualquiera de los sectores y arrastra un poquito hacia afuera. 8. Haz clic en el sector Mujer, otro clic en el mismo sector, esto es para seleccionar solo ese sector y aplique un color de relleno rojo, esto se hace en la ficha Formato, opción Relleno de forma (su ícono es un balde de pintura). Después, haz clic en el sector Hombre y aplique un color de relleno verde. 9. Finalmente, selecciona solamente la etiqueta Mujer 37% y arrástralo hacia afuera. Aplica Negrita a las etiquetas de datos y color de relleno al fondo o área del gráfico.

El resultado final, es el siguiente:

P á g i n a | 41

Gráfico 4: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de barras.

1. Selecciona los rangos A1:A9 y C1:C9 a graficar. 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Barra y como subtipo elige Barra agrupada (la primera opción) El resultado será así:

3. Elimina las leyendas y modifique el título. 4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Etiqueta de datos. Luego selecciona la última opción Extremo externo. El resultado será el siguiente:

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5. Selecciona cada barra en forma individual (clic en una de las barras, otro clic en la misma barra) y cambia el color de relleno, como se muestra debajo. 6. Para cambiar el estilo de las líneas de división verticales. Haz clic en una las líneas verticales y se seleccionarán todas. En la ficha Formato, selecciona el comando Contorno de forma (su ícono es un lápiz), elija Guiones.

Para que un gráfico se muestre de la mejor forma, hay que diseños y estilos que ofrece Excel 2010.

aplicar los diferentes formatos,

Incluso debemos tener en cuenta el tamaño de las fuentes. Esto lo se controla desde la ficha Inicio.

P á g i n a | 43

Gráfico 5: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de líneas para ilustrar la evolución de la inflación anual del Perú durante los años 2000 hasta el 2010.

1. Selecciona los rangos A3:B14 a graficar. 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Línea y como subtipo elige Líneas (la primera opción)

A continuación se mostrará el siguiente gráfico:

Como

observas,

el

gráfico no representa lo

que

se

desea

ilustrar, debido a que los datos de la columna años son numéricos y Excel

los

considera

como una serie más y por lo tanto lo grafica, es

por

eso

que

se

aprecian dos series de datos: Año e Inflación.

P á g i n a | 44

Para evitar esta confusión, debemos borrar el encabezado Años, de esta forma, Excel, considerará los valores 2000, 2001,…,2010 como etiquetas y no como una serie más.

3. Elimina el gráfico mostrado anteriormente y repita los pasos 1 y 2. Ahora, observa el resultado:

4. Después de obtener el gráfico, vuelve a colocar el encabezado Años. 5. Elimina las leyendas y modifica el título. Además, coloca etiquetas de datos. 6. De la ficha Presentación, selecciona el comando Etiquetas de datos y selecciona Encima. También, configura los valores del eje vertical para que muestre una separación o intervalo de 2% y no de uno en uno. 7. Haz clic derecho en los valores del eje vertical y selecciona dar formato al eje. De la ventana que aparece, elige lo siguiente:

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El resultado final es:

Gráfico 6: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de columnas.

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1. Selecciona los rangos A3:C6 a graficar. 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Columna y como subtipo elige Columna agrupada (la primera opción). El resultado se muestra a continuación: Como observas, solo se muestra

una

serie

de

datos, que corresponde al Importe serie

de de

corresponde casas

ventas. datos a

vendidas

La que

N°

de

no

se

aprecia debido a que los valores

son

muy

pequeños en relación a la otra serie.

En estos casos, es necesario llevar una de las series a un eje vertical secundario.

3. Haz clic derecho sobre cualquier columna de color rojo, y selecciona la opción Dar formato a serie de datos. Se visualiza la siguiente ventana:

4. Selecciona el botón Eje secundario y luego haz clic en el botón Cerrar. El resultado será el siguiente:

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5. Ahora, de la ficha Diseño, elige el comando Cambiar tipo de gráfico, selecciona el tipo de gráfico Línea y elige el subtipo Líneas con marcadores.

Mostrando el siguiente resultado:

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6. Finalmente, coloca la leyenda en la parte inferior, coloca un título y rótulos en los ejes, los valores del eje vertical primario deben mostrarse con intervalo de 3 y color de relleno según su criterio. El gráfico debe mostrarse de la siguiente manera:

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CREACIÓN DE MINIGRÁFICOS O SPARKLINES:

Está es una nueva característica que incluye Excel 2010 los sparklines son gráficas de barras y líneas ocupan una sola celda, y representan una hilera o columna de datos numéricos, esta gráfica permite con un solo golpe de vista tener el comportamiento de alguna serie de cifras.

Ejemplo: Se tiene el reporte de ventas mensuales por zona. Se desea crear gráficos para cada una de las zonas.

Procedimiento: 

Selecciona la celda en donde quieres incluir el gráfico. Por ejemplo: F4



Haz clic en la Ficha Insertar y en el grupo Minigráficos, selecciona el tipo de gráfico que deseas insertar, para este caso, selecciona el tipo Línea.



Se abrirá un cuadro de dialogo en el que debes seleccionar el rango de celdas a graficar. Para este caso, selecciona el rango B4:E4

P á g i n a | 50



Haz clic en el botón Aceptar.



Observa los resultados.



Ahora, procede a copiar el minigráfico hacia las celdas F5 y F6. El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 51

Sigue los mismos pasos, para hacer minigráficos de columnas, en las celdas G4 hasta G6. El resultado debe ser el siguiente:

Si deseas mostrar marcadores a los minigráficos de líneas, selecciona el rango F4:F6. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar, activa la casilla Marcadores.

Si deseas identificar los valores más altos y más bajos en los minigráficos, selecciona el rango F4:G6. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haz clic en la opción Color de marcador. Selecciona Punto alto y asigna un color verde. Selecciona Punto bajo y asigne un color rojo. El resultado final debe quedar así:

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CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2010 permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otras.

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, ingresa a la ventana Configurar página a través del Inicializador del cuadro de dialogo.

En la ficha Diseño de Página encontramos las siguientes opciones: 

Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de las hojas.

P á g i n a | 53



Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de forma horizontal.



Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño adecuado para la hoja. En la actualidad el tamaño A4 es un estándar para los diversos documentos.



Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para imprimirla.



Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se inserta encima y a la izquierda de la selección.



Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.



Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en cada en cada página impresa.

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DEFINICIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior de cada página. Un pie de página es una línea o bloque de texto impreso en la parte inferior de cada página. Para poder crear un encabezado y pie de página realiza lo siguiente: Procedimiento: 1. Selecciona la Ficha Diseño de Página. 2. Haz clic en el inicializador de cuadro de diálogo. 3. En la ventana que se muestra a continuación, selecciona la ficha Encabezado y pie de página. 4. Excel incluye encabezados y pies de página predefinidos, para usarlos selecciona de las listas desplegables. Caso contrario, selecciona Personalizar encabezado o Personalizar pie de página según sea el caso.

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5. A continuación, se mostrará una ventana, la cual contiene tres secciones: Izquierda, centro y derecha. En cada una de ellas, puedes escribir texto o insertar fecha, hora, número de página, etc.

Para el encabezado, ingresa lo siguiente:

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En la parte superior de las secciones, se presentan algunos botones los cuales se explican a continuación: Inserta Número de Página

Inserta Ruta, Nombre del archivo y Nombre de la hoja

Aplica Formato al Texto Inserta Fecha y Hora

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Insertar Imagen y aplicar formatos

VISTA PRELIMINAR

La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de la hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:

a) Selecciona el botón vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. El cual se muestra a continuación.

Vista Previa de Impresión

b) Selecciona la ficha Archivo, la cual permitirá mostrar la vista Backstage, a continuación selecciona Imprimir. Las principales opciones se mencionan a continuación: 

Imprimir Copias: Indica el número copias a imprimir.



Impresora: Desde esta opción, selecciona la impresora a utilizar.



En la sección de Configuración se tiene:

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o

Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir como (hojas activas, todo el libro o selección).

o

Imprimir a una cara:

o

Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.

o

Orientación: Establece la orientación si es vertical y horizontal.

o

Tamaño: Especifica el tamaño del papel.

o

Márgenes: Establece desde aquí los márgenes.

o

Escala: Indica la escala respectiva.

Encabezado

Pie de Página

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VISTA DISEÑO DE PÁGINA

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, encontramos varias opciones que permiten ver el libro de diferentes formas. La vista del libro por defecto en Normal.

La vista Diseño de página muestra el documento tal y como aparecerá en la página impresa. Utiliza esta vista para ver dónde empiezan y acaban las páginas y para ver los encabezados y pies de página de la página.

La vista Ver salto de Página muestra una vista preliminar donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento.

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PRÁCTICA GUIADA TEMA:

Creación de Gráficos Estadísticos

Se tiene la lista de censos de egresados en Derecho de la región Lima desde 1980 hasta el 2010. Debido a que la primera columna contiene valores años en que se realizaron los censos, conviene usar un gráfico tipo XY de dispersión.

Procedimiento: 1. Seleccione los datos que desea representar, seleccione el rango B2:C9. 2. Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Gráficos encontrará diversos gráficos disponibles. 3. Haga clic en gráfico tipo: Dispersión con líneas suavizadas.

4. Una vez terminado el gráfico hacer clic derecho sobre la curva y dar clic sobre la opción Agregar línea de tendencia en la opción tipo de tendencia Lineal. 5. Observe el resultado:

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En la Práctica que se muestra a continuación, se tiene una lista de Abogados y los casos judiciales que estos han llevado o están llevando, como se detalla a continuación:

Se desea tener gráficos para cada abogado y ver cómo van los casos judiciales. Procedimiento: 1. Seleccione el rango E5:E11. 2.

Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Minigráficos haga clic en Columna.

3. En el siguiente cuadro de dialogo seleccione el rango de datos para tomar en cuenta para el minigráfico en este caso sería de B5:D11.

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4. Haga clic en el botón Aceptar. 5. En la Ficha Diseño de Herramientas para Minigráficos, ubícate en el grupo Estilo y haga clic en el Estilo para minigráfico Oscuro #1. 6. Y en el grupo Mostrar seleccione Punto Alto. 7. Observe los resultados.

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AUTOEVALUACIÓN:

Ahora demuestra lo aprendido:

1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con “X”:

V

F

a. Los gráficos, se pueden insertar en cual hoja de un libro

( )

( )

b. En un gráfico se puede modificar su origen de datos

( )

( )

c. El fondo de un gráfico puede ser una imagen

( )

( )

2. Forma parte de la ficha DISEÑO en la herramienta de gráfico: a. Título de grafico b. Rótulo del eje c. Leyenda d. Seleccionar datos 3. En un gráfico se representar el valor porcentual graficado, a partir de: a. Rótulos del eje b. Aplicar forma a la selección c. Etiqueta de valor d. Etiqueta de datos

Bibliografía Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. España: Editorial AMAYA MULTIMEDIA.

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